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FACULTAD DE INGENIERA

DIVISIN DE ESTUDIOS DE POSGRADO


DEPARTAMENTO DE SISTEMAS














EL ARTE DE USAR EL TIEMPO


I. Bittel















FEBRERO 2003


I N D I C E






Pag.



INTRODUCCIN 1


1. QU ES EL TIEMPO? 3


2. EL ARTE DEL TIEMPO 4


3. ADMINISTRACIN DEL TIEMPO EN EL TRABAJO 9


4. MI AMIGO EL TIEMPO 15


CONCLUSIONES 17


BIBLIOGRAFA 18



1


INTRODUCCIN


En la dcada de los 90's un objetivo fundamental es mejorar la productividad. Los dirigentes
esperan que cada vez seamos ms productivos y completemos el trabajo en menos tiempo. Sin
embargo, necesitamos estar horas extras en la oficina para terminar el trabajo, llegamos ms
temprano, nos quedamos ms tarde y trabajamos fines de semana. Nadie trabaja 40 horas a
la semana, lo usual son de 50 a 60 horas, pero realmente estamos incrementando nuestra
productividad o solamente el nmero de horas de trabajo?.


Por otra parte, las grandes organizaciones han invertido billones de dlares en sistemas de
telecomunicaciones, para que la informacin sea transmitida a alta velocidad, pues casi se
enva y recibe instantneamente. Hay correo electrnico, mquinas de fax, beepers, y
telfonos celulares. La computadora de trabajo nos llama a casa. Es imposible leer, estudiar o
abrir todas las cartas, reportes, revistas, libros peridicos y listados de computadora que
cruzan nuestro escritorio. No existe el tiempo suficiente para pensar, planear o ponderar un
problema antes de ser forzado a tomar una decisin. Estamos sobrecargados con informacin
y estamos abrumados con el trabajo.


Con tanto que hacer y tan poco tiempo para hacerlo, tratamos de estirar la longitud de
nuestros das y se espera que habr un poco de tiempo para la familia y los amigos. Pero las
horas en la oficina se hacen cada vez ms largas. Por otra parte, nuestras metas y sueos no se
cumplen. Claramente algo est mal.


2
UN DIA TPICO

Usted se levanta temprano, se va de prisa
al trabajo, habla por telfono, revisa el
correo, pasa papeles de una pila a otra, y
no lleva a cabo mucho. Existen constantes
interrupciones, el telfono siempre suena, o
alguien toca a la puerta preguntando
"?Tiene usted un minuto?". Usted tiene
juntas triviales, muy largas y que dejan
situaciones sin resolver. Cuando Ud.
finalmente empieza a hacer el trabajo es
forzado a dejar todo para deshacerse de
alguien que llega a interrumpir. Vamos de
una crisis a otra y cuando finalmente es
tiempo de ir a casa est exhausto y no
avanz. Existe mucho por hacer, pero el
tiempo nunca es suficiente. Usted est
ocupado, pero ?es productivo?. Bueno, la
vida y el trabajo no tienen que tomar ese
camino.

EXISTE UNA SOLUCIN - SEA
ORGANIZADO!

Qu tan seguido se ha dicho a Ud. mismo:
"Solo deseo tener ms tiempo" para
pensar y analizar un problema o solamente
unos
minutos extra para aclarar mi mente antes
de plantear el siguiente proyecto?.
Desafortunadamente Ud. no puede parar el
reloj, pero hay una cosa que puede hacer
que le dar preciosos minutos extra: salve
el tiempo, desperdicindolo lo menos
posible!.

Sea ms organizado y podr convertir el
tiempo que ahora es perdido, durante un
da normal, en el tiempo que puede ser
usado ms productiva y efectivamente. Ser
organizado le ayudar a sobrellevar la
sobrecarga de informacin, a estar un paso
adelante e ir a casa como un ganador.

Cambiar nunca es fcil, y nos resistimos a
ello. Muchos de los obstculos que se
presentan en nuestro camino estn puestos
ah por nosotros mismos. No se puede
salvar el tiempo en grandes bloques, salve
30 segundos cada 5 minutos y para el final
del da habr salvado una hora.














3
QU ES EL TIEMPO?

Esta es sin duda, una pregunta a la que
corresponden muchas respuestas: para un
fsico, el tiempo es una de las dos
dimensiones bsicas del Universo (la otra el
espacio); para un banquero, es dinero;
para un monje budista consiste en
contemplar los ciclos de eterno retorno de
la naturaleza... Y para Ud. qu es el
Tiempo?. Despus que encuentre una
respuesta (a su juicio adecuada), plantele
la misma pregunta a otra persona... Y se
asombrar de la divergencia en ambas
formas de definir un mismo elemento, que
es conocido por todos: el Tiempo!.

A pesar de su empeo, es cierto que el
hombre no ha logrado llegar a una
definicin universal sobre el concepto de
tiempo; sin embargo, ha alcanzado avances
prodigiosos en su medicin. Desde tiempos
remotos hasta nuestros das, el hombre ha
recorrido un largo camino, y ha creado
instrumentos formidables para la medicin
del flujo del tiempo... como si de esa forma
se pudiera llegar a conocer mejor su
naturaleza. "La naturaleza del tiempo
permanece como una abstraccin, un
acertijo que slo existe en nuestras
mentes", afirma el Director del Servicio del
Tiempo en el Observatorio Naval de
Washington, D.C. y agrega: "le brindamos
mayor atencin a medir el tiempo que a
cualquier otra cosa en la naturaleza".

En la actualidad se fabrican unos 500
millones de relojes anualmente, de los
cuales, a diario se venden unos 300 mil. Y
esto es slo en los Estados Unidos!. El
mayor fabricante de relojes del mundo es
el consorcio Japons Seiko, cuya
produccin es mayor que la de todas las
firmas Suizas. Y es que sin los relojes, no
habra mundo moderno!. "La necesidad de
medir el tiempo marca la diferencia entre
una sociedad compleja, intrincadamente
coordinada, y otra primitiva, vagamente
consciente de las posibilidades de este
importante elemento", afirma Davis
Landes, especialista de la Universidad de
Harvard.

En las cincuenta estaciones de medicin del
tiempo que existen alrededor del mundo,
los llamados relojes atmicos permiten
medir hasta las ms pequeas fracciones
de segundo. Uno de los relojes atmicos
ms precisos del mundo se encuentra
localizado en el Instituto Nacional de
Patrones y Tecnologa, situado en Boulder,
Colorado E.U.A. La precisin de este
formidable equipo es tan alta, que puede
presentar un margen de error, de un
segundo en 300 mil aos!.

Al tratar de encerrar en un concepto la
esencia del fenmeno que llamamos
tiempo, el hombre se ha enfrascado, entre
otras cosas, en definir si ste es un elemento
relativo o absoluto. La nocin de que el
tiempo era absoluto fue abolida por el
fsico alemn Albert Einstein en 1905, al
proponer su Teora Espacial de la
Relatividad. Para Einstein "el tiempo
depende de la rapidez con que uno est
viajando". Segn l, "son los eventos los
que determinan cunto ms rpido pasa el
tiempo, y no la inversa, como
tradicionalmente se haba credo". Por su
parte el fsico Stephen Hawkings, de la
Universidad de Cambridge, quien es
considerado el sucesor de Albert Einstein
en nuestros das, agrega que "no es el
tiempo, sino la velocidad de la luz (299,792
,mts/seg. en el vaco) lo nico absoluto".
Otro especialista, el Dr. John Wheeler,
profesor de la Universidad de Princeton

4
(E.U.A.) explica que "el tiempo es un
instrumento de medida, no un fluido
constante o una sustancia". El considera
que "Sin evento no hay tiempo", lo que
significa que l mismo es un aspecto
secundario de la naturaleza, no una
caracterstica fundamental. Pero al margen
de todos estos conceptos cientficos, otra
definicin resulta mucho ms simple y
clara... sobre una de las paredes de un caf
en Austin, Texas (E.U.A.) el visitante puede
leer la siguiente frase: "el tiempo es el
medio que emplea la naturaleza para
evitar que todas las cosas sucedan a la
vez..."... Y se es slo otro ms de los
innumerables conceptos que tratan de
explicar este apasionante fenmeno que
resulta tan importante para la vida en este
dinmico mundo. Y para usted que es el
tiempo?
EL ARTE DEL TIEMPO

Actualmente muchos de nosotros tenemos
el problema de administrar nuestro tiempo
e ignoramos de qu problema se puede
tratar. Sabemos exactamente qu es el
tiempo? Estamos seguros que el tiempo
existe?. Obviamente usted solamente
tendr que ver qu tan gastada est la
camisa o la suela de sus zapatos para
contestar esta pregunta. Esto nos muestra
un lmite; si nunca nada cambia, si todo en
el mundo y en nosotros queda inmvil y
constante, podramos decir que el tiempo
ha sido abolido?.

Algunas personas piensan de otra forma.
Los hindes creen en la reencarnacin y en
el Eterno Regreso, creen que todo siempre
vuelve a empezar y el tiempo es slo una
ilusin. Los budistas tambin. Pero, siendo
gente prctica, aaden que vivimos en un
mundo donde predomina la ilusin y es
importante que cada cosa sea hecha a su
debido tiempo.

Para escoger una sencilla definicin del
tiempo, podramos decir que el tiempo es
lo que mide una transformacin?. La
transformacin de un huevo crudo a un
huevo cocido toma cuatro minutos; la
transformacin del Carbono 14 es medida
en miles de aos. Entre estos dos casos
estamos inclinados a juzgar el tiempo por
el ritmo de nuestra propia
transformacin?.

"Ganar o "Perder" tiempo no tiene
sentido: Nosotros tenemos la totalidad del
tiempo disponible en nuestras manos. La
nica cosa que podemos hacer es cambiar
nuestra actitud hacia el tiempo y hacer un
buen o pobre uso de l. Como cualquier
recurso, el tiempo est disponible y

5
designado a ser usado. Es el recurso que
est mejor distribuido: cualquier persona
tiene exactamente la misma cantidad de
tiempo, no importa si es rico o pobre,
emprendedor u holgazn, brillante o tonto.
El tiempo es nuestro ms precioso recuros,
sin embargo sucede que es NO
RENOVABLE.

La paradoja del tiempo es que la gente
rara vez considera que tiene tiempo
suficiente, cuando en realidad todo el
tiempo est disponible para cada uno. Una
forma metafrica de entender el tiempo y
su uso es: imagine que cada uno de
nosotros vivimos en un cuarto de
exactamente el mismo tamao y que no
hay posibilidad de agrandarlo. Entonces la
nica cosa que nos puede diferenciar de los
dems podra ser la forma en cmo
llenemos el cuarto, la manera de arreglarlo
y hacer uso de l.

Tiempo Congestionado

Al inicio de los 50's la televisin en Europa
y el Continente Americano era un
fenmeno raro. Ahora, todas las personas
tienen un aparato y ve en promedio 2.5
horas de televisin al da, esto es, 10% de
las horas del da.

Ahora bien, las cuatro pasadas dcadas no
han visto un acortamiento de la semana de
trabajo. As 40 horas de trabajo ms el
10% del tiempo para T.V., debemos sumar
tiempo para dormir, leer, recrearse, tiempo
para la familia, trabajo de la casa, etc.

Aunque necesitamos trabajar para comer,
dormir para descansar, ninguno de
nosotros necesita ver la televisin. Si
explicamos esto una persona que ve la
televisin varias horas a la semana y se
lamenta del poco tiempo para leer, o
tiempo insuficiente para dormir, dejar
inmediatamente la televisin? creemos que
no. La tecnologa actual nos ofrece
instrumentos para liberar nuestro tiempo
(no necesitamos transportarnos al cine
para ver una pelcula). La congestin del
tiempo es resultado de un incremento en
nuestras demandas, que tienen causas
econmicas: productividad, dispersin y
consumo.

La productividad demanda que efectuemos
un cierto nmero de tareas en un tiempo
fijo, que es necesario para asegurar un
crecimiento econmico y mantener la
complejidad de las sociedades
desarrolladas. An durante atrasos de
crecimiento econmico existe la necesidad
de incremento productivo como existe el
mantener un cierto margen de beneficio, a
pesar de la baja en las ventas. Esto crea
desempleo y las personas desempleadas no
necesitan el tiempo libre, deben ocuparlo.
Pero las personas que todava tienen
trabajo se encuentran con ms que hacer y
viven bajo una gran tensin.

La dispersin de actividades aumenta la
tensin de la vida profesional y se
manifiesta en situaciones de masas. No
solamente el lugar de trabajo se encuentra
separado de donde vivimos, los
supermercados modernos no se encuentran
en los alrededores, nuestros hijos no
necesariamente caminan a la escuela de la
colonia, nuestros parientes viven muy lejos,
el doctor tiene su consultorio del otro lado
de ciudad y nosotros viajamos kilmetros
para ir al cine, al centro o a la playa. Todos
los das gastamos gran parte de las horas
libres en instrumentos modernos y se tiene
una semana de trabajo corta por el tiempo
de transporte improductivo. Ciertamente,

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el telfono, catlogos por correo y
computadoras personales nos ahorran
gran cantidad de tiempo, pero la
urbanizacin y especializacin en las
ciudades hacen que comprar o entretenerse
nos lleve a consumir ms tiempo.

El consumo. Bien, sucede que el
incremento en el poder de compra nos lleva
a consumir, pero el tiempo disponible para
el consumo no aumenta en forma
proporcional. Cuando se tiene un mayor
ingreso todos piensan en determinar el
valor del tiempo, el mtodo de
financiamiento y tal vez la calidad de vida,
pero quin considera el presupuesto de
tiempo inevitablemente conectado a l?.

Desde el punto de vista del uso del tiempo,
el consumo es la gran neurosis del siglo, si
usamos la definicin clnica de neurosis que
dice es como observar a "alguien
inteligente haciendo algo estpido".
Pensamos mucho ms sobre el uso del
dinero, que es renovable, en lugar del uso
del tiempo que es irremplazable. Nuestra
obsesin con "cuanto" y "cmo" nos
separa a una gran distancia de un "por
qu".






















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El Uso del Tiempo

Ya sea en la casa o en el trabajo tenemos
tareas. Estas tareas, grandes o pequeas,
son las que cortan nuestros das en
pedazos. Sin embargo, se sabe que somos
nosotros quienes decidimos su orden y
determinamos su prioridad. Usualmente,
nosotros hacemos:

Lo que va rpido antes de lo que va
lento;
Lo que es fcil antes de lo difcil;
Lo familiar antes de lo nuevo;
Lo que nos imponen los dems
antes de lo que escogemos.

Esto no es todo, tendemos a estar ms
disponibles a interrupciones que a nuestras
prioridades. Similarmente, tendemos a
distribuir los problemas en el orden en el
que aparecen, un orden posiblemente no
relacionado con su importancia.

A inicios de los 70's, el socilogo Alec
Mackenzie tena redactadas listas de
ejecutivos de ladrones del tiempo.
Entrevist a 40 coroneles de la armada
canadiense, 30 directores de universidades
americanas, 25 directores de compaas
mexicanas, administradores alemanes, etc.
Mackenzie encontr que sus listas de
ladrones del tiempo podran ser
intercambiadas y ser como se especifica en
la hoja siguiente.

Leyendo estas listas de ladrones de tiempo,
cada uno puede recordar casos de su
propia experiencia. Luego empieza el
debate sobre cuales factores externos o
internos suceden con ms frecuencia.


Un experto en administracin Peter
Drucker, ejecut un experimento. Realiz
una pelcula y se la mostr al presidente de
la compaa. Indic a 40 supervisores que
hicieran su propia lista de ladrones del
tiempo antes de ver el film. El resultado fu
que muchos de ellos culparon a factores
externos de la prdida de tiempo. Despus
de haber visto la pelcula, sucedi que la
mayora de los ladrones del tiempo eran
internos.

Recalquemos dos verdades evidentes: El
tiempo pasa sin parar. An cuando
podemos perder tiempo, no lo podemos
ganar. Todo lo que podemos hacer es
mejorar el uso del tiempo que tenemos. Es
por ello que dominar nuestro tiempo es
ganar dominio de nosotros mismos.
Empezamos la vida con el instinto de
autoproteccin. La seguridad viene con el
hecho de haber vivido y vencido ciertos
obstculos y algunas veces esto nos da un
acercamiento a la verdad ms real. Sin
embargo, "El enemigo est dentro de
nosotros".

Ladrones externos

Llamadas telefnicas inesperadas y
prolongadas
Trabajadores para discutir sus
problemas charlar
Visitantes, clientes, etc.
Personal incompetente
El jefe, o peor, varios jefes
Comida de negocios, cocteles
promocionales y otros
entretenimientos

8
Negocios personales familiares
Mantenimiento y reparacin de
mquinas
Citas (doctor, lecciones de msica,
deportes)
Trabajo de casa, mandados, cocinar
Interrupciones de los nios ( de los
padres)

Ladrones internos

Objetivos confusos
Ausencia de un plan de trabajo
Tendencia a hacer mucho,
perfeccionismo
Desorden
Confusin y traslape de
responsabilidades
Atencin excesiva a detalles
Resistencia al cambio
Numerosos intereses
Incapacidad de decir "NO"
Comunicacin insuficiente
Decisiones inseguras
Fatiga






























9


ADMINISTRACIN DEL
TIEMPO EN EL TRABAJO

Un adagio popular dice que si alguien no
puede controlar su propio tiempo, entonces
no controlar un proyecto. El tiempo es un
recurso no renovable y por ello debe ser
manejado eficientemente. Muchos
administradores de proyectos inexpertos
trabajan mucho tiempo extra, con la falsa
idea de que es la nica forma en que
terminarn el trabajo. Pero tarde o
temprano aprendern a delegar tareas y a
emplear tcnicas del manejo del tiempo.

Para manejar mejor su tiempo, es
necesario, en principio, saber en qu lo
gasta. Los ladrones de l son las formas en
que se desperdicia el tiempo. La
identificacin clara de los ladrones de
tiempo constituye un paso hacia el control
de su tiempo. Si se tratara al tiempo como
si fuera dinero, entonces se utilizara en
forma ptima, desperdicindolo al mnimo.
Sin embargo, antes de comenzar con la
planeacin del tiempo, es necesario realizar
las siguientes acciones:

a. Analizar las actividades que
consumen tiempo
Hacer una lista de todas sus tareas y
evaluar cada una
Dar una gua de cunto tiempo se
lleva cada una y cundo hacerla.

b. Establecer prioridades (en las
tareas) para el uso de su tiempo
Asignar prioridad intrnseca
Asignar prioridad de urgencia
Determinar potencial para la
delegacin
Determinar necesidad de
comunicacin
Determinar persona clave con la que
comunicarse

Ahora bien, los esfuerzos en la planeacin
del tiempo sern aplicados a esta lista de
actividades con prioridades. Sin embargo,
algunas cosas que pueden hacerse para
manejar mejor su tiempo son:

Encontrar en qu se usa el tiempo
Conocer por qu su tiempo va donde
va
Minimizar el tiempo de compromisos
Determinar qu debe hacerse hoy y
qu puede esperar para despus
Abandonar actividades que
consumen tiempo sin beneficio
Limitar las distracciones
Localizar informacin rpidamente
Construir un plan propio de control
del tiempo
Romper con el hbito de la indecisin
o posposicin
Usar el tiempo de otras personas
para su propia ventaja
Ser creativo en el uso del tiempo
Seguir el programa
Aprender a decir NO
Empezar pronto
Hacer la parte difcil primero
Evitar memorndum inservibles
Rechazar hacer lo no importante
Conocer su ciclo de energa
Controlar el tiempo de telfono
Enviar la agenda de cada junta
Controlar las visitas de casa
Transportarse en poco tiempo


Es importante conocer nuestro propio ciclo
(diario) de energa para aprovechar mejor

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nuestro tiempo, haciendo actividades de
acuerdo a el nivel de energa. Algunas
investigaciones han mostrado que en el
sistema americano de 9:30 a 11:30 AM y de
3:00 a 5:00 PM se tiene mayor energa, y
que los das de mayor energa son los
Mircoles y Jueves.

Conociendo la energa por da y por
semana de los individuos, se pueden tener
horarios de tiempo flexible para
incrementar la productividad. El tiempo
extra puede ser bueno para la Ca. siempre
que los niveles de productividad se
mantengan. Si este tiempo es prolongado,
los empleados no producirn ms que si
trabajaran tiempo normal. Un individuo
puede tener niveles altos de energa, pero
su productividad puede ser baja. Esto se
debe bsicamente a los ladrones del
tiempo.
















Planeacin y Control de su Tiempo

La planeacin proporciona la forma de
alcanzar sus objetivos. El control prove la
gua para no perder de vista esos objetivos.
En el proceso de planeacin se establecen
metas y se desarrollan planes para
alcanzarlos. Las metas realistas tienen
fechas lmite. Como consecuencia, los
planes deben incorporar horarios y fechas
especficas de terminacin.

El tiempo de duracin del proyecto y de
cada una de sus actividades en particular,
no es conocido hasta que stas se llevan a
cabo, y por tanto debe ser pronosticado.
Para reducir la posibilidad de error en el
pronstico, es conveniente:

Hacer ajustes por influencias
estacionales
Estar alerta de urgencias en los
eventos
No aceptar datos con valor
aparente
Evitar conclusiones sobre un
conjunto de condiciones y otro.
Si se obtiene buenos pronsticos, entonces
Ud. podr conocer la duracin (esperada)

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del proyecto, y podr determinar si ste
puede ser terminado antes de la fecha
lmite.

La trampa de la fecha lmite es algo muy
real. De acuerdo a esto, a Ud. le urge ser
cauteloso en cualquier asignacin o
aceptacin de fechas lmite. para ello
intente estas medidas:

No diga S tan rpido
Cheque sus recursos a la mano
No se sobre comprometa Ud. mismo
Revise su dependencia sobre otras
personas a la mano
No tire tan alto que no pueda
cumplir
No quiera romper automticamente
su propio rcord
Siempre aplique un factor de
seguridad



Para ser eficaz, los planes del uso del
tiempo deben ser reducidos a:

1. Prepare una agenda diaria. La agenda
diaria es una lista de (a) las tres tareas
ms importantes que deben hacerse
junto con (b) un nmero informal de
prioridad asignado a cada tarea. Es
mejor si la agenda es preparada la
noche anterior a un da de trabajo.

2. Mantenga un calendario adicional. Un
calendario tradicional que muestra un
mes completo es preferible a uno del
tipo libro; su ventaja es que Ud. pueda
ver cuatro semanas a la vez. En el
calendario, anota todos los eventos
importantes, fechas lmite, citas, y otros
compromisos similares. Es muy
importante que para cada fecha lmite
(de un proyecto) tambin marque la
fecha en la cual debe iniciar.

3. Verifique doblemente sus planes. Para
ayudarle a estar seguro que no ha
olvidado un elemento importante en sus
planes o programas, se han diseado los
siete puntos bsicos mostrados a
continuacin:
Qu Objetivos Especificaciones,
Costo y precio lmite
Dnde Lugar Punto de entrega
Cundo Tiempo Fecha de Inicio
Fecha de Trmino
Cmo Tcticas-Estrategia Mtodos, procedimientos,
Secuencia
Quin Responsabilidad Autoridad, Control,
Asignacin
Por qu Importancia Decidir hacer o no hacer
Cunto Compromiso Evaluar la involucracin


12

El tiempo personal tiene una forma de
crear grietas en los mejores planes.
Afortunadamente, hay varias cosas que
Ud. puede hacer para eliminar esas grietas:

Empezar pronto. Muchos
problemas del tiempo personal
pueden ser minimizados empezando
el trabajo diario pronto.
Decidir rpidamente sobre cosas
pequeas
Controlar el telfono
Limitar charlas
Desalentar interrupciones

El control del tiempo requiere que Ud. no
pierda de vista dos cosas: la fecha lmite
que Ud. tenga, y el marco (tiempo
estandar) en el cual Ud. espera empezar y
finalizar la actividad. Para controlar
efectivamente el tiempo, Ud. debe asignar
algn tiempo estandar a cada cosa en su
agenda diaria. Este no necesita ser muy
exacto.


Ud. puede ejercer control ms preciso de
sus actividades si toma sus estimaciones de
tiempo estndar en un formato como el de
presupuesto de bloque-tiempo, ilustrado a
continuacin.


LUNES MARTES MIRCOLES JUEVES VIERNES
B RUTINA RUTINA RUTINA RUTINA RUTINA
9 INSPECCIN
TRABAJO
INDIVIDUAL
TRABAJO EN
EQUIPO
TRABAJO
INDIVIDUAL
TRABAJO
ESPECIAL
10 DE OPERACIONES REPORTES
INSPECCIN Y
SUPERVISIN
JUNTA
DEPARTAMENTAL
11 CONTROL CONTROL JUNTA
12 PROYECTO PROYECTO PROYECTO
TRABAJO
CREATIVO
REVISIN EN
TRABAJO
13-15 PERSONAL PERSONAL PERSONAL
15-17 COMIDA COMIDA COMIDA COMIDA COMIDA
17 ENTREVISTAS REPORTES ENTREVISTAS REPORTES
TRABAJO
CREATIVO
18-21 PROYECTO PROYECTO PROYECTO PROYECTO
21 PLANEAR TRABAJO DEL DA SIGUIENTE


Tabla 1. Presupuesto bloque - tiempo


Esta clase de presupuesto de tiempo
personal le har tener un control
estructurado de su tiempo durante una
semana completa. Su presupuesto bloque-
tiempo debera ser usado como base para
una ocasional auditora de que tanbin est
controlando su tiempo.

Las varianzas reveladas por la auditora le
dirn rpidamente si Ud. est o no dentro
de su presupuesto de tiempo semanal, y si

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su presupuesto debera o no ser cambiado
para reflejar las verdaderas demandas de
su trabajo.

Su tiempo pierde control porque es
perdido en actividades que no convienen a
su presupuesto de tiempo. Las trampas de
tiempo estn siempre presentes, de tal
forma que Ud. debe protegerse
continuamente, hay un gran nmero de
tcnicas ahorra-tiempo que pueden
alertarlo sobre las trampas del tiempo y le
sugieren formas de evitarlas. Algunas de
las tcnicas ms usadas son:

Controle el telfono. Debe dar
prioridad a lo que Ud. est
haciendo, no al sonar del telfono.

Controle las visitas sociales. Diga
que Ud. est ocupado en este
momento u ofrezca una cita. Trate
de limitar el acceso fsico de
personas ajenas a su trabajo.

Espere poder controlar slo 50% de
su tiempo durante un da
particular, pero insista en dedicar
este tiempo a actividades
productivas.

No espere tiempo desocupado para
dejarse ver.

Incremente la cantidad de sus
delegaciones. Intente delegar una
tarea adicional cada semana.

Rechace actividades que ofrezcan
bajo provecho.

Verifique sus tiempos limitados.

Espere un 20% -o ms- de rezago
en los programas.

No sobrecargue su tiempo.

Entienda que cada fin de fecha
lmite involucra una fecha de inicio
relacionada.

Haga un hbito de decidir
rpidamente sobre cosas pequeas.

Forme el hbito de la
"terminacin".

Visualice las actividades de cada da
y haga un mapa de cmo las piensa
realizar.

Haga el hbito de leer cosas que lo
motiven a superarse y elevarse por
encima de los problemas cotidianos.

Vase como ganador.

Haga una metfora del uso de su
tiempo.

Visualice su proyecto de vida en el
tiempo.

Revise semanalmente sus proyectos
y asignarles prioridad. No olvide lo
importante.


Direccin de Proyectos

Algunas recomendaciones para los
directores de proyectos son:

Conozca el ciclo de energa diaria y
semanal de su gente, as como
tambin el de Ud. mismo. Asegurese

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de asignar o realizar trabajo
compartible con su ciclo de energa.

Si tiene empleados con horarios
flexibles, asegrese de tomar en
cuenta sus ciclos de energa para la
asignacin de trabajo.

Entienda los niveles de
productividad de su personal y
asegrese que los estndares de
realizacin del proyecto son
compatibles con el nivel de
productividad de su personal.

No de tiempo extra innecesario a
menos que Ud. conozca que es
necesario, y que ser manejado
eficientemente.

Intente monitorear de cerca su
propia carga de trabajo y vea si hay
algn trabajo que no tenga que ser
hecho precisamente por usted.

No haga juntas a menos que sean
necesarias y eficientes en costo.
Prepare a la gente para la junta.
Prepare una agenda y asegrese
que el personal clave sea informado
bien del avance de cualquier
problema mayor a ser discutido.

Conduzca la junta efectivamente y
eficientemente. Empiece
puntualmente, vaya directo al
punto, y termine a tiempo.

Decida si es absolutamente
necesario para usted atender una
junta dada, especialmente si se
requiere tiempo de transportacin.

Intente minimizar el monto de
tiempo que gasta lejos de su
escritorio. Planee slidos bloques de
tiempo para trabajo importante.
Clasifique sus objetivos y vaya al
punto a la primera. Aprenda a
decir "NO". Dispngase a delegar y
emplee el concepto de
"arrgleselas".

Los ladrones del tiempo pueden
destruir un buen programa de uso
del tiempo en un proyecto. Controle
su tiempo de telfono y dispngase a
dejar que su secretaria tome los
mensajes.

Deshgase de visitas casuales. Si es
necesario, encuentre una forma de
trabajar en la soledad.

Establezca sus propias prioridades
en su proyecto y su personal.

Evite el consumo de tiempo en el
proceso de comunicacin. Evite
memos cartas innecesarias. Si es
que son necesarias hgalas cortas y
resumidas. Si tiene que leer
reportes largos, es mejor tomarlos
consigo en viajes largos.

Diga a su jefe, a los de su mismo
rango y a sus subordinados cmo
trabajar con usted.

Si la resolucin de un conflicto es
necesaria, obtenga la informacin
necesaria tan rpido como sea
posible para tomar la decisin.

Siga su programa cuidadosamente,
especialmente en la ruta crtica.


15
Delegue su trabajo a su
subordinados e iguales. No intente
ser un buen chico y hacerlo todo
usted mismo. Dese su lugar y no
haga el trabajo que es normalmente
la responsabilidad de otro personal
del proyecto.























MI AMIGO EL TIEMPO

Todos conocemos el poder de las palabras.
Tome unas frases comunes con la palabra
"tiempo" y reemplcela por "vida". Haga
las sustituciones en cada frase y note qu es
lo que pasa por su mente.

No hay "tiempo" para esta
actividad
No tengo "tiempo"
Usando mi "tiempo" como quiero
Perdiendo "tiempo"
Estoy gastando algo de "tiempo" en
eso
Necesito ms "tiempo"
Dominando mi "tiempo"

Usando "vida" en ves de "tiempo" se
muestra que para el individuo tales
palabras son, en la prctica, la misma cosa.
Cuando ponemos "vida" en el centro de
cada uno de nuestros pensamientos, se
deriva, primero para nosotros mismos y
luego para los dems, la necesidad de una
ecologa personal y un rechazo a la tensin
mental.

En nuestros das si queremos ser mejor en
algunas reas, la falta de tiempo nos obliga
a estar debajo del promedio de produccin
o aprendizaje en otras reas. Cada logro es
pagado con sacrificios. Esta es una realidad

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que se tiene que respetar. Pero la vida es
demasiado atractiva para ser amputada.

Para tener variedad en la vida, tiene que
aprender a "negarse". Analizar el valor de
cada cosa como puede ser una invitacin a
cenar o empezar un nuevo negocio.
Necesitamos jerarquizar el tiempo. Para
escoger mejor nuestro tiempo debemos
conocernos bien y tener mucha mejor
informacin de lo que la vida nos ofrece.
Llegar a ser amigo del tiempo significa
tratarlo como a un amigo, dndole con
devocin algo de su tiempo.

El dominio de nuestro tiempo
empieza con el dominio de nuestra
mente.

Por ltimo veremos como utilizar las
herramientas de las que se ha venido
hablando y que podrn cambiar nuestras
vidas. Para ello diremos que el dominio del
tiempo implica:

1. No trabajar menos

2. Concentrarse en lo esencial

3. No estar con tensiones mentales
excesivas

4. Aprovechar la vida

5. La necesidad de hacer progresos.

El dominio del tiempo no dar el placer de
una gran pasin, pero le dar las ms
sutiles y duraderas de las delicias del
progreso personal.
























17
CONCLUSIONES


Los griegos fueron los primeros en tener
una teora del arte. Ellos dieron razones y
reglas para esas raras creaciones humanas
que sostienen nuestra coherencia interna.
Concluyeron que eran necesarios cinco
elementos en el arte: orden, equilibro,
contraste, unidad y armona. La
importancia de estos elementos ha sido
afectada en forma mnima con el
advenimiento de la civilizacin tecnolgica.
Y si la expresin "el arte del tiempo" no es
una frmula vaca, es porque sabemos
considerar estos cinco elementos aplicados
al tiempo y actuar. Una manera de
entender estos elementos es:


1. ORDEN: Porque necesitamos
conocer a dnde va nuestro tiempo;
tenemos problemas en captarlo
globalmente y lo distribuiremos de
acuerdo a nuestra capacidad de anlisis.


2. EQUILIBRIO: Cuando
descubrimos que el tiempo ocupa
nuestra actividad principal, la
vinculacin se deteriora y rompe otras
reas. El escaso tiempo es
inevitablemente racionado entre las
reas de inters en nuestras vidas y
somos nosotros quienes decidimos cmo
la distribuimos; cuando esta
distribucin no es pareja somos
nosotros quienes sufrimos las
consecuencias.


3. CONTRASTE: Aceptndonos
como somos y a no tolerar a hacer la
misma cosa por un largo tiempo.


4. UNIDAD: Segmentar nuestra vida
sera perder lo que la vida nos ofrece. El
tiempo se nos presenta reglamentado,
slo nosotros, con concentracin,
podemos restaurar su unidad.


5. ARMONA: Es la prueba de
nuestro dominio y el resguardo de este.


Un poco ms de tiempo es el ms agradable
y precioso regalo que podemos darnos.


Ser a nuestro propio paso que haremos
progresos con maestra. En estos progresos
nunca hay que parar mientras tengamos
TIEMPO para vivir. Recuerde que somos
producto de nuestras decisiones no de las
condiciones de la vida. Sea diferente viva
plenamente su vida.


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BIBLIOGRAFA



BITTEL, L. R., "Right on Time". McGraw-Hill. 1991.


ENGSTROM, T. y R. MACKENZIE., "Como aprovechar el tiempo". Trillas. 1988.


KERZNER H., "Proyect Management". Van Nostrand Reinhold. 1989.


MAYER J.J., "If you haven't got the time to do it right, when will you find the time to do it
over?", Simon and Schuster. 1988.


SERVAN - SCHREIBER J., "The Art of Time". Addison-Wesley. 1988.