Gestion Documental

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN Y CONTROL DE
CALIDAD (SIGCC)
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MACROPROCESO: GESTIN DE RECURSOS DE LA
ENTIDAD
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PROCESO: ADMINISTRAR DOCUMENTACIN Fecha: 28/07/2011

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIN
DOCUMENTAL, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
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TABLA DE CONTENIDO

PG

INTRODUCCIN 4

OBJETIVOS 5

MARCO LEGAL Y CONCEPTUAL 6

1. GESTIN DOCUMENTAL 9

1.1. ORGANIZACIN DOCUMENTAL 9

1.2. ORDENACIN DOCUMENTAL 10
1.3. ENTREGA Y RECIBO DE DOCUMENTOS POR NOVEDADES
DE PERSONAL 41
1.4. ACTUALIZACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL 44
1.5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES 46
1.6. DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS 51
1.7. SERVICIOS DE ARCHIVOS 53
1.8. ORGANIZACIN DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS 59
2. GESTIN DE COMUNICACIONES OFICIALES 61
2.1. COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS (ENVIADAS A OTRAS
INSTITUCIONES, PERSONAS Y GERENCIAS DEPARTAMENTALES) 61
2.2. COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS (RECIBIDAS DE OTRAS
INSTITUCIONES, PERSONAS Y GERENCIAS DEPARTAMENTALES) 80
2.3. COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS (AQUELLAS
RECIBIDAS Y ENVIADAS DENTRO DE LA ENTIDAD) 94
2.4. CONTROL Y SEGUIMIENTO DE GESTIN DE
COMUNICACIONES OFICIALES 108
2.5. COMUNICACIONES OFICIALES POR MENSAJES DE DATOS 113
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2.6. DILIGENCIAMIENTO DE SOBRES PARA EL ENVO DE
COMUNICACIONES OFICIALES 115
2.7 SERVICIO DE CONSULTA EN LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA 119
3. ASESORAS Y CAPACITACIONES EN GESTIN DOCUMENTAL A
DEPENDENCIAS DEL NIVEL CENTRAL Y GERENCIAS
DEPARTAMENTALES 120
3.1. ASESORAS Y CAPACITACIONES 120
3.2. ASESORAS Y CAPACITACIONES EN LAS GERENCIAS
DEPARTAMENTALES 123
3.3. ASESORA A LOS ARCHIVOS DE GESTIN DEL NIVEL CENTRAL 124
3.4. ASESORAS TELEFNICAS, POR CORREO ELECTRNICO Y
PERSONALES 125
3.5. CAPACITACIN EN GESTIN DOCUMENTAL A LAS DEPENDENCIAS
DEL NIVEL CENTRAL 125
4. CONTROL 127
LISTA DE GRFICOS 129
LISTA DE ANEXOS 130
GLOSARIO 131

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INTRODUCCIN

El tema archivstico ha sido Contemplado en diferentes momentos de la historia del
pas. En la legislacin colombiana se han establecido normas sobre deberes y
derechos en materia de documentos como instrumentos de informacin. Por
ejemplo, la Constitucin Poltica de Colombia de 1991 consagra, en el artculo 23, el
derecho de peticin, que incluye el de solicitar y obtener acceso a la informacin
sobre la accin de las autoridades. En este mismo sentido se expidi la Ley 594 en
julio 14 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivo. Adems, el
Cdigo Contencioso Administrativo contempla en su artculo 17 el derecho a la
informacin. Todas estas normas evidencian la constante preocupacin por
respaldar legalmente la adecuada gestin de documentos, lo cual incluye la forma
de conservacin, seguridad y acceso a los mismos.

En este orden de ideas y ante el desconocimiento de las normas legales y tcnicas
que regulan los aspectos propios de la gestin archivstica, se hace necesario el
fortalecimiento de una cultura que permita desvirtuar el anacrnico concepto de
archivo como depsito de papel sin ningn valor u organizacin, por uno ms
moderno que contemple la gestin documental desde la produccin o recepcin del
documento pasando por la organizacin, conservacin, recuperacin y difusin de la
informacin contenida en l.

La frgil situacin de los archivos institucionales ha obedecido entre otras causas a
la ausencia de pautas claras y precisas en su manejo, lo que hace que cobre hoy
mayor vigencia el presente trabajo como un aporte al inicio de la organizacin y
posicionamiento del archivo en la Contralora General de la Repblica, que durante
su historia no ha sido tratado conforme a las normas y a la importancia que l tiene;
lo mismo que a racionalizar y normalizar la generacin, recepcin y envo de la
correspondencia dentro y fuera de la institucin.

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OBJETIVOS

1- Fijar las polticas que permitan normalizar y racionalizar la produccin y el Manejo
de los documentos logrando regularizar el flujo de los mismos.

2- Establecer los procedimientos administrativos y tcnicos que garanticen la
conservacin y uso del patrimonio documental de la Contralora General de la
Repblica.

3- Suministrar las pautas necesarias para una adecuada gestin de la
documentacin producida y recibida por la Contralora General de la Repblica en
desarrollo de sus funciones.

4- Sensibilizar a los funcionarios de la Contralora General de la Repblica sobre la
importancia del acervo documental y crear el sentido de responsabilidad en el
manejo de los documentos.

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MARCO LEGAL Y CONCEPTUAL

Al abordar la elaboracin de este Manual en lo concerniente a la normatividad bsica
aplicable al quehacer archivstico en Colombia, encontramos que no existe un
compendio de normas que pueda servir como estatuto nico y que sea contentivo de
toda la legislacin que sobre el asunto en particular se haya expedido. Esa
dispersin normativa hace que el referente legal se ubique en distintos
ordenamientos lo que dificulta la referencia de la totalidad de las normas, sin
embargo nos permitimos resaltar las normas ms destacadas aplicables al trabajo
de archivos.

La Constitucin Poltica de Colombia regula la gestin archivstica entre otros en los
Artculos 2, 8, 15, 20, 23, 27, 70, 71, 74, 95, 112, los cuales garantizan los derechos
ciudadanos como son, el derecho a la intimidad (Artculo 15) el derecho a la
informacin (Artculo 20), el de peticin (Artculo 23), de acceso a los documentos
pblicos (Artculo 74), entre otros, los cuales requieren para la garanta de su
ejercicio la obligatoria preservacin y conservacin de los archivos de la
Administracin Pblica.

La ley 57 de 1985 ordena la publicidad y el acceso a los actos y documentos
oficiales, como tambin la obligacin de inventariar el patrimonio documental de la
Nacin, el decreto 2274 del 2 de noviembre de 1988 reglamentario del rgimen
poltico y municipal.

Con la Ley 80 de 1989 se crea el Archivo General de la Nacin, como ente rector de
la poltica archivstica a nivel nacional, que debe velar por la organizacin,
conservacin y difusin del patrimonio documental del pas.

La ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de
los mensajes de datos del comercio electrnico y de las firmas digitales, y se
establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones.

La Ley 594 del 14 de julio de 2000 o Ley General de Archivos, relaciona las
responsabilidades que tienen los servidores pblicos mientras cumplen su funcin y
an despus de que estos hayan finalizado su relacin con las instituciones, as
como las implicaciones jurdicas, disciplinarias, civiles y hasta penales, por la
conservacin o no de los documentos, es decir para sustentar con estos las
actuaciones de los servidores pblicos.

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Por su parte el Cdigo nico Disciplinario Ley 734 de 2002, establece: ...custodiar y
cuidar la documentacin que por razn de su empleo, cargo o funcin conserve bajo
su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustraccin, el
ocultamiento o utilizacin indebidos As mismo establece que los servidores
pblicos respondern por la conservacin de los documentos, tiles, equipos,
muebles y bienes confiados a su guarda o administracin y rendir oportunamente
cuenta de su utilizacin.

Ley 951 del 31 de marzo de 2005, publicada en el Diario Oficial No.45.867 del 2 de
abril de 2005, acerca de la entrega, recepcin y obligaciones de los servidores
pblicos.

El Acuerdo 07 de 1994, Reglamento General de Archivos, expedido por el Archivo
General de la Nacin, suministra las pautas y principios que regulan la funcin
archivista en las entidades oficiales.

Acuerdo 041 de 2000, por medio del cual el Archivo General de la Nacin aprueba la
Tabla de Retencin Documental de la Contralora General de la Repblica.

Acuerdo 060 de 2001, emanado por el Archivo General de la Nacin, Por el cual se
establecen pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las
entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas.

Resolucin Orgnica 5574 de 2004. Acerca de la aplicacin de las Tablas de
Retencin Documental en la Contralora General de la Repblica.

Resolucin 5589 de 2004, por la cual se reglamenta en la Contralora General de la
Repblica, los procedimientos administrativos de orden interno, relacionados con el
trmite de derechos de peticin, quejas y denuncias.

Resolucin Reglamentaria 030 de 2006. Acerca de los tipos de archivos, creacin
comit archivo y subcomits de archivos y sus funciones en la Contralora General
de la Repblica.

Resolucin Reglamentaria 068 de 2008. Sobre asignacin espacio fsico para el
archivo de gestin y responsabilidades del profesional, tecnlogo y auxiliar
administrativo.

Resolucin Reglamentaria 097 de 2009. Acerca de las modalidades de para
organizacin de archivos para las gerencias departamentales responsabilidad de
los archivos.

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Resolucin Reglamentaria 101 de 2009. Reglamenta que existen cuatro archivos de
gestin para la Gerencia Administrativa y Financiera, asigna realizar dos reuniones
al ao para el comit y subcomits de archivo de la Entidad. Se cambia la fecha de
entrega del informe de gestin documental.

Resolucin Reglamentaria 104 de 2010 Por medio de la cual se actualiza el valor de
la expedicin de copias de documentos oficiales o la que se encuentre vigente.

Memorando radicado con el nmero 2005IE32268 de fecha 23 de agosto de 2005,
sobre Responsabilidad Disciplinaria, emitido por el Director de la Oficina de Control
Disciplinario de la Contralora General de la Repblica.

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1. GESTIN DOCUMENTAL

OBJETIVO

Establecer y difundir normas que reglamenten la administracin de la gestin
documental en la Contralora General de la Repblica.

DESARROLLO

1.1. ORGANIZACIN DOCUMENTAL

1.1.1. CLASIFICACIN DOCUMENTAL

La actividad de clasificacin documental ser realizada por cada uno de
los funcionarios responsables de los documentos que en cumplimiento a sus
funciones genere, maneje o tramite.

Para aperturar o crear una carpeta o expediente, se deben clasificar los
documentos de la unidad administrativa teniendo en cuenta las Tablas de Retencin
Documental, definidas para cada una de las dependencias de la Contralora General
de la Repblica, a fin de identificar series, subseries y tipos documentales.

Cada funcionario debe codificar las carpetas, teniendo en cuenta el
cdigo que le corresponde segn de la Tabla de Retencin Documental.

NOTA: Los documentos de apoyo no deben aparecer en la Tabla de Retencin
Documental.

1.1.2. CLASIFICACIN DE ARCHIVOS ELECTRNICOS OFICIALES

Proceso de almacenamiento para los mensajes de archivos electrnicos oficiales:

Toda la informacin generada, enviada, recibida o comunicada por medios
electrnicos, pticos o similares, que requiera trmite trazabilidad debe ser
almacenada en el mismo medio que se gener recepcion. Posteriormente, se
debe clasificar en carpetas y subcarpetas electrnicas de acuerdo a las Tablas de
Retencin Documental, como lo muestra el grfico 1. Los responsables de la
informacin deben realizar sus respectivas copias de seguridad y almacenarlos en
las diferentes unidades de almacenamiento de acuerdo a las disposiciones que en
esta materia establezca la Oficina de Sistemas e Informtica de la Entidad, a fin de
garantizar su conservacin. La centralizacin de la informacin estar a cargo del
tecnlogo de cada dependencia.
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Grfico 1 - Clasificacin electrnica documentos.

1.2. ORDENACIN DOCUMENTAL

La actividad de ordenacin documental ser realizada por el responsable
de cada carpeta.

Ordenacin cronolgica de los tipos documentales que conforman cada
serie o subserie, en sus respectivas unidades de conservacin (carpetas) y
respetando la secuencia en que fueron creados, es decir, el documento ms
antiguo es el primero de la carpeta y el ms reciente es el ltimo documento de la
carpeta. (Ver Grfico 2)

Grfico 2 Ordenacin Cronolgica

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NOTA. Para el caso de documentos con radicado, al momento de ordenarlos se
tiene en cuenta la fecha de radicacin del documento.

Los anexos forman parte de un documento u oficio, por lo tanto, al
momento de ordenarlos cronolgicamente dentro de un expediente, se debe
tener en cuenta la fecha del oficio o documento, mas no la fecha de los anexos.

Depurar la documentacin, labor que consiste en retirar documentos
duplicados, folios en blanco y documentos de apoyo de cada una de las carpetas
o expedientes. Los faxes en papel trmico se deben remplazar por fotocopias del
mismo documento.

Retirar de la documentacin todos los objetos metlicos como ganchos de
cosedora, ganchos de legajar y clip.

Alinear los folios de cada carpeta o expediente, teniendo en cuenta el
borde superior de cada folio.

Grfico 3 Alineacin de documentos

Perforar los folios de cada carpeta o expediente tomando como referencia
una hoja tamao oficio (Ver Grfico 3). Antes de perforar los documentos se
debe tener en cuenta que las hojas a perforar que contengan informacin en
forma horizontal (orientacin horizontal de la hoja), se deben ubicar teniendo en
cuenta que el ttulo o encabezado quede hacia el lomo de la carpeta y
debidamente alineados (Ver Grfico 4)

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Grafico 4. Perforacin de documentos.

Agrupar los documentos dentro de la carpeta con un gancho legajador
plstico, cerciorndose que los documentos correspondan a una serie o subserie.

1.2.1. FOLIACIN DOCUMENTAL

La foliacin consiste en numerar cada una de las hojas que conforman un
expediente o carpeta. La numeracin debe ser consecutiva. No se debe omitir ni
repetir nmeros, como tampoco adicionar subndices.

La foliacin la llevar a cabo el responsable de la carpeta o expediente.
Los documentos deben estar debidamente foliados en el momento de ser
entregada la carpeta a los responsables del Archivo de Gestin de cada
dependencia, quienes deben verificar la foliacin.

Para el proceso de foliacin se debe utilizar lpiz de mina negra y blanda
tipo HB o B, inicindose desde el nmero uno (1), el cual corresponde al primer
folio del documento que dio inicio al trmite, en consecuencia corresponde a la
fecha ms antigua.

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Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha en el folio recto
(Primera cara de un folio, la que se numera), en el mismo sentido del texto del
documento.

Se deben foliar todos y cada uno de los tipos documentales de una serie
o subserie. En el caso de series documentales simples, la foliacin se ejecutar
de manera independiente por serie. En el caso de series documentales
complejas, cada expediente tendr una sola foliacin de manera continua y si tal
expediente se encuentra repartido en ms de una unidad de conservacin
(carpeta), la foliacin se ejecutar de forma tal que la segunda ser la
continuacin de la primera.

No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C, Bis. En
documentos de archivo que contienen texto por ambas caras de la hoja, se
registrar el nmero correspondiente al folio recto (Primera cara de un folio, la
que se numera).

Se debe escribir el nmero de manera legible y sin enmendaduras sobre
un espacio en blanco y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones
originales.

No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar dao
irreversible al papel.

No se deben foliar las pastas, las hojas-guarda en blanco y los
separadores.

Los planos, mapas, dibujos, folletos, boletines, peridicos y revistas que
se encuentren en un expediente o carpeta tendrn el nmero de folio consecutivo
que les corresponde, an cuando estn plegados. Cuando se deban separar de
las carpetas, se proceder a dejar un testigo documental (Ver Anexo 1) en el
lugar de origen, como referencia cruzada, en donde debe constar a que serie,
subserie y unidad de conservacin pertenece, esto con el fin de facilitar su
recuperacin y acceso. Estos documentos se deben referenciar en el formato
inventario de carpeta (Ver Anexo 2) y en el campo de observaciones precisar
nmero de folios del documento impreso, cantidad de anexos cuando no sean
folios, ttulo, ao y nmero total de pginas, segn el caso.

La referencia cruzada se utiliza para establecer un doble control para una
misma serie o subserie documental, para esto se debe llevar un Testigo
Documental (Ver Anexo 1), el cual se almacenara tanto en el orden que le
corresponde al documento al cual se le va a realizar la referencia cruzada dentro
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de la unidad de conservacin (carpeta), como al inicio del soporte o tipo
documental que hace parte de la misma serie o subserie, pero que fsicamente
se va a separar.

Para los documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos
digitales CDS-, disquetes, videos, entre otros), se debe dejar en los
instrumentos de control o consulta (inventarios) constancia de su existencia y de
la unidad documental a la que pertenecen. Si se opta por separar este material
se har la correspondiente referencia cruzada. Cada uno de los soportes
constituye un folio el cual se deber marcar o foliar en el respectivo sobre o
cubierta adecuada que lo contiene.

En caso de encontrarse varios documentos de formato pequeo, como
facturas, fotos, entre otros, se podrn adherir a una sola hoja utilizando pegante
lquido, a sta se le escribir su respectivo nmero de folio, dejando en el campo
de observaciones del formato inventario de carpeta (Ver Anexo 2), las
caractersticas del documento foliado, cantidad de documentos adheridos,
nombre de los documentos, fechas de los mismos y cualquier otro tipo de
observacin que permita diferenciarlos.

En caso de unidades de conservacin (Libros de correspondencia, libros
de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados o paginados de fbrica,
deben aceptarse sin necesidad de refoliar a mano. De todos modos debe
registrarse en el rea de notas del instrumento de control o de consulta, la
cantidad de folios o pginas que contiene.

Si hay errores en la foliacin, est se anular mediante una lnea diagonal
(/) y se proceder a foliar de nuevo los documentos, quedando valida la ltima
foliacin realizada (Ver Grfico 5).

Grfico 5 - Correccin de foliacin.

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En el momento de imprimir un documento, si es posible y se tienen los
elementos necesarios, se debe hacer la impresin utilizando ambas caras del
folio; aunque se tenga informacin por ambas caras, es un solo folio.

Una vez los documentos clasificados, depurados, ordenados, alineados y
foliados, deben ubicarse en carpetas para garantizar su conservacin.

Los documentos no se deben conservar en AZ, en ninguna de sus fases
(Archivo de Gestin, Archivo central y Archivo Histrico).

Cuando el contenido en un expediente o carpeta tenga ms de 200 folios
y requiera abrirse una nueva carpeta la foliacin se har en forma continua

Cada carpeta debe contener hasta 200 folios (mximo un 5% ms), sin
que se afecte la integridad de la unidad documental.

Ejemplo de foliacin de expedientes de ms de 200 folios:

Carpeta 1. Inicia con el folio 1 hasta el 200. Total 200 folios
Carpeta 2. Inicia con el folio 201 hasta el 400. Total 200 folios
Carpeta 3. Inicia con el folio 401

Entrega de Papeles de Trabajo al Archivo de Gestin.

El Director de Imprenta, Archivo y Correspondencia (DIAC) como responsable del
Manual de Procedimientos de Gestin Documental, Archivo y Correspondencia;
de conformidad con las Tablas de Retencin Documental (TRD) adoptadas por la
Resolucin 5574 de 2004 y sin perjuicio de la responsabilidad sealada en el
Artculo 34 Numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor pblico, imparte la
siguiente informacin para que la tengan en cuenta los funcionarios de la
Delegada de Vigilancia Fiscal del Nivel Central y los Grupos de Trabajo de
Vigilancia Fiscal del Nivel Desconcentrado.

El criterio bsico de ordenacin del expediente o carpeta es el cronolgico y para
la organizacin de los papeles de trabajo del proceso Auditor, se debe tener en
cuenta su organizacin por asunto o Lneas de Auditoria, ya que las actividades
propias del proceso tienen una secuencia lgica y coherente en el tiempo,
previendo que la estructura permanezca siempre intacta.

Proceso Auditor.

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Las clases de archivos que se manejan en el proceso auditora integral son:

- Archivo Permanente.
- Archivo General.
- Archivo Corriente.

Cada uno se organizar y foliar en forma independiente en tantos expedientes o
carpetas como sea necesario, segn la cantidad de folios. Se excepta de la
foliacin el Archivo Permanente.

Ejemplo:

Archivo Permanente: No se foliar

Archivo Corriente: 2 carpetas

Carpeta 1. Del folio 1 hasta el 200 Total de folios 200

Archivo General: 3 carpetas

Carpeta 3. Del Folio 403 hasta el 560 Total de folios 158

Se respetar el orden establecido en el Gua Audite vigente, en lo referente a la
organizacin interna de los distintos archivos.

ndice de la carpeta

Se debe elaborar el ndice de la carpeta de acuerdo a lo establecido en la Gua
Audite vigente, hay que tener en cuenta que para el Archivo Corriente se elabora
un (1) ndice por cada una de las fases.

Organizacin de expedientes judiciales.

Para la organizacin de expediente judiciales, se debe tener en cuenta las
diferentes etapas del proceso, es decir, se debe respetar la ordenacin de cada
cuaderno, cada cuaderno debe iniciar la foliacin en 1, si el cuaderno lo
conforman varias carpetas debe ser consecutiva, pero siempre se debe respetar
la integridad y conformacin de cada uno de los cuadernos.
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Los expedientes judiciales son ordenados cronolgicamente y para la
organizacin de los cuadernos que conforman el proceso o expediente judicial,
se debe tener en cuenta su organizacin por cada uno de los cuadernos, ya que
las actividades propias del proceso tienen una secuencia lgica y coherente en
el tiempo, previendo que la estructura permanezca siempre intacta.

Ejemplo: Proceso de Jurisdiccin Coactiva.

Los cuadernos que lo componen pueden ser:

- Cuaderno Principal.
- Cuaderno de Medidas Cautelares.
- Cuaderno de Excepciones
- Cuaderno de Nulidades
- Cuaderno Investigaciones de Bienes

Cada cuaderno se organizar y foliar en forma independiente en tantos
expedientes o carpetas como sea necesario, segn la cantidad de folios.

Ejemplo:

Cuaderno Principal: 2 carpetas


Cuaderno de Medidas Cautelares: 3 carpetas

Carpeta 3. Del Folio 403 hasta el 560 Total de folios 158

Organizacin de Carpetas o Expedientes.

La apertura y organizacin de las carpetas o expedientes se har de acuerdo con
las series y/o subseries definidas en la Tabla de Retencin Documental de cada
una de las Direcciones de Vigilancia Fiscal.

La identificacin de las carpetas se har en formato impreso sobre la cara
externa de la primera tapa de la carpeta (Ver Grfico 6), ubicndola
horizontalmente en la esquina superior derecha con los siguientes datos:
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Grfico 6. Identificacin de carpeta y ubicacin

En el campo de Tipo de archivo se escribe el nombre del archivo: Archivo
General, Archivo Corriente o Archivo Permanente segn corresponda.

Para los dems datos de identificacin de las carpetas se debe diligenciar el
formato de identificacin de carpetas, el cual debe ser diligenciado en letra
imprenta Arial 10 en computador, impreso y adherido con pegante lquido en la
cara externa de la carpeta en la esquina superior derecha en sentido horizontal
de la carpeta dejando un centmetro a cada lado de la esquina. Las medidas del
formato son: 9 cm de largo y 15.5 cm de ancho.

La CUENTA presentada por el Sujeto de Control y uno de los insumos del
Proceso Auditor, se entregar por separado (sta no hace parte de ninguno de
los Archivos de la Auditora), se Identificar as: (Ver Grfico 7)
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Grfico 7. Ejemplo de identificacin de carpeta para la cuenta en un proceso
auditor.

El documento con fecha ms antigua de produccin o recepcin, ser el primer
documento que se encontrar al abrir la carpeta y el de la fecha ms reciente
debe estar al final de la misma, es decir, se dispondrn en orden cronolgico de
arriba hacia abajo con sus respectivos soportes. Para la Serie Documental
Auditoria Integral se excluye el formato de inventario de carpeta.

Foliacin.

El proceso de foliacin lo har el Equipo Auditor, de acuerdo al numeral 1.2.1. de
ste Manual.

1.2.2. IDENTIFICACIN DE UNIDADES DE CONSERVACIN

Para la identificacin de las carpetas se debe diligenciar el siguiente
formato en letra imprenta Arial 10 en computador, impreso y adherido con
pegante lquido en la cara externa de la carpeta en la esquina superior derecha
en sentido horizontal de la carpeta dejando un centmetro a cada lado de la
esquina. (Ver Grfico 8). Las medidas del formato son: 9 cm de largo y 15.5 cm
de ancho. (Ver Grfico 11).

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Grfico 8. Ubicacin del Rtulo de Identificacin en una carpeta.

A los Informes de Auditoras se debe colocar el Formato de Identificacin de
Carpetas en la parte inferior de la cartula del Informe, de la siguiente manera:

Grfico 9. Ubicacin del Rtulo de Identificacin en un Informe de Auditora.

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Para el caso de los tomos, el rtulo de identificacin de carpetas (Anexo 3) se
colocar en la parte superior de la cubierta u hoja que protege el documento, la cual
se encuentra ubicada despus de la tapa del tomo, dejando dos (2) cm desde el
borde superior y centrado.

Grfico 10. Ubicacin del Rtulo de Identificacin en un Tomo.

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El rtulo Anexo 3 Identificacin de Carpeta, se diligencia de la siguiente manera:

Grfico 11. Rtulo de Identificacin.

Los campos (6) Fecha, (7) No. Folios, (8) Carpeta y (9) Datos de
Transferencia, del Anexo 3 Identificacin de Carpetas, pueden ser
diligenciados con esfero negro y en letra imprenta.

1. SECCIN: Unidad administrativa de mayor jerarqua de la cual dependa la
Subseccin u oficina productora, tal como aparece en la Tabla de Retencin
Documental (TRD) de cada dependencia.

Ejemplo:

2. SUBSECCIN: Oficina que produce y conserva la documentacin
tramitada en ejercicio de sus funciones.
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GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

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Ejemplo:

1. SECCIN Gerencia Administrativa y Financiera
2. SUBSECCIN Direccin Imprenta, Archivo y Correspondencia

Cuando esta es la Unidad Administrativa de mayor jerarqua, el espacio de la
subseccin debe quedar en blanco.

Ejemplo:

1. SECCIN Gerencia Administrativa y Financiera
2. SUBSECCIN

3. SERIE DOCUMENTAL. Este campo consta de 3 subcampos:

Cdigo. Debe registrar el cdigo de la serie documental, el cual se
encuentra en la primera columna de la TRD de cada dependencia.

Tipo de Archivo. Este subcampo solo debe ser diligenciado para la Serie
Documental Auditora Integral.

Nombre Debe escribir el nombre completo de la serie documental, el cual
se encuentra en la segunda columna de la Tabla de Retencin de cada
dependencia.

Ejemplo: En la TRD aparece:

CDIGO

SERIES / SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

81115-080
81115-080-03
INVENTARIOS DOCUMENTALES
INVENTARIOS DOCUMENTALES ANUALES POR
DEPENDENCIAS DEL NIVEL CENTRAL

En el campo 3 del rtulo debe quedar as:

Cdigo 81115-080 Tipo de Archivo
3. SERIE
Nombre

CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

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4. SUBSERIE DOCUMENTAL. Este campo consta de 2 subcampos:

Cdigo. Debe registrar el cdigo de la subserie documental, el cual se
encuentra en la primera columna de la TRD de cada dependencia.

Nombre Debe escribir el nombre completo de la subserie documental, el
cual se encuentra en la segunda columna de la Tabla de Retencin de cada
dependencia.
Ejemplo: En la TRD aparece:

CDIGO

SERIES / SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
81115-080
81115-080-03
INVENTARIOS DOCUMENTALES ANUALES POR
DEPENDENCIAS DEL NIVEL CENTRAL

En el campo 4 del rtulo debe quedar as:

5. NMERO O NOMBRE DEL EXPEDIENTE

Nombre. Se debe realizar una breve descripcin del asunto o tipo de
documento. Estos pueden ser el nombre del expediente (persona, institucin,
proyecto, plan, informe, convenio, etc.), un rango de autos, resoluciones,
memorandos, actas, oficios que estn ordenados por el nmero consecutivo.
Cuando se utilicen siglas es necesario la sigla y su nombre por extenso.

Debe reflejar su contenido, es decir, el asunto de que trata.

Ejemplo:

5.MMERO O
NOMBRE DEL
EXPEDIENTE
Nombre RESOLUCIONES 001-125

CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

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Ejemplo:

5.MMERO O
NOMBRE DEL
EXPEDIENTE
Nombre
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL 2009
CONTRALORIA DELEGADA SECTOR MINAS Y ENERGIA

Ejemplo:

5.MMERO O
NOMBRE DEL
EXPEDIENTE
Nombre
INSTITUTO COLOMBIANO DE MERCADEO
AGROPECUARIO (IDEMA)

Ejemplo:

5.MMERO O
NOMBRE DEL
EXPEDIENTE
Nombre PROYECTO COL/98/008/A/01/99

Ejemplo:

5.MMERO O
NOMBRE DEL
EXPEDIENTE
Nombre
AUDITORIA INTEGRAL MINISTERIO DE MINAS Y
ENERGIA: PAPELES DE TRABAJO. A.P. 2001

6. FECHA. Este campo consta de 2 subcampos:

Fecha inicial. Corresponde a la fecha que tiene el primer documento de
la carpeta. La fecha consta de 8 dgitos (dd-mm-aaaa).

Fecha final. Corresponde a la fecha que tiene el ltimo documento de la
carpeta. La fecha consta de 8 dgitos (dd-mm-aaaa).

Ejemplo:

6. FECHA Inicial 02-05-2003 Final 30-05-2003

7. No. FOLIOS. Este campo consta de 3 subcampos:

del. Debe escribirse el nmero de folio correspondiente al primer
documento que aparece en la carpeta. Como las hojas de cada carpeta estn
numeradas por un consecutivo que va de menor a mayor, este corresponde al
menor.
CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

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al. Debe escribirse el nmero de folio correspondiente al ltimo
documento que aparece en la carpeta. Como las hojas de cada carpeta estn
numeradas por un consecutivo que va de menor a mayor, este corresponde al
mayor.

Total folios. Debe escribirse el nmero total de hojas (folios) que contiene
la carpeta.

Ejemplo:

7. No. FOLIOS: del 1 al 200
Total
folios
200
Ejemplo:

7. No. FOLIOS: del 400 al 599
Total
folios
200

8. CARPETA

Este campo consta de 2 subcampos:

No. Correlativo

Relacin que existe entre dos o ms carpetas que tratan el mismo asunto o una
misma serie. No se deben mezclar nmeros de expedientes de series distintas, ni
periodos diferentes.

Este nmero de debe diligenciar, cuando el asunto o serie documental ocupa
ms de una carpeta.

Ejemplo: 1/2
2/2

8. CARPETA: No. Correlativo 1/2 No. Consecutivo


CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

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No. Consecutivo

El nmero consecutivo se utiliza solamente cuando una serie o expediente est
conformada por varias carpetas divididas en subtemas, donde cada subtema
est conformado por una o ms carpetas.

Ejemplo:

Serie: EXPEDIENTES PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL
Conformada por: Indagaciones Preliminares. Contiene 3 capetas
Apelacin o Segunda Instancia. Contiene 1 carpeta
Cuaderno Medidas Cautelares. Contiene 2 carpetas

Primera carpeta de Indagaciones Preliminares
1/6

Segunda carpeta de Indagaciones Preliminares.
2/6

Tercera carpeta de Indagaciones Preliminares.
3/6

Primera carpeta de Apelacin o Segunda Instancia.
4/6

Primera carpeta de Cuaderno Medidas Cautelares
5/6

Segunda carpeta de Cuaderno Medidas Cautelares
6/6

CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

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9. DATOS DE TRANSFERENCIA (Para llenar en el Archivo Central)

Este campo no debe ser llenado por quien hace la transferencia, este lo debe
llenar un funcionario del Archivo Central en el momento de asignarle a la
transferencia documental un lugar en los estantes del Archivo Central.

Este campo consta de 4 subcampos:

No. Orden. Corresponde al nmero de orden que se escribe en la
primera columna del Formato nico de Inventario Documental al momento de
realizar la transferencia documental.

No. de Caja. Nmero que de acuerdo a la organizacin del Archivo
Central le corresponde a la caja transferida.

No. Transferencia. Nmero que se le asigna a la transferencia en el
Archivo Central.

Signatura topogrfica. Seala la ubicacin fsica del documento dentro
del Archivo Central.

Ejemplo:

9. DATOS DE TRANSFERENCIA ( Para llenar en el Archivo Central)
No. Orden
No. de Caja
No. Transferencia Signatura topogrfica
50
16
02-2009
B 3 E 2 A 4

NOTA: El formato no debe ser modificado ni en medidas ni en contenido.

Cada carpeta que conforma las series documentales o subseries
documentales debe llevar un inventario de los tipos documentales que la
constituyen, utilizando el formato inventario de carpeta (Ver Anexo 2), el cual se
debe colocar en la cara interna de la primera tapa de cada carpeta, no lleva
foliacin y debe ser firmada por el responsable de la carpeta.

Cada carpeta que conforma la serie documental de Historias Laborales,
debe llevar una Hoja de Control (Inventario de carpeta) en la cual se relacionan
cada uno de los tipos documentales que la conforman, para esto se utilizar el
Anexo 37. Hoja de control (inventario de carpeta) para la Serie Documental
Historias Laborales, el cual se debe colocar como primer documento de la
carpeta debidamente legajado, no lleva foliacin y debe ser firmado por el
CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
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ENTIDAD
VERSION:2.0

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responsable del manejo de Historias Laborales, por el funcionario que elabor el
documento y el Director de Talento Humano.

NOTA: La Serie Documental Consecutivo de Comunicaciones Oficiales no
lleva inventario de carpeta, debe de ir ordenada cronolgicamente teniendo en
cuenta la fecha en que es recibida la comunicacin oficial en la unidad de
correspondencia.

1.2.3. ALMACENAMIENTO Y UBICACIN DE LA DOCUMENTACIN

En los Archivos de Gestin las carpetas deben ir ubicadas en estantes, de
izquierda a derecha, en orden cronolgico, el lomo de la carpeta debe ir hacia la
parte del entrepao. En caso de contar con archivadores, las carpetas se deben
ubicar dentro de cada gaveta de arriba hacia abajo, teniendo como referencia el
orden de las series establecido en la Tabla de Retencin Documental.

Para las transferencias documentales se deben utilizar unidades de
conservacin (cajas) para archivo, las cuales las suministrar la DIAC, previa
solicitud mediante oficio.

Las carpetas que se van a almacenar en unidades de conservacin
(cajas), deben de ir de izquierda a derecha, en orden cronolgico, el lomo de la
carpeta debe ir hacia la parte inferior de la caja o unidad de conservacin. (Ver
Grfico 12).

Grfico 12 Ubicacin de carpetas dentro de la caja.

CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

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Proceda a colocar en las unidades de conservacin (caja), en el adverso
de la tapa de la caja, debidamente diligenciado en formato de inventario de caja,
el cual contiene los siguientes campos: nombre de la dependencia, cdigo, caja
No., ao(s), No. de carpeta, serie o subserie y folios (Ver Anexo 6). As como
muestra en el siguiente el grfico 13.

Grfico 13 - Ubicacin del Inventario de la caja.

Las unidades de conservacin (cajas) que se deben ubicar en estantes
fijos o estantera rodante en los Archivos Centrales (Nivel Central y
Desconcentrado), las cuales deben ir de izquierda a derecha y de arriba hacia
abajo (Ver Grfico 14).

CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

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Grfico 14 Ubicacin de cajas en estantera fija.

Debe existir una distancia libre entre la unidad de conservacin (caja) y el
entrepao superior de cuatro (4) a siete (7) cms. La distancia promedio entre
entrepao y entrepao es de 34 cms.

Para la sealizacin, se debe identificar claramente el mobiliario de
archivo, como bloque, cuerpo, estante, entrepao, archivador, gaveta
identificando cada una de las partes con rtulos.

Para archivo rodante la sealizacin de bloque y cuerpo es:
Letra Arial 60 en mayscula y formato de negrita.

CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
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ENTIDAD
VERSION:2.0

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Para archivo rodante la sealizacin de estantes es:

Para el caso de estantes la sealizacin es:


Para sealizacin de entrepaos en estantera rodante o fija es:

CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

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Para la sealizacin de archivadores y gavetas es:

La estantera rodante debe estar sealizada, es decir, colocar los respectivos
rtulos, como lo indica el grfico 15, especificando bloque, cuerpo, estante,
entrepao, con el fin de ubicar ms fcil la informacin.

Grfico 15. Sealizacin de estantera rodante.
CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
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ENTIDAD
VERSION:2.0

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La estantera fija debe estar sealizada, es decir, colocar los respectivos
rtulos, como lo indica el grfico 16, especificando estante y entrepao, con el fin
de ubicar ms fcil la informacin.

Grfico 16. Sealizacin de estantera fija.

Si en su dependencia utilizan archivadores para ubicar y conservar los
documentos, debe proceder a marcar las gavetas de forma consecutiva, en la
esquina superior derecha, como indican la Grfico 17.

Grfico 17. Sealizacin de archivadores y gavetas.
CALIDAD (SIGCC)
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GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

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1.2.4. PASOS PARA LA ORGANIZACIN DE ARCHIVOS

Los archivos estn constituidos fundamentalmente por carpetas o expedientes,
que son unidades archivsticas en las que se rene un conjunto de los
documentos relacionados con un mismo asunto, los cuales sirven como
antecedentes y fundamentos de las actuaciones administrativas, los documentos
se deben ordenar sucesivamente de acuerdo a como se produzca cada uno de
ellos, posteriormente se organizan dentro del archivo segn lo establecido en las
Tablas de Retencin Documental.

Para su organizacin se deben realizar los siguientes pasos:

Para la entrega y recepcin de los documentos al Archivo de Gestin, se
entregarn las unidades de conservacin (carpetas) aplicando el numeral 1.2.
Ordenacin documental y la informacin dada para la Entrega de Papeles de
Trabajo al Archivo de Gestin establecidos en el Manual de Procedimientos de
Gestin Documental, Archivo y Correspondencia de la Contralora General de la
Repblica. Este proceso se realizar mediante el diligenciamiento del formato
nico de inventario documental, donde se relacionar cada una de las carpetas o
expedientes, los cuales debern estar en conformidad con la Tabla de Retencin
Documental.

Los responsables del Archivo de Gestin de la dependencia, verificarn el
cumplimiento de numeral 1.2. Ordenacin documental del Manual de
Procedimientos de Gestin Documental, Archivo y Correspondencia de la
Contralora General de la Repblica y procedern a recibir los documentos,
firmando el respectivo formato nico de inventario documental.

Los responsables del Archivo de Gestin de cada dependencia, realizarn
la ubicacin fsica de los documentos dentro de los espacios fsicos asignados
para ello.

En la Contralora General de la Repblica, para la ubicacin y
conservacin de los documentos se utilizan de manera generalizada los
archivadores rodantes, los de estantera fija y los verticales de gavetas.

Archivadores Rodantes. Disponen de cuerpos fijos o rodantes con
estantera que a su vez contiene entrepaos (Ver Grfico 18).

CALIDAD (SIGCC)
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ENTIDAD
VERSION:2.0

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Grfico 18. Archivador rodante.

Archivador de Estantera fija. Sistema modular conformado por
entrepaos que pueden ser cerrados o abiertos en el fondo y en los laterales (Ver
Grfico 19).

Grfico 19. Archivadores fijos.
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ENTIDAD
VERSION:2.0

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Archivadores Verticales de Gavetas. Son los ms usados por las
secretarias que manejan Archivos de Gestin, elaborados en madera o metal son
conformados por 3 o 4 gavetas provistas de guas laterales donde van alojadas
las carpetas colgantes, como lo muestra el grfico 20.

Gaveta

Grfico 20. Archivadores verticales de gaveta.

Organice los documentos de acuerdo con las series y subseries definidas
en las Tablas de Retencin Documental de su dependencia y dentro del archivo,
es decir entrepaos o gavetas, establezca un espacio especfico para cada serie
y/o subserie.

En caso que su dependencia use archivadores verticales de gavetas
realice los siguientes pasos:

El archivador debe estar organizado de acuerdo con las Tablas de
Retencin Documental de su dependencia, dentro de l se debe definir un
espacio especfico para cada serie o subserie. Se utilizarn carpetas colgantes,
carpetas celuguas y separadores de cartn cartulina para este procedimiento.
Identifique el lugar de cada serie o subserie con el cdigo y el nombre de la
misma.

Coloque los separadores que identifican tanto las series como las
subseries documentales, antes de las carpetas, para que sirvan como guas
conforme al orden en el cual se encuentran en las Tablas de Retencin
Documental, estos van identificados con el nmero y nombre de la serie o
subserie, como lo muestra el grfico 21.

CALIDAD (SIGCC)
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VERSION:2.0

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Ejemplo:

Grfico 21. Separador para identificar series y subseries.

Los separadores deben ser en cartn cartulina de 35 cms. de ancho por
27 cms. de alto, se escribe en letra imprenta a mquina de escribir computador,
utilizando mayscula sostenida y en negrilla el cdigo y nombre de la respectiva
serie, en el borde superior izquierdo. Para las subseries se escribe el letra
imprenta a mquina de escribir o computador, utilizando mayscula inicial, el
cdigo y nombre de la subserie, en el borde superior derecho, como lo indica el
grfico 21.

Los separadores que identifican tanto las series como subseries, se
deben colocar al inicio de los expedientes o carpetas correspondientes.

Las carpetas colgantes se deben identificar en el marbete con el cdigo
de la dependencia, cdigo y nombre de la serie o subserie documental, de tal
forma que facilite la ubicacin, ver grfico 22.
81115-003 ACTAS 81115-003 ACTAS

Grfico 22. Carpeta colgante.
81115- 003 ACTAS

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ENTIDAD
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Utilice una carpeta colgante y coloque dentro de ella la carpeta, identifique
la carpeta utilizando el formato de identificacin de carpeta o rtulo, tal como lo
indica ste manual.

Para el caso de archivadores, identifique el contenido de cada gaveta, es
decir que series o subseries contiene con el respectivo cdigo, en la esquina
superior izquierda de la gaveta, como lo muestra el grfico 23.

Grfico 23 - Ubicacin de la informacin de series y subseries que contiene cada
gaveta.

Los espacios fsicos destinados para los archivos debern cumplir las
condiciones tcnicas mnimas que garanticen la conservacin y seguridad de los
documentos. Los responsables de su almacenamiento, establecern controles
sistemticos de prevencin del deterioro o situaciones de riesgo como las
condiciones ambientales, instalaciones, manejo, mantenimiento y estado fsico
de los documentos.

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ENTIDAD
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Una vez organizados los documentos, se procede a diligenciar la base de
datos (Ver Anexo 5) y posteriormente se ubican los documentos en archivadores
o gavetas apropiadas para conservar documentacin.

1.2.5. ENTREGA DE DOCUMENTOS A LOS ARCHIVOS DE GESTIN

Para la entrega y recepcin de los documentos al Archivo de Gestin, se
entregarn las unidades de conservacin (carpetas) aplicando los numerales 1.2.
Ordenacin documental, 1.2.1. Foliacin documental y 1.2.2. Identificacin de
unidades de conservacin de este manual. Este proceso se realizar mediante el
diligenciamiento del Formato nico de Inventario Documental (Ver Anexo 4),
donde se relacionar cada una de las carpetas o expedientes, las cuales debern
estar en conformidad con la Tabla de Retencin Documental.

Los responsables del Archivo de Gestin de la dependencia, verificarn el
cumplimiento de los numerales 1.2. Ordenacin documental, 1.2.1. Foliacin
documental y 1.2.2. Identificacin de unidades de conservacin y procedern a
recibir los documentos, firmando el respectivo Formato nico de Inventario
Documental.

Los responsables del Archivo de Gestin de cada dependencia, dentro del
espacio asignado al archivo, ubicaran los documentos recibidos, como lo indica
ste manual, tambin debe registrar en la base de datos (Ver Anexo 5) la
informacin de la documentacin contenida y recibida en el Archivo de Gestin,
especificando la ubicacin de la documentacin dentro de los muebles
destinados al almacenamiento de documentos de archivo.

Cuando se utilicen unidades de conservacin (cajas) en Archivos de
Gestin, se debe diligenciar el formato (Ver grfico 24) ubicado en la tapa
externa de la caja con marcador industrial de color negro, sin tachones ni
enmendaduras. En el lado envs de la tapa de la caja se debe colocar el Formato
de Inventario de Caja (Anexo 6), el cual debe ser diligenciado en letra Arial a
computador e impreso.

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Grfico 24. Formato de caja.

Al momento de realizar la transferencia documental no se debe diligenciar
ningn campo del formato (Ver Grfico 24) que trae la tapa de la unidad de
conservacin (caja), los campos (No. Caja, Ao, Bloque, Cuerpo, Estante,
Entrepao) sern diligenciados por los responsables del Archivo Central. Para el
proceso de transferencia documental, el nmero de caja se debe escribir en el
Formato de Inventario de Caja (Ver anexo 6).

Coloque en la unidad de conservacin (caja), el Formato de Inventario de
Caja (Ver Anexo 6), el cual debe ser diligenciado en letra Arial a computador e
impreso.

1.3. ENTREGA Y RECIBO DE DOCUMENTOS POR NOVEDADES DE
PERSONAL

El funcionario o toda aquella persona que est vinculada directa o
indirectamente a la CGR que se desvincula o traslada, relacionar los
documentos a entregar en el formato nico de inventario documental (Ver Anexo
4) y posteriormente elaborar un acta que formaliza la entrega de los
documentos detallados en el inventario documental. Esta acta debe llevar el visto
bueno del jefe de la dependencia. (Ver Anexo 7).

El funcionario de la Contralora General de la Repblica, que se traslade o
aquella persona que se vincule a la entidad, debe recibir con inventario
documental (Ver anexo 4) y acta de entrega (Ver anexo 7), los documentos que
en cumplimiento a sus funciones va a manejar y a partir de la fecha y firma de
dicha acta, se har responsable de la documentacin.
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En el momento de diligenciar el Formato nico de Inventario Documental
(Ver anexo 4) para entrega y recibo de documentos por novedades de personal,
se debe escribir en el campo Objeto: Inventario por Novedad de Personal; el
Formato nico de Inventario Documental debe ir firmado por quien elabora el
inventario, quien entrega la documentacin, quien recibe los documentos y visto
bueno del jefe inmediato, con el fin de legalizar la entrega y recibo de
documentos.

Para el caso de la entrega de archivos electrnicos, se debe diligenciar el
Formato nico de Inventario Documental (Ver anexo 4), especificando que son
documentos electrnicos, stos deben ser entregados en medio magntico, el
tecnlogo de la dependencia deber comprobar que cada uno de los archivos
entregados no tengan ninguna clase de restriccin para su acceso (claves,
protecciones, entre otras).

El tecnlogo de la dependencia debe tramitar ante la Oficina de Sistemas
la desactivacin de accesos a todos los aplicativos que el funcionario manejo en
la dependencia, posteriormente, cumplido lo anterior dar el visto bueno en el
Acta de entrega de documentos (Ver anexo 7).

Una vez firmada el acta respectiva (Ver anexo 7), el funcionario que se
traslada o desvincula, deber presentar a la Direccin de Imprenta, Archivo y
Correspondencia, la Certificacin (Ver Anexo 23. Certificacin Entrega de
Documentos) emitida por el jefe de la dependencia, adjuntando copia del acta de
entrega de documentos para que se le expida el respectivo paz y salvo
documental (Ver Anexo 25. Certificado de Paz y Salvo Documental) y
posteriormente continu el trmite ante la Direccin de Talento Humano,
cumpliendo con el Memorando del 15 de julio de 2009, suscrito por la Direccin
de Gestin de Talento Humano, en cual hace referencia al paz y salvo
documental.

Para la entrega y recepcin de documentos se deben utilizar unidades de
conservacin, acorde al volumen documental a entregar, aplicando los numerales
1.2., 1.2.1., 1.2.2. y 1.2.3. del presente manual.

La entrega y recibo de los documentos a que se refiere este
procedimiento, se har de conformidad con la Tabla de Retencin Documental y
los documentos de apoyo que se hayan aperturado.

Si el funcionario no tiene documentos a su cargo, deber presentar una
certificacin expedida por el jefe inmediato (Ver Anexo 24. Certificacin No
Tiene Documentos a Cargo) con fecha de expedicin no mayor a 5 das hbiles
y radicada en el sistema de correspondencia, por medio de la cual certifique que
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el funcionario no tiene documentos (soporte papel, electrnico u otro) a su cargo
y que est al da en el manejo de las comunicaciones oficiales, es decir, que no
tiene comunicaciones pendientes por tramitar en el Sistema de
Correspondencia, teniendo en cuenta el reporte generado en el CORDIS para el
Nivel Central y para las Gerencias Departamentales el control establecido en
cada una de ellas.

Una vez presentado por el funcionario que no tiene documentos a cargo,
la certificacin de paz y salvo documental (Ver Anexo 24. Certificacin No
Tiene Documentos a Cargo) firmada por el jefe inmediato, el Director Imprenta,
Archivo y Correspondencia proceder a expedir el Certificado de Paz y Salvo
Documental (Ver Anexo 26. Certificado de Paz y Salvo)

En caso de abandono del cargo o fallecimiento, el jefe de la dependencia
o el Gerente Departamental deber designar un funcionario para levantar el
inventario de los documentos, en constancia firmarn el acta de entrega de
documentos (Ver anexo 7) y el inventario documental (Ver anexo 4), para
posteriormente hacer entrega de la documentacin al funcionario que lo va a
remplazar o que va a responder por los documentos..

En caso de abandono del cargo o fallecimiento del jefe de la dependencia
a nivel central, el profesional de archivo de gestin de la dependencia elaborar
el inventario de los documentos (Ver anexo 4) para realizar la entrega formal al
nuevo jefe o encargado. Una vez recibida la documentacin por el nuevo jefe de
la dependencia o encargado, ste solicitar el paz y salvo documental de la
persona que abandon el cargo o falleci, anexando copia del acta de entrega de
documentos (Ver anexo 7) a la Direccin de Imprenta, Archivo y
Correspondencia.

En caso de abandono del cargo o fallecimiento del Gerente
Departamental, el profesional de archivo central elaborar el inventario de los
documentos (Ver anexo 4) para realizar la entrega formal al nuevo gerente o
encargado. Una vez recibida la documentacin por el nuevo Gerente
Departamental o encargado, ste expedir el paz y salvo documental de la
persona que abandon el cargo o falleci, anexando copia del acta de entrega de
documentos (Ver anexo 7).

Para expedir el Certificado de Paz y Salvo Documental a funcionarios
del Nivel Directivo de la Contralora General de la Repblica, el Directivo
saliente, deber entregar al nuevo Directivo o encargado los documentos y
archivos que tena a su cargo debidamente inventariados, con la respectiva Acta
de Entrega de Documentos, utilizando el Anexo 7 Acta de Entrega de
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Documentos y Anexo 4 Formato nico de Inventario Documental, formatos que
sern entregados debidamente diligenciados y firmados.

Cuando no hay un nuevo Directivo o encargado que reciba los
documentos, se deben entregar al Profesional de Archivo de la dependencia. El
nuevo Directivo, la persona encargada o jefe inmediato, segn sea el caso,
emitir el certificado de Paz y Salvo Documental.

Para el caso del Director de la DIAC, el nuevo Director o encargado
generar el certificado de paz y salvo documental.

La Direccin de Imprenta, Archivo y Correspondencia expedir el
certificado de paz y salvo documental respectivo que avala dicha diligencia. En el
nivel desconcentrado el certificado de paz y salvo documental lo expedir el
Gerente Departamental.

NOTA: Cada Jefe Inmediato es responsable de los documentos que reposan en
el Archivo de Gestin de la dependencia que tenga a su cargo, igualmente de los
documentos que maneja en su despacho.

1.4. ACTUALIZACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

Identificar los cambios estructurales o funcionales en la Contralora
General de la Repblica, ya sea de la Entidad o de una o varias dependencias.

Compilar las disposiciones legales, actos administrativos u otras normas
por medio de las cuales se realicen cambios estructurales, funciones o
procedimientos dentro de las dependencias o la Entidad.

Identificar las funciones que afectan la gestin documental en la Entidad o
alguna dependencia.

Reunir a los funcionarios de la dependencia para la elaboracin de la
propuesta de actualizacin de las Tablas de Retencin Documental,
determinando las series documentales, subseries documentales y tipos
documentales, dndole una valoracin primaria y secundaria a la documentacin,
con el fin de determinar el tiempo de retencin en cada fase del ciclo vital del
documento, para la actualizacin de Tablas de Retencin Documental se utilizar
el formato de Tabla de Retencin Documentacin (Ver Anexo 8).

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Enviar la propuesta de actualizacin Tabla de Retencin Documental a la
Direccin de Imprenta, Archivo y Correspondencia.

Revisar por parte de los funcionarios delegados de la dependencia y
funcionarios de la Direccin de Imprenta, Archivo y Correspondencia, la
actualizacin realizada a la Tabla de Retencin Documental, con el fin de ajustar
la propuesta para la posterior aprobacin de la Tabla de Retencin Documental.

Firmar el documento Anexo 9 como resultado de la reunin entre los
funcionarios delegados de la dependencia del Nivel Central y funcionarios de la
Direccin Imprenta, Archivo y Correspondencia.

Presentar la actualizacin de la Tabla de Retencin Documental al
Director de la DIAC para que l las presente ante el Comit de Archivo de la
Entidad para su aprobacin.

El Comit de Archivo de la Contralora General de la Repblica estudiar
la propuesta, a fin de aprobar la actualizacin de la Tabla de Retencin
Documental.

Enviar las Tablas de Retencin Documental para la firma de los Jefes de
las Dependencias de Nivel Central, para el caso de Gerencias Departamentales
la firma del Gerente Departamental y posterior firma del Director de la Direccin
Imprenta, Archivo y Correspondencia.

Si la actualizacin no es aprobada por el Comit de Archivo de la Entidad,
se devolver a la dependencia con las respectivas sugerencias.

El director de la Direccin de Imprenta, Archivo y Correspondencia, una
vez aprobada la actualizacin de la Tabla de Retencin Documental por parte del
Comit de Archivo de la Contralora General de la Repblica, enva la Tabla de
Retencin Documental a la Oficina de Planeacin para ingresarla al Sistema de
Gestin de Calidad e informa al Archivo General de la Nacin esta novedad.

Difundir y aplicar las Tablas de Retencin Documental debidamente
aprobadas por el Comit de Archivo de la Entidad a todos los funcionarios de la
CGR, labor que se realizar por parte de jefes de las dependencias en el Nivel
Central y los Gerentes Departamentales en el Nivel Desconcentrado. Por otra
parte, las asesoras sobre las mismas, sern realizadas por funcionarios de la
Direccin Imprenta, Archivo y Correspondencia.

La Direccin de Imprenta, Archivo y Correspondencia, realizar el control
y seguimiento de la aplicacin y cumplimiento de la Tabla de Retencin
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Documental en cada dependencia, con el fin de verificar las transferencias
documentales y disposicin final de los documentos.

Los jefes de las distintas dependencias deben con fundamento en la
Tabla de Retencin Documental, velar por la conformacin, organizacin y
control de los Archivos de Gestin teniendo en cuenta los principios archivsticos,
el ciclo vital del documento y la normatividad archivstica vigente.

1.5. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES.

Las transferencias documentales debern efectuarse teniendo en cuenta
los tiempos establecidos en la Tabla de Retencin Documental.

La realizacin de las transferencias documentales debe ser acorde al
cronograma de transferencias establecido por Direccin de Imprenta, Archivo y
Correspondencia en el Nivel Central. Para el Nivel Desconcentrado el
cronograma lo realizar el responsable del Archivo Central de cada Gerencia
Departamental.

El cronograma de transferencias ser enviado por la Direccin de
Imprenta, Archivo y Correspondencia, con antelacin a todas las dependencias
del Nivel Central. En las Gerencias Departamentales el cronograma lo elaborara
el responsable del Archivo Central y lo dar a conocer a los grupos de trabajo de
la Gerencia.

El jefe de la dependencia informa al responsable del Archivo de Gestin
para que prepare la transferencia documental, para el caso de las Gerencias
Departamentales informar el coordinador de grupo.

Los responsables del Archivo de Gestin a Nivel Central y Nivel
Desconcentrado, verifican que los documentos ya cumplieron el tiempo de
retencin en el Archivo de Gestin establecido en la Tabla de Retencin
Documental.

Revisar que la documentacin a transferir cumpla con lo establecido en el
numeral 1.2. del presente manual.

Las unidades de conservacin (cajas) para las transferencias
documentales tanto a Nivel Central como a Nivel Desconcentrado, deben ser
solicitadas con antelacin y mediante oficio a la Direccin de Imprenta, Archivo y
Correspondencia.

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Los Archivos de Gestin del Nivel Central debern transferir al Archivo
Central solamente aquellas series y subseries documentales contempladas en
las Tablas de Retencin Documental que hayan cumplido el tiempo de retencin
estipulado.

El Archivo o Archivos de Gestin del Nivel Desconcentrado, debern
transferir al Archivo Central de la respectiva Gerencia Departamental solamente
aquellas series y subseries documentales contempladas en las Tablas de
Retencin Documental que hayan cumplido el tiempo de retencin estipulado.

Las transferencias documentales se realizaran por escrito utilizando el
Formato nico de Inventario Documental, debidamente diligenciado y adjuntando
dicha informacin en medio magntico. La actividad ser realizada por parte del
jefe de la dependencia en conjunto con el grupo de archivo para el Nivel Central
y para el Nivel Desconcentrado el coordinador de grupo y el personal
responsable de archivo.

Para las transferencias documentales en el Nivel Central, los funcionarios
asignados por la DIAC, realizar una visita previa al Archivo de Gestin que va a
efectuar la transferencia documental, en la cual realizarn una prueba selectiva
de un 10 % del total de unidades de conservacin a transferir, a fin de dar visto
bueno a la transferencia documental siempre y cuando cumpla con todos los
requerimientos establecidos por la DIAC.

En las visitas previas a las transferencias documentales en el Nivel Central, se
validar el cumplimiento de los siguientes pasos:

Cumplimiento al numeral 1.2 de ste procedimiento.

Diligenciamiento del Formato nico de Inventario Documental (Anexo 4).

Verificar que las unidades de conservacin (Cajas) en el lado envs de
la tapa se encuentre pegado el formato inventario de caja (Ver anexo 6), el cual
debe ser impreso y diligenciado en letra Arial a computador.

Las carpetas a transferir deben ir numeradas desde 1 hasta n y coincidir
con el nmero del orden del Formato nico de Inventario Documental FUID
(Ver Anexo 4). El nmero que le corresponde a la carpeta dentro de la
transferencia documental, se escribe al lado izquierdo, debajo del rtulo de
identificacin de carpeta (Anexo 3) que se encuentra adherido a la carpeta. (Ver
Grfico 25)

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Las cajas a transferir deben ir numeradas desde 1 hasta n en el Formato
Inventario de Caja (Ver anexo 6) y coincidir con el nmero de caja que se coloca
en el campo Caja Unidades de Conservacin del Formato nico de Inventario
Documental FUID (Ver Anexo 4). El nmero que le corresponde a la caja que
contiene las carpetas dentro de la transferencia documental, se escribe en cada
carpeta al lado izquierdo, debajo del rtulo de identificacin de carpeta (Anexo 3)
que se encuentra adherido a la carpeta. (Ver Grfico 25)

Ejemplo:

Grfico 25. Nmero de carpeta dentro de la transferencia y nmero de la caja
que contiene la carpeta a transferir.

Los Informes de Auditora a transferir deben ir numerados y coincidir con el nmero
del orden del Formato nico de Inventario Documental FUID (Ver Anexo 4). El
nmero que le corresponde al Informe de Auditora dentro de la transferencia
documental, se escribe con lpiz en la parte superior izquierda del primer folio del
informe, junto con el nmero de la caja en la cual va almacenado, sin afectar
ninguna informacin que contenga el documento, como lo indica el grfico 26.

Los tomos a transferir deben ir numerados y coincidir con el nmero del orden del
Formato nico de Inventario Documental FUID (Ver Anexo 4). El nmero que le
corresponde al tomo dentro de la transferencia documental, se escribe con lpiz en
la parte superior izquierda del primer folio del informe, junto con el nmero de la caja
en la cual va almacenado, sin afectar ninguna informacin que contenga el
documento, tal como lo indica el grfico 26.

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Grfico 26. Nmero del Tomo o Informe de Auditora dentro de la transferencia y
nmero de la caja que contiene el Tomo o Informe de Auditora a transferir.

En caso que existan observaciones, se indicaran en el formato de control
de visitas de gestin documental (Ver anexo 9), el cual se firmar por los
responsables de Archivo de Gestin de las dependencias y los funcionarios de la
Direccin de Imprenta, Archivo y Correspondencia y se darn diez (10) das
hbiles para que se hagan los ajustes a la transferencia documental.
Posteriormente se realizar una nueva visita, donde se aplicar una prueba
selectiva de un 10%.

En caso de que subsistan los errores no se da visto bueno a la
transferencia y se comunicar por medio de oficio remisorio al Jefe de la
dependencia, que no se efecta la transferencia documental.

Una vez cumplidos todos los requisitos de la transferencia documental el
profesional de la Direccin de Imprenta, Archivo y Correspondencia da visto
bueno a la transferencia.

En la fecha sealada en el cronograma de transferencias, el funcionario
responsable del Archivo de Gestin de la dependencia o grupo, se trasladar al
Archivo Central para hacer entrega de la transferencia con los respectivos
soportes.

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La recepcin de las transferencias documentales deben ser realizadas por parte
del personal del Archivo Central, para tal efecto se debe.

Autorizar del ingreso, a las instalaciones del Archivo Central, del personal
que va a realizar la transferencia, mediante oficio firmado por el Director de la
DIAC. Para el caso de las Gerencias Departamentales, el profesional de archivo
ser el encargado de autorizar el ingreso mediante oficio remisorio.

Comprobar que el nmero de unidades de conservacin (Cajas y/o
carpetas) relacionadas en el oficio correspondan con las entregadas fsicamente.

Asignar la revisin de la transferencia documental a los funcionarios del
Archivo Central, la cual debe ser hecha por el funcionario responsable del
Archivo Central.

La verificacin se debe realizar teniendo en cuenta el numeral 1.2. del
Manual de Procedimientos de Gestin Documental, Archivo y Correspondencia
del la CGR.

Si al verificar la transferencia documental en el Archivo Central, las
unidades de conservacin (carpetas o cajas) entregadas presentan
observaciones o no coinciden con lo diligenciado en el formato nico inventario
documental, el Director de Imprenta, Archivo y Correspondencia lo informar por
escrito utilizando el formato de reporte de errores en transferencias (Ver anexo
10) a la dependencia, con el fin de que sean realizadas las correspondientes
correcciones en un trmino no mayor a diez (10) das hbiles.

En el caso de las Gerencias Departamentales, los funcionarios
responsables del archivo central informaran por escrito al Coordinador de grupo
de trabajo para lo respectivo.

Si despus de este tiempo no se han realizado las correcciones se
devolver la transferencia a la dependencia o grupo de trabajo en la Gerencias
Departamentales de origen con oficio y se informar a Comit de Archivo de la
CGR para que tomen las acciones pertinentes.

Un vez cumplidos los pasos anteriores, se da por aceptada la
transferencia y se proceder a firmar el acta final de transferencia documental
(Ver anexo 11), previa verificacin del inventario documental de transferencia,
con las respectivas firmas de quien entrega (jefe dependencia o coordinador de
grupo) y quien recibe (funcionario responsable archivo central).

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Para las Gerencias Departamentales, el acta (Ver Anexo 11) debe ir
firmada por el jefe de la dependencia, especificando nombre completo y cargo,
de acuerdo a las Resoluciones Reglamentarias de tipos de archivos de la CGR.

Posteriormente, el responsable del archivo central, asignar el nmero de
transferencia correspondiente a la vigencia.

Luego se ingresa la informacin transferida a la base de datos, con el fin
de facilitar su consulta y recuperacin.

Finalmente, el volumen documental transferido ser ubicado en el espacio
asignado dentro del Archivo Central, y la signatura topogrfica quedar
registrada en la base de datos.

1.6. DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS

La disposicin final de los documentos conduce a:

1.6.1. ELIMINACIN

Proceso mediante el cual se extrae de los Archivos de Gestin y del Archivo
Central los documentos que ya han cumplido con su tiempo de retencin y que
su disposicin final es la eliminacin.

Revisar la Tabla de Retencin Documental para identificar los
documentos del Archivo de Gestin o Central, con el determinar aquellos que
hayan cumplido el tiempo de retencin documental y que adems su disposicin
final sea la eliminacin.

Extraer fsicamente del archivo la documentacin que cumpla con el
requisito anterior.

Elaborar el inventario utilizando el formato nico de inventario documental
(Ver anexo 4).

La Direccin de Imprenta, Archivo y Correspondencia comunicar la fecha
en que se realizar la visita previa verificacin a la dependencia del nivel central
que va a efectuar eliminacin documental, de acuerdo con el cronograma
establecido.

Funcionarios de la Direccin de Imprenta, Archivo y Correspondencia
realizarn una visita previa, a la dependencia del nivel central que va a efectuar
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la eliminacin, en la cual verificarn el proceso de eliminacin, por medio de una
prueba selectiva del 10% del total de la documentacin a eliminar.

La Eliminacin Documental y la respectiva Acta de Eliminacin
Documental (Anexo 13), se debe realizar antes de preparar el Informe de
Eliminacin Documental (Anexo 12), ste informe debe ser enviado a la DIAC
una vez efectuada la eliminacin documental.

En el Nivel Central y Desconcentrado el responsable del proceso de
eliminacin se encargar de constatar que ste se haga por picado manual o
mecnico.

Los funcionarios responsables de la eliminacin en el nivel central deben
solicitar al Fondo de Bienestar Social de la CGR recoger el material para
reciclaje, relacionado en el Formato nico de Inventario Documental.

Cuando el Fondo de Bienestar Social de la CGR recoja el material para
reciclar se debe elaborar y firmar el Acta de entrega (Ver anexo 14).

Finalmente se debe informar al Director de Imprenta, Archivo y
Correspondencia que se ha desarrollado el proceso de eliminacin documental, a
fin de que l informe de eliminacin documental al Comit del Archivo de la CGR.
Para elaborar el informe se utiliza el Anexo 12. Informe de Eliminacin
Documental.

De acuerdo a la Tabla de Retencin Documental, los documentos que
hayan cumplido con su tiempo de retencin en el Archivo Central y que su
disposicin final sea la eliminacin, la labor de eliminacin ser coordinada por el
responsable del archivo central tanto para el Nivel Central y Desconcentrado.
Para este proceso se diligenciaran los anexos 12, 13 y 14.

En el Nivel Desconcentrado, se realizar el mismo proceso, pero ser el
Subcomit de Archivo quien comunicar al Comit de Archivo de la CGR, la
respectiva eliminacin por intermedio del Director de Imprenta, Archivo y
Correspondencia.

En las Gerencias Departamentales donde se venda el papel rezago, se
debe consignar el dinero al Fondo de Bienestar Social de la Contralora General
de la Repblica.

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1.6.2. CONSERVACIN TOTAL

Proceso mediante el cual se extrae del Archivo Central los documentos que ya
han cumplido con su tiempo de retencin documental y que su disposicin final
es la conservacin total.

Revisar los documentos del Archivo Central, para identificar aquellos que
hayan cumplido el tiempo de retencin documental y que adems su disposicin
final sea la conservacin total.

Extraer fsicamente del Archivo Central la documentacin que cumpla con
el requisito anterior.

Ubicar la documentacin en el Archivo Histrico y actualizar la signatura
topogrfica en el sistema, labor que ser realizada por el Archivo Central.

En el nivel desconcentrado, se realizara el mismo proceso y se informara
a la Direccin de Imprenta, Archivo y Correspondencia de la documentacin que
a criterio de las gerencias amerite pasar a ser archivo histrico. La DIAC har la
respectiva valoracin en el sitio y si amerita ser histrico dar el visto bueno para
ser transferido al archivo histrico nico de la Contralora General de la
Repblica.

NOTA: Para los documentos del ao 2002 y anteriores, se debe hacer una
valoracin documental por parte de un grupo interdisciplinario de la Dependencia
o Gerencia Departamental, con el fin de determinar la disposicin final de los
documentos. Posteriormente las dependencias del nivel central debern remitir
esta valoracin al Comit de Archivo; en la Gerencias el subcomit de archivo
remitir al Comit de Archivo a travs de la DIAC.

1.7. SERVICIOS DE ARCHIVOS

1.7.1 SERVICIOS EN ARCHIVOS DE GESTIN

Los archivos como unidades de informacin, deben promover los servicios que
ofrece, como consulta, prstamo y reprografa de documentos, por lo tanto se
deben controlar estas actividades.

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1.7.1.1. SERVICIO DE PRSTAMO DE DOCUMENTOS

El servicio de prstamo consiste en suministrar, en calidad de prstamo una
carpeta o unidad documental a un usuario. La dependencia o archivo de gestin
que presta el documento debe controlar de prstamo del mismo a travs del
Formato de Solicitud y Registro del Servicio de Prstamo (Ver anexo 15). Para
realizar la anterior tarea se debe:

Realizar una solicitud verbal, por escrito o correo electrnico, al
responsable de la dependencia o archivo de gestin, segn sea el caso.

El funcionario de la dependencia o archivo, realizar la bsqueda en la
base de datos y ubicar del documento solicitado.

El funcionario de archivo o dependencia, diligenciar el Formato de
Solicitud y Registro del Servicio de Prstamo (Ver anexo 15).

El usuario debe firmar el formato de prstamo de documentos de archivo
y recibir por parte del funcionario de la dependencia o del archivo de gestin el
documento solicitado.

Cuando los documentos sean devueltos a la dependencia o Archivo de
Gestin, el funcionario del archivo o dependencia debe verificar el estado y
contenido de los documentos (folio por folio).

Posteriormente, el funcionario de la dependencia o del Archivo de Gestin
escribe la fecha de devolucin y firma en el Formato de Solicitud y Registro del
Servicio de Prstamo (Ver anexo 15).

Finalmente, ubica fsicamente el documento en la estantera o gaveta,
segn sea el caso.

El tiempo de prstamo no debe ser superior a diez (10) das hbiles. En
caso de necesitar ms tiempo el documento, el usuario puede renovar el
prstamo hasta por diez (10) das hbiles ms. Vencido el plazo, el responsable
de la dependencia productora deber hacer exigible la devolucin inmediata.

Una vez finalizado el uso del documento en prstamo o transferencia,
ste se debe regresar por parte del usuario al Archivo de Gestin.

Cuando el prstamo sea solicitado por un usuario externo, se requiere de
una solicitud escrita, dirigida al jefe de la dependencia o archivo, quien solamente
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autorizar fotocopias simples y el costo de las fotocopias lo asumir quien las
solicita.

Solo podr salir documentacin de la Entidad, previa solicitud escrita de
una autoridad competente, siempre y cuando se garantice la seguridad e
integridad y buen manejo de la documentacin.

En caso de prdida de documentos, el funcionario que perdi los mismos
debe colocar el respectivo denuncio ante las autoridades policiales y,
posteriormente, informrselo al jefe inmediato para que este informe a las
instancias respectivas.

Para el prstamo de documentos de las dependencias y de los Archivos
de Gestin del Nivel Desconcentrado se realiza el mismo procedimiento.

Este servicio se prestar, salvo aquellos documentos que tengan
restriccin legal.

1.7.1.2. SERVICIO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

La consulta consiste en suministrar documentos que se encuentran en los
Archivos de Gestin, a usuarios internos y externos en el mismo lugar en que se
encuentra la informacin, este servicio debe ser controlado a travs del Formato
de Solicitud y Registro del Servicio de Consulta (Ver anexo 16), para realizar sta
tarea se debe:

Realizar una la solicitud verbal, al responsable de la dependencia o del
Archivo de Gestin, segn sea el caso.

El funcionario de la dependencia o Archivo de Gestin, realizar la
bsqueda y ubicacin del documento solicitado.

El usuario debe diligenciar el Formato de Solicitud y Registro del Servicio
de Consulta (Ver anexo 16).

El funcionario entrega al usuario el documento solicitado, para la consulta
en sala o lugar destinado por la dependencia para tal fin.

Una vez consultado el documento, el usuario lo debe devolver al
funcionario de la dependencia o Archivo de Gestin.

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El funcionario constatara que el documento consultado no muestre
seales de haber sufrido alteracin alguna, mediante revisin folio por folio. Una
vez revisado, el usuario podr firmar el formato consulta de documentos.

El funcionario retornar el documento a la estantera o gaveta, segn sea
el caso.

Una vez revisado el documento devuelto por el usuario, se encuentra que
el documento sufri una prdida, o alteracin, se reportara por escrito al jefe de
la dependencia y al responsable del Archivo sobre esta situacin para que
adelante las acciones pertinentes.

Para la consulta de documentos de las dependencias y de los Archivos de
Gestin del Nivel Desconcentrado, se realizar el mismo procedimiento.

restriccin legal.

1.7.1.3. SERVICIO DE CONSULTA EN BASE DE DATOS

En cada Archivo de Gestin debe existir una base de datos (Ver Anexo 5)
que contenga los campos del formato nico de inventario documental y la
signatura topogrfica.

La base de datos (Ver Anexo 5) debe estar disponible para la consulta de
los usuarios internos y externos.

1.7.1.4. SERVICIO DE REPROGRAFA

Este servicio consiste en facilitar al usuario interno la reproduccin de
documentos, previa solicitud al funcionario del archivo o dependencia. Para
usuarios externos, se requiere solicitud escrita dirigida a la dependencia
productora del documento, para que sta autorice su reproduccin.

restriccin legal.

Este servicio se controlar utilizando el Formato de Solicitud y Registro
del Servicio de Reprografa (Ver anexo 17), el cual debe ser diligenciado por el
funcionario del archivo o de la dependencia que suministre el documento.

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1.7.2. SERVICIOS EN ARCHIVO CENTRAL

1.7.2.1. SERVICIO DE PRSTAMO DE DOCUMENTOS

Este servicio solamente se presta en caso de cumplir con requerimientos
judiciales. Para acceder a este servicio se debe presentar solicitud por escrito al
Director de la Direccin de Imprenta, Archivo y Correspondencia, quien autorizar
el servicio.

restriccin legal.

1.7.2.2. SERVICIO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

La consulta consiste en suministrar documentos que se encuentran en el Archivo
Central a usuarios internos y externos, los cuales deben ser consultados en la
sala dispuesta para tal fin. Este servicio debe ser controlado a travs del Formato
de Solicitud y Registro del Servicio de Consulta (ver anexo 16). Para realizar
sta tarea se debe:

Realizar una solicitud escrita dirigida al Director de la Direccin de
Imprenta, Archivo y Correspondencia, quien autorizar el ingreso al Archivo
Central y el servicio de consulta.

Una vez autorizado el ingreso y la consulta, la Direccin de Imprenta,
Archivo y Correspondencia debe enviar copia de la autorizacin al Archivo
Central, de la cual se le entregar copia al personal de seguridad del Archivo.

Se permitir el acceso del usuario al Archivo Central, previa presentacin
de la autorizacin. Por ningn motivo se permitir el ingreso al Archivo Central de
usuarios no autorizados por Director de la Direccin de Imprenta, Archivo y
Correspondencia.

El usuario debe diligenciar el Formato de Solicitud y Registro del Servicio
de Consulta (Ver anexo 16).

El funcionario del Archivo Central facilitar los documentos a consultar al
usuario.

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El funcionario constatara que el documento consultado no muestre
seales de haber sufrido alteracin alguna, mediante revisin folio por folio. Una
vez revisado, el usuario podr firmar el formato consulta de documentos.

El funcionario retornara el documento a la estantera o gaveta, segn sea
el caso.

Si una vez revisado el documento devuelto por el usuario, se encuentra
que el documento sufri una prdida, o alteracin, se reportara por escrito al
Director de la Direccin de Imprenta, Archivo y Correspondencia sobre esta
situacin para que adelante las acciones pertinentes.

Para la consulta de documentos del Archivo de Central del Nivel
Desconcentrado se realiza el mismo procedimiento, pero quien autoriza el
ingreso y servicio es el Gerente Departamental.

restriccin legal.

1.7.2.3. SERVICIO DE CONSULTA EN BASE DE DATOS

En el Archivo Central est disponible para la consulta de los usuarios la
base de datos de transferencia documental, en la cual se almacenan los datos
contenidos en el formato nico de inventario documental y la signatura
topogrfica.

La base de datos debe estar disponible para la consulta de los usuarios
internos y externos.

restriccin legal.

1.7.2.4. SERVICIO DE REPROGRAFA

Este servicio consiste en facilitar al usuario interno y externo la
reproduccin de documentos, previa solicitud al Director de la Direccin de
Imprenta, Archivo y Correspondencia, para que ste autorice su reproduccin.

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restriccin legal.

Este servicio se controlar utilizando el Formato de Solicitud y Registro
del Servicio de Reprografa (Ver anexo 17), el cual debe ser diligenciado por el
funcionario del Archivo Central.

1.8. ORGANIZACIN DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS

Reconstruccin de la evolucin histrica de la Entidad por parte la DIAC y
las dependencias del nivel central y Gerencias Departamentales.

Elaborar un diagnstico de la documentacin existente en la CGR hasta
el ao 2002, que se encuentre en los archivos, tanto a Nivel Central como Nivel
Desconcentrado. Este diagnostico ser realizado por la DIAC y las
dependencias del nivel central y Gerencias Departamentales.

Con base en el diagnstico, la Direccin de Imprenta, Archivo y
Correspondencia elabora el plan de trabajo archivstico por fases para toda la
Entidad, de acuerdo a la normatividad archivstica vigente.

Para los documentos del ao 2002 y anteriores, que se encuentren en las
dependencias de la CGR en el Nivel Central y que no han sido transferidos al
Archivo Central, se debe levantar un inventario documental (Ver anexo 4) por
parte de todas las dependencias del nivel central, el cual debe ser enviado a la

Para los documentos del ao 2002 y anteriores, que se encuentren en las
dependencias de la CGR en el Nivel Desconcentrado y que no han sido
transferidos al Archivo Central de la respectiva Gerencia Departamental, se debe
levantar un inventario documental (Ver anexo 4) por parte de cada una de las
Gerencias Departamentales, los cuales deben ser enviado a la Direccin de

Elaboracin de las Tablas de Valoracin Documental por parte de la
DIAC, con el apoyo de los funcionarios de cada una de las dependencias nivel
central y desconcentrado que la DIAC considere pertinente.

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Estudio de valoracin de la documentacin por parte de la Direccin de
Imprenta, Archivo y Correspondencia y productores o responsables de los
documentos (dependencias del nivel central y desconcentrado).

Solicitud de aprobacin de las Tablas de Valoracin Documental al
Comit de Archivo de la CGR.

El Comit de Archivo de la CGR estudia y aprueba las Tablas de
Valoracin Documental para su posterior aplicacin.

Para aplicar las Tablas de Valoracin Documental se debe seguir lo
establecido en este Manual de Procedimientos de Gestin Documental, Archivo y
Correspondencia.

En el Nivel Desconcentrado, deben utilizar las Tablas de Valoracin
Documental una vez aprobadas por el Comit de Archivo de la CGR.

En caso de que la Tabla de Valoracin Documental no cubra todas las
series documentales en las Gerencias Departamentales, stas deben informar a
la DIAC, para que all definan el procedimiento a seguir.

NOTA: El proceso de fondos acumulados se debe realizar por fases, ya que
estas son a largo plazo. Dicha informacin, ser remitida por la DIAC al Comit
de Archivo.

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2. GESTIN DE COMUNICACIONES OFICIALES

2.1. COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS (ENVIADA A OTRAS
INSTITUCIONES, PERSONAS Y GERENCIAS DEPARTAMENTALES)

Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarn en
original y mximo dos copias, remitindose el original al destinatario; la primera
copia a la serie respectiva de la dependencia o grupo de trabajo que genera el
documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes; y la segunda copia
reposar en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo
establecido en su Tabla de Retencin Documental. En los casos en los cuales
haya varios destinatarios, se elaborar igual cantidad de copias.

La Unidad de Correspondencia en el Nivel Central est a cargo de la Direccin
de Imprenta, Archivo y Correspondencia y en el Nivel Desconcentrado en el
Grupo de Trabajo Despacho del Gerente Departamental.

Una vez producido el documento, cada dependencia debe asignarle un
nmero de radicado de comunicaciones oficiales enviadas, en el sistema de
correspondencia sea manual o automatizado. El documento debe estar firmado
por el funcionario autorizado.

2.1.1 RADICACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS POR
SISTEMA AUTOMATIZADO CORRESPONDENCIA

Para la entrega de las comunicaciones oficiales que estn dentro del permetro
urbano del Nivel Central, el mensajero de cada dependencia realizar la entrega
de las comunicaciones oficiales al respectivo destinatario. Una vez entregada la
comunicacin oficial el mensajero exigir el recibido de la comunicacin oficial en
la respectiva copia. El mensajero entregar la copia de la comunicacin a la
dependencia de origen o productora del documento, copia que el funcionario
responsable archivar en la serie o subserie documental correspondiente.

El permetro para la entrega de Comunicaciones Oficiales Externas Enviadas, en
el Nivel Central desde la carrera 10 N19-64 y desde la carrera 10 N17-18 es:

Hacia el Norte hasta la calle 39
En el Centro hasta la calle 6
Hacia el Oriente hasta la carrera 1ra.
Hacia el Occidente hasta la carrera 30
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CODIGO:
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ENTIDAD
VERSION:2.0

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Para los mensajeros de la Direccin de Imprenta, Archivo y
Correspondencia, adems del permetro anterior, podrn desplazarse al lugar
donde se encuentra ubicado el Archivo Central de la Contralora General de la
Repblica.

NOTA: Cuando se requiera entregar una comunicacin oficial de carcter
urgente, fuera del permetro sealado, el mensajero podr entregarla siempre y
cuando sea autorizado por el jefe inmediato.

Para la entrega de comunicaciones oficiales fuera del permetro urbano
establecido en el Nivel Central, el mensajero debe entregarlas a la Unidad de
Correspondencia (Correspondencia Saliente), ubicada en la Direccin de

Para el Nivel Desconcentrado el permetro ser el establecido por cada
Gerente Departamental.

Toda comunicacin oficial debe estar debidamente foliada al momento de
ser radicada y registrada.

Para radicar correspondencia a travs del sistema de correspondencia
CORDIS, primero ingresa al men correspondencia luego despliega la opcin
externa y por ultimo al submen enviada.

Una vez hecho este paso se abre el formulario para el registro de la
correspondencia externa enviada.

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VERSION:2.0

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Se llenan los datos bsicos del documento:
a) Registrar el nmero de folios y anexos.

b) Seleccionar el tipo de contenido.

b) Registrar un resumen corto y preciso del tema de la comunicacin, en la
casilla asunto.

d) Si se va describir una observacin del documento como aclaracin en
cuanto a los anexos u otra observacin se hace en campo Observaciones

Luego de llenar los datos bsicos se procede a llenar el origen de quien
enva el documento para registrar estos datos se van a seguir los siguientes
pasos:

a) El cual me aparece de forma automtica de acuerdo a la dependencia
usuario que est radicando.

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ENTIDAD
VERSION:2.0

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b) Se da clic en el botn del campo Funcionario que muestra una lista de
valores para seleccionar o digitar el nombre del funcionario que firma el oficio.

c) Una vez sido seleccionada la dependencia aparece registrada la direccin
de esta.

d) Se da clic en el botn que me muestra la lista de valores para
seleccionar o digitar el nombre Seleccionar o digitar el nombre del funcionario y
el cargo de la siguiente manera:

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ENTIDAD
VERSION:2.0

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e) En la casilla Buscar escribe el apellido o el nombre del funcionario a
seleccionar siempre debe estar precedido el smbolo % para efectuar esta
bsqueda y luego presiona el botn buscar. Una vez hecha la bsqueda aparece
solo el funcionario a seleccionar y luego presiona aceptar.

Una vez consignado el origen se determina el destino de este documento
para esto se realiza los siguientes pasos:

a) Da clic en el botn del campo dependencia para proceder a digitar el
nombre de la entidad externa
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ENTIDAD
VERSION:2.0

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b) Luego da clic en el botn del campo Funcionario para digitar el nombre
del funcionario destino
c) Despus digita la direccin con su respectiva ciudad
d) Por ltimo selecciona el sistema de envi

Si la distribucin de correo lo hace por medio de la unidad de correspondencia,
se escoge oficina de correspondencia para que se vea reflejada en esta unidad
de correspondencia y la puedan recibir; en cambio, si se hace por medio del
correo electrnico o personal este no se ver por la oficina de correspondencia,
ya que la distribucin lo hace la propia dependencia, ya sea travs del correo
electrnico y si es personal a travs de su mensajero.

Cumplidas las anteriores tareas, se guarda el registro a travs del botn
salvar el sistema asigna el nmero de radicacin. Este nmero es nico y
consecutivo para toda la entidad y para este tipo de correspondencia.

El numero de radicado que aparece en el campo radicacin est
conformado por cuatro casillas que indican VIGENCIA -TIPO
CORRESPONDENCIA NUMERO UNICO RADICADO. En este caso el tipo de
correspondencia es IE o sea una correspondencia de tipo Interna Enviada
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ENTIDAD
VERSION:2.0

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Una vez se genera el consecutivo de radicado se procede a imprimir la
etiqueta dando clic en el botn y colocar sobre el documento original y las
copias el timbre de impresin de radicacin, que contiene los siguientes datos:

Nombre de la entidad, fecha y hora de recibido.
Nmero de radicacin general de la entidad.
Nmero de folios y Anexos.
Serial dependencia y Origen.
Destino.
Asunto.

Para realizar copias de radicacin de este documento se utiliza el botn
Copia se utiliza para enviar el mismo documento a diferentes
entidades o personas. El primer documento de stos debe haber sido radicado y
salvado.

Seleccione el tipo de destino de la copia y elija aceptar.

Una vez ejecutado, el programa informa los campos de la copia que se
pueden modificar.

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ENTIDAD
VERSION:2.0

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Posteriormente se deben guardar los cambios.

Para realizar otra copia utiliza el botn anterior para regresar al
registro de radicado original para hacer la copia ya que desde una copia no
puede realizarse otra copia.

Radicacin masiva.

Cuando algunas dependencias deben radicar grandes volmenes de
documentos con igual contenido hacia diferentes destinos externos, por ejemplo
a las Gerencias Departamentales, radicar uno cada vez es posible por medio de
la accin Duplicar pero resultara mucho tiempo invertido.

Para este caso se deben seguir los siguientes pasos:

Editar en una hoja electrnica la lista de columnas para cada destino de la
radicacin un cdigo o consecutivo, nombre, entidad, direccin, entre otras.

NOTA: los nombres de la entidades destino y direccin hacerlo de forma
abreviada no tan largos porque el sistema presenta problemas por tamao de
estos campos (por ejemplo carrera cra, calle cll, avenida-Av, Transversal-Tv).

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CODIGO:
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VERSION:2.0

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Guardar esta lista como Texto delimitado por tabulaciones

Desde Cordis se debe radicar un documento externo enviado de los que
se quiere enviar, se oprime el botn Masiva.

Se abre el archivo de texto a leer mediante el botn Leer Archivo; el
programa lee el archivo y muestra el resultado de la lectura.

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VERSION:2.0

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Revise estos renglones aqu puede editar, insertar o eliminar los renglones que
estn incorrectos luego presione Procesar: El sistema genera un duplicado de
la radicacin en el destino coloca cada registro ledo.

Oprima el botn salvar y se generar un consecutivo por cada registro.

Para la impresin del radicado debe tener en cuenta con que numero inicia y
termina estos radicados y luego presione el botn imprimir

En la casilla desde digita el numero que inicia el radicado y en la casilla hasta en
cual finaliza y presione aceptar.

Mostrndome en pantalla el reporte de cada uno de estos radicados para
poderlos ver cada uno de estos radicados utilizar la barra de desplazamiento que
se encuentra parte superior

Y si desean imprimir uno por uno de estos radicados presionando el botn
imprimir

Primero
Anterior Siguiente
Ultimo
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ENTIDAD
VERSION:2.0

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En el intervalo de impresin paginas pueden establecer el rango a imprimir por
ejemplo si quiere solo imprimir la pagina 2 escribe de la pagina 2 a la 2 y tambin
puede establecer la cantidad de copias.

Para el trmite de las Comunicaciones Oficiales, utilizar las siguientes planillas
segn sea el caso:

Anexo 27. Planilla de Correo Certificado.
Anexo 28. Planilla de Correo Certificado S.U.
Anexo 29. Planilla de Correo Internacional.
Anexo 30. Planilla de Correo Apartado Areo.
Anexo 31. Planilla de Servicio Postexpress.
Anexo 32. Planilla de Contenido de Valija Corra.
Anexo 33. Planilla de Control de Recoleccin.
Anexo 34. Certificacin Servicio de Correspondencia Gerencias
Departamentales.

NOTA: La comunicaciones oficiales enviadas (Enviadas a otras instituciones,
personas y Gerencias Departamentales), recepcionadas despus de las 3:00
p.m., no sern enviadas el mismo da, debido a que el alistamiento se realiza de
3:00 p.m. a 5:00 p.m.

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ENTIDAD
VERSION:2.0

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2.1.2 RADICACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS POR
SISTEMA MANUAL CORRESPONDENCIA

Para el caso de las Gerencias Departamentales, la Unidad de
Correspondencia es la encargada de asignar nmero de radicado consignado en
la respectiva planilla de control o libro radicador con los siguientes datos:

Nmero de radicacin.
Fecha de radicacin.
Hora de radicacin.
Dependencia y funcionario remitente.
Asunto.
Destinatario (Entidad y/o persona).
Nmero de folios y anexos.

Para la entrega de comunicaciones que estn dentro del permetro
urbano, el mensajero de cada dependencia har la entrega de las
comunicaciones al respectivo destinatario y guardar la copia en la dependencia
productora.

Para la entrega de comunicaciones oficiales fuera del permetro urbano
definido por la Gerencia Departamental, el mensajero debe entregarlas a la
Unidad de Correspondencia (correspondencia saliente).

El funcionario de la Unidad de Correspondencia (correspondencia
saliente) debe verificar que los documentos estn correctamente empacados y
sellados.

Los documentos deben contener los siguientes datos de remitente:

Nombres y apellidos completos.
Dependencia remitente, direccin, ciudad, departamento, telfono.
Cdigo de la dependencia.
Nmero de Radicado (Proporcionado por el sistema de radicacin manual
o automatizada).

Los documentos deben contener los siguientes datos de destinatario:

Nombres y apellidos completos.
Entidad y/o Dependencia destinataria, direccin, ciudad, departamento,
telfono.

Las comunicaciones oficiales enviadas deben ir foliadas.
CALIDAD (SIGCC)
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ENTIDAD
VERSION:2.0

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Los documentos que van a ser despachados no deben estar manchados,
rotos, con errores, repisados, tachaduras, enmendaduras, entre otros.

Solamente pueden firmar correspondencia las personas responsables de
las diferentes dependencias y las que sean autorizadas para ello en forma
expresa.

El correo internacional debe llevar el visto bueno del Director de Imprenta,
Archivo y Correspondencia o su delegado para su envo.

El funcionario de la ventanilla de correspondencia saliente, recibir el
documento, original y dos copias, original para el destinatario, una copia para la
serie consecutivo de correspondencia de la unidad de correspondencia y la otra
copia para la dependencia productora, la cual ira en la carpeta del asunto o serie
correspondiente.

Recibir Comunicaciones Oficiales Enviadas

SISTEMA AUTOMATIZADO

CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA
Son los documentos emitidos por las dependencias de la Contralora General de
la Repblica con destino a personas o entidades externas. La Direccin de
Imprenta, Archivo y Correspondencia recibir los documentos radicados por las
dependencias a travs del sistema CORDIS.

Para hacer la recepcin deben ingresar men correspondencia y escoge
la opcin entregar.

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Luego abre el formulario para el recibo de documentos, en este formulario se
selecciona la dependencia que entrega el documento a la oficina de radicacin
de correspondencia dando clic en el botn y luego me muestra la lista de
valores donde se selecciona la dependencia.

Una vez seleccionada la dependencia aparecer la relacin de los
documentos que entrega esta dependencia y luego se procede a chequear en el
cuadro recibir los documentos que se estn recibiendo fsicamente en ese
momento.

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ENTIDAD
VERSION:2.0

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Chequeados estos documentos se procede a dar clic en el botn Recibir Ahora
para que me registre en el sistema el usuario que recibi, la fecha
y hora de recibido del documento, este registro se puede ver en cada uno de los
radicados recibidos en la ficha control.

Una vez recibido el documento se archiva la copia y al final del da se
imprime el reporte de los documentos recibidos. Para generar este reporte da
clic en el men planillas y escoge la opcin documentos recibidos.

Establece el rango de fechas de las cuales quiere que genere listado de
documentos recibidos y da clic en el botn aceptar.

CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

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Una vez generado el reporte lo imprime dando clic en el botn
imprimir.

SISTEMA MANUAL

En el caso de las Gerencias Departamentales que no tienen sistema
automatizado, deben llevar una planilla de control o libro radicador el cual debe
contener como mnimo los siguientes datos:

Nmero de radicacin
Fecha de radicacin
Dependencia remitente
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ENTIDAD
VERSION:2.0

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Asunto
Destinatario (Entidad y/o persona)
Nombre de funcionario que recibe el documento.
Anexos

Una vez realizados los pasos anteriores, el funcionario de la ventanilla,
seala como verificado el nmero de radicado de comunicaciones oficiales
enviadas en el sistema automatizado para Nivel Central, el cual asigna fecha y
hora.

El documento es clasificado de acuerdo al servicio de correo por el cual
se deba enviar.

Clasificacin y organizacin las comunicaciones oficiales enviadas.

Las comunicaciones oficiales recibidas se clasifican de acuerdo a su
destinatario y el servicio de distribucin que se vaya ha utilizar.

Si los documentos van con destino a las Gerencias Departamentales se
distribuyen y organizan en grupos, por cada ciudad capital usando el servicio
CORRA.

Los dems documentos con destino a Bogot, ciudades capitales,
municipios intermedios, apartados areos e internacionales se deben clasificar
de acuerdo al servicio por el cual se van a enviar:

Postexpress Urbano
Postexpress Nacional
Apartado Areo
Correo ordinario Urbano
Correo ordinario Nacional
Certificado Urbano
Certificado Nacional
Certificado Urbano con Acuse de Recibo
Certificado Nacional con Acuse de Recibo
Internacional
Internacional Especial

Determinar el peso y el valor de cada documento a enviar.

Registra la cantidad de documentos enviados por cada dependencia,
indicando el valor y el servicio utilizado. Diariamente se debe generar un
documento resumen que muestre el gasto de correspondencia por oficina y clase
de servicio.
CALIDAD (SIGCC)
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GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

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Segn el servicio utilizado para despachar los documentos se deben
diligenciar los siguientes formatos:

Postexpress: Planilla
Gua
Apartado Areo: Planilla
Correo ordinario Urbano: Planilla
Correo ordinario Nacional: Planilla
Certificado Urbano: Planilla
Certificado Nacional: Planilla
Certificado Urbano con Acuse de Recibo: Planilla Acuse
Certificado Nacional con Acuse de Recibo: Planilla Acuse
Internacional: Planilla
Internacional Especial: Planilla
CORRA: Planilla
Planilla de reparto por Gerencia Departamental

Simultneamente en los casos en que se utilice el servicio de postexpress
se deben colocar la gua sobre el documento que se va a enviar, separndola de
su copia.

El funcionario encargado elaborar las diferentes planillas de distribucin
de acuerdo al servicio de correo a utilizar, las cuales sern entregadas junto con
los documentos a entregar, al mensajero de la empresa de correo.

En caso de que el documento no sea recibido por el destinatario, se
devuelve con su respectivo causal de devolucin a la Oficina productora.

Cuando sea necesario que la documentacin enviada requiera el acuse
de recibo, de acuerdo al servicio se busca la gua o prueba de entrega con que
se fue el documento o se solicita a la empresa de correo el certificado del envi.

Para el caso de las Gerencias Departamentales, se debe asignar nmero
de radicado por el sistema manual y posteriormente se coloca fecha y hora de
recepcin al documento.

Correspondencia se encargar de la distribucin de las comunicaciones enviadas
a las diferentes entidades externas o personas naturales, llevando su respectivo
control.

NOTA: Los documentos archivados por la Direccin Imprenta, Archivo y
Correspondencia y las Gerencias Departamentales para la serie consecutivo de
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ENTIDAD
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comunicaciones oficiales se deben foliar, pero no se realizar el inventario
descriptivo de carpeta.

2.2. COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS (RECIBIDAS DE OTRAS
INSTITUCIONES, PERSONAS Y GERENCIAS DEPARTAMENTALES)

Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones debern ser
revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de
origen del ciudadano o entidad que la remite, direccin donde se deba enviar
respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se
proceder a la radicacin del mismo.

El cliente externo entrega el documento a la unidad de correspondencia,
en el horario establecido. El funcionario encargado de recibir los documentos,
abrir los sobres y revisar datos bsicos del remitente (nombre del remitente y
direccin), del destinatario (nombre del funcionario, dependencia, cargo) y que
los documentos estn foliados.

Si el documento cumple con los parmetros anteriores, se le asigna un
nmero de radicado de comunicaciones oficiales recibidas en el sistema de
correspondencia manual o automatizado por el funcionario encargado.

2.2.1 RADICACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS POR

Para radicar correspondencia a travs del sistema CORDIS primero
ingresa al men correspondencia luego despliega la opcin externa y por ultimo
al submen recibida.

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correspondencia externa recibida.


Registrar el nmero de folios y anexos.

a) Seleccionar el tipo de contenido.

b) Registrar un resumen corto y preciso del tema de la comunicacin, en la
casilla asunto.

c) Si se va describir una observacin del documento como aclaracin en

pasos:

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VERSION:2.0

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a) Leer el documento y establecer la procedencia sealando en el sistema el
nombre de la entidad.

b) Nombre y apellidos del funcionario que suscribe la comunicacin y el
respectivo cargo si lo tiene.


a) Se da clic en el botn del campo Dependencia que muestra una lista
de valores para seleccionar o digitar el nombre de la dependencia de
destino de la siguiente manera:

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b) En la casilla Buscar se escribe el cdigo o nombre de la dependencia a
bsqueda y luego presiona el botn buscar, una vez hecha la bsqueda
aparece solo la dependencia a seleccionar y luego presiona aceptar.

de esta.

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d) Se da clic en el botn que me muestra la lista de valores para
seleccionar o digitar el nombre Seleccionar o digitar el nombre del
funcionario y el cargo de la siguiente manera:

aparece solo el funcionario a seleccionar y luego presiona aceptar.

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f) ya seleccionado el funcionario quedara registrado el cargo destino del
funcionario.


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El nmero de radicado que aparece en el campo radicacin est
conformado por cuatro casillas que indican VIGENCIA-TIPO
CORRESPONDENCIA NUMERO UNICO RADICADO, en este caso el tipo de
correspondencia es ER que es una correspondencia de tipo Externo Recibido.

etiqueta dando clic en el botn y colocar sobre el documento
original y las copias la etiqueta de radicacin que contiene los siguientes datos:

Nombre de la entidad, fecha y hora de recibido
Nmero de radicacin general de la entidad
Nmero de folios y Anexos
Serial dependencia y Origen
Destino
Asunto

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2.2.2. RADICACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS
POR SISTEMA MANUAL CORRESPONDENCIA

Para el caso de las Gerencias Departamentales, la Unidad de Correspondencia
es la encargada de asignar nmero de radicado a las comunicaciones oficiales
recibidas, consignado en la respectiva planilla de control o libro radicador con los
siguientes datos:

Nmero de radicacin
Fecha de radicacin
Hora de radicacin
Remitente (Entidad y/o persona)
Asunto
Dependencia y funcionario Destinatario
Nmero de folios y anexos

Una vez se ha registrado el documento, se imprime el radicado con el
cual se va a identificar el documento tanto original como copias, se entrega al
cliente externo la copia con el respectivo radicado.

Posteriormente, se imprime la Planilla de Comunicaciones Oficiales
Recibidas para entregar al encargado de distribuir los documentos.

Generar planillas de comunicaciones oficiales recibidas.

Para generar las planillas por Dependencias se llevan a cabo los
siguientes pasos:

a) presiona clic men planillas y escoge la opcin Documentos ER por
entregar

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b) Luego se procede a llenar los parmetros de consulta para generar esta
planilla que son la vigencia, radicacin desde y selecciona en piso la
dependencia a la cual se le va generar la planilla.

c) Para seleccionar la dependencia se da clic en el botn y luego me
muestra la lista de valores donde se selecciona la dependencia.

d) En la casilla Buscar escribe el cdigo o el nombre de la dependencia a
bsqueda y luego presiona el botn buscar, una vez hecho la bsqueda aparece
solo la dependencia a seleccionar y luego presiona aceptar. Y en el formulario de
parmetros de consulta presiona Aceptar para que se genere la planilla.

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VERSION:2.0

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e) Generado el reporte de esta planilla se procede a imprimir dando clic en el
botn imprimir.

Para generar la planilla general se llevan los siguientes pasos:

a) presiona clic men planillas y escoge la Documentos por entregar.

CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
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b) Luego se procede a llenar los parmetros de ejecucin para generar esta
planilla se llenan los campos que son la vigencia, campo radico se digita el
cdigo de la dependencia que radico en este caso es la oficina de radicacin de
correspondencia con el cdigo 81000, el campo Externa / Interna se escribe la
letra (E) externa o (I) Interna, en el campo Enviada / Recibida se escribe la letra
(E) enviada (R) recibida, en el campo estado de entrega se selecciona
radicado, en el campo Radicado Entre se digita un rango de fechas desde y
hasta, para sacar las planillas del da se digita la fecha de radicado y la fecha del
da posterior debido a que este campo de fechas de radicacin manejan tambin
horas.

c) Presionar Enter para que genere la Planilla General y presiona el botn
imprimir para imprimir esta planilla.

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CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

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d) Se realiza la entrega de los documentos donde se consigna la firma de
recibido por parte del mensajero.

El funcionario encargado de la distribucin de los documentos, los recoge
junto con la planilla, para proceder a clasificarlos por dependencias.

El funcionario encargado de distribuir los documentos verifica que el
contenido de la planilla coincida con los documentos recibidos. Si no coinciden,
los devuelve al funcionario encargado de radicar para solucionar el
inconveniente.

Si la planilla coincide con los documentos procede a ubicarlos en el
casillero correspondiente a cada dependencia, para su posterior entrega al
destinatario final.
CALIDAD (SIGCC)
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ENTIDAD
VERSION:2.0

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En el horario establecido, cada una de las dependencias del Nivel Central
enva a un funcionario de su dependencia para que reciba la correspondencia
que ha llegado, quien procede a confrontar el listado con los documentos
recibidos y firma la planilla.

La planilla debe estar firmada por el funcionario que recibe y por el que
entrega los documentos.

Si el funcionario de la dependencia destinataria, encuentra que algn
documento no es de la competencia de su dependencia, no lo debe recibir y
dejar aclaracin en la planilla.

En caso de que el funcionario de la dependencia destinataria, reciba
documentos que no son competencia de su dependencia, debe remitirlos a la
dependencia competente.

Recepcin de comunicaciones oficiales internas y recibidas.


Recibo de Documentos

Para la recepcin de documentos Internos o Externos seleccione la
opcin Recibir.

Para la recepcin de documentos hay que tener en cuenta la fecha de
radicado que viene en el sticker, donde viene grabado el nmero de radicado.

CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

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Luego se escoge la dependencia a quien le recibe, la cual se elige en la
lista de dependencia y automticamente aparecer la lista de documentos por
recibir de la elegida.

Despus marque en la columna recibido los documentos que
efectivamente le estn entregando, revisando previamente los folios, anexos y
posteriormente presione el botn Recibir Ahora.

CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

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SISTEMA MANUAL

Para el caso de las Gerencias Departamentales se diligenciar la planilla
de control o libro radicador, el cual se debe firmar a la hora de recibir una
comunicacin oficial.

Correspondencia se encargar de la distribucin de las comunicaciones recibidas
a los diferentes grupos de trabajo, llevando su respectivo control de entrega.

NOTA: Cuando una comunicacin no est firmada ni presente el nombre del
responsable o responsables de su contenido, se considerar annima y deber
ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarn
las acciones a seguir. Acuerdo 060 AGN

2.3. COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS (AQUELLAS RECIBIDAS
Y ENVIADAS DENTRO DE LA ENTIDAD)

Para las comunicaciones internas de carcter oficial, las entidades debern
establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado
seguimiento a las mismas, utilizando los cdigos de las dependencias, la
CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

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numeracin consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya
sean estos, manuales o automatizados. Acuerdo 060 de 2001

Producida la comunicacin oficial interna, el funcionario de la
dependencia se encarga de asignarle un nmero de radicado de comunicaciones
oficiales internas, registrando los datos bsicos de la dependencia remitente y de
la dependencia destino.

2.3.1. RADICACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS POR

CORRESPONDENCIA INTERNA ENVIADA

Para radicar correspondencia a travs del sistema CORDIS primero
ingresa al men correspondencia luego despliega la opcin interna y por ultimo al
submen enviada.

correspondencia interna enviada.

CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
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a) Registrar el nmero de folios y anexos.

b) Seleccionar el tipo de contenido.

c) Registrar un resumen corto y preciso del tema de la comunicacin, en la
casilla asunto.

d) Si se va describir una observacin del documento como aclaracin en

pasos:

CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

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a) Se da clic en el botn del campo Funcionario que muestra una lista de
valores para seleccionar o digitar el nombre del funcionario que firma el oficio:

de esta.

c) Se da clic en el botn que me muestra la lista de valores para
seleccionar o digitar el nombre Seleccionar o digitar el nombre del funcionario y
el cargo de la siguiente manera:

CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
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ENTIDAD
VERSION:2.0

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d) En la casilla Buscar escribe el apellido o el nombre del funcionario a
bsqueda y luego presiona el botn buscar, una vez hecha la bsqueda aparece


a) Se da clic en el botn del campo Dependencia que muestra una lista
de valores para seleccionar o digitar el nombre de la dependencia de destino de
la siguiente manera:
CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

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b) En la casilla Buscar se escribe el cdigo o nombre de la dependencia a
aparece solo la dependencia a seleccionar y luego presiona aceptar.

de esta.

CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

Pgina 100 de 133

c) Se da clic en el botn que me muestra la lista de valores para
seleccionar o digitar el nombre Seleccionar o digitar el nombre del
funcionario y el cargo de la siguiente manera:

bsqueda y luego presiona el botn buscar, una vez hecha la bsqueda aparece

CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

Pgina 101 de 133

f) ya seleccionado el funcionario quedara registrado el cargo destino del
funcionario.


CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

Pgina 102 de 133

El numero de radicado que aparece en el campo radicacin est
conformado por cuatro casillas que indican VIGENCIA -TIPO
CORRESPONDENCIA NUMERO UNICO RADICADO, en este caso el tipo de
correspondencia es IE que es una correspondencia de tipo Interna Enviada

etiqueta dando clic en el botn y colocar sobre el documento original y las
copias el timbre de impresin de radicacin, que contiene los siguientes datos:

Nombre de la entidad, fecha y hora de recibido
Nmero de radicacin general de la entidad
Nmero de folios y Anexos
Serial dependencia y Origen
Destino
Asunto

CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

Pgina 103 de 133

Para realizar copias de radicacin de este documento se utiliza el botn
Copia se utiliza para enviar el mismo documento a diferentes
entidades o personas. El primer documento de stos debe haber sido radicado y
salvado.

Seleccione el tipo de destino de la copia y elija aceptar.

Una vez ejecutado, el programa informa los campos de la copia que se
pueden modificar.

Posteriormente se deben guardar los cambios.

Para realizar otra copia utiliza el botn anterior para regresar al
registro de radicado original para hacer la copia ya que desde una copia no
puede realizarse otra copia.

Radicacin Masiva

Se usa para radicar grandes volmenes de documentos con igual
contenido hacia diferentes destinos como es el caso de el envi de memorandos
o circulares.

Para llevar a cabo este tipo de radicacin se procede a llevar los siguientes
pasos:

Se radica oficio original interno enviado.

CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

Pgina 104 de 133

Tener en cuenta para radicar esta clase de correo el tipo de contenido que debe
ser circular o memorando.

Luego da clic en el botn masiva

Aparece el formulario para incluir los masivos y presiona el botn incluir.

Luego selecciona de la lista de valores el destinatario a incluir en el listado
masivo y presiona aceptar y lo incluye en el listado de masivos, si va incluir a otra
persona presiona de nuevo el botn incluir y hace los mimos pasos hasta
completar la lista.
CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

Pgina 105 de 133

Una vez completada la lista de masivos presiona el botn procesar.

Por ltimo presiona el botn salvar para que quede guardados estos
radicados como copia.

Nota: los radicados como copias se diferencian por que vienen seguidos de la
letra C y un nmero consecutivo de copia.

CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

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CALIDAD (SIGCC)
CODIGO:
GRE-81115-M-01
ENTIDAD
VERSION:2.0

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2.3.2. RADICACIN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS POR
SISTEMA MANUAL CORRESPONDENCIA

Correspondencia es la encargada de asignar nmero de radicado consignado en
la respectiva planilla de control o libro radicador con los siguientes datos:

Nmero de radicacin
Fecha de radicacin
Hora de radicacin
Dependencia y funcionario remitente
Asunto
Dependencia y funcionario destinatario
Nmero de folios y anexos

Una vez se ha registrado el documento, se imprime el radicado con el
cual se va a identificar el documento tanto original como copia.

El funcionario encargado de la distribucin, los recoge para proceder a
clasificarlos por dependencias y hacer su respectiva entrega las dependencias
destino.

El funcionario encargado de recibir el documento verifica los datos y
procede a recibir por sistema, si en el sistema los datos no corresponden con los
datos de la comunicacin, se devuelve a dependencia origen para su correccin.

Una vez recibido el documento en el sistema, se firma la copia del
documento recibido y se procede a realizar el trmite.

Se entrega la copia de la comunicacin oficial interna firmada al
encargado de la distribucin de las comunicaciones oficiales.

El funcionario encargado de la distribucin de las comunicaciones
oficiales entrega copia firmada a la dependencia remitente.

En el caso de las Gerencias Departamentales el nmero de radicado de
comunicaciones oficiales internas, debe ser asignado por la Unidad de
Correspondencia con su respectivo control.

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ENTIDAD
VERSION:2.0

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2.4. CONTROL Y SEGUIMIENTO DE GESTIN DE COMUNICACIONES
OFICIALES

El horario para recepcin y radicacin de comunicaciones oficiales en la
Unidad de Correspondencia de la CGR, Nivel Central es de 8:00 a.m. a 5:00
p.m.

En el Nivel Desconcentrado el horario de la unidad de correspondencia es el
mismo de la jornada laboral en cada Gerencia Departamental.

Recibida la comunicacin oficial, el funcionario encargado de asignar trmites
de la dependencia en el sistema manual o automatizado, procede a registrar en
el respectivo sistema el nombre del funcionario responsable con su respectiva
tarea para dar trmite al documento, segn asignacin del jefe inmediato.

Asignada la tarea, se procede a realizar la distribucin y entrega de las
comunicaciones oficiales, de acuerdo a la planilla impresa generada por el
sistema o a travs del libro o control de radicacin.

El funcionario a quien se le asign la tarea debe verificar el recibido en la
planilla, es decir, si es de competencia del funcionario o dependencia destino,
recibe el documento y firma la planilla o libro.

El funcionario responsable de la comunicacin oficial realiza la tarea
correspondiente al tramite asignado, una vez finalizada la tarea informa al
funcionario encargado de asignar trmites de la dependencia, para el respectivo
descargue o finalizacin del trmite, ya sea a travs de una accin o traslado a
otro responsable o con la radicacin de un nuevo oficio de respuesta, con el fin
de hacer la respectiva referencia entre oficios.

El funcionario encargado de asignar trmites de la dependencia, debe
registrar la actividad de finalizacin del trmite, fecha y hora en el sistema
manual o automatizado.

El funcionario encargado de asignar trmites de la dependencia debe
informar sobre los trmites pendientes al jefe inmediato, con el fin de dar
seguimiento y cumplimiento al trmite.

Para el control y seguimiento de las comunicaciones oficiales se debe
asignar y dar respuesta a los trmites.

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VERSION:2.0

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Asignacin y respuesta a trmites de las comunicaciones oficiales.


Asignacin y Respuesta a Trmites.

Para la asignacin de trmites se debe recibir el documento a travs del
sistema; si no aparece como recibido cuando vaya a realizar un trmite no lo va
dejar hacer y le aparecer un mensaje de indicndole que este documento debe
recibirlo.

Luego de recibir el documento, lo ubica haciendo la consulta en el sistema
y posteriormente el sistema le permite realizar la asignacin de las actividades a
desarrollar sobre un documento a un funcionario de la dependencia que recibe,
con los respectivos controles.

Haga clic sobre el botn Trmites.

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ENTIDAD
VERSION:2.0

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Ejecutada dicha accin aparecer la siguiente pantalla que registra en
forma automtica, en la parte superior algunos datos informativos relacionados
con el trmite del documento sobre el cual se asignarn actividades, tales como:

Tipo de documento, plazo de entrega, fecha de radicacin y fecha lmite de
entrega. Los dems campos tambin son de carcter informativo y permiten ver
las actividades asignadas, el avance y la finalizacin de trmites.

Para asignar una actividad debe presionar el botn Insertar y aparecer
el siguiente pantallazo. Para ver una asignacin existente debe elegir la actividad
en el listado y oprimir el Botn Asignacin.

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VERSION:2.0

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Seleccione una dependencia y un funcionario de las listas disponibles.

Llene los campos Cargo Responsable y Acciones a realizar por el
responsable, fecha de iniciacin de la actividad y fecha esperada de respuesta,
la cual puede digitar directamente o utilizar el campo plazo, presione Aceptar
para terminar la asignacin o cancelar para salir sin guardar.

Una vez asignadas las actividades van apareciendo en la lista de la
pantalla trmites, la cual refleja el estado de las actividades en cualquier
momento.

Para responder cualquier actividad debe seleccionarla en la lista y
presionar el botn Respuesta y obtendr la siguiente presentacin,
en la que debe digitar la fecha de culminacin de la actividad, una descripcin de
la respuesta y el nmero de radicacin con el cual se est respondiendo, luego
presione el botn Aceptar.

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Es posible responder actividades previamente asignadas desde el
documento respuesta una vez radicado. Seleccione la carpeta control, escriba en
el campo responde al documento la Vigencia, tipo de documento (ER, IE) y
cdigo del documento que est respondiendo.

Oprima el botn y seleccione las actividades para ese documento que
est finalizando y presione aceptar.

Las posibles acciones sobre un documento que no conllevan a una
respuesta son archivar, informar, entre otras, pero estas acciones deben ser
registradas en el sistema manual o automatizado.

NOTA: Teniendo en cuenta que el Sistema de Correspondencia CORDIS se
adopt e implement en GCR como parte del sistema de gestin documental, es
de obligatorio cumplimiento que el sistema se actualice diariamente con el fin de
garantizar la trazabilidad de los documentos. Por lo anterior, una vez recibidas
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las comunicaciones oficiales por cada dependencia, estas son asignadas a cada
uno de los funcionarios competentes, una vez finalizado el trmite de la
comunicacin oficial, el funcionario asignado debe cerrar el trmite en el Sistema
de Correspondencia CORDIS.

2.5. COMUNICACIONES OFICIALES POR MENSAJES DE DATOS.

Controlar las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas, por medios
electrnicos, pticos o similares, como Internet, correo electrnico, fax (mensajes
de datos), tanto internas como externas de la Entidad, en cumplimiento de sus
funciones.

Toda comunicacin oficial interna y externa que sea enviada o recibida
por medio de mensajes de datos, en cumplimiento de las funciones de la
Entidad, debe ser registrada y radicada en el sistema manual o automatizado de
correspondencia.

COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS

Todo documento de carcter oficial que se genere y enve por mensajes
de datos (Correo electrnico, fax entre otros) en una dependencia de la
Contralora General de la Repblica, debe ser registrada y radicada en el sistema
de correspondencia manual o automatizado, por el funcionario encargado de
operar el sistema de correspondencia de la dependencia, quien informar el
nmero de radicado para colocarlo en el campo asunto del mensaje de datos.
Dichos mensajes solo se podrn enviar a travs del correo electrnico del
directivo de cada dependencia o a quien ste delegue, o por medio de fax, entre
otros.

COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS

Los mensajes de datos de carcter oficial (Correo electrnico, fax entre
otros) entre dependencias, en el caso de correo electrnico se realizara desde el
buzn de la cuenta de correo individual del directivo responsable de la
dependencia, con previo registro y radicacin en el sistema manual o
automatizado de correspondencia, enunciando el nmero de radicacin en el
campo de asunto del mensaje de datos que se enviara. Para el caso de fax se
debe colocar el nmero de radicado al documento.
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El envo de las comunicaciones oficiales por medio de mensajes de datos,
se debe realizar por uno de los canales de comunicacin y una sola vez, con el
fin de evitar duplicidad en documentos.

COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS

La recepcin de los mensajes de datos que requieran trmite y
trazabilidad en la Entidad, deben ser radicados y registrados en el sistema
manual o automatizado de correspondencia, para posteriormente dar trmite
interno al destinatario.

Las comunicaciones oficiales que se deben ser radicadas y registradas
son:

a) Derechos de peticin y consultas.
b) Tutelas.
c) Denuncias, quejas, reclamos y solicitudes.
d) Informacin de rendicin de cuentas e informes (cuentas consolidadas;
actas de informes de gestin; plan de mejoramiento; avance plan de
mejoramiento; directiva 008 de 2003; austeridad del gasto; sistema general de
participaciones y Fosyga; regalas; gestin ambiental territorial; Seud;
presupuestal; costos de personal, entre otros).
e) Informacin institucional (memorandos, circulares, acuerdos, directivas,
instructivos, conceptos, procedimientos, manuales)
f) Documentos remisorios de los actos administrativos.
g) Informes (Cubos, gestin documental semestral y anual, ejecutivo del plan
de accin, plan de mejoramiento interno y avance, IPU, gestin de gerencias,
control interno, procesos administrativos, servicios pblicos, gastos de vehculos,
certificados de corra, gastos de correo, relacin de permisos, entre otros).
h) Propuestas
i) Los dems documentos contemplados en la tabla de retencin
documental vigente.

Toda comunicacin oficial producida o recibida a travs de mensajes de
datos se debe conservar en el soporte original en que se cre.

En caso de recibir la misma comunicacin oficial de un mismo remitente a
un mismo destinatario, por diferentes medios, como: correo electrnico,
documentos soporte papel, fax u otro medio, se debe tener en cuenta la
radicacin y registro del primer documento recibido en la Unidad de
Correspondencia, ya sea en el sistema manual o automatizado.

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Todo documento sea copia dura, fax, internet y correo electrnico debe
radicarse, con el fin de llevar un registro y control de las comunicaciones oficiales
que ingresan y se producen en la Contralora General de la Repblica, a fin de
establecer las personas y cargos responsables del proceso y el seguimiento del
documento, en concordancia con el acuerdo 060 de 2001 del Archivo General de
la Nacin.

NOTA: Los mensajes de datos que no requieren radicacin son todos los
mensajes de datos de carcter personal y/o que no se enmarcan en el contexto
de una comunicacin oficial de la Contralora General de la Repblica.

2.6. DILIGENCIAMIENTO DE SOBRES PARA EL ENVO DE
COMUNICACIONES OFICIALES.

Diligenciamiento de sobres.

Por imagen corporativa y las Normas Postales vigentes, los sobres deben
diligenciarse correctamente sin tachones y sin enmendaduras (Ver grficos 27 y
28).

REMITENTE: Se escribe en la parte superior izquierda del sobre: Nmero de
radicacin, nombres y apellidos completos, cargo, direccin, telfono,
departamento/pas.

DESTINATARIO: Se escribe en la parte central del sobre y con mayscula:
Nombres y apellidos completos, cargo, nombre de la entidad, direccin con la
nomenclatura, telfono, ciudad y departamento/pas.

Servicios Postales Nacionales devolver la correspondencia que no
cumpla con los requisitos, por lo tanto, las Unidades de Correspondencia a Nivel
Central como a Nivel Desconcentrado, no recibirn comunicaciones oficiales que
incumplan con lo sealado.

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Grfico 27. Diligenciamiento de sobres.

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ENTIDAD
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Grfico 28. Diligenciamiento de empaques.

El grfico 29 seala los das en que son enviadas de las comunicaciones
oficiales a las diferentes Gerencias Departamentales, segn la Empresa
Servicios Postales Nacionales.

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Grfico 29. Cronograma de envos de valijas segn Servicios Postales
Nacionales.

Prohibido el envo por la unidad de correspondencia:

Dinero, encomiendas, comidas, revistas (Diners, Semana, entre otras).
Comunicaciones privadas (extractos bancarios, recibos de pagos, entre otras) de
toda ndole.

Todas las comunicaciones oficiales que se enven a otras entidades,
dentro de la misma entidad o se reciban deben venir foliadas en su totalidad.

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ENTIDAD
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2.7 SERVICIO DE CONSULTA EN LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

Para solicitar informacin de comunicaciones oficiales en la unidad de
correspondencia el usuario deber suministrar la mayor cantidad posible de
datos relacionados con:

1. El nmero de radicado.

2. Fecha de radicacin.

3. Nombre del destinatario y/o remitente.

4. Direccin, ciudad y departamento.

5. Nmero de valija.

6. Nmero de gua.

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3. ASESORAS Y CAPACITACIONES EN GESTIN DOCUMENTAL A
DEPENDENCIAS DEL NIVEL CENTRAL Y GERENCIAS
DEPARTAMENTALES

3.1. ASESORAS Y CAPACITACIONES

Conocer el quehacer archivstico de los diferentes Archivos de Gestin del
Nivel Central y Desconcentrado, a fin de verificar el cumplimiento del
Procedimiento de Gestin Documental de la CGR.

La DIAC elaborar cada ao los respectivos cronogramas de asesoras y
capacitaciones para las diferentes dependencias de Nivel Central y
Desconcentrado.

Los funcionarios de la DIAC encargados de las asesoras y
capacitaciones sern asignados por el Director de la Direccin de Imprenta,
Archivo y Correspondencia.

Los funcionarios de los Archivos del Nivel Central y de las Gerencias
Departamentales, de acuerdo a la modalidad de tipo de archivo escogida segn
Resolucin 097 de 2009, deben elaborar los Informes de Gestin Documental
Semestrales (Ver Anexo 18) y el Informe General de Inventario Documental (Ver
Anexo 5), los cuales deben ser entregados de acuerdo la normatividad vigente
establecida por la CGR.

Los Informes de Gestin Documental Semestrales se debe remitir a la
DIAC, el 31 de enero y 31 de julio de cada ao, por correo electrnico, Nivel
Central a la direccin de correo del Director de Imprenta, Archivo y
Correspondencia, Nivel Desconcentrado a cgr@contraloriagen.gov.co.

Si la fecha (31 de enero o 31 de julio) corresponde a un da no hbil, el trmino
vencer el da hbil siguiente.

Las dependencias del Nivel Central y Desconcentrado de la Contralora
General de la Repblica, debern elaborar el Informe General de Inventario
Documental, teniendo en cuenta todos los documentos que reposan en los
Archivos de Gestin y Central, de manera que se asegure el control de los
documentos en sus diferentes fases y diligenciar el formato del informe de
gestin documental. (Anexo 5)

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El Informe General de Inventario Documental, se debe remitir a la DIAC, el 31 de
enero de cada ao, por correo electrnico, Nivel Central a la direccin de correo
del Director de Imprenta, Archivo y Correspondencia, Nivel Desconcentrado a
cgr@contraloriagen.gov.co.

Si la fecha (31 de enero) corresponde a un da no hbil, el trmino vencer el da
hbil siguiente.

Los funcionarios asignados por la DIAC deber tener en cuenta los
informes internos y externos y normatividad archivstica vigente.

Los Informes Semestrales de Gestin Documental y los Informes
Generales de Inventarios Documentales sern insumos para realizar las visitas
de acompaamiento en las dependencias del Nivel Central y Desconcentrado, la
DIAC debe consolidar los informes en una matriz en Excel, a fin de generar el
Informe General de Gestin Documental, el cual debe ser presentado al Comit
de Archivo de la Contralora General de la Repblica.

Se informar con antelacin a la dependencia a asesorar, mediante oficio
dirigido al responsable de la dependencia, el da y la hora de la asesora con su
correspondiente plan de trabajo.

El funcionario de la DIAC asignado, debe llevar a la dependencia a
asesorar la lista de chequeo (Ver anexo 19) y el formato de control de visitas de
gestin documental (Ver anexo 9). El procedimiento, formatos y Tabla de
Retencin Documental se consultaran por la Intranet.

Para las capacitaciones se debe diligenciar el formato de control de
asistencia a capacitaciones sobre gestin documental (Ver anexo 21).

NOTA: Se incluye las siguientes actas:

Anexo 35 Acta de Visita a las Gerencias Departamentales.

Anexo 36 Acta de Comit y/o Subcomit de Archivo de la CGR.

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3.1.1. ELABORACIN Y ENTREGA DEL INFORME GENERAL DE
INVENTARIO DOCUMENTAL

Diligenciar el formato nico de inventario documental - FUID (Ver anexo
4), registrando en forma detallada y consolidada las series y subseries generadas
por la Dependencia, como consecuencia del ejercicio de sus funciones,
incluyendo los documentos facilitativos o de apoyo de la Entidad.

Las series y subseries a que hace referencia el numeral anterior se
consignarn de conformidad con el nombre asignado en la Tabla de Retencin
Documental.

El Jefe de la Dependencia ser el responsable de presentar y entregar
esta informacin a la Direccin de Imprenta, Archivo y Correspondencia a 31 de
enero de cada ao, a travs del correo electrnico.

La Direccin de Imprenta, Archivo y Correspondencia, posterior a la
presentacin del informe general de inventario documental, adelantar visitas de
control y seguimiento con el fin de verificar el contenido de forma y fondo de la
informacin, tanto en el nivel central como desconcentrado.

3.1.2. ELABORACIN Y ENTREGA DEL INFORME DE GESTIN
DOCUMENTAL

Los jefes de las dependencias del Nivel Central y los Gerentes Departamentales
de la Contralora General de la Repblica, presentaran dos informes de gestin
documental durante el ao en curso, a travs de su correo electrnico, as:

Informe de gestin documental semestral con corte enero a junio se
entrega el 31 de julio.

Informe de gestin documental semestral con corte julio a diciembre se
entrega el 31 de enero.

Para la presentacin de los Informes de Gestin Documental Semestral,
se utilizar el Anexo N18 Informe de Gestin Documental.

Para el Nivel Central, la Direccin de Imprenta, Archivo y
Correspondencia realizar seguimiento a las transferencias documentales y
eliminaciones documentales programadas anualmente.

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Para el Nivel desconcentrado, la Direccin de Imprenta, Archivo y
Correspondencia realizar seguimiento a las transferencias documentales,
eliminaciones documentales, reuniones de los Subcomits de Archivos de
acuerdo al cronograma enviado por cada gerencia departamental; el seguimiento
se efectuar a travs de visitas a las gerencias departamentales acorde al
Artculo 8 de la Resolucin N 030 y a travs de informes a travs va correo
electrnico.

3.2. ASESORAS Y CAPACITACIONES EN LAS GERENCIAS
DEPARTAMENTALES

Se debe tener en cuenta el cronograma de asesoras y capacitaciones y
la autorizacin previa por medio de la Resolucin de Comisin.

Analizar los informes de gestin documental, el informe general de
inventario documental de documentos, lista de chequeo, control de visitas de
gestin documental y los dems informes de auditoras existentes y vigentes.

El funcionario de la DIAC asignado debe llevar resolucin de comisin,
procedimientos y formatos.

Presentacin ante el Gerente Departamental del plan de trabajo a realizar.

El funcionario de la DIAC debe visitar la Unidad de Correspondencia, los
Archivos de Gestin y el Archivo Central, con los funcionarios responsables, para
determinar el cumplimiento del Procedimiento de Gestin Documental y
normatividad archivstica vigente.

En las asesoras documentales realizadas a las Gerencias Departamentales se
debe:

Verificar la aplicacin del procedimiento de gestin documental de la
Contralora General de la Repblica.

Verificar el manejo de comunicaciones oficiales, libros radicadores y
planillas de envo de la correspondencia.

Sensibilizar al personal de las Gerencias Departamentales sobre la
normatividad archivstica vigente tanto a nivel nacional como a nivel institucional,
mediante el uso de las TICs.

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Explicacin de la ruta a seguir para la consulta por la intranet de las
normas, acuerdos, resoluciones orgnicas, resoluciones reglamentarias,
procedimiento de gestin documental y las Tablas de Retencin Documental de
la Contralora General de la Repblica.

Capacitacin a los funcionarios de las Gerencias Departamentales sobre
el Procedimiento de Gestin Documental de la Contralora General de la
Repblica.

El funcionario de la DIAC debe diligenciar lista de chequeo (Ver anexo
20) y control de asistencia a capacitaciones (Ver anexo 21).

Reunin final con el Subcomit de Archivos de la Gerencia y
levantamiento de la respectiva acta de reunin.

Finalmente se entrega al Director de Imprenta, Archivo y Correspondencia
el Informe de Visita, lista de chequeo, control de asistencia a capacitaciones y
certificado de permanencia firmado por el Gerente Departamental.

3.3. ASESORA A LOS ARCHIVOS DE GESTIN DEL NIVEL CENTRAL

Se debe tener en cuenta el cronograma de asesoras.

Analizar los informes de gestin documental, el informe general de
inventario documental, lista de chequeo, control de visitas de gestin documental,
documentos y los dems informes de auditoras existentes y vigentes.

Envo oficio remisorio dirigido al jefe de la dependencia a visitar.

Visitas al Archivo de Gestin.

Sensibilizar a los funcionarios encargados del Archivo de Gestin sobre la
normatividad archivstica vigente tanto a nivel nacional como a nivel institucional.


Diligenciamiento de los formatos de lista de chequeo (Ver anexo 19) y
control de visitas de gestin documental (Ver anexo 9).

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Finalmente, se entrega los formatos diligenciados al funcionario
encargado de la serie documental.

3.4. ASESORAS TELEFNICAS, POR CORREO ELECTRNICO Y
PERSONALES.

Las asesoras telefnicas, por correo electrnico y personales, sern
atendidas por el funcionario de la DIAC asignado para la dependencia y gerencia
departamental de la CGR.

Para las asesoras telefnicas, el funcionario de la DIAC debe diligenciar
el Formato. Control asesoras telefnicas en Gestin Documental (Ver anexo
22).

Para las asesoras por correo electrnico, se contestar por el mismo
medio, previa reunin de Crculo de Mejoramiento de la DIAC, si es el caso o
consulta lo amerita.

Para las asesoras personales se utilizar el formato de control de visitas
de gestin documental (Ver anexo 9).

3.5. CAPACITACIN EN GESTIN DOCUMENTAL A LAS DEPENDENCIAS
DEL NIVEL CENTRAL

Se debe tener en cuenta el cronograma de capacitaciones.

Envo oficio remisorio dirigido al jefe de la dependencia, informando las
fechas de la capacitacin.

Capacitar a los funcionarios de las dependencias del Nivel Central, sobre
Gestin Documental, mediante el uso de las TICs.


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Diligenciar el Formato Control de asistencia a capacitacin sobre Gestin
Documental (Ver anexo 21).

Finalmente, se entrega los formatos diligenciados al funcionario
encargado de la serie documental.

Las dependencias que requieran capacitaciones adicionales a las
programadas en el cronograma de capacitaciones, las pueden solicitar a la

NOTA: En ste Manual y su respectivos anexos, el trmino ASESOR, quiere
decir FUNCIONARIO DE LA DIAC; y el trmino ASESORA hace referencia a la
labor que realizan los funcionarios de la DIAC en cuanto a orientar a los
funcionarios de la Entidad acerca de los diferentes procesos y actividades a
desarrollar relacionados con la Gestin Documental.

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4. CONTROL

Ley 527 de 1999.

Ley 594 de 2000.

Ley 734 de 2002 Cdigo nico Disciplinario.

Cdigo Contencioso Administrativo.

Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nacin.









Resolucin Orgnica 5574 del 2004 de la CGR.

Resolucin Reglamentaria 030 de 2006 de la CGR.




Circular 004 de 2003 del Archivo General de la Nacin y Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica.

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Y dems normatividad en gestin documental tanto interna como externa
vigente.

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LISTA DE GRFICOS

Grfico 1. Clasificacin electrnica de documentos.
Grfico 2. Ordenacin cronolgica.
Grfico 3. Alineacin de documentos.
Grafico 4. Perforacin de documentos.
Grfico 5 - Correccin de foliacin.
Grfico 6. Identificacin de carpeta y ubicacin
Grfico 7. Ejemplo de identificacin de carpeta para la cuenta en un
proceso auditor.
Grfico 8. Ubicacin del Rtulo de Identificacin en una carpeta.
Grfico 9. Ubicacin del Rtulo de Identificacin en un Informe de
Auditora.
Grfico 10. Ubicacin del Rtulo de Identificacin en un Tomo.
Grfico 11. Rtulo de Identificacin.
Grfico 12. Ubicacin de carpetas dentro de la caja.
Grfico 13. Ubicacin del Inventario de la caja.
Grfico 14. Ubicacin de cajas en estantera fija.
Grfico 15. Sealizacin de estantera rodante.
Grfico 16. Sealizacin de estantera fija.
Grfico 17. Sealizacin de archivadores y gavetas.
Grfico 18. Archivador rodante.
Grfico 19. Archivadores fijos.
Grfico 20. Archivadores verticales de gaveta.
Grfico 21. Separador para identificar series y subseries.
Grfico 22. Carpeta colgante.
Grfico 23. Ubicacin de la informacin de series y subseries que
contiene cada gaveta.
Grfico 24. Formato de caja.
Grfico 25. Nmero de carpeta dentro de la transferencia y nmero de la
caja que contiene la carpeta a transferir.
Grfico 26. Nmero de Tomo o Informe de Auditora dentro de la
transferencia y nmero de la caja que contiene el Tomo o Informe de
Auditora a transferir.
Grfico 27. Diligenciamiento de sobres.
Grfico 28. Diligenciamiento de empaques.
Grfico 29. Cronograma de envos de valijas segn Servicios Postales
Nacionales.

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LISTA DE ANEXOS

Anexo 1. Referencia cruzada.
Anexo 2. Inventario de carpeta.
Anexo 3. Identificacin de carpetas.
Anexo 4. Formato nico de Inventario Documental.
Anexo 5. Base de datos Archivo de Gestin.
Anexo 6. Inventario de caja.
Anexo 7. Acta de entrega de documentos.
Anexo 8. Tabla de Retencin Documental.
Anexo 9. Control de visitas de gestin documental.
Anexo 10. Reporte de errores en transferencia documental.
Anexo 11. Acta final de transferencia documental.
Anexo 12. Informe de eliminacin documental.
Anexo 13. Acta de eliminacin documental.
Anexo 14. Acta de entrega de documentos al Fondo de Bienestar Social.
Anexo 15. Formato de Solicitud y Registro del Servicio de Prstamo.
Anexo 16. Formato de Solicitud y Registro del Servicio de Consulta.
Anexo 17. Formato de Solicitud y Registro del Servicio de Reprografa.
Anexo 18. Formato Informe de gestin documental.
Anexo 19. Lista de chequeo Nivel Central.
Anexo 20. Lista de chequeo Nivel Desconcentrado.
Anexo 21. Control de asistencia a capacitacin sobre Gestin
Documental.
Anexo 22. Control asesoras telefnicas en Gestin Documental.
Anexo 23. Certificacin Entrega Documentos.
Anexo 24. Certificacin No Tiene Documentos a Cargo.
Anexo 25. Certificado de Paz y Salvo DIAC Entrega Documentos.
Anexo 26. Certificado de Paz y Salvo DIAC - No Tiene Documentos.
Anexo 27. Planilla de Correo Certificado.
Anexo 28. Planilla de Correo Certificado S.U.
Anexo 29. Planilla de Correo Internacional.
Anexo 30. Planilla de Correo Apartado Areo.
Anexo 31. Planilla de Servicio Postexpress.
Anexo 32. Planilla de Contenido de Valija Corra.
Anexo 33. Planilla de Control de Recoleccin.
Anexo34.Certificacin Servicio de Correspondencia Gerencias
Departamentales.
Anexo 35 Acta de Visita a las Gerencias Departamentales.
Anexo 36 Acta de Comit y/o Subcomit de Archivo de la CGR.
Anexo 37 Hoja de control (Inventario de carpeta) para la Serie
Documental Historias Laborales.
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GLOSARIO

ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad
pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel
orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

CLASIFICAR. Labor intelectual mediante la cual se identifican y
establecen las series que comprende cada agrupacin documental de acuerdo a
la estructura orgnico-funcional de la Entidad.

COMIT DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta Direccin, responsable
de cumplir y hacer cumplir las polticas archivsticas, definir los programas de
gestin de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos
administrativos y tcnicos de los archivos.

DOCUMENTO: Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el
medio utilizado.
DOCUMENTO DE APOYO. Documento generado por la misma oficina o
por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales,
pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

ELIMINACIONES PRIMARIAS. Son aquellas que se efectan en los
archivos de gestin aplicando los tiempos y procedimientos de las Tablas de
Retencin de documentos.

ELIMINACIONES SECUNDARIAS: Las efectuadas en el Archivo Central
de la Contralora General de la Repblica de acuerdo a la Tabla de Retencin
Documental.

EXPEDIENTE. Conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo
asunto o materia, producidos a medida que se desarrollan los tramites. El
expediente comporta una nocin funcional y probatoria, da fe y debe ser
conservado en su integridad.

FOLIACIN. Accin de numerar hojas. Acto de enumerar los folios solo
por su cara recta // Operacin incluida en los trabajos de ordenacin que
consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad
documental.

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FOLIO. Es la hoja de libro, de cuaderno o de expediente al que
corresponde dos pginas. Nmero que indica el orden consecutivo de las hojas
de un expediente o carpeta.

FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, la que se numera.

FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

FORMATO IDENTIFICACIN DE CARPETA. Formato que permite
identificar el contenido de la carpeta conforme a lo establecido en la tabla de
retencin documental, identificar la cantidad de folios, la dependencia productora,
el numero de la carpeta, el rango de folios y datos exclusivos de la transferencia
al archivo central.

FORMATO INVENTARIO DE CARPETA. Es la relacin de los
documentos contenidos en la carpeta.

FORMATO PRSTAMO DE DOCUMENTOS. Formato que permite llevar
el control de los prstamos documentales y su entrega

FORMATO NICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Formato
establecido por el Archivo general de la Nacin para el levantamiento y
recuperacin de informacin que describe de manera exacta y precisa las series
o asuntos de un fondo documental.

ORDENAR. Ubicacin fsica de los documentos dentro de la carpeta o
expediente.

ORGANIZACIN. Proceso que mediante el cual se desarrollan las
actividades de clasificacin, ordenacin y descripcin documental.
PAZ Y SALVO DOCUMENTAL. Documento que hace constar que el
funcionario de la Contralora General de la Repblica, cumpli a cabalidad la
entrega de documentos bajo su custodia o manejo.

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de
estructura y contenido homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.
Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

SERIE DOCUMENTAL SIMPLE. Es una serie documental conformada por
un mismo tipo documental, la cual comparte los mismos rasgos estructurales o
formales.

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Ejemplo:

Serie: Actas
Subserie: Actas de Comit de Archivo
Tipos Documentales: Actas de Comit de Archivo No.1, Actas de Comit de
Archivo No.2, Actas de Comit de Archivo No.3, Actas de Comit de Archivo
No.4, etc.

SERIE DOCUMENTAL COMPLEJA. Es una serie documental compuesta
por varios tipos documentales diferentes entre, s pero relacionados en razn a
un trmite determinado.

Ejemplo:

Serie: Historias Laborales
Tipos Documentales: Resolucin de nombramiento, hoja de vida, pasado judicial,
antecedentes disciplinarios, examen mdico,

SUBCOMIT DE ARCHIVO. Grupo asesor de la Gerencia Departamental,
responsable de cumplir y hacer cumplir las polticas archivsticas.

SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que
forman parte de una serie, identificadas de forma separada de sta por su
contenido y sus caractersticas especficas.

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL. Listado de series y subseries
con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada etapa del ciclo vital del documento.

TRMITES: Se establecern una serie de asuntos que debern resolver
en la Contralora General de la Repblica y los documentos que genere o reciba
la Entidad debern clasificarse dentro de uno de estos.

UNIDAD DOCUMENTAL. Es la pieza mnima que rene todas las
caractersticas necesarias para ser considerada documento. Pueden ser
unidades documentales entre otras, un acta, un oficio, un informe.

APROBADO POR:
CARLOS EDUARDO UMAA LIZARAZO
Gerente Administrativo y Financiero
FECHA:
28 de julio de 2011.

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