ESTUDIO ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIN
ADMINISTRATIVA
Coordinacin racional de las actividades de un cierto
nmero de personas que intentan conseguir un
objetivo comn y explcito mediante la divisin de
funciones y del trabajo, a travs de una jerarquizacin
de autoridad y responsabilidad.
- La organizacin como parte del proceso
administrativo; Es la funcin que permite definir una
estructura formal e intencional que hace posible que
los miembros de una empresa, sepan que y como va a
realizar sus tareas, cual es su nivel de autoridad y
responsabilidad en la consecucin de los objetivos.
PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN
Existen principios que proporcionan la pauta para
establecer una organizacin racional, estas son:
Divisin del trabajo.- Es el proceso de delegacin de
deberes o tareas que se tiene que realizar en una empresa.
La unidad de Mando.- Para la ejecucin de un acto
cualquiera un agente solo debe recibir ordenes de un Jefe.
Delegacin.- Dar autoridad necesaria para que pueda
desempear o cumplir las funciones, exigiendo
responsabilidad a subordinados.
Departamentalizacin.- Agrupamiento de actividades que
mejor contribuye al logro de los objetivos de la institucin y
de las unidades individuales.
La divisin del trabajo

Podemos definir a la divisin del trabajo como la separacin y delimitacin

de las actividades con el fin de realizar una funcin con la mayor precisin,
eficiencia y con el mnimo esfuerzo, dando lugar a la especializacin en el
trabajo. La representacin grfica de la divisin en el trabajo ( organigramas)
permite visualizar el grado de especializacin de las reas de la empresa.
Si analizamos la divisin del trabajo en las empresas sta es el resultado de
factores internos y externos, tales cmo:
- Necesidad de agrupar las distintas actividades.
- Aprovechar la especializacin, la cual fomenta la productividad.
- El desarrollo tecnolgico.
- El factor geogrfico, que define tipo de trabajo para zonas en particular.
- Necesidad de eficientar los factores de la produccin.
Divisin del trabajo vertical
La divisin del trabajo vertical, se basa en el establecimiento de
lneas de autoridad y define los niveles que forman la estructura
Organizacional funcional; este tipo de divisin permite un mayor
flujo de informacin y establece ms claramente las lneas de
autoridad.
Divisin del trabajo horizontal
Este tipo de divisin se fundamenta en el grado de especializacin
de las reas, puestos y actividades.
En ambos casos es importante se debe contemplar dos requisitos:
- Volumen de trabajo.
- Estabilidad en el volumen de trabajo.
DEPARTAMENTALIZACIN
Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y
actividades en unidades especficas, con base en su
similitud. Al departamentalizar, es conveniente observar
la siguiente secuencia:
Listar todas las funciones de la empresa.
Clasificarlas.
Agruparlas segn un orden jerrquico.
Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas.
Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y
obligacin entre las funciones y los puestos.
Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre
los departamentos.
El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un
departamento debern relacionarse con el tamao y las
necesidades especficas de la empresa y las funciones
involucradas.
De acuerdo con la situacin especfica de cada
empresa, los tipos de departamentalizacin ms
usuales son:
1. Funcional: Es comn en las
empresas industriales; consiste en
agrupar las actividades anlogas
segn su funcin principal.
2. Por producto: Es caracterstica de
las empresas fabricantes de
diversas lneas de productos, la
departamentalizacin se hace en
base a un producto o grupo de
productos relacionados entre si.
3. Geogrfica o por Territorios: En este
caso la departamentalizacin se
realiza en base a las zonas
geogrficas en las que se encuentra
presente la empresa
4. Por clientes: Por lo general se aplica
en empresas comerciales,
principalmente almacenes, y su
funcin consiste en crear unidades
cuyo inters primordial es servir a
los distintos compradores o clientes.
5. Por Proceso o Equipo: En la
industria, el agrupamiento de
equipos en distintos departamentos
reportar eficiencia y ahorro de
tiempo; as como tambin en una
planta automotriz, la agrupacin por
proceso.
6. Por Secuencia: Es
utilizada en empresas
productoras que
trabajan sin
interrupcin los tres
turnos, para controlar
cada uno de los
turnos; o cuando se
trate de labores que
manejen una gran
cantidad de nmeros
o letras.
PROCESO ORGANIZATIVO
La funcin de organizar implica un proceso
racional que comprende cuatro etapas
fundamentales:
Identificacin y clasificacin de las actividades
requeridas
Agrupamiento de estas actividades de acuerdo a
los objetivos que se pretende lograr
Definicin de los niveles organizacionales y las
relaciones de autoridad y responsabilidad
Determinacin de los flujos de coordinacin
horizontal y vertical
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
la estructura organizacional, que no es si no
una divisin ordenada y sistemtica de sus
unidades de trabajo con base en el objeto de
su creacin traducido y concentrado en
estrategias. Su presentacin grafica se conoce
tambin como organigrama
Organigrama
Es la representacin grafica
de la estructura orgnica de
una institucin o de una de
sus reas en la que se
muestra la composicin de
las unidades administrativas
que la integran, su relacin,
niveles jerrquicos, canales
formales de comunicacin,
lneas de autoridad,
supervisin y asesora.
Utilidad
Proporciona una imagen formal a la
organizacin.
Facilita el conocimiento de una organizacin,
as como de sus relaciones de jerarqua y
coordinacin.
Representa un elemento tcnico valioso para
el anlisis organizacional.
Constituye una fuente autorizada de consulta.
Criterios fundamentales para su
preparacin
Precisin : En el organigrama deben definirse con
exactitud todas las unidades administrativas y sus
interrelaciones.
Sencillez: debe ser simple, para que se comprenda
fcilmente. Para ello, se recomienda no complicarlo con
trazos innecesarios o una nomenclatura compleja o
poco clara.
Uniformidad: homogenizar las lneas y figuras que se
utilicen en su diseo.
Presentacin: Deben considerarse criterios tcnicos y
de servicio, en funcin de su objetivo .
Vigencia: Debe mantenerse actualizado.
CLASIFICACIN
Por su Naturaleza
Por su mbito
Por su contenido
Por su presentacin
Por su Naturaleza
Microadministrativos
Corresponde a una sola organizacin, y puede
referirse a ella en forma general o mencionar
alguna de las areas que la conforman.
Macroadministrativos
Contiene informacin de mas de una organizacin.
Mesoadministartivos
Consideran una o mas organizaciones de un mismo
sector de actividad o ramo especifico.
Por su mbito
Generales
Contiene informacin representativa de una
organizacin hasta determinado nivel
jerrquico, segn su magnitud y
caractersticas.
DIRECCIN
GENERAL
DIRECCIN
DEPTO. DEPTO.
DIRECCIN
DEPTO. DEPTO.
Especficos
Muestran en forma particular la estructura de
un rea de la organizacin.
GERENCIA
DEPTO.
OFICINA
OFICINA
DEPTO.
OFICINA OFICINA
Por su contenido
Integrales
Son representaciones graficas de todas las
unidades administrativas de una organizacin
y sus relaciones de jerarqua o dependencia.
Direccin
general
Direccin
1.1
Depto.
1.1.1
Depto.
1.1.2
Direccin
1.2
Depto.
1.2.2
Depto.
1.2.3
Funcionales
Incluyen las principales funciones asignadas, adems
de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de
organigrama son de gran utilidad para capacitar al
personal y presentar a la organizacin en forma
general. Direccin general.
1. Obtener los acuerdos de
la junta administrativa
2. Vigilar el cumplimiento de
los programas
3. Coordinar las direcciones
4. Formular el proyecto del
programa general.
1. Evaluar y controlar la
aplicacin y desarrollo de
los programas.
2. Formular el programa
anual de labores
3. Dirigir las labores
administrativas de su rea
Direccin tcnica.
1. Obtener los resultados
necesarios
2. Formular el programa
anual de financiamiento
3. Dirigir las labores
administrativas de su rea
Direccin financiera.
1. Establecer labores de
asistencia promocional
2. Establecer relaciones de
cooperacin y apoyo
3. Supervisar al
departamento de
compras
4. Formular el programa de
trabajo
Direccin de promocin y
coordinacin
De puestos, Plazas y Unidades
Indican las necesidades de puestos y el numero de plazas existentes o
necesarias de cada unidad consignada. Tambin se incluyen los nombre de
las personas que ocupan las plazas.
Direccin
general
4 4
Director *
1 1
Auxiliar *
1 1
Secretarias *
2 2
Direccin
A
5 S
Director * 1 1
Analista * 2 2
Secretaria s
*
2 2
Direccin
B
s 7
Director * 1 1
Analista * 2 4
Secretaria s
*
2 2
Por su presentacin
Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a
partir del titular, en la parte superior, y despus agregan los
diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada . Son los
de uso ms generalizado en la en la administracin , por lo
cual se recomienda su empleo en los manuales de
organizacin.
Horizontales
Despliegan las unidades de izquierda a
derecha y colocan al titular en el extremo
izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan
en forma de columnas, en tanto que las
relaciones entre las unidades se estructuran
por lneas dispuestas horizontalmente.
Mixtos: Utilizan combinaciones verticales y
horizontales para ampliar las posibilidades de
graficacin.se utilizan en organizaciones con
gran nmero de unidades en la base.
De bloques: son una variante de los verticales,
pero tienen la particularidad de integrar un
mayor nmero de unidades en espacios ms
reducidos. Por su cobertura, en poco ms
espacio permiten que aparezcan unidades
ubicadas en varios niveles jerrquicos.
ORGANIGRAMA
MIXTO
ORGANIGRAMA
DE BLOQUE
Diseo
Forma
Como regla general debe usarse un solo tipo de figura
para simbolizar cada elemento integrante del
organigrama. Para facilitar su lectura se recomienda
que los textos aparezcan horizontalmente y
representar con rectngulos las unidades
Dimensin
Los rectngulos que forman parte de un
organigrama deben tener dimensiones
semejantes.
COLOCACIN DE LAS UNIDADES
Las unidades deben ordenarse en el organigrama de
acuerdo con los diferentes niveles jerrquicos de la
organizacin , los cuales varan segn su naturaleza,
enfoque(procesos, funciones o ambos y proyectos),
sector industrial y mbito de actuacin.