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CONTABILIDAD DE GERENCIA ESTRATEGICA: PRESUPUESTO DE MATERIA PRIMA

INTRODUCCIN




El presupuesto de compras de materiaprima o de mercaderas, que
correspondeformalmente a una empresa industrial ocomercial, constituyen parte del
presupuestogeneral de la empresa.
El presupuestode compras se desprende del presupuestode produccin o de las unidades
vendidas,es decir del conocimiento de cuantasunidades se van a producir o cuantas
unidadesse necesitan vender en el caso deuna empresa comercial, razn la cual enel
presente artculo se hacen estructurasque sirven de soportes para formular elpresupuesto
de compra de materia primao de mercaderas segn corresponda a unaempresa
comercial o industrial.











CONTABILIDAD DE GERENCIA ESTRATEGICA: PRESUPUESTO DE MATERIA PRIMA



PRESUPUESTO DE MATERIA PRIMA



1. PRESUPUESTO DE MATERIA PRIMA

Para asegurar que se tenga disponiblela cantidad de materia prima en el
momentoen que se hayan de necesitarse,es necesario formular los siguientes
presupuestosintegrantes del presupuesto demateria prima.

a) Presupuesto de materia prima
Estepresupuesto especifica las cantidadesplanificadas de toda clase de
materiaprima, por perodo, producto ycentrosde responsabilidad,
requeridapara la produccin planificada.

b) Presupuesto de compra de materia prima
Este presupuesto especifica lascantidades requeridas de cada materialy las
fechas aproximadas en que se necesitan;por lo tanto, debe desarrollarseun
plan de compras. El presupuestode compra de materiales especifica
lascantidades que habrn de comprarsede estos insumos, el costo estimado
ylas fechas requeridas de entrega.

c) Presupuesto de inventario
Este presupuesto especifica lascantidades requeridas de cada materialy las
fechas aproximadas en que se necesitan;por lo tanto, debe desarrollarseun
plan de compras. El presupuestode compra de materiales especifica
lascantidades que habrn de comprarsede estos insumos, el costo estimado
ylas fechas requeridas de entrega.

d) Presupuesto del costo de materiales utilizados
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Este presupuestoespecifica el costo planificado de losmateriales que sern
utilizados en elproceso productivo. Ha de observarseque este presupuesto no
puede complementarsesino hasta que se hayadesarrollado el costo planificado
delas compras.

Para realizar el presupuesto de comprasse debe de realizar la planificacin
ycontrol de las materias primas que seutilizan en la fabricacin de los
productosterminados. Esta fase de preparacin delpresupuesto, implica conocer:

La necesidad de la materia prima.
El nivel de los inventarios.
La cantidad de materia que debecomprarse.


En las empresas manufactureras seranmuchos los elementos que se incluiranen
el concepto de compras pues es biensabido, se adquieren materiales que vana ser
empleados directamente en los productos,materiales indirectos, suministrosde
fbrica y repuestos. Aqu se habla de lacompra de aquellas materias primas
quevan a quedar incorporadas propiamenteen el producto y cuyo costo es
identificablecon el mismo.

Planificar y presupuestar la compra de materiaprima significa garantizar el
abastecimientooportuno de la demanda internade materias primas, materiales,
artculosde consumo e inventarios para su ventaen caso de una entidad
comercial.

Obtener adecuados precios de adquisicin,lo cual incluira el mximo
aprovechamientode descuentos por prontopago y bonificaciones sobre volumen
y,en su caso, rebajas sobre compras.

El presupuesto de compras de materiaprima debe estar perfectamente
coordinadocon el presupuesto de produccin,en cuanto a que pueda estar ligado
odesligado al presupuesto de produccin,sobre la base de una cuota estndar
mensualo como un programa de comprasconcentrado, todo ello con la
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suficienteflexibilidad y considerando las caractersticasde la entidad, sus
proveedores y lasnecesidades especficas del caso.
El presupuesto de compra de materiaprima, requiere el detalle de cada unade las
materias primas y materiales queestn incluidos en el mismo, as como
losperodos de compra.
Otros asuntos de importancia a desarrollardentro de la formulacin del
presupuestode compras son:

Estimar el inventario de materias primasy dems materiales al inicio del
perodoa presupuestar: a este respecto es indispensable investigar y
definir si dentrode este inventario existen artculos daados,obsoletos, de
lento movimiento,etc., que deben eliminarse.

Investigar a los actuales y posiblesproveedores, seleccionarlos y
determinarcon cules se trabajar duranteel perodo a presupuestar,
obtener suscotizaciones, definir sus condiciones depago, plazos de
entrega, descuentos,bonificaciones, etc., determinando ademssi se
pueden o deben firmarse contratospara tener garantizados precios,fechas
y condiciones a si slo debensuscribirse pedidos anuales abiertos.



Determinar la anticipacin ideal delpresupuesto de compras en relacinal
de produccin dando consideracina plazos de entrega de los
proveedoresseleccionados y a los tiempos detransportacin en compras
locales yde importacin.


1.1.PUNTO DE REORDEN

Se define como el momento en que se debe formular una compra en virtud de
que las existencias disponibles cubrirn solo el tiempo en el que la produccin o
venta las agoten hasta llegar al margen de seguridad, considerando al efecto el
plazo de entrega del proveedor.
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El margen de seguridad en el inventario, es la cantidad de unidades en existencia
que se ha determinado como el mnimo infranqueable, suficiente para absorber
cambios bruscos en produccin y ventas, cantidad de inventario por debajo de la
cual no debe permitirse que el mismo descienda para no interferir con la entrega
de pedidos.

1.2.MAXIMOS Y MINIMOS EN EL AREA DE INVENTARIOS

El lmite mximo de inventario se refiere a la cantidad de artculos que se
permita coordinar y satisfacer las necesidades de venta, produccin y
financiamiento. Lmite mnimo es lo que necesariamente debe existir en el
almacn a fin de que las ventas no sufran perjuicio alguno.

1.3.ESTABLECIMIENTOS DE LOS COSTOS ESTANDAR DE COMPRAS

El costo de la compra por unidad, debe establecerse reconociendo todos los
factores y situaciones que influyen en el mismo, aprovechando descuentos por
pronto pago, bonificaciones sobre volumen, repercusin de impuestos por parte
del proveedor, reflejando las condiciones estipuladas en contratos y pedidos
abiertos celebrados con proveedores, la influencia de fuerzas econmicas
generales, etc., en aras de determinar adecuadamente ese estndar y formar
conciencia de costos as como forzar las circunstancias para que el departamento
de compras adquiera en las mejores condiciones y precios posibles.
Desde el punto de vista de la responsabilidad sobre el presupuesto de compras,
lgicamente debe recaer en el ejecutivo de ms jerarqua en esta rea de
operacin de la entidad, en cumplimiento con el principio de participacin de
personal y con la estrecha asesora y coordinacin del personal de staff por
tratarse de un presupuesto financiero.
El presupuesto de compras debe ser una de las fuentes bsicas para la
formulacin del programa de pagos dentro del presupuesto de flujo de efectivo.
Al disearse cada uno de estos presupuestos de materiales, dos objetivos
bsicos, adems de la planificacin son importantes:

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- El control. Los costos de las materias primas estn sujetos al control
directo en el punto de utilizacin: por lo tanto las correspondientes
actividades y costos deben presupuestarse en trminos de reas o centros
de responsabilidad y por sub- periodos.
- Costeo del producto. Los costos de los materiales directos y las partes
se incluyen en los costos de manufactura (costos de los productos); por
consiguiente, deben rastrearse hacia los productos.

A causa de estos dos objetivos bsicos, los materiales deben presupuestarse: por
tipo de materia prima, por centro de responsabilidad, por sub-periodo y por tipo
de artculo terminado.

1.4.EL PRESUPUESTO DE MATERIA PRIMA

La materia prima que se usa en la fbrica se clasifica, tradicionalmente, como
directos o indirectos. El material directo se define, en general, como aquellos
materiales y partes que forman parte integrante del producto terminado y que
pueden identificarse de manera directa (o rastrearse hasta) el costo unitarios de
los artculos terminados. El costo del material directo comnmente es un costo
variable, es decir, un costo q varia en proporcin a los cambios en el volumen de
la produccin. El material indirecto se define, por lo general como aquel que se
usa en el proceso de manufactura pero cuyos costos no son directamente
rastreables hasta cada producto. Un costo indirecto relacionado, que con
frecuencia se conoce como suministros de fbrica, es el de aquellos materiales
que se emplean e forma general, tales como las grasas, los aceites lubricantes y
otros suministros para mantenimiento; de las mquinas y el equipo.
El presupuesto de materiales contiene nicamente las cantidades (no el costo) de
los materiales directos, los suministros de fbrica y los materiales indirectos que
se incluyen en el presupuesto de manufactura o en el de gastos indirectos de
fabricacin. Las cantidades presupuestadas de cada material y parte que se
necesitan para cada artculo terminado, deben especificarse en el presupuesto de
materiales y partes por sub-periodos (meses y trimestres), as como por reas de
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responsabilidad. Las clasificaciones por producto, sub-periodo y rea de
responsabilidad deben observar el patrn que se usa en los planes de ventas y de
produccin. Los jefes de manufactura deben ser responsables de desarrollar los
datos que se incluyen en el presupuesto de materiales y partes.
El principal propsito que se persigue con el desarrollo de las necesidades
detalladas de materias primas y partes para la produccin planificada es el de
proporcionar los datos necesarios para desarrollar los presupuestos relacionados
con el control de la gestin de la materia prima y auxiliar.
Los insumos bsicos de informacin (estimados) para desarrollar el presupuesto
de materiales directos son:
- El volumen de la produccin planificada (del plan de produccin) y
- Los coeficientes estndar de uso, por tipo de materia prima y parte para
cada artculo terminado.
Dichos coeficientes se aplican a los datos de la produccin (del plan de
produccin) para desarrollar el presupuesto de materiales. En numerosas
situaciones de manufactura, no es difcil determinar los coeficientes unitarios
estndar de utilizacin, para los materiales que se usan en cada departamento por
unidad de artculo terminado. Por ejemplo, para fabricar artculos tales como
muebles, ropa, equipo mecnico, aparatos para el hogar y lquidos, se requieren
cantidades definidas y fcilmente determinables de partes y materias primas. En
muchos casos, la medicin precisa de la cantidad de las materias primas es
esencial para a calidad deseada de la produccin resultante.

1.5.POLITICAS DEL INVENTARIO DE MATTERIA PRIMA

Los tiempos (periodos y fechas) de las compras dependern de las polticas de
inventarios. Las principales consideraciones en la formulacin de polticas de
inventarios, respecto a la materia prima, son:

- Tiempo y cantidad de la necesidad de la produccin
- Economas en la compra a travs de descuentos en compras.
- Disponibilidad de materia prima.
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- Plazo (tiempo) de entrega (entre el pedido y la entrega)
- Carcter perecedero de la materia prima.
- Instalaciones necesarias de almacenamiento.
- Necesidades de capital para financiar el inventario.
- Costos de almacenamiento de existencias.
- Cambios esperados en el costo de las materias primas.
- Proteccin contra faltantes de la materia prima.
- Riesgos involucrados en los inventarios.
- Costos de oportunidad (inventario insuficiente).


1.6.COMPRAS JUSTO EN EL MOMENTO

Un mtodo desarrollado recientemente para el control del inventario de
materiales y partes, se denomina compras y manufactura justo en el momento
(JEM). Su objetivo principal es minimizar los niveles de inventario y los
consiguientes costos. En este mtodo los materiales y partes no se compran sino
hasta el momento en que se necesitan para la produccin, minimizando con ello
los costos de mantener el inventario
Con semejante prctica, resulta crucial prever exactamente cundo se
necesitarn los materiales y partes para la produccin, de modo que la
adquisicin pueda reflejarse en el presupuesto de materiales y partes para los
fines de la Planificacin.
Los dos factores de tiempo que bsicamente deben considerarse en relacin con
la planeacin de las compras son:
I. cunto comprar en cada ocasin
II. cunto comprar

Modelo de la cantidad econmica de pedido (CEP)




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En la que:
A = Cantidad anual que se utiliza, en unidades.
P = Costo anual promedio de colocacin de unpedido.
C = Costo Anual de mantener una unidad enel inventario durante un ao, por
ejemploalmacenamiento, seguro, rendimiento sobrela inversin en
inventario.


Ejemplo:
Utilizacin anual planeadasen unidades 5 400
Costo de colocar un pedido S/. 10.00
Costo anual de manteneruna unidad en el inventario S/. 1.20

Clculo:




En base a la informacin anterior, la cantidad econmica del pedido es de 300
unidades; a este valor, el costo es minimizado.




2. PLANIFICACION Y CONTROL DEL PRESUPUESTO DE MATERIA
PRIMA

La formulacin de planes detallados de las necesidades de materiales y partes, de
los inventarios y de las compras, constituye un aspecto importante de la funcin
de planificacin de la alta administracin.
La planificacin y el control de los costosde los materiales y partes, a menudo se
vuelven crticos porque el costo de la produccin y la eficiencia con la que
pueda conducirse la operacin sobre una base cotidiana dependen, en gran
medida, del suave flujo de los materiales y partes (a un costo razonable) hacia
las distintas subdivisiones de la fbrica.
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La planificacin de la Materia Prima y componentes mejora la coordinacin del
esfuerzo al precisar las responsabilidades de la gestin; se requiere de una
cuidadosa reflexin para prever las dificultades que, de otra manera, pudieran no
hacerse evidentes sino hasta que se iniciaran las operaciones reales de
produccin, con los consiguientes retrasos, confusiones y elevados costos.

La planificacin de los materiales evita la acumulacin de excedentes en los
inventarios y las insuficiencias en los mismos, toda vez que ambas condiciones
pueden ser extremadamente costosas.

La coordinacin de las necesidades de materias primas y componentes, de los
niveles del inventario y de las compras, es un importante factor en las
operaciones eficientes. Los costos de los materiales y partes y los inventarios
pueden tener un considerable efecto sobre las utilidades, el capital de trabajo y la
posicin de caja. El comprar siguiendo el impulso del momento, casi siempre
resulta en costos excesivos (si el costo de factura no es excesivo, los
consiguientes costos de oficina, manejo y administrativos es casi seguro que
habrn de serlo). Con frecuencia, tambin se sacrifica la calidad cuando se hace
necesario hacer compras precipitadas para evitar paros en la produccin.
Las compras planificadas permiten una mejor coordinacin de esfuerzos en las
funciones de compras y de almacenamiento, con las consiguientes reducciones
en estos costos de produccin.
El control de los materiales y las partes se facilita, en distintos aspectos,
mediante el presupuesto de estos insumos. Al establecer polticas y normas
precisas de inventarios, la administracin ha dado ya el primer paso para el
control de los mismos. Los informes en los que se comparan los niveles reales
del inventario con los niveles estndar fijos por la administracin, as como los
costos reales unitarios de los materiales y partes, con los costos unitarios
presupuestados, facilitan la administracin por excepcin. El presupuesto de
compras, aprobado por la alta administracin, constituye la luz verde para
comprar al costo planificado ciertas calidades y cantidades de materiales y
partes. Al tomar en cuenta las variacionesimportantes de las necesidades reales
de la produccin con relacin al presupuesto, el ejecutivo de compras puede
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proceder al cumplimiento de la principal responsabilidad de adquirir los
materiales y partes como se planific.


El gerente de compras necesitar acudir a un nivel superior de la administracin
slo cuando surjan circunstancias anormales. Por ejemplo, si se presentara una
oportunidad de comprar una cantidad excepcionalmente grande de material a un
precio atractivo, se sometera la propuesta a un funcionario de la alta
administracin. De esta manera, habiendo llevado el asunto a la administracin
superior, con seguridad sera tambinconsiderado por otros gerentes, talescomo
el ejecutivo de finanzas y el personal de los almacenes, pues sus operaciones
seran afectadas por la decisin. Deben usarse informes internos de gestin, por
lo menos en una base mensual, para mostrar, por reas de responsabilidad y un
buen sistema de costos el mismo que debe contener:
Las variaciones en los precios de los materiales.
Las variaciones en el uso o consumo de materiales (incluyendo el
material echado a perder, el desperdicio y el desecho anormal).
Las variaciones en los niveles de los inventarios con respecto a las
normas.
El informe de gestin muestra la responsabilidad del gerente de compras por
I. Cantidad comprada contra las cantidades planificadas;
II. La variacin en el precio de compra;
III. La condicin de la rotacindel inventario yel control de los gastos del
departamento de compras



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3. PLANEACION DE LOS NIVELES DEL INVENTARIO Y LAS
COMPRAS EN UNA EMPRESA NO MANUFACTURERA

La planificacin de los niveles del inventario y las compras para empresas no
manufactureras se realiza en funcin del plan de ventas, ello implica desarrollar
otros tres planes (o presupuestos):

a. Plan del inventario. La cantidad de mercaderas que debe tenerse
disponible al principio del mes.
b. Plan de compras a precios de menudeo.La cantidad de mercadera que
deber comprarse cada mes. En este plan se considera tambin el
inventario final.
c. Compras al costo planificado. Los desembolsos requeridos para las
compras planificadas de mercaderas.

Los principales factores a considerar en la determinacin de los niveles de
existencias al principio del mes, se han expresado como sigue:
Necesidades de existencias bsicas; esto es, la inversin necesaria para
mantener un surtido adecuado de aquellos artculos cuya demanda es
relativamente estable.-
Mercadera que se necesita para alcanzar el volumen planificado para el
mes.
Poltica el departamento: ha de ser una poltica predominante en cuanto
hace la competencia?
Qu relacin existe entre las existencias y las ventas? asegura esta
relacin una mxima rotacin y , al propio tiempo permite mantener
existencias completas
Perspectivas de los precios.
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3.1.PLANIFICACION DE LOS NIVELES DE INVENTARIO EN EMPRESAS
COMERCIALES
Las compaas comerciales tanto mayoristas como minoristas, deben planificar
las cantidades de existencias del inventario que debern tenerse disponibles al
principio del mes. Las existencias planificadas de mercaderas durante el mes,
debern ser suficientes para cubrir las ventas planificadas.
Para planificar niveles convenientes de existencias, las compaas no fabricantes
utilizan razones de las existencias a las ventas y para calcular dichas
proporciones se emplean dos mtodos:

i. Al precio de minorista:





ii. Al precio de costo:





Por lo general, las compaas comerciales de mayorista y minorista basan el
clculo en los precios de menudeo que en el costo. Para la proporcin entre las
existencias y las ventas. Las publicaciones especializadas del ramo comercial
proporcionan tiles informes sobre los promedios pasados.

Inventario promedio a precio de menudeo
Ventas netas

Inventario promedio de costo
Costo de ventas

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3.2.PLANIFICACION DE LAS COMPRAS

Normalmente se aplica la siguiente formula a calcular las compras planeadas al
valor de menudeo:
Compras planificadas tal valor de menudeo=Ventas planificadas + Reducciones
planificadas + Existencias finales planificadas Existencias iniciales
planificadas.
La lgica de la frmula es que las compras deben ser equivalentes a las ventas,
ms o menos los cambios en el inventario de mercadera disponibles,
suponiendo que todos los artculos se valan a recios de menudeo. Adems
deben comprarse suficientes artculos tomando en cuenta todas las reducciones
en los precios mismos.
Las reducciones comprenden:
o Las rebajas en precios.
o Los descuentos que se dan a los empleados.
o Los descuentos que se conceden a cierta clase de clientes
o Los faltantes en inventario debidos a robo y a otras causas




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3.3.CONTROL DEL PRESUPUESTO DE MATERIAS PRIMAS

La planificacin y el control de las materias primas son a menudo decisivos porque
el costo de produccin y la eficiencia con que las operaciones pueden realizarse
dependen en gran medida de la afluencia de las materias primas a los diversos
departamentos productivos de la fbrica cuando sean solicitados.
El presupuesto e compras al tener la aprobacin de la direccin constituyen el
cumplimiento de polticas e compras en cuanto a calidades y cantidades de materias
primas y un costo preestablecido.
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Teniendo en cuenta las variaciones significativas de las necesidades
presupuestadas, el jefe de compras debe estar en libertad de compras de materias
primas de acuerdo a lo planeado
Los informes internos de resultados mensualmente deben mostrar por lo menos:
La cantidad de materiales adquiridos.
Las variaciones de precio de los materiales.
Las variaciones en el uso de los materiales.
Las variaciones con respecto a os stock de inventario.
Los puntos de reposicin de cada materia prima
La cantidad econmica de pedidos, etc.

4. CASOS PRACTICOS

4.1.CASO N1

El gerente general de la empresa industrial S.A. ha contratado un experto en
calidad de asesor. Para que elabore el presupuesto del prximo ao, para lo cual
le proporciona la informacin requerida:



La hora de mano de obra cuesta S/. 10.00, los costos indirectos defabricacin se
aplican con base en horas de mano de obra (CostoUnitario de gasto de
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fabricacin por cada producto en funcin dehora consumida en la elaboracin
del producto planeado).






SOLUCIN:

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CALCULOS:




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4.2.CASO N2

La Empresa Santa Rosa SAC a travs de su gerente financierosolicita que se
prepare el presupuesto de compras, para lo cualproporciona la siguiente
informacin:
Datos:
Todos los precios y costos van a permanecer constantes.
Las ventas serian en una parte al crdito y otra al contado.


Las compras de mercaderas son el 80% de las ventas y laempresa paga
por las ventas proyectadas de cada mes enel mes inmediatamente
anterior, las mercaderas se recepcionanun mes antes de las ventas.

SOLUCIN:

El presupuesto de ventas detalla el total de ventas en nuevossoles,
al crdito y al contado.



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El cuadro detalla, que tomando como base el monto de lasventas, el 80% de las
ventas estimadas del mes corresponde alas compras y la misma tasa para efectos
pago pero en funcindel mes inmediato siguiente.
















CONCLUSIONES





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1. El presupuesto de compra de materia prima, tiene comosoporte el presupuesto
de produccin y ste al presupuestode ventas, es decir, son presupuesto
concatenados que sirvende base para la compra de la materia prima,

2. El presupuesto de materia prima, detalla la cantidad que secomprar y el
respectivo costo de cada materia prima queingresar al almacn de materia
prima.

3. El presupuesto de compra de mercaderas en la empresacomercial, tiene como
soporte las ventas estimadas de susproductos, soporte que ser consecuencia del
estudio delmercado teniendo en consideracin la cadena de valor dela empresa.

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