Manual Dptonomina2013

UNIVERSIDAD DE ORIENTE
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCIN DE ORGANIZACIN Y SISTEMAS
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA

EL DEPARTAMENTO DE NMINA DE LA
VERSIN 1.0
MAYO 2013
MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
PARA EL DEPARTAMENTO DE NMINA
DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
VIGENCIA Y APROBACIN
Cdigo: R-DGP-03-10-I
Pg.: 2 de 74
Fecha: 09 de Mayo 2013
Este Manual elaborado por la Direccin de Organizacin y Sistemas en

coordinacin con el Departamento de Nmina, adaptado a los lineamientos exigidos
por el Ministerio de Finanzas a travs del Sistema Integrado de Gestin y Control
de las Finanzas Pblicas (SIGECOF), entrar en vigencia cuando sea discutido y
aprobado por el Consejo Universitario.
Para efectos de actualizacin, este instrumento ser evaluado cada ao por esta
Direccin, con el objetivo de mantener la pertinencia y apego a las Normas
internas, a la vigente legislacin y evitar as su rpida obsolescencia.
Elabora
Revisa
Aprueba
Departamento de
Sistemas y Procedimientos
Director DOSI
Consejo Universitario
Versin 1.0
SEGURIDAD Y PROTECCIN
Pg.: 3 de 74
El presente Manual y su contenido, es para uso interno de la Universidad de

Oriente. Por tal motivo, salvo instrucciones diferentes, el mismo no puede ser
modificado total o parcialmente sin la autorizacin expresa de la Direccin de
Organizacin y Sistemas, de conformidad con lo dispuesto en el vigente Manual de
Elaboracin y Control de Documentos. La inobservancia a sta disposicin, ser
sancionada de acuerdo a lo contemplado en el vigente Manual de Normas y
Procedimientos del Rgimen Disciplinario de la Institucin, sin perjuicio de las
responsabilidades civiles y/o penales que la legislacin aplicable sobre la materia
establezca.
Versin 1.0
TABLA DE CONTENIDO
Pg.: 4 de 74
PG.
VIGENCIA Y APROBACIN...
SEGURIDAD Y PROTECCIN..
OBJETIVO Y ALCANCE.........
BASE LEGAL.......
GLOSARIO........
NORMAS....
13
Generales...
13
Para la tramitacin del Beneficio Bono de Alimentacin para el

personal activo de la Universidad de Oriente..
14
Para la tramitacin del Beneficio Bono de Salud y Familiar para el personal

jubilado y pensionado de la Universidad de Oriente.....
14
Para la tramitacin del Beneficio Bono de Doctor en la Universidad de

Oriente
15
Para la tramitacin del Beneficio Socorro Mutuo al personal obrero y

montepo al personal administrativo de la Universidad de Oriente..
16
Para el registro y trmites de los Embargos Judiciales
16
Para la Elaboracin de la Nmina..
17
Para la elaboracin y registro de las Retenciones en la Nmina.
18
PROCEDIMIENTOS....
19
Para la tramitacin del Beneficio Bono de Alimentacin para el

personal activo de la Universidad de Oriente..
19
Para la tramitacin del Beneficio Bono de Salud y Familiar para el personal

jubilado y pensionado de la Universidad de Oriente.....
25
Para la tramitacin del Beneficio Bono de Doctor en la Universidad de

Oriente
31
Para la tramitacin del Beneficio Socorro Mutuo al personal obrero y

montepo al personal administrativo de la Universidad de Oriente.
33
Versin 1.0
TABLA DE CONTENIDO
Pg.: 5 de 74
Para el registro de los Embargos Judiciales y trmites de cancelacin a

travs de la Clave 516..
42
Para el registro de los Embargos Judiciales y trmites de cancelacin

por rdenes de Pago...
52
Para la Elaboracin de la Nmina..
62
Para la elaboracin y registro de las Retenciones en la Nmina.
70
Versin 1.0
OBJETIVO Y ALCANCE
Pg.: 6 de 74
OBJETIVOS
El presente Manual tiene como propsito plantear y establecer de manera
sistemtica
concreta
cada
una
de
las
Normas
Procedimientos
Administrativos necesarios para la preparacin y elaboracin de la Nmina de

Pago
del
Personal
Activo,
Jubilado
Pensionado,
Retenciones
por
Asignaciones, Incorporaciones o Desincorporaciones de Personal de la Nmina,

Embargos Judiciales, Solicitud del Bono de Alimentacin, Montepo y Socorro
Mutuo del personal que labora para la Universidad de Oriente en el marco de las
vigentes regulaciones legales y en especial adaptar stos a los lineamientos
establecidos por el Sistema Integrado de Gestin y Control de las Finanzas
pblicas (SIGECOF) del Ministerio de Finanzas.
Determinar los niveles de responsabilidad que deben emplearse a los fines
de asegurar un adecuado control interno y externo por parte de los organismos

competentes.
ALCANCE
El presente Manual de Normas y Procedimientos es aplicable a todas las Unidades
de Nmina de la Universidad de Oriente, abarca desde la elaboracin de la Nmina,
hasta el control posterior de la misma.
Versin 1.0
BASE LEGAL
Pg.: 7 de 74
CONSTITUCIN DE LA REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

(Gaceta Oficial N 36.860, de Fecha 30 de diciembre de 1999)
LEY ORGNICA DE LA ADMINISTRACIN PBLICA
(Gaceta Oficial N 5.890, de Fecha 15 de julio de 2008)
LEY
ORGNICA
DEL
TRABAJO,
LAS
TRABAJADORAS
LOS
TRABAJADORES
(Gaceta Oficial N 6.076, de fecha 07 de mayo de 2012)
LEY ORGNICA PROCESAL DEL TRABAJO
(Gaceta Oficial N 37.504 de fecha 13 de agosto de 2002)
LEY ORGNICA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
(Gaceta Oficial N 2.818 de fecha 01 de julio de 1981)
LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Y DEL
SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL
(Gaceta Oficial N 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001)
LEY ORGNICA DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL
(Gaceta Oficial N 37.600 de fecha 30 de diciembre de 2002)
LEY DE CARRERA ADMINISTRATIVA
(Gaceta Oficial (Extraordinaria) N 1.745 de fecha 23 de mayo de 1975)
REGLAMENTO DE LA LEY ORGNICA DEL TRABAJO
(Gaceta Oficial N 38.426 de fecha 28 de abril de 2006)
Versin 1.0
BASE LEGAL
Pg.: 8 de 74
REGLAMENTO DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE

ORIENTE
(Gaceta de la Universidad de Oriente N 009 de fecha octubre diciembre de 1976)
REGLAMENTO GENERAL DE LA LEY DE CARRERA ADMINISTRATIVA
(Gaceta Oficial N 36.630 de fecha 27 de enero de 1999)
REGLAMENTO DE LA LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE
LA REPBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL
(Gaceta Oficial N 39.240 de fecha 12 de agosto de 2009)
VIGENTES CONVENCIONES COLECTIVAS DE TRABAJO DE LOS DOCENTES
Y DE INVESTIGACIN, PERSONAL ADMINISTRATIVO Y OBRERO DE LA
Versin 1.0
GLOSARIO
Pg.: 9 de 74
Boletines de Modificacin: Documento realizado por las Unidades de Nmina de

la Universidad de Oriente que materializa las actualizaciones que se originen con
respecto al Cargo que desempee un trabajador, ya sea a peticin del mismo o de
la Institucin.
Cambio de Denominacin de Cargo: Es el movimiento de personal originado por
las variaciones que pueden presentar Cargos de acuerdo a las necesidades de la
Universidad.
Cargo: Unidad bsica que expresa la divisin del trabajo de cada Unidad
Organizativa y comprende un conjunto de responsabilidades, funciones y tareas
asignadas por una autoridad competente al trabajador, cuya efectiva realizacin
constituye la base principal de su remuneracin y contemplados en el Manual
Descriptivo de Cargos de la OPSU.
Convencin Colectiva de Trabajo: Es aquella que se celebra entre uno o varios
sindicatos, federaciones o confederaciones sindicales de trabajo, de una parte, y
uno o varios patronos o sindicatos o asociaciones de patronos, de la otra, para
establecer las condiciones conforme a las cuales se debe prestar el trabajo, los
derechos y obligaciones que correspondan a cada una de las partes.
Compensacin: Asignacin monetaria que se otorga al trabajador por el
rendimiento o mrito en el desempeo del Cargo o Puesto de Trabajo. En la escala
de tarifa mltiple, la compensacin salarial es la diferencia entre la tarifa intermedia
o mxima de cada nivel o grado y el sueldo o salario mnimo inicial del mismo.
Cuadre de Nmina: Es la verificacin en fsico y digital de que todas las
asignaciones y deducciones aplicadas a la nmina de la Universidad de Oriente
coincidan con los boletines de modificacin.
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GLOSARIO
Pg.: 10 de 74
Dependencia: Componente orgnico y funcional que forma parte de la Universidad.

Egreso de Nmina: Acto administrativo que emana de la autoridad competente,
mediante el cual se aprueba el retiro de un funcionario de la Nmina de la
Universidad de Oriente.
Ingreso: Es el proceso originado por la incorporacin de una persona a ocupar un
Cargo dentro de la Institucin.
Jubilacin: Es el proceso originado por el cese de las funciones de un trabajador
que ha cumplido con los requisitos establecidos en el Reglamento de Jubilaciones y
Pensiones para el personal de la Universidad.
Listados de Formas Pago: Es el listado resumen donde se especifica el tipo de
personal, el banco en el cual se realizar el depsito y el Ncleo respectivo para el
pago de la Nmina.
Manual: Documento de fcil manejo en el que se concentran sistemticamente una
serie de elementos de carcter administrativo, a los fines de orientar y uniformar la
conducta de los miembros de la Universidad de Oriente.
Manual de Normas y Procedimientos: Constituye la expresin analtica de los
Procedimientos administrativos, a travs de los cuales se canaliza la actividad
operativa de la organizacin, adems del enunciado de normas de funcionamiento
bsicas a las cuales debern ajustarse los miembros de la misma. Contienen
normas, Procedimientos, flujogramas y formularios utilizados en cada actividad.
Movimiento de Personal: Es la accin de ubicar el personal ocupante de un Cargo,
de acuerdo con las modificaciones que experimenta la relacin laboral, tales como:
ingresos o reingresos, cambio en el cargo, ascenso, cambio de denominacin, entre
otros.
Versin 1.0
GLOSARIO
Pg.: 11 de 74
Normas: Son las reglas establecidas dentro de la Institucin para regular las
diferentes actividades que definen el funcionamiento de la misma.
Pre Nmina: Listado preliminar de Nmina.
Procedimiento: Es la descripcin lgica de un conjunto de operaciones.
Primas Regulares o Permanentes: Asignacin monetaria fija que forma parte de la
remuneracin del personal docente y de investigacin, empleado u obrero; la
Institucin la establece por la naturaleza de sus actividades o la ndole del servicio
que presta.
Retenciones: Deduccin que se hace del Sueldo o Salario establecida por una Ley
o por su Reglamento, representada por impuestos estimados o contribuciones que
el empleador debe retener y enterar a las autoridades fiscales o depositar en los
fondos de ahorro correspondientes.
SIGECOF: Sistema Integrado de Gestin y Control de las Finanzas Pblicas.
Traslado: Es el movimiento de personal originado por la transferencia de un
trabajador por razones de servicio o salud para ocupar un Cargo vacante, de similar,
igual o diferente categora ubicado en otra Dependencia y/o Unidad dentro de la
Unidades de Computacin: Son aquellas Unidades Administrativas encargadas de
prestar servicios informticos en la Institucin.
Unidades de Nmina: Son aquellas Unidades Administrativas encargadas de
prestar servicios de control y pago de Sueldos y Salarios en la Institucin.
Versin 1.0
GLOSARIO
Pg.: 12 de 74
Unidades de Personal: Son aquellas Unidades Administrativas encargadas de la

organizacin y control de los Recursos Humanos en la Institucin.
Unidades de Presupuesto: Son aquellas Unidades Administrativas encargadas del
control Presupuestario de la Institucin.
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NORMAS
Pg.: 13 de 74
GENERALES
1. El personal adscrito al Departamento o Seccin de Nmina debe suministrar la
informacin que requiera cualquier funcionario de manera respetuosa y cordial.
2. Debe llevarse un control de los reclamos que lleguen al Departamento o
Seccin de Nmina, a fin de dar respuestas inmediatas que permitan la
conformidad del funcionario que as lo solicite.
3. Todos los Boletines de Modificacin que alteren la Nmina deben cumplir con la
ruta establecida. En el caso de las asignaciones, los boletines deben ir a la
Direccin de Presupuesto para ser avalados y en el caso de las deducciones
ser introducidos al Sistema de Nmina directamente por el Departamento de
Nmina.
4. Al momento de realizar un Boletn de Modificacin, se debe verificar que la
informacin est acorde a la documentacin requerida para la elaboracin del
mismo.
5. Antes de proceder al ingreso de datos contentivos en el Boletn de Modificacin
al Sistema de Nmina, se debe verificar detalladamente la informacin con la
finalidad de evitar errores en los clculos.
6. Todo Boletn de Modificacin debe estar acompaado del Oficio y soportes que
originaron tal movimiento.
7. Los Boletines de Modificacin se deben elaborar de acuerdo al tipo de personal
y Convencin Colectiva respectiva.
Versin 1.0
NORMAS
Pg.: 14 de 74
8. Los Jefes de las Secciones de Nmina deben verificar que la suma total de la
Nmina del Ncleo tenga concordancia con los Boletines de Modificacin de
Nmina que la respaldan, antes de ser enviada al Departamento de Nmina
para su consolidacin.
9. El Jefe del Departamento de Nmina debe verificar que la suma total de la
Nmina de la Universidad de Oriente coincida con los Boletines de Modificacin
de Nmina que la respaldan, con el monto total del listado definitivo de Nmina
en digital y con el listado definitivo de Nmina impreso, antes de ser enviado a
la Direccin de Personal para dar inicio a los trmites de su cancelacin.
PARA LA TRAMITACIN DEL BENEFICIO BONO DE ALIMENTACIN

PARA EL PERSONAL ACTIVO DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
10. Para solicitar la expedicin, bloqueo, desbloqueo o reexpedicin de la Tarjeta
de Alimentacin as como la actualizacin de datos del funcionario, el
Departamento de Nmina debe regirse por los procedimientos internos que
brinda la empresa proveedora del servicio del Bono de Alimentacin en conjunto
con la Normativa que establece la Universidad de Oriente.
PARA LA TRAMITACIN DEL BENEFICIO BONO DE SALUD Y

FAMILIAR PARA EL PERSONAL JUBILADO Y PENSIONADO DE LA
11. Se debe otorgar el Beneficio de Bono de Salud y Familiar a todo el personal
jubilado y pensionado de la Universidad de Oriente, de acuerdo a lo establecido
en las vigentes leyes y reglamentos que rigen la materia.
Versin 1.0
NORMAS
Pg.: 15 de 74
12. Los aspectos no contemplados en este conjunto de Normas, sern resueltos por
el Consejo Universitario, en concordancia con lo establecido en las vigentes
leyes y reglamentos que rigen la materia.
PARA LA TRAMITACIN DEL BENEFICIO BONO DE DOCTOR EN LA

13. El funcionario debe consignar a la Direccin o Delegacin de Personal y al
Departamento de Registro y Estadsticas en el Rectorado, los recaudos
correspondientes, a efecto de actualizar el Expediente y se inicien los trmites
pertinentes para el goce del beneficio Bono de Doctor.
14. El beneficio Bono de Doctor debe ser cancelado a partir del momento de
consignar el ttulo autenticado en las Dependencias correspondientes.
15. Para gozar del beneficio Bono de Doctor, el funcionario debe ser Docente o
Personal Administrativo fijo de la Institucin.
16. Por ser un beneficio que se cancela una vez al ao, al momento del pago, se
verifica que los datos incluidos en el Sistema coincidan con los que aparecen en
el listado de pago.
17. En el caso en que la cancelacin del beneficio incluya un Ejercicio Fiscal
anterior, se debe proceder a elaborar una Orden de Pago a nombre del docente
beneficiario en las que se anexa copia del Oficio emanado de la Direccin de
Personal autorizando dicha cancelacin.
Versin 1.0
NORMAS
Pg.: 16 de 74
PARA LA TRAMITACIN DEL BENEFICIO SOCORRO MUTUO AL

PERSONAL OBRERO Y MONTEPO AL PERSONAL ADMINISTRATIVO
18. Gozarn del beneficio Montepo y Socorro Mutuo aquellos beneficiarios que en
sus Convenios de Trabajo as lo establezcan.
19. A efectos de realizar el descuento por concepto de Montepo o Socorro Mutuo el
Sindicato respectivo debe elaborar un Oficio, el cual debe llevar anexo los
siguientes recaudos: copia del acta de matrimonio o concubinato, acta de
defuncin, copia de la Carga Familiar, copia de cdula de identidad del
beneficiario y fallecido, nombre del banco y nmero de cuenta en la cual se va a
efectuar el depsito (en caso de que el beneficiario de Montepo o Socorro
Mutuo sea alguien ajeno a la Universidad de Oriente).
PARA EL REGISTRO Y TRMITES DE LOS EMBARGOS JUDICIALES

20. Se debe enviar al Tribunal de Menores el ltimo Estado de Cuenta de Nmina
del funcionario a aplicarle el descuento por Embargo Judicial, a fin de que este
Ente dictamine el porcentaje a descontar.
21. El Tribunal de Menores debe determinar si el descuento por Embargo Judicial
se efectuar sobre el Salario Normal o Salario Integral del funcionario a
embargar.
22. Las Secciones de Nmina deben enviar al Departamento de Nmina una
comunicacin en la cual se relacionen aquellos funcionarios que les
corresponda el descuento por Embargo Judicial, a fin de llevar un control
consolidado de los mismos.
Versin 1.0
NORMAS
Pg.: 17 de 74
23. El Departamento de Evaluacin y Control de Personal o Delegacin de

Personal, segn sea el caso, debe enviar al Departamento de Nmina los
Oficios y Montos correspondientes al beneficio de Juguetes, tiles Escolares,
Beca o cualquier otro beneficio que sea incluido en los Embargos de los
funcionarios afectados.
24. Se deben enviar al Departamento o Secciones de Nmina, los Oficios donde se
especifican los Beneficiarios, el funcionario al que se le va a realizar la
deduccin, Ncleo al que pertenece, monto y forma de pago de acuerdo a la
Sentencia de Embargo.
PARA LA ELABORACIN DE LA NMINA

25. Los Oficios de la Direccin o Delegaciones de Personal, que generen una
modificacin a la Nmina, deben contener la informacin veraz del movimiento
(asignacin o deduccin) para elaborar el Boletn de Modificacin respectivo.
26. Los Boletines de Modificacin de la Nmina deben ser ingresados al Sistema de
Nmina slo por el Analista de Nmina encargado, quien tendr la autorizacin
de utilizar una clave de seguridad para el ingreso a la misma.
27. Los Boletines de Modificacin de la Nmina deben estar enumerados
correlativamente sin enmendaduras y/o tachaduras.
Versin 1.0
NORMAS
Pg.: 18 de 74
PARA LA ELABORACIN Y REGISTRO DE LAS RETENCIONES EN LA

NMINA
28. Las rdenes de Pago deben realizarse una vez liquidada la Nmina de cada
mes y deben estar desglosadas de acuerdo a la clave y concepto a cancelar por
mes.
29. Todas las Retenciones deben enviarse al Departamento de Contabilidad para
su registro respectivo.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 19 de 74
PARA LA TRAMITACIN DEL BENEFICIO BONO DE

ALIMENTACIN PARA EL PERSONAL ACTIVO
OBJETIVO
Descripcin de cada uno de los pasos a seguir para la Tramitacin del Beneficio
Bono de Alimentacin para el Personal Activo de la Universidad de oriente en la
ALCANCE
Desde que se reciben los Oficios donde se notifica el ingreso y egreso, retroactivos
y descuentos a la Nmina por concepto de Bono de Alimentacin, a realizar a los
funcionarios activos de la Universidad de Oriente, hasta que se informa al Jefe de
Nmina de cundo se efectuarn los abonos a las tarjetas de alimentacin.
PASOS A SEGUIR:
DEPARTAMENTO O SECCIN DE NMINA
Analista de Nmina
1.
Recibe de los Ncleos los Oficios donde se notifica el ingreso y egreso,

retroactivos y descuentos a la Nmina por concepto de Bono de Alimentacin,
a realizar a los funcionarios activos de la Universidad de Oriente. En el caso
del Personal Contratado, recibe del Departamento de Evaluacin y Control de
Personal los Oficios y listados con la informacin separada por Ncleo.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
2.
Pg.: 20 de 74
Ingresa a la Base de Datos donde se encuentran registrados todos los

funcionarios activos en Nmina de la Universidad de Oriente.
3.
Realiza las modificaciones correspondientes (das hbiles, ingresos y egresos

a la Nmina, retroactivos y descuentos) para el mes que se va a cancelar el
beneficio de alimentacin. En el caso del Personal Contratado, consolida la
informacin recibida en los Oficios y listados, con sus modificaciones
correspondientes.
4.
Imprime los listados donde se especifica el Ncleo y tipo de personal.
5.
Elabora dos (2) rdenes de Pago con cinco (5) copias cada una, a nombre de
la Empresa que presta el servicio de recarga de la Tarjeta de Alimentacin.
6.
Remite al Jefe de Nmina dos (2) rdenes de Pago con cinco (5) copias cada
una, a nombre de la Empresa que presta el servicio de recarga de la Tarjeta de
Alimentacin, anexando listados donde se especifica el Ncleo y tipo de
personal.
Jefe de Nmina
7.
Recibe dos (2) rdenes de Pago con cinco (5) copias cada una con sus
listados anexos.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
8.
Pg.: 21 de 74
Revisa dos (2) rdenes de Pago con cinco (5) copias cada una con sus
listados anexos. De estar todo en orden va al paso siguiente, de lo contrario
devuelve para sus correcciones. (Va al paso N 5).
9.
Firma y sella las dos (2) rdenes de Pago con cinco (5) copias.
10. Remite a la Secretaria dos (2) rdenes de Pago con cinco (5) copias cada una
firmadas y selladas a nombre de la Empresa que presta el servicio de recarga
de la Tarjeta de Alimentacin, con los listados anexos donde se especifica el
Ncleo y tipo de personal.
Secretaria
11. Recibe las dos (2) rdenes de Pago con cinco (5) copias cada una firmadas y
selladas a nombre de la Empresa que presta el servicio de recarga de la
Tarjeta de Alimentacin, con los listados anexos donde se especifica el Ncleo
y tipo de personal.
12. Asienta y enumera las rdenes de Pago en el Libro Correlativo de rdenes de

Pago.
13. Remite a la Direccin de Personal las dos (2) rdenes de Pago con cinco (5)
copias cada una firmadas y selladas, a nombre de la Empresa que presta el
servicio de recarga de la Tarjeta de Alimentacin y los listados anexos donde
se especifica el Ncleo y tipo de personal.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 22 de 74
DIRECCIN DE PERSONAL
Secretaria
selladas, a nombre de la Empresa que presta el servicio de recarga de la
Tarjeta de Alimentacin y los listados anexos donde se especifica el Ncleo y
tipo de personal.
15. Remite al Director de Personal las dos (2) rdenes de Pago con cinco (5)
Director de Personal
tipo de personal.
17. Revisa las rdenes de Pago. De estar todo en orden va al paso siguiente, de
lo contrario devuelve para sus correcciones (Va al paso 5).
18. Firma y sella las dos (2) rdenes de Pago con cinco (5) copias cada una.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 23 de 74
19. Remite dos (2) rdenes de Pago con cinco (5) copias cada una firmadas y
tipo de personal.
Secretaria
20. Recibe dos (2) rdenes de Pago con cinco (5) copias cada una firmadas y
tipo de personal.
21. Remite al Departamento de Nmina dos (2) rdenes de Pago con cinco (5)
DEPARTAMENTO DE NMINA
Secretaria
22. Recibe dos (2) rdenes de Pago con cinco (5) copias cada una firmadas y
tipo de personal.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 24 de 74
23. Introduce informacin de las rdenes de Pago en el Sistema Ruta de

Documentos dirigido a la Direccin de Presupuesto, nmero, monto, fecha y
concepto.
24. Procede a darle salida en el Sistema Ruta de Documentos a las rdenes de

Pago.
25. Archiva copia de la Orden de Pago en el Departamento de Nmina.
26. Enva dos (2) rdenes de Pago originales y cuatro (4) copias de cada una
anexas a la Direccin de Presupuesto para realizar los trmites pertinentes a
su cancelacin.
27. Notifica al Analista de Nmina que se le dio salida a las rdenes de Pago para
efectuar el depsito respectivo a la empresa que presta el servicio de recarga
de la Tarjeta de Alimentacin.
Analista de Nmina
28. Ingresa al Sistema para introducir los pedidos a la Empresa que presta el
servicio de recarga de la Tarjeta de Alimentacin.
29. Procede a ingresar la data en el Sistema para generar los Archivos

correspondientes.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 25 de 74
30. Ingresa a la Pgina Web de la Empresa para transferir la informacin

correspondiente.
31. Notifica a la Empresa el envo de la informacin y solicita cundo se efectuarn

los abonos a las tarjetas de alimentacin.
32. Informa al Jefe de Nmina de cundo se efectuarn los abonos a las tarjetas
de alimentacin.
33. Fin del Procedimiento.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 26 de 74
PARA LA TRAMITACIN DEL BENEFICIO BONO DE SALUD Y

FAMILIAR PARA EL PERSONAL JUBILADO Y PENSIONADO
EN LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
OBJETIVO
Describir los pasos para la Tramitacin del Beneficio Bono de Salud y Familiar para
el personal jubilado y pensionado en la Universidad de Oriente.
ALCANCE
Desde que se recibe el Oficio de la Direccin de Personal, donde se especifica la
informacin correspondiente para la cancelacin del Beneficio Bono de Salud y
Familiar hasta que se archiva copia de la Orden de pago en el Departamento.
PASOS A SEGUIR:
Secretaria
1.
Recibe Oficio mediante el cual se ordena desincorporar, del listado de Nmina

correspondiente al Bono de Alimentacin de activos, al funcionario jubilado o
pensionado.
2.
Remite al Jefe de Nmina Oficio mediante el cual se ordena desincorporar, del

listado de Nmina correspondiente al Bono de Alimentacin de activos, al
funcionario jubilado o pensionado.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 27 de 74
Jefe de Nmina
3.
Recibe el Oficio mediante el cual se ordena desincorporar del listado de

Nmina correspondiente al Bono de Alimentacin de activos, al funcionario
jubilado o pensionado.
4.
Revisa y remite al Analista de Nmina el Oficio mediante el cual se ordena

desincorporar del listado de Nmina correspondiente al Bono de Alimentacin
de activos, al funcionario jubilado o pensionado.
Analista de Nmina
5.
Recibe Oficio mediante el cual se ordena desincorporar, del listado de Nmina

correspondiente al Bono de Alimentacin de activos, al funcionario Jubilado y
Pensionado por Incapacidad. En el caso del ingreso a Nmina de los
Pensionados por Sobreviviente, procede a fotocopiar un ejemplar del Boletn
de Modificacin de Nmina correspondiente.
6.
Notifica al Analista Programador que existen modificaciones en la Nmina

correspondiente al beneficio Bono de Salud y Familiar. En el caso de las
Secciones de Nmina, deben enviar sus Nminas a travs del Sistema de
Nmina al Analista Programador en el Rectorado.
Analista Programador
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
7.
Pg.: 28 de 74
Recibe notificacin acerca de las modificaciones en la Nmina correspondiente

al beneficio Bono de Salud y Familiar.
8.
Efecta las modificaciones y consolida en la Nmina correspondiente al

beneficio Bono de Salud y Familiar.
9.
Genera la Nmina correspondiente al beneficio Bono de Salud y Familiar.
10. Remite al Analista de Nmina el Resumen de Formas Pago junto con el listado
de Nmina correspondiente.
Analista de Nmina
11. Recibe el Resumen de Formas Pago junto con el listado de Nmina
correspondiente.
12. Elabora el Cuadre de Nmina y Orden de Pago con los listados de Nmina.
13. Remite al Jefe de Nmina el Cuadre de Nmina y Orden de Pago con los
listados de Nmina.
Jefe de Nmina
14. Recibe el Cuadre de Nmina y Orden de Pago con los listados de Nmina.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 29 de 74
15. Revisa el Cuadre de Nmina y Orden de Pago con los listados de Nmina. Si
todo est correcto va al paso siguiente, de existir correcciones devuelve al
Analista de Nmina. (Va al paso 12).
16. Convalida mediante firma el Cuadre de Nmina y Orden de Pago con los
listados de Nmina.
17. Remite a la Secretaria el Cuadre de Nmina y Orden de Pago convalidados.
Secretaria
18. Recibe el Cuadre de Nmina y Orden de Pago convalidados.
19. Asienta y enumera en el Libro Correlativo de rdenes de Pago.
20. Procede a fotocopiar cinco (5) ejemplares de la Orden de Pago y dos (2) del
Cuadre de Nmina.
21. Entrega a la Secretaria de la Direccin de Personal el Cuadre de Nmina,

Orden de Pago convalidados, las cinco (5) copias de la Orden de Pago y una
(1) copia del Cuadre de Nmina para su firma y fines pertinentes.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 30 de 74
Secretaria
22. Recibe el Cuadre de Nmina, Orden de Pago convalidados, las cinco (5)
copias de la Orden de Pago y una (1) copia del Cuadre de Nmina.
23. Remite al Director de Personal el Cuadre de Nmina, Orden de Pago

convalidados, las cinco (5) copias de la Orden de Pago y una (1) copia del
Cuadre de Nmina.
copias de la Orden de Pago y una (1) copia del Cuadre de Nmina.
25. Revisa el Cuadre de Nmina, Orden de Pago convalidados, las cinco (5)
copias de la Orden de Pago y una (1) copia del Cuadre de Nmina. De estar
todo correcto va al paso siguiente, de lo contrario devuelve para correcciones.
(Va al Paso N 12).
26. Firma y sella el Cuadre de Nmina, Orden de Pago convalidados, las cinco (5)
copias de la Orden de Pago y una (1) copia del Cuadre de Nmina
27. Remite a la Secretaria el Cuadre de Nmina, Orden de Pago convalidados, las

cinco (5) copias de la Orden de Pago y una (1) copia del Cuadre de Nmina
firmadas y selladas para ser enviadas al Departamento de Nmina.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 31 de 74
Secretaria
copias de la Orden de Pago y una (1) copia del Cuadre de Nmina firmadas y
selladas.
29. Asienta la Orden de Pago en el Libro Correlativo de rdenes de Pago de la

Direccin.
30. Entrega a la Secretaria del Departamento de Nmina el Cuadre de Nmina,

Orden de Pago, las cinco (5) copias de la Orden de Pago y la copia del Cuadre
de Nmina firmadas y selladas.
Secretaria
31. Recibe el Cuadre de Nmina, Orden de Pago, las cinco (5) copias de la Orden
de Pago y la copia del Cuadre de Nmina firmadas y selladas.
32. Introduce en el Sistema Ruta de Documentos nmero, monto, fecha y

concepto de la Orden de Pago.
33. Le da salida en el Sistema Ruta de Documentos y entrega original del Cuadre

de Nmina, copia del Cuadre de Nmina, Orden de Pago original y cuatro (4)
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 32 de 74
copias a la Direccin de Presupuesto para dar inicio a los trmites pertinentes

de su pago.
34. Entrega una (1) copia del Cuadre de Nmina al Analista de Nmina para su
control y archiva la copia restante de la Orden de pago en el Departamento.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 33 de 74
PARA LA TRAMITACIN DEL BENEFICIO BONO DE

DOCTOR EN LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
OBJETIVO
Describir los pasos para la Tramitacin del Beneficio Bono de Doctor en la
ALCANCE
Desde que se recibe el Oficio de la Direccin de Personal, donde se especifica la
informacin correspondiente para la cancelacin del beneficio Bono de Doctor
hasta que se archiva copia de la Orden de pago en el Departamento de Nmina.
PASOS A SEGUIR:
Secretaria
1.
Recibe Oficio de la Direccin de Personal, donde se especifica la informacin

correspondiente para la cancelacin del beneficio de Bono de Doctor.
2.
Asienta en el Libro de Correspondencias Recibidas el mencionado Oficio.
3.
Remite al Jefe de Nmina, Oficio para la cancelacin del beneficio Bono de

Doctor.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 34 de 74
Jefe de Nmina
4.
Recibe Oficio para la cancelacin del beneficio Bono de Doctor.
5.
Procede a firmar y sellar el Oficio para la cancelacin del beneficio Bono de

Doctor.
6.
Remite al Analista de Nmina el Oficio para la cancelacin del beneficio Bono

de Doctor, a fin de realizar los trmites pertinentes.
Analista de Nmina
7.
Recibe Oficio para la cancelacin del beneficio Bono de Doctor.
8.
Registra los datos del funcionario en el Sistema de Nmina, especificando

apellidos y nombres, cdula de identidad, fecha desde que se le aprueba la
cancelacin del beneficio y su categora.
9.
Informa al Analista Programador del registro realizado para que proceda a

generar la Nmina correspondiente.
10. Contina en el Paso N 25 del Procedimiento para la Elaboracin de la Nmina

del presente Manual, a fin de realizar los trmites pertinentes para su pago.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 35 de 74
PARA LA TRAMITACIN DEL BENEFICIO SOCORRO MUTUO AL

PERSONAL OBRERO Y MONTEPO AL PERSONAL
ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE
OBJETIVO
Describir los pasos para realizar la Tramitacin del beneficio de Socorro Mutuo al
Personal Obrero y Montepo al Personal Administrativo ASEUDISTA de la
ALCANCE
Desde que la Direccin o Delegacin de Personal recibe del Sindicato respectivo,
los soportes que demuestren el fallecimiento de un funcionario (Administrativo u
Obrero) o de algn miembro de su Carga Familiar que goce del beneficio de
Socorro Mutuo o Montepo, hasta que se inicia la verificacin y los trmites
pertinentes de su pago.
PASOS A SEGUIR:
DIRECCIN O DELEGACIN DE PERSONAL
Secretaria
1.
Recibe del Sindicato respectivo los soportes que demuestren el fallecimiento

de un funcionario (Administrativo u Obrero) o de algn miembro de su Carga
Familiar que goce del beneficio de Socorro Mutuo o Montepo.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
2.
Pg.: 36 de 74
Remite al Analista de Recursos Humanos soportes que demuestren el

fallecimiento de un funcionario (Administrativo u Obrero) o de algn miembro
de su Carga Familiar.
Analista de Recursos Humanos

3.
Recibe soportes que demuestren el fallecimiento de un funcionario

(Administrativo u Obrero) o de algn miembro de su Carga Familiar.
4.
Revisa que los soportes que demuestren el fallecimiento de un funcionario

(Administrativo u Obrero) o de algn miembro de su Carga Familiar estn
completos. De estar todo en orden va al paso siguiente, de lo contrario
devuelve al Sindicato respectivo para corregir o complementar los recaudos.
5.
Elabora Oficio donde se solicita la retencin y cancelacin respectiva del

beneficio de Socorro Mutuo o Montepo.
6.
Remite Oficio donde se solicita la retencin y cancelacin del beneficio de

Socorro Mutuo o Montepo, con los soportes que demuestren el fallecimiento
Familiar al Director o Delegado de Personal.
Director o Delegado de Personal

7.
Recibe y revisa Oficio donde se solicita la retencin y cancelacin del beneficio

de Socorro Mutuo o Montepo, con los soportes que demuestren el
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 37 de 74
de su Carga Familiar. De estar todo en orden va al paso siguiente, de lo

contrario lo devuelve para sus correcciones. (Va al Paso N 3)
8.
Firma y sella el Oficio donde se solicita la retencin y cancelacin del beneficio

de Socorro Mutuo o Montepo con los soportes que demuestren el fallecimiento
Familiar, de acuerdo a lo establecido en la Norma N 18 del presente Manual.
9.
Remite a la Secretaria Oficio firmado y sellado donde se solicita la retencin y

cancelacin del beneficio de Socorro Mutuo o Montepo con sus respectivos
soportes anexos, para que se enve al Departamento o Seccin de Nmina.
Secretaria
10. Recibe Oficio firmado y sellado donde se solicita la retencin y cancelacin del
beneficio de Socorro Mutuo o Montepo con sus respectivos soportes anexos.
11. Enumera cronolgicamente el Oficio donde se solicita la retencin y

cancelacin del beneficio de Socorro Mutuo o Montepo y coloca la fecha de
salida del mismo.
12. Enva Oficio donde se solicita la retencin y cancelacin del beneficio de

Socorro Mutuo o Montepo con sus respectivos soportes anexos al
Departamento o Seccin de Nmina para su revisin.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 38 de 74

Secretaria
13. Recibe Oficio donde se solicita la retencin y cancelacin del beneficio de
Socorro Mutuo o Montepo y soportes que demuestren el fallecimiento de un
funcionario (Administrativo u Obrero) o de algn miembro de su Carga
Familiar.
14. Remite al Jefe de Nmina el Oficio donde se solicita la retencin y cancelacin

del beneficio de Socorro Mutuo o Montepo, con sus respectivos soportes
anexos.
Jefe de Nmina
15. Recibe y revisa Oficio donde se solicita la retencin y cancelacin del beneficio
de Socorro Mutuo o Montepo, con sus respectivos soportes anexos. De estar
conforme va al paso siguiente, de lo contrario devuelve para su correccin. (Va
al Paso N 3)
16. Entrega Oficio al Analista de Nmina donde se solicita la retencin y

cancelacin del beneficio de Socorro Mutuo o Montepo con sus respectivos
soportes anexos, para que tramite su cancelacin.
Analista de Nmina
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 39 de 74
17. Recibe y revisa Oficio donde se solicita la retencin y cancelacin del beneficio
de Socorro Mutuo o Montepo con sus soportes, para tramitar su cancelacin.
De estar todo en orden va al paso siguiente, de lo contrario devuelve para sus
correcciones. (Va al Paso N 3).
18. Archiva temporalmente Oficio donde se solicita la retencin y cancelacin del

beneficio de Socorro Mutuo o Montepo con los soportes que demuestren el
de su Carga Familiar.
19. Determina el mes a realizar el descuento respectivo a los agremiados.
20. Elabora Oficio de notificacin para el descuento a los agremiados del beneficio
de Socorro Mutuo o Montepo.
21. Remite, al Analista Programador, Oficio de notificacin para el descuento del

beneficio de Socorro Mutuo o Montepo.
22. Recibe Oficio de notificacin para el descuento del beneficio de Socorro Mutuo
o Montepo.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 40 de 74
23. Introduce los datos en el Sistema de Nmina para efectuar el descuento

correspondiente por concepto de Montepo y Socorro Mutuo.
24. Procede a imprimir los listados de las Retenciones por concepto de beneficio
de Socorro Mutuo o Montepo del mes correspondiente.
25. Remite al Analista de Nmina, Oficio de notificacin para el descuento del

beneficio de Socorro Mutuo o Montepo y los listados de las Retenciones por
concepto de dicho beneficio, del mes correspondiente.
Analista de Nmina
26. Recibe Oficio de notificacin para el descuento del beneficio de Socorro Mutuo
o Montepo y los listados de las Retenciones por concepto de dicho beneficio,
del mes correspondiente.
27. Elabora la Orden de Pago en original y seis (6) copias a nombre del (de los)
beneficiario(s) en la que se anexan soportes que demuestren el fallecimiento
de un funcionario o de algn miembro de su Carga Familiar, Oficio de
descuento y el listado de retencin del mes.
28. Remite al Jefe de Nmina la Orden de Pago en original y seis (6) copias a
nombre del (de los) beneficiario(s) en la que se anexan Oficio con todos los
soportes que demuestren el fallecimiento de un trabajador o de algn miembro
de su Carga Familiar, Oficio de descuento y el listado de retencin del mes.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 41 de 74
Jefe de Nmina
29. Recibe y revisa la Orden de Pago en original y seis (6) copias a nombre del (de
los) beneficiario(s) en la que se anexan Oficio con todos los soportes que
demuestren el fallecimiento de un trabajador o de algn miembro de su Carga
Familiar, Oficio de descuento y el listado de retencin del mes. De estar todo
en orden va al paso siguiente, de lo contrario devuelve para sus correcciones.
(Va al Paso N 27).
30. Firma y sella la Orden de Pago en original y seis (6) copias.
31. Remite a la Secretaria la Orden de Pago en original y seis (6) copias a nombre
del (de los) beneficiario(s) en la que se anexan Oficio con todos los soportes
que demuestren el fallecimiento de un trabajador o de algn miembro de su
Carga Familiar, Oficio de descuento y el listado de retencin del mes.
Secretaria
32. Recibe la Orden de Pago en original y seis (6) copias a nombre del (de los)
beneficiario(s) en la que se anexan Oficio con todos los soportes que
Familiar, Oficio de descuento y el listado de retencin del mes.
33. Asienta y enumera la Orden de Pago en el libro de rdenes de Pago.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 42 de 74
34. Se dirige a la Direccin o Delegacin de Personal y entrega a la Secretaria la

Orden de Pago en original y seis (6) copias a nombre del (de los)

Secretaria
beneficiario(s) en la que se anexan todos los soportes que demuestren el
fallecimiento de un trabajador o de algn miembro de su Carga Familiar, Oficio
de descuento y el listado de retencin del mes.
36. Remite al Director o Delegado de Personal la Orden de Pago en original y seis

(6) copias a nombre del (de los) beneficiario(s) en la que se anexan Oficio con
todos los soportes que demuestren el fallecimiento de un trabajador o de algn
miembro de su Carga Familiar, Oficio de descuento y el listado de retencin del
mes.

Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 43 de 74
38. Revisa la Orden de Pago, de estar todo en orden va al paso siguiente, de lo

contrario devuelve para sus correcciones (Va al paso 27).
39. Firma y sella la Orden de Pago en original y seis (6) copias.
40. Remite a la Secretaria la Orden de Pago en original y seis (6) copias a nombre
del (de los) beneficiario(s) en la que se anexan Oficio con todos los soportes
que demuestren el fallecimiento de un trabajador o de algn miembro de su
Carga Familiar, Oficio de descuento y el listado de retencin del mes.
Secretaria
42. Remite la Orden de Pago en original y seis (6) copias a nombre del (de los)

Secretaria
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 44 de 74

44. Introduce en el Sistema Ruta de Documentos, dirigido al Departamento de

Contabilidad, nmero, monto, fecha y concepto de la Orden de Pago.
45. Procede a darle salida en el Sistema Ruta de Documentos a la Orden de Pago.
46. Archiva copia de la Orden de Pago en el Departamento o Seccin de Nmina.
47. Enva Orden de Pago original con cuatro (4) copias anexas firmadas y
selladas, soportes, Oficio de descuento y el Listado de Retencin del mes al
Departamento de Contabilidad para iniciar la verificacin y los trmites
pertinentes de su pago.
48. Enva al Departamento de Registro y Estadsticas la copia restante para
archivarla en el Expediente de los funcionarios.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 45 de 74
PARA EL REGISTRO DE LOS EMBARGOS JUDICIALES

Y TRMITES DE CANCELACIN A TRAVS DE LA CLAVE 516
OBJETIVO
Descripcin de los pasos a seguir para registrar los Embargos Judiciales y su
cancelacin por Nmina a travs de la clave 516 a los beneficiarios de los mismos.
ALCANCE
Es aplicable desde la recepcin del Oficio del Tribunal de Proteccin del Nio y
Adolescente por concepto de Embargo Judicial, hasta que se enva la Nmina a
travs de la clave 516 a la Direccin de Finanzas para su cancelacin.
PASOS A SEGUIR:
Secretaria
1. Recibe Acta de Sentencia de Embargo Judicial emitida por el Tribunal de
Proteccin del Nio y Adolescente.
2. Remite al Director o Delegado de Personal el Acta de Sentencia de

Embargo Judicial emitida por el Tribunal Proteccin del Nio y Adolescente.

3. Recibe y lee Acta de Sentencia de Embargo Judicial.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 46 de 74
4. Redacta Oficio que ordena la deduccin por Embargo Judicial.

5. Remite a la Secretaria la redaccin del Oficio que ordena la deduccin por
Embargo Judicial.
Secretaria
6. Recibe redaccin del Oficio que ordena la deduccin por Embargo Judicial.
7. Elabora Oficio que ordena la deduccin por Embargo Judicial.
8. Remite al Director o Delegado de Personal Oficio que ordena la deduccin

por Embargo Judicial.

9. Recibe y revisa Oficio que ordena la deduccin por Embargo Judicial. De
estar todo correcto va al paso siguiente, de lo contrario devuelve para su
correccin (va al Paso N 6).
10. Firma y sella el Oficio que ordena la deduccin por Embargo Judicial.
11. Anexa al Oficio que ordena la deduccin por Embargo Judicial la respectiva
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 47 de 74
12. Remite a la Secretaria el Oficio que ordena la deduccin por Embargo

Judicial con Sentencia de Embargo anexa.
Secretaria
13. Recibe el Oficio firmado y sellado que ordena la deduccin por Embargo
Judicial junto al Acta de Sentencia del mismo.
14. Remite al Departamento o Seccin de Nmina el Oficio que ordena la

deduccin por Embargo Judicial con Oficio del Tribunal y Sentencia de Embargo
Judicial anexos con copia a las Dependencias vinculadas con el contenido de la
Sentencia.

Secretaria
15. Recibe Oficio que ordena la deduccin por Embargo Judicial con
documentacin anexa.
16. Realiza asiento en el Libro de Correspondencias Recibidas.
17. Remite al Jefe de Nmina el Oficio que autoriza la deduccin por Embargo
Judicial con documentacin anexa.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 48 de 74
Jefe de Nmina
18. Recibe el Oficio que autoriza la deduccin por Embargo Judicial con
documentacin anexa.
19. Entrega el Oficio que autoriza la deduccin por Embargo Judicial con su
documentacin anexa al Analista de Nmina.
Analista de Nmina
20. Recibe Oficio que autoriza la deduccin por Embargo Judicial con su
documentacin anexa.
21. Analiza la documentacin anexa al Oficio que autoriza la deduccin por

Embargo Judicial.
22. Verifica el Estado de Cuenta del mes anterior del trabajador para realizar los
clculos respectivos segn sentencia.
23. Verifica que el funcionario no posea Embargos anteriores. De no poseerlos

va al paso siguiente, en caso contrario suma los montos correspondientes a la
clave 516 actualizando la informacin y va al paso siguiente.
24. Elabora el Boletn de Modificacin de Nmina por concepto de Embargo

Judicial (clave 516), siguiendo el orden correlativo.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 49 de 74
25. Procede a fotocopiar dos (2) ejemplares de la Sentencia de Embargo

Judicial e imprime el ltimo Estado de Cuenta del funcionario embargado.
26. Archiva el original de la Sentencia de Embargo Judicial en el archivo del

Departamento o Seccin de Nmina y una copia de la misma en su archivo
personal. En el caso de las Secciones de Nmina, archivan fotocopia de la
Sentencia Judicial y envan el original de la Sentencia de Embargo Judicial al
Departamento de Nmina.
27. Imprime el Boletn de Modificacin de Nmina por concepto de Embargo

Judicial (clave 516), le anexa copia de la Sentencia de Embargo Judicial y el
ltimo Estado de Cuenta del funcionario embargado.
28. Introduce la informacin del Boletn de Modificacin de Nmina por concepto

de Embargo Judicial (clave 516) en el Sistema de Nmina.
29. Informa al Analista Programador que la informacin fue ingresada al

Sistema de Nmina y remite Boletn de Modificacin de Nmina por concepto
de Embargo Judicial (clave 516) con su respectiva documentacin anexa.
30. Recibe Boletn de Modificacin de Nmina por concepto de Embargo
Judicial (clave 516), con su respectiva documentacin anexa.
31. Revisa en el Sistema de Nmina la informacin ingresada del Boletn de

Modificacin de Nmina por concepto de Embargo Judicial (clave 516). De estar
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 50 de 74
todo correcto va al paso siguiente, de lo contrario devuelve al Analista de

Nmina para que realice las correcciones pertinentes. (Va al paso N 28).
32. Genera la Pre Nmina.
33. Informa al Analista de Nmina que la Pre Nmina est en el Sistema y

remite el Boletn de Modificacin de Nmina por concepto de Embargo Judicial
(clave 516), con su respectiva documentacin anexa.
Analista de Nmina
35. Revisa la Pre Nmina a los fines de corroborar que los datos coincidan con
los del Boletn de Modificacin de Nmina por concepto de Embargo Judicial
(clave 516). De estar todo correcto va al paso siguiente, de lo contrario corrige
la Pre Nmina y la devuelve al Analista Programador corregida. (Va al paso N
30).
36. Archiva permanentemente el Boletn de Modificacin de Nmina por

concepto de Embargo Judicial (clave 516), con su respectiva documentacin
anexa.
37. Remite informacin de Nmina por concepto de Embargo Judicial (clave

516) al Analista Programador. En el caso de las Secciones de Nmina, envan
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 51 de 74
al Analista Programador del Departamento de Nmina, toda la informacin por

concepto de Embargo Judicial (clave 516) para ser consolidada.
38. Recibe informacin de Nmina por concepto de Embargo Judicial (clave
516).
39. Consolida las Nminas por concepto de Embargo Judicial (clave 516) del
Rectorado y dems Ncleos.
40. Revisa y ejecuta los mdulos de programacin que generan tablas y

listados.
41. Remite al Analista de Nmina los montos por concepto de Embargo Judicial
(clave 516) del Rectorado y dems Ncleos.
Analista de Nmina
42. Verifica que la suma de los montos por Embargo Judicial (clave 516) del
Rectorado y dems Ncleos concuerden con el monto total de Deducciones
realizadas a la Nmina por el mismo concepto. De estar todo correcto va al
paso siguiente, de lo contrario corrige y contina al paso siguiente.
43. Informa al Analista Programador para que proceda a cerrar la Nmina por
concepto de Embargo Judicial (clave 516).
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 52 de 74
44. Procede a cerrar la Nmina por concepto de Embargo Judicial (clave 516).
45. Liquida la Nmina del mes por concepto de Embargo Judicial (clave 516).
46. Imprime listados por tipo de personal y el Resumen de Formas Pago

especificando el Banco en el cual se realizar el depsito y el Ncleo
respectivo.
47. Remite listados por tipo de personal y el Resumen de Formas Pago al
Analista de Nmina.
Analista de Nmina
48. Recibe listados por tipo de personal y el Resumen de Formas Pago.
49. Procede a extraer del archivo de la Dependencia el original de la Sentencia

de Embargo Judicial.
50. Fotocopia un ejemplar de la Sentencia de Embargo Judicial y archiva

permanentemente el original de la misma.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 53 de 74
51. Elabora el Cuadre de Nmina, Orden de Pago en original y cinco (5) copias
y anexa el Resumen de Formas Pago y copia de la Sentencia de Embargo
Judicial.
52. Remite el Cuadre de Nmina y Orden de Pago en original y cinco (5) copias
con el Resumen de Formas Pago y copia de la Sentencia de Embargo Judicial
al Jefe de Nmina.
Jefe de Nmina
53. Recibe el Cuadre de Nmina y Orden de Pago en original y cinco (5) copias
con el Resumen de Formas Pago y copia de la Sentencia de Embargo Judicial
como anexo.
54. Revisa el Cuadre de Nmina y Orden de Pago en original y cinco (5) copias
con el Resumen de Formas Pago y copia de la Sentencia de Embargo Judicial.
Si todo est correcto va al paso siguiente, de existir correcciones devuelve al
Analista de Nmina. (Va al Paso N 50).
55. Convalida mediante firma y sello el Cuadre de Nmina, Orden de Pago en
original y cinco (5) copias, el Resumen de Formas Pago y la Sentencia de
Embargo Judicial convalidando la informacin.
56. Remite a la Secretaria el Cuadre de Nmina y Orden de Pago en original y

cinco (5) copias con el Resumen de Formas Pago y la Sentencia de Embargo
Judicial convalidados.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 54 de 74
Secretaria
con el Resumen de Formas Pago y la Sentencia de Embargo Judicial
convalidados.
58. Asienta y enumera en el Libro Correlativo de rdenes de Pago, la salida de

la Orden de Pago por concepto de Embargo Judicial (clave 516).
59. Entrega a la Secretaria de la Direccin de Personal el Cuadre de Nmina y

Orden de Pago en original y cinco (5) copias con el Resumen de Formas Pago y
la Sentencia de Embargo Judicial, convalidados para su firma y sello.
Secretaria
con el Resumen de Formas Pago y la Sentencia de Embargo Judicial,
convalidados para su firma y sello.
61. Remite al Director de Personal el Cuadre de Nmina y Orden de Pago en

original y cinco (5) copias con el Resumen de Formas Pago y la Sentencia de
Embargo Judicial, convalidados para su firma y sello.
con el Resumen de Formas Pago y la Sentencia de Embargo Judicial.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 55 de 74
63. Revisa el Cuadre de Nmina y Orden de Pago en original y cinco (5) copias
con el Resumen de Formas Pago y la Sentencia de Embargo Judicial. De estar
todo correcto firma, sella y va al paso siguiente, de lo contrario devuelve para
64. Remite a la Secretaria el Cuadre de Nmina y Orden de Pago en original y

cinco (5) copias con el Resumen de Formas Pago y la Sentencia de Embargo
Judicial firmado y sellado.
Secretaria
con el Resumen de Formas Pago y la Sentencia de Embargo Judicial firmadas y
selladas.
66. Entrega a la Secretaria del Departamento de Nmina el Cuadre de Nmina y

Orden de Pago en original y cinco (5) copias con el Resumen de Formas Pago y
la Sentencia de Embargo Judicial firmadas y selladas.
Secretaria
con el Resumen de Formas Pago y la Sentencia de Embargo Judicial firmadas y
selladas.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 56 de 74
68. Introduce en el Sistema Ruta de Documentos dirigido a la Direccin de

Presupuesto nmero, monto, fecha y concepto de la Orden de Pago.
69. Procede a darle salida en el Sistema Ruta de Documentos a la Orden de

Pago.
71. Enva original y cuatro (4) copias de la Orden de Pago anexando original del
Cuadre de Nmina, el Resumen de Formas Pago y Sentencia de Embargo
Judicial firmadas y selladas a la Direccin de Presupuesto para realizar los
trmites pertinentes de su pago.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 57 de 74
PARA EL REGISTRO DE LOS EMBARGOS JUDICIALES

Y TRMITES DE CANCELACIN POR RDENES DE PAGO
OBJETIVO
Descripcin de cada uno de los pasos a seguir para registrar los Embargos
Judiciales y su cancelacin por Orden de Pago a los beneficiarios de los mismos.
ALCANCE
Es aplicable desde la solicitud de registro de los Embargos Judiciales por parte del
Director de Personal, hasta que se envan las rdenes de Pago a las instancias
correspondientes para su cancelacin.
PASOS A SEGUIR:
Secretaria
1. Recibe Acta de Sentencia de Embargo Judicial emitida por el Tribunal de
Proteccin del Nio y Adolescente.
2. Remite al Director o Delegado de Personal el Acta de Sentencia de

Embargo Judicial emitida por el Tribunal Proteccin del Nio y Adolescente.

3. Recibe y lee Acta de Sentencia de Embargo Judicial.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 58 de 74
4. Redacta Oficio que ordena la deduccin por Embargo Judicial.

5. Remite a la Secretaria la redaccin del Oficio que ordena la deduccin por
Embargo Judicial.
Secretaria
6. Recibe redaccin del Oficio que ordena la deduccin por Embargo Judicial.
7. Elabora Oficio que ordena la deduccin por Embargo Judicial.
8. Remite al Director o Delegado de Personal Oficio que ordena la deduccin

por Embargo Judicial.

9. Recibe y revisa Oficio que ordena la deduccin por Embargo Judicial. De
estar todo correcto va al paso siguiente, de lo contrario devuelve para su
correccin (va al Paso N 6).
10. Firma y sella el Oficio que ordena la deduccin por Embargo Judicial.
11. Anexa al Oficio que ordena la deduccin por Embargo Judicial la respectiva
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 59 de 74
12. Remite a la Secretaria el Oficio que ordena la deduccin por Embargo

Judicial con Sentencia de Embargo anexa.
Secretaria
13. Recibe el Oficio firmado y sellado que ordena la deduccin por Embargo
Judicial junto al Acta de Sentencia de Embargo Judicial.
14. Remite al Departamento o Seccin de Nmina el Oficio que ordena la

deduccin por Embargo Judicial con Oficio del Tribunal y Sentencia de Embargo
Judicial anexos con copia a las Dependencias vinculadas con el contenido de la
Sentencia.

Secretaria
15. Recibe Oficio que ordena la deduccin por Embargo Judicial con
documentacin anexa.
16. Realiza asiento en el Libro de Correspondencias Recibidas.
17. Remite al Jefe de Nmina el Oficio que autoriza la deduccin por Embargo
Judicial con documentacin anexa.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 60 de 74
Jefe de Nmina
18. Recibe el Oficio que autoriza la deduccin por Embargo Judicial con
documentacin anexa.
19. Entrega el Oficio que autoriza la deduccin por Embargo Judicial con su
documentacin anexa al Analista de Nmina.
Analista de Nmina
20. Recibe Oficio que autoriza la deduccin por Embargo Judicial con su
documentacin anexa.
21. Analiza la documentacin anexa al Oficio que autoriza la deduccin por

Embargo Judicial.
22. Verifica el Estado de Cuenta del mes anterior del trabajador para realizar los
clculos respectivos segn sentencia.
23. Verifica que el funcionario no posea Embargos anteriores. De no poseerlos

va al paso siguiente, en caso contrario suma los montos correspondientes a la
clave 516 actualizando la informacin y va al paso siguiente.
24. Elabora el Boletn de Modificacin de Nmina por concepto de Embargo

Judicial (clave 516), siguiendo el orden correlativo.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 61 de 74
25. Procede a fotocopiar dos (2) ejemplares de la Sentencia de Embargo

Judicial e imprime el ltimo Estado de Cuenta del funcionario embargado.
26. Archiva el original de la Sentencia de Embargo Judicial en el archivo del

Departamento o Seccin de Nmina y una copia de la misma en su archivo
personal.
27. Imprime el Boletn de Modificacin de Nmina por concepto de Embargo

Judicial (clave 516), le anexa copia de la Sentencia de Embargo Judicial y el
ltimo Estado de Cuenta del funcionario embargado.
28. Introduce la informacin del Boletn de Modificacin de Nmina por concepto

de Embargo Judicial (clave 516) en el Sistema de Nmina.
29. Informa al Analista Programador que la informacin fue ingresada al

Sistema de Nmina y remite Boletn de Modificacin de Nmina por concepto
de Embargo Judicial (clave 516) con su respectiva documentacin anexa.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 62 de 74
31. Revisa en el Sistema de Nmina la informacin ingresada del Boletn de

Modificacin de Nmina por concepto de Embargo Judicial (clave 516). De estar
todo correcto va al paso siguiente, de lo contrario devuelve al Analista de
Nmina para que realice las correcciones pertinentes. (Va al paso N 28).
32. Genera la Pre Nmina.
33. Informa al Analista de Nmina que la Pre Nmina est en el Sistema y

remite el Boletn de Modificacin de Nmina por concepto de Embargo Judicial
(clave 516), con su respectiva documentacin anexa.
Analista de Nmina
35. Revisa la Pre Nmina a los fines de corroborar que los datos coincidan con
los del Boletn de Modificacin de Nmina por concepto de Embargo Judicial
(clave 516). De estar todo correcto va al paso siguiente, de lo contrario corrige
la Pre Nmina y la devuelve al Analista Programador corregida. (Va al paso N
30).
36. Archiva permanentemente el Boletn de Modificacin de Nmina por

concepto de Embargo Judicial (clave 516), con su respectiva documentacin
anexa.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 63 de 74
37. Remite informacin de Nmina por concepto de Embargo Judicial (clave

516) al Analista Programador. En el caso de las Secciones de Nmina, envan
al Analista Programador del Departamento de Nmina, toda la informacin por
concepto de Embargo Judicial (clave 516) para ser consolidada.
38. Recibe informacin de Nmina por concepto de Embargo Judicial (clave
516).
39. Consolida las Nminas por concepto de Embargo Judicial (clave 516) del
Rectorado y dems Ncleos.
40. Revisa y ejecuta los mdulos de programacin que generan tablas y

listados.
41. Remite al Analista de Nmina los montos por concepto de Embargo Judicial
(clave 516) del Rectorado y dems Ncleos.
Analista de Nmina
42. Verifica que la suma de los montos por Embargo Judicial (clave 516) del
Rectorado y dems Ncleos concuerden con el monto total de deducciones
realizadas a la Nmina por el mismo concepto. De estar todo correcto va al
paso siguiente, de lo contrario corrige y contina al paso siguiente.
43. Informa al Analista Programador para que proceda a cerrar la Nmina por
concepto de Embargo Judicial (clave 516).
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 64 de 74
44. Procede a cerrar la Nmina por concepto de Embargo Judicial (clave 516).
45. Liquida la Nmina del mes por concepto de Embargo Judicial (clave 516).
46. Imprime el listado de beneficiarios, de funcionarios con Embargo Judicial del

mes por concepto de Embargo Judicial (clave 516), que no cobran por banco.
47. Remite al Analista de Nmina el listado de beneficiarios del mes, por

concepto de Embargo Judicial (clave 516), que no cobran por banco.
Analista de Nmina
48. Recibe listado de beneficiarios del mes, por concepto de Embargo Judicial
(clave 516), que no cobran por banco.
49. Procede a extraer del archivo de la Dependencia el original de la Sentencia

de Embargo Judicial.
50. Fotocopia un ejemplar de la Sentencia de Embargo Judicial y archiva

permanentemente el original de la misma.
51. Elabora la Orden de Pago en original y seis (6) copias, anexando Listado de
Nmina, copia del Estado de Cuenta del mes respectivo y copia de la Sentencia
de Embargo Judicial para cada beneficiario.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 65 de 74
52. Remite al Jefe de Nmina, la Orden de Pago en original y seis (6) copias,
anexando listado de beneficiarios, copia del Estado de Cuenta del mes
respectivo y copia de la Sentencia de Embargo Judicial para cada beneficiario.
Jefe de Nmina
53. Recibe la Orden de Pago en original y seis (6) copias, con listado de
beneficiarios, copia del Estado de Cuenta del mes respectivo y copia de la
Sentencia de Embargo Judicial para cada beneficiario anexos.
54. Revisa las rdenes de Pago por concepto de Embargo Judicial (clave 516).
De estar todo correcto va al paso siguiente, de lo contrario devuelve para
correcciones (Va al Paso N 50).
55. Convalida mediante firma y sello la Orden de Pago en original y seis (6)
copias, con listado de beneficiarios, copia del Estado de Cuenta del mes
respectivo y copia de la Sentencia de Embargo Judicial para cada beneficiario
anexos.
56. Remite a la Secretaria la Orden de Pago en original y seis (6) copias, con
listado de beneficiarios, copia del Estado de Cuenta del mes respectivo y copia
de la Sentencia de Embargo Judicial para cada beneficiario anexos.
Secretaria
57. Recibe la Orden de Pago en original y seis (6) copias, con listado de
beneficiarios, copia del Estado de Cuenta del mes respectivo y copia de la
Sentencia de Embargo Judicial para cada beneficiario anexos.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 66 de 74
58. Asienta y enumera en el Libro Correlativo de rdenes de Pago, la salida de

la Orden de Pago por concepto de Embargo Judicial (clave 516).
59. Entrega a la Secretaria de la Direccin de Personal la Orden de Pago por

concepto de Embargo Judicial (clave 516) en original y seis (6) copias, con
listado de beneficiarios, copia del Estado de Cuenta del mes respectivo y
copia de la Sentencia de Embargo Judicial para cada beneficiario anexos,
convalidados para su firma y sello.
Secretaria
60. Recibe la Orden de Pago por concepto de Embargo Judicial (clave 516) en
original y seis (6) copias, con listado de beneficiarios, copia del Estado de
Cuenta del mes respectivo y copia de la Sentencia de Embargo Judicial para
cada beneficiario anexos, convalidados para su firma y sello.
61. Remite al Director de Personal la Orden de Pago por concepto de Embargo

Judicial (clave 516) en original y seis (6) copias, con listado de beneficiarios,
copia del Estado de Cuenta del mes respectivo y copia de la Sentencia de
Embargo Judicial para cada beneficiario anexos, convalidados para su firma y
sello.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 67 de 74

cada beneficiario anexos, convalidados para su firma y sello.
63. Revisa la Orden de Pago por concepto de Embargo Judicial (clave 516) en
cada beneficiario anexos. De estar todo correcto firma y sella y va al paso
siguiente, de lo contrario devuelve para correcciones. (Va al Paso N 50).
64. Remite a la Secretaria la Orden de Pago por concepto de Embargo Judicial

(clave 516) en original y seis (6) copias, con listado de beneficiarios, copia del
Estado de Cuenta del mes respectivo y copia de la Sentencia de Embargo
Judicial para cada beneficiario anexos firmado y sellado.
Secretaria
cada beneficiario anexos, firmado y sellado.
66. Entrega la Orden de Pago por concepto de Embargo Judicial (clave 516) en
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 68 de 74
Secretaria

Presupuesto: nmero, monto, fecha y concepto de la Orden de Pago.
69. Procede a darle salida en el Sistema Ruta de Documentos a la Orden de

Pago.
71. Enva a la Direccin de Presupuesto, original y cuatro (4) copias de la Orden

de Pago anexando el listado de beneficiarios, copia del Estado de Cuenta del
mes respectivo y copia de la Sentencia de Embargo Judicial de cada
beneficiario firmadas y selladas, para realizar los trmites pertinentes de su
pago.
72. Enva al Departamento de Registro y Estadsticas la copia restante para

archivarla en el Expediente de los funcionarios.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 69 de 74
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 70 de 74
PARA LA ELABORACIN DE LA NMINA
OBJETIVO
Describir de cada uno de los pasos a seguir para registrar la elaboracin y
cancelacin por Nmina regular a los funcionarios de la Universidad de Oriente.
ALCANCE
Es aplicable desde la solicitud de registro de los Movimientos de Nmina por parte
de la Dependencia o funcionario solicitante hasta que se enva la Nmina a la
Direccin de Finanzas para su cancelacin.
PASOS A SEGUIR:
DEPENDENCIA O FUNCIONARIO SOLICITANTE
1.
Redacta y enva a la Direccin o Delegacin de Personal Oficio con soportes

anexos donde se especifican y sustentan los movimientos a realizarse en la
Nmina.

Secretaria
2.
Recibe Oficio con soportes anexos donde se especifican los movimientos a

realizarse en la Nmina.
3.
Remite al Director o Delegado de Personal Oficios con soportes anexos para

su revisin.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 71 de 74

4.
Recibe y revisa Oficio con soportes anexos donde se especifican los

movimientos a realizarse en la Nmina. De estar todo correcto va al paso
5.
Firma y remite Oficio con soportes anexos a la Secretaria para que sea
enviado al Departamento o Seccin de Nmina con copia a las Dependencias
involucradas al respecto.
Secretaria
6.
Recibe Oficio con soportes anexos.
7.
Enva Oficio con soportes anexos al Departamento o Seccin de Nmina con

copia a las Dependencias involucradas al respecto.

Secretaria
8.
Recibe Oficio con soportes anexos donde se especifican los movimientos a

realizarse en la Nmina.
9.
Realiza asiento en el Libro de Correspondencias Recibidas.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 72 de 74
10. Remite Oficio al Jefe de Nmina con soportes anexos donde se especifican los
movimientos a realizarse en la Nmina.
Jefe
11. Recibe y revisa Oficio con soportes anexos donde se especifican los
movimientos a realizarse en la Nmina. De estar todo correcto va al paso
12. Avala Oficio con media firma y clasifica segn la informacin contenida.
13. Remite a la Secretaria Oficio avalado y clasificado con sus respectivos

soportes para que sea entregado al Analista de Nmina.
Secretaria
14. Recibe el Oficio avalado y clasificado con sus respectivos soportes.
15. Remite al Analista de Nmina el Oficio avalado y clasificado con sus

respectivos soportes.
Analista de Nmina
16. Recibe Oficio avalado y clasificado con sus respectivos soportes.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 73 de 74
17. Firma el Libro de Correspondencias Recibidas certificando la recepcin del

mismo.
18. Revisa Oficio avalado y clasificado con sus respectivos soportes. De estar todo
correcto va al paso siguiente, de lo contrario devuelve para correcciones. (Va
al Paso N 1).
19. Genera y enumera el Boletn de Modificacin de Nmina siguiendo el orden

correlativo.
20. Procede a fotocopiar un (1) ejemplar del soporte que genera el Boletn de
Modificacin de Nmina para anexarlo al mismo y el original es entregado a la
Secretaria para archivarlo en la Dependencia.
21. Imprime el Boletn de Modificacin de Nmina y anexa los soportes

respectivos.
22. Introduce los datos reflejados en el Boletn de Modificacin de Nmina en el
Sistema de Nmina.
23. Remite informacin de los Boletines de Modificacin de Nmina a travs del

Sistema al Analista Programador.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 74 de 74
24. Recibe informacin de los Boletines de Modificacin de Nmina a travs del

Sistema.
25. Elabora la Pre Nmina.
26. Informa al Analista de Nmina que fue elaborada la Pre Nmina para su
revisin.
Analista de Nmina
27. Accede y revisa la Pre Nmina a los fines de corroborar que los datos
coincidan con los del Boletn de Modificacin de Nmina. De estar todo
correcto va al paso siguiente, de lo contrario se corrige la Pre Nmina y va al
paso siguiente.
28. Indica al Analista de Programacin que puede cerrar la Nmina.
29. Cierra la Nmina del mes. En el caso de los Ncleos, stos envan su Nmina
al Departamento de Nmina en el Rectorado y en ste se consolidan las
Nminas de la Universidad de Oriente.
30. Recibe a travs del Sistema, la Nmina de los Ncleos.
31. Consolida la Nmina de la Universidad de Oriente.

Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 75 de 74
32. Revisa y ejecuta los mdulos de programacin que generan tablas y listados.
33. Procede a imprimir el Resumen de Formas Pago, especificando los Bancos a

los cuales se realizar el depsito y el Ncleo respectivo, adems del
Resumen General por conceptos.
34. Remite el Resumen de Formas Pago al Analista de Nmina.
Analista de Nmina
35. Recibe el Resumen de Formas Pago.
36. Elabora Cuadre de Nmina en original y una (1) copia, Orden de Pago en
original y cinco (5) copias anexando el Resumen de Formas Pago.
37. Remite el Cuadre de Nmina y Orden de Pago con sus respectivas copias y
con el Resumen de Formas Pago al Jefe de Nmina.
Jefe de Nmina
38. Recibe el Cuadre de Nmina y Orden de Pago con el Resumen de Formas
Pago.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 76 de 74
39. Revisa el Cuadre de Nmina y Orden de Pago con el Resumen de Formas

Pago. Si todo est correcto va al paso siguiente, de existir correcciones
devuelve al Analista de Nmina. (Va al Paso N 30).
40. Convalida mediante firma y sello el Cuadre de Nmina, Orden de Pago con el
Resumen de Formas Pago y sus respectivas copias.
41. Remite a la Secretaria el Cuadre de Nmina, Orden de Pago con el Resumen
de Formas Pago y sus respectivas copias convalidadas.
Secretaria
42. Recibe el Cuadre de Nmina, Orden de Pago con el Resumen de Formas
Pago y sus respectivas copias convalidadas.
43. Asienta y enumera en el Libro Correlativo de rdenes de Pago.
44. Archiva permanentemente el Resumen de Formas Pago.
45. Enva a la Direccin de Personal la original de la Orden de Pago y las cinco (5)
copias, as como, la original del Cuadre de Nmina y una (1) copia, para su
firma y fines pertinentes.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 77 de 74
Secretaria
46. Recibe la original de la Orden de Pago y las cinco (5) copias, as como, el
original del Cuadre de Nmina y una (1) copia de la misma.
47. Remite al Director la original de la Orden de Pago y las cinco (5) copias, as
como, el original del Cuadre de Nmina y una (1) copia de la misma.
Director
original del Cuadre de Nmina y una (1) copia de la misma.
49. Revisa la original de la Orden de Pago y las cinco (5) copias, as como, el
original del Cuadre de Nmina y una (1) copia de la misma. De estar todo
correcto firma y sella y va al paso siguiente, de lo contrario devuelve para
50. Remite a la Secretaria la original de la Orden de Pago y las cinco (5) copias,
as como, el original del Cuadre de Nmina y una (1) copia firmadas y selladas,
para ser asentadas en el Libro Correlativo de rdenes de Pago y enviadas al
Departamento de Nmina.
Secretaria
original del Cuadre de Nmina y una (1) copia firmadas y selladas.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 78 de 74
52. Asienta la Orden de Pago en el Libro Correlativo de rdenes de Pago de la

Direccin.
53. Enva al Departamento de Nmina la original Orden de Pago y las cinco (5)
copias, as como, el original del Cuadre de Nmina y una (1) copia firmadas y
selladas.
Secretaria
54. Recibe el original Orden de Pago y las cinco (5) copias, as como, el original
del Cuadre de Nmina y una (1) copia firmadas y selladas.

Presupuesto nmero, monto, fecha y concepto de la Orden de Pago.
56. Le da salida en el Sistema Ruta de Documentos a la Orden de Pago.
57. Enva a la Direccin de Presupuesto la original de la Orden de Pago y cuatro

(4) copias, as como, la original del Cuadre de Nmina, a fin de realizar los
trmites pertinentes para su pago.
58. Archiva permanentemente la copia restante de la Orden de Pago.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 79 de 74
59. Entrega la copia del Cuadre de Nmina al Analista de Nmina para su control.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 80 de 74
PARA LA ELABORACIN Y REGISTRO DE LAS

RETENCIONES EN LA NMINA
OBJETIVO
Descripcin de los pasos a seguir para elaborar y registrar las Retenciones a la
Nmina de la Universidad de Oriente.
ALCANCE
Es aplicable desde que se introducen en el Sistema las deducciones
correspondientes al mes, hasta que se enva la respectiva Orden de Pago por la
Retencin al Departamento de Contabilidad para tramitar el pago respectivo.
PASOS A SEGUIR:
1.
Introduce en el Sistema las deducciones correspondientes al mes.
2.
Informa al Analista de Nmina que las deducciones fueron ingresadas al

Sistema de Nmina.
Analista de Nmina
3.
Verifica que el Analista Programador haya ingresado en el Sistema de Nmina

las deducciones respectivas. De estar todo correcto va al paso siguiente, de lo
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 81 de 74
contrario informa al Analista Programador para que revise y corrija el error

suscitado. (Va al Paso N 1).
4.
Notifica al Analista Programador que proceda a cerrar la Nmina.
5.
Remite a los Fondos de Ahorro listados de las Retenciones efectuadas.
6.
Liquida la Nmina del mes de la Universidad de Oriente.
7.
Imprime el Listado de Deducciones por concepto de la Clave y Ncleo.
8.
Desglosa el Listado de Deducciones por concepto de la Clave y Ncleo.
9.
Procede a elaborar las rdenes de Pago en original y cinco (5) copias por
concepto de la Clave y Ncleo.
10. Remite al Jefe de Nmina las rdenes de Pago en original y cinco (5) copias a
nombre del (de los) beneficiario(s) en la que se anexan todos los soportes y el
Listado de Retencin del mes segn el concepto de la Clave y Ncleo.
Jefe de Nmina
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 82 de 74
11. Recibe las rdenes de Pago en original y cinco (5) copias a nombre del (de
los) beneficiario(s) en la que se anexan todos los soportes y el Listado de
Retencin del mes segn el concepto de la Clave y Ncleo.
12. Revisa las rdenes de Pago a nombre del (de los) beneficiario(s) y soportes
anexos. De estar todo en orden va al paso siguiente, de lo contrario devuelve
para sus correcciones. (Va al Paso N 7)
13. Firma y sella las rdenes de Pago en Original y las cinco (5) copias.
14. Remite a la Secretaria, las rdenes de Pago en original y cinco (5) copias
firmadas y selladas a nombre del (de los) beneficiario(s) en la que se anexan
todos los soportes y el listado de retencin del mes segn el concepto de la
Clave y Ncleo.
Secretaria
15. Recibe las rdenes de Pago en original y cinco (5) copias firmadas y selladas
a nombre del (de los) beneficiario(s) en la que se anexan todos los soportes y
el listado de retencin del mes segn el concepto de la Clave y Ncleo.
16. Asienta y enumera las rdenes de Pago en el Libro Correlativo de rdenes de

Pago.
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 83 de 74
17. Se dirige a la Direccin de Personal y entrega a la Secretaria las rdenes de

Pago en original y cinco (5) copias, firmadas y selladas a nombre del (de los)
beneficiario(s) en la que se anexan todos los soportes y el listado de retencin
del mes segn el concepto de la Clave y Ncleo.
Secretaria
18. Recibe las rdenes de Pago en original y cinco (5) copias, firmadas y selladas
19. Remite las rdenes de Pago en original y cinco (5) copias, firmadas y selladas
21. Revisa las rdenes de Pago en original y cinco (5) copias, firmadas y selladas
el listado de retencin del mes segn el concepto de la Clave y Ncleo. De
estar todo en orden va al paso siguiente, de lo contrario devuelve para sus
correcciones (Va al paso 7).
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 84 de 74
22. Firma y sella las rdenes de Pago en original y cinco (5) copias.
23. Remite a la Secretaria las rdenes de Pago en original y cinco (5) copias,
firmadas y selladas a nombre del (de los) beneficiario(s) en la que se anexan
todos los soportes y el listado de retencin del mes segn el concepto de la
Clave y Ncleo.
Secretaria
25. Entrega a la Secretaria del Departamento de Nmina las rdenes de Pago en

original y cinco (5) copias, firmadas y selladas a nombre del (de los)
beneficiario(s) en la que se anexan todos los soportes y el listado de retencin
del mes segn el concepto de la Clave y Ncleo.
Secretaria
Versin 1.0
PROCEDIMIENTOS
Pg.: 85 de 74
27. Introduce informacin de las rdenes de Pago en el Sistema Ruta de

Documentos, dirigido al Departamento de Contabilidad, nmero, monto, fecha
y concepto de la Orden de Pago.
28. Procede a darle salida en el Sistema Ruta de Documentos a la Orden de Pago.
29. Archiva copia de la Orden de Pago en el Departamento o Seccin de Nmina.
30. Enva las rdenes de Pago original a nombre del (de los) beneficiario(s), las
cuatro (4) copias de la Orden de Pago con todos los soportes y el Listado de
Retencin del mes segn el concepto de la Clave y Ncleo firmadas y selladas
al Departamento de Contabilidad para iniciar la verificacin y los trmites
pertinentes para realizar el pago respectivo.
Versin 1.0

Manual Dptonomina2013

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UNIVERSIDAD DE ORIENTE

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA

Este Manual elaborado por la Direccin de Organizacin y Sistemas en

El presente Manual y su contenido, es para uso interno de la Universidad de

Para la tramitacin del Beneficio Bono de Alimentacin para el

Para la tramitacin del Beneficio Bono de Salud y Familiar para el personal

Para la tramitacin del Beneficio Bono de Doctor en la Universidad de

Para la tramitacin del Beneficio Socorro Mutuo al personal obrero y

Para el registro y trmites de los Embargos Judiciales

Para la Elaboracin de la Nmina..

Para la elaboracin y registro de las Retenciones en la Nmina.

Para la tramitacin del Beneficio Bono de Alimentacin para el

Para la tramitacin del Beneficio Bono de Salud y Familiar para el personal

Para la tramitacin del Beneficio Bono de Doctor en la Universidad de

Para la tramitacin del Beneficio Socorro Mutuo al personal obrero y

Para el registro de los Embargos Judiciales y trmites de cancelacin a

Para el registro de los Embargos Judiciales y trmites de cancelacin

Para la Elaboracin de la Nmina..

Para la elaboracin y registro de las Retenciones en la Nmina.

El presente Manual tiene como propsito plantear y establecer de manera

Administrativos necesarios para la preparacin y elaboracin de la Nmina de

Asignaciones, Incorporaciones o Desincorporaciones de Personal de la Nmina,

Determinar los niveles de responsabilidad que deben emplearse a los fines

de asegurar un adecuado control interno y externo por parte de los organismos

CONSTITUCIN DE LA REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

REGLAMENTO DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE

Boletines de Modificacin: Documento realizado por las Unidades de Nmina de

Dependencia: Componente orgnico y funcional que forma parte de la Universidad.

Unidades de Personal: Son aquellas Unidades Administrativas encargadas de la

PARA LA TRAMITACIN DEL BENEFICIO BONO DE ALIMENTACIN

PARA LA TRAMITACIN DEL BENEFICIO BONO DE SALUD Y

PARA LA TRAMITACIN DEL BENEFICIO BONO DE DOCTOR EN LA

PARA LA TRAMITACIN DEL BENEFICIO SOCORRO MUTUO AL

PARA EL REGISTRO Y TRMITES DE LOS EMBARGOS JUDICIALES

23. El Departamento de Evaluacin y Control de Personal o Delegacin de

PARA LA ELABORACIN DE LA NMINA

PARA LA ELABORACIN Y REGISTRO DE LAS RETENCIONES EN LA

PARA LA TRAMITACIN DEL BENEFICIO BONO DE

Recibe de los Ncleos los Oficios donde se notifica el ingreso y egreso,

Ingresa a la Base de Datos donde se encuentran registrados todos los

Realiza las modificaciones correspondientes (das hbiles, ingresos y egresos

Imprime los listados donde se especifica el Ncleo y tipo de personal.

12. Asienta y enumera las rdenes de Pago en el Libro Correlativo de rdenes de

23. Introduce informacin de las rdenes de Pago en el Sistema Ruta de

24. Procede a darle salida en el Sistema Ruta de Documentos a las rdenes de

25. Archiva copia de la Orden de Pago en el Departamento de Nmina.

29. Procede a ingresar la data en el Sistema para generar los Archivos

30. Ingresa a la Pgina Web de la Empresa para transferir la informacin

31. Notifica a la Empresa el envo de la informacin y solicita cundo se efectuarn

33. Fin del Procedimiento.

PARA LA TRAMITACIN DEL BENEFICIO BONO DE SALUD Y

Recibe Oficio mediante el cual se ordena desincorporar, del listado de Nmina

Remite al Jefe de Nmina Oficio mediante el cual se ordena desincorporar, del

Recibe el Oficio mediante el cual se ordena desincorporar del listado de

Revisa y remite al Analista de Nmina el Oficio mediante el cual se ordena

Recibe Oficio mediante el cual se ordena desincorporar, del listado de Nmina

Notifica al Analista Programador que existen modificaciones en la Nmina

Recibe notificacin acerca de las modificaciones en la Nmina correspondiente

Efecta las modificaciones y consolida en la Nmina correspondiente al

Genera la Nmina correspondiente al beneficio Bono de Salud y Familiar.

17. Remite a la Secretaria el Cuadre de Nmina y Orden de Pago convalidados.

19. Asienta y enumera en el Libro Correlativo de rdenes de Pago.

21. Entrega a la Secretaria de la Direccin de Personal el Cuadre de Nmina,

23. Remite al Director de Personal el Cuadre de Nmina, Orden de Pago