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ADMINISTRACIN DEL TIEMPO EN EL TRABAJO

Para mis alumnos del MOP



Patricio Sols Daz
Ingeniero en Administracin
Relator
E Mail: E Mail: alumnos alumnos patriciosolis@gmail.com patriciosolis@gmail.com Fonos: 7855988 9 98294075 Fonos: 7855988 9 98294075
15 aos Capacitando al Factor Humano
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MOD&LO I
LA PLANI'ICACIN E'ECTI(A DEL TIEMPO LABORAL
1) TIEMPO DE CALIDAD PARA &NA PLANI'ICACIN E'ICA*
La forma como usas el tiempo define quin eres, ms a!n
que lo que dices, lo que "istes, lo ami#os que eli#es, lo que
piensas$ Muc%a #ente dice al#o & %ace lo contrario, por e'emplo:
muc%a #ente identifica a su familia como el aspecto ms
importante de su "ida & sin em(ar#o, in"ierte mu& poco tiempo en
acti"idades familiares$ )u compromiso para administrar tu tiempo
es realmente un compromiso conti#o mismo & con lo que es
importante en tu "ida$
*n apro"ec%amiento adecuado del tiempo permite disfrutar de
su tra(a'o & su descanso$ La autodisciplina si#nifica fuer+a de "oluntad para %acer las
cosas que de(en %acerse antes que las queremos %acer porque nos son ms fciles o
a#rada(les$ Enfrentarnos a los asuntos en "e+ de posponerlos, nos dar ms tiempo para
%acer las cosas$
,uesto que es nuestro tiempo lo que estamos #astando, somos nosotros quienes
de(emos dominarlo, & ni de'ar que l nos domine$ - nade podr dominar su tiempo
mientras no est primero dispuesto a dominarse a s. mismo$
Taller
/0u otras acti"idades podr.a reali+ar usted si administrara me'or su tiempo1
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+) MITOS DEL &SO E'ICIENTE DEL TIEMPO
2.1 El mito de la actividad: 2El e'ecuti"o ms lleno de tra(a'o es el ms eficiente2$ 3e
confunden los resultados con la acti"idad4 para no lle#ar a nin#una parte$
2.2 El mito del hombre equipo: 25uanto ms alto sea el ni"el en que se mane'an los
asuntos, tanto me'or2$ 3e re#atea la dele#aci6n & se pretende %acer las cosas uno mismo
7para estar en todo2: in"adiendo puestos, aplastando personalidades & matando
moti"aciones$
2.3 El mito de la decisin aplazada: 28a& que apla+ar las decisiones %asta %a(er
recopilado todos los datos2$ Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide$
2.4 El mito del indispensable: 2Los resultados son directamente proporcionales al
"olumen de tra(a'o in"ertido, as. que &o tra(a'o 95 %rs$ diarias2$ 3e centra le inters en
tra(a'ar ms, en "e+ de tra(a'ar me'or$
2.5 El mito de ahorra tiempo: 28a& que a%orrar tiempo a tra"s de soluciones sencillas &
fciles2$ 3e re#atea el tiempo que se de(e emplear en asuntos dif.ciles, tratndolos de
manera superficial, de modo que se est condenado a repetir lo que sali6 mal$
2. El mito de traba!ar contra el tiempo: 2El tiempo presiona al e'ecuti"o: se le %ec%a
encima2: EL ms preciosos recurso queda con"ertido en estor(o & o('eto de
'ustificaciones$
Taller
3e:ale el o los mitos que lo identifican:
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,) DESPERDICIADORES DEL TIEMPO
Es cualquier cosa que impida que un e'ecuti"o alcance sus o('eti"os de la manera ms
efecti"a posi(le$ Los ;esperdiciadores de tiempos se di"iden en e<ternos, si son
pro"ocados por otras personas, o internos si son pro"ocados por nosotros mismos$
3.1 "esperdiciadores de tiempo e#ternos
E<cesi"o flu'o de papeles
)elfono
Fallas de comunicaci6n
=nformaci6n >Falta?e<ceso@
3.2 "esperdiciadores de tiempo internos
Falta de prioridades & planes
A('eti"os no claros
;e'ar cosas para despus
=ntentar %acer muc%as cosa a la "e+
Falta de autodisciplina
Falta de %a(ilidad & conocimientos
Taller
=dentifique los desperdiciadores de tiempo e<ternos & los internos que afectan su #esti6n diaria:
-
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$denti%icacin de h&bitos personales
.
8a+ dos listas identificando tus propios 7enemi#os del tiempo2$ 8a+ una de los enemi#os e<ternos & otra
lista de los enemi#os internos$
Enemigos Internos Enemigos Externos
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*na "e+ que &a lo#raste identificar a tus 7enemi#os2 enlista las posi(les soluciones para cada uno de
ellos$
Soluciones
Lista 9 Lista 2
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-) &SO ADEC&ADO DEL TIEMPO
4.1 'laneacin de las actividades
,uedo reali+ar una planificaci6n efica+ si:
Be"iso mis metas & esta(le+co tareas diarias espec.ficas
;etermino el tiempo que tomar reali+ar cada tarea
Cnticipo los o(stculos a los que enfrentar
Ar#ani+o mis tareas por orden de
prioridad
4.2 (rganizar las actividades
,rioridad C: 7=mprescindi(le de %acerse2
,rioridad D: 2;e(e %acerse2
,rioridad 5: 2;esea(le de %acer2
Taller
5onfecciona una lista de tus acti"idades diarias & lue#o identifica su prioridad:
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MOD&LO II
OR1ANI*ACIN DEL TRABAJO DIARIO PARA LA
E'ICIENCIA LABORAL
1) CLA(ES PARA 2ACER RENDIR EL TIEMPO
,odemos identificar dos cla"es que nos a&udan a lo#rar me'ores resultados en el uso
del tiempo como recurso disponi(le por las personas que la(oran en una empresa$
"istinguir lo importante de lo
urgente.
"etenerse a buscar nuevos )
me!ores m*todos de traba!o.

Me'or que %acer muc%as cosas en poco tiempo, es incrementar el "alor del tiempo,
or#ani+ando nuestras tareas con el pensamiento puesto en los o('eti"os & la acci6n
orientada a las tareas importantes$
Taller
=dentifique las tareas ms importantes que usted de(e reali+ar durante su 'ornada la(oral:
3
La idea es incrementar el valor del tiempo
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+) LA IMPORTANCIA (4S LA &R1ENCIA
Frente a lo importante 7actuamos2, ante la ur#encia 7reaccionamos2$
5asi siempre las tareas ur#entes pro"ienen de la iniciati"a de otros, en cam(io las
importantes son de nuestra propia iniciati"a, & #eneran la ma&or parte de nuestra
producti"idad$
,or otra parte las tareas importantes son aquellas que tienen relaci6n con los propios
o('eti"os, & las ur#entes con o('eti"os a'enos$
+areas importantes
> acci6n creati"a para poner en prctica nuestras
iniciati"as o apro"ec%ar oportunidades @
+areas urgentes
> reacci6n frente a lo que no puede esperar @
Ccci6n
Euestros o('eti"os
=ndependencia
3atisfacci6n profesional
C"ance en el tra(a'o
;esarrollo inno"ati"o
Duscar nue"os clientes
5rea nue"os sistemas de tra(a'o
Cctuali+ar conocimientos
Belacionarse
,ro&ecto de nue"as ideas
,lanificar
Beacci6n
A('eti"os a'enos
Estrs
3alir del paso
=nterrupciones
=mpre"istos
Fencimientos
D!squeda de cosas e<tra"iadas
Beuniones
7Cpa#ar incendios2
Beparaciones ur#entes
Fisitas no anunciadas
Llamadas reci(idas.
,-e han pedido alguna vez un traba!o ./0per 1rgente2
) despu*s han pasado semanas sin ir a retirarlo3
Las ur#encias que imponen la presi6n del am(iente & tam(in las autoimpuestas nos
atrapan, muc%as "eces, con la complicidad de una escasa autoestima$
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'or ello cabe preguntarse:
/0ue parte de mi tiempo dedico a las tareas
necesarias para la consecuci6n de mis
o('eti"os & cuantas %oras al d.a paso
7apagando incendios21
En la medida en que se oriente %acia los o('eti"os & no %acia los pro(lemas, pasar
de la eficacia a la eficiencia & las ur#encias sern cada "e+ menos frecuentes$
4atriz de 5ove)
1rgente 6o 1rgente

7ecuadro $
Ccti"idades:
5risis
,ro(lemas apremiantes
Ccti"idades en Betraso
7ecuadro $$
Ccti"idades:
,re"enci6n
5onstruir relaciones
Beconocer oportunidades
,lanificaci6n
Becreaci6n

7ecuadro $$$
Ccti"idades:
=nterrupciones
Llamadas
Beunionitis a#uda
5iertos informes
7ecuadro $8
Ccti"idades:
)ri"ialidades
5iertos correos
Cl#unas llamadas
,rdida de tiempo
Ccti"idades a#rada(les
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Csuntos inmediatos
,opulismos
>'ue#os del computador@
5%atear & en"iar cadenas
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La ma&or.a de los tra(a'adores, "i"en en el me'or de los casos instalados en el
cuadranteG=, que (ien podr.a llamarse el 7cuadrante del estrs2 porque a(ordan los
temas importantes con la premura de la ur#encia, & &a sa(emos que la prisa se lle"a
mal con la calidad$
Atros "i"en a#o(iados en el cuadranteG=== porque ni siquiera distin#uen lo que es
importante de lo que no lo es, al#o que les condena irremedia(lemente a llenar su
a#enda con temas ur#entes que, como re#la, no son los importantes$ /Es tu caso1
/)e suena1 /,ero qu %acer con esto1
,rimero %a& que definir (ien lo que llamamos 7ur#ente2 e 7importante7$ La 7ur#encia2
e<iste cuando al#uien 7de peso2 >cliente, pro"eedor o el H'efeH, nos reclama al#o en un
pla+o inmediato$ Es decir, para que al#o sea ur#ente %a de %a(er al#uien 7importante2 que
te pide una cosa con un pla+o determinado que est mu& cerca >o incluso, se %a "encido@$
Lo 7importante7, tiene que "er con los
resultados$ 3i al#o es importante, entonces
tiene un impacto rele"ante en los resultados
& en el futuro de la empresa, o dic%o de otro
modo, es lo que marca la diferencia$
5omo se puede apreciar, lo 7ur#ente2 siempre tiene una cara o una persona
reclamando, adems de ser al#o puntual & fcilmente identifica(leI pero lo importante es
ms in"isi(le & am(i#uo, no implica que al#uien te #rite al o.do 7dame lo m.o &a2 >esto
con"ierte en ur#ente cualquier cosa@, & tampoco %a& un pla+o fi'o de entre#a, lo que
si#nifica que puede posponerse eternamente$
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,ues (ien, %a& un tipo de tareas que por su comple'idad & naturale+a
estrat#ica %an de #estionarse siempre en el cuadranteG== >2importanteGno ur#ente2@, es
decir, se tienen que sacar del = >2importanteGur#ente2@ para %acerse realmente (ien$
- lo que es ms interesante, mientras me'or
las trates en el cuadranteG==, ms
desa%o#ado de'as el =, & por lo tanto,
menos estrs porque act!as de un modo
ms pre"enti"o en lu#ar de 7apa#aGfue#os2$
Esto es as. porque el cuadranteG== (ien
podr.a reci(ir el nom(re de 7cuadrante
pre"enti"o7@$
La inno"aci6n es casi por definici6n una de esas tareas que de(en #estionarse
siempre como 7importantes pero no ur#entes2$ 5omo tam(in lo son:
9@ la refle<i6n estrat#ica so(re el tipo de empresa que se quiere ser >para sa(er a qu decir que no@$
2@ la (!squeda & selecci6n minuciosa del personal$
J@ la creaci6n & #esti6n de una s6lida (ase de conocimientos de la empresa o,
4@ tareas %a(itualmente su(estimadas como el dise:o de una (uena p#inaGKe(, entre otras$
3i #estionamos la inno"aci6n con ur#encia >porque %a ca.do drsticamente la
facturaci6n & no tenemos con qu pa#ar a los empleados o porque un cliente importante
nos ad"ierte que se ir a la competencia si no (a'amos precios o le me'oramos el
producto@, lo ms pro(a(le es que las soluciones no sean las me'ores, & si#amos
alimentando el c.rculo "icioso de la ur#encia$
,ara que este tipo de estrate#ia se
con"ierta en un %(ito, es altamente
recomenda(le usar este cuadrante de
administraci6n del tiempo tam(in en la
"ida personal$
Vivirs me!or"
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7ecomendacin %inal
,ara entenderla (ien, nada como %acer una prctica: %a+ un anlisis de todo lo que
%as %ec%o a&er, colocando cada tarea en el cuadrante que corresponde$ Lue#o anali+a lo
que %a pasado & act!a en consecuencia$ )am(in puedes %acerlo clasificando los correos
que %as reci(ido a&er$ E'erc.talo, si quieres "er su utilidad$
5uando aprendes a clasificar
automticamente se#!n te sur#en tareas
por =M,AB)CE5=C - *BLEE5=C, te dars
cuenta del pro(lema que tienes & podrs
poner remedio para corre#irlo$
7ecomendamos una regla general:
Taller
5onfeccione su propia Matri+ de 5o"e&, a partir de las tcnicas ense:adas:
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,) EL SECRETO DE LA ENER17A
Cqu. nos encontramos frente a uno de los misterios del tiempo: as. como la misma
temperatura no siempre produce i#ual sensaci6n trmica, la sensaci6n del paso del tiempo
es tam(in "aria(le$
3entimos que el tiempo se acorta cuando
%acemos al#o que nos a#rada$ Cdems esas
%oras 7se pasan volando2 & rinden muc%o ms
que las lar#as & tediosas %oras en las que
%acemos las cosas con desa#rado$

El rendimiento del tiempo depende de la ener#.a que aplicamos, & la ener#.a aumenta
con el entusiasmo & la concentraci6n$
,or eso, el secreto del rendimiento del tiempo se encuentra en la re#la que indica:
7La #elicidad no es $acer lo %ue %uieres& sino %uerer lo %ue $aces2$
Taller
=dentifique las tareas que usted considera ms a#rada(les & las tareas ms desa#rada(les de su
tra(a'o diario:
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-) LA CONCENTRACIN
,or insi#nificante que pueda parecer al#o que se %ace, es (ueno poner la mente s6lo
en ello$
,ara que la concentraci6n aporte la ener#.a
necesaria, %a& que e"itar las interrupciones$

Cl iniciar una tarea o una reuni6n, ten#a listo todo lo que "a a necesitar:
documentos, facturas, estad.sticas, calculadora, papel, diccionario, etc$
Taller
=dentifique los materiales e informaci6n que de(er.a lle"ar a su pr6<ima reuni6n:
.) M8TODOS DE TRABAJO
1.
'lgo %ue se interrumpe ( se reanuda& %ueda lleno de nudos.
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3e recomienda, de "e+ en cuando 7parar2 & tomarse el tiempo necesario para dedicar
tiempo a la (!squeda de nue"os & me'ores mtodos de tra(a'o$
C continuaci6n deseamos entre#ar al#unos conse'os !tiles que pueden me'orar su
eficiencia en el tra(a'o$
a9 6o se complique la vida
E<iste la creencia que 7las cosas valen ms si son ms comple!as2, si esto lo
lle"amos al tra(a'o nos damos cuenta que en ocasiones 7adornamos2 las cosas ms
de lo necesario, incluimos informaci6n o datos que no %an sido solicitados$
b9 5ontrolar los controles
*n aumento e<cesi"o de controles s6lo demora el proceso, atrasan los documentos &
frente a la insistencia de quienes los solicitan, terminamos siendo autori+ados &?o
firmamos sin la re"isi6n que se espera$
c9 'inte %ondos
5uando no tenemos la inspiraci6n para crear nue"os mtodos de tra(a'o, o nue"os
pro&ectos, se recomienda dedicar el tiempo a tareas rutinarias, a(urridas & fciles$
)odos tenemos estos d.as sin ideas, pero si los usamos para otras acti"idades no
%emos perdido el tiempo$
d9 d9 El tiempo a nuestro %avor El tiempo a nuestro %avor
La idea de 7tra)a!ar contra el tiempo2 refle'a con l una relaci6n ne#ati"a, que no
corresponde &a que el tiempo no es nuestro enemi#o & podemos ponerlo de nuestro lado$
;e a%. "iene la parado'a de que la ma&or.a de las personas que tiene dinero, son
po(res en tiempo, al no ser due:os de su tiempo, no tienen autntica independencia
econ6mica$
El dinero es un recurso reno"a(le, pero el tiempo no lo es, de manera que quienes %an
alcan+ado un ni"el ra+ona(le de prosperidad econ6mica, se %ar.an un #ran fa"or si tratan
de ser pr6speros tam(in en el tiempo$
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0) CONSEJOS 9TILES EN LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO
9$ 3iempre %a#a primero lo ms importante$
5uando el cansancio apare+ca las tareas importantes &a estn terminadas$
2$ Beser"e las %oras de menos interrupciones para las tareas que le e<i'an ma&or
concentraci6n$
J$ C#rupe las tareas similares, por e'emplo: las llamadas telef6nicas, las salidas a terreno,
etc$
4$ Becuerde que para que una reuni6n sea producti"a, de(e ser (re"e, con o('eti"os
claros & en ellas de(en tomarse decisiones que lue#o se lle"en a la prctica$
5$ ,lanifique las salidas, teniendo en cuenta el trfico, los 7tacos2 & tiempos de traslado$
M$ ;ele#ue las tareas & acti"idades, %a& tareas que puede dele#ar en otras personas & el
tiempo que emplee en ense:arlas, se recuperar rpidamente$
7$ Me'ore el rendimiento de sus %oras de sue:o$
8$ Llame por telfono antes de salir a los lu#ares donde de(e ir, de esta forma se ase#ura
que no ir en "ano$
9$ 3implifique sus tareas$

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3) CREACIN : MANEJO DE &NA A1ENDA DIARIA
Taller
C partir de las instrucciones del Belator, confeccione su a#enda de ma:ana$
*unio
24
Lunes
8 444444444444444444444444444444444444444444$$
444444444444444444444444444444444444444444$$
9 444444444444444444444444444444444444444444$$
444444444444444444444444444444444444444444$$
90444444444444444444444444444444444444444444$$
444444444444444444444444444444444444444444$$
99444444444444444444444444444444444444444444$$
444444444444444444444444444444444444444444$$
92 444444444444444444444444444444444444444444$$
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TALLER DE APLICACIN
MATRI* DE CO(E:
Eom(re: NNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNN
Estimado participante, re#istre en la +atri, de Cove( sus acti"idades la(orales de un d.a de tra(a'o,
clasificndolas se#!n lo aprendido en la capacitaci6n:
1rgente 6o 1rgente




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