MICROSOFT EXCEL

Jenny Alejandra Murcia

INSTITUTO TOLIMENSE DE FORMACION TECNICA PROFESIONAL ITFIP
FACULTAD ECONOMIA! ADMINISTRACION " CONTADURIA
ADMON# DE COSTOS " AUDITORIA II
INFORMATICA
ESPINAL$TOLIMA
%&&'
MICROSOFT EXCEL
PRESENTADO POR

Jenny Alejandra Murcia
DOCENTE
Lida M(ren(
INSTITUTO TOLIMENSE DE FORMACION TECNICA PROFESIONAL ITFIP
FACULTAD ECONOMIA! ADMINISTRACION " CONTADURIA
ADMON# DE COSTOS " AUDITORIA II
INFORMATICA
ESPINAL$TOLIMA
%&&'
MICROSOFT EXCEL
)ENTANA DE EXCEL
*# Ele+en,(- +.- c(+une- u,ili/ad(- en el +anej( de una 0en,ana#
Muchos de los elementos que se ven en la ventana de Excel 2003 son comunes a
la mayora de otros programas como Word, PowerPoint y las versiones anteriores
de Excel !in em"argo, hay algunos que solamente se encuentran en Excel 2003
Libro
El li"ro es un archivo exclusivo creado por Excel 2003
Barra de ttulos
#a "arra de ttulos muestra el nom"re de la aplicaci$n y el nom"re de la ho%a de
c&lculo
Barra de mens
#a "arra de men's muestra todos los men's que se encuentran disponi"les en
Excel 2003 El contenido de cualquier men' puede verse al hacer clic en el
nom"re del men' con el "ot$n i(quierdo del rat$n
Barra de herramientas
)lgunos comandos de los men's tienen im&genes o iconos asociados Estas
im&genes tam"i*n pueden aparecer como ata%os en la "arra de herramientas
Ttulos de las columnas
+na ho%a de c&lculo de Excel tiene 2,- columnas en total, cada una de las cuales
est& identi.icada por una letra o com"inaci$n de letras
Ttulos de las filas
+na ho%a de c&lculo de Excel tiene -,,3- .ilas en total, cada una de las cuales
est& identi.icada por un n'mero
Cuadro de nombres
Muestra la direcci$n de la selecci$n actual o de la celda activa
Barra de frmulas
Muestra in.ormaci$n ya ingresada, o a medida que se va ingresando, en la celda
activa o actual En la "arra de .$rmulas tam"i*n puede editarse el contenido de
una celda
Celda
+na celda es la intersecci$n de una columna y una .ila /ada celda tiene su propia
direcci$n En la .igura anterior, la direcci$n de la celda seleccionada es 03 El
"orde grueso que rodea a la celda seleccionada se denomina indicador de la
celda
Botones de navegacin y etiquetas de las hojas
Estos "otones le permiten despla(arse .&cilmente a otra ho%a de c&lculo dentro de
un li"ro de Excel !e utili(an para ver la primera, anterior, siguiente o 'ltima ho%a
de c&lculo de un li"ro
#as etiquetas de las ho%as separan un li"ro en ho%as de c&lculo espec.icas El li"ro
viene con tres ho%as de c&lculo +n li"ro de"e tener por lo menos una ho%a de
c&lculo
%# Ti1(- de 0en,ana#
2Micr(-(3, E4cel %&&&
2Micr(-(3, E4cel %&&5
2Micr(-(3, E4cel %&&6
5# Par,e- de una 0en,ana#
1#a 7arra de ,8,ul(, nos indica el nom"re de la aplicaci$n, y del li"ro de tra"a%o
activo en este momento
2#a 7arra de Men9-, contiene todos los comandos de Excel
3#a 7arra de :erra+ien,a-, consta de una serie de "otones que permiten llevar
a ca"o acciones so"re la 2o%a de c&lculo directamente, dando un clic3 so"re ellos,
sin necesidad de acceder al comando correspondiente en el men' Por de.ecto en
Excel aparecen 2 "arras de herramientas, Est&ndar y 4ormato, respectivamente
5#a 7arra de F;r+ula-, es donde se edita y modi.ica el contenido de una celda
de la ho%a de c&lculo, esta compuesta de tres secciones, la primera hacer
re.erencia a la celda activa, es decir, aquella en la que podemos editar, modi.icar o
introducir datos #a segunda secci$n se activa cuando estamos introduciendo
datos aparecen dos "otones, cancelar, o aceptar los datos introducidos y la
tercera secci$n edita el contenido real de la celda
<#Area de Tra=aj(, es la parte de la ventana de Excel que contiene la ventana, o
ventanas de los documentos a"iertos y visi"les, puede estar vaca sino hay ning'n
li"ro de tra"a%o a"ierto
-:(ja- de li=r(, despla(amiento de ho%as, nos permite movernos entre las
distintas ho%as de tra"a%o !i est&n todas visi"les, podemos despla(arnos hasta
ellas por medio de los "otones de despla(amiento de etiquetas, colocados delante
de estas
6#7arra de E-,ad(, nos da en la parte i(quierda, in.ormaci$n so"re el estado de la
ho%a o so"re la .unci$n de un "ot$n o comando seleccionado
:OJA DE C>LCULO
+na ?(ja de c.lcul( es un programa que permite manipular datos num*ricos y
al.anum*ricos dispuestos en .orma de ta"las 6la cual es la uni$n de .ilas y
columnas7 2a"itualmente es posi"le reali(ar c&lculos comple%os con .$rmulas y
.unciones y di"u%ar distintos tipos de gr&.icas
U-( de la ?(ja de c.lcul(
8e"ido a la versatilidad de las ho%as de c&lculo modernas, se utili(an a veces para
hacer peque9as "ases de datos, in.ormes, gr&.icos estadsticos, clasi.icaciones de
datos, entre otros usos #as operaciones m&s .recuentes se "asan en c&lculos
entre celdas, las cuales son re.erenciadas respectivamente mediante la letra de la
columna y el n'mero de la .ila, por e%emplo :01;/1 Entre otros comandos, es
ha"itual el uso de la re.erencia a"soluta anteponiendo el signo < a la posici$n a
.i%ar, por e%emplo, :0<1;</<1 6<1 .i%a la .ila y </ .i%a la columna en el caso de
copiar o cortar esta celda a otra posici$n7
Or8@ene- de la- ?(ja- de c.lcul(
En 1=-1 se vislum"r$ el concepto de una ho%a de c&lculo electr$nica en el artculo
Budgeting Models and System Simulation de >ichard Mattessich Pardo y #andau
merecen parte del cr*dito de este tipo de programas, y de hecho intentaron
patentar 6patente en EE++ n'mero 53=?25=7 algunos de los algoritmos en
1=@0 #a patente no .ue concedida por la o.icina de patentes por ser una invenci$n
puramente matem&tica Pardo y #andau ganaron un caso en la corte
esta"leciendo que Aalgo no de%a de ser patenta"le solamente porque el punto de la
novedad es un algoritmoA Este caso ayud$ al comien(o de las patentes de
so.tware
8an 0ric3lin es el inventor generalmente aceptado de las ho%as de c&lculo 0ric3lin
cont$ la historia de un pro.esor de la universidad que hi(o una ta"la de c&lculos en
un ta"lero /uando el pro.esor encontr$ un error, tuvo que "orrar y reescri"ir una
gran cantidad de pasos de .orma muy tediosa, impulsando a 0ric3lin a pensar que
podra replicar el proceso en un computador, usando el paradigma ta"leroBho%a de
c&lculo para ver los resultados de las .$rmulas que intervenan en el proceso
!u idea se convirti$ en Cisi/alc, la primera ho%a de c&lculo, y la Aaplicaci$n
.undamentalA que hi(o que el P/ 6ordenador u computador personal7 de%ase de
ser s$lo un ho""y para entusiastas del computador para convertirse tam"i*n una
herramienta en los negocios y en las empresas
:(ja- de C.lcul( en el +ercad(
/alc, integrada en DpenD..iceorg
Microso.t Excel, integrada en Microso.t D..ice
Enumeric, integrada en Enome D..ice
F!pread, de FD..ice
Gum"ers, integrada en iWor3 de )pple
#otus 1H2H3 integrada en #otus !mart!uite
ALOSARIO
Celda es un espacio rectangular que se .orma en la intersecci$n de una .ila y una
columna y se les identi.ica con un nom"re como /5 6/ es el nom"re de la columna
y 5 el de la .ila7 En las celdas se introduce in.ormaci$n cualquiera como texto o
n'meros, y tam"i*n .$rmulas o instrucciones para reali(ar un determinado c&lculo
o tarea +na celda tam"i*n puede esconder alg'n tipo de in.ormaci$n se necesita
para ello una contrase9a que excel posee, as asegurarla de que ning'n intruso
puede acceder a ella
Ran@( +n con%unto rectangular de celdas, al que se hace re.erencia usando las
celdas de re.erencias de arri"a a la i(quierda o de a"a%o a la derecha, separadas
por dos puntos como en )1I02 para el rango ilustrado a
la derecha #a re.erencia a"soluta para el rango sera
<)<1I<0<2 !e selecciona un rango arrastrando, por
e%emplo desde la celda superior i(quierda hasta la
in.erior a la derecha ) medida que va arrastrando el
/uadro de Gom"re, muestra el n'mero de .ilas y columnas que est&n siendo
seleccionadas +na ve( que a"andona el arrastre, el /uadro de Gom"re muestra
la celda superior i(quierda
Menu contiene las operaciones de Excel, agrupadas en men's desplega"les )l
hacer clic en Insertar, por e%emplo, veremos las operaciones relacionadas con los
di.erentes elementos que se pueden insertar en Excel Jodas las operaciones se
pueden hacer a partir de estos men's
Cla-e- de +enu archivo, edicion, ver, insertar, .ormato, herramienta, datos,
ventana y ayuda
Cuadr( de dial(@( /uando se a"re el cuadro de di&logo aparecen varios
"otones en la parte superior ) continuaci$n te los explicamosI
Este "ot$n s$lo estar& disponi"le en caso de ha"er cam"iado de
carpeta, y nos permitir& volver atr&s, es decir, la carpeta a"ierta anteriormente
Gos permite ir al nivel anterior Por e%emplo si estamos en la carpeta Mis
documentos, como *sta se encuentra en el disco duro /I, ir& directamente a
*ste
Permite "orrar el archivo seleccionado de la lista
Gos permite crear una nueva carpeta dentro de la que se encuentra
a"ierta ) continuaci$n ha"r& que especi.icarle un nom"re
Permite cam"iar la .orma de visuali(ar la lista de archivos )l hacer clic
so"re la .lecha de la derecha, elegiremos entreI
Li-,aI para ver 'nicamente los nom"res de los archivos
De,alle-I para ver adem&s del nom"re, el tama9o, el tipo y la .echa de
modi.icaci$n
Pr(1iedade-I para que apare(ca una serie de propiedades del archivo en la
parte derecha del recuadro, dependiendo del archivo seleccionado
)i-,a 1re0iaI para que en la parte derecha del recuadro apare(ca una vista del
archivo seleccionado
Or@ani/ar ic(n(-I Gos permite ordenar la lista de archivos por nom"re, tama9o,
tipo o .echa
)dem&s, en la parte i(quierda, aparecen las carpetas m&s usadas, como
2istorial, 4avoritos, Mis documentos, para acceder directamente a el
:erra+ien,a )qu encontraremos herramientas adicionales de Drtogra.a y
Eram&tica, /orrecci$n )utom&tica, /ompartici$n de #i"ros, etc Puede encontrar
tam"i*n herramientas de protecci$n de documentos, Eeneradores de Macros,
Personali(aci$n del Entorno y )sistentes para 0'squedas y otras actividades
)dem&s del las opciones de con.iguraci$n y de personali(aci$n del Excel,
F(r+a,( de celda cam"iar el .ormato numerico o de .echa de los datos, elegir la
.uente que queremos utili(ar, modi.icar la alineacion de los datos dentro de las
celdas, .i%ar unos "ordes completos o parciales alrededor o dentro del "loque,
elegir una trama o som"rado para las celdas, y proteger las celdas de manera que
su contenido no pueda ser modi.icado
Fila Gom"radas con n'meros desde 1 hasta -,,,3-
C(lu+na Gom"radas con letras seg'n el patr$nI ), 0, /,KL, )), )0, )/,K)L,
0), 00, 0/,K0L, /),KM), M0,KMC, que es la 'ltima columna posi"le
Selecci(nar
2Selecci;n de una celdaI Para -elecci(nar una 9nica celda solo tienes que
?acer clic -(=re la celda a seleccionar con el "ot$n i(quierdo del rat$n
2Selecci;n de un ran@( de celda-I Para -elecci(nar un con%unto de celda-
adyacen,e-, pulsar el "ot$n i(quierdo del rat$n en la primera celda a
-elecci(nar y +an,ener 1ul-ad( el =(,;n del ra,;n mientras se arra-,ra ?a-,a
la 9l,i+a celda a seleccionar, despu*s soltarlo y ver&s como las celdas
seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cam"ian de color
2Selecci;n de una c(lu+naI Para -elecci(nar una c(lu+na hay que situar el
cursor -(=re el iden,i3ica,i0( -u1eri(r de la c(lu+na a seleccionar y ?acer clic
so"re *ste
2Selecci;n de una 3ilaI Para -elecci(nar una 3ila hay que situar el cur-(r
-(=re el iden,i3ica,i0( i/Buierd( de la 3ila a seleccionar y ?acer clic so"re *ste
2Selecci;n de una ?(ja en,era !ituarse so"re el =(,;n -u1eri(r i/Buierd( de
la ?(ja situado entre el indicativo de la columna ) y el de la .ila 1 y ?acer clic
so"re *ste
!i reali(amos una operaci$n de ho%as como eliminar hoja o insertar una hoja, no
hace .alta seleccionar todas las celdas con este m*todo ya que el estar situados
en la ho%a "asta para tenerla seleccionada
De-1la/ar-e Para despla(arse entre las celdas de una ho%a de c&lculo, haga clic
en cualquier celda o utilice las teclas de direcci$n !i se despla(a a una celda,
*sta se convertir& en la celda activa Para ver un &rea di.erente de la ho%a, utilice
las "arras de despla(amiento
Da,(- Permite la manipulaci$n de los datos ingresados a la ho%a de calculo
Drgani(a la in.ormaci$n de las .ilas o listas seleccionadas por orden al.a"*tico,
num*rico o por .echas Permite 4iltrar o seleccionar s$lo los elementos que desea
mostrar de una lista Puede tam"i*n mostrar un .ormulario de datos en un cuadro
de di&logo Puede utili(arlo para ver, cam"iar, agregar, eliminar y "uscar los
registros de una lista o una "ase de datos )dem&s, permite validar, es decir,
de.ine qu* datos son v&lidos para celdas individuales o rangos de celdasN restringe
la entrada de datos a un tipo particular como n'meros enteros, n'meros decimales
o texto y esta"lece lmites para las entradas v&lidas
Pe@ad( e-1ecial En algunas ocasiones nos puede in,ere-ar c(1iar el 0al(r de
una celda -in lle0arn(- la 3;r+ula! ( c(1iar la 3;r+ula 1er( n( el 3(r+a,( (
a-1ec,( de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar Esta
posi"ilidad nos la proporciona el Pe@ad( e-1ecial
Para utili(ar esta posi"ilidadI
* !elecciona las celdas a copiar
% !elecciona el men' Edici;n
5 Elige la opci$n C(1iar, si esta opci$n no aparece, sit'ate primero so"re el
"ot$n para ampliar el men'
D "ien, ha( clic so"re el "ot$n /opiar de la "arra de herramientas
D"serva como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas
indic&ndonos la in.ormaci$n situada en el portapapeles
C !elecciona las celdas donde quieres copiarlas
< !elecciona el men' Edici;n
D Elige la opci$n Pe@ad( e-1ecial###
F(r+a,(- nu+eric(- Excel incluye "otones para algunas de las maneras m&s
comunes de dar .ormato a los n'meros Mas adelante va a usar un di&logo que
tiene m&s opciones a'n
M(neda aplicar .ormato a un n'mero como dinero, seg'n <100, si su sistema
est& dispuesto para el uso de d$lares Excel viene en lengua%es di.erentes y usar&
la unidad monetaria local adecuada El "ot$n puede cam"iar por el sm"olo
para todas las monedas en generalO Jam"i*n puede cam"iar la moneda en uso
mediante el di&logo 4ormato Go est& atado al de.aultO +sar el di&logo es "ueno,
cuando se desea usar una moneda di.erente solo durante un tiempo
P(rcen,ual da .ormato al n'mero como un porcenta%e como se ve en 100P
Millare- da .ormato al n'mero mostrando dos decimales despu*s del
punto o tam"i*n usa la coma para separar cada 3 dgitos a la i(quierda #as
versiones no inglesas de Excel pueden cam"iar el uso de la coma y los
decimales 6Porqu* no todo el mundo hace las cosas como yoQO7
Au+en,arEDi-+inuir Deci+ale- cam"ia el n'mero de lugares que quedan
a la derecha del punto decimal /uando disminuyen los decimales, el valor del
n'mero es redondeado /uando los decimales aumentan, se muestran los dgitos
originales, redondeados con el n'mero de lugares decimales que haya elegido
Li=r( #os archivos de Microso.t Word se denominan documentos, los archivos de
Microso.t )ccess se denominan "ases de datos, los archivos de Microso.t
PowerPoint se denominan presentaciones )l igual que *stos, los archivos de
Microso.t Excel se denominan li"ros
:(ja es una serie de planillas donde se encuentra al"ergada la in.ormaci$nN de
esta .orma es posi"le relacionar las planillas y compartir la in.ormaci$n que se
guarda en ellas
Para seleccionar una ho%a, o sea, mostrar su contenido en la pantalla, se de"e
hacer simplemente un clic3 so"re la lengReta de la mismaN *sta se encuentra en el
sector in.erior de la pantalla