A modo general, el aprovisionamiento es la accin de obtener provisiones (bienes y servicios)

para una necesidad determinada. En las empresas, el rea de aprovisionamiento es una de las
ms importantes, pues se encarga de la compra de bienes y servicios destinados al consumo
interno para la propia produccin de la empresa, o para su compraventa. El aprovisionamiento
ha de realizarse del modo ms eficiente posible, optimizando tiempos y costes de compra,
transporte y almacenamiento.
CONCEPTO
El abastecimiento o aprovisionamiento es la funcin logstica mediante la cual se provee
a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es
sinnimo de provisin o suministro. Las actividades incluidas dentro de este proceso
son las siguientes:
(a) Clculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento logstico. Las
necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el
funcionamiento de la empresa, en cantidades especficas para un determinado perodo
de tiempo, para una fecha sealada, o para completar un determinado proyecto.
El clculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisicin. Las
necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo,
reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto.
Dentro de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.
(b) Compra o adquisicin: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de
materiales en las cantidades necesarias y econmicas en la calidad adecuada al uso al
que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total ms conveniente.
Los principales objetivos especficos de esta actividad son:-
Mantener la continuidad del abastecimiento;-
Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;-
Mantener existencias econmicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios
para la empresa;- Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando
calidad adecuada;-
Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y
materiales;-
Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuacin;-
Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la
permanente capacitacin del personal; y, mantener informado al gerente de
logstica o gerente general acerca de la marcha del departamento.
(c) Obtencin: La obtencin empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la
continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la
exactitud y calidad de lo que se recibe.
(d) Almacenamiento: Este implica la ubicacin o disposicin, as como la custodia de
todos los artculos del almacn, que es la actividad de guardar artculos o materiales
desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan. Los principales
aspectos de esta actividad son:
Control de la exactitud de sus existencias.
Mantenimiento de la seguridad.
Conservacin de los materiales.
Reposicin oportuna.
(e) Despacho o distribucin: Consiste en atender los requerimientos del usuario,
encargndose de la distribucin o entrega de la mercadera solicitada.
Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario
contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de
los artculos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta funcin
asegurar el control de la exactitud de los artculos que se despachan, as como la rapidez
de su ejecucin para cumplir con los plazos solicitados.
(f) Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar
una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la
capacidad de instalacin.
Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artculos
de abastecimiento.
(g) Utilizacin de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas ms ventajosas
para la empresa.
IMPORTANCIA
La funcin de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o
servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos
tenemos los siguientes:
Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios
necesarios para el funcionamiento de la organizacin.
Mantener las inversiones en existencias y reducir las prdidas de stos a un nivel
mnimo.
Mantener unas normas de calidad adecuadas.
Buscar y mantener proveedores competentes.
Normalizar los elementos que se adquieren.
Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio ms bajo posible.
Mantener la posicin competitiva de la organizacin.
Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos
administrativos sean los ms bajos posibles.
APROVISIONAMIENTO
Organizar a las empresas para conseguir estos objetivos es difcil porque no slo hay
que tener en cuenta las necesidades internas, sino tambin las del mundo exterior.
Tanto el departamento de aprovisionamiento como el trfico de materiales tienen un
contacto directo en el mercado y han de responder a su solucin.
La tarea fundamental del gerente de abastecimiento consiste en localizar fuentes
confiables y progresivas de suministros, asegurar y mantener su cooperacin e inters.
El aprovisionamiento considera dos puntos importantes:
(1) Las previsiones en un plan general.
(2) Los plazos en los casos particulares. Ambos se reducen a un slo factor, el tiempo.
En la mayor parte de las organizaciones los aprovisionamientos consumen
aproximadamente entre el 20% y 50% de los ingresos totales de la compaa en
mercadera y servicios. Cuando una organizacin gasta cantidades tan grandes de sus
ingresos en una sola rea es importante que se reciba una buena compensacin por los
fondos comprometidos.
El efecto de apalancamiento de los beneficios que consiguen las compras, acta como
un poderoso estmulo para racionalizar el abastecimiento.
En toda empresa de ciertas proporciones, debe de existir un jefe o gerente de
abastecimiento (o compras). El gerente de abastecimiento debe enfocar su labor hacia el
desarrollo de estrategias, dirigidas hacia las compras, el desarrollo de los proveedores y
de las negociaciones, que concuerden los objetivos y estrategias de la organizacin,
tanto a corto plazo como a largo plazo.
En el rea de aprovisionamiento el gerente debe ser responsable de la planificacin y del
control de los materiales, as como de la programacin de la produccin o de la
investigacin de los materiales y de la programacin de las compras, del trfico de
entrada y salida de los almacenes, y de la eliminacin de los desperdicios, la chatarra o
los residuos sobrantes, de manera que permita el funcionamiento de la empresa, de
acuerdo a los objetivos trazados. La labor del gerente de abastecimiento debe orientarse
a buscar la mxima utilizacin y conservacin de los abastecimientos. Estas se obtienen
mediante el entrenamiento y la aplicacin continua de una serie de normas hasta la
conservacin, el mantenimiento, la recuperacin y la correcta distribucin y empleo de
todos los artculos utilizados por la empresa.
SUS NECESIDADES
En lo que se refiere al clculo de necesidades, el gerente de abastecimiento debe
considerar la poltica de la empresa para definir sobre los siguientes puntos:
(a) Emplear en la produccin materiales extranjeros o nacionales;
(b) Tener o no almacenado la materia prima a emplearse o los artculos que se
produzcan.
(c) Aplicar un sistema de compra exclusivamente al contado o crdito.
Tambin debe considerar la capacidad econmica o financiera de la empresa para
determinar mayores o menores niveles de abastecimiento, de consumo o reserva, la
capacidad instalada de la empresa y el nivel de utilizacin de la misma, la mano de obra
disponible y el nivel de instalacin.
Para determinar las necesidades, el gerente de abastecimiento debe coordinar con
diferentes niveles, debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras
dependencias de la empresa:
Con el gerente de Produccin para determinar:
a) Los productos que se van a requerir para las operaciones de produccin en el
volumen previsto.
b) Periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder determinar cundo
colocar los pedidos.
c) La calidad y el tipo de cada artculo o material a adquirirse.
Con el gerente de Logstica para determinar:
a) Cantidad de artculos que se encuentran con mucho stock.
b) Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artculo.
c) Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los productos.
d) Equipo y material necesario para el mantenimiento.
e) Capacidad de equipo y material para el transporte.
f) Nuevo equipo y material para operar en los almacenes.
Con el jefe de Compras para definir:
a) Forma de mantener la continuidad de abastecimiento.
b) La calidad adecuada de los artculos a adquirirse.
c) Localizacin de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros.
Con el gerente de Ventas o Comercializacin para:
a) Proporcionar datos sobre planificacin de los artculos terminados.
b) Fechas necesarias de cada uno de ellos.
Con Contabilidad con el propsito de conocer:
a) Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los activos de la empresa.
b) La conciliacin que se efecta en los inventarios.
c) Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.
El gerente de Abastecimiento debe de determinar la responsabilidad que le compete al
elemento comprador, as como la forma de llevar a cabo las adquisiciones en lo que se
refiere a:
(1) La fabricacin durante un determinado perodo.
(2) El cumplimiento de un determinado programa de adquisicin de materiales.
(3) Una orden de compra especfica.
(4) La adquisicin de determinado material que debe de tenerse en existencia.
(5) Determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra.
CONCLUSIONES
El abastecimiento es una de las funciones comunes bsicas de cualquier organizacin,
puesto que cada una de ellas depende -si bien en mayor o menor grado- de los
materiales y suministros de otras empresas. Ninguna organizacin es autosuficiente.
Adicionalmente, el responsable del abastecimiento debe tener bien clara la funcin que
cumple un elemento de compra para realizar una compra adecuada.
Otro aspecto fundamental es la seleccin de los proveedores, y para ello es
recomendable contar con polticas claras y sobre todo objetivas. Por tratar de favorecer
a alguien podemos estar poniendo en riesgo la continuidad de las operaciones.
Finalmente, est claro que el rea de abastecimiento de cualquier empresa juega un rol
importante, y que, sobre todo, influye de manera relevante en los costos de la misma y
por consiguiente en los precios tambin, lo cual, a su vez, repercute en la capacidad de
mantenerse en el mercado y competir. El xito de una empresa, creada para ofrecer
productos en el mercado, depende en gran medida de que pueda lograr una combinacin
razonable de la cantidad, la calidad, la oportunidad y el costo de los bienes o servicios
que produce.

Leer ms:
http://www.monografias.com/trabajos17/abastecimiento/abastecimiento.shtml#ixzz2frc
EiXmS

La funcin de aprovisionamiento consiste en comprar los materiales necesarios para la
actividad de la empresa (produccin y/o venta) y almacenarlos mientras se inicia cada proceso
de produccin o comercializacin.
El objetivo global de la funcin de aprovisionamiento es suministrar al departamento de
produccin los materiales necesarios (materias primas, recambios, envases...) para la
fabricacin y al departamento de ventas los productos que ha de comercializar, adems de
organizar las diferentes existencias que se generan en este proceso. Habitualmente se encarga
de este proceso el departamento de compras o de aprovisionamiento.
La funcin de aprovisionamiento se compone de tres aspectos fundamentales:
compras, almacenamiento y gestin de inventarios.
En primer lugar, el encargado de realizar las compras de

productos que
necesita el departamento de produccin o el departamento comercial (dependiendo de si
la empresa es productora o es comercial) ha de tener en cuenta: el precio, la calidad, el
plazo de entrega, las condiciones de pago, servicio posventa, etc. Esto implica hacer una
ptima seleccin de los proveedores para rentabilizar al mximo estas variables, que
determinan la realizacin de las compras.
En segundo lugar, la funcin de aprovisionamiento implica disponer de
almacenes para guardar los productos comprados hasta que el departamento de
produccin los necesite. Una vez que se ha fabricado el producto, ste tambin se ha de
almacenar mientras el departamento comercial no lo venda a sus clientes. Para todo esto
se necesita un espacio fsico donde ordenar y guardar convenientemente los productos
comprados o fabricados, es decir, un sistema organizativo para clasificar y gestionar
las existencias almacenadas.
Y en tercer lugar, es necesario desarrollar un sistema de gestin de
inventarios, que tiene como objetivo determinar la cantidad de existencias que se han de
mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa para la
produccin y la comercializacin.
Por todo ello, la funcin de aprovisionamiento supone un perodo de tiempo, ya que hay
un conjunto de actividades que tienen un orden cronolgico. As pues, podemos considerar el
ciclo de aprovisionamiento como el periodo que existe entre la realizacin de la compra y el
momento en que son entregados los productos vendidos a los clientes.
Este ciclo es diferente si se trata de una empresa productor de una empresa comercial.
El ciclo de una empresa productora es el siguiente:

COMPRAS EXISTENCIAS PRODUCCIN EXISTENCIAS VENTAS

Como podemos ver, la empresa productora comienza con las compras de los materiales
necesarios para la produccin, los cuales, mientras no se utilizan, permanecen en el almacn
(existencias). Una vez que se han fabricado los productos destinados a la venta, tambin estn en
el almacn mientras no se venden (existencias). Es decir, en el almacn se generan movimientos
por cuatro motivos: entrada de las compras, salida para la produccin, entrada del producto
fabricado y salida del producto para la venta.
Un ejemplo de empresa productora es una industria de automviles, que mantiene
existencias de materias primas y de componentes para la produccin, y despus de la
produccin mantiene existencias de coches fabricados a la espera de su comercializacin.
En el caso de una empresa comercial el ciclo de aprovisionamiento implica menos
movimientos, ya que la actividad de la empresa es comercializar y distribuir un producto, es decir,
una actividad de compraventa sin ninguna transformacin. El ciclo se reduce a dos movimientos,
entradas por compras y salidas por ventas.

COMPRAS EXISTENCIAS VENTAS

Un ejemplo de empresa comercial es un supermercado, que nicamente mantiene existencias
de productos para venderlos, sin ninguna transformacin.
Tambin pertenecen a este grupo las empresas de servicios que no sean comerciales,
ya que deben tener unas existencias en sus almacenes, los materiales necesarios para realizar el
servicio que ofrecen. ste sera el caso de una lavandera, que tiene un almacn con los
productos de limpieza y otros suministros necesarios para prestar el servicio.