Cdigo de

ti ca y Conducta
esperamos de todos
un fi rme compromi so
Contenido
Nuestras empresas se han caracterizado por su alto grado de prestigio
a nivel nacional e internacional. Su renombre se debe al trabajo en
equipo que ha caracterizado a la familia que conforma nuestras
empresas, quienes se han comprometido para mantener la calidad en
nuestros productos y rectitud en nuestra actuacin.
El Cdigo de tica y Conducta, plasma nuestra filosofa y compromiso
empresarial, vincula la visin y la estrategia de negocios, las prcticas
de responsabilidad social empresarial, el cumplimiento al rgimen de
legalidad, la actuacin tica y los valores que deben regir nuestro
comportamiento.
Este cdigo es vital para asegurar y mantener un mutuo respeto a los
accionistas, directores, clientes, proveedores, colaboradores,
competidores, autoridades de gobierno, comunidad y medio ambiente.
Asimismo, ser la base y cimiento de nuestra forma de actuar en
cualquier pas en donde invirtamos y operemos. Debemos preservar
y dignificar el valor de nuestra marca y cuidar la licencia social para
operar, ser ejemplo ante la sociedad y perdurar as a largo plazo.
Los invito a que cada uno siga siendo responsable, manteniendo los
ms altos grados de integridad y honestidad en nuestro entorno de
trabajo y la sociedad para que mantengamos nuestro prestigio de ser
una empresa confiable, tica, transparente, con principios, valores y
respeto hacia los individuos.
Agradecemos su apoyo.
Atentamente,
Estimados
Colaboradores
Julio R. Herrera
PRESIDENTE
1. Actuar con integridad, honestidad y lealtad en todas nuestras
relaciones de trabajo, de negocio y ante la sociedad.
2. Cumplir nuestro compromiso con la responsabilidad social
empresarial como visin de negocio y mantener
un desarrollo sostenible.
3. Respetar a las personas, los valores, la comunidad
y el medio ambiente.
4. Mantener y exigir una conducta tica y respetuosa en nuestras
relaciones con accionistas, directores, colaboradores, clientes,
proveedores, competidores, autoridades de gobierno, comunidad
y el medio ambiente.
5. El objetivo de negocio de Pantalen es de crecimiento sostenible
y a largo plazo enmarcado en el cumplimiento de nuestras
obligaciones ante la comunidad, las leyes y reglamentos que
regulan nuestra actividad empresarial.
2.2 Nuestros Valores
Integridad y honestidad.
Mejora y cambio permanente con visin a largo plazo.
Respeto por las personas relacionadas
y compromiso por su xito.
2. Poltica
de conducta
2.1 Principios Fundamentales:
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3.1 Vivimos Nuestros Valores
En Pantalen*, la integridad, la honestidad, la lealtad y el profesionalismo
son valores que tienen preeminencia por sobre todas las cosas y
debemos actuar con total apego a stos en todas nuestras relaciones
de trabajo, de negocio y ante la sociedad.
Es responsabilidad de todos los colaboradores actuar siempre conforme
a nuestros principios ticos y los valores que aqu se establecen,
respetar y promover la salud ocupacional, al igual que el respeto al
medio ambiente, y actuar responsablemente en las comunidades en
donde operamos.
Nuestras relaciones son honestas y transparentes con nuestros accionistas,
directores, colaboradores, clientes, proveedores, competidores, autoridades
de gobierno, comunidad y medio ambiente.
3.2 Responsabilidad Social Empresarial
La responsabilidad social empresarial es nuestro compromiso y lo
entendemos como una visin de negocio que integra en forma
armnica la gestin empresarial, el cumplimiento a la ley y el respeto
por los valores ticos, por las personas, por la comunidad y por el
medio ambiente.
Promovemos el voluntariado, apoyando nuestra participacin en
actividades y/o eventos que contribuyen al desarrollo de la comunidad
o en asociaciones que lo promueven, siempre y cuando estas actividades
no interfieran con el cumplimiento de nuestras funciones.
Somos responsables por todos los impactos que generan nuestras
operaciones; respetamos y cumplimos la ley y sus regulaciones.
Es prioridad de Pantalen desarrollar sus operaciones en armona con
el medio ambiente. Fomentamos el desarrollo e implantacin de sistemas
3. Aplicacin del Cdigo
de ti ca y Conducta
*Pantalen incluye a las empresas de Pantalen, Concepcin, Monte Rosa y sus asociadas.
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3.3 Respeto por las Personas e Igualdad de Oportunidades
Somos respetuosos de la diversidad tnica y cultural y de los derechos
humanos sin discriminacin por gnero, grupo tnico o religin. Rechazamos
el trabajo infantil en cualquiera de sus expresiones y promovemos su abolicin.
Todos los empleados tenemos igualdad de oportunidades y somos
tratados con dignidad y respeto. Todas las decisiones relacionadas
con la seleccin y contratacin de personal las basamos en habilidades,
cualidades, capacidad, experiencia profesional y congruencia con los
valores de la empresa. No consideraremos la raza, sexo, edad, color,
origen tnico o cualquier otro factor que no est relacionado a los
criterios mencionados para la toma de dichas decisiones.
Pantalen promueve ambientes de trabajo seguro, saludable y en total
apego a las leyes laborales del pas donde operamos. Somos
responsables de mantener un ambiente adecuado de orden y limpieza
en las instalaciones, que contribuya a las prcticas seguras y a la
eliminacin de condiciones de riesgo en el trabajo.
3.4 Acoso Sexual y Mal Trato
Est prohibido el acoso, hostigamiento o abuso sexual en cualquiera
de sus expresiones o formas: acoso verbal, acoso fsico, intimidacin,
hostilidad, solicitud de favores o conductas sexuales condicionadas a
empleo, evaluaciones del desempeo, promociones y/o ascensos.
La violencia y el mal trato son inaceptables en nuestras relaciones de
trabajo y deben ser reportados inmediatamente a la Gerencia de rea
y a la Gerencia de Recursos Humanos para que se tomen las medidas
disciplinarias correspondientes.
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de prevencin, control y disminucin de impactos ambientales en
nuestras operaciones, asegurando la utilizacin ptima y racional de
los recursos naturales, capacitando y sensibilizando continuamente al
personal en el cuidado del medio ambiente.
Nos comprometemos con el cumplimiento de la Poltica de Salud
Ocupacional, Seguridad Industrial y Medio Ambiente para la prevencin
de lesiones y daos a los trabajadores, terceros y al medio ambiente.
3.5 Drogas y Alcohol
El uso de drogas (estupefacientes o substancias prohibidas por la ley)
y/o su venta est prohibido y su incumplimiento estar sujeto a lo que
establecen las leyes en cada pas.
El consumo de bebidas alcohlicas est sujeto a los reglamentos de
la empresa. El ingreso de cualquier individuo a las empresas o reas
de trabajo bajo efectos de drogas o alcohol est estrictamente prohibido.
3.6 Participacin Poltica
Estimulamos la participacin cvica ciudadana y el derecho al voto en
todos nuestros colaboradores.
Los empleados de Pantalen no pueden participar en poltica partidista
ni hacer poltica a favor de determinado candidato dentro de la
empresa; tampoco utilizar las instalaciones y recursos de Pantalen
para estos fines.
Toda participacin poltica por parte de empleados de la empresa
deber ser aprobada por la Junta Directiva.
3.7 Veracidad en Registros e Informacin
Todos nuestros registros, reportes contables y financieros son auditados
y deben reflejar la realidad de nuestras operaciones y estar en total
apego a la realidad.
Alterar, falsificar, hacer registros fraudulentos y ocultar informacin es
considerado una falta grave.
3.8 Conflicto de Intereses y Negocios con Proveedores
En todos los niveles organizacionales, evitamos aquellas actividades
o negocios que por su naturaleza generan conflicto de intereses y
ponen en riesgo la integridad de la empresa, tales como:
1. No se acepta que cualquier miembro de nuestro personal realice
actividades, asesoras o negocios que compitan o que entren en
conflicto con los intereses de Pantalen.
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2. Ningn colaborador puede utilizar tiempo normal de trabajo ni
recursos de la organizacin para atender intereses o negocios
ajenos a su relacin laboral con Pantalen. No est permitido que
un colaborador utilice para su beneficio maquinaria, equipo, personal
y recursos propiedad de Pantalen sin previa autorizacin.
3. No est permitido tener negocios en propiedad o en participacin
dentro de las instalaciones de la empresa, cuya venta o servicio
est destinados a los propios empleados, trabajadores o terceros.
4. Cuando exista parentesco entre personas que laboran en la empresa
y esta situacin provoque conflicto de intereses en las relaciones
de trabajo, el jefe inmediato debe resolver el conflicto en forma
justa sin que prevalezca la relacin de parentesco.
5. No podemos ser propietarios, socios o estar involucrados familiarmente
con alguna empresa proveedora de bienes, insumos, materias
primas y/o servicios que Pantalen compra o utiliza en sus
operaciones; salvo aquellas operaciones conocidas y autorizadas
por la Junta Directiva. Todas estas relaciones comerciales deben ser
reportadas anualmente para confirmar que los montos de compras
y pagos sean comparables a la norma de mercado.
6. Los familiares directos o indirectos de nuestros colaboradores pueden
realizar transacciones comerciales con Pantalen, siempre y cuando
nuestro trabajador o colaborador familiar no est involucrado en
ninguna fase de la decisin de compra o contratacin de servicios.
Todas las transacciones comerciales debern ser en trminos
competitivos y de mercado. Estas transacciones deben ser
monitoreadas y reportadas a la Junta Directiva.
7. Ningn colaborador puede utilizar para su beneficio o el de terceros
descuentos o tratos especiales con proveedores de la empresa,
como consecuencia de su participacin en el proceso de decisin
de compra de bienes, insumos, materias primas y/o servicios; o
bien por haber favorecido o recomendado la compra de los mismos.
8. Est prohibido realizar transacciones comerciales con proveedores
que operan al margen de la ley o de dudosa y extraa reputacin,
que incumplen o demuestran prcticas sociales y/o ambientales
irresponsables, y/o que no estn debidamente autorizados para
el uso y comercializacin de productos y servicios suscritos a pagos
de regalas o derechos de propiedad intelectual.
9. No se permite solicitar ni aceptar regalos, viajes, invitaciones o
comisiones de proveedores que puedan provocar compra de
voluntades en negociaciones de productos, materia prima, insumos
o servicios para la empresa. Si un proveedor ofrece a un empleado
un viaje para realizar una visita tcnica o de trabajo y ste conviene
a los intereses de Pantalen, el mismo se puede aceptar con la
autorizacin de la Gerencia General Corporativa y/o Gerencia
General del pas. Los viajes de carcter turstico o viajes tcnicos
que no tengan relacin con la actividad profesional de la persona
invitada no pueden ser aceptados.
10.Ningn empleado que compre o tenga relacin comercial
con proveedores deber aceptar para uso personal regalos,
obsequios o comisiones por parte de los proveedores. Pueden
aceptarse, en forma declarada, regalos no mayores a US$ 150.00
y ponerlos a disposicin de la empresa como recurso al servicio
de la misma o para los programas de premiacin o estmulo a los
colaboradores. Cuando el donativo sobrepase los US$ 150.00
se debe solicitar al proveedor que dicho valor se aplique como un
descuento a la compra o servicio adquirido. Se exceptan artculos
promocionales cuyo valor no sobrepase los US$ 20.00.
11.Ningn miembro del personal que tenga relacin comercial directa
o indirecta, est autorizado para solicitar ayuda econmica o
donativos a proveedores. Se exceptan los casos en los que la
empresa se haya sumado al esfuerzo de otras empresas para apoyar
campaas dirigidas a la atencin de necesidades especficas. Se
exceptan tambin aquellos proveedores de productos de consumo
que cuenten dentro de su organizacin con departamentos de
promocin y mercadeo y que apoyen ese tipo de actividades.
Cualquier evento de esta naturaleza debe ser autorizado y coordinado
por el rea de Recursos Humanos.
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1. La informacin contable financiera y presupuestos, operaciones
con valores y financiamientos.
2. Los sistemas de organizacin, metas y objetivos estratgicos.
Informacin de planeacin, planes estratgicos, fusiones,
adquisiciones, asociaciones, proyectos de mejora integral, cambios
organizacionales, proyectos de ampliacin o crecimiento.
3. Las estrategias de comercializacin, costos y mercadeo
de nuestros productos.
4. Los sistemas, procedimientos y estrategias de compras.
5. Informacin no oficial a proveedores.
6. La naturaleza, caractersticas, frmulas y especificaciones
de nuestros productos.
7. Los mtodos o procesos de produccin y fabricacin.
8. Los manual es, compendios y material que forma parte
de nuestras polticas, procesos y sistemas de informacin.
9. Los disquetes, medios magnticos, software, programas,
materiales y sistemas de informacin.
10. Datos e informacin de las diferentes nminas y planillas de pago
del personal y documentos sobre sistemas salariales, compensacin
y beneficios.
11. Informacin personal de los empleados.
12. Manuales de capacitacin y entrenamiento.
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3.9.1 Informacin Confidencial
Todos debemos mantener la ms estricta confidencialidad en los
aspectos que resulten estratgicos y vitales para obtener y/o mantener
ventajas frente a nuestros competidores. Se considera confidencial lo
concerniente a:
3.9.2 Contratos de confidencialidad
Todos aquellos proveedores de bienes y servicios a quienes se les
encomiende una tarea, proyecto o estudio de confianza, deben firmar
contratos de confidencialidad, mediante los cuales nos ofrezcan guardar
bajo secreto profesional, toda la informacin que se les proporcione.
Todos estos contratos deben contar con el visto bueno de la Asesora
Jurdica de la organizacin.
3.9.3 Confidencialidad de nuestros colaboradores
Todo el personal debe firmar el convenio de confidencialidad de la empresa,
sin importar el nivel o el puesto que desempee. Est obligado a guardar
la confidencialidad de la informacin a la que tenga acceso por motivo de
sus actividades laborales an despus de separarse de stas.
3.9.4 Secreto profesional
En relacin a las visitas a nuestras instalaciones no se permite compartir
informacin verbal ni por escrito, sobre los sistemas o procesos de
trabajo que se consideran confidenciales. Toda visita debe ser autorizada
previamente por la Gerencia General Corporativa y Gerencias de Pas.
3.9.5 Informacin de carcter confidencial:
Toda informacin confidencial contenida en documentos, programas,
medios electrnicos o magnticos, discos pticos, microfilmes, videos,
discos de video digital (DVD) u otros materiales similares debe ser:
13. Controversias judiciales o administrativas.
14. Otros documentos o informacin calificada como confidencial
por la organizacin.
1. Guardada en cajas fuertes o en mobiliario apropiado y seguro.
2. Codificada e identificada con la leyenda Confidencial.
3. Guardada o archivada en lugares de acceso restringido
y uso estricto para personal, segn los niveles de autorizacin
establecidos (codificacin).
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4. Cuando se deseche informacin confidencial debe hacerse mediante
equipo triturador. (Se debe procurar reducir la cantidad de informacin
en papel).
El rea de Tecnologa e Informacin (TI) debe establecer los mecanismos
que garanticen la seguridad de los sistemas de informacin y
comunicacin de nuestra empresa.
El personal de seguridad y vigilancia debe llevar a cabo revisiones
peridicas de la basura de todas las oficinas y departamentos, para
detectar documentos o informacin confidencial que indebidamente se
deposite en los recipientes de basura. De estas inspecciones se deben
hacer reportes dirigidos al jefe inmediato para que se apliquen las
medidas correctivas.
3.10 Comunicacin
3.10.1 Comunicacion interna
En los medios de comunicacin interna (revistas, folletos, boletines,
circulares, videos, correo electrnico, intranet, portales de informacin,
pgina Web, tableros de avisos, peridicos) no debe divulgarse
informacin que pueda comprometer aspectos del negocio ni que viole
los niveles de confidencialidad aprobados. El acceso o distribucin de
pornografa y materiales ofensivos por Internet o correo electrnico est
prohibido; as como enviar informacin ajena a la actividad laboral:
comentarios polticos, religiosos, personales o cualquier uso que no
sea estrictamente de trabajo. El uso del correo electrnico para estos
fines est sujeto a sanciones que pueden afectar legal, laboral y
penalmente al responsable.
3.10.2 Comunicacin externa
Todos los colaboradores de la organizacin deben observar los
lineamientos de confidencialidad cuando por cualquier circunstancia
tengan que dar declaraciones, emitir opiniones, juicios, comentarios,
participar en eventos formales, acadmicos o sociales. Toda participacin
que represente a la empresa en eventos pblicos debe ser autorizada
previamente por la Gerencia General. Las nicas personas autorizadas
para dar informacin a los medios de comunicacin sobre Pantalen
son sus voceros oficiales.
3.10.3 Comunicacin Oral
En trminos generales pero de observancia obligatoria, debe evitarse
proporcionar informacin confidencial de la empresa en reuniones
sociales o informales, conversaciones en restaurantes, vuelos de avin,
reuniones, etc.
3.10.4 Informacin para Autoridades de Gobierno
A las autoridades e instituciones gubernamentales que soliciten informacin
relacionada con actividades de la empresa, se les proporcionar -previa
autorizacin- nicamente la informacin que legalmente corresponda,
sin incluir datos o informacin especfica sobre asuntos confidenciales.
Debe asegurarse que dicha informacin se proporcione nicamente por
los voceros oficiales y siempre y cuando la persona requirente cuente
con la autoridad pertinente y est debidamente acreditada e identificada
por la institucin estatal o empresa que lo solicita.
3.11 Contratos y Acuerdos
Todos los contratos y acuerdos en los que participe la empresa son
llevados a cabo y ejecutados de acuerdo con el espritu, as como
tambin las letras, de sus trminos y condiciones.
Todo contrato o acuerdo con entidades o dependencias del gobierno,
o con personas que en el momento de la firma del contrato estn
fungiendo en un cargo pblico, nicamente pueden ser llevados a
cabo por ejecutivos debidamente autorizados por la Junta Directiva.
3.12 Patentes y Propiedad Intelectual
Respetamos la propiedad intelectual, la propiedad de marcas y patentes,
derechos de autor, derechos de propiedad de software y licencias.
3.13 Corrupcin y Soborno
No se permite bajo ninguna circunstancia, prcticas de corrupcin o
soborno. Ningn empleado tiene permitido hacer y/o recibir pagos
fuera de ley o sobornos con entidades, personas, autoridades pblicas
o gubernamentales para asegurar alguna concesin, contrato, aprobacin
o ventajas en beneficio propio ni de la organizacin.
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3.14 Prevencin, uso Adecuado
y Custodia de Activos e Informacin
Somos responsables por el uso eficiente, cuidado y salvaguarda de
los recursos y activos de la empresa: Esto incluye maquinaria, vehculos,
equipos de computacin y comunicacin, etc.
Debemos tener especial cuidado en la guarda, custodia y administracin
de toda aquella documentacin y recursos que por razones de su trabajo
est a su cargo y sea de carcter confidencial.
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4.1 Responsables
La responsabilidad y el estricto cumplimiento de este Cdigo es de
observancia general y el mismo no contempla excepciones.
Toda persona que ejerza funciones de Direccin, Jefatura o Supervisin,
tiene la obligacin de ser ejemplo del cumplimiento de este Cdigo
de tica y Conducta y de no permitir la violacin de los estndares,
prcticas y comportamientos ticos establecidos en este Cdigo y en
otras polticas asociadas o que se complementan.
Cada gerencia debe velar y ser garante del cumplimiento de este
Cdigo. Debe hacerlo del conocimiento de todo su personal y asegurarse
de que todos lo lean y lo conviertan en una prctica cotidiana en sus
actividades y en su conducta y comportamiento ante los diferentes
grupos de inters. Cada gerencia debe auditar anualmente el
cumplimiento del Cdigo de tica y Conducta en todos sus mbitos
y reportar -cuando se cometan- las violaciones y anomalas pertinentes.
El rea de Recursos Humanos es responsable por la difusin y
actualizacin del presente Cdigo, as como del adecuado seguimiento
de las denuncias presentadas con el propsito de establecer su
legitimidad. Adicionalmente, se encarga de definir las metodologas
que faciliten la comprensin del Cdigo.
La Gerencia de Administracin de Riesgos y auditora debe auditar
anualmente el cumplimiento de las responsabilidades de cada gerencia
y del rea de Recursos Humanos.
Se establecern medios y sistemas de comunicacin de fcil acceso,
que permitan al personal dar a conocer y reportar el incumplimiento
o las violaciones a los estndares o prcticas establecidos en este
Cdigo al Comit de tica y Conducta.
4. Cumplimiento
del Cdigo de tica y Conducta
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4.2 Penalidades
El incumplimiento del Cdigo de tica y Conducta est sujeto a
penalidades y sanciones que van desde un apercibimiento verbal o
escrito, hasta prdida de la relacin laboral, sanciones civiles o penales
segn la(s) falta(s) que se cometa(n).
La Gerencia General Corporativa y Gerencias de Pas, sern responsables
de determinar la sancin que aplique con base en la violacin cometida.
4.3 mbito de Aplicacin
Este cdigo aplica a todos los miembros de Junta Directiva, Presidencia,
Gerencia General Corporativa, Gerentes Corporativos, Gerentes de
Pas, Gerentes de rea, Jefes de Departamento, Profesionales,
Supervisores, Personal de apoyo administrativo y Personal de nivel
tcnico y operativo. Tambin los proveedores, suplidores y contratistas
estn involucrados en el cumplimiento parcial o total de algunos aspectos
o prcticas de trabajo y/o conducta fijados en los respectivos contratos,
convenios y en este Cdigo. El cumplimiento una vez acordado es
obligatorio y las faltas estn sujetas a sanciones, o incluso a ser la
causa para dar por terminada la relacin comercial.
4.4 Cmo Denunciar y Reportar una Falta
Para denunciar y reportar faltas o incumplimientos al Cdigo de tica
y Conducta lo pueden hacer a las direcciones que aparecen a
continuacin, por medio de correo electrnico, carta o una llamada
telefnica:
Direccin de correo electrnico: codigoconducta@pantaleon.com
Telfono para reportar violaciones al cdigo: (502) 2338-5115
Llamadas internas marcando la extensin: 5115
Para enviar correspondencia sobre violaciones al cdigo:
Oficina de Cumplimiento Cdigo de tica y Conducta
Av. De las Amricas, 6-19 zona 14, local C
P.O Box # 307
Guatemala, Centro Amrica.
esperamos de todos
un fi rme compromi so
Pantaleon