Guía Capacidad Institucional Programa Rural

Gua de Anlisis de
Capacidad Institucional
para la Implementacin
de un Programa Rural

PROYECTO BID RURAL
ATN/ME-11055-RG
Expansin a Zonas Rurales de un Sistema Microfinanciero Integral

Consultor: Uriel Zuluaga

Junio 2012

Componente 1
BID RURAL GUA DE ANLISIS DE CAPACIDAD INSTITUCIONAL PARA IMPLEMENTACIN DE UN
PROGRAMA RURAL

2 Consultor: Uriel Zuluaga | Junio de 2012 | Pgina

Tabla de contenido

I. Presentacin

II. Introduccin

III. Diagnstico Institucional

IV. Recomendaciones

PROGRAMA RURAL


I. Presentacin

En el ao 2008 el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) en su calidad de Administrador del
Fondo Multilateral de Inversiones (FOMIN) y la Fundacin Centro ACCIN Microempresarial, dieron
inicio al Programa denominado Expansin a Zonas Rurales de un Sistema Microfinanciero Integral,
dirigido a contribuir a la expansin de las microfinanzas sostenibles ms all de las reas urbanas
con servicios microfinancieros establecidos en Colombia, Ecuador, Nicaragua, Per y Repblica
Dominicana. El Programa es coordinado desde Bogot, Colombia y tiene como propsito la
implementacin de un modelo integral de microfinanciamiento, que incluya financiacin diferenciada
por productos especialmente rurales, incluyendo cadenas de valor, cadenas de distribucin
alternativas y simultneas e innovaciones tecnolgicas.

El presente documento es de dominio pblico y se publica con el propsito de dar a conocer la
experiencia y contribuir as a que esta sea replicada en otros contextos y pases.

II. Introduccin

Este documento permite conocer un poco ms las instituciones que participan en los proyectos de
desarrollo econmico y social financiados por diversos multilaterales como por ejemplo el BID
FOMIN.

El propsito es hacer un diagnstico de la IMF participante, su historia, misin, visin, objetivos
estratgicos, valores (ltimos planes estratgicos), resultados en los ltimos aos, organigrama,
estados financieros, estudios de mercado, modelos de incentivos, manuales de poltica y procesos,
portafolio de productos, etctera.

Adems conocer cada una de sus reas funcionales que permita conocer fortalezas y debilidades
de dichas reas, quienes son sus representantes o directivos en caso de que durante el desarrollo
del proyecto se tenga que trabajar con ellos.

Esto facilitar el desarrollo de las actividades y tareas propuestas en las etapas del proyecto;
adems de ser proactivos y conocer las posibles dificultades que se puedan presentar al interior de
las IMFs participantes.

III. Diagnstico Institucional

ACCIN, ha venido planteando una serie de interrogantes que han venido siendo respondidos con
el propsito de mantener un perspectiva del marco regulatorio sobre las Microfinanzas en los pases
participantes en el Programa BID Rural.

PROGRAMA RURAL


REA ADMINISTRATIVA / OPERATIVA:

1. La institucin cuenta con la infraestructura en equipos de oficina adecuadas para el desarrollo
de las labores del personal y la insercin de nuevos productos rurales?. Los equipos de oficina
de la institucin pueden soportar cargas mayores de trabajo como las asignadas para el nuevo
Proyecto BID Rural?
Respuesta:

2. Qu necesitara para desplegar capacidades para desarrollar productos rurales?. En qu
frentes debe mejorar?. Cuenta con presupuesto adicional para hacerlo?
Respuesta:

3. La institucin cuenta con oficinas cercanas a las zonas rurales identificadas para el Proyecto
BID Rural? En caso afirmativo, cules son?
Respuesta:
4. Funcionan las agencias como centros de costo independientes?
Respuesta:

5. Cules son los horarios de atencin de la oficina principal y oficinas o sucursales?
Respuesta:

6. Cmo vemos la ubicacin de las agencias o sucursales?. Darn respuestas al mercado Rural
y su portafolio de productos y servicios?. Qu tipo de limitaciones a nivel Back Office y Front
Office presentan las agencias de la Institucin para atender al nuevo mercado?
Respuesta:

7. La institucin cuenta con las medidas de seguridad mnimas que garanticen el normal
funcionamiento de sus actividades en reas rurales?. Qu tipo de medidas de seguridad a nivel
fsico, tienen las oficinas para atencin de pblico?
Respuesta:

8. Las sucursales o agencias tienen el espacio suficiente para la atencin a clientes y buen
desempeo del personal en su actividad diaria? Cules serian las agencias que por capacidad
podramos realizar un piloto o testeo de productos y servicios rurales?
Respuesta:

9. La oficina principal tiene la capacidad operacional y fsica para procesar un alto volumen de
solicitudes de Crdito del Portafolio de productos rurales?. En caso negativo, qu ha pensado
la IMF como propuesta alternativa?. El proceso operativo, se puede descentralizar?.
Respuesta:

PROGRAMA RURAL


10. Podremos tener un espacio fsico en matriz para desarrollar, ejecutar, testear y evaluar todas
las actividades inherentes al Portafolio Rural?.
Respuesta:

11. Existe un plan de inversin en activos fijos a largo plazo que est de acuerdo con las
proyecciones de crecimiento de la institucin y el desarrollo de productos rurales?. En caso
afirmativo, cunto ha destinado la IMF de inversin fija para los prximos cuatro aos que
contempla BID Rural?
Respuesta:

12. Funciona el apoyo de operaciones de una manera centralizada?.
Respuesta:

13. Cul es el procedimiento que emplea la Institucin para adelantar cotizaciones de proveedores
y aprobacin de inversiones en A.F?
Respuesta:

REA GERENCIAL / PRESIDENCIA:

14. Cmo complementa BID Rural en la estrategia global de la Institucin segn la alta gerencia?
Respuesta:

15. Qu aspectos a nivel poltico, sociodemogrficos, tecnolgicos y sociales representan o
representaran dificultades y amenazas para el desarrollo de los productos rurales?
Respuesta:

16. Cules son las regulaciones financieras ms importantes que podran afectar el desarrollo de
los productos rurales? Ejemplo techo a las tasas de inters.
Respuesta:

17. La Junta Directiva o Consejo de Administracin, con qu periodicidad se rene?
Respuesta:

18. Cmo est estructurado el Directorio y equipo gerencial?
Respuesta:

19. Existen comits gerenciales donde intervengan los miembros de la junta y el equipo gerencial
para analizar y trazar planes de la institucin?
Respuesta:

20. Enumere los actores claves tanto de Directores como de equipo gerencial que deben estar
involucrados en el desarrollo del Proyecto BID-Rural.
PROGRAMA RURAL


Respuesta:

21. Existe un equipo directivo que haga regularmente seguimiento al Proyecto BID Rural? O, se
trata slo de un comit tcnico de proyecto?
Respuesta:

22. La gerencia da participacin a todos los miembros de la organizacin para desarrollar los
planes rurales a corto y largo plazo?
Respuesta:

23. El manejo gerencial, es centralizado o descentralizado ?. Cmo es su funcionamiento en cada
caso?
Respuesta:

24. Enuncie la misin y visin, sus objetivos subrayando cual ser el aporte del proyecto rural. Hay
que reformular la visin, misin y objetivos?
Respuesta:

25. Los canales de comunicacin en toda la organizacin, son efectivos?. Todos los empleados
conocen la misin y objetivo de la institucin?
Respuesta:

26. Qu cuellos de botella se identifican en los canales de comunicacin a nivel de la estructura
organizacional?
Respuesta:

27. La institucin cuenta en la actualidad con presupuesto propio para atender de alguna manera al
cliente con caractersticas BID RURAL?
Respuesta:

28. La Institucin cuenta con Revisora Fiscal?. Con qu frecuencia se ejercen sus revisiones?.
Cul fue la fecha de la ltima revisin?. Cul es el nombre de la firma que presta los servicios
de revisora fiscal?
Respuesta:

REA DE MERCADOS:

29. Qu tipo de investigacin adelanta la IMF a nivel de mercados?. Hay estudios recientes que
permitan tipificar al segmento rural?
Respuesta:
PROGRAMA RURAL


30. Qu medios utiliza la Institucin para promover sus servicios?. Radio Nacional, Radio local,
Televisin Nacional, Cable local, Brochures, Volantes, Afiches, Mantas, Anuncio en el peridico,
Perifoneo, Otros. Hay medios que llegan a zonas rurales o remotas?.
Respuesta:

31. Cul es la poblacin econmicamente activa del mercado donde opera la Institucin?
Respuesta:

32. La Institucin tiene algn esquema de segmentacin interna de su propio mercado?.
Respuesta:

33. En su opinin, cul sera el tamao del mercado potencial que ofrece el segmento de las
microfinanzas en el rea de influencia donde se implementarn los productos rurales?.
Respuesta:
34. Existe presencia de prstamos informales en las reas donde se implementar los productos
rurales? Si es as, con qu condiciones prestan?.
Respuesta:

35. Se tiene conocimiento, sobre los servicios que ofrecen las instituciones (reguladas o no) que
trabajan en los sectores donde se implementaran los productos rurales?.
Respuesta:

36. Quines son los lderes en microfinanzas en esas regiones?. Cul es el porcentaje de
participacin o cobertura que poseen estos en el sector?.
Respuesta:

37. Cul es el Portafolio de productos de la Institucin?. Cules de estos productos se ofrecen en
las zonas rurales?
Respuesta:

38. La Institucin ofrece servicios no financieros?. Cul es el principal? describa:
Respuesta:

REA DE NEGOCIOS:

39. Describa los macroprocesos de los productos de crdito y cmo se articulan de acuerdo con los
subsegmentos de clientes del sector rural.
Respuesta:

PROGRAMA RURAL


40. Determine qu criterios usa para aprobar o denegar el prstamo (el carcter, la capacidad de
pago, el capital, las condiciones, las garantas, etc.)
Respuesta:

41. Qu instancias tienen de aprobacin para el crdito?
Respuesta:

42. Describa el proceso de cobranza de la Institucin. Cul es el procedimiento o los instrumentos
que se generan a diario para la cobranza de los prstamos?
Respuesta:

43. Existen polticas de refinanciamiento y prrrogas de los crditos?. Si la respuesta anterior es
positiva, describir como se consideran estas operaciones en el reporte de morosidad.
Respuesta:

44. Tiene la Institucin dentro de sus clientes, grupos de agricultores-productores que demandan
servicios de crdito y asistencia tcnica agrcola?
Respuesta:

45. Qu tipo de garantas utiliza actualmente la institucin para respaldo de los crditos colocados?
Respuesta:

46. Nmero total de clientes vigentes en productos del activo a 30 septiembre de 2008.
Respuesta:

47. Cartera total vigente en productos del activo a 30 de septiembre de 2008 en dlares.
Respuesta:

48. Cartera en riesgo (PAR > 30) y calidad de cartera (PAR > 1 da) a 30 de septiembre de 2008
Respuesta:

49. Nmero total de clientes vigentes en productos del pasivo a 30 septiembre de 2008
Respuesta:

50. Saldo de los ahorros a 30 de septiembre de 2008 en dlares.
Respuesta:

51. Total de Activos, Pasivos, Patrimonio, Oficinas y Empleados.
Respuesta:

PROGRAMA RURAL


REA DE RECURSOS HUMANOS:

52. Se tiene un departamento o rea encargada de la administracin del recurso humano?
Respuesta:

53. En orden Jerrquico, el rea de RRHH en qu nivel se encuentra y quien es su jefe inmediato?
Respuesta:

54. Qu polticas de personal tiene la organizacin?. Han sido difundidas a todo el personal?
Respuesta:

55. Describa los perfiles claves tales como: Asesor, Administrador, Gerente comercial, etc.
Respuesta:

56. Las funciones de los anteriores cargos hacen relevancia en algo a productos rurales?
Respuesta:

57. Qu fuentes de reclutamiento de personal tiene la institucin?, son efectivas?, cmo seran
las de reclutamiento rural?.
Respuesta:

58. Existe un procedimiento de seleccin de personal definido? Quienes intervienen en este
proceso?
Respuesta:

59. Existe un programa de induccin definido? en qu consiste? qu personal interviene? es
eficiente y efectivo?
Respuesta:

60. Se han elaborado procesos integrales de cargo? Estn actualizados? Se han difundido y
estn en uso?
Respuesta:

61. Los salarios estn definidos por escalas salariales? Son competitivos frente a entidades del
mismo sector o asimiladas?
Respuesta:

62. Se tiene algn sistema de evaluacin de personal?. Qu variables lo componen?. Cada
cunto se realiza?
Respuesta:

PROGRAMA RURAL


63. Se cuenta con un paquete de beneficios atractivo y adecuado para los empleados de la
institucin?
Respuesta:

64. Cul es el promedio de antigedad en el Banco?. Existe rotacin del personal en el Banco?.
cul es su ndice % por ao?
Respuesta:

65. Se tienen procedimientos de control de personal? Cules son?
Respuesta:

66. Cul es la estructura organizacional?. Ver organigrama.
Respuesta:

REA DE TECNOLOGA Y SISTEMAS:

67. El Sistema de Crdito/Cartera permite la creacin y parametrizacin de nuevos productos de
crdito con diferentes frecuencias de pago (semanal, bisemanal, otras diferentes a mensual)?

Respuesta:

68. El Sistema de Crdito/Cartera permite la creacin y parametrizacin de nuevos productos de
crdito con la posibilidad de periodos de gracia (periodos de pago nicamente de intereses, o sin
pagos pero intereses distribuidos en las de mas cuotas) o pagos al final del plazo?
Respuesta:

69. El rea de tecnologa tiene un plan estratgico alineado con el plan general de la institucin?
Respuesta:

70. El rea de tecnologa tiene un Plan de Continuidad de Negocio?, Cul fue la fecha de
elaboracin y de la ltima revisin?. Se han realizado prueba del plan?
Respuesta:

71. Cul es la edad (antigedad) promedio de los equipos de computo en la institucin?
Respuesta:

72. Todas las oficinas de la institucin trabajan en lnea? Qu caractersticas tiene el canal de
comunicacin con cada oficina?
Respuesta:

PROGRAMA RURAL


73. Cul es el porcentaje de utilizacin actual (capacidad utilizada / capacidad mxima) de
procesamiento y almacenamiento de los servidores de la institucin y dems recursos
tecnolgicos en la institucin?
Respuesta:

74. Posibles ajustes o cambios en el sistema de crdito/cartera son realizados por personal interno
de la institucin o por un proveedor externo?
Respuesta:

75. Su percepcin sobre el grado de satisfaccin de los usuarios (nivel superior) con los sistemas de
informacin de la institucin es,
Respuesta:

76. Su percepcin sobre el grado de satisfaccin de los usuarios (nivel intermedio) con los sistemas
de informacin de la institucin es,
Respuesta:

77. Su percepcin sobre el grado de satisfaccin de los usuarios (nivel usuario oficinas) con los
sistemas de informacin de la institucin es ,
Respuesta:

78. Los sistemas de la institucin interactan con alguna red de cajeros, POS?
Respuesta:

79. Los sistemas de la institucin tienen la posibilidad de interactuar con alguna red de cajeros,
POS?
Respuesta:

80. El sistema para manejo de Crdito y Ahorro hacen parte del core o son soluciones separadas?
Existe una base de clientes nica?
Respuesta:

81. El software es actualizado, seguro y flexible ante los cambios que tiene la institucin?
Respuesta:

82. Los servidores actuales, estn bien dimensionados para manejar el volumen de transacciones
que generan las aplicaciones actuales?
Respuesta:

83. Los equipos de sistemas tienen la capacidad de manejar todas las aplicaciones que se utilizan
en las actividades diarias?. Los recursos de hardware estn siendo utilizados con un margen
de aprovechamiento ptimo?
Respuesta:
PROGRAMA RURAL


84. Las posibles agencias para BID Rural podran presentar problemas de espacio para
adquisicin de nuevos equipos?
Respuesta:

85. Las aplicaciones de sistemas estn enlazadas para actualizar la informacin de la institucin en
el menor tiempo posible?
Respuesta:

86. Las agencias cuentan con suficientes terminales para soportar la carga operativa de las reas
de negocios y operaciones?
Respuesta:

87. Existe un plan de crecimiento y presupuesto para el rea de informtica que se encuentre de
acuerdo con las proyecciones de la institucin y el desarrollo del proyecto BID Rural?
Respuesta:

88. La gerencia de sistemas cuenta con una herramienta de reporte de fallas de los recursos de
software, red y hardware?. Hay planes preventivos de mantenimiento?
Respuesta:

89. La seguridad fsica de las instalaciones donde funciona el rea de sistemas es adecuada para
garantizar el funcionamiento de la informtica de la institucin, en caso de alguna contingencia?
Respuesta:

90. Las comunicaciones entre la oficina y sucursales o agencias para actualizar la informacin son
modernas y seguras?
Respuesta:

91. Cul es el esquema de respaldo de la base de datos de la IMF? Se realiza respaldo? Cmo
se resguarda la data de crdito?
Respuesta:

92. Los reportes que emite el rea de sistemas son confiables y de fcil comprensin para sus
usuarios internos?
Respuesta:

REA DE DESARROLLO DE PRODUCTOS FINANCIEROS Y NO FINANCIEROS:

93. La IMF cuenta con un especialista o proveedor que atienda los requerimientos a nivel de los
productos del pasivo?
Respuesta:
PROGRAMA RURAL


94. Cul es el procedimiento control que sigue la IMF para el cierre o anulacin de cuentas de
ahorro inactivas?
Respuesta:

95. Qu mecanismos de impresin del contrato emplea la IMF para realizar la apertura de cuentas
de ahorro, libretas de ahorro y tarjetas de firmas? Hay plantillas integradas al sistema?
Respuesta:

96. El sistema genera listados completos de vencimientos de plazos fijos?
Respuesta:

97. Cmo creen que sus clientes prefieren recibir mdulos de Educacin Financiera de su inters?
Respuesta:

98. Cules sern los canales, medios y herramientas didcticas ms adecuadas para impartir
Educacin Financiera?.
Respuesta:

99. De acuerdo a la cultura y costumbres de la poblacin, cules son las preferencias de lugar,
hora, tipo de material, logstica etc. para las capacitaciones?.
Respuesta:

100. Cul fue la ltima capacitacin que ofrecieron a sus clientes?
Respuesta:

101. Temas sobre los que han dado capacitaciones recientemente.
Respuesta:

102. Qu es lo que ms les ha gustado a sus clientes de esas capacitaciones?
Respuesta:

103. Qu es lo que menos les ha gustado?
Respuesta:

104. Quin les ha enseado y en dnde?
Respuesta:

105. Qu les facilita aprender cuando les ensean algo (el ambiente, los materiales didcticos,
ejemplos de parte del maestro, elaborar por s mismos, dibujos, videos, juegos etc).
Respuesta:

PROGRAMA RURAL


106. Cmo creen que a sus clientes les gustara aprender sobre los temas de Educacin
Financiera?.
Respuesta:

107. En dnde creen que a sus clientes les gustara recibir nuevos conocimientos?
Respuesta:

108. Cules creen ustedes que son los mejores das y horarios para capacitar?
Respuesta:

109. Cmo establece la institucin comunicacin con sus clientes (medio)?
Respuesta:

110. Quin realiza las capacitaciones de Educacin Financiera, en caso que no se d, quin las
realizara?
Respuesta:

111. Cuntas capacitaciones, estara en capacidad de dictar la institucin mensualmente?
Respuesta:

112. Cuenta en la actualidad con infraestructura para dictar capacitacin y de qu tipo?
Respuesta:

INSUMOS NECESARIOS PARA LA EVALUACIN INSTITUCIONAL:

113. Resumen del Plan Estratgico.
Respuesta:

114. Composicin del equipo multifuncional.
Respuesta:

115. Descripcin del mercado meta de los clientes rurales.
Respuesta:

116. Resultados de investigaciones de mercado (transcripciones & conclusiones).
Respuesta:

117. Resultados del sondeo de mercado de competidores.
Respuesta:

PROGRAMA RURAL


118. Manuales de procesos y procedimientos.
Respuesta:

119. Insumos financieros y operativos para las proyecciones.
Respuesta:

120. Manuales, reglamentos polticas.
Respuesta:

121. Procesos para el otorgamiento del los servicios de crdito.
Respuesta:

122. Informacin sobre regiones del pas con mayor actividad rural y perfil de los clientes.
Respuesta:

123. Materiales de mercadeo utiliza para el otorgamiento de los crditos.
Respuesta:

124. Aprobacin de la propuesta y presupuesto.
Respuesta:

IV. Recomendaciones

Para un eficaz proceso de diagnstico institucional recomendamos:

1. Coordinar con un interlocutor con capacidad de escalar a nivel de todas las reas y cargos,
representante de la entidad que la conozca muy bien, como contraparte para desarrollar el
diagnstico.
2. Consultar la pgina web de la IMF (en caso de tenerla), para conocerla mejor.
3. Con la coordinacin de la contraparte planear con anticipacin las entrevistas con los
representantes de las reas funcionales y el representante legal de la IMF
4. Indagar sobre los riesgos reputacionales de la entidad, sus accionistas o propietarios y sus
representantes legales.
5. Conocer previamente su origen, trayectoria, experiencia en el financiamiento
microempresarial, sus resultados y permisos o regulaciones.

PROGRAMA RURAL


Proyecto BID Rural
Expansin a Zonas Rurales de un Sistema Microfinanciero Integral
Investigacin y desarrollo de contenido
Uriel Zuluaga
Equipo Tcnico de apoyo
Jimena Bonilla
Lus Orlando Crdenas
Rafael Consuegra
Mara Cristina Corts
Mario Fonseca
Johanna Montes
Sigifredo Quintero
Reinel Torres
Direccin Asistencia Tcnica
Juan Alberto Almonacid
Direccin del Proyecto
Diego Guzmn
Representantes en el Convenio por el BID
Ximena Jaramillo
Martha Luca Muoz
Mnica Rojas
Entidades Participantes
ACCIN BID FOMIN
ADEMI (Repblica Dominicana) CREDIF (Ecuador)
FAMA (Nicaragua) - FINAMRICA (Colombia) MIBANCO (Per)
Vicepresidente ACCIN Amrica Latina
Organismo Ejecutor
Centro Accin Microempresarial (CAM)
Financiacin
Convenio de Cooperacin Tcnica Regional no Reembolsable entre la Fundacin
Centro ACCIN Microempresarial y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID)
como administrador del Fondo Multilateral de Inversiones (FOMIN)
ATN/ME-11055-RG

2012 Centro ACCIN Microempresarial
Documento de dominio pblico
Al citar este documento, es preciso sealar su fuente
haciendo referencia al ttulo y a ACCIN

Centro ACCIN Microempresarial
Carrera 45 No. 128 B 41 Local 14
Telfono (571) 7480707 - 5203373
Bogot - Colombia

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