RECOPILACIN DE LA INFORMACIN

Para obtener buenos resultados en una recopilacin de datos, es necesario

tener en cuenta ciertos mtodos interactivos que pueden llegar a utilizarse
en este aspecto, los cuales son: las entrevistas, el diseo conjunto de
aplicaciones y la realizacin de encuestas mediante cuestionarios, donde
se hacen preguntas bien formuladas cuidadosamente.

Cada uno de los mtodos que se utilizan para la recuperacin de la
informacin tiene un correspondiente proceso para interactuar con los
usuarios, por lo que si se llevan a cabo esta orientacin, ayudar a
garantizar el diseo e implementacin apropiados de cuestionarios y en
parte de entrevistas.

Antes de llegar a cabo una entrevista hacia otra persona, se tiene que
entrevistar a uno mismo. Primero se deben conocer los prejuicios de uno
mismo y en cmo se involucrar y cul ser el efecto. Tambin se necesita
pensar claramente las entrevistas antes de realizarlas. Por esa razn,
debemos de pensar cmo se lograr que la entrevista sea provechosa para
el individuo al que se entrevistar.

Una entrevista es un dilogo orientado con un objetivo especfico que usa
un seguimiento de preguntar y respuestas. En dicha entrevista, se
necesita obtener las opciones de los entrevistados y su parecer sobre el
estado actual del sistema, metas organizacionales y personales u tcnicas
informales.

A parte se debe tratar de comprender los sentimientos de las personas
entrevistadas, y referente a ello, poder entender la cultura de la
organizacin de una forma ms compleja. Se debe tratar de investigar lo
ms que se pueda sobre las metas de organizacin mediante las
entrevistas; y en ella, se debe de dar a notar una estabilidad confiable y de
comprensin rpida, pero al mismo tiempo, se debe tener un control sobre
esta.

La estadstica es la ciencia que se encarga del estudio en los medios para
proveer informacin aceptable desde un conjunto de datos. Tambin
estudia los mecanismos para la adquisicin de datos as como su
utilizacin y anlisis.

El estudio de la estadstica se ha definido primordialmente en el estudio de
datos y su uso en la toma de decisiones, lo que ha permitido dividir a la
estadstica en la descriptiva e inferencia estadstica dividida en estadstica
inductiva o analtica.

La estadstica descriptiva es el desarrollo que se relaciona con los mtodos
o tcnicas para la compilacin o anlisis de una serie de datos
cuantitativos, con el objetivo de describir en forma aceptable las ciertas
caractersticas de dicho conjunto.

La inferencia estadstica es una metodologa en la que se es factible
realizar la consideracin de las caractersticas de la poblacin o llevar a
cabo la toma de decisiones basados en resultados muestrales.

Los pasos para tener bien preparada una entrevista es leer los
antescedentes donde el objetivo es manifestar un vocabulario comn que a
futuro le debe permitir expresar preguntar de dicha entrevista de una
forma comprensible para el entrevistado.

Por otra parte, se deben de establecer los propsitos de la entrevista,
donde se debe de tener reas claves relativas al procesamiento de la
informacin y al comportamiento vinculado con la toma de decisiones
sobre de las cuales se tiene que formular las preguntas. Tambin se debe
de decidir a quin se le va a realizar la entrevista, donde se tiene que
incluir a la poblacin clave en todos los niveles que puedan llegar a ser
afectadas por el sistema de cualquier forma.

Se debe de preparar a la persona que ser entrevistada, donde
primeramente se le hablar anticipado o envindole un mensaje por
mensajes electrnicos. Un punto importante es que si la entrevista se
prolonga, es muy probable que los entrevistados se enfaden y lo
encuentren tedioso, pero pueden ocultarlo.

Y por ltimo se debe elegir el tipo de preguntar a realizar y la estructura,
donde se deben escribir las preguntas que abarquen el rea de la toma de
decisiones que haya descubierto el propsito de la entrevista, donde la
estructura de las preguntas deben ser como una pirmide donde se
empieza con ciertas preguntas un poco cerradas, y continuidad de
preguntas abiertas y generalizadas.

La utilizacin de los cuestionarios es un mtodo de recopilacin de
informacin que posibilita a los analistas de sistemas a llevar a cabo un
estudio de actitudes, creencias, comportamiento y caractersticas
esenciales de personas muy importantes pertenecientes a la organizacin
que podran ser afectadas por los sistemas actuales.

Es por eso que al utilizar cuestionarios, el analista podra estar buscando
cuantificar lo que se haya recopilado con la entrevista. Donde los
cuestionarios pueden utilizar para realizar una encuesta a una muestra
considerable de personas de sistemas con el propsito de detectar los
problemas o cuestiones importantes. La aplicacin de los cuestionarios
implica una considerable cantidad de tiempo sobre su planeacin y
estructura.

Los tipo de preguntas que deben considerarse en una encuesta son las
preguntas abiertas y las cerradas, donde en las abiertas se refiere a que la
respuesta debe ser de dos palabras o dos prrafos donde se describen las
opciones del entrevistado para su respuesta. Y las preguntas cerradas son
las que se consideran preguntas bsicas referentes a que se pueden
contestar con miles de respuestas.

La recopilacin y anlisis de documentos es muy importante para la
adopcin de una tcnica mediante el cual se registran los hechos del
estudio. Llevar a cabo un registro ordenadamente la informacin
recopilada de cualquier investigacin que se realice.

Algo muy importante es tener en cuenta la regla general que debe llegar a
tomarse en cuenta al realizar dichos registros, donde se debe hacer con
una calidad adecuada para que pueda entenderlo cualquier persona. Es
por eso que es muy importante mantener copias de los documentos
usados en el sistema.

Durante la investigacin, el analista debe de auxiliarse de la utilizacin de
diagramas para dicho registro de actividades, donde se encuentran tres
tipos de diagramas: organigramas, que son los que dan a conocer una
estructura orgnica o funcional de una organizacin donde se sealan las
funciones de lnea y dan una idea de la responsabilidad del personal y su
valor destaca niveles de autoridad.


Los cuadros de la distribucin del trabajo, donde este se encarga de dar a
conocer las actividades de cada unidad de dicha estructura de un
departamento, donde se determina cul es su puesto y mediante esa
alternativa, se obtiene una visin de las unidades de trabajo.

En los fluxogramas que llevan a cabo procedimientos de diagramas, se
representa el flujo de la informacin recolectada de un procedimiento
donde resaltan tres funciones principales: el permitir al analista
cerciorarse que ha desarrollado todos los aspectos del procedimiento.

Da las bases para escribir de manera correcta un informe lgico y
entendible y un medio para establecer un vnculo con el personal que se
encargar del nuevo procedimiento.

Los diagramas de flujo son nada ms que una representacin grfica de
algn proceso basado en una idea administrativa. Donde a travs de este,
el diagrama puede graficar cualquier situacin administrativa u operativa,
representada en una forma objetiva para dar a conocer procedimientos.

Cuando ya se ha recopilado toda la informacin relativa a una forma
actual de operar del sistema, el analista o grupo de analistas donde
proceden a organizar y documentar todo el material escrito, a fin de cubrir
posteriormente la fase de un anlisis y crtica de ese mismo.

Tambin dentro del proceso de la investigacin sobre la forma actual de
una operacin del sistema, el responsable del estudio presentar a la
poblacin un documento final, donde el propsito de ultimar detalles que
no hayan sido comprendidos por el analista.

Tambin otra forma de recopilacin de datos es a travs de tipos de
muestreos, y son el no probabilstico y probabilstico, donde el no
probabilstico es aquel que usa el conocimiento y opinin personal para
lograr una identificacin de los elementos de la poblacin que se llegan a
incluir en la muestra, dividido as en un muestreo por juicio, por cuota y
por intervalo.

El probabilstico es donde todos los elementos de la poblacin tienen la
misma posibilidad de una participacin en la muestra, que a su vez
comprende la probabilstica simple, sistemtico, estratificado, y por
conglomerados.
Algo que no puede faltar, son el tipo de poblacin que esta, dependiendo
de cmo se selecciona los elementos para el estudio, se puede tener las
siguientes poblaciones: la poblacin finita, que esta difiere la poblacin
que es de un tamao limitado donde los elementos son numerables.

Y la poblacin infinita, que en esta la poblacin es de tamao limitado
cuya cantidad de elementos son innumerables.

En los muestreos, el hecho de regresar un elemento ya muestreado a la
poblacin antes de extraer otro de la misma, determina si este es con o sin
reemplazo.

El muestro con reemplazo, es cuando si un elemento se extrae de una
poblacin y en seguida se regresa a la misma, tendr la posibilidad de
quedar incluido de nuevo en la muestra pero en otra extraccin.

En el muestreo sin reemplazo, el elemento extrado no se regresa a la
poblacin, y slo forma parte de la muestra una sola vez.

Es por eso que es muy importante determinar la necesidad de la obtencin
de informacin debido a que gracias a ella, se recopilan los elementos que
permiten la deduccin de un diagnstico correcto de la situacin que se
arriba y si es que son acertadas las recomendaciones o sugerencias de la
solucin que se proponga.

Y la obtencin de la informacin en realidad no viene siendo un fin, sino
que es tomado como un medio para la formulacin de las conclusiones y
las recomendaciones, para lograr informacin en la cantidad y calidad
requeridas, donde se debe evitar aceptar las declaraciones de tipo general
que puedan llegar a falsas malinterpretaciones y tener en cuenta la
importancia de la obtencin de la informacin de fuertes originales y
autorizadas.

http://www.fmreview.org/es/pdf/RMF27/28-29.pdf
http://www.unilibrebaq.edu.co/unilibrebaq/images/Documentos/mod4a
nalisisinform.pdf
http://www.campus.fi.unju.edu.ar/courses/SSJ0001320082AP018/docu
ment/Teoria/TecnicasRecopilacionDeInformacion.pdf?cidReq=SSJ000132
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