1.

Principios de supervisin:
Este captulo explica qu es supervisin y qu propsito tiene.
1.1 Qu es supervisin?
La supervisin es la observacin y registro regular de las actividades que
se llevan a cabo en un proyecto o programa. Es un proceso rutinario de
recogida de informacin sobre todos los aspectos del proyecto.
supervisin tambin implica informar sobre el progreso del proyecto a
los donantes, ejecutores y beneficiarios del proyecto.
1.2 Propsito de la supervisin:
La supervisin es muy importante en la planificacin e implementacin de
proyectos. Es como mirar al camino cuando se va en bicicleta: puede
ajustar el recorrido para asegurarse de que no se desva.
La supervisin proporciona informacin que puede ser til para:
Analizar la situacin de la comunidad y de su proyecto
Determinar si las aportaciones al proyecto se utilizan
correctamente
Identificar los problemas a los que se enfrenta la comunidad o el
proyecto y encontrar soluciones
Asegurar que todas las actividades se llevan a cabo
adecuadamente, por las personas apropiadas y a tiempo
Utilizar las lecciones y la experiencia de un proyecto en otro
Determinar si la forma en que se plane el proyecto es la ms
adecuada para resolver el problema al que nos enfrentamos.
2. Supervisin, planificacin e implementacin:
Un proyecto es una serie de actividades (inversiones) que pretende
resolver problemas particulares dentro de un periodo y en un
emplazamiento determinados. Las inversiones incluyen recursos humanos
y materiales, tiempo y dinero. Antes de lograr los objetivos, un proyecto
pasa por diferentes fases. La supervisin debe estar presente e
integrada en todas las fases del ciclo del proyecto.
Las tres fases bsicas son:
Planificacin del proyecto (anlisis de la situacin, identificacin de
los problemas, definicin de la meta, formulacin de estrategias,
diseo del plan de trabajo y distribucin de presupuestos)
Implementacin del proyecto (movilizacin, utilizacin y control de
los recursos, y operacin del proyecto)
Evaluacin del proyecto
La supervisin deben llevarla a cabo todas las personas e instituciones
involucrados en el proyecto. Para implementar con eficiencia un proyecto,
los planificadores y ejecutores deben planear todas las fases
interrelacionadas desde el principio.
En el Manual para activistas decimos que las preguntas clave de la
planificacin y la gestin son: (1) Qu queremos?, (2) Qu tenemos? (3)
Cmo podemos usar lo que tenemos para conseguir lo que queremos?, y
(4) Qu pasar cuando lo hagamos? Se pueden modificar, diciendo
dnde en lugar de qu , pero los principios siguen siendo los mismos.
La preguntas se convierten en:
1. Dnde estamos?
2. A dnde queremos ir?
3. Cmo podemos llegar ah?
4. Qu pasar cuando lleguemos?
2.1 Anlisis de la situacin y definicin de los problemas:
Es la respuesta a la pregunta Dnde estamos? (Qu tenemos?).
El anlisis de la situacin es un proceso por el que se identifican las
caractersticas generales y los problemas de la comunidad. Implica el
reconocimiento y definicin de las particularidades y problemas
especficos de las categoras concretas de la gente de la comunidad.
Pueden ser personas con minusvalas, mujeres, jvenes, campesinos,
comerciantes o artesanos.
El anlisis de la situacin se elabora recabando la informacin necesaria
para comprender al conjunto de la comunidad y a las personas que la
componen. Se debe conseguir informacin sobre lo que ha sucedido en el
pasado, lo que est sucediendo ahora y lo que se espera que suceda en el
futuro, basndose en la experiencia de la comunidad.
La informacin necesaria para entender a la comunidad incluye, entre
otras cosas:
Caractersticas de la poblacin (sexo, edad, tribu, religin y
tamao de las familias).
Estructuras polticas y administrativas (como comits comunales y
consejos locales).
Actividades econmicas (incluyendo agricultura, comercio y pesca);
Tradiciones culturales (por ejemplo la herencia y el sistema de
clanes), transiciones (bodas, ritos funerarios), y ritos de trnsito
(por ejemplo, la circuncisin);
Proyectos en marcha, como los comarcales, de distrito, planes
nacionales, organizaciones no gubernamentales (ONG), y
organizaciones basadas en la comunidad (OBC);
Infraestructura socioeconmica o prestaciones comunales,
(escuelas, centros de salud, vas de acceso)
Organizaciones comunitarias (como grupos de ahorro y crdito,
grupos de mujeres, grupos de auto ayuda y grupos de
enterramientos), sus funciones y actividades.
La informacin para el anlisis de la situacin debe recabarse con la
colaboracin de los miembros de la comunidad, utilizando varias tcnicas.
Con ello se pretende asegurar una informacin vlida, fiable y
comprensible sobre la comunidad y sus problemas.
Se pueden emplear algunas de estas tcnicas:
Revisin de documentos
Seguimiento
Discusiones con grupos y personas especficas y con el conjunto de
la comunidad
Entrevistas
Observaciones
Escuchar a la gente
Tormenta de ideas
Conversaciones informales
Recursos sociales, servicios y oportunidades de la localidad
Recorridos, mapas
Esquemas de los problemas
El anlisis de la situacin es muy importante antes de hacer ningn
intento de resolver los problemas porque:
Proporciona una oportunidad de comprender la dinmica de la
comunidad
Ayuda a aclarar las condiciones sociales, econmicas, culturales y
polticas
Proporciona una oportunidad inicial para la participacin de la gente
en todas las actividades del proyecto
Facilita la definicin de los problemas comunitarios y sus
soluciones
Proporciona la informacin necesaria para determinar objetivos,
planificarlos e implementarlos
El anlisis de la situacin debe ser continuo, para proporcionar
informacin adicional durante la implementacin del proyecto, su
supervisin y su replanteamiento. El anlisis de la situacin y la
identificacin de problemas debe supervisarse para asegurar que
siempre hay disponible informacin correcta y actualizada sobre la
comunidad y sus dificultades.
Ya que la supervisin debe estar integrada en todos los aspectos o fases
del proceso, estudiemos cada fase y lo que interesa supervisar en ellas.
2.2 Establecer las metas y objetivos:
El establecimiento de las metas equivale a la pregunta Dnde queremos
ir? (Qu queremos?).
Antes de hacer ningn intento de implementar un proyecto, los
planificadores, implementadores y beneficiarios deben establecer las
metas y objetivos. Ver Tormenta de ideas, un mtodo participativo de
hacerlo. Una meta es una declaracin general de lo que se debe hacer
para resolver un problema. Es una definicin genrica de lo que se espera
de un proyecto.
Una meta surge del problema que debe considerarse y seala el destino
final de un proyecto. Los objetivos son partes limitadas de una meta y
para ser posibles deben ser especficos.
Los objetivos deben ser SMART. Tienen que ser:
Especfico: claro sobre qu, dnde, cundo y cmo se debe cambiar
la situacin
Medible: que sea posible cuantificar los fines y beneficios
Realizable: que sea posible alcanzar los objetivos (conociendo los
recursos y capacidades a disposicin de la comunidad )
Realista: que sea posible obtener el nivel de cambio reflejado en el
objetivo
Finito: con un tiempo limitado para completarlo.
Para lograr los objetivos de un proyecto, es esencial evaluar los recursos
disponibles en la comunidad, y los recursos externos a los que se puede
acceder. Ver Descubrir recursos ocultos. Los planificadores,
implementadores y miembros de la comunidad deben tambin identificar
los impedimentos a los que se enfrentarn cuando ejecuten el proyecto y
cmo pueden soslayarlos. Basndose en la amplitud de los obstculos y de
las fuerzas positivas, los implementadores deben decidir si continuar con
el proyecto o abandonarlo.
Las metas y los objetivos proporcionan la base para la supervisin y
evaluacin de un proyecto. Son los criterios segn los que se mide el
xito o fracaso de un proyecto.
2.3 Generar estructuras y estrategias:
Este aspecto equivale a la tercera pregunta clave, Cmo llegar ah?
(Cmo conseguir lo que queremos con lo que tenemos ?).
Los planificadores e implementadores (las comunidades y sus valedores )
deben decidir cmo van a ejecutar el proyecto, lo que constituye la
estrategia. Un acuerdo sobre la estrategia implica determinar de todo lo
que hace falta (aportaciones) para llevarlo a cabo, definir los diferentes
grupos o personas y los cometidos que cada uno va a tener en el
proyecto. Estos grupos y personas con distintas funciones en el proyecto
se denominan ejecutores.
Por lo tanto, la generacin de estructuras y estrategias implica:
Discutir y acordar las actividades que se van a emprender durante
la implementacin
Definir los distintos ejecutantes dentro y fuera de la comunidad, y
sus cometidos
Definir y distribuir los costes y materiales necesarios para
implementar el proyecto.
Despus de establecer la idoneidad de las decisiones, la ejecutiva debe
discutir y acordar con todos los ejecutantes la forma en la que se debe
implementar el proyecto. Esto se denomina disear un plan de trabajo.
(Cmo conseguimos lo que queremos?). Un plan de trabajo es una
descripcin de las actividades necesarias clasificadas en fases, con una
indicacin aproximada de su agenda.
Para preparar un buen plan de trabajo, los implementadores deben:
Listar todas las tareas necesarias para implementar un proyecto
Colocar las tareas en el orden en que se deben emprender
Exponer la distribucin de responsabilidades a los ejecutantes
Marcar la agenda para cada actividad.
El plan de trabajo es una gua para la implementacin del proyecto y la
base para su supervisin. Por lo tanto ayuda a:
Finalizar el proyecto a tiempo
Hacer lo que se debe en el orden que se debe
Identificar quin debe responsabilizarse de cada actividad
Determinar cundo empezar la implementacin del proyecto.
Los implementadores y planificadores deben acordar los indicadores de
supervisin. Estos indicadores son signos cuantitativos y cualitativos
(criterios) para la medicin o evaluacin de los logros de las actividades y
objetivos del proyecto. Los indicadores mostrarn hasta qu grado se
han alcanzado los objetivos de cada actividad. Los indicadores de
supervisin deben ser explcitos, pertinentes y objetivamente
verificables.
Los indicadores de supervisin son de cuatro tipos:
Indicadores de aportaciones: describen lo que sucede en el
proyecto (por ejemplo, nmero de ladrillos necesarios y cantidad
de dinero gastada)
Indicadores de rendimiento: describen la actividad del proyecto
(por ejemplo, nmero de aulas construidas)
Indicadores de resultados: describen la produccin de la actividad
(por ejemplo, nmero de alumnos que acuden a la escuela)
Indicadores de impacto: miden el cambio en las condiciones de la
comunidad (por ejemplo, la reduccin del analfabetismo en la
comunidad).
Registrar por escrito las estructuras y estrategias ayuda a la supervisin
del proyecto, porque especifican lo que se tiene que hacer en su
implementacin. La planificacin debe indicar lo que debe supervisarse,
quin debe supervisar y cmo debe abordarse la supervisin.
2.4 Implementacin:
La supervisin de la implementacin equivale a la cuarta pregunta clave
Qu pasar cuando lo hagamos?
La implementacin es la fase en la que se acometen todas las actividades
planificadas. Antes de la implementacin de un proyecto, los
implementadores (encabezados por el comit o la ejecutiva del proyecto)
deben identificar sus puntos fuertes y dbiles (fuerzas internas),
oportunidades y obstculos (fuerzas externas).
Los puntos fuertes y las oportunidades son fuerzas positivas que deben
ser explotadas para implementar eficazmente un proyecto. Los puntos
dbiles y los obstculos pueden entorpecer esta implementacin. Los
ejecutores deben asegurarse que encuentran medios para soslayarlos.
En esta fase de implementacin es importante una supervisin que
asegure que el proyecto se desarrolla segn la agenda. Es un proceso
continuo que debe organizarse antes de que empiece la implementacin
del proyecto. Por ello, las actividades de supervisin tienen que aparecer
en el plan de trabajo y deben comprometer a todos los interesados. Si
las actividades no estn yendo bien, hay que hacer los arreglos
necesarios para identificar el problema y poder corregirlo.
La supervisin tambin es importante para asegurar que las actividades
se implementan como se planific. Esto ayuda a los implementadores a
medir en qu grado estn consiguiendo sus metas. Se basa en la evidencia
de que el proceso a travs del cual se implementa un proyecto tiene un
gran efecto en su uso, operatividad y mantenimiento. Por lo tanto, cuando
la implementacin del proyecto no est cumpliendo los objetivos
marcados, se impone que los implementadores se hagan y respondan la
pregunta, cmo llegaremos mejor?.
2.5 Resumen de la relacin:
Todo lo anterior ilustra la estrecha relacin entre supervisin,
planificacin e implementacin.
Demuestra que:
La planificacin describe las formas en las que se debe hacer la
implementacin y la supervisin
La implementacin y la supervisin se guan por el plan de trabajo
del proyecto
La supervisin proporciona informacin sobre la planificacin e
implementacin del proyecto.
Hay una estrecha relacin de refuerzo (apoyo) mutuo entre planificacin,
implementacin y supervisin. Ninguna de las tres puede efectuarse de
forma aislada de las otras dos, y cuando se lleva una a cabo, los
planificadores e implementadores tienen que ocuparse tambin de las
otras.