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INSTITUTO : ICEL

CARRERA : SECRETARIADO INFORMTICO


EJECUTIVO 2013

CURSO : MICROSOFT ACCESS 2010

DOCENTE : HENRY W. GALINDO VARGAS

ALUMNA : LIZBETH VANESSA VARGAS JILAJA



TACNA - 2014


Tipos de Relaciones en Microsoft Access Secretariado




INTRODUCCION

Uno de los objetivos de un buen diseo de base de datos es eliminar la redundancia
de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los
datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho est representado
solo una vez. A continuacin, se debe proporcionar a Access los medios para recopilar
de nuevo la informacin desglosada (esto se realiza colocando campos comunes en
tablas que estn relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente,
primero debemos comprender las relaciones existentes entre las tablas y, a
continuacin, especificaremos dichas relaciones en la base de datos.

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BASES DE DATOS RELACIONALES

Una base de datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos
procedentes de ms de una tabla.
Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando
memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecucin y facilitando al
usuario/a el trabajo con tablas.
Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar
un estudio previo del diseo de la base de datos.
Para poder relacionar tablas entre s se deber especificar un campo en comn
que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo ser clave principal en
una de ellas.
Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas ser la tabla
principal (de la que parte relacin) y la otra ser la tabla secundaria (destino de la
relacin).

DEFINICIN DE RELACIN

Una relacin es una caracterstica especial de Access que hace que podamos
trabajar con varias tablas relacionadas a travs de un campo en comn.

TIPOS DE RELACIONES

Existen tres tipos de relaciones:

UNO A UNO

Relacin uno a uno: si ambos campos relacionados son claves principales o
tienen ndices nicos.

Se caracteriza porque un registro en la tabla A solo puede tener un registro
dependiente en la tabla B.
Este tipo de relacin no es habitual, debido a que la mayora de la informacin
relacionada de esta forma estara en una sola tabla.
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Puede utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos,
para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar
informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Por
ejemplo, puede crear una tabla que registre los empleados participantes en un
partido de ftbol benfico. Cada jugador de ftbol de la tabla Jugadores de
ftbol tiene un registro coincidente en la tabla Empleados.

* Cada jugador de ftbol tiene un registro coincidente en la tabla Empleados.
* Este conjunto de valores es un subconjunto del campo Id. de empleado y la
tabla Empleados.

Ejemplo:














Cada registro de EMPLEADO_PERSONAL puede relacionarse con uno y slo
un registro de EMPLEADO_LABORAL.
Un registro de EMPLEADO_LABORAL slo tiene una relacin con uno y
necesariamente uno de EMPLEADO_PERSONAL. Sin embargo un registro de
EMPLEADO_PERSONAL puede no participar en ninguna relacin, es decir no
necesariamente con un registro de EMPLEADO_LABORAL

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UNO A VARIOS

Este tipo de relaciones es una de las ms habituales e indica que un elemento
de la tabla principal, estar en relacin con varios registros de la tabla
vinculada. La tabla principal ser la que tenga la clave principal en la relacin.
Vamos a poner un pequeo ejemplo. Pongamos que tenemos la tabla clientes
y la tabla facturas. Si hacemos una lectura rpida de la relacin que deben
tener estas tablas, podemos observar que UN cliente puede tener VARIAS
facturas pero haciendo la lectura al revs observamos que UNA factura solo
puede pertenecer a un solo cliente. En este ejemplo nuestra tabla principales
Clientes y la tabla vinculada Facturas.

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Como vemos en el ejemplo, al tener en la tabla clientes un campo numrico (en
este caso auto numrico), el campo que vincularemos de la tabla facturas,
debe tener el mismo tipo de datos.
Finalmente en la pantalla de relaciones, enlazaremos los dos campos. Eso nos
permitir tener los datos separados cada uno en su tabla pero tenerlos
enlazados.




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VARIOS A VARIOS

Este tipo de relaciones tambin es bastante frecuente. En este caso un
elemento de la tabla principal puede tener varios registros relacionados de la
tabla vinculada y a la inversa.

Vamos a ver dos opciones
Creamos la tabla con otra clave:
Vamos a ver un ejemplo. Disponemos de una tabla de empleados y una
tabla de mquinas reponedoras. UN empleado puede reponer VARIAS
mquinas reponedoras. A su vez UNA mquina reponedora puede ser
"repuesta" por VARIOS empleados diferentes. En estos casos,
necesitamos crear una tabla intermedia que nos permita vincular las dos
tablas. Vamos a verlo.



Como comentbamos anteriormente, en este caso no podemos crear
una relacin directa entre ambas tablas ya que los empleados harn
ms de una reposicin y las mquinas se repondrn ms de una vez,
por tanto deberemos crear una tabla intermedia que adems nos
permitir incluir campos como la fecha de la reposicin, tiempo
empleado.
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De ste modo la relacin nos quedara as:



Creamos tabla con las claves de la otra:

Relacin de varios a varios: es, en realidad, dos relaciones de uno a
varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos:
las claves externas (clave externa: uno o ms campos de tabla
(columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal
de otra tabla. Una clave externa indica cmo estn relacionadas las
tablas.) de las otras dos tablas.

Pensemos en las entidades PRODUCTOS y NUM_VENTA. Hay una
relacin entre ambas entidades puesto que una instancia de
PRODUCTOS puede relacionarse con muchas filas de nmeros de
venta, entidad NUM_VENTA. Pero una venta tambin puede
relacionarse con varios productos, siempre a travs de una tabla de
unin (la entidad VENTAS) con una lleve mltiple. Para crear una llave
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mltiple selecciona los campos clave y pulsa (en Access) el icono llave.
En la imagen de abajo ves la manera de crear una llave mltiple, para
una relacin n: m. En la otra imagen vers otras tablas que completan la
estructura.

En realidad se trata de dos relaciones 1 a muchos:

La primera entre NUM_VENTAS y VENTAS, un numero de venta
cualquiera estar relacionado con 1 o ms filas de VENTAS si la venta
supone varios productos.
La segunda entre PRODUCTOS y VENTAS, un producto se puede
vender muchas veces.






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RELACION INDEFINIDA O INDETERMINADA

Este tipo de relacin aparece cuando no hay coherencia de tipos de datos.
Access no puede determinar el tipo de relacin que existe entre las tablas.
Los datos relacionados de esta manera normalmente son incoherentes y
por tanto debe evitarse.




En resumen, para evitar las relaciones indeterminadas debemos controlar las
siguientes variables:
1.- Debe existir una clave principal.
2.- La clave externa debe ser del mismo tipo que la clave principal.
3.- Es necesario activar la integridad referencial.
4.- Para poder activar la integridad referencial es necesario que no haya
registros hurfanos.