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Gua de la DGD para la utilizacin, la justificacin y el control de las subvenciones

I. CONSID!"CIONS GN!"#S
Objetivo del docu$ento%
Permitir a una Organizacin del Norte (ON) elaborar un presupuesto y repartir concretamente los gastos,
proporcionndole para ello una "herramienta de ayuda a la calificacin de los gastos" basada en los principios
de buena gestin financiera.
Definiciones%
n esta gu!a, se entiende por"
ON" #na Organizacin del Norte, es decir, la organizacin cuya sede se halla en el Norte y $ue recibe la
sub%encin.
&d'" (a contraparte del 'ur, es decir, la organizacin cuya sede se halla en un pa!s en %!as de desarrollo, con
la cual la ON ha firmado un con%enio de colaboracin.
Programa" el proyecto, la accin, la inter%encin o el programa para el $ue la ON recibe la sub%encin. #n
programa puede ponerse en prctica en el Norte o en un pa!s en %!as de desarrollo.
II. &!INCI&IOS GN!"#S !#"'I(OS " #" GS'I)N *IN"NCI!"
)).*. Normati%a general"
+ les leyes relati%as a la &ontabilidad del stado,
+ los principios generales de buena gestin,
+ la normati%a relati%a a las asociaciones sin fin de lucro ("association sans but lucratif" - .'/(),
+ la normati%a relati%a al )0.,
+ la normati%a relati%a a los documentos contables,
+ el con1unto de "buenas prcticas" en materia de gestin contable y financiera.
III. #GI+I#ID"D
Para ser elegible, un gasto deber estar pre%isto en el presupuesto aprobado del programa.
#n gasto se considerar elegible tan slo si"
+ el gasto es identificable y controlable,
+ se trata de un gasto efecti%amente realizado por la ON o la &d' durante el per!odo pre%isto por el decreto de
asignacin de la sub%encin,
+ el gasto esta consignado en la contabilidad de la ON o en la contabilidad de la ON y de la &d',
+ el gasto no est cubierto totalmente por otro(s) pro%eedor(es) de fondos,
+ el comprobante del gasto cumple las normas reglamentarias m!nimas.
I(. S,+(NCION"+I#ID"D-
(os gastos realizados por una ON pueden di%idirse en 2 con1untos"
+ 3astos sub%encionables (3') por la 434.
+ 3astos no sub%encionables (3N') por la 434.
(a nocin de 3N' no implica $ue la ON y su &d' no puedan realizar dicho gasto, sino ms bien $ue la
administracin ha decidido no sub%encionar dicho tipo de gasto.
'al%o disposicin contraria establecida en el decreto de sub%encin, se considerarn 3N' los siguientes526"
*. gastos relacionados con la continuidad institucional de la sede de la ON o de la &d', es decir, gastos $ue
sir%en para mantener el estatuto 1ur!dico de la organizacin,
7. gastos de representacin relacionados con la(s) sede(s) de la ON y de la &d', con acti%idades sociales (4!a
del 8raba1o, 4!a de Na%idad, 4!a de 9eyes, etc.) o con actos o ceremonias, as! como otros gastos afines
(bebidas, recepciones, comidas, bufetes, regalos, alo1amiento, etc.) o relacionados con festi%idades,
:. gastos $ue apunten a limitar la responsabilidad personal de un buen administrador $ue act;a con debida
diligencia (p.e1." seguro de responsabilidad ci%il de los administradores y de los dirigentes, cobertura de
fran$uicias a cargo del asegurado, multas, etc.),
<. gastos relacionados con una indemnizacin en caso de siniestro deri%ado de una responsabilidad ci%il,
=. ser%icios 1ur!dicos con %istas a entablar una accin 1udicial o defenderse de la misma,
>. dietas de asistencia,
?. certificaciones ()'O, "screening", etc.),
@. gastos relacionados con la recoleccin de fondos - por e1emplo, gastos de cabildeo o publicidad, cual$uiera
$ue sea el medio empleado, o gastos relacionados con la produccin de material publicitario para dicho fin,
*A. aportes y donaciones a otras asociaciones (ON, &d') o federaciones (patronales, profesionales, etc.),
**. ser%icios financieros profesionales (contables, asesores de in%ersiones, etc.) cuyo ob1eti%o sea aumentar
los ingresos de la ON o sus &d',
*2. in%ersiones (bienes muebles o inmuebles) cuyo ;nico ob1eti%o sea incrementar el patrimonio de la ON o de
la &d' y $ue no sir%an directamente para poner en prctica los programas,
*7. deudas incobrables o en mora (incluidas las pBrdidas reales o estimadas deri%adas de importes incobrables
u otras reclamaciones as! como los gastos 1ur!dicos relacionados con su recuperacin).
*:. dBficits de otros programas o deudas de la ON o de la &d',
*<. todo tipo de pro%isiones,
*=. garant!as y fianzas,
*>. )0. (u otro tipo de impuesto) recuperable,
*?. materiales de segunda mano,
*@. toda partida contable $ue no impli$ue un desembolso (por e1emplo" amortizaciones, reducciones de %alor,
pro%isiones, pBrdidas por depreciacin de bienes fungibles, minus%al!as di%ersas, etc.)
2A. costos directos (&O, &3) relacionados con otros programas, proyectos o acti%idades de la ON o de las
&d',
2*. contratos de subcontratacin o asesoramiento para tareas esenciales del programa $ue forman parte del
"core business" o acti%idades principales de la ON y de la &d',
22. facturas emitidas por otras asociaciones sin fines lucrati%os (.'/() para productos y ser%icios ya
sub%encionados por un pro%eedor de fondos,
27. todo tipo de subarriendo a la propia ON,
2:. subcontratacin, por medio de contratos de ser%icios o de asesoramiento, a un miembro del personal, a un
miembro del &onse1o de .dministracin o a un miembro de la .samblea 3eneral de la ON o de la &d', o
subcontratacin rec!proca entre la &d' y la ON
2<. honorarios de ms de <AA,AA #9 por d!a efecti%o de asesoramiento ()0. eCcluido),
2=. contratos de todo tipo por un %alor de ms de <.<AA #9 ()0. eCcluido) $ue no hayan sido ob1eto de un
proceso de licitacin,
2>. comidas, bedidas, meriendas, festi%idades D para las acti%idades en el Norte. 8ales gastos son aceptables
en el caso de las acti%idades en el 'ur, a condicin de $ue formen parte de las acti%idades y sean necesarios
para las mismas,
2?. compra de bebidas alcohlicas, tabaco y productos deri%ados o afines,
2@. gastos de seguro y mantenimiento de %eh!culos no matriculados a nombre de la ON o de la &d',
7:. indemnizaciones por despido o por incumplimiento del plazo de prea%iso,
7<. gastos de comunicacin deri%ados de telBfonos fi1os o m%iles no contratados a nombre de la ON o de la
&d',
7=. %ia1es en "business class" (clase de negocios) o en *E clase, as! como los gastos relacionados con la
prolongacin de %ia1es a t!tulo pri%ado,
7?. acti%idades de formacin del personal cuyo ob1eti%o no sea me1orar las capacidades relati%as a un
programa o no estBn relacionados con la cooperacin al desarrollo,
7@. intereses deudores por prBstamo de capital (incluidos los intereses deri%ados del pago tard!o de las
sub%enciones), sal%o acuerdo pre%io de la 434,
:A. intereses deudores,
:*. intereses hipotecarios, reembolsos de capital por prBstamos hipotecarios, impuesto sobre los %alores
mobiliarios basado en la renta catastral,
:7. impuestos y retenciones (federales, regionales, pro%inciales, municipales, etc.),
F (os n;meros faltantes no son aplicables para las contrapartes
5*6 #na factura pro forma no es un documento comprobante admitido.
526 'al%o si dichos gastos se contemplan eCpresamente en el decreto de sub%encin.
.cepcin a la lista%
2. gastos relacionados con una auditor!a de la &d', sal%o $ue se trate de una auditor!a del programa o de una
parte del programa realizado por Bste, siempre y cuando la auditor!a cumpla las normas internacionales
aplicables. 4icha auditor!a no eCime a la ON de sus responsabilidades pero puede imputarse a los costos de
gestin