SIMI - Caso Practico

S SU UP PE ER RI IN NT TE EN ND DE EN NC CI IA A D DE E B BI IE EN NE ES S N NA AC CI IO ON NA AL LE ES S
GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y DESARROLLO

( JEFATURA DE SISTEMAS )

SOFTWARE INVENTARIO MOBILIARIO INSTITUCIONAL
( SIMI )

- CASO PRACTICO -

SBN / SIMI - CasoPractico

2
INDICE

Pag.

I. INTRODUCCION .................................................................................................................... 3

II. ENTIDAD ............................................................................................................................... 4

III. LOCALES ............................................................................................................................ 5

3.1. Ingreso de Locales ............................................................................................................. 5
3.2. Bsqueda por Local ............................................................................................................ 7

IV. AREAS Y OFICINAS ........................................................................................................... 8

4.1. Ingreso de Area .................................................................................................................. 8
4.2. Eliminacin de Area ........................................................................................................... 10
4.3. Ingreso de Oficina .............................................................................................................. 11

IV. FUNCIONARIOS ................................................................................................................ 13

4.1. Ingreso de Funcionario ...................................................................................................... 13
4.2. Bsqueda por Funcionarios ............................................................................................... 14
4.3. Actualizacin de Funcionarios .......................................................................................... 15
4.4. Agregacin de Local .......................................................................................................... 16

V. BIENES ................................................................................................................................ 17

5.1. Ingreso de Bienes .............................................................................................................. 17
5.2. Modificacin de Bienes ...................................................................................................... 19
5.3 Traslado de Bienes ............................................................................................................ 22
5.4 Acto de Gestin de Bienes ................................................................................................ 24

VI. BAJA DE BIENES ............................................................................................................... 29

6.1. Ingreso de Bienes a dar de Baja ....................................................................................... 29
6.2. Modificacin de bienes dados de baja.................................................................................31
6.3. Acto de Disposicin de Bienes .......................................................................................... 34


3

I. INTRODUCCION

Para cumplir con uno de los objetivos de la Superintendencia de Bienes Nacionales, el cual
es llevar el control de la propiedad mobiliaria Estatal, se ha diseado el aplicativo Software
Inventario Mobiliario Institucional desarrollado en Visual FoxPro.

Este aplicativo permite que las instituciones estatales registren sus inventarios de bienes
muebles y lo remitan a la SBN, para llevar un adecuado control y administracin de sus
mobiliarios.

Este software a diferencia de sus versiones anteriores trabaja sobre plataformas de entorno
grfico sin ningn tipo de limitaciones a su vez siendo ste mas amigable al usuario; contando
adems con nuevas opciones tales como seleccin y/o filtrado de Locales y Funcionarios,
control de Actos de Gestin y Actos de Disposicin Final, bsqueda y consulta del Catlogo
Nacional de Bienes Muebles del Estado, reportes varios y estadsticas, etc.

Se debe resaltar que este software permite la migracin de los datos registrados en la
versin anterior (IMI 2.5) a esta nueva versin realizando para ello una serie de validaciones
(estructura de tablas y datos registrados) que debern ser subsanadas a fin de trabajar
correctamente con esta informacin.

Este caso Prctico est enfocado a describir al detalle las opciones principales que posee el
SIMI con la finalidad que Ud. amigo usuario se familiarice con la utilizacin de este software.
Para tal efecto se presenta paso a paso que es lo que debe hacer en cada una de sus
opciones principales.


4
II. ENTIDAD

1.1. INGRESO DE ENTIDAD

Para efectos de ingresar un bien, elegimos primero la Entidad en este caso ser la
Superintendencia de Bienes Nacionales:

1. Ingrese a la opcin Datos de la Entidad del mdulo Entidad del Men Principal o haga
click directamente en el Icono siguiente.

2. Del combo entidad elija Superintendencia de Bienes Nacionales y en Dependencia
coloque Sede Central, tal como se visualiza en la siguiente pantalla:

3. Click en el botn [Grabar]. Aparecer el siguiente mensaje.

Seleccin de
la Entidad
especificada
Cuadro de
texto donde
colocar el
nombre de la
dependencia
Botn para
grabar la
informacin
registrada

5
III. LOCALES

2.1. INGRESO DE LOCALES

Se ingresarn 2 locales: Local01, Local02:

1. Ingrese a la opcin Locales de la Entidad del mdulo Entidad del Men Principal o haga
click directamente en el Icono siguiente:

2. Click en el botn [Nuevo].
3. Registre 2 nuevos locales para la entidad Superintendencia de Bienes Nacionales. Estos
locales son: Local01 y Local02
Los detalles a colocar para el Local01 son los siguientes:

Nombre del local: Local01
Propiedad: Privada
rea: 1000
UM: m
2

Tipo Va: J irn
Direccin: J unin
Nro.: 933
Departamento: Lima
Provincia: Lima
Distrito: Lima

Luego de haber seguido este procedimiento la ventana quedar de la siguiente manera:

Botn
nuevo, el
cual al
hacer
click se
desactiva
Datos del
Local 01
colocados
es sus
respectivos
cuadros de
texto

6
4. Click en el botn [Grabar]. Aparecer el siguiente mensaje:

5. A continuacin los detalles a colocar para el Local02, el cual proceder de manera anloga
a la insercin de datos del primer local:

Nombre del local: Local02
Propiedad: Estatal
rea: 1000
UM: m
2

Tipo Va: Avenida
Direccin: Los Centuriones
Mz.: D
Lote: 3
Departamento: Arequipa
Provincia: Arequipa
Distrito: Cayma
Tipo de Moneda: Dlares
Cuenta Contable: 331.01 Terrenos
Valor contable: 15000.00

Luego de haber colocado estos datos la ventana quedar de la siguiente manera:

Botn
nuevo, el
cual al
hacer
click se
desactiva
Datos del
Local 01
colocados
es sus
respectivos
cuadros de
texto

7

2.2. BSQUEDA POR LOCAL

1. Ingrese a la ventana Locales de la Entidad tal como lo hizo anteriormente.
2. Ubicar el cursor en el cuadro de texto ubicado a la derecha de Filtrar por local.

Antes de ingresar informacin en Filtrar por local

3. Ingresar el nombre Local01 el cuadro de texto ubicado a la derecha de Filtrar por local.

Al momento de ingresar informacin en Filtrar por local:

Locales
registrados
anteriormente
Cuadro de texto donde al colocar el
nombre del local , realiza el filtro del local
a ubicar.
Fila activada que indica
que se ubico el local
requerido (Local01)

8
III. REAS Y OFICINAS

3.1. INGRESO DE REA

1. Ingrese a la opcin reas y Oficinas de la Entidad del mdulo Entidad del Men Principal
o haga click en el Icono siguiente:

2. Click en el botn [Nuevo] (registro de reas). Visualizar la siguiente pantalla:

3. Coloque la siguiente rea y siglas correspondientes para el Local01 tal como se detalla a
continuacin:

LOCAL AREA SIGLAS
Local01 J efatura de
Sistemas
J SIS

Botn
nuevo, el
cual al
hacer
click se
desactiva

9


5. En la misma Ventana reas y Oficinas por Local haga click en el botn [Nuevo] para
registrar la siguiente informacin:

LOCAL AREA SIGLAS
Local01 J efatura de Proyectos J PROY

Cuadro de
texto donde
se ingresa el
nombre del
rea
respectiva
(J efatura de
Sistemas)
Cuadro de
texto donde
se ingresa
las siglas del
rea
respectiva
(J SIS)
Cuadro de
texto donde
se ingresa el
nombre del
rea
respectiva
(J efatura de
Proyectos)
Cuadro de
texto donde
se ingresa
las siglas del
rea
respectiva
(J PROY)

10

7. En la misma Ventana reas y Oficinas por Local haga click en el botn [Nuevo] para
registrar la siguiente informacin:

LOCAL AREA SIGLAS
Local02 Logstica LOG


3.2. ELIMINACIN DE REA

1. Ingrese a la ventana reas y Oficinas por Local, como lo hizo anteriormente.
2. Ubquese en el Local02 y seleccione el rea Jefatura de Proyectos.

Cuadro de
texto donde
se ingresa el
nombre del
rea
respectiva
(Logstica)
Cuadro de
texto donde
se ingresa
las siglas del
rea
respectiva
(LOG)

11

3. Click en el botn [Eliminar]. Aparecer el siguiente mensaje:

4. Click en Si en el mensaje de consulta de sistema. De esta forma el rea en cuestin
fue eliminada.

3.3. INGRESO DE OFICINA

1. Abrir la Ventana de reas y Oficinas, tal como se explico en el caso de Ingreso de
reas.
2. Seleccionar el Local: Local01 y ubicarse en el rea: J efatura de Sistemas y en la parte
inferior de la ventana (Oficinas por reas) hacer click en el botn [Nuevo].

Seleccin
del Local:
Local01
Seleccin
del rea
J efatura de
Proyectos

12

3. Colocar en el cuadro de texto Oficina ,el nombre de la oficina a ingresar que en este caso
ser: Desarrollo.


Seleccin
del Local:
Local01
Seleccin
del rea
J efatura de
Proyectos
Cuadro de
texto donde se
coloca el
nombre de la
Oficina

13

IV. FUNCIONARIOS

4.1. INGRESO DE FUNCIONARIOS

1. Ingrese a la opcin Funcionarios de la Entidad del mdulo Entidad del Men Principal
o haga click en el Icono siguiente:

2. Click en el botn [Nuevo] y registre al siguiente funcionario, con los siguiente datos
anexos:

FUNCIONARIO LOCAL REA
Michael Palacios Curi Local01 J efatura de Sistemas

Filtrado de
Funcionarios
Listado de
Funcionarios
Listado de
Locales por
Funcionarios
Listado de
reas de
Locales por
Funcionarios
Botones
de accin
Datos del
Funcionario
Seleccin de
Local y Area
Botones
de accin

14


2. Ahora en la Ventana Funcionarios que se queda activa luego de haber grabado el
primer funcionario aadimos otro funcionario con los siguientes datos anexos:

FUNCIONARIO LOCAL REA
Luis Flix Meja Tam Local01 J efatura de Sistemas

La ventana queda de la siguiente forma:


4.2. BSQUEDA POR FUNCIONARIOS

1. Ingrese a la ventana Funcionarios por Local y rea, descrito en el procedimiento
anterior.
2. Ubicar el cursor en Filtrar por Funcionario.


15

3. Ingrese el nombre Michael Palacios Curi, al lado izquierdo de la etiqueta Filtrar por
Funcionario. (en la medida que va escribiendo el nombre, se va filtrando la bsqueda)

4.3. ACTUALIZACIN DE FUNCIONARIOS

1. En la ventana Funcionarios por Local y rea hacer click en el botn [Actualizar].
Aparecer la siguiente ventana:

2. En esta ventana de Funcionarios, modificar al funcionario Michael Palacios Curi,
colocndole ahora: Michael Edgard Palacios Curi

Filtrado de
Funcionarios
Cuadro de
texto a
colocar el
nombre del
funcionario a
ubicar
Cuadro de
texto a
modificar

16

3. Click en el botn [Grabar], para actualizar el funcionario. Aparecer el siguiente
mensaje:

4. Click en el botn [Aceptar]. Ahora observaremos la ventana Funcionarios por Local y
rea, con los datos del funcionario corrrectamente actualizados.

4.4. AGREGACIN DE LOCAL

1. En la ventana Funcionarios por Local y rea ubicarse en el funcionario Michael
Edgard Palacios Curi ya haga click en el botn Agregar.
2. Ahora en esta ventana de Funcionarios al funcionario mencionado agregarle el
Local02 y el rea Logstica


Nombre del
Funcionario
seleccionado
Seleccin de
Local y Area
a agregar

17
V. BIENES

5.1. INGRESO DE BIENES

1. Ingrese a la opcin Ingreso de Bienes del mdulo de Bienes del Men Principal o
haga click en el Icono siguiente:

Visualizar la siguiente pantalla:

2. Ingrese en el cuadro de texto del tipo de bien el texto Computadora personal Porttil
y registre la siguiente informacin relacionada a este bien:

TIPO DE CUENTA: Activo Fijo
CUENTA CONTABLE:
332.01.01 Para uso de la
Entidad
FORMA DE ADQUISICIN: Compra
FECHA: 10/02/2003
DOC. ADQ.: Orden de compra
VALOR EN LIBROS: 1500.00
ESTADO DEL BIEN: Nuevo
USUARIO: Luis Flix Meja Tam
LOCAL: Local01
AREA: J efatura de Sistemas
OFICINA: Desarrollo
TIPO DE INGRESO: Ingreso por unidad

Cuadro de
texto del tipo
bien
perteneciente
al Catlogo de
Bienes
Lista de
Bienes
Botones
de accin
Tipo de
ingreso
del bien
Datos
de los
Bienes

18

3. Click en el botn [Grabar] para registrar este bien. Aparecer el siguiente mensaje:

4. Luego de hacer click en la ventana anterior, ingrese en el cuadro de texto del tipo de
bien el texto Abonadoras en General y registre la siguiente informacin relacionada a
este bien:

TIPO DE CUENTA: Activo Fijo
CUENTA CONTABLE:
332.01.01 Para uso de la
Entidad
FORMA DE ADQUISICIN: Compra
FECHA: 10/02/2003
DOC. ADQ.: Orden de compra
VALOR EN LIBROS: 1000.00
ESTADO DEL BIEN: Bueno
USUARIO: Michael Edgard Palacios Curi
LOCAL: Local01
AREA: J efatura de Sistemas
OFICINA: Desarrollo
TIPO DE INGRESO: Ingreso por unidad

Cuadro de
texto donde se
ingresa el bien
a localizar
(Computadora
Personal
Porttil)
Datos del bien
(Computadora
Personal
Porttil)

19

5. Click en [Grabar] para registrar este bien.

5. Click en el botn [Aceptar].

5.2. MODIFICACIN DE BIENES

1. Ingrese a la opcin Modificacin de Bienes. del mdulo Bienes del Men de
Opciones, donde visualizar la siguiente pantalla:

Cuadro de
texto donde se
ingresa el bien
a localizar
(Abonadoras
en General)
Datos del bien
(Abonadoras
en General)

20

2. Click en el botn de [Acceso al listado de bienes]: . Aparecer los bienes
activos (Bienes registrados anteriormente):

3. Elegir el tipo de bien Computadora Personal Porttil y haga click en [Aceptar]
4. Ingresar el correlativo correspondiente a ese bien: 0001

Seleccin del
Tipo de Bien
a modificar
Bsqueda
de Bienes
Botones
de accin
Visualizacin
de datos
tcnicos y
ficha de
datos
Datos del
Bien
Listado de
Bienes
Activos
registrados
Filtrado del
Tipo de Bien
Botones
de accin
Botn de
acceso al
Listado de
Bienes

21

5. En la ventana anterior tiene la opcin de hacer cualquier modificacin correspondiente
al bien seleccionado. Para este caso solo har un cambio, asignando los siguientes
datos:

TIPO DE CUENTA CUENTA CONTABLE
Cuenta de Orden 07.03.03 Muebles y
Enseres no depreciables

6. Click en [Grabar]. Aparecer la siguiente ventana:

Ingreso del
Correlativo
del Bien
Botn
Imprimir
Ficha

22

7. Click en el botn Aceptar. Luego, estos cambios se reflejarn en las tablas del sistema
y podr visualizarla en la Ficha de datos, para tal efecto haga click en el botn
[Imprimir Ficha] de la ventana Modificacin de Bienes.

5.3. TRASLADO DE BIENES

Ahora proceda a trasladar los bienes, en este caso la computadora porttil pasar de Michael
Palacios Curi a Luis Flix Meja Tam.

1. Ingrese a la opcin Traslado de Bienes del mdulo Bienes del Men Principal.


23

2. Elija los siguientes datos de origen

USUARIO LOCAL AREA OFICINA BIEN A TRASLADAR
Michael Palacios Curi Local 01 J efatura de Sistemas Desarrollo Abonadora en General

3. Click en el botn Pasar uno a uno
4. Trasladamos el bien mencionado a los siguientes datos destino:

USUARIO LOCAL AREA OFICINA
Michael Palacios Curi Local02 Logstica Almacn
Botones
del tipo
Combo
donde
puede
localizar el
destino de
los Bienes
Botones
del tipo
Combo
donde
puede
localizar el
origen de
los Bienes Botones de
accin
Listado de
Bienes a ser
trasladados
Listado de
Bienes de la
ubicacin
origen
Datos de
origen que han
sido
seleccionados
Bien a
trasladar
Botn
Pasar
uno a
uno

24
La ventana Traslado de Bienes quedar de la siguiente manera:

5. Click en el botn [Trasladar]. Aparecer el siguiente mensaje:

6. Click en el botn [Si]. Aparecer el siguiente mensaje:


5.4. ACTO DE GESTIN DE BIENES

A continuacin realice un acto de gestin: Afectacin en Uso.

1. Ingrese a la opcin Acto de Gestin del mdulo Bienes del Men Principal.

Botn
Trasladar
Datos
destino

25

2. Elija la opcin Bsqueda por denominacin. Haga click en el botn de Acceso al
listado de bienes: . Aparecer los tipos de bienes activos (Bienes registrados
anteriormente). De estos bienes elija: Abonadoras en general.

4. Ahora en la ventana Acto de Gestin de Bienes, colocar en el cuadro de texto
Ingreso de correlativo, el valor 0001 y haga click en el botn Buscar.

Seleccin del
Tipo de
bsqueda
Bsqueda
de Bienes
Botn de
accin
Visualizacin de
datos tcnicos y
ficha de datos
Datos del
Acto de
Gestin
Datos del
Bien
Botn de
acceso al
Listado de
Bienes

26

5. Click en el botn [Generar Acto de Gestin].
6. Se activar la parte donde colocar los datos del Acto de Gestin. Haga click en la
opcin [Afectacin en Uso] y coloque los siguientes datos:

Nro. RESOLUCION FECHA INICIO FECHA VENCIMIENTO BENEFICIADO
6598745 02/05/2003 01/02/2004 Willy Dahua

7. Click en el botn [Afectar en uso] para grabar los datos. Aparecer el siguiente
mensaje:
Botn
para
Generar
acto de
Gestin
Datos del
Acto de
Gestin
Botn para
Afectar en
Uso el bien
seleccionado
Datos del
Acto de
Gestin
Opcin:
Afectacin
en uso
Opcin:
Afectacin
en uso
Botn
Buscar
Cuadro de
texto
Ingreso de
Correlativo

27


9. Click en Imprimir ficha, se observar el siguiente Reporte que contiene datos de Acto
de Gestin relacionados al Bien Abonadoras en General (Correlativo 0001).

Ahora hay que tener en cuenta que los datos de la Abonadora en General 0001 no puede ser
dado de baja porque tiene un Acto de Gestin registrado, para ello debemos Desafectar
aquel Acto de Gestin, de la siguiente forma:

1. En la misma ventana Acto de Gestin de Bienes, se ha activado el botn
[Desafectar] para el bien en cuestin.


28

2. Click en el botn [Desafectar]. Aparecer el siguiente mensaje:

3. Click en el botn [Si]. Aparecer la siguiente ventana:

De esa forma el bien habr sido desafectado.


29
VI. BAJA DE BIENES

6.1. INGRESO DE BIENES A DAR DE BAJA

1. Ingrese a la opcin Baja de Bienes del mdulo Baja de Bienes del Men Principal.

2. Click en el botn de Acceso al listado de bienes: . Aparecer los tipos de bienes
activos (Bienes registrados anteriormente). De estos bienes elija: Abonadoras en
general.

3. Click en el botn [Aceptar]. Luego en la ventana Baja de Bienes, ingrese en el
cuadro de texto del correlativo del bien el valor 0001 y luego click en el botn
[Buscar].
Seleccin del
Tipo
bsqueda del
bien
Bsqueda
de Bienes
Botn de
accin
Visualizacin de
datos tcnicos y
ficha de datos
Datos de
la Baja
del Bien
Datos del
Bien
Botn
Acceso a
Listado
de Bienes

30

4. A continuacin colocar los siguientes datos:

TIPO DE
CUENTA
CUENTA
CONTABLE
Nro.
RESOLUCION
FECHA DE RESOLUCION
DE BAJA
CAUSAL
Activo Fijo
332.02.01 Equipo de
transporte
6598743B 02/02/2004 Obsolescencia tcnica

5. Click en [Grabar]. Aparecer el siguiente mensaje:

Botn
Buscar
Cuadro de
texto del
Correlativo
del bien

31

6. Click en el botn [Si].

Luego de hacer click en el botn [Aceptar] del mensaje anterior, en la ventana de Baja de
Bienes se presenta el botn [Acto de Disposicin] a travs del cual puede hacer el Acto de
Disposicin Final del Bien en mencin directamente.

6.2. MODIFICACIN DE BIENES DADOS DE BAJA

1. Ingrese a la opcin Baja de Bienes del mdulo Baja de Bienes del Men Principal.


32

2. Luego de haber hecho la bsqueda por Cdigo segn Catlogo, haga click en el botn
de Acceso al listado de bienes: . Aparecern los bienes dados de baja. De estos
bienes elija: Abonadoras en general.

3. Click en el botn [Aceptar]. Luego en la ventana Baja de Bienes, ingrese en el cuadro
de texto del correlativo del bien el valor 0001 y luego click en el botn [Buscar]. Los
datos correspondientes al bien de baja elegido aparecern en la siguiente ventana:

Seleccin del
Tipo bsqueda
del bien
Bsqueda
de Bienes
Botn de
accin
Visualizacin de
datos tcnicos y
ficha de datos
Datos de
la Baja
del Bien
Datos del
Bien
Botn
Acceso a
Listado
de Bienes

33

4. A continuacin realizar las modificaiones respectivas, colocando los siguientes datos:

TIPO DE
CUENTA
CUENTA
CONTABLE
Nro.
RESOLUCION
FECHA DE RESOLUCION
DE BAJA
CAUSAL
Cuenta de
Orden
07.03.03 Muebles y
enseres no
depreciables
6598743B 02/04/2004 Destruccin o Siniestro

5. Click en [Grabar]. Aparecer el siguiente mensaje:

Nuevos
datos
Nuevos
datos

34

6. Click en el botn [Si].

6.3. ACTO DE DISPOSICIN DE BIENES

1. Ingrese a la opcin Acto de Disposicin del mdulo Baja de Bienes del Men
Principal, donde aparecer la siguiente ventana:

2. Coloque los siguientes datos en Acto de Disposicin:

Nro RESOLUCION
FECHA DE RESOLUCION O
DISPOSICION
ACTO
1523456 02/06/2004 Donacin

Seleccin del
Tipo de Bien
Bsqueda
de Bienes
Botn de
accin
Visualizacin de
datos tcnicos y
ficha de datos
Datos de
la Baja
del Bien
Datos del
Bien

35

3. Click en el botn [Grabar] . Aparecer el siguiente mensaje:


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