Captulo 5 - ALCANCE

Los espritus mediocres suelen condenar todo aquello que est fuera de su
alcance.
Franois de la Rochefoucauld (1613-1680). Escritor francs.
En este captulo veremos la gestin del alcance del proyecto a los fines
de definir QU trabajo necesitamos realizar para alcanzar un proyecto exitoso.
Al finalizar el captulo habrs aprendido los siguientes conceptos:
yecto y del producto







Alcance del proyecto vs. Alcance del producto

Generalmente se suele confundir el alcance del proyecto con el alcance
del producto o servicio de ese proyecto.
El alcance del producto se refiere a las caractersticas y funciones del
producto o servicio. Por ejemplo, queremos producir una computadora porttil que
pese menos de 500 gramos, con 1000 teras de disco, 40 teras de memoria
y batera con autonoma para un ao.
Por su parte, el alcance del proyecto consiste en definir todos los procesos y el
trabajo necesario para que el producto sea provisto con todas las
caractersticas y funciones requeridas. Por ejemplo, definir todo el trabajo y los
procesos para tener esa computadora en tiempo y forma.

El alcance del proyecto es ms amplio que el alcance del producto.


Alcance del proyecto y del producto


Procesos de gestin del alcance 5

Para alcanzar un proyecto exitoso necesitamos implementar procesos de
gestin del alcance para asegurarnos que todo el trabajo se lleve a cabo,
y slo ese trabajo se lleve a cabo.
ni menos!
Estos procesos nos ayudarn a evitar que se agreguen cambios que no
pasaron por el control integrado de cambios y de esta forma prevenir trabajos no
solicitados (gold plating).
Vamos a desarrollar los seis procesos de la gestin del alcance que se
distribuyen entre los grupos de procesos de planificacin y control.





Los seis procesos de la gestin del alcance son:
1. Planificar la gestin del alcance: cmo se llevarn a cabo el resto de los
procesos (requisitos, definicin, EDT, validacin y control).
2. Recopilar requisitos: documentar las necesidades de los interesados para
convertirlas en requisitos del proyecto.
3. Definir el alcance: desarrollar el enunciado del alcance detallado (qu).
4. Crear la estructura de desglose del trabajo o EDT: descomponer el proyecto en
partes ms pequeas.
5. Validar el alcance: conseguir la aceptacin formal del alcance por parte del
cliente o patrocinador.
6. Controlar del alcance: gestionar los cambios en el alcance.

Planificar la gestin del alcance

Durante el proceso de desarrollar el plan para la direccin del proyecto se
realiza la planificacin del alcance para definir cmo se llevarn a cabo los
procesos de la gestin del alcance.

Recordemos que el plan para la direccin del proyecto requiere iteraciones e
interrelaciones con las distintas reas del conocimiento. Al momento de
planificar el alcance, seguramente el plan del proyecto tendr poco nivel de
detalle, pero debera incluir como mnimo lo siguiente:


acin

Qu necesito para empezar?

Qu herramientas puedo utilizar?

Qu obtengo al final del proceso?

El plan de gestin del alcance es un documento donde se definen los
procedimientos que se llevarn a cabo para:


Realizar la verificacin del alcance


elaboracin del plan del alcance.
informarn los
requisitos?; Cmo ser el proceso de seguimiento y control de los requisitos?,
Quines y cmo realizarn cambios en los requisitos?,
Cmo se priorizarn los requisitos?



Definir el alcance

En el proceso de definir el alcance se profundiza el nivel de detalle del
proyecto y del producto.
Qu necesito para empezar?


Qu herramientas puedo utilizar?
s del producto: analizar los objetivos del producto establecidos por el
cliente o patrocinador y convertirlos en requisitos tangibles del proyecto.
mediante reuniones con tormentas de ideas y/o pensamiento lateral.
una silla es para sentarse, un cuchillo para cortar, un libro para leer, etc.,
que limitan las soluciones posibles; el pensamiento lateral rompe con este
patrn rgido provocando a la lgica para obtener ideas creativas e innovadoras
que permiten la resolucin de problemas de manera indirecta. Al enfocar los
problemas de diferentes puntos de vista, se pueden encontrar novedosas
principales interesados para definir el alcance del producto o servicio.
Qu obtengo al final del proceso?

El enunciado del alcance del proyecto es un documento donde se definen los
entregables y las tareas necesarias para realizar esos entregables. En este
documento se detalla en profundidad la descripcin de los entregables, se
analiza si los supuestos preliminares son vlidos, se explicitan los lmites del
proyecto, etc.


Crear la Estructura de Desglose del Trabajo
El proceso de crear la estructura de desglose del trabajo (EDT) o WBS (work
breakdown structure), consiste en dividir al proyecto en menores componentes
para facilitar la planificacin del proyecto.
Por lo general, muchas organizaciones cometen el error de saltearse este
proceso al momento de planificar sus proyectos. En su lugar, comienzan a
descomponer el proyecto a nivel de tareas y esto no favorece para un proyecto
exitoso.
Qu necesito para empezar?


Qu herramientas puedo utilizar?
escomposicin: dividir el proyecto en menores componentes
Qu obtengo al final del proceso?
diccionario (donde se explicitan los trminos de la EDT), forman la lnea
base del alcance. Lo que no est all no forma parte del alcance del proyecto.
La EDT es una especie de organigrama jerrquico del proyecto donde se sub-
divide el mismo en menores componentes.
El nivel ms bajo de cada divisin se denomina paquete de trabajo. Por otro
lado, tambin suelen existir cuentas de control que son lugares para medir el
avance del alcance, el cronograma o los costos. Cada cuenta de control incluye
uno o ms paquetes de trabajo.


Paquetes de trabajo: ltimo nivel de cada divisin de la EDT.
cronograma o los costos. Cada Cuenta control incluye uno o ms paquetes de
trabajo.
El primer nivel jerrquico de la EDT podra ser el ciclo de vida del proyecto. Por
ejemplo, en el sector petrolero se suele observar el primer nivel con la
siguiente divisin: factibilidad, seleccin, definicin, ejecucin y operacin.

Sin embargo, la EDT no tiene ninguna relacin de secuencia entre sus
componentes. Por ejemplo, en los grficos a continuacin se presentan
ejemplos de EDT donde el primer nivel jerrquico no tiene ninguna relacin
con el ciclo de vida, sino que se descompone el proyecto en los
principales entregables.
en su defecto ninguno.

En la EDT no se incluyen tareas, slo entregables, sub-entregables y paquetes de
trabajo..


En cuntos niveles debo descomponer el proyecto? Deberas subdividirlo
hasta aquel punto en que los costos y el cronograma puedan estimarse
con precisin para cada paquete de trabajo.
Sin embargo, no hay que excederse en las subdivisiones. La EDT forma parte del
plan y un plan es til slo si luego es utilizado. Tener demasiadas
divisiones no ayudar con la gestin del proyecto, por lo que eso no sera
apropiado.
e trabajo como sea posible y necesario
para su mejor gestin.
Algunas ventajas de utilizar la EDT son:
pertenencia a los miembros claves
el equipo de trabajo comprenda
rpidamente su lugar en el proyecto
riesgos.


DT es una excelente actividad para el desarrollo de equipos
de trabajo.
En la EDT no hay lugar suficiente para explicitar qu significa cada uno de sus
trminos. Por tal motivo, es importante que se acompae con el diccionario de la
EDT donde se pueden encontrar con ms detalle los trminos de cada
componente de la EDT.
Por ejemplo, en la tabla a continuacin se presenta el diccionario del
componente 2.2.2.1 Mercado.

Una vez que se tiene la EDT del proyecto se podrn planificar las actividades o
tareas relacionadas con cada uno de sus componentes, como veremos en
el prximo captulo.
Ejercicio 5.1 EDT

Usted ha sido nombrado como responsable de armar la estructura de desglose del
trabajo del Proyecto X. Para ello, necesitar gran colaboracin del resto del
equipo.

En primer lugar divide al Proyecto en cuatro entregables y luego divide los
entregables en otros componentes ms pequeos como se presenta en la tabla a
continuacin.

a) Grafique la EDT de este programa.
b) Cul sera la duracin del proyecto?
c) Coloque nombre real a los entregables y paquetes de trabajo en base a un
caso real que est trabajando

Respuesta Ejercicio 5.1
a) EDT del Proyecto



b) La EDT no se utiliza para estimar la duracin del proyecto. Para estimar
la
duracin ser necesario identificar las actividades, secuenciarlas,
estimar los
recursos y la duracin de cada actividad. Sin embargo, pueden
utilizarse los
componentes de la EDT para estimar en forma aproximada los
recursos y
duraciones de cada paquete de trabajo como se present en la EDT del
punto
a). Esto sirve para tener una idea relativa de la magnitud de cada paquete
de
trabajo.

b) EDT para un proyecto de construccin



No dejes de completar esta respuesta con la EDT de un proyecto
personal.

Validar el alcance

El proceso de validar el alcance forma parte del grupo de procesos
de seguimiento y control. Este proceso puede realizarse al finalizar
cada entregable importante del proyecto y debe realizarse siempre
antes del proceso de cerrar el proyecto o fase.

Qu necesito para empezar?
ilidad
calidad.
entregable en relacin a la mtricas de calidad, cantidad y severidad de no
conformidades, etc.

Qu herramientas puedo utilizar?
especificaciones y documentar la finalizacin de cada entregable
Tcnicas grupales de toma de decisiones: evaluar alternativas en
grupo para clasificar y priorizar los requisitos.

Qu obtengo al final del proceso?
desempeo del trabajo: estado de avance de los entregables


entregable se est completando en forma apropiada. Adems, es un
proceso pro-activo que permite recomendar acciones correctivas antes
de entregar el producto final al cliente.

Controlar el alcance

A diferencia de validar el alcance donde se revisa que se estn
completando los entregables satisfaciendo al cliente, el proceso de
controlar el alcance consiste en revisar que se estn realizando los
entregables definidos en el proyecto, ni ms ni menos.

control de cambios del alcance.

Qu necesito para empezar?




Qu herramientas puedo utilizar?
desvos en el alcance
comparados con la lnea base son significativos como para aplicar
acciones correctivas.

Qu obtengo al final del proceso?


ea base del alcance y otras

cualquier modificacin se realice a travs del control integrado de
cambios.

que no pas por el control integrado de cambios.

Resumiendo el Alcance

En el grfico a continuacin se resumen las principales entradas,
salidas e interrelaciones de los procesos de gestin del alcance.