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DISEO DE FORMULARIOS

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CONTENIDO

DISEO DE FORMULARIOS ............................................. Error! Bookmark not defined.
1.- INTRODUCCION.- ......................................................... Error! Bookmark not defined.
2.- TERMINOLOGA BSICA.- .......................................................................................... 3
3. TEORIA GENERAL DEL FORMULARIO.- ...................... Error! Bookmark not defined.
3.1.- DEFINICION.- ......................................................... Error! Bookmark not defined.
3.2.- PARTES DE UN FORMULARIO ....................................................................................................
3.3.- OBJETIVOS ............................................................ Error! Bookmark not defined.
3.3.1.- Objetivo General.- ................................................ Error! Bookmark not defined.
3.3.2. Objetivo especfico.- .............................................. Error! Bookmark not defined.
3.4.- IMPORTANCIA .................................................................................................... 12
3.5.- PRINCIPIOS BASICOS DE UN FORMULARIO ...... Error! Bookmark not defined.
3.6.- FUNCIONES DE UN FORMULARIO ................................................................... 13
3.7.- PRESENTACION DE LOS FORMULARIOS ........... Error! Bookmark not defined.
3.8.- REQUERIMIENTOS DEL ANALISTA Y DIBUJANTE DE FORMULARIOS .... Error!
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3.9.- CLASIFICACIN .......................................................................... Error! Bookmark not defined.
4.- CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA ELABORACION DE UN FORMULARIO .. Error! Bookmark
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4.1- REQUISITOS BASICOS: ......................................... Error! Bookmark not defined.
4.2- UTENSILLOS BASICOS .......................................... Error! Bookmark not defined.
4.3- LINEAS Y LETRAS: ................................................. Error! Bookmark not defined.

5.- DISEO DE FORMULARIOS ........................................ Error! Bookmark not defined.
5.1- FASE PARA EL DISEO: ........................................ Error! Bookmark not defined.
6.- SISTEMA DE CONTROL DE FORMULARIOS.- ......................................................... 21
6.1- CONSIDERACIONES GENERALES DE LOS SISTEMAS DE CONTROL.- .......... 22
6.2- NIVEL DE ORGANIZACION ................................................................................. 22
6.3- CONTROL DE FORMULARIOS.- .......................................................................... 22
6.4.- EL NDICE FUNCIONAL.- .................................................................................... 23
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7.- DISEO DE FORMULARIOS POR COMPUTADORA.- ............................................. 23
7.1.- A QUINES ESTN DIRIGIDOS LOS FORMULARIOS ELECTRNICOS? ...... 24
7.2.- QU FORMULARIOS IMPRESOS PUEDEN SER TRANSFORMADOS EN
FORMULARIOS ELECTRNICOS? ............................................................................ 26
7.3.- VENTAJAS DE LOS FORMULARIOS ELECTRNICOS.- ................................... 26
7.4.- DATOS PRECISOS Y COHERENTES.- .............................................................. 26
7.5.- MAYOR SEGURIDAD.- ........................................................................................ 27
8- BIBLIOGRAFIA.- ......................................................................................................... 27



















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DISEO DE FORMULARIOS
1. INTRODUCCIN
Los formularios son instrumentos de trabajo, por lo tanto si stos no son
funcionales y no estn diseados para adaptarse adecuadamente al uso que se
les da, pueden entorpecer e impedir la operacin del procedimiento o sistema en
el cual est involucrado, ocasionando confusiones, demoras y errores aun en los
procedimientos y sistemas diseados con un alto grado de perfeccin. Por otra
parte, la ventaja de los formularios es que al redisearlos o simplificarlos, se
puede llegar a producir un mejoramiento notable; por ello, el anlisis, diseo y
control de formularios es indispensable en toda organizacin para garantizar una
adecuada sintetizacin del flujo de documentos en las diferentes dependencias
que la conforman, tomando en cuenta tanto la creacin, impresin y
almacenamiento de los formularios, as como su procesamiento y circulacin.

2. TERMINOLOGA BSICA

A continuacin se describirn los conceptos bsicos que deben conocer y aplicar
en el diseo y manejo de formularios.
1. Formulario: Se denomina formulario a todo diseo final elaborado con
las caractersticas del solicitante y que permita:
- La consignacin de informacin
- Identificacin del nombre o logotipo de la empresa.

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2. Arte: Se denomina Arte al dibujo que la industria grfica entrega al
solicitante y que permitir la confeccin del formulario. Normalmente el
solicitante realiza un dibujo (bosquejo) a mano alzada de lo que desea y,
es la imprenta o industria grfica que se encarga de realizar el diseo final
de acuerdo a las medidas estndar y las posiciones requeridas.






Fig.2 Ejemplo de un DIBUJO (bosquejo) de un formulario que representa
el arte de diseo

3. Tamao Estndar: Es la medida (dimensin) que tendr el formulario.
Las medidas deben ser las estndar utilizadas en su localidad.
El diseador debe conocer de estas medidas para efecto de ahorro de
costos. Se podrn utilizar otros tamaos diferentes a los estndares pero
el impacto en los costos debe ser cuantificado. Los tamaos pueden
darse en pulgadas o su equiparacin en centmetros, pero las ms
utilizadas son pulgadas. Normalmente las imprentas menos
especializadas o pequeas manejan medidas en centmetros.

As mismo el diseador debe tener en cuenta que el costo del formulario impacta
ms por su largo que por su ancho, esto quiere decir, que si usted disea un
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formulario con ms dimensin a lo largo, seguramente su costo ser alto. Es
preferible de ser posible, que su diseo crezca a lo ancho.
Anchos Estndar en pulgadas: 5 , 6 3/8, 7 1/8, 7 3/8, 8 , 9 , 9 7/8, 10
5/8, 13 7/8, 14 7/8
Largos Estndar en pulgadas: 3 2/3, 4 , 5 , 7 1/8, 7 1/3, 8, 8 , 11
Cabe recalcar que una pulgada equivale a 25.4 milmetros de medida o 2.54
centmetros de medida.

Fig.3 Ejemplo del tamao de un formulario
4. Cantidad: Son las unidades requeridas del formulario. Dependiendo de
cmo se realice el pedido, se pueden obtener ahorro en los costos de
acuerdo a la cantidad por tamao.
Por ejemplo: Si usted ha diseado un formulario de 6 3/8 x 3 2/3
pulgadas, en hojas continuas y requiere que el mismo sea impreso en una
cantidad de 30.000 formularios, el costo de cotizarlo de esta manera ser
ms alto que si lo cotiza como 6 3/8 x 11 pulgadas y en la cantidad de
10.000. Sencillamente porque en una sola lmina tendr 3 formularios (6
3/8 x 11) mientras que en la otra tendr solo uno (6 3/8 x 3 2/3).

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5. Partes: Se denomina Partes al nmero de veces que se imprimir el
diseo por unidad. Esto es si un formulario se enviar a confeccin en 1
original y 2 copias; el nmero de partes ser igual a 3. De igual forma si
usted quiere 2 originales y 3 copias, el nmero de partes ser 5.



Fig.4 representacin de PARTES (dos copias y una original de un formulario)
6. Original y Copias: Los formularios podrn efectuarse de acuerdo al
requerimiento del solicitante, solo en original o con copias. El original
normalmente es realizado en un tipo de papel de mejor calidad y
resistencia que el de las copias.
Para ahorrar costos usted podr utilizar diferente tipo de calidad de papel
en las copias as como bajo gramaje.

Fig.5 Ejemplo de un formulario en copia y original

7. Gramaje: Se denomina gramaje o gramos al espesor del formulario. As
como existen tamaos estndar, existen tambin gramajes estndares,
por ejemplo: El papel bond puede ser de 56, 75, 90 o 120 gramos.
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El papel qumico puede ser de: 54, 55, 56, 60, u 80 gramos; mientras que
Papel copia puede es de 56 gramos aunque tambin existe de 36 a 45
gramos. Cabe indicar que pueden existir otros gramajes dependiendo del
pas o localidad en que usted se encuentre.

Fig.6 Ejemplo de gramaje (espesor de la hoja que se utilizara para el
formulario)
8. Trfico: Se denomina trfico a la leyenda que se desea ubicar en el pie
del formulario. Normalmente se utiliza el trfico para colocar leyendas
tales como Original Copia 1 o Administracin Tributaria
Departamento de Contabilidad.
Cabe indicar que este debe ser utilizado solo en casos en que sea
indispensable, ya que el requerirlo en la confeccin afecta en los costos.

Fig.7 Ejemplo de trfico (Se puede ver en el pie de pgina el enunciado de
duplicado o copia).

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9. Papel Qumico: Se denomina papel qumico al papel especial que permite
que la informacin consignada en el original, se transcriba en la copia sin
necesidad de utilizar el papel carbn.
Este papel es de uso delicado ya que contiene qumicos especiales que
reaccionan a la presin, por lo tanto su manipulacin en bodega debe ser
cuidadosa para que este papel no reaccione antes de ser utilizado. En
caso de producirse esto, se imposibilitar que lo escrito en el original se
transcriba en la copia.
En propias palabras es muy similar al papel carbnico que graba a la
copia cierta informacin.
10. Papel de seguridad: Se denomina papel de seguridad a aquel que tiene
insertados mtodos que impiden su re-utilizacin o clonacin. El papel de
seguridad es muy utilizado en la confeccin de los cheques, los cuales
requieren de ciertas caractersticas especiales para evitar la falsificacin o
clonacin de cheques. Estas seguridades varan de costo dependiendo de
la cantidad de estas que se desee utilizar. Tenemos as que el papel de
seguridad puede ser papel marca de agua o papel witcel. Adicionalmente
se aaden otras seguridades al papel como son las fibrillas fluorescentes,
tintas invisibles y diseos especiales.




Fig.8 Ejemplo de papel de seguridad, se ve una marca de agua de
fundempresa
11. Tintas: Se denomina tintas a la cantidad de colores a utilizarse en la
confeccin del formulario. Dependiendo de la cantidad de tintas utilizadas,
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el costo del formulario se ver afectado. Al momento de especificar el
nmero de tintas, deber colocar en nmeros la cantidad de colores, esto
es si usted desea hacer un formulario en color azul en su totalidad, deber
especificar tintas: 1 (una). Cabe indicar que en caso de usarse tramas en
el mismo color, esto NO se debe considerar como una tinta ms ya que
las tramas pertenecen al mismo color.
12. Tintas especiales: Existen tintas como la desensibilizante, carbnica,
fluorescente, entre otras, las cuales permiten dar ciertas caractersticas
especiales al formulario. Por ejemplo la tinta desensibilizante se utiliza
para que el papel qumico no reaccione en determinados puntos. La tinta
carbnica en cambio permite que lo escrito en determinado lugar del
formulario, se transcriba en la copia. Finalmente la tinta fluorescente es
muy utilizada en los formularios que se requieren alta seguridad como son
los cheques.
13. Tramas: Se denomina tramas a las degradaciones del color. Si usted
escogi el color azul para una impresin y desea hacer sombras en tonos
celestes, usted deber indicarle a la industria grfica el porcentaje a usar
del color azul. Normalmente las tramas se manejan entre el 10 y 15% del
100% del color requerido.



Fig.9 Ejemplo de trama, se puede ver el degrade de la hoja de un
formulario que ser impreso.
14. Industria Grfica: Son imprentas grandes con maquinaria especializada
para trabajos de alta calidad y tcnica. Es preferible que los trabajos de
poco diseo y tcnica no se realicen en industrias grficas ya que su costo
sera ms elevado ya que igual dicho formulario se producir en las
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mismas mquinas que se utilizan para ejecutar especificaciones ms
elaboradas.
15. Imprentas: Son empresas pequeas con maquinaria que permite la
impresin en tipografa. Normalmente las imprentas no realizan
impresiones en formularios continuos ya que no disponen de dicha
maquinaria. Su lnea es de tipografa en hojas sueltas o en blocks.
Tambin pueden realizar sobres o tarjetas.

3. TEORIA GENERAL DE FORMULARIOS

3.1. DEFINICION
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar
informacin variable, el cual tendr diferente utilizacin segn el rea funcional a
la cual pertenezca.
Puede considerarse tambin como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es
trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos
administrativos. En ellos se imprime informacin constante y que tiene una serie
de espacios para asentar informacin variable. Es todo papel que contenga
informacin, texto, epgrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente
3.2. PARTES DEL FORMULARIO.
1. Cabeza: En este lugar se encuentran datos que permiten que una persona
reconozca la procedencia del documento:
Logotipo
Nombre del documento
Sector emisor
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Nmero del documento
Revisin
Fecha
Nmero de pginas
Posicin en archivo
tema a tratarse

2. Cuerpo: La variedad de su conformacin es amplia, los tipos de
conformacin de esta parte son tres:
Llanos
De casilleros
Tabulados
3. Pie: En algunos formularios, esta parte est incluida en el cuerpo.
Generalmente en el pie se encuentran lugares para las firmas, las
observaciones, descripcin de las revisiones, destinos de cada copia y las
indicaciones para el llenado del documento.

3.3. OBJETIVOS

3.3.1. Objetivo General.-
Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios
para alcanzar un fin.
3.3.2. Objetivos especficos.-
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Facilitar el flujo de informacin y el procesamiento de datos, imprimir
uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar informacin y por
ltimo, dar valor legal a determinadas transacciones.
3.4. IMPORTANCIA
Su importancia radica en que sirven de soporte a las transacciones y los
empleados trabajan guindose por los formularios, adems cualquier acto
administrativo se refleja en un formulario.
Los formularios constituyen los medios materiales utilizados para lograr
uniformidad y sencillez al registrar, transmitir, informar y analizar los datos
correspondientes a cualquier problema u operaciones de las empresas.
Los formularios al registrar los hechos administrativos se transforman en
comprobantes sustentantes de dichos hechos. Existen comprobantes que cierran
un ciclo de las respectivas operaciones, (como por ejemplo: Facturas del
Proveedor en una compra), sirviendo como base de los asientos que se formulan,
pero no de las operaciones desde su origen. Esta necesidad determina la
utilizacin de otros mltiples comprobantes, (como por ejemplo, en una compra, la
cotizacin, la orden de compra, la nota de recepcin, la gua de despacho, etc.).

3.5. PRINCIPIOS BSICOS DE UN FORMULARIO

Al elaborar un formulario, se debe tener en cuenta ciertos principios que son de
vital importancia, stos se detallan a continuacin:
Servicio: Prestacin humana que satisface alguna necesidad social.es en
este caso que un formulario debe ser beneficioso tanto para el que requiere
datos como para el que completa y brinda informacin.
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Uniformidad: Todos los formularios deben mantener un solo criterio, es
decir los datos deben permanecer continuamente en un lugar
preestablecido. El personal de una empresa debe estar acostumbrado a
trabajar con un formato diseado con anticipacin y sin variaciones de
criterios de un departamento a otro si la situacin lo requiere.

Exactitud: Es puntualidad y fidelidad en la ejecucin de algo. Un formulario
debe requerir informacin concreta y de gran utilidad, el exceso de datos a
completar y con muy poca importancia resulta en desuso tanto para la
empresa como para el participante.
Claridad: Un formulario debe ser claro y preciso, de no ser as la persona
que llena el documento no proporcionar informacin verdadera y
aceptable, ocasionando que la organizacin tenga dificultades al leer los
datos imprecisos proporcionados por el participante.
Esttica: El formulario debe ser agradable a la vista, la persona que
proporcione informacin debe tener una actitud mental favorable.

3.6. FUNCIONES DE UN FORMULARIO

Las principales funciones de un formulario son las siguientes:
Funcin de constancia.-El documento asegura la continuidad de las
actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se
garantiza as la conservacin de los actos y la posibilidad de demostrar,
sus efectos y sus posibles errores o vicios, as como el derecho de los
ciudadanos a acceder a los mismos.
Funcin de comunicacin.- Los formularios administrativos sirven como
medio de comunicacin de los actos de la Administracin. Dicha
comunicacin es tanto interna - entre las unidades que componen la
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organizacin administrativa - como externa - de la Administracin con los
ciudadanos y con otras organizaciones.


3.7. PRESENTACIN DE LOS FORMULARIOS
De acuerdo a la presentacin se pueden encontrar formularios como: talonarios,
juego-listo o snap-out, formas continuas, auto copiante qumico, fsico o
carbonizado, y cuaderno.

3.8. REQUERIMIENTOS DEL ANALISTA Y DIBUJANTE DE FORMULARIOS
Para el anlisis de formularios es necesario conocer la estructura y funciones de la
organizacin, y los sistemas administrativos. Tener capacitacin en tcnicas de
diseo y, en el diseo y anlisis de formularios. Conocer las tcnicas de impresin
y los tipos de papel y tinta.
Para el dibujo se requiere capacitacin en tcnicas de dibujo, diseo e impresin,
destreza en el manejo de equipos de dibujo y experiencia en el diseo de
formularios.

3.9. CLASIFICACIN

Los formularios pueden clasificarse de muchas maneras, pero es importante
recordar que en el juego de formularios que se defina para la empresa, existirn
aquellos que se establecen por necesidades propias de ella y los que son exigidos
por normas legales, los cuales se deben disear con respeto riguroso de acuerdo
a las disposiciones establecidas para tal efecto, especialmente, las impartidas por
el Servicio de Impuestos Nacionales (SIN), registro de comercio de Bolivia y todas
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aquellas organizaciones en las que la empresa debe registrarse para su legal
funcionamiento.
En contexto empresarial los formularios se pueden clasificar segn quien
los emita, de la siguiente forma:

Los formularios de emisin interna.- Son aquellos que han sido
implementados al interior de la empresa como ser los comprobantes
de ingreso, egreso, traspaso, orden de compra de materia prima etc.

Los formularios de emisin externa.- Son los emitidos desde fuera
de la empresa como ser gua de despacho a proveedores, boletas
honorarias a profesionales etc.

De acuerdo a su presentacin pueden ser:
Los formularios simples.- Son documentos que estn representados
por una sola forma y que no poseen copias anexas.

Los formularios compuestos.- Poseen ms de una hoja, es decir
poseen copias, son elaborados bajo un formato predefinido y se
almacenan en archivos especiales.

De acuerdo a su uso pueden ser:
Los formularios para originar una accin inician el proceso o
procedimiento de un grupo de tareas con cierto objetivo.

Los formularios para registrar una accin guardan informacin que
pueden ser requeridas posteriormente.
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Los formularios para informar resultados muestran cifras o anlisis
de procesos.


De acuerdo a su elaboracin pueden ser:
Los formularios manuales, son llenados en forma totalmente
manual.

Los formularios semimecanizados, se llenan en parte manualmente
y en parte, a travs de una maquina (computadora).

Los formularios mecanizados, su llenado es hecho totalmente por
una computadora. (Ms adelante se analizara sobre los formularios
electrnicos).

4. CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA ELABORACIN DE UN
FORMULARIO.
Debemos considerar ciertos aspectos para elaborar un formulario exitosamente,
el primer aspecto a considerar es realizar una revisin y determinar la necesidad
del formulario y si existen formularios que compartan en mismo objetivo.
Posteriormente elegir el tamao estndar de papel y letra adecuada para el diseo
e impresin, y de ah elaborar una lista con toda la formacin que contendr el
formulario.
Determinar espacios horizontales para cada dato y la mejor distribucin de estos,
de acuerdo con los responsables de su llenado, que debe ser a mano o a
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mquina, evitando reas libres o desperdicios de papel y exceso de zonas
sombreadas.
Una vez realizada esta revisin se procede a poner a prueba el formulario, por tres
meses y constatar si cumple su objetivo.
4.1. Requisitos bsicos:
Antes de llevar a cabo la elaboracin del formulario se debe crear una actitud
mental favorable en aquellas personas que van a hacer uso de dicho formulario, y
sobre todo debe presentar el mtodo ms sencillo y cmodo para el ingreso de
los datos, y al mismo tiempo facilitar el uso de la informacin una vez que ha sido
registrada en la respectiva forma.
Es muy importante tomar en cuenta la economa en papel e impresin de la forma,
sin sacrificar la eficiencia en su uso.
4.2. Utensilios bsicos
- Papel cuadriculado.
- Papel blanco
- Lpiz 3H y de colores.
- Reglas en centmetros, pulgadas y reglas para diseo de formularios
continuos.
- Escuadras de 45 y 60

4.3. Lneas y letras
Sirven para separar las zonas de informacin o grupos de datos y guiar la vista de
los usuarios cuando registran o leen los datos. Se utilizan para determinar las
reas destinadas a la recoleccin de datos e informacin.
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Las lneas pueden ser:
- Fina paralela.
- Fina
- De medio punto
- De un punto
- De puntos
- De guiones.
Para la composicin se debe seleccionar el tipo de letra, a fin de combinar las
lneas y letras para concluir el formulario, evitando el uso de negritas en la
descripcin de los datos.

5. DISEO DEL FORMULARIO
El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo del mismo,
siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del proceso y para ello se deben
cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo.
5.1. FASES PARA EL DISEO

a) Fase prediseo: En esta fase se debe realizar una lista de comprobacin
y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para
cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de
preguntas para comprobar la efectividad del pre-diseo y proceder a
realizar la fase del diseo.
Se determin la necesidad de la existencia del impreso?
Son necesarios todos los elementos recogidos por el mismo?
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Son necesarias todas las copias previstas?
Es lgica la secuencia de los datos?
La cantidad de escritura requerida para registrar los datos esta reducida al
mnimo?
Esta autorizado el diseo del formulario?
Cul es el departamento origen?
Cul es la finalidad del formulario?
Tienen relacin el nombre del formulario con la finalidad?
Es necesario un subtitulo?
Est la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va a hacer del
formulario?
Cul es el tiempo de entrega solicitado al impresor?
Con qu frecuencia se va a usar el formulario?
Debe tener el formulario un nmero de serie?
Este formulario elimina la necesidad de algn otro?
Puede afectar de alguna forma previsible, la aparicin de este formulario a
los ya existentes?

b) Fase del diseo: En esta fase se busca ordenar lgicamente los datos
fijos en la hoja. Se comienza por:

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La cuenta de espacio, que se refiere a que sobre el esquema debe contar
en las casillas 2,5 mm por carcter, para las entradas que se van a hacer
con mquinas de escribir, y 4mm para caracteres que se introducirn a
mano.

Calcular el espacio necesario para cada entrada de los datos.

Determinar el tamao, la anchura del impreso vendr determinada por la
lnea de mayor longitud; de acuerdo con el resultado de la cuenta de
espacios.

Ajuste, decidir el tamao del papel que se va a utilizar empleando medidas
estndar y realizando los ajustes necesarios para que encaje en el mismo.

Trazado, dibujar todas las lneas que crucen completamente el impreso de
arriba abajo. Completar la red dibujando todas las reglas incompletas, tanto
verticales como horizontales.

Letras, introducir a mano todo el texto de datos fijos, incluyendo las
instrucciones a un tamao aproximado al real.

Instrucciones, una vez realizado el diseo, se debe hacer o preparar las
instrucciones de impresin. Si es necesario, dar especificaciones
adicionales para el impresor.

Lista de comprobacin del diseo: El formulario debe responder afirmativamente a
las siguientes preguntas, para poder pasar a la prxima fase:
Indica el titulo claramente la naturaleza y funcin del formulario?
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Se encuentra en una posicin adecuada?
Los datos fijos se comprenden fcilmente?
El lenguaje es claro?
Estn las instrucciones especficas prximas al lugar de los datos a que se
refieren?
Estn las instrucciones generales ubicadas adecuadamente?
Las lneas son las adecuadas?
Se han aplicado las lneas adecuadamente?
Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de las casillas?
Los datos fijos se encuentran el ngulo superior izquierdo?
Se identifican todas las copias del formulario?
Esta el formulario identificado mediante un cdigo numrico?
Se debe prestar mucha atencin al formulario y comprobar que no aparezca el
nombre de la empresa en un formulario usado por personas ajenas externas a la
misma, al igual que el nombre del departamento de origen no debe aparecer en
un impreso externo.
c) Fase del Post-diseo: Para completar esta fase se debe tener en cuenta
tipo, peso y color del papel, color de la tinta, papel carbn total o parcial,
perforaciones, para el archivo, tipos de impresin por una o ambas caras;
de ser el caso, direccin de datos, mrgenes, numeracin, numero de
ejemplares, fecha de entrega e impresin continua.
6.- SISTEMA DE CONTROL DE FORMULARIOS.-

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El sistema es un conjunto de elementos que interactan entre si, en el proceso del
control de formularios, este mtodo es usado por los gerentes para guiar y regular
las operaciones de oficina, mediante la normalizacin del flujo de papeles, detecta
la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma ms
eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado dentro de una
organizacin.

6.1. CONSIDERACIONES GENERALES DEL SISTEMA DE CONTROL DEL
FORMULARIO
Debemos evitar la creacin de formularios innecesarios, consolidar formularios
que se completen, hacer un rediseo de los formularios anteriores para aumentar
la eficiencia y disminuir los errores o defectos.
Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. Establecer un
procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios. Trabajar en
coordinacin con el departamento de compras para evitar la adquisicin de
formularios no autorizados. Verificar, revisar las muestras de los formularios antes
de la impresin final con el fin de lograr lo que se quiere al momento de imprimir
todo.
6.2. NIVEL DE ORGANIZACIN
El control de formularios se centra en el lugar ms alto de la jerarqua dentro de la
organizacin para dar una visin amplia, necesaria para la revisin, coordinacin y
as mejorar la instalacin de los formularios en todas las reas. Se debe tomar en
cuenta la opinin del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide
cmo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cules son los datos
necesarios para el llenado.

6.3. CONTROL DE FORMULARIOS
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En esta etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un
programa de control como poltica de la empresa y la comprensin de los factores
que componen el problema. Debe existir relacin entre el control y, los sistemas y
procedimientos. Los componentes bsicos de este programa deben ser la funcin
que efecta la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario.
6.4. EL NDICE FUNCIONAL

Es la principal herramienta en la unidad de control, contiene los formularios
agrupados de acuerdo con el propsito a que sirven. El ndice funcional es para
uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. Los
formularios destinados a propsitos similares pueden ser analizados para
determinar cul puede ser eliminado y cul puede ser ms apropiadamente usado.
Para las necesidades de nuestras empresas, es suficiente con los propsitos de
acordar autorizar, facturar, instruir, notificar, registrar, reportar y requerir.
7.- DISEO DE FORMULARIOS POR COMPUTADORA.-
Estamos ya bastante familiarizados con diversos tipos de formularios en papel:
albaranes de pedido, propuestas de gastos, formularios para envo de fax, etc.
aunque puede haber grandes diferencias de unos a otros, lo cierto es que todos
ellos tienen unos cuantos aspectos en comn:
Todos los formularios contienen un texto estndar y espacios en blanco o
campos en donde se ha de introducir la informacin.
El texto y los campos estn organizados en forma de cuadrcula, con
espacios en blanco para la entrada de datos.
Los formularios en papel son conocidos habitualmente por su dificultad para
rellenarlos, y en el caso de formularios rellenos a mano, su dificultad para
descifrarlos posteriormente.
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Los formularios electrnicos vienen a minimizar muchas de las desventajas de los
que se presentan en papel. Es posible disear un formulario electrnico de
manera que contenga informacin de ayuda para la persona que tenga que
rellenarlo. Estos formularios electrnicos pueden contener campos de texto de una
longitud prefijada, o bien de longitud variable. Los campos de lista desplegable
ofrecen una serie de opciones de entre las cuales el usuario debe elegir una.
Para las respuestas del tipo "si" o "no", puede crearse campos con casillas de
verificacin de forma que el usuario se puede limitar a hacer clic con el ratn para
que aparezca una "X" en la casilla adecuada.
Tambin es posible especificar una serie de respuestas "por omisin" en campos
especficos, con vistas a facilitar an ms la labor de cumplimiento del formulario.

Puesto que el formulario se rellena desde la propia computadora, se evitan todos
los posibles problemas de interpretacin de los datos introducidos, como sucede
con los formularios en papel rellenos a mano. Adems, si la computadora est
conectada a una red, los formularios electrnicos pueden ser complementados y
compartidos de la misma forma que se comparte cualquier otro tipo de documento,
eliminando as por completo la necesidad de los formularios en papel.

7.1. A QUINES ESTN DIRIGIDOS LOS FORMULARIOS
ELECTRNICOS?
Estn dirigidas a todas aquellas empresas, profesionales y organismos del estado
que utilizan formularios impresos en sus tareas habituales y que desean acelerar y
automatizar dichas tareas. O bien, a todas aquellas empresas, profesionales y
organismos del estado que desean crear un sistema de formularios totalmente
nuevo.
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Ejemplos de empresas que pueden beneficiarse con el uso de formularios
electrnicos son:
Concesionarias del automotor.
Compaas de seguros.
Aseguradoras de Riesgos de Trabajo.
Empresas postales.

Entidades bancarias.
Centros asistenciales.

Ejemplos de profesionales que pueden beneficiarse con el uso de formularios
electrnicos son:
Abogados.
Notarios
Contadores.
Mdicos.
Mandatarios del automotor.
Subastadores y corredores.
Agentes aseguradores.
Ejecutivos en general.
Otros.

Ejemplos de organismos del estado que pueden beneficiarse con el uso de
formularios electrnicos son:

El rgano Judicial.
El Ministerio de Economa.
El Ministerio de Educacin.
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La Cancillera.
La Polica Nacional.
El Servicio Penal Nacional.
Los gobiernos departamentales
Los gobiernos municipales


7.2. QU FORMULARIOS IMPRESOS PUEDEN SER
TRANSFORMADOS EN FORMULARIOS ELECTRNICOS?
En principio todos los formularios pre-impresos pueden ser transformados en
formularios electrnicos. Entre ellos:
solicitudes de trabajo
reclamos
boleta de compras

7.3. VENTAJAS DE LOS FORMULARIOS ELECTRNICOS.-
Las ventajas de los formularios electrnicos frente a los formularios de papel son
varios. Entre ellas estn las siguientes:

7.4. DATOS PRECISOS Y COHERENTES.-
En los formularios de papel, muchas veces los usuarios se equivocan al anotar
alguna informacin o lo escriben en un lugar equivocado porque no entienden bien
las instrucciones que se da para el llenado del formulario.
Tambin pueden producirse errores cuando un trabajador vuelve a introducir los
datos manualmente en una base de datos o en otro programa. Hasta buscar y
corregir los errores de introduccin de datos es muy laborioso y costoso.
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A la vez, se puede rellenar automticamente los campos utilizando datos
existentes de una base de datos u otro tipo de sistema de almacenamiento.
Por ejemplo:
Podemos disear un formulario de ventas en el que se rellenen automticamente
los campos de informacin, una vez que los clientes introduzcan su nmero de
carnet u otro dato especifico, en los espacios donde los empleados deberan de
llenar.

7.5. MAYOR SEGURIDAD.-
Los formularios manuales de papel no son seguros, ya que por un descuido se lo
puede perder o equivocarnos el lugar de envi, esto nos desfavorece porque
nuestra informacin puede ser confidencial. A diferencia de estas desventajas los
formularios electrnicos, son ms confiables al momento de mandar informacin,
nos brinda mayor seguridad tanto para el que enva como para el que recibe.

8- BIBLIOGRAFIA.-

1.-http://www.monografias.com/trabajos24/teoria-formularios/teoria-
formularios.shtml#dise%C3%B1o
2.- www.impactalliance.org/file_download.php?location=S...formularios
3.- www.monografias.com/...formularios/teoria-formularios.shtml
4.- www.buenastareas.com/materias/diseo-de-formularios-para.../60
5.-jummp.wordpress.com/.../administracion-electronica-la-complejidad-de-los-
formularios-de-presentacion-telematica/
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