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COMO EFECTUAR UNA AUDITORIA A LA FUNCION DE CREDITO Y

COBRANZA

Contexto del Curso:
Este curso ensea cmo efectuar una auditora integral a la funcin de crdito y
cobranza, tanto desde el punto de vista de los controles internos que deben existir
para proteger el otorgamiento del crdito, las cobranzas y la cartera por cobrar, como
desde el punto de vista operacional para evaluar la eficiencia y la efectividad de la
funcin con miras a mejorar su gestin. e enfatiza la identificacin de los controles
internos y operacionales que deben existir as como la forma de evaluar la operacin
de stos y la calidad de gestin de la funcin. El curso tiene un enfoque de an!lisis de
riesgo que permite identificar r!pidamente los procesos m!s crticos en trminos de
generacin de flujo de caja as como de salvaguarda de los activos financieros.
Beneficios de este curso:
Ensea al personal del departamento de crdito y cobranza "#$E%#&' como mirarse
en un espejo e identificar todas las cosas que se pueden mejorar y como (acerlo.

Ensea a los auditores internos como efectuar con alta eficiencia una auditora
financiera y una auditora operacional de #$E%#& con miras a mejorar
sustancialmente los resultados del departamento.

Ensea como entender los riesgos financieros y los riesgos operacionales de
#$E%#&, y cuales son los controles necesarios para compensarlos.

Ensea el uso de tcnicas analticas de auditora altamente eficientes para aplicar en
#$E%#&. Estas son de utilidad tanto para el profesional de #$E%#& como para el
auditor interno.

Ensea a la gerencia de #$E%#& como implantar un programa de autoverificacin y
auditora continua que ayude a proteger la inversin en cuentas por cobrar y a
aumentar la entrada de flujo de caja.

Ensea tcnicas de an!lisis de procesos que aceleran la interrelacin de #$E%#& con
otros departamentos para cobrar m!s r!pido y con mayor satisfaccin del cliente.
Ensea como diagnosticar problemas en #$E%#& r!pidamente y como pasar de la
b)squeda sistem!tica de fallas y errores a su eliminacin en la fuente.
uienes de!en "sistir:
*uditores financieros, operacionales y de sistemas, contralores, analistas de control
interno, gerentes y supervisores de contralora, tesoreros, directores de finanzas,
gerentes de crdito y cobranza, gerentes de finanzas, gerentes de contabilidad, jefes y
supervisores de crdito, jefes y supervisores de cobranza, analistas de riesgo, analistas
de cartera y, en general, todo profesional y ejecutivo que est involucrado en las
actividades de aseguramiento de la calidad de las transacciones y operaciones de la
funcin de crdito y cobranza.
CONTENIDO #RO$RAMATICO:
%& COMO EFECTUAR UNA AUDITORIA DE LA E'TRATE$IA DE
NE$OCIO' DE LA FUNCION DE CREDITO Y COBRANZA
#omo evaluar si la poltica de crdito est! alineada con los objetivos y las estrategias
de la empresa. #omo evaluar si sta apoya la estrategia comercial.

#omo evaluar si la forma en que se efect)a la venta contribuye a su cobranza. #omo
evaluar si el contrato, la orden de servicios, la orden de compra, el contrato de
afiliacin contienen las cl!usulas necesarias para facilitar la cobranza.

#omo evaluar si las ventas fueron +bien (ec(as+. ,entas +mal (ec(as+ dificultan la
cobranza. #omo evaluar si la poltica de respaldos y garantas contribuye o
dificulta la venta y la cobranza. #omo evaluar el sistema de incentivos
.
#omo evaluar la organizacin de la funcin de crdito y cobranza "#$E%#&' y
como evaluar si la coordinacin de sta con otros departamentos facilita la venta y
la cobranza. #omo evaluar su orientacin de servicio al cliente.

#omo evaluar si la poltica de descuento es adecuada. #omo evaluar la estrategia
para dirigir el esfuerzo de cobranza. #omo evaluar si #$E%#& utiliza la mezcla
apropiada de esfuerzo predictivo, preventivo y correctivo.
(& COMO E)ALUAR Y AUDITAR LO' CONTROLE'* LA EFECTI)IDAD Y
LA EFICIENCIA DE LA FUNCION DE CREDITO
#omo identificar los riesgos que se derivan de la poltica de crdito de la empresa,
como evaluar si existen controles para reducir esos riesgos y como auditar el
funcionamiento de los controles.

#omo auditar los an!lisis de crdito efectuados y como evaluar la decisin de
otorgamiento de crdito. ntomas de errores en el otorgamiento de crdito y como
detectarlos r!pidamente.

#omo evaluar si los procedimientos para la asignacin inicial y las revisiones del
lmite de crdito son adecuados. #omo auditar el cumplimiento con estos
procedimientos.
-raudes comunes en el !rea de crdito. #omo prevenirlos, detectarlos y
controlarlos. ntomas de fraude en el !rea de crdito y como investigarlos.

#omo evaluar los procedimientos de aprobacin de pedidos o servicios y como
auditar su cumplimiento.

#omo analizar las prdidas por incobrables para determinar fallas en los
procedimientos de an!lisis de crdito, monitoreo de riesgo y planificacin para
contingencias.
+& COMO E)ALUAR Y AUDITAR LO' CONTROLE'* LA EFECTI)IDAD Y
LA EFICIENCIA DE LA FUNCION DE COBRANZA
#omo efectuar un an!lisis de los riesgos financieros y operacionales de la funcin
de cobranza. #omo evaluar los controles existentes y su funcionamiento.

#omo prevenir, detectar y controlar fraudes en la funcin de cobranza. ntomas de
fraude en cobranzas, como buscarlos sistem!ticamente y como investigarlos.

#uales son los elementos de eficiencia en las operaciones de cobranza. #omo
evaluar la eficiencia de todas las operaciones de cobranza. #omo identificar
r!pidamente los problemas que impiden una cobranza m!s r!pida. #omo auditar el
proceso y los procedimientos de cobranza para identificar problemas que limitan la
eficiencia de sta.

#omo evaluar cada elemento de la poltica de cobranza para determinar si est!
alineada con las estrategias de la empresa y si ayuda a cobrar m!s r!pido, con
menos prdidas y con menos esfuerzo.

#omo auditar las operaciones de cobranza de. el vendedor, el camionero, el tcnico
que prest el servicio, el servicio de outsourcing, el bufete de abogados.

#omo auditar crditos a cuentas por cobrar que no provienen de ingresos de
efectivo. pagos en especie, entrega de activos, mercancas de terceros, cesin de
facturas y derec(os, y otros.

#omo evaluar la coordinacin de la funcin de cobranza con los otros
departamentos de la empresa. ventas, servicio tcnico, facturacin, tesorera,
calidad, operaciones, etc.
#omo evaluar la efectividad de los controles interfuncionales para eliminar los
problemas que dificultan la cobranza.

#omo evaluar si el departamento de cobranza utiliza el sistema de reportes
adecuado para promover los controles y la eficiencia necesarios.

#omo auditar las operaciones de tesorera relacionadas con la cobranza. depsitos
directos de clientes, c(eques devueltos, depsitos no identificados, depsitos
domiciliados, pagos por E%/, pagos por nmina de pago, por planilla preimpresa.

#omo analizar las cuentas cargadas a la reserva y efectuar un an!lisis de cada caso
para determinar donde fallamos y quien fall. #omo investigar notas de crdito
producto de graves errores nuestros.
,& COMO UTILIZAR TECNICA' ANALITICA' DE AUDITORIA Y
RE#ORTE' DE CONTROL #ARA DIA$NO'TICAR RA#IDAMENTE
AREA' CON #ROBLEMA'
#mo el an!lisis de fallas y errores, de costos de oportunidad, de reclamos de
clientes, de prdidas de clientes y de cuentas por cobrar, nos ayudan a identificar
fallas en los controles y en los procesos de #$E%#&.
#omo utilizar diagramas de causa0efecto para analizar los problemas de cobranza.
#omo calcular el peso relativo de las causas. #omo calcular el costo de
oportunidad por causa.
#omo identificar los +auditores naturales+ y como encuestarlos para identificar
problemas r!pidamente. #omo disear y efectuar encuestas de diagnstico al
cliente que nos permitan identificar problemas internos.
#omo utilizar 1cnicas de *uditora *sistidas por el #omputador "1**#' para
analizar universos de transacciones en #$E%#& y seleccionar el punto focal de
transacciones atpicas.
#omo utilizar tcnicas analticas de auditora en #$E%#&. an!lisis de fallas y
errores, an!lisis de tendencias, c!lculo de indicadores clave, an!lisis de frecuencias,
an!lisis de relaciones y ratios, an!lisis de variaciones vs. est!ndar.
#omo calcular en #$E%#& el impacto de fallas y errores, el costo de oportunidad,
los tiempos de respuesta, los tiempos de reaccin, la consistencia de variables
relacionadas, sntomas de que procesos clave tienen problemas, indicadores de
riesgo y deterioro de variables clave.
-& COMO ELABORAR #RO$RAMA' DE AUTOAUDITORIA CONTINUA
#ARA LO' MULTI#LE' OB.ETI)O' DE CONTROL UE TIENE LA
FUNCION
#omo efectuar una autoevaluacin de riesgos y controles en todos los procesos de
#$E%#&. El concepto de +#ontroles Esperados+.
El uso del modelo de +-actores #rticos de Exito2-actores #laves de %esempeo+
para efectuar auditoras operacionales. #omo desarrollar Esquemas 3ormativos y
&bjetivos #lave para #$E%#&.
#omo disear programas de auditora basados en el an!lisis de riesgo y en el
concepto de +#ontroles Esperados+.

#omo implantar un sistema de monitoreo continuo y autoauditoras continuas en
las operaciones de #$E%#&. #omo crear +auditores internos+ en el departamento.
#omo implementar los elementos del sistema de auditora continua. validacin de
transacciones, an!lisis de transacciones y cuentas, an!lisis de fallas y errores,
monitoreo y proyeccin de riesgos.

#omo elaborar el programa de verificacin de los controles del sistema de
aseguramiento de la calidad de las transacciones y de las decisiones.
/& AUDITORIA EN LA' CUENTA' #OR COBRAR* )ENTA Y COBRANZA'
4ara el desarrollo de los procedimientos b!sicos de la auditoria de las cuentas por
cobrar, ventas y cobranzas deben ser realizados como pruebas sustantivas o pruebas
de cumplimiento, cuya extensin y alcance depende de la confianza en el sistema de
control interno de la empresa.
4ara la revisin y evaluacin del control interno se detallan en el mismo orden y
bajo los mismos encabezamientos de los procedimientos de auditoria aplicable y que
deben llevarse a cabo seg)n las circunstancias, tanto para las pruebas de
cumplimiento como para las pruebas sustantivas. El programa de los procedimientos
de auditoria aplicables, indica los pasos de las pruebas de cumplimiento y de las
pruebas sustantivas, cuya extensin y alcance dependen, como ya se dijo de la
confianza en el sistema de control interno, determinado con base en la utilizacin de
cuestionarios para una revisin y evaluacin.
/&%& OB.ETI)O DE LA' #RUEBA' DE CUM#LIMIENTO
%etermina.
i pueden efectuarse despac(os sin ser facturados
i pueden facturarse ventas sin ser registradas
i pueden despac(arse mercancas a clientes que representan un mal riesgo de
crdito
i pueden ocurrir errores en la facturacin.
i las cuentas por cobrar pueden ser acreditadas en forma indebida
i es posible el jineteo de fondos provenientes de las cobranzas, cubriendo los
importes sustrados con fondos cobrados a otras cuentas posteriormente.
i pueden recibir cobros sin ser depositados
i las cuentas vencida pueden pasar inadvertidas
i los cobros por conceptos diversos pueden (acerse sin que se registren y depositen
i es posible facturar despac(os sin registrar el costo de la venta
i los cobros por ventas en efectivo pueden ser malversados.
/&(& OB.ETI)O DE LA' #RUEBA' 'U'TANTI)A'
%etermina.
5a valides de las cuentas pendientes de cobro a cargo de clientes
5as deudas a cargo de socios o accionistas, funcionarios, empleados u otras personas
o entidades relacionados con la empresa y probar su legitimidad.
5a correcta clasificacin en los estados financieros y si se presentan sobre bases
uniformes con los del perodo anterior.
5a evaluacin y probabilidad de cobro.
5a provisin adecuada para cubrir perdidas por cuentas incobrables.
5a existencia de cuentas dadas en garanta, cedidas o vendidas y en caso afirmativo
velar claramente estos (ec(os en los estados financieros.
5a correcta valuacin y calificacin y presentacin de las otras cuentas y
documentos por cobrar, como parte integrantes de los activos de la empresa
/&+& #RO$RAMA
$evisa y eval)a la solidez y debilidades del control interno.
4lanear y realizar las pruebas sustantivas del as cifras que muestre los estados
financieros y que sean necesarios de acuerdo con las circunstancias.
/&, FI.A LA IM#ORTANCIA Y E)ALUAR EL RIE'$O ACE#TABLE DE
AUDITORIA Y EL RIE'$O IN0ERENTE&
5a fijacin de la importancia comienza cuando el auditor decide el criterio
preliminar sobre la importancia de los estados financieros totales. El riesgo de
auditoria aceptable se eval)a para los estados financieros como un todo, y por lo
general no se asigna de manera individual a las diversas cuentas u objetivos. El
riesgo in(erente se determina para cada objetivo para una cuenta como las cuentas
por cobrar.
Es importante estudiar el uso del procedimiento analtico y pruebas de detalles de
saldos para las cuentas que pertenecen al ciclo de ventas y cobranzas con el fin de
reducir la deteccin planeada del riesgo a un nivel suficientemente bajo.
5os procedimientos analticos se utilizan para reducir la deteccin planeada del
riesgo para todas las cuentas del balance que incluyen las cuentas por cobrar las
estimaciones para cuentas incobrables y el efectivo en el banco para el ciclo de
ventas y cobranza. 5as pruebas de detalles de saldos se enfocan en las cuentas del
balance que incluyen las cuentas por cobrar, las estimaciones para cuentas
incobrables, y el efectivo en el banco para el ciclo de ventas y cobranzas.
5a metodologa para el diseo de pruebas de detalle de saldos integra tanto el
modelo de riesgo de la auditoria como los cuatro tipos de pruebas de auditoria como
lo son las pruebas sustantivas de transacciones, pruebas de controles, pruebas de
detalles de saldos las cu!les suficiente evidencia. Es importante tener en cuenta para
esta metodologa los siguientes puntos.
-ijar el monto y evaluar el riesgo aceptable de auditoria y riesgo in(erente para
cuentas por cobrar.
Eval)a riesgo de control para el ciclo de ventas y cobranzas.
%isear y llevar a cabo pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones
para el ciclo de ventas y cobranzas.
%isear y llevar a cabo procedimientos analticos par los saldos en cuentas por
cobrar.
%isear pruebas de detalles de saldos de cuentas por cobrar para satisfacer los
objetivos de auditoria relacionados con saldos.
4rocedimientos de auditoria
1amao de la muestra
4artidas a seleccionar
6omento oportuno
/&-& DI'E1O Y DE'ARROLLO DE #ROCEDIMIENTO' ANALITICO':
* menudo se aplican los procedimientos analticos durante tres fases de la auditoria.
%urante la planeacin, al llevar a cabo las pruebas detalladas y como parte de a
terminacin de la auditoria.
5os procedimientos analticos se efect)an despus de la fec(a del balance, pero
antes de las pruebas de detalles de saldos. 1iene poco sentido desarrollar extensos
procedimientos analticos antes que el cliente (aya registrado todas las transacciones
del ao y preparado los estados financieros. Estos procedimientos deben (acerse con
el fin de los posibles errores que puedan existir en las cuentas, para nuestro caso
evidencia acera de las ventas y de las cuentas por cobrar.
*dem!s de los procedimientos analticos, tambin (ay una revisin de las cuentas
por cobrar para identificar montos mayores y poco frecuentes. 5as cuentas por
cobrar individuales que merecen atencin especial son los saldos grandes las cuales
que (an estado pendientes durante muc(o tiempo, las cuentas por cobrar de
compaas filiales, los funcionarios directores y otras personas relacionadas, y los
saldos acreedores. El auditor revisa la lista de cuentas "7alanza de comparacin de
antig8edad' en la fec(a del balance para determinar cuales cuentas merecen
investigacin adicional.
5os procedimientos analticos son tambin pruebas sustantivas, por tanto, reducen el
grado (asta el cual el auditor necesita comprobar los detalles de saldos, si resultan
favorables los resultados los procedimientos analticos.
/&2& #RUEBA' DE DETALLE' DE 'ALDO'
5as pruebas de detalles de saldos para todos los ciclos se dirigen a las cuentas del
balance, pero no se pasan por alto las cuentas del estado de resultado, por que se
verifican como producto secundario de las pruebas del balance. 4or ejemplo, si el
audito confirma los saldos de las cuentas por cobrar y encuentra sobre estimacin
por errores en la facturacin a clientes son sobre estimaciones tanto de las cuentas
por cobrar como de ventas.
5a confirmacin de las cuentas por cobrar es la prueba de detalles de las cuentas por
cobrar m!s importante. e analiza brevemente la confirmacin al estudiar las
pruebas apropiadas para cada uno de los objetivos relacionados con los saldos, y
luego se revisan por separado con mayor detalles.
El an!lisis de las pruebas de detalles de saldos para las cuentas por cobrar que sigue
a continuacin. upone que el auditor (a terminado papeles de trabajo de planeacin
de la evidencia y (a decidido los riesgos de deteccin planeada para las pruebas de
detalles en relacin con cada uno de los objetivos de auditoria relacionados con los
saldos. 5os procedimientos de auditoria seleccionados y el tamao de la muestra
depende fuertemente de que la evidencia planeada para un objetivo determinado sea
abundante, mediana o escasa. 5a discusin se enfoca en los objetivos de auditoria
relacionados con los saldos de las cuentas por cobrar.
/&/&CONCORDANCIA DE LA' 'UMA' DE LA' CUENTA' #OR COBRAR
Y EL ARC0I)O MAE'TRO Y EL LIBRO MAYOR
5a mayora de las pruebas de auditoria de las cuentas por cobrar y las reservas para
cuentas incobrable se basa en la relacin de clientes por antig8edad de saldos.
9na balanza de comprobacin de antig8edad es una lista de los saldos en el arc(ivo
maestro de cuentas por cobra en la fec(a del balance. /ncluye los saldos pendientes
de los clientes individuales y un desglose de cada saldo por el tiempo que (a pasado
entre la fec(a de venta la fec(a del balance.
5a prueba de la informacin de una relacin de clientes por antig8edad de saldos
para los vnculos de detalles es un procedimiento necesario en la auditoria, por lo
general esta se realiza antes de cualquier otra prueba para asegurar al auditor que el
universo que se esta verificando concuerda con el mayor general y el arc(ivo
maestro de cuentas por cobrar. e suman, como parte de la prueba, la columna de
totales y las columnas que muestran la antig8edad, y se compara el total de la
relacin de clientes con el mayor genera. *dem!s, se rastrea una muestra de saldos
individuales (asta los documentos de respaldo como son los duplicados de facturas
de ventas para verificar el nombre del cliente, el saldo y la antig8edad. El alcance de
las pruebas para el vinculo de detalles depende del numero como de las pruebas de
controles y las pruebas sustantivas de transacciones, y el grado (asta el cual se (a
verificado el programa por un auditor interno u otra persona independiente antes de
entregarse al auditor.
/&3& CUENTA' #OR COBRAR RE$I'TRADA'
5a prueba de detalles de saldos m!s importantes para determinar la existencia de las
cuentas por cobrar registradas en la confirmacin de los saldos de los clientes.
#uando los clientes no responden a las confirmaciones, los auditores examinan
tambin los documento de apoyo para verificar el embarque de las mercancas y la
evidencia de la recepcin o entrada de efectivo posterior para determinar si se
cobraron dic(as cuentas. 4or lo general, los auditores no examinan los documentos
de embarque ni la evidencia de los recibos de efectivo posteriormente para ninguna
cuenta de la muestra que este confirmada, pero estos documentos se utilizan de
manera extensiva como evidencia alterna ante la ausencia de respuestas.
Es importante tener en cuenta el corte para las cuentas por cobrar, el objetivo es
verificar si las transacciones que tienen lugar cerca del final del perodo de
contabilidad est!n registradas en el perodo correcto. El objetivo de corte es uno de
los m!s importantes en el ciclo, por que los errores en el corte pueden afectar
considerablemente los ingresos del perodo actuales, como es el caso de la inclusin
intencional o no de varias ventas grandes del perodo siguiente en el perodo actual,
o la exclusin de varias devoluciones y rebajas sobre ventas del perodo actual
pueden sobrevaluar de manera importante las utilidades netas.
*l determinar la razonabilidad del corte, se necesita un enfoque triple primero
decidir los criterio apropiados para el corte, segundo evaluar para ver si el cliente (a
establecido procedimientos adecuados para asegurar un corte razonable y tercero
comprobar un corte razonable. 4odemos mencionar los siguientes tipos de corte.
#orte de ventas
#orte de devolucin y rebajas sobre ventas
#orte de $ecepcin de efectivo
/&4& OB.ETI)O' DE LA AUDITORIA RELACIONADO' CON EL 'ALDO
DE CUENTA' #OR COBRAR&
Existen objetivos de auditoria relacionales con el balance general, son los mismos
para el saldo de cada cuenta y se aplican a los objetivos de auditoria relacionados
con el saldo de la cuentas por cobrar. Estos objetivos aplicados a las cuentas por
cobrar son.
5as cuentas por cobrar de la relaciona de clientes por antig8edad de saldos
concuerdan con los montos del arc(ivo maestro relacionado, y el total se suma
correctamente y concuerda con el mayor general.
Existen las cuentas por cobrar registradas "existencia'
e incluye todas las cuentas por cobrar existentes "integridad'
5as cuentas por cobrar son precisas " precisin'
5as cuentas por cobrar esta clasificadas correctamente "clasificacin'
El corte para las cuentas por cobra es correcto
5as cuentas por cobrar esta expresadas a valor realizable neto
El cliente tiene derec(o a las cuentas por cobrar "derec(os'.
5a presentacin y revelacin de las cuentas por cobrar son apropiadas "presentacin
y revelacin'.
/&%5& DECI'IONE' DE CONFIRMACION
En desarrollo de los procedimientos de confirmacin, el auditor decide el tipo de
confirmacin a utilizar el momento oportuno para utilizar los procedimientos, el
tamao de las muestras y las partidas individuales a seleccionar, se analizan cada
uno de estos elementos junto con los factures que afectan la decisin.
Ti6os de confir7"ci8n:
e utilizan dos tipos comunes de confirmacin las cuentas por cobrar.
Confir7"ci8n #ositi9": es una comunicacin dirigida al deudor solicitando que
confirme directamente si es correcto o incorrecto el saldo, conforme esta sentado en
la solicitud de confirmacin. Existe una forma de confirmacin en blanco que es la
que no indica la cantidad en la confirmacin, sino que solicita que el receptor llene
el saldo o proporciones otra informacin. Es bueno mencionar que la confirmacin
en blanco resulta ser m!s confiable que las confirmaciones que incluyen la
confirmacin.
*dem!s podemos decir que la confirmacin positiva es evidencia mas confiable por
que el auditor desarrolla procedimientos de seguimiento si no se recibe una
respuesta del deudor.

Confir7"ci8n Ne:"ti9": tambin va dirigida al deudor, pero solicita una respuesta
slo cuando el deudor esta en desacuerdo con la cantidad citada.
En esta confirmacin encontramos que la falta de respuesta debe tomarse como una
respuesta correcta, aun cuando el deudor (aya pasado por alto la solicitud de
confirmacin
5as confirmaciones negativas solo se utilizan cuando est!n presentes todas las
siguientes circunstancias.
5as cuentas por cobrar est!n compuestas de un gran numero de cuentas pequeas.
El riesgo de control evaluado y el riesgo in(erente, combinado, son bajos. Es un
poco probable que le riesgo combinado sea bajo, la estructura de control interno es
ineficaz o (ay una alta expectativa de errores. 4or ejemplo si las auditorias de los
aos anteriores indican que frecuentemente (ay cuentas por cobrar pendientes de
aclarar o equivocadas, las confirmaciones negativas serian inapropiadas.
3o (ay razn para creer que los receptores de las confirmaciones probablemente no
las tomen en cuenta.
Es com)n utilizar una combinacin de confirmaciones negativas y positivas, al
enviar las segundas a cuentas con saldos importantes y las primeras aquellas que
tienen saldos pequeos.
Es importante tener encuentra para las confirmaciones El momento oportuno,
tamao de la muestra, seleccin de las partidas para la comprobacin.
El momento oportuno. e obtiene la evidencia m!s confiables de las confirmaciones
cuando se les enva lo mas cerca posible de la fec(a del balance, por contrate a la
confirmacin las cuentas que se realiza varios meses antes del fin de ao. i se toma
la decisin de confirma las cuentas por cobrar antes del fin de ao, podr! ser
necesario comprobar las transacciones que ocurren entre la fec(a de confirmacin y
la del balance al examinar el documento interno, como duplicados de facturas de
ventas, documento de embarque y evidencia de recepcin de efectivo. *dem!s
procedimientos analticos del perodo intermedio.
1amao de la muestra: 5os factores principales que afectan el tamao de la muestra
para la confirmacin de las cuentas por cobrar se agrupan en varias categoras, e
incluyen las siguientes.
Error tolerable.
$iesgo in(erente. " tamao relativo del total de la cuentas por cobrar, numero de
cuentas, resultados del ao anterior, y errores esperados'
$iesgo de #ontrol
$iesgo de deteccin alcanzado de otras pruebas sustantivas alcance y resultado de
las pruebas sustantivas de transacciones, procedimientos analticos y otras pruebas
de detalles.
1ipos de #onfirmacin. las confirmaciones negativas generalmente requieren un
tamao mayor de muestra.
/&%% ANALI'I' DE DIFERENCIA':
#uando el cliente devuelve las solicitudes de confirmacin, es necesario determinar
la razn de cualquier diferencia que se reporta. En muc(os casos las diferencias son
ocasionadas por las diferencias en las fec(as utilizadas entre los registros de los
clientes del organismo o empresas auditadas y esta ultima. 5os tipos de diferencias
que se reportan con m!s frecuencia en la confirmacin son los siguientes.
Y" se efect;o el 6":o: 5as diferencias reportadas surgen por lo general cuando el
cliente (e efectuado un pago antes de la fec(a de confirmacin, pero la unidad
auditada no (a recibido el pago a tiempo para registrarlo antes de la fec(a de
confirmacin.
No se <"n reci!ido los "rt=culos: 4or lo general estas diferencia resultan por que el
cliente registra la venta en la fec(a de embarque y su cliente registra la adquisicin
cuando recibe los artculos.
'e <"n de9uelto los "rt=culos: la falla del cliente para registrar un memorando de
crdito podra ser causa de las diferencias o del registro incorrecto de devoluciones
y rebaja sobre ventas.
Errores de los e76le"dos > c"ntid"des en conflicto: 5as diferencias reportadas en
los registros auditados suceden cuando el cliente indica que existe el error en precio
o la mercanca esta averiada que no se (a recibido la cantidad de artculos etc., se
deben investigar estas diferencias para determinar si el cliente esta en error y a
cuando asciende.
#uando se (an resuelto todas las diferencias es importante reevaluar la estructura del
control interno se analiza cada error del cliente para determinar si es consistente o
inconsistente con el nivel evaluado originalmente del riesgo de control as podremos
revisar, la evaluacin del riesgo de control y tomar en cuenta el efecto de la revisin
sobre la auditoria.
/&%(& CUE'TIONARIO #ARA LA RE)I'ION Y E)ALUACION DEL
'I'TEMA DE CONTROL INTERNO&
DE'#AC0O'
5as funciones del departamento de despac(o son independientes de las de.
:$ecibo;
:#ontabilidad;
:-acturacin;
:#obranzas;
5os pedidos de los clientes son revisados y aprobados por el departamento de
crdito antes de su aceptacin o por otra persona que no tenga intervencin alguna
en.
:%espac(os;
:-acturacin;
:6anejo de cuentas de clientes;
e efect)an los despac(os )nicamente con base en ordenes debidamente aprobadas;
%espus del envi de los artculos una copia de la orden de despac(o es enviada
directamente al departamento de facturacin;
1odas las ordenes de despac(o son controladas numricamente por el departamento
de contabilidad;
FACTURACION
5as funciones del departamento de facturacin son independientes de las de.
:%espac(os;
:#ontabilidad;
:#obranzas;
El %epartamento de facturacin enva copia de las facturas directamente al
departamento de cuentas por cobrar;
e (acen res)menes de las facturas y los totales se pasan al departamento de
contabilidad independiente mente de los departamentos de cuentas por cobrar y caja.
5as facturas de venta son controladas numricamente por el departamento de
contabilidad.;
on controladas en otra forma;
e comparan las facturas contra las ordenes de despac(o, para cerciorarse de que
todos los artculos enviados (ayan sido facturados;.
e revisan las facturas en cuanto a su exactitud en .
#antidades ;
4recios ;
#alculo ;
5as ventas de contado o con tarjeta de crdito, se controlan en forma similar a las
ventas a crdito registr!ndolas en una cuenta de control manejada por personal
independiente a la funcin de cobro.
En caso negativo existen procedimientos que aseguren.
El cobro contra entrega de la mercanca ;
<ue el producto de todas estas ventas ingrese oportunamente a la compaa ;.
CREDITO'
5as personas autorizadas para aprobar notas de crdito son independientes del.
%epartamento de ventas ;
%epartamento de cuentas por cobrar ;
#ajero ;
5as notas de crdito por devoluciones y rebajas son aprobadas por un empleado que
no tenga injerencia en el recibo y contabilizacin de pagos de clientes o de cualquier
otro ingreso de la compaa; i tiene otras funciones, explquelas.
5as devoluciones de las mercancas llegan todas al departamento de recibo y las
notas de crdito respectivas est!n respaldadas por informes de dic(o departamento;
El departamento de contabilidad controla numricamente o en otra forma, todas las
notas de crdito y se cerciora que estn debidamente respaldadas;
El departamento de crdito o un empleado responsable que no maneja ninguna clase
de fondos de la compaa, aprueba los descuentos tomados por clientes, que no
(ayan sido previamente autorizados;.
5a cancelacin de deudas malas es revisada y aprobada por un funcionario
responsable;.
e contin)an las gestiones de cobro de tales deudas no obstante (aber sigo
canceladas ;
/&%+& OTRA' CUENTA' #OR COBRAR
e informa al %epartamento de contabilidad acerca de los reclamos de los
transportes, perdidas, aseguradas, etc., tan pronto se conocen ;
i los residuos de produccin son importantes, se separan y controlan tan pronto
ocurren ;
1odos los despac(os de sobrantes de materiales est!n bajo control del departamento
de embarque ; s es as, este departamento notifica directamente a la contabilidad ;
El departamento de contabilidad controla que los ingresos provenientes de las
cuentas, sean debidamente registradas ;
5os anticipos y prestamos a empleados son autorizados por un funcionario
responsable;
5os saldos a cargo de empleados son revisados peridicamente ;
5os ajustes o cancelacin de otra cuenta por cobrar son aprobada por otro empleado
diferente que efect)a la.
*utorizacin ;
3egociacin ;
#obranzas ;
El sistema provee un mtodo adecuado para registrar en los libros anticipadamente
el producto peridico de los alquileres, regalas, intereses, y otro ingresos varios;
/&%,& RE$I'TRO'
0 El departamento de cuentas por cobrar funciona independientemente de.
%espac(o;
-acturacin;
#uentas por #obrar;
0 5as cantidades que se registren son suministradas por alguien diferente de quien
maneja las cuentas por cobrar;
1odos los asientos de las cuentas individuales del cliente son registradas con base en
las facturas de ventas, recibos de caja y otros documentos debidamente autorizados;
e separan regularmente balances de las cuentas por cobrar y el encargado conserva
papeles de trabajo;
%ic(os avances son reconciliados con las cuentas de control en el 6ayor =eneral por
un empleado distinto de las #uentas 4or #obrar;
9n empleado distinto del encargado de las cuentas por cobrar revisa las sumas y
compara el balance de prueba de clientes contra las cuentas individuales, para
determinar que las partidas relacionadas est!n respaldadas por cuentas en el registro
auxiliar ;
0 e prepara peridicamente del an!lisis de las #uentas por #obrar y este an!lisis es
revisado por un empleado que.
3o toma parte del recibo de fondos de la compaa ;
El #ajero ;
0 4eridicamente se enva extractos de cuentas a clientes ;
0 En caso afirmativo, existen procedimientos para prevenir que antes de su introduccin
en el correo se produzcan alteraciones o intercepcin por parte de personas que tengan
el acceso a las remesas o pagos de clientes;
0 5as respuestas de los clientes referente a diferencias de cualquier orden, son recibidas
directamente o investigadas por alguien distinto de.
El encargado de cuentas por cobrar
El #ajero.
0 e confirman peridicamente los saldos de clientes por parte de.
0 El departamento de auditoria interna de la compaa ;
0 *lguien independiente del encargado de cuentas por cobrar y del cajero ;
/&%-& COBRANZA'
0 5as funciones del cajero son independientes de las funciones de.
Embarque;
-acturacin;
$egistro de los auxiliares de cuentas por cobrar
0 5os ingresos de caja son recibidos directamente por el cajero antes de que pasen por.
El encargado de cuentas por cobrar
*lguien responsable, por las funciones de tenedura de libros de facturacin;
0 El cajero tiene a su cargo la custodia de los ingresos desde que se reciben en sus
departamento, (asta su depsito en el banco;
0 En caso de que entregue los c(eques al encargado de cuentas por cobrar, el cajero
prepara una lista;
0 e coloca en los c(eques provenientes de remesas o pago, un endoso restrictivo tan
pronto como son recibidos; >nicamente para consignar en la cuenta de la empresa.
0 5os c(eques y el efectivo recibido se depositan intactos y el mismo da o el siguiente
da (!bil.
0 En caso de ventas al contado o pago de documento que deben ser devueltos al cliente,
la cinta de la registradora, las boletas de venta, recibos de mostrador y cualquiera otra
informaciones similares son preparadas y revisadas por un empleado independiente de
quien recibe el efectivo;.
0 i las cobranzas son (ec(as en una agencia o sucursal se depositan los ingresos en una
cuenta bancaria sujeta a retiros )nicamente por la oficina principal.
/&%2& DOCUMENTO'
0 5a aceptacin y prorroga de letras, pagares y c(eques post0fec(ados a favor de la
compaa son aprobados por el jefe o gerente de crdito u otro funcionario
autorizado;
0 e lleva un registro de documentos por cobrar;
0 5os saldos pendientes en el registro de documentos por cobrar son comprobados
peridicamente por medio de un examen independiente de los pagares, letras y c(eque
respectivos.
0 El total de los saldos pendientes en el registro, se comparan contra la respectiva cuenta
de control por alguien distinto de la persona que custodia los documentos;
0 5os pagares o las letras descontadas son registradas en el mayor por medio de una
cuenta especial que permita ejercer control contable sobre ellos;
/&%/& #ROCEDIMIENTO'
FACTURACI?N
&btenga copias de las facturas de venta por un perodo selecciona y comp!relo contra el
auxiliar respectivo.
#ompruebe la secuencia numrica de las facturas correspondientes al perodo
seleccionado en el punto anterior.
#ompare las facturas revisadas contra el cargo respectivo en las cuentas individuales de
los clientes.
,erifique selectivamente los precios unitarios contra cat!logos o listas de precios y, en
algunos casos, compruebe los c!lculos y las sumas individuales.
/&%3 OTRA' CUENTA' #OR COBRAR
0 i el departamento de embarque controla los despac(os de residuos de produccin o de
mercancas, obtenga varias ordenes de despac(o que cobra tales envos y cercirese de
que los ingresos por este concepto (an sido registrados.
0 i el departamento de embarque no controla tales envos, obtenga la informacin
pertinente por cualquier otro medio y comp!relo contra el ingreso registrado.
0 eleccione varios expedientes que contengan reclamos ya arreglados o en va de
arreglo por concepto de daos en transporte, perdidas aseguradas, etc. y examine los y
determine si cada transaccin (a sido debidamente registrada en los libros.
0 eleccione varios expedientes que contengan reclamos pendientes y revsenlos para
asegurarse que en verdad existen por razn satisfactoria que no (aya permitido llegar
un arreglo.
0 $evise selectivamente unas cuentas de empleados superiores y subalternos para
asegurarse de que las transacciones respectivas (an sido aprobadas de acuerdo con los
procedimientos de la empresa.
0 $evise otras cuentas miscel!neas por cobrar para determinar si representan partidas
corrientes, de pronto reembolso. Especifique su concepto y antig8edad.
0 #ircular los saldos de importancia relativa de otras cuentas por cobrar.
/&%4 RE$I'TRO
0 &btenga una copia de la relacin de cuentas por cobrar preparada por la empresa si es
posible analizada por edades. pruebe las sumas y compare su total contra la cuenta de
control en el mayor.
0 #ompruebe los saldos de un numero seleccionado de cuentas tomadas del auxiliar
respectivo, contra la relacin de saldos arriba mencionada, comprobando el an!lisis
por edades y probando el saldo aritmticamente desde la revisin anterior.
0 /nvestigue por un mes o m!s si las circunstancias as lo aconsejaren, cualquier asiento
en al cuenta de control proveniente de fuente diferentes de aquellas comprobadas.
0 &btenga informacin respecto a la poltica de la empresa en relacin con cuentas por
cobrar.
0 #ompare los asientos en la cuenta del control de clientes desde la fec(a de nuestra
circularizacin (asta el final del perodo contra el libro de ventas, caja u otras fuentes,
repase visualmente las partidas individuales que forman dic(os asientos e investigue
cualquier partida anormal.
/&(5& COBRANZA'
0 &btenga los duplicados de los recibos de consignacin bancaria por un perodo
seleccionado de das y verifique que estn debidamente sellados por un banco como
prueba de (aber recibido la suma consignada.
0 #ompare los totales de tales recibos contra los extractos bancarios y el libro de caja,
observando que los depsitos sean (ec(os oportunamente y en las mismas especies
recibidas.
0 ,erifique el total de cada recibo de consignacin contra los asientos respectivos en el
registro de caja.
0 #ompruebe si las partidas (an sido abonadas a la caja individual de cada cliente, tal
como aparecen registradas en caja.
/&(%& DOCUMENTO' #OR COBRAR
0 eleccione una muestra de documentos por cobrar y compare sus saldos y otros
detalles contra los registros de contabilidad
0 #onfirme selectivamente los documentos por cobrar
0 4or medio de c!lculos, compruebe que los intereses respectivos (ayan sido
debidamente registrados.
?.@@. *9%/1&$/* -/3*5
&btenga relaciones de cuentas por cobrar al cierre del perodo y.
0 ,erifique las sumas y coteje los saldos con el balance de comprobacin y libro mayor.
0 #oteje las cantidades pendientes de cobro con los registros auxiliares
0 4ruebe selectivamente la antig8edad de las cuentas pendiente de cobro.
olicite confirmacin de las cuentas seleccionadas y obtenga duplicados y copias
simples de las solicitudes de confirmacin para usarlas como segundas confirmaciones
y copias de control, respectivamente.
&btenga confirmacin de cantidades adecuadas por los directivos, funcionarios,
empleados, accionistas o propietarios y otros.
#onfirme los saldos a cargo de la matriz, subsidiaria y afiliadas, cuando no sea practico
cotejar los saldos directamente con los libros de esas compaas.