Confidential

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Planeacion de Proyectos
[Escriba el subttulo del documento]


07/12/2011
Universidad Tecnologica de Mexico
Orlando Martinez Martinez


Project Charter

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Antecedentes

Dentro de la cadena de suministro en el abastecimiento de partes de servicio para
automviles ligeros, existe una gran rea de oportunidad el poder hacer llegar al
cliente la parte que requiere, en el momento ms corto y con el precio ms accesible.
El Almacenaje es un rea crtica para el servicio al cliente. Desafortunadamente
muchos no entienden esto ni el roll del almacenaje, por lo que se requiere un enfoque
ms activo, donde el servicio al cliente sea medido y evaluado constantemente.
La experiencia nos ha dicho que para poder lograr esto es necesario contar con una
administracin de los componentes que tienen mayor demanda, con lo cual
determinamos el stock adecuado de las partes, en funcin de sus ventas, con lo cual
se lograra una tendencia a mejorar el costo considerando sencillamente las vueltas
de inventario que es uno de los indicadores que es imperativamente medir. Y
considerando que el almacn es una actividad que no le agrega valor al producto, es
necesario estimar lo ms acertadamente los pronsticos de ventas en los productos
de mayor movimiento, que lograra una alta efectividad en las vueltas de inventario,
considerando que previamente se ha llevado un registro adecuado de las ventas de
los productos con mayor demanda.
Considerando este antecedente y las diferentes herramientas tecnolgicas y de
informtica que ayudaran a hacer ms fcil las tareas de administracin como lo son
el Mximos y Mnimos, Facturacin, Rotacin de inventarios, Identificacin de partes
por medio de cdigo de barras, Salidas/Entradas.
Adems de las instalaciones correctas, as como los proveedores adecuados, y los
entrenamientos correctos a todos los involucrados, los estndares bien establecidos y
claros se tendrn una direccin firme al xito en la administracin de almacenes de
refacciones. Actualmente en la empresa con razn social Venta de Refacciones y
Servicios Automotrices ubicada sobre la carretera Toluca Naucalpan KM. 47.5, se
tiene una gran rea de oportunidad en el rea de almacn de refacciones ya que no
se tiene un control de salidas y entradas, as como una correcta facturacin, lo que no
permite tener un medible que nos muestre la eficiencia de este recurso, en
consecuencia el rea fsica no tiene un orden adecuado de los principales productos
que se solicitan, adems de no cumplir con las normas establecidas para este tipo de
rea, ni la estructura para hacer una bsqueda eficiente del producto, una rea de
recepcin de material para proveedores se encuentra ausente, en base a estos
antecedentes de este caso en especfico se ha decidido llevar a cabo la
implementacin de un sistema de administracin de almacn de partes de servicio
Project Charter

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para cumplir con el mnimo de estndares que proporcionen un adecuado servicio al
cliente y una medicin de las ventas de los principales productos.



El Almacn de Refacciones Como
Arma Estratgica de Satisfaccin al
Cliente.

Nombre del Proyecto: El Almacn de Refacciones Como Arma Estratgica de
Satisfaccin al Cliente.
Departamento: Ventas
rea de enfoque: Almacn de Refacciones
Producto/Procesos: Rotacin de inventario, Mximos y Mnimos del stock,

Preparado Por
Dueo del documento(s) Rol en el Proyecto /Organizacin.
Orlando Martnez Martnez Project Manager/Socio

Control de Revisiones de Project Charter
Versin Fecha Autor Descripcin del Cambio
1 27 de
Noviembre
[Orlando Martnez
Martnez]
Creacin de Documento
Project Charter

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de 2011

y

Project Charter

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TABLA DE CONTENIDO
1 PROPOSITO DEL PROJECT CHARTER ........................................................................... 5
2 RESUMEN EJECUTIVO DEL PROYECTO ......................................................................... 5
3 DESCRIPCION DEL PROYECTO ....................................................................................... 6
4 ALCANZE DEL PROYECTO .............................................................................................. 6
4.1 Metas y objetivos .................................................................................................... 6
4.2 SOW (Departmental Statements of Work) ............................................................... 6
4.3 Impacto en la organizacin ..................................................................................... 6
4.4 Entregables del Proyecto ........................................................................................ 7
4.5 Entregables Fuera del Alcance del Proyecto ........................................................... 7
4.6 Costos Estimados y Duracin del Proyecto ............................................................. 7
5 CONDICIONES DEL PROYECTO ...................................................................................... 7
5.1 Supuestos del proyecto........................................................................................... 7
5.2 Preocupaciones del proyecto .................................................................................. 7
5.3 Riesgos del Proyecto .............................................................................................. 8
5.4 Restricciones del proyecto ...................................................................................... 8
6 ESTRUCTURA DE APROBACIN DEL PROYECTO......................................................... 8
7 PROJECT TEAM ORGANIZATION PLANS ........................................................................ 8
8 REFERENCIAS DEL PROYECTO ...................................................................................... 9
9 APROVACIONES ............................................................................................................... 9
10 APPENDICES ....................................................................................................................10
10.1 Document Guidelines .............................................................................................10
10.2 Project Charter Document Sections Omitted ..........................................................10

Project Charter

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1 PROPOSITO DEL PROJECT CHARTER
El Project Charter del proyecto definir el alcance, objetivos y enfoque
general para la implementacin de un sistema de administarcion integral
para el almacen de refacciones. Es un elemento fundamental para iniciar,
planificar, ejecutar, controlar y evaluar el proyecto. Debe ser el nico punto
de referencia en las metas y objetivos del proyecto, el alcance de la
organizacin, presupuestos, plan de trabajo y presupuesto. Adems, sirve
como un contrato entre el equipo del proyecto y los patrocinadores del
proyecto, indicando que ser entregado de acuerdo con el presupuesto, las
restricciones de tiempo, riesgos, recursos y normas acordadas para el
proyecto.

2 RESUMEN EJECUTIVO DEL PROYECTO
En primera instancia debe realizarse un diagnstico del estado de los
procesos deinventario como se encuentran actualmente, mediante
recopilacin, anlisis de informacin y presentacin de resultados a la
Direccin General e involucrados.
La meta del proyecto es establecer el medible de retorno de inversin en el
rea de almacen de refacciones al tener dos reas de oportunidad, un
sistema integral de control de almacenes a atraves de un sistema de gestin
de almacenes (software) y reacondicionando las instalaciones para cumplir
con el minimo de estndares permisibles.
Los principales objetivos son:
Tener implementado un SGA (software) en el tercer cuatrimestre del
2012.
Implementar las instalaciones adecuadas para el almacen de
refacciones en el 3er cuatrimestre del 2012.
Se tiene estimado que en un tiempo de 9 meses se tenga implantado todo
el sistema de administracin, considerando que se tendrn los dineros para
soportor el proyecto hasta su trmino, sin que se mermen los tiempos de
entrega debido a los riesgos como el cambio de administracin contra el
actual, se estima que la implementacin de este proyecto alcanze la suma
de 120,000 MXP, los cuales tienen que ser desglosados en el plan de
erogaciones para su aprobavcion por parte del staff, con lo cual ser el
punto de partida para poder participar con los beneficios de este proyecto
en la organizacin.


Project Charter

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3 DESCRIPCION DEL PROYECTO
[Replace this text with the rationale and business justification for undertaking this project.]

Actualmente el manejo de inventarios que se tienen en la organizacin no
muestran datos duros para tomar desiciones de compra en los principales
productos que tienen un mayor numero de vueltas de inventario(hasta el
momento no se conoce de forma sistemica) y en consecuencia esto implica
que al tomar desiciones enm el abastecimiento no siempre se solicite el
material mas adecuado.
El proyecto a desarrollar abarcara la implementacin de un sistema de

4 ALCANZE DEL PROYECTO
4.1 Metas y objetivos
Metas Objetivos
Aumentar el
retorno sobre la
inversin en
inventario (ROI).


1. Tener implementado un SGA (software) en
el tercer cuatrimestre del 2012.
2. Implementar las instalaciones adecuadas
para el almacen de refacciones en el 3er
cuatrimestre del 2012.

4.2 SOW (Departmental Statements of Work)
Departmental SOW Owner/Prime Due Date/Sequence



4.3 Impacto en la organizacin
Organizacion
Impact to and Participation of
Organization



Project Charter

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4.4 Entregables del Proyecto
Milestone Deliverable
1. [Milestone Description] y [Deliverable 1description]
y [Deliverable 2description]
y [Deliverable ndescription]
2. [Milestone Description] y [Deliverable 1description]
y [Deliverable 2description]
y [Deliverable ndescription]
3. y
4.5 Entregables Fuera del Alcance del Proyecto
[Replace this text with a description of key logical areas not considered part of the
boundaries of this project. Examples of these Out-of-Scope Deliverables may include data,
processes, applications, or business management.]
4.6 Costos Estimados y Duracin del Proyecto
Project
Milestone
Fecha
Estimada Entregable(s) Incluir Nivel de confianza
[Milestone 1] [mm/dd/yy] [Deliverable 1]
[Deliverable 2]
[High/Medium/Low]
[Milestone 2] [mm/dd/yy] [Deliverable 1]
[Deliverable 2]
[High/Medium/Low]


5 CONDICIONES DEL PROYECTO
5.1 Supuestos del proyecto
y La administracin tendr la disponibilidad para aceptar los cambios que
un nuevo sistema de administracin implica.
y Se tendrn los recursos econmicos necesarios para implementar una
reingeniera de procesos.
5.2 Preocupaciones del proyecto
Priority Criteria
1 High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution.
Project Charter

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2 Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone.
3 Low-priority issue; to be resolved prior to project completion.
4 Closed issue.

# Fecha Prioridad Owner Descripcion Status & Resolucion
1 [mm/dd/yy] [Issue 1
description]
[Replace this text with
Status and Proposed or
Actual Resolution.]
2 [mm/dd/yy] [Issue 2
description]
[Replace this text with
Status and Proposed or
Actual Resolution.]
5.3 Riesgos del Proyecto
# Riesgo Probabilidad Risk Owner
Impacto en el proyecto-Plan de
Mitigacion
1 [Project
Risk]
[High/Medium
/Low]
[Replace this text with a description
of the Mitigation Plan.]
2 [Project
Risk]
[High/Medium
/Low]
[Replace this text with a description
of the Mitigation Plan.]
5.4 Restricciones del proyecto
y [Replace this text with a description of a Constraint.]
y [Constraint 2]
y [Constraint 3]

6 Estructura de aprobacin del Proyecto
[Replace this text with a description of how the project will be structured and what approach
will be used to manage the project.
y What are the dependencies of the project?
y How will you Plan and Manage the project?]

7 Project Team Organization Plans
Project Team Role Project Team Member(s) Responsibilities
[Role Title] [Name(s)] [Replace this text with a
description of the Role
Responsibilities.]

Project Charter

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8 REFERENCIAS DEL PROYECTO
Milestone Deliverable
[Name of
Document/Reference]
[Description with available hyperlinks]


9 APROVACIONES
Prepared by __________________________________
Project Manager
Approved by __________________________________
Project Sponsor

__________________________________
Executive Sponsor

__________________________________
Client Sponsor



Project Charter

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10 APPENDICES
10.1 Document Guidelines

10.2 Project Charter Document Sections Omitted