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Curso Ejecutivo Bsico

Microsoft Project es una herramienta de administracin que permite crear planes de proyectos, comunicar
esos planes con otros y administrar cualquier cambio al proyecto.

Objetivos:

Al finalizar el curso los participantes sern capaces de:
Planear y administrar proyectos, generar reportes acerca de los proyectos con la ayuda Microsoft Project.

Temario: Pgina

Capitulo 1 Administracin de Proyectos 2
Conceptos Bsicos
Fases de la Administracin de Proyectos
Modelos Tradicionales de la Administracin de Proyectos
Caractersticas de Microsoft Project

Capitulo 2 Creacin y Organizacin de la Programacin 5
Conceptos Bsicos
Creacin de una Nueva Programacin
Manejo de las Tareas
Manejo de Das y Horas Laborables

Capitulo 3 Programacin de las Tareas 9
Concepto Bsicos
Vinculacin de las Tareas
Creacin, Anulacin y Cambio de Relaciones entre Tareas
Retraso o superposicin de Tareas
Delimitantes

Capitulo 4 Adicin de Personal y Equipamiento al Proyecto 12
Conceptos Bsicos
Listas de Recursos
Asignar y Eliminar Recursos
Programacin de Recursos y Calendario de Recursos

Capitulo 5 Asignacin de Costos a las Tareas y a los Recursos 16
Conceptos Bsicos
Asignacin de Costos y Tareas a los Recursos
Asignacin de un Costo Fijo a una tarea
Control de Acumulacin
Presentacin de Costos del Proyectos y Tareas

Capitulo 6 Evaluacin y Ajuste de la Programacin 21
Conceptos Bsicos
Verificacin de la Relacin entre Tareas
Identificacin de la Ruta Crtica
Bsqueda de Mrgenes de Demora
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Examen de las Delimitantes
Bsqueda de los Recursos Sobreasignados y sus Asignaciones de Tareas
Bsqueda del costo de una Tarea
Estrategias para Reducir la Programacin
Cambio de la Asignacin de Tareas de un Recurso
Reasignacin de un Recurso Para que Trabaje a Tiempo Parcial en una Tarea
Disminucin de la Cantidad de Trabajo Asignado a un Recurso
Cambio de la Programacin Laboral de un Recurso
Resolucin de la Sobreasignacin de recursos
Retraso de una Tarea con un Recurso Sobreasignado
Estrategias para reducir los Costos de un Proyecto y Administrar los Flujos de Caja

Capitulo 7 Impresin de Documentos 34
Conceptos Bsicos
Imprimir Informacin General del Proyecto
Imprimir Informacin acerca de las Tareas
Imprimir Informacin acerca de los Recursos
Imprimir Informacin acerca de los Costos





























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CAPITULO
Administracin de Proyectos

1
A) Conceptos Bsicos

Microsoft Project es la herramienta de administracin que le ayudar a planificar, administrar y comunicar
informacin acerca de los proyectos de manera eficaz, combinando la potencia de la programacin del
Mtodo de la Ruta Critica (MRC) con la facilidad del uso de un entorno grfico. En Microsoft Project
obtendr la flexibilidad y el control que necesita para crear y organizar proyectos. Podr utilizar las eficaces
caractersticas de personalizacin de Microsoft Project para adecuarlo a sus necesidades especficas y
mantener un seguimiento exacto de la informacin que necesite.
Con las innovadoras posibilidades de creacin de informes que incorpora Microsoft Project, podr
comunicarse con facilidad creando, modificando e imprimiendo informes dignos de ser presentados en una
sala de juntas. Adems, podr transferir la informacin entre Microsoft Project y otras aplicaciones
fcilmente, incluidos Microsoft Excel y Microsoft Word.

B) Fases de la Administracin del Proyectos

Planificacin del Proyecto y Creacin de un Programacin.
Est es la fase ms importante de la administracin de proyectos, incluye la definicin de las tareas y sus
duraciones, el establecimiento de relaciones entre tareas y, si se va a realizar el seguimiento del uso de
recursos, la asignacin de los mismos. Todas las fases posteriores del proyecto se basan directamente en
la informacin que se les proporciona cuando se planifica el proyecto.

Adaptacin a los Cambios.
Esta fase de la administracin de proyectos es un proceso en constante desarrollo que comienza una vez
que se haya creado una planificacin, y concluye cuando el proyecto sta terminado. La administracin
de un proyecto incluye el seguimiento y ajuste de la programacin para que refleje los cambios que
hayan producido a lo largo del desarrollo del proyecto.

Comunicacin de la Informacin de Proyecto.
En esta fase, se comunica la informacin del proyecto a los clientes, el personal y la administracin.
Una de las principales ventajas de utilizar Microsoft Project es la posibilidad de crear informes
atractivos. El usuario mantiene un control absoluto que le permite modificar el aspecto y contenido de
los informes, con el fin de que muestren la informacin deseada en un formato conveniente para el
usuario.

C) Modelos Tradicionales de Administracin de Proyectos

Los siguientes modelos de administracin de proyectos han influido en el desarrollo del software de
administracin de proyectos:

Mtodo de la Ruta Critica.
MRC: es un modelo matemtico que calcula la duracin total de un proyecto basndose en la duracin
de cada tarea en particular y en sus dependencias, y que identifican qu tareas son crticas. Este modelo
es el mtodo de programacin utilizando fundamentalmente en el software para la administracin de
proyectos actualmente, incluido en Microsoft Project.
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PERT (Tcnica de revisin de evaluacin del programa.)
PERT: utiliza probabilidades estadsticas para calcular las duraciones previstas. Un diagrama PERT,
tambin llamado diagrama de red, hace referencia a la representacin grfica de las relaciones entre
tareas.


Diagrama de Gantt.
Es un modo de representar grficamente las actividades a lo largo de una escala temporal.

D) Caractersticas de Microsoft Project

Es posible utilizar Microsoft Project a lo largo de todas las actividades clave de la administracin de
proyectos:

Creacin de una Programacin. Podr utilizar Microsoft Project para planificar con eficacia
el proyecto y crear una programacin para el mismo. Para crear su propia programacin de
proyecto, introduzca las tareas que necesiten realizarse y el tiempo que deberan tardar, y a
continuacin, designe qu tareas deben realizarse antes de que puedan iniciarse otras. Despus
de introducir la informacin del proyecto, Microsoft Project calcular automticamente las
fechas de terminacin para el mismo.

Adicin del Personal y Equipamiento a la programacin. Aunque puede crear una
programacin sin asignar ningn recurso (ya sea personal o equipo) a las tareas, tambin puede
programar los recursos que van a realizar el trabajo del proyecto.

Ajuste Preciso de la Programacin. Despus de introducir la informacin que desee en la
programacin, podr analizarla, evaluarla y ajustarla para que se apeguen a la programacin y,
a continuacin, recalcular rpidamente la programacin.

Comunicacin de Informacin del Proyecto. En Microsoft Project es fcil obtener el
estado del proyecto y comunicar informacin del mismo clara y eficazmente de varias maneras.
Al cambiar la presentacin de la informacin del proyecto, podra centrarse en la informacin
que necesite. Tambin podr filtrar las tareas para resaltar los hitos del proyecto o las tareas
asignadas a un recurso especfico.

Seguimiento del Progreso. Debido a que, incluso los mejores planes cambian una vez
comenzado el trabajo real, Microsoft Project proporciona una serie de herramientas que podr
utilizar para efectuar los cambios en el proyecto de una manera eficaz.


Un Hito es simplemente una tarea con una duracin de cero das (0d) que se utiliza para identificar
sucesos significativos de la programacin.






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CAPITULO
Creacin y Organizacin de la Programacin

2
A) Conceptos Bsicos

La programacin de un proyecto consiste en la lista de tareas o actividades que se deseen llevar a cabo y la
cantidad de tiempo o duracin que precisar cada tarea. Microsoft Project utilizar las tareas, duraciones y
dems informacin, como fechas y lmites, para construir la programacin y proporcionarle un modelo
realista del proyecto que va a administrar.

Para crear y organizar la programacin, deber:

Comenzar una nueva programacin
Introducir las tareas, los hitos y las duraciones para que Microsoft Project calcule las fechas de
programacin.
Organizar el proyecto segn un esquema de tareas para poder mostrar y trabajar en las distintas
fases de la programacin.
Crear un calendario del proyecto para que Microsoft Project programe las tareas segn las horas
laborables.

B) Creacin de una Nueva Programacin

El primer paso despus de abrir un nuevo proyecto consiste en introducir la fecha de comienzo o fin del
proyecto. Normalmente es mejor programar despus desde la fecha de comienzo del proyecto, de esta
manera Microsoft Project determinar la fecha de fin de proyecto segn el tiempo necesario para completar
todas las tareas y dems informacin del proyecto. Si no se introduce una fecha de comienzo o fin de
proyecto, Microsoft Project supondr automticamente la fecha como la de inicio, y calcular la fecha de fin
de acuerdo a la duracin de las tareas de la programacin.

Uso de Fecha Inicial y Final.
Al utilizar la fecha de comienzo del proyecto Microsoft Project programar cada tarea para que
comience lo antes posible.


1) Haga clic en el botn Nuevo de la barra de herramientas Estndar o elija Nuevo en el men
Archivo.
2) Escriba la fecha del comienzo a partir de la que se programar el proyecto. O, seleccione Fecha de
Fin de Proyecto en el cuadro Programar a Partir de y, a continuacin, escriba la fecha de fin
desde la cual programar el proyecto.
3) Elija Aceptar


En Microsoft Project, si cambian los planes, puede cambiar la fecha de comienzo o de fin del proyecto
en cualquier momento mediante el comando Resumen del men Archivo.

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XI
Introduccin de Tareas
Una vez que haya introducido la fecha de comienzo o de fin de proyecto, estar preparado para agregar
las tareas a la programacin. Con esta informacin se identifican los trabajos que ser necesario realizar
a lo largo del proyecto.


En el diagrama de Gantt puede utilizar el mouse (ratn) para crear una tarea y asignar su duracin en un
mismo paso. Site el puntero en una fila del diagrama de barras de Gantt que no contenga una barra de
Gantt. Arrastre hasta que la nueva barra de Gantt represente la duracin deseada y suelte el botn del
mouse.
Cuando arrastre de izquierda a derecha para crear una tarea en el Diagrama de Gantt, dicha tarea
comenzar en la fecha en que estuviera situado el puntero cuando comenz el arrastre. Cuando arrastre
de derecha a izquierda, la tarea finalizar en la fecha que indicara la ubicacin del puntero cuando
comenz el arrastre.

Para introducir una tarea en el Diagrama de Gantt:


1) En el men Ver, elija Diagrama de Gantt
2) En el campo Nombre de la Tarea, escriba el nombre de la tarea.
3) Haga clic en el botn de entrada o presione la tecla Enter.









Hito
Tareas
Duracin en das
Smbolo
de Hito
Uso de Duraciones.
La duracin de las tareas se puede establecer en minutos, horas, das o semanas. Cuando se desee
programar una tarea a lo largo de un perodo de tiempo continuo, independientemente de las horas
laborables, se pueden utilizar tambin la duracin transcurrida.


1) En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.
2) En el campo Duracin, escriba la duracin
(M=Minutos, H=Horas, D=Das S=Semanas).
3) Haga clic en el botn de entrada o presione la tecla de ENTRAR.


Para cambiar la duracin siga los mismos pasos.
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7 dt programa trabajo durante el fin de semana
7dt no programa trabajo durante el fin de semana
C) Manejo de Tareas

Eliminacin de Tareas
En Microsoft Project puede eliminar fcilmente una o ms tareas innecesarias. Si elimina una tarea re
resumen, todas sus subtareas tambin sern eliminadas. Despus de eliminar una tarea Microsoft Project
renumerar automticamente las tareas de la tabla de Gantt.


1) En el men Ver, elija el Diagrama de Gantt.
2) Seleccione la tarea que desea eliminar.
3) En el men Edicin, Elija Eliminar Tarea.

Degradacin y Promocin de tareas
El esquema resultar de gran ayuda para organizar las tareas en forma de tareas de resumen y subtareas.
Antes de crear un esquema, asegrese de que ha creado un proyecto e introducido tareas, o ha abierto un
proyecto existente. De manera predeterminada, en la tabla de Gantt, las tareas de resumen aparecern en
negrita y las subtareas aparecen con sangras.


1) En el men Ver. Elija Diagrama de Gantt.
2) Seleccione la tarea que desee degradar.
3) Haga clic en el botn Aplicar sangra de la barra de herramientas de Formato. O en el
men Herramientas, elija Niveles de esquema y, a continuacin, elijaAplicar sangra.

Reorganizar de Tareas en la Programacin
En Microsoft Project es posible ordenar y desplazar las tareas para reorganizar la programacin. Cuando
ordena una programacin esquematizada, Microsoft Project ordenar por separado las tareas de cada
nivel del esquema, manteniendo las relaciones entre las subtareas de cada nivel del esquema,
manteniendo las relaciones entre las subtareas y sus tareas de resumen.
Si se desplaza una tarea de resumen, sus correspondientes subtareas se desplazaran con ella.
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1) En el men Ver, elija Diagrama de Gantt
2) En el men Herramientas Elijaordenar y, a continuacin, elija un nombre de campo.


Si no ve el campo que desea, en el men Herramientas elija Ordenar y, a continuacin, elija
Ordenar por. Seguidamente, elija Primer criterio. Seleccione los campos que desee ordenar
segn ese criterio.

Contraccin y Expansin de Esquemas
Mediante la contraccin y expansin de un esquema es posible ocultar o mostrar las subtareas de una
tarea de resumen. Por ejemplo, puede contraer un esquema para mostrar solamente el nivel superior de
una tarea e imprimir despus esa presentacin para crear un informe de resumen del proyecto. Tambin
puede contraer o expandir partes concretas del esquema, resaltando u ocultando las tareas o el grupo de
tareas que desee.


Contraccin de esquemas
1) En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.
2) Seleccione la parte del esquema que desee contraer.
Si selecciona una tarea de resumen no es preciso seleccionar sus correspondientes subtareas
para contraerlas.
3) Haga clic en el botn Ocultar subtareas de la barra de herramientas Formato.
O en el men Herramientas, elija Niveles de esquema y, a continuacin, elija Ocultar
subtareas.


Expansin de esquemas
1) En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.
2) Seleccione la tarea de resumen que desee expandir.
3) Haga clic en el botn "Mostrar subtareas" de la barra de herramientas Formato.
O, en el men Herramientas, elija Niveles de esquema y, a continuacin, elija Mostrar
subtareas.

Trabajo con Das y Horas Laborables
El calendario del proyecto define los das y horas laborables de todo el proyecto. Microsoft Project solo
programar tareas en los das y horas laborables establecidas en el calendario del proyecto. Cuando abra
un nuevo proyecto Microsoft Project utilizar automticamente un calendario de proyecto
predeterminado con la siguiente configuracin:

La semana comienza: el Lunes
Das laborales: de 8:00 a 12:00 y de 13:00 a 17:00.
No hay das no laborales.

Adems del calendario del proyecto Microsoft Project tambin proporcionar un calendario de recursos
para cada recurso.
Si se hubiera introducido la fecha de fin de proyecto, Microsoft Project hubiera programado desde esa
fecha haca atrs.
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Cambio de los Das y Horas Laborales.
Es posible cambiar los das y horas laborables del calendario del proyecto para reflejar exactamente los
das y horas laborables del mismo. Puede especificar los das y horas laborables no laborables normales,
como fines de semana y tardes, as como das festivos (feriados) excepcionales, como las vacaciones.


1) En el men Herramientas elija Cambiar Calendario Laboral
2) Seleccione una fecha en el calendario.
3) En Hacer Das, seleccione un botn de opcin.
Para cambiar un da de la semana para todo el calendario, seleccione dicho da en la parte superior
del calendario.
4) Si ha seleccionado el botn opcin Laborables en el paso 3, en Horario de Trabajo: escriba las
horas de comienzo y fin de la jornada.
5) Elija Aceptar


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CAPTULO
Programacin De Tareas

3
A) Conceptos Bsicos

Mediante las cuatro relaciones entre tareas diferentes de que dispone Microsoft Project, puede vincular tareas
fcilmente en su programacin para que reflejen o modelen la forma en que realmente trabaja el proyecto.
Mediante la vinculacin de tareas, puede ver fcilmente cmo los cambios en el comienzo, el fin y la
duracin de una tarea afectan a las tareas con las que no est relacionadas. Por ejemplo, una tarea no puede
comenzar hasta que otra termine o dos o ms tareas pueden comenzar al mismo tiempo.
Para crear una programacin manejable, debe saber cmo:

Vincular tareas para asignar relaciones entre ellas.
Superponer o retrasar tareas relacionadas.
Comenzar o finalizar tareas en una fecha concreta.

B) Vinculacin de Tareas

En la programacin de un proyecto, unas tareas se pueden relacionar con otras de diferentes maneras. Una
tarea que deba comenzar o finalizar antes de que otra pueda comenzar, se denomina tarea predecesora. La
tarea que depende del comienzo o fin de la que la precede se denomina tarea sucesora.







C) Creacin, Anulacin y Cambio de Relaciones entre Tareas



Duracin en das
Sucesora de la tarea 6
Predecesora de la tarea 7 y
Sucesora de la tarea 5
Relaciones de Fin a Comienzo
Predecesora de la tarea 6
La relacin entre tareas que se utiliza con ms frecuencia en la programacin habitual de proyectos es la de
Fin a Comienzo (FC). Adems de vincular tareas individuales, puede crear una relacin de Fin a Comienzo
entre dos tareas de resumen, de forma que el comienzo de un grupo de subtareas dependa de que otro grupo
finalice.

Tipos de Relaciones de tareas
Fin a Comienzo (FC) La tarea (B) no se puede comenzar hasta que la tarea (A)
finalice.
Comienzo a Comienzo (CC) La tarea (B) no se puede comenzar hasta que la tarea
(A)
comience.
Fin a Fin (FF) La tarea (B) no se puede finalizar hasta que la tarea (A) finalice.
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Comienzo a Fin (CF) La tarea (B) no se puede finalizar hasta que la tarea
(A)
comience.




Crear una relacin de tareas
1) En el men Ver, elijaDiagrama de Gantt.
2) En la tabla de Gantt, seleccione dos o ms tareas que desee vincular.
3) Haga clic en el botn Vincular tareas de la barra de herramientas Estndar.
O, elija Vincular tareas en el men Edicin.


Anulacin de relaciones de tareas
1) En el men Ver, elijaDiagrama de Gantt.
2) En la tabla de Gantt, seleccione dos o ms tareas que desee desvincular.
3) Haga clic en el botn Desvincular tareas de la barra de herramientas Estndar.
O, elija Desvincular tareas en el men Edicin.

La tarea ser reprogramada segn cualquiera de las dems relaciones con otras tareas o
delimitaciones.


Cambio de relaciones de tareas
Una relacin simple de tipo Fin a Comienzo no funciona en todos los casos.
Microsoft Project proporciona otros tipos de relaciones entre tareas para que pueda modelar un
proyecto de manera realista.
1) En el men Ver, elijaDiagrama de Gantt.
2) Haga doble clic en la linea de vinculacin de las tareas que desee cambiar.
3) En el cuadro Tipo seleccione la relacin entre tareas que desee.
4) Elija Aceptar

D) Superposicin o Retraso de Tareas

En ocasiones, las relaciones entre tareas no representan de manera precisa la forma en que suceder el
trabajo en el proyecto. Por ejemplo, se puede comenzar una tarea despus que su tarea predecesora
comience, pero antes de que finalice su predecesora, retrasar el comienzo de una tarea sucesora tras el fin de
su predecesora. Puede crear estos tipos de relaciones entre tareas mediante el uso del adelanto y la
posposicin.

Mediante el adelanto, es posible programar la superposicin de dos tareas, para que una de ellas comience
antes que su predecesora finalice. Si agrega una posposicin, podr retrasar el comienzo de la tarea sucesora.
La posposicin o el adelanto se expresan en unidades o en porcentaje de la duracin de la tarea predecesora.

Mediante la superposicin y retraso de tareas puede:
Comenzar una tarea sucesora - usando un adelanto - antes que la predecesora haya
terminado.
Definir un perodo de espera - utilizando una posposicin - entre el fin de la predecesora y
el comienzo de la sucesora.
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Procedimiento:
1) En el men Ver, elijaDiagrama de Gantt.
2) Seleccione el nombre de la tarea que desee y haga clic en el botn Informacin de la barra de
herramientas Estndar.
O, seleccione la tarea y elija Informacin acerca de la tarea en el men Insertar.
Programacin de Tareas
3) Seleccione la ficha Predecesoras.
4) En el campo Posposicin, escriba el adelanto o la posposicin que desee, en forma de duracin o de
porcentaje de la duracin de la tarea predecesora.
Escriba el adelanto como un nmero negativo o como porcentaje completo y la posposicin como
nmero positivo.
Use las abreviaturas de la tabla de unidades de posposicin o adelanto. Para especificar la duracin
transcurrida coloque detrs la unidad de tiempo con la letra t (Por ejemplo, dt para los das
transcurridos).
Nota: Los das transcurridos (dt) incluyen los fines de semana y los das no laborables.
Abreviaturas: M=Minutos, H=Horas, D=Das S=Semanas
5) Elija Aceptar.

Adicin de un adelanto o de una posposicin en la programacin
Para comenzar la tarea cuando la tarea 1 este medio terminada 1FC-50%
Para comenzar la tarea un da despus de que comience la tarea 1 1CC+1d
Para comenzar la tarea cuando la tarea 1 termine y acabarla dos das
antes de que termine la tarea 2 1,2FF-2d

E) Delimitantes en las Tareas

Con las delimitaciones de tareas es posible controlar el comienzo o fin de cualquier tarea para crear una
programacin que proporcione informacin precisa y cumpla los requisitos. De manera predeterminada,
todas las tareas comenzaran lo antes posible.
Microsoft Project proporciona las siguientes delimitaciones:

Lo antes posible (LAP)
Comienza la tarea lo antes posible segn otras delimitaciones y relaciones.
Lo ms tarde posible (LMTP)
Comienza la tarea lo ms tarde posible segn otras delimitaciones y relaciones.
No finalizar antes del (NFAD)
Termina la tarea en o a partir de la fecha que se indique.
No comenzar antes del (NCAD)
Comienza la tarea en o a partir de la fecha que se indique.
No finalizar despus del (NFDD)
Finaliza la tarea en o a antes de la fecha que se indique.
No comenzar despus del (NCDD)
Comienza la tarea en o antes de la fecha que se indique.
Debe finalizar el (DFE)
Termina la tarea en una fecha concreta.
Debe comenzar el (DCE)
Comienza la tarea en una fecha concreta.

Las delimitaciones ms utilizadas son Lo antes Posible y Lo ms Tarde Posible. Con estas delimitaciones,
Microsoft Project programar las tareas de manera flexible en relacin con las tareas predecesoras y
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sucesora. Todos los dems tipos de delimitaciones vinculan el comienzo de o el fin de una tarea a una fecha
concreta, limitando as la flexibilidad que Microsoft Project tiene para calcular la programacin.

Microsoft Project puede programar tareas para que comiencen o finalicen respecto a una fecha concreta.


1) En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.
2) Seleccione la tarea que desee y, a continuacin, haga clic en el botn Informacin de la barra de
herramientas Estndar.
O, seleccione la tarea y elija Informacin acerca de la tarea en el men Insertar.
Programacin de Tareas
3) Seleccione la ficha Avanzado.
4) En Delimitar tarea, seleccione un tipo de delimitacin de la lista.
5) Si ha seleccionado una delimitacin distinta a Lo ms tarde posible o Lo antes posible, escriba la
fecha de delimitacin en el cuadro Fecha.
6) Elija Aceptar.
Microsoft Project volver a calcular la programacin.


La forma ms eficiente de programar las tareas es introducir la duracin de las mismas y, a continuacin,
esperar a que Microsoft Project calcule las fechas de comienzo y fin. Introduzca las fechas apropiada y deje
que Microsoft Project calcule la duracin de la tarea.

























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CAPITULO
Asignacin De Recursos

4
A) Conceptos Bsicos

El personal y el equipamiento son los recursos con los que trabaja el proyecto. Microsoft Project puede
asignar recursos a las tareas y, despus, usar las herramientas y presentaciones de Microsoft Project para
administrar estos recursos y el proyecto completo de forma ms eficiente.

En Microsoft Project es posible:
Asignar recursos a las tareas para asegurarse de que la programacin contiene el personal y el
equipamiento adecuado.
Crear programaciones de trabajo para los recursos.

Tambin almacenar la informacin de los recursos de cada proyecto. La cantidad de informacin que se
introduzca depender del nivel de detalle que se desee. Por ejemplo, es posible asegurar simplemente que
cada tarea tenga un recurso asignado para llevarla a cabo, o introducir informacin ms detallada, como el
costo de los recursos, junto con las asignaciones de tareas.
Una vez que se haya introducido la informacin de los recursos del proyecto puede emplear los mismos
recursos en otros proyectos.

Existen algunas razones poderosas para utilizar los recursos en el proyecto:
Llevar un seguimiento del trabajo realizado por el personal y el equipamiento asignado a las tareas.
Asegurar una buena descripcin y comprensin del proyecto; si las responsabilidades estn claras,
el riesgo de que alguna tarea se pase por alto disminuir.
Aumentar la flexibilidad en la planificacin de cmo y cundo deben estar terminadas las tareas.
Observar los recursos con sobreasignacin o infraasignacin de trabajo.
Realizar un seguimiento de .los costos de los recursos.

B) Listas de Recursos

Antes de asignar recursos a las tareas, puede crear una lista de recursos del proyecto con el fin de ahorrar
tiempo. La lista de recursos contiene:

El nombre del recurso, que puede ser una persona, un elemento del equipamiento o alguno de los
tipos de recursos intercambiables, como pilotos.
El nmero mximo de unidades de recursos intercambiables disponible.


1) En el men Ver, elija Hoja de recursos.
2) En el men Ver, elija Tabla y despus elija Entrada.
3) Escriba el nombre del recurso en un campo vaco de la columna Nombre del recurso.
4) Si desea designar un grupo de recursos, escriba un nombre en la columna Grupo.
5) Si fuera necesario, en la columna Capacidad mxima, escriba el nmero de unidades disponibles de
dicho recurso.
6) Cambie la informacin predeterminada que aparece en los dems campos por la ms adecuada.
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7) Repita los pasos 3 a 6 para cada recurso.

Grupo de recursos
Una serie de recursos que comparten alguna caracterstica, agrupados bajo un nombre de grupo. Por
ejemplo, es posible agrupar recursos por su funcin y utilizar nombres como Fontaneros o Editores.
Tambin es posible agrupar los recursos por tipo de contrato, lo que dara Contratados y Fijos.
Asignacin de Recursos
Unidades
El nmero de unidades o la cantidad de un recurso asignado a una tarea. Por ejemplo, si tiene una tarea
de fontanera, podra asignarle dos unidades o dos fontaneros. Si tiene un fontanero, podra asignarle 5
unidades (la mitad del tiempo de un fontanero). El nmero mximo de unidades es el nmero mximo
de unidades disponibles del recurso. Por ejemplo, si tiene tres fontaneros trabajando en un proyecto, el
nmero mximo de unidades es tres: tres fontaneros trabajando a tiempo total.
















C) Asignacin y Eliminacin de Recursos

Mediante la asignacin de los recursos a las tareas se asegura que han destinado suficientes recursos para
realizar las tareas del proyecto.


Asignar recursos
1) En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.
2) En la tabla de Gantt, seleccione una tarea.
3) Haga clic en el botn Asignacin de recursos de la barra de herramientas Estndar.
O, en el men Insertar, elija Asignacin de recursos.
Desplace esta Ficha-Gua para ver el cuadro de dilogo.
Escriba la informacin de las tasas y los costos si esta
interesado en hacer el seguimiento de los costos de los
recursos
Las iniciales y los nombres de grupo se introducen aqu
(Estas son entradas opcionales)
Escriba los nombres de los recursos en este campo
4) En la columna Nombre, seleccione el recurso que desee asignar a la tarea.
Para asignar un recurso a tiempo parcial:
Escriba una fraccin decimal en el campo Unidades para representar el porcentaje de trabajo que
desea que el recurso dedique a esa tarea.
Para asignar varios recursos diferentes:
Seleccinelos.
Para asignar ms de una unidad del mismo recurso:
Escriba el nmero de unidades en el campo Unidades.
Si fuera necesario, escriba el nombre del nuevo recurso en un campo Nombre vaco.
5) Elija el botn Asignar.
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La marca de verificacin que aparecer a la izquierda de la columna "Nombre" indica que el recurso
ha sido asignado a la tarea seleccionada.
6) Elija el botn Cerrar.

Asignacin de recursos con el mouse
Se puede asignar un recurso a una tarea utilizando el mouse. Seleccione el recurso en el cuadro de
dilogo Asignacin de recursos. Site el puntero en el cuadro gris que aparece a la izquierda del nombre
del recurso. Cuando el puntero cambie hasta asemejarse al botn "Asignacin de recursos", arrastre
hacia la tarea a la que desee asignar dicho recurso.
Asignacin de Recursos

Eliminacin de recursos a las tareas
1) En la tabla de Gantt, seleccione una tarea.
2) Haga clic en el botn Asignacin de recursos de la barra de herramientas Estndar.
O elija Asignacin de recursos en el men Insertar
3) Seleccione el recurso que desea eliminar.
4) Elija el botn Quitar.
5) Elija el botn Cerrar.

D) Designar Cuando Empieza el Trabajo en una Tarea

En Microsoft Project es posible indicar el momento en que un recurso comenzar a trabajar en una tarea. Por
ejemplo, puede escalonar los momentos en los que varios recursos comienzan a trabajar en la misma tarea
retrasando el momento de comienzo de uno o ms recursos


1) En el men Ver, elija Diagrama de Gantt
2) En el men Ventana, elija Dividir
3) En la tabla de Gantt, Seleccione la tarea para la que se desee retrasar el trabajo del recurso
4) Seleccione el Formulario de tareas en la seccin inferior
5) En el men Formato, elija Detalles y a continuacin elija Calendario del Recurso
6) Si no se especifica la duracin del recurso en el campo Trabajo, escriba la duracin del trabajo en
el campo, y a continuacin presione la tecla ENTRAR
7) En el campo retraso, escriba la duracin deseada para el retraso en el comienzo del trabajo del
recurso (Por ejemplo, escriba 2h para un retraso de dos horas; escriba 2d para un retraso de dos
das)
8) Elija Aceptar
9) En el men Ventana, elija Anular Divisin

E) Programacin del Trabajo de Recursos

De manera predeterminada, el calendario estndar del proyecto se aplica a todos los recursos del proyecto.
Los das laborables y el tiempo no laborable definidos en el calendario estndar son los das laborables y el
tiempo no laborable de cada recurso. Si este es el nico calendario que se utiliza, no es necesario modificar el
calendario para cada recurso.

Si un recurso individual tiene una programacin diferente, como vacaciones, permisos o mantenimiento
regular del equipo, puede modificar el calendario de ese recurso. Cuando modifique un calendario de
recurso, se utilizar la informacin del calendario para calcular el trabajo de ese recurso.

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1) En el men Herramientas, elija Cambiar calendario laboral.
2) En el cuadro Para: seleccione el recurso cuyo calendario desee cambiar.
3) En el calendario, seleccione los das que desee cambiar.
Para cambiar el da de la semana en todo el calendario, seleccione el da en la parte superior del
calendario.
4) Seleccione el botn Laborables, No laborables, o Predeterminados.
5) Para cambiar las horas laborables, escriba la nueva hora en el cuadro De: o en el cuadro A:
6) Elija el botn Aceptar



F) Asignacin de un Calendario a un Recurso

El calendario del proyecto designa la programacin predeterminada del trabajo para todos los recursos
asignados al proyecto. Puede establecer los calendarios del proyecto para indicar un perodo no laborable,
como los das festivos de la empresa, establecer los calendarios base para indicar la informacin compartida
entre los recursos y modificar los calendarios de recursos para indicar las vacaciones, permisos o bajas por
enfermedad. Cuando cree un calendario base para ms de recurso, ser necesario asignar ese calendario a
cada uno de los recursos, para que Project utilize dicha informacin cuando programe el trabajo de los
recursos.


1. En el men Ver, elija Hoja de recursos.
2. Seleccione el recurso al que desee asignar el calendario.
3. Haga clic en el botn Informacin de la barra de herramientas Estndar.
O, elija Informacin acerca del recurso en el men Insertar.
4. En el cuadro Calendario base: seleccione el calendario que desee para ese recurso.
5. Elija Aceptar





















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CAPITULO
Asignacin de Recursos a las Tareas y a los Recursos

A) Conceptos Bsicos

Para muchos administradores de proyectos, el costo es un aspecto importante de la programacin y del
control del proyecto. En algunos casos, el xito del proyecto se mide por la desviacin entre los costos
finales del proyecto y los costos previstos.

En Microsoft Poject es posible seguir la evolucin de los costos a un nivel bsico o avanzado. Es posible:

Asignar salarios o Tazas a los recursos
Contabilizar el costo de los materiales
Controlar la acumulacin de costos.
Consultar los costos del proyecto

Mediante la asignacin de costos a las tareas y a los recursos, puede utilizar Microsoft Project para seguir la
evolucin del flujo de caja del proyecto. A medida que vaya creando el proyecto, ser posible desarrollar
escenarios de costos del tipo Que pasara si? mediante el ajuste de los recursos y la posterior revisin del
efecto de los cambios en los costos de la programacin. Es posible determinar cuanto costar complementar
una tarea as como desarrollar un historial de costos para proyectos futuros.
El costo de completar cada tarea incluye el costo de todos los recursos que trabajan en una tarea y de toso los
gastos adicionales, como el costo de los materiales y los costos por uso.

Si introduce informacin inicial acerca del costo de los recursos y las tareas al comienzo del proyecto ser
posible predecir el costo total de las tareas individuales, de los recursos , de las fases y del proyecto
completo. Si introduce el costo real a medida que se va finalizando las tareas, podr administrar las tareas y
los recursos para realizar el proyecto dentro del plazo y del presupuesto previstos.















Los costos fijos pueden ser
los costos de los materiales
o la cantidad ofertada
El costo total es la suma de
cualquier costo fijo y los costos de
los recursos
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Si introduce informacin inicial acerca del costo de los recursos y las tareas al comienzo del proyecto, ser
posible predecir el costo total de las tareas individuales, de los recursos, de las fases y del proyecto completo.
Si introduce el costo real a medida que se van finalizando las tareas, podr administrar las tareas y los
recursos para realizar el proyecto dentro del plazo y del presupuesto previstos.

Si se asignan costos a los recursos y tareas, ser posible contestar tambin cuestiones relativas a los costos
en cualquier punto del proyecto, como pueden ser:

Cul es el costo de los recursos de esta tarea?
Cul es el costo de los recursos del proyecto?
Cunto costar completar est tarea?
Cul es el costo total de esta fase del proyecto?
Cul es el costo planificado del proyecto?

B) Asignacin de Tasas a los Recursos

La asignacin de tasas a los recursos pueden servirle de ayuda para la exacta administracin de los costos del
proyecto. Las tasas de los recursos podran ser el costo horario de los trabajadores o del equipo necesario
para completar una tarea, o el costo fijo por uso de una pieza del equipo. Normalmente, el costo del recurso
incluye las tasas de horas extra y estndar de los recursos. Cuando un recurso con una tasa de hora extra o
estndar se asigna a una tarea, y sta dura ms tiempo del planificado, se incrementa el costo del recurso para
esa tarea. Un recurso puede tener tambin un costo nico cada vez que se utilice.


1) En el men Ver, elija Hoja de recursos.
2) En los campos Tasa estndar:, Tasa hora extra:, o Costo por uso del recurso, escriba la tasa.
3) Haga clic en el botn de entrada o presione la tecla ENTRAR.


Es posible cambiar las tasas de horas extra y estndar antes de introducir nuevos recursos. En el men
Herramientas, elija Opciones y, a continuacin seleccione la ficha General. Cambie las tasas en los
cuadros Tasa estndar predeterminaday Tasa predeterminada para horas extra. Para cambiar el
smbolo de moneda y el nmero de las cifras decimales predeterminados, seleccione la ficha Presentacin y
cambie la informacin en Moneda. Elija Aceptar.

C) Asignacin de un Costo Fijo a una Tarea

Si se sabe el importe exacto de los materiales de una tarea y no est asignando recursos a la tarea, introduzca
el costo fijo. El costo fijo podra ser el costo de los suministros para los que ya han negociado un precio de
compra, Tambin podra consistir en una oferta aceptada de un contratista externo o en la tarifa plana que se
paga por un trabajo.


1) En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.
2) En el men Ver, elija Tabla y, a continuacin, elija Costo.
3) En el campo Costo fijo de la tarea, escriba el costo.
4) Haga clic en el botn de entrada o presione la tecla ENTRAR.

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Una tarea con un costo fijo no precisa ninguna asignacin de recurso. Use el costo fijo cuando conozca el
costo total de la tarea y no est relacionado con el personal o el equipamiento. Una tarea con un recurso de
costo fijo precisa la asignacin de un recurso y este costo fijo del recurso se agrega al resto de costos para
calcular el costo total de la tarea. Use un recurso de costo fijo cuando conozca el costo exacto del recurso,
independientemente del tiempo que emplee en la tarea y de los dems costos asociados con la misma.

D) Control de la Acumulacin de Costos

En Microsft Project, es posible acumular los costos de una tarea cuando sta comience o finalice, o prorratear
el costo. Por ejemplo, es posible:
Acumular el costo de una tarea al comienzo si paga el total de la cantidad antes que comenzar el trabajo.
Acumular el costo de una tarea al final si retiene el pago hasta que el trabajo finalice.
Prorratear el costo de una tarea si necesita seguir el costo segn el grado cumplimiento de la tarea.


1) En el men Ver, elijaHoja de recursos.
2) Seleccione el recurso.
3) Haga clic en el botn Informacin de la barra de herramientas Estndar, o elija Informacin
Acerca del recurso en el men Insertar.
4) En el cuadro Costos, en Acumular, seleccione un mtodo de acumulacin.

Para Seleccione
Acumular el costo al comienzo de la tarea Comienzo
Acumular el costo segn el porcentaje de Prorrateo
de finalizacin de la tarea
Acumular el costo cuando la tarea Fin
ste terminada

5) elija Aceptar.


Solamente puede prorratear los costos estndar y de horas extra de los recursos. Un recurso de costo nico
se acumula slo al comienzo o final de la tarea, y los costos fijos siempre se acumulan al final.

C) Presentacin de los Costos del Proyecto

En Microsft Project, hay distintas formas de ver los costos del proyecto. Puede ver los costos de las tareas
cuando desee consultar el costo total de todos los recursos asignados y el costo total de una tarea. Puede ver
los costos de los recursos cuando desee consultar cunto dinero ha gastado en horas extras. Asimismo, puede
consultar los costos totales del proyecto para comprobar si el proyecto permanece dentro de los valores
generales presupuestados.

Observando los costos, puede:
Administrar estrictamente el proyecto mediante el seguimiento de los costos de cada tarea.
Generar informes de costos de tareas individuales, as como el costo global del proyecto.
Presentar los costos de los recursos individuales y por grupos.
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La presentacin de Uso de Recursos muestra el recurso
acumulado a lo largo del tiempo










Presentacin del costo por tarea
Si considera elevado el costo total de un proyecto, necesitar saber el costo de cada tarea. El costo de las
tareas incluye el costo total de todos los recursos y los costos fijos. Si el costo de una tarea es demasiado
elevado, quiz sea posible reducir la magnitud del trabajo o asignar un recurso ms barato para llevarlo a
cabo.


1) En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.
2) En el men Ver, elija Tabla y, a continuacin, elija Costo.
3) Desplace la tabla de Gantt hacia la derecha hasta que aparezca el campo Costo total.
Arrastre la barra de divisin hacia la derecha para mostrar el campo Costo total.


Existen varias formas de consultar el costo por recurso:
Use la Hoja de recursos con la Tabla de costos aplicada para mostrar el costo total de cada recurso.
Use la presentacin Uso de recursos para mostrar los costos o el acumulado de las horas extras de
cada recurso. Puede copiar los costos de esta presentacin y pegarlos en otra aplicacin, como
Microsft Excel.
Use el Grfico de recursos para ver una representacin grfica de los costos o acumulados de las
horas extra de los recursos.
Use el Formulario de recursos que muestra los campos de costos para presentar los costos de los
recursos de cada tarea a la que haya asignado el recurso.











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CAPITULO
Evaluacin y Ajuste de la Programacin

6
A) Conceptos Bsicos

Una vez creada la programacin mediante la introduccin de tareas la asignacin de recursos y la
introduccin de recursos y la introduccin de la informacin acerca de los costos, estar preparando para
evaluarla y ajustarla. Al evaluar la programacin probablemente encontrar problemas u omisiones que
deban ser ajustados. Lo ms prctico para analizar y efectuar los cambios en las primeras fases del proceso
de planificacin y, mejor todava, antes de poner en marcha el proyecto. Sin embargo, una vez iniciado el
proyecto tambin podr comprobar la planificacin y ajustarla, cuando sea necesario, para adecuarla a sus
objetivos y necesidades.

Los aspectos de la programacin que vayan a evaluarse dependern de la informacin contenida en la
programacin y del nivel de detalle en que se est administrado el proyecto. Por consiguiente debera
considerar la evaluacin, la fecha de fin de la programacin, la manera en que se han asignado los recursos y
el costo de la programacin.
Microsfot Project calcula la fecha de fin tomando como base la duracin de tareas de la ruta crtica: La
secuencia de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de fin de del proyecto que deben finalizar a tiempo
para que el proyecto termine a tiempo. Un retraso en las tareas de la ruta crtica provocar que el proyecto
finalice ms tarde de lo planificado. Para ajustar la fecha de fin de la programacin, concntrese en la en la
modificacin de las tareas crticas.

Una vez evaluada la programacin, podr utilizar diversas estrategias para reducir su longitud, buscar y
resolver recursos sobreasignados y reducir el costo del proyecto.

Para determinar si la programacin tiene o no reas problemtica que requieran ajustes, en primer lugar,
deber analizar la programacin y evaluar la utilizacin del tiempo, de los recursos y de los costos. La
evaluacin de la programacin de varas maneras le ayudar a identificar:

La relacin entre tareas y la ruta crtica.
El margen de demora en la programacin.
Las delimitaciones en las tareas.
Los recursos sobreasignados.
El costo de las tareas.

En una programacin de Microsoft Project las tareas pueden relacionarse entre s de diversas formas.
Utilizando de manera eficaz estas relaciones ser posible modificar la ruta crtica y reducir la programacin.

Cuando resulte necesario mantener las tareas en la ruta crtica de la programacin, ser posible ajustar la
relacin entre tareas y las asignaciones de recursos de las tareas no crticas para utilizar la demora en la
programacin. El Margen de Demora es la cantidad de tiempo que se puede retrasar la fecha de fin de la
programacin. Si una tarea que tiene demora finaliza ms tarde, no afectar al resto de la programacin. La
mayora de las programaciones tienen siempre algunas tareas no crticas con demora.

Las delimitaciones en las tareas tambin servirn de ayuda para controlar las fechas de comienzo o fin de
tareas importantes. Verifique las delimitaciones en las tareas en distintas fases del proyecto, en especial en
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las tareas crticas, para cerciorarse de que sean absolutamente necesarias, ya que las delimitaciones pueden
reducir la flexibilidad de la programacin.
Al evaluar la programacin, asegrese de haber asignado los recursos de manera eficaz. Se dice que un
recurso est sobreasignado cuando se le han asignado ms trabajo del que puede realizar en las horas de
trabajo programadas. Se dice que un recurso est infraasignado cuando no est plenamente asignado. Para
asegurarse de que los recursos estn sobreasignados o infraasignados en la menor cantidad de casos posible,
se podrn reprogramar las tareas dentro de su margen de demora.
Si se estn introduciendo costos en la programacin, ser necesario verificar el costo total del proyecto para
comprobar que se mantiene dentro del presupuesto., Si el costo total es demasiado elevado, se podr reducir
el costo de tareas y recursos individuales para disminuir los costos del proyecto.

Una vez identificados los problemas en las reas mencionadas se podr, ajustar la programacin para
optimizar el tiempo, los recursos y el dinero disponibles.

B) Verificacin de la Relacin entre Tareas.

En la programacin de un proyecto las tareas pueden relacionarse entre s de diversas maneras. Una tarea que
deba comenzar o terminar antes que otra puede comenzar se denomina tarea predecesora. Una tarea que
depende del comienzo o fin de una tarea precedente del comienzo se denomina tarea sucesora. Microsoft
Project dispone de cuatro relaciones entre tareas que pueden utilizarse para conectar una serie de tareas en
una programacin. Utilizar de manera eficaz estas relaciones ser posible modificar la ruta crtica y reducir la
programacin del proyecto.


1) En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.
2) En la tabla de Gantt, haga doble clic en la tarea de la que desee ver la relacin entre tareas con sus
predecesoras.
3) En el cuadro de dilogo Informacin acerca de la tarea, seleccione la ficha Predecesoras


Es posible cambiar la relacin entre tareas eligiendo una relacin entre tareas diferente en la lista de la barra
de entradas.

C) Identificacin de la Ruta Crtica

Microsoft Project calcula la fecha de fin de una programacin en funciones a las duraciones de tareas en la
ruta crtica: la secuencia de tareas desde la fecha de comienzo y la fecha de fin de proyecto que deben
finalizar a tiempo para que el proyecto entero termine a tiempo. Un retraso entre las tareas de la ruta crtica
provocar que el proyecto finalice ms tarde de lo planificado. La ruta crtica se identifica por la serie de
tareas crticas consecutivas incluidas en la programacin. Para ajustar la fecha de fin de la programacin
deber centrarse en modificar las tareas crticas.

Para llamar la atencin hacia la ruta crtica es posible modificar una presentacin. Microsoft Project guardar
los cambios junto con el archivo de proyecto.


1) En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.
2) En el men Formato, elija Estilos de texto.
3) En el cuadro Elemento a cambiar: seleccione Tareas crticas.
4) En el cuadro Color, seleccione un color para los nombres de las tareas crticas.
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5) Elija Aceptar.

D) Bsqueda de Mrgenes de Demora en la Programacin

Al analizar las tareas de la programacin es posible buscar demoras permisibles; es decir, el tiempo que una
tarea puede retrasarse sin demorar a ninguna otra.
Tambin es posible ver la cantidad de tiempo que puede retrasarse una tarea sin afectar a la fecha de fin del
proyecto, lo cual se denomina margen de demora total.
Es importante saber donde existen mrgenes de demora dentro de la programacin, ya que ello permitir
ajustar las fechas de comienzo y fin de las tareas cuando determinadas fases de la programacin no tienen
mrgenes de demora y otras tienen demasiado. La mayora de las programaciones tienen algunas tareas no
criticas con margen de demora. Esto permite que estas tareas comiencen una fecha posterior sin afectar la
programacin, lo que compensara a las tareas que han tardado mas tiempo que el planificado.


1) En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.
2) En el men Ver, elija Tabla y a, continuacin, elija Programacin.
3) Arrastre la barra de divisin hacia la derecha para ver las columnas Demora Permisible y Margen de
Demora Total.

Si en las columnas Demora Permisible y Margen de Demora Total aparecen valores negativos, ello indica
que no hay tiempo suficiente para finalizar la tarea sin retrasar la fecha de fin de proyecto. En la columna
Margen de Demora Total, el valor cero indica tareas criticas.

E) Examen de las Delimitantes

Mediante el uso de las delimitaciones es posible controlar las fechas de comienzo o de fin de tareas
importantes. Al introducir una tarea, Microsoft Project le asignara automticamente la delimitacin Lo antes
Posible. Solo cuando sea necesaria , debern definirse otras delimitaciones, como en el caso en que un
cliente o un contrato requieran que determinada tarea comience o finalice en una fecha especifica

Las delimitaciones de las tareas son tiles para crear una programacin mas precisa empleando informacin
detallada. Sin embargo, las delimitaciones tambin pueden restringir la flexibilidad de la programacin Si se
produce un conflicto de programacin entre una delimitacin y la una relacin entre tareas, Micrsoft Project
reprogramara la tarea de acuerdo con la delimitacin.
En diversas fases del proyecto ser til verificar las delimitaciones en las tareas de la programacin, en
especial las tareas en la ruta critica, para cerciorarse de que efectivamente son necesarias. Toda delimitacin
que requiera la introduccin de una fecha debe utilizarse con sumo cuidado, ya que las fechas fijas impiden
que Microsoft Project vuelva a calcular las fechas de comienzo y de fin en caso de cambiar la programacin
y, adems, restringen la posibilidad de redistribuir los recursos sobreasignados.


1) En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.
2) En el men Ver, elija Tabla y, a continuacin, elija Mas Tablas
3) En el cuadro Tablas, seleccione Fechas de delimitacin
4) Elija el botn Aplicar
En cada tarea cuya delimitacin no sea Lo antes Posible, observe las predecesoras y sucesoras en el
diagrama de barras de Gantt para determinar si la delimitacin es necesaria.
5) Arrastre la barra de divisin hacia la derecha para ver la columna Fecha de delimitacin.

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F) Bsqueda de los Recursos Sobreasignados y sus Asignaciones de Tarea

Al evaluar la programacin deber cerciorarse de haber asignado los recursos de manera eficaz. A cada tarea
debeasignarle un numero de recursos adecuado en el momento justo de realizar el trabajo. Y a cada recurso
deber asignrsele trabajo suficiente, de forma que pueda elaborarse una programacin completa con al
menor cantidad posible de casos de sobreasignacion e infraasignacion de recursos. En ocasiones sern
inevitables algunas sobreasignaciones e infraasignaciones.

Antes de dedicarse a resolver problemas de sobreasignacion de recursos deber determinar cuales son los
recursos sobreasignados, en que momentos estn sobreasignados y que tareas tiene asignadas en dichos
momentos. Para resolver la sobreasigancion de recursos deber asignarlos de manera diferente, o bien ser
necesario volver a asignarlos para el momento en que el recurso este disponible.


1) Utilice el botn secundario del mouse (ratn) para hacer clic en una barra de herramientas y, a
continuacin, elija Administracin de Recursos.
2) Haga clic en el botn Presentacin Asignacin de Recursos de la barra de herramientas de
Administracin de Recursos.
3) Para desplazarse por todos los recursos sobreasignados, haga clic en el titulo de la columna Nombre de
Recursos
4) Haga clic en el botn Ir a sobreasignacin
5) En la seccin superior, observe en la parte de la escala temporal s el recurso esta sobreasignado
Microsoft Project presentara en color rojo (o negrita s se trata de una pantalla monocromo) l nmero
total de horas asignadas a un recurso sobreasignado.
6) En la seccin inferior, observe en la parte de la escala temporal las tareas que pueden ocurrir en las
fechas, sobreasignadas.

G) Bsqueda del Costo de una Tarea

Una vez evaluada la programacin, es necesario evaluar el costo total de la misma para asegurarse de que se
mantiene dentro de los limites del presupuesto. Si el costo total es superior al presupuesto, observe el costo
de las tareas individuales y las tasas de los recursos para ver si es posible reducir los costos.

El costo total de una tarea es la suma de las tasas del recurso y todos los costos fijos atribuidos a la tarea Un
costo fijo es una cantidad especifica definida por el usuario que es independiente del tiempo o el trabajo que
consume completar una tarea


1) En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.
2) En el men Ver, elija Tabla y, a continuacin, elija Costo
3) Examine los campos Costo fijo y Costo total para determinar el costo de una tarea debido a los costos
fijos y el costo de la tarea debido a los recursos.


El costo de un recurso incluye la tasa estndar y la tasa de horas extra de un recurso y, adems, el costo por
cada uso. Cuando una tarea lleva ms tiempo que el planificado, puede implicar que se incremente el costo
del recurso.
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Para ver el costo de un recurso asignado a una tarea, elija Hoja de Recursos en el men Ver. Observe en los
campos Tasa Estndar o Tasa Horas Extra las tasas de costo del recurso y, a continuacin, observe en el
campo Costo por Uso si existe algn costo por uso.

H) Estrategias para Reducir la Programacin

Una vez analizada la programacin, puede ser necesario reducir el tiempo en que tienen lugar las tareas,
tanto porque el costo de la programacin actual sea excesivo como porque no permita cumplir la fecha limite
del proyecto. Existen varios mtodos para reducir la duracin de la programacin . El mtodo o mtodos que
utilicen dependern de las limitaciones impuestas sobre el proyecto en general ( por ejemplo, el presupuesto
o la disponibilidad de recursos) y de la flexibilidad de las tareas que componen la programacin.

Algunos de los mtodos que pueden utilizarse para reducir la programacin son:

Cambiar las relaciones entre tareas
para permitir que ms tareas se superpongan o tengan lugar al mismo tiempo, en lugar de hacerlo de
manera estrictamente secuencial.
Aumentar el horario de trabajo
disponible cambiando el calendario del proyecto.
Reducir la extensin de una tarea
mediante la combinacin o reduccin del numero de tareas.
Reducir la extensin de una tarea
disminuyendo la duracin de la misma o la cantidad de trabajo que se le haya asignado.
En el caso de las tareas con recursos asignados, ser posible:
Incrementar l numero de unidades del recurso asignadas a la tarea.
Incrementar la disponibilidad del recurso cambiando el calendario de recursos.
Asignar horas extras de trabajo al recurso

Reduccin de la Programacin Cambiando la Ruta Critica
La manera ms evidente de reducir la duracin de la programacin consiste en reducir la ruta critica
mediante la eliminacin o combinacin de tareas. Este mtodo puede ser tambin el ms difcil, ya que
es necesario identificar las tareas que no son absolutamente necesarias para completar el proyecto. Si no
es posible eliminar o combinar tareas, se puede considerar la posibilidad de cambiar algunas tareas para
que dejen de estar en la ruta crtica.
Observa cada tarea de la ruta crtica para ver si pueden dividirse en subtareas. Para que el trabajo
avance, quiz no sea necesario que algunas de las subtareas se completen de manera secuencial, por lo
que se podr reducir la ruta crtica convirtiendo algunas de las subtareas en subcrticas.


1) Seleccione una tarea de la ruta crtica que pueda completarse en varios pasos.
2) Haga clic en el botn Desvincular tareas de labarra de herramientas Estndar.
O bien, elija Desvincular tareas en el men Edicin.
3) Seleccione la tarea situada debajo de la que desee cambiar y, en el men Insertar, elija Insertar
tarea por cada subtarea que desee agregar.
4) Por cada nueva tarea, escriba un nombre en la columna Nombre de tarea y una duracin en la
columna Duracin.
5) Seleccione las nuevas tareas y haga clic en el botn Aplicar sangra de la barra de herramientas
Formato, a fin de convertirlas en subtareas de la tarea original que, a su vez, se convertir en una
tarea de resumen.
O bien, seleccione las tareas y elija Niveles de esquema en el men Herramientas. A
continuacin, elija Aplicar sangra.
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6) Seleccione la tarea predecesora y las subtareas que deban completarse secuencialmente para el
trabajo en curso.
Estas subtareas se encontrarn en la ruta crtica.

Es posible seleccionar las tareas no adyacentes manteniendo presionada la tecla
CTRL mientras selecciona las tareas.
7) Haga clic en el botn Vincular tareas, de la barra de herramientas Estndar.
O bien, elija Vincular tareas en el men Edicin.
Microsoft Project programar las tareas no crticas para que comiencen en la fecha de comienzo de
la tarea de resumen. Entre una tarea crtica y una tarea no crtica podr crearse una relacin
comienzo a comienzo o fin a fin, de manera que la tarea no crtica comience ms cerca de las tareas
correspondientes.
8) Seleccione la tarea de resumen y su tarea sucesora.
9) Haga clic en el botn Vincular tareas de la barra de herramientas Estndar.



Para vincular rpidamente tareas en el diagrama de barras de Gantt seale la tarea
predecesora y arrstrela hasta la tarea sucesora. Microsoft Project crear una relacin
de fin a comienzo entre las tareas.

Reduccin de la Programacin Agregando Tiempo de Adelanto o Tiempo de Posposicin a las Tareas

Un mtodo para reducir la ruta crtica de la programacin consiste en analizar todas las tareas con
relaciones de fin a comienzo para ver si es posible superponerlas, de manera que las tareas puedan
llevarse a cabo simultneamente en la medida de lo posible: con Microsoft Project es posible utilizar el
tiempo de adelanto para hacer que una tarea comience antes del fin de su predecesora. Asimismo, puede
utilizarse el tiempo de posposicin para retrasar el comienzo de una tarea sucesora.


1) En el men Ver, elija Diagrama de Gantt
2) Seleccione una tarea que tenga una predecesora a la que desee agregar tiempo de adelanto o de
posposicin.
3) Haga clic en el botn Informacin de la barra de herramientas Estndar.
O bien, elija Informacin acerca de la tarea en el men Insertar.
4) Seleccione la ficha Predecesoras.
5) En el campo Posposicin, escriba el tiempo de adelanto o de posposicin que desee y la abreviatura
de duracin.
Introduzca el tiempo de adelanto como nmero negativo y el tiempo de posposicin como nmero
positivo.
Adems, es posible introducir el tiempo de adelanto o de posposicin en forma de porcentaje de la
duracin de la tarea.
6) Elija Aceptar.

Reduccin de la Programacin Disminuyendo la Duracin de las Tareas

Una vez analizada la programacin y despus de determinar qu es lo que debe disminuirse, quiz sea
necesario reducir la extensin de algunas tareas para disminuir su duracin en la programacin. La
disminucin de la duracin de las tareas en la ruta crtica posibilitar adelantar la fecha de fin de la
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programacin. Si no se han asignado recursos a una tarea, bastar con escribir un valor inferior en el
campo Duracin de dicha tarea.


1) En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.
2) En el men Ver, elija Tabla y, a continuacin, elija Entrada.
3) En el campo Duracin, escriba una nueva duracin para la tarea.

Reduccin de la Programacin Disminuyendo el Trabajo de Recurso de Una Tarea

Una vez analizada la programacin y despus de determinar lo que debe reducirse, se podr disminuir la
duracin de algunas tareas para reducir la programacin.

Microsft Project est predeterminado para calcular la duracin de tareas basandose en la cantidad de
trabajo necesario para completarla, en el nmero de unidades de recurso que se le han asignado y en los
horarios y el trabajo asignados a dichos recursos: Esto se denomina programacin en funcin de los
recursos. Es posible disminuir la duracin de una tarea disminuyendo la cantidad de trabajo que se haya
asignado a los recursos esenciales. La disminucin del trabajo necesario para las tareas de la ruta crtica
posibilitar el adelanto del fin de la programacin.

1) Utilice el botn secundario del mouse (ratn) para hacer clic en una barra de herramientas y, a
continuacin, elija Administracin de Recursos.
2) Haga clic en el botn Presentacin Entrada de la Tarea de la barra de herramientas
Administracin de Recursos.
3) En la seccin superior, seleccione la tarea cuya cantidad de trabajo desee disminuir.
4) En la seccin inferior, escriba el nuevo nmero de horas en la columna Trabajo del recurso cuyo
trabajo desee disminuir.
5) Elija Aceptar.

Reduccin de la Programacin mediante la asignacin de ms recursos

Una vez analizada la programacin y despus de determinar que se debe reducir, quiz sea necesario
reducir la duracin de algunas de las tareas de la programacin, aunque sin recortar su extensin. Si
existe disponibilidad de unidades adicionales del mismo recurso, ser posible incrementar el nmero de
unidades de recurso asignadas a una tarea. Esto posibilitar realizar la misma cantidad de trabajo en el
mismo tiempo, ya que Microsoft Project est predeterminado para calcular las duraciones de las tareas
basndose en la cantidad de trabajo necesario para completar la tarea y en el nmero de unidades de
recursos asignadas a la misma. Esto es lo que se denomina programacin en funcin de los recursos.

Nota Para reducir la duracin es necesario aumentar el nmero de unidades de recursos del recurso
esencial asignadas a la tarea. Con slo agregar recursos adicionales no se reducir la duracin de la
tarea. Si se agregan recursos adicionales ser, adems, necesario disminuir el nmero de horas de trabajo
de los recursos previamente asignados, a fin de disminuir la duracin de la tarea.


1) En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.
2) En la tabla de Gantt, seleccione la tarea cuyas unidades de recursos desee aumentar.
3) Haga clic en el botn Asignacin de recursos de labarra de herramientas Estndar.
O bien, elija Asignacin de recursos en el men Insertar.
Es posible desplazar esta Ficha-Gua para ver el cuadro de dilogo.
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4) En el campo Unidades del recurso esencial, escriba el nmero de unidades de recursos que desee y,
a continuacin, haga clic en el botn de entrada o presione la tecla ENTRAR.
5) Elija el botn Cerrar.

Reduccin de la Programacin Mediante la Ampliacin de la Programacin Laboral de un Recurso

Despus de analizar la programacin y de haber determinado que necesita ser reducida, ser posible
reducir la duracin de algunas de las tareas de la programacin.
Microsoft Project est predeterminado para calcular la duracin de una tarea basndose en la cantidad de
trabajo necesario para completar la tarea y en el nmero de unidades de recursos asignadas a la misma.
Esto es lo que se denomina programacin en funcin de los recursos. La reduccin de la duracin de las
tareas en la ruta crtica permitir adelantar el fin de la programacin.

Si no es posible asignar ms recursos a una tarea, quiz sea conveniente ajustar los calendarios laborales
de los recursos esenciales asignados a la tarea, de manera que trabajen mayor cantidad de horas.


1) En el men Herramientas, elija Cambiar calendario laboral.
2) En el cuadro Para, seleccione el recurso cuyo calendario desee cambiar.
3) En el calendario, seleccione los das que desee cambiar.
Para cambiar el da de la semana en todo el calendario, seleccione el da que aparece en la parte
superior del calendario.
4) Seleccione el botn de opcin Laborable(s), No laborable(s) o Predeterminado(s).
5) Para cambiar las horas del calendario laboral, escriba los nuevos horarios en los cuadros De: y A:
6) Repita el paso 5 para definir los tres perodos de trabajo que desee.
7) Elija Aceptar.

Reduccin de la Programacin Mediante la Asignacin de Horas Extra

Despus de analizar la programacin y de determinar que necesita ser reducida, ser posible reducir la
duracin de algunas de las tareas. Si est autorizado para pagar horas extra, podr asignar trabajo de
horas extra a la tarea, de manera que pueda realizarse la misma cantidad de trabajo en un plazo ms
corto.
Microsoft Project est predeterminado para calcular las duraciones de la tarea basndose en la cantidad
de trabajo necesario para completar la tarea y en el nmero de unidades de recursos que se le hayan
asignado. Esto se denomina programacin en funcin de los recursos. Los recursos esenciales afectan a
las duraciones de las tareas a las que han sido asignados. La reduccin de las tareas en la ruta crtica
puede adelantar el fin de la programacin.


1) En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.
2) En el men Ventana, elija Dividir.
3) Haga clic en la seccin inferior.
4) En el men Formato, elija Detalles y, a continuacin, elija Trabajo de recursos.
5) En la seccin superior, seleccione la tarea a la que desee asignar horas extra de trabajo.
6) En la seccin inferior, escriba el nuevo nmero de horas en la columna Trabajo de horas extra en
cada recurso esencial.
7) Elija Aceptar.


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Es posible identificar los recursos esenciales comparando los perodos de tiempo durante los cuales los
recursos trabajan en una tarea. Los recursos esenciales trabajan en la tarea durante los perodos de
tiempo ms prolongados.

I) Estrategias para Resolver la Sobreasignacin de Recursos

Al analizar la programacin, posiblemente observar que uno o ms recursos estn sobreasignados. Es
importante resolver las sobreasignaciones de recursos en el proceso de programacin, preferiblemente antes
de que el proyecto se ponga en marcha. En caso de no resolverse las sobreasignaciones de recursos, lo ms
probable es que el proyecto no finalice en la fecha indicada en la programacin.
Una sobreasignacin de recursos se produce cuando un recurso est programado para ms horas de trabajo
de las disponibles en el calendario de recursos en un determinado momento. Por consiguiente, ser necesario
reprogramar la tarea para un horario en que el recurso est disponible o reasignar el trabajo del recurso a
varias tareas.

Existen varios mtodos para resolver las sobreasignaciones de recursos. El que se utilice depender tanto de
las limitaciones impuestas sobre el proyecto en general, tales como el presupuesto y la disponibilidad de
recursos, y la flexibilidad en las tareas que componen la programacin.
Algunas de las estrategias que pueden utilizarse para resolver la sobreasignacin de recursos son:

Cambiar las asignaciones de tarea del recurso sobreasignado.
Asignar el recurso sobreasignado para que en algunas tareas trabaje a tiempo parcial.
Reducir la extensin de la tarea, de manera que sea posible reducir el nmero de horas de
trabajo necesarias para completarla.
Permitir que el recurso sobreasignado trabaje ms horas aumentando las horas de trabajo del
recurso.
Resolver los conflictos de recursos automticamente, o bien manualmente, redistribuyendo la
programacin.

En Microsoft Project es posible resolver las sobreasignaciones de recursos de manera automtica mediante la
redistribucin. La redistribucin consiste sencillamente en retrasar determinadas tareas en la programacin
hasta que los recursos asignados a ellas dejen de estar sobreasignados. Microsoft Project no puede tomar en
cuenta todos los datos detallados que el usuario conoce acerca del proyecto. Por consiguiente, siempre ser
necesario revisar los cambios de redistribucin efectuados por Microsoft Project para cerciorarse de que la
solucin es la deseada.

Si los cambios efectuados en la programacin no son de su agrado, es posible deshacerlos en cualquier
momento. Adems, podr solucionar usted mismo las sobreasignaciones de recursos. Esto resulta de gran
utilidad en los casos en que la redistribucin automtica no d como resultado el ajuste de la programacin
que se desea.

J) Cambio de las Asignaciones de Tarea de un Recurso Sobreasignado.

El mtodo ms directo para resolver un problema de sobreasignacin de recursos consiste en cambiar las
asignaciones de tarea del recurso sobreasignado. Esto se efecta quitando un recurso de una tarea que tenga
lugar en un momento de sobreasignacin. Otra manera es reprogramar la tarea para que tenga lugar cuando
el recurso est disponible.


1) En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.
2) En la tabla de Gantt, seleccione la tarea que tenga un recurso sobreasignado.
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3) Haga clic en el botn Asignacin de recursos de la barra de herramientas Estndar.
O bien, elija Asignacin de recursos en el men Insertar.
Es posible desplazar esta Ficha-Gua para ver el cuadro de dilogo.
4) En Nombre, seleccione el recurso que desee reemplazar.
5) Elija el botn Reemplazar.
6) Seleccione un nuevo recurso.
7) Elija Aceptar.
8) Para reemplazar otros recursos, repita los pasos del 2 al 7.
9) Elija el botn Cerrar.

Cul es el problema ? El recurso que deseo asignar no aparece en la columna Nombre.

Si el recurso que desea asignar no aparece en la lista, ello indica que no ha sido introducido en la lista de
recursos. Para agregar un recurso a esta lista, escriba el nombre del recurso en un campo en blanco dentro de
la columna Nombre. Si desea que el recurso trabaje en esta tarea durante un horario inferior al tiempo
completo, escriba un nmero parcial de unidades en la columna Unidades, por ejemplo 0, 5, para que el
recurso trabaje en esta tarea slo media jornada. Presione la tecla ENTRAR y, a continuacin, elija el botn
Cerrar.


Quiz sea necesario quitar un recurso asignado a una tarea. En el men Ver, elija Diagrama de Gantt. En la
tabla de Gantt, seleccione una tarea. Haga clic en el botn Asignacin de recursos de la barra de
herramientas Estndar. Seleccione el recurso que desee quitar y, a continuacin, elija el botn Quitar.
Elija el botn Cerrar.




K) Reasignacin de un Recurso para Que Trabaje a Tiempo Parcial en una Tarea.

Si un recurso est sobreasignado y no se desea reprogrmar ninguna de las tareas a las que ha sido asignado el
recurso ni quitar el recurso para que trabaje a tiempo parcial en cada una de las tareas que se efecten
durante el perodo de sobreasignacin.


Si el recurso que est asignado para que trabaje a tiempo parcial en la tarea es un recurso esencial, este
mtodo incrementar la duracin de tarea. La reasigancin de un recurso para que trabaje a tiempo parcial
tambin puede tener el efecto de convertirlo en un recurso esencial, aumentando as la duracin de la tarea.


1) En el men Ver, elija Diagrama de Gantt.
2) En la tabla de Gantt, seleccione la tarea.
3) Haga clic en el botn Asignacin de Recursos de la barra de herramientas Estndar, O bien, elija
Asignacin de Recursos en el men Insertar.
4) En la Columna Nombre, seleccione el recurso.
5) En el campo Unidades, escriba el porcentaje de tiempo en que el recurso debe estar disponible para esta
tarea en forma de fraccin decimal.
Por ejemplo, si desea que el recurso trabaje en la tarea el 25% del tiempo, escriba 0,25
6) Presione la tecla Entrar.
7) Para reasignar recursos adicionales a fin de que trabajen a tiempo parcial, repita los pasos del 4 al 6
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8) Elija el botn Cerrar.

L) Disminucin de la Cantidad de Trabajo asignada a un Recurso

Si un recurso est sobreasignado y no se desea reprogramar ninguna de las tareas ni quitar el recurso, no
existiendo tampoco la posibilidad de incrementar la duracin de la tarea, existe otra opcin. Se puede
disminuir la duracin de la tarea a la cual se ha asignado el recurso sobreasignado durante el perodo de
sobreasignacin y reducir la cantidad de tiempo requerido al recurso sobreasignado.
Los recursos esenciales afectan a las duraciones de las tareas a las que estn asignados. Este mtodo
disminuye la duracin de la tarea en el caso de que el recurso al que se desee disminuir la cantidad de trabajo
sea el nico recurso esencial.


1) En Microsoft Project utilice el botn secundario del mouse (ratn) para hacer clic en una barra de
herramientas y, a continuacin, elija Administracin de recursos.
2) Haga clic en el botn Presentacin Entrada de tarea de la barra de herramientas Administracin de
recursos.
3) En la seccin superior, seleccione la tarea a la que est asignado el recurso.
4) En la seccin inferior, escriba un valor inferior para el recurso en la columna Trabajo.
5) Elija Aceptar.

M) Cambio de la Programacin Laboral de un Recurso

Todos los recursos pueden tener sus propios calendarios de recursos, en los cuales es posible introducir la
informacin individual de la programacin, por ejemplo vacaciones o tiempo necesario para el
mantenimiento de los equipos. En el caso de que en determinados puntos de la programacin un recurso est
sobreasignado, una posible solucin podra ser cambiar el calendario de recursos. Por ejemplo, si la
programacin est basada en una semana laboral de 5 das y un recurso a tiempo parcial trabaja slo 3 das
de la semana, la extensin del calendario de recursos a una semana laboral de 4 5 das podra aliviar en
parte la sobreasignacin del recurso.

1) En el men Herramientas, elija Cambiar calendario laboral.
2) En el cuadro Para:, seleccione el recurso cuyo calendario de recursos desee cambiar.
3) En el calendario, seleccione los das que desee cambiar.
Para cambiar un da de la semana en todo el calendario, seleccione el da que aparecen la parte superior
del calendario.
4) Seleccione el botn de opcin Laborable(s), No laborable(s) o Predeterminado(s).
5) Para cambiar las horas de trabajo, escriba el nuevo horario en los cuadros De: y A:.
6) Elija Aceptar.

N) Resolucin de la Sobreasignacin de Recursos

Resolucin Automtica
En Microsoft Project, es posible resolver automticamente las sobreasignaciones de recursos mediante la
redistribucin. La redistribucin, sencillamente retrasa determinadas tareas de la programacin hasta que
los recursos asignados a ellas dejan de estar sobreasignados.
Cuando Microsoft Project redistribuye la programacin, verifica las relaciones entre predecesoras, el
tiempo del margen de demora, las fechas, las prioridades y las delimitaciones de tareas para determinar
qu tareas retrasar. Es posible dar prioridad a las tareas para especificar cules debern retrasarse en
primer lugar o cules no deben retrasarse de ninguna manera. Tambin se puede decidir si se
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redistribuirn todos los recursos o solamente algunos seleccionados. Y, por ltimo, se puede redistribuir
con o sin retrasar la fecha de fin de la programacin.


No debe utilizarse la redistribucin automtica si la programacin est calculada a partir de una fecha de
fin, debido a que Microsoft Project programa cada tarea para que comience lo ms tarde posible. No
existe ningn margen de demora para las tareas, de manera que no ser posible agregar retrasos a las
tareas con recursos sobreasignados. Por consiguiente, en estos casos la redistribucin no es eficaz para
quitar las sobreasignaciones de recursos.


1) En el men Herramientas, elija Redistribuir recursos.
2) Elija el botn Redistribuir ahora.


Inmediatamente despus de redistribuir el proyecto se podrn deshacer los efectos de la redistribucin
eligiendo Deshacer Redistribuir en el men Edicin.

Si es posible retrasar la fecha de fin de la programacin para resolver las sobreasignaciones de recursos,
desactive la casilla de verificacin Retraso sin consecuencias antes de redistribuir. De esta manera,
Microsoft Project podr retrasar la fecha de fin de la programacin al redistribuir.

Es posible seleccionar el orden en que Microsoft Project retrasar las tareas con recursos
sobreasignados. Para ello, asigne una prioridad mayor a aquellas tareas que prefiera que no sean
redistribuidas antes que otras tareas que comparten el recurso sobreasignado. La prioridad de las tareas
puede determinarse en el cuadro Prioridad de la ficha General, en el cuadro de dilogo Informacin
acerca de la tarea.


En el cuadro de dilogo Redistribucin, seleccione Prioridad, estndar en el cuadro
Orden. Microsoft Project retrasar en primer lugar las tareas con prioridad ms baja.

ANULAR LOS EFECTOS DE LA REDISTRIBUCIN
1) En el men Herramientas, elija Redistribuir recursos.
2) En el cuadro de dilogo Redistribuir recursos, seleccione el botn Anular redistribucin.
3) Seleccione el botn Proyecto completo o Tareas seleccionadas, segn desee.
4) Elija el botn Aceptar.

Resolucin Manual
Otra manera de redistribuir la programacin consiste en resolver manualmente las sobreasignaciones de
recursos. Esto puede ser de utilidad cuando la redistribucin automtica no produzca el ajuste de
programacin deseado. Microsoft Project dispone de una presentacin en la que pueden verse cules son
los recursos sobreasignados y sus tareas asignadas. Se puede ir a cada sobreasignacin y resolver el
conflicto de la manera ms adecuada a sus necesidades.


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1) En Microsoft Project, utilice el botn secundario del mouse (ratn) para hacer clic en una barra de
herramientas y, a continuacin, elija Administracin de recursos.
2) Haga clic en el botn Presentacin Asignacin de recursos de la barra de herramientas
Administracin de recursos.
3) Seleccione la columna Nombre del recurso.
4) Haga clic en el botn Ir a sobreasignacin.
5) En la seccin superior, mire la parte de la escala temporal para ver cundo un recurso est
sobreasignado.
Microsoft Project mostrar en rojo (o en negrita si se trata de una pantalla monocromo)
el total de horas de trabajo asignadas a un recurso sobreasignado.
6) En la seccin inferior, mire la parte de la escala temporal para ver las tareas que tienen lugar en las
fechas sobreasignadas.
7) Resuelva la sobreasignacin.


Es posible retrasar una tarea, cambiar las asignaciones de una tarea, asignar un recurso
para que trabaje a tiempo parcial en una tarea, reducir la cantidad de trabajo asignada a
un recurso o cambiar la programacin laboral del recurso.

Cul es el Problema?
En la parte de la escala temporal de la presentacin Uso de Recursos aparecen Smbolos #.

Si en la parte de la escala temporal de la presentacin Uso de recursos aparecen smbolos #, ello indica que
los campos de la escala temporal no son lo suficientemente grandes como para presentar la informacin. Para
cambiar el ancho de los campos, elija Escala temporal en el men Formato. Incremente el valor en el cuadro
Ampliar y, a continuacin, elija Aceptar.

O) Retraso de una Tarea con un Recurso Sobreasignado

La manera ms sencilla para resolver una sobreasignacin de recursos consiste en retrasar la tarea asignada
al recurso hasta que ste disponga de tiempo para trabajar en ella. Es posible agregar retraso a una tarea,
verifica el efecto sobre la asignacin del recurso y, a continuacin, ajustar an ms el retraso, si ello fuera
necesario.

El retraso de una tarea retrasar asimismo las fechas de comienzo de sus sucesoras y puede afectar a la fecha
de fin de programacin. Para evitarlo, retrase primero las tareas con margen de demora permisible y agregue
un retraso de una duracin slo equivalente al margen de demora de cada tarea. Tambin resultar de
utilidad retrasar las tarea no crticas antes que las tareas en la ruta crtica. Pruebe a agregar retrasos a
diferentes tareas para ver los efectos sobre la programacin.


1) Utilice el botn secundario del mouse (ratn) para hacer clic en una barra de herramientas y, a
continuacin, elija Administracin de recursos.
2) Haga clic en el botn Presentacin Asignacin de recursos de la barra de herramientas
Administracin de recursos.
3) En la seccin superior, seleccione un recurso sobreasignado.
4) En la seccin inferior de la tabla de Gantt, seleccione una tarea que est asignada al recurso durante el
tiempo en que el recurso est sobreasignado.
5) En la columna Retraso escriba la duracin en que desee retrasar la tarea.
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Para evitar retrasar tareas sucesoras y la fecha de fin de programacin escriba un valor que no sea
superior al margen de demora permisible de dicha tarea.
6) Presione la tecla Entrar.
7) Si el recurso sigue sobreasignado, incremente el valor de la demora.

) Estrategias para Reducir los Costos de un Proyecto y Administrar los Flujos de
Caja

Existen una serie de mtodos que pueden utilizarse para reducir los costos del proyecto y administrar los
flujos de caja. Es posible:

Reemplazar recursos caros por otros menos costosos.
Reprogramar el trabajo.
Recortar la extensin del proyecto o de tareas individuales.
Cambiar el mtodo de acumulacin de costos.

Dependiendo de las cantidades que sea necesario reducir, ser posible utilizar una combinacin de pasos para
reducir costos. Por ejemplo, para atenerse al presupuesto se podr reducir el nmero de recursos asignados a
una tarea, recortar la cantidad de trabajo en otra tarea y combinar diversas tareas en una sola. Si el costo del
proyecto es ms importante que el cumplimiento de otros objetivos, tambin se podr optar por reducir la
extensin del proyecto mediante la eliminacin de tareas o la reduccin del trabajo efectuado en diversas
tareas.

Si los flujos de caja son un factor crtico del proyecto, existe la posibilidad de cambiar el mtodo de
acumulacin de costos en las tareas individuales para asegurarse de que los costos de una tarea se producen
cuando se dispone de efectivo para pagarlo.










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Capitulo
Impresin y Elaboracin de Informes

7
A) Conceptos Bsicos

Para administrar un proyecto de una manera eficaz, es necesario comunicar la informacin acerca del mismo
a varia personas. En Microsoft Project es posible imprimir informacin especifica del proyecto segn las
necesidades de una persona o de un grupo en particular, incluyendo:

Informacin General, como resmenes del proyecto.
Informacin acerca de las tareas, como los diagramas de Gantt.
Informacin acerca del recurso, como la programacin de cada recurso.
Informacin acerca de los costos, como una lista de recursos con un presupuesto sobrepasado.
Informacin acerca del seguimiento, como una lista de tareas que lleven retraso con respecto a la
programacin.

Las tareas clave que es necesario realizar antes de imprimir una presentacin o un informe son:

Seleccionar la presentacin o el informe que mejor se adapte a sus necesidades de comunicacin.
Ajustar los mrgenes, agregar bordes y cambiar otras partes del diseo de la pgina para adaptarlo a sus
necesidades.
Seleccionar y configurar la impresora o el trazador que se vaya a utilizar con Microsft Project.
Personalizar la presentacin o el informe para comunicar la informacin de manera ms eficaz posible.

Si la presentacin del proyecto que aparezca en pantalla satisface las necesidades de comunicacin. Podr
imprimirla. Existe tambin la opcin de imprimir informacin variada en alguno de los formatos de informe
predefinidos de Microsoft Project. Microsoft Project dispone de ms de veinte presentaciones e informes
predefinidos.

B) Para Imprimir Informacin General del Proyecto.

Para comunicar de manera eficaz la informacin acerca del proyecto a los administradores, miembros del
equipo y clientes, es necesario imprimir esta informacin en un formato que satisfaga las necesidades de
cada persona o grupo. Microsoft Project permite imprimir la informacin utilizando una amplia variedad de
presentaciones o informes.
Las presentaciones e informes contienen informacin de diferente ndole y la presentan de manera distinta:

Empleando una presentacin es posible examinar la informacin en la ventana del proyecto o en la
ventana de presentacin preliminar. Un informe slo puede examinarse en la ventana de presentacin
preliminar.
En una presentacin es posible editar informacin especfica. En un informe no es posible editar
informacin especfica.
En las presentaciones es posible cambiar el formato aplicado a cada categora de texto, como por
ejemplo las tareas retrasadas o un texto especfico. En los informes slo es posible cambiar el formato de
una categora de texto.

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Antes de imprimir una presentacin o un informe es posible presentar las pginas en la ventana de
presentacin preliminar para ver cul ser su aspecto una vez impresas. Por ejemplo, ser posible verificar
los mrgenes, ver la posicin y el texto de los encabezados y pies de pgina, y comprobar la orientacin de la
pgina (vertical u horizontal).
Antes de poder imprimir desde Microsoft Project es necesario configurar la impresora o el trazador, si es que
todava no lo ha hecho. Podr imprimir en cualquier impresora o trazador aceptado por el software del
sistema que se est utilizando.


1) En el men Ver, elija Informes.
2) Seleccione el tipo de informe que desee imprimir.
3) Elija el botn Seleccionar.
4) Seleccione el informe que desee imprimir.
5) Elija el botn Seleccionar.
6) En la ventana de presentacin preliminar, elija el botn Imprimir.

Si desea cambiar el aspecto del informe impreso, elija el botn Preparar pgina, seleccione las opciones de su
preferencia y, a continuacin, elija el botn Imprimir.

1) Especifique las opciones de impresin que desee.
2) En el cuadro de dilogo Imprimir, elija Aceptar.

Es posible cancelar la impresin en cualquier momento presionando la tecla ESC.

Calendario
Diagrama PERT
Diagrama de Gantt.























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C) Imprimir Informacin Acerca de las Tareas

Si desea informacin detallada acerca de las tareas, como por ejemplo el tiempo de trabajo total o los
recursos asignados a cada tarea, podr imprimir el informe de tareas. Con este informe tambin podr
imprimir informacin acerca de las tareas y texto u objetos grficos creados en Microsoft Project o en otra
aplicacin.
Es posible personalizar el informe de tareas mediante la inclusin de informacin diferente y el cambio de su
aspecto.



1) En el men Ver, elija Informes. Seleccione Personalizados y, a continuacin, elija el botn Seleccionar.
2) En el cuadro Informes, seleccione Tarea y, a continuacin, elija el botn Editar.
3) Si desea presentar las tareas de resumen e imprimir lneas grises horizontales entre las tareas:
Seleccione la ficha Definicin y, a continuacin, active las casillas de verificacin Mostrar tareas de
resumen y Bandas de grises.
4) Si desea imprimir slo determinadas tareas:
Seleccione la ficha Definicin. En el cuadro Filtro, seleccione en la lista el filtro de su preferencia.
5) Si desea mostrar las notas de tareas y las asignaciones de recursos:
Seleccione la ficha Detalles y, a continuacin, active la casilla de verificacin Notas y las casillas de
verificacin Programacin, Costo o Trabajo.
6) Si desea cambiar el formato de todas las tareas de una categora:
Elija el botn Texto. En el cuadro Elemento a cambiar, seleccione la categora de tareas a las que desee
dar formato. Seleccione las opciones de formato y, a continuacin, elija Aceptar.
7) Imprima el informe de tareas.
En el cuadro de dilogo Informe de tareas, elija Aceptar. Elija el botn Imprimir, especifique las opciones de
impresin de su preferencia y, a continuacin, elija Aceptar.


Antes de crear un informe de tareas personalizado, compruebe si alguno de los informes de tareas
predefinidos no satisface sus necesidades:

Informes generales: Tareas de nivel superior, Tareas crticas, Hitos
Informes de las tareas actuales: Tareas que comienzan pronto, Tareas en curso, Tareas completadas,
Tareas sin comenzar, Tareas que deberan haber comenzado, Tareas pospuestas
Informes de costos: Presupuesto, Tareas con presupuesto sobrepasado, Valor acumulado
Informes de asignaciones: Lista semanal de tareas

D) Imprimir Informacin Acerca de los Recursos.

Si lo que desea es informacin acerca de los recursos asignados a una tarea especfica o informacin acerca
de las tareas asignadas a un recurso especfico, podr imprimir el informe Referencias cruzadas. En el
informe Referencias cruzadas se imprime la informacin acerca de las tareas y de los recursos en el
transcurso del tiempo.
Podr personalizar el informe Referencias cruzadas mediante la inclusin de informacin diferente y el
cambio de su aspecto.


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1) En el men Ver, elija Informes. Seleccione Personalizados y, a continuacin, elija el botn seleccionar.
2) En el cuadro Informes, seleccione Referencias cruzadas y, a continuacin, elija el botn Editar.
3) Si desea imprimir los totales de cada columna:
Seleccione la ficha Detalles. En Mostrar, active la casilla de verificacin totales de columna.
4) Si desea imprimir slo determinadas tareas:
Seleccione la ficha Definicin. En el cuadro Filtro, seleccione en la lista el filtro de su preferencia.
5) Si desea imprimir cuadrculas entre las tareas:
Seleccione la ficha Detalles y, a continuacin, active la casilla de verificacin Entre las reas o Entre los
recursos.
6) Imprima el informe Referencias cruzadas.
Elija Aceptar y, a continuacin, elija el botn Imprimir. Especifique las opciones de impresin de su
preferencia y, a continuacin, elija Aceptar.


Antes de crear un informe Referencias cruzadas personalizada, compruebe si alguno de los informes de
referencias cruzadas predefinidos no satisface sus necesidades:

Informes de costos: Flujo de caja semanal
Informes de asignaciones: Tareas, recursos y fechas
Informes de carga de trabajo: Uso de la tarea, Uso de recursos

E) Imprimir Informacin Acerca de los Costos

Tambin puede imprimir informacin de la hoja de costos para llevar un buen control del costo de las tareas
y llevar un mejor manejo del presupuesto del proyecto.


1) En la vista de Diagrama de Gantt.
2) En el men Ver, elija Tabla, Resumen
3) Elija costo
4) En el men Archivo, elija Imprimir
5) Elija las caractersticas de impresin necesarias para su proyecto
6) Presione el botn Aceptar.

F) Impresin del Progreso del Proyecto

Si necesita una impresin del seguimiento del progreso del proyecto puede hacerlo de la vista o con los
datos que necesite.


1) En el Men Ver, elija Tabla Resumen
2) Ajuste arrastrando la barra separadora para ver u ocultar la informacin que necesite imprimir.
3) En el men Archivo, elija Imprimir.
4) Elija las caractersticas de impresin necesarias para su proyecto.
5) Presione el botn Aceptar.

G) Impresin de Presentaciones

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Es Posible imprimir cualquier presentacin, a excepcin de los formularios de tareas, los formularios de
recursos y el diagrama de PERT de tareas.


Si se esta utilizando una impresora de blanco y negro, Microsft Project reemplazar los colores por diseos.


1) Cambie a la presentacin que desee imprimir.
2) En el men Archivo, elija Imprimir.
3) Especifique las opciones de impresin que desee.
4) Si desea ver una presentacin preliminar de las pginas, haga clic en el botn Preliminar.
Cuando haya terminado, elija Imprimir.
5) En el cuadro de dilogo Imprimir, elija Aceptar.



En la ventana de presentacin preliminar podr ver todas las pginas que se imprimirn haciendo clic en el
botn Mltiples pginas.
Para imprimir rpidamente la presentacin activa sin cambiarla, haga clic en el botn Imprimir de la barra de
herramientas Estndar.

H) Preparar Pgina

Puede resultar ms conveniente condensar una presentacin impresa de manera que quepa en menos pginas,
a lo largo o a lo ancho. Por ejemplo, es posible condensar una presentacin impresa de cuatro pginas de
largo en dos pginas.
Con Microsoft Project es posible especificar el nmero de pginas en que se desee imprimir en una
presentacin. Las presentaciones mayores de una pgina de largo constan de filas y columnas de pginas que
encajan entre s como las piezas de un rompecabezas. Al especificarse un nmero de pginas a lo ancho o a
lo largo para la presentacin impresa, durante la impresin Microsoft Project reducir (o ajustar
proporcionalmente) el texto en consecuencia.


Slo es posible ajustar proporcionalmente presentaciones en impresoras PostScript que utilicen controladores
de impresoras PostScript y que acepten el ajuste proporcional. Para obtener ms informacin, consulte la
documentacin de su impresora.


1) Cambie a la presentacin que desee imprimir.
2) En el men Archivo, elija Preparar pgina.
3) Seleccione la ficha Pgina.
4) En Escala, seleccione el botn de opcin Ajustar a.
5) Escriba el nmero de pginas a lo largo o a lo ancho que desee imprimir en la presentacin.
6) Elija Aceptar o Imprimir
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7)




















Texto de la Leyenda
Pie de Pgina
Leyenda
Encabezado
Borde Margen
Adicin de un Encabezado, un Pie de Pgina o una Leyenda
Agregar la fecha, el nmero de pgina, el nombre de la empresa y otro tipo de informacin a cada
pgina de un informe o presentacin impreso realzar el aspecto profesional del documento, adems de
su inherente utilidad. Con Microsoft Project es posible agregar informacin en forma de encabezado
(texto que aparece impreso en la parte superior de cada pgina), de pie de pgina (texto que aparece
impreso en la parte inferior de cada pgina) o de leyenda (una lista explicativa de los smbolos utilizados
en un diagrama).

En un encabezado pueden escribirse tres lneas, otras tantas en una leyenda, y solamente una en un pie
de pgina.


En los diagramas de Gantt y PERT slo se pueden imprimir leyendas.


1) Si se est imprimiendo una presentacin, cambie a la presentacin elegida y, a continuacin, elija
Preparar pgina en el men Archivo.
Si se est imprimiendo un informe, elija Informes en el men Ver, seleccione un tipo de informe y,
a continuacin, elija el botn Seleccionar. Seleccione el informe que desee imprimir y, a
continuacin, elija el botn Seleccionar. En la ventana de presentacin preliminar, elija el botn
Preparar pgina.
2) En el cuadro de dilogo Preparar pgina, seleccione la ficha Encabezado,
Pie de pgina o Leyenda.
3) En la ficha Izquierda, Centro o Derecha, escriba el texto en el cuadro.
Para agregar informacin, como el nombre del proyecto o la fecha, elija un botn.
O bien, seleccione la informacin en la lista y, a continuacin, elija el botn Agregar.
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4) Elija Aceptar o Imprimir.

Insertar y Anular un Salto de Pgina
En ocasiones, al imprimir puede resultar til mantener junta en la misma pgina informacin como una
tarea de resumen y sus respectivas subtareas.
Es posible insertar saltos de pgina en los diagramas de Gantt, en las hoja de recursos, en las
presentaciones Uso de recursos y en las hojas de tareas. Los saltos de pgina insertados quedan
marcados con un diseo de cuadrcula especfico que facilita su identificacin.
Cuando filtre u ordene la informacin en una presentacin o en un informe, cada salto de pgina se
mantendr con la tarea o el recurso seleccionado al insertar el salto de pgina. Por ejemplo, si al aplicar
un filtro no aparece una tarea, el salto de pgina asociado a dicha tarea no aparecer en la presentacin o
en el informe.


Aunque en los diagramas PERT no se pueden insertar saltos de pgina personalizados, es posible
impedir que los cuadros PERT se impriman ignorando los saltos de pgina. En el men Formato, elija
Diseo. Active la casilla de verificacin "Ajustar saltos de pgina" y, a continuacin, elija "Aceptar". En
el men Formato, elija Disear ahora para ajustar el diseo.

INSERTAR UN SALTO DE PGINA
1) Seleccione la tarea o el recurso que desee que aparezca en la parte superior de la nueva pgina.
2) En el men Insertar, elija Salto de pgina.





Si es necesario imprimir una copia informal de una presentacin o de un informe en la menor cantidad
de pginas posible, al imprimir se pueden suprimir temporalmente los saltos de pgina manuales. En el
cuadro de dilogo Imprimir, desactive la casilla de verificacin "Saltos de pgina manuales".

No es posible insertar directamente saltos de pgina en los informes. Sin embargo, los saltos de pgina
insertados en una presentacin aparecern en los informes que contengan la misma clase de informacin
que en la presentacin. Por ejemplo, si se selecciona una tarea y, a continuacin, se inserta un salto de
pgina en una hoja de tareas, el salto de pgina aparecer precediendo a dicha tarea en el informe
Tareas.


ANULACIN DE UN SALTO DE PGINA
1) Seleccione la tarea o el recurso con el que est asociado el salto de pgina.
2) En el men Insertar, elija Anular salto de pgina.


Es posible anular todos los saltos de pgina al mismo tiempo seleccionando todas las tareas y, a
continuacin, eligiendo Anular todos los saltos de pgina en el men Insertar.
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