1.

Estudio Preliminar; En esta fase el auditor deber realizar un

reconocimiento general de la organizacin, con el fin de identificar el
problema y la naturaleza del mismo, reas que requieren un estudio
profundo, precisando con ello el objetivo del examen. Rodrguez
(1999:169), asegura que el estudio preliminar se realiza con la finalidad de;

a. Tener una apreciacin general del desarrollo de las operaciones administrativas de la
empresa.
b. Evaluar la efectividad de la determinacin del rea en cuestin.
c. Descubrir reas en las que haya problemas de administracin.
d. Cules son los elementos de mayor importancia que hay que examinar
y evaluar?
e. Por qu es necesario estudiar cada uno de los mismos?
f. Por dnde empezar?
g. Hasta dnde debe llegar el estudio preliminar?
h. Estimacin del tiempo, recursos (humanos, financieros y materiales) necesarios.
i. Proponer, en su caso, medidas correctivas.
j. Evaluar las reas o secciones que puedan ser causa de una revisin posterior.

El desarrollo de este tipo de actividades, resulta de gran ayuda para el
auditor, en vista que permitir determinar el nmero de horas a trabajar, acciones
a realizar, perfil del profesional que se necesita.
Es por ello que la importancia del estudio preliminar estiba en la
identificacin y cobertura de las reas consideradas prioritarias, a fin de que
diagnstico sea suficiente, pertinente y relevante al objeto de estudio. Por ello, se
requiere de la verificacin del control interno, con el fin de obtener un marco
relacionado con la administracin, en los siguientes aspectos;

Adhesin a las polticas prescritas por la administracin de la entidad.
Promocin y logro en eficiencia de operacin.
Un medio para determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los
procedimientos de auditora como un fin para diagnosticar correctamente.

En funcin de lo antes indicado, resulta prudente tomar en cuenta los
siguientes criterios durante el estudio;

Establecer las necesidades especficas de estudio.
Puntualizar sobre aquellos factores que requerirn de mayor atencin durante el
estudio.
Determinar las estrategias a seguir durante el estudio.
Jerarquizacin de las prioridades de estudio.
Identificar el perfil del auditor y sus asistentes, as como su nivel de
conocimiento.
Estimar tiempo y recursos necesarios.

2. Contenido del Estudio; Durante el estudio preliminar la recopilacin de toda
la informacin relevante al examen de auditora, para ello deber agrupar lo
siguiente;

Informacin documental; Este tipo de manifestaciones pueden ser; reglamentos,
informes, estadsticas, presupuestos, estados financieros, entre otros.
Informe sobre el campo de trabajo; Durante la etapa de estudio preliminar el
auditor y su grupo de trabajo deber visitar las instalaciones de la organizacin, a
objeto de dar a conocer la naturaleza y el objetivo del examen.

3. Entrevista; Este estudio abarca una revisin de polticas, normativas,
directrices y procedimientos asociados a la ejecucin de una funcin. En
vista de la importancia que reviste tal actividad, resulta conveniente
entrevistar a personas directamente relacionadas con la empresa, ya que
producto de ese intercambio de informacin el auditor podr determinar
aquellas reas sobre las cuales deber hacer mayor nfasis durante su
estudio y, que tendr que considerar durante la elaboracin de su
cuestionario.

4. reas por Investigar; Luego del estudio preliminar y las etapas que lo
componen, el auditor estar en capacidad de definir aquellas reas
funciones, departamento, seccin que ser objeto a evaluacin o si por el
contrario extender su examen a toda la organizacin.

Rodrguez (1999:171), sostiene que existen varios criterios a fin de determinar
el rea a estudiar, entre ellos destacan tomar como base para la auditora los
procesos desarrollados en la teora administrativa, as como los niveles jerrquicos
o funciones, finalmente una combinacin de cualquiera de estos criterios.

Entre otras preguntas que conviene se formule el auditor, estn las siguientes;
Cules son los elementos de mayor importancia que hay que examinar?
Por qu es necesario estudiar cada uno de los mismos?
Cundo habr de efectuarse el estudio para rendir resultados ptimos?
Por dnde empezar?

Para ejecutar un trabajo de auditora, el auditor deber conocer y
seleccionar adecuadamente los instrumentos para la recoleccin de informacin
que usar durante el examen. stos pueden ser, cuestionarios, hojas de anlisis y
sugerencias, entre otros, orientados a formular las interrogantes necesarias
respecto a; quin lo hace, cmo se hace, por qu se hace, cundo se hace.
Cabe resaltar que el trabajo se puede realizar en toda la organizacin o un rea
determinada, haciendo particular nfasis en las siguientes consideraciones;
rea Procesal; Incluye un anlisis de cada uno de los elementos del
proceso administrativo a saber; planeacin, organizacin direccin y
control. En cuanto a la evaluacin del proceso administrativo los factores a
considerar, son los siguientes:

Etapa Propsito Estratgico

Planeacin:

Visin.
Misin.
Objetivos.
Metas.
Estrategias/ Tcticas. Definicin del marco de actuacin de la organizacin

Polticas.
Procedimientos.
Programas.
Enfoques.
Niveles.
Horizonte.

Organizacin:

Estructura organizacional.
Divisin y distribucin de funciones.
Cultura organizacional. Disear e instrumentar la infraestructura para el
funcionamiento de la organizacin.

Recursos humanos.
Cambio organizacional.
Estudios administrativos.
Instrumentos tcnicos de apoyo.

Direccin:
Tomar las decisiones pertinentes para normar
la gestin de la organizacin
Liderazgo.
Comunicacin.
Motivacin.
Grupos y equipos de trabajo.
Manejo del estrs y conflicto.
Informacin y tecnologa.
Toma de decisiones.
Creatividad e innovacin.
.
Control:

Naturaleza.
Sistemas.
Niveles. Medicin del proceso de las acciones
en funcin del desempeo.

Proceso.
reas de aplicacin.
Herramientas.
Calidad.

rea Funcional; Haciendo hincapi en cada uno de las dependencias que
componen la estructura orgnica de la institucin.
reas Analticas; En este punto, el auditor observar el uso del tiempo,
costos, materiales, equipos, entre otros, con lo que cuenta la organizacin,
as como del funcionamiento del sistema operativo.

5. Detalles a Estudiar; Se fundamenta en aquellos elementos del estudio que
son necesarios detallar y profundizar con miras de alcanzar los objetivos
trazados durante la evaluacin, diseando para ello los mejores mtodos y
tcnicas para lograrlos. Al respecto, Rodrguez (1999:172), seala que; el
auditor necesita determinar los detalles fundamentales de estudio, de la
funcin o del proceso administrativo, por ejemplo, en finanzas: Se
cumplen con los objetivos a corto y largo plazo?...

6. Plan General; En esta fase el auditor deber listar aquellos renglones,
reas, procesos objeto de revisin, de igual modo seleccionar los
procedimientos que guiarn el trabajo a ejecutar. En este caso las tcnicas
a aplicar sern; la observacin, entrevista y cuestionario (Ver punto 2.5.2.3).
Por su parte, el auditor podr hacer uso de documentacin legal (actas de
asambleas, actas constitutivas; entre otros.), manuales, polticas, estados
financieros, estructura orgnica, resea histrica, misin, visin de la
empresa, as como cualquier informacin directamente relacionada con el
objeto de estudio. Para ello, la evidencia podr ser; fsica (grficas,
flujogramas, fotografas), documental (registros, actas, informes),
testimonial (declaraciones, encuestas, entrevistas aplicadas a personas
relacionadas con el objeto de estudio), analtica (clculos matemticos,
proyecciones, cuadros comparativos), a su vez para que la evidencia sea
til y vlida, deber ser; suficiente (capaz de sustentar los hallazgos de la
auditora), competente (confiable), relevante (capaz de demostrar la
veracidad o falsedad de un hecho) y pertinente (congruente con el objeto de
estudio).

7. reas de estudio; Identificada el rea de estudiar, el examen abarcar cada
una de las etapas del proceso administrativo, a saber;


Planeacin; A objeto de definir el marco de actuacin de la organizacin,
considerando, segn Frankln (2001:107) lo siguiente;
Visin; La evaluacin de este aparatado se har a travs de un indicador
cualitativo, a fin de medir el logro de las aspiraciones comunes, los niveles
de compromiso.
Misin; Medir la relacin existente entre lo que desea alcanzar y lo que
efectivamente resulta factible alcanzar, mide la misin como parte del nivel
actuarial del personal.
Objetivos; Indicador cualitativa que probar los esfuerzos de la gerencia en
aras de establecer acciones que permitan materializar los propsitos
organizacionales. Metas; Mide la utilizacin de los recursos y ejecucin de
acciones en funcin del logro de las metas organizacionales.
Estrategias/tcticas; Los indicadores cualitativos aplicados a este apartado
buscan medir la manera en que direccionan las acciones institucionales,
fundamentados en la utilizacin de recursos.
Polticas; Mide el modo como las polticas y normas apoyan la gestin
organizacional.
Procedimientos; Los indicadores cualitativos estn destinados a medir el
modo en que sistematizan las actividades y se ordena el trabajo.
Programas; Mide el modo en cmo estn orientadas las acciones, objeto de
crear conciencia respecto al valor de los recursos institucionales.
Niveles; Mide la jerarquizacin de las acciones, priorizacin de las
actividades y precisin en la asignacin de responsabilidades
Horizonte; Mide la oportunidad y las duracin en el tiempo de acciones
desarrolladas por la organizacin.

Organizacin; Evala la infraestructura relacionada con el funcionamiento
organizacional, observando en este caso; estructura orgnica, asignacin
de funciones y responsabilidades, planificacin de carrera, cultura
organizacional, entre otros. De igual modo, para la evaluacin de esta fase
del proceso administrativo, se considera de revisin en trminos
cuantitativos y cualitativos de los siguientes elementos;

Estructura Organizacional; Mide los niveles de autoridad y la
responsabilidad otorgada al personal de la organizacin.
Divisin y distribucin de funciones; Miden las reas de influencia, as como
la carga laboral asignada a los trabajadores de la organizacin.
Cultura Organizacional; Mide el perfil de la organizacin a travs de los
valores, actitudes, hbitos y niveles de conciencia que finalmente
prevalecen en la institucin.
Recursos Humanos; Evala el modo como es administrador el talento
humano que labora, el grado como este recurso es considerado capital
humano, as como la capacidad para instituirlos en un componente de
aprendizaje para la transformacin y el cambio organizacional.
Cambio Organizacional; El indicador cualitativo mide la permeabilidad de la
organizacin y su capacidad para desarrollar caminos alternos de
actuacin, as como su repercusin en la organizacin.
Estudios Administrativos; Evala los elementos de juicio para mejorar la
dinmica organizacional, en trminos de viabilidad y factibilidad.
Instrumentos Tcnicos de Apoyo; Mide el correcto aprovechamiento de los
recursos y el modo como contribuye a la adecuada realizacin de las
actividades.

Direccin; Examina la gestin organizativa desarrollada en el ente, en
atencin al liderazgo, motivacin, flujo de informacin, toma de decisiones
gerenciales para normar la gestin, innovacin, entre otros. Los factores a
considerar en la oportunidad de evaluar esta etapa de proceso
administrativo, son los siguientes;

Liderazgo; Mide la forma en la que el liderazgo constituye una conducta que
provea el soporte necesario a fin de influenciar de manera positiva en el
personal de la organizacin.
Comunicacin; Mide la transmisin de informacin de manera efectiva y
oportuna, por medio de diversas vas y canales.
Motivacin; Mide el modo como la motivacin ofrecida por la organizacin
genera conductas, acciones y hechos positivos en el personal.
Grupos y Equipos de Trabajo; Mide la forma como la organizacin
establece ncleos de trabajos, integrando de manera coordinada las
habilidades y conocimientos necesarios para atender un objetivo en comn,
a travs de un esquema de delegacin de autoridad coherente y cnsono
con la actividad a realizar.
Manejo del Estrs y Conflicto; Mide el nivel de atencin que brinda la
organizacin a aquellas actitudes influyentes en el comportamiento y
desempeo del personal, as como la capacidad para la resolucin de
situaciones de conflicto.
Informacin y Tecnologa; Pondera el modo en que la organizacin utiliza
sus recursos de informacin para alcanzar sus objetivos, considerando las
estructuras, sistemas y manejo de la informacin. Aunado a ello mide el uso
del conocimiento cientfico en pro de transformacin de insumos en
productos y servicios.
Toma de Decisiones; Valora el modo como la organizacin hace un manejo
adecuado del riesgo e incertidumbre, as como la proposicin de
alternativas idneas a implementar con miras a minimizar los niveles de
riesgo e incrementar los resultados positivos.
Creatividad e Innovacin; Evala la capacidad de la organizacin de crear
nuevas acciones, desarrollo de productos y servicios altamente
competitivos, a objeto de identificar caractersticas capitalizables.

Control; Considerando para ello el progreso de las funciones en relacin al
desempeo del personal y al logro de los objetivos institucionales.
Atendiendo para ello a; herramientas administrativas puestas en prcticas,
reas de aplicacin, naturaleza de las funciones, entre otros.

Naturaleza; Establece la limitacin en las actuaciones profesionales, nivel
de prevencin, seguimiento y correccin para establecer normativas,
costos, capital, ingresos, planes y programas. Sistemas; Establece los
trminos en que se implementan los controles en concordancia con los
sistemas de trabajo, tecnologa y cultura organizacional.
Niveles; Establece los diferentes grados de jerarquizacin de los controles a
nivel directivo, mandos medios y nivel operativo.
Proceso; Evala el modo como la organizacin establece los parmetros a
fin de medir el nivel de desempeo, se identifican los canales por medio de
los cuales se corrigen desviaciones y se mantienen los cursos de accin
instaurados por la organizacin.
reas de Aplicacin; Mide cualitativamente las reas sobre las cuales
inciden los controles, as como la formalidad en la delegacin de facultades.
Herramientas; Evala los instrumentos de los que se vale la organizacin
mediante los cuales establece los controles a los hubiere lugar.
Calidad; mide el impulso a la participacin laboral a travs del logro de los
objetivos, establece estndares para la evaluacin de la produccin, el
servicio y la motivacin.

Respecto a la evaluacin a efectuar en las reas funcionales de la
organizacin el auditor considerar; los objetivos que direccionan a la
organizacin, normativas y polticas de funcionamiento organizacional,
planificacin de carrera, servicio al cliente, condiciones de seguridad y mejora
continua, determinacin de unidades de accin, sistematizacin de las labores,
impulso de la creatividad y motivacin del personal, entre otros.

8. Anlisis y evaluacin; Posterior a la obtencin y anlisis de la informacin,
el auditor estar en la capacidad de dictaminar respecto a la eficiencia con
que organizacionalmente se logran lo objetivos, del mismo modo podr
identificar las reas en la que se reduce la eficiencia, as como las causas
fundamentales que influyen en la misma, basados en un anlisis de causa y
efecto.

Concluido el estudio, se procede a elaborar el informe de auditora,
herramienta indispensable para la toma de decisiones gerenciales, apoyado en la
situacin administrativa y de gestin que vive la empresa.

En cuanto a las reas de aplicacin, la auditora administrativa se puede
desarrollar en l;

Sector Pblico, considerando para ello lo siguiente; figura jurdica, atribuciones,
mbito de operacin, nivel de autoridad, sistema de trabajo, entre otros.
Sector Privado, en esta oportunidad se har nfasis en el tamao de la empresa,
sector de actividad, naturaleza de sus operaciones, entre otros.
Sector Social, atendiendo el tipo de organizacin (fundaciones, agrupaciones,
etc.), naturaleza de sus funciones (educacin, cultura, etc.), entre otros.