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MANUAL DE PROCESOS DE APOYO MPA

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GESTION DOCUMENTAL

Servicio Nacional de Aprendizaje


TRAMITE DE CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA
SENA Regional Norte de
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Santander

Misión

Garantizar una adecuada gestión documental como apoyo logístico a los procesos institucionales, con un
recurso humano creativo, comprometido con principios éticos y de responsabilidad social, la cultura del
servicio, la participación activa en la dinámica Institucional y el uso de nuevas tecnologías.

Visión

Lograr posicionamiento y liderazgo en el manejo de la gestión documental en el 2010

1. OBJETIVO: Controlar el recibo y distribución de la correspondencia externa, y el envío por correo o mediante el
mensajero externo de la entidad.

2. ALCANCE: Aplica a todas las dependencias del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander y a los
usuarios tanto internos como externos que requieran la radicación de documentos.

3. TAREAS Y ACTIVIDADES A REALIZAR EN EL PROCESO DE PRODUCCION DE DOCUMENTOS

PS-GD-PR-01

La oficina o dependencia (Archivo de Gestión)

1 Cada dependencia identifica, elige y elabora el documento


2 Debe conocer las directrices para la elaboración del documento
3 La dependencia elige los medios de soporte que requiere (papel, medio magnético, electrónico, otros)
4 La dependencia elabora el documento y produce el número de copias requeridas e imprime, o graba.
5 Marca el sobre o elabora rotulo o etiqueta según el soporte (cuando lo necesite) y adjunta los anexos.
6 Se debe tener en cuenta el logotipo o imagen corporativa del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Regional Norte de Santander, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas

La oficina de la Unidad de Correspondencia o Archivo

1 Identificación de dependencias productoras

2 Definición de tipologias documentales, conforme a los formatos y formularios regulados en el manual de


proceso y procedimiento e identificación de la TRD

3 Directrices relacionadas con el numero de copias

4 Verificación y radicación del original y las copias e ingreso de los datos en los aplicativos SIG y
ONBASE y en el control de correspondencia.
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5 Ingreso del documento original y las copias (si las hubiere) en los sobres (si los destinatarios son
externos tanto urbano como nacional o internacional).

6 Entrega al funcionario encargado del correo de Adpostal (léase hoy empresa 472) para su respectivo
tramite.

7 Si es urgente se envia con el mensajero externo, se le entrega la copia para la toma del recibido y
posterior entrega a la dependencia remitente, para su archivo en el expediente respectivo.

8 Se registra en la planilla de registro de correspondencia Producida para que haga parte del control de
envios.
.

4. TAREAS Y ACTIVIDADES A REALIZAR EN EL PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS.

PS-GD-PR02

1. Toda la correspondencia que llegue al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander,
debe ser recepcionada en el Archivo, ningún funcionario debe recibir documentos y otros envios, en su defecto deben
ser entregadas inmediatamente al Archivo para su recepción y radicación.

2. Cuando se recibe correspondencia en sobre cerrado y con copia adjunta, se verifica si pertenece al Servicio
Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander, se coloca a la copia la firma y sello de recibido del reloj
radicador y se le entrega al portador de la correspondencia.

3. A todas las comunicaciones que se reciban se les colocan el sello del reloj estampador o sello de recepción. El
Archivo solo es responsable de toda la correspondencia que se recepciona.

4. La correspondencia radicable es aquella que trata de asuntos relacionados con el Servicio Nacional de
Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander y que requiere respuesta y a esta se le asigna un número consecutivo.
En este grupo se incluyen otros envios recibidos que ameriten control para su seguimiento y respuesta.

5. La correspondencia no radicable es aquella que es de tipo informativo como catálogos, invitaciones, folletos,
hojas de vida, revistas etc.

6. En el Archivo se abre toda correspondencia que llegue a nombre del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
Regional Norte de Santander.

7. La correspondencia personal debe llevar la anotación de “personal” y la confidencial la anotación de


“confidencial”.

8. Los documentos radicables externos deben contener como mínimo lo siguiente:

-Fecha (de recibido)

-Destinatario o dependencia

-Un asunto o indicar el contrato o proyecto al cual pertenece.

10. Los servicios de mensajería externa e interna se prestan únicamente para documentos oficiales, requeridos, o
genera
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Oficiales requeridos, o generados por del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Norte de Santander.

9. No utilizar la dirección de la Gobernación para recibir documentos personales (extractos, revistas,

Invitaciones)

En el puesto de radicación deben tener sellos que identifiquen la información que pueda ser importante. Ejem: si llega
información que en el sobre indique como confidencial, o que quien recibe, deduzca que no debe abrirla , le coloca el
sellos de” confidencial “y la envía sin abrir, lo mismo con la que sea personal, o se deduzca que es . Con este sello el
funcionario esta informando por que no hizo la tarea de radicación, si no posee el sello de personal o confidencial y no
se esta seguro de ser para la entidad se coloca el sello de si no es personal favor devolver al archivo para su
radicación.

En Mensajería y Correo tradicional: se Firma la planilla o constancia de recibido y/o copia del documento recibido.

Fax: Recepción centralizada, para la recepción se imprime en el papel Bond entre 75 y 90 g/m2.

Correo electrónico: Recepción centralizada, para la recepción se imprime, excepto anexos (Resolución No.089 de 2003
– Reglamento para el uso de Internet y Correo Electrónico en el AGN: Art. 3, numeral.

En la Pagina Web: Recepción descentralizada para trámites en línea y envió centralizado, para la recepción se
imprime. Manual de Métodos y Procedimientos del Grupo de Correspondencia y Archivo, del Archivo General de la
Nación, Resolución 278 de 1998.

5. DEFINICIONES

• Anexo: Complemento de un documento remisorio, integrado por uno o varios folios (legajos, argollados,
empastes, etc.), u otros soportes.

• Comunicaciones: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado.

• Comunicaciones Empresariales: Son todos las comunicaciones relacionadas con el asunto de la


Cooperativa.

• Correspondencia: Todas las comunicaciones de carácter oficial o privado que llegan o se envían a una entidad
pública, privada o a titulo personal. No todas generan trámites para las instituciones.

• Documento: Información y su medio de soporte.


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• Documento público: El que produce, posee o maneja una entidad pública.

• Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten
garantizar su autenticidad e integridad.

• Empaste: Conjunto de documentos encuadernados en pasta, como ejemplo: un libro, una revista, un folleto, etc.

• Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y


organización de la documentación producida y recibida por la Entidad, desde su origen hasta su destino final,
con objeto de hacer más eficiente y eficaz, su utilización, conservación y consulta.

• Legajo: Conjunto de documentos o papeles que están reunidos por tratar de una mismo asunto o materia.

• Radicación: Es el procedimiento por medio del cual el Ministerio asigna un número consecutivo a las
comunicaciones recibidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo, con el propósito de oficializar su
trámite y cumplir con los términos de vencimiento establecidos por la ley.

• Registro de comunicaciones oficiales: Consiste en la asignación de un número consecutivo a las


comunicaciones enviadas, dejando constancia de la fecha y hora del registro, con el propósito de oficializar su
trámite y dar cumplimiento a los términos establecidos por la ley.

• Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados.
Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fílmicos, informáticos, sonoros, etc. .

6. Base Legal

Constitución Política de 1991. Artículo 23. Derecho de Petición

Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y
de las firmas digitales y establecen las entidades de certificación.

Acción Contenciosa Administrativa: Es el procedimiento que se sigue ante la administración a fin de


controvertir sus propias decisiones. Es el primer control jurídico frente a la actuación de la administración
cuando se considere que con ella el Estado ha infringido el orden jurídico a que debe estar sometido para el
ejercicio de la misma y que se le ha causado un perjuicio, se busca con esta propiciar la expedición de un
nuevo acto, que modifique, revoque, adicione o aclare la primera decisión. Entre tanto el acto administrativo
se presume legal.
Derecho Administrativo Colombiano.
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Código de Comercio: Artículo 54. ·”El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en
relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Así mismo,
conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la
fecha de contestación o de no haberse dado respuesta”.

ISO9001: 2000

4. REALIZACION:
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ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE Y DOCUMENTO O


CONTROL REGISTRO

La recepción y radicación de
correspondencia externa es el Conjunto de
operaciones de verificación y control que una
institución debe realizar para la admisión de
los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica.

Pasos a seguir por el Auxiliar de Archivo:

Verificar que los documentos estén


completos, que correspondan a lo anunciado
y sean competencia de la entidad para
efectos de su radicación y registro con el
propósito de dar inicio a los trámites
1 RADICACION DE correspondientes.
CORRESPONDEN
CIA EXTERNA Las comunicaciones, documentos y otros Auxiliar Comunicaciones
envios, se pueden recibir a través de Administrativo
diferentes medios tales como: mensajería,
(Auxiliar de y
correo tradicional, fax, correo electrónico y
aplicativo Onbase, medios desarrollados para Archivo) de la
tal fin de acuerdo con los avances Otros envios
Recepción/Cinco
tecnológicos que posee el Servicio Nacional
de Aprendizaje SENA Regional Norte de Minutos
Santander los cuales están regulados en el
manual de procedimientos.

En este proceso realiza las siguientes


actividades:

? Identifica porque medio ingresa:


mensajería, fax, correo tradicional,
correo electrónico, página web,
onbase y otros.

? Recibo de documentos oficiales.

? Verificación y confrontación de folios,


copias, anexos, firmas.

Constancia de recibo (sello, reloj radicador)

ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE Y DOCUMENTO O


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CONTROL REGISTRO

.
1. Radicación de documentos

• Asigna un número consecutivo a los


documentos en los términos
establecidos en el artículo 2 del
Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando
constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío.

• Realiza impresión de rótulo de la


radicación.

• Registra impresión de planillas de


radicación y control.

• Registra y captura la información en


las bases de datos aplicativos
ONBASE o SIG de control de
1 RADICACION DE Correspondencia Recibida Externa, Auxiliar Comunicaciones
CORRESPONDEN clasifica los documentos por oficinas, Administrativo
CIA EXTERNA quedando disponible para su y
(Auxiliar de
posterior entrega a la dependencia
Archivo) de la
respectiva. Otros envios
Recepción/Cinco
2. Registro de documentos Minutos

? Recibe documentos oficiales.

? Verifica y confronta el Número de


folios, copias, anexos, firmas.

? Realiza la Constancia de recibo.

? Asigna datos conforme al artículo 2


del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales
como: Nombre de la persona y / o
Entidad Remitente o destinataria,
Nombre o código de la(s)
Dependencia(s) competente(s),
Número de radicación, Nombre del
funcionario responsable del trámite,
Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo
amerita), entre otros.
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ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE Y DOCUMENTO O


CONTROL REGISTRO

? Establece controles de respuesta a


partir de la interrelación de
documentos recibidos y enviados. Auxiliar Comunicaciones
Administrativo
1 RADICACION DE
Imprime la Planilla de Registro y Control de (Auxiliar de y
CORRESPONDE
Correspondencia Recibida Externa, con Archivo) de la
NCIA EXTERNA Otros envios
anticipación a cada uno de los recorridos
Recepción/Cinco
establecidos.
Minutos

ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE Y DOCUMENTO O


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CONTROL REGISTRO

ADICACION DE
CORRESPONDENCIA
EXTERNA Auxiliar Comunicaciones
Administrativo
(Auxiliar de y
Archivo) de la
Otros envios
Recepción/Cinco
Minutos
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1. RADICACION DE
CORRESPONDENCIA
EXTERNA

Auxiliar Comunicaciones
Administrativo
(Auxiliar de Archivo) y
de la Otros envios
Recepción/Cinco
Minutos

Auxiliar
Administrativo
(Auxiliar de Archivo) Comunicaciones
de la
y
Recepción/Cinco
Minutos Otros envios

Sello de
Radicación

Auxiliar
Administrativo
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(Auxiliar de Archivo)
de la
Recepción/Cinco
Minutos

Registro y Control
de
Correspondencia
Recibida Externa

Auxiliar
Administrativo de la
Recepción/Cinco
Minutos

Registro y Control
de
Correspondencia
Recibida Externa
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Trabajadores Comunicaciones
Asociados/Auxiliar en original y una
administrativo de la copia
Recepción/Trabajad
Elaboran las comunicaciones ores Asociados de
cumpliendo con los requisitos del
las áreas/Quince
Instructivo y entregan al Auxiliar
Administrativo de la Recepción. Minutos
2. RADICACION DE
CORRESPONDENCIA
EXTERNA
DESPACHADA Auxiliar
administrativo de la
Recepción/Quince
Minutos

Recibe la correspondencia externa


en la oficina de la Recepción para la
radicación, registro, distribución y Auxiliar
trámite correspondiente. administrativo de la
Recepción/Quince
Minutos

Verifica que el documento se


encuentre completo con su logotipo,
código de dependencia, serie
documental respectiva, firma
autorizada, anexos, identificación de
quien proyecto y elaboró la
comunicación, dirección completa e
Registro de
identificación del radicado y serie si Documentos
se está respondiendo una Despachados
comunicación.

Aclaración:
Cuando los documentos llegan Auxiliar Administrativo/
Sello de
incompletos o no están debidamente Cinco Minutos
firmados el original y sus copias, se Radicación
devuelven en el siguiente recorrido a
la respectiva dependencia, en donde
se hacen los correctivos del caso.

Realiza la verificación y radica el


original y las copias e ingresa los
datos en el control de
Correspondencia Externa Recibida. Planilla Registro
de
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El original del documento se Comunicaciones


introduce en el sobre (si es fuera de Despachadas
la ciudad), cuando el destinatario es
externo, los documentos se entregan externas
al trabajador encargado del correo
para su respectivo trámite, si se
envía con el Auxiliar de Servicios
Externo, se le entrega la copia para
su respectivo recibido y posterior
entrega a la dependencia para ser
archivada en el expediente
respectivo, se registra un resumen
en la planilla de Registro de
Correspondencia Despachada para
que haga parte del consecutivo de la
Cooperativa Avanzar Profesional y
llevar control en la Devolución del
Recibí.

Genera la Planilla para entregar las


3. DISTRIBUCION Y comunicaciones con las copias de Auxiliar Formato Control
RECOLECCION DE LA recibí con anticipación en cada uno
administrativo de la de
CORRESPONDENCIA de los recorridos establecidos, y se
la entrega al personal de las Recepción/Quince Comunicaciones
EXTERNA RECIBIDA
Y DESPACHADA diferentes áreas. Minutos Despachadas

Reparte la correspondencia recibida,


realiza una verificación de los Auxiliar Formato Registro
documentos y anexos enunciados,
administrativo de la de
que se van a entregar a cada una de
las dependencias, y que se Recepción/Quince Correspondencia
encuentren debidamente Minutos Recibida Externa
relacionados en la Planilla de
Registro de Correspondencia
Recibida, antes de proceder a su
distribución.

Los documentos se entregan en Auxiliar


cada dependencia, en donde el
personal receptor verifica y firma el administrativo de la
recibido correspondiente en los Recepción/Quince
formatos de control de la Minutos
correspondencia externa recibida y
despachada.

Aclaración:
Se realizarán dos recorridos en el
día, en los siguientes horarios: 11:30
a.m. y 5:30 p.m. Cuando reciban
documentos considerados prioritarios
se deben radicar, registra y entregar
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al área de su competencia. Ejemplo:


Nóminas, Tutelas, entre otros.

Las Planillas utilizadas en los


recorridos se conservarán
debidamente firmadas, para su
verificación y consulta.

Los documentos de la Cooperativa


Avanzar Profesional con destino Auxiliar
externo, son recibidos en la Oficina
administrativo de la
4. TRAMITE DE CORREO de la Recepción, en donde luego de
efectuado su registro, son Recepción/Auxiliar
entregados al auxiliar administrativo Administrativo
encargado del correo, para su encargado de la
trámite de envío.
Mensajería/Quince
El funcionario asignado para realizar Minutos
el trámite de correo, verifica que los
documentos y sobres correspondan
entre si.

El correo se clasifica por las


diferentes modalidades de envío
(certificado o envío normal), teniendo
en cuenta además el destino de los
documentos.

Realizada la verificación y
clasificación, el funcionario ingresa al
sistema la información de la
correspondencia que va a ser
enviada, diligenciando los formatos
de las planillas correspondientes,
que se encuentran cargadas en el
sistema de correspondencia en el
Registro de Documentos
Despachados Externos.

Los sobres que son enviados por el


servicio de Correo Certificado u
ordinario, se entregan al auxiliar
administrativo encargado de llevarlo
a la empresa de mensajería.

Cuando la correspondencia ha
llegado a un área y que por Auxiliar Control de Pases y
competencia del asunto debe ser
Administrativo de la Comunicaciones
5. REDIRECCIONAMIENTO remitida a otra, el trabajador
DE responsable del área que recibe Recepción/
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CORRESPONDENCIA inicialmente el documento, señala Trabajadores


con lapicero de mina negra, en el Asociados de las
sello de radicación, en el espacio Comunicación
Pase a: el código de la dependencia áreas/Cinco Minutos
original
a la que debe ser entregado y
entrega al área de su competencia,
mediante una novedad entre área e Novedades entre
informa con una copia al auxiliar áreas en original y
administrativo de la recepción para dos copias
que registre en el sistema.

El funcionario encargado del reparto


de correspondencia, es quien realiza
la entrega de los documentos que
han sido objeto de pase. En las
áreas, el trabajador receptor firma el
recibido.

Las copias de las novedades entre


áreas son archivadas en la Oficina
de la recepción, para su verificación
y consulta.

Los fax oficiales son recibidos en la Auxiliar


oficina de la recepción, por las líneas Administrativo de la
telefónicas establecidas para este
fin. Se fotocopian y se radican, Recepción/Cinco
registran en el sistema y se entregan Minutos
6. RECIBO Y TRAMITE
al área correspondiente.
DE FAX

Los correos electrónicos oficiales son


recibidos en la cuenta institucional
7. RECIBO Y establecida para este fin. Auxiliar
TRAMITE DE El Gerente encargado de recibir los
Administrativo de la
CORREO correos electrónicos, imprime una
copia de los documentos recibidos y Recepción/Cinco
ELECTRONICO
los envía a la Oficina de la recepción, Minutos
para su radicación, registro y entrega
al área correspondiente.