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Seminario Administración del Tiempo

Seminario Administración del Tiempo Sesión 6: Técnicas de apoyo a la administración del tiempo Objetivo específico

Sesión 6: Técnicas de apoyo a la administración del tiempo

Objetivo específico:

Que el participante identifique y reconozca que administrar el tiempo no es un concepto aislado sino que tiene relación con técnicas que le proporcionan apoyo.

Contenido de la sesión 6:

6.1 Equipos de trabajo autodirigidos

6.2 360 grados de retroalimentación e involucramiento

6.3 Manejo de conflictos

6.4 Conclusión

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Seminario Administración del Tiempo 6.1 Equipos de trabajo autodirigidos El que la empresa decida transformar el
Seminario Administración del Tiempo 6.1 Equipos de trabajo autodirigidos El que la empresa decida transformar el

6.1 Equipos de trabajo autodirigidos

El que la empresa decida transformar el método de trabajo hacia equipos autodirigidos proporciona apoyo a la variable de desempeño “velocidad de tiempo” y proporciona ventaja competitiva a cualquier organización. El que los procesos no dependan de una sola persona proporciona apoyo al

cumplimento del objetivo aun y cuando alguna de las personas del equipo falle en alguna de las actividades. El que nos apoyemos en otras personas apoya definitivamente el proceso. Un equipo de trabajo es el proceso en el cual las personas trabajan activamente y en conjunto para lograr un objetivo común. Los miembros de un equipo

autodirigido tienen la autoridad para tomar decisiones en relación con la forma en que compartirán y terminarán el trabajo ( Schermerhorn, 2002).

Características de los equipos autodirigidos:

Los miembros comparten colectivamente la responsabilidad de los resultados

de desempeño. Los miembros tienen capacidad de decisión para programar el trabajo dentro del equipo.

Los miembros son capaces de desempeñar más de un trabajo en el equipo.

Los miembros se capacitan unos a otros para desarrollar múltiples habilidades

para el trabajo. Los miembros evalúan las contribuciones al desempeño de los demás integrantes del equipo de trabajo.

Los miembros son responsables de la calidad total de los productos que genere el equipo.

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Seminario Administración del Tiempo Por ejemplo, si regresamos al caso DIMCO en el cual analizamos sus

Por ejemplo, si regresamos al caso DIMCO en el cual analizamos sus juntas de trabajo, el lograr que todos los miembros de la junta trabajen en equipo proporciona apoyo a los resultados de la reunión. ¿Cómo lograr el trabajo en equipo de todos los participantes a la junta para mejorar en términos de administración del tiempo? Enfatizar en la planeación de la junta (los tiempos son muy importantes). Enfocarse en temas que deben ser discutidos. Dirigir la discusión constructivamente. Motivar los comentarios de todos los participantes. No permitir participantes silenciosos, fomentando la participación.

Cuestionario para conocer la madurez de un equipo de trabajo.

Criterios para evaluar la madurez de su equipo de trabajo.

Un grupo maduro posee:

1. Mecanismos adecuados para obtener retroalimentación.

Mecanismos

Mecanismos

deficientes de

1

2

3

4

5

excelentes de

retroalimentación

Promedio

retroalimentación

2.- Procedimiento adecuado para la toma de decisiones.

Procedimiento

deficiente para la toma de decisiones

1

2

3

4

5

Toma de decisiones muy adecuada

 

Promedio

3.- Cohesión óptima

Cohesión baja

1

2

3

4

5

Cohesión óptima

 

Promedio

4.- Organización y procedimientos flexibles.

 

Muy inflexibles

1

2

3

4

5

Muy flexibles

Promedio

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Seminario Administración del Tiempo 5.- Máximo uso de los recursos de cada miembro del equipo. Uso

5.- Máximo uso de los recursos de cada miembro del equipo.

Uso deficiente

1

2

3

4

5

Uso excelente

de recursos

Promedio

de recursos

6.- Comunicaciones claras

Mala

1

2

3

4

5

Comunicación

comunicación

Promedio

excelente

7.- Metas claras aceptadas por los miembros del equipo.

Metas confusas:

no aceptadas

1

2

3

4

5

Promedio

Metas muy claras:

aceptadas

8.- Sentimientos de interdependencia con la persona de autoridad.

Ninguna

interdependencia

1

2

3

4

5

Promedio

Interdependencia

elevada

9.- Participación compartida en funciones de liderazgo

Ninguna participación compartida

1

2

3

4

5

Promedio

Alta participación

compartida

10.- Aceptación de las personas consideradas miembros de una minoría y de sus opiniones.

Ninguna

1

2

3

4

5

Gran aceptación

aceptación

Promedio

 

Fuente : Edgar H. Schein Process Consultation

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Seminario Administración del Tiempo 6.2 360 grados de retroalimentación e involucramiento La mayoría de los autores

6.2 360 grados de retroalimentación e involucramiento

La mayoría de los autores define el proceso de retroalimentación como el proceso de decirle a un individuo cómo te sientes en relación con algo que él dijo o hizo. El arte de retroalimentar es una habilidad indispensable, en particular para los administradores que regularmente deben retroalimentar a otras personas, a menudo en relación a su desempeño. El recibir o el ofrecer retroalimentación proporciona apoyo a todos los pasos que se realiza al implementar el Time Management Skills. En ocasiones realizamos actividades o actos concretos en forma inconsciente y hasta que alguien más nos lo señalan notamos su desarrollo y el efecto que estas actividades tienen en nuestro desempeño.

efecto que estas actividades tienen en nuestro desempeño. Como se observa en la figura anterior, el

Como se observa en la figura anterior, el recibir retroalimentación de muchas fuentes de información apoya enormemente el proceso. En la actualidad, la teoría conocida como 360 grados de libertad describe este proceso. Este tipo de retroalimentación incluye la evaluación de los subordinados hacia su jefe, así como la retroalimentación adicional que pueden proporcionar los colegas, los clientes internos y externos, así como los altos ejecutivos.

En este proceso es muy importante seguir los pasos para escuchar con eficacia considerando que debemos actuar como receptores de información en el proceso de retroalimentación. Los pasos a seguir se enumeran a continuación:

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Seminario Administración del Tiempo Deja de hablar. Haz que la otra persona se sienta tranquila. Demuestra

Deja de hablar. Haz que la otra persona se sienta tranquila. Demuestra que quieres escuchar. Elimina cualquier distractor potencial. Empatiza con la otra persona. No respondas demasiado rápido; se paciente. No te enojes; controla tu carácter. No exageres las discusiones y las críticas. Pregunta. Deja de hablar.

Todo este proceso nos proporcionará apoyo para realizar en forma más eficaz nuestra propia planeación y a alinear nuestros objetivos a los de la organización, como lo delimitamos anteriormente en el proceso de Time Management Skills.

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Seminario Administración del Tiempo 6.3 El manejo de conflictos Es muy importante manejar los conflictos dado

6.3 El manejo de conflictos

Es muy importante manejar los conflictos dado que en muchas ocasiones nuestro propio trabajo depende de la interacción que se tenga con otras personas y con otras áreas. Cuantas veces hemos escuchado “No terminé la actividad X por culpa de la persona Y, que no me entregó a tiempo los resultados que yo necesitaba para realizar mi trabajo”. El posible beneficio que un conflicto pudiera tener para las personas y las organizaciones depende de dos factores:

a) la intensidad

b) un buen manejo

El conflicto constructivo estimula a la gente hacia mayores esfuerzos de trabajo, cooperación y creatividad. Un conflicto mal manejado distrae e interfiere con otras actividades más pertinentes para la tarea. Por ejemplo, si dos personas no pueden trabajar juntas debido a la hostilidad interpersonal, o los miembros de un comité no pueden ponerse de acuerdo en objetivos comunes, esto provocará problemas en la administración del tiempo de todos los involucrados. La gente responde al conflicto enfatizando de manera distinta a la cooperación y a la asertividad. La cooperación es el deseo de satisfacer las necesidades y preocupaciones de la otra parte; la asertividad es el deseo de satisfacer las propias necesidades y preocupaciones. Se pueden observar en la matriz que aquí se presenta, correspondiente a los estilos alternativos para el manejo del conflicto.

a los estilos alternativos para el manejo del conflicto. D.R. Universidad Virtual del Sistema Tecnológico de

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Seminario Administración del Tiempo Evitación : no ser cooperativo ni asertivo; restarle importancia al desacuerdo,

Evitación: no ser cooperativo ni asertivo; restarle importancia al desacuerdo, retirarse de la situación y / o permanecer neutral a cualquier costo. Acomodación o limar asperezas: ser cooperativo pero no asertivo; dejar que dominen los deseos de los demás; suavizar las cosas o pasar por alto las diferencias para mantener la armonía. Competencia o imposición: no ser cooperativo sino asertivo; trabajar en contra de los deseos de la otra parte, enfrascarse en una competencia de tipo ganar o perder y / u obligar al otro a través del ejercicio de la autoridad. Acuerdo: ser moderadamente cooperativo y asertivo, negociar para llegar a soluciones aceptables en las cuales cada parte gana un poco y pierde otro poco. Colaboración o solución del problema: ser cooperativo y asertivo, tratar de satisfacer a fondo las preocupaciones de todos resolviendo diferencias, descubriendo y resolviendo problemas de modo que todos ganen.

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Seminario Administración del Tiempo 6.4 Conclusión Es importante, reconocer la gran ventaja que tendremos si logramos

6.4 Conclusión

Es importante, reconocer la gran ventaja que tendremos si logramos manejar adecuadamente estas técnicas para mejorar la administración de nuestro tiempo. Primero, es indispensable darnos cuenta de la interdependencia existente entre los tres métodos: al manejar los conflictos lograremos trabajar mejor en nuestro equipo de trabajo y si aplicamos de forma adecuada la retroalimentación de diversas fuentes de información lograremos mejorar en ambas (trabajo en equipo y manejo de conflictos) para lograr el éxito, el cual es nuestra finalidad como indicador de desempeño máximo.

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