CAPTULO 1

ORGANIZACiN
.-
>
DE LA IN FORMACION
A lo largo del tiempo, la humanidad ha acumulado
un vasto conjunto de conocimientos. Ese conocimiento es transmitido de
diversas maneras. La oralidad es una de ellas: una persona transmite ver-
balmente un conocimiento o informacin a otra persona, que lo memoriza,
y luego a su vez lo transmite a otra, conformando una cadena que permi -
te conservar y difundir el conocimiento.
Otra manera de transmitir el conocimiento es registrarlo, inscribirlo de
alguna forma en un objeto o soporte externo para que pueda ser luego
tomado desde ese soporte por otras personas. El conocimiento as registra-
do puede superar obstculos como el tiempo y la distancia.
j
12 CATALOGACiN DE MONOGRArIAS IMPRESAS
Se crea entonces una categora particular de objetos, objetos que contie-
nen conocimiento o informacin, que podemos denominar entidades porta-
doras de informacin. Estas entidades pueden ser objetos tangibles: las
tabletas de arcilla utilizadas por los sumerios, los rollos de papiro de los
antiguos egipcios, los libros de papel, los discos magnticos u pticos, las
cintas de video; todos ellos son objetos tangibles que contienen conoci-
mientos o informacin de diferentes tipos. Hasta hace relativamente poco
tiempo, todas las entidades portadoras de informacin eran tangibles; el
advenimiento de redes de computadoras, en pequea escala o a escala mun-
dial, como Internet, ha trado consigo un nuevo tipo de entidad portadora
de informacin, que es intangible para quien la consulta. Los documentos
digitales almacenados en una computadora remota, a los que se accede a
travs de la World Wide Web, son tambin entidades portildoras de informa-
cin, aunque quien accede a ellas no pueda tenerlas en sus manos.
Cuando la informacin ha sido registrada, una persona que necesita
informacin a la que llamaremos usuario (de la informacin o de los servi-
cios de informacin), slo tiene que seleccionar el objeto que contiene la
informacin que necesita, y recuperar esa informacin. Mientras la cantidad
de entidades portadoras de informacin disponibles es reducida, es posi-
ble seleccionar la entidad adecuada mediante un examen directo. Cuando
el universo de entidades portadoras de informacin es limitado (por ejem-
plo, la pequea biblioteca particular de una persona), el encuentro entre
quien necesita informacin y las entidades que la contienen se da a partir
del examen directo, hasta hallar la entidad que se corresponde con la nece-
sidad de informacin.
Cuando el universo de entidades portadoras de informacin se expan-
de, ya no es posible la seleccin de entidades mediante un examen direc-
to. En una coleccin de varios cientos o miles de entidades portadoras de
informacin, no resulta efectivo hacer una revisin directa de cada una para
encontrar aquellas que satisfagan una determinada necesidad de informa-
cin. Cuando se llega a un punto en el que el encuentro directo entre quien
necesita informacin y las entidades que la contienen ya no es posible, es
necesario crear mecanismos que permitan organizar el conjunto de entida-
des existentes y realizar una seleccin de las entidades que puedan respon-
der a una necesidad especfica de informacin antes de revisarlas directa-
mente, de manera que slo se acceda a las entidades que se sabe, o se
estima con cierto grado de certeza, que contienen informacin que respon-
de a la necesidad que origina la bsqueda. La recuperacin de la informa-
..,.
CAPiTULO 1. ORGANIZACiN DE LA IflrORMACIN 13
cin registrada en entidades portadoras de informacin depende de que
stas hayan sido previamente organizadas de alguna manera.
Diferentes tipos de instituciones se encargan de facilitar el acceso a la
informacin registrada. Las bibliotecas, archivos, museos, servicios de infor-
macin, etc., se encargan de organizar conjuntos de entidades portadoras
de informacin para que puedan ser utilizadas por los usuarios. Si bien
cada tipo de institucin tiene objetivos diferentes, y en general trabaja con
entidades portadoras de informacin de distinta natL!raleza, bsicamente
todas se encargan de:
Reunir entidades portadoras de informacin, seleccionando de entre
.la enorme cantidad de materiales existentes, Jquellas que son de
relevancia para la institucin (segn el tipo de institucin, su espe-
cialidad temtica, las caractersticas de sus usuarios, etc.). Por ejem-
plo, un museo de numismtica coleccionar monedas, una bibliote-
ca infantil coleccionar libros y otros materiales destinados a los
nios, un archivo histrico coleccionar documentos originales de
valor histrico.
Organizar las entidades portadoras de informacin, ordenndolas fsi-
ca eintelectualmente; crear listas de las entidades reunidas, es decir,
registrarlas, hacindolas accesibles auna multitL!d de demandas indi-
viduales La organizacin de las entidades portadoras de inforinacin
supone la existencia y aplicacin de tcnicas adecuadas. Por ejem-
plo, las bibliotecas crean catlogos y ordenan fsicamente las entida-
des de su coleccin para poder recuperarlas.
Dar acceso a las entidades portadoras de informacin, para que los
usuarios puedan recuperar la informacin contenida en ellas, y as
satisfacer sus necesidades informativas. Los museos exhiben sus
colecciones, los archivos facilitan la consulta de sus documentos, las
bibliotecas prestan o permiten la consulta de sus recursos, etc.
Algunas instituciones cumplen adems otra funcin: la de preservarenti-
dades portadoras de informacin, como una manera de conservar para el
futuro el conocimiento y la informacin que la humanidad ha ido acumu-
lando alo largo de los siglos. Es una funcin de primordial de los archivos
ylos museos; entre las bibliotecas, algunas la cumplen (por ejemplo, las
bibliotecas nacionales), y otras no.
14 CATALOGACiN DE MONOGRArlAS IMPRESAS
1.1 Control bibliogrfico
1.1.1 Concepto y necesidad
El conjunto de conocimientos e informacin que la
humanidad ha desarrollado y contina desarrollando, se registra, para ser
transmitido, en entidades concretas, a las que genricamente denomina-
mos entidades portadoras de informacin. Una denominacin ms espec-
fica para las entidades reunidas y organizadas por las bibliotecas es recur-
so bibliogrfico. El trmino no debe entenderse como restrictivo un solo
tipo de material, el libro, o a los materiales impresos en general. Se uti-
liza en un sentido amplio: un libro es un recurso bibliogrfico, pero tam-
bin lo es un CD-ROM, o un videocasette, o incluso un documento elec-
trnico disponible en la World Wide Web, en la medida en que la biblio- .
teca lo coleccione, organice y d acceso a l. El conjunto del{}s todos \/
recursos bibliogrficos existentes, el universo bibliogrfico, es muy exten-
so, y se expande cada vez ms. Para hacer posible la recuperacin del
conocimiento/informacin contenido en ese universo, es necesario ejercer
sobre l un cierto control, que permita conocer la existencia de los recur-
sos que lo componen, identificarlos, y recuperarlos cuando sea necesario.
Ese control se denomina control bibliogrfico.
El control bibliogrfico se ejerce sobre los recursos bibliogrficos como
entidades portadoras de informacin, no sobre la informacin en s
misma. El control bibliogrfico apunta a identificar y organizar las entida-
des concretas que contienen la informacin; no se trata de organizar
ideas, sino entes que contienen ideas registradas. El control bibliogrfico
no es una organizacin filosfica del conocimiento (aunque se valga de
algunas herramientas que s lo son), sino una organizacin de objetos
concretos, tangibles o intangibles, con el fin de hacer que la informacin
contenida en ellos pueda ser recuperada y utilizada.
El control bibliogrfico:puede definirse como el conjunto de mtodos
y operaciones mediante los que se registran y organizan los recursos que
componen el universo bibliogrfico, para que puedan ser identificados y
recuperados en respuesta a una bsqueda_ Implica la creacin y almace-
namiento de informacin bibliogrfica segn normas establecidas, y su
manipulacin para la recuperacin.
Por ejemplo, hacer una lista de libros o artculos de revistas sobre un
tema de nuestro inters es un intento de controlar una porcin del universo
15
~
CApiTULO 1.ORGANIZACiN DE LA INFORMACiN
bibliogrfico. Supone elegir determinados datos para describir un recurso
bibliogrfico; ordenar y registrar esos datos en una unidad de informacin
que represente al recurso, a la que denominaremos registro; almacenar los
registros en un archivo, es decir, guardarlos, organizados de alguna mane-
ra; y operar sobre ellos para recuperarlos cuando sea necesario. Un archi-
vo pequeo, como una lista breve de libros o artculos, no requiere de una
organizacin muy compleja ni de gran cantidad de datos para describircada
recurso, y la recuperacin de la informacin bibliogrfica es directa.Amedi-
da que el archivo crece, la organizacin se hace ms cOl'i1pleja, e incluso
puede que sea necesario incluir mayor cantidad de datos en los registros,
para que stos permitan distinguirrecursos similares entre s. En una biblio-
teca personal que contiene una sola obra de Jorge Luis Borges, una lista
que incluya el nombre del autor y el ttulo, ordenada por el apellido del
autor, puede ser suficiente como registro de esa pequea porcin del uni-
verso bibliogrfico. En una biblioteca especializada en literatura argentina,
que posea todas las obras de Borges, y algunas en varias ediciones, o en
distintos idiomas, no ser suficiente registrar el autor y el ttulo; muchos
otros elementos sern necesarios para que cada registro permita identificar
el recurso que describe, y la cantidad de registros har necesario un orde-
namiento ms complejo. Esto requerir una serie de operaciones, para las
que se necesitarn instrucciones y herramientas. Estas operaciones consti-
tuyen el control bibliogrfico.
Ronald Hagler (1997, p. 13)\identifica cinco operaciones fundamenta-
les del control bibliogrfico, queArlene Taylor (1999, p. 2)2 aumenta a las
seis siguientes:
1. Identificar la existencia de todos los recursos bibliogrficos que sea
posible. en todos los soportes
La existencia de un recurso bibliogrfico no tiene en la prctica nin-
guna relevancia si no es conocida. Si un autor publica un libro,
pero ste no es distribuido, no tiene ningn valor como entidad
portadora de informacin. Si una persona crea un sitio Web. pero
ningn buscador lo recupera, y ningn otro sitio tiene enlaces a l,
es como si no existiera. Para que los recursos bibliogrficos pue-
1. HAGLER, Ronald. 1997. The bibliographic record and information technolagy. 3rd ed. Chicago:
AmericanUbraryAssociation. 394 p.
ISBN0.8389'0707-5
2.TAYLOR. ArleneG. 1999.The arganization of informatian. Englewood:LibrariesUnlimited.280p.
ISBN1'56308-498-8
16 CATALOGACiN DE MONOGRAFrAS IMPRESAS
dan transmitir la informacin que contienen, su existencia debe ser
conocida. Los productores y distribuidores de recursos bibliogrfi-
cos se valen de distintos medios para darlos a conocer (catlogos
de editoriales, publicidad, reseas, inclusin en buscadores o direc-
torios para recursos en la World Wide Web, etc.)
2. Identificar las obras contenidas en los recursos bibliogrficos o
como parte de ellos
Esta es una distincin muy importante para la tarea de controlar el
universo bibliogrfico. Es necesario distinguir un recurso bibliogr-
fico, como objeto que contiene informacin, de la o las obras que
sta contiene. Un libro es un recurso bibliogrfico, que puede con-
tener una obra (Hamlet) , un conjunto de obras (las tragedias de
Shakpeare), o parte de una obra (fragmentos de Hamlet). El control
bibliogrfico debe permitiridentificarno slo el recurso, como enti-
dad portadorz de un contenido intelectual, sino cada unidad de
contenido intelectual incluida en l.
3. Reunir recursos bibliogrficos de manera sistemtica para formas
colecciones
Esta tarea se asocia generalmente a las bibliotecas, pero puede
realizarse tambin en otros mbitos: una oficina, el hogar, etc.
Hasta hace pocos aos, las colecciones eran entendidas como el
conjunto de recursos bibliogrficos que una institucin posea y
albergaba.Actualmente, con la existencia de recursos bibliogrficos
de acceso remoto, que no se poseen pero a los que se puede acce-
der, esta definicin se ha ampliado: una coleccin es el conjunto
de recursos bibliogrficos que una biblioteca posee, o a los que
puede dar acceso.
4. Producir listas de recursos bibliogrficos y obras, preparndolas
segn reglas normalizadas
Estas listas pueden ser de distinto tipo (catlogos de bibliotecas,
bibliografas, ndices, catlogos de museos, etc.) y presentarse en
distintos formatos fsicos (impresas, en soportes digitales, en
lnea). Deben ser construidas de acuerdo con normas de aceptacin
general, para poder ser utilizadas lo ms ampliamente posible.
5. Proveer todos los puntos de acceso necesarios en estas listas,
incluyendo al menos acceso por nombre, ttulo y materia
Para que las listas tengan realmente utilidad, debe ser posible
acceder a la informacin sobre los recursos que contienen a tra-
vs de distintos elementos, aquellos que son los ms comnmen-
te utilizados para identificarlos. Quien busca un recurso bibliogr-
17 CAPiTULO 1.ORGANIZACiN DE LA INFORMACIN
fico en particular conoce seguramente su autor o su ttulo, cuan-
do no ambas cosas. Quien no conoce la existencia de un recurso
en particular, sabe al menos que busca alguno sobre determina-
do tema. Para optimizar los resultados de la bsqueda, estos ele-
mentos son normalizados para que se presenten siempre de
manera consistente, y se colocan en el registro de forma tal que
actan como "puerta de entrada" a la descripcin del recurso. La
provisin y normalizacin de los puntos de acceso constituye pro-
bablemente el grueso de la tarea de crear registros, pero es la
que garantiza una mejor calidad en el resultado de la bsqueda.
En listas en formato digital, es posible realizar bsquedas utili-
zando lo que se denominan palabras clave, es decir, cualquier
palabra presente en el registro. Este es el mtodo que utilizan
muchos de los buscadores de Internet: buscan la/s palabra/s en
el texto completo de las pginas Web que incluyen. Pero cualquie-
ra que haya hecho una bsqueda de este tipo sabe cun frustran-
te puede ser obtener como resultado cientos o miles de citas, que
una vez revisadas demuestran contener slo una mencin ocasio-
nal de aquello que se est buscando. En cambio, cuando la bs-
queda se hace no sobre el texto compJeto de un recurso o su
registro, sino sobre una serie de elementos que han sido elegidos
porque son los ms representativos para identificar al recurso, y
que adems han sido sometidos a un proceso que asegura la con-
sistencia en su forma, la relevancia de los resultados de una bs-
queda es muy superior.
6. Proveer los medios para localizar y acceder a cada recurso biblio-
grfico, o una copia del mismo
Identificar la existencia y relevancia de un recurso es, desde la pers-
pectiva del usuario, slo una etapa en la bsqueda de informacin:
la bsqueda no estar completa sin el acceso a ese recurso. En la
medida en que el usuario disponga de datos sobre la localizacin
fsica de los recursos (la indicacin de que una determinada biblio-
teca los posee y su ubicacin fsica dentro de la biblioteca, la loca-
lizacin de un recurso electrnico en la World Wide Web), podr
completar su bsqueda. Tradicionalmente, los catlogos de aque-
llas instituciones que disponen de colecciones han sido capaces de
proveer al usuario los medios para que puedan completar su bs-
queda, mientras que otros instrumentos (bibliografas, ndices),
apuntan solamente a hacer conocida la existencia de los recursos
bibliogrficos, sin proveer necesariamente los medios directos para
18 CATALOGAClr. DE MONOGRArlAS IMPRESAS
obtenerla. Acceder a un recurso es tanto obter.er el recurso en s
mismo (porejemplo, acceder a un libro a travs de prstamo inter-
bibliotecario), como obtener una copia o acceder a una versin
digital. Para los recursos de Internet, la prctica generalizada es
proveerla ubicacin de cualquier recurso que se citl, dando su URL
(localizador uniforme de recurso); la dificultad con este tipo de
recurso es que las localizaciones no son permanentes (un sitio Web
cambia de ubicacin dentro de un servidor, se muda, desaparece,
etc.), de modo que se vuelve tambin difcil identificar la ubicacin
de un recurso de manera permanente.
Desde una perspectiva amplia, el control bibliogrfico excede las tareas
que se realizan en una institucin para el control de sus propias colecciones.
La definicin de control bibliogrfico que ofrece El Glosario /\LA de bib/iote-
cologa y ciencia de la informacin lo sita en un contexto ms amplio:
Un trmino que abarca una serie de actividades bibliogrficas: registros bibliogrfi-
cos completos para todos los documentos a medida que se publican; normalizacin
de la descripcin bibliogrfica, provisin de acceso fsico a t r a ~ s de consorcios,
redes, u otros emprendimientos cooperativos; y provisin de acceso bibliogrfico a
travs de la compilacin y distribucin de catlogos colectivos y bibliografas tem-
ticas y a travs de centros de servicios bibliogrficos
3

Esta enumeracin de distintos aspectos que conformln el control
bibliogrfico presenta los pilares fundamentales en los que ste se b<!sa.
En primer lugar, el control desde la produccin misma del documento,
mediante la creacin de registros lo ms completos posible, de manera
de asegurar que todos los documentos que integran el universo bibliogr-
fico estn identificadosy puedan ser recuperados. Los programas de cata-
logacin en la fuente o catalogacin en publicacin
4
son ejemplos de con-
trol desde la produccin del recurso, como tambin la provisin de meta-
datos por parte del creador de un recurso electrnico en lnea. El control
3. Glosario ALA de bib/iotecologa yciencias de lainformacin. 1988.HeartsillYoungeditor.Madrid:
Daz deSantos.473 p.
ISBN84-86251.93-1
4.En losprogramasdecatalogacinenpublicacin,loseditoresenvanaunaagenciacatalogrfica(por
ejemplo una biblioteca nacional) las pruebas de imprentade loslibrosen proceso de publicacin. La
agenciacatalogrficaproduceregistrosbibliogrficosapartirdeesaspruebasylosdevuelvealeditor,
quelospublicacomopartedellibro,generalmenteeneldorsodelaportada.Comoresultado,elmismo
recursocontienesuregistro,facilitando latareadecadabibliotecaqueincorporaellibroasucatlogo.
CAPiTULO 1. ORGANIZACiN DE lA INFORMACiN 19
desde la prod uccin misma de los todos recursos es todava ms un obje-
tivo que una realidad.
Los registros creados deben ser completos, es decir, contener todos
los datos necesarios para permitir una correcta identificacin del recurso.
Para crear registros bibliogrficos completos, y que sean tiles tanto para
el usuario como para la mayor cantidad posible de bibliotecas, es nece-
sario utilizar herramientas comunes a todas, o al menos a un gran nme-
ro de las instituciones que crean registros.[EI control bibliogrfico implica
la aplicacin de normas o estndares que permitan crear registros unifor-
mes, con los mismos datos, presentados 'de la misma manera, de modo
de facilitar el intercambio de la informacin bibliogrfica y por lo tanto un
mejor acceso a los recursos que sta describe.
Los ltimos dos elementos de la definicin se refieren al acceso, tanto
a los documentos en s como a los registros de los documentos. En el
caso de los registros, se menciona la compilacin de catlogos colectivos,
que representan las colecciones de varias bibliotecas, o de servicio biblio-
grficos que puedan dar informacin sobre una porcin mucho mayor del
universo bibliogrfico de lo que puede hacer el catlogo de una sola ins-
titucin. Finalmente, es muy importante saber que existe un determinado
recurso, pero tambin es importante, y el usuario dira que es an ms
importante, que si se conoce su existencia y se lo necesita, se pueda
obtenerlo de alguna manera. La definicin del Glosario ALA menciona
emprendimientos cooperativos para facilitar el acceso a los recursos;
redes o consorcios, sistemas de prstamo interbibliotecario, acuerdos
entre bibliotecas que permitan que el usuario de una determinada biblio-
teca pueda acceder a los materiales que posee otra.
1.1.2 Herramientas de control bibliogrfico
Una de las funciones del control bibliogrfico men-
cionadas anteriormente es la elaboracin de listas de recursos bibliogrfi-
cos y obras. Esas listas pueden ser ms o menos complejas, y tener dife-
rentes objetivos, pero comparten una base comn: todas implican confor-
mar, para cada entidad portadora de informacin, un conjunto de datos que
permitan identificarla, un registro bibliogrfico. Los registros se renen y se
organizan de diferentes maneras para conformar distintas herramientas que
facilitan la recuperacin de la informacin. Esas herramientas pueden clasi-
ficarse en los siguientes tipos, cada uno con sus caractersticas particula-
res; catlogos, bibliografas, ndices y bases de datos bibliogrficas.
11
20 CATALOGACiN DE MOIIOGRAFrAS IMPRESAS
Todas las herramientas de de control bibliogrfico, aunque mediante dis-
tintos mecanismos, apuntan a cumplir con tres funciones bsicas:
1. Funcin de identificacin
Deben permitir que el usuario pueda identificar un3 cita que posee
con un registro incluido en la herramienta, siempre que el recurso
correspondiente est cubierto en el alcance de la herramienta (por
ejemplo, en un catlogo de biblioteca, slo se encontrar un regis-
tro si el recurso que describe forma parte de la coleccin de la
biblioteca).
2. Funcin de reunin
Todos los registros para recursos relacionados o similares deben
poder ser reunidos de alguna manera: todas las obras de un autor tie-
nen que poder encontrarse juntas, todas las obras sobre un tema
tiene que poder encontrarse juntas, todas las versiones de una misma
obra tienen que poder encontrarse juntas, etc. Una manera de lograr-
lo es a travs del control de autoridad (un mecanismo para asegurar
que el elemento que se usa para reunir los registros se d siempre
de la misma manera). Cada herramienta, segn su estructura y su
soporte, puede utilizar diferentes mtodos para alcanzar este objeti-
vo; por ejemplo, en una bibliografa impresa, el orden general por
tema puede complementarse con un ndice por autores, que remita a
los registros de recursos pertenecientes a ese autor que se encuen-
tran separados a lo largo del cuerpo principal de la bibliografa.
3. Funcin de seleccin o evaluacin
La herramienta tiene que proporcionar datos suficientes para que el
usuario pueda determinar, entre varios registros, cul es el ms ade-
cuado a sus necesidades (por ejemplo, la tercera y no la primera o
la segunda edicin de un texto de fsica, o una grabacin sonora en
disco compacto y no en audiocasette).
Catlogos
Nos referimos aqu especficamente a los catlogos
de bibliotecas, no catlogos comerciales, catlogos de exposiciones u otros
eventos, etc. Estas herramientas cubren, tradicionalmente, los recursos que
posee una biblioteca, aunque en la actualidad cada vez ms incluyen tam-
bin aquellos recursos a los que la biblioteca provee acceso, aunque no for-
men parte de su coleccin. La cobertura de los catlogos abarca as una
pequea porcin del universo bibliogrfico. El nivel de informacin que pro-
veen sobre cada recurso es el necesario para identificarlo y facilitar una
21 CAPITULO 1. ORGANIZACiN DE LA INFORMACiN
,-
seleccin en base a criterios generales (formato fsico, antigedad, etc.),
pero no proveen un anlisis detallado. En general registran un recurso
(libro, publicacin seriada, etc.) como una unidad, pero no necesariamente
ofrecen acceso a un nivel ms especfico como podra ser un cn;:>tulo de un
libro, o una ponencia que est incluida en las actas de un congreso cient-
fico. La forma de presentacin de los catlogos ha ido variando n travs del
tiempo, desde los catlogos en forma de libro, pasando por los catlogos
en fichas, hasta los actuales catlogos automatizados.
Bibliogrofros
Las bibliografas son listas de recursos bibliogrficos
(libros, artculos de publicaciones peridicas, recursos electrnicos, etc.),
que comparten alguna caracterstica en comn: pertenecen a un mismo
autor (una bibliografa de las obras de Borges); tratan sobre un mismo tema
(una bibliografa sobre cambio climtico); han sido publicadas en un lugar
determinado (una bibliografa de recursos publicados en la provincia de
Mendoza); durante un perodo determinado (los recursos publicados en
Mendoza durante el siglo XIX), etc. A diferencia de los catlogos, las biblio-
grafas se ocupan de listar lo que ha sido publicado, no lo que posee una
institucin en particular. Por ello, hay en general una diferencia bsica entre
catlogos y bibliografas: un catlogo dar siempre una clave para llegar al
recurso, indicar dnde se encuentra, para que el usuario pueda pasar del
registro al recurso si as lo desea. En cambio, la bibliografa pretende brin-
dar informacin sobre los recursos existentes que cumplan con alguna
caracterstica definida de antemano (un autor, un tema, un perodo, etc.).
Las bibliografas cubren en general un rea mucho menor del universo
bibliogrfico que los catlogos, dada la especificidad de los materiales que
incluyen. En contrapartida, pueden incluir ms informacin sobre cada
recurso de lo que generalmente hace un catlogo: es bastante comn que
a la informacin que permite identificar un recurso se agregue una descrip-
cin ms minuciosa, comentarios crticos etc. La bibliografa puede listar
recursos como una unidad (libros, publicaciones seriadas, etc.), pero tam-
bin partes componentes de esas unidades (un captulo de un libro, un art-
culo de una publicacin peridica, etc.). Su formato fsico ha sido tradicio-
nalmente impreso; en la actualidad, como sucede con todas las herramien-
tas bibliogrficas, tambin existen bibliografas en formato digital.
fndices
Estas herramientas, creadas en general por institu-
ciones con fines de lucro, dan acceso a los contenidos de ciertas recursos
~
22
ducido por H.W. Wilson contiene registros de los artculos que se
ponentes de recursos que las
de los catlogos para ofrecer acceso a las colecciones de
mientras el catlogo registra que la
Mxico, el Art Index lista los artculos publicados
que proveen sobre cada parte de
Los ndices, como las bibliografas, no se
ndice selecciona un cierto
recursos. Al igual que las bibliografas, su
ce grandes ventajas con respecto
mayor flexibilidad, actualizacin, y mejora el nivel de acceso. Pero
tante difcil definirlas, dado que
datos bibliogrfica" es una
tes herramientas de control bibliogrfico en
matizadas. Dentro de este esquema, existe
datos bibliogrfica que s se
una bibliografa), sino que adems
aparecidos en
contiene el texto
esas publicaciones. Algunas bases
CATALOGACiN DE MONOGRAFfAS IMPRESAS
bibliogrficos: artculos dentro de una revista, captulos de libros, trabajos
incluidos en las actas de una conferencia, etc. Por ejemplo, el Art Index pro-
publican
en 450 revistas especializadas en arte. Al ofrecer acceso a las partes com-
bibliotecas registran como unidades (por
ejemplo, una publicacin peridica), los ndices actan como complemento
una biblioteca:
biblioteca posee la revista Artes de
en ella. La informacin
un recurso que registran es en general
ms reducida que la de un catlogo, y con un menor grado de elaboracin.
limitan a la porcin del universo
bibliogrfico que posee una determinada institucin, pero tampoco aspiran
a registrar todos los recursos que responden a la temtica del ndice; cada
nmero de publicaciones sobre las que dar
noticia, y solamente incluye informacin sobre las partes que integran esos
objetivo es informar de la exis-
tencia de una parte de un recurso, pero no facilitar el acceso fsico a ella.
Bases de datos bibliogrficos
La utilizacin de computadoras para tareas de con-
trol bibliogrfico ha dado origen a un nuevo tipo de herramienta, que ofre-
a las herramientas manuales: permite
es bas-
en realidad, catlogos e ndices, cuando
estn automatizados, son tambin bases de datos bibliogrficas. "Base de
categora general de la que participan diferen-
la medida en que estn auto-
un tipo particular de base de
diferencia de otros instrumentos de control
bibliogrfico de manera notable: aquellas que no slo contienen registros
que describen recursos bibliogrficos (como hacen un catlogo, un ndice o
contienen los recursos mismos. Por
ejemplo, bases como Academic Search Premier, de EBSCO, combinan la fun-
cin de herramienta de control bibliogrfico (contiene registros de artculos
ms de 8.000 publicaciones peridicas), sino que adems
completo de los artculos correspondientes a 4.500 de
incluyen tambin versiones digitales
completas de libros, folletos, etc. Estas bases de texto completo borran los
23 CApiTULO 1. ORGANIZACItl DE LA INFORMACiN
DS
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an
111-
,or
Ito
:a:
de
6n
ral
)n.
rso

rr
OS
los
de control bibliogrfico
Tipo de herramienta
lmites entre herramienta de control y coleccin; al contener
tanto los registros como los recursos que stos representan, son ambas
cosa a la vez.
El siguiente cuadro compara el objetivo y cobertura de las herramientas
--caWogo----i
Coleccin de una o varias
bibliotecas
Bibliografa
Base de datos
bIlIiografa
I Cobertura I Objetivo
Informar existencia
Ylocalizacin
Informar existencia
Informar existencia
Informar existencia +
proveer copia del recurso
(en ciertos casos)
Dentro de cada uno de estos tipos pueden existir a su vez diferencias
en cuanto a la informacin que se ofrece, la forma de organizar esa infor-
macin, y la forma de recuperarla.
1.13
Procesos de control bibliogrfico
Para poder crear herramientas de control bibliogrfi-
co, es necesario someter a las entidades portadoras de informacin a cier-
tos procesos que permitan extraer de ellas la informacin necesaria para
representarlas y recuperarlas. Con esa informacin se crea una versin abre-
viada de la entidad original, el registro bibliogrfico.
Para construir el registro bibliogrfico que representa un recurso, es
necesario obtener del recurso una serie de datos, traducirlos a un lengua-
je estandarizado, ordenarlos y volcarlos en un soporte. Si ese soporte es
digital, ser necesario tambin codificar los datos de manera que puedan
Recursos bibliogrficos en un
rea determinada (temtica,
geogrfica, autor, etc.)
Partes de recursos
seleccionados dentro de un
rea determinada
Recursos y pares de recursos
seleccionados dentro de un
rea determinada
24 CATALOGACIN DE MONOGRAFIAS IMPRESAS
ser interpretados por un sistema automatizado. Los datos a recoger son
de dos tipos:
Aquellos elementos que tiene que ver con la forma del recurso, en
un sentido amplio, no fsico exclusivamente; su forma como entidad
portadora de informacin: cmo se llama, cundo fue publicado, qu
extensin tiene, etc., y tambin la informacin sobre la o las obras
contenidas en el recurso: quin la cre, bajo qu nombre es general-
mente conocida, etc.
Aquellos elementos que describen el contenido del documento en
cuanto a su temtica: de qu trata.
Estos datosse obtiene a travs de dos procesos diferentes: la cataloga-
cin se ocupa de los aspectos formales de un recurso, y el anlisis temti-
co se ocupa de la o las materias de que trata. Relacionado con estos dos
procesos, un tercero se ocupa de mantener la consistencia en la forma de
los puntos de acceso, yestablecer relaciones entre elementos usados como
puntos de acceso: el control de autoridades.
Catalogacin
La catalogacin es el proceso por el que se descri-
be de un recurso bibliogrfico, se identifica la/s obra/s que contiene, y se
determina qu elementos de la descripcin y de la obra constituirn pun-
tos de acceso en un catlogo. Implica la recoleccin de datos y su trascrip-
cin segn normas estandarizadas, de modo que el resultado sea uniforme
y por lo tanto ms fcilmente interpretable.
El objetivo de la catalogacin es recoger de aquellos datos que permi-
tan la identificacin de un recurso, su distincin de otros recursos u obras,
y la eleccin por parte de un usuario de un recurso u otro a partir de su
descripcin. Estos datos se obtienen en general del mismo recurso: su ttu-
lo; el autor; dnde, cundo y porquin fue publicado; su extensin, etc. La
informacin recogida debe ser luego organizada en una unidad, el registro
bibliogrfico, que luego se rene con otros registros en un archivo comn,
para constituir un catlogo. La catalogacin implica realizar una descripcin
del recurso, y asignar y normalizar algunos elementos que actuarn como
puntos de acceso a la descripcin.
La catalogacin se realiza aplicando estndares de descripcin biblio-
grfica y acceso, que facilitan el intercambio de informacin bibliogrfica
al asegurar uniformidad yconsistencia en los registros, independientemen-
1
l'
1:
l '
i
';
1
,
i
I
f,
I
25 CAPiTULO 1. ORGANIZACiN DE LA INFORMACiN
te de dnde y por quin hayan sido creados: si un registro responde a las
mismas normas, contiene los mismos datos en el mismo orden, tomados
segn las mismas pautas, puede ser utilizado no slo por la biblioteca que
lo cre, sino por cualquier otra, y puede tambin integrarse en catlogos
que contengan registros producidos por distintas bibliotecas, como los
catlogos colectivos.
Anlisis temtico
El proceso de anlisis temtico determina el o las
materias de las que trata un recurso, y representa esas materias aplicando
un vocabulario controlado, o lenguaje natural, para crear puntos de acceso
temtico para la descripcin del recurso.
El anlisis temtico requiere un tipo de anlisis del recurso que difiere
del necesario para la catalogacin, puesto que no debe recoger datos pre-
sentes en el recurso, sino interpretar la informacin que ste contiene para
establecer de qu trata. Una vez que se ha establecido cules son los temas
o materias de que trata el recurso, debe representarse esa informacin de
forma que pueda ser recuperada. Es necesario volcar la informacin a un
lenguaje preestablecido, que permita uniformar la manera de expresar el
contenido temtico de los recursos, es decir, representar un tema o mate-
ria siempre de la misma forma, ya sea con palabras o con smbolos.
El anlisis temtico provee puntos de acceso para la descripcin del
recurso trasladando los conceptos del documento al lenguaje de una lista
de encabezamientos de materia o tesauro, o a los smbolos de un sistema
de clasificacin para la construccin de un catlogo sistemtico. La traduc-
cin de los conceptos de un recurso a los trminos de un sistema clasifica-
torio es lo que se denomina clasificacin. El concepto amplio de clasifica-
cin es la reunin de objetos que comparten caractersticas similares en cia-
ses, y la subdivisin de esas clases en subclases, y as sucesivamente. Los
sistemas clasificatorios organizan el conocimiento desde lo general a lo par-
ticular, brindando un marco conceptual para la ubicacin de los conceptos
tratados en los recursos.
Control de autoridades
El control de autoridades es el proceso mediante el
cual se establece y aplica de manera consistente una sola forma autoriza-
da para cada elemento utilizado como punto de acceso en un catlogo.
Implica elegir de un nombre o trmino para representar un autor, una
materia, etc.; establecer la forma que tomar ese nombre como punto de
1:
'
26 CATALOGACiN DE MONOGRAFIAS IMPRESAS
acceso, y determinar y representar en el catlogo todas las relaciones . nece-
sarias con otras formas variantes del mismo nombre o concepto y de otros
nombres o conceptos relacionados, a travs de referencias que guen al
usuario en la consulta del catlogo.
El control de autoridades permite al catlogo cumplir con el objetivo de
localizacin de grupos de recursos segn criterios tales como el autor, la
obra que cont ienen, o la materia, al asegurar que estos elementos se repre-
senten siem pre de la misa forma, y por lo tanto los registros que los con-
tienen se recuperen juntos como respuesta a una bsqueda.
Cuando se crean registros para catlogos automatizados, a estos tres
procesos debe agregarse un proceso de codificacin. Para que la informa-
cin recogida mediante la catalogacin y el anlisis temtico, y normaliza-
da mediante el control de autoridades, pueda ser ingresada y luego recu-
perada, en un sistema automatizado, los datos deben ser identificados
mediante cdigos que el sistema pueda reconocer e interpretar. La codifi-
cacin permite que un sistema almacene los datos y pueda luego recupe-
rar aquettos registros que respondan a una consulta especfica. La codifica-
cin es provista por normas denominadas formatos bibliogrficos, que esta-
blecen de qu forma se deben presentar los datos para que el registro sea
entendido por un sistema automatizado.
1.2 Catlogos
La organizacin de una biblioteca implica la creacin
y mantenimiento de una herramienta de control bibliogrfico: el catlogo.
Michael Gorman
5
afirma que el catlogo, que es la arquitectura de control
bibliogrfico de una biblioteca, es uno de los tres pilares en los que sta
se asienta, junto con la coleccin en s misma y el personal.
1.2.1 Concepto y objetivos
Un catlogo es un conjunto organizado de registros
bibliogrficos, creados segn normas uniformes y bajo control de autori-
5. GORMAN, Michael. 1999. "Metadata or cataloging? A false choice". ournal of Internet Cataloging,
vol. 2 n 1. p. 5-22
27 CAPITULO 1. ORGANIZACiN DE LA INFORMACiN
dad, que representa los fondos de una o varias colecciones. Una coleccin
puede consistir de cualquiera o de muchos tipos de materiales, como
libros, publicaciones peridicas, mapas, grabaciones sonoras, partituras
musicales, por nombrar slo algunas. Tradicionalmente la coleccin repre-
sentada por un catlogo ha estado ubicada en un solo lugar, o al menos
en diferentes localizaciones dentro de una misma institucin. Sin emb,H-
go, cada vez ms los catlogos representan los fondos de ms de unJ
biblioteca, ya que (as bibliotecas forman consorcios, o unen sus catlogos
con el propsito de utilizar sus recursos de manera compartida, y crean
para ello catlogos que representan el conjunto de sus colecciones, a los
que se denomina catlogos colectivos. Adems, los catlogos incluyen
cada vez ms recursos electrnicos de acceso remoto, como recursos de
Internet, que no se encuentran fsicamente reunidos con los dems recur-
sos, y que la biblioteca no posee, pero a los que puede brindar acceso.
Siempre que una coleccin de recursos bibliogrficos crece tanto que
se hace imposible recordar cada recurso que la compone y su ubicacin,
es necesario desarrollar algn tipo herramienta de control bibliogrfico.
Cuando se trata de colecciones reducidas, puede ser una lista sencilla,
bajo un solo ordenamiento, que ofrezca para cada recurso unos pocos
datos identificatorios y su localizacin. Pero cuando la coleccin se vuelve
demasiado grande para un planteo tan simple, es necesario un crear una
herramienta ms elaborada, un catlogo. Crear el catlogo de una colec-
dn responde a dos necesidades principales: la recuperacin de los recur-
sos bibliogrficos que forman la coleccin, y su inventario. No slo es
imposible recordar qu hay en una coleccin de cierto tamao para poder
acceder a su contenido, tambin se vuelve imposible recordar qu ha sido
adquirido, perdido, reemplazado, etc. Desde el punto de vista del usuario,
el catlogo es la clave para utilizar una coleccin; desde el punto de vista
del bibliotecario, es la clave para administrarla.
El catlogo es el intermediario entre el usuario, que tiene una necesi-
dad de informacin, y la coleccin de la biblioteca. Es un elemento funda-
mental en la constitucin de una biblioteca: sin catlogo, no hay bibliote-
ca, sino simplemente un depsito de recursos bibliogrficos. Es el catlo-
go el que permite identificar y recuperar los recursos que contienen la
informacin que necesita el usuario. A travs del catlogo puede determi-
narse que, en una coleccin de cientos, miles o millones de recursos
bibliogrficos, slo un pequeo grupo tiene relevancia para responder a
una necesidad de informacin concreta.
los
la
o por
28 CATALOGACiN DE MONOGRAFIA5 IMrRESAS
Usuario
Catlogo

Las funciones de identificacin, reunin, y evaluacin, comunes a todas
las herramientas de control bibliogrfico, han ido evolucionando en
catlogos desde la antigedad hasta nuestros das, a medida que las nece-
sidades de organizacin de recursos bibliogrficos aumentaban, y tambin
a medida que nuevas tecnologas permitan introducir cambios en la estruc-
tura y presentacin de los catlogos. Hasta el siglo XVI, los catlogos cum-
plan una funcin de inventario: el registro de las piezas fsicas que inte-
graban una coleccin, con la finalidad de ofrecer una lista del patrimonio
de la biblioteca. Estas listas en tabletas de arcilla, rollos de papiro, perga-
mino o libro, en un principio ordenadas segn la localizacin fsica de los
recursos, fueron adquiriendo con el tiempo arreglos ms elaborados, incor-
porando criterios tales como orden de acceso, perodo del autor o fecha de
publicacin. Pero el objetivo era invariablemente patrimonial; apuntaban a
registrar qu posea una biblioteca, pero no a la recuperacin de informa-
cin sobre los recursos que componan la coleccin.
A partir del siglo XVII, los catlogos comienzan a convertirse en verda-
deras herramientas de control bibliogrfico, pensadas para facilitar el acce-
so a los recursos de una coleccin, y no solamente para registrar un patri-
monio. A travs de elementos tales como ndices por autor y por materia,
y una mayor preocupacin por la descripcin, tanto en su contenido como
en su forma, comienzan a apartarse de las limitaciones que impone la fun-
cin de inventario para tratar de ofrecer un medio de recuperacin. El cat-
logo se convierte as en una lista de localizacin. El catlogo de
Biblioteca Bodleiana de Oxford de 1620 es considerado el primer catlogo
general de una biblioteca que funciona principalmente como una lista de
localizacin, con los registros ordenados por el apellido del autor,
palabras significativas del ttulo en el caso de los annimos.
La evolucin del catlogo de lista de inventario a lista de localizacin
fue un paso muy importante, pero los catlogos presentaban an muchos
29 CA,ITULO 1. ORGANIZACiN DE LA INFORMACiN
SA$
problemas, debido principalmente a que no existan principios de acepta-
cin general para su compilacin. En el siglo XIX comienzan a buscarse
enfoques ms sistemticos en la compilacin de catlogos, y tambin
comienza a plantearse de manera explcita la discusin sobre cul es la fun-
cin que debe cumplir el catlogo. En 1841, Anthony Panizzi, bibliotecario
jefe del Museo Britnico, redact junto con un comit un conjunto de reglas
para la compilacin del nuevo catlogo de la biblioteca del Museo. Las
Rules for the Compilation of the Cata/og, conocidas como "91 reglas de
Panizzi", estaban diseadas para la confeccin de un catlogo que permi-
tiera no slo la localizacin fcil y rpida de un recurso bibliogrfico (fun-
cin que ya cumplan los catlogos), sino tambin la agrupacin de las
obras de un mismo autor con sus diferentes ediciones y traducciones.
Panizzi sostena que un usuario puede conocer la obra que busca, pero no
puede pretenderse que conozca todas las ediciones de esa obra. El catlo-
go, por lo tanto, deba no slo informar sobre la existencia de un libro en
particular, sino tambin reunir las diferentes ediciones y traducciones de
una obra. Esta concepcin llevaba al catlogo ms all de la funcin de lista
de localizacin. La distincin entre el recurso bibliogrfico y la obra que
contiene, que hemos mencionado como una de las funciones del control
bibliogrfico, es de capital importancia para lograr que los catlogos sean
eficaces en la organizacin y provisin de acceso al universo bibliogrfico.
El primero en enunciar explcitamente los objetivos del catlogo fue el
bibliotecario estadounidense Charles Ammi Cutter, que en 1876 public un
c6digo de para la compilacin de catlogos de tipo diccionario. Cutter, que
haba observado que la catalogacin no se realizaba en forma sistemtica,
yno haba principios que la guiaran, comienza su cdigo estableciendo qu
es lo que un catlogo debe poder hacer, como paso previo a determinar
cmo deben redactarse y ordenarse los registros que compongan ese cat-
logo. Segn Cutter, los objetivos de un catlogo son:
1. Permitir a una persona encontrar un libro del cual:
(A) el autor, }
(B) el ttulo, o es conocido.
(C) el tema
2. Mostrar qu posee la biblioteca:
(D) por un autor determinado.
(E) sobre un tema determinado.
(F) en un gnero literario determinado.
30 CATALOGACiN DE MONOGRf.rIAS IMPRESAS
3. Ayudar en la eleccin de un libro:
(G) por la edicin (bibliogrficamente) .
(H) por su carcter (literario o temtico)6.
Los medios que deben aplicarse para conseguir estos objetivos son pun-
tos de acceso por autor (para A y D), con referencias desde distintas formas
del nombre cuando sea necesario; puntos de acceso por ttulo (para B); puno
tos de acceso por materia, con referencias que permitan conectar materias
relacionadas, y un sistema de clasificacin por materia (para C y E); puntos de
acceso por gnero literario y por lengua (para F); datos descriptivos (edicin,
pie de imprenta, y notas cuando sea necesario, para G); y notas (para H).
Cutter plantea en su enunciado tres objetivos: localizacin o identifica-
cin (1), reunin (2), y seleccin o evaluacin (J). El primer objetivo es el del
catlogo como lista de localizacin, que responde a la bsqueda de un
recurso conocido. El usuario, que conoce la existencia de un recurso biblio-
grfico, trata de determinar si forma parte de la coleccin de la biblioteca
buscndolo por su autor, su ttulo o la materia de la que trata. En realidad,
muchas veces es necesaria una combinacin de al menos dos de estos ele-
mentos para localizar un recurso; la conjuncin "o" se transforma en "y". Un
catlogo como lista de localizacin en general enfatiza ms la identificacin
de recursos que la identificacin de obras, y contiene descripciones breves.
El segundo objetivo de Cutter es la respuesta a otro tipo de bsqueda:
la bsqueda por categoras. Un usuario puede querer conocer todos los
recursos de un autor, o sobre una materia, o en un gnero literario, que
integran una coleccin . Para responder a esa consulta, es necesario que los
registros que representan recursos de un autor, un tema, etc., queden reu-
nidos de alguna manera en el catlogo. Esto implica establecer qu relacio-
nes existen entre recursos, y conectar los registros de acuerdo con ellas.
Los mecanismos necesarios para cumplir con el objetivo de reunin son
por una parte, una descripcin ms detallada de cada recurso que incluya
informacin sobre relaciones con otros recursos, y por otra parte, el uso d
formas normalizadas de los nombres como puntos de acceso, esto es, qu
el nombre de un autor aparezca siempre de la misma manera, sin importa
si en cada recurso aparece con alguna variante. Esta necesidad es opuest
a la de representar los nombres tal como aparecen en el recurso que impli
ca la funcin de identificacin. Al requerir medios muchas veces contrapues
tos, las funciones de identificacin y de reunin entran en conflicto, y un
de ellas tiende a prevalecer sobre la otra.
6. CUnER, Charles A. 1876. Rules for a printed dictionary catalogue. Washington: Governme
Printing Office. 89 p.
31
s
1,

In
CA,ITULO 1. ORGANIZACiN DE LA INFORMACiN
El tercer objetivo del catlogo, segn Cutter, es ayudar al usuario a deci-
dir si le interesa o no consultar un recurso, o seleccionar, entre varios recur-
sos, cul es el que mejor responde a sus necesidades. Este objetivo de
seleccin o evaluacin se cumple a travs de los datos que describen al
recurso en el registro. Para ayudar en la seleccin en cuanto al carcter (lite-
rario o temtico), Cutter estab lece en sus reglas el uso de anotaciones
(notas de resumen, por ejemplo). Esta prctica, que se haba perdido para
los materiales impresos, est resurgiendo en la actualidad aplicada a los
recursos electrnicos.
Los objetivos de Cutter representan la visin de las funciones del cat-
logo en un tiempo y con una tecnologa determinadas. El enunciado men-
dona un solo tipo de recurso bibliogrAco: los libros. Desde la segunda
mitad del siglo XIX hasta nuestros das, muchos otros tipos de recursos se
han sumado a las colecciones de bibliotecas, desde los mismos libros que
menciona Cutter pero en versiones microfilmadas, hasta recursos audiovi-
suales y electrnicos. Los criterios de reunin que establece Cutter se limi-
tan a autores, materias y gneros literarios (aunque este ltimo nunca fue
aplicado tan ampliamente como los otros dos), porque la tecnologa predo-
minante en los catlogos en el siglo XIX y primera mitad del XX -las fichas-
Impona restricciones a las posibilidades de establecer relaciones. An con
estas limitaciones, los objetivos de Cutter fueron el enunciado fundamental
sobre las funciones del catlogo por ms de un siglo.
El aspecto ms conflictivo del enunciado de Cutter, que puede observar-
se como un retroceso en la evolucin de los catlogos, es que el segundo
objetivo no contempla la reunin de distintas ediciones de una misma obra
por la que abogara Panizzi. El uso del trmino "libro" acota la aplicacin
del enunciado a los recursos bibliogrficos como entidades portadoras de
Informacin, pero ignora la distincin entre la entidad portadora y su con-
tenido, la obra. Esta distincin tiene gran importancia para la compilacin
ele los catlogos, porque implica el uso de diversos mecanismos que per-
lllitan identificar y reunir las diferentes publicaciones que representan una
misma obra, como por ejemplo el uso de ttulos uniformes. Disminuye ade-
ms la importancia del segundo objetivo, acenluand0 las caractersticas del
catlogo como lista de localizacin.
Amediados del siglo XX, Seymour Lubetzky, un catalogador estadouni-
dense a quien se haba encomendado revisar los cdigos de catalogacin
en uso en los Estados Unidos, hizo significativos aportes a la concepcin
de los catlogos imperante en esa poca, que se veran reflejados en enun-
dados posteriores de los objetivos del catlogo. Para Lubetzky, el catlogo
110 debe ser una mera recopilacin de registros que representan entidades
32 CATALOGACiN DE MONOGRArlAS IMPRESAS
individuales, sino un instrumento diseado de manera sistemtica en el que
los registros deben estar integrados, como partes componentes del todo.
Plantea, como interrogante fundamental, si el catlogo ..... debe ser un
registro de los materiales de la biblioteca, de las obras que ellos represen-
tan, o de ambos,,7. En un proyecto de cdigo de catalogacin que no lleg
a publicarse, Lubetzky establece que el catlogo debe cumplir con los
siguientes objetivos:
1) Facilitarlalocalizacinde una publicacin en particular. y
2) Relacionaryreunir las edicionesde unaobraylasobrasde un autor.
El reconocimiento de la dicotoma libr%bra y la necesidad de atender
a ambos aspectos es uno de los planteos fundamentales de Lubetzky, que
retoma la concepcin de Panizzi de mostrar una publicacin no como una
entidad aislada sino en el marco de sus relaciones con otras entidades, par-
ticularmente con aquellas con las que comparte su contenido intelectual (la
obra) y su autor. Aqu aparecen nuevamente las funciones de localizacin
(de las ediciones o publicaciones) y de reunin (de las ediciones de una
obra, y de las obras de un autor). El nfasis es diferente al de Cutter: e
segundo objetivo adquiere mucha mayor relevancia. La funcin de selec
cin, si bien no aparece mencionada en esta enunciacin, es contemplada
por Lubetzky como funcin de la descripcin en varios de sus escritos.
En 1961, la Federacin Internacional de Asociaciones de Bibliotecas
(lnternational Federation ofLibraryAssociations, IFLA), organiz en Pars la
Conferencia Internacional sobre Principios de Catalogacin, con el objetiva
de establecer principios que pudieran servir de base para la redaccin da
cdigos nacionales de catalogacin en materia de eleccin y forma de l o ~
puntos de acceso porautory porttulo. Las conclusiones y acuerdos l c ~
zados quedaron plasmados en un documento conocido habitualmenU
como los Principios de Paris. Los Principios, que deben mucho al trabaje
de Lubetzky, comienzan fijando los objetivos del catlogo, de los que s ~
derivan los restantes principios. En la seccin 2 del documento se estable
ce que:
2. El catlogodebeser un instrumento eficienteparaaveriguar:
7. LUBETZKY, Seyrnour. 2001[1960). "Fundarnentalsofcataloging". En: SVENONIUS E., MCGARRYE
(eds.)Seymour Lubetzky: writings on the c1ossicol ort ofcotologing. Englewood:LibariesUnlirnitec
P199-
2
05
33
2.1 Si labibliotecacontiene un libroen particularespecificadopor:
a) su autorytftulo, o
b) si el autornoes nombradoen el libro,solamente porel ttulo, o
e) si autoryttulo son inapropiadosoinsuficientespara la identificacin, un
sustituto adecuado para el titulo;y
)
s
2.2a) quobrasdeun autor en particular, y
b)quedicionesde una obraen particular hayen labibliotecaS.
Esta enunciacin, que fue la primera ampliamente reconocida y acepta-
..desde la de Cutter en 1876, reafirma las funciones de identificacin (2.1)
yde reunin (2.2a) del catlogo. Dado que el tema de la conferencia fue-
e
l1lilos puntos de acceso de autor yttulo, no se hace referencia al acceso
a
pormaterias. Tampoco se menciona explcitamente la funcin de seleccin,
r-
Glmplida en general por la descripcin bibliogrfica; slo aparece de mane-
ra implcita en la mencin de las ediciones de una obra, que de alguna
la
_ era deben ser diferenciadas (2.2b).
,n
El primer objetivo es bsicamente igual al primerobjetivo de Cutter, con
!l
laexcepcin de la mencin de la materia como criterio de bsqueda. El ele-
el
t-
" nto arecuperar es el libro, una publicacin en particular. El segundo
Dbjetivo, si bien es en general el objetivo de reunin, presenta una diferen-
Ia
da notable con el segundo objetivo de Cutter, porque establece como cri-
de reunin no solo al autor, sino tambin ala obra, reflejando la pos-
tura sostenida por Lubetzky y otros expertos. El catlogo debe, entonces,
Identificar libros/publicaciones, y reunir obras.
Tanto en la edicin preliminar de los Principios de Pars
9
, como en la edi-
d6n definitiva
1o
, las anotaciones al texto hacen mencin a otra funcin que
4ebe cumplir un catlogo: la de proveer la localizacin de los recursos registra-
dos en l. La ausencia de mencin aesta funcin en el texto de los Principios
se debe aque no corresponde alos puntos de acceso de autor ottulo, sino
otros elementos del registro que no fueron objeto de estudio en la reunin
... CONFERENCEON CATAlOGUING PRINClPlES.1963.Report. london:International
Associations.293p.
CONFERENCE ON CATAlOGUING PRINClPlES. 1966. Statement of principies:
the International Conference on Cataloguing Principies, Paris, October 1961.
ed., with commentary and examples by A.H. Chaplin, assisted by Dorothy Anderson.
ed.Sevenoaks: IFlASecretariat.
CONFERENCE ON CATAlOGUING PRINClPlES. 1971.Statement of principies:
the International Conference on Cataloguing Principies, Paris, October 1961.
ed., withcommentaryand examplesbyEvaVeronaassistedbyFranzGeorgKaltwasser,P.R.
RogerPierrot.Definitiveed. london:IntemationalFederationoflibrary
34 CATALOGACIN DE MONOGRAFiAS IMPRESAS
de Paris. De todas maneras, es importante el reconocimiento de su existencia,
ya que se trata de una funcin esencial, que distingue a los catlogos de otros
tipos de herramientas bibliogrficas como bibliograas o ndices.
Los PrincipiosdePars fueron la base para la creacin de un buen nme-
ro de cdigos de catalogacin en los siguientes treinta aos, que asumie-
ron, aunque no de manera explcita, !os objetivos del catlogo all enuncia-
dos. Dura;,te ese perodo, se produjeron significativos cambios en el rea
de la catalogacin, muchos de ellos originados en la aplicacin de nuevas
tecnologas de la informacin. La automatizacin de los catlogos, el desa-
rrollo de sistemas cooperativos de catalogacin, una creciente convergen-
cia de las normas de control bibliogrfico, y la aparicin de n\.Jevos tipos
de recursos, como los recursos electrnicos de acceso remoto, generaron
diversos planteos sobre la vigencia y necesidad de revisin de los objeti-
vos del catlogo.
A principios de la dcada de 1990, la Seccin de Catalogacin de IFLA
encomend a un grupo de trabajo la realizacin de un estudio que propor-
cionara un marco de referencia para lograr una comprensin clara, precisa
y compartida por todos sobre qu informacin debe proporcionar un regis-
tro bibliogrfico y cules son las funciones de debe cumplir en respuesta a
las necesidades del usuario. Este estudio, titulado Requisitos Funcionales
de los Registros Bibliogrficos (Functional Requirements ofBibliographic
Records)l1 , y conocido por su sigla en ingls, FRBR, ha tenido un impo-
tante impacto en la comprensin del universo bibliogrfico y la concepcin
del catlogo como herramienta de control bibliogrfico. Los FRBR definen
los objetivos del catlogo desde un nuevo enfoque: la perspectiva del usua-
rio, lo que el usuario quiere o puede querer hacer con la informacin biblio-
grfica contenida en un catlogo. Definen una serie de tareas del usuario,
como marco para lo que debe ser o permitir hacer un registro bibliogrfico,
y por ende un catlogo:
encontrarmaterialesquesecorrespondanconloscriteriosdebsque-
da establecidos (por ejemplo, todos los recursos sobre un tema, o un
recurso publicado bajo determinado ttulo);
identificar una entidad (confirmar/distinguir) (por ejemplo, confirmar
que el recurso que se describe en un registro es el que busca el usuario,
o para distinguir entre dos recursos que tienen el mismo ttulo);
11. GRUPO DE ESTUDIO DE LA IFLA SOBRE LOS REQUISITOS FUNCIONALES DE LOS REGISTROS
BIBLIOGRFICOS. 2004. Requisitos funcionales de 105 registros bibliogrficos: informe final.
Traduccin de X. Agenjo yM.l. Martnez-Conde. Madrid: Ministerio de Cultura [en lnea] Disponible en:
http://travesia.mcu.es/ documentos/requisitos.pdf [Consulta: 30 de septiembre de 2006].
35
s
l.
seleccionar una entidad adecuada a las necesidades (por ejemplo,
5
seleccionar un recurso en un idioma que el usuario comprenda, o en un
formato par el que el usuario dispone del equipo adecuado).

adquiriruobteneraccesoalaentidaddescrita (porejemplo, solicitarun
recurso en prstamo, oacceder aun documento electrnico en Internet).
1-
Las tareas del usuari%bjetivos del catlogo de los FRBR presentan
15
varios avances sobre los enunciados anteriores. Hay una generalizacin del
a-
:vocabulario, ms adecuado alas caractersticas actuales del universo biblio-
n-
fAfico; no se habla de "libros", sino genricamente de "entidades", englo-
)5
bando todo tipo de recursos de informacin a los que pueda dar acceso Jn
In
atlogo. Por otra parte, no se mencionan bi bliotecas y colecciones, situan-
ti -
loal catlogo en un plano de instrumento de acceso a recursos ms all
decuestiones de propiedad de los mismos.
Tambin desaparecen las restricciones a los criterios de bsqueda que
establecan enunciados anteriores: autores y ttulos en los Principios de
autor, ttuloy materia en el enunciado de Cutter. Los FRBR ya no Iimi-
los criterios de bsqueda a los que debe responder un catlogo, pues-
que en los catlogos automatizados, cualquier elemento incluido en el
es potencialmente un criterio de bsqueda.
El objetivo de seleccin o evaluacin aparece nuevamente en forma
w Ucita. La seleccin es una las funciones de la descripcin bibliogrfica;
partir de los datos incluidos en una descripcin, el usuario puede cono-
arias caractersticas del recurso registrado y determinar en base a ellas la
.ailidad que reviste para l consultarlo.
Las tareas del usuario resuelven adems una ambigedad en el objetivo
.. identificacin o localizacin presente desde Cutter. El primer obj etivo de
erpuede interpretarse de varias maneras: localizar un recurso (o mejor,
SU registro) en el catlogo, ident ificar el recurso, o incluso determinar si el
"uso est disponible. Los FRBR distinguen estas acciones separndolas
tareas diferentes. Se separa la accin de localizar un registro en el
(encontrar) de la de cotejar ese regist ro con los datos que se pose-
Odentificar), o de acceder a la entidad en s (obtener acceso).
Todos estos cambios resultan positivos, pero hay otros aspectos en los
el enunciado de los FRBR se vuelve problemtico. Por una parte, se
la distincin entre los objetivos de identificacin y reunin, ya que
primera tarea engloba tanto encontrar un recurso individual como un
de recursos, lo que tradicionalmente ha sido el objetivo de reu-
en:
Cada uno de estos objetivos responde a un tipo de bsqueda dife-
bsqueda de un tem conocido o bsqueda porcategoras. Los FRBR
36 CATALOGACiN DE MONOGRAFIAS IMPRESAS
disminuyen as la importancia del objetivo de reunlon. Por otra parte, al
generalizar sobre los criterios de bsqueda, no se determinan cules son
los criterios porlos que debe poder recuperar, relegando esta tarea al nivel
del diseo de sistemas. Esto puede derivaren el desarrollo de sistemas que
respondan a diferentes conjuntos de criterios para la bsqueda, y resulten
porello incompatibles. Deben establecerse al menos criterios mnimos para
la recuperacin. Para superar estos problemas, Elaine Svenonius
12
propone
una reformulacin de la primera tarea del usuario:
Localizar entidades en un archivo o base de datos como resultado de una bsqueda
usando atributoso relacionesde lasentidades:
1.aEncontrarunaentidad individual.
1.bLocalizarconjuntosde entidadesquerepresenten:
Todoslos documentospertenecientesalamismaobra.
Todos losdocumentospertenecientesalamismaedicin.
Todos los documentosporun autordeterminado.
Todos los documentossobreun tema determinado.
Todoslos documentosdetinidossegnotroscriterios.
De esta manera se vuelve a introducir la distincin entre las funciones
de identificacin (La) y de reunin (1.b) dentro del objetivo general, y a la
vez se establecen los criterios mnimos segn los cuales debe producirse la
reunin en el catlogo. Se vuelven a incorporar los criterios de autor, ttu-
lo y materia, el criterio de reunin porobra y por edicin, y se deja la puer-
ta abierta a otros criterios de bsqueda.
Adems, Svenonius propone la adicin de un nuevo objetivo para el
catlogo, que denomina de "navegacin": el usuario debe poder moverse
dentro del catlogo Siguiendo las relaciones que conectan a las entidades
representadas en l:
Navegarunabasededatosbibtiogrtica(encontrarobrasrelacionadasconunaobra
dadasegn distintostipos de relaciones)13
Estas crticas han sido recogidas eincorporadas en la ms reciente enun-
ciacin de los objetivos del catlogo, que es la adoptada por varias reunio-
nes internacionales de expertos en catalogacin realizadas en los ltimos
aos. En 2003, la Seccin de Catalogacin de IFLA inici una serie de reu-
12. SVENONIUS. Elaine. The intellectual foundation of information organization. Cambridge: MIT
Press. 2000. 255 p. (Digitallibrariesandelectronicpublishing)
n.lbdem.
37 CAPituLO 1. ORGANIZACI6N DE LA INFORMACI6N
Iliones regionales de expertos en catalogacin con el propsito de incremen-
tarla capacidad para compartir informacin bibliogrfica a nivel mundial, a
travs de la promocin de estndares comunes para el contenido de los
l'egistros bibliogrficos yde autoridades. Estas Reuniones Internacionales de
Expertos para un Cdigo Internacional de Catalogacin orientan su trabajo a
laredaccin de un nuevo conjunto de principios de catalogacin de acepta-
cl6ninternacional que reemplace alos Principios de Paris, amplindolos con
la inclusin de todo tipo de materiales y la consideracin de todos los
I.lSIIlectC)S de los registros bibliogrficos, no solamente puntos de acceso de
yttulo. El borrador de la Declaracin de principios internacionales de
documento preliminar aprobado por la 1 Reunin IFLA de
sobre un Cdigo Internacional de Catalogacin, en Francfort,
en 2003, con modificaciones sugeridas en las reuniones de
Aires (2004), El Cairo (2005), y Sel (2006), incluye en su seccin 3
enunciacin de funciones del catlogo, que representa una sntesis abar-
de las discusiones sobre los objetivos del catlogo desde el siglo XIX
nuestros das. Segn la Declaracin, las funciones del catlogo son:
3.1 Encontrar recursos bibliogrficos en una coleccin (real o virtual) como
s resultado deuna bsqueda por mediodelosatributosy relaciones deun recurso:
3.1.1 Localizar un recursodeterminado.
3.1.2 Localizar conjuntos de recursosquerepresenten.
Todos losrecursospertenecientesauna mismaobra.
Todos losrecursos pertenecientesaunamismaexpresin.
Todos losrecursospertenecientesaunamismamanifestacin.
Todas lasobrasy expresionesde una persona, familia oentidad.
Todos los recursos de unamateria.
Todoslosrecursosdefinidosporotroscriterioscomoel idioma,pasde publica-
ci6n. fecha de publicacin. formato, etc., como delimitadores secundarios de un
resultado deunabsqueda.
Se reconoce que, debido a las restricciones econmicas. algunos catlogos
bibliogrficospueden no tener registros de partescomponentes.
3.2 Identificar un recurso bibliogrficoo agente(es decir, confirmar quela enti-
daddescritaen un registro se correspondecon laentidad buscada y quesepuede
distinguirentredosomsentidadescon similarescaractersticas).
3.3 Seleccionar un recurso bibliogrfico adecuado alasnecesidadesdel usua-
rio (es decir, elegir un recurso que rena los requisitos del usuario respecto a su
contenido, formato fsico, etc., obien, poder rechazar los que no se adecuen a las
necesidades expresadas por el usuario).
38 CATALOGACiN DE MONOGRAFfAS IMPRESAS
3.4 Proporcionar acceso al tem descrito (es decir, proporcionar informacin que
permita al usuario adquirir un documento por medio de la compra, el prstamo, etc.,
o proporcionar acceso al mismo de forma electrnica a travs de una conexin en
lnea a una fuente remota) o facilitar la adquisicin u obtencin de registros biblio-
grficos y de autoridad.
3.5 Navegar por el catlogo (es decir, proporcionar, por medio de una disposi-
cin lgica de la informacin bibliogrfica y de una presentacin clara, formas dife-
rentes de navegacin a travs de las relaciones entre obras, expresiones, manifes-
taciones e items
14
.
Esta enunciacin toma como base las tareas del usuario de los FRBR,
junto con las sugerencias de Svenonius sobre la distincin entre los objeti-
vos de localizacin y reunin, y la adicin del nuevo objetivo de navega-
cin. El enunciado, como parte de una declaracin de principios diseada
para servir de base a un futuro cdigo internacional de catalogacin, vuel-
ve a colocar las funciones del catlogo en el contexto de las bibliotecas y
sus colecciones, pero adaptndose al contexto actual al referirse tanto a
colecciones reales como virtuales, Se incorporan elementos y terminologa
de los FRBR, y se utiliza un trmino genrico, recursos bibliogrficos, para
englobar todos los tipos de entidades portadoras de informacin que pue-
den formar parte de una coleccin.
El punto 3.1.2 expande y clarifica los criterios de reunin propuestos por
Svenonius, al establecer como criterios de reunin algunas entidades defi-
nidas en los FRBR (obra, expresin y manifestacin)15. A los autores perso-
nales se agregan entidades corporativas y familias. Se incluye la posibilidad
de otros criterios, como la lengua o el pas de publicacin, que en general
no suelen ser el criterio principal de una bsqueda, sino elemento utiliza-
dos para calificar y ordenar resultados de bsquedas por otros datos (por
ejemplo, la lengua como calificador de una bsqueda por un autor, o la
fecha como calificador de una bsqueda por tema).
14. REUNiN IFLA DE EXPERTOS SOBRE UN CDIGO INTERNACIONAL DE CATALOGACIN. 2006.
Declaracin de principios internacionales de catalogacin: documento preliminar aprobado por
la Reunin IFLA de Expertos sobre un Cdigo Internacional de Catalogacin, 1, Francfort,
Alemania, 2003; borrador final basado en las respuestas de los participantes de la IME ICCl (diciembre
2004) con las recomendaciones de Buenos Aires, agosto 2004 y de Et Cairo, diciembre 2005 (actualiza-
do 03 de abril de 2006) . Traduccin de E. Escolano Rodrguez; revisin de A. Garca; actualizado por A.
L. Cristn. [en lnea) Disponible en: http://www.loc.gov/loc/ifla/imeicc/source/statementdraft3apr06
clean-sp.pdf[Consulta: 01 de octubre de 2006)
15. Las entidades y relaciones definidas en los FRBR son tratadas en el captulo 2.
39 1. ORGANIZACiN DE LA INFORMACiN
La funcin de navegacin expuesta en 3.5 es ms amplia que la pro-
puesta por Svenonius. La navegacin en el catlogo debe darse a travs
n
la ordenacin y presentacin de la informacin, es decir que involucra
,- solamente el contenido de informacin bibliogrfica del registro, sino
manera en que ste se presenta: la visualizacin de la informacin en
catlogo. sta debe ofrecer medios claros que faciliten el movimiento
11-
usuario entre registros. La inclusin de relaciones, no solo entre obras

tambin entre expresiones y manifestaciones es una forma de alean-
s-
este objetivo.
Esta enunciacin de los objetivos del catlogo, si bien no es an una
naprobada, es la ms completa producida hasta ahora. Ha sido
R.
. Icta(ja tomando como base los enunciados reinterpretndo-
ti-
yamplindolos ala luz de los modelos actuales del universo bibliogr-
:a-
los ms recientes estudios sobre registros y sistemas bibliogrficos, y
da
nuevas posibilidades que ofrecen los avances tecnolgicos.
el-
y
l a
Tipos de catlogos
Fa

Segn su soporte fsico
be-
Cmo cumple un catlogo con los objetivos de
IlCallza(:in, identificacin, seleccin, acceso y navegacin? Lo hace a tra-
de los elementos que componen el registro bibliogrfico, y de la forma
que esos registros se organizan en un catlogo manual, o se organizan
su visualizacin en un catlogo automatizado. La forma de organiza-
en el catlogo oen la visualizacin est directamente relacionada con
de loselementos que componen el registro: los puntos de acceso. Pero
est condicionada por otro aspecto: el soporte fsico del catlogo.
en la actualidad la mayora de los catlogos en funcionamiento en
la
I DllDllcltecas son catlogos automatizados, existen catlogos antiguos en
soportes, yes conveniente conocer sus caractersticas, para comparar
ylimitaciones de cada formato, yporque los catlogo automa-
populares actualmente an presentan caractersticas que slo pue-
entenderse en el contexto de la evolucin de los catlogos como pro-
de la tecnologa de su poca.
Segn su soporte fsico, y en el orden en que se hicieron populares
las bibliotecas, los catlogos pueden clasificarse en:
catlogo impreso
En forma de libro, fue una forma popularhasta el siglo XIX; ms tarde,
40 CATALOGACiN DE MONOGRAFrAS IMPRESAS
slo grandes bibliotecas publicaron sus catlogos en este formato. Su
produccin era muy costosa, y q LAedaban rpidamente desactuali;:a-
dos, lo que obligaba a publicar suplementos. En general, el cuerpo
del catlogo presentaba los registros en orden segn un punto de
acceso (autor o materia); en algunos catlogos, ndices auxiliares
permitan acceder por otros elementos (por ejempb, ndices de
materias para complementar catlogos por autor). Fueron gradual-
mente reemplazados por catlogos en fichas.
Catlogo en fichas
Compuesto por fichas de tamao estndar (generalmente 7,5 x 12,5
cm.), que se intercalan en un fichero. Cada registro est representado
por varias fichas que contienen la misma informacin, con el agrega-
do en la parte superior de distintos elementos como puntos de acce-
so, por los que se ordena la ficha en el catlogo. Su aparicin e;, la
segunda mitad del siglo XIX signific una revolucin no slo en la
forma de compilar los catlogos, sino en la forma de representar la
informacin en los registros. En un principie, las fichas se escriban en
forma manuscrita, luego en mquinas de escribir; algunas bibliotecas
implementaron otros mtodos de reproduccin de fichas_ Cuando
comenz a volcarse la informacin bibliogrfica en sistemas automati-
zados, una de las primeras funciones fue la produccin de fichas para
los catlogos manuales. Fue el formato predominante durante casi
todo el siglo XX. Recin a mediados de la dcada de 1990 los catlo-
gos en lnea comenzaron a desplazar a los catlogos en fichas.
Catlogo producido por computadora
La primera aplicacin de la automatizacin a los catlogos consisti
en el ingreso de la informacin bibliogrfica en computadoras, para
volcarla luego en diferentes soportes: inicialmente impreso, luego en
microfichas (catlogos COM, computer output microform), ms ade-
lante en CO-ROM, etc., que se ponen a disposicin del usuario para
su consulta. Con esta forma de catlogo es posible proveer un cat-
logo nuevo completamente integrado aproximadamente cada tres
meses, en lugar de proveer suplementos que se adjunten al catlo-
go principal como en los impresos. Marca un cambio fundamental,
porque la informacin comienza a crearse y mantenerse en un sopor-
te electrnico, pero puede llegar al usuario en formatos no electr-
nicos; de hecho, signific un resurgimiento de los catlogos impre-
sos en ciertos tipos de bibliotecas a partir de la dcada de 1950,
especialmente en los Estados Unidos. Estos catlogos producidos
111
:SAS
, Su
i::a-
:rpo
de
ues
de
ual-
12,5
tado
ega-
Icce-
!il la
!n la
ar la
por computadora, usando registros de catalogacin legibles por
mquina, variaban ampliamente en formato, tipografa, alcance de
los detalles bibliogrficos, y esquema de actualizacin. No alcanza-
ron a tener una di fusin muy amplia.
Catlogo en lnea
Catlogo automatizado, en el que los registros se almacenan en la
memoria de una computadoru, y se consultan directamente a travs
de una terminal, en la que se visualizan los egistros que responden
a la consulta realizada. La visualizacin puede comprender el regis-
tro completo o partes de l, dependiendo del sistema y/o los dese-
os del usuario. Cuando ese catlogo est a disposicin del usuario,
se denomina OPAC, sigla de Online Public Access Catalog (catlogo
en lnea de acceso pblico). Hasta la dcada de 1990, los sistemas
de software para catlogos en lnea eran muy costosos, estaban dise-
ados para grandes computadoras, y slo grandes bibliotecas pod-
an adquirirlos. Posteriormente se desarrollaron sistemas para ser
usados en computadoras de cualquier tamao y su costo se volvi
ms accesible. De hecho, la proliferacin de sistemas y la falta de
estandarizacin en aspectos tales como la forma de presentacin de
los datos o los criterios de bsqueda establecidos retrotrajeron los
catlogos a un estado similar al que exista en la poca anterior a la
estandarizacin de los catlogos en fichas, cuando el tamao de las
fichas y el orden y presentacin de los datos bibliogrficos diferan
de biblioteca en biblioteca. La estandarizacin de los catlogos en
lnea est an en proceso; una nueva enunciacin de objetivos del
catlogo y la creacin de directrices para la visualizacin de registros
son contribuciones en esa direccin.
Un catlogo efectivo en cualquier formato debe poseer ciertas cualida-
que permitan una consulta fcil y un mantenimiento simple. Si es muy
ODlPlic:adID, muy voluminoso, o muy costoso, resulta inadecuado para cum-
sus funciones en la recuperacin de infromacin. Existen ciertos crite-
comparativos que permiten juzgar un catlogo:
Flexibilidad y actualizacin
Una coleccin cambia constantemente, y el catlogo debe reflejarlo.
Es necesario agregar y quitar registros, y hacerlo en el menor tiem-
po posible para que el catlogo sea un reflejo actualizado del con-
tenido de la coleccin.
42 CATALOGACiN DE MONOGRArlAS IMPRESAS
Facilidad de consulta/buena presentacin
El catlogo debe contener ayudas piJra el usuario, y su presentacin
debe ser clara y ordenada, para facilitar la bsqueda y la interpreta-
cin de los resultados.
Accesibilidad
Dnde y cundo puede consultarse el catlogo es de particular
importancia para el usuario, pues define si podr o no acceder a l.
Bajo costo
No pueden desatenderse los aspectos econmicos. La compilacin
de catlogos es de pors una tarea que representa un alto costo para
las bibliotecas, principalmente en recursos humanos. El costo agre-
gado de los recursos materiales necesarios es una consideracin que
debe tenerse siempre en cuenta.
El siguiente cuadro presenta los distintossoportes sicos en los que his-
tricamente se han presentado los catlogos, estableciendo una compara-
cin sobre la manera en que esas formas sicas cumplen con las caracte-
rsticas de un buen catlogo.
Soporte fsico Flexibilidad y Facilidad de Accesibilidad Bajo costo
actualizacin consulta/buena
presentacin
Catlogo Quedadesactuali- Depende de cada Gran accesibilidad; Es muycostoso.
impreso zado an antes de catlogo en particular. puede distribuirse.
ser publicado.No Las ayudasincluyen Otras bibliotecas
puede modificarse. indicacionesen los pueden adquirirlo.
lomossobre el conte
nido de cada volu-
men,guiasen las
pginas,etc.
Catlogo Muy flexible para Depende del catlo- Acceso limitado; Es barato de Imple-
en fichas agregar oretirar go. Mtodos: etiQue- slo los usuarios mentarymantener.
registros. Notan fle- tas en lasgavetas, Que concurren ala
xi biespara la aclua- usode fichasgua; biblioteca.
lizacin de registros instrucciones.
ya incluidos.
vertido
nuevos
na y una
CAPTULO 1. ORGANIZACiN DE lA INFORMACiN 43
Soporte fsico Flexibilidad y
actualizacin
Facilidad de
consulta/buena
presentacin
Accesibilidad Bajo costo
es el que ofrece mayor flexibilidad, actualizacin, y accesibilidad. Se ha con-
en la forma preferida de catlogo en las bibliotecas, y todos los
catlogos se crean como catlogos en lnea. Pero eso no significa
que las otras formas hayan desaparecido completamente. Los catlogos por
computadora, y los OPACs particularmente, estn disponibles desde hace
relativamente poco tiempo, y su adopcin implica convertir catlogos que
estn en otros formatos. En algunas bibliotecas, que por diferentes razones
no han podido convertir totalmente sus catlogos manuales, coexisten cat-
logos en ficha para los fondos ms antiguos de la coleccin, y catlogos en
lnea para los ms recientes.
La facilidad de consulta como criterio de evaluacin es, en todos los tipos
de catlogos, ms un atributo del catlogo individual que de la categora :
un catlogo impreso con una explicacin clara de su cobertura y estructura,
ayudas para localizar la seccin que se desea consultar, guas en cada pgi-
tipografTa clara puede ser ms fcil de consultar que un catlogo
en lnea sin instrucciones a la vista, sin ayudas en pantalla, sin una presen-
tacin clara de los resultados de la bsqueda, y con un diseo cromtico
Catlogo
producido por
computadora
La base de dalas es
flexible , pero no el
catlogo que con-
sulla el usuario
(impreso, CD, elc.).
La actualizacin
depende de cun a
menudo de llagan
nuevas ediciones.
Depende del formato
de salida.
Las microfichas no
son fciles de con
sultar. En lOSCD
ROM, depende de la
interfase de consulta.
Gran accesibilidad; Intermedio, con un
al igual que el costo inicial mayor
impreso, puede dis- que luego decrece.
lribuirse fuera de la
biblioteca.
Catlogo Muy fiexible. Fcil
en lnea incorporacin yelimi-
nacin de registros;
facilidad para hacer
cambios en registros
existentes. Muy
actualizado; los cam-
bios pueden estar
disponibles en fonma
casi inmediata.
El catlogo en lnea es el que cuenta con
Depende de la inter
fase de consulta. La
bsqueda y visualiza-
cin no estn estan-
darizadas, lo que
conspira contra la
facilidad de consulta.
Muy accesible;
potencialmente,
desde cualquier
lugar en cualquier
momento a travs
de Internet.
las mayores ventajas, ya que
Es costoso.
Requiere equipa-
miento, software, y
actualizacin de
ambas cosas.
44 CATALOGACI6N DE MONOGRAFIAS IMPRESAS
demasiado vistoso. Es necesario tener en cuenta, sin importar el soporte del
catlogo, que el usuario necesitar ayudas para consultarlo. Los catlogos
son herramientas complejas, cuyo funcionamiento no suele comprenderse de
manera intuitiva; desde su cobertura (qu incluye y qu no incluye), hastJ la
manera de interpretar los resultados deben ser indicadas de manera clara al
usuario para que el cat:ogo resulte efectivamente fcil de consultar.
Segn la funcin que cumplen en la recuperacin
de informacin o administracin de la coleccin.
Hasta ahora nos hemos referido al catlogo como
una nica herramienta. Pero el acceso y la administracin de una coleccin
requieren la realizacin de una serie de tareas diferentes, algunas a cargo
del usuario en la bsqueda de informacin, otras a cargo del catalogador
para orS-uflrzar la informacin que consultar el usuario y administrar la
coleccin de manera eficiente. El soporte fsico de un catlogo determina,
entre otras cosas, si es necesario uno solo o varios catlogos para cumplir
con esas tareas. Cuando se habla del catlogo de una biblioteca, se alude
en general a la herramienta que utiliza el usuario para acceder a la colec-
cin. Pero para mantener ese catlogo es necesario un sistema que puede
involucrar la creacin y mantenimiento de otras herramientas auxiliares, y
la administracin de la coleccin puede requerir tambin de herramientas
adicionales, como catlogos de autoridad o inventarios.
Con catlogos manuales, es necesario compilar varios catlogos diferen-
tes para facilitar la recuperacin (por ejemplo, catlogos de autor y catlo-
gos de mlteria), y tambin deben compilarse auxiliares para ayu-
dar en la admir,istracin de la coleccin (por ejemplo, catlogos inventario).
Cuando el catlogo es automatizado, las lneas divisorias entre las funcio-
nes de recuperacin y administracin de la coleccin tienden a diluirse, por-
que la misma informacin contenida en una sola base de datos, los mis-
mos registros, puede utilizarse de diferentes maneras para responder a dis-
tintos propsitos. Para facilitar la comprensin de todas las funciones que
debe cumplir un catlogo o sistema de catlogos, describiremos a continua-
cin los catlogos que componen un sistema manual, porque resulta ms
sencillo observar las distintas funciones que debe cumplir el sistema cuan-
do cada una es provista por un catlogo separado.
En un sistema de catlogos manuales, la parte ms visible la constitu-
ye el o los catlogos pblicos, los que utiliza el usuario para recuperar
informacin sobre la coleccin. Son "el catlogo" al que nos hemos referi-
do hasta ahora. Por otra parte, para construir el o los catlogos que el
usuario va a utilizar, es necesario contar con algunas herramientas de
1. ORGANIZACiN DE LA INFORMACiN 45
RESAS
otros catlogos auxiliares que ayudan al bibliotecario a construir los
e del
pblicos. Tenemos as una primera gran divisin, entre catlogos
ogos
;e de
y catlogos internos. Estos ltimos no estn a disposicin del
;t<l la
sino del bibliotecario.
Ira al
poder cumplir con sus objetivos, el catlogo pblico debe respon-
preguntas sobre autores, materias, y ttulos (de recursos espe6ficos
obras). Esto implica que los registros bibliogrficos que representan
Ml'1Ir<::nc: deben poder agruparse y organizarse por esos elementos. En
en fichas, para que el usuario pueda encontrar un libro por un
:omo
es necesario que el autor sea el elemento por el cual se ordena una
ccin
en el catlogo, es decir un punto de acceso. Para que pueda encon-
cargo
el mismo libro por el ttulo, otra ficha con la misma descripcin del
t
ador
debe ordenarse por el ttulo, y lo mismo sucede con la o las mate-
'ar la
de las que trata el recurso. Un mismo recurso est as representado por
llina,
fichas, cada una encabezada por un elemento diferente. Esas fichas,
mplir
con las que representan a todos los dems recursos de la coleccin,
!ilude
ordenarse para conformar el catlogo. Hay varias maneras en que
organizarse las fichas. Una de ellas es ordenarlas alfabticamente
luede
el punto de acceso de cada una, sin importar si se trata de autor, ttu-
materia. La organizacin de los puntos de acceso alfabticos en una
:olec-
'es, y

secuencia se denomina catlogo diccionario: las fichas encabezadas
.tlOl'llles como autor, Borges como tema, y Borges como ttulo de un libro
parte del mismo catlogo. La ventaja de este ordenamiento es que
tlalano debe consultar un solo catlogo, sin importar qu es lo que
(autor, ttulo, materia). No debe plantearse, antes de comenzar la
si su necesidad es encontrar a Borges como autor, a Borges
materia o a Borges como ttulo de un recurso. Todo estar en el cat-
por-
diccionario, ordenado alfabticamente, que es una forma de ordena-
mis-
ft:IIIRDlil!l me!nte conocida y utilizada. La aparente simplicidad del ordena-
di s-
de todas maneras, no es tal, ya que de inmediato se presentan pro-
tales como determinar si Borges como autor debe ubicarse antes de
como materia o ttulo. Aunque el ordenamiento sea sencillo y cono-
surgen necesidades de subordenamiento que no tienen respuestas tan
Por otra parte, a medida que el catlogo crece, se hace cada vez
complicada la consulta. Esto lleva a otra posible forma de organiza-
el catlogo dividido.
catlogo dividido es un conjunto de catlogos pblicos, cada uno
cuales responde a la bsqueda de un tipo de elemento diferente.
dos catlogos, y tal vez ms, ordenan por separado las fichas
ttulo y materia. Una forma de divisin muy comn es hacer un
46 CATALOGACiN DE MONOGRArfAS IMPRESA:>
catlogo por materia, y otro para el resto de los puntos de acceso (autor,
ttulo, etc.). Tambin puede subdividirse en catlogos por materia, por
autory por ttulo. Los problemas de ordenacin desaparecen en gran medi-
da, pero en contrapartida, 1(1 divisin obliga al usuario a preguntarse qu
es lo que est buscando, antes de iniciar la bsqueda. Obras de Borges?
Deber consultar el catalogo por autor. Obras sobre E3orges? Deber con-
sultarel catlogo pormateria. Una obra cuy:) ttu:o es Borges? Deber con-
sultarel catlogo de ttulos.ysi busca las tres cosas, deber hacertres con-
sultas separadas.
En un esquema de catlogo divididoaparece una nueva posibilidad para
el acceso por materia. Dado que la materia est separada del resto de los
puntos de acceso, puede representrsela mediante elementos que no son
palabras, por ejemplo nmeros. Qu ventajas tiene reemplazar las pala-
bras, un elemento que cualquier usuario puede comprender, por otros ele-
mentos que seguramente requerirn un mayoresfuerzo en la bsqueda por
parte del usuario? Las ventajas de tal cambio tienen su origen en parte en
los problemas de la representacin de materias con palabras, que son:
La sinonimia
Los idiomas son en general ricos en sinnimos; existen varios trmi-
nos para representar una misma materia. En un catlogo, todos los
registros de recursos sobre una misma materia deben estar reunidos;
por lo tanto, es necesario asegurarse de u:;ar siempre el mismo tr-
mino para representar a la materia, pero a la vez es necesario con-
templar la posibilidad de que un usuario busque e5a materia bajo
otro trmino que no ha sido elegido para representarla.
Las relaciones entre materias
Las materias se relacionan unas con otras; por ejemplo, la aritmtica
y la geometra son parte de la matemtica.Al representar las materias
con palabras, el orden alfabtico separa en el catlogo materias que
estn relacionadas. Si el usuario interroga <11 catlogo sobre una de
estas materias, slo recuperar registros de recursos sobre esa mate-
ria especfica, y no podr navegar entre las materias relacionados.
Al representar la materia con palabras, deben solucionarse estos dos
problemas a travs de un mecanismo de indicaciones que guen al usuario
cuando inicia su bsqueda por un trmino que no se utiliza en el catlogo
para representar una materia, o para indicar las relaciones de una materia
con otras. Este mecanismo se conoce como referencia, y adopta diferentes
formas segn sea necesario:
47 1. ORGANIZACiN DE LA INFORMACiN
or, Referencias de vase: remiten de un trmino no utilizado como punto
lor de acceS0 en el catlogo a otro equivalente que s es utilizado
di-
u Mdanos
vase
m- Dunas
m-
m- Referencias de vase adems o llamadas: remiten de un trmino
usado como punto de acceso en el catlogo a otro trmino tambin
na usado como punto de acceso, para indicar la existencia de una rela-
cin entre ambos
on
Dunas
.e-
vase adems

Playas

Recuperacin de Tierras
los trminos usados para representar materias en un catlogo alfabti-
as como las referencias y llamadas, se asignan utilizando sistemas alfa-
de representacin, como listas de encabezamientos de materia y
Estos vocabularios controlados son estructuras en las que estn
las relaciones entre trminos, que se trasladan al catlogo a
que se hace necesario.
El uso de sistemas de clasificacin, que proveen smbolos (combinacio-
de letras y nmeros) para representar las materias, soluciona los pro-
de sinonimia, ya que el nmero es uno solo, y de dispersin, por-
los smbolos que representan las materias lo hacen de manera jerr-
reuniendo as las materias relacionadas. Los catlogos sistemticos
presentan otros problemas que deben solucionarse, entre ellos
de que el usuario no necesariamente conoce el sistema de clasi-
y por lo tanto no sabe cul es la clave que debe usar para locali-
materia. Por ello, los catlogos sistemticos de materia deben con-
r ,cl',mnrll con ndice alfabtico, que acta como traductor entre la forma
.que el usuario formula su pregunta (con palabras) y las claves que uti-
el catlogo para representar las materias (smbolos)
En resumen, los catlogos pblicos pueden ser uno (catlogo dicciona-
o varios (catlogo dividido), en cuyo caso el catlogo de materias
adoptar dos formas: catlogo alfabtico de materias o catlogo siste-
de materias. Estos son los catlogos que utiliza el usuario para recu-
informacin sobre los recursos que integran la coleccin.
49 1. ORGANIZACiN DE LA INFORMACiN
ca En un entorno manual, cada uno era un elemento fsico separado: el
tr- catlogo diccionario estaba ubicado en un fichero en el rea pblica
os de la biblioteca; los catlogos inventario, topogrfico y de autoridad
se encontraban, cada uno en un fichero, en el rea de servicios tc-
nicos de la biblioteca. Si el catlogo pblico estaba dividido, en el
rea pblica haba ms de un catlogo. El advenimiento de los cat-
da logos en lnea introdujo profundos cambios en este esquema.
ue
te- Hayuna diferencia fsica fundamental entre un catlogo manual y uno
ior lOn,ati;zado. En un catlogo manual, en fichas o impreso, para represen-
'05 los varios puntos de acceso de un registro debe reproducirse dicho
tantas veces como puntos de acceso tenga: tantas fichas como
de acceso se han asignado al registro, que se ordenan en alguna
len las fonnas mencionadas. La automatizacin vuelve innecesaria esa mul-
~ r de copias: cuando se crea un registro en una computadora, ste
ne- como una sola unidad; el sistema recoge los elementos que han sido
los como puntos de acceso y los incluye en distintos listados deno-
Ita- ndices, segn el tipo de elemento. Cuando un usuario interroga
por un autor, la bsqueda se hace en el ndice de autores, y el
conecta el nombre con todos los registros en que ese nombre apa-
como autor. Basta con indicar cules son los puntos de acceso en el
registro, sin duplicarlo, para poder recuperar por cualquiera de ellos.
consecuencia es que ya no es necesario compilar catlogos separados.
catlogos en lnea, una nica fuente, la base de datos que contiene
los registros, permite recuperar y visualizar la informacin por distin-
...........,tnc: A partir de esa nica fuente de datos, pueden "crearse" dis-
catlogos, segn el elemento por el que se interrogue, y segn el
en que se visualice la informacin.
los catlogos en lnea tambin se diluye la diferencia entre las fun-
de recuperacin de informacin por parte del usuario y las funcio-
administracin de la coleccin. No es necesario contar con un cat-
topogrfico separado, porque la misma informacin contenida en el
que consulta el usuario puede ordenarse por signatura topogrfi-
servir al bibliotecario en un recuento de inventario. En el caso del
inventario, que requiere de informacin adicional a la informacin
es posible que el registro bibliogrfico contenga esos datos,
que no se visualicen en el catlogo pblico.
sistema de catlogos de una biblioteca se convierte, en un entorno
en un nico catlogo de registros bibliogrficos que cumple las
de los catlogos pblicos y la mayora de tos catlogos internos.
51
lo.
!S-
los
fe-
te-
tas
tuS
tos
de
llar
,er-
: de
sos
registros de
1.0RGANIZACI6N DE LA INFORMACI6N
de la persona debe ser tipeado tanto en el campo de autor como
t i de materia. Virtualmente. todos los sistemas permiten tambin bs-
por palabra clave (keyword) por casi cualquier palabra en cualquier
Una bsqueda de un nombre como palabra clave recuperar todos
recursos de y sobre la persona. pero tambin cualquier
que mencione a la persona en cualquier otro carcter; el resultado
bsqueda ser un conjunto ms numeroso de registros. pero muchos
pueden no responder a la necesidad de informacin que origina la
y obligan al usuario a revisar un mayor nmero de registros para
cules le pueden ser tiles y cules no.