Introduccin:

Como lo hemos mencionado en clases

anteriores, los interesados del
proyecto (stakeholders), son todas
aquellas personas u organizaciones
cuyos intereses puedan ser afectados
de manera positiva o negativa por el
Proyecto. Se debe identificar a los
interesados desde el comienzo del
proyecto para analizar sus
expectativas y su poder de influencia
sobre ste.


La identificacin y gestin de los interesados es clave para un proyecto exitoso.
Pues un interesado que genere ruido negativo hacia el proyecto, puede colocar en
riesgo el desarrollo del proyecto y el xito del mismo, incluso puede llegar a causar
el cierre.


Seminario de Profundizacin
Gerencia de Proyectos
Gustavo Adolfo Ramrez Hernndez

Gestin de los interesados
Este captulo incluye detalles de los cuatro procesos de la Gestin de los
interesados:

Procesos: Macroproceso:
Identificar los interesados Inicio
Planear la gestin de los interesados Planeacin
Gestionar la participacin de los interesados Ejecucin
Controlar la participacin de los interesados Monitoreo y Control

Identificar los interesados. Es el proceso que consiste en identificar a todas las
personas u organizaciones impactadas por el proyecto, y documentar informacin
relevante relativa a sus intereses, participacin e impacto en el xito del mismo.
Planear la gestin de los interesados. Es el proceso de desarrollar estrategias
apropiadas y efectivas para el involucramiento de los interesados a travs del
ciclo de vida del proyecto, basndose en el anlisis de sus necesidades,
intereses e impacto en el xito del proyecto
Identificar Interesados
Los interesados son organizaciones o personas, como clientes, patrocinadores
del proyecto, miembros del equipo, la gerencia, el pblico, contratistas; con las
siguientes caractersticas:
Podran estar activamente envueltos en el proyecto
Sus intereses pueden ser afectados positiva o negativamente por el proyecto
Podran ejercer influencia sobre el proyecto y sus objetivos
Los interesados pueden estar a diferentes
niveles de la organizacin y con diferentes
niveles de autoridad. Para el xito del
proyecto, resulta fundamental identificar a
los interesados desde el comienzo del
mismo y analizar sus niveles de inters,
expectativas, importancia e influencia;
debe documentarse la informacin
relevante acerca de sus intereses, potencial
involucramiento y potencial impacto en los
objetivos del proyecto.
ITTOs

Entradas:
Registro de los interesados.
Acta de constitucin del proyecto.
Documentacin de adquisicin (contratos con proveedores).
Factores ambientales de la empresa.
Activos de los procesos de la organizacin.

Herramientas y Tcnicas:

Anlisis de los interesados: debemos seguir los siguientes pasos:
1. Identificar a todos los potenciales interesados en el proyecto e informacin
relevante, como por ejemplo sus roles, departamentos, intereses, niveles de
conocimiento, expectativas y niveles de influencia.
2. Identificar el impacto o apoyo potencial que cada interesado podra
generar, y clasificarlos para definir una estrategia de abordaje. En el caso de
grandes comunidades de interesados, es importante priorizar a los interesados
clave a fin de garantizar el uso eficaz del esfuerzo para comunicar y gestionar
sus expectativas.
3. Evaluar cmo los principales interesados reaccionan o responden en varias
situaciones, con el fin de influenciarlos e involucrarlos, mitigando los impactos
negativos.







Matriz de poder ~ inters (grafico pagina siguiente)


En el grfico se presenta una matriz para clasificar a los interesados con base en su poder
(nivel de influencia sobre el proyecto) y sus intereses (preocupacin sobre el proyecto).

* Juicio de Expertos.
* Reuniones










Salidas:
Registro de interesados , contiene al menos:
* La informacin de identificacin: nombre, puesto en la organizacin, ubicacin, rol en el
proyecto, informacin de contacto.
* La informacin de evaluacin: principales requisitos, principales expectativas, influencia
potencial en el proyecto, fase en el ciclo de vida donde el inters es mayor.
* La clasificacin de los interesados: interno/externo, partidario/neutral/opositor, etc.
Plan de Gestin de los Interesados
El plan de gestin de los interesados
es el proceso para desarrollar
estrategias apropiadas para
involucrar efectivamente los
interesados a travs del ciclo de vida
del proyecto, basndose en el
anlisis de sus necesidades,
intereses e impacto potencial en el
xito del proyecto.

El beneficio de este proceso es que
provee un plan accionable y claro
para interactuar con los interesados
del proyecto supliendo sus intereses.
ITTOs
Entradas:

1. Plan de Gestin del proyecto.
Ciclo de vida seleccionado para el proyecto y el proceso que puede ser aplicado para
cada fase.
Descripcin de cmo el trabajo puede ser ejecutado para completar los objetivos del
proyecto.
Descripcin de cmo los requerimientos del recurso humanos pueden ser alcanzados
y como los roles y responsabilidades, reportes de las relaciones y gestin del personal
pueden ser estructurados para el proyecto.
Plan de gestin del cambio que documenta como los cambios pueden ser
monitoreados y controlados.
Necesidades y tcnicas de comunicacin
entre los interesados.

2. Registro de los interesados.
Descrito en el proceso anterior.

3. Factores ambientales de la empresa.
Los factores ambientales de la empresa que pueden influir en el proceso Identificar a
los Interesados incluyen, entre otros:
La cultura y la estructura de la organizacin o de la empresa
Las normas gubernamentales o industriales (p.ej., regulaciones, normas de productos)





Tcnicas y Herramientas:

Juicio de Expertos
Reuniones
Tcnicas analticas: Estas son
Desconocedor: Inconsciente del proyecto con impacto potencial
Reticente: Consciente del proyecto con impacto potencial y reticente al cambio
Neutral: Consiente del proyecto, sin apoyo ni resistencia
Partidario: Consiente del proyecto, brinda apoyo
Lder: Consiente del proyecto, brinda apoyo con impacto potencial; se presenta
como una persona activa con el fin de buscar el xito del proyecto

Salidas:

Plan de Gestin de los interesados.
Niveles de involucramiento de los interesados actuales y deseados
Alcance e impacto de los cambios de los interesados
Identificacin de interrelaciones y potenciales diferencias entre los interesados
Requerimientos de comunicacin de los interesados para cada fase del proyecto
Informacin a ser distribuida
Razones para distribuir la informacin e impacto esperado
Periodo de tiempo y frecuencia para distribuir la informacin requerida a los interesados
Mtodo para actualizar y ajustar el plan de gestin de los interesados
Actualizacin de los documentos del Proyecto