CAPITULO II

SITUACION ACTUAL DE LA ESTACION DE SERVICIO VIDAL

2.1 ANTECEDENTES


Estacin de Servicio Vidal, entidad objeto del presente estudio, se encuentra ubicada
en la Panamericana Norte Km. 9 va Cuenca-Azogues, sector Capulispamba, cantn
Cuenca, Provincia Azuay, inicia sus actividades el 01 de agosto de 1969, teniendo como
actividad econmica registrada la venta al por menor de combustibles en gasolineras.
Estacin de Servicio Vidal como Distribuidor o E/S se encuentra afiliado a la
denominada Comercializadora de combustibles Petrleos y Servicios P&S.


La comercializadora P&S es quien se encuentra obligada a proveer a la E/S el
carburante y combustible liquido del tipo Super, Extra y Diesel; los cuales son
entregados en el Terminal de Challuabamba o en el que Petrocomercial como
abastecedora ponga a disposicin. Las entregas del producto pueden ser efectuadas,
bien por P&S desde la instalacin del almacenamiento hasta los tanques de la estacin
de servicio repercutiendo en el costo del producto; o bien puede ser recibida
directamente por el distribuidor, que lo realizar a su cargo y con propios medios,
debiendo estos medios cumplir con la normativa establecida.


La E/S asume el riesgo de los productos suministrados por P&S desde el momento en
que los recibe, teniendo la obligacin de conservarlos en las condiciones necesarias para
evitar su deterioro y respondiendo tanto frente a la comercializadora como frente a
terceros de cualquier contaminacin o mezcla que pudiera sufrir y por los daos que
pueda causar.
La E/S se encuentra bajo la vigilancia del Ministerios de Energa y Minas y a su vez por
la Direccin Nacional de Hidrocarburos (DNH), la cual realiza peridicamente, sin
aviso previo y de manera aleatoria pruebas en precio, cantidad y pureza del combustible
distribuido por la estacin de servicio. As como tambin controla el volumen de
compras que realiza la E/S contra el volumen de ventas mensuales, y a su vez supervisa
que se cumpla toda normativa establecida por el Gobierno Nacional para el manejo del
combustible lquido.


Las Instalaciones

En Estacin de Servicio Vidal existen cuatro tanques que almacenan el combustible,
un tanque para la gasolina super con una capacidad de 6.000 galones, un tanque para
gasolina extra con una capacidad de 10.000 galones y dos tanques para el diesel con una
capacidad de 10.000 galones cada uno. Estos combustibles son expendidos mediante
cuatros surtidores, dos de ellos para el despacho del diesel de dos pistolas cada uno y
dos surtidores para la venta de gasolina extra y sper de cuatro pistolas, dos de extra y
dos de sper.


El Personal

Dentro de la Estacin de Servicio trabajan 6 despachadores, laborando turnos de 24
horas, 3 despachadores por turno, de los cuales uno esta encargado de la venta de diesel
en los dos surtidores y dos de la venta de extra y sper, cada despachador en un surtidor.
Los tres despachadores se encuentran en las islas desde las 8h00 hasta las 22h00; a
partir de entonces solamente un despachador queda para la venta mientras los dos
restantes se retiran a descansar en el dormitorio, cada tres horas sale el relevo. Es decir
el despachador A de 22h00 a 1h00, el despachador B 1h00 a 4h00 y el despachador
C de 4h00 a 7h00; la hora restante del turno los tres despachadores vuelven a las islas
hasta el cambio de personal.


Laboran en el rea administrativa 4 personas: 1 contador; 1 auxiliar contable, 1
administrador y el gerente. El administrador y el auxiliar contable laboran de 8h00 a
12h00 y de 14h00 a 17h00 de lunes a vienes y los das sbado de 8h00 a 12h00. El
gerente y el contador no tienen horario fijo de trabajo.


El transporte

Estacin de Servicio Vidal cuenta con un autotanque propio con la capacidad de
transportar 10.000 galones de combustible, para el cual por obvias razones se tiene
contratado un chofer. Este tanquero abastece a la E/S del combustible requerido por lo
cual la empresa no incurre en costos por el transporte del combustible comprado,
nicamente tiene que cubrir las reparaciones o mantenimiento del autotanque.


El autotanque se encuentra autorizado por Petrocomercial para la transferencia de
combustible desde la Terminal de Pascuales o La Libertad a la Terminal de
Chaullabamba, por estos fletes realizados la E/S factura al final del mes la totalidad de
galones mensuales transportados a Petrocomercial, siendo esto un ingreso adicional para
la empresa.


El precio del producto

El valor de venta al pblico del combustible tanto en diesel y extra es el mismo para
todas las Estaciones de Servicio de la ciudad, dado que el precio de venta es fijado por
el Gobierno Nacional, respecto a la gasolina super, Estacin de Servicio Vidal la
vende a un precio inferior a las dems estaciones, a un valor de $1.98 el galn.


El mercado

Se puede definir como el mercado principal de la E/S a los camiones ya sea buses
interprovinciales o urbanos, volquetas, trailers, entre otros que circulan por la va
Panamericana Norte, sin dejar de lado los automotores a gasolina. Desde la apertura de
la Autopista Cuenca-Azogues la demanda por parte de vehculos pequeos disminuyo,
dando origen a que gran parte de la atencin al cliente se incline hacia los camiones y
sus propietarios


De la misin y visin empresarial

Estacin de Servicio Vidal nunca han definido formalmente una misin, visin,
objetivos o estrategias para el negocio, solamente se ha tenido en mente como en gran
nmero de organizaciones llegar a ser lo ms rentable posible con el menor costo.


Para el presente estudio se realizar la misin y visin actual para posteriormente poder
direccionar las actividades de la E/S y lograr la consecucin de los objetivos, es decir,
para crear las estrategias ms idneas para el caso.


MISION DE ESTACION DE SERVICIO VIDAL


Estacin de Servicio Vidal es una empresa dedicada a la venta de combustibles de
tipo diesel, extra y super para vehculos, con personal experimentado y respetando la
cantidad y pureza del carburante, garantizando que los automotores podrn recorrer la
distancia deseada en el tiempo estimado.


VISION DE ESTACION DE SERVICIO VIDAL


Estacin de Servicio Vidal es una empresa que a ms de vender combustibles para
vehculos de tipo diesel, extra y sper, vende un servicio personalizado y amable, con
eficiencia del personal y tecnologa adecuada para un buen servicio. Se mantiene la
cantidad y calidad del combustible asegurando el mejor rendimiento del vehiculo de
nuestros clientes.


2.1.1 TIPO DE REGISTROS UTILIZADOS


La administracin de Estacin de Servicio Vidal al igual que toda empresa cuenta con
registros administrativos y contables los cuales de detallan a continuacin:

Cuadre diario de caja
Control de volumen de ventas diarias y mensuales
Control diario de existencias
Balances mensuales y anuales
Informe de compras y ventas mensuales para la DNH


Cada tipo de registro ha sido diseado hace tiempo atrs, lo cual no asegura un correcto
control de las actividades en Estacin de Servicio Vidal actualmente.


A continuacin se realizar una descripcin general de cada registro.


2.1.1.1 CUADRE DIARIO DE CAJA


El registro de cuadre de caja es un detalle donde se encuentra los datos de las ventas
diarias, considerando las ventas al contado, a crdito y las que se realizan con tarjetas de
crdito. Dichas ventas son descritas por surtidor y por tipo de combustible.


Se registra de igual manera todos los ingresos y egresos que existan ya sea por cobro de
crditos, depsito de cheques posfechados o protestados, etc. Al momento de cuadrar
las ventas, cada despachador depositar no solo el dinero en efectivo sino tambin los
comprobantes de crdito, los vouchers de las tarjetas y los comprobantes de egreso, en
el caso de haber existido desembolsos de dinero.


Estos cuadres de caja cumplen tambin el papel de Diario General segn la
contabilidad, ya que en base a este documento se registran los movimientos en el
programa contable.


2.1.1.2 CONTROL DE VOLUMEN DE VENTAS DIARIAS Y MENSUALES


El control de volumen de ventas se encuentra ligado al control diario de existencias.
Este control de ventas se lo ejecuta con la finalidad de controlar el cumplimiento de
ventas segn el cupo mensual de combustible asignado a la gasolinera. Dicho cupo de
ventas debe ser cumplido mes a mes, considerando que en caso de disminuir las ventas,
en la misma proporcin disminuyen el cupo del combustible, creando dificultades para
recuperar el cupo anterior y sobre todo, se tendr problemas por no poder cumplir con la
demanda en meses siguientes.


Este registro indica el momento en el que se debe tomar accin alguna para aumentar la
venta en el caso de que exista una baja considerable en el despacho de gasolina o diesel.


2.1.1.3 CONTROL DIARIO DE EXISTENCIAS


Este registro esta basado en las numeraciones del contmetro de cada surtidor, estas
numeraciones se las vincula al proceso de control conocido como varillado. En el
control del contmetro se toma en cuenta la numeracin recibida al inicio de un turno y
la entregada al final del mismo, la diferencia entre los dos da el total de la venta ya sea
en galones o en dlares. El varillado por su parte consiste en introducir un varilla
metlica similar a un regla en cada tanque de combustible, esta regla se encuentra
calibrada segn parmetros universales de medida, al iniciar un turno se mide la
cantidad de combustible existente, al final se realiza nuevamente el proceso, la
diferencia de combustible de un da al otro ms las compras realizadas deben coincidir
con la venta segn los contmetros.


Cabe mencionar que existen diferencias pequeas entre las existencias fsicas y
existencias del sistema, ya que la varilla tiene divisiones cada 5 galones lo cual no
garantiza la exactitud al momento de la revisin por observacin.


2.1.1.4 BALANCES ANUALES


Como en toda empresa, la E/S cuenta con los respectivos balances de ingresos y egresos
al igual que los balances sobre activos y pasivos de la empresa. Este registro ser
fundamental al momento de analizar econmicamente a la empresa.


2.1.1.5 INFORMES DE COMPRAS Y VENTAS MENSUALES A LA DNH


Como ya se menciono la DNH (Direccin Nacional de Hidrocarburos), es la entidad
que supervisa que se cumplan todas las normativas en cuanto a la venta y
mantenimiento del combustible. Para este organismo la E/S se encuentra obligada a
reportar mensualmente el volumen de compra y el volumen de venta de los distintos
tipos de combustible vendidos va surtidor. Este reporte debe contener el nmero de
gua de remisin con la cual ha sido entregada la gasolina y a su vez las placas del
autotanque que transporto el carburante. Este informe es usado por la DNH para
controlar que no exista uso indebido del combustible, ya sea contrabando, uso en
maquinaria industrial, etc.

2.1.2 SITUACION ECONOMICA DE ESTACION DE SERVICIO VIDAL


Estacin de Servicio Vidal posee un cupo de combustible que es fijado de acuerdo a
las ventas mensuales de los distintos productos, el cual debe ser cumplido en la medida
de lo posible.


En la compra del combustible la comercializadora otorga 5 das de gracia a partir del
despacho para hacer efectivo el cheque con el cual la gasolinera paga la adquisicin.


La E/S mantiene crditos para el combustible en especial el diesel, este crdito es
otorgado a clientes que poseen camiones y cargan el combustible para sus labores
diarias, estos crditos son cobrados en el mejor de los casos cada 30 das; y los valores
de las ventas con tarjeta de crdito son depositados en la cuenta bancaria de la estacin
cada 6 das.


Segn registros de la E/S el promedio de ventas del ao 2008 fueron:

Ventas al contado 55.05 %
Ventas a crdito 40.91 %
Ventas con tarjetas 4.04 %


El abastecimiento de combustible se lo realiza diariamente hasta los sbados al medio
da. Las compras son realizadas en base a los siguientes aspectos:

A. La cantidad necesaria para atender la demanda,
B. De acuerdo al saldo promedio bancario para los prximos 5 das,
C. En base al cupo disponible y utilizado.

Dentro de la empresa todo gasto por compra de repuestos, materiales, gastos bsicos,
permisos de funcionamiento, etc., son cancelados con dinero pedido a los despachadores
de turno, para justificar el desembolso de dinero se firman vales de caja detallando el
motivo del gasto. La estacin de servicio no maneja sistema de presupuestos, razn por
la cual se presume que los gastos son altos en relacin a los ingresos.


2.1.3 ANALISIS FODA DE LA ESTACION DE SERVICIO


Para el anlisis FODA de la empresa se desarrollar una lista general de todos los
factores encontrados dentro de Estacin de Servicio Vidal, y que pueden tener
incidencia positiva o negativa en el negocio. Posteriormente se elaborar la lista plana
FODA en la cual se ordenar cada factor segn su importancia.


LISTA FACTORES FODA

FORTALEZAS

El 90% del personal de despacho o atencin al cliente se trata de empleados con
ms de 3 aos de experiencia.
La E/S no incurre en costos por flete del combustible ya que se posee un
autotanque propio, asegurando que el combustible llegue sin ser alterado y en la
cantidad exacta comprada.
El precio de venta de la gasolina super es inferior a la de otras Estaciones de
Servicio de la ciudad en un 6%.
El control de ventas y de inventarios es a diario, por lo que se reduce las
posibilidades de faltantes del combustible en los tanques.

OPORTUNIDADES

La ubicacin de la E/S impulsa a una buena demanda del combustible diesel por
parte de camiones, volquetas, trailer, buses de trasporte de pasajero, etc. En
tiempos de feriado los consumos aumentan considerablemente.
El amplio espacio fsico que posea la E/S.
La cercana que tiene E/S Vidal con La Terminal de abasto facilita la provisin
del combustible.
El crdito que otorga P&S para el pago del combustible comprado.
Ms del 50% de clientes has demostrado fidelidad con E/S Vidal, sus consumos
lo han venido haciendo desde hace ms de 3 aos.
El aumento de la poblacin en la zona.
Todos los clientes a crdito que mantiene E/S Vidal han demostrado ser
solventes.


DEBILIDADES

La tecnologa en cuanto a surtidores y sistema de registros de despachos es
antigua en relacin a otras estaciones de servicio, en especial estaciones
pertenecientes a otras comercializadoras como el caso de Tertel, Primax, etc.
La administracin no cuenta con un sistema de presupuestos para las compras,
gastos en general y crditos a clientes.
E/S Vidal no cuenta con un mini mercado o instalaciones de paso para los
clientes, al igual que muchas otras Estaciones de Servicio.
La mayora de registros administrativos (Cuadre diario de caja, Control volumen
de ventas diarias y mensuales, Control diario de existencias, Balances, Informe
de compras y ventas) han sido realizados segn las necesidades de aos atrs,
actualmente los registros no ayudan a mantener un control ms minucioso del
negocio.
La planeacin para facilitar crditos de combustible a los clientes no se lo realiza
con previo estudio financiero de la estacin de servicio ni mucho menos de las
personas beneficiarias.
La poca o casi nula inversin en publicidad e imagen de la estacin de servicio
tanto al interior como al exterior de la misma.


AMENAZAS

La apertura de ms estaciones de servicio en la ciudad.
La subida constate de precios en los productos y repuestos bsicos para
mantener una E/S en ptimas condiciones, versus el margen de utilidad del
combustible estable desde hace mucho aos atrs.
El aumento de la poblacin en el sector de E/S Vidal ha generado mayor
demanda de energa elctrica, ocasionando problemas elctricos a la E/S
provocando en ocasiones interrupciones de expendio de combustible por fallas
energticas.


LISTA PLANA FODA

En la presente lista de factores FODA se identificar a cada factor con una letra segn lo
que representa por ejemplo: una debilidad se identifica con la letra D, una amenaza con
la letra A, etc., ms un nmero que representara la importancia del factor, siendo 1 el
ms importante.














Cuadro N 1 Lista plana de factores FODA clasificados

FORTALEZAS DEBILIDADES
F1. El control diario de existencias
D1. La tecnologa antigua en sistemas
de surtidores y control de ventas
F2. La E/S no incurre en gastos por el
transporte del combustible
D2. Los registros administrativos
creados segn necesidades pasadas F3. La experiencia del personal
F4. Precio de venta del combustible ms
vendido es inferior a otras E/S
D3. La E/S no cuenta con planes
presupuestarios

D4. Poca preocupacin por la imagen de
la E/S.
OPORTUNIDADES AMENAZAS
O1. La ubicacin de la E/S A1. La apertura de nuevas E/S
O2. El crdito en la compras
A2. El alza de precios en productos de
mantenimiento y el constante margen de
utilidad
O3. La Fidelidad de los clientes
O4. EL espacio fsico
O5. El aumento de poblacin en el
sector
A3. Las fallas energticas por aumento
en demanda de la poblacin de la zona O6. La cercana con la abastecedora



Fuente: J. Sebastin Gaibor F., Anlisis Estacin Servicio Vidal


2.2 SITUACION IDEAL DE ESTACION DE SERVICIO VIDAL


La situacin ideal que los propietarios de Estacin de Servicio Vidal desearan tener
podra lograrse si se fortalece o aumenta lo positivo, si se reduce y en el mejor de los
casos se elimina lo negativo. Lo cual ahora se lo puede realizar ya que se cuenta con una
lista FODA, algo que anteriormente no se consideraba.


Objetivos y estrategias son necesarios en este punto para encaminar y coordinar las
operaciones que se llevan a cabo dentro de la E/S.




2.2.1 DEFINICION DEL OBJETIVO DE ESTACION DE SERVICIO VIDAL


Objetivo General

Crecer como Estacin de Servicio y como empresa, ofrecer no solo venta de
combustible, sino tambin un servicio especializado en vehculos, llegar a ser una
verdadera Estacin de Servicio.


Objetivos Especficos

- Mejorar los controles administrativos.
- Contar con planes presupuestarios en los que se consideren inversin en la
imagen de la E/S, innovacin tecnolgica, capacitacin al personal, polticas de
compra de suministros, etc.
- Incrementar anualmente un 5% en el total de las ventas.


2.2.2 DEFINICION DE ESTRATEGIAS DE ESTACION DE SERVICIO
VIDAL


Una vez determinado los factores FODA de primer plano de Estacin de Servicio
Vidal, implica ahora hacer un ejercicio de ms concentracin, donde se determinar
teniendo como referencia la misin, la visin y los objetivos, como afecta cada uno de
los elementos del FODA a la empresa. Esto ayudar para desarrollar las estrategias en la
Matriz FODA, la cual nos indicar cuatro o ms estrategias alternativas, las cuales
pueden ser llevadas a cabo de manera presente o convenida.

Los cuatro tipos de estrategias se definirn as:
1) Estrategia DA. (Mini-Mini).- Se trata de minimizar tanto las debilidades como las
amenazas
2) Estrategia DO. (Mini-Maxi).- Se intenta minimizar las debilidades y maximizar las
oportunidades.
3) Estrategia FA. (Maxi-Mini).- Se procura maximizar las fortalezas y minimizar las
amenazas
4) Estrategia FO. (Maxi-Maxi).- Se maximiza las fortalezas al igual que las
oportunidades.




Cuadro N 2 Matriz FODA
Factores FORTALEZAS DEBILIDADES
Internos
Factores
F3. La experiencia del personal
Externos
OPORTUNIDADES
O1. La ubicacin de la E/S FO (Maxi - Maxi) DO (Mini - Maxi)
O2. El crdito en la compras
O3. La Fidelidad de los clientes
O4. EL espacio fsico
(O3, O5, F3)
( O2, O4 , D2, D3, D4)
AMENAZAS FA (Maxi - Mini) DA (Mini - Mini)
A1. La apertura de nuevas E/S
(D1, D2, D3, A1, A3)
(F3, F4, A1, A2, A3)
O6. La cercana con la abastecedora
F1. El control diario de existencias
F2. La E/S no incurre en gastos por el
transporte del combustible
F4. Precio de venta del combustible
ms vendido es inferior a otras E/S
D1. La tecnologa antigua en la E/S
D2. Los registros administrativos
creados segn necesidades pasadas
D3. La E/S no cuenta con planes
presupuestarios
1. Elaborar programas
presupuestarios para promoveer la
inversin en imagen, tecnologia,
capacitacin.etc.
D4. Poca preocupacin por la
imagen de la E/S.
1. Crear programas de incentivos
tanto para el personal como para los
potenciales nuevos clientes..
O5. El aumento de poblacin en el
sector
1. Priorizar la atencin al cliente y los
planes de incentivos para crear
sentido de pertenecia en los clientes
hacia la E/S.
1. Revisin de los procesos dentro
de la E/S, segn nuevas exigencias
tecnicas y de mercado.
A2. La Subida de precios en
productos de mantenimiento y el
constante margen de utilidad
A3. Las fallas energticas por
aumento en demanda de la
poblacin de la zona
2. Comenzar tramites para instalacin
de tranformador electrico para la E/S.
Fuente: J. Sebastin Gaibor F., Anlisis Estacin Servicio Vidal






ESTRATEGIAS ESTACIN SERVICIO VIDAL

ESTRATEGIA FO

1. Elaborar planes de incentivos al personal de acuerdo al nivel de ventas mensuales,
para mejorar la atencin al cliente y la efectividad en el proceso de ventas. Como
ejemplo puede ser otorgarle un porcentaje de las ventas realizadas, o un premio a
despachador que ms venda al mes.

2. Crear formas para incentivar a los clientes a que se sientan conformes con el servicio,
no solamente preocuparse del despacho de combustible al vehculo, sino ofrecer un
servicio completo como cambios de aceites, lavada de carros, limpieza de parabrisas,
aspiradas, etc.

3. Definir peridicamente cursos de capacitacin al personal en temas como atencin al
cliente, ventas personalizadas, etc.


ESTRATEGIAS DO

1. Elaborar planes presupuestarios para aprovechar el crdito otorgado a la E/S en la
adquisicin de combustible para poder atender gastos para la imagen de la empresa,
promociones, etc. Para la adquisicin de nuevos sistemas de despacho y de control que
aseguren la claridad en los procesos y la adecuada administracin. Presupuestos para
gastos generales y operativos.


ESTRATEGIAS FA

1. Presupuestar promociones para los clientes que aseguren su fidelidad y el mayor
consumo de combustible.

2. Comenzar los trmites para solicitar a la Empresa Elctrica Regional Centro Sur para
que mejore la acometida elctrica y para la instalacin de un trasformador propio, lo que
asegurar el normal funcionamiento de la E/S. La E/S cuenta con un transformador
manual.

3. Con la capacitacin del personal ofrecer un servicio satisfactorio al cliente.


ESTRATEGIAS DA


1. Cambiar los procesos administrativos tradicionales por mtodos actuales y segn las
nuevas exigencias del negocio, se recomienda automatizar procesos, adquirir sistemas
nuevos administrativos, etc.

2. Priorizar la inversin en imagen para atraer clientes y ganar posicin ante la
competencia.