DE DOS MIL NUEVE, DE LOS PLENOS DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIN Y DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA FEDERAL, RELATIVO A LA TRANSFERENCIA, DIGITALIZACIN, DEPURACIN Y DESTRUCCIN DE LOS EXPEDIENTES GENERADOS EN LOS JUZGADOS DE DISTRITO.
C O N S I D E R A N D O:
PRIMERO. El artculo 94 de la Carta Magna dispone que se deposita el ejercicio del Poder J udicial de la Federacin en una Suprema Corte de J usticia de la Nacin, en un Tribunal Electoral, en Tribunales Colegiados y Unitarios de Circuito y en J uzgados de Distrito; asimismo, seala que su administracin, vigilancia y disciplina, con excepcin de la Suprema Corte de J usticia de la Nacin, estar a cargo del Consejo de la J udicatura Federal;
SEGUNDO. La Ley Orgnica del Poder J udicial de la Federacin establece en el artculo 11, fraccin XV, que el Pleno de la Suprema Corte de J usticia puede solicitar la
2 intervencin del Consejo de la J udicatura Federal, siempre que sea necesaria para la adecuada coordinacin y funcionamiento entre los rganos del Poder J udicial de la Federacin;
TERCERO. Los artculos 11, fraccin XXI y 81, fraccin II, de la Ley Orgnica del Poder J udicial de la Federacin facultan al Pleno de la Suprema Corte de J usticia de la Nacin para emitir acuerdos generales en las materias de su competencia y al Consejo de la J udicatura Federal para dictar todos aqullos que fueren necesarios para el adecuado ejercicio de sus funciones;
CUARTO. En el artculo 81, fracciones XVIII y XXXV, de la propia Ley Orgnica del Poder J udicial de la Federacin, se dispone que son atribuciones del Consejo de la J udicatura Federal establecer la normativa y los criterios para modernizar las estructuras
3 orgnicas, los sistemas y procedimientos administrativos internos, as como los de servicios al pblico; y fijar las bases de la poltica informtica y de informacin estadstica que permitan conocer y planear el desarrollo del Poder J udicial de la Federacin;
QUINTO. Asimismo, la Ley Orgnica del Poder J udicial de la Federacin en su artculo 11, fraccin XIX, establece como atribuciones del Pleno de la Suprema Corte de J usticia de la Nacin, reglamentar el funcionamiento del Centro de Documentacin y Anlisis que comprende la biblioteca central, el archivo histrico, el archivo central y los archivos de los tribunales federales forneos, compilacin de leyes y el archivo de actas;
SEXTO. El artculo 147, fracciones I, V y VI, del Reglamento Interior de la Suprema Corte de J usticia de la Nacin establece como atribuciones de la Direccin General del Centro
4 de Documentacin y Anlisis, Archivos y Compilacin de Leyes administrar y conservar los archivos judiciales central y de los rganos jurisdiccionales federales forneos, archivos de actas e histricos que integran el patrimonio documental que resguarda la Suprema Corte, as como coordinarse con la direccin de la Casa de la Cultura J urdica que corresponda cuando sus atribuciones deban ejercerse respecto del material ubicado en sta;
SPTIMO. El artculo 148, fracciones II, VIII, X y XI, del Reglamento Interior de la Suprema Corte de J usticia de la Nacin establece como atribuciones de la Direccin General de Casas de la Cultura J urdica y Estudios Histricos colaborar y brindar apoyo en la ejecucin y cumplimiento de los programas de trabajo relativos al acervo documental judicial, entre otros, a cargo de la Direccin General del Centro de Documentacin y Anlisis, de conformidad con
5 los Acuerdos Generales que apruebe el Comit de Ministros correspondiente o los lineamientos que expida el Secretario Ejecutivo J urdico Administrativo; realizar el seguimiento de los programas encomendados a las Casas de la Cultura J urdica y, en su caso, proponer las medidas para agilizarlos y adecuarlos a las necesidades y condiciones que determine la Secretara Ejecutiva J urdico Administrativa; as como coordinar la planeacin y programacin de las actividades de las reas que se encuentran bajo su responsabilidad, tomando en cuenta los programas que se ejecutarn en las Casas de la Cultura J urdica por diversas Direcciones Generales;
OCTAVO. El veintisiete de agosto de dos mil uno el Pleno de la Suprema Corte de J usticia de la Nacin y el Pleno del Consejo de la J udicatura Federal aprobaron el Acuerdo General Conjunto 1/2001, que establece los lineamientos para el flujo documental,
6 depuracin y digitalizacin del acervo archivstico de los J uzgados de Distrito, Tribunales Unitarios de Circuito y Tribunales Colegiados de Circuito.
Aunado a ello, el tres de octubre de dos mil dos, el entonces Comit del Centro de Documentacin y Anlisis aprob el Acuerdo Complementario al Acuerdo General Conjunto 1/2001 del veintisiete de agosto de dos mil uno, que establece los lineamientos para el flujo documental, depuracin y digitalizacin del acervo archivstico de los J uzgados de Distrito, Tribunales Unitarios de Circuito y Tribunales Colegiados de Circuito.
Asimismo, el Comit de Archivo, Biblioteca e Informtica, antes Comit de Biblioteca, Archivo e Informtica, ha emitido diversos criterios de interpretacin al referido Acuerdo General Conjunto 1/2001;
7 NOVENO. El Comit de Archivo, Biblioteca e Informtica en sesin celebrada el dos de febrero de dos mil siete, acord que el Centro de Documentacin y Anlisis gestionara un convenio especfico de colaboracin con la Universidad Nacional Autnoma de Mxico para la realizacin de un estudio sobre la posibilidad de que los expedientes judiciales digitalizados entre los aos dos mil uno y dos mil tres puedan trasladarse a un programa que permita su gil consulta; asimismo, acord que el Centro de Documentacin y Anlisis realizara una encuesta a Magistrados de Circuito y J ueces de Distrito sobre qu actuaciones de los expedientes generados en los Tribunales Colegiados de Circuito deben digitalizarse en razn de su consulta;
DCIMO. En sesin del diecisis de marzo de dos mil siete, luego de los resultados de la referida consulta, el Comit de Archivo, Biblioteca e Informtica acord que nicamente
8 se digitalicen las sentencias emitidas por los rganos jurisdiccionales en los expedientes que resguarda la Suprema Corte de J usticia de la Nacin, y que dicho acuerdo se hiciera del conocimiento de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico para efectos de su diagnstico sobre el Programa de Digitalizacin de Expedientes J udiciales;
DCIMO PRIMERO. En el diagnstico elaborado por la Universidad Nacional Autnoma de Mxico, se seala que actualmente la digitalizacin es el proceso idneo para la conservacin y difusin de los expedientes judiciales; y por cuanto hace a las gestiones a llevar a cabo para su continuidad, en esencia, recomend disear y desarrollar un programa permanente que permita digitalizar los expedientes judiciales tanto en el Mximo Tribunal como en los Tribunales de Circuito y J uzgados de Distrito; as como otro programa que permita digitalizar el acervo generado en la
9 Suprema Corte y en dichos rganos jurisdiccionales federales que se encuentra actualmente bajo resguardo del ms Alto Tribunal a travs del Centro de Documentacin y Anlisis; aunado a lo cual, precis la importancia de que se contemple la posibilidad de digitalizar no slo la sentencia sino todo el expediente, cuando ste tenga valor histrico;
DCIMO SEGUNDO. Por acuerdo de los Comits de Gobierno y Administracin y de Archivo, Biblioteca e Informtica, en sesiones del veintisis de abril y veintiocho de mayo de dos mil siete, respectivamente, se determin que el Centro de Documentacin y Anlisis realizara una consulta a Magistrados de Circuito y J ueces de Distrito a fin de conocer su opinin sobre qu expedientes judiciales podran depurarse, por lo que a partir de sus respuestas, se ha determinado la pertinencia de ampliar los supuestos en esa materia previstos en el Acuerdo General Conjunto
10 1/2001, del Pleno de la Suprema Corte de J usticia de la Nacin y del Pleno del Consejo de la J udicatura Federal y su complementario;
DCIMO TERCERO. Con el fin de atender y brindar una solucin a la problemtica de espacio que se presenta en los archivos de los J uzgados de Distrito, es pertinente que se modifique el plazo, de cinco a tres aos, para que se transfieran a los depsitos documentales de la Suprema Corte de J usticia de la Nacin aquellos expedientes judiciales y auxiliares concluidos de conformidad con la fecha en la que se orden su archivo, con el objeto de que se entreguen a la custodia y administracin de este Alto Tribunal;
DCIMO CUARTO. Con el objeto de optimizar el uso de los espacios destinados al archivo judicial del Poder J udicial de la Federacin y considerando la relevancia
11 jurdica de las sentencias y dems resoluciones dictadas en los expedientes relativos a los asuntos seguidos ante los J uzgados de Distrito, se estima conveniente establecer nuevos criterios de depuracin de aqullos, considerando la relevancia de resguardar nicamente la documentacin que tenga valor jurdico o histrico;
DCIMO QUINTO. Del anlisis del volumen que representan todos los expedientes judiciales provenientes de los J uzgados de Distrito que tiene bajo su resguardo la Suprema Corte se advierte que los generados de 1951 a 2003 equivalen al 90% del volumen total, por lo cual se estima necesario aplicar los nuevos criterios de depuracin a dichos expedientes, sin menoscabo de digitalizar las constancias relevantes as como resguardar los que tienen valor jurdico e histrico;
12 DCIMO SEXTO. Con el fin de resguardar la documentacin con relevancia documental, jurdica e histrica, resulta necesario conservar en su integridad aquellos expedientes judiciales de 1951 y anteriores, as como aquellos que se consideren de relevancia documental, entre otros, los relativos a delitos contra la seguridad de la Nacin, contra el derecho internacional, contra la humanidad, contra la administracin de justicia, y contra el ambiente y la gestin ambiental; aquellos que contengan resoluciones que hayan sido impugnadas ante organismos pblicos internacionales; los relativos a conflictos laborales colectivos trascendentes o todos los que por el sentido de alguna de las resoluciones adoptadas en ellos tengan o hayan tenido especial trascendencia jurdica, poltica, social o econmica.
Asimismo, se conservarn la demanda y la sentencia de los expedientes relativos a juicios
13 de amparo en los que se haya negado o concedido la proteccin constitucional, de las causas civiles o administrativas federales, as como todas aquellas resoluciones de los incidentes de suspensin relativas a su otorgamiento o violacin en los casos que se haya concedido la medida cautelar;
DCIMO SPTIMO. Tomando en consideracin que la fraccin XIX del artculo 11 de la Ley Orgnica del Poder J udicial de la Federacin establece que el resguardo de los archivos de los Tribunales Federales Forneos corresponden a la Suprema Corte, con independencia de su naturaleza jurisdiccional o administrativa, el Consejo de la J udicatura Federal determinar qu tipo de archivos administrativos se deben llevar en los Tribunales de Circuito y en los J uzgados de Distrito, qu documentos deben integrar y durante qu periodo deben conservarse; y una vez que no resulten de utilidad para el ejercicio
14 de sus funciones debern pasar a resguardo del Mximo Tribunal; y
DCIMO OCTAVO. En este orden de ideas, resulta indispensable emitir un nuevo acuerdo que, por una parte, actualice la normativa vigente en la materia y, por la otra, de acuerdo a la situacin actual de los archivos generados en los J uzgados de Distrito y para optimizar su conservacin y consulta, regule la transferencia, digitalizacin, depuracin y destruccin de los expedientes judiciales, de conformidad con la opinin de los titulares de los rganos jurisdiccionales federales; as como, con base en el diagnstico que realiz la Universidad Nacional Autnoma de Mxico respecto del Programa de Digitalizacin.
En consecuencia, con fundamento en los artculos 94 de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos y 11, fracciones XV y XXI, de la Ley Orgnica del Poder J udicial de
15 la Federacin, el Pleno de la Suprema Corte de J usticia de la Nacin y el Pleno del Consejo de la J udicatura Federal, conjuntamente, expiden el siguiente:
ACUERDO
CAPTULO PRIMERO DISPOSICIONES GENERALES
PRIMERO. El presente Acuerdo tiene por objeto regular la transferencia, digitalizacin, depuracin y destruccin de los expedientes judiciales generados en los J uzgados de Distrito.
SEGUNDO. Para los efectos de este Acuerdo, se entender por:
I. Acuerdo de desi ncorporaci n: El pronunciamiento que se realiza en un acta de depuracin o destruccin de expedientes en la cual se precisa que dichos documentos, parcialmente o en su totalidad, carecen de valor
16 histrico y jurdico, por lo que pueden ser destruidos parcial o totalmente conforme a lo previsto en los artculos 6, fraccin XVIII, 25, 130, fraccin II y 131 de la Ley General de Bienes Nacionales, los dos ltimos artculos aplicados por analoga;
II. Admi ni straci n: El conjunto de atribuciones de direccin, coordinacin, supervisin y seguimiento de los programas relativos a la organizacin, transferencia, digitalizacin, depuracin y destruccin de los archivos judiciales, cuyo ejercicio corresponde al Centro de Documentacin y Anlisis;
III. Admi ni straci n electrnica de expedi entes di gitales: Actividad consistente en el escaneo de las constancias judiciales, su resguardo electrnico y procesamiento tcnico informtico y documental hasta la publicacin electrnica de la informacin que contienen;
17 IV. Admi ni straci ones Regi onales: rganos desconcentrados del Consejo de la J udicatura Federal encargados de proporcionar los servicios administrativos que en materia de recursos humanos, materiales, informticos y financieros requieren para su operacin los Tribunales Unitarios de Circuito, Tribunales Colegiados de Circuito y J uzgados de Distrito;
V. Archivo judi ci al: El conjunto de expedientes judiciales y auxiliares generados en los rganos jurisdiccionales en ejercicio de sus funciones sustantivas;
VI. Asuntos concl ui dos: Los expedientes relativos a un proceso jurisdiccional en los cuales, conforme a la legislacin aplicable, se ha dictado su ltima resolucin, bien sea porque la sentencia correspondiente caus ejecutoria y no requiere ejecucin alguna o porque requirindola, existe provedo en el cual
18 se determin que qued enteramente cumplida o que ya no hay motivo para la ejecucin;
VII. Centro de Documentaci n y Anli sis: La Direccin General del Centro de Documentacin y Anlisis, Archivos y Compilacin de Leyes de la Suprema Corte de J usticia de la Nacin;
VIII. Certificaci n de versi ones digital es: Acto en virtud del cual un servidor pblico investido de fe pblica certifica mediante firma electrnica que una copia digital corresponde a la versin original del documento digitalizado;
IX. Comi t: El Comit de Archivo, Biblioteca e Informtica de la Suprema Corte de J usticia de la Nacin;
X. Consejo: El Consejo de la J udicatura Federal;
19 XI. Conservaci n: Los mtodos que permiten asegurar la preservacin de los expedientes que conforman el archivo judicial generado en los rganos jurisdiccionales y que est encomendado a la Suprema Corte;
XII. Contral ora: La Contralora de la Suprema Corte de J usticia de la Nacin;
XIII. Copi a di gi tal: Archivo informtico que contiene la reproduccin exacta de las constancias que integran los expedientes;
XIV. Depsi to documental : El rea destinada a la organizacin, conservacin y consulta, en su caso, del archivo judicial y que depende del Centro de Documentacin y Anlisis, cuya funcin se cumple a travs del archivo central, de los archivos de concentracin del Primer Circuito, del Centro Archivstico J udicial, de las Casas de la Cultura
20 J urdica y de los centros de depsito que se lleguen a instalar para tales fines;
XV. Depuraci n: La desintegracin material de algunas de las constancias que obran en los expedientes judiciales y auxiliares;
XVI. Destrucci n: La desintegracin material de la totalidad de un expediente judicial o auxiliar.
XVII. Di reccin General de Casas: La Direccin General de Casas de la Cultura J urdica y Estudios Histricos
XVIII. Documento original: Todo aquel soporte impreso que contenga un rasgo distintivo o signo de puo y letra y sea insustituible por otro que haya sido ofrecido por las partes con excepcin de la demanda. En consecuencia, aquellos documentos de los que pueda obtenerse una copia certificada por
21 alguna dependencia gubernamental, notara o corredura pblicas, sin que sea necesaria la autorizacin de las partes que hayan intervenido en el acto jurdico, no sern considerados como documentos originales;
XIX. Estadsti ca y Pl aneaci n: La Direccin General de Estadstica y Planeacin J udicial del Consejo;
XX. Expedi entes auxi liares: Todos aquellos que contienen actuaciones procesales vinculadas a los procedimientos de que conocen los rganos jurisdiccionales; tales como exhortos, despachos, requisitorias, cuadernos de antecedentes, expedientillos varios, entre otros;
XXI. Expedi entes judi ciales: Todos aquellos que recogen las actuaciones que dan origen o se generan dentro de un procedimiento judicial hasta su resolucin;
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XXII. Informti ca: La Direccin General de Informtica de la Suprema Corte de J usticia de la Nacin;
XXIII. Jurisdicci n ordi naria: La ejercida por los J ueces de Distrito cuando conocen de procedimientos o procesos diversos al juicio de amparo;
XXIV. Organizaci n: El conjunto de actividades encaminadas a la recopilacin, ordenacin e instalacin del archivo judicial en los depsitos documentales;
XXV. Regi stro electrni co asoci ado: Conjunto de atributos que identifican a un expediente, almacenados en el SISE;
XXVI. Transfer enci a: El procedimiento mediante el cual los J ueces de Distrito entregan a la Suprema Corte los expedientes judiciales y
23 auxiliares que han generado, una vez que cumplen con los requisitos que para tal efecto se establecen en este Acuerdo General Conjunto;
XXVII. SISE: El Sistema Integral de Seguimiento de Expedientes del Consejo;
XXVIII. Suprema Corte: La Suprema Corte de J usticia de la Nacin;
XXIX. Val oraci n sobre relevancia documental: Pronunciamiento de un J uez de Distrito en virtud del cual determina que un expediente judicial, atendiendo a sus particularidades y con independencia del sentido de la resolucin dictada en l, debe conservarse en su totalidad; y,
XXX. Vi sitadura: La Visitadura J udicial del Consejo.
24 CAPTULO SEGUNDO DE LAS ATRIBUCIONES Y OBLIGACIONES
TERCERO. Corresponde al Comit aprobar los planes y programas relativos a la administracin, el resguardo y la consulta de los expedientes judiciales y auxiliares, as como resolver cualquier situacin o emitir los criterios de interpretacin relacionados con la aplicacin del presente Acuerdo General Conjunto.
CUARTO. Los titulares de los J uzgados de Distrito realizarn la depuracin, la destruccin y la transferencia de su archivo judicial conforme a lo dispuesto en este Acuerdo General Conjunto, en la inteligencia de que debern acompaar copia digitalizada, debidamente certificada, de la demanda y de la sentencia cuando se haya negado o concedido el amparo, o bien, se haya abordado el fondo de lo planteado en un asunto del que conozcan en ejercicio de su jurisdiccin ordinaria; as como realizar su valoracin sobre la relevancia
25 documental de cada uno de los asuntos que transfieran.
QUINTO. En la materia de este Acuerdo, al Centro de Documentacin y Anlisis corresponde:
I. La administracin del archivo judicial fsico y digital encomendado a la Suprema Corte; as como la direccin, coordinacin, supervisin y el seguimiento de los programas relativos a la transferencia, digitalizacin, depuracin y destruccin de los archivos judiciales de los J uzgados de Distrito bajo resguardo de las Casas de la Cultura J urdica adscritas a la Direccin General de Casas, y de las reas de depsito dependientes del mismo;
II. Emitir opinin en relacin con las gestiones que se realicen para el cumplimiento de este Acuerdo y, en su caso, dirigirla a los titulares de
26 los J uzgados de Distrito o a las dems reas que participan en su ejecucin;
III. Emitir el Acuerdo de desincorporacin de los expedientes susceptibles de ser depurados o destruidos y el Acta de depuracin o destruccin que corresponda.
Para tales efectos, el Centro de Documentacin contar con personal investido de fe pblica para su certificacin;
IV. Llevar a cabo las gestiones administrativas necesarias para la depuracin o destruccin de los expedientes judiciales y proveer lo conducente para el destino final de los recursos que se lleguen a obtener, de conformidad con el acuerdo que emita el Comit;
V. Elaborar el manual para la organizacin, transferencia, depuracin, destruccin y digitalizacin de los archivos judiciales;
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VI. Someter a consideracin del Comit cualquier situacin derivada de la aplicacin de este Acuerdo;
VII. Brindar asesora y capacitacin a los J uzgados de Distrito en la materia de este Acuerdo; y
VIII. Las dems que le confieran los rganos superiores de esta Suprema Corte.
SEXTO. A Estadstica y Planeacin corresponde brindar apoyo a los J uzgados de Distrito para que los listados de expedientes judiciales y auxiliares que depuren, destruyan o transfieran a la Suprema Corte se generen con base en el SISE, para lo cual deber verificar los trabajos de digitalizacin que realicen los J uzgados de Distrito.
28 Asimismo, deber verificar que en los trabajos de digitalizacin que realicen los J uzgados de Distrito se atienda a lo previsto en el Acuerdo General 21/2007 del Pleno del Consejo de la J udicatura Federal, que establece la Firma Electrnica para el seguimiento de expedientes (FESE), publicado en el Diario Oficial de la Federacin el siete de junio de dos mil siete y en la dems normativa que regule dicha materia, todo ello en coordinacin con el Centro de Documentacin y Anlisis e Informtica.
SPTIMO. En la materia del presente Acuerdo, corresponde a Informtica:
I. Realizar las acciones necesarias a fin de que los inventarios electrnicos de expedientes que se reciben en los depsitos documentales de la Suprema Corte se concentren en una base de datos que pueda ser aprovechada por el Centro de Documentacin y Anlisis.
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II. Proveer lo necesario para que la informacin digital que se genere con base en el programa de digitalizacin que administra Estadstica y Planeacin pueda ser consultada y aprovechada por la Suprema Corte, a travs del Centro de Documentacin y Anlisis.
III. Proponer al Comit los programas, sistemas e infraestructura tecnolgicos que se requieran para la digitalizacin y consulta electrnica de los expedientes a cargo de la Suprema Corte; y realizar las acciones necesarias para su implantacin, puesta en marcha, administracin y actualizacin.
OCTAVO. En cuanto al cumplimiento de este Acuerdo, la Visitadura supervisar que los procesos de valoracin, depuracin, destruccin, transferencia y digitalizacin que llevan a cabo los J uzgados de Distrito se realicen de conformidad con la presente
30 normativa, y los resultados que obtenga se harn del conocimiento de la Comisin de Disciplina del Consejo para que se tomen las acciones correspondientes y, en su caso, el Centro de Documentacin y Anlisis verificar que dichos procesos respondan a los planes y programas que para la administracin, resguardo y consulta sean aprobados por el Comit.
CAPTULO TERCERO DE LOS TIPOS DE ARCHIVO Y DE LAS TRANSFERENCIAS DE EXPEDIENTES JUDICIALES
NOVENO. El archivo judicial se clasifica en:
I. Archivo reciente: El conjunto de expedientes judiciales y auxiliares, que tengan hasta cinco aos de haberse ordenado su archivo como asuntos concluidos;
31 II. Archivo medi o: El conjunto de expedientes judiciales y auxiliares, no depurados que tengan ms de cinco aos de haberse ordenado su archivo como asuntos concluidos;
III. Archivo de val or jurdico: El conjunto de expedientes depurados que tengan ms de cinco aos de haberse ordenado su archivo como asuntos concluidos, en los que se haya concedido la suspensin, negado o concedido el amparo o resuelto el fondo de lo pedido al conocer de asuntos de la jurisdiccin ordinaria que correspondan a los J ueces de Distrito; y
IV. Archivo histrico y de rel evanci a documental: El conjunto de expedientes judiciales y auxiliares que hayan ingresado al rgano jurisdiccional antes de 1951 o bien a partir de ese ao y que se determinen de relevancia documental conforme a los criterios
32 establecidos en este Acuerdo General Conjunto.
DCIMO. Para regular el flujo del archivo judicial de los J uzgados de Distrito, se deben considerar los siguientes criterios:
I. El archivo judicial reciente ser conservado en el rgano jurisdiccional durante tres aos, por lo que una vez cumplido este plazo deber transferirse al Centro de Documentacin y Anlisis;
II. El archivo medio, el de valor jurdico y el de relevancia documental de 1951 en adelante se resguardarn por el Centro de Documentacin y Anlisis, en el Centro Archivstico J udicial y en los depsitos documentales que llegaran a instalarse; y
III. El archivo histrico anterior a 1951 se resguardar en el archivo de concentracin del
33 Primer Circuito y en las Casas de la Cultura J urdica ms cercanas al rgano jurisdiccional.
Para la administracin, conservacin y consulta de los archivos judiciales medio, de valor jurdico y de valor histrico, conforme a una adecuada organizacin archivstica y optimizacin de los espacios destinados para su resguardo, el Centro de Documentacin y Anlisis determinar el depsito documental en que se conservarn, de lo cual informar a los J uzgados de Distrito.
DCIMO PRIMERO. Cada ao los titulares de los J uzgados de Distrito, por medio de las Administraciones Regionales y de las Administraciones de Edificios Centrales del Consejo, debern transferir al Centro Archivstico J udicial de la Suprema Corte los expedientes del archivo judicial reciente que tengan ms de tres aos de haberse ordenado su archivo, en la inteligencia de que estarn a
34 su disposicin conforme a lo previsto en este Acuerdo General Conjunto.
Todos los asuntos concluidos definitivamente debern contener, sin excepcin, el provedo por el que se ordena su archivo y, en su caso, el de que son de relevancia documental. Dichos datos tambin debern constar en la cartula del expediente.
En el acuerdo de archivo de los expedientes judiciales o auxiliares que no tengan relevancia documental, deber constar la notificacin personal a las partes para acudir al rgano jurisdiccional, dentro de un plazo de noventa das, a recoger los documentos originales exhibidos en el expediente, apercibindoles de que en caso de no hacerlo, dichos documentos podrn ser destruidos junto con el expediente.
DCIMO SEGUNDO. Para la transferencia anual del archivo judicial reciente,
35 el Centro de Documentacin y Anlisis elaborar el calendario respectivo que sealar la fecha correspondiente para cada una, en coordinacin con los titulares de los J uzgados de Distrito y de conformidad con la administracin de los depsitos documentales.
DCIMO TERCERO. Para la transferencia de los expedientes del archivo judicial reciente que tengan ms de tres aos de haberse ordenado su archivo debern generarse los siguientes documentos:
I. Acta firmada por el titular del rgano jurisdiccional y el responsable del depsito documental que corresponda, levantada por duplicado. Un tanto deber resguardarse en el correspondiente depsito documental de la Suprema Corte y otro en el rgano jurisdiccional respectivo.
36 El acta de transferencia deber realizarse de conformidad con el formato que para tal efecto remita oportunamente el Centro de Documentacin y Anlisis al rgano jurisdiccional y al responsable del depsito documental.
En dicha acta deber precisarse qu expedientes de los transferidos son de relevancia documental conforme al prudente arbitrio del J uez de Distrito;
II. Relacin de los expedientes que se transfieren, firmada por el titular del rgano jurisdiccional y por el responsable del depsito documental de la Suprema Corte, en formato impreso y electrnico obtenido a partir del SISE; y
III. Copia digital de todas las constancias que integran el expediente, as como su registro electrnico asociado. La copia deber
37 certificarse con la firma digital del servidor pblico habilitado para ello.
Los J uzgados de Distrito realizarn las anotaciones correspondientes en el libro de gobierno. Adems, adoptarn las acciones administrativas que correspondan para brindar seguridad durante las transferencias de la documentacin debidamente asegurada.
DCIMO CUARTO. En la transferencia de los expedientes del archivo judicial reciente que tengan ms de tres aos de haberse ordenado su archivo, los titulares de los J uzgados de Distrito se apoyarn en el manual para la organizacin de archivos judiciales resguardados por la Suprema Corte que de conformidad con este Acuerdo General Conjunto apruebe el Comit.
38 CAPTULO CUARTO DE LA DIGITALIZACIN DE LAS ACTUACIONES JUDICIALES
DCIMO QUINTO. En relacin con los expedientes bajo resguardo de la Suprema Corte al momento en que entre en vigor este Acuerdo General Conjunto, Informtica llevar a cabo su digitalizacin, de conformidad con la relacin que el Centro de Documentacin y Anlisis le entregue en la que precise los casos en que se digitalizar la demanda y la sentencia relativa a los juicios en los que se haya negado o concedido el amparo o en los que se haya resuelto el fondo de lo planteado en ejercicio de la jurisdiccin ordinaria de los J uzgados de Distrito; en la inteligencia de que Informtica deber remitir una versin a la Direccin General de Planeacin de lo J urdico de la Suprema Corte para el anlisis estadstico que corresponda.
39 En los casos excepcionales que apruebe el Comit, o el rgano de la Suprema Corte que ste determine, se digitalizar total o parcialmente algn expediente, atendiendo a su estado de conservacin, a la estadstica de consultas que registren y, en particular, a su relevancia documental o valor histrico.
DCIMO SEXTO. Informtica llevar a cabo las acciones necesarias para que la informacin digitalizada por la Suprema Corte relativa al archivo judicial bajo su resguardo se pueda difundir y consultar en Internet de manera gil; y para efectos de su preservacin, determinar las caractersticas de los archivos electrnicos que se generen. Para ello, se coordinar con el Centro de Documentacin y Anlisis.
DCIMO SPTIMO. En el caso de los expedientes diversos de los sealados en el punto Dcimo Quinto de este Acuerdo General
40 Conjunto, los J uzgados de Distrito llevarn a cabo la digitalizacin, de cuando menos, la demanda y la sentencia respectivas, as como de las actuaciones que ameriten ese tratamiento a fin de conservar y difundir su contenido, una vez que inicien el registro de firma electrnica, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo General 21/2007 del Pleno del Consejo de la J udicatura Federal, que establece la Firma Electrnica para el seguimiento de expedientes (FESE), publicado en el Diario Oficial de la Federacin el siete de junio de dos mil siete.
DCIMO OCTAVO. Los J uzgados de Distrito al transferir fsicamente a los depsitos de la Suprema Corte los expedientes de archivo reciente con ms de tres aos de haberse ordenado su archivo, debern dar aviso a Estadstica y Planeacin, mediante oficio, para que sta transfiera en formato digital al programa que administra la Suprema
41 Corte, todas las actuaciones judiciales que integran un asunto y se encuentren digitalizadas.
DCIMO NOVENO. Estadstica y Planeacin se coordinar con el Centro de Documentacin y Anlisis y con Informtica para establecer un protocolo de intercambio de informacin entre el programa que administra relativo a la digitalizacin de actuaciones en los J uzgados de Distrito y el programa que administra la Suprema Corte para el aprovechamiento de la informacin digital y transferida por el Consejo
Estadstica y Planeacin se coordinar con el Centro de Documentacin y Anlisis y con Informtica para que la informacin del SISE pueda ser aprovechada en formato electrnico e impreso por los rganos jurisdiccionales y por la Suprema Corte de acuerdo a las solicitudes que con anticipacin le frmulen.
42 CAPTULO QUINTO DE LA DEPURACIN Y DESTRUCCIN DE EXPEDIENTES JUDICIALES
VIGSIMO. Los J ueces de Distrito debern desincorporar y destruir aquellos expedientes que cuenten con ms de seis meses de haberse dictado la sentencia o la resolucin interlocutoria correspondiente y que teniendo documentos originales no se hayan recogido por las partes conforme al procedimiento indicado en el prrafo ltimo de este punto, que se ubiquen en cualquiera de los siguientes supuestos:
I. Todos aquellos expedientes auxiliares;
II. Los duplicados de las causas penales y de las causas auxiliares en materia penal; y
III. Los duplicados de los incidentes de suspensin, siempre que exista el original.
43 Antes de proceder a la destruccin de dichos expedientes, si en ellos obra algn documento original, deber notificarse personalmente a las partes para acudir al rgano jurisdiccional, dentro de un plazo de noventa das, a recoger los documentos originales exhibidos en el expediente, apercibindoles de que en caso de no hacerlo, dichos documentos podrn ser destruidos junto con el expediente.
VIGSIMO PRIMERO. De los expedientes provenientes de los J uzgados de Distrito son susceptibles de depuracin o destruccin aquellos que aun teniendo documentos originales no se hayan recogido por las partes, conforme a los procedimientos indicados en los puntos Dcimo Primero, prrafo ltimo y Vigsimo Segundo de este Acuerdo General Conjunto, cuentan con ms de cinco aos de haberse ordenado su archivo como asuntos concluidos y se ubican en los siguientes supuestos:
44 I. Todos aquellos en los que se haya dictado un acuerdo que sin decidir el juicio en lo principal lo den por concluido;
II. Los expedientes relativos a juicios de amparo en los que nicamente se haya sobresedo;
III. El original del cuaderno relativo al incidente de suspensin en amparo siempre que la medida cautelar se haya negado respecto de todos los actos reclamados.
En los incidentes de suspensin en los que se haya concedido la medida cautelar se debern conservar todas las resoluciones relativas a su otorgamiento o violacin;
IV. Los expedientes relativos a juicios de amparo en los que se haya negado o concedido la proteccin constitucional, de los cuales se
45 conservar en todos los casos la demanda y la sentencia respectivas; y
V. Los expedientes relativos a las causas civiles o administrativas federales, de los cuales se conservarn la demanda y la sentencia respectivas.
De los expedientes anteriores, se conservarn en su integridad aquellos que el J uez de Distrito atendiendo a su prudente arbitrio considere de relevancia documental. Se considera que cumplen con este requisito, entre otros, los relativos a delitos contra la seguridad de la Nacin, contra el derecho internacional, contra la humanidad, contra la administracin de justicia, y contra el ambiente y la gestin ambiental; aquellos que contengan resoluciones que hayan sido impugnadas ante organismos pblicos internacionales; los relativos a conflictos laborales colectivos trascendentes o todos los que por el sentido de alguna de las
46 resoluciones adoptadas en ellos tengan o hayan tenido especial trascendencia jurdica, poltica, social o econmica.
VIGSIMO SEGUNDO. Con base en lo determinado por los J ueces de Distrito, el Centro de Documentacin y Anlisis remitir los expedientes que a juicio de aqullos tengan relevancia documental a la seccin respectiva del archivo histrico y respecto de los restantes proceder a su depuracin o a su destruccin segn corresponda, atendiendo a lo sealado en el punto Vigsimo Primero de este Acuerdo General Conjunto.
El Centro de Documentacin y Anlisis, previamente a la depuracin o destruccin de los expedientes judiciales o auxiliares, elaborar una relacin de ellos, la cual deber publicar en la pgina de Internet de la Suprema Corte y del Consejo, en la inteligencia de que la publicacin de dicha relacin se har del
47 conocimiento pblico a travs del Diario Oficial de la Federacin y de peridicos de circulacin nacional.
Transcurridos treinta das naturales posteriores a la publicacin en medios impresos, se llevar a cabo la depuracin o destruccin respectiva, de la cual deber levantarse acta debidamente circunstanciada en la que se precisar la materia del expediente, el nombre del promovente y si contiene algn documento original.
En el caso de que algn interesado solicite la devolucin de documentos originales dentro del plazo a que se refiere el prrafo anterior, y acredite tener derecho a recibirlos, se le entregarn levantndose el acta correspondiente por el Centro de Documentacin y Anlisis.
48 VIGSIMO TERCERO. No sern objeto de depuracin o destruccin, hasta que no venza el plazo previsto en la normativa aplicable, las constancias de un expediente judicial o auxiliar que se hayan determinado como informacin reservada con motivo de las solicitudes de acceso a la informacin planteadas una vez que el asunto respectivo haya concluido.
VIGSIMO CUARTO. En la depuracin o destruccin de los expedientes judiciales y auxiliares se debern generar los siguientes documentos por duplicado:
I. Acta firmada por el titular del rgano jurisdiccional y el secretario designado para dar fe de la desintegracin material o por los servidores pblicos del Centro de Documentacin y Anlisis que al efecto se designen.
49 El acta de depuracin o destruccin deber realizarse de conformidad con el formato que para tal efecto remita oportunamente el Centro de Documentacin y Anlisis al rgano jurisdiccional; y
II. Relacin de los expedientes judiciales y auxiliares que se depuran o destruyen, firmada por el titular del rgano jurisdiccional y el secretario designado para dar fe de la desintegracin material o por el personal designado para tal efecto por el Centro de Documentacin y Anlisis, en formato impreso y electrnico obtenido a partir del SISE.
III. Copia digital de todas las constancias que integran el expediente depurado, as como su registro electrnico asociado. La copia deber certificarse con la firma digital del servidor pblico habilitado para ello.
50 VIGSIMO QUINTO. Los J uzgados de Distrito debern realizar las anotaciones correspondientes en los libros de gobierno y, posteriormente, remitir original del acta de depuracin o destruccin y de los listados de los expedientes respectivos al Centro de Documentacin y Anlisis.
El Centro de Documentacin y Anlisis deber informar al respectivo J uzgado de Distrito sobre el destino que se d a los expedientes, as como realizar las anotaciones correspondientes en los inventarios electrnicos.
T R A N S I T O R I O S:
PRIMERO. Este Acuerdo General Conjunto entrar en vigor treinta das naturales despus de su publicacin en el Diario Oficial de la Federacin.
SEGUNDO. Se deroga el Acuerdo General Conjunto 1/2001 del veintisiete de agosto de dos mil uno, del Pleno de la Suprema
51 Corte de J usticia de la Nacin y del Pleno del Consejo de la J udicatura Federal, que establece lineamientos para el flujo documental, depuracin y digitalizacin del acervo archivstico de los J uzgados de Distrito, Tribunales Unitarios de Circuito y Tribunales Colegiados de Circuito, y su Acuerdo Complementario del tres de octubre de dos mil dos, del Comit del Centro de Documentacin y Anlisis, nicamente por lo que se refiere al tratamiento de los expedientes provenientes de los J uzgados de Distrito; por lo que continan vigentes en materia de acervos archivsticos de los Tribunales Unitarios y Colegiados de Circuito.
TERCERO. La atribucin establecida en este Acuerdo General Conjunto a cargo de los J uzgados de Distrito, consistente en digitalizar cuando menos la demanda y la sentencia de los asuntos de su competencia, se realizar por el Centro de Documentacin y Anlisis, con apoyo de Informtica, respecto de los expedientes que se radiquen hasta el ao 2009.
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Los expedientes que se radiquen a partir del ao 2010 se integrarn en copia digital por los J uzgados de Distrito y su transferencia se realizar de conformidad con lo sealado en el presente Acuerdo.
CUARTO. Las transferencias correspondientes a expedientes radicados del ao 2004 en adelante, se recibirn en el Centro Archivstico J udicial ubicado en la ciudad de Toluca, Estado de Mxico, a partir del 18 de enero de 2010.
QUINTO. Todas aquellas transferencias provisionales realizadas por los J uzgados de Distrito con base en lo acordado por el entonces Comit de Biblioteca, Archivo e Informtica y el Comit de Gobierno y Administracin de la Suprema Corte el 12 de mayo 2005, por carecer de espacio, debern ser actualizadas con acta de transferencia definitiva en los casos en que los expedientes judiciales cumplan con la temporalidad que establece este Acuerdo.
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SEXTO. Las Administraciones Regionales del Consejo brindarn el apoyo que los titulares de los J uzgados de Distrito requieran para llevar a cabo la transferencia de expedientes al Centro Archivstico J udicial, as como para la desintegracin material de los expedientes que se determine deban depurarse o destruirse.
SPTIMO. Las reglas de depuracin y destruccin contenidas en el Captulo Quinto del presente Acuerdo se aplicarn por el Centro de Documentacin y Anlisis a los expedientes concluidos entre 1951 y 2003, conforme al programa que dicha Direccin General someta a la consideracin del Comit procediendo a su digitalizacin en trminos de lo indicado en el diverso punto Dcimo Quinto de este instrumento.
OCTAVO. En tanto la Suprema Corte y el Consejo emiten los lineamientos para el tratamiento de la documentacin administrativa
54 bajo su resguardo generada en los J uzgados de Distrito, son susceptibles de destruccin las libretas de control de oficios, minutarios de exhorto, los diversos registros de correspondencia, los acuerdos de la seccin de actuara y de control de expedientes por seccin, generados en dichos rganos jurisdiccionales, con independencia de su denominacin, previa valoracin del titular del rgano, para lo cual debern conservarse los relativos a los dos aos ms recientes.
NOVENO. En tanto se aprueba el nuevo manual para la organizacin de los archivos judiciales resguardados por la Suprema Corte de J usticia, seguir aplicndose lo dispuesto en la primera edicin de dicho instrumento, en lo que no se oponga a lo previsto en este Acuerdo.
El Centro de Documentacin y Anlisis deber presentar al Comit para su aprobacin la propuesta de dicho manual, a ms tardar treinta
55 das hbiles despus de la publicacin de este Acuerdo.
DCIMO. En relacin con los expedientes que se ubican en los archivos del Primer Circuito, el Consejo proveer lo necesario para que los depsitos en los que se resguardan cuenten con las mejores condiciones de conservacin, de conformidad con las especificaciones tcnicas que precise el Centro de Documentacin y Anlisis.
DCIMO PRIMERO. Estadstica y Planeacin, Informtica y el Centro de Documentacin y Anlisis integrarn un grupo de trabajo en el que se determinarn los estndares, procesos, especificaciones y protocolo para el intercambio de la informacin a que se refiere este Acuerdo.
DCIMO SEGUNDO. Se derogan todas aquellas disposiciones que se opongan al presente ordenamiento.
56 DCIMO TERCERO. Publquese este Acuerdo en el Diario Oficial de la Federacin, en el Semanario J udicial de la Federacin y su Gaceta y, en trminos de lo dispuesto en el artculo 7o., fraccin XIV, de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental, en medios electrnicos de consulta pblica; asimismo, hgase del conocimiento de los J ueces de Distrito para su cumplimiento.
EL PRESIDENTE DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIN Y DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA FEDERAL
MINISTRO GUILLERMO I. ORTIZ MAYAGOITIA
EL SECRETARIO GENERAL DE ACUERDOS
LIC. RAFAEL COELLO CETINA
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EL LICENCIADO RAFAEL COELLO CETINA, SECRETARIO GENERAL DE ACUERDOS DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIN, - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - C E R T I F I C A : - - - - - - - - - - Este Acuerdo General Conjunto Nmer o 1/2009, DE VEINTIOCHO DE SEPTIEMBRE DE DOS MIL NUEVE, DE LOS PLENOS DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIN Y DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA FEDERAL, RELATIVO A LA TRANSFERENCIA, DIGITALIZACIN, DEPURACIN Y DESTRUCCIN DE LOS EXPEDIENTES GENERADOS EN LOS JUZGADOS DE DISTRITO, que antecede, fue emiti do por el Pleno de la Suprema Corte de Justi cia de la Naci n en su sesin privada de qui nce de octubre del presente ao, por unani mi dad de di ez votos de los seores Mi ni stros Sergio Sal vador Agui rre Angui ano, Jos Ramn Cosso Daz, Margarita Beatri z Luna Ramos, Jos Fernando Franco Gonzlez Sal as, Genaro Davi d Gngora Pi mentel , Jos de Jess Gudio Pel ayo, Mari ano Azuela Gi trn, Sergio A. Val ls Hernndez, Juan N. Silva Meza y Presi dente Gui llermo I. Ortiz Mayagoi tia, as como por el Pleno del Consejo de la Judi catura Federal en su sesi n ordinaria de si ete de octubre de dos mil nueve, por unani midad de votos de los seores Consejer os Juan Carlos Cruz Razo, Mara Teresa Herrera Tel lo, Csar Alejandro Juregui Robl es, Jorge Moreno Coll ado y scar Vzquez Marn. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Mxi co, Di strito Federal, a quince de octubre de dos mil nueve. - - - - - - - - - - - - - - -
58 EL LICENCIADO RAFAEL COELLO CETINA, SECRETARIO GENERAL DE ACUERDOS DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIN, - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - C E R T I F I C A : - - - - - - - - - - De conformi dad con lo di spuesto por el Tribunal Pleno en su sesi n privada de qui nce de octubre de dos mil nueve, que la presente copi a fotosttica constante de ci ncuenta y si ete fojas ti les concuer da fiel y exactamente con el ori gi nal del Acuerdo General Conjunto Nmer o 1/2009, que obra en los archivos de la secci n de instrumentos normativos de esta Secretar a General de Acuerdos y se expi de para la difusi n correspondi ente. - - - - - - - - - - Mxi co, Di strito Federal, a vei nte de octubre de dos mil nueve.- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -