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Programa Nacional de Ciencias de la informacin

PROPUESTA PARA LA CREACION DEL ARCHIVO CENTRAL


DE LA EMPRESA INVITREL, C.A. DURANTE EL
PERIODO AGOSTO 2012 MAYO 2013

Particia!t"#$
Delgado, Gilema CI 20.924.963
Medina, Mariangel CI 19.640.93
!i"as, #o$anna CI 16.403.36
Ing. %lcides !omero
T%t&r A#"#&r
&ic. 'el()s Gra*erol
T%t&r E't"r!&
Mar+o, 2013
I PARTE
DESCRIPCION DEL PROYECTO
Dia(!)#tic& Sit%aci&!a*
1.1. D"#crici)! +"* C&!t"'t&
1. Ra,)! S&cia*$
IN,I-!.&, C%. /IND01-!I%1 D. ,I-!IN%1 !.2!IG.!%D%1
&%!.N1.13
2. Nat%ra*",a +" *a Or(a!i,aci)!$
245rica ) dis*ri56cin de e76i8os de refrigeracin comercial.
3. L&ca*i,aci)! G"&(r-.ica9
Carrera 6 en*re calles 1 ) 4 local 8arcela Nro. 13 +ona ind6s*rial
II, 'ar76isime*o .s*ado &ara.
/. Hi#t&ria +" *a Or(a!i,aci)!9
IN,I-!.&, C%. /IND01-!I%1 D. ,I-!IN%1 !.2!IG.!%D%1
&%!.N1.13, f6e f6ndada el 2 de 2e5rero de 19:2 en la ci6dad de
'ar76isime*o, con el 8ro8si*o de fa5ricar e76i8os de refrigeracin
comercial e ind6s*rial. Desde el a;o 19:< IN,I-!.&, oc68a 6na sede
en la +ona ind6s*rial I, 6n gal8n de 2600m*s=, 65icado en la carrera
2< en*re calles 4 ) < de la +ona ind6s*rial I, ad76iriendo alg6nas
ma76inarias, lo c6al aceler el ri*mo de 8rod6ccin di"ersificando los
*i8os de 8rod6c*os a ofrecer a s6s clien*es, es*a5leciendo o*ras
l>neas de 8rod6ccin de ca"as c6ar*os, enfriadores "erd6leros )
mos*radores.
.l 20 de a5ril de 1993, des86?s de "arias *ransacciones
comerciales, se origina 6n cam5io en la @6n*a direc*i"a de la
em8resa, la c6al 76eda cons*i*6ida 8or el Ingeniero %n*onio Carri
como 8residen*e, el %r76i*ec*o Mario Carri ) el 1r. 1ergio
Pie*rangeli. Poco des86?s oc6rre 6n a6men*o de ca8i*al 8or 8ar*e
de los socios ) el Ingeniero %n*onio Carri 76eda como socio
ma)ori*ario ) 8residen*e de la com8a;>a.
Para el a;o 1996, la em8resa inicia 6n 8roceso de a@6s*es
organi+a*i"os in*ernos ) de adec6acin *ecnolgica lo c6al "a a
8ermi*ir ac*6ali+ar la em8resa a los re76erimien*os in*ernacionales de
fa5ricacin de e76i8os de refrigeracin comercial ) los 8ro8ios del
mercado in*erno 8ara lo c6al se 8lan*earon /43 l>neas es*ra*?gicas.
1. Pro8orcionar a la em8resa 6na infraes*r6c*6ra f>sica adec6ada
/N6e"a 1ede3.
2. %dec6ar la organi+acin a las necesidades del mercado ) los
cam5ios *ecnolgicos del m6ndo.
3. Aacer las in"ersiones en *ecnolog>a ) ma76inarias necesarias
4. Desarrollo de n6e"os 8rod6c*os.
.n la ac*6alidad la em8resa 8osee 6na car*era de
a8roBimadamen*e 160 8rod6c*os donde los 8rinci8ales son9
.nfriadores de 'o*ellas -i8o Mos*rador.
Congeladores Aori+on*ales.
Conser"adoresCeB$i5idores de Congelados.
.B$i5idores ,er*icales de !efrigeracin.
.B$i5idores ,er*icales de Conser"acin de Congelados.
,i*rinas !efrigeradas.
,i*rinas !efrigeradasCConser"adoras de Congelados
,i*rinasCCa"as 8ara Aielo.
Ca"as c6ar*o de medidas normali+adas o es8eciales
Mos*radores.
.n com8lemen*o a es*as l>neas es*ra*?gicas a mediados del
a;o 2006, la organi+acin decide as6mir el com8romiso de
adec6arse a los lineamien*os de la norma I1D 9001, e I1D 14000,
como 6na forma de 8ar*ici8ar en los lineamien*os in*ernacionales
de calidad ) am5ien*e 8ara as> man*enerse en l>nea con los
cam5ios m6ndiales en es*a ma*eria.
%c*6almen*e la em8resa cons*a con 6na 8lan*illa de 113
8ersonas de la mano de o5ra direc*a /MDD3 ) <3 8ersonas del
8ersonal em8leado, 5a@o la direccin del %r7. Mario Carri, 76e dedican
s6 *iem8o ) esf6er+o al crecimien*o de la organi+acin, en 6n
am5ien*e de *ra5a@o adec6ado a las realidades ac*6ales del 8a>s.
Mi#i)!9
EDise;ar, fa5ricar ) comerciali+ar e76i8os de refrigeracin comercial
8ara el mercado de 5e5idas ) alimen*os, c6m8liendo con los es*4ndares
de la calidad in*ernacional, sa*isfaciendo las necesidades de los clien*esF.
Vi#i)!9
EIncremen*ar la 8ar*ici8acin en el mercado nacional e inc6rsionar
in*ernacionalmen*e ofreciendo 6na gran "ariedad de 8rod6c*os de calidadF.
P&*0tica# +" Ca*i+a+9
Den*ro de las 8ol>*icas im8lemen*adas 8or la em8resa se enc6en*ra9
%s6mir el com8romiso de la me@ora con*in6a ) la eficacia del 1is*ema
de Ges*in de la Calidad en el 8roceso de dise;ar, fa5ricar )
comerciali+ar e76i8os de refrigeracin 8ara el mercado de alimen*o )
5e5idas.
Permi*ir el desarrollo de s6s *ra5a@adores ) 8ro"eedores, con el fin de
s68erar las necesidades del clien*e.
!es8onder en menor *iem8o los re76erimien*os de en*rega del clien*e
%@6s*arse a las necesidades del clien*e, sin 8a*rones de es*4ndar.
1.2. Pr&1*"2a#, N"c"#i+a+"# & I!t"r"#"# +"* C&!t"'t&
1. D"#crici)! +"* Dia(!&#tic& Sit%aci&!a*9
Para lle"ar a ca5o la ela5oracin del diagns*ico si*6acional
f6eron em8leados m?*odos ) *?cnicas de recoleccin de da*os con la
finalidad de 8recisar las necesidades de la organi+acin a es*6diar,
adem4s 6na in"es*igacin es cien*>ficamen*e "4lida al es*ar
s6s*en*ada en informacin "erifica5le, 76e indi76e las carencias o
in*ereses de la si*6acin ) al mismo *iem8o m6es*re 76e es
im8rescindi5le reali+ar 6n 8roceso de recoleccin de da*os en forma
8lanificada ) *eniendo claros o5@e*i"os.
.n es*e sen*ido se ela5or el ins*r6men*o de recoleccin de
da*os 8ara esclarecer e iden*ificar el *i8o de in"es*igacin so5re la
c6al se *ra5a@a. .n ese mismo orden de ideas, el *i8o de
in"es*igacin es de *i8o descri8*i"o 8or c6an*o, in*er8re*a la
realidad de los $ec$os, adec64ndose con la definicin, 8or76e es*e
*i8o de in"es*igacin segGn Aern4nde+, !. /19:<3 Econsis*e en la
carac*eri+acin de 6n $ec$o, fenmeno, indi"id6o o gr68o, con el
fin de es*a5lecer s6 es*r6c*6ra o com8or*amien*oF /8. 163.
De ac6erdo a lo an*erior, &os da*os de in*er?s f6eron
recolec*ados median*e la *?cnica de la o5ser"acin direc*a, c6)o
ins*r6men*o f6e 6na lis*a de co*e@o 76e es definida 8or 'ales*rini, M.
/1993 E&a lis*a de co*e@o es 6na $erramien*a 76e se 86ede 6*ili+ar
8ara o5ser"ar sis*em4*icamen*e 6n 8roceso a *ra"?s de 6na lis*a de
8reg6n*as cerradasF /8. 133.
%dem4s, se a8lic la *?cnica de la enc6es*a, 76e se reali+
median*e 6n c6es*ionario a8licado al 8ersonal de las dis*in*as
6nidades de arc$i"os. %s> 86es, la a8licacin de *odas ?s*as
*?cnicas sir"i 8ara iden*ificar ) conocer la es*r6c*6ra f>sica )
de8ar*amen*os 76e la5oran en la em8resa In"i*rel, C. %. c6en*a con
6n es8acio f>sico am8lio ) acorde a s6 na*6rale+a 8rod6c*ora )
8osee dos 4reas 6na %dminis*ra*i"a ) 6na Plan*a.
.n el caso del 4rea adminis*ra*i"a se *iene 76e son 1<
de8ar*amen*os los c6ales son9 /13 "en*as ) c6en*as 8or co5rar, /23
c6en*as 8or 8agar, /33 con*a5ilidad, /43 com8ras, /<3 !!AA, /63
inform4*ica, /:3 $igiene ) seg6ridad ind6s*rial, /3 con*rol de calidad,
/93 8rod6ccin, /103 ingenier>a, /113 ser"icio m?dico, /123 almac?n
de ma*eria 8rima, /133 almac?n de 8rod6c*o *erminado, /143
rece8cin ) /1<3 cos*os. Cada 6no de ellos c6en*a con 6n @efe ) s6
asis*en*e corres8ondien*e. -am5i?n 8osee, 6na de 8lan*a
cons*i*6ida con m4s de 30 4reas de 8rod6ccin 8ara la ela5oracin
de s6s 8rod6c*os
.l res6l*ado del c6es*ionario a dic$os de8ar*amen*os an*es
mencionados, arro@ 76e las necesidades en c6an*o a la ges*in
doc6men*al ) 8ermi*ir definir las sig6ien*es condiciones9 &a
si*6acin arc$i">s*ica 76e 8resen*a los 76ince de8ar*amen*os, no se
ada8*an a los denominados arc$i"os de ges*in, c6)a f6ncin
8rinci8al es man*ener en cons*an*e 6so frec6en*e los *rami*es de
doc6men*os generados en 6na oficina *om4ndose como 6nidad
8rod6c*ora, es*a si*6acin se de5e al desconocimien*o 8or 8ar*e de
los encargados del ser"icio en c6an*o a la ma*eria, la carencia de
$erramien*as *ecnolgicas, as> como sis*emas de almacenamien*o
) clasificacin.
-am5i?n se de*ermin 76e el arc$i"o es *an*o in*erno como
eB*erno, el 8rimero solo se limi*a al 8r?s*amo ) la cons6l*a, ) el
ser"icio eB*erno 76e de8ende de las *ransferencias doc6men*ales
no se lle"a a ca5o 8or no 8oseer 6n arc$i"o cen*ral, *am8oco se
ofrece el ser"icio de re8rod6ccin de la doc6men*acin.
T"c!&*&(0a9
.n c6an*o a la *ecnolog>a em8leada 8ara el mane@o de los
arc$i"os en el mismo segGn la $erramien*a de informacin
em8leada, se de*ermin la carencia de sis*ema de
a6*oma*i+acin, 8ara el almacenamien*o ) resg6ardo de
informacin, es decir no 8oseen com86*adoras ni sis*emas
8ara el 4rea de arc$i"o.
R"c%r#& H%2a!&9
.n lo referen*e al rec6rso $6mano, el 8ersonal 76e
ges*iona los arc$i"os de las 76ince 6nidades 8rod6c*oras, en
s6 gran ma)or>a no son es8ecialis*as en el 4rea, ) son m6)
8ocos los 76e la em8resa ca8aci*a 8ara adminis*rar los
arc$i"os, siendo los @efes de 4reas ) asis*en*es los encargados
de man*ener s6 res8ec*i"o arc$i"o en 6n 56en es*ado.
S"r3ici&9
-iene como f6ncin 8res*ar doc6men*os 8ara la cons6l*a
in*erna es decir, en*re los de8ar*amen*os 76e conforman el
4rea adminis*ra*i"a ) eB*erna c6ando se 8resen*an a6di*or>a o
como f6en*e 8ara *ra5a@o de in"es*igacin /e@em8lo9 *esis,
8asan*>as, en*re o*ros3.
I!.ra"#tr%ct%ra 4 C&!+ici&!"# a21i"!ta*"#9
%$ora 5ien, so5re la infraes*r6c*6ra se o5ser" 76e el
arc$i"o de con*a5ilidad, com8ras, cos*os e ingenier>a no
c6en*an con s6ficien*e es8acio 8ara s6 65icacin f>sica ) 8or
es*a ra+n se enc6en*ran en o*ras de8endencias 8or e@em8lo el
de com8ras es*4 en la oficina de !!AA, el de Con*a5ilidad en
el de c6en*as 8or 8agar ) el de ingenier>a @6n*o con el de
cos*os, lo c6al dific6l*a el acceso a la informacin, ) 8or efec*o
de5en *rasladarse a o*ras oficinas, no es*4 dis*ri56ido
e76i*a*i"amen*e.
%6nado a es*o es necesario mencionar las condiciones
am5ien*ales o5ser"adas en es*a in"es*igacin *eniendo 76e el
es8acio es*4 lim8io, sin em5argo no c6en*a con e76i8os
adec6ados 8ara man*ener la $6medad rela*i"a al ig6al 76e 8ara
la *em8era*6ra es decir 76e no 8osee e76i8os de medicin como
des$6mificadores, $igrme*ros ) *ermme*ros. %$ora 5ien, c6en*a
con sis*emas con*ra incendios /de*ec*ores ) eB*in*ores3, en
c6an*o a la il6minacin cada arc$i"o c6en*a con c6a*ro l4m8aras
an*i8ol"o de l6+ 5lanca de $ec$o eBis*e 56ena il6minacin.
M&1i*iari&9
!eferen*e al mo5iliario es acorde 8ara el almacenamien*o
de los eB8edien*e 8ero no es s6ficien*e de5ido al 8oco es8acio
76e 8oseen *an*o el arc$i"o de "en*as, com8ras ) con*a5ilidad.
Para el almacenamien*o f>sico se *oma c6en*a los 1<
de8ar*amen*os 76e 8oseen arc$i"os, en *o*al son 9 arc$i"os
"er*icales, < es*an*er>as, 1< ga5ine*es adem4s cada
de8ar*amen*o c6en*a con 6n arc$i"o $ori+on*al con car8e*as
colgan*es
C&!#"r3aci)!9
Con relacin al 4rea de conser"acin ) res*a6racin los
arc$i"os no 8oseen 6n 8lan 8re"en*i"o 8ara la conser"acin de
los doc6men*os, )a 76e son 8ocos los medios de 8reser"acin
) conser"acin, de ig6al manera no *ienen 6n 8lan de
res*a6racin adem4s ningGn doc6men*o se enc6en*ran foliados
) enc6adernados a$ora en c6an*o al grado de de*erioro de la
doc6men*acin es n6lo, no se o5ser"aron rasgad6ras,
manc$as 6 $ongos solo do5lad6ras en alg6nos. .s im8or*an*e
resal*ar 76e a 8esar 76e los doc6men*os 76e conforman los
eB8edien*es es*4n con*enidos en car8e*illas no se enc6en*ran
de*eriorados.
Trata2i"!t& Arc5i30#tic&9
%s> mismo f6eron e"al6adas las *?cnicas arc$i">s*icas,
comen+ado 8or la ordenacin de la c6al se o5ser" 76e no
*odos los arc$i"os em8lean el mismo sis*ema de ordenacin, el
de8ar*amen*o de !!AA, com8ras, "en*as, almac?n, ser"icio
m?dico ) seg6ridad ind6s*rial 6*ili+an 6 ordenan los arc$i"os
alfa5?*icamen*e, mien*ras 76e el de8ar*amen*o de con*a5ilidad
) c6en*as 8or 8agar, ingenier>a, inform4*ica, cos*os )
8rod6ccin ordenan la doc6men*acin 8or fec$a o
cronolgicamen*e.
.n 5ase a la descri8cin no 8oseen ins*r6men*os
descri8*ores *ales como, >ndices g6>as o ca*4logos 76e
8ermi*an sa5er 76e con*ienen los eB8edien*es as> 86es,
*am8oco em8lean sis*emas de seleccin 8ara *ransferirlos de
6n arc$i"o a o*ro. %dem4s, en los arc$i"os de ges*in no se
reali+a 6n *ra*amien*o arc$i">s*ico adec6ado 8or76e 76e
me+clan m6c$as "eces la doc6men*acin ) no eBis*en c6adros
de clasificacin, ni cri*erios 8ara la eliminacin de doc6men*os,
) con relacin a las *ransferencias de doc6men*os ?s*as se
reali+an de manera no adec6ada, )a 76e no eBis*en
norma*i"as.
2. 6"rar7%i,aci)! " I+"!ti.icaci)! +" *a# N"c"#i+a+"#:
.n*re las necesidades de*ec*adas ) 8riori*arias de a5ordar, se
enc6en*ra9
1. Carencia de 6n man6al de normas ) 8rocesos arc$i">s*icos
8ara los arc$i"o de ges*in.
2. 2al*a 6n %rc$i"o Cen*ral.
3. %6sencia de 6n 8rofesional en el 4rea de arc$i"o ) ges*in
doc6men*al.
4. Poco es8acio 8ara la 65icacin f>sica de los %rc$i"os.
<. 2al*a de e76i8os de medicin en los arc$i"os9
des$6mificadores, $igrme*ros, *ermme*ros.
6. Posee m6) 8oco mo5iliario 8ara la 65icacin de los
eB8edien*es.
:. Carencia de 6n 8lan 8re"en*i"o 8ara la conser"acin de los
doc6men*os.
. No 8oseen 6n 8lan de res*a6racin 8ara la doc6men*acin.
9. 2al*a de con*rol de 8r?s*amo con res8ec*o a los eB8edien*es
76e salen de la 6nidad de ges*in.
10. No $a) elemen*os de descri8cin como g6>as, >ndices o
ca*4logos.
3. S"*"cci)! +"* Pr&1*"2a & N"c"#i+a+9
.s el 8aso m4s im8or*an*e en 6n 8roceso de in"es*igacin,
8ero a s6 "e+ el m4s dif>cil, 8or76e re76iere 6na conce8*6ali+acin
den*ro de 6n 4rea de es*6dio. Para 8oder conce8*6ali+ar es
necesario 76e el in"es*igador es*e 5ien familiari+ado con el cam8o
de es*6dio, de forma 76e 8ermi*a $acer 6na seleccin den*ro del
mismo 76e con*ri56)a a enri76ecer el conocimien*o.
.s 8or ello, 76e 8ara crear 6n arc$i"o acorde a lo 76e
re8resen*a el mismo como organi+acin, se de5e iden*ificar, anali+ar
) de*erminar los carac*eres eB*ernos e in*ernos de los doc6men*os
con la finalidad de ela5orar los a6Biliares o ins*r6men*os descri8*i"os
/g6>as, in"en*arios, ca*4logos3, 76e ace8*e conocer, locali+ar )
con*rolar los fondos doc6men*ales de cada en*idad. .s*o 8ermi*e
5rindar adem4s 6n eficien*e ) efica+ ser"icio de informacin. De
ac6erdo con lo an*erior ) $aciendo 6n an4lisis 8re"io de de la
si*6acin descri*a en el diagns*ico a *ra"?s del ins*r6men*o de
recoleccin de da*os ) la o5ser"acin, es e"iden*e 76e9
&a carencia de 6n arc$i"o cen*ral, no 8ermi*e la clasificacin,
almacenamien*o ) resg6ardo del fondo doc6men*al de la em8resa
8ara ges*ionar o adminis*rar de forma adec6ada la informacin.
4. A*t"r!ati3a +" S&*%ci)!9
.n *oda ins*i*6cin es f6ndamen*al con*ar con 6n arc$i"o
cen*rali+ado, )a 76e es*e 8ermi*e la organi+acin, 8reser"acin,
c6s*odia, ) dis8osicin de la informacin. De ig6al forma es
im8or*an*e resal*ar lo es*a5lecido en la &e) Drg4nica de la
%dminis*racin PG5lica en s6 ar*>c6lo 142, el c6al es*a5lece 76e9
.n cada rgano o en*e de la %dminis*racin PG5lica $a5r4
6n rgano de arc$i"o con la finalidad de "alorar,
seleccionar, desincor8orar ) *ransferir a los arc$i"os
in*ermedios o al %rc$i"o General de la Nacin, segGn sea
el caso, los doc6men*os, eB8edien*es, gace*as ) dem4s
865licaciones 76e de5an ser arc$i"adas conforme al
reglamen*o res8ec*i"o. .n relacin con es*a 8ro86es*a
8ara la creacin de ) arc$i"o, *an*o el es*ado, como
c6al76ier en*e 8ri"ado es*4 en 8lena garan*>a de ofrecer )
dis8oner de 6na solida organi+acin doc6men*al,
o8or*6na, efica+, como res86es*a a s6s ac*os
adminis*ra*i"os, de@ando *es*imonios de s6s o8eraciones,
d4ndole 6n "alor @6r>dico, )a 76e con 6n sis*ema de
ges*in doc6men*al, los doc6men*os de salida de la
em8resa como9 las fac*6ras, form6larios ) o*ros
doc6men*os, *iene 6n gran significado legal, 76e son
am8arados 8or dic$os ar*>c6los.
.s*e ar*>c6lo des*aca el "alor ) el o5@e*i"o 76e se de5en c6m8lir
en los arc$i"os, los c6ales IN,I-!.& C.% no e@ec6*a 8or los
momen*os, 8or es*a ra+n es necesario 8ro8oner la creacin del
arc$i"o cen*ral, )a 76e ?s*e 8ro8orcionar4 los lineamien*os necesarios
8ara s6minis*rar de manera efica+ ) o8or*6na la informacin re76erida
8or los 6s6arios, gracias al es*a5lecimien*o de los 8rocesos
arc$i">s*icos como la clasificacin, la ordenacin ) la descri8cin de
los doc6men*os 76e realmen*e forman 8ar*e del arc$i"o. .s*o *am5i?n
red6cir4 el *iem8o de res86es*a de los re76erimien*os, lo c6al lle"a
como res6l*ado la sa*isfaccin de los 6s6ariosH ) la doc6men*acin
ser4 arc$i"ada con me@or organi+acin, lo 76e me@orar4 la *oma de
decisiones.
.n lo concernien*e al a8or*e acad?mico, con la e@ec6cin de
es*e 8ro)ec*o, el mismo ser"ir4 8ara f6*6ras in"es*igaciones ) como
an*eceden*e en el cam8o de las 8ro86es*as de creacin
arc$i">s*icas, logrando de es*a manera 8ro"eer 6n e@em8lo de
a8er*6ras de arc$i"os 8ara los es*6dian*es del 4rea ) *am5i?n 8ara
los 8rofesionales de la carrera, as> como res8onder a las
necesidades de cons6l*a, asesor>a ) orien*acin 76e re76iera la
em8resa en c6an*o a los sis*emas de ges*in de la informacin, la
doc6men*acin ) de arc$i"o, adem4s como memoria ins*i*6cional
co5ra ma)or im8or*ancia a medida 76e 8asa el *iem8o.
&os arc$i"os son m6) im8or*an*es en 6na em8resa, )a 76e
con*ri56)en a la ges*in adminis*ra*i"a ) doc6men*al, 8ermi*iendo
6na me@or organi+acin, *r4mi*e, cons6l*a, conser"acin )
dis8osicin final de los doc6men*os, 8rocesos 76e refle@an la me@or
imagen de la em8resa. 0n arc$i"o 5ien organi+ado ser4 garan*>a
8ara o5*ener informacin r48ida ) o8or*6na. Por lo *an*o, es
necesario encaminarlos 8ara 76e ?s*os sean "erdaderos cen*ros
de informacin ) ofre+can 6*ilidad en la adminis*racin.
2. 6%#ti.icaci)! " I2act& S&cia*9
2.1. Ra,&!"# 7%" C&!**"3a! a R"a*i,ar "* Pr&4"ct&9
&os arc$i"os son f6en*es 8rimordiales de informacin, )a
76e es*4n enmarcados den*ro de 6n 8roceso $is*rico 76e 8ermi*e
*ener conocimien*o del 8asado, en*ender el 8resen*e ) 8re"er el
f6*6ro, es 8or ello 76e los arc$i"os siem8re $an *enido im8or*ancia
a lo largo de los a;os.
.n las ins*i*6ciones res6l*a necesario con*ar con 6n arc$i"o
cen*ral, )a 76e es el 76e se encarga de resg6ardar los
doc6men*os en 6n slo es8acio, de manera 76e al momen*o de
necesi*arlos es*? all> a la mano, adem4s dic$a 6nidad 8ermi*e
me@orar el f6ncionamien*o de los arc$i"os de ges*in.
.n ,ene+6ela $a) ins*i*6ciones 8G5licas ) 8ri"adas 76e, a
8esar del conocimien*o 76e se *iene acerca de la im8or*ancia de
los arc$i"os ) de las 5ases legales 76e los s6s*en*an, carecen de
6nidades de informacin cen*rali+ada 76e dic*en los lineamien*os
8ara el me@or f6ncionamien*o de los mismos.
De ac6erdo a lo an*erior, la in*encin de es*e 8ro)ec*o es crear
6n arc$i"o cen*ral 76e 8ro8orcione los lineamien*os necesarios 8ara
s6minis*rar de manera efica+ ) o8or*6na la informacin re76erida 8or
los 6s6arios. &os arc$i"os res6l*an de gran im8or*ancia 8ara m6c$as
ins*i*6ciones 6 organi+aciones 76e 8re*ende 8reser"ar ) conser"ar s6
acer"o doc6men*al 8ara el 56en f6ncionamien*o de s6 ges*in
adminis*ra*i"a.
a. D"#+" "* %!t& +" 3i#ta T")ric& 4 #%# a&rt"# a*
C&!&ci2i"!t&9
.s*a in"es*igacin se f6ndamen*a en los as8ec*os
*ericos 76e sir"en de 5ase 8ara la consolidacin de la
8ro86es*a de creacin del arc$i"o cen*ral.
a.1. Arc5i3&9
.Bis*e la creencia de c6ando se $a5la de 6n arc$i"o,
se 8iensa 76e es 6n de8si*o colmado de 8a8eles sin "alor
) a*i5orrados de s6ciedad, los c6ales con el 8aso del *iem8o
ser4n desec$ados. 1e considera dif>cil la rec68eracin de
alg6na doc6men*acin en arc$i"os 76e se 86eden
8resen*ar en es*as condiciones, de all> radica la im8or*ancia
de los sis*emas de arc$i"o den*ro de las organi+aciones.
1egGn &8e+ /20013 define 6n arc$i"o como9
.l de8si*o donde se conser"an los doc6men*os,
*am5i?n la ins*i*6cin 6 oficina res8onsa5le de
reci5ir, organi+ar, conser"ar ) dif6ndir los
doc6men*os ) la informacin 76e con*ienen 8ara
ser"ir de *es*imonio a la ges*in adminis*ra*i"a, la
in"es*igacin, la c6l*6ra ) a los ci6dadanos.
%dem4s Aeredia %. /200:3 8resen*a o*ra definicin
de arc$i"o, la c6al dice 76e 6n arc$i"o9
.s 6no o m4s con@6n*os de doc6men*os sea c6al
f6era s6 fec$a, s6 forma ) so8or*e ma*erial,
ac6m6lados en 6n 8roceso na*6ral 8or 6na
8ersona o ins*i*6cin 8G5lica o 8ri"ada en el
*ransc6rso de s6 ges*in, conser"ados
res8e*ando a76el orden, 8ara ser"ir como
*es*imonio e informacin 8ara las 8ersonas o
ins*i*6cin 76e la 8rod6ce, 8ara los ci6dadanos o
8ara ser"ir de f6en*es de $is*oria.
Por s6 8ar*e Mas*ro8ierro, M. /2003, se refiere al
%rc$i"o como 6n9
Con@6n*o org4nico de doc6men*os 8rod6cidos
)Io reci5idos en el e@ercicio de s6s f6nciones 8or
las 8ersonas f>sicas o @6r>dicas, 8G5licas o
8ri"adas. .n f6ncin del organismo 8rod6c*or,
los arc$i"os 86eden ser de la adminis*racin
cen*ral, 8erif?rica, a6*onmica, local, @6r>dica
en*re o*ras. .n f6ncin de la 8ersonalidad
@6r>dica de la ins*i*6cin 8rod6c*ora, /arc$i"os3
8G5licas ) 8ri"adas. /P. 2:3
D*ra en6nciacin, de arc$i"o la c6al es im8or*an*e
resal*ar es la de ,4s76e+, M. /20043, la define como9
&a 6nidad adscri*a a 6na ins*i*6cin, la c6al
cond6ce la 8ol>*ica de ges*in ) c6s*odia de los
doc6men*os, ) s6 ser"icio a los 6s6arios como
8ar*e de *r4mi*es ) 8a*rimonios de s6s
creadores, de ci6dadanos ) de las com6nidades
m6nici8ales, segGn s6 @6risdiccin.
-omando en c6en*a las definiciones an*eriormen*e
eB86es*as, se considera 76e los arc$i"os forman 8ar*e
esencial de los rec6rsos de informacin, )a 76e eB8resa
) conser"a en forma original el 8a*rimonio, misin,
f6nciones ) ac*i"idades de 6n 8a>s, em8resa o
ins*i*6cin.
a.2. Arc5i3& C"!tra*9
1iendo el *ema cen*ral de la in"es*igacin, el
arc$i"o cen*ral se conce8*6ali+a m4s de*alladamen*e en
el GI-%% Diccionario de -?rminos del Gr68o
I5eroamericano de -ra*amien*o de %rc$i"os
%dminis*ra*i"os /199:3, en el c6al es*e conce8*o es
definido como9 .l 76e coordina ) con*rola el
f6ncionamien*o de los dis*in*os arc$i"os de ges*in )
reGne los doc6men*os *ransferidos 8or los mismos, 6na
"e+ finali+ado s6 *r4mi*e ) c6ando s6 cons6l*a no es
cons*an*e /.s8a;a3.
%l res8ec*o, Aeredia %. /200:3, $a5lando de los
arc$i"os cen*rales menciona 76e es*o Ede5er4n ser el
8rimer cen*ro donde se concen*re *oda la doc6men*acin
8ro"enien*e de los arc$i"os de oficina 8er*enecien*es a
6na ins*i*6cin, 8or lo 76e es m6) im8or*an*e 76e ?s*os
c6en*en con 6n local den*ro de la ins*i*6cinF
Por s6 8ar*e &8e+ J. /20023 considera 76e Eel
arc$i"o cen*ral es a76ella E2ase o ins*i*6cin de arc$i"o
76e reci5e los doc6men*os, c6ando $an finali+ado s6
*r4mi*e ) las oficinas no lo 6*ili+an frec6en*emen*e. .s*e
arc$i"o corres8onde a la seg6nda e*a8a del ciclo "i*al de
los doc6men*osF.
%s>, el %rc$i"o Cen*ral es a76el c6)os fondos es*4n
conformados 8or las series doc6men*ales *ransferidas
desde los dis*in*os arc$i"os de ges*in, cons*i*6)e el e@e
del sis*ema man*eniendo 6na relacin 8ermanen*e con
los dem4s arc$i"os 76e lo in*egran, ) siendo el
res8onsa5le de la a8licacin de las normas )
reg6laciones a las 76e de5en ce;irse los arc$i"os de
ges*in ) el arc$i"o $is*rico )a 76e el de*ermina 76e
doc6men*acin *ransferirle.
a.3. 8%!ci&!"# +"* arc5i3& c"!tra*9
.l arc$i"o cen*ral es el rgano res8onsa5le de
8lanificar, organi+ar, dirigir, normar, coordinar, e@ec6*ar )
con*rolar las ac*i"idades arc$i">s*icas a ni"el
ins*i*6cional, as> como, de la adminis*racin, c6s*odia )
conser"acin de la doc6men*acin 8ro"enien*e de los
%rc$i"os de ,alor Permanen*e )Io de ,alor -em8oral
llamados %rc$i"os de Ges*in o 1ecre*ariales.
Como %rc$i"o PG5lico es*4 in*egrado al 1is*ema
Nacional de %rc$i"os ) s6@e*o al c6m8limien*o de la
legislacin arc$i">s*ica emanada del rgano rec*or de
arc$i"os9 el %rc$i"o General de la Nacin.
.l arc$i"o cen*ral c6m8le con m6c$as f6nciones
76e res6l*an "i*ales 8ara el 56en desarrollo del mismo,
en*re s6s f6nciones *enemos9
a. Permi*e a los arc$i"os de ges*in rec68erar es8acio
de a76ellos doc6men*os 76e no son 6*ili+ados
frec6en*emen*e en las *areas co*idianas,
o8*imi+ando s6 *ra5a@o. De ac6erdo con es*o el
arc$i"o cen*ral recoger4 *oda la doc6men*acin 76e
)a no es de cons6l*a frec6en*e 8ara a)6dar al
a8ro"ec$amien*o f>sico del arc$i"o de ges*in
e"i*ando la ac6m6lacin de doc6men*os.
1. !eci5ir los doc6men*os de los dis*in*os arc$i"os de
ges*in, la c6al de5er4 es*ar acom8a;ado 8or 6n
forma*o de *ransferencia o in"en*ario, el mismo de5e
es*ar "erificado 8ara confirmar si coincide con la
informacin s6minis*rada. Des86?s de ser co*e@ado
ser4 aneBado @6n*o a las ca@as corres8ondien*e al
c6al se le asignar4 6n nGmero correla*i"o.
c. Man*endr4 el con*rol ) reali+ar4 *ra*amien*o
adec6ado de las series doc6men*ales, en la fase de
iden*ificacin. %dem4s *ra5a@ar4 con@6n*amen*e con
el arc$i"o in*ermedio en la "aloracin.
+. &a descri8cin de5er4 reali+arse en a76ellas series
es8ec>ficas, las c6ales *endr4n informacin de
rele"ancia, )a 76e ?s*as no ser4n eliminadas, lo c6al
$ace innecesario la descri8cin de las series 76e
ser4n eliminadas en 6n 8er>odo de *iem8o
de*erminado.
". &a informacin de5e ser remi*ida *an*o 8ara la
6nidad 8rod6c*ora como 8ara el 8G5lico en general.
1in d6da, la creacin del arc$i"o cen*ral en la
em8resa In"i*rel, C.% 8re*ende reali+ar las f6nciones
an*eriormen*e mencionadasH demos*rando de es*a
manera 76e el arc$i"o cen*ral de5e "erse como 6na
$erramien*a im8or*an*e 8ara la ges*in de la informacin.
a./. D&c%2"!t& +" arc5i3&9
.l arc$i"o se alimen*a de los doc6men*os ) es*os
c6en*an con "arias definiciones de8endiendo desde 76e
8rofesin ) la ciencia 76e se les mire. &os doc6men*os,
son f6en*e 8rimaria 8ara la formacin de c6al76ier
arc$i"o. &os doc6men*os de arc$i"o son creados 8or
6na ins*i*6cin ) forman 8ar*e de s6 8a*rimonio los
c6ales sir"en como e"idencia de s6s ac*i"idades.
1e considera doc6men*o de arc$i"o a *odo a76el
76e sea 8rod6c*o de la imaginacin, f6en*es narra*i"as,
informa*i"as ) cien*>ficas 76e den fe de 6n $ec$o ) 76e
8r6e5a o @6s*ifica la cer*e+a o "erdad de 6na cosa. .s de
s6ma im8or*ancia 76e es*e doc6men*o *enga 6na
relacin con la en*idad 8rod6c*ora ) como $a llegado al
arc$i"o ) s6 relacin con el con@6n*o doc6men*al de
car4c*er seriado ) como 6n con@6n*o org4nico de
doc6men*os ) no como 6na coleccin.
Aeredia %. /199<3, considera 76e E6n doc6men*o
de arc$i"o no es sino el *es*imonio ) 8r6e5a de esas
acciones I ac*os regis*rados en 6n so8or*e 8erd6ra5leF.
1egGn el Pa*rimonio Ais*rico .s8a;ol /19<3
define doc6men*o de arc$i"o, como9 E-oda eB8resin en
leng6a@e na*6ral o con"encional ) c6al76ier o*ra
eB8resin gr4fica, sonora o en imagen, recogidas en
c6al76ier *i8o de so8or*e ma*erial, incl6so los so8or*es
inform4*icosF.
%dem4s, el Diccionario de -erminolog>a
%rc$i">s*ica /19933, da o*ra o8inin de lo 76e es 6n
doc6men*o de arc$i"o ) lo define9 EComo el *es*imonio
ma*erial de 6n $ec$o o ac*o reali+ado en el e@ercicio de
s6s f6nciones 8or 8ersonas f>sicas o @6r>dicas, 8G5licas o
8ri"adas, de ac6erdo con 6nas carac*er>s*icas de *i8o
ma*erial ) formalF.
&os doc6men*os de arc$i"os se 8rod6cen ) se
conser"an 8or *res ra+ones 76e %l5erc$ !. ) M6nde* C.
/19993, dan en s6 li5ro EK%rc$>"eseL9 los doc6men*os del
8oder, el 8oder de los doc6men*osF9 &a 8rimera ra+n es
8ara la ges*in adminis*ra*i"a de los as6n*os corrien*es )
8or el "alor 8ro5a*orio 76e les concede la le)H como
seg6nda ra+n sir"e 8ara 76e las ins*i*6ciones 8G5licas
lo 6sen como rec6rso 54sico de informacin 8ara los
ci6dadanos ) garan*>a de *rans8arencia adminis*ra*i"a )
como *ercera Gl*ima ra+n los doc6men*os ad76ieren 6n
"alor $is*rico ) son o5@e*o de cons6l*a 8or 8ar*e de
in"es*igadores ) ci6dadanos en general.
.l doc6men*o de arc$i"o c6en*a con carac*eres
eB*ernos e in*ernos. .B*ernos9 .l doc6men*o como *oda
eB8resin *es*imonial, en c6al76ier leng6a@e, forma o
so8or*e. In*erno9 .s 6no de car4c*er adminis*ra*i"o )Io
@6r>dico 76e forme 8ar*e de 6n fondo org4nico. .l
doc6men*o de arc$i"o, *am5i?n se 86ede "er como
*es*imonio.
1. T9c!ic& :21it& +" Acci)!9
Con referencia al 4m5i*o de accin, es*a 8ro86es*a
8ersig6e la creacin de 6n arc$i"o cen*ral den*ro de 6na
em8resa, *omando en c6en*a los 8rocesos ) las di"ersas
f6en*es eBis*en*es en concordancia con el *ema, alcan+ando
con ello los res6l*ados an$elados, en lo referen*e al *ema de
arc$i"os cen*rales ) doc6men*acin, ) de manera direc*a
5eneficiar4 la ges*in de la informacin /G.I.3, si*6acin 76e se
$a "6el*o cada "e+ m4s necesaria 8ara las organi+aciones,
8or76e es 6n rec6rso organi+acional necesario ) es*ra*?gico
8ara la *oma de decisiones, ) la eficiencia en cada 6no de las
ac*i"idades gerenciales, 8or lo 76e es rele"an*e la creacin del
mismo 8ara la em8resa.
%dem4s ser"ir4 como medio de cons6l*a c6ando se
8re*ende indagar en las ac*6aciones del 8asado, as>
como elemen*o 8ro5a*orio c6ando la en*idad 8re*ende
demos*rar la reali+acin de 6n ac*o, lo 76e significar>a
o8or*6nidades reales 8ara rec6rrir a ser"icios ) 8rocesamien*o
de doc6men*os ) arc$i"os 8or *erceros 76e sean es*ra*?gicos
8ara generar ingresos, eliminar ineficacias, crear 6na me@or
eB8eriencia 8ara s6s clien*es ) garan*i+ar la seg6ridad de 76e
s6s arc$i"os es*?n en 56enas condiciones ) en 6n l6gar
seg6ro, )a 76e es*os doc6men*os son $erramien*as 8ara 8oder
aseg6rar la em8resa.
&a a8licacin de es*a 8ro86es*a, 5eneficia no solo a la
em8resa sino *am5i?n al 8ersonal ) a los 8ar*ici8an*es de la
in"es*igacin, )a 76e a)6da a o5*ener a s6 alcance los
doc6men*os ) al mismo *iem8o 5rindar 6na me@or ges*in
siendo es*e arc$i"o 6n 8rec6rsor 76e dem6es*re las
ca8acidades 76e 8osee el 8rofesional de la informacin.
c. D"#+" *a ra,)! *"(a*9
.n ,ene+6ela eBis*en dis8osiciones legales 8ara el 56en
f6ncionamien*o de 6n arc$i"o ) el mane@o de la doc6men*acin,
a con*in6acin se $ace mencin so5re alg6nas de las le)es )
s6s ar*>c6los donde se $ace referencia a los arc$i"os ) a la
doc6men*acin9
Cons*i*6cin de la !e8G5lica 'oli"ariana de ,ene+6ela
a;o /19993. %r*ic6lo 2, 110 ) 143H


Art0c%*& 2;$ -oda 8ersona *iene derec$o de
acceder a la informacin ) a los da*os 76e so5re si
misma o so5re s6s 5ienes cons*en en regis*ros
oficiales o 8ri"ados, con las eBce8ciones $aga de los
mismos ) s6 finalidad, ) de solici*ar an*e el *ri56nal
com8e*en*e la ac*6ali+aciones, la rec*ificacin o la
des*r6ccin de a76ellos, si f6ese errneos afec*asen
la ileg>*imamen*e. 16s derec$os ig6almen*e, 8odr4n
acceder a doc6men*os de c6al76ier na*6rale+a 76e
con*engan informacin c6)o conocimien*o sea de
in*er?s 8ara com6nidades o gr68os de 8ersonas.
M6eda a sal"o el secre*o de las f6en*es de
informacin 8eriod>s*ica ) de o*ras 8rofesiones 76e
de*ermina la le).
.n 5ase a es*e ar*ic6lo ) en o8inin es im8or*an*e 76e
den*ro de las organi+aciones se 8roc6re el 56en
f6ncionamien*o de s6s medios de informacin en es*e caso
refiriendo 8rimordialmen*e al arc$i"o, )a 76e como es se;alado
en la le), *odos *ienen derec$o $a acceder a la informacin )a
sea 8ara s6 cons6l*a o *ra*ado ) 8ara 8oder acceder a ella es
necesario man*enerla en 56en es*ado, con 6n orden adec6ado
8ara s6 r48ida ) f4cil cons6l*a. Por s6 8ar*e el ar*>c6lo 143 de la
misma norma s6s*an*i"a consagra9
Art0c%*& 1/3$ &os ci6dadanos ) ci6dadanas *ienen
derec$o a ser informados o8or*6na ) "era+men*e 8or
la adminis*racin 8G5lica, so5re el es*ado de las
ac*6aciones en 76e es*?n direc*amen*e in*eresados e
in*eresadas, )a conocer las resol6ciones defini*i"as
76e se ado8*en so5re 8ar*ic6lar. %simismo, *iene
acceso a los arc$i"os ) regis*ros adminis*ra*i"os, sin
8er@6icio de los l>mi*es ace8*a5les den*ro de 6na
sociedad democr4*ica en ma*erias l>mi*es ace8*a5les
den*ro de 6na sociedad democr4*ica en ma*erias
rela*i"as a seg6ridad in*erior ) eB*erior, a
in"es*igacin criminal ) a al in*imidad de la "ida
8ri"ada, de conformidad con a le) 76e reg6le la
ma*eria de clasificacin de doc6men*os de con*enido
confidencial o secre*o. No se 8ermi*ir4 cens6ra alg6na
a los f6ncionarios 8G5licos o f6ncionarias 8G5licas 76e
informe so5re as6n*os 5a@o s6 res8onsa5ilidad.
&e) Drg4nica de la %dminis*racin PG5lica. .n s6s
ar*>c6los 141,142.
Art0c%*& 1/19 .l o5@e*i"o esencial de los rganos de
arc$i"o del .s*ado es el de conser"ar ) dis8oner de la
doc6men*acin de manera organi+ada, G*il, confia5le
) o8or*6na, de forma *al 76e sea rec68era5le 8ara 6so
del .s*ado, en ser"icio de los 8ar*ic6lares ) como
f6en*e de la $is*oriaF
Con el ar*>c6lo eB86es*o an*eriormen*e se 86ede resal*ar
la finalidad de los arc$i"os en el .s*ado, es*a finalidad de5e
es*ar relacionada con la ges*in doc6men*al 8or76e es el
ins*r6men*o 76e ser"ir4 8ara lograr la organi+acin de los
doc6men*os ) 5rindar la ma)or sa*isfaccin, en c6ando al
ser"icio 8res*ado de la 6nidad. .n ese mismo orden de ideas,
se 8ron6ncia el ar*>c6lo 142 de la misma le) al indicar lo
sig6ien*e9
.n cada rgano o en*e de la %dminis*racin PG5lica
$a5r4 6n rgano de arc$i"o con la finalidad de "alorar,
seleccionar, desincor8orar ) *ransferir a los arc$i"os
in*ermedios o al %rc$i"o General de la Nacin, segGn
sea el caso, los doc6men*os, eB8edien*es, gace*as )
dem4s 865licaciones 76e de5an ser arc$i"adas
conforme al reglamen*o res8ec*i"o. .n relacin con
es*a 8ro86es*a 8ara la creacin de ) arc$i"o, *an*o el
es*ado, como c6al76ier en*e 8ri"ado es*4 en 8lena
garan*>a de ofrecer ) dis8oner de 6na solida
organi+acin doc6men*al, o8or*6na, efica+, como
res86es*a a s6s ac*os adminis*ra*i"os, de@ando
*es*imonios de s6s o8eraciones, d4ndole 6n "alor
@6r>dico, )a 76e con 6n sis*ema de ges*in
doc6men*al, los doc6men*os de salida de la em8resa
como9 las fac*6ras, form6larios ) o*ros doc6men*os,
*iene 6n gran significado legal, 76e son am8arados
8or dic$os ar*>c6los.F
1e "is6ali+a en el ar*>c6lo ci*ado en 84rrafo an*erior, las
carac*er>s*icas esenciales 76e de5e con*ener el arc$i"o
General de *odo en*e 8G5lico como son la seleccin, la
desincor8oracin ) *ransferencia de doc6men*os, eB8edien*es,
gace*as 76e se enc6en*ran asen*ados en dic$os arc$i"os.
&e) de %rc$i"os Nacionales, en s6 ar*>c6lo 1N9 E1e declara
de 6*ilidad 8G5lica la g6arda, conser"acin ) es*6dio de los
doc6men*os ) arc$i"os $is*ricos de la !e8G5licaF. J en s6
ar*>c6lo 2N eB8resa 76e9 <&os arc$i"os ) doc6men*os a 76e se
refiere el ar*>c6lo an*erior, 8er*enecen a las en*idades 8ol>*icas,
eclesi4s*icas, c6l*6rales o 8ersonas 8ri"adas a 76ienes
corres8ondan segGn la na*6rale+a de ellos o 8or76e los $a)an
ad76irido leg>*imamen*e.
&e) de %rc$i"o General del .s*ado &ara /199:3. %r*>c6los
2 al <, descri5e los diferen*es arc$i"os 76e se conser"an en
dic$o organismo9
Art0c%*& 29 .l Pa*rimonio Doc6men*al %rc$i">s*ico del
.s*ado lo in*egran *odos los doc6men*os eBis*en*es
en los arc$i"os ) re8osi*orios doc6men*ales de los
organismos ) de8endencias del sec*or 8G5lico
nacional, es*adal ) m6nici8al de es*a en*idad federal,
as> como los 76e re8osan en los arc$i"os 8ri"ados )
8ar*ic6lares, 76e 8or s6 "alor $is*rico O c6l*6ral el
.s*ado de5e a8o)ar s6 8ro*eccin ) conser"acin, sin
afec*ar los derec$os 76e eBis*an so5re los mismos.
Art0c%*& 39 % los efec*os de la 8resen*e &e), se
consideran doc6men*os 8G5licos los as> declarados
8or el Cdigo Ci"il ) dem4s le)es de la !e8G5lica, as>
como *odos a76ellos 8rod6cidos, reci5idos o
conser"ados 8or en*es 8G5licos en el desem8e;o de
s6s f6nciones o en el marco de la e@ec6cin de s6s
ac*i"idades legales. 1on inaliena5les ) los derec$os )
acciones so5re los mismos son im8rescri8*i5les. % los
con@6n*os org4nicos de doc6men*os 8G5licos se les
denominar4 arc$i"os 8G5licos.
Art0c%*& /9 1e consideran doc6men*os 8ri"ados los
8rod6cidos, reci5idos o conser"ados 8or 8ersonas 6
organismos no g65ernamen*ales o 76e se ri@an 8or el
Derec$o Pri"ado ) 76e sean im8or*an*es desde el
86n*o de "is*a informa*i"o, c6l*6ral, social, econmico,
adminis*ra*i"o, 8ol>*ico, $is*rico, religioso ) legal. %
los con@6n*os organi+ados de doc6men*os 8ri"ados se
le denominar4 arc$i"os 8ri"ados los c6ales de regir4n
8or s6s 8ro8ias normas.
Art0c%*& =9 .l con@6n*o organi+ado de arc$i"o 8G5licos
) de los 8ri"ados 76e "ol6n*ariamen*e se ad$ieran,
conformar4n la !ed .s*adal de %rc$i"os. .s
o5ligacin del .s*ado "elar 8or s6 do*acin,
8lanificacin ) f6ncionamien*o.
Par-(ra.& >!ic&9 &a cons6l*a en es*os arc$i"os se
$ar4 8re"ia acredi*acin, de ac6erdo con los
reglamen*os corres8ondien*es ) sin m4s res*ricciones
76e las deri"adas de s6 *i*6laridad, de la conser"acin
doc6men*al, de la seg6ridad ) 8ro*eccin de la
in*imidad de las 8ersonas ) de la 6nidad familiar, de la
seg6ridad ) defensa del .s*ado ) de los con"enios
s6scri*os con 8ersonas @6r>dicas o na*6rales c6ando
se *ra*e de doc6men*os en*regados en g6arda )
c6s*odia a 6n arc$i"o de la red.
&os ar*>c6los : al 11, eB8lican las diferen*es f6nciones 76e
e@erce el arc$i"o general del .s*ado &ara ) como es*4
conformado9 .l ar*>c6lo :9 E.l arc$i"o General del .s*ado &ara
*endr4 s6 sede en la ci6dad de 'ar76isime*o, ) 8odr4 e@ercer
s6s f6nciones en c6al76ier l6gar del *erri*orio de es*a en*idad
federalF.
-endr4 como 8rinci8ales f6nciones las sig6ien*es9
a3 Dise;ar la 8ol>*ica arc$i">s*ica es*adal.
53 &ocali+ar, reca*ar, organi+ar ) conser"acin el
8a*rimonio doc6men*al arc$i">s*ico 8G5lico del
.s*ado.
c3 Concien*i+ar a la com6nidad larense acerca de la
necesidad de conser"ar dic$o 8a*rimonio.
d3 Dise;ar, coordinar ) reglamen*ar la !ed .s*adal
de %rc$i"os.
e3 !eali+ar el censo O diagns*ico e in"en*ario de los
arc$i"os ) re8osi*orios doc6men*ales a s6 cargo,
de los m6nici8ales, es*adales, nacionales )
8ri"ados 76e no son de s6 com8e*encia direc*a,
8re"io ac6erdo con las a6*oridades res8ec*i"a, a
fin de conocer el Pa*rimonio Doc6men*al
%rc$i">s*ico del .s*ado.
f3 Cele5rar con"enios con organismos 8G5licos o
8ri"ados, es*adales, nacionales o in*ernacionales
con el fin de 8romo"er la moderni+acin )
am8liacin del sis*ema arc$i">s*ico es*adal, de s6s
rec6rsos ) ser"icios.
g3 %sesorar a la adminis*racin 8G5lica en general,
en relacin con la 8rod6ccin ) ges*in
doc6men*al, as> como 8romo"er la organi+acin
*?cnica de s6s fondos doc6men*ales.
$3 %sesorar, a solici*6d de 8ar*e, a los organismos
no g65ernamen*ales ) 8ri"ados ) a los
8ar*ic6lares en la organi+acin ) conser"acin de
s6s fondos.
i3 Dif6ndir el fondo doc6men*al arc$i">s*ico 76e
conser"a el %rc$i"o General del .s*ado.
@3 Promo"er c6rsos ) *alleres de ca8aci*acin
arc$i">s*ica 8ara la formacin de los rec6rsos
$6manos 76e re76iera el desarrollo de la !ed de
%rc$i"os .s*adales.
(3 .s*6diar ) a6*ori+ar las 8osi5les
desincor8oraciones o eliminaciones de
doc6men*os 76e 8ro8ongan los organismos
8G5licos de la @6risdiccin del .s*ado.
l3 ,elar 8or el es*ric*o c6m8limien*o del
ordenamien*o legal en ma*eria de arc$i"os.
m3 C6al76ier o*ra f6ncin 76e 8or ">a reglamen*aria
le f6eren asignados.
Art0c%*& ;9 E.l %rc$i"o General del .s*ado &ara es*ar4
conformado 8or dos secciones9 la 1eccin In*ermedia ) la
1eccin Ais*ricaF.
Art0c%*& ?9 E&a 1eccin In*ermedia f6ncionar4 como
%rc$i"o Cen*ral de la %dminis*racin PG5lica del .s*ado &ara )
*endr4 las sig6ien*es f6nciones es8ec>ficasF9
a3 Drgani+ar ) conser"ar el fondo doc6men*al sin
"igencia adminis*ra*i"a o de 6so frec6en*e de las
dis*in*as de8endencias del .@ec6*i"o !egional )
o*ros en*es 8G5licos 76e 8or con"enios o
ac6erdos le en*reg6en s6 doc6men*acin.
53 ,alorar ) seleccionar la doc6men*acin 76e
c6s*odie, a los fines de s6 clasificacin )
conser"acin.
c3 Declarar a los fines de s6 sal"ag6arda, el "alor
$is*rico de los doc6men*os 8G5licos a*endiendo a
s6 origen, al ciclo "i*al de los mismos ) a s6
im8or*ancia informa*i"a, adminis*ra*i"a, c6l*6ral,
social, econmica, 8ol>*ica, $is*rica, religiosa )
legal.
d3 Incremen*ar s6s fondos median*e el ingreso de
doc6men*os de in*er?s c6l*6ral, 8or c6al76ier
medio il>ci*o.
e3 -ransferir 8eridicamen*e a la 1eccin Ais*rica
del mismo %rc$i"o General del .s*ado &ara la
doc6men*acin 8rocesada arc$i">s*icamen*e )
declarada con "alor $is*rico.
f3 .la5orar el reglamen*o de *ransferencias de
doc6men*os de los arc$i"os corrien*es o de
oficina a la 1eccin In*ermedia ) de ?s*a a la
Ais*rica, as> como los de eB86rgo ) de
f6ncionamien*o general de la seccin.
Par4grafo Pnico9 E% los efec*os de los li*erales 5 ) c
de5er4 nom5rarse 6na #6n*a de ,aloracin ) .B86rgo
Doc6men*al, la c6al se regir4 8or el reglamen*o res8ec*i"oF.
Art0c%*& 109 E&a 1eccin Ais*rica del %rc$i"o General del
.s*ado se encargar4 de c6s*odiar ) conser"ar los doc6men*os
8G5licos declarados con "alor $is*rico ) *endr4 las sig6ien*es
f6nciones es8ec>ficasF9
a3 2acili*ar el desarrollo de 8ro)ec*os de
in"es*igacin en el cam8o de las Ciencias
1ociales, 8ar*ic6larmen*e de la Ais*oria local,
regional ) nacional.
53 2omen*ar los es*6dios de Ais*oria !egional )
&ocal en *odos los ni"eles ed6ca*i"os.
c3 Promo"er la 865licacin de o5ras 5i5liogr4ficas )
$emerogr4ficas de car4c*er $is*rico.
d3 !eali+ar ac*i"idades de eB*ensin, docen*es )
c6l*6rales, dirigidas a di"6lgar el con*enido de los
fondos doc6men*ales $is*ricos 76e all> se
conser"an.
Art0c%*& 119 E.l 2ondo Doc6men*al del %rc$i"o General
del .s*ado &ara es*ar4 in*egrado 8orF9
a3 &os dis*in*os con@6n*os doc6men*ales sin "igencia
adminis*ra*i"a 8rod6cidos, reci5idos )
conser"ados 8or los organismos del go5ierno
es*adal, as> como los 76e 8or con"enios reci5a en
g6arda ) c6s*odia del go5ierno m6nici8al ) del
nacional, de Ins*i*6*os %6*nomos, de em8resas,
del .s*ado o de o*ros arc$i"os de c6al76ier
na*6rale+a.
53 D*ros ma*eriales ) doc6men*os gr4ficos
8rod6cidos 8or los dis*in*os organismos del
go5ierno es*adal, *ales como fo*ograf>as,
8el>c6las, a6dio"is6ales, gra5aciones, dis(e**es o
con c6al76ier so8or*e a6*oma*i+adoH ma8as,
8lanos, cro76is, car*eles, afic$es, $o@as s6el*as,
sellos, di8lomas, di56@os, ) dem4s doc6men*os de
in*er?s den*ro de los *?rminos de es*a &e).
c3 C6ales76ier doc6men*o o 8ie+as doc6men*ales
*eB*6ales, gr4ficos o im8resos 76e se reci5an en
g6arda ) c6s*odia ) los 76e se ad76ieran 8or
donacin, legado o 8or c6al76ier o*ra ">a leg>*ima.
d3 &os doc6men*os 8er*enecien*es a organismos
8G5licos, nacionales, es*adales o m6nici8ales
$as*a el momen*o 76e se 8ri"a*icen, li76iden o
f6sionen con o*ros en*es de la misma na*6rale+a
en @6risdiccin del .s*ado.
+. D"#+" "* c&!t"'t& Particia!t" C&2%!i+a+9
1egGn %rango /199<3, define la in"es*igacin 8ar*ici8an*e
com6nidad como9 E6n 8roceso me*odolgico sis*em4*ico,
inser*ado en 6na es*ra*egia de accin definida, 76e in"ol6cra a
los 5eneficiarios de la misma en la 8rod6ccin colec*i"a de los
conocimien*os necesarios 8ara *ransformar 6na de*erminada
realidad socialF. %76> el a6*or no $a5la de 6n modelo sino de 6n
m?*odo 76e ca5e inser*ar en dis*in*as es*ra*egias. %l con*ar con
es*e m?*odo se *eori+ar4 a *ra"?s de la 8ro8ia com6nidad.
&a em8resa In"i*rel C.%., in*er"ino @6n*o a los 8ar*ici8an*es
en a"erig6ar las necesidades o 8ro5lem4*icas 8rimordiales 76e
es*4 8resen*a, logrando con las "isi*as conocer median*e
en*re"is*as sos*enidas con los in*egran*es de cada comi*? de
*ra5a@o, 6n diagns*ico el c6al 8resen*a 6n 8anorama
relacionado a la de*erminacin de la necesidades m4s
a8remian*esH 8ermi*iendo enfocar los conocimien*os ad76iridos,
) @6n*o al a8o)o del facili*ador 5rindar 6na $erramien*a 76e
8ermi*a el desarrollo de las ac*i"idades 8ara el 56en
f6ncionamien*o del arc$i"o 8rinci8al en dic$a em8resa.
.n 6n seg6ndo 8lano, a ni"el 8ersonal $a sido
sa*isfac*orio, )a 76e cada 6na de las 8ar*ici8an*es 86do
eB8lorar, conocer e indagar so5re el *ema, ) no slo eso,
*am5i?n se 86do com8ar*ir con la em8resa de forma agrada5le,
in*ercam5iando ideas, siendo G*il al momen*o de re76erir
a)6da. 1e a8or*a 6n grani*o de arena en es*e 8ro)ec*o socio O
in*egrador ) as> 8oder lograr el o5@e*i"o como lo es la creacin
del arc$i"o.
". Vi!c%*aci)! +"* r&4"ct& c&! "* P*a! +" D"#arr&**&
Ec&!)2ic& 4 S&cia* +" *a Naci)! 200@A2013 B L0!"a# +"
I!3"#ti(aci)! +"* PN8 4 Tra!#3"r#a*i+a+ c&! "* "C" r&4"ct&,
S&ci& Critic& 4 Pr&."#i&!a*9
&os 8ro)ec*os son el e@e cen*ral de los PN2 8or lo *an*o, se
de5en 65icar den*ro del 4m5i*o 8rofesional de los 8ar*ici8an*es del
sa5er, de los conocimien*os ) s6 a8licacin en la resol6cin de
8ro5lemas 8or lo *an*o, se *oma en c6en*a los 8rod6c*os
relacionados con es*e 8ro)ec*o.
De ig6al manera, el PN2CI c6en*a con 6nos e@es de
formacin /8rofesional, *ra5a@o 8rod6c*i"o, ?*icoC8ol>*ico ) es*?*ico
lGdico3 garan*i+ando 6na formacin $6manis*a 76e 8ermi*a al
8rofesional desen"ol"erse en c6al76ier de los e@es de formacin,
formando ci6dadanos 8ar*ici8a*i"os ) solidarios 76e informen al
colec*i"o, los conocimien*os ad76iridos con los sa5eres
com8lemen*arios.
EC" Pr&."#i&!a*$ PN2CI /2003 .s*4 in*egrado 8or 6nidades
de formacin desarrolladas median*e di"ersas es*ra*egias )
me*odolog>as de a8rendi+a@e, en*re las 76e fig6ran *alleres )
seminarios den*ro del a6la de clases. &os dominios de
a8rendi+a@es ad76iridos en es*as 6nidades de formacin, se
in*egran a los 8ro)ec*os en form6lacin )Io e@ec6cin, los 76e se
f6ndamen*an en la me*odolog>a de 8ro)ec*os de 8ar*ici8acin
com6ni*aria /conocer3.
&a *rans"ersalidad de es*os sa5eres logran formar
8ar*ici8an*es in*egrales ca8aces de sol6cionar c6al76ier
necesidad o 8ro5lema a *ra"?s de los conocimien*os ad76iridos,
con al*os "alores 8ara la con"i"encia ci6dadana 8ara ac*i"ar
*ransformacin del en*orno /ser3.
.n c6an*o a las l>neas generales, el Programa Nacional de
2ormacin en Ciencias de la Informacin /PN2CI3, como 8rograma
socialis*a ed6ca*i"o, 56sca formar 8rofesionales com8rome*idos
con el desarrollo social del 8a>s, 76e res8ondan a 6na n6e"a
ci6dadan>a democr4*ica, geren*es inno"adores, in"es*igadores con
"ocacin de ser"icio, ca8aces de dirigir cen*ros de informacin )
doc6men*acin 6*ili+ando 8rinci8ios ) $erramien*as de ges*in de
calidad 8ara generar ) adminis*rar ser"icios ) 8rod6c*os de
informacinH coordinar ) a8licar 8rocesos doc6men*ales, 6*ili+ar )
ges*ionar $erramien*as *ecnolgicas 8ara sa*isfacer la necesidades
informacionales de las 8ersonas ) la com6nidad.
&as l>neas de in"es*igacin asociadas al Programa Nacional
de 2ormacin en Ciencias de la Informacin /PN2CI3,
com8renden a76ellos es8acios in*elec*6ales 76e 8osi5ili*an el
es*6dio, el an4lisis ) "aloracin de los elemen*os 76e com8onen
el fenmeno informacional con*em8or4neo.
.n *al sen*ido, la l>nea "inc6lada con el 8ro)ec*o a desarrollar,
se enc6en*ra 65icada den*ro de la ges*in doc6men*al )a 76e,
incl6)e las consideraciones acerca de dnde ) cmo se crean los
regis*ros organi+acionales, ) cmo se man*iene esa informacin, es
decir en l>neas generales con la 8ro86es*a de creacin de 6n arc$i"o
cen*ral, el acceso a la informacin ser4 m4s eficien*e en *iem8o
o8or*6no, *ransformando las de5ilidades 76e 8oseen las 6nidades
ges*oras de informacin en medios ad$eridos a la 6nidad cen*ral,
logrando con es*o el res6l*ado de 6nificacin de cri*erios, me@oras en
los ser"icios, ) a8or*e a la *oma de decisiones.

2.2. P&1*aci)! D"!".icia+a9
2. P&1*aci)! 1"!".icia+a9
&a 8o5lacin se refiere a la *o*alidad de s6@e*os 76e "an
a ser es*6diados ) es*4n relacionados en *orno a s6s
carac*er>s*icas com6nes de con*enido, l6gar, ) *iem8o. -ama)o
) -ama)o /19943 definen la 8o5lacin Ecomo la *o*alidad del
fenmeno a es*6diar en donde las 6nidades de 8o5lacin
8oseen 6na carac*er>s*ica comGn, la c6al se es*6dia ) da
origen a los da*os de la in"es*igacinF.
1egGn Aern4nde+ ) D*ros /1993, E6na 8o5lacin es la
*o*alidad de indi"id6os o elemen*os en los c6ales 86eden
8resen*arse de*erminadas carac*er>s*icas s6sce8*i5les de ser
es*6diados /8.11<3. De ac6erdo, a los a6*ores ci*ados al comien+o
se de*ermina 76e la 8o5lacin son las 8ersonas 76e $acen 6so
de los %rc$i"os de Ges*in de la em8resa In"i*rel, C.%.
%l res8ec*o, la 8o5lacin 76e "a a ser 5eneficiada
direc*amen*e con la reali+acin del 8ro)ec*o socio in*egrador
son cien*o *rein*a ) cinco /13<3 asis*en*es 76e *ra5a@an en el
de8ar*amen*o de cada 4rea adminis*ra*i"a, ) los indirec*os son
el 8ersonal o5rero, clien*e, 8ro"eedores ) o*ras organi+aciones
como 1.NI%-, INP1%1.&.
3. OD6ETIVOS DEL PROYECTO
O1C"ti3& G"!"ra*9
Crear el %rc$i"o Cen*ral 8ara la em8resa IN,I-!.&, C.%
O1C"ti3&# E#"c0.ic&#9
1. Diagnos*icar las necesidades de la ges*in doc6men*al 8ara la
creacin de 6n %rc$i"o Cen*ral en la em8resa IN,I-!.&, C.%
2. .la5orar es*ra*egias arc$i">s*icas 8ara la em8resa IN,I-!.&, C.%
3. De*erminar la fac*i5ilidad social, *?cnica, legal, financiera )
am5ien*al 8ara la 8ro86es*a de creacin del arc$i"o cen*ral de
la em8resa IN,I-!.&, C.%.
/. Dise;ar la 8ro86es*a de creacin del %rc$i"o Cen*ral de la
em8resa IN,I-!.&, C.%.
II PARTE
PLANI8ICACIEN DEL PROYECTO
/. P*a! +" Acci)!
FG%9H FC)2&H FC%-!+&H FD)!+"H FG%i9!"#H FC&! 7%"H
.nc6en*ro con el
-6*or
!e6nin 8ara fi@ar 8a6*as
del 8ro)ec*o
De8ar*amen*o de
Ciencias de la
Informacin.
-odos los
in*egran*es del
8ro)ec*o.
Pa8el, l48i+,
rec6rso $6mano.
&e"an*amien*o de
informacin
% *ra"?s de a86n*es
so5re lo o5ser"ado )
comen*arios $ec$os 8or
el 8ersonal de la
em8resa
.m8resa In"i*rel, C.%
-odos los
in*egran*es del
8ro)ec*o.
Pa8el, l48i+,
rec6rso $6mano.
!eali+acin de
diagns*ico
si*6acional
Por medio de 6na "isi*a
g6iada ) la o5ser"acin
.m8resa In"i*rel, C.%
-odos los
in*egran*es del
8ro)ec*o.
Pa8el, l48i+,
c4mara
fo*ogr4fica digi*al.
FG%9H FC)2&H FC%-!+&H FD)!+"H FG%i9!"#H FC&! 7%"H
168er"isin 8or
8ar*e del *6*or
acad?mico
Median*e 6na
asesor>a en 8ara
e"al6ar el a"ance del
8ro)ec*o
De8ar*amen*o de
Ciencia de la
Informacin del
0P-%.'
-odos los
in*egran*es del
8ro)ec*o.
Pa8el, l48i+,
rec6rso
$6mano.
!ecoleccin de
informacin
8ara el 8ro)ec*o
Con 5i5liogr4ficas
asesor>a del *6*or .m8resa In"i*rel, C.%
-odos los
in*egran*es del
8ro)ec*o.
Pa8el, l48i+.
!ec6rso
5i5liogr4fico.
!eali+acin del
8rimer a"ance
del 8ro)ec*o
Con *odo el ma*erial
recolec*ado
0P-%.'
-odos los
in*egran*es del
8ro)ec*o.
Pa8el, l48i+,
g6>a,
com86*adora,
im8resora.
%sesor>a con la
me*odlogo
/Milagros de
1e76era3
Con el 8rimer a"ance
del 8ro)ec*o
0P-%.'
-odos los
in*egran*es del
8ro)ec*o.
Pa8el, l48i+,
rec6rso $6mano.
FG%9H FC)2&H FC%-!+&H FD)!+"H FG%i9!"#H FC&! 7%"H
.la5oracin del
ins*r6men*o
Cons6l*ando di"ersas
26en*es so5re -?cnicas
e Ins*r6men*os de
!ecoleccin de Da*os,
8ara l6ego es*r6c*6rar
las 8reg6n*as e >*ems
de manera adec6ada
0P-%.'
-odos los
in*egran*es del
8ro)ec*o.
Pa8el, l48i+
!ec6rso
5i5liogr4fico.
%8licacin del
ins*r6men*o
% *ra"?s de la
D5ser"acin ) la
a8licacin de la lis*a de
co*e@o en los %rc$i"o de
Ges*in de In"i*rel, C.%
.m8resa In"i*rel,
C.%
-odos los
in*egran*es del
8ro)ec*o.
Pa8el, l48i+ ) la
&is*a de Co*e@o
In*er8re*ar la
informacin
recolec*ada 8ara
diagnos*icar la
necesidad de la
creacin de 6n
%rc$i"o Cen*ral
!eali+ando 6n
es*6dio c6ali*a*i"o de
los Da*os
0P-%.'
-odos los
in*egran*es del
8ro)ec*o.
!ec6rso
A6mano,
-ecnolgico,
'i5liogr4fico )
Ma*eriales de
Dficina.
FG%9H FC)2&H FC%-!+&H FD)!+"H FG%i9!"#H FC&! 7%"H
.s*6dio de la
fac*i5ilidad
social, *?cnica,
legal, financiera
) am5ien*al de
la creacin del
%rc$i"o Cen*ral
de la em8resa
In"i*rel, C.%.
!e"isando la
informacin eB86es*a
en los ins*r6men*os
de recoleccin de
da*os ) los
f6ndamen*os *ericos
76e @6s*ifican la
creacin de 6n
%rc$i"o Cen*ral
.n los %rc$i"os de
Ges*in de la
em8resa In"i*rel,
C.%
-odos los
in*egran*es del
8ro)ec*o.
!ec6rso
A6mano,
-ecnolgico,
'i5liogr4fico )
Ma*eriales de
Dficina.
Dise;o del
%rc$i"o cen*ral
de la .m8resa
In"i*rel, C.%.
0P-%.'
-odos los
in*egran*es del
8ro)ec*o.
!ec6rso
A6mano,
-ecnolgico )
Ma*eriales de
Dficina.
=. Cr&!&(ra2a +" Acti3i+a+"#
Actividades Sept Oct. Nov. Dic. Ene Feb. Mar Abr May
1. Ubicacin, consulta y revisin la literatura pertinente
de los posibles temas a tratar. (Visita a la biblioteca
Leticia Collazo y bsueda electrnica de !u"as y
tesis#
2. $sueda y seleccin donde se llevo a cabo la
investi!acin.
%. Contacto y con el tutor y el personal de la empresa
&nvitrel, C'.
(. )laboracin de los instrumentos a utilizar en la
investi!acin con*untamente con la asesor"a del tutor
+. Validacin del instrumento.
,. 'plicacin del instrumento de recoleccin de datos
-. 'n.lisis e interpretacin de los resultados.
/. &denti0icacin del proyecto a elaborar.
1. &denti0icacin de las necesidades.
12. 3eleccin de las necesidades.
Actividades Sept Oct. Nov. Dic. Ene Feb. Mar Abr May
11. )laboracin del dia!nstico situacional
12. 4evisin de los ob*etivos de investi!acin.
1%. 'sesor"a con el 5ro0esor 6utor.
1(. )ntre!a del borrador de la parte & del &n0orme
1+. Correcciones del 5royecto
1,. Conversatorio
1-. )ntre!a del &n0orme con las correcciones 7ec7as por
el tutor
1/. )laboracin de la 3e!unda parte del proyecto
11. )ntre!a de0initiva del C8 del proyecto al 6utor(a#
22. 5resentacin pblica de los proyectos
21. 9eria de 5royectos
III PARTE
RESULTADOS Y LOGROS DEL PROYECTO
C&!c*%#i&!"# 4 R"c&2"!+aci&!"#
C&!c*%#i&!"#9
Median*e la 6*ili+acin de diferen*es *?cnicas de recoleccin de
informacin ) la a8licacin de 8rocedimien*os de an4lisis e in*er8re*acin de
da*os, se 86do es*a5lecer 6na serie de $ec$os 76e dem6es*ran las
de5ilidades 76e 8oseen los %rc$i"os de Ges*in de8ar*amen*o. .n a*encin
a lo an*erior se llegaron a las sig6ien*es concl6siones9
1. &a creacin de 6n arc$i"o cen*ral en 6na ins*i*6cin res6l*a de gran
im8or*ancia, 8or76e de5e con"er*irse en el modelo 8or el 76e se regir4n
el res*o de las 6nidades de arc$i"os 8er*enecien*es a dic$a ins*i*6cin, )
adem4s de5e ser el 4rea res8onsa5le de la conser"acin, 6so )
dis8osicin de los doc6men*os.
2. 1e $a incremen*ado las deficiencias arc$i">s*icas, es*o $a *ra>do como
consec6encias 76e no eBis*a 6n 56en f6ncionamien*o de los arc$i"os de
ges*in 8er*enecien*es a la organi+acin.
3. &a in"es*igacin 8ermi*i iden*ificar las es*ra*egias arc$i">s*icas 8ara la
creacin del arc$i"o cen*ral den*ro de la em8resa In"i*rel, C%., es*o
5eneficiar4 a la ins*i*6cin )a 76e 8ro8orcionar4 *?cnicas, es*ra*egias,
e76i8os, a$orrar4 es8acio ) 8ersonal ca8aci*ado 8ara el 56en
f6ncionamien*o.
/. Para la recoleccin de da*os se 6*ili+ 6na lis*a de co*e@o, 8or
medio de ella se 86do o5*ener 6n diagns*ico in*egral de los arc$i"os
de ges*in es*6diados, ) 8ermi*i de*erminar 76e son ins*r6men*os
m6) "aliosos ) a)6dan en la in"es*igacin arc$i">s*ica.
=. 1e es*a5lece 76e es necesario se considere la a8licacin de es*a
8ro86es*a, )a 76e 8ermi*ir4 5eneficiar a *odo a76el 76e re76iera $acer
6so de la doc6men*acin, as> como *am5i?n, ser modelo 8ara los
arc$i"os de ges*in de *odas las oficinas ) gerencias de la ins*i*6cin.
R"c&2"!+aci&!"#9
1e s6giere *omar en c6en*a las sig6ien*es recomendaciones9
1. .@ec6*ar la creacin del arc$i"o cen*ral.
2. Con*ra*ar 6n 8rofesional en arc$i"olog>a.
3. ,elar 8ara 76e el mo5iliario ) *oda la re76isicin del ma*erial es*?
s68er"isado 8or 6n arc$i"logo 76e garan*ice s6 calidad.
/. Com8rar mo5iliarios adec6ado ) s6ficien*e 8ara el almacenamien*o
de los doc6men*os.
=. &a em8resa de5er>a de com8rar ) colocar e76i8os 76e con*ri56)an
al man*enimien*o de la *em8era*6ra, $6medad ) 6n sis*ema con*ra
incendio, 8ara 76e 86eda 8erd6rar 8or m6c$os a;os los arc$i"os.
I. 0*ili+ar los forma*os 76e se $an s6gerido 8ara el 56en
f6ncionamien*o del arc$i"o, *ales como9 /in"en*ario, *ransferencia3.
@. 05icar el arc$i"o en 6n 4rea m4s grande.
;. C6m8lir con 6n 8lan 8re"en*i"o 8ara la conser"acin de los
doc6men*os, en caso de algGn incon"enien*e.
?. .s im8or*an*e 76e la em8resa 6*ilice 6n 8lan de res*a6racin de
doc6men*os 8ara c6al76ier de*erioro 76e *enga alg6nos de ellos.
10. 1e de5e reali+ar 6na lim8ie+a eB$a6s*i"a cada c6a*ro /43 meses,
8ara aseg6rar la 56ena conser"acin de los doc6men*o
IV PARTE
PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO
PROPUESTA DE LA CREACIEN DE UN ARCHIVO CENTRAL
4. D"#crici)! +" *a# "taa# +"* r&4"ct&9
.n*re las e*a8as del 8ro)ec*o se enc6en*ran las sig6ien*es9 .l
Diagns*ico, .l .s*6dio de 2ac*i5ilidad ) el Dise;o D8era*i"o.
/.1 . E* Dia(!)#tic&9
.s e"iden*e, como 8ara las organi+aciones $o) en d>a es "i*al
el regirse 5a@o 8ol>*icas ) norma*i"as, as> como *am5i?n el man*ener
es*andari+ados en *odos s6s 8rocesos, es*o con la finalidad de lle"ar
a ca5o s6s f6nciones de forma armoniosa ) en *o*al concordancia
con la filosof>a de ges*in, o5@e*i"os ) me*as de la misma.
Dic$o es*o, en los %rc$i"o de ges*in es*6diados como o5@e*o
del 8resen*e es*6dio se 8re*ende el me@oramien*o de s6 ges*in a
*ra"?s de la creacin de 6n %rc$i"o Cen*ral 76e, 8ro8orcione los
lineamien*os necesarios 8ara s6minis*rar de manera efica+ )
o8or*6na la informacin re76erida 8or los 6s6arios, 8ara ello f6eron
a8licados ins*r6men*os ) *?cnicas de recoleccin de da*os, 76e
de*erminaron s6 re76erimien*o ) 8ermi*ieron la in*er"encin del
8ersonal en s6 dise;o, 86es ellos son los 76e 6*ili+aran es*a
$erramien*a de *ra5a@o.
/.2. E* E#t%+i& +" 8acti1i*i+a+9
0n 8ro)ec*o fac*i5le, como s6 nom5re lo indica, *iene 6n
8ro8si*o de 6*ili+acin inmedia*a, la e@ec6cin de la 8ro86es*a. .n
es*e sen*ido, la 0P.& /1993 define el 8ro)ec*o fac*i5le como 6n
es*6dio Q76e consis*e en la in"es*igacin, ela5oracin ) desarrollo
de 6na 8ro86es*a de 6n modelo o8era*i"o "ia5le 8ara sol6cionar
8ro5lemas, re76erimien*os o necesidades de organi+aciones o
gr68os socialesQ. &a 8ro86es*a 76e lo define 86ede referirse a la
form6lacin de 8ol>*icas, 8rogramas, *ecnolog>as, m?*odos o
8rocesos, 76e slo *ienen sen*ido en el 4m5i*o de s6s necesidades.
De ig6al manera, la 0ni"ersidad 1imn !odr>g6e+ /1903
considera 76e 6n 8ro)ec*o fac*i5le es*4 orien*ado a resol"er 6n
8ro5lema 8lan*eado o a sa*isfacer las necesidades en 6na
ins*i*6cin. De las definiciones an*eriores se ded6ce 76e, 6n
8ro)ec*o fac*i5le consis*e en 6n con@6n*o de ac*i"idades "inc6ladas
en*re s>, c6)a e@ec6cin 8ermi*ir4 el logro de o5@e*i"os 8re"iamen*e
definidos en a*encin a las necesidades 76e 86eda *ener 6na
ins*i*6cin o 6n gr68o social en 6n momen*o de*erminado. .s decir,
la finalidad del 8ro)ec*o fac*i5le radica en el dise;o de 6na
8ro86es*a de accin dirigida a resol"er 6n 8ro5lema o necesidad
8re"iamen*e de*ec*ada en el medio.
.n es*a 8ar*e, f6e a8licado 6n es*6dio de fac*i5ilidad el c6al
8ermi*e demos*rar la 8osi5ilidad e im8ac*o 76e generar4 la 86es*a
en marc$a de la 8resen*e 8ro86es*a en la organi+acin, 8ara ello se
de*erminaron as8ec*os sociales, *?cnicos, legales, financieros )
am5ien*ales. Descri*os a con*in6acin9
/.2.1. 8acti1i*i+a+ S&cia*9
1e re76iere 6n es*6dio social a fin de de*erminar las
necesidades e in*ereses de los 5eneficiarios del 8ro)ec*o ) a
76ienes "a dirigida, a es*o se le denomina la ofer*a ) la
demanda. .n es*a seccin se se;ala los alcances sociales
76e se o5*endr4n ) cmo 8ar*ici8ar4n los 5eneficiarios en la
e@ec6cin ) o8eracin del 8ro)ec*o.
&a fac*i5ilidad social "a enmarcada, en la
concien*i+acin de la 8o5lacin ) de los en*es encargados,
en es*e caso es la em8resa In"i*rel, C. %., $aciendo 76e
es*os con los diferen*es a"ances *ecnolgicosH im8lemen*en
6na n6e"a forma de arc$i"ar ) 8ro*eger los doc6men*os de
dic$a em8resa.
a. C&2&rta2i"!t& +" *a D"2a!+a9
.s*4 conformado 8or el 8ersonal 76e *iene a s6 cargo
el mane@o ) con*rol de los arc$i"os de ges*in den*ro de
cada de8ar*amen*o adminis*ra*i"o, el c6al se 5eneficiar4
direc*amen*e con la 86es*a en marc$a de la 8resen*e
8ro86es*a, 86es ellos demandan la creacin del arc$i"o
cen*ral 8ara es*andari+ar la ges*in 76e reali+an a diario.
Pr&+%ct& Pri2ari&9
.l fac*or 8rimario "a dirigido 8rinci8almen*e a los
asis*en*es de los diferen*es de8ar*amen*o de de la
em8resa In"i*rel, C. %., )a 76e son ellos, los 76e en la
ac*6alidad arc$i"an ) en 6n f6*6ro se 5eneficiar4n
direc*amen*e con la 86es*a en marc$a de la 8resen*e
8ro86es*a.
Pr&+%ct& S"c%!+ari&9
.l 8rod6c*o sec6ndario 5eneficiar4 a los 76ince
de8ar*amen*os 76e la5oran en la em8resa In"i*rel, C. %.,
)a 76e les 8ro8orcionar4 los doc6men*os arc$i"ados de
manera ordenada, conser"ada ) 8odr4n con*ar con 6n
ser"icio de *ransferencia ) 6n es8acio m4s cmodo 8ara
la cons6l*a de los arc$i"os.
1. C&2&rta2i"!t& +" *a O."rta9
.n res86es*a al re76erimien*o del 8ersonal 76e
mane@a direc*amen*e d>a a d>a los arc$i"os de ges*in
s6rge la 8ro86es*a de crear el arc$i"o cen*ral 76e
consolide 6n ser"icio de calidad, garan*i+ando la
organi+acin del fondo doc6men*al. % *ra"?s de normas )
8rocedimien*os Gnicos 8ara los arc$i"os de ges*in de
las 6nidades adminis*ra*i"as de la em8resa, em8leando
ins*r6men*os 76e 8ermi*an con*rolar ) rec68erar la
doc6men*acin arc$i">s*ica. Para finalmen*e aseg6rar la
g6arda ) c6s*odia de los doc6men*os de arc$i"o
generados ) reci5idos 8or la organi+acin
Sit%aci)! Act%a*9
&a si*6acin arc$i">s*ica 76e 8resen*a los 76ince
de8ar*amen*os, no se ada8*an a los denominados
arc$i"os de ges*in, c6)a f6ncin 8rinci8al es man*ener
en cons*an*e 6so frec6en*e los *rami*es de doc6men*os
generados en 6na oficina *om4ndose como 6nidad
8rod6c*ora, es*a si*6acin se de5e al desconocimien*o
8or 8ar*e de los encargados del ser"icio en c6an*o a la
ma*eria, la carencia de $erramien*as *ecnolgicas, as>
como sis*emas de almacenamien*o ) clasificacin.
-am5i?n se de*ermin 76e el arc$i"o es *an*o
in*erno como eB*erno, el 8rimero solo se limi*a al
8r?s*amo ) la cons6l*a, ) el ser"icio eB*erno 76e de8ende
de las *ransferencias doc6men*ales no se lle"a a ca5o
8or no 8oseer 6n arc$i"o cen*ral, *am8oco se ofrece el
ser"icio de re8rod6ccin de la doc6men*acin.
-odo es*o im8osi5ili*a el seg6imien*o 8er*inen*e del
doc6men*o. Por *al ra+n, es de considerar la &e)
Drg4nica de la %dminis*racin PG5lica /20013, en s6
ar*>c6lo 140 el c6al refiere al arc$i"o como9
.n*e o 6nidad adminis*ra*i"a del .s*ado 76e
*iene 5a@o s6 res8onsa5ilidad la c6s*odia,
organi+acin, conser"acin, "aloracin,
seleccin, desincor8oracin ) *ransferencia de
doc6men*os oficiales sea c6al f6ere s6 fec$a,
forma ) so8or*e ma*erial, 8er*enecien*es al
.s*ado o a76ellos 76e se deri"an de la
8res*acin de 6n ser"icio 8G5lico 8or
com6nidades organi+adas, organi+aciones
8G5licas no es*a*ales ) en*idades 8ri"adas.
Den*ro de ese marco, con la Creacin del %rc$i"o
Cen*ral se *ra5a@ar4 en 8ro de lo es*a5lecido en el
mencionado ar*>c6lo ) se 8erfeccionar4 la ges*in
doc6men*al en la em8resa In"i*rel, C. %.
Sit%aci)! 8%t%ra9
0na "e+ 76e el 8ro)ec*o es*? en marc$a, se 8odr4
*ener9
a3 Ma)or ra8ide+ en los 8rocesos de %rc$i"o.
53 0na 56ena mani86lacin ) conser"acin de los
doc6men*os.
c3 1e 8odr4 65icar los doc6men*os con 8ron*i*6d,
de5ido a 76e es*ar4n ordenados 8or cdigos.
d3 Con relacin al es8acio f>sico, se 8odr4 con*ar con 6n
4rea m4s am8lia 8ara *ener 6na me@or dis*ri56cin de
los doc6men*os 76e 8ermanecer4n en el arc$i"o de
ges*in.
e3 .n el de8ar*amen*o del arc$i"o cen*ral la5orar4
8ersonal ca8aci*ado con relacin a la ges*in de
arc$i"os, doc6men*acin ) 8reser"acin de ellos.
f3 Ma)or eficiencia en el ser"icio de informacin ofrecido
a los 0s6arios ) de es*a manera lograr sa*isfaccin en
la 5Gs76eda ) cons6l*a de la informacin.
/.2.2. 8acti1i*i+a+ T9c!ica9
.l es*6dio *?cnico *iene 8or o5@e*o 8ro"eer informacin
8ara c6an*ificar el mon*o de las in"ersiones ) de los cos*os
de o8eracin 8er*inen*es a es*a 4rea. -?cnicamen*e
eBis*ir>an di"ersos 8rocesos 8rod6c*i"os o8cionales, c6)a
@erar76i+acin 86ede diferir de la 76e 86diera reali+arse en
f6ncin de s6 grado de 8erfeccin financiera. Por lo general,
se es*ima 76e de5en a8licarse los 8rocedimien*os )
*ecnolog>as m4s modernos, sol6cin 76e 86ede ser 8*ima
*?cnicamen*e, 8ero no serlo financieramen*e.
0na de las concl6siones de es*e es*6dio es 76e se
de5er4 definir la f6ncin de 8rod6ccin 76e o8*imice el
em8leo de los rec6rsos dis8oni5les en la 8rod6ccin del 5ien
o ser"icio del 8ro)ec*o. 1egGn Nassir ) o*ros /20033, en s6
li5ro Pre8aracin ) ."al6acin de Pro)ec*o, indica 76e se
E8odr4 o5*ener la informacin de las necesidades de ca8i*al,
mano de o5ra ) rec6rsos ma*eriales, *an*o 8ara la 86es*a en
marc$a como 8ara la 8os*erior o8eracin del 8ro)ec*oF. De la
misma forma en 76e o*ros es*6dios afec*an a las decisiones
del es*6dio *?cnico, ?s*e condiciona a los o*ros es*6dios,
8rinci8almen*e al financiero ) organi+acional.
a3 Or(a!i,aci)! E2r"#aria*9
In"i*rel, C.%. /Ind6s*rias de ,i*rinas !efrigeradas
&arenses3, es 6na em8resa 76e c6en*a con 6n es8acio
f>sico am8lio ) acorde a s6 na*6rale+a 8rod6c*ora, 8osee
dos 4reas9 0na adminis*ra*i"a ) o*ra de 8lan*a.
.n el caso del 4rea adminis*ra*i"a se *iene 76e son
1< de8ar*amen*os los c6ales son9 /13 "en*as ) c6en*as
8or co5rar, /23 c6en*as 8or 8agar, /33 con*a5ilidad, /43
com8ras, /<3 !!AA, /63 inform4*ica, /:3 $igiene )
seg6ridad ind6s*rial, /3 con*rol de calidad, /93
8rod6ccin, /103 ingenier>a, /113 ser"icio m?dico, /123
almac?n de ma*eria 8rima, /133 almac?n de 8rod6c*o
*erminado, /143 rece8cin ) /1<3 cos*os. Cada 6no de
ellos, c6en*a con 6n @efe ) s6s asis*en*es
corres8ondien*es. -am5i?n 8osee, 6na de 8lan*a
cons*i*6ida con m4s de 30 4reas de 8rod6ccin 8ara le
ela5oracin de s6s 8rod6c*os.
53 L&ca*i,aci)! 4 D"#crici)!9
&a em8resa In"i*rel, C. %. c6en*a con ins*alaciones
am8lias ) de f4cil acceso, la c6al se locali+a
geogr4ficamen*e en la carrera 6 con calles 1 ) 4 &ocal
8arcela Nro. 13 de la +ona Ind6s*rial II al Des*e de la
ci6dad de 'ar76isime*o, ca8i*al del .s*ado &ara. Para la
locali+acin del arc$i"o cen*ral, se s6giere 8or ser el si*io
m4s idneo en la seg6nda 8lan*a de la em8resa In"i*rel.
C. %., )a 76e ?s*e es el m4s cercano a la gerencia )
adminis*racin de la em8resa.
.s*a 4rea de5er4 con*ar con 6n a8roBimado de 3<0
m= acorde a la conser"acin ) seg6ridad del 8a*rimonio
doc6men*al, las 4rea de5er4n 76edar dis*ri56idas de la
sig6ien*e manera, el 4rea de 8rocesos *?cnicos de5er4
con*ar con el 60R del 4rea, )a 76e a76> se 65icar4 el
de8si*o, el res*o ser4 dis*ri56ido en 6n 30R 8ara el 4rea
de cons6l*a ) 6n 10R res*an*e 8ara ser"icios, es*e
*ra5a@o de5er4 e@ec6*arse con la a)6da de 6n ar76i*ec*o
con@6n*amen*e con los arc$i"logos de la ins*i*6cin.
c3 Si#t"2a# +" I!.&r2aci)!9
.l de8ar*amen*o de Inform4*ica 8ondr4 a
dis8osicin del %rc$i"o 6na c6en*a ) 6n 6s6ario 8ara la
mensa@er>a, *an*o in*erna como eB*erna a *ra"?s del
correo cor8ora*i"o de o6*loo( ) gmail. -am5i?n, *endr4
acceso a las 84ginas de In*erne* necesarias 8ara la
cons6l*a.
+J Marc& L"(a*$
.s*a 8ro86es*a, se s6s*en*a en lo es*a5lecido en la
&e) Drg4nica de la %dminis*racin PG5lica /20013, en s6
ar*>c6lo 141 donde se es8ecifica 76e9
.l o5@e*i"o esencial de los rganos de arc$i"o
del .s*ado es el de conser"ar ) dis8oner de la
doc6men*acin de manera organi+ada, G*il,
confia5le ) o8or*6na, de forma *al 76e sea
rec68era5le 8ara 6so del .s*ado, en ser"icio de
los 8ar*ic6lares ) como f6en*e de la $is*oria.
Del mismo modo en c6an*o a los de5eres del
.s*ado en el ar*>c6lo 143 se se;ala 76e9
.l .s*ado crear4, organi+ar4, 8reser"ar4 )
e@ercer4 el con*rol de s6s arc$i"os ) 8ro8iciar4
s6 moderni+acin ) e76i8amien*o 8ara 76e
c6m8lan la f6ncin 8ro5a*oria, s68le*oria,
"erificadora, *?cnica ) *es*imonial.
e3 R"7%"ri2i"!t&# +" *a Pr&%"#ta9
Incl6)e los rec6rsos necesarios a em8lear.
I!.ra"#tr%ct%ra9
Corres8onde al l6gar donde se lle"ar4 a ca5o el
8ro)ec*o, en es*e caso, es la em8resa In"i*rel, C%. la
c6al dis8one den*ro de s6 4rea adminis*ra*i"a de 6n
es8acio acorde 8ara la ins*alacin del arc$i"o, dic$o
es8acio 8osee 6na dimensin de 3<0 m= adem4s, 6n
*ec$o de cielo raso, 8aredes de formica ) 8iso de
cer4mica 5lanca. .l l6gar es am8lio ) se enc6en*ra
8rBimo a los de8ar*amen*os adminis*ra*i"os as>
como de los 5a;os ) el fil*ro de ag6a.
R"c%r#& H%2a!&9
.s 6no de los 8rinci8ales rec6rsos, de5ido a
76e es*a 8ro86es*a re76iere de 6n *ra5a@o
necesariamen*e anal>*ico, cons*i*6ido 8or el ca8i*al
$6mano e in*elec*6al. Den*ro de ese marco, el
rec6rso $6mano se conforma9 Por 6n @efe arc$i"logo
) 6n asis*en*e de arc$i"o, 8ara el de8ar*amen*o de
rec6rsos $6manos con@6n*amen*e con la gerencia
es*6diara el 8erfil del 8rofesional de la informacin
8ara 8oder recl6*ar el 8ersonal adec6ado. .s
necesario aseg6rarse 76e se c6en*a con los rec6rsos
$6manos necesarios 8ara la o8eracin, conser"acin )
direccin del arc$i"o cen*ral de la em8resa In"i*rel, C. %.
.n dic$o arc$i"o la5orar4n dos 8ersonas ca8aci*ada,
como lo son 6n arc$i"logo ) 6n asis*en*e, 8ara s6 56en
f6ncionamien*o.
R"c%r#& T"c!&*)(ic&9
&os rec6rsos *ecnolgicos son de gran
im8or*ancia en es*a 8ro86es*a )a 76e 8ermi*ir4n
o8*imi+ar 8rocesos ) *iem8os 8or ello se dis8ondr4
de dos /23 com86*adoras, 6na /13 im8resora
m6l*if6ncional, dos /23 6nidades de 8ro*eccin 0P1,
6na /13 fo*oco8iadora ) dos /23 8endri"e. .n
consideracin a es*os rec6rsos mencionados no se
re76iere de gran in"ersin, )a 76e la em8resa
c6en*a en s6 almac?n con es*os e76i8os como
s6s*i*6cin de alg6noH 8ero en es*e caso ser4n
6*ili+ados 8ara la creacin de 6na n6e"a 6nidad 76e
en es*e caso es el arc$i"o. De ig6al manera de
re76erir la com8ra de alg6no de5e ser
8res686es*ado 8ara la a8ro5acin.
R"c%r#& 8i!a!ci"r&9
1er4n 86es*os a dis8osicin 8or 8ar*e de la
gerencia adminis*ra*i"a de la em8resa siem8re )
c6ando se 8resen*e 6n 8res686es*o des*inado a la
creacin del arc$i"o.
Mat"ria*"#9
.s*e as8ec*o corres8onde a los ma*eriales de
oficina a 6*ili+ar as> como l48ices, 5orra, regla,
gra8adora en*re o*ros ar*>c6los 76e sean necesarios,
8or es*a 8ar*e la em8resa c6en*a con 6n s*oc( en
almac?n )a 76e mens6almen*e se do*a a las oficina
adminis*ra*i"a de 8a8eler>a de re76erir algGn ar*ic6le
76e no es*? en s*oc( de5e ir incl6ido en el
8res686es*o 76e se 8resen*ara a la gerencia.
M&1i*iari&9
Para garan*i+ar 6na 8*ima dis*ri56cin del
es8acio ) de la doc6men*acin es recomenda5le la
ad76isicin de arc$i"os rodan*es me*4licos, )a 76e
?s*os son ela5orados con 8in*6ra en 8ol"o )
$orneados a *em8era*6ras s68eriores a los 200S,
$aci?ndolos resis*en*es. &os arc$i"os rodan*es
de5er4n 65icarse a 6na dis*ancia 8r6dencial de la
8ared 8ara e"i*ar la 8roliferacin de $ongos. %simismo
se $ar4 la re76isicin de dos /23 escri*orios 8ara el
arc$i"logo ) s6 asis*en*e, /23 mesones redondos
8ara el 4rea de cons6l*a ) el o*ro 8ara 8roceso *?cnico
donde la5orar4n los arc$i"is*as, /33 sillas ergonmicas
8ara el 8ersonal, /23 sillas 8ara el 4rea de cons6l*a, /13
fo*oco8iadoras m6l*if6ncional, /13 *el?fonos 8ara el
asis*en*e ) arc$i"logo, /13 scanner, /13 arc$i"adores
rodan*es, /33 des$6midificadores de am5ien*e, /23
com86*adoras de al*a ca8acidad, 6n /13 sis*ema
con*ra incendio ) 6n /13 e76i8o *ermo $igrme*ro
/*em8era*6ra ) $6medad3.
Ti"2&9
6 meses.
8&!+& arc5i30#tic&9
.s la coleccin 76e *ienen los arc$i"os en cada
de8ar*amen*o, a con*in6acin se de*alla cmo es*4
conformado9
C&!ta1i*i+a+9 /13 &i5ro de com8ras, /23 &i5ro
de "en*as, /33 Declaracin de I.,.%., /43 Declaracin
de I.1.!.&., /<3 !elacin de cos*os, /63 Conciliaciones
5ancarias, /:3 Pa*en*e, /3 !e8or*es de Cos*os, /93
Pli+as de 1eg6ro.
A*2ac9! Pr&+%ct& T"r2i!a+&9 /13 Drden de
carga, /23 Drden de salida, /33 1erial de e76i8os
fac*6rados.
A+2i!i#traci)! C%"!ta# &r Pa(ar9 /13
,o6c$er de 8ago a 8ro"eedores, /23 Com8ro5an*e de
re*encin I.,.%., /33 Com8ro5an*e de re*encin
I.1.!.&, /43 2ac*6ras de com8ras originales.
R"c%r#&# H%2a!&#9 /13 Nmina em8leados,
/23 .B8edien*e de *ra5a@ador ac*i"o, /33 Ao@a de "ida,
/43 C?d6la, /<3 ->*6lo ) co8ia *>*6lo, /63 Car*a de
56ena cond6c*a, /:3 !esidencia, /3 !eferencia
8ersonal, /93 !I2, /103 Carne* mili*ar, /113 Cer*ificado
de sal6d, /123 %8*i*6d m?dica, /133 Con*ra*o de
*ra5a@o, /143 C6en*a 5ancaria, /1<3 Planilla de
I.,.1.1., /163 .B8edien*e de 8ersonal fi@o, /1:3 Ao@a
de "ida, /13 C?d6la, /193 ->*6lo ) co8ia *>*6lo, /203
Car*a de 56ena cond6c*a, /213 !esidencia, /223
!eferencia 8ersonal, /233 !I2, /243 Carne* mili*ar,
/2<3 Cer*ificado de sal6d, /263 %8*i*6d m?dica, /2:3
Con*ra*o de *ra5a@o, /23 C6en*a 5ancaria, /293
Planilla de I.,.1.1., /303 %n*ici8o de 8res*aciones,
/313 Pr?s*amo 8ersonal, /323 #6s*ifica*i"os de
a6sencia, /333 Nmina, /343 -ransferencia al 5anco,
/3<3 Nmina de*allada del *ra5a@ador, /363 !elacin
de asignaciones, /3:3 %sis*encia, /33 1o8or*es.
S"(%ri+a+ I!+%#tria*9 /13 Planilla de ind6ccin
a em8leados, /23 No*ificacin de riesgo en el *ra5a@o,
/33 Declaraciones de acciden*es, /43 Planilla de
en*rega de 6niformes, /<3 Planilla de do*acin
e76i8os de 8ro*eccin 8ersonal, /63 Plan de accin
seg6ridad an6al, /:3 !e8or*e de acciden*es.
C&2ra#9 /13 !e76isicin de com8ra, /23
2ic$as *?cnicas de los 8rod6c*os, /33 .B8edien*e del
8ro"eedor, /43 !.I.2., /<3 !egis*ro de comercio, /63
!eferencias comerciales, /:3 !eferencias 5ancarias,
/3 &is*as de 8recios, /93 Trdenes de 8ago, /103
1olici*6d de co*i+aciones, /113 Con*rol de co8ias.
A*2ac9! Mat"ria Pri2a9 /13 No*as de
cons6mo, /23 1alidas de miscel4neos, /33
-ransferencias en*re almacenes, /43 No*as de
rece8cin, /<3 Drden de com8ra.
C&!tr&* +" Ca*i+a+9 /13 Cer*ificados de calidad
) garan*>a del 8rod6c*o, /23 .s8ecificaciones
*?cnicas del 8rod6c*o, /33 %nomal>as en las 4reas,
/43 Cons6mos de 8rod6c*os 76>micos, /<3 .76i8os
con des"iacin, /63 %6di*or>as con*rol de calidad
/Informes3.
V"!ta#9 /13 2ac*6ras de "en*as, /23 &is*a de
8recio, /33 .B8edien*e de clien*e, /43 !.I.2., /<3
C?d6la, /63 !eferencia comercial, /:3 !eferencia
5ancaria.
I!.&r2-tica9 /13 2allas del sis*ema, /23 Con*rol
de for*ine*.
Pr&+%cci)!9 /13 Cons6mo de ma*eriales, /23
!e8or*e de e76i8os 8rod6cidos, /33 Polif6ncionalidad.
I!("!i"r0a9 /13
S"r3ici& M9+ic&9 /13
R"c"ci)!9 /13
C&#t&#9 /13
f3 Ta2aK& +" *a r&%"#ta9 &a 8ro86es*a se 8re*ende
alcan+ar a *ra"?s de las sig6ien*es fases9
8a#" I. I+"!ti.icar *&# r&c"#&# +&c%2"!ta*"#9
Para iden*ificar los 8rocesos doc6men*ales
los doc6men*os de5en ser some*idos en 6na
6nidad de informacin 8ara 76e 8or medio de
es*as o8eraciones, la informacin 76e con*iene
el doc6men*o 86eda llegar al 6s6ario 76e lo
necesi*e. .n las fases del 8roceso doc6men*al,
encon*ramos a76ellos doc6men*os 76e son
recolec*ados ) seleccionados 8ara ser 8ar*e del
arc$i"o.
Dic$os doc6men*os seleccionados se le
a8lica 6n *ra*amien*o doc6men*al, es decir
*?cnicas con el fin de $acerlo m4s con*rola5le
) 6*ili+a5le. Para ello, se de5e $acer 6n
an4lisis doc6men*al eB*erno, @6n*o a 6na
descri8cin 5i5liogr4fica, 76e 8ermi*ir4
recoger a76ellos elemen*os del doc6men*o
76e $acen 8osi5le s6 iden*ificacin den*ro del
con@6n*o de *odos los doc6men*os.
8a#" II. D"#crici)! +" *&# r&c"#&# 7%" #"r-!
**"3a+&# a ca1& "! "* arc5i3& C"!tra*9
.n la descri8cin de los 8rocesos 76e
se lle"ar4n a ca5o en el arc$i"o cen*ral de la
em8resa In"i*rel, C. %., *enemos9
La D"#crici)! 8&r2a* & E't"r!a9 16
ac*i"idad es la descri8cin 5i5liogr4fica ) la
ca*alogacin es decir, la descri8cin ordenada a
6n doc6men*o de 6n cdigo alfan6m?rico
sig6iendo las normas, @6n*o con s6 referencia.
Trata2i"!t& 4 A!-*i#i#
D"#crici)! Di1*i&(r-.ica9 ->*6lo, a6*or, edicin, l6gar )
fec$a 865licacin, ) carac*er>s*icas f>sicasU
Cata*&(aci)!9 1igna*6ra /cdigo alfan6m?rico del
doc6men*o 76e indica s6 65icacin el arc$i"o, en 5ase al
sis*ema de clasificacin es*a5lecido3
D"#crici)! +"* C&!t"!i+&9 .n es*a
8ar*e se descri5e la clasificacin /es la
Clasificacin Decimal 0ni"ersal o CD03 ) la
indi+acin o regis*ro ordenado de los da*os del
doc6men*o 8ara 8oder ela5orar 6n >ndice )
res6men.
.s*a descri8cin de los elemen*os de
los doc6men*os es necesaria 8ara
de*erminar 76? *i8o de doc6men*o es, sa5er
76e norma a8licar ) decidir el ni"el de
descri8cin se "a a 6*ili+ar, segGn las reglas
de ca*alogacin.
8a#" III. E#t%+iar *a# !&r2a# 7%" 3a! a #"r
2a!"Ca+a# "! "* Arc5i3& C"!tra*9
.l arc$i"o cen*ral de la em8resa
In"i*rel, C. %., 5asar4 s6s normas de
ac6erdo a lo descri8*o en la 8ro86es*a de
es*e 8ro)ec*o.
8a#" IV. E#ta!+ari,aci)! +" *a# !&r2a# 7%" 3a! a
#"r 2a!"Ca+a# "! "* Arc5i3& C"!tra*9
&as normas 76e "elar4 8or el 56en
f6ncionamien*o del arc$i"o cen*ral de la
em8resa In"i*rel, C. %., es*ar4n 5asadas
segGn la 8ro86es*a de es*e 8ro)ec*o ) ?s*as
ser"ir4n como garan*e de calidad ) seg6ridad
del 56en f6ncionamien*o de dic$o arc$i"o.
L&ca*i,aci)! 4 +"#crici)!9
&a em8resa In"i*rel, C. %. c6en*a con ins*alaciones
am8lias ) de f4cil acceso, la c6al se locali+a
geogr4ficamen*e en la carrera 6 con calles 1 ) 4 &ocal
8arcela Nro. 13 de la +ona Ind6s*rial II al Des*e de la
ci6dad de 'ar76isime*o, ca8i*al del .s*ado &ara.
Para la locali+acin del arc$i"o cen*ral, se s6giere
8or ser el si*io m4s idneo la 8lan*a 5a@a de la em8resa
In"i*rel. C. %., )a 76e ?s*e es el m4s cercano a la
gerencia ) adminis*racin de la em8resa. .s*a 4rea
de5er4 con*ar con 6n a8roBimado de 3<0 m= acorde a la
conser"acin ) seg6ridad del 8a*rimonio doc6men*al, las
4rea de5er4n 76edar dis*ri56idas de la sig6ien*e manera,
el 4rea de 8rocesos *?cnicos de5er4 con*ar con el 60R
del 4rea, )a 76e a76> se 65icar4 el de8si*o, el res*o ser4
dis*ri56ido en 6n 30R 8ara el 4rea de cons6l*a ) 6n 10R
res*an*e 8ara ser"icios, es*e *ra5a@o de5er4 e@ec6*arse
con la a)6da de 6n ar76i*ec*o con@6n*amen*e con los
arc$i"logos de la ins*i*6cin.
/.2.3. 8acti1i*i+a+ 8i!a!ci"ra9
Median*e el es*6dio se 8re*ende reali+ar 6n es*6dio de
los rec6rsos econmicos 8ara la creacin de 6n arc$i"o
cen*ral en la em8resa In"i*rel, C. %., el c6al re76iere 6na
in"ersin de doscien*os oc$en*a mil no"en*a 5ol>"ares con
se*en*a ) sie*e /20.090,:: 's.3
C&#t&# G"!"ra*"#9
.s*os gas*os incl6)en los generados 8or la com8ra de
e76i8os de oficina, 8a8eler>a ) ser"icios.
E7%i&# +" O.ici!a# 4 M&1i*iari&#
Concepto
Cantidad
Utilizada
Costo Unitario Costo Total
%ire acondicionado Mini 18li* 24000 '*6 1 1.<00,00 1.<00,00
Com86*adora de Mesa i3, :<0G5 DD, 4G5 !am, Moni*or 1 P6lgadas 2 12.44,9 2=.I;?,?I
I2r"#&ra M%*ti.%!ci&!a* La#"r a C&*&r H M1@=a Pr& 100 U#1 1 .:90,00 .:90,00
8&t&c&ia+&ra Ca!&! M./@@0! M%*ti.%!ci&!a* La#"r 1 <.<90,00 <.<90,00
E#crit&ri& D" 1,20 C&! D&# Ga3"ta# 2 2.330,00 4.660,00
1illa .@ec6*i"a 2 2.999,00 4.<9,00
T"*9.&!& I!a*-21ric& Di(ita* Si"2"!# Gi(a#"t A3?0 1 649,90 649,90
.s*an*es < 1.344,00 6.:20,00
Mesn de Grani*o !edondo con 1illas de Me*al 2 2.00,00 <.600,00
1canner A8 G2410 Cama Plana 1200 B 1200P88 0s5 2.0 1can@e* 1 2.64,90 2.64,90
.B*in*or de Incendio Pa76e*e de 10 &5s 2 620,00 1.240,00
Des$6mificador Delong$i Por*4*il de 30 a 40 Pin* 1 3.999,00 3.999,00
Car*elera de Corc$o sIfiel*ro 0.60 B 0.0 Dfima( 1 4<0,00 4<0,00
&4m8ara 2l6orescen*es %n*i Pol"o de &6+ 'lanca 4 400,00 1.600,00
Aigrme*ro Digi*al con 1onda 8or Cla"i@a 1 <00,00 <00,00
%rc$i"adores !odan*es 1 9.000,00 162.000,00
T&ta* +" C&#t&# ara E7%i&# +" O.ici!a 4 M&1i*iari& 2=3.2@1,@I
Art0c%*&# +" O.ici!a# 4 Pa"*"r0a
Especificacin N!. Costo Unitario Costo Total
Por*al48ices 1 4:,00 4:,00
'ande@a de 8a8eler>a 1 12<,00 12<,00
Mo6se Pad 1 120,00 120,00
Perforadora 1 41<,00 41<,00
Gra8adora *i8o 8is*ola 1 <00,00 <00,00
Pa8elera 3 li*ros 8edes*al 1 249,99 249,99
1aca Gra8a 1 30,00 30,00
Car8e*a amarilla 24 1,3< 32,40
Car8e*a marrn 24 <,92 142,0
,isi8en*a 300 11,00 330,00
1o5re manila 100 1,4 14,00
Cin*a ad$esi"a 1 21,<0 21,<0
Pega de 5arra 1 1<,00 1<,00
26nda *rans8aren*e <00 30,00 120,00
Car8e*a de 3 aro 24 30,00 60,00
!esal*adores 12 6,<0 :,00
Marcadores 12 11,2< 13<,00
Car8e*a mai(a 24 11<,00 2.:60,00
-i@era 1 100,00 100,00
!eglas 1 10,00 10,00
S%1 A T&ta* =./@/,?@
Art0c%*&# +" O.ici!a# 4 Pa"*"r0a
Especificacin N!. Costo Unitario Costo Total
Vi"!" +" *a P-(. 1 <.4:4,9:
Clic( <0 12,00 600,00
1aca86n*as 1 <,00 <,00
Correc*or 2 30,00 60,00
1e8aradores 100 10,00 1.000,00
Pin+as 12 30,00 30,00
'roc$es 8ara arc$i"o <0 30,00 120,00
&a8iceros 12 <,00 60,00
&48i+ de grafi*o 12 <,2< 63,00
!esmas de 8a8el *ama;o car*a 4 100,00 400,00
!esmas de 8a8el *ama;o oficio 4 122,00 4,00
'orra 1 2,00 2,00
1ello 3 140,00 420,00
-in*a de sello 2 40,00 0,00
%genda 1 12,00 12,00
%rc$ifacis 100 :0,00 :.000,00
G6illo*ina 1 600,00 600,00
T&ta* +" C&#t&# ara Art0c%*&#
+" O.ici!a 4 Pa"*"r0a
1I./2/,?@
S"r3ici&
Concepto N!. Costo Unitario Costo Total
&im8ie+a 1 2.4<:,02 2.4<:,02
&6+ 1 120,00 120,00
In*erne* 1 260,00 260,00
-elefon>a 1 100,00 100,00
%rc$i"logo 1 <.000,00 <.000,00
%sis*en*e 1 2.4<:,02 2.4<:,02
T&ta* C&#t& ara S"r3ici& 10.3?/,0/ 10.3?/,0/
/.2./. 8acti1i*i+a+ M"+i& A21i"!ta*9
&a creacin del arc$i"o cen*ral en la em8resa In"i*rel, C.
%. si es "ia5le, es decir ace8*a5le )a 76e el 8ro)ec*o no
ca6sar4 da;o am5ien*al alg6no, 86es se desarrolla en 6n
4rea adminis*ra*i"a 76e no es generadora de agen*es
con*aminan*es 8ara el am5ien*eH como s6cede 8or e@em8lo a
ni"el ind6s*rial, 76e en la ma)or>a de los casos son
ca6san*es de la segregacin de desec$os 8er@6diciales.
/.2.= E* Di#"K& O"rati3&9
6%#ti.icaci)!9 &os arc$i"os son f6en*es 8rimordiales de
informacin, )a 76e es*4n enmarcados den*ro de 6n 8roceso
$is*rico 76e 8ermi*e *ener conocimien*o del 8asado,
en*ender el 8resen*e ) 8re"er el f6*6ro, es 8or ello 76e los
arc$i"os siem8re $an *enido im8or*ancia a lo largo de los
a;os.
.n las ins*i*6ciones res6l*a necesario con*ar con 6n
arc$i"o cen*ral, )a 76e es el 76e se encarga de resg6ardar
los doc6men*os en 6n slo es8acio, de manera 76e al
momen*o de necesi*arlos es*? all> a la mano, adem4s dic$a
6nidad 8ermi*e me@orar el f6ncionamien*o de los arc$i"os de
ges*in.
.n ,ene+6ela $a) ins*i*6ciones 8G5licas ) 8ri"adas 76e,
a 8esar del conocimien*o 76e se *iene acerca de la
im8or*ancia de los arc$i"os ) de las 5ases legales 76e los
s6s*en*an, carecen de 6nidades de informacin cen*rali+ada
76e dic*en los lineamien*os 8ara el me@or f6ncionamien*o de
los mismos.
De ac6erdo a lo an*erior, la in*encin de es*e 8ro)ec*o
es crear 6n arc$i"o cen*ral 76e 8ro8orcione los lineamien*os
necesarios 8ara s6minis*rar de manera efica+ ) o8or*6na la
informacin re76erida 8or los 6s6arios. &os arc$i"os res6l*an
de gran im8or*ancia 8ara m6c$as ins*i*6ciones 6
organi+aciones 76e 8re*ende 8reser"ar ) conser"ar s6
acer"o doc6men*al 8ara el 56en f6ncionamien*o de s6
ges*in adminis*ra*i"a.
8%!+a2"!taci)! T")rica9 .s*a in"es*igacin se
f6ndamen*a en los as8ec*os *ericos 76e sir"en de 5ase 8ara
la consolidacin de la 8ro86es*a de creacin del arc$i"o
cen*ral.
Arc5i3&9 .Bis*e la creencia de c6ando se $a5la de 6n
arc$i"o, se 8iensa 76e es 6n de8si*o colmado de 8a8eles
sin "alor ) a*i5orrados de s6ciedad, los c6ales con el 8aso
del *iem8o ser4n desec$ados. 1e considera dif>cil la
rec68eracin de alg6na doc6men*acin en arc$i"os 76e se
86eden 8resen*ar en es*as condiciones, de all> radica la
im8or*ancia de los sis*emas de arc$i"o den*ro de las
organi+aciones. 1egGn &8e+ /20013 define 6n arc$i"o como9
.l de8si*o donde se conser"an los doc6men*os,
*am5i?n la ins*i*6cin 6 oficina res8onsa5le de
reci5ir, organi+ar, conser"ar ) dif6ndir los
doc6men*os ) la informacin 76e con*ienen 8ara
ser"ir de *es*imonio a la ges*in adminis*ra*i"a, la
in"es*igacin, la c6l*6ra ) a los ci6dadanos.
%dem4s Aeredia %. /200:3 8resen*a o*ra definicin de
arc$i"o, la c6al dice 76e 6n arc$i"o9
.s 6no o m4s con@6n*os de doc6men*os sea c6al
f6era s6 fec$a, s6 forma ) so8or*e ma*erial,
ac6m6lados en 6n 8roceso na*6ral 8or 6na 8ersona
o ins*i*6cin 8G5lica o 8ri"ada en el *ransc6rso de s6
ges*in, conser"ados res8e*ando a76el orden, 8ara
ser"ir como *es*imonio e informacin 8ara las
8ersonas o ins*i*6cin 76e la 8rod6ce, 8ara los
ci6dadanos o 8ara ser"ir de f6en*es de $is*oria.
Por s6 8ar*e Mas*ro8ierro, M. /2003, se refiere al
%rc$i"o como 6n9
Con@6n*o org4nico de doc6men*os 8rod6cidos )Io
reci5idos en el e@ercicio de s6s f6nciones 8or las
8ersonas f>sicas o @6r>dicas, 8G5licas o 8ri"adas. .n
f6ncin del organismo 8rod6c*or, los arc$i"os
86eden ser de la adminis*racin cen*ral, 8erif?rica,
a6*onmica, local, @6r>dica en*re o*ras. .n f6ncin
de la 8ersonalidad @6r>dica de la ins*i*6cin
8rod6c*ora, /arc$i"os3 8G5licas ) 8ri"adas. /P. 2:3
D*ra en6nciacin, de arc$i"o la c6al es im8or*an*e
resal*ar es la de ,4s76e+, M. /20043, la define como9
&a 6nidad adscri*a a 6na ins*i*6cin, la c6al cond6ce
la 8ol>*ica de ges*in ) c6s*odia de los doc6men*os,
) s6 ser"icio a los 6s6arios como 8ar*e de *r4mi*es )
8a*rimonios de s6s creadores, de ci6dadanos ) de
las com6nidades m6nici8ales, segGn s6 @6risdiccin.
-omando en c6en*a las definiciones an*eriormen*e
eB86es*as, se considera 76e los arc$i"os forman 8ar*e
esencial de los rec6rsos de informacin, )a 76e eB8resa )
conser"a en forma original el 8a*rimonio, misin, f6nciones )
ac*i"idades de 6n 8a>s, em8resa o ins*i*6cin.
Arc5i3& C"!tra*9 1iendo el *ema cen*ral de la
in"es*igacin, el arc$i"o cen*ral se conce8*6ali+a m4s
de*alladamen*e en el GI-%% Diccionario de -?rminos del
Gr68o I5eroamericano de -ra*amien*o de %rc$i"os
%dminis*ra*i"os /199:3, en el c6al es*e conce8*o es definido
como9 .l 76e coordina ) con*rola el f6ncionamien*o de los
dis*in*os arc$i"os de ges*in ) reGne los doc6men*os
*ransferidos 8or los mismos, 6na "e+ finali+ado s6 *r4mi*e )
c6ando s6 cons6l*a no es cons*an*e /.s8a;a3.
%l res8ec*o, Aeredia %. /200:3, $a5lando de los
arc$i"os cen*rales menciona 76e es*o Ede5er4n ser el 8rimer
cen*ro donde se concen*re *oda la doc6men*acin
8ro"enien*e de los arc$i"os de oficina 8er*enecien*es a 6na
ins*i*6cin, 8or lo 76e es m6) im8or*an*e 76e ?s*os c6en*en
con 6n local den*ro de la ins*i*6cinF
Por s6 8ar*e &8e+ J. /20023 considera 76e Eel arc$i"o
cen*ral es a76ella E2ase o ins*i*6cin de arc$i"o 76e reci5e
los doc6men*os, c6ando $an finali+ado s6 *r4mi*e ) las
oficinas no lo 6*ili+an frec6en*emen*e. .s*e arc$i"o
corres8onde a la seg6nda e*a8a del ciclo "i*al de los
doc6men*osF.
%s>, el %rc$i"o Cen*ral es a76el c6)os fondos es*4n
conformados 8or las series doc6men*ales *ransferidas desde
los dis*in*os arc$i"os de ges*in, cons*i*6)e el e@e del sis*ema
man*eniendo 6na relacin 8ermanen*e con los dem4s
arc$i"os 76e lo in*egran, ) siendo el res8onsa5le de la
a8licacin de las normas ) reg6laciones a las 76e de5en
ce;irse los arc$i"os de ges*in ) el arc$i"o $is*rico )a 76e el
de*ermina 76e doc6men*acin *ransferirle.
8%!ci&!"# +"* arc5i3& c"!tra*9 .l arc$i"o cen*ral es el
rgano res8onsa5le de 8lanificar, organi+ar, dirigir, normar,
coordinar, e@ec6*ar ) con*rolar las ac*i"idades arc$i">s*icas a
ni"el ins*i*6cional, as> como, de la adminis*racin, c6s*odia )
conser"acin de la doc6men*acin 8ro"enien*e de los
%rc$i"os de ,alor Permanen*e )Io de ,alor -em8oral
llamados %rc$i"os de Ges*in o 1ecre*ariales.
Como %rc$i"o PG5lico es*4 in*egrado al 1is*ema
Nacional de %rc$i"os ) s6@e*o al c6m8limien*o de la
legislacin arc$i">s*ica emanada del rgano rec*or de
arc$i"os9 el %rc$i"o General de la Nacin.
.l arc$i"o cen*ral c6m8le con m6c$as f6nciones 76e
res6l*an "i*ales 8ara el 56en desarrollo del mismo, en*re s6s
f6nciones *enemos9
.. Permi*e a los arc$i"os de ges*in rec68erar es8acio de
a76ellos doc6men*os 76e no son 6*ili+ados
frec6en*emen*e en las *areas co*idianas, o8*imi+ando s6
*ra5a@o. De ac6erdo con es*o el arc$i"o cen*ral recoger4
*oda la doc6men*acin 76e )a no es de cons6l*a
frec6en*e 8ara a)6dar al a8ro"ec$amien*o f>sico del
arc$i"o de ges*in e"i*ando la ac6m6lacin de
doc6men*os.
(. !eci5ir los doc6men*os de los dis*in*os arc$i"os de
ges*in, la c6al de5er4 es*ar acom8a;ado 8or 6n forma*o
de *ransferencia o in"en*ario, el mismo de5e es*ar
"erificado 8ara confirmar si coincide con la informacin
s6minis*rada. Des86?s de ser co*e@ado ser4 aneBado
@6n*o a las ca@as corres8ondien*e al c6al se le asignar4
6n nGmero correla*i"o.
5. Man*endr4 el con*rol ) reali+ar4 *ra*amien*o adec6ado
de las series doc6men*ales, en la fase de iden*ificacin.
%dem4s *ra5a@ar4 con@6n*amen*e con el arc$i"o
in*ermedio en la "aloracin.
i. &a descri8cin de5er4 reali+arse en a76ellas series
es8ec>ficas, las c6ales *endr4n informacin de
rele"ancia, )a 76e ?s*as no ser4n eliminadas, lo c6al
$ace innecesario la descri8cin de las series 76e ser4n
eliminadas en 6n 8er>odo de *iem8o de*erminado.
C. &a informacin de5e ser remi*ida *an*o 8ara la 6nidad
8rod6c*ora como 8ara el 8G5lico en general.
1in d6da, la creacin del arc$i"o cen*ral en la em8resa
In"i*rel, C.% 8re*ende reali+ar las f6nciones an*eriormen*e
mencionadasH demos*rando de es*a manera 76e el arc$i"o
cen*ral de5e "erse como 6na $erramien*a im8or*an*e 8ara la
ges*in de la informacin.
D&c%2"!t& +" arc5i3&9 .l arc$i"o se alimen*a de los
doc6men*os ) es*os c6en*an con "arias definiciones
de8endiendo desde 76e 8rofesin ) la ciencia 76e se les
mire. &os doc6men*os, son f6en*e 8rimaria 8ara la formacin
de c6al76ier arc$i"o. &os doc6men*os de arc$i"o son
creados 8or 6na ins*i*6cin ) forman 8ar*e de s6 8a*rimonio
los c6ales sir"en como e"idencia de s6s ac*i"idades.
1e considera doc6men*o de arc$i"o a *odo a76el 76e
sea 8rod6c*o de la imaginacin, f6en*es narra*i"as,
informa*i"as ) cien*>ficas 76e den fe de 6n $ec$o ) 76e
8r6e5a o @6s*ifica la cer*e+a o "erdad de 6na cosa. .s de
s6ma im8or*ancia 76e es*e doc6men*o *enga 6na relacin
con la en*idad 8rod6c*ora ) como $a llegado al arc$i"o ) s6
relacin con el con@6n*o doc6men*al de car4c*er seriado )
como 6n con@6n*o org4nico de doc6men*os ) no como 6na
coleccin.
Aeredia %. /199<3, considera 76e E6n doc6men*o de
arc$i"o no es sino el *es*imonio ) 8r6e5a de esas acciones I
ac*os regis*rados en 6n so8or*e 8erd6ra5leF.
1egGn el Pa*rimonio Ais*rico .s8a;ol /19<3 define
doc6men*o de arc$i"o, como9 E-oda eB8resin en leng6a@e
na*6ral o con"encional ) c6al76ier o*ra eB8resin gr4fica,
sonora o en imagen, recogidas en c6al76ier *i8o de so8or*e
ma*erial, incl6so los so8or*es inform4*icosF.
%dem4s, el Diccionario de -erminolog>a %rc$i">s*ica
/19933, da o*ra o8inin de lo 76e es 6n doc6men*o de arc$i"o
) lo define9 EComo el *es*imonio ma*erial de 6n $ec$o o ac*o
reali+ado en el e@ercicio de s6s f6nciones 8or 8ersonas
f>sicas o @6r>dicas, 8G5licas o 8ri"adas, de ac6erdo con 6nas
carac*er>s*icas de *i8o ma*erial ) formalF.
&os doc6men*os de arc$i"os se 8rod6cen ) se
conser"an 8or *res ra+ones 76e %l5erc$ !. ) M6nde* C.
/19993, dan en s6 li5ro EK%rc$>"eseL9 los doc6men*os del
8oder, el 8oder de los doc6men*osF9 &a 8rimera ra+n es
8ara la ges*in adminis*ra*i"a de los as6n*os corrien*es ) 8or
el "alor 8ro5a*orio 76e les concede la le)H como seg6nda
ra+n sir"e 8ara 76e las ins*i*6ciones 8G5licas lo 6sen como
rec6rso 54sico de informacin 8ara los ci6dadanos ) garan*>a
de *rans8arencia adminis*ra*i"a ) como *ercera Gl*ima ra+n
los doc6men*os ad76ieren 6n "alor $is*rico ) son o5@e*o de
cons6l*a 8or 8ar*e de in"es*igadores ) ci6dadanos en
general.
.l doc6men*o de arc$i"o c6en*a con carac*eres
eB*ernos e in*ernos. .B*ernos9 .l doc6men*o como *oda
eB8resin *es*imonial, en c6al76ier leng6a@e, forma o so8or*e.
In*erno9 .s 6no de car4c*er adminis*ra*i"o )Io @6r>dico 76e
forme 8ar*e de 6n fondo org4nico. .l doc6men*o de arc$i"o,
*am5i?n se 86ede "er como *es*imonio.
M"ta#9
.@ec6*ar la creacin del arc$i"o cen*ral.
Con*ra*ar 6n 8rofesional en arc$i"olog>a.
,elar 8ara 76e el mo5iliario ) *oda la re76isicin del
ma*erial es*? s68er"isado 8or 6n arc$i"logo 76e
garan*ice s6 calidad.
Com8rar mo5iliarios adec6ado ) s6ficien*e 8ara el
almacenamien*o de los doc6men*os.
%d76irir ) colocar e76i8os 76e con*ri56)an al
man*enimien*o de la *em8era*6ra, $6medad ) 6n sis*ema
con*ra incendio, 8ara 76e 86eda 8erd6rar 8or m6c$os
a;os los arc$i"os.
0*ili+ar los forma*os 76e se $an s6gerido 8ara el 56en
f6ncionamien*o del arc$i"o, *ales como9 /in"en*ario,
*ransferencia3.
05icar el arc$i"o en 6n 4rea m4s grande.
C6m8lir con 6n 8lan 8re"en*i"o 8ara la conser"acin de
los doc6men*os, en caso de algGn incon"enien*e.
0*ili+ar 6n 8lan de res*a6racin de doc6men*os 8ara
c6al76ier de*erioro 76e *enga alg6nos de ellos.
!eali+ar 6na lim8ie+a eB$a6s*i"a cada c6a*ro /43 meses,
8ara aseg6rar la 56ena conser"acin de los doc6men*os.
IV PARTE
PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO
PROPUESTA DE LA CREACIEN DE UN ARCHIVO CENTRAL
1. O1C"ti3& +" *a Pr&%"#ta9
Pro8orcionar 6n con@6n*o de $erramien*as 76e 8ermi*an el
es*a5lecimien*o de 6n %rc$i"o Cen*ral 8ara la .m8resa In"i*rel, C.%.
O1C"ti3&# "#"c0.ic&#9
%nali+ar el con*eB*o de los arc$i"os de ges*in de las 6nidades
adminis*ra*i"as de In"i*rel, C.%.
Iden*ificar las Aerramien*as arc$i">s*icas 8ara In"i*rel, C.%.
Dise;ar 6na 8ro86es*a de %rc$i"o Cen*ral 8ara In"i*rel, C.%.

2. M"t&+&*&(0a9
-odo es*6dio de in"es*igacin o 8ro)ec*o re76iere de la definicin
de la me*odolog>a ) segGn el man6al de lineamien*os generales 8ara la
ela5oracin ) e"al6acin del *ra5a@o de in"es*igacin de la 0ni"ersidad
Pedaggica .B8erimen*al &i5er*ador /20063 se descri5en9
EM?*odos, *?cnicas ) 8rocedimien*os a8licados de modo 76e el
lec*or 86eda *ener 6na "isin clara de lo 76e se $i+o, 8or 76? )
cmo se $i+o. %dem4s, de5en mencionarse las ra+ones 8or las
c6ales se seleccion dic$a me*odolog>a, s6 adec6acin al
8ro5lema en es*6dio ) s6s limi*acionesF.
Nat%ra*",a +" *a i!3"#ti(aci)!9
.n la ela5oracin del 8resen*e *ra5a@o se reali+ 6na
in"es*igacin de na*6rale+a descri8*i"a lo 76e cons*i*6) 6n *ra5a@o
doc6men*al ) de cam8o 76e "a m4s all4 de la sim8le recoleccin )
organi+acin de informacin so5re el *ema en es8ec>fico. .n relacin a
los 8lan*eamien*os es*a in"es*igacin es de cam8o, de5ido a 76e se
reali+ara 6na inmersin en la realidad de los ac*ores in"ol6crados a fin
de o5*ener informacin de la em8resa In"i*rel, C. %.
Ti& +" I!3"#ti(aci)!9
&a na*6rale+a de la in"es*igacin es de car4c*er descri8*i"o ) con
dise;o de cam8o, 8or76e los da*os son *omados 6 o5ser"ados
direc*amen*e de la realidad. %l res8ec*o %rias /200:3 se;ala9 E&as
in"es*igaciones *i8o descri8*i"as son a76ellas 76e se orien*an a
recolec*ar informaciones relacionadas con el es*ado real de las
8ersonas o5@e*os o fenmenos *al c6al, se 8resen*aron en el momen*o
de la recoleccinF /8. 13<3
0n es*6dio c6)a na*6rale+a es de cam8o es definida 8or
2oroo$, N. /19903, Ecomo a76ella 76e se refiere a 6n es*6dio
eB8erimen*al en 6na si*6acin real, en donde 6na o m4s "aria5les
inde8endien*es es*ar4n s6@e*as a mani86lacin 5a@o es*ric*o con*rol de
o*ras "aria5les de con*rolF /8.963.
De ac6erdo con la *em4*ica de la in"es*igacin, la misma se
enc6en*ra enmarcada en es*6dios de ni"el descri8*i"o en c6an*o a la
in"es*igacin de *i8o descri8*i"oH Aern4nde+ ) o*ro /20003, la define de
la manera sig6ien*e9
.s a76ella 76e mide de manera m4s 5ien inde8endien*e los
conce8*os o "aria5les a los 76e se refiere, a6n76e desde
l6ego 86eden en*regar las mediciones de cada 6na de dic$as
"aria5les 8ara decir como es ) cmo se manifies*a el
fenmeno de in*er?s, s6 o5@e*o no es indicar como se
relacionan las "aria5les, sino en medirla con ma)or 8recisin
8osi5le. /8.613.
E.s descri8*i"a, segGn lo 8lan*eado 8or el a6*or el ?nfasis se
a8lica al an4lisis de los da*os con los c6ales se 8resen*an los
fenmenos o $ec$os de la realidadF /8.603, 1o5re la 5ase de es*as
consideraciones es*a in"es*igacin es descri8*i"a 8or76e 8ermi*e
recons*r6ir el o5@e*o de es*6dio 8ermi*iendo es*a5lecer con*ac*o con la
realidad a fin de conocerla me@or, la finalidad de es*a radica en form6lar
n6e"as *eor>as o modificar las eBis*en*es, en incremen*ar los
conocimien*osH es as> el modo de llegar a ela5orar n6e"os
conocimien*os.
P&1*aci)!9
1egGn !am>re+ /19933, se;ala 76e la 8o5lacin en es*6dio forma
8ar*e del 6ni"erso conformado en a*encin de 6n de*erminado nGmero
de "aria5les 76e se "an a es*6diar, 76e lo $acen 6n s65con@6n*o
8ar*ic6lar con res8ec*o al res*o de los in*egran*es del 6ni"erso.
Para efec*os de es*a in"es*igacin de5e decirse 76e la 8o5lacin
es*6"o cons*i*6ida 8or cien*o *rein*a ) cinco /13<3 em8leados )
o5reros de la em8resa In"i*rel, C. %.
M%"#tra9
&a m6es*ra de 6na 8o5lacin es definida 8or 'a"aresco /19943, )
1a5ino /19963 como 6n con@6n*o re8resen*a*i"o de la 8o5lacin ) 76e
conser"a las mismas carac*er>s*icas. .n*onces 8ara la seleccin de la
m6es*ra del 8resen*e es*6dio se considerara *omarla seleccionando
de manera in*encional el 100R 76e es*4 re8resen*ada 8or 10
8ersonas de la 8o5lacin cons*i*6ida, es decir se elegir4n de ac6erdo
con los cri*erios es*a5lecidos 8or el in"es*igador ) las carac*er>s*icas
del es*6dio.
1egGn A6r*ado ) -oro /20063, Elos dise;os 86ramen*e
descri8*i"os como las enc6es*as, re76ieren de m6es*ras 76e a5ar76en
al menos el die+ 8or cien*o /10R3 de la 8o5lacin 8ara 76e s6s
res6l*ados 86edan considerarse "4lidosF. /8. 23.
C-*c%*& +"* ta2aK& +" *a 2%"#tra9
Para el c4lc6lo del *ama;o de la m6es*ra se *om el 100R de la
8o5lacin re8resen*ada en 1< in*egran*es, 76e forman 8ar*e de cada
6no de los de8ar*amen*os adminis*ra*i"os 76e la5oran en la em8resa
In"i*rel, C. %.
T9c!ica# " i!#tr%2"!t&# +" r"c&*"cci)! +" +at&#9
1egGn 1a5ino /19963. &as *?cnicas e ins*r6men*acin de
recoleccin de da*os son los medios ) rec6rsos de 76e se "ale el
in"es*igador 8ara acercarse a los fenmenos ) eB*raer de ellos
informacin /8.333. .n relacin a es*a in"es*igacin se 6*ili+aran las
en*re"is*as ) el c6es*ionario las c6ales se a8licara a la m6es*ra o5@e*os
de es*6dio.
Va*i+", 4 c&!.ia1i*i+a+ +"* i!#tr%2"!t&9
-odos los ins*r6men*os de recoleccin de informacin en es*e
caso 8ar*ic6lar el c6es*ionario de5en c6m8lir con dos re76isi*os
esenciales 8ara la a8licacin del mismo a sa5er, la "alide+ )
confia5ilidad.
&a confia5ilidad de los da*os reco8ilados 8odr>an ser anali+ados
5a@o el coeficien*e de %lfa de Cron5ac$H c6)os "alores, l6ego de la
a8licacin de la form6la, de5en es*ar com8rendidos en*re 0 ) 1, 8ara
76e 86edan ser confia5les. &a a8licacin de es*a medida se reali+a a
*ra"?s de la sig6ien*e frm6la.
es la "arian+a del >*em i,
es la "arian+a de los "alores *o*ales o5ser"ados )
k es el nGmero de 8reg6n*as o >*ems.
Va*i+",9
&a "alide+ es*4 referida segGn Aern4nde+ ) o*ros /1993, al
grado en 76e 6n ins*r6men*o realmen*e mide la "aria5le 76e se
8re*ende medir /8. 2363. .n es*e sen*ido 8ara de*erminar la "alide+ del
c6es*ionario se lle"ara a ca5o 6n @6icio de eB8er*o 8ara ello se
seleccionara *res es8ecialis*as, 6n me*odlogo ) 2 es8ecialis*as en la
*em4*ica o5@e*o de es*6dio 76e 8or s6 ni"el de 8re8aracin )
eB8eriencia en es*as 4reas emi*ir4n s6 o8inin en c6an*o al an4lisis
de con*enido co$erencia 8er*inencia claridad ) congr6encia con los
o5@e*i"os 8lan*eados en la in"es*igacin. .s*a "alide+ 8ermi*ir4 las
modificaciones de >*ems, los c6ales lle"aran 8os*eriormen*e a la
form6lacin defini*i"a del ins*r6men*o.
I!#tr%2"!t&#9
.s*a es 6na de las e*a8as m4s im8or*an*es de *oda in"es*igacin,
)a 76e 8or medio de los ins*r6men*os se o5*endr4n *odos los da*os 76e
8ermi*ir4n o5*ener los res6l*ados de la in"es*igacin. Inicialmen*e se
8rocedi a la 65icacin de informacin 5i5liogr4fica referen*e al *ema
8ara s6 8os*erior lec*6ra anal>*ica.
%s> mismo, se a8lica 6n ins*r6men*o de recoleccin *i8o
c6es*ionario definido 8or Aern4nde+ !. /20033, como9 E0n con@6n*o de
8reg6n*as res8ec*o a 6na o m4s com8e*enciasF, 76e f6e a8licado a
6n em8leado de cada 6no de los 76ince /1<3 de8ar*amen*os 76e
conforman la em8resa In"i*rel, C. %.
0na de las "en*a@as de la a8licacin de es*a $erramien*a es s6
facilidad ) econom>a, )a 76e los da*os se consig6en de forma inmedia*a
) confia5le, se 86eden a8licar a 6n gran nGmero de 8ersonas en mismo
8er>odo, adem4s s6 car4c*er annimo 8ermi*e 76e los indi"id6os no se
co$>5an ) con*es*en sinceramen*e, 8ermi*iendo conocer de es*a manera
las 8erce8ciones ) o8iniones 8ersonales de los *ra5a@adores.
.l dise;o del ins*r6men*o 8ara la recoleccin de da*os es
ela5orado ) dise;ado 8or el in"es*igador, 76e 56sca recoger
informacin de ac6erdo a los o5@e*i"os del es*6dio corres8ondien*e
con la res8ec*i"a o8eracionali+acin de "aria5les. .l ins*r6men*o 76e
6samos f6e el *i8o c6es*ionario.
%l referirse al c6es*ionario, Aern4nde+ ) o*ros /2003, eB8resa9 EM6e
cons*i*6)e el ins*r6men*o m4s 6*ili+ado 8ara recolec*ar los da*osH 76e el
mismo consis*e en 6n con@6n*o de 8reg6n*as res8ec*o a 6na o m4s
"aria5les a medirF. /8. 313. .l mismo a6*or, al definir el reac*i"o 76e 8osee
cada >*em, en el c6es*ionario de es*6dio 76e se carac*eri+a como cerrado,
indica9 E&as 8reg6n*as con*ienen ca*egor>as o al*erna*i"as de res86es*as
76e $an sido delimi*adas, se 8resen*an a los s6@e*os las 8osi5ilidades de
res86es*as ) a76ellos de5en circ6nscri5irse a ?s*asF. /8. 3923.
.l c6es*ionario es*4 conformado 8or 3< 8reg6n*as con la
modalidad de o8ciones de res86es*a de *i8o cerradas las c6ales
miden las "aria5les o8eracionali+adas median*e 6na escala de
com8aracin 8areada, definida 8or %ng6lo Ca5allero /20103 como9
0na "e+ seleccionados el con@6n*o de elemen*os o "aria5les
76e se 76iere anali+ar, se $ar4n *an*as com5inaciones de
8ares de elemen*os como sea 8osi5leH cada 6no de esos
8ares se le 8resen*aran 6no 8or 6no al en*re"is*ado, de forma
76e es*e de5er4 mos*rar s6 8referencia en 5ase al a*ri56*o
*ema o5@e*o a la com8aracin, eligiendo 6no de los dos
elemen*os 76e en cada ocasin se le 8resen*an.
3. M"2&ria D"#criti3a
3.1. D"#crici)! +"* Pr&+%ct& & S"r3ici&9
O1C"ti3&# +"* Arc5i3& C"!tra*9
Consolidar 6n ser"icio de calidad, 76e garan*ice la
organi+acin del fondo doc6men*al.
.la5orar normas ) 8rocedimien*os Gnicos 8ara los arc$i"os de
ges*in de las 6nidades adminis*ra*i"as de la em8resa.
.la5orar ins*r6men*os 76e 8ermi*an con*rolar ) rec68erar la
doc6men*acin arc$i">s*ica.
%seg6rar la g6arda ) c6s*odia de los doc6men*os de arc$i"o
generados ) reci5idos 8or la ins*i*6cin.
8%!ci&!"# +"* arc5i3& c"!tra*9
Planificar, dirigir, coordinar ) s68er"isar los 8rocesos
arc$i">s*icos.
!egis*rar la en*rada, salida ) cons6l*as de la doc6men*acin
76e se enc6en*ra 5a@o s6 c6s*odia.
De*erminar las normas de acceso 8ara la cons6l*a de
informacin.
%sesorar al encargado de cada arc$i"o de ges*in, cmo de5e
reali+arse el ingreso de los doc6men*os al arc$i"o cen*ral,
cmo se reali+an los 8r?s*amos, ) la manera adec6ada de
organi+ar es*os arc$i"os.
Dise;ar es*ra*egias arc$i">s*icas.
Im8lemen*ar 6n modelo arc$i">s*ico ca8a+ de 6nificar los
arc$i"os de ges*in 8er*enecien*es a la ins*i*6cin.
Pres*ar 6n ser"icio de calidad 5asado en la ?*ica ) el
8rofesionalismo.
De*erminar lineamien*os Gnicos 8ara *odos los arc$i"os de
ges*in 8er*enecien*es al ins*i*6*o.
,elar 8or el adec6ado *ra*amien*o doc6men*al a8licado a los
doc6men*os *ransferidos desde los diferen*es arc$i"os de
ges*in al arc$i"o cen*ral.
E#tr%ct%ra &r(a!i,ati3a +"* arc5i3&9
Para lle"ar a ca5o es*e 8ro)ec*o es im8or*an*e 76e el arc$i"o
sea incor8orado den*ro de la es*r6c*6ra organi+a*i"a, )a 76e se c6en*a
con el a8o)o del ins*i*6cin, 8or ello es necesario 65icarlo como 6na
6nidad adscri*a a la 8residencia del ins*i*6*o. .s*o 8ermi*ir4 76e se le
ofre+ca *odo el a8o)o necesario, 76e se consideren *odas las
necesidades *an*o *?cnicas como financieras, adem4s facili*ar4 el
c6m8limien*o de las normas ) 8rocedimien*os es*a5lecidos en el
arc$i"o. -am5i?n es im8or*an*e 76e se incor8ore al *alen*o $6mano
o*ro arc$i"logo adem4s del 76e eBis*e 8ara *ra5a@ar en 6na de las
4reas.
Por lo *an*o, se 8ro8one la sig6ien*e es*r6c*6ra organi+a*i"a
76e garan*i+ar4 las f6nciones 8ro86es*asH el arc$i"o se di"idir4 en
dos 4reas f6ndamen*ales 6na es la de 8rocesos *?cnicos, en es*a
4rea es*ar4 65icado el de8si*o ) o*ra 4rea ser4 la de cons6l*a.
Ca5e des*acar 76e el organigrama 76e se 8resen*a a con*in6acin
solo descri5e la es*r6c*6ra del arc$i"o cen*ral9
ESTRUCTURA ORGANILATIVA DEL ARCHIVO CENTRAL DE LA EMPRESA INVITREL, C. A.
.s*r6c*6ra organi+a*i"a del arc$i"o cen*ral
26en*e9 ela5oracin 8ro8ia 2013
:r"a +" r&c"#&# t9c!ic&9
.s*a 4rea de5e 5rindar a8o)o *?cnico, ser4 la
res8onsa5le del *ra*amien*o doc6men*al, con*rolar4 la
doc6men*acin, adem4s *endr4 la 8o*es*ad de a8ro5ar las
*ransferencias. .s*a 4rea de5er4 con*ar con 6n 8ersonal 76e
lle"e a ca5o es*os 8rocesos *?cnicos, 8ara lo c6al se s6giere
6n /13 arc$i"logo 76e se encargar4 de dirigir ) coordinar las
ac*i"idades *?cnicas.
&as ac*i"idades 76e se lle"ar4n a ca5o en es*a 4rea ser4n
las sig6ien*es9 rece8cin de doc6men*os *ransferidos, la
organi+acin, la seleccin, descri8cin ) conser"acin de los
doc6men*os, adem4s de reali+ar el 8roceso de digi*ali+acin
doc6men*al. .l 4rea de 8rocesos *?cnicos *ra5a@ar4
con@6n*amen*e con el 4rea de ser"icios 8ara man*ener ac*6ali+ada
la 5ase de da*os del arc$i"o ) 8ara la *oma de decisiones en el
arc$i"o cen*ral. Vs*a ser4 res8onsa5le del de8si*o.
:r"a +" c&!#%*ta9
.s*a man*endr4 con*rol 8ermanen*e en el 8r?s*amo )
cons6l*a de la doc6men*acin reali+ada 8or el 8ersonal de la
ins*i*6cin. 2acili*ar4 a los 6s6arios el acceso a la informacin
de 6na manera efica+. Dic$a 4rea es*ar4 conformada 8or 6n
/13 asis*en*e de arc$i"o 76e ser4 el encargado de facili*ar la
doc6men*acin a los 6s6arios. &as ac*i"idades 76e se lle"ar4n
a ca5o en es*a 4rea ser4n, el 8r?s*amo ) cons6l*a de la
doc6men*acin, la re8rod6ccin o co8ias cer*ificadas de
doc6men*os ) man*ener al d>a la 5ase de da*os. %dem4s es*a
4rea reali+ar4 las ac*i"idades adminis*ra*i"as del arc$i"o
cen*ral ) *ra5a@ar4 de forma con@6n*a con el 4rea de 8rocesos
*?cnicos 8ara 5rindar 6n 56en ser"icio ) 8res*ar a8o)o al
8ersonal de es*a 4rea cada "e+ 76e se re76iera.
S"r3ici&# +"* arc5i3& c"!tra*9
.l ser"icio 76e 8res*ar4 el arc$i"o cen*ral es*4 f6ndado en las
necesidades de los 6s6arios, 8or es*a ra+n se 8ro8one 6na serie de
ser"icios9
H&rari& +" at"!ci)!9
.l ser"icio de a*encin se reali+ar4 de l6nes a "iernes, en 6n
$orario com8rendido de :900 am a 12900 ) de 19008m a
49008m.c6m8liendo con el $orario adminis*ra*i"o de la ins*i*6cin.
S"r3ici& +" r9#ta2& 4 c&!#%*ta +" +&c%2"!t&#9
Vs*e 8ermi*ir4 al 6s6ario la cons6l*a *an*o den*ro como f6era
de las ins*alaciones del arc$i"o cen*ral, siem8re ) c6ando se
c6m8la con las norma*i"as eBis*en*es ) c6ando no re8resen*e
ningGn riesgo 8ara la doc6men*acin.
S"r3ici& +" r"r&+%cci)!9
.l ser"icio de re8rod6ccin se reali+ar4 8ara a76el 6s6ario
a6*ori+ado 8or el @efe de s6 de8ar*amen*o ) 8or el arc$i"logo del
4rea ) c6ando los doc6men*os solici*ados no sean de car4c*er
confidencial.
Ta*"!t& 5%2a!&9
Para lle"ar a ca5o las ac*i"idades 76e *endr4 el arc$i"o cen*ral es
im8or*an*e con*ar con 6n 8ersonal a8*o 76e sa*isfaga las necesidades
de los 6s6arios ) c6m8la con cada 6na de s6s norma*i"as, 8ara ello se
s6giere 76e el 8ersonal es*? conformado 8or9 1 arc$i"logo
denominacin del cargo 76e se le asigna al 8rofesional en
arc$i"olog>a, 1 asis*en*e de arc$i"o.
8%!ci&!"# +"* "r#&!a* +"* arc5i3& c"!tra*9
Arc5i3)*&(& M6"."J9
Coordinar, dirigir ) s68er"isar al 8ersonal adscri*o al arc$i"o.
.s*a5lecer lineamien*os Gnicos 8ara reali+ar el *ra*amien*o
doc6men*al.
!eali+ar 8ro86es*as inno"adoras 76e me@oren la calidad del
arc$i"o.
.la5orar con@6n*amen*e con la Gerencia de Drgani+acin )
Calidad man6ales ) norma*i"as 8ara *odas las 6nidades de
informacin.
Planificar ) dirigir las *?cnicas 76e se lle"ar4n a ca5o *ales
como sis*emas de clasificacin, ordenacin ) la ela5oracin de
elemen*os de descri8cin.
.la5orar *a5las de re*encin doc6men*al.
Ca8aci*ar ) adies*ra al 8ersonal a s6 cargo.
-omar decisiones acerca de la com8ra de ma*erial ) e76i8os
8ara el arc$i"o.
.la5orar norma*i"as in*ernas 76e de5e c6m8lirse en el arc$i"o.
A#i#t"!t" +" arc5i3&9
.@ec6*ar ) con*rolar cada 6no de los 8rocesos del *ra*amien*o
doc6men*al *ales como9 clasificar, ordenar ) arc$i"ar los
doc6men*os. %dem4s de *odas las ac*i"idades *?cnicas.
Man*ener el con*rol de la doc6men*acin.
%*ender a los 6s6arios.
!eci5ir ) lle"ar 6n con*rol de los doc6men*os 8ro"enien*es de
los arc$i"os de ges*in.
%c*6ali+ar los in"en*arios.
.@ec6*ar las es*ad>s*icas referen*es a las ac*i"idades del arc$i"o
) com6nicarla a s6 @efe.
U1icaci)! +"* "#aci& .0#ic& 4 ac&!+ici&!a2i"!t& +" arc5i3&9
.s im8or*an*e seleccionar 6n 4rea adec6ada 8ara la 65icacin
f>sica del arc$i"o, )a 76e de5e con*ar con las condiciones a8ro8iadas
76e 8ermi*an la conser"acin de la doc6men*acin 76e se
resg6ardar4 en el arc$i"o cen*ral, 8or ello se 8ro8onen los sig6ien*es
elemen*os 8ara s6 acondicionamien*o f>sico9
U1icaci)!9
Para la 65icacin del arc$i"o cen*ral se s6giere 8or ser el
si*io m4s idneo la 8lan*a 5a@a de la *orre 'ri*4nica de 1eg6ro
65icado en %l*amira, )a 76e ?s*e es el m4s cercano a la
Presidencia del Ins*i*6*o. .s*a 4rea de5er4 con*ar con 6n
a8roBimado de 3<0 m= acorde a la conser"acin ) seg6ridad del
8a*rimonio doc6men*al, las 4rea de5er4n 76edar dis*ri56idas de la
sig6ien*e manera, el 4rea de 8rocesos *?cnicos de5er4 con*ar con
el 60R del 4rea, )a 76e a76> se 65icar4 el de8si*o, el res*o ser4
dis*ri56ido en 6n 30R 8ara el 4rea de cons6l*a ) 6n 10R res*an*e
8ara ser"icios, es*e *ra5a@o de5er4 e@ec6*arse con la a)6da de 6n
ar76i*ec*o con@6n*amen*e con los arc$i"logos de la ins*i*6cin. %
con*in6acin se m6es*ra 6n cro76is 8ro86es*o 8ara la dis*ri56cin
de las 4reas9
Cro76is del arc$i"o cen*ral
26en*e9 ela5oracin 8ro8ia 2013
I*%2i!aci)!9
Para el es8acio f>sico del arc$i"o cen*ral, se 8ro8one la
ins*alacin de l4m8aras fl6orescen*es con fil*ros de 8ro*eccin 0, de
200 l6B, la c6al de5er4 ins*alarse 8or encima del ni"el de los
arc$i"adores rodan*es, de manera de e"i*ar el con*ac*o direc*o con los
doc6men*os, ?s*as de5er4n *ener in*err68*ores inde8endien*es. .s
im8or*an*e 76e se sellen los "en*anales 76e se enc6en*ren en el 4rea
de de8si*o donde se resg6arde la informacin 8ara e"i*ar el 8aso de
l6+ na*6ral 8or medio de ellos.
T"2"rat%ra# 4 5%2"+a+9
.s im8or*an*e el con*rol de las *em8era*6ras, 8or lo 76e es
necesaria la dis*ri56cin de aires acondicionados en las diferen*es
4reas, las c6ales de5er4n ser con*roladas cons*an*emen*e con
ins*r6men*os como el $igrme*ro 8ara la $6medad ) *ermme*ro 8ara la
*em8era*6ras, ?s*as de5er4n es*ar de la sig6ien*e manera9 8ara el 4rea
de de8si*o de5er4 encon*rase en*re 16N c a 21Nc ) 8ara las 4reas
donde *endr4 8ermanencia el 8ersonal ) donde se reali+ar4n las
cons6l*as de5er4n encon*rarse alrededor de los 22Nc a8roBimadamen*e,
es*o 8ermi*ir4 76e no oc6rra ning6na da;o al 8ersonal ni a la
doc6men*acin. .n c6an*o a la $6medad de5e es*ar com8rendida en*re
los 40R ) 60R, )a 76e las fl6c*6aciones de es*os "alores 8er@6dican la
doc6men*acin ) 86ede a s6 "e+ afec*ar la sal6d del 8ersonal.
E* i#&9
.n el 4rea de arc$i"o no se le im8lemen*ar4n alfom5ras al 8iso,
)a 76e las alfom5ras a5sor5en el 8ol"o con ma)or facilidad, adem4s
no son resis*en*es al f6ego 8or lo 76e lo 76e de5e colocarse
cer4micas resis*en*es, )a 76e son m4s resis*en*es al f6ego, siendo
es*o 6na medida 8re"en*i"a.
M&1i*iari&9
Para garan*i+ar 6na 8*ima dis*ri56cin del es8acio ) de la
doc6men*acin es recomenda5le la ad76isicin de arc$i"os rodan*es
me*4licos, )a 76e ?s*os son ela5orados con 8in*6ra en 8ol"o )
$orneados a *em8era*6ras s68eriores a los 200S, $aci?ndolos
resis*en*es. &os arc$i"os rodan*es de5er4n 65icarse a 6na dis*ancia
8r6dencial de la 8ared 8ara e"i*ar la 8roliferacin de $ongos.
%simismo se $ar4 la re76isicin de dos /23 escri*orios 8ara el
arc$i"logo ) s6 asis*en*e, /23 mesones redondos 8ara el 4rea de
cons6l*a ) el o*ro 8ara 8roceso *?cnico donde la5orar4n los
arc$i"is*as, /33 sillas ergonmicas 8ara el 8ersonal, /23 sillas 8ara el
4rea de cons6l*a, /13 fo*oco8iadoras m6l*if6ncional, /13 *el?fonos 8ara
el asis*en*e ) arc$i"logo, /13 scanner, /13 arc$i"adores rodan*es, /33
des$6midificadores de am5ien*e, /23 com86*adoras de al*a ca8acidad,
6n /13 sis*ema con*ra incendio ) 6n /13 e76i8o *ermo $igrme*ro
/*em8era*6ra ) $6medad3.
Si#t"2a +" r"3"!ci)!9
!es6l*a "i*al la im8lemen*acin de sis*emas de 8re"encin de
riesgos 8ara 8re"enir ) dar res86es*as an*e 8osi5les sinies*ros 8or ello
es necesario *omar las sig6ien*es medidas 8ara los diferen*es casos9
I!c"!+i&9 colocar sis*emas de alarmas con*ra incendio, el arc$i"o
con*ar4 adem4s con eB*in*ores con 8ol"o 76>mico seco ) de5er4
reali+arse las ins8ecciones rec6rren*es a los ca5leados el?c*ricos.
No de5en colocarse regaderas con*ra incendio en las
ins*alaciones, )a 76e eB8edir>an ag6a ) ocasionar>an da;os a la
doc6men*acin.
I!%!+aci)!9 e"i*ar 76e el arc$i"o f6ncione cerca de 5a;os,
drena@es o alg6na *65er>a 76e 86eda ocasionar da;o al fondo
doc6men*al.
R&1&9 se colocar4n c4maras de seg6ridad en los de8si*os ) en la
sala de cons6l*a. %dem4s se res*ringir4 el acceso al 8ersonal no
a6*ori+ado.
Trata2i"!t& +&c%2"!ta*9
0n *ra*amien*o doc6men*al 6niforme ) sis*em4*ico garan*i+ar4 en
gran medida es*a conser"acin. .la5orar 6na g6>a 8ro8orcionar4 a los
*ra5a@adores, 6n ins*r6men*o 8ara 6na me@or ges*in doc6men*al,
me@orando el ser"icio ) rec68eracin de la informacin. Para lle"ara a
ca5o la creacin del arc$i"o cen*ral el ins*i*6*o de5er4 em8lear 6no
serie de es*ra*egias arc$i">s*icas 8ara el logro de los o5@e*i"os.
A*icaci)! +" *a Ta1*a +" R"t"!ci)! D&c%2"!ta* MTRDJ
.s im8or*an*e, definir ) sa5er 8ara 76? sir"e 6na *a5la de
re*encin ) segGn la 2ac6l*ad de Ciencias de la 0ni"ersidad Cen*ral de
,ene+6ela /sIf3, la define como9
Ins*r6men*os *?cnicos arc$i">s*icos conformados 8or 6n
con@6n*o de series doc6men*ales a las c6ales se les $a
reali+ado el es*6dio de denominacin, iden*ificacin )
"aloracin, rese;ando los *i8os de "alor, el *iem8o de la
c6s*odia, el 8er>odo de re*encin en a;os, ) el 5asamen*o
legal 76e infl6)e so5re la dis8osin de las series )
doc6men*os rese;ados en dic$a *a5la.
&a *a5la de re*encin de doc6men*os ser4n de gran im8or*ancia
8ara el sis*ema de ges*in de doc6men*os ) arc$i"os de la em8resa
In"i*rel, C. %., )a 76e ser"ir4n 8ara es*a5lecer la re*encin de los
doc6men*os en cada 6no de los arc$i"os 76e com8onen dic$o sis*ema,
indicando el momen*o en el c6al los doc6men*os se de5er4n eliminar o
*ransferir a los s65 O sig6ien*es arc$i"os del sis*ema, )a sea 8ara s6
conser"acin *em8oral o 8ermanen*e, o 8ara 6na eliminacin l6ego de
6na conser"acin 8or 6n 8er>odo de*erminado. &legan a ser 6n
ins*r6men*o *?cnico de "i*al im8or*ancia 8ara el desa$ogo de las
oficinas de a76ellos doc6men*os 76e $an 8erdido "alor, "igencia ) 6so.
&a 8rogramacin del *ra5a@o, cons*i*6)e el 8rimer 8aso 8ara la
a8licacin de la *a5la de re*encin doc6men*al /-.!.D.3 ) es*4
conformado 8or las sig6ien*es ac*i"idades9
S"*"cci)! +" O.ici!a#9 &a 6nidad de arc$i"o, reali+ar4 la
seleccin de las oficinas donde se a8licar4 la *a5la de re*encin
doc6men*al, de ac6erdo con las necesidades ) re76erimien*os
es8ec>ficos de cada de8endencia.
Pr"#"!taci)! +"* Pr&c"#& "! *a# O.ici!a#9 Presen*acin del
8roceso de arc$i"os ) de los o5@e*i"os, alcances ) me*odolog>a 8ara la
a8licacin de la *a5la de re*encin doc6men*al en el con*eB*o de la
organi+acin de arc$i"os. 1e recoge informacin so5re las condiciones
f>sicas de la oficina ) el es*ado de conser"acin de los doc6men*os, se
relaciona el nom5re del 8ersonal de la oficina 76e adelan*ar4 el
8roceso ) el $orario de *ra5a@o 76e se dedicar4 a *al ac*i"idad. &a
informacin se consigna en 6n forma*o de 8rogramacin de *ra5a@o.
S"Ka*i,aci)! +"* M&1i*iari& +" Arc5i3&9 1e efec*Ga de manera
8re"ia a la organi+acin f>sica de los doc6men*os con el fin de facili*ar
s6 8os*erior 65icacin ) acceso.
Pr&(ra2a +" Tra1aC& &r O.ici!a9 Doc6men*o ela5orado 8or el
gr68o de a6Biliares, 76e orien*a la a8licacin de la *a5la de re*encin
doc6men*al, con@6n*amen*e con la 6nidad de arc$i"o res8ec*i"a. .s*e
8rograma se 8resen*a a los @efes de oficina ) de5e incl6ir el
cronograma de ac*i"idades 8ara la organi+acin de arc$i"os, la relacin
de 8ersonas con 76ienes se "a a adelan*ar dic$as ac*i"idades ) el
$orario de *ra5a@o concer*ado con ellas.
2orma*o de -a5la de !e*encin Doc6men*al del %rc$i"o Princi8al
26en*e9 ela5oracin 8ro8ia 2013
C*a#i.icaci)!9
Para la clasificacin de los doc6men*os, 8rimero se de5e
iden*ificar, )a 76e 8or medio de ?s*e 8ermi*ir4 reconocer la
8rocedencia, carac*eri+ar ) descri5ir la doc6men*acin mo*i"o de
an4lisis. &a iden*ificacin de las secciones, series ) s65 O series
den*ro de 6n fondo doc6men*al, de5e reali+arse *eniendo en c6en*a la
es*r6c*6ra org4nico O f6ncional de la en*idad 8rod6c*ora. .s*e
8rocedimien*o denominado clasificacin, 8ermi*ir4 65icarse en el ni"el
76e se 76iere carac*eri+ar ) descri5ir.
&a iden*ificacin 86ede es*a5lecerse de lo general a lo 8ar*ic6lar
de la misma manera como se reali+a la descri8cin, as>9
2DNDD 1.CCITN 10' O 1.CCITN
De5e 8ar*irse del fondo iden*ific4ndolo con *oda la
doc6men*acin 8rod6cida 8or la en*idad, 8asando 8or la seccin )
s65 O seccin 76e son las agr68aciones doc6men*ales generadas 8or
las 6nidades adminis*ra*i"as de ma)or ) menor rango. 0na "e+
iden*ificados ) es*a5lecidos los an*eriores ni"eles @er4r76icos se
descender4 al ni"el doc6men*al9
1.!I. 10' O 1.!I. 0NID%D DDC0M.N-%&
&a serie es*4 cons*i*6ida 8or 6nidades doc6men*ales 76e 5ien
86eden ser sim8les /6n solo *i8o doc6men*al3 o com8le@as /*i8os
doc6men*ales diferen*es3. &as series in"en*arias son la 5ase 8ara
"erificar ) con*rolar las *ransferencias doc6men*ales. %s> mismo, las
series cons*i*6)en la 6nidad 54sica de "aloracin 8or76e refle@an las
ac*i"idades desarrolladas 8or la oficina 8rod6c*ora en "ir*6d de las
f6nciones asignadas.
Pri!cii&# ara *a "*a1&raci)! +"* C%a+r& G"!"ra* +"
c*a#i.icaci)!9
.n la ela5oracin del c6adro general de clasificacin
arc$i">s*ica, es re76isi*o 8re"io e indis8ensa5le con*ar con 6n am8lio
conocimien*o de las a*ri56ciones ) f6nciones del organismo 76e
genera los doc6men*os de arc$i"o. .s necesario 8ara la reali+acin
de la clasificacin doc6men*al el se8arar la doc6men*acin en
secciones doc6men*ales en relacin a las 6nidades 8rod6c*oras,
*omando en c6en*a s6s f6nciones den*ro de la es*r6c*6ra organi+a*i"a
del ins*i*6*o.
0na "e+ 76e sean *omados en c6en*a es*os as8ec*os se a8licar4
6n c6adro de clasificacin con 6na codificacin alfan6m?rica, el
modelo 76e se *omar4 como referencia 8ara la a8licacin del c6adro
de clasificacin 8or ser el m4s acorde con las necesidades de la
ins*i*6cin es el modelo de 6n c6adro org4nico Of6ncional.
Ca5e des*acar 76e el c6adro slo desarrollar4 las series ) s65
series de las de las gerencias ) 4reas de *ra5a@o *omadas en la
m6es*ra 8ara la recoleccin de da*os. %s> 86es, en el arc$i"o cen*ral
de la em8resa In"i*rel, C. %., se ela5or el sig6ien*e c6adro de
clasificacin *omando en c6en*a lo eB86es*o an*eriormen*e
CUADRO DE CLASI8ICACIEN
C)+i(& 4 D"#crici)! +"* 8&!+& Arc5i30#tic&
In"i*rel, C. %. /2ondo3
100.1. C&!ta1i*i+a+ MS"cci)!J
&i5ro de Com8ras /1erie3
100.1.1. &i5ro de ,en*as
100.1.2. Declaracin de I.,.%.
100.1.3. Declaracin de I.1.!.&.
100.1.4. !elacin de Cos*os.
100.1.<. Conciliaciones 'ancarias
100.1.6. Pa*en*e
100.1.:. !e8or*es de Cos*os
100.1.. Pli+as de 1eg6ro
200.1. A*2ac9! Pr&+%ct& T"r2i!a+& MS"cci)!J
Drden de Carga /1erie3
200.1.1. Drden de 1alida
200.1.2. 1erial de .76i8os 2ac*6rados
300.1. A+2i!i#traci)! C%"!ta# &r Pa(ar MS"cci)!J
,o6c$er de Pago a Pro"eedores /1erie3
300.1.1. Com8ro5an*e de !e*encin de I,%
300.1.2. Com8ro5an*e de !e*encin I.1.!.&.
300.1.3. 2ac*6ras de Com8ras Driginales
/00.1. R"c%r#&# H%2a!&# MS"cci)!J
Nmina .m8leados /1erie3
400.1.1. .B8edien*e de -ra5a@ador %c*i"o
400.1.1.1. Ao@a de ,ida
400.1.1.2. C?d6la
400.1.1.3. ->*6lo ) Co8ia de ->*6lo
C)+i(& 4 D"#crici)! +"* 8&!+& Arc5i30#tic&
400.1.1.4. Car*a de '6ena Cond6c*a
400.1.1.<. !esidencia
400.1.1.6. !eferencia Personal
400.1.1.:. !I2
400.1.1.. Carne* Mili*ar
400.1.1.9. Cer*ificado de 1al6d
400.1.1.10. %8*i*6d M?dica
400.1.1.11. Con*ra*o de -ra5a@o
400.1.1.12. C6en*a 'ancaria
400.1.1.13. Planilla de I,11
400.1.2. .B8edien*e de Personal 2i@o
400.1.2.1. Ao@a de ,ida
400.1.2.2. C?d6la
400.1.2.3. ->*6lo ) Co8ia de ->*6lo
400.1.2.4. Car*a de '6ena Cond6c*a
400.1.2.<. !esidencia
400.1.2.6. !eferencia Personal
400.1.2.:. !I2
400.1.2.. Carne* Mili*ar
400.1.2.9. Cer*ificado de 1al6d
400.1.2.10. %8*i*6d M?dica
400.1.2.11. Con*ra*o de -ra5a@o
400.1.2.12. C6en*a 'ancaria
400.1.2.13. Planilla de I,11
400.1.2.14. %n*ici8o de Pres*aciones
400.1.2.1<. Pr?s*amo Personal
400.1.2.16. #6s*ifica*i"os de %6sencia
C)+i(& 4 D"#crici)! +"* 8&!+& Arc5i30#tic&
400.1.3. Nmina /165 O 1erie3
400.1.3.1. -ransferencia al 'anco
400.1.3.2. Nmina De*allada del -ra5a@ador
400.1.3.3. !elacin de %signaciones
400.1.3.4. %sis*encia
400.1.3.<. 1o8or*es
=00.1. S"(%ri+a+ I!+%#tria* MS"cci)!J
Planilla de Ind6ccin a .m8leados /1erie3
<00.1.1. No*ificaciones de !iesgo en el -ra5a@o
<00.1.2. Declaraciones de %cciden*es
<00.1.3. Planilla de .n*rega de 0niformes
<00.1.4. Planilla de Do*acin .76i8os de Pro*eccin Personal
<00.1.<. Plan de %ccin 1eg6ridad %n6al
<00.1.6. !e8or*e de %cciden*es
I00.1. C&2ra# MS"cci)!J
!e76isicin de Com8ra /1erie3
600.1.1. 2ic$as -?cnicas de los Prod6c*os
600.1.2. .B8edien*e del Pro"eedor
600.1.2.1. !I2
600.1.2.2. !egis*ro de Comercio
600.1.2.3. !eferencias Comerciales
600.1.2.4. !eferencias 'ancarias
600.1.3. &is*a de Precios
600.1.4. Trdenes de Pago
600.1.<. 1olici*6d de Co*i+aciones
600.1.6. Con*rol de Co8ias
C)+i(& 4 D"#crici)! +"* 8&!+& Arc5i30#tic&
@00.1. A*2ac9! Mat"ria Pri2a MS"cci)!J
No*as de Cons6mo /1erie3
:00.1.1. 1alidas de Miscel4neos
:00.1.2. -ransferencias en*re %lmacenes
:00.1.3. No*as de !ece8cin
:00.1.4. Drden de Com8ra
;00.1. C&!tr&* +" Ca*i+a+ MS"cci)!J
Cer*ificados de Calidad ) Garan*>a del Prod6c*o /1erie3
00.1.1. .s8ecificaciones -?cnicas del Prod6c*o
00.1.2. %nomal>as en las Wreas
00.1.3. Cons6mos de Prod6c*os M6>micos
00.1.4. .76i8os con Des"iacin
00.1.<. %6di*or>as Con*rol de Calidad /Informes3
?00.1. V"!ta# MS"cci)!J
2ac*6ras de ,en*as /1erie3
900.1.1. &is*a de Precio
900.1.2. .B8edien*e de Clien*e
900.1.1.1. !I2
900.1.1.2. C?d6la
900.1.1.3. !eferencia Comercial
900.1.1.4. !eferencia 'ancaria
1000.1. I!.&r2-tica MS"cci)!J
2allas del 1is*ema /1erie3
1000.1.1. Con*rol de 2or*ine*
1100.1. Pr&+%cci)! MS"cci)!J
Cons6mo de Ma*eriales /1erie3
1100.1.1. !e8or*e de .76i8os Prod6cidos
1100.1.2. Polif6ncionalidad
C)+i(& 4 D"#crici)! +"* 8&!+& Arc5i30#tic&
1200.1. I!("!i"r0a MS"cci)!J
/1erie3
1000.1.1.
1200.1.1.1.
1300.1. S"r3ici& M9+ic& MS"cci)!J
/1erie3
1100.1.1.
1300.1.1.1.
1/00.1. R"c"ci)! MS"cci)!J
/1erie3
1000.1.1.
1400.1.1.1.
1=00.1. C&#t&# MS"cci)!J
/1erie3
1000.1.1.
1<00.1.1.1.
Or+"!aci)! +" *a +&c%2"!taci)!9
%l c6m8lir con la clasificacin doc6men*al se 8roceder4 a la
ordenacin de los doc6men*os den*ro del arc$i"o cen*ral. -omando en
c6en*a la clasificacin se recomienda 6n sis*ema de ordenacin
cronolgica, considerando el a;o de la serie doc6men*al, adem4s
in*ernamen*e la ordenacin se reali+ar4 de manera n6m?rica en forma
descenden*e, 76edando organi+ada de la sig6ien*e forma9
Drdenacin de la doc6men*acin
26en*e9 ela5oracin 8ro8ia 2013
D"#crici)! +&c%2"!ta*9
1e 8ro8one como ins*r6men*o de descri8cin 6n in"en*ario, el
c6al se recomienda sea com8lemen*ado con o*ro elemen*o de
descri8cin doc6men*al como lo es 6n >ndice, el c6al 8ro8orcionar>a
6na 5Gs76eda r48ida, ) accesi5ilidad ) rec68eracin de la informacin.
Considerando las normas de descri8cin doc6men*al I1%DCG ) s6s
seis 4reas de informacin /iden*ificacin, con*eB*o, con*enido )
es*r6c*6ra, acceso ) 6*ili+acin, doc6men*acin asociada ) no*as3.
.s*os ins*r6men*os se reali+ar4n de forma a6*oma*i+ada. .l modelo
del in"en*ario 8ro86es*o ser4 el sig6ien*e9
In"en*ario Doc6men*al del arc$i"o cen*ral
26en*e9 ela5oracin 8ro8ia 2013
S"*"cci)! 4 "'%r(&9
.n es*a fase del *ra*amien*o doc6men*al se de*ermina el des*ino
de los doc6men*os, es decir el la8so 8ara s6 conser"acin den*ro del
arc$i"o cen*ral o la eliminacin de los mismos, de5er4 8or ello crearse
6na @6n*a e"al6adora conformada 8or el geren*e ) el encargado de los
de8ar*amen*os ) el arc$i"logo. 1e 8ro8one adem4s la eliminacin de
doc6men*os 76e 8osean m4s de dos e@em8lares id?n*icos ) 76e
am5os sean originales.
Tra!#."r"!cia9
.l arc$i"o cen*ral reci5ir4 los doc6men*os *ransferidos de los
arc$i"os de ges*in, 8ara ello es necesario con*ar con 6na serie de
norma*i"as 8ara 76e se $aga de manera correc*a, las medidas a *omar
son las sig6ien*es9
&as 6nidades de5er4n reali+ar 6n in"en*ario de*allado de la
doc6men*acin a *ransferir, cada ca@a de5er4 ser iden*ificado con
6n nGmero correla*i"o.
&a doc6men*acin ser4 remi*ida median*e 6n memorando al
arc$i"o cen*ral.
.l 8ersonal del arc$i"o cen*ral *endr4 la o5ligacin de "erificar el
con*enido de las ca@as 8ara "alidar el in"en*ario.
%dem4s, se 8ro8one el sig6ien*e forma*o de *ransferencia 8ara el
arc$i"o cen*ral9
1olici*6d de -ransferencia del arc$i"o cen*ral
26en*e9 ela5oracin 8ro8ia 2013
ANENOS
ANENO 2
PROCESAMIENTO Y AN:LISIS DE DATOS.
Para el desarrollo del 8resen*e ca8i*6lo, se 8rocedi a la ela5oracin de
6na enc6es*a como ins*r6men*o de in"es*igacin, de *rein*a ) cinco /3<3
8reg6n*as cerradas ) dos al*erna*i"as de res86es*a /1>, No3, la c6al se
a8lic a la m6es*ra seleccionada, reali+4ndose la *a56lacin de los
res6l*ados o5*enidos /en c6adros de can*idades ) 8orcen*a@es3, >*em 8or
>*em, efec*64ndose el an4lisis de cada 6no de ellos, lo c6al sir"i de 5ase
8ara la ela5oracin de las concl6siones ) recomendaciones res8ec*i"as.
No o5s*an*e, 'ales*rini /20063, $ace referencia al an4lisis e in*er8re*acin
de los res6l*ados como E&os m?*odos es*ad>s*icos 76e se in*rod6cir4n a la
masa de da*os, es decir, 76? *i8o de c4lc6lo se le a8licara a los da*os
o5*enidos de la m6es*ra 76e $a sido delimi*ada, con el o5@e*i"o de
carac*eri+ar a la 8o5lacin es*6diadaF /8.133.
Prod6c*o de es*e 8roceso se 8resen*an los sig6ien*es res6l*ados9
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
01
X-iene el arc$i"o 6na es*r6c*6ra
organi+a*i"aY
< 33 10 6:
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero 6no, el sesen*a ) sie*e 8or cien*o /6:R3 de los
enc6es*ados consideran 76e el arc$i"o de la em8resa In"i*rel, C. %. no *iene
6na es*r6c*6ra organi+a*i"a.
NO Pt"2# S0 N&
33%
67%
FTi"!" "* arc5i3& %!a "#tr%ct%ra
&r(a!i,ati3aH
S
No
. Q . Q
02
XPosee 6n man6al de normas )
8rocedimien*os 8ara %rc$i"oY
6 60 9 40
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero dos, el sesen*a 8or cien*o /60R3 de los enc6es*ados
consideran 76e el arc$i"o de la em8resa In"i*rel, C. %. no 8osee 6n man6al
de normas ) 8rocedimien*os 8ara arc$i"os.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
40%
60%
FP&#"" %! 2a!%a* +" !&r2a# 4
r&c"+i2i"!t&# ara Arc5i3&H
S
No
03 XDfrece el arc$i"o 6n ser"icio in*ernoY 10 6: < 33
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero *res, el sesen*a ) sie*e 8or cien*o /6:R3 de los
enc6es*ados consideran 76e el arc$i"o de la em8resa In"i*rel, C. %. si ofrece
6n ser"icio in*erno.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
67%
33%
FO.r"c" "* arc5i3& %! #"r3ici& i!t"r!&H
S
No
04
XPro8orciona el arc$i"o 6n ser"icio
eB*ernoY
<3 : 4:
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero c6a*ro, el cinc6en*a ) *res 8or cien*o /<3R3 de los
enc6es*ados o8inan 76e si 8ro8orciona 6n ser"icio eB*erno, el arc$i"o de la
em8resa In"i*rel, C. %.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
53%
47%
FPr&&rci&!a "* arc5i3& %! #"r3ici&
"'t"r!&H
S
No
0<
XC6en*a con $erramien*as
*ecnolgicas 8ara la ges*in de
arc$i"oY
11 :3 4 2:
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero cinco, el se*en*a ) *res 8or cien*o /:3R3 de los
enc6es*ados consideran 76e la em8resa In"i*rel, C. %., no c6en*a con
$erramien*as *ecnolgicas 8ara la ges*in de arc$i"o.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
73%
27%
FC%"!ta c&! 5"rra2i"!ta# t"c!&*)(ica# ara
*a ("#ti)! +" arc5i3&H
S
No
06 X.Bis*e 6n encargado del %rc$i"oY 3 20 12 0
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero seis, el oc$en*a 8or cien*o /0R3 de los enc6es*ados
es*iman 76e en la em8resa In"i*rel, C. %. no eBis*e 6n encargado del arc$i"o.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
20%
80%
FE'i#t" %! "!car(a+& +"* Arc5i3&H
S
No
0:
X.s s6ficien*e el es8acio 76e *iene el
arc$i"oY
2 13 13 :
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero sie*e, el oc$en*a ) sie*e 8or cien*o /:R3 de los
enc6es*ados eB8onen 76e la em8resa In"i*rel, C. %. no *iene s6ficien*e
es8acio 8ara el arc$i"o
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
13%
87%
FE# #%.ici"!t" "* "#aci& 7%" ti"!" "*
arc5i3&H
S
No
0
X.s*4 cerca del arc$i"o algGn
de8ar*amen*o adscri8*oY
9 60 6 40
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero oc$o, el sesen*a 8or cien*o /60R3 de los
enc6es*ados consideran 76e s> es*4 cerca del arc$i"o algGn de8ar*amen*o
adscri*o de la em8resa.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
60%
40%
FE#t- c"rca +"* arc5i3& a*(R! +"arta2"!t&
a+#crit&H
S
No
09 X.l arc$i"o se enc6en*ra lim8ioY 11 :3 4 2:
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero n6e"e, el se*en*a ) *res 8or cien*o /:3R3 de los
enc6es*ados afirman 76e el arc$i"o de la em8resa se enc6en*ra lim8io.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
73%
27%
FE* arc5i3& #" "!c%"!tra *i2i&H
S
No
10
X1e reali+a lim8ie+a eB$a6s*i"a del
arc$i"oY
3 20 12 0
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero die+, el oc$en*a 8or cien*o /0R3 de los enc6es*ados
es*iman 76e no se reali+a lim8ie+a eB$a6s*i"a del arc$i"o de la em8resa
In"i*rel, C. %.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
20%
80%
FS" r"a*i,a *i2i",a "'5a%ti3a +"* arc5i3&H
S
No
11
XGo+a el arc$i"o de e76i8os
adec6ados 8ara de*erminar la
$6medad rela*i"aY
1 : 14 93
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero once, el no"en*a ) *res 8or cien*o /93R3 de los
enc6es*ados consideran 76e el arc$i"o de la em8resa In"i*rel, C. %. no go+a
de e76i8os adec6ados 8ara de*erminar la $6medad rela*i"a.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
7%
93%
FG&,a "* arc5i3& +" "7%i&# a+"c%a+&# ara
+"t"r2i!ar *a 5%2"+a+ r"*ati3aH
S
No
12
X-iene el arc$i"o e76i8os adec6ados
8ara man*ener la *em8era*6raY
2 13 13 :
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero doce, el oc$en*a ) sie*e 8or cien*o /:R3 de los
enc6es*ados eB8onen 76e el arc$i"o de la em8resa In"i*rel, C. %. no *iene
e76i8os adec6ados 8ara man*ener la *em8era*6ra.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
13%
87%
FTi"!" "* arc5i3& "7%i&# a+"c%a+&# ara
2a!t"!"r *a t"2"rat%raH
S
No
13
XC6en*a el arc$i"o con sis*emas
con*ra incendiosY
: 13 :
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero *rece, el cinc6en*a ) *res 8or cien*o /<3R3 de los
enc6es*ados o8inan 76e el arc$i"o de la em8resa In"i*rel, C. %. no c6en*a
con sis*emas con*ra incendios.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
47%
53%
FC%"!ta "* arc5i3& c&! #i#t"2a# c&!tra
i!c"!+i&#H
S
No
14
XAa) l4m8aras de il6minacin 5lanca
en el arc$i"oY
14 93 1 :
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero ca*orce, el no"en*a ) *res 8or cien*o /93R3 de los
enc6es*ados afirman 76e si $a) l4m8ara de il6minacin 5lanca en el arc$i"o
de la em8resa In"i*rel, C. %.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
93%
7%
FHa4 *-2ara# +" i*%2i!aci)! 1*a!ca "! "*
arc5i3&H
S
No
1<
XPosee el arc$i"o, mo5iliario acorde
8ara el almacenamien*o de los
doc6men*osY
6 40 9 60
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero 76ince, el sesen*a 8or cien*o /60R3 de los
enc6es*ados consideran 76e el arc$i"o de la em8resa In"i*rel, C. %. no
8osee, mo5iliario acorde 8ara el almacenamien*o de los doc6men*os.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
40%
60%
FP&#"" "* arc5i3&, 2&1i*iari& ac&r+" ara "*
a*2ac"!a2i"!t& +" *&# +&c%2"!t&#H
S
No
16
XAa) la can*idad de mo5iliarios 76e
corres8onde a las f6nciones del
arc$i"oY
: 4: <3
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero diecis?is, el cinc6en*a ) *res 8or cien*o /<3R3 de los
enc6es*ados eB8onen 76e en el arc$i"o de la em8resa In"i*rel, C. %. no $a)
la can*idad de mo5iliarios 76e corres8onde a las f6nciones del arc$i"o.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
47%
53%
FHa4 *a ca!ti+a+ +" 2&1i*iari&# 7%"
c&rr"#&!+" a *a# .%!ci&!"# +"* arc5i3&H
S
No
1:
XCons*a el arc$i"o de 6n 8lan
8re"en*i"o 8ara la conser"acin de los
doc6men*osY
< 33 10 6:
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero diecisie*e, el sesen*a ) sie*e 8or cien*o /6:R3 de los
enc6es*ados manifies*an 76e en el arc$i"o de la em8resa In"i*rel, C. %. no
cons*a de 6n 8lan 8re"en*i"o 8ara la conser"acin de los doc6men*os.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
33%
67%
FC&!#ta "* arc5i3& +" %! *a! r"3"!ti3&
ara *a c&!#"r3aci)! +" *&# +&c%2"!t&#H
S
No
1
XG6arda el arc$i"o 6n 8lan de
res*a6racin de los doc6men*osY
1 : 14 93
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero diecioc$o, el no"en*a ) *res 8or cien*o /93R3 de los
enc6es*ados consideran 76e en el arc$i"o de la em8resa In"i*rel, C. %. no se
g6arda 6n 8lan de res*a6racin de los doc6men*os.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
7%
93%
FG%ar+a "* arc5i3& %! *a! +" r"#ta%raci)!
+" *&# +&c%2"!t&#H
S
No
19
X&os doc6men*os se enc6en*ran
foliadosY
10 6: < 33
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero diecin6e"e, el sesen*a ) sie*e 8or cien*o /6:R3 de los
enc6es*ados afirman 76e si se enc6en*ran foliados los doc6men*os de la
em8resa In"i*rel, C. %.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
67%
33%
FL&# +&c%2"!t&# #" "!c%"!tra! .&*ia+&#H
S
No
20
X1e enc6en*ran los doc6men*os
enc6adernadosY
9 60 6 40
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero "ein*e, el sesen*a 8or cien*o /60R3 de los
enc6es*ados consideran 76e los doc6men*os de la em8resa In"i*rel, C. %. si
se enc6en*ran enc6adernados.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
60%
40%
FS" "!c%"!tra! *&# +&c%2"!t&#
"!c%a+"r!a+&#H
S
No
21 X.s*4n los doc6men*os de*erioradosY 2 13 13 :
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero "ein*i6no, el oc$en*a ) sie*e 8or cien*o /:R3 de los
enc6es*ados indican 76e los doc6men*os de la em8resa In"i*rel, C. %. no
es*4n de*eriorados.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
13%
87%
FE#t-! *&# +&c%2"!t&# +"t"ri&ra+&#H
S
No
22
XPosee el arc$i"o sis*ema de
ordenacinY
<3 : 4:
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero "ein*ids, el cinc6en*a ) *res 8or cien*o /<3R3 de los
enc6es*ados manifies*an 76e el arc$i"o de la em8resa 8osee sis*ema de
ordenacin.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
53%
47%
FP&#"" "* arc5i3& #i#t"2a +" &r+"!aci)!H
S
No
23
X1e le a8lica al arc$i"o, *?cnicas de
ro*6lacinY
10 6: < 33
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero "ein*i*r?s, el sesen*a ) sie*e 8or cien*o /6:R3 de los
enc6es*ados afirman 76e si se a8lica, al arc$i"o de la em8resa In"i*rel, C. %.
*?cnicas de ro*6lacin.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
67%
33%
FS" *" a*ica! a* arc5i3&, t9c!ica# +"
r&t%*aci)!H
S
No
24
X&os doc6men*os se enc6en*ran
foliados en el eB8edien*eY
11 :3 4 2:
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero "ein*ic6a*ro, el se*en*a ) *res 8or cien*o /:3R3 de los
enc6es*ados conc6erdan, 76e los doc6men*os de la em8resa si se
enc6en*ran foliados en el eB8edien*e.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
73%
27%
FL&# +&c%2"!t&# #" "!c%"!tra! .&*ia+&# "!
"* "'"+i"!t"H
S
No
2<
X.Bis*e 6n con*rol de 8r?s*amo en el
eB8edien*eY
: 4: <3
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero "ein*icinco, el cinc6en*a ) *res 8or cien*o /<3R3 de
los enc6es*ados manifies*an 76e no eBis*e 6n con*rol de 8r?s*amo en el
eB8edien*e de la em8resa In"i*rel, C. %.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
47%
53%
FE'i#t" %! c&!tr&* +" r9#ta2& "! "*
"'"+i"!t"H
S
No
26
X-iene el arc$i"o sis*ema de
clasificacinY
13 : 2 13
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero "ein*is?is, el oc$en*a ) sie*e 8or cien*o /:R3 de los
enc6es*ados consideran, 76e el arc$i"o de la em8resa In"i*rel, C. %. si *iene
sis*ema de clasificacin.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
87%
13%
FTi"!" "* arc5i3& #i#t"2a +" c*a#i.icaci)!H
S
No
2:
XPosee el arc$i"o ins*r6men*o de
descri8cinY
6 40 9 60
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero "ein*isie*e, el sesen*a 8or cien*o /60R3 de los
enc6es*ados o8inan, 76e el arc$i"o de la em8resa In"i*rel, C. %. no 8osee
ins*r6men*o de descri8cin.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
40%
60%
FP&#"" "* arc5i3& i!#tr%2"!t& +"
+"#crici)!H
S
No
2
X1e $a reali+ado in"en*ario del fondo
doc6men*alY
< 33 10 6:
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero "ein*ioc$o, el sesen*a ) sie*e 8or cien*o /6:R3 de los
enc6es*ados manifies*an, 76e no se $a reali+ado in"en*ario del fondo
doc6men*al de la em8resa.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
33%
67%
FS" 5a r"a*i,a+& i!3"!tari& +"* .&!+&
+&c%2"!ta*H
S
No
29
X.Bis*e 6n 8lan 8ara seleccionar los
doc6men*os o5@e*o de conser"acin )
desincor8oracinY
6 40 9 60
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero "ein*in6e"e, el sesen*a 8or cien*o /60R3 de los
enc6es*ados eB8onen, 76e no eBis*e 6n 8lan 8ara seleccionar los
doc6men*os o5@e*o de conser"acin ) desincor8oracin en la em8resa
In"i*rel, C. %.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
40%
60%
FE'i#t" %! *a! ara #"*"cci&!ar *&#
+&c%2"!t&# &1C"t& +" c&!#"r3aci)! 4
+"#i!c&r&raci)!H
S
No
30
X1e 8lanifica el 8roceso de seleccin
del doc6men*oY
: 4: <3
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero *rein*a, el cinc6en*a ) *res 8or cien*o /<3R3 de los
enc6es*ados es*iman, 76e no se 8lanifica el 8roceso de seleccin del
doc6men*o en la em8resa In"i*rel, C. %.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
47%
53%
FS" *a!i.ica "* r&c"#& +" #"*"cci)! +"*
+&c%2"!t&H
S
No
31
XAa) 6n con*rol de los doc6men*os
desincor8oradosY
9 60 6 40
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero *rein*a ) 6no, el sesen*a 8or cien*o /60R3 de los
enc6es*ados afirman, 76e si $a) 6n con*rol de los doc6men*os
desincor8orados en la em8resa In"i*rel, C. %.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
60%
40%
FHa4 %! c&!tr&* +" *&# +&c%2"!t&#
+"#i!c&r&ra+&#H
S
No
32
XPosee el fondo doc6men*al, car8e*as
8ara el almacenamien*o de los
doc6men*osY
10 6: < 33
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero *rein*a ) dos, el sesen*a ) sie*e 8or cien*o /6:R3 de
los enc6es*ados manifies*an, 76e la em8resa In"i*rel, C. %. si 8osee el fondo
doc6men*al, car8e*as 8ara el almacenamien*o de los doc6men*os.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
67%
33%
FP&#"" "* .&!+& +&c%2"!ta*, car"ta# ara
"* a*2ac"!a2i"!t& +" *&# +&c%2"!t&#H
S
No
33
XC6en*a el fondo doc6men*al con
seccionesY
14 93 1 :
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero *rein*a ) *res, el no"en*a ) *res 8or cien*o /93R3 de
los enc6es*ados consideran, 76e la em8resa In"i*rel, C. %. si c6en*a el fondo
doc6men*al con secciones.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
93%
7%
FC%"!ta "* .&!+& +&c%2"!ta* c&!
#"cci&!"#H
S
No
34 X-iene el fondo doc6men*al seriesY 12 0 3 20
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero *rein*a ) c6a*ro, el oc$en*a 8or cien*o /0R3 de los
enc6es*ados afirman, 76e la em8resa In"i*rel, C. %. si *iene el fondo
doc6men*al series.
NO Pt"2#
S0 N&
. Q . Q
80%
20%
FTi"!" "* .&!+& +&c%2"!ta* #"ri"#H
S
No
3<
X.Bis*en en los doc6men*os fec$a
l>mi*e 8ara la desincor8oracinY
10 6: < 33
A!-*i#i#$
A!-*i#i#9
.n el >*em nGmero *rein*a ) cinco, el sesen*a ) sie*e 8or cien*o /0R3 de
los enc6es*ados afirman, 76e la em8resa In"i*rel, C. %. si eBis*en en los
doc6men*os fec$a l>mi*e 8ara la desincor8oracin.
CUESTIONARIO
67%
33%
FE'i#t"! "! *&# +&c%2"!t&# ."c5a *02it"
ara *a +"#i!c&r&raci)!H
S
No
.nc6es*a 8ara de*erminar las necesidades de la ges*in de informacin
en los arc$i"os de oficina de la em8resa In"i*rel, C. %.
I!#tr%cci&!"#$ &ea cada 6na de las 8ro8osiciones 76e a8arecen a
con*in6acin ) mar76e con 6na e76is /B3, de ac6erdo con s6
8erce8cin la al*erna*i"a 76e considere con"enien*e.
Crit"ri&# " I!+ica+&r"# SI NO
1. X-iene el arc$i"o 6na es*r6c*6ra organi+a*i"aY
2. XPosee 6n man6al de normas ) 8rocedimien*os
8ara %rc$i"oY
3. XDfrece el arc$i"o 6n ser"icio in*ernoY
4. XPro8orciona el arc$i"o 6n ser"icio eB*ernoY
<. XC6en*a con $erramien*as *ecnolgicas 8ara la
ges*in de arc$i"oY
6. X.Bis*e 6n encargado del %rc$i"oY
:. X.s s6ficien*e el es8acio 76e *iene el arc$i"oY
. X.s*4 cerca del arc$i"o algGn de8ar*amen*o
adscri8*oY
9. X.l arc$i"o se enc6en*ra lim8ioY
Crit"ri&# " I!+ica+&r"# SI NO
10. X1e reali+a lim8ie+a eB$a6s*i"a del arc$i"oY
11. XGo+a el %rc$i"o de e76i8os adec6ados 8ara
de*erminar la $6medad rela*i"a
12. X-iene el arc$i"o e76i8os adec6ados 8ara
man*ener la *em8era*6raY
13. XC6en*a el arc$i"o con sis*emas con*ra incendiosY
14. XAa) l4m8aras de il6minacin 5lanca en el
arc$i"oY
1<. XPosee el arc$i"o, mo5iliario acorde 8ara el
almacenamien*o de los doc6men*osY
16. XAa) la can*idad de mo5iliarios 76e corres8onde a
las f6nciones del arc$i"oY
1:. XCons*a el arc$i"o de 6n 8lan 8re"en*i"o 8ara la
conser"acin de los doc6men*osY
1. XG6arda el arc$i"o 6n 8lan de res*a6racin de los
doc6men*osY
19. X&os doc6men*os se enc6en*ran foliadosY
20. X1e $allan los doc6men*os enc6adernadosY
21. X.s*4n los doc6men*os de*erioradosY
22. XPosee el arc$i"o sis*ema de ordenacinY
Crit"ri&# " I!+ica+&r"# SI NO
23. X1e a8lica al arc$i"o, *?cnicas de ro*6lacinY
24. X&os doc6men*os se enc6en*ran foliados en el
eB8edien*eY
2<. X.Bis*e 6n con*rol de 8r?s*amo en el eB8edien*eY
26. X-iene el arc$i"o sis*ema de clasificacinY
2:. XPosee el arc$i"o ins*r6men*o de descri8cinY
2. X1e $a reali+ado in"en*ario del fondo
doc6men*alY
29. X.Bis*e 6n 8lan 8ara seleccionar los doc6men*os
o5@e*o de conser"acin ) desincor8oracinY
30. X1e 8lanifica el 8roceso de seleccin del
doc6men*oY
31. XAa) 6n con*rol de los doc6men*os
desincor8oradosY
32. XPosee el fondo doc6men*al, car8e*as 8ara el
almacenamien*o de los doc6men*osY
33. XC6en*a el fondo doc6men*al con seccionesY
34. X-iene .l fondo doc6men*al seriesY
3<. X.Bis*en en los doc6men*os fec$a l>mi*e 8ara la
desincor8oracinY
Di1*i&(ra.0a
EN PROCESO DE ORDENARLAS SEG>N NORMA APA
$**89IIarc$i"osadmin*ermCaai.5logs8o*.comI2010I0<Iman6alesCdeCnormasC)C
8rocedimien*os.$*ml
$**89IIZZZ.ges*io8olis.comIcanalesIgerIim8or*anciaCdeClosCman6alesC
adminis*ra*i"os.$*m
$**89II$*ml.rincondel"ago.comIman6alesCadminis*ra*i"os[adminis*racion.$*ml
CD!-V1 %&DN1D, ,icen*a9 Man6al de arc$i"os m6nici8ales. Madrid9
%N%'%D, 199
A.!.DI% A.!!.!%, %n*onia9 %rc$i">s*ica General9 *eor>a ) 8r4c*ica.
1e"illa9 Di86*acin
Pro"incial, 199.
Gme+, C., /20003. Pr&4"ct&# 8acti1*"#. .di*orial Predios. ,alencia.
Proyecto Factible
http://tesisdeinvestig.blogspot.com/2011/07/proyecto-factible.html
7ttp:::;;;.arc7ivo.bo!ota.unal.edu.co:ad*untos:<uia=aplicacion=trd.pd0