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LOS ACTOS NOTARIALES

LOS ACTOS AUTENTICOS Y LOS ACTOS BAJO FIRMAS PRIVADAS




INTRODUCCION

El sistema de derecho notarial dominicano es principalmente literal, por lo que la actividad del
notario en ejercicio de la funcin que le es propia, es esencialmente documental, lo que
significa que sus actos deben constar por escrito, con lo que se reitera la importancia que tiene
que cumplir con las solemnidades de ley al momento de las redacciones de los actos.

Por regla general, deben celebrarse por escritura pblica todos los actos o contratos para los
cuales la ley exija esta formalidad.


3.1 - Los Actos Autnticos. Concepto.

El acto autntico es aquel que ha sido otorgado por ante oficiales pblicos, que tienen derecho
de actuar en el lugar que se otorg el acto, y con las solemnidades requeridas por la ley.

Art. 1317 del C.C. Es acto autntico el que ha sido otorgado por ante oficiales pblicos, que
tienen derecho de actuar en el lugar donde se otorg el acto, y con las solemnidades
requeridas por la ley.

Es el documento autorizado con las formalidades debida por un Notario u otro funcionario con
fe pblica en el lugar de la celebracin del acto.

Acta Notarial, es el instrumento original autorizado, en el que se relaciona un hecho o acto
jurdico a solicitud de parte interesada que el Notario asienta en el protocolo bajo su fe con la
obligacin de conservar.

Doctrina. El acta notarial es el documento pblico autorizado por notario, producido para probar
hechos, solemnizar o dar forma a actos o negocios jurdicos y asegurar la eficacia de sus
efectos jurdicos.


3.2 Condiciones de Autenticidad.

Para que exista el acto autntico tal como habla la ley, se exige el concurso de cinco elementos
o condiciones:

a) Que exista un funcionario pblico, esto es, algunas de las personas a quienes la ley otorga la
facultad de conferir fe pblica en virtud de su intervencin en determinados actos;

b) Que el acto autorizado por el funcionario pblico, es decir, que se celebre con su intervencin
personal;

c) Que el acto que se autoriza sea de su competencia, esto es, que est comprendido en el
nmero de aquellos a los cuales, segn la ley, puede atribuir fe pblica;

d) Que se observen las formalidades establecidas por la ley, o sea, que se redacten en espaol,
sin abreviaturas, blanco, lagunas ni intervalos, etc., y

e) Que el acto se autorice en el lugar en que el funcionario ejerce sus atribuciones, es decir, que
el Notario o el funcionario pblico acte dentro de su jurisdiccin territorial.


3.3 Los Requisitos de Forma y Fondo.

Para muchos doctrinarios la idea de actas autnticas como principio del notariado latino supone la
aceptacin de que el derecho notarial es el derecho de las formas, es decir, que se rige mucho ms por
formas que por fondos. En realidad, la dualidad entre fondo y forma en los actos autnticos supone
justamente un intercambio entre unas y otras cosas.

Requisitos de Forma

Requisitos de forma que establece la ley 301:

1.- El papel: tiene condiciones de dimensin, resistibilidad y de color y de formato.

Slo existen dos tipos de papel notarial en R.D.: uno que se describe como el papel notarial para
originales mecanografiados y para compulsas (tiene escudo y dos rayas a los costados) y otro que tiene
caractersticas similares pero que es para manuscribir notaras (slo tiene las rayas) y no sirve para las
compulsas. Existe un tercero, derivado de la precariedad de la R.D. que solamente tiene el escudo.

Las partes componentes de este papel:

1.- El escudo nacional

2.- El nombre y el ttulo del sujeto que lo posee, el municipio y la mencin Repblica Dominicana.

Toda otra mencin que aparezca en el papel de mecanografiar y de la compulsa resulta sobrante y por lo
tanto legal.

Es evidente que del borde de la hoja al trmino de las menciones slo habr 3 pulgadas. El papel
completo medir 13 o 14 de largo por 8.5 de ancho. En la ley estas dimensiones estn expresadas en
centmetros.

La pgina tendr dos marcas de mrgenes que del lado izquierdo de la parte frontal de la hoja tendr dos
bandas paralelas y de la parte derecha de la pgina frontal tendr una sola banda, las bandas pueden ser
utilizadas rojas o verdes, son bandas de advertencia. La razn de ser de las dobles bandas tiene su
utilidad, porque ambas bandas no tienen el mismo uso. En la parte posterior de la hoja tendr de la parte
izquierda una banda y del lado derecho dos bandas, esto es as porque las dos bandas deben coincidir en
el lomo del protocolo.

En el ao 89 se reform la 301 que determin que el sello que se le haba quedado de determinar se
incluy en la ley del notariado, y el sello dice que debe llevar en el centro el escudo nacional.

La ltima lnea debe ser la nmero 22. Hay que salvar 3 pulgadas desde el final del texto al fondo. Por
detrs debe ser tratada igual que por delante.

Nota: la hoja de las bandas y el escudo se usa para mecanografiar notaras y para las compulsas.

La que se usa para manuscribir notaras, tiene 4 pginas, tiene dos fojas dobles. Esta es ms clsico que
aparezca sin escudo, los notarios le ponen a las primeras el nombre y la denominacin notarial que
corresponda. Si se buscan en la librera, le llaman hojas de testamento. Esto no quiere decir que estas
hojas no son privativas para los actos de testamento.

Las garantas de un acto manuscrito por un notario son indiscutibles.

El papel que slo tiene el escudo nacional. Es ms barato. Se utiliza para actos mecanografiados. No se
puede utilizar para actos bajo firma privada. Hay notarios y abogados que dicen que eso es
intrascendente.

Los mrgenes: el margen izquierdo de la parte anterior (de la primera pgina) sirve para las firmas o
huellas o rbricas. La ley actual no distingue del uso de las rbricas y las huellas, ni entre las rbricas y
las firmas, y son cosas totalmente diferentes. La firma de los comparecientes, testigos y notario es la
grafa real del consentimiento con el contenido. La firma representa el cruce de consentimiento, que cada
uno de los firmantes en un acto autntico tendr la posibilidad de decir que estampando su firma est de
acuerdo con el contenido del acto.

Las rbricas son ms difciles de encontrar hoy, sobre todo porque rbricas eran representaciones de
anagramas personales.

Las rbricas y firmas no tienen diferencia, pero se estila que quien cargue las obligaciones haga
firmas. En una compra-venta, entonces el comprador pone firmas y el comprador, rbricas. Los notarios
ponen a firmar a los vendedores y a rubricar a los compradores.

Nada obsta que en este margen se pongan todas las firmas de las personas. Se estila tambin que el
notario firme todas las hojas. Pero si ha manuscrito el acto completo, para qu es necesario que el notario
firme todas las hojas.

En el margen va la firma, no el sello. Hay notarios que sellan todas las hojas, y eso es incorrecto.

El margen derecho de la hoja y el izquierdo del anverso, est reservado para tres figuras: el error, la
enmienda y la correccin de texto.

Puede ocurrir que el acto tenga un error material, o que el compareciente haya olvidado alguna cuestin o
que simplemente haya la necesidad de corregir un texto que fue interpretado por equvoco de la voluntad
del compareciente ante el notario.

Los errores pueden ser dos en una foja o tres en el acto, segn la ley. Si un acto tiene 4 errores, el acto se
anula, si tiene 3 errores en la misma foja, se anula.

Pero los errores no se enmiendan sino por el procedimiento permitido por la ley. Hay errores insalvables,
son aquellos que corresponden al objeto mismo del acto.

Si se est haciendo un pagar notarial (cuyo objeto es consignar una suma de dinero debida) y el pequeo
error fue que el pagar era de un milln y el notario le puso 10,000.

El error puede darse en el momento en que se est escriturando el acto puede enmendarse el error en el
mismo cuerpo del acto, sin utilizar el margen

Ej.: seis (8) vacas (E) seis (6) vacas

Si se utiliza el margen, se pone una llamada en el margen (E) seis (6) vacas (E) y luego la firma del
notario y de las partes y luego un sello en el margen, no en el lugar del acto que tiene el error.

El error se debe enmendar en el momento actuario para que los comparecientes le firmen, si se ha
registrado el acto en el registro no habr ninguna mencin de error y no quedar registrado el error y
aunque se arregle despus el error no valdr para fines de transcripcin de compulsas. La compulsa sale
sin el error.

Qu es una enmienda? Una enmienda es cuando falta algo y se dan cuenta despus de que el acto se ha
completado. Se hace un llamado en el margen (EN) se agrega lo que se qued y luego las firmas de las
partes y del notario.

La enmienda, cuando se transforma en compulsa debe ser insertada en el cuerpo mismo del acto.

La correccin de texto es que usted oy seis vacas solamente y lo que le dijeron fue seis casas
solamente. Si no se rehace el acto, se hace una correccin del texto, se puede hacerse al margen igual
que las enmiendas. Tambin puede ponerse luego del cierre colocando lo siguiente: despus de ledo el
texto la compareciente decide corregir el texto en lo siguiente ..., y luego de ledo nuevamente el texto me
permite sustituir el texto con el anterior en las lneas xxx.

La correccin del texto debe ser antes del registro y estar apadrinada por la firma de los comparecientes y
testigos.


Atributos del Acto

Debe ser escrito en espaol en un nico y solo contexto, sin lagunas ni interlneas ni tachaduras,
superposiciones. Los nmeros cunticos deben ser escritos en letras y en nmeros. Los nmeros de datos
no se escriben en letras, sino en nmeros (ej.: la cdula).

En los actos notariales no se pueden salvar errores con tachaduras de ningn tipo, ni siquiera las
tachaduras contables.

Deben ser escritos con tinta indeleble los que son a mano, y con tinta que interese la solucin de
continuidad de las hojas aquellas que son mecanografiadas, por lo tanto aquellas mquinas ribbon tape
no son usables para el derecho notarial, porque no interesa a la solucin de continuidad del papel.

Requisitos de Fondo.

a) La Introduccin: Que se subdivide en Encabezamiento y Comparecencia.
El encabezamiento contiene: nmero de la escritura, lugar y fecha, hora si se trata de
testamento o donacin por causa de muerte, las palabras ante mi, nombre del notario
autorizante y su calidad: Notario.


b) La comparecencia contiene: los nombres completos de los otorgantes, edad, estado civil,
nacionalidad, profesin, ocupacin u oficio y domicilio. La fe de conocimiento de las personas
que intervienen o su identificacin. Razn de haber tenido a la vista los documentos
fehacientes que acrediten la representacin en nombre de otro, si fuere el caso. La intervencin
de interprete y testigos de ser necesario; la declaracin de los otorgantes de encontrarse en el
libre ejercicio de sus derechos civiles; y la nominacin del acto o contrato.

b) El Cuerpo: que se subdivide en antecedentes o exposicin y estipulaciones:
En los antecedentes o exposicin se consigna la descripcin del objeto que va a ser causa del
negocio jurdico, elementos indispensables para la contratacin.


Por su parte en la estipulacin o parte dispositiva, se formula la declaracin de voluntad de los
otorgantes que da vida al acto o negocio jurdico que desean celebrar, reconocer, modificar o
extinguir.


Algunos autores a esta parte de la escritura (el cuerpo) le denominan de Reservas y
Advertencias.


Finaliza el cuerpo con la aceptacin del acto o contrato.

c) Conclusin: Es cuando se da el cierre del instrumento y no debe de aparecer en clusulas,
el notario debe de dar fe de todo lo expuesto y de todos los documentos que se han
mencionado, tambin se procede a advertir de los efectos legales y de la obligacin que tienen
el sujeto activo de presentar el testimonio al respectivo registro. En el otorgamiento, parte de la
conclusin, debe de darse lectura de instrumento, en caso de tratarse de donacin por causa
de muerte o testamento, esta debe de hacerla el testador o quien l designe, dentro de los
testigos y se concluye con la aceptacin, ratificacin y firma del instrumento. Las palabras
ANTE MI, luego la firma del notario.


3.4 Escritura. Nulidades.

Art. 21.- Las actas sern elaboradas por los Notarios a mano con tinta indeleble o a mquina,
en un solo y mismo contexto, en el anverso y reverso de la hoja de papel, en idioma espaol,
sin abreviaturas, blancos, lagunas ni intervalos.

Contendrn los nombres, apellidos nacionalidad, nmero de Cdula de Identificacin Personal,
calidades, domicilio y residencia de las partes as como de los testigos cuando la ley requiera la
presencia de stos. Las fechas y las cantidades se expresarn en letras. Los poderes de los
comparecientes sern anexados a la escritura original; pero cuando sean autnticos y
contengan otras disposiciones, sern devueltos a las partes, dejndose la debida constancia.
En el acta deber hacerse mencin de que la misma ha sido leda a las partes y cuando fuere
necesaria la asistencia de testigos, de que ha sido leda en su presencia. No se derogan las
disposiciones del artculo 972 del Cdigo Civil.

Nulidad: es carencia de valor, falta de eficacia, incapacidad. Inexistencia ilegalidad absoluta de
un acto.

La nulidad constituye la incapacidad de un instrumento pblico para producir efectos jurdicos,
por mediar algn vicio en su contenido o en su parte formal. Es, en otras palabras, un vicio que
impide a un acto notarial la produccin de sus efectos como consecuencia de la falta de
condiciones necesarias y relativas, sea de calidades personales de las partes; sea de la
esencia del acto.

La ley entrega dos tipos de nulidades a las que hay que recurrir cuando se trata de atacar un
documento: la llamada Nulidad de Fondo, Absoluta o completa y la conocida como Nulidad
de Forma, Relativa o parcial.

Nulidad de Fondo, Absoluta o completa: Se produce cuando no se ha cumplido con la ley al
celebrar el negocio jurdico, es decir, que el documento es ineficaz porque el acto o contrato
que contiene est afectado por un vicio que lo invalida.

Nulidad de Forma, Relativa o parcial: Es cuando la infraccin de la ley es con respecto a la
forma del documento que contiene el negocio jurdico. Por ejemplo, cuando existan adiciones
entre renglonaduras y palabras adicionadas que no se expliquen al margen del documento,
cuando se colocan nmeros, etc. Es la que ms interesa en el aspecto jurdico-notarial porque
afecta al documento considerando en s mismo, y como continente de un acto o negocio
jurdico.

Regla General. Los actos hechos en contravencin a las disposiciones de los artculos
11,15,16,17,23,29, 31 y 47 de la Ley No. 301, sobre Notariado, sern nulos si no estn
firmados por las partes y, si lo estn, su validez se reduce a la de los actos bajo firma privada.

Son apropiados para ser demandados por nulidad los instrumentos notariales
levantados en las subsiguientes situaciones:

1.- Si el notario no se encuentra en pleno ejercicio de sus funciones porque tiene una sancin
que lo obligue a suspender sus actividades en forma temporal o definitiva en cuyo caso no
puede autorizar ningn instrumento. O en el caso de no haber prestado juramento ante la SCJ.

2.- Si el abogado realmente no es notario, si siendo notario, no est autorizado a realizar el
acto o intervenir en el mismo. El acta ser nula en los actos que no le correspondan por ley
realizar y ser vlida respecto de aquellos que si se encuentren es sus funciones.

3.- Hay nulidad total cuando el notario acten forma ventajosa o parcial, toda vez que al
intervenir tenga inters por l, por su cnyuge, sus parientes o los parientes de ambos hasta el
cuarto grado inclusive.

4.- El documento tiene nulidad total si fuera firmado por las partes o autorizado por el notario
fuera de su demarcacin territorial, excepto en alguno de los casos previstos en la Ley. (Art. 10
de la Ley No. 301)

5.- Son anulables totalmente los instrumentos redactados en idioma distinto al espaol. Lo
mismo que si no estn firmados por las personas interesadas o no cuentan al menos con la
huella digital como signos de otorgamiento.

6.- Si el notario se constituye en fiador o garante en algn acto que escriture, o de los
prstamos que se hubieren hecho por su mediacin, o que ellos hayan sido encargados de
hacer constar en acta autntica o bajo firma privada.
7.- Si el notario mostrara inters en asuntos a propsito de los cuales ejerza sus funciones; o
colocara su nombre personal y sin el consentimiento del dueo, dineros que haya recibido, an
bajo la condicin de pagar intereses.

9.- Si el notario escritura actas autnticas o legaliza firmas o huellas digitales en actos bajo
firma privada, que autoricen traspasos sobre derechos adquiridos bajo el sistema de ventas
condicionales de inmuebles correspondientes a apartamentos de los edificios multifamiliares o
unifamiliares, construidos por el ,Gobierno Dominicano, o el Instituto Nacional de la Vivienda, e
instituidos en Bien de Familia, sin que previamente compruebe que se ha cumplido las
exigencias de las leyes que lo rige.

Son pasibles de demandarse incidentalmente en nulidad los actos que incurren en violaciones
a las formalidades relativas a, verbigracia, no indicarla exactitud de haber identificado a las
partes por la presentacin de la Cdula de Identidad u otro documento legalmente aceptado; la
no descripcin de las generales de ley de las partes y de los testigos.

Otra oportunidad de obtener ganancia de causa en una demanda incidental por nulidad es
cuando se demuestra en el tribunal que en el acta cuestionada aparecen testigos que no son
dominicanos o que aun sindolos, no son mayores de edad o no estn en pleno uso de sus
derechos civiles y polticos o que han sido condenados a penas aflictivas o infamantes.

Sucede lo mismo cuando los testigos en el acta no estn en las cantidades requeridas por la
ley, o cuando no hablan la lengua del compareciente, o cuando no residan en el municipio del
notario. Tambin, si se da el caso de que los testigos sean marido y mujer o de ser empleados
en la oficina del Notario participante.


3.5 Diferencias Entre el Acto Autntico y el Acto Bajo Firmas Privadas.

La 1ra. condicin de los actos autnticos es que tienen forma y fondo determinados por la
ley. Los actos bajo firma privada carecen de forma.

Los documentos autnticos pasan por ante notario (son hechos por notarios). Los actos bajo
firma privada son hechos por quien guste. Lo importante es que el documento bajo firma
privada revela la voluntad de partes y el documento de carcter autntico lo que pas por ante
notario.

En los actos autnticos el original es conservado por el notario siempre. En los documentos
bajo firma privada los originales son de las partes.

No existe ningn acto notarial que conste de dos originales, slo hay un original. En los actos
bajo firma privada solamente existir tantos originales como partes haya.

El acto bajo firma privada carece de copias, y los actos notariales siempre tienen copias.
En los actos bajo firma privada las partes tienen la custodia de los originales, en los actos
notariales es el notario quien conserva el original.

Los actos autnticos tienen fecha cierta siempre. No existe la menor duda de que el
documento existe en el mismo momento en que el notario dice que pas.

Los actos bajo firma privada tienen fecha cierta excepcional en tres nicas oportunidades:
cuando son registrados; cuando muere ...; cuando son mencionados en un acto autntico.

Hay un documento del 4 de enero del 2001, se registra el 24 de mayo del 2001. Ese documento tiene
fecha 4 de enero a partir del 24 de mayo. Antes del 24 de mayo no tena fecha.

Los actos autnticos son oponibles a todo el mundo. Los actos bajo firma privada son
oponibles a todo el mundo slo cuando son registrados o cuando son contenidos en un acto
autntico.

Compra un carro el 4 de enero del 2001 por un acto bajo firma privada. Su matrcula est bajo el nombre
del antiguo propietario. El 2 de febrero choca el que compr el carro y lo demandan. Si no se ha
registrado el acto. El 2 de febrero ese acto no es oponible y se puede demandar al antiguo propietario.

La oponibilidad de los actos bajo firma privada es absoluta respecto de las personas
contratantes.

Los actos autnticos son hechos por el notario, los actos bajo firma privada pueden ser
terminados por el notario. Un acto bajo firma privada es legal sin la intervencin del
notario. Un acto bajo firma privada es vlido desde el momento en que las partes firman dando
su consentimiento con lo estipulado. Un acto bajo firma privada puede ser registrado sin la
necesidad de la instrumentacin de un acto notarial final. El registro y la legalizacin no tienen
nada que ver.

El nico efecto de la legalizacin de firmas es amarrar a los contratantes en un vnculo
autntico, los contratantes no podrn negarse el uno al otro la firma que hayan puesto.


3.6 Los Actos Bajo Firma Privada. Concepto y Caractersticas.

Concepto: Se denomina Acto Bajo Firma Privada al acto escrito otorgado por las partes
mismas, con su sola firma y sin intervencin de oficiales pblicos. Es cualquier documento
formado en el ejercicio de una actividad privada, o tambin, el documento privado que una
persona redacta por s misma en su calidad de simple particular.

Caractersticas: Pueden indicarse como elementos distintivos del acto privado los
subsiguientes:

a) Pueden ser firmados en cualquier da, aunque sea feriados, domingos o fiestas religiosas.

b) No es indispensable poner en el documento el lugar de celebracin, ni el nombre y el domicilio
de los firmantes.

c) Las cantidades pueden ser escritas indistintamente en letras o en nmeros.

d) La escritura puede ser impresa, mecanografiada o manuscrita, salvo la firma que tendr que
ser manuscrita.


3.7 El Registro. Valor Agregado por el Registro de los Actos.

El Registro se encuentra dotado de una presuncin de exactitud sobre las actuaciones que publicita. La
publicidad ha de ser observada desde dos puntos de vista: la publicidad formal y la publicidad material.

Por un lado, se entiende por publicidad formal, los distintos medios de los cuales se vale el Registro para
poner en conocimiento la informacin publicitada.

La publicidad material se refiere a los efectos que produce la inscripcin de la actuacin en el registro, la
cual otorga al mismo fecha cierta y factibilidad de oposicin frente a los terceros, de la informacin
publicitada por el Registro.

El original firmado, ser registrado en la Oficina del Registro de Actos Civiles, en cuyo lugar
cobrar fecha cierta. En este registro se consignan las generales de las partes, el objeto del
acto, y las cantidades o cualidades del mismo, todo de manera suscinta. Este requisito ltimo
del acto notarial supone no la instauracin simple de la datacin cierta, sino que implica la
compaginacin con varios controles de existencia del acto mismo.

La fecha, la manuscriturabilidad, el nmero de orden, el ndice, y finalmente el registro suponen
el crculo necesario de la seguridad de existencia de los actos, que finalmente se cierran en el
Protocolo y los requerimientos de publicidad del artculo 38 de la Ley No. 301 del Notariado que
informa la obligacin de comunicar el ndice en la Secretara de la Suprema Corte de Justicia.

Los actos autnticos estn gravados con impuestos que deben ser pagados al Oficial de
Registro Civil, que actualmente se colectan a travs de la Conservadura de Hipotecas del
Municipio correspondiente.

Calculo de los mismos.

Los impuestos a pagar se calculan de la siguiente manera: Un siete (7%) por ciento por cada
mil pesos (RD$1,000.00) y un doce (12%) por ciento por cada fraccin de cien pesos
(RD$100.00).


CONCLUSION

Los actos notariales deben satisfacer condiciones de forma diferentes a los actos privados u
ordinarios, en todo lo concerniente a las enunciaciones obligatorias y de redaccin, pero la ley
dicta adems, ciertas prescripciones a las cuales deben obedecer, tales como la presencia de
un segundo Notario y de la firma de las partes o de su declaracin de no saber o no poder
firmar, etc. Esas menciones son colocadas generalmente al final del acto, pero nada se opone
a que se indiquen al comienzo.
Cuando el documento autntico no cumple a cabalidad con las exigencias de ley por defecto de
forma o por razones de la incompetencia o incapacidad del oficial actuante, no es nulo ya que
se reconoce como acto privado si est firmado por las partes.

El acto autntico es aquel que ha sido otorgado por ante oficiales pblicos, que tienen derecho
de actuar en el lugar que se otorg el acto, y con las solemnidades requeridas por la ley.

Acto Bajo Firma Privada al acto escrito otorgado por las partes mismas, con su sola firma y sin
intervencin de oficiales pblicos. Es cualquier documento formado en el ejercicio de una
actividad privada, o tambin, el documento privado que una persona redacta por s misma en
su calidad de simple particular.

Las actas sern elaboradas por los Notarios a mano con tinta indeleble o a mquina, en un solo
y mismo contexto, en el anverso y reverso de la hoja de papel, en idioma espaol, sin
abreviaturas, blancos, lagunas ni intervalos.

Contendrn los nombres, apellidos nacionalidad, nmero de Cdula de Identificacin Personal,
calidades, domicilio y residencia de las partes as como de los testigos cuando la ley requiera la
presencia de stos. Las fechas y las cantidades se expresarn en letras. Los poderes de los
comparecientes sern anexados a la escritura original; pero cuando sean autnticos y
contengan otras disposiciones, sern devueltos a las partes, dejndose la debida constancia.
En el acta deber hacerse mencin de que la misma ha sido leda a las partes y cuando fuere
necesaria la asistencia de testigos, de que ha sido leda en su presencia