Está en la página 1de 35

1

Profesores:
Lic. Marisa Gouget
Lic. Pablo Werner
Profesores adjuntos, jefes de TP y ayudantes:
Lic. Claudia Iaconis
Lic. Adriana Morando
Lic. Cecilia Collazo
Lic. Horacio Medina
Lic. Andrs Mumhentaler
Ing. Ariel Astorino
Basado en PMBoK cuarta edicin
- 2011 Versin 1.0 -
Administracin de Proyectos
Unidad 6: Gestin de
Costos
Gestin del Costo del Proyecto
Esta rea de conocimiento contiene los procesos
que se requieren para completar el proyecto
dentro del presupuesto aprobado.
Est formada por tres procesos, dos de los cuales
tienen el objetivo estimar los costos de las
actividades del cronograma y totalizar los costos
para establecer una lnea base, y son parte del
grupo de procesos de Planificacin.
El tercer proceso, de Seguimiento y Control,
realizar el control sobre los costos una vez iniciado
el proyecto.
Procesos de la Gestin del Costo
Grupos de
Procesos
Procesos de
Iniciacin
Procesos de
Planificacin
Procesos de
Ejecucin
Procesos de
Seguimiento
y Control
Procesos de
Cierre
Gestin del
Costo
Estimar los
Costos 7.1
Determinar el
Presupuesto
7.2
Controlar los
Costos 7.3
Procesos de la Gestin del Costo
Lnea Base del Alcance
Cronograma del Proyecto
Planificacin de los Recursos Humanos
Registro de Riesgos
Factores Ambientales de la Empresa
Activos de los Procesos de la Organizacin
7.1.
Estimar los
Costos
Estimaciones de Costos de
las Actividades
Base de los Estimados
Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
7.2.
Determinar el
Presupuesto
Estimaciones de Costos de las Actividades
Base de las Estimaciones
Lnea Base del Alcance
Cronograma del Proyecto
Calendario de recursos
Contratos
Activos de los Procesos de la Organizacin
Lnea Base del Desempeo de
Costos
Requisitos para la financiacin
del proyecto
Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
Plan para la Direccin del Proyecto
Requisitos de Financiamiento del Proyecto
Informacin sobre el Desempeo del
Trabajo
Activos de los Procesos de la Organizacin
7.3.
Controlar los
Costos
Mediciones del Desempeo del Trabajo
Proyecciones del Presupuesto
Actualizaciones a los Activos de los Procesos
de la Organizacin
Solicitudes de Cambio
Actualizaciones al Plan para la Direccin del
Proyecto
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Estimar los Costos
Es el proceso que consiste en desarrollar una
aproximacin de los recursos financieros necesarios
para completar las actividades del proyecto. Se
aconseja considerar causas posibles de variacin ,
incluyendo los riesgos.
Se expresan en unidades monetarias.
Se realiza una evaluacin cuantitativa de una
actividad considerando los recursos requeridos
para completarla. Se estiman estos costos para
todos los recursos que van a ser cargados al
proyecto (trabajo, materiales, equipos, servicios,
tolerancia a la inflacin, costos de contingencia).
Procesos de la Gestin de Costos
Estimar los Costos
Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas
Lnea Base del Alcance
Cronograma del Proyecto
Planificacin de los Recursos
Humanos
Registro de Riesgos
Factores Ambientales de la
Empresa
Activos de los Procesos de la
Organizacin
Juicio de expertos
Estimacin por Analoga
Estimacin Paramtrica
Estimacin Botton-Up
Estimacin por tres Puntos
Anlisis de Reserva
Costo de la Calidad
Software de Estimacin de
costos para la Direccin de
Proyectos
Anlisis de Propuestas para
Licitaciones
Estimacin de Costos de las
Actividades
Base de los Estimados
Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
Entradas:
Lnea Base del Alcance
Enunciado del alcance.
Estructura de desglose del trabajo.
Diccionario de la EDT.
Cronograma del Proyecto
Planificacin de los Recursos Humanos
Registro de Riesgos
Factores Ambientales de la Empresa
Las condiciones del mercado.
La informacin comercial publicada.
Activos de los Procesos de la Organizacin
Las polticas de estimacin de costos
Las plantillas de estimacin de costos
La informacin histrica
Las lecciones aprendidas
Estimar los Costos
Tcnicas y herramientas:
Juicio de expertos
Estimacin por analoga: proyectos similares anteriores como base de
estimacin.
Estimacin paramtrica: relaciones estadsticas entre informaciones
histricas y otras variables (ej.:metro cuadrado en la construccin).
Estimacin botton-up: se estima el costo individual de cada wp con el
mayor detalle posible y luego se sumariza hacia niveles superiores.
Estimacin por 3 puntos: calcular el costo esperado considerando un
promedio ponderado de 3 estimaciones (pesimista, optimista, mas
probable).
Anlisis de reserva: un porcentaje del costo estimado, un nmero fijo o
un clculo utilizando algn mtodo de anlisis cuantitativo, como reserva
de contingencia.
Costo de la calidad: supuestos sobre el costo de la calidad usados para
calcular los costos.
Software de estimacin de proyectos: sw de estimacin de costos.
Anlisis de oferta de proveedores
Estimar los Costos
Salidas:
Estimaciones de Costos de las Actividades
Los costos se estiman para todos los recursos que se aplican a la
estimacin de costos de las actividades. Los costos indirectos, si se
incluyen en el estimado del proyecto, pueden incluirse en el nivel de
la actividad o en niveles superiores.
Base de los Estimados
Detalle de respaldo de las estimaciones.
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Los documentos del proyecto que pueden ser actualizados incluyen,
entre otros, el registro de riesgos.
Estimar los Costos
Tipos de Costos: Se puede considerar la siguiente clasificacin
de costos:
Costos Variables : son costos que cambian con la cantidad de
produccin o de trabajo. Por ejemplo cantidad de materiales.
Costos Fijos: costos que no cambian con la produccin. Por
ejemplo costos de lanzamiento..
Costos Directos: se atribuyen directamente al trabajo de un
proyecto. Por ejemplo alquiler de una gra.
Costos Indirectos: gastos generales o costos que se realizan en
beneficio de ms de un proyecto. Por ejemplo training de
personal de un help desk.
Costos de Capital: disminuye por el uso. En contabilidad, son
amortizables en el tiempo.
Costos Operacionales: son gastos del da a da.
Estimar los Costos
Estimacin por 3 puntos :
Considera incertidumbre y riesgos
Se origina en el PERT
Considera 3 estimaciones para definir una aproximacin:
Costo ms probable: basado en una estimacin realista del esfuerzo
y cualquier gasto previsto.
Costo optimista: costo basado en el anlisis del escenario del mejor
caso.
Costo pesimista: costo basado en el anlisis del escenario del peor
caso.
Calcula el costo esperado considerando un promedio
ponderado de las 3 estimaciones anteriores:
Costo esperado = Costo optimista + 4 x Costo ms probable + Costo pesimista
----------------------------------------------------------------------------------------
6
Estimar los Costos
Determinar el presupuesto
Es el proceso que consiste en sumar los costos
estimados de actividades individuales o paquetes
de trabajo para establecer una lnea base de
costo autorizada.
Slo los costos asociados con el proyecto forman
parte del presupuesto del proyecto.
Procesos de la Gestin de Costos
Determinar el Presupuesto
Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas
Estimacin de Costos de las
Actividades
Lnea Base del Alcance
Cronograma del Proyecto
Calendarios de Recursos
Contratos
Activos de los Procesos de la
Organizacin
Suma de Costos
Anlisis de Reserva
Juicio de Expertos
Relaciones Histricas
Conciliacin del Lmite de
Financiamiento
Lnea Base del Desempeo de
Costos
Requisitos de Financiamiento
del Proyecto
Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
Determinar el presupuesto
Entradas:
Estimaciones de Costos de las Actividades
Base de las Estimaciones
Lnea Base del Alcance
Enunciado del alcance.
Diccionario de la EDT.
Cronograma del Proyecto
Calendarios de Recursos
Contratos
Activos de los Procesos de la Organizacin
las polticas, procedimientos y lineamientos existentes, formales e informales,
relacionados con la preparacin del presupuesto de costos
las herramientas para la preparacin del presupuesto de costos
los mtodos para la preparacin de informes
Determinar el presupuesto
Tcnicas y herramientas:
Suma de Costos
Anlisis de reserva: un porcentaje del costo estimado, un nmero fijo o
un clculo utilizando algn mtodo de anlisis cuantitativo, como reserva
de contingencia. Las reservas no forman parte de la lnea base de costo,
pero pueden incluirse en el presupuesto total del proyecto. Las reservas
no se incluyen como parte de los clculos de la medicin del valor
ganado.
Relaciones histricas: cualquier relacin histrica que d como
resultado estimaciones paramtricas o anlogas implica el uso de
caractersticas (parmetros) del proyecto para desarrollar modelos
matemticos que permitan predecir los costos totales del proyecto.
Conciliacin del Lmite del Financiamiento: el gasto de fondos debe
conciliarse con los lmites de financiamiento establecidos sobre el
desembolso de fondos para el proyecto.
Determinar el presupuesto
Salidas:
Lnea Base del Desempeo de Costos : es un presupuesto hasta la
conclusin (BAC) aprobado y distribuido en el tiempo, que se utiliza para
medir, monitorear y controlar el desempeo global del costo del
proyecto.
Requisitos de Financiamiento del Proyecto
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto: entre otros
el registro de riesgos
los estimados de costos
el cronograma del proyecto
Reserva de contingencia:
Es una asignacin para cambios no planificados que
puedan resultar de la realizacin de los riesgos
identificados.
Reserva de administracin:
Es un presupuesto reservado para cambios no planificados
al alcance y los costos. No son parte de la lnea de base y
no se consideran para el anlisis del valor ganado.
Determinar el presupuesto
Es un presupuesto distribuido en el tiempo, es utilizado como base para
medir, seguir y controlar el desempeo de costos general del proyecto.
Es parte del Plan de Administracin de Proyecto.
Generalmente se representa por una curva S.
El presupuesto contiene la reserva de administracin
La lnea de base contiene la reserva de contingencia
Determinar el presupuesto
Lnea Base Cost Baseline
Presupuesto del Proyecto /
Requerimientos de Fondos
Los fondos totales requeridos son los incluidos en la lnea de base ms
el monto de reservas para contingencia de administracin.
En general los requerimientos de fondos se dan en medidas
incrementales que no son continuos, se representan como escalones .
Controlar los Costos 1/2
Es el proceso que consiste en monitorear la situacin
del proyecto para actualizar el presupuesto del
mismo y gestionar cambios a la lnea base de costo.
Es parte del Control Integrado de Cambios.
Incluye:
Influenciar los factores que crean cambios a la Lnea
Base de Costos del proyecto
Asegurar el acuerdo en los requerimientos de
cambios
Administrar los cambios reales a medida que ocurren.
Asegurar que los excesos potenciales de costos no
superen la financiacin peridica y total para el
proyecto.
Incluye:
Monitorear la performance de costos para
detectar variaciones de la lnea base.
Registrar los cambios (apropiados) a la lnea base
con exactitud.
Prevenir cambios incorrectos, impropios o no
aprobados de ser incluidos en los reportes de
costos o en la utilizacin de recursos.
Informar a los stakeholders de los cambios
aprobados.
Actuar para mantener los excesos de costos
esperados dentro de lmites aceptables.
Controlar los Costos 2/2
Procesos de la Gestin de Costos
Controlar los Costos
Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas
Plan para la Direccin del
Proyecto
Requisitos de Financiamiento
del Proyecto
Informacin sobre el
Desempeo del Trabajo
Activos de los Procesos de la
Organizacin
Gestin del Valor Ganado
Proyecciones
ndice de Desempeo del
Trabajo por Completar (TCPI)
Revisiones de Desempeo
Anlisis de Variacin
Software de Gestin de
Proyectos
Mediciones del Desempeo
del Trabajo
Proyecciones del Presupuesto
Actualizaciones a los Activos
de los Procesos de la
Organizacin
Solicitudes de Cambio
Actualizaciones al Plan para la
Direccin del Proyecto
Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto
Controlar los Costos
Entradas:
Plan para la Direccin del Proyecto
Lnea base del desempeo de costos.
Plan de gestin de costos.
Requisitos de Financiamiento del Proyecto
Informacin sobre el Desempeo del Trabajo
Activos de los Procesos de la Organizacin
las polticas, procedimientos y lineamientos existentes, formales e
informales,
relacionados con la preparacin del presupuesto de costos
las herramientas para EL control de costos
los mtodos de seguimiento e informacin que se utilizarn
Controlar los Costos
Tcnicas y Herramientas:
Gestin del Valor Ganado
Valor planificado. (PV)
Valor ganado.(EV)
Costo real.(AC)
Variacin del cronograma.(SV)
Variacin del costo.(CV)
ndice de desempeo del cronograma.(SPI)
ndice del desempeo del costo.(CPI)
Proyecciones
Proyeccin de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC,
ndice de Desempeo del Trabajo por Completar (TCPI)
Revisiones del Desempeo
Anlisis de variacin: compara el desempeo real del proyecto con respecto al
desempeo planificado o esperado.
Anlisis de tendencias.
Desempeo del valor ganado.
Anlisis de Variacin: Las mediciones del desempeo del costo (CV, CPI) se
utilizan para evaluar la magnitud de variacin con respecto a la lnea base original
de costo.
Software de Gestin de Proyectos:
Controlar los Costos
Salidas:
Mediciones del Desempeo del Trabajo
Los valores calculados del CV, SV, CPI y SPI para los componentes de la EDT.
Proyecciones del Presupuesto
El valor de una EAC calculada o de una EAC ascendente debe documentarse y
comunicarse a los interesados.
Actualizacin de los Activos de los Procesos de la Organizacin
las causas de las variaciones
las acciones correctivas seleccionadas y la razn de su seleccin
otros tipos de lecciones aprendidas procedentes del control de costos del
proyecto.
Solicitudes de Cambio: Las solicitudes de cambio pueden incluir acciones
preventivas o correctivas y se procesan para su revisin y tratamiento por medio del
proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.
Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
Lnea base del desempeo de costos.
Plan de gestin de costos.
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
los estimados de costos
base de las estimaciones
Controlar los Costos
Tcnica de Valor Ganado/ Earned Value/EVT
Concepto
Ayuda a evaluar la magnitud de las variaciones
que van a ocurrir indefectiblemente.
EVT compara el valor del costo presupuestado del
trabajo realizado (ganado) contra:
a) el costo presupuestado del trabajo planeado.
b) el costo real del trabajo realizado.
Controlar los Costos
Tcnica de Valor Ganado/ Earned Value/EVT
Mtricas
Planned Value (PV): presupuesto asignado y aprobado al trabajo que
deba completarse en un periodo determinado, para una actividad o
componente de la WBS. El PV acumulado al final del proyecto, da como
resultado el BAC o Budget at completion
Actual Cost (AC): costo total incurrido a la fecha, para realizar el
trabajo de una actividad o componente de la WBS
Earned Value (EV): valor del trabajo completado a la fecha, al
compararlo con el monto presupuestado, para un componente de la WBS o
actividad.
EV=PV * % avance
Si una actividad tiene $1300 de costo presupuestado y tiene un 70% de avance
realizado entonces $910 es lo que se puede acreditar como valor ganado
Controlar los Costos
Slo muestra el dinero gastado.
No da informacin de todo el proyecto.
Es un dato muy parcial.
Hoy
Controlar los Costos
Tcnica de Valor Ganado/ Earned Value/EVT
Muestra el dinero gastado.
Muestra el valor ganado del trabajo realizado.
Proporciona informacin ms real de la salud del proyecto.
Controlar los Costos
Tcnica de Valor Ganado/ Earned Value/EVT
Controlar los Costos
Tcnica de Valor Ganado/ Earned Value/EVT
Mtricas
Variaciones de Costos y Cronogramas
Cost variance (CV): representa las variaciones en los
costos CV= EV-AC. CV>=0 no hay desviacin , CV<0 se
gast ms de lo previsto.
Schedule variance (SV): representa las variaciones en el
cronograma SV=EV-PV. SV >=0 el proyecto avanza de
acuerdo a la planificado, SV < 0 el proyecto est
atrasado.
Indices de Desempeo
Cost Performance Index (CPI) CPI=EV/AC.
Representa los pesos obtenidos de trabajo por
cada peso gastado.
Schedule Performance Index(SPI) SPI=EV/PV.
Representa el porcentaje del progreso del trabajo
realizado.
Controlar los Costos
Mtricas Pronsticos
Estimate to complete (ETC): predice cunto va a costar
completar todo el trabajo remanente para una actividad o componente
de la WBS o para el proyecto completo. Representa cunto ms creemos,
en la actualidad, que va a costar el proyecto.
Estimate at completion (EAC): es el pronstico del costo total
esperado (o ms probable) de un componente de la WBS o actividad o
del proyecto al momento de su culminacin (del proyecto). Representa
cunto se espera, en la actualidad, que cueste todo el proyecto.
Variance at completion (VAC) Representa cunto por encima o
por debajo del presupuesto vamos a encontrarnos cuando termine el
proyecto. Se utiliza para anlisis de variaciones.
Controlar los Costos
Mtricas Pronsticos
Controlar los Costos
Mtricas Pronsticos
Muestra el estado del desempeo de los costos.
Provee seales de problemas de costos y de
cronograma.
Integra el estado de cronograma y costos.
Provee un mtodo de medicin y terminologa
estndares.
Provee un mecanismo para aumentar la exactitud y
validez de las estimaciones para terminar el proyecto.
Controlar los Costos
Ventajas de su utilizacin