Sistema de Informacin Gerencial

1. Cules son los elementos bsicos de las tablas?

Los elementos bsicos son los campos y registros.
En Access, cada columna en una tabla es un campo y cada fila de una tabla
representa un nico registro que rene la informacin de un elemento de la
tabla. Cada campo de Access slo puede tener un tipo de datos: o slo texto, o
slo nmeros, etc.
Los tipos de datos ms utilizados son los nmeros, el texto, la fecha y la
moneda pero el Access no se limita a esto: podemos insertar tambin
hipervnculos y adems los objetos OLE, por ejemplo, imgenes, sonidos e
incluso los videos clips.
2. Cmo se crea una tabla?
Para crear una tabla, se brea el programa Microsoft Access,
luego se le pone el nombre que desees en el lado derecho
(nombre de archivo); luego clic en Crear; luego clic en Ver,
escribes el nombre que desees y luego aceptar.
Ah llenas los datos que desees, en: Nombre del campo,
Tipos de datos, Descripcin y Propiedades del campo.
3. Cul es la finalidad de la clave principal y como se crea?
Una clave principal es un campo o un conjunto de campos de la tabla que
proporciona un identificador nico para cada registro. En una base de datos, la
informacin se divide en tablas distintas en funcin del tema. A continuacin, se
usan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cmo debe
volver a reunir la informacin. Access usa campos de clave principal para asociar
rpidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma
significativa.
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Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea
automticamente un ndice para la clave principal, que permite agilizar las
consultas y otras operaciones. Access comprueba tambin que cada registro tiene
un valor en el campo de clave principal y que ste es siempre distinto.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea
automticamente una clave principal y le asigna el nombre de campo "Id." y el
tipo de datos Autonumeracin. El campo est oculto de forma predeterminada en
la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseo.
Definir la clave principal
Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un nmero de identificacin
exclusivo, como un nmero de Id. o un nmero de serie o cdigo, ese campo
podra convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal
funcione correctamente, el campo debe identificar inequvocamente cada fila, no
debe contener un valor vaco o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca)
debe cambiar.
1. Abra la base de datos que desea modificar.
2. En el panel de navegacin, haga clic con el botn secundario en la tabla en
la que desea establecer la clave principal y, en el men contextual, haga
clic en Vista Diseo.
SUGERENCIA Si no ve el panel de navegacin, presione F11.
3. Seleccione el campo o los campos que desea usar como clave principal.
Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.
Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector
de filas de cada campo.
4. En el grupo Herramientas de la ficha Diseo, haga clic en Clave principal.


Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha
especificado como clave principal.

4. Qu utilidad tiene la propiedad Requerido con el valor SI?
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Se utiliza cuando se quiere establecer que sea obligatoria la introduccin de un
dato en el campo. No se puede pasar a otra fila, si no se llena toda la fila; es de
obligatoriedad llenar todo los datos.
5. Qu es la mscara de entrada?
Una mscara de entrada es una cadena de caracteres que define el formato de los
valores de entrada vlidos. Se pueden usar en campos de tabla o de consulta y en
controles de formulario o de informe. Las mscaras de entrada se almacenan
como una propiedad de objeto.
Las mscaras de entrada son de utilidad cuando es importante que el formato de
los valores de entrada sea uniforme. Por ejemplo, se puede usar una mscara de
entrada con un campo donde se almacenan nmeros de telfono, de modo que
Access obligue a que se escriban diez dgitos. Si alguien escribe un nmero de
telfono sin el cdigo de rea, Access no registrar los datos hasta que dicho
cdigo se incluya.
6. De un ejemplo en el que se podra emplear una regla de validacin?
Ejemplos de regla de validacin y texto de validacin
REGLA DE VALIDACIN TEXTO DE VALIDACIN
<>0 Especifique un valor que no sea cero.
>=0
El valor debe ser igual o mayor que cero.
O bien
Especifique un nmero positivo.
0 o >100
El valor debe ser igual que cero o mayor que
100.
ENTRE 0 Y 1
Especifique un valor con un signo de
porcentaje (se usa con los campos que
almacenan los valores numricos como
porcentajes).
<#01/01/2007# Especifique una fecha anterior a 2007.
>=#01/01/2007# Y <#01/01/2008# La fecha debe ser del ao 2007.
<Fecha()
La fecha de nacimiento no puede ser una
fecha futura.
CompCadena(Mays([Apellidos]),
[Apellidos],0) = 0
Los datos del campo Apellidos deben
escribirse en maysculas.
>=Int(Ahora()) Especifique la fecha de hoy.
H O M Escriba H para hombre o M para mujer.
COMO "[A-Z]*@[A-Z].com" O "[A-
Z]*@[A-Z].net" O "[A-Z]*@[A-
Z].org"
Escriba una direccin de correo electrnico
vlida que termine en .com, .net u .org.
[FechaObligatoria]<=[FechaPedido]+30
Escriba una fecha obligatoria que no sea
posterior a un plazo de 30 das a partir de la
fecha de pedido.
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[FechaFin]>=[FechaInicio]
Escriba una fecha de fin que sea igual o
posterior a la fecha de inicio.
Ejemplos de sintaxis de operadores de regla de validacin comunes
OPERADOR FUNCIN EJEMPLO
NO
Comprueba si hay valores opuestos. Se
puede usar delante de cualquier operador
de comparacin, salvo NO ES NULO.
NO > 10 (es lo mismo
que<=10).
EN
Comprueba si hay valores iguales a los
elementos de una lista. El valor de
comparacin debe ser una lista de valores
separados por comas que aparece entre
parntesis.
EN
("Tokio","Pars","Mosc")
ENTRE
Comprueba si hay un intervalo de
valores. Debe haber dos valores de
comparacin (un valor alto y un valor
bajo) y esos valores deben ir separados
por el separador Y.
ENTRE 100 Y 1000 (es lo
mismo que >=100 Y <=1000)
COMO
Busca cadenas modelo coincidentes en
los campos de tipo Texto y Memo.
COMO "Geo*"
NO ES
NULO
Obliga a los usuarios a escribir valores en
el campo. Equivale a establecer el valor
de la propiedad de
campo Requerido en S. Sin embargo,
cuando se habilita la
propiedad Requerido y un usuario no
especifica un valor, Access muestra un
mensaje de error poco descriptivo. En
general, el uso de las bases de datos
resulta ms fcil si se utiliza NO ES
NULO y se escribe un mensaje
descriptivo en la propiedad Texto de
validacin.
NO ES NULO
Y
Especifica que todas las partes de la regla
de validacin deben cumplirse.
>= #01/01/2007# Y
<=#06/03/2008#
NOTA Se puede
usar Ytambin para combinar
reglas de validacin. Por
ejemplo: NO "Reino Unido"
Y COMO "R*".
O
Especifica que algunas partes (no todas)
de la regla de validacin deben
cumplirse.
enero O febrero
< Menor que.

<= Menor o igual que.

> Mayor que.

>= Mayor o igual que.

= Igual que.

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<> Distinto de.

7. Qu es el texto de validacin?
Esta propiedad de Access permite establecer las condiciones que debe satisfacer
el valor que va a ser introducido en un campo. Dichas condiciones han de
especificarse mediante una expresin de VALIDACION de Access.
8. Cmo mueve un campo en la tabla?
La lista de campos de tabla dinmica tiene cinco vistas diferentes que estn
diseadas y optimizadas para diferentes tipos de tareas de tabla dinmica.
Para cambiar la vista, haga clic en el botn Ver en la parte superior de la
lista de campos de tabla dinmica y seleccione una de las opciones
siguientes:
Campos y zonas de
colocacin apilados
sta es la vista predeterminada y est diseada para un
nmero pequeo de campos.
Campos y zonas de
colocacin en
paralelo
Esta vista est diseada para agregar y quitar campos cuando
hay ms de cuatro campos en cada rea.
Slo campos
Esta vista est diseada para agregar y quitar muchos
campos.
Slo zonas de
colocacin (2 por 2)
Esta vista est diseada para reorganizar muchos campos.
Slo zonas de
colocacin (1 por 4)
Esta vista est diseada para reorganizar muchos campos.
SUGERENCIA En las vistas Campos y zonas de colocacin
apilados y Campos y zonas de colocacin en paralelo, puede ajustar el ancho y
el alto de cada seccin pasando por encima del divisor de seccin hasta que el
puntero cambie a una flecha de dos puntas vertical o una flecha de dos puntas
horizontal , arrastrando la flecha de dos puntas hacia arriba, hacia abajo, hacia
la derecha o hacia la izquierda hasta donde lo desee y, a continuacin, haciendo
clic en la flecha de dos puntas o presionando ENTRAR.
9. Cmo se duplica una tabla dentro de una misma base de datos?
Una tabla puede aparecer slo una vez en un diagrama de base de datos. No
obstante, si desea crear una tabla nueva que contenga algunas o todas las
columnas de una tabla existente en el diagrama de base de datos, duplique la
tabla existente como primer paso para crear la tabla nueva. A continuacin, en la
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tabla nueva, elimine las columnas que no desee, agregue columnas nuevas y
asigne un nombre de tabla nico.
NOTA Esta operacin duplica slo la estructura de una tabla, no duplica ningn
dato.
Utilice las misma tcnica para duplicar tablas en diagramas de base de datos.
1. En la ventana Base de datos, elija Diagramas de base de
datos en Objetos, haga clic en el diagrama de base de datos que desee
abrir y, a continuacin, elija Diseo en la barra de herramientas de la
ventana Base de datos.
2. Haga clic con el botn secundario en el diagrama de base de datos en el que
desee duplicar la tabla y elijaNueva tabla en el men contextual.
o haga clic en el botn Nueva tabla de la barra de herramientas del
diagrama de base de datos.
3. En el cuadro de dilogo Elegir nombre, modifique o acepte el nombre de
tabla asignado por el sistema y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Se agrega una tabla en blanco al diagrama de base de datos.
4. En la tabla que desea duplicar, seleccione todas las columnas. Esta tabla
puede estar en el mismo diagrama de base de datos, en un diagrama
diferente de la misma base de datos o en un diagrama de una base de datos
diferente.
5. Copie las columnas en la tabla en blanco.

10. Cmo se importa una tabla desde otra base de datos?
Archivo-> Asistentes-> Origen de datos de direcciones-> Otras fuentes de datos-
> Botn siguiente-> Botn configuracin-> Tipo de base de datos (aqu
seleccionamos Access)-> Botn siguiente-> Archivo de la base de datos-> Botn
examinar (aqu seleccionamos el archivo donde estn las tablas)-> Botn
finalizar (tambin podemos hacer una conexin de prueba)-> Seleccionar
cualquier tabla de las que aparecen para importar y Botn siguiente (No hace
falta "Asignar Campo")-> Aqu vemos la ruta y nombre donde guarda el archivo
de Base creado y si queremos lo cambiamos y Finalizar.


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11. En una tabla se tienen los campos mostrados. Qu tipo de datos
asignara a cada una de ellos? (en los casos de tipo texto y en los datos
numricos indique el tamao):
(a) Nmero de DNI: texto, 8
(b) Currculo Vitae: Hipervnculo
(c) Nmero de hijos: numero, entero largo
(d) Sueldo: moneda
(e) Hora de ingreso: fecha/hora
(f) Sindicalizado: Si/No
(g) Grupo sanguneo: texto,6
(h) Pas de nacimiento: texto, 25