LA FUNCIN SI EN EXCEL

La funcin SI en Excel es parte del grupo de funciones Lgicas y nos permite

evaluar una condicin para determinar si es falsa o verdadera. La funcin SI es de
gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado obtenido en la prueba
lgica.
Sintaxis de la funcin SI
Adems de especificar la prueba lgica para la funcin SI tambin podemos
especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la funcin.

Prueba_lgica (obligatorio): Expresin lgica que ser evaluada para conocer si el
resultado es VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero (opcional): El valor que se devolver en caso de que el
resultado de la Prueba_lgica sea VERDADERO.
Valor_si_falso (opcional): El valor que se devolver si el resultado de la evaluacin
es FALSO.
La Prueba_lgica puede ser una expresin que utilice cualquier operador lgico o
tambin puede ser una funcin de Excel que regrese como resultado
VERDADERO o FALSO.
Los argumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas de
texto, nmeros, referencias a otra celda o inclusive otra funcin de Excel que se
ejecutar de acuerdo al resultado de la Prueba_lgica.

Ejemplos de la funcin SI
Probaremos la funcin SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de alumnos
con sus calificaciones correspondientes en la columna B. Utilizando la funcin
SI desplegar un mensaje de APROBADO si la calificacin del alumno es superior
o igual a 60 y un mensaje de REPROBADO si la calificacin es menor a 60. La
funcin que utilizar ser la siguiente:
=SI (B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")
Observa el resultado al aplicar esta frmula en todas las celdas de la columna C.

Utilizar una funcin como prueba lgica
Es posible utilizar el resultado de otra funcin como la prueba lgica que necesita
la funcin SI siempre y cuando esa otra funcin regrese como resultado
VERDADERO o FALSO. Un ejemplo de este tipo de funcin es la funcin
ESNUMERO la cual evala el contenido de una celda y devuelve el valor
VERDADERO en caso de que sea un valor numrico. En este ejemplo quiero
desplegar la leyenda SI en caso de que la celda de la columna A efectivamente
tenga un nmero, de lo contrario se mostrar la leyenda NO.
=SI (ESNUMERO (A2), "SI", "NO")





Este es el resultado de aplicar la frmula sobre los datos de la hoja:

Utilizar una funcin como valor de regreso
Como ltimo ejemplo mostrar que es posible utilizar una funcin para especificar
el valor de regreso. Utilizando como base el ejemplo anterior, necesito que en
caso de que la celda de la columna A contenga un valor numrico se le sume el
valor que colocar en la celda D1. La funcin que me ayudar a realizar esta
operacin es la siguiente:
=SI (ESNUMERO (A2), SUMA (A2, $D$1), "NO")
Como puedes observar, el segundo argumento es una funcin la cual se ejecutar
en caso de que la prueba lgica sea verdadera. Observa el resultado de esta
frmula:

Slo en los casos donde la funcin SI era verdadera se realiz la suma. De la
misma manera podramos colocar una funcin para el tercer argumento en caso
de que el resultado de la prueba lgica fuera falso.
VERTICALES Y HORIZONTALES
Al trabajar con hojas de clculo en Microsoft Excel o Microsoft Access, se pueden
reorganizar los datos al ser movidos. Microsoft Excel incluye un cuadro de dilogo
especial de "Pegar" que automticamente transpone los datos de columnas a filas.
Puedes transponer los datos de una hoja de clculo en Access al exportar los
datos a Excel, y luego importarlos de nuevo a una nueva tabla en Access.
Supongamos que tus datos estn en el rango A1:F1 Seleccionas ese rango. Das
copiar. Te ubicas en una celda ms abajo, por ejemplo A2 y das Pegado Especial.
Aceptar y listo.
TABLAS DINMICAS
Las tablas dinmicas en Excel son un tipo de tabla que nos permiten decidir con
facilidad los campos que aparecern como columnas, como filas y como valores
de la tabla y podemos hacer modificaciones a dicha definicin en el momento que
lo deseemos.
Las conocemos como tablas dinmicas porque t decides dinmicamente la
estructura de la tabla, es decir sus columnas, filas y valores.
Las tablas dinmicas en Excel tambin son conocidas como tablas pivote debido a
su nombre en ingls: Pivot tables. Son una gran herramienta que nos ayuda a
realizar un anlisis profundo de nuestros datos ya que podemos filtrar, ordenar y
agrupar la informacin de la tabla dinmica de acuerdo a nuestras necesidades.
Para qu sirven las tablas dinmicas en Excel
Por la descripcin que he dado hasta el momento, pareciera que las tablas
dinmicas en Excel son una maravilla. El problema es que muchos usuarios de
Excel no las utilizan porque parecieran ser complejas, sin embargo una vez que
conoces y entiendes su funcionamiento te dars cuenta de todos sus beneficios.
Las tablas dinmicas en Excel nos ayudan a comparar grandes cantidades de
datos e intercambiar fcilmente columnas por filas dentro de la misma tabla y
realizar filtros que resulten en reportes que de otra manera necesitaramos un
tiempo considerable para construirlos. Considera el siguiente ejemplo.
En una hoja de Excel tengo la informacin de ventas de diferentes
establecimientos de la empresa as como el nombre del vendedor que realiz la
venta.

En unos cuantos clics puedo crear una tabla dinmica que muestre las ventas
mensuales de cada uno de los establecimientos:

Esta tabla dinmica nos permite saber fcilmente que el mes de marzo tiene el
monto de ventas mayor de todo el perodo. De la misma manera podemos saber
que el establecimiento Este es el que tiene al monto de ventas mayor de todo el
perodo.
Ahora bien, con un par de clics adicionales puedo modificar la misma tabla
dinmica para conocer las ventas de cada uno de los vendedores:

Fcilmente puedo conocer que el vendedor con mayor monto de ventas en el
perodo es Caro.
Este tipo de informacin no se puede obtener a simple vista de la tabla original.
Fue a travs de la tabla dinmica que hemos podido analizar de una mejor manera
nuestros datos.
Cuando utilizar tablas dinmicas
Cuando tienes una tabla con datos que deseas analizar desde diferentes puntos
de vista, ser un indicador para saber que debes utilizar una tabla dinmica.
De igual manera, si tus datos tienen registros que deseas agrupar y totalizar para
realizar una comparacin entre ellos, ser otro indicador de que una tabla
dinmica ser la mejor opcin. Esta agrupacin tambin aplica cuando deseas
agrupar por fechas una tabla dinmica ya que podrs hacerlo con facilidad.
FILTRO BSICO
El manejo de filtros en Excel es una de las funciones ms utilizadas de este
programa, nos permite la obtencin de resultados resumidos de un grupo de
registros, en base a uno o muchos parmetros.

Ej.: Se tiene un listado de trabajadores en Excel con la informacin siguiente:



Del listado anterior solo nos interesa visualizar nicamente la informacin
correspondiente a los empleados del rea de produccin:

Para ello utilizaremos la herramienta filtros de Excel, para lograrlo existen muchas
formas, veamos 2 de las ms conocidas y prcticas.

Forma 1:
1) Sombrear las celdas a las que se quiere aplicar el filtro
2) Clic en la ficha Inicio
3) En la seccin Modificar clic en la opcin Ordenar y filtrar
4) Clic en la opcin Filtro




Forma 2:
1) Sombrear las celdas a las que se quiere aplicar el filtro
2) Presionar la combinacin de teclas Ctrl + Shift + L
Con ambas formas obtendremos el mismo resultado, que ser un botn
desplegable situado en la primera celda seleccionada, se recomienda que la
primera celda seleccionada sea el ttulo de la columna.
Al dar un clic sobre dicho botn se desplegara una lista de opciones y abajo los
valores que contiene el filtro.



Para hacer un filtro basta con desmarcar los valores que no deseamos ver, por
ejemplo:
Se desea hacer un filtro que muestre solo los empleados del rea de informtica.
Para ello solo basta con desmarcar todos los valores menos la casilla
Informtica, para obtener el siguiente resultado:



El filtro nos muestra solamente los empleados que pertenecen al rea de
informtica, para quitar el filtro o realizar un filtro nuevo, basta con marcar todas
las casillas o solo las que deseamos filtrar.

FILTROS AVANZADOS.

Los filtros avanzados son herramientas muy tiles y rpidas de usar, aunque
cuentas con algunas limitaciones. Se usan cuando el filtro personalizado no nos
permite realizar el filtro deseado.
Para aplicarlo seguiremos el siguiente mtodo:
En la misma hoja (debajo de la tabla, por ejemplo) introducimos los datos que se
utilizarn como criterios para filtrar la tabla. En el ejemplo vemos que el criterio es
simplemente dos celdillas: una indica el dato de la columna a filtrar A30 y B30, y
otra indica el valor que buscamos dentro de dicha columna A31 y B31.
Seleccionar el rango de celdas donde se va a efectuar el filtrado. En el ejemplo
seleccionamos la tabla completa.
Pulsamos la opcin Datos> Filtro> Filtro avanzado, y se nos aparece una
ventana.
En esta dicha ventana observamos las opciones:
Rango de la lista que representa el rea seleccionada donde se va a efectuar el
filtrado y
Rango de criterios que representa el rea seleccionada donde se han introducido
los datos de criterios.

En el primer ejemplo se han establecido como Rango de criterios, filtrar Castilla
Len dentro de las Comunidades Autnomas y que adems contengan ms de
100 municipios.
Esta ventana tambin nos ofrece la posibilidad de efectuar el filtrado en la misma
hoja o realizar una copia del filtrado a otro lugar. En este ejemplo se ha decidido
dejar el filtrado en la misma hoja.
Por ltimo, si queremos deshacer el filtrado tan solo tenemos que seleccionar la
opcin Datos> Filtro> Mostrar todo".

En la siguiente imagen, vemos como ejemplo, que los criterios aplicados han sido
que aparezca solo la Comunidad Autnoma de Castilla Len y dentro de ella
solo las que tengan ms de 100 municipios.



En la siguiente imagen vemos como ejemplo otra posibilidad de filtrado ms
compleja.
Se podra colocar en la casilla B32 otro criterio como por ejemplo <80. Incluyendo
este nuevo criterio en el apartado de Rango de criterios obtendramos:
el filtrado de las ciudades de Castilla Len con ms de 100
y los municipios de menos de 80 municipios de cualquier Comunidad
Autnoma ya que el criterio <80 no lleva asociado en la celda de su izquierda
ninguna condicin de Comunidad Autnoma.

En la siguiente imagen vemos la vista final la tabla filtrada.



Por ltimo, existe otra aplicacin de filtrado de datos. Se pueden usar para buscar
ttulos que se ajustan a un cierto patrn. Para ello es necesario utilizar los
caracteres ? y *, con los cuales representan un carcter cualquiera o una
secuencia de caracteres.
Por ejemplo, si queremos buscar las ciudades que terminan por ia introducimos
como Rango de criterios la siguiente frmula ==*ia.




RESUMEN:
Introducir datos debajo de la tabla con criterios para filtrar datos,
Seleccionar rango de celdas donde efectuar filtrado,
Pulsar la opcin Datos> Filtro> Filtro avanzado,
Seleccionar la Accin y los Rangos de lista y criterios,