PASO A PASO Y FORMATO REGLAMENTO CONSEJO DIRECTIVO PARA COMPRAS Y CONTRATOS INFERIORES A 20 SMLMV.

Actualizacin Noviembre 1 de 2011

CAPACITACIN II-2011
Plan de Mejoramiento-2011 CGA.
Documento original
de Junio/2010


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SECRETARA DE EDUCACIN DE ANTIOQUIA




DOCUMENTO
FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS


CAPACITACIN II

PASO A PASO Y FORMATO
REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO
PARA COMPRAS Y CONTRATOS INFERIORES A 20 SMLMV.




Alberto Urrea Monsalve
Asesor







Medelln, Noviembre 1 de 2011


PASO A PASO Y FORMATO REGLAMENTO CONSEJO DIRECTIVO PARA COMPRAS Y CONTRATOS INFERIORES A 20 SMLMV.
Actualizacin Noviembre 1 de 2011
CAPACITACIN II-2011
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INTRODUCCIN:

Tal como lo indicamos en la Introduccin al documento CAPACITACIN I-2011 INSTRUCTIVO PARA LA CONTRATACIN EN LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS,
debe quedar claro que TODA COMPRA que realicen los Fondos de Servicios Educativos, (en adelante tambin FSE), as el bien sea de pequeo valor, es un
contrato y debe aplicrsele el procedimiento del Reglamento del Consejo Directivo o del Estatuto de Contratacin Estatal, segn corresponda.
En el presente documento usaremos en buena parte los trminos compras y contratos que en el fondo son lo mismo porque la compra es un contrato de
compraventa, en vista de que son los 2 trminos que de manera generalizada utilizan los Rectores, Directores Rurales y Consejos Directivos, para referirse a la
ejecucin de cualquier tipo de gasto que el Artculo 11 del Decreto 4791/2008 autoriza a los FSE. La anterior explicacin y dems reiteraciones que encontrarn
en el presente documento y otros que hemos construido a propsito de la contratacin de los Fondos de Servicios Educativos, probablemente incomode a
expertos en el tema legal y especialistas en la construccin de textos literarios, por considerarlas obvias e innecesarias o atentatorias de la buena prosa.
Sin embargo mi propsito al repetir lo que para muchos no debo y no dejo de darles la razn-, es puramente pedaggico, si se me permite el trmino: insistir
como lo hace el buen padre de familia con sus hijos, en aquellos apartes del tema en los cuales la experiencia nos ha indicado que hay deficiencia en el
conocimiento y por ende un potencial riesgo de anomalas en el proceso de seleccin del contratista; inclusive, en la aplicacin del Reglamento del Consejo
Directivo, procedimiento elemental y sencillo si se compara con los de la Contratacin Estatal, pero que de todas formas debe garantizar la vigencia de los
principios de transparencia, economa, publicidad, y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la funcin administrativa..
Por ltimo, este documento est constituido por una PRIMERA PARTE en la cual se recogen aspectos legales y conceptuales que ataen a los FSE y el
reglamento que nos ocupa; y una SEGUNDA PARTE que trae un FORMATO MODELO de Reglamento de Consejo Directivo, el cual queda a disposicin de
los Rectores y Directores Rurales, el cual constituye un paso decisivo en direccin de la proteccin de los Principios de la Contratacin Estatal y que tambin
ataen al citado reglamento, cuyo procedimiento debe garantizar
Ojal que este documento supla, al menos en parte, esa necesidad sentida de capacitacin que necesitan los Rectores y Directores Rurales para poder
administrar correctamente los recursos pblicos de los Fondos de Servicios Educativos.

ALBERTO URREA MONSALVE/Asesor Fondos Servicios Educativos.
NOTA: Este documento se produce con ocasin del Plan de Mejoramiento-2011 de los Fondos de Servicios Educativos, aprobado por la CGA.

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ILUSTRACIN DE ALGUNOS TRMINOS PROPIOS DE LA CONTRATACIN ESTATAL APLICABLES AL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO,
PARA CUANTAS INFERIORES A 20 SALARIOS MNIMOS LEGALES MENSUALES VIGENTES-SMLMV

Certificado De Disponibilidad Presupuestal: Documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de
apropiacin presupuestal disponible y libre de afectacin para la asuncin de compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se
perfecciona el compromiso y se efecta el correspondiente registro presupuestal.

Registro Presupuestal: Es la operacin mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiacin, garantizando que sta no
ser desviada a ningn otro fin.

Pliego De Condiciones Definitivo: Documento final que rene las condiciones y requisitos que deben cumplir los proponentes interesados en la seleccin
abreviada, el cual pasa a ser parte integrante del contrato

Estudios Previos: Es el documento que sirve de soporte para la elaboracin del proyecto de pliego de condiciones, de forma tal que los proponentes puedan
estimar el alcance de los requerimientos de la administracin, al igual que la valoracin de la distribucin de los riesgos que la entidad propone.

Estudios y Documentos Previos Simplificados: Los estudios y documentos previos son el soporte para la elaboracin de la invitacin pblica que la entidad
formular para la participacin de cualquier interesado de tal manera que puedan estimar el alcance de la necesidad, el objeto, el plazo, las condiciones tcnicas,
el valor estimado del contrato y su respaldo presupuestal.

Justificacin Previa del Contrato: Versin elemental, corta y bastante simplificada de los Estudios y Documentos Previos. Es el soporte para la invitacin
pblica a contratar con base en el Reglamento del Consejo Directivo, de tal manera que los proponentes puedan estimar el alcance de la necesidad, el objeto, el
plazo, las condiciones tcnicas, el valor estimado del contrato y la disponibilidad presupuestal existente.

Subasta Inversa: Puja dinmica realizada de forma presencial o electrnica mediante la reduccin sucesiva de precios durante un tiempo determinado.

SECOP: El Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica SECOP es un sistema gerencial basado en una herramienta tecnolgica de apoyo a la
contratacin pblica que integra los sistemas de informacin actuales, facilitando informacin sobre estos procesos y entregando a las entidades estatales

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herramientas para modernizar y optimizar la gestin contractual. Esta herramienta corresponde a la fase transaccional del Sistema de Contratacin Electrnica del
estado Colombiano (www.contratos.gov.co) y fue creado mediante el Decreto 2178 de 2006 y reglamentado por el Decreto 3485 del 2011.

SICE: Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal.

RUP: Registro nico de Proponentes del Registro nico Empresarial.

RUT. Registro nico Tributario. Documento de la DIAN donde se encuentra la informacin bsica y la actividad de las personas naturales y jurdicas.

SMLMV. Salarios Mnimos Legales Mensuales Vigentes.

FSE. Fondos de Servicios Educativos.

PEI. Proyecto Educativo Institucional

CER. Centro Educativo Rural. Establecimiento educativo.

Ofrecimiento ms favorable: Es la oferta que al considerar los factores tcnicos y econmicos de la escogencia y ponderacin precisa y detallada de estos,
contenidos en los pliegos de condiciones, resulte ser la ms ventajosa para la entidad.

Mnima Cuanta: Modalidad de seleccin mediante la cual la entidad adquiere bienes, servicios y obras cuando el valor de los mismos sea igual o inferior al diez
por ciento (10%) de la menor cuanta independientemente del objeto que se trate. La regulacin y reglas para la aplicacin de esta modalidad de seleccin se
encuentran en el artculo 94 de la Ley 1474 de 2011 y en el Decreto Reglamentario 2516 de 2011.

Garanta nica: Documento que avala o garantiza el cumplimiento de las obligaciones a favor de la Entidad durante el desarrollo del Proceso de Seleccin, la
ejecucin y su liquidacin deber estar vigente por el plazo de ejecucin del mismo y por otro trmino ms, segn sea el caso. La exigencia de la garanta ser
opcional y estar supeditada a las caractersticas del objeto contractual y a la forma de pago, caso en el cual debe quedar justificado en el Estudio Previo
Simplificado.


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Requisitos de Perfeccionamiento y Ejecucin de los Contratos: Son los trmites necesarios para que el contrato surja al mundo jurdico. En el caso de la
modalidad de Seleccin de Mnima Cuanta, el contrato se constituye a travs de la oferta presentada junto con la comunicacin de la aceptacin que la Entidad
hace la misma, luego de lo cual se expedir el respectivo registro presupuestal, entendiendo que el contrato se entiende perfeccionado. Para su ejecucin se
requerir la aprobacin de la Garanta en caso de requerirse. El contratista debe pagar los impuestos a que hubiere lugar.

Acta de Inicio: Documento suscrito entre el interventor y el contratista en el que se establece el momento a partir del cual se empiezan a cumplir las obligaciones
y el plazo establecidos en el contrato.

Invitacin Pblica: Es el documento mediante el cual, la Entidad da a conocer las condiciones que regir el proceso de seleccin y el futuro contrato. El titular del
Organismo competente para adelantar el proceso de seleccin (Rector o Director Rural), publicar invitacin pblica a participar a cualquier interesado, la cual se
publicar en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica SECOP. La invitacin deber contener lo siguiente:

Nombre de la entidad contratante, indicacin del lugar fsico o electrnico donde pueden consultar la invitacin pblica, los estudios previos, el objeto, plazo de
ejecucin, forma de pago, las causales que generaran el rechazo de las ofertas o la declaratoria de desierto del proceso, el cronograma del proceso
especificando la validez mnima de las ofertas que se solicitan, as como las diferentes etapas del procedimiento a seguir, incluyendo las reglas para expedir
adendas a la invitacin y para extender las etapas previstas, requisitos habilitantes en donde se indicar la manera en que se acreditar la capacidad jurdica.

Bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin: BSCTU Segn el Artculo 16 del Decreto 2474/2008, son bienes y
servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin aquellos que poseen las mismas especificaciones tcnicas, con independencia de su diseo
o de sus caractersticas descriptivas, y comparten patrones de desempeo y calidad objetivamente definidos.

Por bienes y servicios de comn utilizacin entindanse aquellos requeridos por las entidades y ofrecidos en el mercado, en condiciones equivalentes para quien
los solicite en trminos de prestaciones mnimas y suficientes para la satisfaccin de sus necesidades.

No se consideran de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin las obras pblicas y los servicios intelectuales.

Por diseo o caractersticas descriptivas debe entenderse el conjunto de notas distintivas que simplemente determinan la apariencia del bien o que resultan
accidentales a la prestacin del servicio, pero que no inciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer las necesidades de la entidad adquirente, en la
medida en que no alteran sus ventajas funcionales.


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No se individualizarn los bienes o servicios de carcter homogneo mediante el uso de marcas, salvo que la satisfaccin de la necesidad de que se trate as lo
exija, circunstancia esta que deber acreditarse en los estudios previos elaborados por la entidad, sin que la justificacin pueda basarse en consideraciones
puramente subjetivas.
PRIMERA PARTE:

ASPECTOS LEGALES Y CONCEPTUALES DE INTERS PARA LA CONSTRUCCIN O MEJORA
DEL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO

La nica forma de ejecutar los dineros de los FSE es a travs de la actividad contractual, es decir, de los CONTRATOS, cuyos objetos han de ser conformados
con las obras, bienes y servicios autorizados en el Artculo 11 del Decreto 4791/2008, y la Directiva del Ministerio de Educacin No. 22 del 21 de Julio de 2010.
Una vez expedido el citado Reglamento por el Consejo Directivo, sus trmites y reglas se le aplicarn sin excepcin a TODAS las compras y contratos inferiores
a 20 SMLMV que realicen los FSE. Ese reglamento establecer el procedimiento para la EXCEPCIONAL compra de un bien de pequeo valor (por ejemplo: una
resma de papel que se agot antes de tiempo), as como el procedimiento para las compras o contratos de mayor valor pero inferior a los 20 SMLMV. Se habla de
compra EXCEPCIONAL de un bien de pequeo valor, porque se supone que as debe ser, en vista de que el FSE est en la obligacin de comprar, de una vez,
todo lo que necesita, y no al menudeo, o comprarle hoy a un CER y maana a otro, y as sucesivamente.
A travs del Reglamento del Consejo Directivo se pueden celebrar contratos de naturaleza diferente, dependiendo de la necesidad que cubran, por ejemplo:
Contrato de Compraventa (cuando el FSE compra cualquier bien as sea una resma de papel, una caja de tizaso bienes de un valor superior); Contrato de
Suministro (cuando la compra se va cumpliendo por entregas peridicas); Contrato de Honorarios (cuando el FSE contrata Contador, Abogado u otro
profesional o tcnico para una asesora temporal y concreta); Contrato de Obra Pblica (cuando el FSE realiza reparaciones, adecuaciones, remodelaciones o
construye un aula), etc.
La expedicin del Reglamento para compras o contratos inferiores a los 20 SMLMV, es competencia exclusiva del Consejo Directivo de los FSE, segn lo autoriza
el Artculo 13 de la Ley 715 y los Artculos 5 y 17 del Decreto 4791/2008, bajo la advertencia de que en todo caso siguiendo los principios de
transparencia, economa, publicidad, y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la funcin administrativa.. Esos postulados estn en el
Artculo 209 de la CP, y son los siguientes: los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad.
La competencia para ordenar el gasto y ejercer la actividad contractual, ES EXCLUSIVA de los Rectores y los Directores Rurales que tengan FSE. Por lo anterior,
es ilegal que un Rector o Director entregue dineros al CER, puesto que lo que debe entregar son bienes y servicios resultantes de un proceso contractual

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adelantado en un todo por el Rector o Director Rural. Tampoco podr permitir el Rector o Director que otro contrate por ellos ni delegar la funcin de ordenador y
titular de la actividad contractual en los FSE.
El Reglamento del Consejo Directivo debe siempre constar por escrito, bien como parte del Acuerdo del Presupuesto que debe aprobar el Consejo Directivo cada
ao, o bien puede constar en un documento aparte y especial debidamente refrendado y aprobado por el Consejo Directivo. En este ltimo caso, se entender
que su utilizacin ser indefinida en el tiempo hasta tanto el Consejo Directivo lo modifique o expida un reglamento nuevo.
Si no existe Reglamento escrito del Consejo Directivo, el Rector o Director Rural deber comprar lo ms mnimo en cuanto a valor, por ejemplo una resma de
papel que ocasionalmente se necesit, acudiendo a una modalidad de seleccin del contratista del Estatuto General de la Contratacin Estatal, es decir,
convocando una SELECCIN O CONTRTACIN DE MNMA CUANTA, segn el Decreto 2516/2011, mucho ms largo y dispendioso que el Reglamento del
Consejo Directivo.
De acuerdo con lo anterior, antes que un deber es una necesidad que haya Reglamento del Consejo Directivo para contratar las cuantas INFERIORES a los 20
SMLMV, Reglamento que debe asegurar en su procedimiento la vigencia de los Principios de la Contratacin Estatal que tambin obligan a los FSE, desde la
planeacin previa del contrato, es decir:

I. FASE PREPARATORIA DEL CONTRATO CON BASE EN EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO

PRIMER PASO:
EL ACUERDO ANUAL DEL PRESUPUESTO Y EL PLAN DE COMPRAS:
Antes de iniciar el ao lectivo, el Rector o Director Rural har un inventario de todas las necesidades de la propia institucin y la de los CER a los cuales les
administra el recurso, para conformar el Presupuesto, el Plan de Compras, nicamente con aquellos bienes y servicios que indica el Artculo 11 del Decreto
4791/2008, siempre y cuando tengan estricta relacin con el PEI.
El Presupuesto y el Plan de Compras de los FSE: Estos debern recoger en forma unificada el inventario de las necesidades propias de la institucin y las de
los CER a los cuales se les administra el recurso, para programar con anticipacin las compras y contratos: es ILEGAL que un FSE ejecute en forma individual y

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separada a cada CER los recursos, o entregarle el dinero para que el mono-docente o docente haga la compra, o estar permanentemente comprando al menudeo
los bienes y servicios porque la contratacin estatal incluyendo la que se hace con base en el Reglamento del Consejo Directivo, manda a planear previamente la
actividad contractual, a partir de la elaboracin del PRESUPUESTO y EL PLAN DE COMPRAS.
Una vez que se prioriz y realiz el inventario de necesidades, stas deben convertirse mediante acto administrativo, en el Presupuesto y el Plan de Compras de
la respectiva vigencia, que el Consejo Directivo, previa elaboracin del Rector o Director Rural, discutir y aprobar.
Tanto en la confeccin del Presupuesto y el Plan de Compras, como en su ejecucin, se deber tener en cuenta la Ley 715 de 2001 (artculos 12 y 14) y el
Decreto 4791 de 2008 (artculo 3), que establecen que el manejo presupuestal de los FSE deber sujetarse a lo dispuesto Estatuto Orgnico de Presupuesto,
contenido en el Decreto Ley 111/1996 y las dems normas que lo modifican y complementan. Ver los artculos 5, 6, 6, 7, 8, 9 y10 del Decreto 4791/2008.
Recordemos que los SGP no harn unidad de caja con los dems dineros del FSE y por lo tanto se depositarn y manejarn en cuenta bancaria aparte: as
lo manda el Artculo 91 de le Ley 715/2001. Por lo anterior, y en vista de que los recursos del Proyecto de Mejoramiento de la Educacin Media tambin deban
consignarse en cuenta bancaria aparte, necesariamente deber haber una tercera cuenta para los ingresos propios de cada FSE.
Los dineros de los FSE no pueden consignarse en Cooperativas: Solo se podrn consignar en establecimientos financieros vigilados por la Superintendencia
Financiera, lo que quiere decir, que no pueden ser consignados en cooperativas u otras entidades similares as sean de ahorro y crdito, salvo que sean
Cooperativas Financieras.
El Plan de Compras deber registrarse en el SICE antes del 31 de diciembre de cada ao. Una vez ocurrido el registro SICE, las variaciones que en el ao
tenga el presupuesto y el Plan de Compras se registrarn all mismo como una simple modificacin que se har cada vez que sea necesario.
Todo Proveedor que vaya a ofertar a las entidades del Estado dentro de un proceso de seleccin del Estatuto de Contratacin Estatal, debe tambin registrarse
previamente en el SICE y acreditar ese registro con la propuesta. No obstante, dicho Registro no es absolutamente necesario que lo acredite el proveedor cuando
la compra o contrato se vaya a realizar segn el procedimiento que establece el Reglamento del Consejo Directivo (tampoco en el procedimiento del Decreto
2516/2011).
De todas formas, la consulta del SICE obliga previamente dentro de la etapa preparatoria del contrato, puesto que es con base en esos precios que el Rector o
Director Rural puede con toda tranquilidad apartar mediante la Disponibilidad Presupuestal Previa, la suma de dinero necesaria para realizar la compra o contrato
sin peligro de que maana un ente de control cualquiera le acuse de haber comprado por encima de los precios del mercado.

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Conclusin: Aunque no sea necesario que el proponente est registrado en el SICE cuando quiera participar en un proceso de seleccin con base en el
procedimiento del Consejo Directivo, los precios del SICE siguen siendo el referente como precio del mercado, es decir: que el FSE no puede comprar por encima
de los precios que a la poca de la convocatoria a contratar registraba en el respectivo municipio el SICE, para los bienes o servicios requeridos. Para probar los
precios SICE y la consulta previa que de ellos se hizo; basta agregar copia del pantallazo al expediente del contrato.
Si el SICE no registra oferta del bien o servicio para el municipio o por cualquier motivo tcnico o similar no se poda consultar el SICE, de lo cual se dejar la
constancia y evidencias, el Rector o Director Rural har un estudio de mercado en la localidad solicitando cotizaciones a todos los potenciales proveedores del
lugar mediante una invitacin pblica con el fin de analizar los precios y obtener un promedio que le servir como precio de referencia. El referido estudio de
mercado, la forma de la convocatoria, los participantes, precios y el resultado final deber quedar el debido registro documental el cual har parte de los Estudios
y documentos Previos o de la Justificacin del Contrato cuando se convoque la seleccin del contratista a travs del Reglamento del Consejo Directivo.
El funcionario que maneja el SICE en el municipio al cual pertenezca el FSE, puede ser de mucha ayuda si se requiere alguna indicacin prctica en el proceso
de inscripcin o registro. A la fecha, la pgina del SICE es: www.sice-cgr.gov.codonde el Rector o Director Rural encontrar informacin importante para
absolver dudas y proceder a la inscripcin.
NOTA: Ver pgina www.seduca.gov.co LINK de los FSE, gua paso a paso para obtener la clave como usuario del Sistema de Informacin para la Vigilancia
de la Contratacin Estatal SICE.

SEGUNDO PASO:
CONFORMACIN DEL OBJETO DEL CONTRATO:
Las nicas obras, bienes y servicios que pueden contratar los FSE, son los que aparecen relacionados en el Artculo 11 del Decreto 4791/2008, siempre y cuando
tengan ESTRICTA relacin con el Proyecto Educativo Institucional, PEI.
Esas obras, bienes y servicios se pueden clasificar en la siguiente forma, con el fin de conformar un OBJETO CONTRACTUAL NICO, o bien varios OBJETOS
CONTRACTUALES, como ms adelante se explicar.

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GRUPO 1:
Bienes de uso comn y caractersticas tcnicas uniformes (en adelante tambin BSCTU): i): Papelera, tal como: Papel Bond Carta y Oficio, Carpetas,
sobres, flderes, libretas, tintas, CD, equipos de cmputo pero de los cuales solo se exigirn las caractersticas tcnicas requeridas segn la necesidad del
establecimiento educativo, sin nombrar o exigir una marca en especfico; ii): tiles de oficina tales como: lpices, lapiceros, minas, portaminas, borradores,
sacapuntas, clips, ganchos de cosedora y similares, todos de uso corriente y que se ofrezcan en cualquier tienda, miscelnea o almacn y satisfagan la necesidad
que motiva la compra, independientemente de la marca que pueda tener ese bien; iii): elementos de aseo para el establecimiento con las observaciones hechas
para los bienes antes mencionados; iv): servicio de fotocopiado, de impresin y publicaciones, etc.
Con el anterior Grupo o de los bienes que realmente necesite el FSE para la propia institucin y los CER que administra, el Rector o Director Rural podr
constituir:
-UN NICO OBJETO TOTAL PARA UN NICO CONTRATO EN VIRTUD DE UN SOLO PROCEDIMIENTO DE SELECCIN SEGN EL REGLAMENTO DEL
CONSEJO DIRECTIVO, POR TRATARSE DE CUANTAS IFERIORES A 20 SMLMV. Un solo procedimiento y un solo contrato sera lo ideal y preservara el
principio de la economa. En este caso el objeto del contrato lo constituyen todos los bienes que necesiten la propia institucin y los dems establecimientos para
el ao o el perodo que corresponda de este, y un solo proponente puede ofertar el suministro de la totalidad de los bienes o de una parte de ellos. O varios
proponentes ofertar cada uno el suministro de uno o varios grupos de bienes. Lo anterior, bajo el supuesto de que exista la disponibilidad presupuestal suficiente
en el respectivo rubro y a la vez el dinero en el banco para cubrir el valor total de los bienes del contrato, y este valga menos de 20 SMLMV.
-VARIOS OBJETOS CONTRACTUALES PARA VARIOS CONTRATOS EN VIRTUD DE VARIOS PROCESOS DE SELECCIN SEGN EL REGLAMENTO
DEL CONSEJO DIRECTIVO, CADA UNO DE LOS CUALES DEBER SER INFERIOR A LOS 20 SMLMV. Es decir: Ante la imposibilidad de conformar un nico
objeto contractual debido a la falta de recursos en el banco o por limitaciones del comercio del municipio u otra causa objetiva, el Rector o Director Rural, con el
debido cuidado y suficiente asesora ojal del propio municipio o la Secretara de Educacin de Antioquia, podr integrar varios objetos contractuales
dependiendo de los grupos de bienes que puedan asociarse en razn de su naturaleza misma, especialidad y el uso que estn llamados a cumplir y que por tal se
diferencian claramente de otros bienes individualmente y como grupo. Veamos una breve explicacin, as:
El Conjunto A conformado por resmas de papel carta y oficio, carpetas, cartulas, sobres. y otros de igual o similar naturaleza, pueden conformar un
OBJETO CONTRACTUAL con el Conjunto B integrado por tiles de escritorio u oficina: as sean de diferente naturaleza los elementos de los citados

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conjuntos, ambos tienen en comn un mismo uso en el quehacer de la institucin, y por ello pueden conformar un grupo de bienes para un nico OBJETO
CONTRACTUAL y un nico proceso de seleccin del contratista.
Con el mismo razonamiento anterior, a pesar de no compartir su naturaleza, se pueden juntar en razn del uso o destino, bienes de un Conjunto C integrado por
detergentes, jabones, desinfectantes y blanqueadores, con los elementos de un Conjunto D compuesto por limpiones, estopas, traperas, escobas, baldes,
cepillos, guantes, esponjillas y otros utensilios (plsticos y no plsticos): todos los anteriores, son elementos de aseo.
De la mano de los anteriores razonamientos, podramos encontrar en los Numerales 1, 3, 6 y 10 del Artculo 11 del Decreto 4791/2008, otros bienes que en razn
de la naturaleza, especialidad o del uso o destinacin, pueden conformar varios OBJETOS CONTRACTUALES, diferentes a los que a continuacin se relacionan
a manera de ilustracin:
1. Objeto contractual integrado por equipos de cmputo, impresoras y elementos similares.
2. Objeto contractual integrado con los elementos de aseo.
3. Objeto contractual integrado por pinturas y elementos de ferretera.
4. Objeto contractual integrado por cuidos, concentrados, drogas veterinarias y similares.
El Rector o Director Rural debern fundamentar en debida forma el porqu de la conformacin de los diversos OBJETOS CONTRACTUALES, lo que har en el
respectivo documento de Justificacin Previa del Contrato, que es una versin elemental, corta y bastante simplificada de los Estudios y Documentos Previos
que obligan cuando se utiliza un procedimiento del Estatuto de Contratacin Estatal.
De la correcta integracin o conformacin y fundamentacin del OBJETO CONTRACTUAL desde el punto de vista de la naturaleza, especialidad del bien o
servicio (la obra pblica es diferente de los BSCTU) y del valor de los mismos (menos de 20 SMLMV o mayores a dicho monto), depende la legalidad del trmite
que se adelante para la seleccin del contratista. Por esta razn, es recomendable que consultar previamente al momento de conformar el OBJETO DEL
CONTRATO: El municipio tiene asesores o funcionarios con experiencia en el tema y la contratacin administrativa en general, y pueden ser una buena fuente de
consulta.
Igualmente, no olvidar hacer uso de otras ayudas al momento contratar, segn se indica en el CAPITULO III del documento CAPACITACIN I-2011
Contratacin en los Fondos de Servicios Educativos. LINK Fondo Servicios Educativos pgina WEB www.seduca.gov.co


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GRUPO 2:
Lo constituyen: i): La Obra pblica: adecuaciones, reparaciones, refaccin, pintura y similares del establecimiento educativo; ii): Los dems bienes que
requieran los establecimientos, que NO SEAN bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin-BSCTU: gasolina especial
(no corriente), droga veterinaria de mara o exclusiva, la mquina, los repuestos, el computador y el software marca tal. En los Numerales 1, 3, 6 y 10 del
Artculo 11 del Decreto 4791/2008, podremos encontrar otros ejemplos.
Con el GRUPO 2, se pueden conformar diversos objetos contractuales para contratarlos en forma independiente aplicando la misma lgica, condiciones y
explicaciones dadas para la conformacin de los objetos contractuales del GRUPO 1.
Con la conformacin del OBJETO DEL CONTRATO, teniendo a la mano la debida asesora ante las probables dudas, y atendiendo las precisiones a partir de la
clasificacin en GRUPO 1 y GRUPO 2 de las necesidades de los establecimientos educativos, se evitar que el Rector o Director Rural, incurran:
-En el fraccionamiento de contrato, lo que es penalizado por la ley. Hay fraccionamiento de contrato cuando teniendo en caja los recursos suficientes
para comprar la totalidad de los bienes y servicios por ejemplo, los del Grupo 1, el Rector o Director Rural divide arbitrariamente la compra de tal manera
que la cuanta de cada contrato sea inferior a los 20 SMLMV para poder adquirir varias veces la misma clase de bienes en un mismo perodo fiscal con
base en el Reglamento del Consejo Directivo, evadiendo con ello el procedimiento de seleccin de ley 80 y 1150, que requiere ms trmites, requisitos y
documentos en el proceso de seleccin del contratista.

Por ejemplo, papelera y elementos de escritorio los adquiero en varias compras que sumadas en el ao, igualan o superan los 20 SMLMV, y sin embargo
teniendo los recursos en el banco y rubro en el presupuesto, utilic varias veces el Reglamento del Consejo Directivo. O divido el objeto en varios, verbo y
gracia, compro la papelera aparte de los elementos de escritorio, lo que no debe hacerse, salvo una situacin especial que impida la compra unificada, lo
que habra que justificarse y probarse en el expediente contractual, so pena de incurrir en fraccionamiento del contrato y probables consecuencias de tipo
legal.

-En la violacin de los principios de economa y eficiencia en la contratacin Las adquisiciones fraccionadas impiden beneficios por compras de
mayor volumen: Se debe realizar una sola compra por el total, o como mnimo, por grupos de bienes que pueden conformar un OBJETO CONTRACTUAL.




PASO A PASO Y FORMATO REGLAMENTO CONSEJO DIRECTIVO PARA COMPRAS Y CONTRATOS INFERIORES A 20 SMLMV.
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TERCER PASO:

DOCUMENTO DE JUSTIFICACIN PREVIA DE LA NECESIDAD POR CONTRAR CON BASE EN EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO

La Justificacin Previa del Contrato es una versin elemental y simple de los Estudios y Documentos Previos que deben elaborarse cuando se hace uso de
una de las modalidades de la Contratacin Estatal, excepto en la Contratacin Directa, donde tambin simplemente obliga es un simple documento de justificacin
de la necesidad. Numeral 12 del art. 25 y el numeral 1 del artculo 30 de la ley 80 de 1993. Artculo 77 del Decreto 2474/2008.

En la Justificacin Previa del Contrato o necesidad, que es el documento que obliga cuando se contrata segn el procedimiento del Consejo Directivo, se
analizar la necesidad y conveniencia de la compra o contrato a la luz de los principios de la Contratacin Estatal, el PEI del respectivo establecimiento educativo
y el Artculo 11 del Decreto 4791/2008: es el soporte de la INVITACIN PBLICA a contratar, cuyo paso a paso y contenido veremos ms adelante en este
documento.


CONTENIDO DEL DOCUMENTO DE JUSTIFICACIN PREVIA.

PRIMERO: -Una sucinta descripcin de la necesidad que pretende satisfacer con la contratacin y autorizacin del Consejo Directivo, segn lo disponga
el Artculo 11 del Decreto 4791/2008. La necesidad deber tener ESTRICTA RELACIN con el Plan Educativo Institucional-PEI y estar prevista dentro del
Numeral 11 del Artculo 11 del Decreto 4791/2008. Y no estar prohibida por la Directiva Ministerial 22 del 21 de Julio de 2010, o el Artculo 13 del Decreto
4791/2008. Si el gasto no tiene esa ESTRICTA RELACIN con el PEI, el FSE no podr realizar la compra o contrato.
SEGUNDO: -La descripcin del objeto a contratar e indicacin de sus condiciones tcnicas. Una vez descrita la necesidad y hechas las verificaciones
sobre su relacin estricta con el PEI y la NO prohibicin del gasto, en el documento de Justificacin Previa deber constar que el bien o servicio est previsto en
el Plan de Compras de los FSE, el cual, como ya se precis en este mismo documento, debe registrarse en el SICE.
En el documento de Justificacin Previa el objeto debe detallarse, cuantificarse y cualificarse de tal manera que no haya lugar a confusiones en cuanto a la
cantidad, calidad y nmero, y por ello, se debe precisar desde el momento de la elaboracin de la Justificacin de la compra o contrato: Cul es el bien o servicio
requerido, cules son sus caractersticas, cul es su nmero o cantidad, cul es el precio unitario en el mercado, cul el valor totaletc.

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TERCERO: -El valor estimado del contrato y forma de pago. Una vez fijado el valor en la forma que adelante se explica, se indicar expresar ese valor en el
documento de Justificacin Previa adems de la forma de pago, la cual debe ser de contado y total una vez recibido el bien o servicio a satisfaccin y se
acredite el pago de la seguridad social integral, adems de las obligaciones parafiscales si se trata de una sociedad, empresa o establecimiento de comercio,
segn el mandato del Artculo 50 de la Ley 789 de 2002.
Si se trata de suministros peridicos, o de construccin de obra pblica, el precio se pagar por el avance de la obra en la forma que se haya establecido, o por el
monto de los suministros recibidos en el perodo segn lo pactado previamente en el contrato respectivo. Con los recursos de los FSE, NO est permitido dar
anticipos ni pagos anticipados (adelantar pagos) cuando se contrata con el Reglamento del Consejo Directivo, lo que se explica en razn de la naturaleza de los
contratos que realizan los referidos Fondos, la agilidad del trmite, la cuanta mnima de los mismos y su ejecucin instantnea o inmediata.
El valor deber calcularse en forma razonada, es decir, conforme con los precios del mercado del respectivo municipio de ubicacin del FSE, que ser la base
para la expedicin del Certificado Previo de Disponibilidad Presupuestal-CDP, cuyo monto, nmero y fecha quedarn registrados en el documento de
Justificacin Previa que nos ocupa: El Certificado de Disponibilidad Presupuestal-CDP, es el que garantiza que hay recursos suficientes en el presupuesto y en
bancos para la compra o contrato y respalda luego la expedicin del Registro Presupuestal-RP a nombre del contratista seleccionado.
El valor del bien o servicio que est dispuesto a pagar el FSE, no podr ser superior al precio del mercado: o sea, el que registre el SICE para el municipio sede
del FSE o el que resulte del estudio de mercado que realice el Rector o Director. La propuesta cuyo precio supere el presupuesto oficial que indique el FSE, ser
rechazada.
Si por cualquier razn no hubiere precio de referencia del SICE, bien porque no existe ningn proveedor en el municipio o bien debido a una imposibilidad
insalvable de consultarlo de lo cual se dejar constancia en el documento de Justificacin Previa, el Rector o Director Rural realizar en forma documentada un
estudio de mercado en el respectivo municipio para indagar el precio y con base en ello expedir el CDP.

A propsito del Menor Precio del Bien en otro Municipio Diferente al del FSE.
El Rector o Director Rural NO preserva principios de la contratacin, cuando habiendo oferta comercial en el propio municipio sede del FSE, compra o contrata
obras en otro municipio con base en el Reglamento del Consejo Directivo, aduciendo un menor precio del bien o servicio.
El FSE podra comprar o contratar en otro municipio diferente al de su sede, nicamente en el caso de NO existir proveedor para el bien o servicio en el respectivo
municipio, lo que deber probarse, al menos, con los siguientes documentos previos que harn parte inseparable de la Justificacin Previa del posterior contrato
que realice por fuera de su jurisdiccin:

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i): El pantallazo del SICE que pruebe la consulta previa a la compra o adquisicin que haya realizado en otro municipio, o del documento donde conste el estudio
de mercado que haya hecho el Rector o Director Rural en el municipio sede del FSE, ante la ausencia de proveedor SICE.
ii): El texto de la convocatoria pblica a contratar fallida por ausencia siquiera de un proponente. Lo anterior, debido a que la INVITACIN PBLICA de todas
formas deber realizarse aun habindose constatado la ausencia de proveedores en el SICE y en el municipio conforme con el estudio de mercado realizado por
el Rector o Director Rural. Y deber ser una CONVOCATORIA PBLICA para asegurar que si no hubo oferta se debi realmente a la falta de inters o de fsico
proveedor y no al desconocimiento de la invitacin a presentar oferta.
Habiendo oferta en el SICE o el comercio del municipio donde est ubicado el FSE, no debe ser causal vlida para contratar o comprar el menor precio del bien
en otro municipio diferente, por ejemplo en Medelln, porque es el valor del bien en el mercado del municipio de ubicacin del FSE, el que obliga y no el de otro
municipio. Lo anterior, se afirma con base en lo expuesto en prrafos anteriores y con fundamento en los siguientes argumentos:
Preservar la intencin que se advierte claramente en el inciso 4 del Artculo 13 de la Ley 715 de 2001, en el sentido de que el Reglamento del Consejo
Directivo para compras y contratos inferiores al 20 SMLMV, est destinado a aplicarse en el municipio de ubicacin del FSE.

La proteccin del Inciso 1 del Artculo 13 de la Ley 715 de 2001 que debe drsele a los principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y
publicidad, aplicados en forma razonable a las circunstancias concretas en las que hayan de celebrarse los contratos,y la eficacia y la
celeridad en la atencin del servicio educativo, y economa en el uso de los recursos pblicos, principios que igualmente privilegia el Artculo 17
del Decreto 4791/2008.

A la luz de los anteriores principios (eficacia, celeridad en la atencin del servicio educativo, y economa en el uso de los recursos pblicos) es claro que el
menor precio de un bien o servicio en otro municipio no siempre sera el ms econmico puesto que al comprar en otro lugar, deber tenerse en cuenta los costos
de trasporte, de viticos, manutencin y estada del Rector o Director Rural en la ciudad de Medelln u otro municipio diferente a su sede.
Estos costos en cuestin, son fcilmente cuantificables y basta sumarlos al supuesto menor precio pagado para que tengamos una idea, as sea aproximada, de
lo antieconmico que podra resultarle al FSE comprar por fuera de su municipio de ubicacin, teniendo en este oferta comercial del bien.
A los costos monetarios incorporados al precio que se tiene que pagar, habra que sumarle los riesgos por prdida y deterioro del bien durante el acarreo, los
costos laborales y administrativos por ausencia de los citados directivos docentes que son los nicos que pueden ordenar el gasto y comprar, amn de la des-
escolarizacin de los alumnos. Y desde luego, los costos de oportunidad: Disponer del bien o servicio en forma inmediata en el municipio de ubicacin del FSE,
puede estar ms acorde con los principios de economa, eficacia y celeridad, que manda el Artculo 13 de la Ley 715 en la atencin del servicio.

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Para las compras con base en el Reglamento del consejo Directivo, no es necesario que el proponente est inscrito en el SICE, ni en el RUP, pero los precios que
aparecen en el SICE o en el mercado local s obligan como referente para la oferta que haga dicho proponente y sobre todo obliga para el FSE.
CUARTO: -El documento de Justificacin Previa indicar el plazo dentro del cual se cumplir con la ejecucin del contrato o el da cierto y el lugar en el
cual se recibir el bien o servicio, lo cual deber constar en actas, tanto de inicio de ejecucin como de recibo a satisfaccin o no del bien o servicio.

II. FASE DE LA SELECCIN, LA FIRMA, LA EJECUCIN Y LA LIQUIDACIN DEL CONTRATO.

Como parte de los Estudios Previos, o Justificacin Previa cuando se contrata con el Reglamento del Consejo Directivo, la entidad deber establecer en forma
razonada cul ser el procedimiento o la modalidad de seleccin que utilizar para escoger al contratista: En la citada Justificacin, el Rector o Director Rural dir,
por ejemplo, que utilizar el Reglamento del Consejo Directivo para contratar, porque los bienes y servicios valen MENOS de 20 SMLMV. O en los Pliegos de
Condiciones Simplificados dirn que se convoca una SELECCIN DE MNIMA CUANTA porque el valor del bien o servicio no supera los 28 SMLMV, y no
sera procedente contratar con base en el reglamento del Consejo Directivo. Igual explicacin deber darse en los Pliegos de Condiciones normales.

Teniendo claro y justificado el procedimiento o modalidad contractual que deba convocarse se proceder segn la normativa para seleccionar al contratista, para
luego suscribir el respectivo contrato, ejecutarlo y una vez agotado el objeto, LIQUIDARLO.

Una vez ejecutado el presupuesto a travs de la actividad contractual, el establecimiento educativo tendr en su bodega todo aquello que necesita para funcionar
y prestar el servicio durante el ao lectivo, razn por la cual no habr necesidad de realizar ninguna otra compra durante el perodo, salvo que por algn eventual
motivo muy especial se haya agotado algn bien de la bodega. O deba contratar algn servicio espordico y transitorio, puesto que debe entenderse que tambin
se realizaron los mantenimientos y dems trabajos que conforme con lo previsto en el presupuesto.


INVITACIN PBLICA A PROPONER U OFERTAR

Sin pretender interferir en la autonoma y competencia que la ley le otorga a los Consejos Directivos, se recomienda la Convocatoria Pblica por considerar que
es lo ms acorde con el deber de proteccin de los principios de IGUALDAD, TRASPARENCIA y PUBLICIDAD: La Convocatoria Pblica NO rie con la acogida
en el Reglamento de un procedimiento gil, de 3, 4 das o un poco ms, obviamente dependiendo de la complejidad del objeto. As las cosas tendramos:

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CONVOCATORIA PBLICA: La Convocatoria pblica se cumplira fijando la invitacin a contratar o suministrar el bien o servicio, mnimo por UN (1) DA HBIL
en la pgina WEB, o Cartelera en lugares visibles y de fcil acceso al pblico en general (NO en la Rectora o en la Secretara de la institucin), o a travs de la
emisora local u otro medio de comunicacin de cobertura en el municipio. En los casos anteriores, se dejar constancia escrita y documental en la carpeta de
cada contrato o convocatoria, del tiempo en que estuvo fijada la invitacin a contratar y el medio o medios utilizados.

El contenido de la Convocatoria Pblica o invitacin a proponer, se recomienda que sea el que aparece en el siguiente formato: Los elementos bsicos y
fundamentacin de la Convocatoria o Invitacin a ofertar, estn en la Etapa Preparatoria del Contrato, desde la confeccin del Presupuesto y el Plan de Compras
y el documento de Justificacin Previa de la necesidad.


HASTA AQU, LA PARTE CONCEPTUAL O PRIMERA PARTE DEL DOCUMENTO.
Considero que con la aplicacin del FORMATO que aparece a continuacin, se garantizan los Principios de la Contratacin Estatal y por esa razn
sirve como referente para la expedicin o mejora DEL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO para compras INFERIORES a los 20 SMLMV, en los Fondos de
Servicios Educativos. Dicho FORMATO se construy con base en la experiencia, el texto conceptual de la PRIMERA PARTE de este documento y segn
convocatorias recientes que aparecen en el Portal de Contratacin Estatal. Acoger el FORMATO que se propone a continuacin para el Consejo
Directivo, es adentrarse en el nuevo procedimiento de la CONTRATACIN DE MNIMA CUANTA (D. 2516/2011), ste ltimo de suma utilidad a los FSE,
puesto que con l se podrn contratar obras, bienes y servicios que valgan entre 20 y 28 SMLMV, y que dada la cuanta no puedan contratarse con
el Reglamento expedido por el Consejo Directivo.
NOTA: Todo lo dicho en la PRIMERA PARTE que aqu concluye, se resume en el FLUJOGRAMA que aparece a continuacin:






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PASOS DEL PROCEDIMIENTO DEL REGLAMENTO DEL CONSEJO
DIRECTIVO PARA COMPRAS Y CONTRATOS INFERIORES A 20
SMLMV.
Verificar si la
necesidad est
prevista, o sea, la
obra, bien o
servicio, en el
Presupuesto y
Plan de Compras

Verificar en el
SICE hay oferta
para la
necesidad. Si no
hay oferta, el
Rector har
estudio de
mercado.
Expedicin del
Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal, lo
que se hace con
base en el SICE o el
estudio previo de
mercado
Justificacin Previa de
la necesidad con las
explicaciones del caso
indicando el #, fecha y
el valor del CDP. Ver
contenido en detalle
Documento
CAPACITACIN II-2011
Invitacin Pblica a
presentar ofertas,
mnimo por un da
hbil, o varios,
dependiendo de lo
que disponga el CD:
bien en pgina de la
IE, Cartelera Pblica
u otro medio similar
Recepcin de las
propuestas dentro del
plazo indicado en la
Invitacin. Examen de
documentos-requisitos
habilitantes y hacen
que pueda participar.
Por ejemplo: Acreditar
cumplimiento Art. 50
Ley 789, o copia del
RUT o de la Cdula,

Seleccin Oferta
ms Favorable, o
sea la de MENOR
PRECIO siempre
que el proponente
haya acreditado los
requisitos para
participar, la
cantidad y calidad
solicitada
Expedicin del
Registro
Presupuestal a
nombre del
proponente
selecciona que ya
es el contratista
Ejecucin del
contrato: Esto es:
con la entrega del
bien comprado. Si es
obra o servicio, con
la realizacin de la
obra o la prestacin
del servicio.
Acta de Recibo a
Satisfaccin y Pago.
Exigir los documentos
para el pago y solicitar
recibo de cancelacin
de la seguridad social y
pago de parafiscales.
Art. 50 Ley 789.

Formalizacin de
la adjudicacin a
travs de carta de
aceptacin o una
minuta contractual
que debern
firmar el
proponente y el
Rector

1 2 3 4 5

9
8

6
12
11
12
11
10
10
9
Informe de
verificacin de los
requisitos
habilitantes para
poder participar y
trmino para
subsanar-aportar
requisito faltante.
Este informe se hace
conocer de todos.
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SEGUNDA PARTE:

MODELO FORMATO
REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO

El Fondo de Servicios Educativos.... del Municipio deDepartamento de Antioquia, convoca a presentar oferta a los interesados de acuerdo con
la normativa vigente y los trminos de la presente Invitacin Pblica, segn el siguiente Cronograma:

1. CRONOGRMA DEL PORCESO DE SELECCIN:


ACTIVIDAD FECHA, HORA Y LUGAR
Publicacin de la Invitacin Del da.al da.
Pgina WEB www.
Cartelera pblica fijada en la Alcalda
Emisora local ..
Plazo para presentar oferta y cierre del
proceso

Hasta el da..del Mes. Del ao 2011
A las 5:30 de la tarde
Rectora de la Institucin (u otro lugar de la
misma)

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Verificacin de requisitos-documentos
para participar
Desde el da hasta el da
Rectora de la Institucin (u otro lugar de la
misma)
Informe de verificacin de los requisitos
habilitantes y trmino para subsanar-
aportar el requisito.
El da.del Mes.
Hora: A las.
Rectora de la Institucin (u otro lugar de la
misma)
Comunicacin de aceptacin de la oferta o
declaratoria de desierto el proceso.

El da del mes de. Del ao 2011

Rectora de la Institucin (u otro lugar de la
misma).


2. EL OBJETO POR CONTRATAR Y LAS CONDICIONES TCNICAS DEL MISMO:

OBJETO A CONTRATAR: El FSE, est interesado en recibir propuestas para la presente invitacin pblica cuyo objeto se detalla a continuacin:
(Ver ejemplo a continuacin:)




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3. QUINES PODRN PARTICIPAR Y REQUISITOS QUE DEBE ACREDITAR EL PROPONENTE:

Podrn participar todas las personas naturales o jurdicas que acrediten los requisitos-documentos que aparecen a continuacin, que no se
encuentren incursas en causales de inhabilidad e incompatibilidad de que tratan los artculos 8 y 9 de la ley 80 de 1993, sus decretos
reglamentarios y dems normas concordantes. El FSE se reserva el derecho de corroborar la autenticidad de los datos suministrados en la
propuesta.

TEM DESCRIPCIN Y CARACTERSTICAS
TCNICAS
UNIDAD DE
MEDIA
CANTIDADES VALOR
UNITARIO
VALOR TOTAL
1 Papel Bonn tamao carta Caja * 10 4
2 Papel Bonn tamao oficio 2
3 Folder celugua Oficio con
gancho plstico
Unidades 200
4 Lapicero Negro Caja *12 6
5 Lpices mirado No. 2 Negro Caja *12 5
6 CD
R/W
Unidad
es


290
7 Grapas para cosedora normal Cajas 10
8 Libro Radicador de 300 hojas Unidades 2
9 Bisturs mediano Unidades 20
10 Tonner Samsung ML 2240 Laser
- original
Unidades 1

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REQUISITOS PERSONAS JURIDICAS:
a) Certificado de Existencia y Representacin Legal expedido por la Cmara de Comercio correspondiente, con fecha de expedicin no mayor a
treinta (30) das anteriores a la apertura de esta invitacin, donde conste quien ejerce la representacin legal y las facultades del
mismo. En dicho certificado se acreditara que el objeto social del oferente permite realizar el objeto de la presente invitacin.
b) Certificacin que acredite que la empresa se encuentra al da en el pago de aportes al sistema de seguridad social integral, as como los
parafiscales. Esta certificacin debe estar suscrita por el Revisor Fiscal cuando corresponda o, a falta de este, por el Representante
Legal, la cual se entender expedida bajo la gravedad del juramento. Artculo 50 Ley789.
c) Fotocopia de la cedula de ciudadana del representante legal de la persona jurdica.
d) Fotocopia de Libreta Militar del representante legal.


REQUISITOSPERSONAS NATURALES:
i. Certificado de matrcula de persona natural, expedido por la Cmara de Comercio correspondiente, con fecha de expedicin no mayor a
treinta (30) das anteriores a la apertura de esta invitacin.
ii. Certificacin en la cual se manifieste que se encuentra al da en el pago de aportes al sistema de seguridad social integral y en los
aportes de parafiscales. Esta manifestacin se entender presentada bajo la gravedad del juramento.
iii. Fotocopia de la cedula de ciudadana de la persona natural y la Libreta Militar

NOTA: Segn el decreto 4969 de 2009, a partir del 1 de agosto de 2010 slo ser vlida la nueva Cdula.


4. EL PRESUPUESTO DESTINADO POR EL FSE PARA LA COMPRA O CONTRATO:


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PRESUPUESTO: El valor estimado para el contrato es hasta la suma de.pesos ($....), Moneda Colombiana. El valor total ofertado por
parte de los proponentes debe incluir todos los gastos, costos, transportes, derechos, impuestos, tasas y dems contribuciones legales de
carcter nacional, Departamental y/o Municipal, que se causen con ocasin de la presentacin de la propuesta.
El anterior valor se encuentra respaldado con el certificado de disponibilidad presupuestal-CDP nmero..del da.del mes de.del ao 2011, el
cual har parte del documento de Justificacin Previa de la necesidad y del mismo contrato.

5. EL PLAZO Y FORMA DE PAGO y DEMS CONDICIONES DEL CONTRATO:

El plazo de ejecucin es de DAS O MESES contado a partir del da siguiente a la firma de la firma del contrato si se trata de compraventa,
o del acto de inicio en los dems casos, previo cumplimiento de los requisitos de Perfeccionamiento (Firma del Contrato) y ejecucin (Aprobacin
de las Garantas del contrato si se solicitaron ms la expedicin del Registro Presupuestal-RP).
Forma de pago: El FSE pagar al CONTRATISTA el valor del contrato dentro de los.das hbiles siguientes al cumplimiento de los requisitos de
perfeccionamiento y ejecucin del contrato y presentacin de la certificacin de recibo a satisfaccin por parte del supervisor del contrato.
PARAGRAFO PRIMERO: Como requisitos para el pago, el contratista deber acreditar el RUT y la cancelacin de los aportes parafiscales y la
afiliacin obligatoria y pago actualizado al sistema de seguridad social, conforme al artculo 182 de la ley 100 de 1993, a ley 789 de 2002, el
decreto 1703 de agosto 2 de 2002, la leyes 797 y 828 de 2003 y el decreto 510 de 2003, so pena de hacerse acreedor a las sanciones establecidas
en la misma.
PARAGRAFO SEGUNDO: De conformidad con lo establecido en el pargrafo del artculo 17 de la Ley 1150 de 2007, el CONTRATISTA, autoriza al FSE
para compensar el valor por concepto de la clusula penal pecuniaria, de las sumas que resulten a su favor al momento de la liquidacin del
contrato.

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PARAGRAFO TERCERO: Cuando no exista saldo a favor del CONTRATISTA, el Valor por concepto de la clusula penal pecuniaria se podr hacer efectiva
a travs de la garanta constituida o el FSE podr acudir a cualquier medio contemplado por la ley para hacer efectivo el pago de la clusula.
Multas En caso de incumplimiento parcial de las obligaciones adquiridas por el contratista en virtud del presente contrato, el FSE podr imponer
multas diarias y sucesivas equivalentes al uno por mil del valor del presente contrato, las cuales no podrn exceder, sumadas entre s, el diez
por ciento (10%) del valor total del mismo.
Imposicin de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento: El procedimiento utilizado para este caso ser el establecido en el artculo
86 de la Ley 1474 de 2011.
Supervisin del Contrato: El Rector o Director Rural ejercern la vigilancia y coordinacin del desarrollo y cumplimiento del objeto y las
obligaciones del contrato.

Obligaciones Generales del Contratista:
1. Cumplir con todas las obligaciones laborales establecidas en la Ley 100/1993 y sus decretos reglamentarios, La Ley 789/2002-Artculo 50, los
decretos Nos. 1703 de Agosto 2 de 2001 y 2400 de Octubre 25 de 2002.
2. Pagar todos los impuestos, tasas, contribuciones y similares, de ndole Nacional, Departamental y Municipal que se deriven de la propuesta y
la ejecucin del contrato, segn las normas vigentes sobre la materia.
3. Cumplir las obligaciones que se desprendan del contrato, la ley y la naturaleza del mismo, teniendo en cuenta el objeto, la propuesta y esta
invitacin, sus anexos y la aceptacin de la propuesta, los cuales forman parte integral del Contrato.

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Relacin Laboral Inexistente: El contrato que surja de la presente invitacin, la propuesta presentada por el CONTRATISTA y la aceptacin de la
misma, no generan relacin laboral alguna del FSE con el CONTRATISTA, o sus dependientes y en consecuencia tampoco obliga al FSE al pago de
prestaciones sociales o algn otro tipo de costos distintos al valor propio del contrato.
Perfeccionamiento y Requisitos de Ejecucin: El contrato se perfecciona por la aceptacin que de la oferta presentada por el proponente haga el
FSE a travs del Rector o Director Rural, y hacen parte del mismo: esta invitacin, sus anexos, la propuesta presentada por el oferente y la
aceptacin misma. Para su ejecucin se requerir de la constitucin y aprobacin de la garanta nica (cuando la exija el Reglamento del Consejo
Directivo), el registro presupuestal-RP correspondiente que se expedir a nombre del contratista y la suscripcin del acta de iniciacin.
Indemnidad: El CONTRATISTA mantendr indemne y defender a su costa al FSE y a la Secretara y al Departamento de Antioquia de cualquier pleito,
queja o demanda y responsabilidad de cualquier naturaleza, incluyendo costos y gastos provenientes de actos y omisiones de este frente
reclamaciones de terceros en el desarrollo de este contrato.
Suspensin del Contrato: El plazo de ejecucin del contrato podr suspenderse en los siguientes eventos: a) Por circunstancias de fuerza mayor o
caso fortuito; b) Por mutuo acuerdo, siempre que de ello no se deriven mayores costos para el FSE, ni se causen otros perjuicios. La suspensin
se har constar en acta motivada, suscrita por las partes.
Cesin y subcontratacin: El CONTRATISTA no podr ceder o subcontratar el presente contrato a persona alguna natural o jurdica, nacional o
extranjera sin el consentimiento previo y escrito del FSE pudiendo ste reservarse las razones que tenga para negar la autorizacin de la
cesin. En caso de subcontratacin el CONTRATISTA es el nico responsable por la celebracin de subcontratos y el FSE no adquirir vnculo
alguno con los subcontratistas.
Liquidacin del Contrato: La liquidacin del contrato se efectuara de acuerdo con lo previsto en el artculo 11 de la Ley 1150 de 2007, dentro
de los cuatro (4) meses, contados a partir de la finalizacin del plazo de la ejecucin, previa certificacin de cumplimiento expedida por el

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supervisor del contrato y cumplimiento del pago de los aportes al Sistema General de Salud y Pensiones. En caso de no lograrse acuerdo sobre los
trminos de la liquidacin o no comparecencia del CONTRATISTA a la misma, el FSE liquidara el contrato de manera unilateral.

6. PRESENTACIN DE LA OFERTA:

El trmino para presentarla OFERTA ser de.das, (no podr ser inferior a un da hbil), contado a partir del da siguiente al de la invitacin
o convocatoria. (VER ANEXO 1)
La informacin presentada en la propuesta y durante el proceso, se entiende suministrada bajo la gravedad de juramento respecto de su fidelidad
y veracidad.
No podrn presentar propuesta quienes se encuentren incursos en causales de inhabilidades e incompatibilidades que les impidan celebrar
contratos con entidades pblicas, de acuerdo con la Ley 80 de 1993, el Art. 18 de la Ley 1150 de 2007 y dems normas aplicables. Y si la
presentaren, ser causal de RECHAZO y se entregar al proponente y no se tendr en cuenta y se dar como no presentada.
El proponente deber presentar la propuesta en pesos colombianos, donde se establece las cantidades del objeto a suministrar, el valor unitario,
la descripcin del bien y el valor total del suministro.
La oferta deber ser entregada en el Establecimiento Educativo.., ubicado ubicada en la siguiente direccin: del Municipio
de, en la Oficina de la Rectora, incluyendo la presente invitacin, ambas debidamente suscritas por el proponente y anexando la oferta
econmica, segn formato adjunto. (VER ANEXOS 1 Y 2)
No se aceptarn ofertas enviadas por correo, va fax, E-Mail o entregadas en otras oficinas a la indicada en la presente invitacin pblica, ni
las entregadas despus de la fecha y hora sealadas. La validez de la oferta deber ser mnimo por el trmino de ejecucin del contrato hasta su
liquidacin, y se entiende aceptada esta regla con la sola presentacin de la oferta.

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7. LA OFERTA SELECCIONABLE:

LA OFERTA DE MENOR PRECIO, ser la que el FSE seleccione como la ms favorable, siempre y cuando el proponente acredite las condiciones exigidas
para contratar y el bien o servicio cumpla en cuanto a cantidad, calidad y precio. La oferta por encima del presupuesto oficial, ser rechazada
de inmediato y no se admitir una nueva. (VER ANEXO 2: FORMATO PROPUESTA ECONOMICA).

Para la escogencia del ofrecimiento ms favorable, se tendr como nico criterio de seleccin del contratista, aquella oferta con el precio
unitario ms bajo y en caso de que la oferta econmica contenga ms de un tem, el precio ms bajo se determinara por la sumatoria de precios
unitarios. El precio (s) ofertado (s) final (es), no estar (n) sujeto a ajuste alguno, razn por la cual, el proponente deber prever en su
oferta que tiene que asumirlos posibles incrementos que se ocasionen, inclusive aquellos que se presenten en la ejecucin del contrato por
cambio de ao.
La entidad podr adjudicar el contrato cuando slo se haya presentado una oferta, y sta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos,
siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitacin pblica.
LAS CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA:

A. Cuando se presenten dos o ms propuestas por el mismo oferente, bajo el mismo nombre o con nombres diferentes para la misma invitacin.
B. Cuando es presentada extemporneamente la propuesta, luego de la fecha y hora sealada para presentar la propuesta.
C. Cuando el proponente se encuentre registrado en el Boletn expedido por la Contralora General de la Repblica como responsables fiscales.
D. No aportar la oferta con la respectiva propuesta econmica o no aportarla debidamente suscrita o suscrita por persona diferente del
representante legal, sin que medie autorizacin alguna.
E. Cuando el objeto social del proponente que sea persona jurdica, no guarde relacin con el objeto a contratar.
F. Cuando el oferente persona natural o jurdica de manera individual o conjunta, participe en la conformacin de otra persona jurdica que
participe en el mismo proceso.

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G. Cuando el proponente en su propuesta econmica exceda el presupuesto oficial asignado para el contrato, o cuando el valor de uno o ms de
los precios ofertados en la propuesta examinada exceda el valor de los respectivos precios unitarios propuestos por el FSE.
CAUSALES DE DECLARATORIA DE PRCESO DESIERTO:

Cuando no se presente propuesta alguna.

Cuando ninguna de las propuestas presentadas no cumplan con los requisitos para participar y/o los trminos de la invitacin a contratar, se les
dar mediante acto administrativo motivado, un plazo comn para que se acrediten los requisitos para participar y/o los trminos para contratar.

8. NO SE EXIGIRN GARANTAS DE LEY 80/1993:

Salvo las garantas mnimas presuntas o automticas de ley, las garantas propias del Estatuto General de la Contratacin Estatal no sern
obligatorias en los contratos o compras que realicen los FSE, con base en el Reglamento del Consejo Directivo.
En el evento en que el Consejo Directivo, el Rector o el Director Rural estimen necesarias las Garantas atendiendo a la naturaleza del objeto
del contrato y a la forma de pago, as lo explicarn en el documento de Justificacin Previa, segn lo establecido en el artculo 7 de la Ley
1150 de 2007. Caso en el cual, deber tenerse en cuenta lo siguiente:
Garanta nica. El contratista se compromete a constituir a su costa y a favor del Instituto por una compaa de seguros legalmente establecida
en Colombia cuyas plizas matrices estn aprobadas por la Superintendencia Financiera de Colombia de conformidad con las disposiciones legales,
una garanta nica que ampare:
-Amparo de cumplimiento: Para garantizar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones contractuales a su cargo, el pago de la
clusula penal pecuniaria, multas e indemnizaciones a que hubiere lugar, la cual ser equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del
contrato y con vigencia igual al plazo del contrato y cuatro (4) meses ms.

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-Calidad de los bienes suministrado: Para garantizar la calidad de los bienes suministrados objeto de esta invitacin, la cual deber
constituirse por un valor equivalente al treinta por ciento (30%) del valor total del contrato y con una vigencia igual a la del contrato y un
(1) ao ms.
-Amparo de salarios, prestaciones sociales: Para garantizar que el CONTRATISTA cumpla con las obligaciones derivadas del empleo de terceras
personas, en cuanta equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato y con vigencia equivalente al plazo del contrato y tres
(3) aos ms.
PARAGRAFO PRIMERO. El objeto de la garanta deber establecer: "Se garantiza el pago de los perjuicios derivados del incumplimiento de las
obligaciones contractuales y legales inherentes al contrato cuyo objeto es.
PARAGRAFO SEGUNDO. El contratista deber hacer entrega de estas garantas que constarn en plizas originales al Rector o Director Rural del
FSE, las cuales sern aprobadas por stos, de acuerdo a lo sealado en el inciso segundo de la Ley 80 de 1993, articulo 7 del Decreto 4828 de
diciembre 24 de 2008 y Decreto 931 de 2009.
PARAGRAFO TERCERO. El contratista se obliga a ampliar, modificar y prorrogar la garanta, en el evento en que se aumente el valor del contrato o
se prorrogue o suspenda su vigencia.

9. TAMPOCO SE EXIGIRN LOS SIGUIENTES REQUISITOS Y DOCUMENTOS:

I. No se exigir a los oferentes estar inscritos en el RUP (Artculo 6 de la Ley 1150 de 2007). Pero s se deben verificar por parte del Rector o Director
Rural las condiciones y documentos exigidos al proponente.

II. No se cumplirn las Obligaciones frente al SICE del Artculo 13 y 15 del Decreto 3512/2003. Esta excepcin por tratarse de contratos cuyo valor es
inferior al 10% de la Menor Cuanta, segn lo dispone el Artculo 86 del Decreto 2474/2007.


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III. No se exigir a los oferentes aportar garanta de seriedad de las ofertas, ni garanta de cumplimiento (Artculo 7 de la Ley 1150 de 2007, Articulo 8
del Decreto 4828 de 2009). La exigencia de tales garantas es facultativa de exigirla o no los Consejos Directivos en los Reglamentos, atendiendo a la
naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago.

IV. No se exigir publicacin en el SECOP del procedimiento contractual del cual habla el Artculo 8 del Decreto 2474/2008, si as lo dispone el
Reglamento del Consejo Directivo. Vase en la pgina de SECRETARA DE EDUCACIN DE ANTIOQUIA en el LINK Fondo de Servicios Educativos, el
Instructivo Inscripcin SECOP

V. No se publicarn los contratos cuya cuanta sea inferior al 10% de la menor cuanta aun cuando excedan en su valor los cincuenta (50) salarios
mnimos legales mensuales vigentes. Lo anterior, conforme con el Artculo 84 del Decreto 2474/2008, lo que no excluye el deber de la publicacin que
debe hacerse del contrato conforme con el Decreto 4791/2008.

NOTA: Lo anterior, sin perjuicio de la obligacin para todas las entidades, incluidas las del orden territorial de remitir dentro de los diez primeros das de cada
mes a la Imprenta Nacional de Colombia, una relacin de los contratos suscritos en el mes inmediatamente anterior, que superen el 50% de su menor cuanta (la
Menor Cuanta en los FSE es de 280 SMLMV), en la cual debern detallarse las personas contratantes, el objeto, el valor total y los costos unitarios, el plazo, los
adicionales y modificaciones que hubiesen celebrado, el interventor y toda la informacin necesaria a fin de comparar y evaluar dicha contratacin (Artculo 61
de la Ley 190 de 1995).


10. FORMALIDAD DEL CONTRATO:

La comunicacin de aceptacin de la propuesta firmada por el Rector o el Director Rural, junto con la oferta firmada por el proponente,
constituyen para todos los efectos el contrato celebrado, con base en el cual se efectuar el respectivo registro presupuesta.

En la Administracin Pblica NO HAY contratos ni compras verbales, ni a crdito en el caso de los FSE, so pena de perderse el valor de lo
entregado o el servicio prestado al FSE.


NOMBRE Y FIRMA DE LOS INTEGRANTES DEL CONSEJO DIRECTIVO

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NOMBRE Y FIRMA DEL RECTOR O DIRECTOR RURAL


VER ANEXOS EN LA PGINA SIGUIENTE.














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ANEXO 1
PRESENTACIN DE LA OFERTA (PARA EL PROPONENTE)

Ciudad y Fecha

Rector
XXXXXXXXXXXXXXX
Fondos de Servicios Educativos XXXXXXXX
Direccin:
Municipio deAntioquia

REF: SELECCIN DEL CONTRATISTA SEGN PROCEDIMIENTO REGLAMENTO CONSEJO DIRECTIVO, CUANTA INFERIOR A 20 SMLMV
ASUNTO: PROPUESTA.

El suscrito, obrando en nombre (propio en representacin de _________), de acuerdo con la INVITACION PBLICA FSE-No DE FECHA..2011 y en
caso de que nos sea aceptada por el FSE, nos comprometemos a ejecutarla en los trminos contenidos en la mencionada invitacin, sus anexos,
Justificacin Previa y la propuesta anexa a esta carta.

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DECLARACIONES:
1. Que conocemos la informacin general y dems documentos de la INVITACION PUBLICA FSE- DE FECHA..2011 y aceptamos los requisitos en ella
contenidos, y nos comprometemos a ejecutar totalmente el objeto de la Invitacin, en el plazo y los trminos y condiciones establecidos en la
misma, en sus anexos.
2. Que si nuestra propuesta es aceptada, nos comprometemos a constituir las garantas requeridas y a suscribir stas y a ejecutar el objeto
dentro del plazo indicado para ello.
3. Que la propuesta que se remite anexa a la presente carta, consta de. ( ) Folios debidamente numerados.
5. Que el Valor Total de nuestra Propuesta Econmica, es el indicado en el ANEXO CORRESPONDIETE A LA PROPUESTA ECONOMICA.
6, As mismo, declaramos BAJO LA GRAVEDAD DEL JURAMENTO, sujeto a las sanciones establecidas en el Cdigo Penal:
6.1. Que la informacin contenida en la propuesta es verdica y que asumimos total responsabilidad frente al FSE cuando los datos suministrados
sean falsos o contrarios a la realidad, sin perjuicio de lo dispuesto en el Cdigo Penal y dems normas concordantes.
6.2. Que no nos hallamos incursos en causal alguna de inhabilidad e incompatibilidad de las sealadas en la Constitucin y en la Ley y no nos
encontramos en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar. En especial, manifestamos que no nos hallamos reportados en
el Boletn de Responsables Fiscales vigente, publicado por la Contralora General de la Repblica, de acuerdo con lo previsto en el numeral 4
del Artculo 38 de la Ley 734 de 2002 (Cdigo nico Disciplinario), en concordancia con el Artculo 60 de la Ley 610 de 2000.
De acuerdo con lo anterior, somos conscientes de que si estuviramos incursos en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad, no podramos
participar en el presente proceso de seleccin ni formular propuesta alguna.

Atentamente,

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Nombre o Razn Social del Proponente


Documento de Identidad del Proponente (NIT
o CC)

Nombre del Representante Legal


Documento de Identidad del Representante
Legal (CC o CE)

Direccin


Telfonos: Fijo y Celular


Fax


Correo electrnico




FIRMA: __________________________________
NOMBRE DE QUIEN FIRMA:



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ANEXO 2

FORMATO SUGERIDO PARA LA PROPUESTA ECONMICA DEL OFERENTE
Ciudad y fecha:

REFERENCIA: -INVITACION PUBLICA FSE- DE FECHA..2011
ASUNTO: -PROPUESTA ECONMICA

El suscrito, obrando en nombre (propio en representacin de _________) de conformidad con lo establecido en la invitacin objeto del presente
proceso, ofrezco proveer el bien correspondiente bajo las caractersticas tcnicas establecidas, en los trminos y conforme con las condiciones
y cantidades, previstos en la Invitacin Pblica y documentos tcnicos, por un valor total fijo como precio irrevocable de _________________
PESOS COLOMBIANOS ($.....), segn el siguiente cuadro:
TEM

OBJETO

CANT

VALOR
UNITARIO
IVA

VALOR UNITARIO
CON IVA
VALOR TOTAL
POR TEM


VALOR TOTAL DE LA OFERTA


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NOTA: Los precios unitarios y el IVA deben ser expresados en pesos, sin centavos y redondeados al peso prximo ms cercano (De 0.01 inclusive a
0.50 se aproximar al entero anterior existente. De 0.51 inclusive a 0.99 inclusive se aproximar al nmero entero siguiente).

DATOS DEL PROCESO
NMERO Y FECHA PROCESO DE SELECCIN
DESTINATARIO DE LA PROPUESTA FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS
MUNICIPIO DE
FECHA PRESENTACIN PROPUESTA DIA: MES: AO:


INFORMACIN DEL PROPONENTE
NOMBRE DEL PROPONENTE Y CEDULA DE CIUDADANA
DIRECCIN COMERCIAL
TELFONOS: FIJO Y CELULAR
FAX y CORREO ELECTRNICO

Firma______________________________

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INFORMACIN DEL REPRESENTANTE LEGAL
NOMBRE REPRESENTANTE LEGAL Y CDULA CIUDADANIA
DIRECCIN COMERCIAL
TELFONOS: FIJO Y CELULAR
FAX y CORREO ELECTRNICO

Firma______________________________