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M C y T E , I n g .

R i c a r d o L p e z V a l d e z A c c e s s 2 0 1 3 - - - - P g i n a | 1
Microsoft Access 2013
Qu es una base de datos?
Es una coleccin de informacin organizada, de forma que un programa de computadora los
pueda accesar rpidamente.
Tipos de Bases de Datos
Bases de Datos relacionales
Bases de Datos Jerrquicas
Bases de Datos de Red.
Qu es Microsoft Access?
Es un sistema manejador de bases de datos relacional
Cules son los objetos de una Base de Datos Access?
Tablas
Formularios
Informes
Consultas
Macros
Procedimientos
Tabla.- Es un objeto de Access que almacena la informacin de los elementos de la base de
datos. (Ej. Tbl_Alumnos)
Una tabla se encuentra formada por campos y registros.
Campo.- Almacena informacin de un mismo tipo y se encuentra representado por las
columnas de la tabla.
Registro.- Es un conjunto de campos y se encuentra representado por las filas de la tabla.
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Campo llave.- Es un campo que identifica de forma nica a un registro (Ej. Clave del alumno).
Iniciar Access
1. Mostrar la pantalla de Inicio de Windows 8
2. Clic en el mosaico de Access 2013
Crear una Base de Datos en Blanco
1. Clic en Base de datos del escritorio en blanco
2. Digitar un nombre para la Base de Datos
Ej.
Escuela
3. Hacer clic en Crear
Para qu y Cuando crear una Base de Datos?
Se crea una base de datos cuando se desea realizar consultas en una gran cantidad de
informacin (Ej. Base de datos del IFE)
Problema: Se desea llevar el control de las actividades administrativas de una escuela en la
que se imparten cursos de Word.
En primera instancia, se desea crear un medio en el cual se pueda llevar a cabo el registro de
los nombres de los alumnos (Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombre) que asisten a cada
curso. De igual forma se desea registrar su nmero telefnico particular y la calificacin
obtenida.
Tbl_Word
Nombre Campo Tipo Descripcin Tamao
Apellido Paterno Texto Corto Almacena el apellido paterno del alumno 25
Apellido Materno Texto Corto Almacena el apellido materno del alumno 25
Nombre Texto Corto Almacena el nombre del alumno 25
Telfono Nmero Almacena el nmero telefnico del alumno -----
Calificacin Nmero Almacena la calificacin final del alumno -----
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Crear una Tabla en Modo Diseo.
1. Clic en la cinta de Opciones Crear
2. Clic en Diseo de Tabla
3. Captura el diseo de la tabla (Tbl_Word)
4. Clic en Guardar
5. Digitar un nombre para la tabla (Ej. Tbl_Word)
6. Clic en Aceptar
Capturar Datos
1. Doble clic sobre el nombre de la tabla en la que desea capturar informacin del en el
contenedor de objetos.
2. Digitar los datos deseados
3. Clic en Guardar
4. Cerrar la tabla.
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Tipos de Campos Access 2013
En la siguiente tabla resume todos los tipos de datos de campo disponibles en Access, el uso del tipo de datos y tambin el tamao
de almacenamiento de informacin para cada tipo de datos.
Tipo de datos Uso Tamao
Texto Corto Texto o combinaciones de texto y nmeros en
el campo, tales como direcciones.
Nmeros que no requieran clculos, como
nmeros de telfono, nmeros de pieza o
cdigos postales.
Hasta 255 caracteres.
Nota: Access almacena slo los caracteres que se introducen en el
campo. Access no almacena espacios de caracteres correspondientes a
posiciones no utilizadas en un campo de texto. Para controlar el nmero
mximo de caracteres que se pueden introducir en el campo, establezca la
propiedad Tamao del campo en el valor que desee.
Texto Largo Texto de gran longitud y nmeros, como notas
o descripciones.
El tamao mximo de un archivo de base de datos de Office Access 2007 es
2 gigabytes.
Nmero Los datos numricos que se pueden utilizar para
clculos matemticos, exceptuando los
clculos relacionados con dinero (utilice el tipo
de moneda).Establezca la propiedad Tamao
del campo para definir el tipo de nmero
especfico.
1, 2, 4 u 8 bytes. 16 bytes para el identificador de rplica (GUID)
solamente.
Fecha y hora Las fechas y horas. 8 bytes
Moneda Valores de moneda. Utilice el tipo de datos
moneda para evitar el redondeo durante los
clculos. Precisin de 15 dgitos a la izquierda
del punto decimal y 4 dgitos a la derecha.
8 bytes
Autonumrico nico secuencial (incremento de una unidad) o
nmeros aleatorios que se insertan
automticamente cuando se agrega un registro.
4 bytes. 16 bytes para el identificador de rplica solamente.
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S/No Campos que contendrn nicamente uno de dos
valores, como S/No, Verdadero/Falso,
activado/desactivado.
1 bit
Objeto OLE Objetos (como documentos de Microsoft
Word, hojas de clculo de Microsoft Excel,
imgenes, sonidos u otros datos binarios) que
se crean en otros programas mediante el
protocolo OLE que puede estar vinculado o
incrustado en una tabla de Access. Debe utilizar
un marco de objeto enlazado en un formulario
o un informe para mostrar el objeto OLE.
Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio en disco).
Hipervnculo Una ruta de acceso o una ruta de direccin
URL.
Hasta 64.000 caracteres.
Asistente para
bsquedas
Crea un campo que permite seleccionar un
valor de otra tabla o de una lista de valores
mediante un cuadro combinado. Al seleccionar
el Asistente para bsquedas en la lista Tipo de
datos, un asistente se inicia automticamente
para que pueda definir el campo de bsqueda.
El mismo tamao que el campo de clave principal es tambin el campo de
bsqueda (normalmente 4 bytes).
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Decidir qu tipo de datos se utilizar para el campo en una tabla
Debe decidir el tipo de datos que va a utilizar para el campo. El tipo de datos que seleccione
debe basarse en las siguientes consideraciones:
Qu tipo de valor desea permitir en el campo?
No se puede almacenar texto en un campo que tiene un tipo de datos numrico.
La cantidad de espacio que desea utilizar para el valor que aparece en el campo
Algunos tipos de datos requieren ms espacio de almacenamiento que otros.
Qu tipos de operaciones desea realizar en el valor que aparece en el campo?
Access puede sumar valores en un campo numrico o en un campo de moneda.
Access no puede sumar valores en un campo de texto o en un campo objeto OLE.
Desea ordenar el campo o el campo de ndice?
No se puede ordenar o indizar campos objeto OLE.
Desea utilizar el campo para agrupar registros en consultas o informes?
No puede utilizar los campos objeto OLE para agrupar los registros.
Cmo desea ordenar los valores del campo?
Si coloca los nmeros en un campo de texto, los nmeros se ordenan como cadenas
de caracteres (1, 10, 100, 2, 20, 200), no como valores numricos. Utilice un campo
numrico o un campo de moneda para ordenar nmeros como valores numricos.
Asimismo, muchos formatos de fecha no se ordenarn correctamente si se
introducen en un campo de texto. Utilice un campo de fecha y hora para asegurarse
de que las fechas se ordenan correctamente.
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Propiedades de los campos
En la siguiente tabla se incluyen las propiedades de los campos y su disponibilidad y efectos por tipo de datos.
USE ESTA PROPIEDAD
DE CAMPO...
CON ESTOS TIPOS DE
DATOS...
PARA
Tamao del campo Texto
Nmero
Autonumrico
Establecer el tamao mximo de los datos almacenados como tipo de datos Texto, Nmero o
Autonumrico.
SUGERENCIA Para conseguir un rendimiento ptimo, especifique siempre el Tamao del
campo ms pequeo que sea suficiente.
Formato Texto
Memo
Nmero
Fecha/Hora
Moneda
Autonumrico
S/No
Hipervnculo
Personalizar la forma en que el campo aparece de forma predeterminada cuando se visualiza
o se imprime.
Posiciones decimales Nmero
Moneda
Especificar el nmero de posiciones decimales que se va a usar a la hora mostrar nmeros.
Nuevos valores Autonumrico Establecer si un campo Autonumrico se incrementa o recibe un valor aleatorio cuando se
agrega un nuevo registro.
Mscara de entrada Texto
Nmero
Fecha/Hora
Moneda
Mostrar caracteres de edicin para guiar la especificacin de datos.
Ttulo Todos los tipos de datos Establecer el texto que aparece de forma predeterminada en los rtulos de los formularios, los
informes y las consultas.
Valor predeterminado Texto
Memo
Nmero
Fecha/Hora
Asignar de forma automtica el valor especificado a un campo cuando se agregue un nuevo
registro.
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Moneda
S/No
Hipervnculo
Regla de validacin Texto
Memo
Nmero
Fecha/Hora
Moneda
S/No
Hipervnculo
Proporcionar una expresin que debe ser verdadera para agregar o modificar el valor de este
campo.
Texto de validacin Texto
Memo
Nmero
Fecha/Hora
Moneda
S/No
Hipervnculo
Especificar el texto que aparece cuando un valor escrito en este campo infringe la expresin
del cuadro Regla de validacin.
Requerido Todos los tipos de datos
excepto Autonumrico
Exigir que este campo contenga un valor en cada registro.
Permitir longitud cero Texto
Memo
Hipervnculo
Permitir la especificacin (al establecerla en S) de una cadena de longitud cero ("") en un
campo Texto o Memo.
Indizado Texto
Memo
Nmero
Fecha/Hora
Moneda
Autonumrico
S/No
Hipervnculo
Acelerar el acceso de lectura a los datos de este campo al crear y utilizar un ndice.
NOTA Los campos Memo e Hipervnculo son compatibles con los ndices nicamente en los
primeros 255 caracteres del campo.
IMPORTANTE Un ndice de un campo hace que las operaciones de anexin, eliminacin y
actualizacin tarden ms, ya que el ndice tiene que actualizarse para reflejar los cambios.
Compresin Unicode Texto
Memo
Hipervnculo
Comprimir los datos de este campo cuando haya menos de 4.096 caracteres almacenados
(siempre es verdadera en un campo Texto). No tiene ningn efecto si hay ms de 4.096
caracteres almacenados.
Modo IME Texto
Memo
Fecha/Hora
Controlar la conversin de caracteres en las versiones asiticas de Windows.
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Hipervnculo
Modo de oraciones IME Texto
Memo
Fecha/Hora
Hipervnculo
Controlar la conversin de oraciones en las versiones asiticas de Windows.
Etiquetas inteligentes Texto
Memo
Nmero
Fecha/Hora
Moneda
Autonumrico
Hipervnculo
Adjuntar una etiqueta inteligente al campo.
Slo anexar Memo
Hipervnculo
Realizar un seguimiento del historial del valor del campo al establecer la propiedad en S.
ADVERTENCIA Si se cambia a No, se borra el historial del valor del campo.
Formato del texto Memo Seleccionar Texto enriquecido para almacenar los datos del campo como HTML y permitir la
aplicacin de formato enriquecido. Seleccionar Texto sin formato para almacenar nicamente
texto.
Alineacin del texto Todos los tipos de datos
excepto Datos adjuntos
Especificar la alineacin predeterminada del texto de un control.
Mostrar el Selector de
fecha
Fecha/Hora
Especificar si Access muestra un selector de fecha (control de calendario) cuando los usuarios
modifican el valor de un campo.
NOTA Si utiliza una mscara de entrada para un campo de fecha y hora, el control Selector
de fecha no estar disponible independientemente del modo en que establezca esta
propiedad.
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Formatos predefinidos para los tipos de datos Nmero, Autonumrico y Moneda
En la siguiente tabla se representan y se explican los formatos predefinidos que estn disponibles para los tipos de
datos Nmero, Autonumrico y Moneda.
FORMATO DESCRIPCIN EJEMPLO
Nmero general (Predeterminado) Utilice este formato para mostrar el nmero tal como se escribe. Puede mostrar hasta 11 dgitos
a la derecha o a la izquierda del indicador decimal. Si un nmero contiene ms de 11 dgitos o si el control no
tiene el ancho suficiente para mostrar todos los dgitos, Access redondea el nmero. Para los nmeros muy
grandes o muy pequeos (ms de 10 dgitos a la derecha o a la izquierda del punto decimal), Access utiliza la
notacin cientfica.
123,456
Moneda Utilice este formato para aplicar el smbolo de moneda y el formato especificados en la configuracin regional de
Windows.
$123.456
Euro Utilice este formato para aplicar el smbolo de euro () a los datos numricos, pero para otros datos utilice el
formato de moneda especificado en la configuracin regional de Windows.
123,456.78 $
Fijo Utilice este formato para mostrar los nmeros sin separadores de miles y con dos posiciones decimales. Si el
valor del campo contiene ms de dos posiciones decimales, Access redondea el nmero.
123.,56
Estndar Utilice este formato para mostrar los nmeros con separadores de miles y con dos posiciones decimales. Si el
valor del campo contiene ms de dos posiciones decimales, Access redondea el nmero a dos posiciones
decimales.
1,234.56
Porcentaje Utilice este formato para mostrar los nmeros como porcentajes con dos posiciones decimales y el signo de
porcentaje al final. Si el valor subyacente contiene ms de cuatro posiciones decimales, Access lo redondea.
123.50%
Cientfico Utilice este formato para mostrar los nmeros con la notacin cientfica (exponencial). 1,23E+04
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Formatos predefinidos para el tipo de datos Fecha/Hora
En la siguiente tabla se representan y se describen los formatos predefinidos que se pueden aplicar al tipo de datos Fecha/Hora.
FORMATO DESCRIPCIN EJEMPLO
Fecha
general
(Predeterminado) Utilice este formato para mostrar los valores de fecha como nmeros y los valores de hora
como horas, minutos y segundos seguidos de a.m. o p.m. Para ambos tipos de valores, Access utiliza los
separadores de fecha y hora especificados en la configuracin regional de Windows. Si el valor no tiene un
componente de hora, Access slo muestra la fecha, y viceversa.
29/08/2013 10:10:42 a.m.
Fecha
larga
Utilice este formato para mostrar slo los valores de fecha segn el formato de fecha larga especificado en
la configuracin regional de Windows.
Lunes, 29 de agosto de
2013
Fecha
mediana
Utilice este formato para mostrar la fecha como dd/mmm/aaaa, pero utilice el separador de fecha especificado
en la configuracin regional de Windows.
29/Ago/2013
29-Ago-2013
Fecha
corta
Utilice este formato para mostrar los valores de fecha segn el formato de fecha larga especificado en la
configuracin regional de Windows.
29/8/2013
29-8-2013
Hora larga Utilice este formato para mostrar los valores de hora como horas, minutos y segundos seguidos de a.m. o
p.m. Access utiliza el separador especificado en la opcin de hora de la configuracin regional de Windows.
10:10:42 a.m.
Hora
mediana
Utilice este formato para mostrar las horas y los minutos, seguidos de a.m. o p.m. Access utiliza el separador
especificado en la opcin de hora de la configuracin regional de Windows.
10:10 a.m.
Hora corta Utilice este formato para mostrar slo las horas y los minutos. Access utiliza el separador especificado en la
opcin de hora de la configuracin regional de Windows.
10:10
Formatos predefinidos para el tipo de datos S/No
Access proporciona un pequeo conjunto de formatos predefinidos (pero no permite formatos personalizados) para mostrar el tipo de
datos S/No. Puede que le resulte ms fcil trabajar con casillas de verificacin o botones de opcin que utilizar el valor S o No en un
cuadro de texto.
FORMATO DESCRIPCIN
S/No (Predeterminado) Utilice este formato para mostrar 0 como No y cualquier valor distinto de cero como S.
Verdadero/Falso Utilice este formato para mostrar 0 como Falso y cualquier valor distinto de cero como Verdadero.
Activado/Desactivado Utilice este formato para mostrar 0 como Desactivado y cualquier valor distinto de cero como Activado.
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Formato Personalizado
En la siguiente tabla se representan y se explican los formatos personalizados que se pueden aplicar a los campos de tipo Texto y
Memo.
CARCTER DESCRIPCIN
@ Utilice este carcter para mostrar cualquier carcter disponible para su posicin en la cadena de formato. Si Access coloca todos los
caracteres en los datos subyacentes, el resto de los marcadores de posicin aparecen como espacios en blanco.
Por ejemplo, si la cadena de formato es @@@@@ y el texto subyacente es ABC, el texto se alinea a la izquierda con dos espacios en
blanco iniciales.
& Utilice este carcter para mostrar cualquier carcter disponible para su posicin en la cadena de formato. Si Access coloca todos los
caracteres en los datos subyacentes, los marcadores de posicin restantes no muestran nada.
Por ejemplo, si la cadena de formato es &&&&& y el texto es ABC, slo se mostrar el texto alineado a la izquierda.
! Utilice este carcter para que los marcadores de posicin se rellenen de izquierda a derecha y no de derecha a izquierda. Debe utilizar
este carcter al principio de una cadena de formato.
< Utilice este carcter para convertir todo el texto a minsculas. Debe utilizar este carcter al principio de una cadena de formato, pero
puede ir precedido de un signo de exclamacin (!).
> Utilice este carcter para convertir todo el texto a maysculas. Debe utilizar este carcter al principio de una cadena de formato, pero
puede ir precedido de un signo de exclamacin (!).
* Cuando se utiliza, el carcter que aparece inmediatamente detrs del asterisco se convierte en un carcter de relleno, es decir, un
carcter utilizado para rellenar los espacios en blanco. Access muestra normalmente los datos de texto alineados a la izquierda y rellena
con espacios en blanco el rea situada a la derecha del valor. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de la cadena de
formato. En ese caso, Access rellenar todos los espacios en blanco con el carcter especificado.
Espacio en
blanco, + - $ ()
Utilice este carcter para insertar espacios en blanco, caracteres matemticos (+ -), smbolos financieros ( $) y parntesis en cualquier
lugar de las cadenas de formato, cuando sea necesario. Si desea utilizar otros smbolos matemticos comunes, como una barra diagonal
(\ o /) y el asterisco (*), coloque esos smbolos entre comillas dobles. Observe que puede colocar esos caracteres en cualquier lugar de
la cadena de formato.
"Texto literal" Coloque entre comillas dobles todo el texto que desee que vean los usuarios.
\ Utilice este formato para obligar a Access a mostrar el carcter que aparece inmediatamente detrs. Es lo mismo que colocar un carcter
entre comillas dobles.
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[color] Utilice este formato para aplicar un color a todos los valores de una seccin del formato. Debe incluir el nombre entre corchetes y usar
uno de estos nombres: negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, amarillo o blanco.
NOTA Al especificar un formato, Access rellena los marcadores de posicin con los datos del campo subyacente.
Caracteres de formato personalizado para datos numricos
En la tabla siguiente se representan y se describen los marcadores de posicin y caracteres que se pueden usar al crear formatos
personalizados para los datos numricos.
CARCTER DESCRIPCIN
# Utilice este carcter para mostrar un dgito. Cada instancia del carcter representa una posicin de un nmero. Si no hay ningn valor
en una posicin, Access muestra un espacio en blanco. Adems, el uso de marcadores de posicin no impide escribir datos.
Por ejemplo, si aplica el formato #,### y escribe el valor 45 en el campo, se muestra 45. Si escribe 12,145 en un campo, Access
muestra 12,145, aunque haya definido un nico marcador de posicin a la izquierda del separador de miles.
0 Utilice este carcter para mostrar un dgito. Cada instancia del carcter representa una posicin de un nmero. Si no hay ningn valor
en una posicin, Access muestra un cero (0).
Separadores de
miles y de
decimales
Utilice este carcter para indicar dnde Access debe colocar los separadores de miles y de decimales. Access utiliza los separadores
definidos en la configuracin regional de Windows.
espacios en
blanco, + - $ ()
Utilice este carcter para insertar espacios en blanco, caracteres matemticos (+ -) y smbolos financieros ( $) en cualquier lugar
de las cadenas de formato, cuando sea necesario. Si desea utilizar otros smbolos matemticos comunes, como una barra diagonal
(\ o /) y el asterisco (*), coloque esos smbolos entre comillas dobles. Observe que puede colocarlos en cualquier lugar.
"Texto literal" Coloque entre comillas dobles todo el texto que desee que vean los usuarios.
\ Utilice este formato para obligar a Access a mostrar el carcter que aparece inmediatamente detrs. Es lo mismo que colocar un
carcter entre comillas dobles.
! Utilice este formato para que todos los valores se alineen a la izquierda. Cuando se impone la alineacin a la izquierda, no se pueden
usar los marcadores de posicin de dgitos # y 0, pero se pueden usar marcadores de posicin para los caracteres de texto.
* Utilice este formato para convertir el carcter que aparece inmediatamente detrs del asterisco (*) en un carcter de relleno, es decir,
un carcter utilizado para rellenar los espacios en blanco. Access muestra normalmente los datos numricos alineados a la derecha
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y rellena con espacios en blanco el rea situada a la izquierda del valor. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de la
cadena de formato y, en ese caso, Access rellenar todos los espacios en blanco con el carcter especificado.
Por ejemplo, el formato ##*~,00 representa un importe monetario como 45~~~~~,15. El nmero de tildes (~) mostradas en el campo
depende del nmero de espacios en blanco en el campo de tabla.
% Se utiliza como ltimo carcter de una cadena de formato. Multiplica el valor por 100 y muestra el resultado con un signo de porcentaje
al final.
E+, E-
O bien,
e+, e-
Utilice este formato para mostrar los valores con la notacin cientfica (exponencial). Utilice esta opcin cuando el formato cientfico
predefinido no proporcione espacio suficiente para los valores. Utilice E+ o e+ para mostrar los valores como exponentes positivos y
E- o e- para mostrarlos como exponentes negativos. Debe usar estos marcadores de posicin con otros caracteres.
[color] Utilice este formato para aplicar un color a todos los valores de una seccin del formato. Debe incluir el nombre entre corchetes y usar
uno de estos nombres: negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, amarillo o blanco.
Formatos personalizados para el tipo de datos Fecha/Hora
Si los formatos predefinidos descritos en Formatos predefinidos para el tipo de datos Fecha/Hora no se ajustan a sus necesidades,
puede utilizar formatos personalizados.
Si no especifica un formato predefinido o personalizado, Access aplica el formato Fecha general: m/dd/aaaa h:mm:ss a.m./p.m.
Los formatos personalizados para los campos de tipo Fecha/Hora pueden contener dos secciones: una para las fechas y otra para
las horas. Estas secciones estn separadas con un carcter de punto y coma. Por ejemplo, puede volver a crear el formato Fecha
general como m/dd/aaaa h:mm:ss.
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CARCTER DESCRIPCIN
Separador de
fecha
Utilice este formato para controlar dnde Access debe colocar el separador de das, meses y aos. Access usa el separador definido en
la configuracin regional de Windows.
c Utilice este carcter para mostrar el formato de fecha general.
d o dd Utilice este formato para mostrar el da del mes con uno o dos dgitos. Para un dgito, utilice un solo marcador de posicin. Para dos
dgitos, utilice dos marcadores de posicin.
ddd Utilice este formato para abreviar el da de la semana con tres letras.
Por ejemplo, lunes aparece como lun.
dddd Utilice este formato para mostrar el nombre completo de todos los das de la semana.
ddddd Utilice este formato para mostrar el formato de fecha corta.
dddddd Utilice este formato para mostrar el formato de fecha larga.
s Utilice este formato para mostrar el nmero del da de la semana.
Por ejemplo, lunes aparece como 2.
m o mm Utilice este formato para mostrar el mes como un nmero de un dgito o de dos dgitos.
mmm Utilice este formato para abreviar el nombre del mes con tres letras.
Por ejemplo, octubre aparece como oct.
mmmm Utilice este formato para mostrar el nombre completo de todos los meses.
t Utilice este formato para mostrar el nmero del trimestre en curso del calendario (1-4).
Por ejemplo, para una fecha correspondiente al mes de mayo, Access muestra 2 como valor del trimestre.
a Utilice este formato para mostrar el da del ao, del 1 al 366.
aa Utilice este formato para mostrar los dos ltimos dgitos del ao.
NOTA Es recomendable escribir y mostrar los cuatros dgitos del ao.
aaaa Utilice este formato para mostrar todos los dgitos de un ao comprendido en el intervalo 0100-9999.
Separador de
hora
Utilice este formato para controlar dnde Access debe colocar el separador de horas, minutos y segundos. Access usa el separador
definido en la configuracin regional de Windows. Para obtener informacin sobre esta configuracin, vea Cmo la configuracin regional
de Windows puede afectar a la forma en que se muestran los datos.
h o hh Utilice este formato para mostrar la hora con uno o dos dgitos.
n o nn Utilice este formato para mostrar los minutos con uno o dos dgitos.
s o ss Utilice este formato para mostrar los segundos con uno o dos dgitos.
ttttt Utilice este formato para mostrar el formato de hora larga.
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a.m./p.m. Utilice este formato para mostrar los valores del reloj de 12 horas con a.m. o p.m. al final. Access utiliza el reloj del sistema del equipo
para definir este valor.
A/P o a/p Utilice este formato para mostrar los valores del reloj de 12 horas con A, P, a o p al final. Access utiliza el reloj del sistema del equipo
para definir este valor.
a.m.p.m. Utilice este formato para mostrar los valores del reloj de 12 horas. Access utiliza los indicadores de maana o tarde especificados en la
configuracin regional de Windows. Para obtener informacin sobre esta configuracin, vea Cmo la configuracin regional de Windows
puede afectar a la forma en que se muestran los datos.
Espacio en
blanco, + - $ ()
Utilice espacios en blanco, caracteres matemticos (+ -), smbolos financieros ($ ) y parntesis en cualquier lugar de las cadenas de
formato, cuando sea necesario. Si desea utilizar otros smbolos matemticos comunes, como una barra diagonal (\ o /) y el asterisco (*),
incluya esos smbolos entre comillas dobles. Observe que puede colocarlos en cualquier lugar.
"Texto literal" Coloque entre comillas dobles todo el texto que desee que vean los usuarios.
\ Utilice este formato para obligar a Access a mostrar el carcter que aparece inmediatamente detrs. Es lo mismo que colocar un carcter
entre comillas dobles.
* Utilice este formato para convertir el carcter que aparece inmediatamente detrs del asterisco (*) en un carcter de relleno, es decir, un
carcter utilizado para rellenar los espacios en blanco. Access muestra normalmente los datos de texto alineados a la izquierda y rellena
con espacios en blanco el rea situada a la derecha del valor. Puede agregar caracteres de relleno en cualquier lugar de la cadena de
formato. En ese caso, Access rellenar todos los espacios en blanco con el carcter especificado.
[color] Utilice este formato para aplicar un color a todos los valores de una seccin del formato. Debe incluir el nombre entre corchetes y usar
uno de estos nombres: negro, azul, cian, verde, magenta, rojo, amarillo o blanco.
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Ejercicio Practico 1
Se pretende gestionar de una forma sencilla, la informacin que maneja una inmobiliaria.
Para esto se debe crear una base de datos nombrada como Inmobiliaria con las siguientes
Tablas:
CIUDADES
Campo Tipo Propiedades Descripcin
id-ciudad Autonumrico entero largo
clave principal
(Almacena la clave principal de la ciudad)
ciudad Texto Corto tamao 50 Almacena el nombre de la ciudad
Capture los siguientes Datos
DEPARTAMENTOS
Campo Tipo Propiedades Descripcin
id-departamento Autonumrico entero largo
clave principal
(Almacena la clave principal del departamento)
departamento Texto Corto tamao 50 Almacena el nombre del departamento
M C y T E , I n g . R i c a r d o L p e z V a l d e z A c c e s s 2 0 1 3 - - - - P g i n a | 18
Capture los siguientes Datos
Crear un campo de Bsqueda.
1. Clic sobre el campo que desea que sea del tipo de bsqueda (Ej. Id-Ciudad)
2. Clic en Asistente para Bsquedas de la seccin Tipo de datos
3. Clic en Deseo que el campo de bsqueda busque los valores en otra Tabla o
Consulta Clic en Siguiente
4. Seleccionar la Tbl_Ciudades
5. Clic en Siguiente
6. Agregar los campos deseados (Ej. Id-Ciudad, Ciudad)
7. Clic en Siguiente
8. Ordenar por el campo deseado (Ej. Id-ciudad)
9. Clic en Siguiente
10. Marcar la casilla Ocultar la columna clave (Se recomienda) y ajustar el ancho de
columna deseado.
11. Clic en Siguiente
12. Clic en Finalizar
13. Cuando solicite Guardar la Tablas Hacer clic en Si
14. Repetir el procedimiento para cada campo de bsqueda que desee crear
M C y T E , I n g . R i c a r d o L p e z V a l d e z A c c e s s 2 0 1 3 - - - - P g i n a | 19
PROPIETARIOS
Campo Tipo Propiedades Descripcin
Id-propietario Autonumrico entero largo clave principal
Nombre Texto Corto Tamao 20 Almacena el nombre del Propietario
Apellido Paterno Texto Corto Tamao 20 Almacena el apellido paterno del propietario
Apellido Materno Texto Corto Tamao 20 Almacena el apellido materno del propietario
Direccin Texto Corto Tamao 30 Almacena la direccin del propietario
Telfono Texto Corto Tamao 15 Almacena el nmero telefnico del propietario
id-ciudad
Asistente para
Bsqueda
entero largo Almacena los valores de tabla ciudad
id-departamento
Asistente para
Bsqueda
entero largo Almacena los valores de tabla departamento
Los campos id-ciudad e id-departamento deben poder recibir los valores de las tablas
correspondientes, teniendo en cuenta que no se pueden ingresar otros que nos estn
en dichas tablas.
Todos los campos deben ser requeridos en el ingreso excepto el campo telfono.
Capture los siguientes Datos
Creacin de Formularios
1. Clic en la cinta de opciones Crear
2. Clic en Asistente para Formularios
3. Clic sobre el nombre de la tabla que desea utilizar para el formulario
Ej. Tbl_Ciudades
4. Agregar los campos de la tabla a Campos seleccionados
5. Clic en Siguiente
6. Seleccionar la Distribucin del Formulario (Ej. Columnas)
7. Clic en Siguiente
8. Clic en Modificar el Diseo del Formulario
9. Clic en Finalizar
M C y T E , I n g . R i c a r d o L p e z V a l d e z A c c e s s 2 0 1 3 - - - - P g i n a | 20
Agregar Botones de Comando a Formularios
1. Abrir el formulario en vista Diseo
2. Clic en la cinta de Opciones Diseo
3. Clic en el control botn
4. Arrastrar en el rea de Trabajo
5. Seleccionar la Categora y Accin deseada:
M C y T E , I n g . R i c a r d o L p e z V a l d e z A c c e s s 2 0 1 3 - - - - P g i n a | 21
6. Clic en Siguiente
7. En la seccin Desea incluir Texto o una imagen para el botn? Seleccione el
elemento deseado (Ej. Imagen)
8. Clic en Siguiente
9. Digite un nombre para el botn (Ej. Guardar_Registro_Ciudades)
10. Clic en Finalizar
Propiedades de un Formulario
1. Abrir el formulario en Vista Diseo
2. Clic en la cinta de opciones Diseo
3. Clic en Hoja de Propiedades
4. En la seccin Tipo de seleccin elegir formulario
5. Clic en la pestaa Formato
6. Establecer las siguientes Propiedades:
M C y T E , I n g . R i c a r d o L p e z V a l d e z A c c e s s 2 0 1 3 - - - - P g i n a | 22
7. Guardar los cambios realizados.
(PRCTICA) Crear los siguientes formularios:
M C y T E , I n g . R i c a r d o L p e z V a l d e z A c c e s s 2 0 1 3 - - - - P g i n a | 23
M C y T E , I n g . R i c a r d o L p e z V a l d e z A c c e s s 2 0 1 3 - - - - P g i n a | 24
Crear Macros para Abrir Formularios
1. Clic en la cinta de Opciones Crear
2. Clic en Macro
3. Seleccionar la Accin deseada (Ej. Abrir Formulario)
4. Establecer los parmetros deseados:
5. Guarde la Macro Creada.
M C y T E , I n g . R i c a r d o L p e z V a l d e z A c c e s s 2 0 1 3 - - - - P g i n a | 25
(PRCTICA) Realice las siguientes Macros
M C y T E , I n g . R i c a r d o L p e z V a l d e z A c c e s s 2 0 1 3 - - - - P g i n a | 26
ARRENDATARIOS
Campo Tipo Propiedades Descripcin
id-arrendatario Autonumrico entero largo clave principal
IFE Numrico entero largo Almacena la clave IFE del arrendatario
Nombre Texto Corto tamao 50 Almacena el nombre del arrendatario
Apellido Paterno Texto Corto tamao 50 Almacena el Apellido Paterno del arrendatario
Apellido Materno Texto Corto tamao 50 Almacena el Apellido Materno del arrendatario
Fecha Nacimiento fecha/hora formato fecha corta Almacena la fecha de Nacimiento del arrendatario
Garanta si/no formato si/no Deja Garanta SI/NO
sexo Texto Corto tamao 1 Almacena el tipo de sexo del arrendatario
estado-civil Texto Corto tamao 15 Almacena el Estado Civil del arrendatario
El campo sexo de poseer como valores posibles los caracteres M (para
masculino) y F (para femenino).
El campo estado-civil debe llenarse a partir de los valores de una lista que
cuenta con los siguientes valores: CASADO, SOLTERO, DIVORCIADO, UNIN
LIBRE, COCUBINATO,OTRO. Tener en cuenta que se pueden ingresar otros
valores que no estn en dicha lista.
El campo IFE debe permitir un ingreso cmodo para lo cual se debe definir una
mscara que lo posibilite.
Todos los campos deben ser requeridos en el ingreso.
INMUEBLES
Campo Tipo Propiedades Descripcin
id-inmueble Autonumrico entero largo clave principal
Direccin Texto Corto tamao 50
Almacena la direccin del inmueble
Barrio Texto Corto tamao 50
Almacena el barrio del inmueble
id-ciudad Campo de Bsqueda entero largo datos de tabla ciudad
id-departamento Campo de Bsqueda entero largo datos de tabla departamento
Ao numrico entero largo ao de construccin
Tipo numrico entero largo
Tipo 1, 2 3, 4, 5
Superficie numrico entero largo superficie en m2
Dormitorios numrico entero largo cantidad de dormitorios
Garage si/no formato si/no
Cuenta con Garage?
Precio numrico entero largo
Precio del inmueble
Observaciones Texto Largo
--------
detalles del inmueble
id-propietario Campo de Bsqueda entero largo datos de tabla propietarios
Los campos id-ciudad e id-departamento deben poder recibir los valores de las
tablas correspondientes, teniendo en cuenta que no se pueden ingresar otros
que nos estn en dichas tablas. Lo mismo debe acontecer con el campo id-
propietario.
M C y T E , I n g . R i c a r d o L p e z V a l d e z A c c e s s 2 0 1 3 - - - - P g i n a | 27
Todos los campos deben ser requeridos en el ingreso excepto el campo
observaciones.
El campo tipo debe llenarse segn los valores de una lista que cuenta con los
siguientes valores: CASA, APARTAMENTO y LOCAL. No se pueden ingresar
otros valores que no estn en dicha lista.
El campo ao debe permitir el ingreso de un valor menor o igual al ao actual.
El campo superficie y precio deben aceptar slo valores mayores que 0.
El campo dormitorios debe aceptar valores entre 0 y 100 inclusive, y sin valores
decimales.
El campo precio debe mostrar los valores con el smbolo $, separador de miles,
sin decimales ni valores negativos. (ej: $12,450)
El campo superficie debe mostrar los valores con la unidad de medida "m2", sin
decimales ni valores negativos. (ej: 78 m2)
ALQUILERES
Campo Tipo Propiedades Descripcin

id-alquiler Autonumrico entero largo clave principal


id-inmueble Campo de Bsqueda entero largo datos de tabla inmuebles
id-arrendatario Campo de Bsqueda entero largo datos de tabla arrendatarios
Fecha-inicio fecha/hora formato fecha corta
Fecha en que inicia el arrendamiento
Fecha-fin fecha/hora formato fecha corta
Fecha en que termina el arrendamiento
Forma-pago texto tamao 15
Efectivo, Cheque, Etc.
Los campos id-inmueble e id-arrendatario deben poder recibir los valores de las
tablas correspondientes, teniendo en cuenta que no se pueden ingresar otros que
nos estn en dichas tablas.
El campo forma-pago debe llenarse a partir de los valores de una lista que
cuenta con los siguientes valores: CONTADO y CONTADURIA. Tener en cuenta que
se pueden ingresar otros valores que no estn en dicha lista.
Todos los campos deben ser requeridos en el ingreso.
M C y T E , I n g . R i c a r d o L p e z V a l d e z A c c e s s 2 0 1 3 - - - - P g i n a | 28
Consideraciones Generales.
Confirmar que todas las claves principales de las tablas queden definidas con
nuevos valores incrementalmente e indexado sin duplicados.
Todas las reglas de validacin que se definan deben mostrar un texto de
validacin acorde a la misma.
Todos los campos de tipo texto deben visualizarse en maysculas y las fechas en
formato fecha corta.
Definir las relaciones entre tablas acorde a las necesidades y en todos los casos
exigir integridad referencial.
Prctica Final del Ejercicio No. 1
Para las Tablas: DEPARTAMENTOS, PROPIETARIOS, ARRENDATARIOS, INMUEBLES
y ALQUILERES Crear los catlogos Correspondientes, as como los formularios de:
- Captura de Departamentos
- Borrado de Departamentos
- Cambios de Departamentos
- Captura de Propietarios
- Borrado de Propietarios
- Cambios de Propietarios
- Captura de Arrendatarios
- Borrado de Arrendatarios
- Cambios de Arrendatarios
- Captura de Inmuebles
- Borrado de Inmuebles
- Cambios de Inmuebles
- Captura de Alquileres
- Borrado de Alquileres
- Cambios de Alquileres
NOTA: No se olvide crear las macros
correspondientes y asignarlas a cada uno
de los objetos de los catlogos.
------- Fin del Ejercicio Prctico No. 1 ---------------