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CASO DE NEGOCIO: “ESTUDIO DE FACTIBILIDAD PARA LA CREACIÓN, INSTALACIÓN Y MONTAJE DE UNA AGENCIA DE VIAJES OPERADORA

Project Charter Acta de constitución de proyecto

CASO DE NEGOCIO. ESTUDIO DE FACTIBILIDAD PARA LA CREACIÓN, INSTALACIÓN Y MONTAJE DE UNA AGENCIA DE VIAJES OPERADORA

ACTA DE CONSTITUCIÓN

Versión #: 1.1 – © JOSE DIDIER VAQUIRO C.

Fecha de emisión: Julio 07 de 2012

Información del documento e historia de revisiones

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Fecha

Autor (es)

Notas de revisión

1.0

Enero 25 de 2012

José Didier Váquiro C.

 

Índice de contenidos

1. INTRODUCCIÓN

3

VISIÓN GENERAL DEL PROYECTO

3

2. OBJETIVO Y ALCANCE DEL PROYECTO

4

2.1.

OBJETIVO

4

2.2.

CARACTERÍSTICAS DEL PROYECTO

4

2.3.

ALCANCE DEL PROYECTO

4

2.4.

PRODUCTOS ENTREGABLES

5

2.5.

RESUMEN DE CRONOGRAMA DE HITOS, FECHA DE ENTREGAS Y PRESUPUESTO

5

2.6.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL INICIAL DEL PROYECTO

5

2.7.

POBLACIÓN BENEFICIARIA

7

2.8.

NECESIDAD U OPORTUNIDADES DEL NEGOCIO

7

2.9.

BENEFICIOS FINANCIEROS DEL PROYECTO

7

2.10.

RESTRICCIONES

8

2.11

SUPUESTOS

8

2.12

PRINCIPALES RIESGOS

8

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1.

INTRODUCCIÓN

Visión general del proyecto

La implementación exitosa de una Agencia de Viajes, necesita de esfuerzos humanos y económicos. La inversión de estos recursos, requieren un estudio que permita identificar no solo su viabilidad financiera sino también el beneficio social que trae su ejecución. En consecuencia, la creación de un operador turístico de esta naturaleza requiere la identificación de una demanda potencial de sus servicios, la mezcla de marketing que contribuirá a su posible éxito como también los estudios de ingeniería, organizacional, legal, económico y financiero que demuestren su viabilidad.

Un proyecto de empresa turística es un sistema en el que se integran muchos factores y elementos; a su vez, está compuesto por subsistemas (departamento comercial, financiero, personal, I&D, entre otros) que están en continuo movimiento, relacionados y organizados de tal forma que consigan los fines marcados por la empresa.

Las razones anteriores justifican la elaboración del presente estudio de factibilidad 1 que permitirá reducir los niveles de incertidumbre y generar confianza para una óptima toma de decisiones por parte de la alta gerencia de la COOPERATIVA PROYECTOS DEL TOLIMA- CPT 2 . En consecuencia, el proyecto apunta a analizar los siguientes aspectos puntuales 3 :

Estudio de mercado, apartado donde se caracteriza el producto o servicio a ofrecer; se identifica la demanda actual y futura para el producto o servicio; se caracteriza la oferta (competencia) y se analiza la mezcla de marketing ideal para el proyecto. Estudio técnico, tema que identifica el tamaño, localización del proyecto y determina el proceso de ingeniería. Estudio organizacional y marco legal, componente que analiza la estructura organizacional ideal para llevar a cabo la operación del proyecto (análisis a los puestos de trabajo requeridos); propone un modelo de dirección para el proyecto; formula estrategias encaminadas a direccionar de manera efectiva los recursos humanos de la empresa; identifica la normatividad existente para la puesta en marcha del proyecto y así determinar su viabilidad legal. Estudio Financiero en el cual se analizan las inversiones requeridas, la estructura de ingresos, costos y gastos necesarios así como también su punto de equilibrio y costo de capital. Se identifica la viabilidad financiera del proyecto a través de la aplicación de instrumentos de evaluación financiera.

1 Para la gerencia de proyectos, elaborar un estudio de factiblidad se convierte en un proyecto, el cual requiere, para su ejecución, un esfuerzo temporal. Este esfuerzo temporal contempla las siguientes fases:

INICIO: se elabora el acta de constitución, se identifica el alcance, los recursos financieros iniciales comprometidos, se nombra un Gerente de Proyectos y se identifican los interesados del proyecto). PLANEACION: aquí se desarrolla el plan para la dirección del proyecto EJECUCION: Se dirige y gestiona la ejecución del proyecto. CONTROL: Se da seguimiento y se controla el trabajo del proyecto. CIERRE: Se cierra el proyecto o una fase del mismo. En el ejemplo que se ha tomado como referencia, una de las actividades es

demostrar si el proyecto es viable o no.
2

3 Cada uno de los estudios que componen un estudio de factibilidad se convierten en los entregables del proyecto.

Por razones de confidencialidad se ha cambiado el nombre de la empresa.

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2.

OBJETIVO Y ALCANCE DEL PROYECTO

2.1.

Objetivo 4

Identificar en un término de 90 días y bajo un presupuesto de DIEZ MILLONES DE PESOS M. C. ($10.000.000) la viabilidad en todas sus dimensiones de la instalación y Montaje de una Agencia de Viajes Operadora como empresa perteneciente a la Cooperativa Proyectos del Tolima - CPT.

2.2. Características del proyecto

El proyecto consiste en recolectar y analizar toda la información (mercado, técnica, legal, organizacional y financiera) necesaria para crear un nuevo servicio en la Cooperativa Proyectos del Tolima del municipio de Ibagué. Del estudio deberá salir la decisión final de invertir o no en este nuevo servicio.

El ámbito del proyecto estará conformado por todos los municipios del Departamento del Tolima donde hace presencia la Cooperativa Proyectos del Tolima – CPT.

2.3. Alcance del proyecto

El alcance del proyecto incluye las siguientes actividades

Elaboración de un estudio de mercado que incluya: mercado competidor, mercado consumidor, mercado proveedor, mercado proveedor, mercado distribuidor, proyección de la demanda, análisis de la comercialización de los nuevos y servicios.

Diseño del estudio técnico del proyecto el cual debe incluir: localización del proyecto, tamaño del proyecto, ingeniería del proyecto

Análisis al diseño organizacional y legal del área funcional que se encargará de la operación del proyecto en caso de ejecutarse: Organigrama, descripción puestos de trabajo, planeación estratégica, marco legal de los nuevos productos y servicios.

Identificar los beneficios económicos que generaría el proyecto en caso de hacerse realidad el nuevo servicio. Para este fin se deberá elaborar los siguientes estudios:

Inversiones fijas y diferidas, capital de trabajo, costos y gastos, determinación de los ingresos del proyecto, punto de equilibrio, determinación de la tasa mínima de rentabilidad, estado de resultados proyectados, flujo de caja y evaluación financiera.

Proyecciones financieras de la empresa en caso de mantenerse la situación actual (flujo de caja proyectado sin proyecto).

El alcance del proyecto no incluye las siguientes actividades

Plan de implementación del proyecto en caso de ser viable la idea de negocio.

4 El objetivo se convierte en el enunciado del alcance del proyecto. Ese objetivo debe estar formulado también en términos de tiempo y costo.

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2.4. Productos entregables 5

Los entregables más importantes del proyecto son:

Estudio de mercado

Estudio técnico

Estudio organizacional y legal

Estudio económico y financiero

Proyecciones financieras sin proyecto

2.5. Resumen de cronograma de Hitos 6 , fecha de entregas y presupuesto

ENTREGABLES E HITOS

HITO

ENTREGA

PRESUPUESTO

%

Inicio del proyecto

2011-02-01

     

Proyección de la demanda

2011-02-25

     

Estudio de mercado

 

2011-03-07

$

8.000.000

40%

Ingeniería del proyecto

2011-03-25

     

Estudio técnico, organizacional y legal

 

2011-04-06

$

6.000.000

30%

Producción mínima económica

2011-04-20

     

Estudio económico y financiero

 

2011-04-25

$

6.000.000

30%

Documento final y socialización de los resultados

 

2011-05-02

$

20.000.000

100%

2.6. Estructura organizacional inicial del proyecto 7

100% 2.6. Estructura organizacional inicial del proyecto 7 5 Según el PMI, un entregable es cualquier

5 Según el PMI, un entregable es cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable que debe

producirse para terminar un proceso, una fase o un proyecto.
6

Un hito es un punto de referencia que permite monitorear la ejecución del proyecto. Un hito es una actividad que tiene una duración = 0.

7 La estructura organizacional debe mostrar a los diferentes integrantes del EQUIPO NUCLEAR que ejecutará el proyecto.

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Tipo se Estructura a implementar para la ejecución del proyecto

La estructura organizacional que ejecutará el proyecto será una estructura matricial con servicios de apoyo externo. Este tipo de estructura es aquella en la cual intervienen

funcionarios de la Cooperativa Proyectos del Tolima - CPT (Tesorero, Promotor, Ingeniero de Sistemas) en actividades relacionados con su cargo. El apoyo es recibido por agentes externos

a la organización (Encuestadores y Digitadores de texto) quienes son contratados

exclusivamente para las actividades relacionadas directamente con el proyecto.

La estructura presenta cuatro niveles así:

Nivel directivo: Patrocinador (Gerente Cooperativa Proyectos del Tolima - CPT)

Nivel ejecutivo: Gerente del Proyecto (PM)

Nivel operativo: Tesorero, Promotor, Ingeniero de Sistemas, Encuestadores y Digitadores de texto.

Patrocinador: Gerente empresa.

Responsabilidades: Ofrecer toda la información necesaria para la elaboración del diagnóstico situacional de la empresa así como también poner a disposición del Gerente del Proyecto el equipo humano necesario sin poner en riesgos las operaciones normales del negocio.

Gerente del Proyecto (PM): José Didier Váquiro Capera (funcionario de CPT)

Nivel de autoridad: Máxima autoridad en la ejecución del proyecto.

Responsabilidades del Gerente del Proyecto (PM):

El gerente de proyecto deberá asegurarse de que su grupo de trabajo, conoce y entiende el alcance de los objetivos de proyecto.

Cumplir con las normas y procedimientos que tiene la organización.

Desarrollar el proyecto conforme a las leyes sobre las que se rige la organización.

Informarse e informar a su equipo acerca de los procedimientos a realizar y así evitar faltas graves que puedan paralizar o retrasar el proyecto a causa del desconocimiento de las normas.

Reportar al patrocinador la información que éste requiera y solicitar las sanciones o acciones que correspondan al equipo humano puesto a su disposición.

Aceptar las consecuencias de cualquier decisión tomada, el cumplimiento de los compromisos, la confidencialidad y protección de los recursos del proyecto y la no aceptación de acciones o conductas que violen el ordenamiento legal.

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Proveer un ambiente sano de trabajo para que su equipo se sienta libre de hacer compromisos con bases realistas y hacer que el equipo adquiera conciencia de la necesidad de “hacer lo que se dice”.

Equipo de trabajo 8 conformado por:

Tesorero de la empresa

Promotor servicios de la empresa

Ingeniero de sistemas de la empresa

Encuestadores

Digitadores de texto

2.7. Población beneficiaria

De ejecutarse el caso de negocio, seis mil (6.000) personas entre asociados y sus beneficiarios serán los beneficiados directos con el proyecto. Por su parte, la población beneficiara indirecta serán todas aquellas personas que vean al nuevo servicio como una oportunidad para suplir sus necesidades y satisfacer sus expectativas.

2.8. Necesidad u oportunidades del negocio

En la actualidad los mercados han experimentado profundos cambios, especialmente a partir del incremento de la competencia y la saturación de la oferta, lo que obliga a las empresas turísticas a programar detenidamente sus acciones comerciales y prestar especial atención a los canales que le permitan un mejor acceso al público objetivo. En consecuencia, la comercialización del producto turístico requiere: Elaboración de un marketing turístico; configuración de un canal de distribución; planificación de la comercialización; distribución de los productos y servicios turísticos; la imagen de marca. Los anteriores aspectos no son tenidos en cuenta a la hora de formular y ejecutar proyectos turísticos y pone en evidencia la oportunidad que se presenta en el mercado pues las barreras de penetración no son difíciles de superar además de contar con el apoyo estatal en esta clase de proyectos.

2.9. Beneficios financieros del proyecto

El estudio de factibilidad deberá demostrar la viabilidad de la idea a partir de la identificación de criterios de decisión como valor presente neto, tasa interna de retorno, relación beneficio/costo, periodo de recuperación de la inversión y valor económico agregado. En consecuencia, el valor de este estudio deberá ser tenido en cuenta como una inversión diferida la cual deberá

8 Para el presente caso, este equipo junto con el Gerente del Proyecto, representa el EQUIPO NUCLEAR que ejecutará el proyecto. El EQUIPO NUCLEAR hace parte de los INTERESADOS EN EL PROYECTO.

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recuperarse en un plazo no mayor a dos años. Los inversionistas esperan obtener una tasa de rentabilidad sobre las nuevas inversiones del 20%.

2.10.

Restricciones 9

La empresa cuenta con tan solo VEINTE MILLONES DE PESOS para la ejecución del proyecto, de ahí que se deberá acudir a financiamiento externo en caso de ser viable.

La empresa, por ser del sector solidario, deberá cumplir con la normatividad para este tipo de organizaciones.

El Gerente del Proyecto solo podrá disponer de los funcionarios internos elegidos como participante del equipo en horarios en los cuales no interfiera con la atención de los clientes actuales de la empresa.

Los equipos de cómputo de la empresa sólo serán utilizados para brindar la información necesaria y exclusiva para el proyecto. No se podrán utilizar estos equipos en procesamiento de información del proyecto.

Las fechas de entrega de cada uno de los productos señalados en el resumen de hitos y presupuestos, también son considerados como restricciones al proyecto.

2.11

Supuestos 10

Existe una demanda insatisfecha en el mercado.

Las barreras de entrada al negocio de las agencias de viajes son fáciles de superar.

Los aspectos de índole legal que deberán ser tenidos en cuenta en la ejecución del proyecto no requieren la inversión de altos recursos para la operación del proyecto.

La información que suministrarán cada uno de los actores del proyecto (usuarios, proveedores, competencia, distribuidores) será entregada en las fechas establecidas por quienes recolectan la información primaria.

2.12

Principales riesgos

Para la realización de este estudio de factibilidad se pueden presentar los siguientes riesgos:

Estructura organizacional: Se podrían originar cuellos de botella al tener una doble función algunos de sus integrantes. El Tesorero, el Promotor y el Ingeniero de Sistemas, podrían llegar a decidir cuáles de funciones son prioritarias y muy seguramente elegirán aquellas que tienen relación directa con su cargo. El tener dos “jefes” también podría poner en desventaja al

9 Una restricción es una limitación aplicable, ya sea interna o externa a un proyecto, que afectará el desempeño de la ejecución de un proyecto o de un proceso dentro del proyecto. 10 Los supuestos son factores que, para los propósitos de la planificación, se consideran verdaderos, reales o ciertos, sin necesidad de contar con evidencia o demostración (PMI).

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proyecto pues los funcionarios no sabrían a cuál de ellos atender en el evento en que se presentase una actividad que involucre tanto a la Empresa como al proyecto al mismo tiempo.

Selección equipo externo: Este riesgo también tiene un riesgo importante si no se sabe elegir

a

los encuestadores. Un débil seguimiento al momento de obtener la información primaria para

la

investigación de mercados podría llevar a una decisión equivocada.

Fuentes de información primaria: Hoy en día el celo profesional hace que los investigadores al momento de obtener información no tengan el éxito esperado. Si no se tiene a tiempo la información de proveedores, competencia, distribuidores, por ejemplo, la terminación del estudio de mercado se haría por fuera del tiempo estimado originado mayores costos.

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ACEPTACIÓN DEL ACTA DE CONSTITUCIÓN

Aprobación del patrocinador:

GERENTE COOPERATIVA PROYECTOS DEL TOLIMA

Nombre - Patrocinador del proyecto

 

Enero 25 de 2011

Firma - Patrocinador del proyecto

Fecha

Aprobación de Project Manager:

JOSE DIDIER VAQUIRO C.

Nombre – Project Manager

 

Julio 07 de 2012

Firma – Project Manager

Fecha

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