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DELEGACIN DE
RESPONSABILIDAD
U
N
I
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A
D
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Objetivos de la unidad
El estudio del contenido de esta unidad,
contribuir a que usted adquiera las
competencias para:
Manejar el concepto de delegacin y
la forma de delegar eficazmente.
Administracin de Personal
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Delegacin de
Responsabilidades
Antes de tratar acerca de la
delegacin propiamente dicha,
recordemos dos conceptos que es
necesario entender para
comprender bien en qu consiste
la delegacin.
A. LA RESPONSABILIDAD:
Responsabilidad es toda la
serie de actividades, tareas y
obligaciones que se asignan a
un empleado; de las cuales
tiene que rendir cuentas.
B. LA AUTORIDAD:
La otra cara de la
responsabilidad, en un puesto
de trabajo, es la autoridad.
Porque se necesita autoridad
para asignar
responsabilidades. Como complemento,
El que recibe la
responsabilidad debe conocer
la autoridad de quien se la
da.
UTILIDAD DE LA DELEGACIN:
1. La delegacin permite que las
personas se desarrollen. La
delegacin contribuye al
crecimiento y desarrollo de la
persona, porque la gente
APRENDE HACIENDO, ya que
la experiencia es el mejor
maestro. Cuando se utiliza la
"verdadera delegacin", la
gente aprende a hacer las
cosas dentro del marco de
responsabilidad asignado y
mientras aprende por la
experiencia, se le pueden ir
asignando mayores
responsabilidades, en la
forma de tareas ms difciles
o mas importantes.
2. La delegacin utiliza las
habilidades de los trabaja
dores y su responsabilidad.
Si el empresario se empea
en no delegar y se empea
en hacer todas las tareas por
si mismo, nunca utilizar la
capacidad ni las habilidades
de sus empleados para hacer
esas tareas que l no delega.
3. La delegacin permite que el
pequeo empresario
realmente administre su
negocio.
La tarea ms importante que
el pequeo empresario debe
realizar es la
ADMINISTRACIN de su
negocio. Esta tarea se podr
realizar efectivamente, si el
mejor tiempo del dueo no
est consumido por activida-
des que pueden ser
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realizadas por un empleado,
s delega adecuadamente.
Resumiendo, diremos que la
delegacin efectiva:
- contribuye al crecimiento y
desarrollo de los
empleados;
- utiliza las habilidades y
capacidades de ellos;
- permite al pequeo
empresario administrar su
negocio.
COMO DELEGAR:
Hemos insistido en la importancia
de la delegacin, sin embargo,
delegar no es fcil; hay que saber
hacerlo bien, para que la
delegacin sea efectiva.
Cuando se delega, en una forma
correcta, se delega siguiendo
estos tres pasos:
1. Asignando responsabilidad.
La delegacin de
responsabilidad consiste en
sealar a un empleado una
serie de responsabilidades
muy bien delimitadas, de tal
manera que se le explique
claramente lo que se espera
de l; qu debe hacer; cmo
lo debe hacer, en cunto
tiempo.
Es muy importante que el
empleado sepa cules son los
RESULTADOS que debe
presentar cuando haya ter-
minado su trabajo, y de qu
forma se MEDIR el cumpli-
miento de esos resultados.
Por ejemplo, a un aprendiz
de carpintera se le asignar
la responsabilidad limitada,
en una fbrica de mesas, de
preparar las tablas que
servirn para hacer las
mesas, preparacin que
consistir en: separar tablas
defectuosas; cepilla las
tablas que estn bien;
apilarlas en un lugar
determinado. Deber apilar
no menos de cincuenta tablas
por da.
Al final de cada da se har
una medicin de tipo visual
del trabajo de este aprendiz,
contando el nmero de
tablas, observando que no
haga tablas defectuosas y que
estn bien cepilladas.
En este ejemplo, al aprendiz
se le asignaron responsa-
bilidades, se le dijo
claramente qu deba hacer,
cmo, en qu cantidad y en
qu tiempo; por ltimo se
estableci una forma de
medida, de tal manera que el
aprendiz que recibi la
responsabilidad sabe clara-
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mente de qu forma se
medir el rendimiento de su
trabajo.
Al hacer una delegacin de
responsabilidades bien
hecha, como en el ejemplo
anterior, se logran los
siguientes objetivos:
a) permite al aprendiz
desarrollar sus habilidades de
carpintero, al darle un
trabajo especfico que
aprende a dominar; por otra
parte, tambin estimula el
desarrollo persona del
aprendiz ya que aprende
a cumplir con una
obligacin;
b) utiliza la capacidad del
aprendiz, al nivel en el que l
puede rendir
satisfactoriamente;
c) finalmente, en lugar de
estar cepillado tablas o
separando tablas defectuosas,
el pequeo empresario
dedicar sus energas a otras
tareas de planificacin, de
atencin a los clientes, de
compra de materiales a
mejores precios, de control de
tiempos de entrega de los
pedidos, etc.
2. Otorgando autoridad.
Para que la delegacin de
responsabilidades sea efec-
tiva se debe asignar
suficiente autoridad a la
persona en quien se delega,
para que pueda realizar el
trabajo que se le
encomienda.
Si el pequeo empresario, en
vez de permitirle al aprendiz
rechazar las tablas en mal
estado, segn las indicaciones
que l le diera de lo que es
una tabla en mal estado que
se debe rechazar, le obligar
al aprendiz, cada vez que
juzga una tabla est en mal
estado, a irle a preguntar si la
puede rechazar o no, la
efectividad del trabajo del
aprendiz se verla muy
disminuida y, adems, el
aprendiz nunca tendra el
conocimiento seguro de "qu
es una tabla que hay que
rechazar"
En cambio, cuando se sabe
delegar responsabilidades, el
jefe procura que los
trabajadores SEPAN y
ENTIENDAN LO QUE SE LES
PIDE.
El pequeo empresario,
familiarizado con el trabajo,
ensear a hacer el trabajo
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que pide y despus dejar que
el empleado lo haga solo.
3. Verificar resultados.
En ste otro aspecto importante
del proceso de la delegacin:
verificar resultados de acuerdo
con la medida que se defini
cuando se asignaron las
responsabilidades.
El pequeo empresario, al hacer
uso de una delegacin efectiva,
estar llenando dos objetivos
importantes; primero estar
haciendo uso del tiempo que le
dejan libre las tareas que le quitan
de encima sus empleados; y,
segundo, estar preparando a sus
empleados para hacer tareas cada
vez ms complejas o importantes
en el futuro, que a su vez le dar
ms tiempo para administrar su
negocio.