Trabajo Final Senasa 2013 2

0
|
SENASA
GESTIN DE PROCESOS

Integrantes:
Castro Lema, Luis
Hilario Marav, Mariluz
Lagos Snchez, Erick
Llanos Quispe, Diana
Mendivil Bautista, Luis
Ramrez Vsquez, Mariella
Surez Esteban, Johana
Valdivia Antay, Barbie
Profesor:
Ing. Blanco Lambruschini Braulio

Seccin: 37F

2013
SENASA GESTIN DE PROCESOS

1

Contenido
1 Introduccin ............................................................................................................................ 3
2 Antecedentes ......................................................................................................................... 4
2.1 Objetivos del Proyecto ............................................................................................... 4
2.1.1 Objetivo General ......................................................................................................... 4
2.1.2 Alcance del Proyecto .................................................................................................. 4
3 Modelo Conceptual AS-IS ................................................................................................... 5
3.1 Cadena de Valor ........................................................................................................ 5
4 Diagrama del Modelo Conceptual .................................................................................... 10
5 Inventario de procesos ....................................................................................................... 11
6 Macro procesos Operativos ............................................................................................... 13
6.1 Macro proceso I: Gestin de Autorizaciones ........................................................... 13
6.1.1 Mapa de Procesos Nivel 1 ....................................................................................... 13
6.1.2 Proceso I: Autorizacin de Establecimientos ....................................................... 14
6.2 Macro Proceso II: Gestin de Insumos e Inocuidad ................................................ 17
6.2.1 Mapa de Proceso Nivel 1:........................................................................................ 17
6.2.2 Proceso 1: Inspeccin de Alimentos para Exportacin ....................................... 18
6.3 Macro Proceso III: Gestin de Sanidad Animal ...................................................... 21
6.3.2 Proceso 1: Vigilancia Zoosanitaria ......................................................................... 22
6.3.3 Proceso 2: Control de Animales Afectados .......................................................... 25
6.4 Macro Proceso IV: Gestin de Sanidad Vegetal ..................................................... 28
6.4.2 Proceso 1: Anlisis de Muestras en Laboratorios ............................................... 29
7 Macro procesos de Soporte .............................................................................................. 32
7.1 Macro proceso: Gestin de Documentacin ............................................................ 32
7.1.1 Mapa de Procesos Nivel 1 ....................................................................................... 32
7.1.2 Proceso I: Recepcin en Mesa de Partes ............................................................. 33
8 Conclusiones........................................................................................................................ 36
9 Mejora del proceso Autorizacin de Establecimientos ................................................. 44
9.1 Identificacin del problema ..................................................................................... 44
9.2 Propuesta de solucin .............................................................................................. 44
9.3 Solucin ................................................................................................................... 44
9.4 Matriz de priorizacin por importancia de procesos ............................................... 49
9.5 Conclusiones sobre la mejora .................................................................................. 49


2

ndice de Grficos
GRFICO 1: CADENA DE VALOR DE LA EMPRESA SENASA ...................................................... 9


3

1 Introduccin
El Servicio Nacional de Sanidad Agraria - SENASA, es un Organismo Pblico
Tcnico Especializado Adscrito al Ministerio de Agricultura con Autoridad
Oficial en materia de Sanidad Agraria, Calidad de Insumos, Produccin
Orgnica e Inocuidad agroalimentaria.
El SENASA, mantiene un sistema de Vigilancia Fitosanitaria y Zoosanitaria,
que protegen al pas del ingreso de plagas y enfermedades que no se
encuentran en el Per. Adems de un sistema de cuarentena de plagas de
vegetales y animales, en lugares donde existe operaciones de importacin.
Desarrolla los Programas Nacionales de Moscas de la Fruta, Control Biolgico
y Fiebre Aftosa. Cuenta con veinticinco rganos desconcentrados, una sede
central en la ciudad de Lima y perifricos en el puerto martimo del Callao y el
Aeropuerto Internacional Jorge Chvez.

El objetivo principal de SENASA es servir como autoridad nacional
protegiendo, promoviendo y mejorando la sanidad agraria.
Los principales objetivos estratgicos de SENASA son:
Proteger y mejorar el patrimonio fitosanitario.
Proteger y mejorar el patrimonio zoosanitario.
Garantizar la calidad de los insumos de uso agropecuario.
Garantizar la produccin orgnica y contribuir con la inocuidad
agroalimentaria.
Garantizar la satisfaccin de los usuarios y la sostenibilidad
institucional.

El trabajo comprende la identificacin de la cadena de valor de SENASA, as
como el inventario de procesos y el mapa de procesos; contiene el diagrama de
actividades de los subprocesos y en su defecto de los procesos.
Adems del anlisis de cada proceso y subproceso que ser descrito en las
fichas correspondientes, sealando los factores que intervienen en dichos
proceso, lo que nos ayudar a comprender mejor el funcionamiento de SENASA.

4

2 Antecedentes

2.1 Objetivos del Proyecto
2.1.1 Objetivo General

El trabajo nos permitir aplicar los conocimientos adquiridos en el curso de
Gestin de Procesos con la finalidad de plantear los macro procesos, los
procesos y los sub procesos de la empresa SENASA, adems de elaborar el
inventario y el mapa de procesos bajo el estndar relacionado al BPMN.

2.1.2 Alcance del Proyecto
Organigrama:

Los procesos en estudio son los siguientes:

Autorizacin de establecimientos
Inspeccin de alimentos para exportacin
Vigilancia zoosanitaria

5

Control de animales afectados
Recepcin en mesa de partes
Anlisis de muestras en laboratorios

Estos procesos se desarrollan en las reas de:

Autorizaciones
Insumos e inocuidad
Sanidad Animal
Mesa de partes
Sanidad Vegetal

3 Modelo Conceptual AS-IS

3.1 Cadena de Valor

La Cadena de Valor de la empresa SENASA muestra los principales
procesos generadores de valor y los procesos que dirigen y apoyan a stos.
Por tanto se pueden distinguir tres niveles: Macro procesos Estratgicos,
Operativos y de Apoyo.
I. Macro procesos Estratgicos

Agrupan a los macro procesos de control y de direccin de la entidad para
poder conducir a alcanzar las metas y objetivos estratgicos, asimismo estos
macro procesos tienen carcter de gestor de alto nivel en el desarrollo de
actividades de procesos de otros niveles.
En este grupo se han identificado inicialmente dos (2) macro procesos:
Macro proceso Planeamiento y Presupuesto
En este macro proceso se realiza todo el planeamiento de los recursos de
la empresa. Adems se realiza la creacin del plan estratgico y
presupuestario.


6

Macro proceso Gestin de Aliados Estratgicos
En este macro proceso se realizan las gestiones necesarias para obtener
alianzas con otras empresas que nos favoreceran en el negocio, es decir
brindndonos estrategias para obtener mayores utilidades o beneficios
econmicos.

II. Macro procesos Operativos o Misionales

Los macro procesos operativos o misionales son los que generan el valor y
tal como se indica su nombre corresponde a la misin de la entidad, que la
hace nica de otras entidades y entrega directamente el valor al cliente.
En este grupo se han identificado inicialmente cinco (5) macro procesos:

Macro proceso Gestin de Autorizaciones
En este macro proceso se realizan todas las autorizaciones con respecto
a los organismos de certificacin, a los laboratorios de ensayo y a los
establecimientos de proceso primario, autorizaciones que deben tener un
proceso de aceptacin o de rechazo dependiendo de los reglamentos por
los cuales estos se rijan.

Macro proceso Gestin de Sanidad Animal
Este macro proceso se encarga de la vigilancia zoosanitaria es decir que
atiende los requerimientos que una debida inspeccin sanitaria necesita y
en caso de existir alguna incidencia, los reporta.

Macro proceso Gestin de Sanidad Vegetal
Este macro proceso se encarga del anlisis de muestras en los
laboratorios, el otorgamiento de las certificaciones fitosanitarias, adems
del tratamiento hidrotrmico para exportacin.

Macro proceso Gestin de Insumos e Inocuidad

7

El proceso se encarga de realizar el mantenimiento de la calidad de los
productos y servicios, la inspeccin de los alimentos agropecuarios y
piensos de exportacin, adems de gestionar las alertas sanitarias que
son necesarias en los alimentos agropecuarios debido a los riesgos que
existen.

Macro proceso Gestin de Imagen Institucional
Este macro proceso se encarga de realizar las capacitaciones a los
productores y charlas de prevencin con el objetivo de que al final del
proceso se sepa que la empresa ha sido muy beneficiosa en cuestiones
de sanidad, lo que por defecto la imagen de la institucin se incrementa
positivamente.

III. Macro procesos De Apoyo

Finalmente los macro procesos de apoyo agrupan los procesos que soportan
las actividades operativas, son los que proveen de recursos necesarios para
la operacin y generacin de valor.
En este grupo se han identificado inicialmente siete (7) macro procesos:
Macro proceso Gestin de Auditora
El macro proceso consiste en llevar a cabo el control interno de la
empresa, as como la evaluacin de las actividades que se realicen en las
reas para poder cumplir con las buenas prcticas.

Macro proceso Gestin de RRHH
En este macro proceso se gestiona el recurso ms complejo y difcil de
administrar: El capital humano. Todos estos procesos siempre deben
pasar por la central para su aprobacin. Aqu se encuentran el
reclutamiento de nuevo personal y el control que se le da.


8

Macro proceso Gestin Logstica
En este macro proceso se gestiona el recurso fsico de la empresa como
los materiales, equipos y la compra de estos; adems del mantenimiento
y control de los bienes e infraestructura.

Macro proceso Gestin Administrativa y Financiera
En este macro proceso se realiza el planeamiento, coordinacin y control
con el fin de los objetivos propuestos. As mismo se ve la gestin
financiera como caja chica, cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

Macro proceso Gestin de Procesos y Tecnologa
En este macro proceso se desarrollan las aplicaciones para el rea
administrativa como tambin la aplicacin de las nuevas tecnologas en
los procesos de la empresa.

Macro proceso Gestin de Asesora Jurdica
En este macro proceso se ve todo lo relacionado sobre la atencin a los
reclamos judiciales hacia la empresa, adems del asesoramiento para no
infringir las leyes con respecto a algn tema.

Macro proceso Gestin de Documentacin
Este macro proceso se encarga de recepcionar, aprobar o rechazar
cualquier tipo de documento y solicitudes.


9

Grfico 1: Cadena de valor de la Empresa SENASA
Fuente: Elaboracin propia

Gestin de Insumos
e Inocuidad
Gestin de Sanidad
Vegetal
Gestin de Sanidad
Animal
Gestin de
Autorizaciones
Gestin de Imagen
Institucional
NIVEL OPERATIVO
Gestin de Planeamiento y
Presupuesto
Gestin de Aliados
Estratgicos
NIVEL ESTRATGICO
Gestin
Logstica
Gestin de
Documentacin
Gestin de
Asesora Jurdica
Gestin de Procesos
y Tecnologa
Gestin Administrativa
y Financiera
Gestin
de RRHH
Gestin de
Auditora
NIVEL SOPORTE

10

4 Diagrama del Modelo Conceptual

En este punto detallamos fichas para cada uno de los procesos identificados
dentro de los macro procesos respectivos al cual pertenece cada uno.

Cabe sealar que en el punto anterior mencionamos, La Cadena de Valor de
SENASA, se explic que se caracterizan los principales procesos como los
procesos que generan valor, los procesos que dirigen y los procesos que dan
apoyo.

Por ello recalcamos que teniendo este contexto de las tres tipos de procesos
principales es que agrupamos a todos los procesos en 3 tipos de macro
procesos, los cuales son:

- Macro procesos Estratgicos:
o Gestin de Planeamiento y Presupuesto.
o Gestin de Aliados Estratgicos.

- Macro procesos Operativos:
o Gestin de Autorizaciones.
o Gestin de Sanidad Animal.
o Gestin de Sanidad Vegetal.
o Gestin de Insumos e Inocuidad.
o Gestin de Imagen Institucional.

- Macro procesos de Soporte
o Gestin de RRHH
o Gestin de Logstica
o Gestin Administrativa y Financiera.
o Gestin de Asesora Jurdica.
o Gestin de Procesos y Tecnologa.

11

o Gestin de Documentacin.
o Gestin de Auditora.

Por tanto es importante precisar que estos macro procesos representan a la
totalidad de la empresa SENASA y como se pudo apreciar en el Grfico N
01.

5 Inventario de procesos

INVENTARIO DE PROCESOS
Macro proceso Proceso Subproceso
Gestin Planeamiento
y Presupuesto
Programacin del Plan
Estratgico Institucional

Programacin del
Presupuesto anual

Evaluacin de
Racionalidad

Gestin de Auditoria Control Interno
Evaluacin de las buenas
prcticas de las reas

Gestin de Imagen
Institucional
Capacitaciones a
Productores

Charlas de Prevencin
Gestin de Sanidad
Animal
Vigilancia Zoosanitaria
Control de animales
afectados

Gestin de Sanidad
Vegetal
Verificacin para la
proporcin de
Certificaciones
Fitosanitarias

Anlisis de muestras en
Laboratorios

Tratamiento Hidrotrmico
para exportacin

Gestin de Insumos e
Inocuidad
Mantenimiento de la
calidad de los productos y
Controlar la calidad de los productos
y Servicios

12

servicios Controlar la calidad de operaciones
Inspeccin de alimentos
para exportacin

Gestin de alertas
sanitarias de alimentos
agropecuarios
Toma y envo de muestras de
alimentos agropecuarios
Inspeccin basada en riesgos de
alimentos
Gestin de Recursos
Humanos
Planificacin de personal Realizacin de contratos
Programas y previsiones
Desarrollo Capacitaciones y evaluaciones
Gestin del clima laboral
Reclutamiento del
personal
Seleccin del personal
Contratacin del personal
Control y pago del
personal
Reconocimiento del desempeo
grupal e individual
Control de vacaciones
Motivacin
Supervisin del ingreso
Des-incorporacin Liquidacin laboral
Supervisin de la compensacin por
tiempo de servicio
Gestin de Proceso y
Tecnologa
Desarrollo de
Aplicaciones
Administrativas

Aplicacin de nuevas
tecnologas en los
procesos

Gestin de Asesora
Jurdica
Atencin de Reclamos
Judiciales

Gestin de
Documentacin
Recepcin en Mesa de
Partes

Gestin de aliados
estratgicos
Interaccin con
organismos pblicos y
privados

Interaccin con los
productores.

Gestin de
Autorizaciones
Autorizacin a organismos
de Certificacin


13

Autorizacin a
laboratorios de ensayo

Autorizacin de
Establecimientos

Gestin Logstica Gestin de materiales y
equipos
Compra de materiales
Supervisin de equipos
Mantenimiento y control
de los bienes e
infraestructura

6 Macro procesos Operativos

6.1 Macro proceso I: Gestin de Autorizaciones
6.1.1 Mapa de Procesos Nivel 1

14

6.1.2 Proceso I: Autorizacin de Establecimientos
6.1.2.1 Mapa de Procesos Nivel 2


15

6.1.2.2 Ficha de Proceso

MACRO PROCESO
Nivel Operativo
Cdigo GOA Nombre Gestin de Autorizaciones
PROCESO
Cdigo GOA-003 Nombre Autorizacin de Establecimiento
Objetivo
Auditar el establecimiento de un cliente para otorgarle la autorizacin
correspondiente.
Alcance
Comienza con La presentacin de solicitud en mesa de partes
Incluye Evaluacin y registro de auditora
Termina con La autorizacin o denegacin de la solicitud del cliente
Responsable Encargado de solicitud
reas involucradas
Administracin
Logstica
Recursos Humanos
Entidades externas
involucradas
Nombre Documento Recibido/Entregado
- -
- -
Procesos proveedores
Cdigo Nombre Documento Recibido
GSR - 001: Recepcin en Mesa de
Partes
Expediente
- -
- -
Procesos cliente
Cdigo Nombre Documento Entregado

Mdulos/Sistema de
soporte
SIGIA (Sistema Integrado de Gestin de Inocuidad Agroalimentaria)
Problemas
identificados
-
Oportunidad es de
Mejora
-


16

CARACTERIZACIN DEL SUBPROCESO
Proveedor
(Proceso/Rol)
Entradas Actividad Controles Salidas Roles
Cliente
(Proceso/Rol)
Especialista
Responsable
Expediente
Evaluacin
documentaria
Revisin de
Requisitos
Subsanacin de
Observaciones
Solicitante
Encargado de
solicitud
Encargado de
Solicitud
Expediente
Asignar un Equipo
Auditor
Realizacin del
plan de auditoria
Plan de Auditoria Solicitante
Encargado de
equipo Auditor
Encargado de
equipo Auditor
Plan de
Auditoria
Evaluacin
mediante
Auditoria
Verificacin si se
cumplen las
condiciones del
establecimiento
Informe de
Auditoria
-
Especialista
Responsable
Especialista
Responsable
Informe de
Auditoria
Registro de la
Auditora
realizada
Revisin de
auditoria
Autorizacin
Sanitaria
Encargado de
equipo Auditor
Solicitante


17

6.1.2.3 Diagrama de Flujo de Sub proceso

Ver Anexo 1

6.2 Macro Proceso II: Gestin de Insumos e Inocuidad

6.2.1 Mapa de Proceso Nivel 1:


18

6.2.2 Proceso 1: Inspeccin de Alimentos para Exportacin

6.2.2.1 Mapa de Procesos Nivel 2:


19

6.2.2.2 Ficha de Proceso:

MACRO PROCESO
Nivel Operativo
Cdigo GOIEI Nombre Gestin de Insumos e Inocuidad
PROCESO
Cdigo GOIEI-002 Nombre Inspeccin para la exportacin de alimentos
Objetivo
Inspeccionar todo las tareas necesarias que debe de cumplir el proceso
para poder generar el certificado de exportacin y entregar al
solicitante.
Alcance
Comienza con La presentacin de solicitud
Incluye Realizar un informe de inspeccin de la carga y alimentos
Termina con
La autorizacin de la exportacin y enva certificado de
exportacin
Responsable Encargado de inspecciones
reas involucradas
Administracin
Logstica
Entidades externas
involucradas
- -
- -
GSR-001: Recepcin en mesa de
partes
Expediente de mesa de partes
- -
- -
Procesos cliente

Mdulos/Sistema de
soporte
Problemas
identificados
-
Oportunidad es de
Mejora
-

20

Proveedor
(Proceso/Rol)
Cliente
(Proceso/Rol)
Recepcin en
mesa de partes
Expediente
Evala del
expediente
Autorizacin
Sanitaria de
establecimiento
Expediente
Encargado de
inspecciones
Inspector
encargado
Inspector
encargado
Expediente
Registra la
informacin tcnica
de la Solicitud
Autorizacin
Sanitaria de
establecimiento
Expediente
Inspector
encargado
Inspector
encargado
Solicitante Carga de alimentos
Realiza la
Inspeccin de la
carga en el lugar
indicado por el
solicitante
Autorizacin
Sanitaria de
establecimiento
Informacin
sobre la carga
Inspector
encargado
Inspector
encargado
Solicitante Precintos
Verifica el estado de
los precintos
Autorizacin
Sanitaria de
establecimiento
Informacin de
los precintos
Inspector
encargado
Inspector
encargado
Solicitante Alimentos
Verifica si alimentos
requieren anlisis de
laboratorio
Anlisis en
laboratorio
Informe de
inspeccin
Inspector
encargado
Inspector
encargado
Inspector
encargado
Informe de
Inspeccin
Registra el informe
de inspeccin
-
Informe de
Inspeccin
Inspector
encargado
Encargado de
inspecciones
Encargado de
inspecciones
Informe de
Inspeccin
Autoriza la
exportacin
-
Certificado de
exportacin
Inspector
encargado
Solicitante

21

6.2.2.3 Diagrama de Flujo de Sub Proceso

Ver Anexo 2

6.3 Macro Proceso III: Gestin de Sanidad Animal



22

6.3.2 Proceso 1: Vigilancia Zoosanitaria



23

MACRO PROCESO
Nivel Operativo
Cdigo GOSA Nombre Gestin de Sanidad Animal
PROCESO
Cdigo GOSAV-001 Nombre Vigilancia Zoosanitaria
Objetivo
Determinar las amenazas dentro de la zona de ocurrencia demandada por el
solicitante para la toma de medidas necesarias.
Alcance
Comienza con
Una llamada telefnica o una solicitud por parte del
solicitante
Incluye
Protocolo de necropsia, historia clnica, informe de
ocurrencia e informe final.
Termina con La realizacin del informe final.
Responsable Encargado de vigilancia, especialista en sanidad animal
reas involucradas
Mesa de Partes
Laboratorio
Entidades externas
involucradas
- -
- -
GSR-001 - Recepcin en mesa de
partes
Expediente que contiene la solicitud
de denuncia
GOSAC-002 Control de animales
afectados
Informe de ocurrencia
- -
Procesos cliente

Mdulos/Sistema de
soporte
SAU (Sistema de atencin a usuarios)
Problemas
identificados
-
Oportunidad es de
Mejora
-


24

Proveedor
(Proceso/Rol)
Cliente
(Proceso/Rol)
Solicitante Solicitud de denuncia
Recepcin en mesa de
partes
Subsanar
observaciones
Expediente
Recepcionista en
mesa de partes
Encargado de
Vigilancia
Encargado de
Vigilancia
Expediente
Analizar y derivar la
solicitud al especialista
Revisar Expediente
Expediente
Revisado
Encargado de
Vigilancia
Especialista de
Sanidad Animal
Encargado de
vigilancia
Solicitud de denuncia
Control de animales
afectados
-
Informe de
ocurrencia
Encargado de
Vigilancia
Especialista de
Sanidad Animal
Especialista de
Sanidad Animal
Informe de ocurrencia,
muestras
Entrega muestras de
animales a laboratorio
Anlisis en
laboratorio
Resultado de
muestras
Laboratorista
Especialista de
Sanidad Animal
Especialista de
Sanidad Animal
Informe de ocurrencia
Informa una
cuarentena
Cuarentena
Informe inicial de
la cuarentena
Encargado de
Vigilancia
Encargado de
cuarentena
Especialista de
Sanidad Animal,
Encargado de
cuarentena
Informe inicial de la
cuarentena, Resultado
de muestras
Archiva la ocurrencia - Informe final
Encargado de
vigilancia
Encargado de
vigilancia

25

Ver Anexo 3
6.3.3 Proceso 2: Control de Animales Afectados


26

MACRO PROCESO
Nivel Operativo
Cdigo GOSA Nombre Gestin de Sanidad Animal
PROCESO
Cdigo GOSAV-002 Nombre Control de animales afectados
Objetivo
Recibir cada animal para realizar un anlisis para futuros informes
necesarios en un determinado proceso.
Alcance
Comienza con Revisin de un animal
Incluye Realizacin de informe de salud de animal
Termina con Envo de informe de animal
Responsable Especialista de sanidad animal
reas involucradas Lugar de ocurrencia
Entidades externas
involucradas
- -
- -
GOSAV-001- Vigilancia zoosanitaria
Expediente que contiene la solicitud
de denuncia
- -
- -
Procesos cliente
GOSAV-001-Vigilancia Zoosanitaria Expediente del estado del animal
Mdulos/Sistema de
soporte
-
Problemas
identificados
-
Oportunidad es de
Mejora
-


27

Proveedor
(Proceso/Rol)
Cliente
(Proceso/Rol)
Vigilancia
zoosanitaria
Animales afectados
Verifica condicin de
un animal
Realiza necropsia
Informe de
necropsia
Especialista de
sanidad animal
Vigilancia
zoosanitaria
Vigilancia
zoosanitaria
Animales afectados
Verifica condicin de
un animal
Realiza examen
clnico
Informe de examen
clnico
Especialista de
sanidad animal
Vigilancia
zoosanitaria
Vigilancia
zoosanitaria
Informe de necropsia
o del examen clnico
Toma de muestra del
animal afectado
-
Expediente del
estado del animal
Especialista de
sanidad animal
Vigilancia
zoosanitaria


28

Ver Anexo 4
6.4 Macro Proceso IV: Gestin de Sanidad Vegetal


29

6.4.2 Proceso 1: Anlisis de Muestras en Laboratorios

30

MACRO PROCESO
Nivel Operativo
Cdigo GOSV Nombre Gestin de Sanidad Vegetal
PROCESO
Cdigo GOSVA -002 Nombre Anlisis de Muestras en Laboratorio
Objetivo
Realizar los exmenes necesarios a la muestra para poder generar el
respectivo informe de anlisis que se le enviara al solicitante.
Alcance
Comienza con La solicitud de Anlisis de Muestra
Incluye Anlisis microbiolgico o qumico
Termina con Registro y envo de informe de Anlisis
Responsable Auxiliar de Laboratorio
reas involucradas rea solicitante
Entidades externas
involucradas
- -
- -
rea solicitante Solicitud de anlisis y muestra
- -
- -
Procesos cliente
rea solicitante Informe de anlisis
Mdulos/Sistema de
soporte
Problemas
identificados
-
Oportunidad es de
Mejora
-


31

Proveedor
(Proceso/Rol)
Cliente
(Proceso/Rol)
rea Solicitante
Solicitud de anlisis
y la muestra
Evaluacin de
requerimientos
Cumplimiento de
requisitos
Solicitud
evaluada
Auxiliar de
Laboratorio
Auxiliar de
Laboratorio
Auxiliar de
Laboratorio
Muestras
Deriva muestra a
rea correspondiente
Anlisis de
laboratorio

Especialista de
Laboratorio en
microbiologa
Especialista de
laboratorio en
qumicos
Auxiliar de
Laboratorio
Especialista en
microbiologa
Muestra para anlisis
microbiolgico
Anlisis de muestra
Informe de
anlisis
microbiolgicos
Especialista de
Laboratorio en
microbiologa

Auxiliar de
laboratorio
Especialista en
qumicos
Muestra para anlisis
qumico
Anlisis de muestra
Informe de
anlisis qumico
Especialista de
laboratorio en
qumicos
Auxiliar de
laboratorio
Especialista de
Laboratorio en
microbiologa
Especialista de
laboratorio en
qumicos
Informe de anlisis
microbiolgicos
Informe de anlisis
qumico
Registro de informe y
cambio de estado

Informe de
anlisis
Auxiliar de
laboratorio
rea Solicitante


32

Ver Anexo 5

7 Macro procesos de Soporte
7.1 Macro proceso: Gestin de Documentacin
7.1.1 Mapa de Procesos Nivel 1


33

7.1.2 Proceso I: Recepcin en Mesa de Partes

7.1.2.1 Mapa de Procesos Nivel 2

34

7.1.2.2 Ficha de Proceso

MACRO PROCESO
Nivel Soporte
Cdigo GSD Nombre Gestin de Documentacin
PROCESO
Cdigo GSD-001 Nombre Recepcin en mesa de partes
Objetivo
Tramitar los documentos presentados por los ciudadanos, de manera
oportuna y efectiva.
Alcance
Comienza con La presentacin de solicitud o una llamada telefnica
Incluye Realizacin de expedientes
Termina con Envo de expediente a un proceso determinado.
Responsable Recepcionista
reas involucradas rea solicitante
Entidades externas
involucradas
- -
- -
- -
- -
- -
Procesos cliente
GOSAV-001-Vigilancia Zoosanitaria Expediente
GOA-003-Autorizacin de
establecimiento
Expediente
Mdulos/Sistema de
soporte
SAU (Sistema de atencin de usuarios)
Problemas
identificados
-
Oportunidad es de
Mejora
-

35

Proveedor
(Proceso/Rol)
Cliente
(Proceso/Rol)
Solicitante
Informacin
mediante llamada
telefnica o solicitud
Recibe informacin
Verifica que la
informacin este
completa
Solicitud Recepcionista
Proceso de
Vigilancia
Zoosanitaria
Procesos de
Autorizacin de
establecimientos
Solicitante Informacin
Comunica al
solicitante que no
procede
-
Caso en libro
diario

Recepcionista Solicitante
Solicitante Solicitud
Revisa
documentacin
-
Registro de
atencin

Recepcionista Recepcionista
Recepcionista
Documentacin
completa
Registro de atencin - Nuevo expediente Recepcionista Recepcionista
Recepcionista Nuevo expediente
Arma el file con la
documentacin
- Expediente Recepcionista Solicitante


36

7.1.2.3 Diagrama de Flujo de Sub proceso

Ver Anexo 6

8 Conclusiones

Se concluye que algunos procesos en SENASA no se realizan de manera
ptima ya que existen diversas documentaciones que hacen dificultoso el
proceso.

Realizar el proyecto acerca de SENASA nos ayud a conocer mejor el
negocio y darnos una perspectiva de cmo son las atenciones en SENASA,
darnos cuenta tambin que existen varios subprocesos que empiezan o
finalizan con subprocesos.

La herramienta Bizagi Process Modeler sirvi de mucha ayuda, ya que es
de fcil manejo adems que con esta herramienta se tiene una mejor
perspectiva del negocio, con lo aprendido de BPMN en clase tenamos una
buena base para empezar a hacer los procesos, subprocesos y mapas.

Se necesit trabajar en grupo ya que los procesos que estn
interrelacionados son en su mayora muy extensos.


37

ANEXOS


38

Anexo 1: Autorizacin de establecimientos


39

Anexo 2: Inspeccin de alimentos para exportacin


40

Anexo 3: Vigilancia zoosanitaria


41

Anexo 4: Control de animales afectados


42

Anexo 5: Anlisis de muestras en laboratorio


43

Anexo 6: Recepcin en mesa de partes


44

9 Mejora del proceso Autorizacin de Establecimientos

9.1 Identificacin del problema
Dentro de una empresa, pueden existir varios procesos que se puedan mejorar, de acuerdo a una reduccin de
actividades, quitando roles que no sean de alta necesidad, delegando las funciones a otras personas o tambin
implementando un sistema que ayude a automatizar procedimientos que se consideran muy lentos si es que se
realizan manualmente.
Nosotros hemos escogido el proceso de Autorizacin de establecimientos para mejorarlo, ya que encontramos ciertas
actividades que no eran necesarias hacerlas manualmente, algo que implica demora y errores, adems notamos que
algunas de estas no son necesarias que sean enviadas o supervisadas por un tercer rol, sino que pueden ir
directamente al siguiente paso.

9.2 Propuesta de solucin
Nosotros proponemos un cambio en el proceso de acuerdo al problema mencionado antes, esto quiere decir que
debemos eliminar actividades que ahora se realizaran mediante el sistema ya existente y en cuanto a los roles, ya no
se delegarn algunas de las tareas a terceros, sino que ellos mismos podrn enviarlas directamente al rol que lo
requiera para continuar con el proceso.
Todo esto, teniendo en cuenta las normas de la empresa.

9.3 Solucin
Cambio N 1:
El Encargado de la solicitud obtena el expediente desde Mesa de Partes de manera fsica, asignaba el Especialista
responsable y se lo entregaba en fsico tambin.

Ahora el Encargado de la solicitud ya no esperar recibir de forma fsica el expediente sino que ahora lo encontrar en
el sistema y entonces asignar el Especialista responsable.

Cambio N 2:

45

El Especialista responsable, realizaba una revisin inicial del expediente y registraba la informacin tcnica, luego
volva a evaluar la documentacin detalladamente para despus registrar el acta.

Ahora el Especialista responsable registrar la informacin tcnica despus de la revisin y tambin registrar el acta
de evaluacin documentaria.

Cambio N 3:
Antes el Especialista responsable vea si haban observaciones, si existan, realizaba un informe y verificaba si eran
subsanables o no; si lo eran entregaba el informe al Encargado de la solicitud para que este se lo enviara al
solicitante, una vez recibidas las subsanaciones, la documentacin se la derivaba al Especialista responsable, para
que lo verifique otra vez.
En caso de no ser subsanable, el Especialista responsable enviaba el informe de observaciones al Encargado de la
solicitud quien registraba la carta de denegacin, la enviaba al solicitante y terminaba el proceso.

Ahora si las observaciones son subsanables, el Especialista responsable solo le notifica al Encargado de la solicitud,
pero es el especialista quien enva el informe al solicitante directamente y es l quien la recibe tambin para volver a

46

revisarla, en caso de no ser subsanable de igual forma el Encargado de la solicitud ser quien reciba el informe para
luego denegarla y enviar la carta al solicitante.

Cambio N 4:
En caso de no existir observaciones, el Especialista responsable enva el acta al Encargado de la Solicitud para que el
agregue manualmente todo al expediente, asigna un equipo auditor, un jefe del mismo y lo enva al Encargado del
equipo auditor.

Ahora el Encargado de la solicitud recibe el acta desde el sistema y solo le asigna un equipo auditor y un jefe para
enviarlo al Encargado del equipo auditor.

Cambio N 5:
El Encargado del equipo auditor recibe el expediente fsicamente, revisa la disponibilidad de su equipo, registra el plan
de auditora, lo enva al solicitante, si hay cambios recibe un plan tentativo y se evalan los cambios.


47

Ahora el Encargado del equipo auditor no lo recibe fsicamente sino que lo visualiza en su bandeja, ya no revisa la
disponibilidad porque el Encargado de la solicitud ya lo verific en el sistema, de igual forma registra un plan de
auditora, lo enva al solicitante, en caso de cambiarlo recibe el plan tentativo y se evalan los cambios.

Cambio N 6:
El Encargado del equipo auditor recibe la conformidad del plan, se realiza la auditora, registra el informe, en caso de
hallar algo se ven si son subsanables, en caso de serlos, el Especialista responsable enva en informe al solicitante
con un tiempo lmite para subsanarlos, despus de recibirlos, lo deriva al Encargado del equipo auditor para que
registre el plan para la siguiente visita.
Si no son subsanables, el Especialista responsable realiza la carta de denegacin y lo enva al solicitante.

Ahora recibe de igual forma la conformidad del plan, realiza la auditora, lo registra, si encuentran algo solo informa al
Especialista responsable, en caso de ser subsanables, es el mismo Encargado del equipo auditor quien remite al
solicitante con fecha lmite y es l tambin quien lo recibe para luego verificar la disponibilidad de un nuevo plan de
visita.

48

En caso de no ser subsanables quien registra la carta de denegacin y la enva al solicitante es an el Especialista
responsable.

Cambio N 7:
En caso de no existir ningn hallazgo, el Encargado del equipo auditor enva el informe de auditora al Especialista
responsable, este lo revisa, registra la autorizacin e informa al solicitante y le enva la autorizacin, con esto
finalizara el proceso.

Ahora el Especialista responsable no recibe el informe de auditora fsicamente sino que lo revisa desde el sistema,
realiza la autorizacin y de igual forma finaliza el proceso, envindole la autorizacin al solicitante.


49

9.4 Matriz de priorizacin por importancia de procesos

9.5 Conclusiones sobre la mejora

Concluimos que llevando a cabo un anlisis minucioso de las principales tareas que son relevantes para la
realizacin de un proceso, se podr decidir si se reducen actividades, se quitan roles o se delegan funciones.
Observamos tambin que SENASA teniendo ya sistemas de informacin vigentes, sera ms factible si es que
se utilizaran adems para actividades que se realizan manualmente.
No debemos olvidar que cualquier modificacin para una mejora de proceso, se deben tener en cuenta las
reglas de negocio.
En la realizacin de las actividades, las fechas lmite para entregar documentacin o llevar a cabo una tarea,
son muy importantes puesto que el proceso no debe excederse del tiempo en el que fue establecido a
realizarse.

Trabajo Final Senasa 2013 2

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Trabajo Final Senasa 2013 2

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

0

También podría gustarte