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Titulo: Equivalentes

MÓDULO FICA 
 
 
 
 
MANUAL DEL USUARIO: 
Creación de Equivalentes 
 
 
 
 
 
DEPARTAMENTO: CONTABILIDAD 
 
 
 
 
    JUNIO  2008 
 
 
 
 
 
 
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MANUAL DE USUARIO Última modificación: 04/07/08 Página 1 / 15
Titulo: Equivalentes

ZFI019

Historia de los Cambios


Actualice la tabla siguiente, en caso de ser necesario, cuando este documento haya sido
modificado:

Fecha Nombre Descripción del Cambio

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Objetivo del Proceso Empresarial


Que el usuario aprenda a dar de alta equivalentes, con la finalidad de que las referencias que
utilicen nuestros clientes al realizar sus pagos sean las correctas y permitan al campus recibir sin
contratiempos los ingresos FICA y FI según el tipo de operación que se trate.

Iniciador del Proceso


• Necesidad del campus de cobrar un proyecto de extensión.
• Necesidad del campus de cobrar conceptos distintos de Colegiatura (ingresos varios).
• Necesidad del campus de cobrar a sus empleados por distintos conceptos como por
ejemplo sobrantes de gastos.

Prerrequisitos
N/A

Ruta de Menú
Utilice la(s) siguiente(s) ruta(s) de menú para iniciar esta tarea:
• Seleccione ZFI019 para ingresar al catálogo de conceptos.

Código de Transacción
• ZFI019 – Catálogo de Conceptos

Temario
Creación de equivalentes FICA / FI……………………………………………………………………….4

Reglas de derivación – FICA………………………………………………………………....................13

Diagrama de Flujo de Pantallas

N/A

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Documento de Instrucción

Creación de equivalentes FICA/FI


Este documento tiene la finalidad de explicar el funcionamiento y procedimiento a realizar para
dar de alta Equivalentes (concepto de cobro).

Es de vital importancia dar de alta correctamente cada equivalente ya que de lo contrario NO es


posible identificar los ingresos y la consecuencia de esto es que serán registrados en remesas
(pagos no identificados).

Al momento de crearlos, la referencia se forma automáticamente y tanto para FICA como para
FI ésta se conforma de 20 dígitos.

Nota: La referencia no es posible visualizarla en la transacción ZFI019. TODO equivalente que se


dé de alta en esta transacción, se reflejará en WEB en la página de fichas de pagos varios en
donde podrán imprimir las fichas correspondientes.

Æ Se podrán crear equivalentes con la indicación que son de FICA o bien de FI y esto dependerá
de la naturaleza del ingreso que se está esperando.

FICA: Ingresos varios que se espera se reflejen en un estado de cuenta en FICA, los
cuales se reflejarán posteriormente en una cuenta de resultados (ingreso).

FI: Ingresos que se espera se reflejen en una cuenta de balance, ya sea cuenta de
mayor, deudor o acreedor.

Diferencias entre creación de Equivalente FICA y FI:

FICA FI

Se utilizan cuentas de resultados en una Se utilizan cuentas de balance en una


regla con base en centro gestor, posición regla con base en una cuenta de
presupuestaria, área funcional y fondo. mayor, de deudor o de acreedor.

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Proceso de creación de equivalentes FICA y FI


1. Ingrese a la transacción: ZFI019

2. Una vez ingresado el código ZFI019 aparecerá la siguiente pantalla, donde se dará clic
sobre la leyenda “Catálogo de Equivalentes”

3. Aparecerá la siguiente pantalla:

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4. Haga clic en para comenzar la creación del equivalente.

5. Haga clic en para agregar un equivalente.

6. Una vez que se tiene la posibilidad de crear el equivalente, es necesario completar los
datos siguientes:

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Nombre del Campo Descripción

Equivalente El equivalente es un código que consta de 7 caracteres numéricos y se


conforma de la siguiente manera:
FICA / FI
• Los primeros dos dígitos deben identificar el número de sociedad.

• Los restantes 5 dígitos es un consecutivo, del cual debe llevar el


control la persona responsable de crear estos equivalentes, para
cada sociedad.

• El sistema validará que el numero asignado no exista para otro


equivalente

Ejemplo: para la creación de un equivalente en la sociedad 0023:

• 2300002 Los números en azul representan a la sociedad 0023, los


números marcados en rojo representan un número consecutivo.

Operación externa Es el indicador que ayuda a conocer el tipo de operación:

FICA / FI Ejemplo:

• TE05 para ingresos FICA

• TE06 para ingresos FI

Descripción del concepto Se refiere a la explicación específica del servicio que se está prestando y
seleccionado que es el texto que aparecerá en la descripción de la factura.

FICA / FI Ejemplo: Campamento de verano

Familia Se deberá seleccionar del match code la familia que corresponda al


equivalente que se esté dando de alta. Este dato es el que
FICA / FI aparecerá en la WEB como “Tipo de pago” para sacar la ficha de
depósito.

OpPral La operación principal está ligada a la cuenta por cobrar.

FICA Se determina considerando los números correspondientes a las


posiciones 3 y 4 de la cuenta x cobrar (1116020000) más las
primeras dos posiciones del área funcional: (06, 07, 08, 09, 10, 13,
14) independientemente si la actividad es gravada o exenta

Ejemplo: 1607

Tipos de operaciones principales:

• 1606 Investigación

• 1607 Extensión

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• 1608 Residencias

• 1609 Servicios alimentarios

• 1610 Servicios varios

• 1613 Servicios Administrativos

• 1614 Actividades Artísticas y culturales

OpParcial La operación parcial está ligada al área funcional y es la que indica la


naturaleza de IVA.
FICA
Está compuesta por 4 caracteres alfanuméricos, siendo una letra (la cual
puede ir al principio o al final) y tres números que se asignan de
acuerdo al área funcional correspondiente.

• Las letras utilizadas son tres y representan lo siguiente:

E: Se utiliza para servicios exentos

C: Se utiliza para servicios gravados con tasa 0 %

G: Se utiliza para servicios gravados con tasa 10 ó 15 %

Ejemplo:

Para una actividad cuya área funcional sea 06010012, su operación parcial
sería G601, ya que se trata de una actividad gravada a la tasa 15 %

Cuenta de mayor Corresponde a la cuenta a la cual se realizará el registro contable del


ingreso.
FICA
• La cuenta de mayor está validada para que exista en el plan de
cuentas del Instituto.

Mon. Es el indicador del tipo de moneda del ingreso.

FICA / FI Ejemplo: MXN

Centro coste Es el mismo dato del centro de beneficios.

FICA Ejemplo: 0230000170

7. Los datos siguientes se llenarán en automático de acuerdo a la información ingresada en


el punto 6.

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Ce.benef. Se refiere a la entidad económica con la cual se está identificando el


servicio prestado y donde se reflejarán los ingresos, generalmente
lleva el nombre del curso, diplomado o servicio que se está
prestando.

Ejemplo: 0230000170

Descripción de Familia Se derivará en automático de acuerdo a la Familia seleccionada.

II Se refiere al indicador de impuestos para el desglose de IVA.

Ejemplo:

A0 para actividades gravadas 0%

A2 para actividades gravadas 15%

Para actividades exentas no se indicará nada

Centro gestor Es el mismo dato del centro de beneficios

Ejemplo: 0230000170

Área funcional Anteriormente conocida como la línea de servicio, identifica la actividad


que se está realizando así como su naturaleza fiscal.

Ejemplo: 07010012

8. Una vez con los datos anteriores completos, en necesario marcar los valores Nómina,
Matrícula, Externo y Estado de Cuenta haciendo clic en la casilla .

9. Haga clic en para guardar los datos creados.

10. Haga clic en para salir de la pantalla de creación de equivalentes.

11. Una vez creado el equivalente se debe revisar el siguiente rubro llamado “Relación
Sociedad Equivalentes”

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12. Aquí se debe verificar que exista la relación entre la sociedad y el equivalente creado.

Nota: Esta tabla se deriva en automático de acuerdo a la información ingresada en la creación


del equivalente.

NOTA: Para los equivalentes FICA (TE05) el paso 11 es el último, por el contrario para los
equivalentes FI (TE06) existe un paso adicional.

13. Ingresar al apartado “Características concepto de cobro” en esta opción se asociará el


equivalente FI (TE06) creado anteriormente con la cuenta a la cual será contabilizado.

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13. Aparecerá la siguiente pantalla en la cual habrá que llenar los siguientes datos:

ƒ Sociedad: Será la sociedad en la cual fue creado el equivalente.

ƒ Equivalente: Corresponde al consecutivo creado para la operación FI.

ƒ Tipo de cuenta: Se deberá especificar a que tipo de cuenta debe contabilizarse puede
ser: cuenta de mayor, cuenta auxiliar de deudor, cuenta auxiliar de acreedor.

ƒ División: Deberá colocarse la división que correspondiente a la sociedad del equivalente.

ƒ In CME: Deberá ser colocado cuando se trate por ejemplo de equivalentes de sobrantes
de viaje. El indicador que debe utilizarse es V.

ƒ Descripción del concepto seleccionado: Será el nombre del equivalente o la cuenta


que se desee utilizar para la contabilización.

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ƒ No de cuenta de mayor: Este campo será numérico y corresponderá a la cuenta a la


cual se realizará el registro contable. La longitud de la cuenta deberá ser de 10 dígitos,
en el caso de que sea menor se deberá rellenar con ceros a la izquierda.

Una vez llena la tabla aparecerá la información como se muestra a continuación:

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Reglas de derivación FICA


Información importante:
Es necesario que antes de la creación de un equivalente se revise si existe la regla de
derivación de la operación principal y parcial asignada al equivalente deseado.
1. Ingresar a la transacción FMDERIVE

2. Ingresar a “Regla de derivación FICA”

3. Aparecerá la siguiente pantalla en la cual se puede filtrar por los datos que sean necesarios.

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• Para filtrar se deberá dar clic en el embudo marcado en el recuadro rojo.


• Aparecerá la siguiente pantalla y se deberán ingresar los datos de Operación principal
y parcial y Sociedad que necesite.

• En caso de que exista aparecerá la información como sigue:

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• En caso de no existir la información aparecerán los recuadros sin información. En ese


caso se deberá solicitar el alta con su ejecutivo de CxC del CSA.

IMPORTANTE:
De no existir la regla de derivación, TODO pago que se realice por el equivalente en cuestión se
irá a remesas.

Resultado
La creación correcta de los equivalentes dará como resultado el correcto registro de los ingresos
esperados y el reflejo correspondiente en el estado de cuenta en caso del BP.

Atención y Soporte
LCPF Diana Borboa Lafarga
Coordinadora de Contabilidad
dianaborboa@itesm.mx
Ext. 2403

LCPF Claudia Mendoza Rosales


Ejecutiva de Contabilidad
mendozaclau@itesm.mx
EXt. 2403

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