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SAP Business One ...

To Go
2007 por SAP AG. Todos los derechos reservados.
SAP, R/3, mySAP, mySAP.com, xApps, xApp, SAP NetWeaver y otros productos y servicios de
SAP aqu mencionados, as como sus logotipos correspondientes, son marcas comerciales o marcas
registradas de SAP AG en Alemania y en otros pases del mundo. Todos los dems nombres de
productos o servicios que se mencionan son marcas comerciales o marcas registradas de sus
respectivos propietarios.
Los datos contenidos en este documento slo son a ttulo informativo. Las especificaciones del
producto pueden variar en cada pas.
Estos materiales estn sujetos a modificaciones sin aviso.
Estos materiales son suministrados por SAP AG y sus empresas afiliadas (Grupo SAP) solamente
a ttulo informativo, sin ninguna declaracin ni garanta de ningn tipo, y el Grupo SAP no se hace
responsable de ningn error u omisin respecto a los materiales. Las nicas garantas de productos y
servicios del Grupo SAP son las que se detallan en las declaraciones de garanta expresas que
acompaan dichos productos y servicios, si las hubiera. Nada de lo indicado en este documento debe
interpretarse como constituyente de una garanta adicional.
SAP Business One To Go i
Contenido
Qu es SAP Business One? ....................................................................................1
Ms que una solucin puntual ...................................................................................................... 1
Exhaustivo e integrado................................................................................................................. 1
Una aplicacin para todos............................................................................................................ 2
Innovacin para la pequea y mediana empresa...................................................3
Los retos que afrontan las pequeas y medianas empresas............................................................ 3
Vaco de informacin.................................................................................................................. 3
Vaco de procesos........................................................................................................................ 3
Soluciones de mltiples puntos.................................................................................................... 4
Cmo afronta los retos SAP Business One.................................................................................... 4
Un enfoque nico.....................................................................................................5
Una solucin integrada................................................................................................................ 5
Procesos empresariales optimizados............................................................................................. 5
Acceso instantneo a la informacin............................................................................................ 5
Personalizable y adaptable........................................................................................................... 6
Diseado exclusivamente para la pequea y mediana empresa y con el respaldo de SAP.............. 6
Finalidad de este libro.............................................................................................6
Introduccin..........................................................................................................10
Entender la personalidad de SAP Business One...................................................11
Creacin de documentos a partir de partes reutilizables.............................................................. 12
Apertura de documentos mediante el men principal.................................................................. 13
Estructura de transacciones y procesos de la informacin en SAP Business One......................... 13
Preguntas para incrementar la comprensin................................................................................ 14
Conocer dnde se encuentra.................................................................................15
La ventana principal .................................................................................................................. 15
El men principal de SAP Business One............................................................................... 15
La barra de mens y los mens desplegables......................................................................... 16
La barra de herramientas....................................................................................................... 17
La barra de estado................................................................................................................. 17
Ventanas de documento............................................................................................................. 18
Modos de operacin de ventana............................................................................................. 18
Men contextual ................................................................................................................... 20
Detalles de fila...................................................................................................................... 20
Encontrar lo que busca..........................................................................................21
Bsqueda de interlocutores comerciales y artculos.................................................................... 21
Uso de las flechas de la barra de herramientas para buscar documentos...................................... 23
Llegar a donde desea ir .........................................................................................23
Navegacin con la flecha naranja............................................................................................... 23
Arrastrar y vincular.................................................................................................................... 24
Men de usuario y accesos directos definidos por el usuario...................................................... 25
Opciones de visualizacin.......................................................................................................... 27
SAP Business One ...To Go ii
Opciones de formulario.............................................................................................................. 27
Personalizacin de los nombres de campo.................................................................................. 28
Aadir campos y tablas definidos por usuario............................................................................ 29
Rellenar campos con bsquedas formateadas............................................................................. 29
Encontrar respuestas a sus preguntas..................................................................30
Ayuda en lnea........................................................................................................................... 30
Portal de clientes de SAP Business One..................................................................................... 30
Visin general de la contabilidad financiera.........................................................34
Configuracin de la contabilidad financiera.........................................................37
Paso 1: Configuracin de los perodos contables........................................................................ 37
Paso 2: Definicin de los segmentos contables........................................................................... 38
Paso 3: Creacin del plan de cuentas.......................................................................................... 39
Gestin de divisas................................................................................................................. 40
Paso 4: Creacin de las determinaciones de cuentas de mayor.................................................... 40
Procedimiento bsico............................................................................................................ 41
Paso 5: Migracin de datos anteriores........................................................................................ 42
Configuracin de proveedores del formulario 1099 (Estados Unidos).................................... 43
Realizacin de procedimientos diarios.................................................................44
Contabilizacin de asientos de diario manuales.......................................................................... 44
Realizacin de contabilizaciones peridicas............................................................................... 46
Uso de modelos de contabilizacin............................................................................................ 46
Uso de documentos preliminares................................................................................................ 46
Actualizacin de registros.....................................................................................47
Anulacin de transacciones........................................................................................................ 47
Edicin de cuentas de mayor...................................................................................................... 48
Edicin de los datos del formulario 1099 (Estados Unidos)........................................................ 49
Procedimientos de cierre.......................................................................................50
Lista de verificacin de cierre del ejercicio................................................................................ 50
Entrada y salida de pagos......................................................................................51
Entrada de pagos....................................................................................................................... 51
Creacin de entrada de pagos para facturas especficas.......................................................... 52
Creacin de entrada de pagos en cuenta................................................................................. 53
Salida de pagos.......................................................................................................................... 54
Asistente de pagos..................................................................................................................... 54
Impresin de cheques................................................................................................................ 55
Contabilidad de costes ..........................................................................................55
Cmo se utilizan las reglas de distribucin?............................................................................. 56
Presupuestacin....................................................................................................57
Escenarios de presupuestos........................................................................................................ 57
Mtodos de distribucin del presupuesto.................................................................................... 58
Consultas e informes.............................................................................................60
Cmo se utilizan los datos maestros en SAP Business One................................62
Diferentes tipos de registros de datos maestros........................................................................... 62
Valores predefinidos y propuestos.............................................................................................. 65
SAP Business One ...To Go iii
Datos maestros y documentos.................................................................................................... 65
Datos maestros y determinacin de cuentas de mayor ................................................................ 66
Cmo se utilizan los datos maestros en los informes.................................................................. 66
Proceso de creacin y gestin de datos................................................................67
Configuracin de valores predefinidos y propuestos para datos maestros.........69
Creacin de datos maestros de interlocutor comercial........................................71
Ventana de datos maestros de interlocutor comercial.................................................................. 72
Datos maestros del cliente potencial........................................................................................... 74
Creacin de datos maestros de artculo................................................................75
Visin general del proceso de ventas y cuentas de deudores..............................80
Introduccin..........................................................................................................80
Estructura de documentos comn............................................................................................... 81
Datos clave................................................................................................................................ 82
Datos clave: Cliente.............................................................................................................. 83
Datos clave: Artculo............................................................................................................. 84
Clculos clave: Ingreso bruto y peso y volumen.......................................................................... 85
Clculo del ingreso bruto...................................................................................................... 85
Clculo de volumen y peso.................................................................................................... 86
Recordatorios clave: Adicin de una actividad a un documento de ventas.................................. 87
Paso a paso............................................................................................................87
Paso 1: Oferta de ventas............................................................................................................. 87
Paso 2: Pedido de cliente........................................................................................................... 88
Creacin de pedidos de cliente.............................................................................................. 88
Repercusin de los pedidos de cliente en contabilidad y en el inventario................................ 91
Paso 3: Entrega.......................................................................................................................... 91
Creacin y contabilizacin de notas de entrega...................................................................... 92
Paso opcional: Devolucin.................................................................................................... 93
Repercusin de la entrega en contabilidad y en el inventario.................................................. 93
Paso 4: Factura de deudores....................................................................................................... 94
Creacin y contabilizacin de facturas de deudores............................................................... 94
Paso opcional: Factura de deudores ms pago........................................................................ 95
Paso opcional: Abono de deudores........................................................................................ 96
Repercusin de las facturas de deudores en contabilidad y en el inventario............................ 96
Creacin de un documento a partir de otro..........................................................97
Procesamiento de grupos de documentos............................................................98
Asistente de creacin de documentos......................................................................................... 98
Asistente de reclamaciones........................................................................................................ 99
Repercusin en contabilidad y en el inventario..................................................100
Lista de verificacin de ventas............................................................................102
Visin general del proceso de compras y cuentas de acreedores......................103
Introduccin: Estructura comn y datos clave..................................................105
Estructura de documentos comn..............................................................................................105
Datos clave...............................................................................................................................107
SAP Business One ...To Go iv
Datos clave: Proveedor.........................................................................................................107
Datos clave: Artculo............................................................................................................108
Datos clave: Direcciones de pago y envo.............................................................................110
Paso a paso..........................................................................................................111
Paso 1: Pedido de compras........................................................................................................111
Creacin y contabilizacin de pedidos..................................................................................111
Paso opcional: Factura de anticipo de acreedores..................................................................113
Repercusin de los pedidos en contabilidad y en el inventario..............................................114
Cmo se utiliza posteriormente la informacin del pedido....................................................114
Paso 2: Entrada de mercancas..................................................................................................114
Creacin y contabilizacin de entradas de mercancas..........................................................115
Paso opcional: devolucin de mercancas.............................................................................115
Paso opcional: Precios de entrega.........................................................................................116
Repercusin de la entrada de mercancas en contabilidad y en el inventario..........................117
Paso 3: Factura de acreedores...................................................................................................117
Creacin y contabilizacin de facturas de acreedores............................................................117
Paso opcional: Abono de compras........................................................................................118
Repercusin de las facturas de acreedores en contabilidad y en el inventario.........................120
Creacin de un documento a partir de otro........................................................120
Localizacin de documentos base.............................................................................................122
Repercusin en contabilidad y en el inventario..................................................123
Lista de verificacin de compras.........................................................................124
Definicin de la planificacin de necesidades de material.................................125
Preparacin de una ejecucin de MRP................................................................129
Visin general del proceso de MRP..........................................................................................129
Configuracin de los datos maestros clave relacionados con MRP............................................129
Lista de materiales...............................................................................................................129
Datos maestros de artculos e inventario...............................................................................131
Uso del asistente para realizar una ejecucin de MRP.......................................133
Ejemplo 1 de MRP: Lista de materiales multinivel ....................................................................133
Paso 1: Creacin o seleccin del escenario...............................................................................133
Paso 2: Seleccin de fuentes de datos...................................................................................135
Paso 3: Ejecucin de MRP y anlisis de las recomendaciones...............................................136
Paso 4: Acciones a partir de los resultados de una ejecucin de MRP ...................................138
Ejemplo 2 de MRP: Reduccin de las previsiones.....................................................................139
Ejemplo 3 de MRP: Consolidacin de pedidos..........................................................................140
Lista de verificacin de MRP...............................................................................141
Introduccin a las oportunidades de ventas......................................................143
Visin general del proceso de oportunidades de ventas..............................................................143
Configuracin de la informacin relacionada con las ventas......................................................144
Gestin de oportunidades de ventas en SAP Business One...............................146
Introduccin de una oportunidad de ventas................................................................................146
Quin es su contacto interesado? ........................................................................................147
El resultado: Cul es el potencial de esta oportunidad de ventas?........................................148
SAP Business One ...To Go v
Ajuste de la oportunidad de ventas.......................................................................................149
Gestin de actividades de ventas...............................................................................................150
Gestin de oportunidades de ventas en Microsoft Outlook..................................152
Qu aspecto tiene la integracin de Microsoft Outlook?..........................................................154
Sincronizacin de SAP Business One y Microsoft Outlook........................................................154
Sincronizacin masiva..........................................................................................................156
Guardar un correo electrnico como una actividad....................................................................156
Trabajar con ofertas en Microsoft Outlook................................................................................157
Generacin de instantneas de la actividad de interlocutores comerciales..................................158
De Microsoft Outlook a SAP Business One...............................................................................160
Creacin de informes sobre oportunidades de ventas.......................................160
Ejecucin del informe de oportunidades previstas.....................................................................162
Lista de verificacin de oportunidades de ventas..............................................165
Visin general de XL Reporter.............................................................................167
Componentes de XL Reporter...................................................................................................167
Report Organizer..................................................................................................................167
Report Composer .................................................................................................................167
Report Designer ...................................................................................................................168
Quin utiliza XL Reporter?.....................................................................................................168
Creacin de un informe en Report Composer.....................................................169
Inicio de XL Reporter...............................................................................................................169
Creacin de un informe con Report Composer..........................................................................171
Seleccin de elementos de informe...........................................................................................172
Especificar una seleccin..........................................................................................................175
Agrupacin del informe............................................................................................................177
Adicin de perodo financiero...................................................................................................177
Despliegue de columnas...........................................................................................................178
Adicin de totales al informe....................................................................................................178
Guardar los informes...........................................................................................179
Guardar el informe como una consulta......................................................................................179
Guardar el informe como una definicin de informe..................................................................179
Adicin del informe al men principal de SAP Business One....................................................182
Ampliacin de los conocimientos de XL Reporter con Report Designer ...........183
Visin general de las funciones de creacin de documentos.............................185
Autorizaciones, procedimientos de aprobacin y borradores de documentos..187
Autorizaciones de usuarios.......................................................................................................188
Procedimientos de aprobacin...................................................................................................190
Creacin manual de borradores de documentos.........................................................................194
Aceleracin de la creacin de documentos con asistentes................................196
Asistente de obtencin de documentos......................................................................................196
Asistente de creacin de documentos........................................................................................198
Accesos directos generales.................................................................................202
Accesos directos de tabla....................................................................................203
SAP Business One ...To Go vi
Accesos directos en documentos de compras y de ventas.................................203
Requisitos previos de configuracin de datos maestros sobre interlocutores
comerciales..........................................................................................................204
Requisitos previos de configuracin de datos maestros sobre artculos...........205
SAP Business One ...To Go 1
La esencia de SAP Business One
Contenido del captulo
Qu es SAP Business One?
Innovacin para la pequea y mediana empresa
Un enfoque nico
Finalidad de este libro
SAPBusiness Onees una aplicacin de gestin empresarial integrada que se ha diseado
especialmente para pequeas y medianas empresas como la suya. Este libro proporciona una visin
completa y general del modo en que puede trabajar con SAP Business One y cmo puede ayudar a
su empresa a automatizar sus procesos de gestin, ventas, produccin, logsticos y financieros.
Qu es SAP Business One?
A diferencia de la mayora de las dems aplicaciones de software que se centran en un rea de
negocio especfica, como contabilidad o gestin de las relaciones con el cliente (CRM), SAP
Business One es una aplicacin de gestin empresarial integrada. Ofrece un conjunto completo de
funciones bsicas, incluidas finanzas, gestin de clientes, ventas, operaciones y logstica, que
atienden las necesidades de gestin empresarial de toda su empresa.
Ms que una solucin puntual
SAP Business One es algo ms que un software financiero tpico derivado de la contabilidad o una
solucin de gestin de relaciones con el cliente independiente. Ayuda a empresas como la suya a
gestionar todo el proceso de venta y de servicio a los clientes y, una vez tomados los pedidos, fluyen
directamente al cumplimiento automatizado.
Exhaustivo e integrado
SAP Business One no es una coleccin de componentes genricos que se han combinado de
cualquier manera. Por el contrario, SAP Business One se ha diseado y construido especficamente
para las pequeas y medianas empresas para ser una aplicacin de software unificada e integrada que
d soporte a los procesos de contabilidad, fabricacin, gestin de almacn y otros procesos clave.
1
La esencia de SAP Business One
SAP Business One ...To Go 2
1
Una aplicacin para todos
La forma ms sencilla de entender SAP Business One es pensar en todas las personas que
intervienen en una empresa:
Hay personas del departamento de ventas que buscan clientes potenciales, efectan
llamadas de ventas y llevan a cabo ventas.
Hay personas que contabilizan lo que se ha comprado y vendido, y que se aseguran de
que el dinero entra y sale correctamente en la empresa tanto de proveedores, clientes y
empleados.
Hay personas que toman los pedidos de cliente y se encargan de que se cumplan, ya sea
mediante el envo de mercancas o con la prestacin de servicios.
Hay personas que gestionan operaciones como el control de inventario o la prestacin de
servicios.
Hay responsables que supervisan y gestionan toda la empresa.
Ahora imagine que una aplicacin pueda ayudar a todas estas personas a desempear sus tareas y
que todos trabajen con el mismo conjunto de informacin con una misma aplicacin que pueda
realizar lo siguiente:
Integrar todas las partes de la empresa para que todos dispongan de la misma
informacin empresarial esencial.
Proporcionar a los usuarios interfaces especialmente diseadas para respaldar el modo
en que trabajan.
Procesar datos en tiempo real para no tener que esperar las contabilizaciones nocturnas o
semanales, lo que significa que los datos financieros de su empresa siempre estn
actualizados y disponibles.
Emitir advertencias y lanzar acciones correctivas que se realicen automticamente
cuando se superen determinados lmites establecidos por responsables y otros usuarios.
Simplificar la elaboracin de informes y anlisis con informes de fcil creacin y
extraccin de datos en hojas de clculo de Microsoft Excel.
La esencia de SAP Business One
SAP Business One ...To Go 3
1
I nnovacin para la pequea y mediana
empresa
Aunque cada empresa es nica, en casi todas las empresas se presentan patrones comunes de
actividades y desafos.
Los retos que afrontan las pequeas y medianas empresas
Las pequeas y medianas empresas se centran primero en aumentar las ventas y la rentabilidad.
Obtener pedidos de los clientes y cumplirlos con beneficio siempre es la tarea principal, y el software
puede ser una herramienta para aumentar la eficacia y la productividad. Pero en algn momento,
especialmente si el crecimiento ha sido rpido, la mayora de las empresas encuentran que el proceso
de incrementar las ventas se est ralentizando porque la informacin no se transmite de forma fluida
de una parte a otra de la empresa. Esto puede suceder por numerosos motivos distintos.
Vaco de informacin
El vaco de informacin hace referencia a la ausencia de informacin empresarial oportuna necesaria
para el funcionamiento eficaz de la empresa. Por ejemplo, si llega un pedido grande que hay que
cumplir a tiempo, la cuestin clave es: Cundo podemos cumplir este pedido? Cuando hay un vaco
de informacin, se debe combinar la informacin a partir de varias fuentes, si se ha capturado
correctamente la primera vez. Cuando hay un vaco de informacin persistente, las decisiones
empresariales se toman sin suficiente informacin, lo que conlleva errores, la repeticin de trabajos o
la prdida de oportunidades.
Vaco de procesos
Existe un vaco de procesos cuando las tareas empresariales manuales no estn automatizadas, o la
automatizacin se detiene en una aplicacin y se debe transferir manualmente a otra. Los vacos de
procesos normalmente se resuelven con la entrada duplicada de informacin de una aplicacin a otra
o mediante la construccin de software frgil y especfico para realizar la transferencia. Los vacos
de procesos ralentizan a las empresas, retrasan los cambios y reducen las posibilidades de
automatizacin. En la figura 1-1 se muestra una integracin efectiva y completa en la que la
informacin fluye de un paso a los siguientes puentes del vaco de procesos.
La esencia de SAP Business One
SAP Business One ...To Go 4
1
Figura 1-1: SAP Business One proporciona una integracin exhaustiva
Soluciones de mltiples puntos
Las empresas suelen adquirir soluciones de mltiples puntos para satisfacer necesidades especficas a
medida que la empresa se expande; por ejemplo, una aplicacin de contabilidad para gestionar el
libro mayor y las facturas, o una solucin de gestin de almacenes para realizar el seguimiento del
inventario. Mantener esta combinacin de aplicaciones actualizada, integrada y en perfecto
funcionamiento puede suponer un reto. Obtener una panormica de lo que sucede en cada parte de la
empresa supone mucho trabajo y requiere la extraccin y reconciliacin de la informacin
proveniente de numerosos sistemas. Aunque dichas aplicaciones pueden servir durante un tiempo, en
ltima instancia su empresa necesita una solucin ms flexible e integrada.
Cmo afronta los retos SAP Business One
SAP Business Oneafronta los retos de las pequeas y medianas empresas porque se ha diseado
con esta finalidad, tal como se muestra en la figura 1-2.
Figura 1-2: SAP Business One afronta los retos de las pequeas y medianas empresas
La esencia de SAP Business One
SAP Business One ...To Go 5
1
Un enfoque nico
Aunque la mayora del software empresarial est enfocado en la automatizacin, pocas empresas de
software, si es que hay alguna, se plantea el reto de crear software del mismo modo que SAP. En la
mayora de las ocasiones, un proveedor de software elige un rea, como contabilidad o CRM, y crea
un producto dirigido a los procesos concretos que estn relacionados con dicha rea. La cuestin que
queda sin responder es el modo en que estos procesos colaboran con otros procesos fundamentales
de otras reas. SAP Business Onees la respuesta a esa cuestin.
Una solucin integrada
SAP Business One es un enfoque de "solucin nica" para la gestin de empresarial y la
automatizacin de procesos. Ventas, CRM, finanzas y operaciones estn respaldadas y
automatizadas en SAP Business One. La automatizacin de cada proceso est integrada, como los
pedidos de cliente que fluyen al software de contabilidad y se convierten en solicitudes de
fabricacin de productos, lo que puede requerir que se retiren materiales del inventario. Los lmites
histricos entre aplicaciones no existen en SAP Business One.
Procesos empresariales optimizados
El alcance amplio de SAP Business One contribuye a optimizar y automatizar toda la empresa, de
principio a fin, incluido CRM, contabilidad, gestin de almacenes y fabricacin. Adems, cuando se
produce un evento empresarial importante se pueden ejecutar respuestas automticas segn sea
necesario. Este paradigma de gestin por excepcin aumenta la productividad, ya que reduce la
sobrecarga de informacin y las acciones no adecuadas, lo que permite a los usuarios intervenir en el
proceso automatizado segn sea necesario.
Acceso instantneo a la informacin
Disponer de todos los datos empresariales almacenados en una sola aplicacin integrada como SAP
Business One significa que con unos pocos clics es posible acceder a la informacin empresarial
importante en un panel de control configurable o mediante informes intuitivos desglosados. Puesto
que SAP Business One funciona principalmente en tiempo real, los cambios se registran
instantneamente, sin demoras. Se puede obtener el estado de la empresa siempre que se necesite a
travs de varios mecanismos de informes, incluidas las aplicaciones de Microsoft Office.
La esencia de SAP Business One
SAP Business One ...To Go 6
1
Personalizable y adaptable
SAP Business One se ha diseado para que se pueda configurar, integrar y ampliar fcilmente.
Gracias a su integracin con Microsoft Office, SAP Business One unifica las aplicaciones
empresariales y las aplicaciones de productividad de escritorio. A travs de la red global de partners
de soluciones certificados de SAP, SAP Business One se puede adaptar para satisfacer las
necesidades especficas de los mercados locales y los sectores verticales. La capacidad de adaptacin
de SAP Business One significa que el software crece con su empresa y que se puede modificar
fcilmente para satisfacer sus necesidades empresariales en constante cambio.
Diseado exclusivamente para la pequea y mediana empresa
y con el respaldo de SAP
SAP Business One es un nuevo software de gestin empresarial creado desde cero exclusivamente
para pequeas y medianas empresas como la suya. Se basa en ms de 30 aos de experiencia de SAP
en la creacin de aplicaciones empresariales que atienden las necesidades de ms de 12 millones de
usuarios en todo el mundo.
Como lder mundial en el software de gestin empresarial, SAP tiene el compromiso de crear
soluciones de gestin empresarial completas que satisfagan sus necesidades empresariales de hoy en
da y del futuro. Ayudarle a que su empresa funcione correctamente es una de las tareas ms
importantes de SAP y de su red mundial de partners de SAP Business One certificados.
Nota sobre la internacionalizacin. SAP Business One, al igual que todas las aplicaciones
de software de SAP, se ha diseado para empresas de todo el mundo. SAP Business One To
Go est dirigido a los usuarios de EE.UU. e incluye informacin que slo es pertinente para las
empresas de EE.UU., como la declaracin del formulario 1099. No obstante, en las cuestiones
principales todos los usuarios de SAP Business One encontrarn que este libro resulta til y
adecuado para su trabajo.
Finalidad de este libro
La finalidad de este libro consiste en crear una base para el aprendizaje posterior. En primer lugar,
presentaremos SAP Business One y explicaremos su enfoque general. A continuacin trataremos los
aspectos bsicos y explicaremos las funciones esenciales para realizar un seguimiento de las cuentas
y los interlocutores comerciales, as como los procesos fundamentales de compras y realizacin de
pedidos. Seguidamente, repasaremos la potente funcionalidad que ofrece SAP Business One para
La esencia de SAP Business One
SAP Business One ...To Go 7
1
fabricacin, ventas mediante CRM e informes, as como formas avanzadas de gestin y
automatizacin de documentos.
En ocasiones, en este libro se proporcionan instrucciones detalladas para llevar a cabo las tareas,
pero, fundamentalmente, se explica el modo de pensar de SAP Business One para que las ideas sobre
cmo poner el producto a trabajar en su empresa fluyan rpidamente.
Deseamos saber si este libro le ha ayudado a entender SAP Business One y quisiramos que nos
dijera cmo podemos mejorarlo. Para unirse a nuestros esfuerzos, enve sus comentarios y sugerencias
en un correo electrnico aSAPBusinessOne@sap.com.
La esencia de SAP Business One
SAP Business One ...To Go 8
1
SAP Business One ...To Go 9
La personalidad de
SAP Business One
Contenido del captulo
Introduccin
Entender la personalidad de SAP Business One
Conocer dnde se encuentra
Encontrar lo que busca
Llegar a donde desea ir
Encontrar respuestas a sus preguntas
Empezar a trabajar con una nueva aplicacin de software es como intentar orientarse en una ciudad
donde no ha estado nunca. Por ejemplo, en la ciudad de Nueva York, una vez se comprende la
cuadrcula de calles numeradas y la forma en que asignan nmeros, nombres y letras a las avenidas,
se puede averiguar de forma bastante rpida donde est cualquier direccin. En Pars, es necesario
saber que losarrondissements van en el sentido de las agujas del reloj partiendo del centro de la
ciudad, por lo que se puede utilizar el Plan du Paris para consultar un mapa y encontrar la calle y
la parada de metro ms prxima.
Pero la geografa es slo un punto de partida. Un da agradable en la ciudad comienza con una visita
a un destino, despus se va de un lugar al siguiente: del desayuno en el hotel a un museo y de all a
una discoteca.
Este captulo sirve para ayudarle a orientarse para que cuando vea una pantalla de SAP Business
One sepa lo que est viendo. Conocer la aplicacin SAP Business One significa comprender el mapa
de los distintos tipos de informacin almacenados (la geografa) y tambin saber cmo se registra
una transaccin empresarial y se realiza el seguimiento de la misma (el viaje agradable).
Funciones innovadoras como Drag&Relate, campos y tablas definidos por el usuario, as como
las bsquedas con formato le conferirn rpidamente el control sobre los procesos empresariales e
informacin en tiempo real sobre el rendimiento de la empresa. Le aseguramos que considerar que
2
La personalidad de SAP Business One
SAP Business One ...To Go 10
2
SAP Business One es fcil de usar gracias a su navegacin intuitiva y su aspecto familiar. Y antes de
avanzar ms, conocer lo flexible e integrado que es.
Introduccin
Para iniciar SAP Business One, haga doble clic en el icono que aparece en la figura 2-1.
Figura 2-1: Iniciar SAP Business One, conectarse y elegir una empresa
La primera pantalla que aparece es la de acceso, donde se introduce el nombre de usuario y la
contrasea. En la parte inferior derecha de la pantalla de acceso, puede hacer clic en el botnChange
Company para seleccionar otra empresa con la que trabajar. Algunas organizaciones utilizan varias
La personalidad de SAP Business One
SAP Business One ...To Go 11
2
empresas de SAP Business One, lo que les permite realizar el seguimiento de diferentes empresas,
divisiones o actividades empresariales como si fueran empresas distintas.
SAP Business One incluye una empresa de ejemplo que tiene todos los datos. Esta empresa se puede
utilizar como base de formacin para acelerar el aprendizaje o probar nuevas formas de utilizar SAP
Business One. La ltima versin de la empresa de muestra se puede descargar desde el portal de clientes
de SAP Business One, tal como se describe ms adelante en Encontrar respuestas a sus preguntas.
Una vez que haya accedido al sistema correctamente, puede comenzar el proceso de aprendizaje.
Entender la personalidad de SAP Business
One
Antes de pasar a una explicacin detallada de la interfaz de usuario, quisiramos ofrecerle una
percepcin del estilo, o personalidad, de SAP Business One. La primera vez que alguien le ensee la
ventana principal de SAP Business One y el men principal, todo le parecer muy simple. Despus,
usted preguntar: cmo se encuentran los pedidos relacionados con un determinado proveedor? Sin
dudar un segundo, quien le haya enseado el programa har clic en el men principal un par de
veces, mostrar un pedido vaco en la pantalla, escribir el nombre del proveedor y, con una rapidez
sorprendente, aparecer un pedido de dicho proveedor.
Ahora puede desplazarse por l y ver todos los pedidos de ese proveedor. Supongamos que desea ver
los artculos de un pedido. Slo tiene que hacer clic en una pestaa y consultarlos. Desea ver los
detalles de un artculo? Con un clic acceder a la pantalla del artculo. En qu almacn se encuentra
el artculo? Otro clic y aparecer. Antes de que se haya dado cuenta, habr accedido a una serie de
pantallas. La reaccin ms habitual en este momento es, bueno, ha sido rpido. Pero, dnde estoy?
Y qu ms puedo hacer?
Despus de que haya ledo este captulo, sabr dnde estaba, dnde est y a dnde tiene que ir
despus. Y cuando haya trabajado un poco con SAP Business One, ya no querr trabajar con ninguna
otra aplicacin que no sea tan cmoda y fcil de usar. Pero antes de llegar a este destino, el lugar
donde todo tiene sentido, necesita una gua durante algn tiempo.
Lo que sucede en el momento en que SAP Business One cobra sentido es que ve cmo las pantallas
que visualiza estn conectadas de forma ascendente para la bsqueda de informacin mediante el
La personalidad de SAP Business One
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men principal y las conexiones de transacciones y orientadas a procesos entre cada documento de la
aplicacin. Comienza a comprender cmo se construye cada documento en SAP Business One a
partir de partes reutilizables. Una vez comprenda esto, SAP Business One resultar muy sencillo.
Nuestro recorrido por la personalidad de SAP Business One comienza con la descripcin de estas
estructuras.
Creacin de documentos a partir de partes reutilizables
SAP Business One realiza el seguimiento de las actividades empresariales mediante documentos,
como pedidos, facturas, rdenes de fabricacin, ofertas de ventas, etc. Cada uno de estos documentos
se construye a partir de bloques de datos reutilizables de menor tamao que se denominan datos
maestros. Los datos maestros, que se tratan en detalle en el captulo 4, hacen referencia a la
informacin clave que describe a los clientes, proveedores y clientes potenciales, as como a los
artculos que su empresa compra y vende. En la figura 2-2 se muestra cmo se construye un
documento (un pedido) a partir de los datos maestros.
Figura 2-2: Cmo se crean los documentos de SAP Business One a partir de datos maestros
reutilizables
La personalidad de SAP Business One
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La creacin de documentos a partir de datos maestros aumenta la productividad, garantiza la
coherencia de datos y reduce los errores. Conforme vaya aprendiendo ms sobre SAP Business One,
apreciar las ventajas de crear documentos a partir de datos maestros reutilizables.
Apertura de documentos mediante el men principal
La segunda cuestin clave que se debe aprender de SAP Business One es cmo poner a trabajar el
men principal para que le ayude a encontrar documentos o registros de datos maestros. Cuando se
inicia SAP Business One por primera vez, se muestraMain Menu. MedianteMain Menu, tal como
se muestra en la figura 2-3, se pueden abrir enlaces que llevan a pantallas desde las que se puede
buscar un determinado documento o desplazarse por todos los documentos de un determinado tipo.
Figura 2-3: Navegacin ascendente desde Main Menu
Recordatorio de navegacin: todos los caminos llevan a MainMenu. Es importante
recordar que se puede acceder a todas las funciones deSAP Business One mediante Main Menu.
Main Menu es uno de los puntos de partida para buscar documentos, registros de datos
maestros y ejecutar informes, llevar a cabo funciones administrativas, iniciar asistentes, etc. A
medida que vaya aprendiendo SAP Business One, Main Menu se convertir en el equivalente
de su pgina inicial.
Estructura de transacciones y procesos de la informacin en
SAP Business One
Para registrar toda la actividad relevante relacionada con un proceso empresarial, se debe utilizar una
secuencia de documentos y se deben registrar los enlaces entre ellos. Veamos el proceso de ventas.
En primer lugar, se registra un cliente potencial como datos maestros, seguido de actividades de
La personalidad de SAP Business One
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ventas, como llamadas y reuniones. Finalmente, se emite una oferta de ventas que puede acabar en
un pedido y, despus, en una factura. En cuanto entra un pago, debe cuadrar con la factura. Por lo
tanto, hay un flujo de actividad de un documento a otro en el que se registra cada paso del proceso
empresarial.
Cada paso es una transaccin empresarial individual en el sentido ms general de la palabra. Un
proceso empresarial para vender o solicitar suministros puede requerir una secuencia de muchas
transacciones. Una de las funciones ms slidas de la aplicacin es la forma en que permite utilizar
un documento para crear el siguiente en una secuencia. SAP Business One tambin realiza el
seguimiento de las conexiones entre los documentos para que se pueda desplazar por la secuencia de
documentos relacionados con una determinada transaccin. Las conexiones de transacciones entre
documentos se mantienen de varias formas que explicaremos en este captulo y en posteriores.
Preguntas para incrementar la comprensin
El momento en el que SAP Business One se hace mas comprensible, sucede despus de haberlo
utilizado durante un tiempo. Los conceptos que hemos presentado se confirman y se concretan a
travs de la experiencia real. Hasta ahora, el presente captulo le ha preparado para responder las
siguientes preguntas siempre que se encuentre ante una nueva ventana:
Es esto un documento? Son datos maestros? Esta pantalla es diferente y, si lo es,
cmo se relaciona con los documentos y los datos maestros?
Cmo encaja esta pantalla en la estructura ascendente o en la estructura de
transacciones y orientada a procesos de SAP Business One?
Cmo llego a esta pantalla desde el men principal?
Qu navegacin orientada a procesos me permite encontrar documentos relacionados
y datos maestros desde esta pantalla?
Esta pantalla muestra datos, me permite buscar datos o me permite aadir datos?
Una de las innovaciones de SAP Business One es la forma en que el diseo incorpora de forma
natural la navegacin ascendente a travs del men principal y las relaciones orientadas a procesos,
as como los mecanismos de navegacin, bsqueda y creacin de documentos basados en dichas
relaciones. En el resto de este captulo se explican todos estos mecanismos en detalle para que
siempre que vea una pantalla entienda exactamente lo que est viendo.
La personalidad de SAP Business One
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Conocer dnde se encuentra
Un aspecto potente de SAP Business One es que es posible tener varias ventanas abiertas a la vez,
cada una de las cuales puede mostrar un documento o registro de datos maestros diferente. La
ventana principal proporciona un contexto para todo el trabajo en SAP Business One.
La ventana principal
La ventana principal se abre automticamente al iniciar SAP Business One y es el lugar central
donde se puede iniciar cualquier tarea. Slo la ventana principal tiene una barra de men en la parte
superior. Tambin tiene una barra de herramientas con iconos que proporcionan un acceso sencillo a
las funciones utilizadas habitualmente. IncluyeMain Menu, que ahora examinaremos con ms
detalle.
El men principal de SAP Business One
Tal como se muestra en la figura 2-4, Main Menu dispone de tres pestaas:
La pestaaModules muestra la parte superior de la jerarqua de SAP Business One.
Enumera todos los mdulos de SAP Business One. En cada mdulo hay una lista de
funciones. Haga clic en una funcin para iniciarla o expandirla y ver ms selecciones.
La pestaaDrag & Relate se utiliza para un mtodo innovador de bsqueda de
transacciones enlazadas a los datos maestros, tal como se explica ms adelante en
este captulo.
User Menu es un men personalizable para acceder rpidamente a las funciones que
utiliza con ms frecuencia, similar a los favoritos de un navegador Web. Para obtener
ms informacin, consulteMen de usuario y accesos directos definidos por el
usuario ms adelante en este captulo.
Si no apareceMain Menu, puede acceder a l desde la barra de men si eligeWindow Main Menu o
mediante el acceso directo del tecladoCtrl +0 (cero, no la letraO).
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Figura 2-4: Main Menu de SAP Business One
La barra de mens y los mens desplegables
La barra de mens de SAP Business One se muestra en la parte superior de la ventana principal. Al
hacer clic en cada elemento del men se muestra un men desplegable que ofrece ms opciones. Los
accesos directos que utilizan las teclas Alt y Ctrl funcionan del mismo modo que en las
aplicaciones de escritorio.
Figura 2-5: Barra de mens y barra de herramientas de SAP Business One
La barra de mens incluye los siguientes mens:
File: Comandos principales, comoClose, Print Preview, Export to yLaunch
Application.
Edit: Comandos de edicin generales, comoUndo, Redo, Cut, Copy, Paste y Delete.
Ver: Comandos que cambian la vista de los datos de la ventana, comoUser-Defined
Search Field, System Information, Restore Column Width, yLegend.
Data: Comandos que manipulan datos de aplicacin as como comandos para
desplazarse por los registros, manipular filas de una tabla y otros comandos de edicin
relacionados con los datos.
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Goto: Men dinmico que cambia segn la ventana seleccionada actualmente.
Modules: Mdulos mostrados enMain Menu.
Tools: Comandos comoPrint Layout Designer, Form Settings, User Menu, User
Shortcuts y User-Defined Fields.
Window: Comandos asociados con la gestin de ventanas, incluido el acceso aMain
Menu, Messages/Alert Overview y Calendar.
Help: Comandos que proporcionan acceso a la ayuda en lnea.
La barra de herramientas
La barra de herramientas se encuentra justo debajo de la barra de mens Se trata de una coleccin de
iconos que proporcionan un acceso sencillo a las funciones utilizadas habitualmente. Las mismas
funciones tambin estn disponibles como opciones de men en la barra de mens.
Las funciones activas se muestran en color mientras que las inactivas o no autorizadas estn de color
gris. Para ocultar o mostrar un grupo de iconos de la barra de herramientas, coloque el cursor en la
barra de herramientas, haga clic con el botn derecho y, a continuacin, active o desactive las
casillas adecuadas. Los iconos de la barra de herramientas son contextuales, es decir, cambian segn
lo que est haciendo.
Si olvida la funcin de un determinado icono, basta con mover el cursor sobre un botn para mostrar
un tooltip.
La barra de estado
La barra de estado se extiende por todo el borde inferior de la ventana principal de SAP Business
One y contiene varios campos.
El rea inferior izquierda de la barra de estado muestra los siguientes tipos de
mensajes:
Un mensaje de error aparece sobre un fondo rojo e informa de que el
procedimiento no puede continuar hasta que se lleve a cabo una accin correctiva.
Un mensaje de informacin aparece sobre un fondo azul e informa de un
problema que no impide que contine el procedimiento.
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Un mensaje de confirmacin aparece sobre un fondo verde e informa de la
ejecucin correcta de un procedimiento.
La parte central de la barra de estado contiene la fecha y hora actuales tal como estn
definidas en el servidor.
El rea superior izquierda contiene informacin importante sobre la ventana activa. Por
ejemplo, al mover el cursor sobre un campo de entrada, aparece un texto que describe
el formato de entrada y la longitud.
Figura 2-6: Anatoma de la barra de estado
Ventanas de documento
Ahora que ya dispone de la panormica de la ventana principal, es el momento de explicar algunas
de las reglas generales de la interfaz de SAP Business One.
Modos de operacin de ventana
Existen cuatro modos de operacin de ventana posibles en SAP Business One:
Aadir: Aadir un nuevo registro o documento.
Buscar: Buscar registros o documentos existentes.
Ver: Ver un registro o documento existente.
Actualizar: Modificar los datos de un registro o documento existente.
Las ventanas en SAP Business One tienen un modo predeterminado, que puede ser aadir o
buscar, segn el contexto de lo que est haciendo. Por ejemplo, al elegir la ventanaBusiness
Partner Master Data oItem Master Data, se abre automticamente en modo de bsqueda porque
normalmente se suele querer ver la informacin que ya se ha introducido. Por otro lado, si se desea
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procesar un pedido de cliente o un pedido de compras, la ventana se abre automticamente en modo
de adicin porque normalmente se quiere aadir un nuevo pedido.
Cmo sabe en qu modo se encuentra? El botn de la esquina inferior izquierda de la ventana cambia
aAdd, Find, OK (para el modo de visualizacin) o Update, segn el modo actual de la ventana.
Puede cambiar de un modo de operacin a otro de varias formas:
Para aadir un nuevo objeto (como un documento o un registro de datos maestros),
utilice la funcin de adicin. Existen varias formas de activar dicha funcin, como las
siguientes:
En la barra de mens, seleccioneData Add.
PulseCtrl +A en el teclado.
En la barra de herramientas, elija el icono de adicin.
Para buscar un objeto existente (como un documento o un registro de datos maestros),
utilice la funcin de bsqueda. SAP Business One muestra el objeto en modo de
bsqueda, con el botnFind en la esquina inferior izquierda de la ventana. Existen
varias formas de activar la funcin de bsqueda, incluidas las siguientes:
En la barra de mens, seleccioneData Find.
PulseCtrl +F en el teclado.
En la barra de herramientas, elija el icono de bsqueda.
Al introducir o cambiar datos en un objeto existente, SAP Business One cambia
automticamente al modo de actualizacin, con lo que el botnUpdate aparece en
la esquina inferior izquierda de la ventana. Haga clic en el botnUpdate para guardar
los datos introducidos o modificados; haga clic en el botnCancel si no desea
guardar o actualizar los datos.
Alerta de cambio de modo de operacin. No siempre se pueden cambiar datos en un
documento o un registro de datos maestros una vez que se ha aadido. En determinados
momentos, un documento es de slo lectura si el proceso empresarial relacionado con dicho
documento ha avanzado a determinada fase o cuando un documento se ha copiado en otro. Los
datos que no se pueden cambiar estn atenuados en gris y aparece un mensaje de error en la
barra de estado si se intenta cambiarlos.
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Men contextual
Al trabajar en cualquier ventana, puede hacer clic con el botn derecho del ratn para activar un
men contextual que proporciona acceso a las funciones ms utilizadas para dicha seccin de la
ventana. En algunos casos, al hacer clic con el botn derecho en un campo, aparece un men
contextual que proporciona una lista de funciones relacionadas con el campo. Como estas funciones
son contextuales, las opciones cambian segn el rea de la pantalla donde haga clic.
Detalles de fila
Los documentos de ventas y compras incluyen tablas que proporcionan informacin sobre
cantidades, precios y descripciones. Para trabajar con estas tablas fcilmente y ampliar la vista
disponible en la pantalla, puede abrir la ventanaRow Details. Esta ventana permite ver o editar filas
de una tabla, como las que se encuentran en la pestaaContents de un documento de ventas.
La ventanaRow Details que se muestra en la figura2-7 se puede abrir haciendo clic con el botn
derecho en el encabezado de fila del elemento correspondiente, pulsando Ctrl +L o
seleccionandoRow Details en el men Goto de la barra de mens. Algunos campos son de slo
lectura y aparecen en gris. Si un campo es editable, una vez introducidos los nuevos datos, se
actualiza automticamente, es decir, no hay botnOK o Update en esta ventana.
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Figura 2-7: Acceso a la ventana Row Details
Encontrar lo que busca
SAP Business One proporciona amplio soporte para buscar objetos (documentos de ventas y
compras y registros maestros de interlocutores comerciales y artculos). Los dos mtodos principales
se describen a continuacin: bsqueda de interlocutores comerciales y artculos y uso de las flechas
de la barra de herramientas para desplazarse por los documentos o registros de datos maestros de un
determinado tipo.
Bsqueda de interlocutores comerciales y artculos
SAP Business One facilita la bsqueda de informacin de interlocutores comerciales y artculos
mientras se introducen documentos de ventas y compras. En la figura 2-8 se demuestra cmo utilizar
el botn de lista de seleccin para buscar un cliente o artculo.
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Figura 2-8: Cmo buscar clientes y artculos en un pedido de cliente
Despus de pulsar el botn de lista de seleccin, aparecer una lista de seleccin en una ventana
independiente. Puede desplazarse rpidamente por la lista si escribe el primer carcter del cdigo del
interlocutor comercial o del nmero de artculo. La lista de seleccin se desplaza a medida que
escribe.
Si est ms familiarizado con los nombres de cliente y las descripciones de artculo que con sus
cdigos, puede utilizar un comodn para realizar la bsqueda. Por ejemplo, para mostrar una lista
de seleccin de clientes cuyo nombre empiece por Ch, vaya al campoName, escribaCh seguido
del carcter comodn* (Ch*) y, a continuacin, pulseTab para mostrar la lista.
Si sabe que slo un nombre de cliente empieza por E, por ejemplo, slo tiene que escribir E (sin
el carcter comodn) en el campoName y pulsar Tab. SAP Business One rellena la informacin de
dicho cliente en el pedido. El campoItem Description funciona del mismo modo para buscar
informacin de artculo.
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Uso de las flechas de la barra de herramientas para buscar
documentos
Una forma sencilla de desplazarse por los documentos o datos maestros de un determinado tipo
consiste en utilizar las flechas de la barra de herramientas de SAP Business One (consulte la figura
2-9). Si visualiza un pedido (seleccionando Purchase Order enMain Menu de SAP Business One),
puede utilizar las teclas de flecha para desplazarse rpidamente por todos los pedidos que tenga.
Esto sirve para cualquier tipo de SAP Business One, como pedidos de cliente, facturas de deudores,
etc.
Haga clic en las flechas dobles para ir al primer o ltimo documento; haga clic en las flechas simples
para ir al documento siguiente o anterior. El siguiente y el anterior se determinan mediante el nmero
de documento. Para ver los ltimos pedidos introducidos, por ejemplo, en la ventanaPurchase
Order, haga clic en la flecha derecha doble para ir al ltimo pedido y, a continuacin, haga clic en la
flecha izquierda simple para ir a los anteriores.
Figura 2-9: Uso de los botones de flecha de la barra de herramientas de SAP Business One
Llegar a donde desea ir
SAP Business One dispone de funciones exclusivas que permiten navegar rpida y correctamente
para encontrar la informacin necesaria. En esta seccin se explican algunas de estas funciones de
navegacin.
Navegacin con la flecha naranja
La flecha naranja que aparece prcticamente en cualquier ventana es quiz la herramienta ms
prctica de la interfaz de usuario de la aplicacin. Siempre que aparezca, puede hacer clic en ella
para mostrar un registro de datos maestros (tal como se muestra en la figura 2-10) o los detalles de
las opciones de datos maestros, como cdigos de impuestos o condiciones de pago. En ocasiones, las
flechas naranja conducen a documentos enlazados, como un documento base o un asiento de diario.
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Las flechas permiten desglosar ms detalles de una transaccin sin tener que efectuar una bsqueda o
recorrer una estructura de men ascendente.
Figura 2-10: Uso de la flecha de navegacin para acceder a los datos maestros desde una factura
Arrastrar y vincular
La funcin arrastrar y vincular es una herramienta interactiva que permite mostrar una amplia
variedad de informacin en tiempo real sobre la empresa rpida y fcilmente. Con arrastrar y
vincular se generan vistas especiales de datos mediante el enlace de elementos de datos maestros a
transacciones. La funcin busca en las transacciones y en los datos maestros, como cuentas de mayor
e interlocutores comerciales.
Puede comparar dos objetos cualesquiera en SAP Business One. Por ejemplo, puede enlazar un
cdigo de cliente al objeto de pedido de cliente y obtener una lista de todos los pedidos de un cliente
en concreto. Al arrastrar un objeto de datos maestros a la lista de tipos de transaccin en la pestaa
Drag & Relate, puede obtener una panormica excelente del rendimiento de su empresa en
determinadas reas. Adems, puede precisar ms la lista resultante si utiliza la funcin de filtro (por
ejemplo, seleccionar slo los pedidos de cliente abiertos).
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En la figura 2-11 se ilustra la forma en que se puede utilizar la funcin de arrastrar y vincular para
obtener una lista de facturas de acreedores para un determinado artculo.
Figura 2-11: Uso de arrastrar y vincular para buscar facturas de acreedores de un artculo concreto
Men de usuario y accesos directos definidos por el usuario
Puede aumentar la eficacia de navegacin si utilizaUser Menu y crea accesos directos de teclado
definidos por el usuario para abrir en un solo paso los documentos que utiliza con ms frecuencia.
Por ejemplo, si trabaja en el departamento de compras y es responsable de la emisin de pedidos y
de la actualizacin de los datos maestros de los interlocutores comerciales, guarde las ventanas
Purchase Order y Business Partner Master Data enUser Menu bajo Forms para facilitar su
acceso (consulte la figura 2-12). Para guardar un elemento enUser Menu, visualice el documento,
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informe o formulario que desee aadir aUser Menu. Con esa ventana como ventana activa, elijaTools
User Menu Add to User Menu.
Figura 2-12: Guardar los documentos utilizados con frecuencia en User Menu
Por otro lado, si es un agente de compras muy ocupado de una empresa de fabricacin y tener que
hacer dos clics para llegar a un pedido le resulta demasiado, SAP Business One permite asignar
teclas de funcin, comoF1, F2, etc., a determinados documentos.
Figura 2-13: Creacin de accesos directos de teclado definidos por el usuario
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Opciones de visualizacin
Puede cambiar varias opciones de visualizacin para personalizar su puesto de trabajo de SAP
Business One. Puede aadir un logotipo de empresa o la fotografa del personal al escritorio. Otras
opciones incluyen el idioma de interfaz, el tamao de fuente, el color y los formatos de fecha y hora.
Opciones de formulario
En SAP Business One, cada usuario puede personalizar fcilmente el contenido y el
comportamiento de la mayora de las ventanas mediante la funcinForm Settings.
Paraactivar Form Settings, asegrese de que la ventana que desea personalizar est abierta y activa;
a continuacin, haga clic en en la barra de herramientas o elijaTools Form Settings.
Aunque la ventanaForm Settings vara segn el contenido de la ventana que vaya a personalizar, la
ventanaForm Settings tpica se divide en tres pestaas:
PestaaTable Format: Personalice el modo en que las columnas aparecen en la tabla
(en el caso de las ventanas que contienen una tabla).
PestaaRow Format: Determine cmo aparecen los campos en la ventanaRow Details
asociada a la tabla de la ventana que va a personalizar.
PestaaDocument: Realice cambios en las opciones generales relacionadas con la
ventana y la tabla que est personalizando, pero debe tener en cuenta que los cambios
que efecte en esta pestaa slo afectan al documento actual y no a todos los
documentos de este tipo.
La funcinForm Settings es una caracterstica muy potente. SAP Business One dispone de
numerosos campos que no se muestran por defecto. ConForm Settings puede seleccionar los campos
que son visibles y los que se pueden cambiar (el trmino correspondiente esactivo). Puede cambiar
el orden de los campos si hace clic en un nombre de campo y lo arrastra hacia arriba o hacia abajo.
Una personalizacin comn consiste en mostrar el almacn desde el que se enviar un artculo en la
ventanaSales Order. En la figura 2-14, hemos utilizado la pestaaTable Format para que el campo
Whse(Almacn) est visible y activo, y hemos cambiado la posicin del campo de modo que se
muestre sin necesidad de desplazarse a la derecha o abrir la ventanaRow Details.
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Figura 2-14: Uso de la funcin FormSettings
Personalizacin de los nombres de campo
En SAP Business One, tambin resulta muy sencillo cambiar los nombres de los campos. Una de las
personalizaciones ms habituales de la ventanaPurchase Order consiste en cambiar el campoVendor
Ref. No. por Vendor Invoice No. El cambio de este u otro campo se puede llevar a cabo si se
mantiene pulsada la teclaCtrl y se hace doble clic en el nombre de campo. A continuacin,
aparecer una ventana que permite cambiar el nombre de campo o bien restaurar el nombre original.
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Figura 2-15. Cambio de los nombres de campo
Aadir campos y tablas definidos por usuario
Aunque SAP Business One proporciona un amplio conjunto de campos en cada uno de sus mdulos,
es posible que su empresa necesite campos adicionales que se correspondan con el trabajo diario o
para adaptarse a determinadas prcticas empresariales. La funcinUser-Defined Fields (que se
encuentra en el menTools) permite crear campos propios en las tablas de datos maestros o
transacciones de SAP Business One existentes.
Recomendacin sobre el portal. Para obtener instrucciones detalladas y paso a paso sobre
los campos y tablas definidos por el usuario, vaya al portal de clientes de SAP Business One en
http://service.sap.com/smb/sbocustomer y descargue la gua Cmo crear campos y tablas
definidos por el usuario.
Rellenar campos con bsquedas formateadas
Otro ejemplo de la robusta flexibilidad de SAP Business One lo encontramos en su funcionalidad de
bsqueda con formato. La bsqueda con formato se puede utilizar para calcular valores o para
mostrar valores propuestos para los campos de SAP Business One y los campos definidos por el
usuario.
Por ejemplo, es posible que quiera que el pedido de cliente muestre lo que est disponible en stock y
en pedido. En este caso, se utiliza la funcinUser-Defined Fields para aadir estos campos
adicionales y la funcin de bsqueda con formato para rellenar los valores propuestos o calculados
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en estos campos. Como la bsqueda con formato es una funcin complicada, puede realizar estos
tipos de personalizaciones con ayuda del consultor de implementacin.
Encontrar respuestas a sus preguntas
Adems del soporte y formacin que le pueda proporcionar su de implementacin, hay disponible
una inmensa cantidad de informacin sobre las caractersticas y funciones de SAP Business One a
travs de la ayuda en lnea y en el portal de clientes.
Ayuda en lnea
Puede usar la ayuda en lnea de SAP Business One de varias formas: Si pulsaF1 obtendr ayuda
contextual, es decir, ayuda sobre una determinada parte de la pantalla (y, en ocasiones, incluso el
campo concreto) en la que se encuentra.
Al seleccionar Help Help en la barra de mens de la ventana principal se muestra la ventana
SAP Library, que permite buscar palabras clave o examinar el contenido. La ayuda en lnea
proporcionadetalles sobre muchos aspectos del trabajo con SAP Business One. Si est trabajando
con una pantalla que no conoce y desea entender su contenido, puede buscar definiciones de cada
campo de la pantalla en la ayuda en lnea.
Portal de clientes de SAP Business One
El portal de clientes de SAP Business One proporciona recursos para ayudarle a dominar SAP
Business One.
El portal est organizado en reas para los distintos tipos de actividades, como por ejemplo:
Obtener soporte: Colaborar con su consultor de implementacin en cuestiones de
suporte tcnico, buscar en la base de datos de SAP Notes o solicitar una clave de
licencia.
Visin general de la solucin: Revisar la informacin general sobre la aplicacin y
obtener ms informacin acerca de cmo integrar SAP Business One con la familia de
aplicaciones empresarialesmySAP BusinessSuite.
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Documentacin: Buscar documentacin sobre la ltima versin, incluidas las notas de
la versin, guas de procedimientos y otras guas tiles sobre caractersticas y
funciones especficas.
Educacin: Ver las unidades de e-learning sobre componentes clave de los mdulos de
SAP Business One, incluida contabilidad, gestin de bancos, datos maestros, compras
y ventas.
Figura 2-16: Uso del portal de clientes de SAP Business One
El portal de clientes de SAP Business Oneest disponible en siete idiomas y se puede acceder en
http://service.sap.com/smb/sbocustomer. Necesita un nombre de usuario S vlido y una contrasea
para conectarse. Consulte con su consultor de implementacin para obtenerlos.
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Conceptos bsicos de
contabilidad financiera
Contenido del captulo
Visin general de la contabilidad financiera
Configuracin de la contabilidad financiera
Realizacin de procedimientos diarios
Actualizacin de registros
Procedimientos de cierre
Entrada y salida de pagos
Contabilidad de costes
Presupuestacin
Consultas e informes
SAP Business One ofrece las herramientas y la capacidad de informes que necesita para gestionar las
finanzas de su empresa de forma eficaz y segn los principios contables generalmente aceptados
(PGC). SAP Business One puede llevar su contabilidad financiera a un nuevo nivel de
automatizacin.
Realmente en tiempo real: Cada vez que aada (o contabilice) una transaccin, se
actualiza el libro mayor. No es necesario realizar asientos de diario por lotes para su
contabilizacin posterior, a menos que desee hacerlo.
Asientos de diario automticos: Tal vez el mayor impulso en productividad de SAP
Business One sea su capacidad de crear varios asientos de diario automticamente, con
lo que se reduce considerablemente el tener que realizar asientos de diario o
correcciones manualmente.
Funcionalidad de desglose: SAP Business One le ofrece la posibilidad de desglose
gracias a las flechas de navegacin naranja, no slo hasta el libro mayor, sino hasta los
3
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
SAP Business One ...To Go 34
3
documentos fuente de una transaccin: otra potente funcin que ahorra tiempo y
trabajo.
Automatizacin de tareas. Puede automatizar tareas redundantes mediante el uso de
contabilizaciones peridicas y evitar los errores de contabilizacin gracias al uso de
modelos de contabilizacin.
Integridad de datos. Para impedir que los usuarios contabilicen asientos de diario
manuales a determinadas cuentas, puede configurar cuentas de control. Adems, las
alertas ayudan a gestionar los gastos al informarle cuando los gastos llegan a su umbral
presupuestario.
Seguimiento de auditora. SAP Business One proporciona un seguimiento de auditora
completo, lo que permite realizar el seguimiento de quin ha efectuado cambios en
todos los datos o documentos, y cundo lo ha hecho.
Visin general de la contabilidad financiera
La clave para obtener el mximo rendimiento de las caractersticas de finanzas y contabilidad de
SAP Business One radica en un diseo e implementacin cuidadosos para garantizar que todas las
partes de la aplicacin describen y realizan el seguimiento con precisin del modo en que funciona
su empresa. Evidentemente, la mayora de las empresas llegan a SAP Business One con un plan de
cuentas bien establecido (y otros mtodos de contabilidad financiera) as como bases de datos
antiguas de clientes, proveedores y transacciones. En colaboracin con el consultor de
implementacin, se traduce y migra la forma en que funciona la empresa a SAP Business One. En la
figura 3-1 se muestra el proceso de cinco pasos para configurar la contabilidad financiera.
Estos pasos representan las directrices generales. En cualquier implementacin se puede cambiar el
orden de estos pasos o se pueden agregar nuevos pasos para reflejar las necesidades y circunstancias
exclusivas de la empresa.
Consejo de configuracin. Al configurar el plan de cuentas y los procesos de contabilidad
financiera, discuta con su consultor de implementacin los tipos de informes financieros que
necesita. Los requisitos de informes financieros condicionan la mayora de las opciones iniciales y
las decisiones de configuracin. El consultor de implementacin conoce el software y usted
conoce su empresa, y juntos pueden lograr que SAP Business One trabaje a su favor.
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
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3
Figura 3-1: Configuracin de la contabilidad paso a paso
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
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3
Definiciones
Cuenta: Registro formal de un tipo de activo, pasivo, capital, ingreso o gastos que muestra su
saldo inicial, aumentos y reducciones (transacciones) y el saldo final resultante durante un
perodo especfico.
Cuenta de control: Cuenta diseada para controlar las transacciones que se contabilizan en
ella. Slo las transacciones de mdulos subsidiarios, como acreedores, deudores e inventario se
pueden contabilizar en una cuenta de control; los asientos de diario manuales no se pueden
contabilizar en una cuenta de control. De este modo se impide que se realicen asientos
malintencionados o sospechosos en cuentas de material, como contabilidad de deudores, cuenta
monetaria o de existencias, y proporciona un mejor seguimiento de auditora.
Cuenta de compensacin: Una cuenta en la que las contabilizaciones se registran
temporalmente debido a una discontinuidad temporal entre transacciones contables,
distribuciones de tareas organizativas o transacciones contables que requieran aclaraciones.
Cuenta activa: Cuenta del plan de cuentas en la que se contabilizan los asientos de diario.
Segmentacin de cuentas: Un mtodo contable por el que se crean cdigos de cuenta
basados en la estructura jerrquica de una empresa. Los segmentos individuales corresponden a
diferentes unidades de negocio, como empresa, divisin, regin, departamento, grupo, etc., y a
diferentes categoras, como gastos de viajes, ingresos de taquilla, lnea de productos, etc.
Segmento de cuentas naturales: El primer segmento de un cdigo de cuenta que identifica el
tipo de cuenta, como activo fijo, pasivo, ingreso, gasto, etc. Los cdigos de cuenta pueden
constar de caracteres alfanumricos, no slo de valores numricos, motivo por el que no se
denominan nmeros de cuenta.
Plan de cuentas: El ndice o la lista codificada de las cuentas de un libro mayor.
Libro mayor: El registro contable principal de una empresa. El libro mayor utiliza contabilidad
por partida doble; normalmente contiene las cuentas de todos los activos, pasivos, beneficio,
prdida, ingresos, partidas de gastos, fondos y reservas de una empresa.
Asiento de diario: Registro de una transaccin que normalmente incluye la fecha de la
transaccin, los ttulos de las cuentas afectadas, importe de debe y haber, y descripcin de la
transaccin.
Contabilizacin: Proceso de registrar los asientos de diario (debe y haber) en el libro mayor.
Transaccin: Actividad o evento empresarial que se carga en una cuenta de mayor y se abona
en otra.
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
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Configuracin de la contabilidad financiera
La configuracin correcta de la funcionalidad financiera y contable es el cimiento en el que se apoya
gran parte de la automatizacin de SAP Business One. Con el plan de cuentas, los perodos contables
y la determinacin de cuentas adecuados para los asientos de diario automatizados, SAP Business
One se ocupa de muchas tareas que normalmente se hacan de forma manual. Por este motivo
dedicamos gran parte de este captulo a las cuestiones relacionadas con la configuracin inicial de la
contabilidad financiera.
Paso 1: Configuracin de los perodos contables
El primer paso, que ya debe haber realizado con su consultor de implementacin, es establecer los
perodos contables: Tendr perodos contables mensuales? Diarios? Con otra frecuencia? El
ejercicio fiscal corresponder al ao natural o se establecer entre dos aos naturales?
Para configurar los perodos contables, vaya aAdministration System Initialization General
Settings pestaaPosting Periods. Desde aqu puede actualizar los perodos generados (como los
rangos de fechas) y crear nuevos. Tambin puede establecer o cambiar el inicio del ejercicio fiscal.
Aunque SAP Business One es muy flexible cuando se trata de configurar perodos y ejercicios
fiscales, usted y su consultor de implementacin deben tener en cuenta las siguientes advertencias
importantes:
Los informes financieros se pueden ejecutar segn perodos fiscales, pero los informes
mensuales, trimestrales y anuales estndar de SAP Business One se basan en un ao
natural y no en un ejercicio fiscal. Para dar soporte a informes trimestrales basados en
4-4-5 semanas, por ejemplo, se pueden crear informes personalizados con XL Reporter
(consulte el captulo 9).
No puede haber perodos contables superpuestos y slo un perodo contable es el
perodo por defecto cada vez.
Alerta de contabilizacin. Si desea contabilizar un asiento de diario en un perodo anterior,
vaya a Administration System I nitialization General Settings Posting Periods y convierta
el perodo anterior en el actual.
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
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Paso 2: Definicin de los segmentos contables
Si tiene previsto utilizar un plan de cuentas segmentado, el siguiente paso para usted y su consultor
de implementacin es decidir y definir los segmentos de cuentas que necesita.
Para definir segmentos de cuentas, vaya aAdministration Setup Financials Account
Segmentation. Debe tener al menos el primer segmento de cuentas naturales, pero puede cambiarle
el nombre o su longitud, del mismo modo que los dems segmentos. Normalmente, las empresas
determinan sus segmentos de cuentas en funcin de sus procesos empresariales y necesidades de
informes financieros. Pueden representar divisiones, departamentos, regiones, lneas de negocio,
entidades, sucursales, etc. En la figura 3-2 se muestra cmo se fusionan los segmentos de cuentas
para crear un cdigo de cuenta.
Figura 3-2: Cdigo de cuenta segmentado
SAP Business One proporciona cuatro segmentos de cuentas por defecto y permite hasta un mximo
de 10. Durante la configuracin puede cambiar el tamao y el nombre de cualquier segmento, pero el
primero siempre debe ser el segmento de cuentas naturales.
Aunque actualmente puede utilizar menos de los diez segmentos disponibles, se recomienda definir
segmentos adicionales que permitan el crecimiento. Por ejemplo, si tiene previsto efectuar una
expansin, puede definir un segmento adicional para las unidades de negocio que prevea aadir en el
futuro.
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
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Alerta de segmentos de cuentas. Es importante que su consultor de implementacin y usted
planifiquen el uso de los segmentos de cuentas muy cuidadosamente, porque no se podrn
aadir segmentos adicionales posteriormente, los segmentos existentes no se podrn borrar
despus de que se haya creado la primera cuenta de mayor y no podr cambiar la longitud o el
tipo de un segmento posteriormente.
Una vez definidos todos los segmentos de cuentas en SAP Business One, se ha creado la base para
un plan de cuentas plenamente cualificado que, en otras palabras, es la concatenacin de todos los
segmentos de cuentas. Un cdigo de cuenta completamente cualificado, como se muestra en la figura
3-2, incluye todos los segmentos de cuentas. Por ejemplo, un cdigo de cuenta de gastos de viaje que
utilice el departamento de marketing de su empresa tendr exactamente el mismo aspecto que el
usado por el departamento de ventas, con la excepcin del segmento del cdigo de cuenta que
representa al departamento.
Paso 3: Creacin del plan de cuentas
Una vez determinados los perodos financieros o contables y los segmentos de cuentas, ya estar
preparado para crear su plan de cuentas en SAP Business One. La organizacin del plan de cuentas
sigue los principios contables generalmente aceptados en los que hay un cajn independiente para
las cuentas que representan activos, pasivos, capital, ingresos, costes de ventas, gastos, finanzas y
otros ingresos y gastos. Estos cajones, que ha definido SAP y no se pueden cambiar, organizan las
cuentas por nivel de un modo lgico que resulta adecuado para sus procesos de contabilidad
financiera y de informes.
Recordatorio de plan de cuentas. El plan de cuentas es un ndice de todas las cuentas de
mayor que utiliza su empresa. Cada cuenta de mayor tiene un cdigo de cuenta, una descripcin
de cuenta y otra informacin que determina las funciones de la cuenta de mayor. Para acceder al
plan de cuentas, seleccione Financials Chart of Accounts.
En la ventanaChart of Accounts, SAP Business Onele solicita que caracterice cada cuenta de
mayor como cuenta de ttulo o cuenta activa e identifique su nivel. Dado que slo las cuentas
activas se pueden contabilizar en SAP Business One, se recomienda tener todas las cuentas en el
mismo nivel. En los informes, una cuenta de ttulo resume todos los saldos de cada cuenta activa que
se encuentra debajo de ella. En la segmentacin de cuentas mostrada en la figura 3-3, el nivel 4 es el
nivel inferior que contiene las contabilizaciones de las transacciones.
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
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Figura 3-3: Plan de cuentas organizado por cajones y niveles
Alerta de actividad de cuenta. No se puede borrar una cuenta con actividad. Slo se puede
convertir en inactiva.
Gestin de divisas
La gestin de divisas est disponible para las empresas que utilizan varias divisas. En SAP Business
One, se pueden especificar cuentas de mayor e interlocutores comerciales como multidivisa. Esto
permite contabilizar documentos y transacciones de diario a estas cuentas de mayor e interlocutores
comerciales en cualquier divisa que se haya definido en la empresa de SAP Business One. Las
reconciliaciones, informes y saldos de cuentas de mayor e interlocutores comerciales multidivisas se
realizan, calculan y muestran en la divisa local. Cuando se aade una nueva cuenta de mayor, la
divisa es multidivisa por defecto.
Paso 4: Creacin de las determinaciones de cuentas de mayor
Una de las ventajas clave de SAP Business One es su capacidad de crear varios asientos de diario
automticamente, en concreto los que incluyen transacciones de ventas, compras e inventario. En un
sistema manual, realizar las operaciones empresariales y realizar un seguimiento de ellas son tareas
independientes. Primero se crean las facturas y otros documentos y despus se aaden los asientos
contables para efectuar un seguimiento de ellos. En SAP Business One, cuando se crea una factura,
los asientos contables se crean al mismo tiempo. Pero, cmo sabe la aplicacin cmo tiene que
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
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crear dichos asientos contables? La determinacin de cuentas de mayor es el proceso de indicar a
SAP Business One en qu cuentas se deben poner los distintos tipos de asientos contables creados
automticamente.
Para aprovechar al mximo la slida automatizacin de la aplicacin, se debe tener un cuidado
especial para facilitar a SAP Business One la informacin correcta en la ventanaG/L Account
Determination.
Para especificar las cuentas de mayor, vaya aAdministration Setup Financials G/L Account
Determination.
Sugerencia de determinacin de cuentas de mayor. El controlador o contable de la
empresa debe proporcionar la aprobacin final de las opciones de determinacin de cuentas de
libro mayor.
Procedimiento bsico
La determinacin exhaustiva y precisa de las cuentas de mayor es fundamental para la creacin
automtica de los asientos de diario en SAP Business One.
Recomendacin sobre el portal. Para obtener instrucciones detalladas sobre la determinacin
de cuentas de mayor, consulte con su consultor de implementacin y descargue las guas Cmo
determinar cuentas de mayor para la creacin automtica de asientos de diario y Cmo
realizar la configuracin inicial en SAP Business One del portal de clientes de SAP Business
One en http://service.sap.com/smb/sbocustomer.
En la figura 3-4se muestran los campos obligatorios para la configuracin de la determinacin de
las cuentas de mayor para documentos de ventas, incluida la cuenta de ingresos. Se trata de la
cuenta de ingresos por defecto que se utiliza para cualquier factura de deudores. Se sustituye si se
especifica una cuenta de ingresos en los datos maestros de artculo de almacn.
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
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Figura 3-4: Campos obligatorios para la pestaa G/L Account Determination: Sales
Alerta de inventario. La pestaa Inventory slo est activa si la casilla de seleccin Default
Valuation Method se ha seleccionado en la pestaa Basic Initialization. Vaya a Main Menu
Administration SystemInitialization Company Details.
Consejo de configuracin. El consultor de implementacin se asegurar de que se actualizan
los impuestos, ya que no se puede procesar una transaccin en SAP Business One hasta que se
configura un cdigo de impuestos. Se encuentra en Main Menu en Administration Setup
Financials Tax.
Paso 5: Migracin de datos anteriores
Al realizar el cambio desde el sistema contable anterior a SAP Business One, se enfrenta al reto de
tener que conservar los datos histricos en lnea por motivos de auditora y de investigacin, as
como para las actividades empresariales cotidianas.
La aplicacin complementaria de DTW (Data Transfer Workbench) para transferencia de datos para
SAP Business One es una herramienta de migracin que le ayuda a transferir datos del sistema
anterior a SAP Business One. Transfiere datos maestros, como registros de interlocutores
comerciales y artculos, y datos de transacciones, como pedidos, facturas y saldos, ya que ambos
tipos de datos deben estar disponibles en SAP Business One.
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
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Cmo funciona el DTW (Data Transfer Workbench) para transferencia de datos? Los
datos anteriores se exportan a modelos de hoja de clculo de Microsoft Excel y, a continuacin,
se importan a SAP Business One. El DTW (Data Transfer Workbench) para transferencia de datos
tambin permite importar los datos directamente desde cualquier base de datos ODBC sin tener
que utilizar Microsoft Excel. La migracin de datos anteriores es un proceso que se lleva a cabo
con ms eficacia con la colaboracin de su consultor de implementacin de SAP.
Configuracin de proveedores del formulario 1099 (Estados Unidos)
En Estados Unidos, determinados proveedores estn sujetos a la declaracin del formulario 1099, lo
que significa que se debe realizar un seguimiento de los pagos efectuados a ellos y se deben
comunicar al departamento IRS (Internal Revenue Service) de Estados Unidos. Con pocas
operaciones de configuracin, SAP Business One automatiza el seguimiento de los pagos que estn
sujetos a la declaracin del formulario 1099 y crea automticamente formularios 1099 en la poca de
declaracin de impuestos.
Al importar los datos maestros de los proveedores existentes a SAP Business One, debe designar a
los proveedores del formulario 1099 como tales. De este modo se ahorra el trabajo de tener que
cambiar manualmente los datos maestros de interlocutores comerciales.
Para configurar proveedores nuevos, debe saber que el proceso de seguimiento de los pagos del
formulario 1099 empieza en la ventanaBusiness Partner Master Data. La pestaaAccounting tiene
dos pestaas secundarias: General y Tax. En la figura 3-5 se muestran dos casillas en la parte
inferior derecha de la pestaaGeneral que permiten especificar qu formulario 1099 se utilizar para
realizar el seguimiento de los pagos a este proveedor y la categora de dichos pagos. Si se activan
estas casillas, se realiza un seguimiento de los pagos efectuados a este proveedor, de modo que se
puede crear y enviar al departamento IRS siempre que sea necesario.
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
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Figura 3-5: Configuracin de 1099 Formy 1099 Box
Realizacin de procedimientos diarios
Despus de haber configurado el plan de cuentas y la determinacin de cuentas de mayor, ya est
preparado para utilizar SAP Business One en las actividades cotidianas, as como en las tareas de
cierre de perodo y de ejercicio fiscal.
Contabilizacin de asientos de diario manuales
La mayora de los asientos de diario en SAP Business One procede de los dems mdulos; los
documentos de ventas, compras, pagos e inventario contabilizan transacciones automticamente en el
libro mayor. Sin embargo, en la contabilidad basada en periodificacin de los principios contables
generalmente aceptados, a veces es necesario efectuar algunos asientos de diario manuales en el libro
mayor, como asientos de amortizacin, asientos de periodificacin, asientos de correccin y
similares; es decir, todo aquello que no procede de los dems mdulos de SAP Business One.
Cuando se aade manualmente un asiento de diario, se registra inmediatamente y no se puede
eliminar, slo se puede anular. (Para ello, consulte Anulacin de transacciones ms adelante en
este captulo.)
Mediante la ventanaJournal Entry que se muestra en la figura 3-6 se pueden crear asientos de diario
manualmente. La finalidad de los asientos de diario manuales es registrar transacciones que no se
inician automticamente desde un libro auxiliar o desde otro proceso de SAP Business One. Por
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
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ejemplo, un asiento de diario manual se podra utilizar para registrar un cargo financiero a una cuenta
de cliente o una tarifa de servicio a una cuenta bancaria.
Figura 3-6: Introduccin de un asiento de diario manual en la ventana J ournal Entry
Para crear un asiento de diario manual, vaya aMain Menu Financials Journal Entry. Un
asiento de diario se puede mostrar y crear en modo de edicin expandido o reducido. En la figura 3-6
se muestra el modo de edicin expandido, que permite introducir fcilmente lneas de datos sin tener
que desplazarse a la izquierda y a la derecha.
Consejo para la pantalla Journal Entry. Normalmente, en la pantalla J ournal Entry se
realizan las contabilizaciones en las cuentas de mayor. Para mostrar una lista de cuentas de
mayor desde el campo G/L Acct/BP Code, pulse Tab. Tambin puede utilizar un asiento de diario
para contabilizar un asiento en un cdigo de interlocutor comercial (por ejemplo, al contabilizar
un cargo financiero en una cuenta de interlocutor comercial). Para mostrar una lista de
interlocutores comerciales en vez de una lista de cuentas de mayor, pulse Control + Tab en
el campo G/L Acct/BP Name .
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
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Realizacin de contabilizaciones peridicas
Algunas transacciones se producen mensual o semanalmente. Los importes de transaccin pueden no
ser iguales cada vez y los porcentajes no son necesariamente fijos (aunque se producen en fechas que
se conocen de antemano y normalmente se componen de las mismas cuentas de mayor).
Puede utilizar los asientos de diario peridicos para gastos como amortizacin, pagos de leasing de
equipos, nminas, alquiler de oficina y costes de suministros.
Para acceder a las contabilizaciones peridicas, vaya aMain Menu Financials Recurring
Postings.
Uso de modelos de contabilizacin
Los modelos de contabilizacin contribuyen a optimizar los asientos de diario individuales que se
repiten de un perodo a otro pero que son ms complicados que las simples contabilizaciones
peridicas. SAP Business One permite crear modelos fijos para dichos asientos de diario peridicos.
Al registrar este tipo de transaccin, seleccione el modelo correspondiente y rellene los elementos
que faltan. SAP Business One imputa los importes segn el modelo de imputacin.
Por ejemplo, la funcin de modelos de contabilizacin puede trabajar con porcentajes al imputar un
gasto (por ejemplo, costes de marketing) a dos o ms departamentos. Con un modelo de
contabilizacin puede tomar el 100% de una cuenta e imputarlo automticamente a otras cuentas
relevantes segn porcentajes fijos.
Para acceder a la funcin de modelos de contabilizacin, vaya aMain Menu Financials Posting
Templates.
Uso de documentos preliminares
Puede utilizar documentos preliminares para revisar una gran cantidad de transacciones financieras
antes de contabilizarlas. Antes de contabilizar los asientos como documentos preliminares, dispone
de la oportunidad de editar, cambiar o borrar asientos segn sea necesario. Veamos un par de
situaciones en las que se utilizan los documentos preliminares. Tal vez est formando a un nuevo
empleado y en vez de arriesgarse a tener que anular todos los asientos, o parte de ellos, que realice,
puede permitir que cree documentos preliminares que se puedan revisar. De este modo se elimina el
riesgo de que el nuevo empleado contabilice asientos de diario incorrectos que se tendran que anular
posteriormente. Tambin puede utilizar los documentos preliminares para realizar anlisis de
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
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simulacin. Puede ejecutar informes financieros que incluyan documentos preliminares para
determinar el efecto de las contabilizaciones antes de contabilizarlos realmente.
Para crear un documento preliminar, vaya aMain Menu Financials Journal Vouchers.
En SAP Business One, siempre se utiliza undocumento preliminar para un lote de transacciones. En
otros sistemas, a veces se utiliza un documento preliminar para un solo asiento de diario.
Actualizacin de registros
En la categora de actualizacin de registros se incluyen numerosas tareas, como la anulacin de
transacciones, la edicin de cuentas de mayor y la edicin de datos del formulario 1099. En esta
seccin se tratan estos temas de actualizacin.
Anulacin de transacciones
Si tiene que anular una transaccin que se ha contabilizado en el libro mayor mediante la ventana
Journal Entry o la ventanaJournal Voucher, SAP Business One proporciona tres opciones:
Vaya aMain Menu Financials Journal Entry y cree un asiento de diario de
correccin.
EjecuteTransaction Journal Report, abra el asiento de diario correspondiente y, a
continuacin, haga clic enCancel.
EjecuteTransaction Journal Report, abra el asiento de diario correspondiente y
marque la casilla deReverse(Anulacin) y clic Update (ver Figura 3-7).
La anulacin automtica de los asientos de diario manuales normalmente se configura para que se
produzca el da primero del mes siguiente. Para obtener una lista de los asientos de diario
programados para su anulacin, vaya aMain Menu Financials Reverse Transactions. Tenga
en cuenta que esta opcin se utiliza principalmente durante los cierres mensuales y de ejercicio.
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
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Figura 3-7: Anulacin automticamente de asientos de diario manuales
Edicin de cuentas de mayor
En el transcurso normal de las operaciones empresariales resulta habitual tener que ajustar el plan de
cuentas de vez en cuando. Mediante la ventanaEdit Chart of Accounts, puede realizar cambios en el
plan de cuentas, crear nuevas cuentas, reorganizar las agrupaciones, as como cambiar y editar las
cuentas existentes.
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Para mostrar la ventana Edit Chart of Accounts, vaya a Main Menu Financials Edit Chart of
Accounts o Administration Setup Financials Edit Chart of Accounts.
La creacin de cdigos para un conjunto de cuentas recin creadas es una tarea habitual al aadir
cuentas nuevas. El generador de cdigos de cuenta es una herramienta que permite asignar cdigos a
los segmentos de cuenta recin creadas con slo hacer clic en un botn. Adems, puede insertar una
nueva cuenta de mayor en diferentes grupos de cuentas (por ejemplo, departamentos)
simultneamente. Para acceder al generador de cdigos de cuenta, seleccioneFinancials Account
Code Generator.
Edicin de los datos del formulario 1099 (Estados Unidos)
Los proveedores que estn asignados a un formulario 1009 en los datos maestros de interlocutores
comerciales tendrn facturas de acreedores y abonos que se suman a los importes del formulario
1099 para los informes de fin de ejercicio a los organismos federales. Si un documento se contabiliza
incorrectamente con un importe, formulario o casilla de formulario 1099 errnea, puede utilizar la
funcin de edicin de formulario 1099 para modificar los datos. Para acceder a la edicin de 1099,
vaya aMain Menu Financials 1099 Editing.
Figura 3-8: Ventana 1099 Editing
Revisin de cambios en datos: Seguimiento de auditora
Cuando se tiene que efectuar un cambio en un documento, registro de datos maestros o elemento de
configuracin, se crea un seguimiento de auditora. Para ver estos cambios, seleccioneTools
Change Log en la barra de men de SAP Business One para mostrar la ventanaChange Log que
enumera los cambios, incluido usuario, fecha y hora, que se han realizado a este documento concreto o
registro de datos maestros. A continuacin, puede hacer clic en una entrada para ver el cambio que se
ha realizado. Si hay varios cambios, mantenga pulsada la tecla Ctrl, haga clic en dos o ms lneas y,
a continuacin, haga clic enShow Differences en la parte inferior de la ventanaChange Log para
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ver lo que ha cambiado en las iteraciones del documento.
Procedimientos de cierre
La mayor parte del trabajo de contabilidad financiera se produce al final de cada perodo y al final
del ejercicio cuando se examinan las transacciones y se efectan correcciones o ajustes. SAP
Business One admite dichas actividades de varias formas.
Lista de verificacin de cierre del perodo
Las actividades de cierre tienen lugar al final del mes o del trimestre, o ambos, segn el modo en que
funcionen sus procesos de contabilidad financiera. En cualquier caso, la lista de verificacin al final
del perodo es muy parecida.
Asegurarse de que todas las transacciones del perodo se han contabilizado correctamente,
incluidos los ajustes y las periodificaciones.
Imprimir un balance provisional (un balance de cada cuenta y un estado actual).
Imprimir informes de antigedad de deudas del proveedor y de antigedad de crditos del
cliente para cuadrar las cuentas de deudores con el libro mayor.
Imprimir el informe de auditora de inventario para cuadrar el inventario con el libro mayor.
Imprimir los balances.
Realizar una copia de seguridad de la base de datos y guardarla en una ubicacin fuera de
sus instalaciones.
Cerrar o desactivar el perodo contable bloquendolo mediante la ventana de perodo
contable.
Lista de verificacin de cierre del ejercicio
El cierre de fin de ejercicio es un evento importante que afecta a muchos aspectos del modo de
funcionamiento de SAP Business One. Por ejemplo, en el cierre del ejercicio se ponen a cero los
saldos de las cuentas de prdidas y ganancias para la cuenta de arrastre de saldo. Se resumen las
cuentas de balance y se arrastran como saldo inicial en el nuevo ejercicio fiscal. Evidentemente, esta
actividad ocupa tiempo. El ejercicio puede permanecer abierto hasta que se reciban todos los asientos
de ajuste de los contables y otras entidades de elaboracin de informes.
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
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A continuacin se ofrece una lista de verificacin de cierre del ejercicio:
Contabilizar las transacciones finales del perodo para todos los mdulos.
Completar los procedimientos de cierre de perodo.
Contabilizar los asientos de ajuste finales en el libro mayor.
Cerrar el ltimo perodo del ejercicio fiscal.
Realizar una copia de seguridad de la base de datos y guardarla en una ubicacin fuera de
sus instalaciones.
Imprimir los formularios 1099.
Imprimir un balance provisional final y detallado.
Imprimir los balances.
Configurar un nuevo ejercicio fiscal.
Ejecutar la rutina de cierre del perodo para cerrar el ejercicio fiscal.
Alerta de cierre del ejercicio. Se recomienda encarecidamente tener en cuenta los procesos
de cierre del ejercicio durante la configuracin y la implementacin. Poco despus del Go-Live
con SAP Business One, realice el cierre del primer mes o trimestre con la ayuda del consultor de
implementacin. Descargue la gua Consejos para el cierre del ejercicio del portal de clientes
de SAP Business One en http://service.sap.com/smb/sbocustomer.
Entrada y salida de pagos
En SAP Business One, a la funcionalidad y a los informes asociados al procesamiento de pagos se
accede mediante el mdulo bancario. En esta seccin slo se proporciona la informacin bsica que
se necesita para empezar. Para obtener informacin ms detallada, campo por campo, vaya a la
pestaaHelp pestaaContents Banking.
Entrada de pagos
La entrada de pagos se puede recibir de cuatro formas: efectivo, cheques, tarjetas de crdito y
transferencias bancarias. SAP Business One las trata todas bsicamente de la misma forma: o bien se
realiza un pago en una factura de deudores especfica o bien se realiza un pago a un cliente en dos o
ms facturas de deudores.
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
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Creacin de entrada de pagos para facturas especficas
En los siguientes pasos se explica cmo crear un pago entrante en facturas especficas:
1) Vaya a la pantallaBanking Incoming Payments Incoming Payments que se muestra en
la figura 3-9.
2) Haga clic en el botn de lista de seleccin situado a la derecha del campoCode y, a
continuacin, seleccione un cliente.
3) Revise la tablaDocuments for Payment que muestra todas las facturas abiertas del cliente.
4) Seleccione las facturas a las que desea aplicar un pago (pulseCtrl y haga clic para
seleccionar varias); el importe acumulado se muestra en el campo Total Amount Due de
la parte inferior de la ventana.
5) Rellene todos los detalles necesarios.
6) Seleccioneel icono de medio de pago en la barra de herramientas deSAP Business
Onepara abrir la ventana Payment Means. Seleccione la pestaa del medio de pago que
desee, rellene los detalles pertinentes y haga clic enOK, con lo que volver a la ventana
Incoming Payments.
7) Haga clic enAdd para contabilizar el documento.
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
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Figura 3-9: Ventana Incoming Payments
Una vez aadido el documento de entrada de pago, se realizan las siguientes acciones:
Los asientos de diario realizan un abono en la cuenta de deudor del cliente y un adeudo
en la cuenta bancaria o en la cuenta de compensacin bancaria.
El pago se aplica a la factura.
Las facturas pagadas se cierran y ya no aparecen en la tablaOpen Items List o
Documents for Payment. Sus transacciones relacionadas se reconcilian internamente
con las transacciones relacionadas con pagos.
Creacin de entrada de pagos en cuenta
Puede aceptar pagos que se reciben sin referencia a facturas, por ejemplo, una compra nica de punto
de venta. Para ello, active la casilla de seleccinPayment on Account de la ventanaIncoming
Payments y rellene la informacin necesaria. Despus de haber contabilizado el documento de
entrada de pago, se crea el asiento de diario adecuado.
Para obtener ms informacin sobre la gestin de entrada de pagos con SAP Business One, vaya a
los ficheros enlazados enHelp pestaaContents Banking Incoming Payments.
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
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Salida de pagos
Al igual que sucede en la entrada de pagos, en trminos generales hay cuatro formas de enviar la
salida de pagos: efectivo, cheques, tarjetas de crdito y transferencias bancarias. Puede realizar las
actividades siguientes:
Crear salida de pagos para interlocutores comerciales y cuentas mediante distintos
medios de pago.
Imprimir y anular cheques para un pago con distintas finalidades, incluidas las
bonificaciones de empleado.
Crear, realizar el seguimiento y procesar borradores de documentos de salida de pagos
y borradores de cheques para pagar.
Generar unCheck Register Report.
Para obtener ms informacin sobre la gestin de salida de pagos con SAP Business One, vaya a los
ficheros enlazados enHelp pestaaContents Banking Outgoing Payments.
Asistente de pagos
SAP Business One proporciona un asistente de pagos que permite crear entrada y salida de pagos por
lotes para cheques y transferencias bancarias. Los pagos se crean segn sus criterios de seleccin y
vas de pago. Para utilizar el asistente de pagos se necesitan los siguientes pasos para preparar
correctamente los datos maestros relevantes:
8) Cree una va de pago en Administration Setup Banking Payment Method.
9) Asigne la va de pago al interlocutor comercial en la pestaaPayment System de la ventana
Business Partner Master Data.
10) Seleccione los mtodos de ejecucin de pago que desee incluir en el asistente de pagos en
Banking Payment System Payment Run Defaults.
A continuacin, el asistente de pagos le gua por el proceso de creacin de pagos para que decida a
quin desea pagar, cunto y cundo.
Para acceder al asistente de pagos, vaya aBanking Payment System Payment Wizard.
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
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Impresin de cheques
La impresin de cheques es un proceso de pago importante para la mayora de las empresas. La
configuracin para la impresin de cheques normalmente requiere ayuda por parte de un consultor de
implementacin. Parte del proceso de impresin de cheques supone asegurarse de que se designa la
impresora correcta para la impresin de cheques y de que los formularios de cheques estn cargados
y preparados.
Una vez configurada correctamente, la impresin de cheques requiere marcar la va de pago como
cheque para todas las facturas u otras salidas de pagos. A continuacin, al efectuar una ejecucin de
cheques, todos los pagos marcados se imprimen como cheques para su envo.
Recomendacin sobre el portal. Para obtener ms informacin, descargue la gua Cmo
imprimir cheques para pagos del portal de clientes de SAP Business One en
http://service.sap.com/smb/sbocustomer.
Contabilidad de costes
En Estados Unidos, la contabilidad de costes se utiliza para realizar el seguimiento de varios centros
de costes y beneficios de una empresa. Con la contabilidad de costes se puede realizar el seguimiento
de departamentos, divisiones o distintas ubicaciones geogrficas como si fueran entidades
independientes. Puede determinar cunto gasto o ingreso se genera para diferentes finalidades
empresariales. En Europa y en otras partes del mundo, los planes de cuentas segmentados no se
consideran prcticas contables generalmente aceptadas; la contabilidad de costes es el mtodo
predominante que se utiliza.
Mediante la funcionalidad de contabilidad de costes de SAP Business One, puede establecer centros de
beneficio para prcticamente cualquier finalidad enMain Menu Financials Cost Accounting
Profit Centers.
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
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Definicin de Profit center. Un centro de beneficio o Profit center es una unidad de empresa
o divisin que desempea una determinada funcin empresarial. Por ejemplo, una unidad de
empresa especfica podra encargarse de la fabricacin de un producto o de prestar un servicio.
Se puede utilizar la funcin de centro de beneficio para definir los centros de beneficio que
existen en la empresa. No obstante, la segmentacin de cuentas suele servir para la misma
finalidad y permite analizar beneficios y gastos por unidad empresarial de forma muy parecida.
Debido a la aceptacin general de la segmentacin de cuentas, esta funcin apenas se utiliza en
las empresas de EE.UU.
Para utilizar la contabilidad de costes, se definen varios centros de costes o departamentos en la
empresa como centros de beneficio. A continuacin, se asignan cuentas de ingresos y gastos a los
centros de beneficio de modo que los datos relevantes para un centro de beneficio se puedan
actualizar automticamente para todas las transacciones introducidas en la aplicacin. Los costes se
imputan a centros de beneficio mediante la informacin que se ha definido en una regla de
distribucin (se describe en la seccin siguiente). Esto significa que cualquier coste se imputa a los
centros de beneficio segn una regla de distribucin especfica. Si decide que el modo en que los
costes se imputan ya no refleja la forma en que trabaja su empresa, basta con que cambie
simplemente la regla de distribucin segn sea necesario.
La contabilidad de costes se puede utilizar para realizar el seguimiento y la imputacin de gastos o
ingresos compartidos. En todas las empresas siempre hay gastos y, en ocasiones, incluso ingresos
que no se pueden asignar a una actividad empresarial especfica. Se incluyen los costes de
administracin, publicidad y financiacin. Estos costes indirectos (e ingresos indirectos) se reparten
entre varias actividades empresariales mediante reglas de distribucin.
Cmo se utilizan las reglas de distribucin?
Las reglas de distribucin se utilizan para imputar costes e ingresos directos e indirectos a uno o
varios centros de beneficio. Por lo tanto, cada regla de distribucin contiene informacin relativa a la
parte de los costes o ingresos que se pueden imputar a cada centro de beneficio individual.
Para distribuir los costes indirectos derivados del alquiler, por ejemplo, se puede especificar qu
parte del espacio total alquilado utiliza un determinado centro de beneficio. Tambin puede realizar
la imputacin mediante la especificacin del nmero de empleados que pertenecen a un centro de
beneficio como porcentaje de los efectivos totales de la empresa.
Puede utilizar una regla de distribucin para varios elementos de coste. Por ejemplo, si una tienda
ocupa 135 m
2
del espacio total alquilado de
2
, mientras que otra slo ocupa
2
, los gastos del alquiler y
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
SAP Business One ...To Go 57
3
de los servicios de limpieza profesional se distribuirn proporcionalmente entre las dos tiendas segn
esta informacin. Para ello, se asignan reglas de distribucin a las cuentas de gastos y de ingresos
adecuadas.
Para acceder a la funcin de reglas de distribucin contables de costes, vaya aMain Menu
Financials Cost Accounting Distribution Rules.
Presupuestacin
Las funciones de presupuestacin se utilizan en SAP Business One para realizar un seguimiento de
los gastos e ingresos corporativos. SAP Business One tiene una funcin de gravamen que permite
bloquear transacciones adicionales si se excede el presupuesto. SAP Business One puede calcular
importes de presupuestacin automticamente segn una serie de reglas de distribucin que
especifique. Por ejemplo, puede copiar los importes de presupuesto del ao anterior y marcarlos con
un porcentaje si espera que los ingresos y gastos vayan a aumentar. El marcado se puede distribuir a
partes iguales en todas las cuentas o incrementalmente. SAP Business One puede automatizar el
proceso, pero el contable debe ayudar a decidir las reglas de distribucin que se utilizarn.
En el transcurso del trabajo rutinario, SAP Business One comprueba el debe de las cuentas para las
que se ha definido un importe de presupuesto y, si se excede el presupuesto, emite una advertencia o
bloquea la accin, segn el mtodo elegido.
Para comenzar el proceso de definir un presupuesto, defina las opciones necesarias enAdministration
System Initialization General Settings pestaaBudget. Para todas las dems funciones de
presupuestos, vaya aMain Menu Financials Budget.
Escenarios de presupuestos
Los escenarios de presupuestos se utilizan para la planificacin, as como para el seguimiento y los
informes de presupuestos. Le ayudan a analizar la posicin financiera de su empresa (o divisin o
departamento) en determinadas condiciones. SAP Business One permite definir estas condiciones y
determinar el perodo contable durante el que se aplican. Siempre que configure una nueva empresa,
se crea automticamente un escenario denominado presupuesto principal. Puede utilizar este
escenario como base de otros, pero no puede editar ni borrar el escenario de presupuesto principal.
Es importante tener presente que SAP Business One realiza todas las operaciones de presupuestacin
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
SAP Business One ...To Go 58
3
por meses y aos naturales. Para configurar los escenarios de presupuestos, vaya aMain Menu
Financials Budget Budget Scenarios.
Mtodos de distribucin del presupuesto
Por defecto, cada empresa de SAP Business One tiene tres mtodos comunes de distribucin del
presupuesto.
Igual: este mtodo distribuye el importe del presupuesto a partes iguales entre los
meses del ao.
Orden ascendente: este mtodo distribuye el importe del presupuesto en orden
ascendente y se utiliza cuando se aumentan los gastos del presupuesto a lo largo del
ao. Por ejemplo, en enero slo utiliza una pequea parte del presupuesto, en febrero
se aumentan los gastos y as sucesivamente.
Orden descendente: este mtodo distribuye el importe del presupuesto en orden
descendente y se puede utilizar cuando se reducen los gastos del presupuesto a lo largo
del ao. Por ejemplo, en enero utiliza la mayor parte del presupuesto, en febrero utiliza
un poco menos y as sucesivamente.
Puede utilizar estos mtodos o definir un nuevo mtodo de distribucin del presupuesto para los
escenarios de presupuestos que cree enMain Menu Financials Budget Budget Distribution
Methods.
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
SAP Business One ...To Go 59
3
Figura 3-10: Configuracin de escenarios de presupuestos
Alerta de mtodo de distribucin del presupuesto. No defina mtodos de distribucin del
presupuesto aqu si gestiona un presupuesto anual. En su lugar, debe ir a Main Menu
Financials Cost Accounting pestaa Distribution Rules.
Conceptos bsicos de contabilidad financiera
SAP Business One ...To Go 60
3
Consultas e informes
SAP Business One ofrece un conjunto exhaustivo de informes financieros y de control estndar. Elija
Main Menu Financials Financial Reports para acceder a informes estndar como los de la
tabla siguiente. Adems de estos informes estndar, SAP Business One ofrece informes avanzados
mediante XL Reporter (consulte el captulo 9).
Informe Cmo llegar Lo que muestra
Antigedad de
crditos del cliente
Accounting
Aging
Todos los deudores con vencimiento actual y
pasado, normalmente por varios perodos;
antigedad de crditos totales as como detalles de
cada cliente. Desde este informe se puede acceder
a los balances de cliente e imprimirlos.
Antigedad de
deudas del
proveedor
Accounting
Aging
Lo que se debe a cada proveedor y cunto es actual
y vencido (del mismo modo que el informe de
antigedad de crditos del cliente).
Balance
Financial Resumen de la posicin financiera de una empresa:
valor de los activos de una empresa, total de
pasivos y capital del propietario.
Balance provisional
Financial Detalles de cada cuenta: saldo inicial de un
determinado perodo, debe y haber, y saldo final;
se utiliza para cuadrar los saldos de cuenta entre s
y con las fuentes de informacin externas.
Cuenta de
prdidas y
ganancias
Financial
I ngresos de la empresa.
Flujo de caja
Financial Previsin de flujo de caja (el balance del flujo de
caja est disponible mediante XL Reporter (consulte
el captulo 9)).
Diario de
documentos
Accounting Todos los asientos de diario detallados que se han
creado manual o automticamente.
Diario de
transacciones
Accounting Asientos de diario contabilizados por nmero de
asiento de diario, con desglose de las transacciones
relacionadas para obtener ms detalles.
Auditora de
inventario
Main Menu
Inventory
Inventory
Reports
Lista de todos los artculos del inventario, junto con
detalles de todas las transacciones contabilizadas
que estn relacionadas con el artculo y el coste de
las cantidades disponibles restantes; los contables y
los auditores lo utilizan para cuadrar las
transacciones de inventario con su libro mayor.
Registro de
cheques
Main Menu
Banking
Outgoing
Payments
Lista de todos los cheques, incluidos detalles
completos, como cdigo de cuenta, ID de
proveedor, importe de pago, status, si se ha
impreso y por quin.
SAP Business One ...To Go 61
I ntroduccin y gestin
de datos maestros
Contenido del captulo
Cmo se utilizan los datos maestros en SAP Business One
Proceso de creacin y gestin de datos
Configuracin de valores predefinidos y propuestos para datos
maestros
Creacin de datos maestros de interlocutor comercial
Creacin de datos maestros de artculo
Para obtener el mximo rendimiento de la aplicacin SAP Business One es esencial utilizar los
datos maestros con habilidad. Los datos que describen a los interlocutores comerciales, como
clientes, proveedores y clientes potenciales son datos maestros. Las descripciones de los artculos del
inventario o fabricados por la empresa son datos maestros. Cuando se crea un nuevo documento,
como un pedido, una factura, una oferta a cliente o una entrada de mercancas, los datos maestros
proporcionan mucha de la informacin necesaria.
Los datos maestros tambin permiten realizar el seguimiento de valores y opciones predefinidos que
utilizan los asistentes automatizados para el procesamiento de pagos, actividades de reclamacin y
planificacin de necesidades de material (MRP). Las cuentas por defecto asignadas a los proveedores
y clientes son datos maestros. El resto de la informacin que describe lo que sucede para una
transaccin especfica se denomina datos de transaccin.
La configuracin y gestin correctas de los datos maestros permiten que todos utilicen SAP Business
One con la mxima eficacia. Si los datos maestros se configuran de forma precisa, la creacin de un
documento, como un pedido, resulta mucho ms fcil. Slo hay que confirman que la informacin
propuesta es correcta.
No obstante, si los datos maestros no son precisos, los procesos empresariales pueden bloquearse
mientras los usuarios tratan de averiguar cmo introducir la informacin correcta. En este captulo se
4
I ntroduccin y gestin de datos maestros
SAP Business One ...To Go 62
4
ofrece una gua para ayudarle a comprender, configurar y utilizar los datos maestros correctamente
de modo que usted y su empresa obtengan el mximo beneficio de SAP Business One.
Cmo se utilizan los datos maestros en
SAP Business One
Si la empresa fuera como una partida de ajedrez, los datos maestros seran una descripcin de cada
una de las piezas. En vez de reyes, reinas y torres, habra clientes, proveedores, clientes potenciales y
artculos. Los datos de transaccin describen los movimientos especficos que ha efectuado una
pieza. En vez de torre mueve a casilla a3, habra una tarea como crear pedido para proveedor x.
Los documentos como los pedidos contienen datos que describen un conjunto de movimientos en los
que pueden intervenir varios registros de datos maestros para varias piezas de ajedrez. Por ejemplo,
un pedido puede incluir datos maestros que describan varios artculos, la direccin de envo del
almacn correcto, la va de pago preferida y el nombre del contacto en el proveedor que vende los
artculos. Todos estos datos maestros, y muchos ms, se incorporan a un pedido.
El motivo por el que los datos maestros son tan importantes en SAP Business One se debe a que
prcticamente todos los documentos se crean a partir de uno o varios registros de datos maestros. Lo
que sucede es el que el jugador de la partida de ajedrez de SAP Business One le indica a la
aplicacin: Crea un pedido para este proveedor y la aplicacin toma la informacin de proveedor
del registro de datos maestros y la copia en el pedido recin creado. Si los datos que se copian son
correctos, el pedido tambin lo ser. Si no lo son, el pedido se tendr que corregir en algn momento.
Asegurarse de que los datos maestros son correctos facilita el trabajo en SAP Business One.
Diferentes tipos de registros de datos maestros
En SAP Business One, las piezas del tablero se dividen en dos categoras: interlocutores comerciales
y artculos.
La categora de interlocutores comerciales incluye:
Datos de clientes potenciales: describen personas y organizaciones en la previsin de
ventas: sus clientes potenciales. Los registros de datos maestros de clientes potenciales
se utilizan como la base de ventas y marketing. Cuando se realiza la primera venta a un
I ntroduccin y gestin de datos maestros
SAP Business One ...To Go 63
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cliente potencial, se cambia el tipo de interlocutor comercial a cliente, con lo que el
cliente potencial se convierte en cliente.
Datos de cliente: describen las personas y organizaciones a las que su empresa vende
productos y servicios. Los registros de datos maestros de clientes se utilizan como la
base para los documentos relacionados con el procesamiento y el cumplimiento de
pedidos para clientes y para el asistente de clientes con reclamaciones.
Datos de proveedores: describen las personas y organizaciones a las que su empresa
compra productos y servicios. Los registros de datos maestros de proveedores se utilizan
para crear documentos relacionados con compras y la aceptacin de entrega de mercancas y
servicios, as como para el procesamiento de pagos a proveedores.
Como hay muchas similitudes entre los datos de cada uno de estos tipos de registros de datos
maestros, SAP Business One utiliza ventanas con una estructura comn (consulte la figura 4-1) para
cada tipo de registro.
Figura 4-1: Ventana Business Partner Master Data
Las distintas reas de esta ventana se tratan en ms detalle en las secciones siguientes.
I ntroduccin y gestin de datos maestros
SAP Business One ...To Go 64
4
Los registros de datos maestros se utilizan para crear ofertas de ventas, pedidos, listas de materiales y
documentos que se emplean para la entrada y salida de mercancas en la empresa. En la figura 4-2 se
muestra la estructura de la ventanaItem Master Data.
Figura 4-2: Ventana ItemMaster Data
Los datos de artculo incluyen el modo en que el artculo se puede comprar o vender, el precio del
artculo, el nivel de inventario y cmo se prev y planifica la compra del artculo. Los datos maestros
de artculo admiten un proceso bidireccional. Algunos artculos del inventario los vende su empresa.
Otros artculos los compra la empresa. Algunos artculos pueden ser activos fijos de los que se
realiza el seguimiento para fines contables.
Recordatorio de borrado de registro de datos maestros. A todos los datos maestros se les
aplica una regla importante. Si un registro de datos maestros interviene en una transaccin
contable o de inventario (como un pedido, pedido de cliente, etc.), no se puede borrar.
I ntroduccin y gestin de datos maestros
SAP Business One ...To Go 65
4
Valores predefinidos y propuestos
Un tipo de datos utilizado en interlocutores comerciales y artculos son los datos asignados a las
listas desplegables y que se muestran en cada ventana por defecto como la primera opcin para
rellenar determinados campos.
A los datos que se asignan a las listas desplegables los denominamos valores predefinidos. Por
ejemplo, cuando se muestra una lista de pases, de dnde procede dicha lista? Y la lista de
proveedores, clientes o artculos? O qu sucede con las distintas condiciones de pago? Todos estos
datos describen varios valores que se utilizan una y otra vez en los registros de datos maestros y que
son fundamentales para la elaboracin de informes y para potenciar la automatizacin que llevan a
cabo los distintos asistentes; por ejemplo, el asistente de pagos utiliza la informacin de condiciones
de pago.
Los datos propuestos tambin tienen una importancia fundamental. Cuando se crea un nuevo registro
maestro, SAP Business One utiliza las opciones de los datos propuestos para determinar los datos
con los que comienza el registro. Cul es la va de pago ms habitual? sta debe ser la va de pago
propuesta. Desde qu almacn se enva la mayora de productos? Probablemente debera ser el
almacn propuesto. Etc.
Datos maestros y documentos
Una de las funciones ms tiles de SAP Business One es la capacidad de crear documentos como
facturas, pedidos y otros mediante registros de datos maestros como punto de partida. Al crear un
documento nuevo, tiene que especificar los registros maestros que sern la base y, a continuacin, se
copiarn los campos adecuados en el documento. Esta funcin contribuye a reducir los errores de
entrada de datos y acelera la creacin de nuevos documentos.
La mayora de los documentos de SAP Business One se pueden crear a partir de uno o varios
registros de datos maestros. Esto es posible porque se puede crear un documento inicial a partir de un
tipo de registro de datos maestros pero completado con la adicin de otros. Por ejemplo, supongamos
que se crea un pedido para un artculo. La informacin de proveedor se incluye en dicho pedido y
tambin se pueden incluir otros artculos. Este sistema se trata ms adelante en este captulo y con
ms detalle en el captulo 10, en el que se describe cmo copiar de uno o varios documentos para
crear el siguiente documento en el flujo de procesos.
I ntroduccin y gestin de datos maestros
SAP Business One ...To Go 66
4
Datos maestros y determinacin de cuentas de mayor
Uno de los aspectos ms importantes de los datos maestros de clientes, proveedores y artculos es la
determinacin de cuentas de control que aparece en la pestaaAccounting. El tema completo de la
determinacin de cuentas surge porque SAP Business One crea automticamente asientos de diario
contables cuando se reciben varios documentos, como, por ejemplo, facturas.
Cuando se recibe y contabiliza una factura de acreedores, por ejemplo, SAP Business One crea un
asiento de diario contable que indica un aumento en acreedores. La pregunta que contesta la
determinacin de cuentas es: en qu cuenta se debe contabilizar dicho asiento de diario? La pestaa
Accounting de registros de datos maestros permite establecer la cuenta que recibe los asientos de
diario creados automticamente.
Normalmente, todos los asientos generados de forma automtica se contabilizan en una cuenta de
control que es una cuenta que agrupa los asientos de diario de todas las fuentes. Los clientes tienen
una cuenta de control de deudores, los proveedores tienen una cuenta de control de acreedores y los
artculos tienen una cuenta de control de inventario.
Una determinacin de cuentas de mayor correcta es una cuestin muy importante y se menciona con
tanta frecuencia en este libro porque puede crear una gran confusin si no se realiza correctamente.
Centenares de asientos de diario incorrectos que se han generado automticamente se tienen que
anular y volver a contabilizar correctamente, y gran parte de ese trabajo se tiene que hacer
manualmente. La cuestin principal de este captulo es que las opciones de cuenta de mayor son muy
importantes y se deben configurar correctamente. En este rea su consultor de implementacin de
SAP Business One puede prestar mucha ayuda.
Cmo se utilizan los datos maestros en los informes
Los datos maestros desempean un rol fundamental al permitir que los informes de SAP Business
One se creen segn sus necesidades. El campoGroup del registro de datos maestros de interlocutor
comercial y los campos Item Group eItem Type del registro de datos maestros de artculo permiten
que los registros de datos maestros se clasifiquen de formas que le ayuden a realizar el seguimiento
de su empresa y a elaborar informes. Los registros de datos maestros de interlocutor comercial y de
artculo tambin tienen un conjunto de propiedades de propsito general, conmutadores de
activacin/desactivacin si lo prefiere, a las que se pueden asignar valores.
I ntroduccin y gestin de datos maestros
SAP Business One ...To Go 67
4
Los mecanismos de informes en SAP Business One pueden utilizar estas clasificaciones para
seleccionar y agregar datos para ayudarle a proporcionar el nivel de detalle adecuado. Si desea
elaborar un informe sobre la evolucin de los artculos introducidos en un ao especfico, cree una
propiedad de artculo. Si desea separar los minoristas de los mayoristas en los informes, cree una
propiedad de interlocutor comercial. Debe tener en cuenta los tipos de informacin que desea en los
informes para configurar los datos maestros de un modo ms eficaz.
Proceso de creacin y gestin de datos
Al configurar SAP Business One se trabaja con un consultor de implementacin que es experto en
hacer que la aplicacin trabaje para su empresa. Tal como se muestra en la figura 4-3, existen dos
fases amplias en la creacin de datos maestros: configuracin de los datos maestros y, a
continuacin, utilizarlos para el funcionamiento de la empresa.
I ntroduccin y gestin de datos maestros
SAP Business One ...To Go 68
4
Figura 4-3: Visin general del proceso de datos maestros
La configuracin de los datos maestros es una parte fundamental de la implementacin. Esta fase
supone crear valores predefinidos y propuestos, asegurarse de que las cuentas de control se
determinan correctamente e importar datos.
I ntroduccin y gestin de datos maestros
SAP Business One ...To Go 69
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Consejo para la importacin de datos. SAP Business One permite importar datos
automticamente mediante una herramienta denominada DTW (Data Transfer Workbench) para
la transferencia de datos, que funciona en los datos de todas las reas empresariales centrales,
como contabilidad, ventas, compras y logstica. La herramienta de DTW (Data Transfer
Workbench) para la transferencia de datos transfiere datos maestros, como registros de
interlocutor comercial y artculos, as como datos de transaccin de los pedidos de cliente y
facturas reales, dado que tanto los datos maestros como los datos de transaccin deben estar
disponibles en la aplicacin SAP Business One. Para obtener ms informacin sobre el DTW (Data
Transfer Workbench) para la transferencia de datos, consulte la ayuda online de SAP Business
One o consulte con su consultor de implementacin.
La creacin de registros de datos maestros forma parte del trabajo diario del usuario de SAP Business
One. Aunque SAP Business One hace todo lo que puede para garantizar que los datos maestros se
crean correctamente, los errores son inevitables y una revisin de control de calidad peridica forma
parte de cualquier proceso de gestin de datos maestros slido. A medida que cambian las
necesidades empresariales, es posible que tambin deban ajustarse los valores predefinidos y
propuestos (por ejemplo, si hay una reorganizacin de la empresa).
En las secciones siguientes se resume el modo en que se lleva a cabo cada una de las tareas que
intervienen en la gestin de datos maestros. Para obtener informacin adicional sobre cualquiera de
estos temas, consulte la ayuda online o consulte con su consultor de implementacin.
Configuracin de valores predefinidos y
propuestos para datos maestros
En una situacin ideal, cuando un usuario crea un nuevo registro de datos maestros o un documento
que obtiene datos de un registro de datos maestros, el ajuste de los datos es un proceso simple de un
rpido repaso y la modificacin de unos pocos elementos de datos si es necesario, preferiblemente
mediante listas desplegables y otros mtodos a prueba de errores. El razonamiento para crear este
tipo de datos maestros es ayudar a SAP Business One para que se produzca esta situacin ideal con
la mxima frecuencia posible. Los valores predefinidos aparecen en las listas desplegables para
pases, grupos de clientes y condiciones de pago. Los datos propuestos son los datos que se asignan a
los campos como primera opcin.
Cada una de estas opciones proporciona valores propuestos que se utilizan cuando se crean los
registros de datos maestros y controla los distintos comportamientos en los documentos que utilizan
I ntroduccin y gestin de datos maestros
SAP Business One ...To Go 70
4
datos maestros. Por ejemplo, en la pestaaInventory de la ventanaSystem Initialization, puede
seleccionar una casilla de seleccin para indicar que se debe aadir un determinado artculo
automticamente a cada almacn. Tenga en cuenta que cualquier cambio que enve a los valores
propuestos ya definidos no influye en el registro de datos maestros existente. El cambio se aplica a
los registros de datos maestros que se creen despus de enviar el cambio.
No existe una frmula mgica para que los valores predefinidos y los datos propuestos sean
correctos. Los valores correctos para cada tipo de datos varan de una empresa a otra y de un sector a
otro. Los consultores de implementacin de SAP Business One resultan valiosos para la
configuracin correcta de los valores predefinidos y los valores propuestos, pero, incluso en el mejor
de los casos, son inevitables las correcciones y adiciones. A medida que mejore su conocimiento de
SAP Business One, realizar pocos ajustes.
La configuracin de valores predefinidos y propuestos se lleva a cabo en cuatro partes del mdulo de
administracin de SAP Business One:
Administration System Initialization General Settings pestaaBP
Valores propuestos y opciones como lmites de crdito y compromiso, comisiones,
condiciones de pago, vas de pago, condiciones de reclamaciones y procedimientos de
aprobacin para registros maestros de interlocutor comercial, tal como se muestra en la
figura 4-4.
Administration System Initialization General Settings pestaaInventory
pestaa secundariaItems Valores propuestos y opciones como mtodo de gestin de
inventario, asignacin de nmero de serie y parmetros de planificacin.
Administration Setup Business Partner
Valores propuestos y opciones para valores predefinidos como pases, grupos de
clientes y proveedores, propiedades personalizadas y formatos de direccin.
Administration Setup Inventory
Valores propuestos y opciones para valores predefinidos como grupos de artculos,
propiedades de artculo, almacenes, unidades de medida, grupos de aduanas y tipos de
envo.
Al trabajar con datos maestros de interlocutor comercial y artculo, resulta til saber los campos que
son obligatorios, en concreto si se importan datos maestros de otra aplicacin. En el apndice B se
I ntroduccin y gestin de datos maestros
SAP Business One ...To Go 71
4
proporcionan listas de verificacin para la configuracin de datos maestros de interlocutor comercial
y artculo.
Figura 4-4: Opciones generales para interlocutores comerciales
Creacin de datos maestros de interlocutor
comercial
Con todos los valores predefinidos y propuestos aplicados se pueden crear registros de datos
maestros rpida y eficazmente. Tal como hemos sealado anteriormente en la visin general del
proceso de configuracin de datos maestros, es probable que muchos datos se importen de fuentes
existentes y se adapten. Pero despus de que se realice esta operacin, muchos usuarios aadirn
nuevos registros maestros de interlocutor comercial durante el transcurso de las actividades
empresariales para efectuar un seguimiento de los nuevos clientes y proveedores. Nos ocuparemos
de este aspecto en esta seccin. Nos centraremos en:
Los datos que se encuentran en cada tipo de registro.
Los datos que se utilizan en otras partes de SAP Business One.
I ntroduccin y gestin de datos maestros
SAP Business One ...To Go 72
4
Despus de tratar los interlocutores comerciales, haremos lo mismo con los datos maestros de
artculo en la seccin siguiente.
Ventana de datos maestros de interlocutor comercial
Los registros de datos maestros de cliente, cliente potencial y proveedor comparten una estructura
comn. En la figura 4-1 se ha mostrado la informacin de cabecera y la pestaaGeneral. En la
figura 4-5 se muestra el registro de datos maestros de cliente con la pestaaAccounting
seleccionada.
Tenga en cuenta que en la explicacin siguiente utilizamos el trmino interlocutor comercial para
describir las opciones de datos maestros de proveedor y de cliente.
Figura 4-5: Ventana Business Partner Master Data, pestaa Accounting
Cada una de las pestaas del registro de datos maestros tiene la misma informacin de cabecera y un
pie de pgina que consta de una fila de botones en la parte inferior.
Al utilizar la ayuda online en cualquiera de estas pestaas, puede obtener una descripcin de cada
campo. A continuacin se ofrece una visin general de los aspectos clave de la cabecera y de las
pestaas del registro maestro de interlocutor comercial.
I ntroduccin y gestin de datos maestros
SAP Business One ...To Go 73
4
La cabeceraBusiness Partner Master Data est dividida en dos grupos de campos. La parte
izquierda muestra informacin esencial sobre la empresa. En la parte derecha hay varios campos que
resumen la actividad financiera relacionada con el cliente. A continuacin se ofrecen algunos
aspectos:
Cada interlocutor comercial tiene un ID nico asignado por el usuario. Si un
interlocutor comercial es cliente y proveedor, debe crear dos registros de datos
maestros de interlocutor comercial: uno de tipo cliente y otro de tipo proveedor.
EnForeign Name se muestra el nombre de la empresa en su idioma nativo.
EnGroup se especifica la categora definida por el usuario a la que corresponde el
cliente. Se realiza la seleccin en una lista desplegable de grupos definidos en los
valores predefinidos que se han mencionado anteriormente. Los grupos se pueden
utilizar para la elaboracin de informes y para dividir los clientes para otros tipos de
procesamiento.
La opcinCurrency es muy importante, porque determina la divisa que se utilizar
para los documentos creados para este cliente.
Las flechas de navegacin naranja situadas junto a los campos de la parte derecha de la
cabecera permiten efectuar un desglose para ver el detalle de los documentos que
componen los nmeros de resumen.
Los iconos de grfico de la parte derecha de la cabecera permiten mostrar grficos que
resumen la actividad del cliente.
La pestaaGeneral, que se muestra en la figura 4-1, proporciona un resumen de varios aspectos
importantes de un cliente, as como informacin clave sobre cmo trabaja la empresa con el cliente.
La informacin va desde informacin de contacto, como nmeros de telfono y direcciones de correo
electrnico, hasta mtodos de envo preferidos pasando por informacin sobre el vendedor de su
personal que ocupa de la cuenta. En la pestaaGeneral, los interlocutores comerciales, clientes o
proveedores, se pueden asignar a territorios y tambin se pueden marcar como activos o postergados.
(Tenga en cuenta que todos los interlocutores comerciales se consideran activos, aunque no estn
marcados explcitamente como activos.)
En la pestaaContact Persons puede realizar el seguimiento de los detalles de contacto de las
personas asociadas al interlocutor comercial y sus detalles de contacto. Uno de estos contactos se
I ntroduccin y gestin de datos maestros
SAP Business One ...To Go 74
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puede establecer como el propuesto, lo que significa que aparece un nombre cuando se muestra la
informacin de la empresa (por ejemplo, en la pestaaGeneral del registro maestro de cliente).
En la pestaaAddresses se realiza un seguimiento de varias direcciones de facturacin y de envo
para cada cliente y permite que cada tipo de direccin se establezca como el propuesto. La direccin
de envo se utiliza en la pestaaLogistics del pedido de cliente.
La pestaaPayment Terms permite definir todos los parmetros relacionados con el clculo de la
fecha de vencimiento de las facturas y cmo y cundo se deben realizar los pagos (por ejemplo,
cuatro pagos fraccionados, el primero vence 30 das despus de crear la factura y las vacaciones no
se consideran das laborables para el clculo de la fecha de pago).
La pestaaPayment System especifica el conjunto de parmetros que son necesarios para un uso
eficaz del asistente de pagos.
La pestaaAccounting, mostrada en la figura 4-5, muestra las opciones de cuenta de control que se
han efectuado como parte del proceso importante y fundamental de determinacin de cuentas de
mayor. Otros campos controlan las reclamaciones y permiten asignar un cliente a un grupo que se
consolidar para la facturacin.
La pestaaProperties permite establecer cualquiera de las 64 propiedades personalizadas asociadas a
cada registro maestro. La definicin del significado de estas propiedades forma parte del trabajo de
configuracin de valores predefinidos. Las propiedades se pueden utilizar en informes o para
controlar otros comportamientos de SAP Business One.
Los botones de la parte inferior del registro de cliente mostrado en la figura 4-5 permiten cambios que
se aceptarn o descartarn (OK oCancel) o permiten la consulta de las listas de actividades
relacionadas con el cliente (Related Service Calls y Related Activities). El botnActivity permite
registrar una nueva actividad, como los resultados de una llamada de ventas o una cita.
Datos maestros del cliente potencial
Al identificar un cliente potencial, se puede crear un registro de datos maestros de cliente potencial
mediante la ventanaBusiness Partner Master Data. De este modo es posible documentar y efectuar
un seguimiento de las actividades de preventa con este cliente potencial. Puede crear los siguientes
documentos para los datos maestros del cliente potencial: oferta de ventas, pedido de cliente,
oportunidad de venta y actividad.
I ntroduccin y gestin de datos maestros
SAP Business One ...To Go 75
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Cuando el cliente potencial da el siguiente paso y compra un producto o un servicio, se convierte en
cliente. En este caso, todo lo que hay que hacer es cambiar el tipo de registro maestro de interlocutor
comercial de cliente potencial a cliente. Toda la informacin que ha aadido al registro de datos
maestros del cliente potencial se guarda, as como los documentos creados para este cliente
potencial.
Por ejemplo, si ha creado un pedido de cliente para un cliente potencial, despus de que se convierta
en cliente y compre los artculos de dicho pedido, puede utilizarlo como base para crear un
documento de entrega y, posteriormente, una factura.
Creacin de datos maestros de artculo
Aunque el contenido de los datos maestros de artculo es completamente distinto del de los datos de
interlocutor comercial, ambos se configuran de forma slida pero verstil. Por ejemplo, el maestro de
artculos realiza un seguimiento de los artculos que la empresa ha vendido, comprado e
inventariado. Con frecuencia se compran, se almacenan y venden los mismos artculos. La
informacin es la misma, slo que se utiliza de forma distinta. Los registros de datos maestros de
artculo tambin se utilizan para realizar el seguimiento de activos fijos para fines contables.
Los datos maestros de artculo estn en el ncleo de prcticamente todos los procesos de SAP
Business One. Se utilizan en casi todos los mdulos, incluidos los de ventas, compras, produccin,
MRP, inventario y servicio.
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Figura 4-6: Ventana ItemMaster Data, pestaaInventory Data
En la figura 4-6 se muestra la pestaaInventory Data de la ventanaItem Master Data, cuya
estructura es similar a la ventanaBusiness Partner Master Data. En la parte superior de la ventana,
una cabecera proporciona informacin de resumen fundamental sobre el artculo. Cada pestaa de la
ventana ofrece mayor detalle de los distintos aspectos del artculo.
A continuacin se ofrece un breve recorrido de la informacin de la cabecera y de cada pestaa, con
una explicacin de cmo los datos de cada pgina cambian el comportamiento de SAP Business
One.
La cabecera del registro de datos maestros de artculo contiene informacin general sobre el artculo,
incluido un nmero ID nico asignado por el usuario, una descripcin (incluida una descripcin en
un idioma extranjero) y opciones para determinar el tipo de artculo, la clase a la que pertenece, el
precio y la lista de precios aplicable. Las casillas de seleccin de la parte derecha indican si el
artculo se mantiene en inventario y si se ofrece para venta o compra (en muchos casos se aplican
ambas situaciones). El artculo se puede marcar como activo fijo con otra casilla de seleccin.
La pestaaGeneral de la ventanaItem Master Data tiene una combinacin de informacin sobre el
fabricante del artculo, identificadores adicionales, mtodos de envo y mtodo de emisin.
I ntroduccin y gestin de datos maestros
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En la pestaaPurchasing Data se indica el proveedor que vende el artculo, cmo identificarlo en
un catlogo, las unidades de medida empleadas para el artculo para compra y el tamao real del
artculo. Para los artculos con un historial de compras, puede hacer clic en el icono de grfico de la
parte inferior izquierda de la pestaa para mostrar un anlisis de compra grfico.
La pestaaSales Data contiene campos similares a los de lapestaaPurchasing Data sobre
unidades de medida, embalaje y otros parmetros que determinan cmo se manipula el artculo.
Tambin ofrece una vista grfica de los datos de venta del artculo cuando se hace clic en el icono de
grfico en la parte inferior izquierda de la pestaa.
En la pestaaInventory Data, que se muestra en la figura 4-6, se realiza un seguimiento de las
cantidades en almacn y se establecen los parmetros de inventario y gestin, como los siguientes:
Mtodo de valoracin, niveles de inventario mnimo y mximo, y almacn propuesto.
Indicacin de si las cantidades de artculo se gestionan en el almacn.
El inventario real del artculo en cada uno de los almacenes.
La pestaaPlanning Data contiene opciones que controlan el modo en que se realiza la
planificacin o la produccin de un artculo. Aqu se puede establecer el intervalo de pedido, pedido
mltiple y la cantidad de pedido mnima, as como el plazo requerido en das.
I ntroduccin y gestin de datos maestros
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Pedidos de clientes y
cuentas de deudores
Contenido del captulo
Visin general del proceso de ventas y cuentas de deudores
Introduccin
Paso a paso
Creacin de un documento a partir de otro
Procesamiento de grupos de documentos
Repercusin en contabilidad y en el inventario
Lista de verificacin de ventas
Hoy en da el proceso de ventas raramente es tan sencillo como vender cualquier artilugio en una
tienda, en efectivo y a un cliente a la vez. Por el contrario, el proceso ha evolucionado hacia un
complejo conjunto que puede incluir algunos de los siguientes procesos interrelacionados, o incluso
todos: planificacin de la produccin, gestin de inventario y logstica, gestin de pedidos,
facturacin y reclamaciones, as como mantener la relacin con el cliente y explorar nuevas
oportunidades de ventas. El proceso de ventas empieza potenciando las oportunidades de ventas
(consulte el captulo 8 para ms detalles), creando ofertas de ventas, registrando pedidos de cliente y
facturando a los clientes. En este captulo se tratan los pasos importantes que deben realizarse
despus de cerrar un trato, como convertir una oferta en un pedido de cliente, asegurar que el pedido
se entregue debidamente y comprobar que se genere la factura a tiempo para mejorar el flujo de caja.
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Pedidos de clientes y cuentas de deudores
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Visin general del proceso de ventas y
cuentas de deudores
El proceso de ventas y cuentas de deudores abarca desde la presentacin de una oferta de ventas de
mercancas hasta la venta de las mercancas (y servicios), la entrega de las mismas o su facturacin.
En la Figura 5-1 se muestra este proceso y los pasos correspondientes se describen en la seccin
"Paso a paso". Cada paso se relaciona con un documento, por ejemplo, un pedido de cliente o una
factura de deudor. SAPBusiness One pasa eficazmente toda la informacin importante de un
documento al siguiente dentro del flujo de documentos. (Observe que los pasos se pueden adaptar a
sus necesidades y procesos empresariales.)
Figura 5-1: Flujo de documentos de ventas y de deudores en SAP Business One
Introduccin
Muchos de los documentos de ventas y de deudores llevan la misma informacin a lo largo de todo
el proceso de ventas. Esta seccin ayuda a reconocer lo que se repite en cada documento para poder
centrarse nicamente en la informacin necesaria.
Pedidos de clientes y cuentas de deudores
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Definiciones
El trmino artculo se utiliza de forma muy especfica en SAP Business One. nicamente se
refiere a mercancas y materiales comprados, fabricados, vendidos y almacenados.
La oferta de ventas es una propuesta que contiene el compromiso de unos precios para
bienes o servicios especficos que se proporcionaran al cliente o cliente potencial si la
aceptara.
El pedido de cliente es el compromiso de un cliente o cliente potencial de comprar segn la
cantidad y la tarifa acordada un producto o servicio.
La nota de entrega indica que se ha producido el envo de las mercancas.
El documento de devolucin anula en parte o totalmente lo contabilizado en una nota de
entrega. Se utiliza cuando los clientes devuelven productos o para corregir errores cometidos en
los documentos base antes de emitir la factura de deudores.
La factura de deudores es el nico documento que debe crearse en el proceso de ventas. Se
trata de la peticin de pago, que registra los ingresos en la cuenta de prdidas y ganancias.
La factura de deudores ms pagoes el documento de facturacin de deudores que se utiliza
para ventas en efectivo a clientes puntuales.
El abono de deudores anula en parte o totalmente lo contabilizado en una factura de
deudores. Se utiliza cuando los clientes devuelven productos para los que ya se ha creado una
factura de deudores o para corregir errores realizados en la misma.
Estructura de documentos comn
Todos los documentos de ventas y de deudores de SAP Business One tienen campos similares en la
parte superior e inferior de la pgina y tres pestaas Contents, Logistics y Accounting, como se
muestra en la Figura5-2.
Los campos de la parte superior aparecen en todas las ventanas de los documentos de ventas. Aqu se
introducen los datos de cliente y las fechas de entrega, a menos que se cree un documento a partir de
otro (como se describe hacia el final de este captulo).
Los campos de la parte inferior aparecen en todas las ventanas de los documentos de ventas y
contienen los totales calculados de la venta, incluidos los descuentos (si hubiera), los gastos de
transporte y los impuestos.
Pedidos de clientes y cuentas de deudores
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Figura 5-2: Anatoma de un documento de ventas en SAP Business One
La pestaaContents incluye toda la informacin especfica de los artculos o servicios solicitados.
La pestaaLogistics describe el destino de los artculos y el mtodo de envo. Tambin incluye una
direccin de facturacin para enviar la factura de deudores. La mayora de estos datos se obtienen de
los datos maestros de artculos e interlocutores comerciales ya introducidos en SAP Business One.
En el captulo 4 se describe cmo introducir y gestionar los datos maestros.
La pestaaAccounting contiene informacin relevante de la cuenta de mayor correspondiente al
pedido tomado de los datos maestros de contabilidad financiera. En el captulo 3 se ofrece ms
informacin sobre la determinacin de cuentas de mayor y los asientos de diario automticos desde
los mdulos de ventas e inventario.
Datos clave
Si se garantiza que los datos clave son correctos desde el principio, se evitan problemas posteriores,
sobre todo porqueSAP Business One permite crear un documento a partir de otro, como se
describe ms adelante en este captulo. Aunque la informacin se rellene automticamente, es
recomendable comprobar que sea correcta.
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Alerta sobre la introduccin de datos. nicamente los usuarios con la debida autorizacin
pueden introducir o actualizar los datos maestros de los interlocutores comerciales, artculos u
otros. Consulte el captulo 10 para obtener ms informacin.
Datos clave: Cliente
Los datos de cliente ofrecen informacin sobre quin compra los productos o servicios. Antes de
crear un documento de ventas, asegrese de que se han introducido correctamente todos los datos
relevantes en el registro maestro de interlocutores comerciales del cliente. Compruebe especialmente
que las direcciones de facturacin y envo sean correctas.
Para localizar la informacin existente del cliente, haga clic en el botn a la derecha del campo
Customer en la cabecera del documento o pulse la teclaTab en el campoCustomer. Aparece la
ventanaList of Business Partners (consulte la la Figura5-3).
Figura 5-3: Especificacin de un cliente en un documento de ventas
Pedidos de clientes y cuentas de deudores
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Si est autorizado, puede introducir nueva informacin del cliente al crear un documento de ventas.
Para ello, haga clic en el botnNew en la parte inferior de la ventanaList of Business Partners para
abrir la ventanaBusiness Partner Master Data.
Datos clave: Artculo
Los datos de artculos identifican los productos o servicios que se venden. Para ver una lista de
artculos, pulse la teclaTab desde el campoItem No. en la pestaaContents del documento. Puede
seleccionar de la lista o hacer clic en el botnNew para introducir un artculo nuevo.
Figura 5-4: Especificacin de un artculo en un documento de ventas
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Sugerencia de utilizacin. Qu ocurre si el cliente desea pedir varios artculos? Se pueden
seleccionar varios artculos en List of Items manteniendo pulsada la tecla Ctrl y haciendo clic
en todos los artculos que desee.
Se puede introducir informacin de clientes o artculos nueva o actualizada directamente en los
campos relevantes del documento de ventas. Sin embargo, cabe recordar que esta informacin no
actualiza el registro de datos maestros y slo es relevante en el documento de ventas donde se
introduce. Si cambia el nombre de un cliente o la descripcin de un artculo directamente en el
documento de ventas, pulseCtrl +Tab para continuar cuando haya acabado. Sin embargo, si desea
realizar un cambio permanente o crear un artculo o un cliente nuevo, recomendamos que cambie el
registro relevante de datos maestros o cree uno nuevo. De esta forma, los datos actualizados o el
artculo o cliente nuevo estarn disponibles en adelante.
Mediante la funcin de configuracin de formularios deSAP Business One, se puede cambiar el
formato de cualquier fila en la pestaaContents de cualquier documento de ventas. Es recomendable
introducir subtotales de los grupos de artculos solicitados. O tambin puede aportar informacin
especial sobre la fabricacin, gestin o el envo de artculos especficos. Siempre que haya realizado los
cambios adecuados con la funcin de configuracin (consulte el captulo 6, figura 6-5), todo lo que hay que
hacer es pulsar en la lista desplegable del campoType y seleccionar T (de texto) o bien (de subtotal).
Datos clave: direcciones de envo y facturacin. Puesto que SAP Business One automatiza
tantos de los procesos relacionados con el proceso de ventas y cuentas de deudores, es
esencial seleccionar o introducir los datos correctos de clientes y artculos al iniciar un
pedido de cliente. Por ejemplo, cosas tan sencillas como las direcciones de envo y facturacin
del cliente, si se introducen con errores u omisiones, pueden afectar en gran medida a los
procesos empresariales si los productos solicitados aparecen donde no deberan o las facturas se
envan a una oficina equivocada. En el captulo 4 se describe cmo introducir y gestionar los
datos maestros.
Clculos clave: I ngreso bruto y peso y volumen
La barra de herramientas de SAP Business One ofrece iconos para acceder rpidamente a dos tiles
clculos: ingreso bruto y el peso y el volumen de todos los artculos de un documento de ventas.
Clculo del ingreso bruto
Se puede averiguar inmediatamente cul es la repercusin de un documento de ventas en el balance
final mediante el clculo del ingreso bruto. No hay ms que hacer clic en el icono de ingreso bruto
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de la barra de herramientas de SAP Business One para mostrar una ventana como la de la Figura
5-5.
Figura 5-5: Clculo del ingreso bruto en accin
Gross Profit se calcula obteniendo el precio de venta ampliado (precio de venta multiplicado por la
cantidad) menos el precio base ampliado (precio base multiplicado por la cantidad). Profit % se
calcula dependiendo de la configuracin de la pestaaAdministration Document Settings
General, donde el usuario (y el consultor de implementacin) han especificado si el
porcentaje de ingreso bruto es la relacin del ingreso bruto respecto al precio de venta o del
ingreso bruto respecto al precio de coste. En la pestaaGeneral de la ventanaDocument Settings
se puede definir el valor propuesto para el clculo del precio base: el coste del artculo (el valor
propuesto en la Figura 5-5), una lista de precios especfica, el coste del artculo la ltima vez que se
compr, etc.
Clculo de volumen y peso
La determinacin del volumen y el peso de un pedido es esencial para la logstica de envo y
recepcin de pedidos. Para calcular el volumen y el peso de todos los artculos de un documento de
ventas determinado, haga clic en el icono de volumen y peso de la barra de herramientas de SAP
Business One. La informacin de volumen y peso se obtiene de los datos maestros de cada artculo y
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el total se calcula automticamente. Sin embargo, si hay artculos que no tienen esta informacin en
sus registros de datos maestros, el total no ser exacto.
Recordatorios clave: Adicin de una actividad a un documento
de ventas
Puede resultar til anotar informacin sobre el trabajo con los clientes. Por ejemplo, puede ser
recomendable tomar notas sobre una llamada telefnica o una reunin con unos clientes. Tambin
puede ser til definir un recordatorio para realizar el seguimiento y comprobar que el cliente haya
recibido la mercanca y est satisfecho. Se pueden aadir actividades a todos los documentos de
ventas. Visualice el documento de ventas como ventana activa y seleccioneGoto New Activity en
la barra de mens para ver la ventanaActivity. En la ventanaActivity, se pueden especificar tipos
de actividad y notas sobre la actividad. Para obtener ms informacin, consulte el captulo 8.
Paso a paso
A continuacin estudiaremos el proceso de ventas y cuentas de deudores con ms detalle, paso a
paso, empezando por la oferta de ventas.
Paso 1: Oferta de ventas
Los clientes, antes de formalizar un pedido, generalmente desean tener una oferta de ventas para
valorarla en la propia empresa. Puede introducir y trabajar con ofertas de ventas en este mdulo o
mediante la aplicacin complementaria de integracin deMicrosoft Outlook paraSAP Business One,
como se describe en el captulo 8. Las ofertas de ventas se pueden crear para clientes existentes o
potenciales.
Para crear una oferta de ventas, seleccioneMain Menu Sales - A/R Sales Quotation. Aparece
una oferta de venta en blanco. Especifique un cliente (o cliente potencial) y los artculos que desee,
como se describe en las Figuras 5-3 y 5-4. Cuando est satisfecho con los detalles de la oferta, haga clic
enAdd. SAP Business Oneaade la oferta de ventas. Si es necesario, posteriormente se pueden
realizar cambios.
Como se describe en la seccin anterior, se puede calcular el ingreso bruto y el peso y el volumen del
artculo. No hay ms que hacer clic en los iconos correspondientes de la barra de herramientas de
SAP Business One.
Pedidos de clientes y cuentas de deudores
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Cmo gestiona SAP Business One la informacin sobre precios? En SAP Business
One, los precios de los artculos se definen en listas de precios. Las listas de precios se asignan
a los interlocutores comerciales (cliente o proveedor). Al contabilizar la transaccin de un cliente,
el precio del artculo se determina segn la lista de precios asignada. La primera vez que se
configura SAP Business One, se introducen los datos de los interlocutores comerciales,
incluidas las condiciones de pago y las listas de precios. Esta informacin se revisa y modifica
con el paso del tiempo. Puesto que SAP Business One es una aplicacin de gestin
empresarial en tiempo real, cuando se consultan los precios aplicables a un cliente, stos
siempre estn actualizados. De esta manera, se tiene la flexibilidad de ofrecer precios
especiales a los clientes. En el captulo 4 se describe cmo introducir y gestionar los datos
maestros.
Paso 2: Pedido de cliente
El pedido de cliente es un documento importante, ya que indica a todo el mundo que debe ocuparse
de satisfacer ese pedido. Como tal, este documento es importante para planificar la fabricacin, crear
pedidos de compra y planificar recursos. Una caracterstica exclusiva deSAP Business One es que se
pueden crear pedidos de compra directamente desde los pedidos de cliente, lo que simplifica la
cadena de suministro y los procesos de planificacin de necesidades de material (consulte el captulo
7 para obtener ms detalles).
Creacin de pedidos de cliente
Los pedidos de cliente se pueden crear de cero o a partir de una oferta de ventas. En la Figura 5-6 se
muestra cmo crear un pedido de cliente a partir de una oferta de ventas mediante el botnCopy
To.
Pedidos de clientes y cuentas de deudores
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Figura 5-6: Copiar una oferta de ventas en un pedido de cliente
El botnCopy To permite crear el siguiente documento del proceso de forma casi instantnea.
Consulte "Creacin de un documento a partir de otro" ms adelante en este captulo para obtener ms
informacin.
Se puede crear un pedido de cliente seleccionandoSales - A/R Sales Order. Cuando los datos
maestros estn correctamente configurados, slo hay que introducir informacin en un par de
campos:
Pedidos de clientes y cuentas de deudores
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CampoCustomer: consulte la Figura 5-3:
Artculos: introduzca los artculos como se muestra en la Figura 5-4 y especifique las
cantidades
Si todava no est preparado para aadir el pedido de cliente (haciendo clic en el botnAdd), puede
guardarlo como borrador (seleccionandoFile Save as Draft). Consulte el captulo 10 para obtener
ms informacin sobre los borradores de documentos.
Cmo se crea una orden permanente? Para crear una orden permanente para artculos o
servicios de entrega peridica (por ejemplo, alquileres de oficinas y equipos, contratos de servicio
o entregas peridicas de mercancas necesarias para el cliente), cree un pedido de cliente con
tantas posiciones como sean necesarias (por ejemplo, 12 posiciones para cubrir entregas
mensuales durante un ao). A continuacin, se puede cerrar una lnea cada vez a medida que se
entregan los artculos o servicios.
Los pedidos de cliente se pueden modificar (cambiar las cantidades, actualizar los precios o los
descuentos, etc.) despus de contabilizarlos, si se ha realizado lo siguiente:
Se ha seleccionado la opcin de permitir cambios en Administration System
Initialization Document Settings pestaa Per Document Sales Orders.
No se han creado documentos como notas de entrega o facturas de deudores desde el
pedido de cliente
Si se detiene un proceso de ventas, y el pedido de cliente todava no se ha copiado a un documento
de deudores de nivel superior, como una nota de entrega o una factura de deudores, puede cancelarse
el pedido (como se muestra en la Figura 5-7). Sin embargo, si el pedido de cliente se ha copiado, en
parte o totalmente, a un documento de deudores de nivel superior, no se puede cancelar el pedido de
cliente; solo se puede cerrar.
Pedidos de clientes y cuentas de deudores
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Figura 5-7: Cancelacin o cierre de un pedido de cliente
Alerta sobre la gestin de documentos. Al igual que el resto de documentos de SAP
Business One, los pedidos de cliente no se eliminan cuando se cancelan o cierran. Siguen
pudindose visualizar e imprimir, pero no pueden modificarse ni copiarse a un documento de
ventas de nivel superior. Adems, los documentos cancelados o cerrados de SAP Business One
ya no aparecen en la lista de partidas abiertas.
Repercusin de los pedidos de cliente en contabilidad y en el inventario
EnSAP Business One, los pedidos de cliente afectan al inventario disponible. Esto significa que el
inventario disponible para ventas se reduce de acuerdo con la cantidad del pedido. Al introducir
pedidos de cliente, no se contabilizan los cambios basados en valor en el libro mayor, aunque los
artculos se aaden en la cantidad comprometida en el mdulo de inventario.
Cuando se cancela o se cierra un pedido de artculos, se reduce la cantidad comprometida en el
mdulo de inventario. Las cantidades solicitadas se pueden ver en varios informes, como el de estado de
inventario. Esta informacin es importante para optimizar los procesos de ventas y los niveles de
stock.
Paso 3: Entrega
Las notas de entrega indican que se han entregado las mercancas. A veces, las notas de entrega se
denominan listas de embalaje.
Pedidos de clientes y cuentas de deudores
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Creacin y contabilizacin de notas de entrega
Para crear una nota de entrega, seleccioneSales - A/R Delivery. Aparece una nota de entrega en
blanco; seleccione un cliente y rellene los artculos que se entregan. Para contabilizar la nota de
entrega, haga clic enAadir.
Frecuentemente, es posible que desee crear una nota de entrega a partir de un pedido de cliente o de
una oferta de ventas. Para ello, simplemente visualice el pedido de cliente o la oferta de ventas y
seleccioneDelivery en la lista desplegable del botn Copy To. Tambin se puede crear una nota
de entrega de varios pedidos u ofertas; consulte "Creacin de un documento a partir de otro" ms
adelante en este captulo para obtener ms informacin.
Cmo facilita SAP Business One el proceso de picking y embalaje? Una vez creado un
nuevo pedido de cliente con el estado aprobado, se puede utilizar el gestor de picking y
embalaje, al que se accede desde el mdulo de inventario, para gestionar las actividades de
picking. El proceso empieza con la creacin de una lista de picking, pasa a la notificacin de las
cantidades de picking y termina con el embalaje y la entrega. El gestor de picking y embalaje
permite pasar todos o parte de los artculos a una lista de picking, realizar un picking parcial de
los mismos o bien uno total. Tambin se puede crear una nota de entrega en cualquier fase del
proceso de picking. Para ms informacin sobre esta funcin, vaya a Help Contents tab
Inventory Pick and Pack Pick and Pack Manager.
Se puede cerrar una nota de entrega eligiendo Data Close, siempre que no se haya copiado en una
factura de deudores o en un documento de devolucin. El inventario slo aumenta cuando se crea un
documento de devolucin a partir de la nota de entrega. No se puede crear una factura de deudores a
partir de una nota de entrega cerrada ni se puede crear otro documento de ventas con referencia a la
nota de entrega. Tampoco se pueden realizar cambios en la nota de entrega cerrada.
Pedidos de clientes y cuentas de deudores
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Figura 5-8: Creacin de una nota de entrega
Paso opcional: Devolucin
Los clientes pueden devolver productos por diferentes motivos. En tal caso, se crea un documento de
devolucin. Si las mercancas devueltas ya se han facturado, en lugar de ello hay que crear un abono
de deudores, como se describe ms adelante en este captulo.
Al introducir un documento de devolucin, se anula en parte o totalmente lo contabilizado en una
nota de entrega. Una vez contabilizado un documento de devolucin, se actualizan las cantidades de
inventario. La contabilizacin de un documento de devolucin tambin actualiza automticamente el
valor del inventario.
Repercusin de la entrega en contabilidad y en el inventario
La creacin de notas de entrega enSAP Business One reduce los niveles de inventario reales. Al
contabilizar una nota de entrega, tambin se contabiliza la salida de mercancas correspondiente. Las
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mercancas salen del almacn y se contabilizan los cambios correspondientes en el inventario.
Cuando cambia el inventario, tambin lo hacen los valores del libro mayor.
Paso 4: Factura de deudores
Cuando se entregan mercancas o se prestan servicios, se factura al cliente mediante una factura de
deudores. La factura de deudores es una peticin de pago. La contabilizacin de una factura de
deudores registra los ingresos en la cuenta de prdidas y ganancias.
Creacin y contabilizacin de facturas de deudores
Se pueden crear facturas de deudores a partir de una o varias ofertas de ventas, pedidos de cliente o
notas de entrega (consulte "Creacin de un documento a partir de otro" ms adelante en este
captulo). Tambin se puede crear una factura de cero seleccionandoSales - A/R A/R Invoice.
Una vez contabilizada una factura de cliente, no se puede cambiar ni eliminar porque se trata de un
documento legal de contabilidad que crea entradas en el libro mayor.
Tenga en cuenta que no se puede copiar de un pedido de cliente para crear una factura si el
interlocutor comercial sigue clasificado como cliente potencial. En el cuadro de texto siguiente se
indica cmo pasar un cliente potencial a cliente real.
Cmo se convierte un cliente potencial en cliente real? Los clientes potenciales se
pueden pasar a clientes reales en los datos maestros del interlocutor comercial. Vaya al registro
maestro de interlocutores comerciales y seleccione Customer en la lista desplegable a la derecha
del cdigo del interlocutor comercial.
Pedidos de clientes y cuentas de deudores
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Figura 5-9: Creacin de facturas de deudores
Paso opcional: Factura de deudores ms pago
Este documento se utiliza para ventas en efectivo a clientes puntuales. Sin embargo, para ello hay que
crear un registro maestro separado para clientes puntuales. Este registro generalmente se define en la
configuracin de SAP Business One cuando se determina la cuenta de mayor de los pagos
entrantes. Si todava no ha especificado ningn cliente puntual por defecto, puede hacerlo en
Administration Setup Financials G/L Account Determination. Elija la pestaaSales. En la
subpestaaGeneral, pulseTab en el campo Default Customer for A/R Invoice + Payment para ver
una lista de clientes. Seleccione un cliente o introduzca un cliente nuevo con este fin.
Para introducir una venta puntual, seleccioneSales - A/R A/R Invoice + Payment. SAP Business
One rellena automticamente la informacin del cliente puntual; se pueden introducir detalles
Pedidos de clientes y cuentas de deudores
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del cliente si se desea. Introduzca los artculos, las cantidades, el cdigo de impuestos y los posibles
descuentos; a continuacin, haga clic en el icono de medio de pago para ver la ventanaPayment
Means. Introduzca el pago de la cantidad total de la factura y haga clic enOK. (No se aceptan pagos
parciales). Haga clic en el botnAdd para finalizar la venta.
SAP Business One gestiona la factura de deudores ms pago de la misma manera que una
factura de deudores estndar. Los asientos de diario correspondientes de los mdulos de
contabilidad e inventario deSAP Business One se procesan automticamente cuando se
contabiliza el documento.
Paso opcional: Abono de deudores
Cuando un cliente devuelve mercancas, se emite un documento de devolucin, como se ha descrito
anteriormente. Pero si ya se ha contabilizado la factura de deudores, se emite un abono de deudores.
Cuando se crea un abono de deudores, se anula en parte o totalmente lo contabilizado en una
factura de deudores. Una vez contabilizado el abono de deudores, aumentan las cantidades del
inventario, se crea el abono en la cuenta del cliente y la cuenta de ingresos se corrige segn el mismo
importe. El IVA tambin se corrige automticamente.
Existe una restriccin al copiar documentos de devolucin en abonos de deudores segn cmo se
haya creado el documento de devolucin. Si se ha creado el documento de devolucin a partir de una
nota de entrega, no se puede copiar el documento de devolucin en un abono de deudores. Sin
embargo, si el documento de devolucin no se basa en una nota de entrega, se puede copiar el
documento de devolucin en un abono de deudores.
EnSAP Business One, los abonos de deudores se pueden crear a partir de facturas de deudores
existentes y documentos de devolucin. Tambin se pueden crear abonos de deudores para
servicios (artculos que no forman parte del inventario). La contabilizacin de abonos para servicios
no tiene efecto en las cantidades del inventario.
Repercusin de las facturas de deudores en contabilidad y en el
inventario
Una vez contabilizada la factura de deudores, se realizan los asientos de diario en las cuentas
correspondientes de clientes e ingresos. Si se contabiliza sin referencia a una nota de entrega,
tambin disminuye los valores y las cantidades del inventario.
Pedidos de clientes y cuentas de deudores
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Creacin de un documento a partir de otro
Los documentos de ventas se crean unos a partir de otros. Con frecuencia, las ofertas se convierten
en un pedido de cliente que pasa a ser una nota de entrega y, finalmente, una factura de deudores. En
la Figura 5-6 mostrada anteriormente en este captulo se muestra cmo copiar rpidamente un
documento al siguiente documento de la secuencia mediante el botnCopy To. El documento
original se denomina documento base y el documento creado a partir de l se denomina documento
destino. La creacin de un documento a partir de otro permite ahorrar tiempo y trabajo.
Alerta sobre el tipo de documento. Al copiar un documento de ventas en otro, asegrese de
que el documento base y el de destino sean del mismo tipo, tanto si se trata de artculos como
servicios. En los documentos de ventas no se pueden mezclar artculos y servicios, y los
documentos de venta de artculos no se pueden cruzar con documentos de venta de servicios.
SAP Business One tambin facilita el seguimiento de un documento a otro. Si se muestra un
pedido de cliente creado a partir de una oferta de ventas y se hace clic en el icono de documento
base , SAP Business One muestra la oferta de ventas en que se basa el documento. Si se
muestra la oferta de ventas y se hace clic en el icono de documento destino , SAP Business One
muestra el pedido de cliente.
El botnCopy From permite seleccionar documentos base a partir de los que crear un documento nuevo.
Al hacer clic enCopy From se inicia el asistente de obtencin documentos, que se describe en el
captulo10.
A menudo, el primer paso para crear un documento a partir de otro consiste en localizar el
documento base que se desea utilizar. Por ejemplo, un comercial podra llamar diciendo que ha
cerrado una venta y pedir que se cree un pedido de cliente. Cmo puede encontrar la oferta de
ventas correspondiente? Una herramienta para localizar rpidamente estos documentos esOpen Items
List. En la Figura5-10 se muestra este informe, que se crea seleccionandoSales - A/R Sales
Reports Open Items List. El informe muestra todos los documentos abiertos del tipo que
seleccione en la lista desplegable de la parte superior derecha. A continuacin puede seleccionar la
oferta de ventas correspondiente, por ejemplo, y crear un pedido de cliente con slo un clic en el botn
Copy To. Esta es solamente una de las maneras en que SAP Business One permite ahorrar tiempo en
el trabajo diario. Cuando se crea un documento a partir de otro de esta manera, toda la informacin
Pedidos de clientes y cuentas de deudores
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relevante se copia del documento base al nuevo, reducindose as el tiempo de introduccin de datos
y los errores.
Figura 5-10. En Open Items List se muestran varios tipos de documentos abiertos
Procesamiento de grupos de documentos
A veces resulta til crear muchos documentos de ventas a la vez. A lo mejor es necesario crear un
lote de facturas de deudores o de notas de entrega. En tal caso, se utiliza el asistente de creacin de
documentos. Si hay varios clientes que se retrasan en el pago, podra utilizarse el asistente de
reclamaciones para crear avisos de retraso. En esta seccin se describen estos asistentes.
Asistente de creacin de documentos
El asistente de creacin de documentos le permite procesar un gran nmero de documentos de ventas
de destino. Muchas empresas prefieren generar lotes de facturas en lugar de facturas individuales.
As tambin se agiliza la facturacin a los clientes. Con este asistente, se pueden combinar los pedidos
de cliente abiertos en una factura, lo que resulta ms prctico para el cliente, ya que puede pagar todo
lo que debe con una sola factura en lugar de recibir varias facturas distintas.
Alerta sobre el asistente de creacin de documentos. Puesto que al crear documentos de
ventas se crean registros automticos en el libro mayor, el asistente de creacin de documentos
debe utilizarse con precaucin y preferiblemente con la ayuda del consultor de implementacin.
Consulte el captulo 10 para obtener ms informacin.
Pedidos de clientes y cuentas de deudores
SAP Business One ...To Go 99
5
Asistente de reclamaciones
El asistente de reclamaciones automatiza el proceso de enviar avisos de retraso a los clientes.
Adems, el asistente hace un seguimiento del "comportamiento de pago" del cliente, lo que permite
tomar decisiones sobre condiciones de pago en futuros pedidos. Esta informacin tambin es til al dar
informacin sobre los clientes a entidades de crdito y otras instituciones financieras.
El asistente se inicia seleccionandoSales - A/R Dunning Wizard. En la primera pantalla se explica
la funcin del asistente. Haga clic enNext para ir al paso 1, donde se especifica si se desea cargar
un asistente guardado, con sus parmetros, o iniciar uno nuevo. Haga clic enNext para ir al paso 2,
donde se pueden especificar parmetros generales, como el nombre del lote de reclamaciones y la
fecha. Haga clic enNext para ir al paso 3, donde se seleccionan los interlocutores comerciales.
Haga clic enAdd para ver la ventanaBP Properties y haga clic enOK si desea incluir todos los
interlocutores comerciales (si se desea, se puede ser ms selectivo). Haga clic enNext para ir al
paso 4, que permite especificar el rango de fechas de contabilizacin que se desea incluir. Por
defecto, se incluyen todos los das hasta la fecha en curso. Haga clic enNext para ir al paso 5,
Recommendation Report, que se muestra en la Figura5-11.
Figura 5-11: I nforme de recomendacin en el asistente de reclamacin
En esta pantalla se muestran las facturas de deudores atrasadas para las que se crearn cartas de
reclamacin. Se puede limitar la lista para incluir slo interlocutores comerciales sin detalles de
facturacin haciendo clic en el botnCollapse All. Haga clic enNext de nuevo para ir al paso 6,
Pedidos de clientes y cuentas de deudores
SAP Business One ...To Go 100
5
donde se puede guardar el conjunto de parmetros y salir, guardar el informe de recomendacin
como borrador y salir, o imprimir las cartas de reclamacin y salir. Para ms informacin sobre el
asistente de reclamaciones, vaya aHelp Sales - A/R Dunning Wizard.
Informe de reclamacin. El informe de antigedad de crditos del cliente constituye la base
del mdulo de ventas y deudores. En este informe se muestra todo el dinero que se debe a la
empresa y la duracin de la deuda. Este informe es esencial para gestionar el flujo de caja de la
empresa y evaluar la calidad del crdito de los clientes. Para generar este informe, seleccione
Sales A/R Sales Reports Customer Receivables Aging.
Repercusin en contabilidad y en el
inventario
A continuacin se resumen las implicaciones ms importantes en contabilidad y en el inventario de
los documentos de ventas de SAP Business One estudiados en este captulo.
Documento de
ventas
Repercusin en contabilidad Repercusin en el inventario
Oferta de ventas No contabiliza No contabiliza
Pedido de cliente
No contabiliza
Aumenta la cantidad
comprometida
Nota de entrega Crea un cargo en la cuenta de coste de
productos vendidos y un abono en la
cuenta de inventario
Reduce el inventario disponible
Devolucin Crea un cargo en la cuenta de
devoluciones de inventario y un abono en
la cuenta de coste de productos vendidos
Aumenta el inventario
disponible
Factura de
deudores
Si la factura de deudores se basa en una
nota de entrega, crea un cargo en la
cuenta de control de deudores del
interlocutor comercial y un abono en la
cuenta de ingresos de ventas
Si la factura de deudores no se basa en
una nota de entrega, crea un cargo en la
cuenta de control de deudores del
interlocutor comercial y un abono en la
cuenta de ingresos de ventas; tambin
crea un cargo en la cuenta de coste de
productos vendidos y un abono en la
cuenta de inventario
Reduce el inventario disponible
si la factura de deudores se
crea sin referencia a una nota
de entrega
Pedidos de clientes y cuentas de deudores
SAP Business One ...To Go 101
5
Factura de
deudores ms
pago
Crea un cargo en la cuenta de control de
deudores del interlocutor comercial y un
abono en la cuenta de ingresos de ventas;
crea un cargo en la cuenta de coste de
productos vendidos y un abono en la
cuenta de inventario; crea un cargo en la
cuenta de cheques recibidos y un abono
en la cuenta de control de deudores del
interlocutor comercial
Reduce el inventario disponible
Abono de
deudores
Crea un cargo en la cuenta de control de
deudores del interlocutor comercial y un
abono en la cuenta de ingresos
Aumenta el inventario
disponible
Pedidos de clientes y cuentas de deudores
SAP Business One ...To Go 102
5
Lista de verificacin de ventas
Introduccin
Los datos maestros de cliente contienen direcciones exactas de envo y
facturacin
Se han definido las condiciones de pago y los parmetros de reclamacin
Los datos maestros de los artculos contienen productos o servicios vendidos
anteriormente
Paso 1: Oferta de ventas
Abra un documento de oferta de ventas
Seleccione un cliente existente o potencial o bien introduzca uno nuevo
Introduzca los artculos, las cantidades y los precios
Paso 2: Pedido de cliente
Copie una oferta de ventas o abra un nuevo documento de pedido de cliente
Seleccione un cliente o introduzca uno nuevo
Introduzca los artculos, las cantidades y los precios
Paso 3: Entrega
Realice el picking, embalaje y envo de los artculos a los clientes
Confirme la entrega mediante la nota de entrega
Si el cliente devuelve algn artculo o si existen errores en los documentos base, utilice
un documento de devolucin
Paso 4: Factura de deudores
Solicite el pago al cliente con una factura de deudores
Si realiza una venta en efectivo a un cliente puntual, utilice una factura de deudores
ms pago
Si el cliente devuelve algunos o todos los artculos o si se detectan errores en los
documentos base despus de contabilizar la factura de deudores, utilice un abono de
deudores
SAP Business One ...To Go 103
Pedidos de compras y cuentas de
acreedores
Contenido del captulo
Visin general del proceso de compras y cuentas de acreedores
Introduccin: estructura comn y datos clave
Paso a paso
Creacin de un documento a partir de otro
Repercusin en contabilidad y en el inventario
Lista de verificacin de compras
El hecho de comprar no se limita a pedir y pagar lpices y clips para sujetar papeles. Las compras
son el proceso para garantizar un flujo estable de materiales que entran en la empresa en el momento
y el lugar necesarios. Como aplicacin totalmente integrada para una completa gestin empresarial,
SAPBusiness One le facilita el proceso de compras, empezando por el pedido de compras y
siguiendo con el resto de documentos. SAP Business One captura informacin automticamente
en cada paso para conocer en todo momento la disponibilidad del inventario, as como el estado
financiero actualizado de la empresa. La vista en tiempo real permite identificar una posible
infracobertura antes de que se produzca (consulte los detalles sobre la planificacin de necesidades
de material en el captulo 7). Un historial preciso permite hacer el seguimiento de los proveedores
que responden con regularidad.
En este captulo nos centramos en los pasos bsicos para ejecutar un pedido de compras enSAP
Business One y otros documentos de compra derivados.
Visin general del proceso de compras y
cuentas de acreedores
En esta seccin trataremos el proceso bsico de tres pasos para solicitar, recibir y pagar productos o
servicios. El diagrama de flujo de la Figura 6-1 muestra a grandes rasgos la relacin entre los
6
Pedidos de compras y cuentas de acreedores
SAP Business One ...To Go 104
6
documentos de compra deSAP Business One, incluidos los pasos opcionales, que se explican en la
seccin siguiente.
Figura 6-1: Flujo de documentos de compras en SAP Business One
A veces el proceso no es fluido porque pueden surgir problemas. Por este motivo, SAP Business One
permite crear otros documentos de compras relacionados para hacer frente a circunstancias
especiales. Estos documentos de compras adicionales permiten responder automticamente a todas
las circunstancias que puedan surgir en el proceso de acreedores, como tener que devolver artculos
defectuosos, pagar aranceles u otros derechos, etc. Es obvio que esto permite ahorrar mucho tiempo
y trabajo, ya que se elimina la necesidad de hacer cuadrar manualmente los cambios con los
documentos de compras originales.
Pedidos de compras y cuentas de acreedores
SAP Business One ...To Go 105
6
Definiciones
El trmino artculo se utiliza de forma muy especfica en SAP Business One. nicamente se
refiere a mercancas y materiales comprados, fabricados, vendidos y almacenados.
El pedido de compras es el documento que se proporciona al proveedor y que especifica los
artculos o servicios que desea comprar, incluidas las cantidades y los precios acordados.
La factura de anticipo de acreedores es similar a un pedido pero incluye una peticin de
pago. Se utiliza cuando el proveedor requiere el pago anticipado antes de entregar un artculo o
servicio.
La entrada de mercancas es el documento que indica la entrega de mercancas de un
proveedor a una empresa. Se utiliza para actualizar las cantidades y los valores del inventario.
El documento de devolucin de mercancas permite anular una entrada de mercancas una
vez contabilizado. Se utiliza cuando parte o todas las mercancas recibidas se devuelven al
proveedor.
El documento de precios de entregase utiliza cuando existen costes adicionales en la compra
de artculos, generalmente extranjeros, como aranceles, honorarios de agentes, etc.
La factura de acreedores es el documento en el que las cuentas de acreedores pasan a la
informacin de la factura del proveedor y definen el pago.
El abono de compras (o cargo de acreedores) permite anular la factura de acreedores, en
parte o totalmente, una vez contabilizada. Crea un abono en la empresa por los productos
devueltos al proveedor.
Introduccin:
Estructura comn y datos clave
Todos los documentos de compras deSAP Business One comparten una estructura similar y
utilizan muchos datos comunes. Antes de profundizar en los documentos, seguidamente
describimos la parte comn de cada uno.
Estructura de documentos comn
Todos los documentos de compras de SAP BusinessOne tienen campos similares en la parte superior
e inferior de la pgina y tres pestaasContents, Logistics y Accounting. Esta estructura ayuda a
garantizar que se recopilen todos los datos importantes a medida que avanza el proceso de acreedores
iniciado por un pedido.
Pedidos de compras y cuentas de acreedores
SAP Business One ...To Go 106
6
Los campos de la parte superior aparecen en todas las ventanas de los documentos de compras. Aqu
se introducen datos de proveedor y fechas de entrega siempre que SAP Business One no lo haga
automticamente como parte del flujo de proceso.
Los campos de la parte inferior aparecen en todas las ventanas de los documentos de compras y
contienen los totales calculados de la compra, incluidos los gastos de transporte y los impuestos.
La pestaaContents es donde se introducetoda la informacin especfica de los artculos o
servicios solicitados, como cantidad, precio, nmero de artculo y descripcin.
La pestaaLogistics contiene la direccin de envo de los artculos o servicios, as como la de los
pagos. Aqu tambin se especifica el mtodo de envo. La mayora de la informacin se obtiene de
datos maestros preconfigurados de la empresa y de datos de proveedor.
La pestaaAccounting contiene informacin relevante de la cuenta de mayor correspondiente a la
compra obtenida de los datos maestros de contabilidad financiera. En el captulo 4 se ofrece ms
informacin sobre la determinacin de cuentas de mayor y sobre cmo SAP Business One gestiona
los asientos de diario automticos desde los mdulos de compras, ventas e inventario.
Figura 6-2: Anatoma de un documento de compras en SAP Business One
Pedidos de compras y cuentas de acreedores
SAP Business One ...To Go 107
6
Datos clave
Si se obtienen los datos ms importantes desde el principio, esto garantiza que los procesos de
acreedores sean fluidos y evita posteriores problemas innecesarios, especialmente porque SAP
Business One permite crear documentos a partir de documentos existentes (consulte "Creacin
de un documento a partir de otro" ms adelante en este captulo). Por lo tanto, en todos los
documentos de compras es muy recomendable asegurarse de que la informacin que contienen sea
completa y correcta.
Alerta sobre la introduccin de datos. nicamente los usuarios con la debida autorizacin
pueden introducir o actualizar los datos maestros de los interlocutores comerciales u otros datos
maestros. Consulte el captulo 10 para obtener ms informacin.
Datos clave: Proveedor
Los datos de proveedor identifican quin suministra los productos y servicios. Para poder crear
documentos de compras, debe introducirse el proveedor en la lista de interlocutores comerciales de
SAP Business One. En el captulo 4 se describe cmo introducir datos maestros.
Para localizar la informacin existente del proveedor, haga clic en el botn a la derecha del campo
Vendor en la cabecera del documento o pulse la teclaTab en el campoVendor. List of Business
Partners aparece en una ventana emergente.
Si est autorizado, puede introducir nueva informacin del proveedor al crear un documento de
compras. Para ello, haga clic en el botnNew al final de la ventana emergenteList of Business
Partners.
Alerta sobre el mtodo de pago. Si desea emitir un cheque para el proveedor mediante el
asistente de pago, asegrese de definir el mtodo de pago en el registro de datos maestros del
proveedor. En el captulo 4 se ofrece ms informacin sobre la gestin de datos maestros.
Pedidos de compras y cuentas de acreedores
SAP Business One ...To Go 108
6
Figura 6-3: Especificacin de un proveedor
Datos clave: Artculo
Los datos de artculo identifican qu se compra. Para localizar List of Items (productos y materiales),
pulse la teclaTab desde el campoItem No. en la pestaaContents del documento. En la ventana
emergente que aparece, puede seleccionar de la lista o introducir datos nuevos haciendo clic en el
botnNew.
Pedidos de compras y cuentas de acreedores
SAP Business One ...To Go 109
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Figura 6-4: Especificacin de un artculo
Sugerencia de utilizacin. Se pueden seleccionar varios artculos en la lista manteniendo
pulsada la tecla Ctrl y haciendo clic en todos los artculos que desee.
Se puede introducir informacin de proveedores o artculos nueva o actualizada directamente en los
campos relevantes del documento de compras. Sin embargo, cabe recordar que esta informacin no
actualiza el registro de datos maestros y solo es relevante en el documento de compras donde se
introduce. Si cambia el nombre de un proveedor o la descripcin de un artculo directamente en el
documento de compras, pulseCtrl +Tab para continuar cuando haya acabado. Sin embargo, si
desea realizar un cambio permanente o crear un artculo o un proveedor nuevo, recomendamos que
cambie el registro relevante de datos maestros o cree un artculo o un proveedor nuevo. De esta forma,
los datos actualizados o el artculo o proveedor nuevo estarn disponibles en adelante.
Pedidos de compras y cuentas de acreedores
SAP Business One ...To Go 110
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Como se muestra en la Figura 6-5, se puede cambiar el formato de cualquier filaen la pestaaContents
de cualquier documento de compras deSAP Business One para insertar texto o un subtotal de la fila
anterior. No hay ms que hacer clic en la lista desplegable del campoType y seleccionar T (para texto) o
(para subtotal). Al seleccionar T, aparece la ventana emergenteText Editor. A partir de aqu,
introduzca texto predefinido de la lista desplegable o introduzca su propio texto. Esta opcin resulta
especialmente til si se desean dar instrucciones especficas al proveedor sobre cmo se deben
fabricar, gestionar o enviar los artculos.
Figura 6-5: Modificacin del formato de una fila en un documento de compras
Datos clave: Direcciones de pago y envo
Es importante entender como se utilizan las direcciones Ship to y Pay to en el proceso de compras.
DireccinShip to: Esta informacin aparece en la pestaaLogistics y se puede definir en dos lugares
del mduloAdministration. Se puede modificar la direccinShip to en los documentos de compras
para garantizar que las mercancas se enven al lugar adecuado.
Pedidos de compras y cuentas de acreedores
SAP Business One ...To Go 111
6
DireccinPay to: Esta informacin aparece en la pestaaLogistics y se define en el registro de datos
maestros del proveedor. Asegrese de que la direccinPay to es la que desea para una compra
determinada, ya que estos datos se imprimen en el cheque cuando se emite el pago.
Figura 6-6: Lugar donde se definen las direcciones Ship to y Pay to
Alerta de aprobacin. La casilla Approved solo se selecciona si la persona que crea el
documento de compra est autorizada a contabilizarlo. Consulte el captulo 10 para obtener ms
informacin.
Paso a paso
A continuacin estudiaremos el proceso con ms detalle, paso a paso, empezando por el pedido de
compras.
Paso 1: Pedido de compras
La creacin de un pedido es la primera tarea y la ms bsica de cualquier aplicacin de compras. En
pocas palabras, un pedido de compras es un documento comercial que el comprador emite al
vendedor especificando los artculos (productos o materiales) o servicios junto con las cantidades
acordadas y el precio que el vendedor proporcionar al comprador.
Creacin y contabilizacin de pedidos
Puede crear un pedido haciendo clic en el nombre del documento en el men del mdulo o basndolo
en un pedido de cliente existente. Esta ltima funcin resulta especialmente til si el mantenimiento
del inventario en el almacn es caro o peligroso (por ejemplo, con diamantes o materiales
Pedidos de compras y cuentas de acreedores
SAP Business One ...To Go 112
6
inflamables) y la empresa pide el producto al proveedor (es decir, crea el pedido) slo si el cliente
desea comprar el producto (es decir, si crea el pedido de cliente).
Si se han realizado las tareas con datos maestros descritas anteriormente, slo hay que introducir la
informacin siguiente en el pedido:
Delivery Date: Es la fecha en la que deseara recibir los artculos (o servicios) del pedido.
Vendor: ConsulteIntroduccin: estructura comn y datos clave anteriormente en
este captulo. En la Figura 6-7 se muestra cmo especificar un mtodo de pago.
PestaaContents: En el campo Item/Service Type, compruebe que el tipo que
selecciona corresponde a lo que solicita, como se muestra en la Figura 6-8. Introduzca
todos los artculos (o servicios, aunque no se pueden mezclar artculos y servicios en un
solo documento de compra) que desea solicitar en la tabla. (ConsulteIntroduccin:
estructura comn y datos clave anteriormente en este captulo.)
Figura 6-7: Especificacin del mtodo de pago
Pedidos de compras y cuentas de acreedores
SAP Business One ...To Go 113
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Figura 6-8: Compra de artculos o servicios
Una vez introducida esta informacin en la cabecera y la pestaaContents del pedido, el resto del
documento se rellena con los datos necesarios para emitir el pedido. Si no est listo para aadir el
pedido (haciendo clic en el botnAdd), puede guardarlo como borrador (pulsandoAlt +S o
haciendo clic enFile Save as Draft; consulte el captulo 10 para obtener ms informacin sobre
los borradores de documento). EnSAP Business One, el pedido es el nico documento de compras
que se puede modificar despus de aadirlo.
Cmo se crea un pedido limitado? Para crear un pedido limitado de artculos o servicios a
entregar durante un perodo determinado o de forma peridica (por ejemplo, alquileres de
oficinas y equipos o contratos de servicio), cree un pedido de compras con tantas posiciones
como sean necesarias (por ejemplo, 12 posiciones para cubrir entregas mensuales durante un
ao). A continuacin, se puede cerrar una lnea cada vez a medida que se entregan los artculos
o servicios, hasta que se agote el pedido.
Paso opcional: Factura de anticipo de acreedores
La factura de anticipo de acreedores es similar a un pedido pero incluye una peticin de pago. Se
utiliza cuando al proveedor le preocupa su solvencia y requiere un pago anticipado antes de entregar un
artculo o servicio.
La factura de anticipo de acreedores combina un pedido y una peticin de pago. Puede crearse
nueva o a partir de un pedido existente. Una vez contabilizado, el documento carga las cuentas
relevantes en el libro mayor sin repercusin en las cantidades del inventario ni los valores. La factura
deanticipo de acreedores no puede utilizarse para servicios.
Pedidos de compras y cuentas de acreedores
SAP Business One ...To Go 114
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Sugerencia sobre los procedimientos de aprobacin. En SAP Business One, no slo se
puede especificar quin puede iniciar pedidos de compras y quin debe autorizarlos, sino que
tambin se pueden definir lmites de gasto para cada persona autorizada. Consulte el captulo
10 para obtener ms informacin.
Repercusin de los pedidos en contabilidad y en el inventario
Cuando se aade un pedido de compra en SAP Business One, no se producen cambios de valor en
contabilidad. Sin embargo, las cantidades del pedido se muestran en la gestin del inventario. Los
artculos y las cantidades del pedido se pueden ver en varios informes y ventanas, como el informe de
estado de inventario y la ventanaItem Master Data. Resulta evidente que el hecho de tener acceso en
tiempo real a esta informacin puede ser determinante para optimizar los procesos empresariales de
gestin de compras e inventario de la empresa.
Cmo se utiliza posteriormente la informacin del pedido
En el transcurso de un proceso de acreedores de jardinera, cuando se reciben las mercancas, los
pedidos de compras se comparan con las listas de embalaje y las facturas de proveedor antes de
pagar las facturas. EnSAP Business One, este proceso es automtico: el pedido de compras puede
vincularse a la entrada de mercancas (informacin de la lista de embalaje), que a continuacin puede
vincularse a la factura de acreedores (informacin de la factura del proveedor), lo que garantiza la
coherencia de la informacin a lo largo del proceso. Nunca hay que introducir los datos dos veces,
especialmente si se han seguido las instrucciones sobre datos maestros descritas anteriormente.
Informe de reclamacin. El informe de antigedad de deudas del proveedor y el informe de
anlisis de compras son informes esenciales del mdulo de compras y acreedores. El informe de
antigedad de deudas del proveedor muestra todo el dinero que debe una empresa y la duracin
de la deuda. Este informe resulta esencial para gestionar el flujo de caja de una empresa y elegir
las facturas que se pagarn primero en caso de escasez de efectivo. El informe de anlisis de
compras permite ver las compras por proveedor, artculo, empleado de compras y otros criterios
que permiten realizar un anlisis detallado de las pautas de compra. Ambos informes estn
disponibles en Purchasing Reports en el rea Purchasing - A/P del men principal.
Paso 2: Entrada de mercancas
En SAP Business One, se crea una entrada de mercancas al recibir productos de un proveedor. En la
mayora de empresas, la persona del almacn o la oficina responsable de aceptar la entrega de
mercancas ejecuta la entrada de mercancas. En el caso de los servicios, la persona a la que se
prestan los servicios suele emitir el documento.
Pedidos de compras y cuentas de acreedores
SAP Business One ...To Go 115
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Creacin y contabilizacin de entradas de mercancas
Los pedidos de entrada de mercancas pueden crearse nuevos seleccionando el nombre del
documento en el men del mdulo o a partir de un pedido existente (en la figura 6-9 se muestran
ambos mtodos). Si la entrada de mercancas se basa en un pedido existente, se pueden copiar todos
los datos del pedido o utilizar el asistente de obtencin de documentos (consulte el captulo 10) para
seleccionar los datos a copiar de uno o varios pedidos existentes. Aunque copie todos los datos de un
pedido existente, se pueden ajustar las cantidades y los precios as como la fecha, el proveedor y la
informacin del artculo antes de contabilizar (aadir) el documento.
Figura 6-9: Creacin de una entrada de mercancas desde cero y a partir de un pedido existente
Independientemente de cmo se cree la entrada mercancas, no debera haber diferencias entre los
datos del pedido y el documento de envo del proveedor (lista de embalaje) enviado con los artculos,
ya que los detalles del documento del proveedor son legalmente vinculantes. Si existen discrepancias
entre los datos del pedido base y el documento de envo del proveedor, deberan resolverse con el
proveedor antes de contabilizar la entrada de mercancas.
Paso opcional: devolucin de mercancas
Naturalmente, siempre puede ocurrir que los artculos recibidos sean defectuosos o inaceptables y deban
devolverse al proveedor. Como no se puede cambiar ni cancelar una entrada de mercancas, se puede
crear un documento de devolucin de mercancas, como se muestra en la Figura 6-10. El documento
Pedidos de compras y cuentas de acreedores
SAP Business One ...To Go 116
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de compras anula en parte o totalmente los cambios de cantidad y de valor de la entrada de
mercancas creado al recibir los artculos.
Figura 6-10: Creacin de un documento de devolucin de mercancas
Paso opcional: Precios de entrega
De vez en cuando, puede ser necesario contabilizar los costes derivados de la importacin de
artculos, como aduanas, intermediarios y seguros. Por ello, enSAP Business One se puede crear un
documento de precios de entrega con el fin de actualizar el coste de los artculos importados,
necesario para calcular la valoracin del inventario, el ingreso bruto o cualquier otro clculo
relacionado con el inventario. Obligatoriamente este documento de compras debe basarse en una
entrada de mercancas. Puesto queSAP Business One utiliza la entrada de mercancas como
documento base de todo el proceso de importacin, asegrese de introducir el precio y la cantidad
de los artculos correctamente al crear la entrada de mercancas. Despus de contabilizar el
documento de coste total del producto descargado se actualiza el precio de los artculos importados.
Y puesto que tambin contiene todos los costes asignados, el documento de coste total del producto
descargado crea un asiento de diario para reflejar los costes adicionales de importacin en
contabilidad.
Pedidos de compras y cuentas de acreedores
SAP Business One ...To Go 117
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Repercusin de la entrada de mercancas en contabilidad y en el
inventario
Es esencial que las cantidades y los precios de la entrada de mercancas coincidan con el documento
de envo del proveedor. A diferencia de los pedidos de compras, los pedidos de entrada de
mercancas no pueden modificarse cuando se han aadido a SAP Business One porque desencadenan
transacciones de inventario y contabilidad.
Paso 3: Factura de acreedores
La factura de acreedores es el documento de compras en SAP BusinessOne que "acredita" la factura
que enva el proveedor por artculos o servicios solicitados o recibidos. El interventor suele crear
la factura de acreedores necesaria para solicitar el pago del proveedor. La factura de acreedores se
traduce en una transaccin de diario que refleja un aumento del pasivo de la empresa para con el
proveedor y actualiza las cuentas fiscales y las de gastos relevantes.
Creacin y contabilizacin de facturas de acreedores
Se puede crear una factura de acreedores nueva seleccionando el nombre del documento en el men
del mdulo o basndola en uno o varios pedidos de compras o de entrada de mercancas. Si la factura
de acreedores se basa en uno o varios documentos de compras existentes, se pueden copiar todos los
datos del pedido o utilizar el asistente de obtencin de documentos (consulte el captulo 10) para
seleccionar los datos a copiar de uno o varios pedidos de compras o de entrada de mercancas
existentes. Aunque copie todos los datos de documentos de compras existentes, se pueden ajustar las
cantidades y los precios as como la fecha, el proveedor y la informacin del artculo antes de
contabilizar el documento.
Sugerencia de introduccin de datos. En el campo Document Date del encabezado de la
factura de acreedores se puede introducir la fecha de la factura del proveedor. Esto es
importante por motivos de contabilidad y auditora porque la fecha de factura y la de
contabilizacin pueden variar. Tambin puede ser til cambiar el nombre del campo Vendor
Ref. No. en el encabezado del documento por Vendor Invoice No. Este campo se imprime en el
cheque y permite al proveedor vincular el pago a su factura. Consulte los detalles en la Figura
2-15.
Pedidos de compras y cuentas de acreedores
SAP Business One ...To Go 118
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Paso opcional: Abono de compras
El abono de compras se utiliza enSAP Business One para anular en parte o por completo las
transacciones de inventario o contabilidad contabilizadas por una factura de acreedores en caso
de devolver artculos con posterioridad o apreciar errores que no se han corregido en la
introduccin de datos de documentos de compras anteriores relacionados. Los abonos de
compras se crean con la factura de acreedores como documento base (como se muestra en la Figura
6-11) si desea establecer un vnculo entre ambas transacciones. Sin embargo, tambin se puede crear
un abono de compras sin ningn documento base.
Pedidos de compras y cuentas de acreedores
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Figura 6-11: Creacin de un abono de compras
Pedidos de compras y cuentas de acreedores
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Sugerencia de utilizacin. Se pueden seleccionar varios artculos para anularlos
manteniendo pulsada la tecla Ctrl y haciendo clic en todos los artculos que desee.
Si, antes de ejecutar una factura de acreedores, ha devuelto artculos y el proveedor le ha enviado
un documento de devolucin de mercancas, cree primero una devolucin de mercancas enSAP
Business One que actualice las cantidades y los valores del inventario. Cuando reciba un abono
de los artculos devueltos por el proveedor, cree un abono de compras para actualizar las
transacciones de contabilidad.
Repercusin de las facturas de acreedores en contabilidad y en el
inventario
Una vez contabilizada en SAP Business One, las facturas de acreedores no se pueden modificar
porque se trata de un documento legal de contabilidad que crea registros en el libro mayor. La
factura de acreedores contabilizada tambin actualiza las cuentas relacionadas del proveedor en
contabilidad.
En los casos en que llega la factura del proveedor antes de recibir artculos cuyo pedido se gestiona
en el almacn, la factura de acreedores resultante tambin aumenta las cantidades y los valores del
inventario.
Creacin de un documento a partir de otro
Muchos de estos documentos tienen una gran parte de la informacin en comn. SAP Business One
permite crear los documentos de compra "destino" descritos aqu a partir de los documentos
"base" anteriores en el proceso.
Por ejemplo, los pedidos de entrada de mercancas suelen crearse a partir del pedido de los artculos.
Cuando se crea un documento a partir de otro, toda la informacin relevante se copia del documento
base al nuevo. Esto permite ahorrar un tiempo valioso reduciendo la entrada redundante de datos y
tambin reduce los errores de entrada de datos. Sin embargo, se pueden crear documentos de compras
enSAP Business One a partir de cero creando el documento desde el men principal sin copiar
datos de documentos existentes.
Pedidos de compras y cuentas de acreedores
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Alerta sobre el tipo de documento. Al copiar un documento de compras en otro, asegrese
de que el documento base y el de destino sean del mismo tipo, tanto si se trata de artculos
como servicios. En los documentos de compras no se pueden mezclar artculos y servicios, y los
documentos de compra de artculos no se pueden cruzar con documentos de compra de
servicios.
Pedidos de compras y cuentas de acreedores
SAP Business One ...To Go 122
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Localizacin de documentos base
Los documentos base a partir de los que crear los documentos de compra de destino se pueden
localizar de varias maneras. Consulte el captulo 10 para obtener ms informacin sobre la gestin de
documentos.
Estos son los dos mtodos ms habituales:
Vaya aMain Menu Purchasing A/P Purchasing Reports Open Items List
Seleccione el tipo de documento base que busca en la lista desplegable
Seleccione el documento base que desea y haga clic para abrir
Una vez abierto el documento, seleccione en la lista desplegable del botnCopy To el
tipo de documento de destino que desee y haga clic para crearlo
Si desea crear el documento de destino a partir de datos de dos o varios documentos
base, utilice el asistente de obtencin de documentos. En el captulo 10 se ofrece ms
informacin y en la Figura 6-11 se muestra un ejemplo.
Pedidos de compras y cuentas de acreedores
SAP Business One ...To Go 123
6
Repercusin en contabilidad y en el
inventario
En la tabla siguiente se resumen las implicaciones ms importantes en contabilidad y gestin de
inventario de los documentos de compras de SAP Business One estudiados en este captulo.
Documento de
compras
Repercusin en contabilidad Repercusin en el inventario
Pedido de
compras
No se contabilizan cambios de valor
Las cantidades del pedido se
pueden ver en varios informes y
ventanas, como el informe de
estado de inventario y la ventana
ItemMaster Data.
Factura de
anticipo de
acreedores
Crea un cargo en la cuenta acumulada
de acreedores/imputacin y un abono en
la cuenta de control de cuentas de
acreedores del interlocutor comercial
Permite ver las cantidades
solicitadas
Entrada de
mercancas
Crea un cargo en la cuenta de inventario
y un abono en la cuenta acumulada de
acreedores/imputacin
Aumenta la cantidad del
inventario
Devolucin de
mercancas
Crea un cargo en la cuenta acumulada
de acreedores/imputacin y un abono en
la cuenta de inventario
Reduce la cantidad del inventario
Precios de entrega
Crea un cargo en la cuenta de inventario
y un abono en la cuenta de coste total
de entrega
Actualiza el ltimo precio de
compra de los artculos
importados que contienen todos
los costes imputados en listas de
precios
Factura de
acreedores
Si la factura de acreedores se basa en
una entrada de mercancas, crea un
cargo en la cuenta acumulada de
acreedores/imputacin y un abono en la
cuenta de control de acreedores del
interlocutor comercial
Si la factura de acreedores no se basa
en una entrada de mercancas, crea un
cargo en la cuenta de inventario y un
abono en la cuenta de control de
acreedores del interlocutor comercial
No contabiliza cambios en el
inventario (factura de acreedores
con referencia a la entrada de
mercancas)
Contabiliza cambios en el
inventario (factura de acreedores
sin referencia a la entrada de
mercancas)
Abono de compras
Crea un cargo en la cuenta de control de
acreedores del interlocutor comercial y
un abono en la cuenta de inventario
Reduce las cantidades del
inventario slo si no se basa en
devolucin de mercancas
Pedidos de compras y cuentas de acreedores
SAP Business One ...To Go 124
6
Lista de verificacin de compras
Introduccin
Los datos maestros del proveedor contienen proveedores actuales
El mtodo de pago est definido
Los datos maestros de los artculos contienen productos o servicios comprados
anteriormente
Paso 1: Pedido de compras
Cree un pedido seleccionando datos de proveedores y artculos existentes o
introduciendo datos nuevos
EspecifiqueDelivery Date en el encabezado del documento
Si el proveedor requiere el pago anticipado de los productos o servicios, utilice una
factura de anticipo de acreedores en lugar de un pedido
Paso 2: Entrada de mercancas
Recibe artculos o servicios del proveedor
Documente la recepcin de los artculos o servicios mediante la Entrada Mercancas
Si tiene que devolver mercancas despus de crear la entrada de mercancas pero
antes de contabilizar la factura de acreedores, utilice el documento de devolucin de
mercancas
Si tiene que contabilizar costes adicionales de compras relacionados con
importaciones, utilice el documento de compras de precios de entrega basado en una
entrada de mercancas
Paso 3: Factura de acreedores
Recibe una factura del proveedor
Introduzca los datos de facturacin en una factura de acreedores, que permite emitir
el pago una vez contabilizada la factura
Si devuelve mercancas despus de contabilizar una factura de acreedores, utilice un
abono de compras
SAP Business One ...To Go 125
El ABC de MRP
Contenido del captulo
Definicin de la planificacin de necesidades de material
Preparacin de una ejecucin de MRP
Uso del asistente para realizar una ejecucin de MRP
Lista de verificacin de MRP
La planificacin de necesidades de material (denominada MRP) es, en un sentido genrico, un
conjunto de tcnicas de planificacin que utilizan datos de listas de materiales, datos de inventario y
datos de suministro de pedidos de compras programados y rdenes de fabricacin, as como datos de
demanda de pedidos reales o previstos, con el fin de calcular las necesidades de material para
artculos fabricados o comprados. El resultado de una ejecucin de MRP es un conjunto de
recomendaciones para volver a solicitar o fabricar materiales, as como alertas sobre los materiales
que faltarn. Segn los resultados de una ejecucin de MRP, se puede acelerar la llegada de
materiales y responder a los retrasos de fabricacin con cambios de programacin. MRP tambin es
til para mantener un nivel adecuado en el inventario de artculos comprados para vender.
En este captulo se explica cmo gestionar adecuadamente el inventario y la demanda de productos
para poder utilizar SAPBusiness One para agilizar el proceso de MRP en su empresa.
Definicin de la planificacin de
necesidades de material
SAP Business One ajusta el proceso deMRP genrico para satisfacer las necesidades de las
pequeas y medianas empresas manufactureras. Cuando una empresa considera el uso de MRP, el
primer paso y el ms importante es entender exactamente cmo se lleva a cabo el proceso en SAP
Business One. En otras palabras, antes de utilizar MRP, es importante conocer las posibilidades de
SAP Business One.
7
El ABC de MRP
SAP Business One ...To Go 126
7
Trminos relacionados con MRP. Para los que conozcan cmo se aplica MRP en el sector, es
importante definir con precisin los trminos que se emplearn en este captulo.
El trmino proceso genrico de MRP se refiere a la definicin general de MRP ms
utilizada. Este trmino lo utilizamos para referirnos al concepto amplio de MRP, no slo a lo
que SAP Business One aplica de MRP.
El trmino proceso de MRP se refiere al mbito y a la definicin del proceso genrico de MRP
con que trabaja SAP Business One.
El trmino funcionalidad de MRP significa la funcionalidad de SAP Business One compatible
con el proceso de MRP.
El trmino ejecucin de MRPsignifica utilizar el asistente de MRP de SAP Business One para
ejecutar el proceso de MRP y que los resultados puedan utilizarse para programar y
gestionar eficazmente la fabricacin y abastecer el inventario necesario.
Estos trminos facilitan la comprensin de cmo se aplica MRP en SAP Business One.
La funcin bsica de una ejecucin de MRP es bastante similar a algunas de las funciones de
programacin que ofrece el software de gestin de proyectos. En una aplicacin de gestin de
proyectos, se introducen los recursos disponibles, las tareas especficas, su duracin y los recursos
necesarios. Tambin se introducen las dependencias entre las tareas es decir, qu tareas deben
finalizar para poder iniciar otras. La mayora de aplicaciones de gestin de proyectos toman esta
informacin como punto de partida y planifican despus la duracin del proyecto. Este clculo de
planificacin puede empezar por la fecha lmite de la ltima tarea o por la fecha inicial de la primera
tarea.
Una ejecucin de MRP es un clculo de planificacin que utiliza los pedidos de cliente como factor
ms importante, aunque para el comercio de mercancas, el nivel mnimo de inventario tambin es
crucial. Una ejecucin de MRP utiliza la fecha del pedido de cliente que indica cundo debe
entregarse el producto al cliente como base para la planificacin. Esto es como utilizar la fecha de la
ltima tarea que debe realizarse en una planificacin de proyectos. La ejecucin de MRP funciona
hacia atrs y calcula las fechas en que los artculos deben estar disponibles en la fbrica, mediante la
lista de materiales y la informacin que describe el tiempo que se tarda en comprar o fabricar los
artculos especificados en la lista de materiales.
El ABC de MRP
SAP Business One ...To Go 127
7
Recordatorio del mbito del proceso de MRP. Las funciones de MRP de SAP Business One
suponen que hay suficiente capacidad de produccin. Los resultados de una ejecucin de MRP
deben ajustarse a la planificacin de produccin de la fbrica.
La clave para aprovechar al mximo las funciones de MRP enSAP Business One consiste en
entender cmo se configura el inventario y la demanda y cmo utiliza la ejecucin de MRP esta
informacin. Esta es la definicin de MRP tal como se aplica en SAP Business One:
El estado actual del inventario se configura a partir del nivel de artculos disponibles en
cada almacn, adems de los artculos que estn en camino mediante pedidos de compras u
rdenes de fabricacin.
El estado actual de lademanda se configura mediante los pedidos de cliente abiertos,
el nivel mnimo de inventario, las rdenes de fabricacin abiertas y las previsiones.
Pueden incluirse o excluirse categoras completas de demanda. Por ejemplo, se puede
configurar una ejecucin de MRP para que slo considere pedidos de cliente y haga
caso omiso de las previsiones o, alternativamente, hacer que los pedidos reales tengan
en cuenta las cantidades previstas para evitar inflar el inventario.
Los resultados de unaejecucin de MRP es un conjunto sugerido de pedidos de
compras y rdenes de fabricacin. Estas rdenes de fabricacin y pedidos de compras
sugeridos pueden convertirse fcilmente en pedidos reales. En caso de que no vaya a
haber suficientes materiales disponibles a su debido tiempo, la ejecucin de MRP
indica cundo una cantidad necesaria no cumplir la fecha de vencimiento de acuerdo
con el plazo de comercializacin. En el informe de recomendacin se destacan las
compras recomendadas o las rdenes de fabricacin atrasadas. En la ejecucin de MRP
no se sugiere si sera mejor retrasar la fecha de entrega de los pedidos de cliente ni intentar
acelerar la llegada de los artculos necesarios.
A medida que entran y salen materiales del inventario y se fabrican productos, la contabilidad
financiera de todo ello se realiza automticamente debido a la forma en que cada artculo, pedido de
compras y orden de fabricacin se vincula automticamente a las cuentas pertinentes mediante la
determinacin de cuentas registrada en los datos maestros. Consulte el captulo 4 para obtener ms
informacin sobre la determinacin de cuentas.
El ABC de MRP
SAP Business One ...To Go 128
7
Recordatorio del mbito del proceso de MRP. En las empresas con varios almacenes y
fbricas, los almacenes, el inventario y los pedidos de cliente incluidos en una ejecucin de MRP
deben elegirse cuidadosamente porque el modelo de SAP Business One no asocia almacenes
especficos a plantas de produccin especficas. Eso significa que si la fbrica est en Nueva
York y uno de los almacenes est en California, los artculos en el almacn de California se
consideran parte del inventario en la ejecucin de MRP, aunque los artculos necesarios de
California no son tiles hasta que no se encuentran en la fbrica de Nueva York. Asegrese de
incluir nicamente almacenes relevantes en la ejecucin de MRP.
El motivo de utilizar MRP es sencillo: sustituye la planificacin de produccin informal, para casos
concretos y susceptible de errores basada en el instinto de un par de personas por un proceso ms
estructurado que permite que participen ms personas con mejor informacin. Estos son algunos de
los errores que las funciones de MRP deSAP Business Onepueden evitar y algunos puntos fuertes
que pueden introducirse:
Si el personal del almacn tiene el inventario actualizado, los responsables de
aprovisionamiento no tienen que preocuparse de comprobar la exactitud del nivel de
inventario y pueden centrarse en un aprovisionamiento estratgico: cerrar mejores
tratos con los proveedores.
Para reducir el coste de aprovisionamiento, pueden definirse intervalos para los
pedidos con el fin de regularizar las compras de artculos similares. Las cantidades
mnimas de pedido y los pedidos mltiples permiten aprovechar los descuentos
aplicables correspondientes.
Si hace falta una respuesta sobre la posibilidad de realizar un pedido importante, no
hay que esperar a que el personal del almacn vuelva de vacaciones. Uno mismo puede
realizar la ejecucin de MRP y tener una idea de si se dispone de los materiales
necesarios.
Se reduce el nivel de inventario porque se sabe la cantidad de los artculos necesarios
que estn disponibles. Se puede reducir el exceso de inventario mantenido como
garanta para evitar situaciones de escasez, as como evitar inflar el inventario como
consecuencia de que dos empleados observen la falta de un artculo y realicen pedidos
por separado sin que el otro est al corriente.
SAP Business One aplicaMRP de forma estructurada y flexible a la vez, de manera que la intuicin
sobre los pedidos que puedan llegar o no puede representarse en los modelos de inventario y
demanda e incluirse en las ejecuciones de MRP. La aplicacin no realiza pedidos automticamente,
El ABC de MRP
SAP Business One ...To Go 129
7
sino que los sugiere. A continuacin, los profesionales de compras y los gestores de fabricacin, con
experiencia que supera la informacin incluida en la aplicacin de MRP, pueden evaluar y mejorar estos
pedidos. Tanto para las pequeas como para las medianas empresas, esta arquitectura proporciona el
equilibrio perfecto entre automatizacin y control manual.
Preparacin de una ejecucin de MRP
La mayor parte de la preparacin de una ejecucin de MRP tiene lugar en la rutina habitual de
utilizar SAP Business One para la gestin de la empresa. Si los datos maestros de artculos,
inventario, listas de materiales, pedidos de compra, rdenes de fabricacin, pedidos de cliente,
previsiones, etc. se mantienen actualizados, MRP puede aportar una idea clara y precisa de las
necesidades de la empresa.
Visin general del proceso de MRP
Como se muestra en la Figura 7-1, para realizar una ejecucin de MRP, los datos de produccin,
abastecimiento y demanda tienen que ser precisos. Una vez finalizada la ejecucin, pueden abordarse
los problemas para que la fabricacin avance con fluidez.
Configuracin de los datos maestros clave relacionados con
MRP
La mayora de los documentos y datos que forman parte del proceso de MRP son sencillos y claros.
Las rdenes de fabricacin, los pedidos de compras y los pedidos de cliente son documentos que
recogen artculos que se compran o venden.
Tres tipos de datos maestros representan el ncleo del proceso de MRP: la lista de materiales
especifica los artculos necesarios para producir un artculo manufacturado, los datos del artculo
especifican el plazo de comercializacin para adquirir cada artculo y los datos de inventario
representan la cantidad de cada artculo que hay disponible. A continuacin se ofrecen sugerencias
para tener estos datos maestros actualizados y garantizar que la ejecucin de MRP sea un reflejo fiel
de cmo fabricar las mercancas.
Lista de materiales
En la lista de materiales se enumeran todos los artculos utilizados como entrada en un proceso de
produccin. Los artculos de las listas de materiales pueden hacer referencia a artculos que se
El ABC de MRP
SAP Business One ...To Go 130
7
compran o se fabrican. Los artculos fabricados tienen que tener su propia lista de materiales, que
puede incluir otros artculos fabricados, etc. La ejecucin de MRP empieza con los productos en
todos los pedidos de cliente abiertos, rdenes de fabricacin, previsiones y niveles mnimos de
inventario y, a continuacin, recorre las listas de materiales pertinentes para ver si todos los artculos
necesarios estarn disponibles cuando sea preciso.
Figura 7-1: Proceso de MRP
El ABC de MRP
SAP Business One ...To Go 131
7
Recordatorio sobre los costes de personal. Algunas aplicaciones de MRP disponen de lo que
se denomina "ruta", que es una descripcin del camino que siguen los artculos en los procesos
de personal y fabricacin cuando se fabrican. SAP Business One dispone de un proceso de MRP
simplificado que no recoge la capacidad de produccin. Sin embargo, pueden tenerse en
cuenta los costes de personal. Para obtener el coste total de fabricacin de un artculo, hay que
introducir un elemento especial para representar los costes de personal, adems de todos los
artculos de la lista de materiales.
Datos maestros de artculos e inventario
En la Figura 7-2 se muestra el campoLead Time en la pestaaPlanning Data de la ventanaItem
Master Data (disponible eligiendo Inventory enMain Menu). Este es uno de los campos ms
importantes que debe especificarse correctamente porque la exactitud y utilidad de la ejecucin de
MRP se rige por estos datos.
Figura 7-2: Campo Lead Time utilizado en clculos de MRP
Los pasos clave para asegurarse de que la ejecucin de MRP funcione correctamente son los
siguientes:
Comprobar que exista un registro de datos maestros para cada artculo de nodo
superior y de componente mantenido en el inventario y utilizado en las listas de materiales
El ABC de MRP
SAP Business One ...To Go 132
7
Introducir el balance actual del inventario para cada artculo
Definir el mtodo de planificacin de MRP para cada artculo. Si el mtodo de
planificacin definido no es MRP, no se puede seleccionar el artculo en el asistente de
MRP.
Definir el mtodo de aprovisionamiento del artculo como "fabricar" o "comprar".
Introducir los intervalos o los mltiples del artculo, as como la cantidad mnima
Especificar el plazo de comercializacin para comprar o fabricar el artculo, como se
muestra en la Figura 7-2.
El ABC de MRP
SAP Business One ...To Go 133
7
Uso del asistente para realizar una
ejecucin de MRP
Una vez definido el modelo preciso de la empresa, est listo para la ejecucin de MRP, que le ayudar a
averiguar cmo disponer a tiempo de los materiales necesarios para fabricar o vender productos.
La ejecucin de MRP comporta realizar los pasos siguientes:
1) Crear un escenario de MRP o elegir uno existente
2) Seleccionar fuentes de datos de suministro y demanda
3) Realizar la ejecucin de MRP y analizar las recomendaciones
4) Tomar medidas segn las recomendaciones de la ejecucin de MRP
La imagen completa de cmo realizar una ejecucin de MRP se explica con tres ejemplos. En el
primer ejemplo, que trata de cmo las funciones de MRP gestionan una lista de materiales
multinivel, se describe cada paso detalladamente. En los otros dos ejemplos, que tratan de la
reduccin de previsiones y de la consolidacin de pedidos, se explican estos dos aspectos avanzados
del proceso de MRP a un nivel superior.
Ejemplo 1 de MRP: Lista de materiales multinivel
Una de las principales caractersticas de las funciones de MRP en SAP Business One es su forma de
analizar una lista de materiales multinivel, donde una lista de materiales hace referencia a otra lista
de materiales que a su vez puede hacer referencia a otras. El reto consiste en asegurar que cada
artculo necesario est disponible a tiempo para poder fabricar los componentes con suficiente
antelacin para cumplir el plazo del artculo de nivel superior que los incluye. En los productos
complejos, las listas de materiales pueden propagarse varios niveles.
Paso 1: Creacin o seleccin del escenario
Para iniciar una ejecucin de MRP, primero hay que seleccionar Main Menu MRP MRP
Wizard. Aparecer una sencilla pantalla de bienvenida que lleva a una lista de escenarios existentes.
Cada escenario define el mbito de la ejecucin de MRP. En este ejemplo, se analiza una lista de
materiales de dos niveles:
El ABC de MRP
SAP Business One ...To Go 134
7
Lista de materiales de la impresora Lexmax
Componente
Plazo de
comercializ
acin
(das)
Fabricar
o
comprar
Cantidad
disponible
Tarjeta de
memoria
2 Comprar
0
Cabezal de
impresin 0 Comprar
0
Unidad de
alimentacin
1 Fabricar
0
Lista de materiales de una unidad de alimentacin
Componente
Plazo de
comercializ
acin
(das)
Fabricar
o
comprar
Cantidad
disponible
Adaptador de
CA
2 Comprar
0
Fuente de
alimentacin
0 Comprar
0
Al realizar la ejecucin de MRP, se crea un pedido de cliente de 10 impresoras Lexmax con una
fecha de vencimiento de 25 de julio. No hay una cantidad disponible para responder al pedido en su
fecha de creacin, 16 de julio. La ejecucin de MRP determina qu hay que tener disponible para
satisfacer el pedido. En la Figura 7-3 se muestra la ventanaScenario Details del MRP Wizard, que
aparece despus de la ventana de bienvenida.
El ABC de MRP
SAP Business One ...To Go 135
7
Figura 7-3: Ventana Scenario Details
Las dimensiones ms importantes de un escenario controlado en la ventanaScenario Details son el
horizonte de planificacin que se analizar y los artculos que se incluirn en la ejecucin. Esta
ejecucin de MRP tiene un horizonte de planificacin de 30 das que analizar todas las fuentes de
demanda en el perodo de 19 de julio a 17 de agosto. La ejecucin de MRP calcula las rdenes de
fabricacin y los pedidos de compras necesarios para todos los artculos incluidos en la lista de
materiales. El botnSave Scenario que aparece en esta ventana y en las siguientes del proceso
guarda la configuracin utilizada en la ejecucin de MRP.
Paso 2: Seleccin de fuentes de datos
En la ventana siguiente del MRP Wizard, que aparece en la Figura7-4, se especifican las fuentes de
datos utilizadas para calcular la demanda.
El ABC de MRP
SAP Business One ...To Go 136
7
Figura 7-4: Ventana Data Source
En la ventanaData Source se especifican los tipos de documentos que se utilizan para
calcular la demanda de productos, como rdenes de fabricacin, pedidos de cliente o
pedidos de compras, y se identifican los almacenes donde se encuentran las cantidades
disponibles iniciales para incluirlas en la ejecucin. Como se ha descrito anteriormente,
asegrese de utilizar slo almacenes relevantes.
Paso 3: Ejecucin de MRP y anlisis de las recomendaciones
La ejecucin de MRP se lleva a cabo haciendo clic en el botnRun de la esquina inferior derecha
de cualquiera de las ventanas del MRP Wizard. Esta accin desencadena las funciones de MRP que
calculan el inventario actual y la demanda de productos, informan de si se dispone de suficientes
materiales y recomiendan medidas a tomar para obtener materiales suficientes. En la Figura 7-5 se
muestran los resultados de la ejecucin de MRP que hemos descrito hasta ahora.
El ABC de MRP
SAP Business One ...To Go 137
7
Figura 7-5: Lista de artculos de una ejecucin de MRP
Observemos con atencin cmo las funciones de MRP llegaron a los resultados que se muestran en
la Figura 7-5:
La ejecucin de MRP cre una necesidad del artculo de nodo superior, la impresora
Lexmax, para responder al pedido de cliente de 10 unidades con fecha de vencimiento
de 25 de julio.
La impresora Lexmax tiene un plazo de comercializacin de 3 das de fabricacin, de
manera que la ejecucin de MRP cuenta 3 das hacia atrs desde la fecha de
vencimiento de 25 de julio para determinar la fecha de vencimiento de cada uno de los
componentes de primer nivel necesarios para montar la impresora Lexmax. El 22 y 23
de julio se omiten al contar porque son fin de semana y se consideran das no
laborables. Por lo tanto, se determina que la fecha de vencimiento de los componentes
de primer nivel es el 20 de julio.
El siguiente paso es que la ejecucin de MRP determine las necesidades de los
componentes de segundo nivel. Uno de los componentes de primer nivel, la unidad de
alimentacin, es una subunidad con dos artculos que requiere un da de fabricacin.
Para que la unidad de alimentacin est disponible el 20 de julio, el adaptador de CA y
la fuente de alimentacin tienen que estar disponibles el 19 de julio.
Resultados: El adaptador de CA tiene un plazo de comercializacin de dos das, por lo
que se marca en rojo para indicar que se ha superado la fecha de vencimiento. Si hoy es
El ABC de MRP
SAP Business One ...To Go 138
7
19 de julio y el adaptador se necesita para hoy, es imposible que el artculo est en el
inventario a tiempo para responder a la necesidad.
En la ventanaMRP Results (mostrada en la Figura7-5), se pueden desglosar los datos maestros
de cada artculo mediante las flechas de navegacin de color naranja. Adems, se pueden
examinar los pedidos de compras, los pedidos de cliente y las rdenes de fabricacin existentes;
revisar las previsiones de demanda y ver el nivel de inventario de los artculos (en la pestaa
Inventory de la ventanaItem Master Data).
Para ver las versiones recomendadas de rdenes de fabricacin necesarias para crear los artculos del
pedido de cliente, haga clic en el botnView Recommendations (no aparece en la Figura7-5). Si
hace clic en el botnSave Recommendations, acepta y guarda las recomendaciones y hace que estn
disponibles en el informe de recomendaciones de pedidos. Recuerde que el hecho de guardar las
recomendaciones no significa que se creen las rdenes de fabricacin y los pedidos de compras
recomendados en el informe; slo significa que se guardan las recomendaciones para ms adelante.
Siga leyendo para obtener ms informacin sobre este informe.
Paso 4: Acciones a partir de los resultados de una ejecucin de MRP
El paso final del proceso de MRP consiste en utilizar el informe de recomendaciones de pedidos para
crear las rdenes de fabricacin y los pedidos de compras nuevos y necesarios para satisfacer la
demanda de productos. En este paso, toda la experiencia y los conocimientos del usuario se aportan
al proceso para complementar los resultados deSAP Business One. Entre otras, se pueden tomar las
medidas siguientes:
Cambiar las fechas en las rdenes de fabricacin, los pedidos de compras o los pedidos de
cliente y notificar los cambios a los proveedores y clientes.
Cambiar las cantidades en los pedidos de compras para aprovechar ofertas especiales o
para redondear por arriba o por abajo la cantidad de los lotes que puedan suponer
mejores precios.
Decidir fabricar artculos en lugar de comprarlos, o viceversa
Cambiar el inventario de un almacn a otro
Cambiar la planificacin de produccin
El ABC de MRP
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7
Una vez realizados estos cambios e introducidos enSAP Business One, pueden realizarse otras
ejecuciones de MRP para asegurarse de que todos los artculos necesarios estn disponibles a
tiempo.
Ejemplo 2 de MRP: Reduccin de las previsiones
En el ejemplo anterior se muestra cmo el anlisis de MRP calcula hacia atrs a partir de la fecha de
vencimiento de un pedido, empezando con el plazo de comercializacin de los artculos de un pedido
de cliente y propagando despus los dems plazos de comercializacin de las listas de materiales de
componentes para determinar si se pueden obtener todos los materiales a tiempo. Tambin es
importante entender que el anlisis de MRP prev y reduce las cantidades previstas para que el
inventario no crezca demasiado innecesariamente.
A veces se producen excesos de inventario cuando las empresas hacen previsiones anuales,
trimestrales y mensuales del nmero de unidades que creen que necesitarn con el fin de evitar
situaciones de escasez y garantizar las entregas a tiempo. Si una empresa planifica la produccin
segn las cantidades previstas y posteriormente aade las cantidades pedidas reales a las previsiones,
la produccin puede superar las necesidades reales y el inventario puede estar hinchado. Para evitar
esta situacin, SAP Business One dispone de una funcin que indica a la aplicacin que reduzca
las cantidades previstas segn las cantidades reales de los pedidos. En consecuencia, solo se
aadir la cantidad prevista neta (previsin menos cantidad solicitada) a la ejecucin de MRP.
Esta funcin de MRP deSAP Business One es importante porque las previsiones se consideran
fuentes de demanda en MRP. Esto significa que si existe una previsin que genera pedidos de 50
unidades durante un perodo determinado, MRP trata esa previsin como pedidos reales y genera
rdenes de fabricacin para que los artculos estn listos cuando se necesiten. Siguiendo con este
ejemplo, suponga que entra un pedido real de 10 unidades. En este caso, MRP ajustar la previsin a
la baja segn las 10 unidades pedidas para evitar un exceso de inventario. Esto se denomina
reduccin de la previsin.
Consideremos otro ejemplo. Suponga que ha recibido un pedido de cliente de 10 impresoras Lexmax
con una fecha de vencimiento de 25 de julio. En la fecha de creacin del pedido, 16 de julio, no hay
una cantidad disponible suficiente para satisfacer el pedido. Adems del pedido de cliente creado,
hay una demanda prevista de 50 unidades el 24 de julio. MRP est configurado para que los pedidos
de cliente incluyan la previsin. (Esto se encuentra enAdministration System Initialization
General Settings pestaaInventory pestaaPlanning.) En nuestro ejemplo, el valor definido
El ABC de MRP
SAP Business One ...To Go 140
7
es de 7 das hacia atrs, lo que significa que la aplicacin busca en los 7 das anteriores a la fecha de
vencimiento (25 de julio) las cantidades previstas que pueda incluir.
El anlisis de MRP se realiza de la manera siguiente. Segn la configuracin del mtodo de inclusin
de la previsin, el anlisis cuenta 7 das hacia atrs y permite que los pedidos de cliente reales
incluyan las cantidades previstas. En nuestro ejemplo, el pedido de cliente de 10 unidades que vence
el 25 de julio utiliza 10 unidades de la cantidad prevista a partir del 24 de julio, lo que reduce la
cantidad prevista a 40 unidades, como se muestra en los resultados de la MRP mostrada en la Figura
7-6.
Figura 7-6: Resultado del escenario de MRP en el que se reduce la previsin de pedidos
Ejemplo 3 de MRP: Consolidacin de pedidos
Otra de las tiles funciones deMRP enSAP Business One es su capacidad de consolidar pedidos
para comprar en cantidades que garanticen el mximo descuento. Por ejemplo, si existiera un
descuento importante en las tarjetas de memoria Lexmax compradas en lotes de 100, la funcin de
MRP consolidar los pedidos necesarios de cualquier tarjeta de memoria Lexmax hasta una cantidad
de 100 para maximizar el descuento. Las condiciones que describen cundo deben consolidarse los
pedidos se almacenan como datos maestros de artculos.
El ABC de MRP
SAP Business One ...To Go 141
7
Lista de verificacin de MRP
Preparacin de los datos maestros de artculos
Comprobar que haya registros de datos maestros para cada artculo
Introducir el balance actual del inventario para cada artculo
Definir el mtodo de planificacin de MRP para cada artculo
Definir el mtodo de aprovisionamiento de cada artculo como "fabricar" o "comprar".
Introducir los intervalos o mltiples en los que debern fabricarse o comprarse los
artculos
Introducir la cantidad mnima de cada artculo
Especificar el plazo de comercializacin para fabricar o pedir cada artculo
Ejecucin del asistente de MRP
Seleccionar un escenario
Definir el horizonte de planificacin
Especificar los artculos que se incluirn
Especificar las fuentes de datos utilizadas para calcular la demanda
Ver los resultados y las recomendaciones
Realizar los ajustes necesarios
SAP Business One ...To Go 142
Oportunidades de ventas
Contenido del captulo
Introduccin a las oportunidades de ventas
Gestin de oportunidades de ventas en SAP Business One
Gestin de oportunidades de ventas en Microsoft Outlook
Creacin de informes sobre oportunidades de ventas
Lista de verificacin de oportunidades de ventas
Cerrar negocios o convertir los clientes potenciales en ventas son acciones vitales para el flujo de
ingresos de su empresa. Para poder ver el flujo de ventas en su conjunto debe supervisar todos los
clientes potenciales y tratar a cada uno de ellos como si fuese su nica venta. SAPBusiness One le
ofrece un modo sencillo de introducir y gestionar oportunidades de ventas, proporcionndole
informacin esencial para la gestin y el anlisis de informes. Asimismo, el trabajo diario que
implica convertir los clientes potenciales en ventas, como concertar citas de calendario, convocar
reuniones y enviar correos electrnicos se puede gestionar enSAP Business Oneo enMicrosoft
Outlook.
En este captulo se describen las herramientas queSAP Business One pone a su disposicin y que
le ofrecen:
Un mtodo sencillo de mover un cliente potencial por todas las fases de ventas
La capacidad de ver la previsin de ventas de comerciales concretos o de la empresa en
conjunto
Una potente funcin de creacin de informes
Una visin de 360 grados de los clientes potenciales y los clientes
La capacidad de trabajar con ofertas de ventas directamente desdeMicrosoft Outlook
SAP Business One le proporciona todas las herramientas necesarias para mantener un nivel
mximo de ventas, convertir los clientes potenciales en ingresos y, lo que es ms importante, en
clientes satisfechos que volvern muchas veces.
8
Oportunidades de ventas
SAP Business One ...To Go 143
8
Introduccin a las oportunidades de ventas
Es necesario que realice un seguimiento del factor ms importante para los resultados de su empresa:
los acuerdos durante el proceso que se convertirn en su flujo de ingresos. Usted crea un registro de
oportunidades de ventas para cada oportunidad y, como es muy probable que trabaje en varios
acuerdos con un mismo cliente, SAP Business One le permite realizar un seguimiento por
oportunidad, no slo por cliente y cliente potencial.
Visin general del proceso de oportunidades de ventas
El proceso bsico para gestionar las oportunidades de ventas en SAP Business One se muestra en la
Figura 8-1.
Figura 8-1: Visin general del proceso de oportunidades de ventas
Paso 1: Configuracin de la informacin relacionada con las ventas
Los responsables de ventas establecen informacin importante como las fases por las que pasa una
venta y la probabilidad (en porcentaje) de cerrar una venta en una fase determinada. Esta
informacin ayuda con la previsin de ventas. Los informes son clave en el proceso de ventas y la
configuracin del mdulo de oportunidades de ventas de SAP Business One est relacionado casi
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ntegramente con la creacin de informes. Qu desea supervisar? Qu desea saber? Desea
informes sobre quin son sus competidores? Esta informacin se debe introducir de forma que le
permita generar informes que le ayuden a supervisar lo ms importante: el proceso de ventas.
Paso 2: Gestin de las oportunidades de ventas
Los comerciales introducen las oportunidades de ventas y las gestionan durante todo el proceso. Una
sola pantalla de SAP Business One lesproporciona informacin pormenorizada sobre una
oportunidad de ventas concreta. Una vez ms, cuantos ms detalles introduzca sobre la oportunidad
de ventas, ms visibilidad tendr cuando genere informes sobre clientes potenciales, tanto los suyos
propios como los de su equipo.
Las citas permanentes, las llamadas de telfono, las tareas y la gestin de contactos se pueden realizar
con SAP Business Oneo con Microsoft Outlook, como se describe ms adelante en este captulo.
Paso 3: Creacin de informes
Los informes sobre oportunidades de ventas le aportan visibilidad sobre las ventas previstas, las
oportunidades ganadas y perdidas y la previsin de ventas, entre otros aspectos.
Configuracin de la informacin relacionada con las ventas
Puede configurar la informacin de la que desea realizar un seguimiento de las oportunidades de ventas
enAdministration Setup Sales Opportunities. Aqu puede configurar las fases de ventas, los
competidores, lospartners y las relaciones. Quiz desee configurar todos estos parmetros, aunque
los fundamentales para la previsin de ventas son las fases de ventas.
Algunos ciclos de ventas son largos y otros cortos. Algunos tienen diez fases y otros dos. La
configuracin de las fases de ventas y la probabilidad de cierre que tenga en funcin de dichas fases
es muy importante para poder realizar una previsin de ventas acertada. Por ejemplo, si un acuerdo
tiene un importe potencial de 100.000 dlares, pero se encuentra en una fase en la que las
posibilidades de cierre son del 20%, su importe ponderado es de 20.000 dlares.
En la ventanaSales Stages Setup, que se muestra en laFigura8-2, se especifica un nombre para
cada fase, un nmero de fase y un porcentaje de cierre. Por ejemplo, pongamos que hay seis fases de
ventas, desdeLead, que tiene un porcentaje de cierre del 6%, hastaOrder, que tiene un
porcentaje de cierre del 95%. Cmo se determina el porcentaje de cierre? Mrelo de este modo. Si
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tiene 100 clientes potenciales cuntos se convierten en ventas? La cifra es el porcentaje de cierre
para esa fase de ventas. Si la respuesta es 20 de cada 100, tiene un porcentaje de cierre del 20%.
Figura 8-2: Ventana Sales Stages Setup
Qu ocurre si luego descubre que los porcentajes ms realistas son superiores o inferiores a los que
se indican aqu? No pasa nada. Slo tiene que volver a la configuracin y cambiarlos, todas las
previsiones de ventas se ajustarn de forma automtica. De hecho, el informeStage Analysis, que se
crea al elegir Sales Opportunity Sales Opportunities Reports Stage Analysis y se muestra en
laFigura8-3, se ha concebido para ayudarle a ajustar los porcentajes de cierre de acuerdo con el
historial real. Al final del captulo dispone de informacin adicional sobre informes de ventas.
Figura 8-3: Informe Stage Analysis
Oportunidades de ventas
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Las funciones de SAP Business One que hemos comentado hasta el momento le ayudan a
gestionar el estado de sus clientes potenciales y a pronosticar el resultado. Pero, qu ocurre con
el trabajo diario de convertir un cliente potencial en una venta? Esto implica contactos estratgicos
con personas clave, lo cual incluye llamadas telefnicas, reuniones y correos electrnicos. Tambin
implica el envo de documentos importantes como las ofertas de ventas. Y es fundamental que tenga
la posibilidad de observar toda esta informacin en un mismo lugar.
Puede realizar estas importantes actividades bien directamente en SAP Business One bien en
Microsoft Outlook mediante la aplicacin complementaria de integracin deMicrosoft Outlook
paraSAP Business One. En primer lugar, le ofrecemos un resumen de cmo realizar estas
actividades en SAP Business One. En la seccin siguiente se describe la integracin deMicrosoft
Outlook.
Gestin de oportunidades de ventas en
SAP Business One
El mdulo de oportunidades de ventas le permite crear una oportunidad de ventas en la aplicacin
justo despus de identificarla. Por ejemplo, un contacto interesado le consulta sobre determinados
productos que vende su empresa. Puede responder inmediatamente creando una oportunidad de
ventas, lo cual le permite realizar un seguimiento de este contacto interesado e informar a los dems
sobre el estado del cliente potencial.
Introduccin de una oportunidad de ventas
Para introducir una oportunidad de ventas y realizar su seguimiento, vaya al men principal de SAP
Business One y elijaSales Opportunities Sales Opportunity para ver la ventanaSales
Opportunity (consulte la Figura8-4). En esta seccin, le ofreceremos informacin detallada sobre
esta ventana y las pestaas ms importantes.
Oportunidades de ventas
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Figura 8-4: Anatoma de una oportunidad de ventas en SAP Business One
Quin es su contacto interesado?
El primer paso para introducir una oportunidad de ventas es identificar a su contacto interesado.
Haga clic en el botn situado a la derecha del campo Business Partner Code para visualizar la
ventanaList of Business Partners. Si su contacto interesado ya se ha introducido como cliente o
como cliente potencial, aparecer aqu. En caso contrario, haga clic en el botnNew para ver la
ventanaBusiness Partner Master Data. El captulo 4 ofrece informacin sobre la introduccin de
datos maestros de interlocutores comerciales.
Si est realizando una venta a un cliente existente, la cabeceraSales Opportunity incluye datos
como el total de todas las facturas que debe el cliente en ese momento teniendo en cuenta cualquier
abono que pueda tener. Evidentemente, esta informacin no es aplicable a clientes potenciales
nuevos.
Oportunidades de ventas
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Business Partner Territory y Sales Employee vienen predefinidos desde el registro de datos
maestros de interlocutores comerciales, pero se pueden modificar. Owner indica quin dirige el
trabajo de esta oportunidad de ventas (y quin debe recibir cualquier comisin que genere).
Puede especificar un nombre para la oportunidad en el campoOpportunity Name; SAP Business
One le asigna un nmero de forma automtica. El valor propuesto del campoStatus esOpen; la
oportunidad de ventas contina abierta hasta que la cierre en la pestaaSummary, lo cual le
permite continuar el seguimiento de laoportunidad, si lo desea, incluso despus de que se cierre la
venta y se realice la entrega a fin de garantizar la satisfaccin del cliente.
Closing % est asociado con la fase de la oportunidad de ventas, como ya se ha comentado.
Fjese que slo la pestaaPotential tiene campos obligatorios, pero cada pestaa tiene un tipo
concreto de informacin que le ayuda a realizar un seguimiento no slo de esta venta, sino de todas
las oportunidades de ventas en conjunto.
El resultado: Cul es el potencial de esta oportunidad de ventas?
Los responsables de ventas estn especialmente interesados en la pestaaPotential como se muestra
en la Figura 8-4, igual que usted si recibe una comisin por la venta.
En esta pestaa se introduce informacin sobre cundo se puede cerrar esta venta. En el campo
Predicted Closing In puede introducir unaPredicted Closing Date o un nmero de das, semanas o
aos en los que espera que se cierre la venta (la lista desplegable le permite especificar das,
semanas o meses). Al rellenar un campo, SAP Business Onecalcula el otro, de forma que si escribe
una fecha, no hace falta que introduzca el nmero y viceversa.
Debe rellenar el Potential Amount correspondiente a su venta. SAP Business One calcula el
Weighted Amount en funcin de la probabilidad de que esta venta se cierre. En el ejemplo (consulte
laFigura8-4), el 6% de los clientes potenciales se convierten en ventas. Por lo tanto, se ha calculado
unWeighted Amount de21.002,82 dlares, lo cual es el 6% (Closing %) de350.047 dlares
(Potential Amount). En la pestaaStages, como veremos, cada fase de ventas est asociada a un
porcentaje que se utiliza para calcular cul es la probabilidad de que se cierre una venta determinada
(el campoClosing % de la cabecera muestra el porcentaje de la fase actual de la venta). Con esta
metodologa se genera una previsin ms realista.
Oportunidades de ventas
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Otro factor importante para la previsin es el Level of Interest. Se trata de un cliente potencial
predispuesto o ms bien indiferente? Este campo desplegable contiene entradas definidas por su
empresa.
Interest Range le ayuda a realizar un seguimiento de los tipos de cosas en las que est interesado
este cliente; las anotaciones que realice aqu pueden serle de utilidad en el futuro para realizar otras
ventas a este contacto interesado. Puede indicar el inters principal del contacto interesado mediante
una casilla de verificacin.
Ajuste de la oportunidad de ventas
Las dems pestaas de la ventanaSales Opportunity le ayudan a realizar un seguimiento de varios
datos importantes.
En la pestaaStages, puede realizar un seguimiento de la oportunidad de ventas a travs de las
fases, pasndola de una a otra a medida que avanza el acuerdo. El Potential Amount quiz no
cambie de una fase a otra (aunque puede hacerlo), pero el Weighted Amount vara porque las
ltimas fases suelen tener una probabilidad mayor de cierre que las primeras. Como se ha
comentado en la seccin anterior, la empresa define las fases.
La pestaaGeneral le permite gestionar oportunidades de ventas en las que un tercero, como un
distribuidor, gestiona la venta por usted. En cambio, la pestaaPartners est disponible para definir
relaciones de cualquier tipo. Si usted es un contratista general, por ejemplo, puede incluir
subcontratistas en la pestaaPartners. Con estas dos pestaas puede gestionar oportunidades de
ventas complejas en las que participen varias partes.
En la pestaaCompetitors se especifican las otras personas que constituyen la competencia en esta
venta y el grado de amenaza del competidor. La intensidad de la competencia se mide en el campo
Threat Level; donde puede seleccionar el valor predeterminado de este competidor o elegir un
grado de amenaza diferente para esta oportunidad concreta.
Si el competidor consigue la venta en ltima instancia, marque la casilla de verificacinWon. Al
realizar un seguimiento de esta informacin, ms adelante puede realizar anlisis competitivos sobre
qu ventas se estn ganando y perdiendo, quin se est quedando con sus negocios y por qu, si
conoce el motivo.
Oportunidades de ventas
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La pestaaSummary es importante para indicar el estado de esta oportunidad: si est abierta,
ganada o perdida.
En la pestaaAttachments puede buscar documentos relacionados como pedidos de cliente u
ofertas de ventas, as como mensajes de correo electrnico, documentos de Microsoft Word, hojas
de clculo y presentaciones, es decir, cualquier tipo de documento. Al mantener junta toda esta
informacin, puede crear una visin coherente de esta oportunidad de ventas concreta.
Sugerencia sobre adjuntos. Puede adjuntar documentos relacionados con una oportunidad de
ventas en un servidor compartido o en su PC. Si adjunta documentos almacenados en su PC, SAP
Business One crea una copia del documento en un directorio del servidor central, de forma que
est disponible para cualquier persona que consulte la oportunidad de ventas. Si adjunta un
documento a una oportunidad de ventas, lo que hace en realidad es compartir el documento con
cualquier persona que pueda consultar la oportunidad de ventas.
Gestin de actividades de ventas
EnSAP Business One, todo lo que haga con un cliente se denomina actividad. Hay cinco tipos de
actividades: llamadas telefnicas, reuniones, tareas, notas y otras, que pueden incluir correos
electrnicos, por ejemplo.
Seleccione Business Partners Activity en el men principal deSAP Business One para
visualizar la ventanaActivity (que se muestra en laFigura8-5). (Tenga en cuenta que tambin
puede adjuntar actividades a los documentos de ventas, explicados en el captulo 5.) En la ventana
Activity puede configurar recordatorios que aparecern en SAP Business One. Las actividades
tambin se reflejan en el calendario de SAP Business One. Puede vincular documentos y adjuntos,
as como contenido de formato libre como mensajes de correo electrnico.
Oportunidades de ventas
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Figura 8-5: Introduccin de actividades de ventas en SAP Business One
Para programar reuniones, slo tiene que hacer clic en el icono del calendario de la barra de
herramientas de SAP Business One. El calendario le ofrece varias vistas, incluida una vista de grupo
que puede facilitar la programacin de reuniones de equipo. Haga clic en una fecha y hora
determinadas y SAP Business One le lleva a la ventana Activity (Figura 8-5) donde puede describir
actividades y vincularlas a interlocutores comerciales y documentos.
Las actividades no slo informan de lo que ha hecho con un contacto determinado, sino tambin lo
que tiene previsto hacer. Por ejemplo, registr una llamada de telfono y estableci un recordatorio
de seguimiento para volver a llamar.
Cuando entra en SAP Business One aparecen recordatorios para actividades programadas que le
ayudan a gestionar su trabajo con los clientes.
Oportunidades de ventas
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Gestin de oportunidades de ventas en
Microsoft Outlook
Es cierto que con SAP Business One puede gestionar actividades de ventas y que esto puede
resultar muy prctico para actualizar oportunidades de ventas o introducir pedidos de clientes, por
ejemplo. Pero como muchas personas utilizan Microsoft Outlook para gestionar su correo
electrnico y su agenda diaria, tiene la posibilidad de utilizar la aplicacin complementaria de
integracin deMicrosoft Outlook para queSAP Business One pueda realizar un seguimiento de
su trabajo diario con oportunidades de ventas.
La integracin de Microsoft Outlook le permite consultar datos de ventas sin tener que acceder
permanentemente aSAP Business One. Esto es especialmente til para los responsables de ventas
que viajan con frecuencia y necesitan ser capaces de consultar datos de clientes y de personas
interesadas mientras estn de viaje. Por ejemplo, un responsable de ventas necesita prepararse para
una reunin en las instalaciones del cliente. La integracin de Microsoft Outlook le permite
sincronizar la informacin entre sus contactos enMicrosoft Outlook y sus interlocutores
comerciales enSAP Business One.
Alerta sobre la instalacin de la aplicacin complementaria de integracin de
Microsoft Outlook. La integracin de Microsoft Outlook requiere que su consultor de
implementacin instale una aplicacin complementaria de SAP Business One.
El responsable de ventas puede generar una instantnea en Excel con datos de clientes adicionales,
como actividades abiertas, entregas abiertas y facturas, as como ofertas y pedidos que es necesario
procesar. Puede cambiar datos y sincronizar los cambios posteriormente con SAP Business One.
Tambin es posible que un responsable de ventas cree ofertas directamente desdeMicrosoft Outlook
y las enve al cliente por correo electrnico. En la sincronizacin siguiente, la oferta se importar a
SAP Business One y estar disponible para que el departamento de ventas la contine procesando.
La Figura 8-6 muestra la funcionalidad de la aplicacin complementaria de integracin de Microsoft
Outlook.
Oportunidades de ventas
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Figura 8-6: La integracin de Microsoft Outlook con SAP Business One sincroniza su trabajo en
Microsoft Outlook con su trabajo en SAP Business One
Qu se puede hacer con la integracin de Microsoft Outlook? Observe la lista siguiente:
Importar contactos desdeSAP Business One y sincronizarlos conMicrosoft Outlook
Guardar mensajes de correo electrnico y documentos adjuntos como actividades de
SAP BusinessOne
Importar aMicrosoft Outlook tareas y actividades de calendario creadas en SAP
Business One
Editar, ver y crear ofertas de ventas y guardarlas en SAP Business One
Crear instantneas totalmente actualizadas de actividades de ventas de clientes y
compras de proveedores
Lo ms importante es que la integracin de Microsoft Outlook le ayuda a aumentar su productividad
y a simplificar su trabajo. Le proporciona un modo global e integrado de gestionar su agenda, correo
electrnico y actividades a la vez que le permite acceder a la ltima informacin desde SAP Business
One.
Oportunidades de ventas
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Qu aspecto tiene la integracin de Microsoft Outlook?
La Figura8-7 muestra la integracin deSAP Business One enMicrosoft Outlook. Para trabajar
con la aplicacin complementaria de integracin de Microsoft Outlook, debe haber iniciado una
sesin en SAP Business One.
Figura 8-7: Men de SAP Business One en Microsoft Outlook
Sincronizacin de SAP Business One y Microsoft Outlook
SAP Business One tiene personas de contacto, actividades y documentos. Microsoft Outlook
tiene citas de calendario, contactos y tareas. Dado que esta informacin se almacena en bases de
datos separadas, es importante sincronizarla. Y para sincronizar esta informacin necesitamos un
vnculo comn entreMicrosoft Outlook y SAP Business One. La informacin del interlocutor
comercial sirve de vnculo comn entre las dos aplicaciones.
Por lo tanto, para la sincronizacin conSAP Business One, cada cita de calendario, contacto o tarea
en Microsoft Outlook debe estar asociada a un interlocutor comercial. Para asociar un contacto
con un interlocutor comercial, visualice el contacto en Microsoft Outlook y seleccioneSAP Business
One Associate with para abrir la ventanaAssociate with que se muestra en la Figura8-8.
Oportunidades de ventas
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Figura 8-8: Asociacin de un contacto de Microsoft Outlook con un interlocutor comercial de SAP
Business One
Haga clic en el botn de consulta situado a la derecha del campoBusiness Partner Code para
visualizar una lista de interlocutores comerciales o haga clic enRecommend para ver la ventana
Select Contact from Recommendation. En esta ventana se muestran los interlocutores comerciales
que comparten el mismo nombre de dominio de correo electrnico con el contacto de Microsoft
Outlook. Seleccione el interlocutor comercial que corresponda y haga clic enOK.
Si los nombres de contactos de Microsoft Outlook y deSAP Business One son diferentes, se
activa de forma automtica el botnCreate as New Contact Person. Si los nombres son los
mismos, el botnUse Existing Contact est activado. Haga clic enSynchronize This y, despus en
OK para cerrar el mensaje que aparece. A continuacin, haga clic enSave and Close. En este punto,
puede ir a SAP Business One y comprobar si el contacto deMicrosoft Outlook est incluido en el
registro de interlocutores comerciales.
Las tareas y citas de calendario se asocian con interlocutores comerciales de SAP Business One de
un modo intuitivo similar. Cuando aade una cita a su calendario deMicrosoft Outlook y sincroniza
la informacin, se actualiza su calendario deSAP Business One. Las tareas se aaden como
actividades aSAP Business One de forma parecida.
Oportunidades de ventas
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Alerta sobre supresin de citas de calendario, tareas y contactos. Cuando borre una cita
de calendario, tarea o contacto en Microsoft Outlook, compruebe si se debe borrar tambin en
SAP Business One. Puesto que las supresiones son irreversibles, no se realizan de forma
automtica.
Sincronizacin masiva
Generalmente, no querr sincronizar slo un contacto, una cita de calendario o una tarea, sino varias
a la vez. Para realizar una sincronizacin masiva, enMicrosoft Outlook seleccioneSAP Business One
Synchronization Quick Synchronize. Si quiere tener un control restringido de lo que se
sincroniza, elijaSynchronization Synchronize. Consulte la ayuda en lnea para obtener
informacin ms detallada.
Guardar un correo electrnico como una actividad
Mantener mensajes de correo electrnico dentro de un registro de interlocutores comerciales es una
gran estrategia. Todas las personas de la empresa pueden ver el correo electrnico relacionado con
un interlocutor comercial determinado, lo cual permite a todo el mundo tener la informacin
completa sobre un determinado cliente o contacto interesado.
Otra ventaja fundamental de guardar el correo electrnico como actividad es que puede crear
automticamente actividades de seguimiento que le recuerden determinadas acciones. Para
especificar cul debe ser la actividad de seguimiento enMicrosoft Outlook seleccioneSAP Business
One Default Settings Save E-mail as Activity.
Para guardar un correo electrnico como actividad, abra el mensaje de correo en Microsoft Outlook,
elijaQuick Save E-mail as Activity oSave E-mail as Activity del men deSAP Business One en
Microsoft Outlook. De manera similar a la sincronizacin, la seleccin deSave E-mail as Activity
le permite tener un control restringido sobre cmo se guarda exactamente el correo electrnico,
incluyendo, si fuese necesario, la creacin de una nueva persona de contacto para el interlocutor
comercial. Puede decidir si quiere guardar cualquier documento adjunto con el mensaje de correo
electrnico. La Figura 8-9 muestra el aspecto de un mensaje de correo electrnico en SAP Business
One. Este mensaje de correo electrnico era una actividad de seguimiento de la llamada telefnica.
Para ver un documento adjunto, slo tiene que hacer doble clic en la pestaaAttachments de la
ventanaActivity.
Oportunidades de ventas
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Figura 8-9: Correo electrnico de Microsoft Outlook guardado como actividad en SAP Business
One
Trabajar con ofertas en Microsoft Outlook
Las ofertas enMicrosoft Outlook funcionan de un modo ligeramente diferente al que hemos
explicado hasta el momento. Para importar ofertas deSAP Business One, vaya al menSAP
Business One enMicrosoft Outlook y elijaQuotations Set Filter para visualizar la ventana
Quotations Filter. En esta ventana se configuran las opciones que filtran qu ofertas se importan.
Haga clic enSave and Refresh para importar ofertas con estas opciones. Las ofertas se almacenan en
una carpeta de correos electrnicos denominadaQuotations, que se muestra en laFigura8-10.
Puede crear ofertas en SAP Business One y despus importarlas a Microsoft Outlook. Despus de la
importacin, puede visualizarlas, editarlas o enviarlas como correos electrnicos. Tambin puede
crear nuevas ofertas directamente en Microsoft Outlook. La ventanaQuotation le proporciona
acceso directo a informacin como por ejemplo cantidades de almacn y los ltimos precios, tal
como estn creadas las ofertas en SAP Business One. De hecho, cuando aade o actualiza ofertas a
travs de Microsoft Outlook, se actualizan o se aaden a SAP Business One y no es necesario ningn
otro paso adicional (como la sincronizacin).
Oportunidades de ventas
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Figura 8-10: I mportacin de ofertas de ventas a Microsoft Outlook
Generacin de instantneas de la actividad de interlocutores
comerciales
Las instantneas le ofrecen informacin detallada y potente para que pueda trabajar de manera eficaz
con clientes y clientes potenciales. La integracin de Microsoft Outlook le ofrece la oportunidad de
ver una instantnea de informacin sobre interlocutores comerciales cuando sincroniza
informacin de un contacto determinado. Si seleccionaSynchronize This en el menSAP Business
One deMicrosoft Outlook, se le solicita que cree una instantnea de informacin para ese interlocutor
comercial. Las instantneas son libros de trabajo de Excel que proporcionan informacin detallada
sobre un interlocutor comercial concreto. Puede elegir entre 10 plantillas de instantneas o crear las
suyas propias.
Puede seleccionar una instantnea y generarla en un paso al visualizar el contacto en Microsoft
Outlook y elegir SAP Business One Associate with. Aparece la ventanaAssociate with, tal como
se muestra en la Figura8-11.
Oportunidades de ventas
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Figura 8-11: Seleccin de una instantnea
En la pestaaSnapshot, elija unaSnapshot Template de la lista desplegable. Para generar la
instantnea, haga clic enSynchronize This.
La instantnea que se crea aparece en la pestaaGeneral del registro de contactos de Microsoft
Outlook. Haga doble clic en la instantnea para abrirla enMicrosoft Excel, tal como se muestra en
la Figura 8-12.
Figura 8-12: Una instantnea de un cliente abierta en Microsoft Excel
Oportunidades de ventas
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La instantnea incluye una pgina de resumen (se muestra de por defecto) que est vinculada a hojas
de trabajo detalladas para toda la informacin resumida. Para ver ms detalles sobre las llamadas de
servicio en la instantnea que se muestran en la Figura 8-12, por ejemplo, haga doble clic para ir a la
pgina del libro de trabajo o simplemente elija la pestaaService Calls situada en la parte inferior del
libro de trabajo.
De Microsoft Outlook a SAP Business One
En las secciones anteriores se ha definido lo que se puede hacer en Microsoft Outlook para gestionar
su trabajo diario de convertir clientes potenciales en ventas. Todava hay una cosa ms que puede
hacer en Microsoft Outlook para que le resulte ms fcil gestionar estos datos: SAP Business One
dispone de datos clave sobre previsiones e informes de ventas que se deben actualizar con
regularidad. Por qu no configura un recordatorio en Microsoft Outlook una vez que decida la
frecuencia de actualizacin de las oportunidades de ventas enSAP BusinessOne, ya sea diaria,
semanal o bisemanal? En concreto, actualice el valor de la oportunidad (si vara), la fase de ventas a
medida que progresa y el estado de cada oportunidad.
Creacin de informes sobre oportunidades
de ventas
La creacin de informes sobre oportunidades de ventas es un paso clave, tanto para los comerciales
individuales como para los responsables comerciales y los directivos de la empresa. El men
principal de SAP Business One contiene 11 informes de ventas estndar que puede crear para
gestionar las oportunidades de ventas y realizar previsiones y anlisis. Para generar cualquiera de
estos informes, seleccioneSales Opportunities Sales Opportunities Reports y elija el informe en
el que est interesado. La tabla de la pgina siguiente resume los informes disponibles.
Con estos informes, puede analizar todos los aspectos del proceso de ventas para determinar el
estado de las oportunidades que estn actualmente sobre la mesa, as como de aquellas que se han
cerrado. Estos datos ayudan a sus responsables de ventas a planificar la estrategia y a evaluar lo que
funciona y lo que no en trminos de obtencin de nuevos negocios.
Oportunidades de ventas
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Informe
Criterios de seleccin Informacin que muestra
Previsin de
oportunidades
Interlocutor comercial, territorio,
empleado de ventas principal,
ltimo comercial, fase, fecha,
sector, documentos, importe,
porcentaje, orgenes, partners y
competidores
Todas las oportunidades de ventas
abiertas
Orden de clasificacin: territorio,
empleado de ventas principal,
interlocutor comercial (dos niveles
de agrupacin)
Previsin de
oportunidades a lo
largo del tiempo
Igual que la previsin de
oportunidades ms el estado
Previsin que puede facilitar las
perspectivas de ingresos a la
larga; puede incluir oportunidades
cerradas
Orden de clasificacin: mes,
trimestre y ao
Estadstica de
oportunidades
Igual que previsin de
oportunidades a lo largo del
tiempo
Oportunidades abiertas, ganadas,
perdidas y totales
Orden de clasificacin: igual que
previsin de oportunidades ms
nmero de artculo y grupo de
artculos (dos niveles de
agrupacin)
Oportunidades
Igual que previsin de
oportunidades a lo largo del
tiempo
Lista simple ordenada por nmero
de oportunidad
Anlisis de la fase
Rango de fechas de inicio, rango
de fechas de cierre previstas,
fase de ventas, empleado de
ventas, interlocutor comercial y
se pueden incluir, de forma
opcional, oportunidades con una
fecha de cierre vencida
Un informe grfico (consulte la
Figura 8-3) que se puede utilizar
para analizar las fases en las que
estn las oportunidades y los
porcentajes de cierre reales para
cada venta
Distribucin de
orgenes en el
tiempo
Igual que previsin de
oportunidades a lo largo del
tiempo
Oportunidades de ventas por
origen; se puede visualizar en
formato grfico
Oportunidades
ganadas
Rango de fechas de inicio, rango
de fechas de cierre, empleado
de ventas e interlocutor
comercial
Oportunidades de ventas que se
han ganado
Oportunidades
perdidas
Igual que oportunidades
ganadas
Oportunidades de ventas que se
han perdido
Mis oportunidades
abiertas
Sin criterios de seleccin
Oportunidades de ventas abiertas
Mis oportunidades
cerradas
Sin criterios de seleccin
Oportunidades de ventas cerradas
Oportunidades de ventas
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Oportunidades
previstas
Interlocutor comercial, empleado
de ventas, fase, fecha,
documentos, importes y
porcentaje
Visualizacin grfica de las ventas
previstas (Figura 8-13); haga clic
con el botn derecho en el grfico
para crear un anlisis de
oportunidades dinmicas (Figura
8-14)
Ejecucin del informe de oportunidades previstas
Quiz uno de los informes ms importantes sea el informeOpportunities Pipeline, que se muestra
en la Figura8-13, ya que proporciona una respuesta visual a la eterna pregunta de ventas Qu
tenemos en perspectiva? Este informe se utiliza para analizar las oportunidades abiertas en las
previsiones de ventas y facilita la tarea de identificar la proporcin de oportunidades abiertas en cada
fase con relacin a todas las oportunidades abiertas.
Oportunidades de ventas
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Figura 8-13: Informe de oportunidades previstas
Oportunidades de ventas
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Puede visualizar Opportunities Pipeline como un grfico de cambio dinmico seleccionandoGoto
Dynamic Opportunity Analysis o haciendo clic con el botn derecho enOpportunity Pipeline y
seleccionando esta opcin (consulte laFigura8-14).
Figura 8-14: Representacin dinmica de las oportunidades de ventas previstas
La ventanaDynamic Opportunity Analysis representa cada oportunidad de ventas como un globo
cuyo tamao se corresponde al importe potencial de la oportunidad de ventas. Se incluyen las
oportunidades de ventas abiertas y cerradas. Cada divisin vertical representa una fase del proceso de
ventas. Los globos se mueven de acuerdo con su estado cambiante a lo largo del eje longitudinal, que
representa las fases del proceso de ventas.
Oportunidades de ventas
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Lista de verificacin de oportunidades de
ventas
Configuracin de oportunidades de ventas
Vaya a Administration Setup Sales Opportunities
Configure fases de ventas y defina un porcentaje de cierre para cada fase
Configure competidores, partners y relaciones
Introduccin de una oportunidad de ventas
Desde el men principal, vaya a Sales Opportunities Sales Opportunity
Seleccione un interlocutor comercial o cree uno nuevo para este cliente potencial
Introduzca una fecha de cierre prevista
Introduzca un importe potencial para esta venta
Introduzca otra informacin que desee, por ejemplo competidores y partners
Creacin de informes sobre oportunidades de ventas
Desde el men principal, vaya a Sales Opportunities Sales Opportunities Reports
Seleccione un informe de la lista
Introduccin de una actividad de ventas en SAP Business One
Seleccione Main Menu Business Partners Activity
Especifique una actividad
Especifique un interlocutor comercial, una fecha y cualquier otro dato adicional
Asociacin de un contacto de Microsoft Outlook con un interlocutor comercial de
SAP Business One
En Microsoft Outlook, seleccione un contacto
Elija SAP Business One Associate with
Seleccione un interlocutor comercial
Sincronizacin de SAP Business One y Microsoft Outlook
En Microsoft Outlook, elija SAP Business One Synchronization Synchronize
Configure los parmetros de sincronizacin y resuelva cualquier conflicto
Sincronizacin de un contacto y creacin de una instantnea
En Microsoft Outlook, seleccione un contacto
En la ventana Contact, elija SAP Business One Synchronize This
Cuando se le solicite que cree una instantnea para este interlocutor comercial,
haga clic en Yes
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XL Reporter
Contenido del captulo
Visin general de XL Reporter
Creacin de un informe en Report Composer
Guardar los informes
Ampliacin de los conocimientos de XL Reporter con Report Designer
Ahora que SAPBusiness Oneya est instalado y en funcionamiento y ya comprende la lgica
empresarial, le interesar utilizar la informacin de SAP Business One para tomar decisiones
fundamentadas. Con XL Reporter puede crear vistas personalizadas de informacin sobre sus
actividades empresariales que pueden ser tan globales o tan detalladas como desee.
Es muy posible que un responsable de ventas, antes de revisar 10 informes, prefiera un panel que
muestre dnde se encuentran las oportunidades de ventas previstas, los 10 clientes potenciales
principales clasificados por la importancia del negocio y un anlisis competitivo. Un director
ejecutivo puede querer informacin resumida de los informes en mdulos diferentes (crditos
generales, un resumen de datos de ventas, informes de inventario y, por supuesto, los resultados: un
resumen de prdidas y ganancias). O quiz un panel con una serie de los 10 informes principales,
como las 10 principales ofertas abiertas, las 10 oportunidades de ventas principales, los 10 pedidos
principales, etc.
Con la herramienta XL Reporter puede crear todos estos informes y muchos otros. Esta herramienta
le ofrece unas posibilidades ilimitadas. Sean cuales sean las necesidades de su empresa, puede
utilizar XL Reporter para consultar el gran almacn de datos de SAP Business One y utilizar estos
datos para tomar decisiones fundamentadas sobre cmo conseguir que su empresa crezca y prospere.
En este libro hemos explicado un gran nmero de informes estndar y tambin hemos destacado
muchos. XL Reporter le permite ampliar estos informes estndar o crear sus propios informes para
satisfacer las necesidades particulares de su empresa y sus objetivos.
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XL Reporter
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Visin general de XL Reporter
XL Reporter, como su nombre indica, est totalmente integrado conMicrosoft Excel, lo cual le
proporciona una interfaz familiar y le permite aprovechar los conocimientos que ya posee para crear
sus propios informes. Le informa sobre datos productivos, lo cual garantiza que los informes ofrecen
informacin actualizada de SAP Business One. Puede ver datos en forma de resumen y, despus,
acceder al nivel de transaccin desglosado si lo desea.
XL Reporter ofrece funciones sofisticadas, como la capacidad para programar la generacin y
entrega de informes. Con XL Reporter puede crearlo todo a partir de consultas rpidas que responden
preguntas urgentes en paneles personalizados para los responsables de la toma de decisiones, que
necesitan estar siempre al tanto del negocio.
Componentes de XL Reporter
XL Reporter est formado por tres mdulos: Report Composer, Report Designer y Report
Organizer.
Alerta sobre la instalacin. XL Reporter es una aplicacin complementaria de SAP Business
One, por lo que se debe instalar por separado.
Report Organizer
Cuando inicie XL Reporter, ver Report Organizer, que tiene una interfaz similar al Explorador de
Windows. Le permite empaquetar, distribuir y organizar los informes que cree. Tambin le permite
agregar informes al men principal de SAP Business One.
Report Composer
Gracias a la interfaz de arrastrar y soltar de Report Composer es ms fcil comenzar a crear
consultas e informes personalizados inmediatamente. Incluso en esta herramienta bsica, los
informes ofrecen la funcionalidad de desglose.
Los informes que crea con Report Composer se pueden imprimir, guardar y distribuir. Se les puede
dar formato con plantillas de Excel. A continuacin, puede guardar estos informes como definiciones
de informe y mejorarlos con Report Designer.
XL Reporter
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Report Designer
Report Designer utiliza Microsoft Excel como interfaz. Combina la potencia de Microsoft Excel
con las herramientas de XL Reporter, lo cual le permite crear informes y paneles avanzados. Con
Report Designer puede crear frmulas personalizadas y diseos de informes, as como ver y
ejecutar informes acabados.
La tabla siguiente le permite comparar de un vistazo Report Composer yReport Designer.
Caracterstica Report Composer Report Designer
Formato
Bsico (utiliza plantillas
predefinidas)
Avanzado
Informes grficos Sin grficos
Diagramas completos y
grficos de Microsoft Excel
Filtros Filtros bsicos Filtros amplios
Interfaz de usuario
Se trabaja en la interfaz
sencilla de arrastrar y
soltar de Report
Composer
Se trabaja directamente en
Microsoft Excel
Formato de fichero de los
informes producidos
Microsoft Excel Microsoft Excel
Paneles personalizados No S
Formacin necesaria
Ninguna; interfaz
guiada sencilla
Recursos de formacin
disponibles en el portal de
clientes de SAP Business One
Capacidad para aplicar las
plantillas de diseo de
Microsoft Excel
S S
Capacidad para combinar
funciones de Microsoft Excel
con funciones de XL Reporter
No S
Quin utiliza XL Reporter?
Generalmente, una o dos personas de la empresa aprenden a utilizar XL Reporter. Los usuarios de
XL Reporter suelen pertenecer al departamento de TI, pero pueden ser de contabilidad, ventas u otro
departamento con necesidades de creacin de informes importantes. Deber comentar la
implementacin deXL Reporter con su consultor de implementacin para tratar cuestiones relativas
a los permisos. Estas cuestiones pueden ser importantes porque las personas que utilicen XL
Reporter deben estar autorizadas como superusuario enSAP Business One. Si desea utilizar XL
Reporter y no tiene acceso de superusuario, puede configurar una empresa de demostracin o de
prueba donde podr crear informes que luego se podrn importar a la empresa de produccin.
XL Reporter
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Creacin de un informe en Report Composer
Durante nuestro recorrido por XL Reporter aprender a crear consultas que proporcionan respuestas
inmediatas. Tambin aprender cmo convertir una consulta en una definicin de informe que se
pueda guardar y ejecutar desde el men principal de SAP Business One, si lo desea.
I nicio de XL Reporter
XL Reporter es una aplicacin complementaria deSAP Business One. Las aplicaciones
complementarias se pueden iniciar de forma automtica o manual, en funcin de cmo estn
configuradas. En el menTools, compruebe si aparece XL Reporter, tal como se muestra en laFigura
9-1.
Figura 9-1: Men Tools de SAP Business One
Si XL Reporter estinstalado pero no aparece en el menTools, puede iniciarlo en esta sesin
seleccionandoAdministration Add-Ons Add-On Manager, despusXL Reporter y, a
continuacin, haciendo clic enStart. Si desea que XL Reporter se inicie de forma automtica
cuando inicieSAP Business One, lo cual significa que la opcinXL Reporter siempre aparecer
en el menTools, seleccioneAdministration Add-Ons Add-On Administration. Configure el
grupo predeterminado de XL Reporter como automtico y haga clic enUpdate. La prxima vez que
inicie SAP Business One, XL Reporter se iniciar automticamente.
XL Reporter
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Para iniciar manualmente XL Reporter, seleccioneTools XL Reporter. XL Reporter se ejecuta
como un programa independiente, por lo que debe seleccionarlo de la barra de tareas de Windows;
aparece en su propia ventana, tal como se muestra en la Figura9-2.
Figura 9-2: Interfaz deReport Organizer
En este captulo, despus de crear un informe analizaremos con ms detalle Report Organizer. Por
ahora, haga clic en el icono Report Composer para abrir Report Composer.
XL Reporter
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Creacin de un informe con Report Composer
En esta seccin, crearemos un informe de muestra en Report Composer, descrito en laFigura9-3.
La ventanaReport Composer estdividida en varias reas, que incluyen un rea de datos, un rea
de selecciones, un rea de agrupacin azul y una gran rea gris de visualizacin deinformes.
Figura 9-3: Ventana de Report Composer
El rea de datos tiene pestaas que agrupan elementos de datos en los mdulos deSAP Business
One. Cada pestaa ofrece elementos de datos que puede seleccionar y arrastrar para incluirlos en el
informe. Slo tiene que hacer clic en un elemento y arrastrarlo al rea gris de visualizacin de
informes situada cerca de la parte inferior de la ventana.
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Si observa con ms detalle el rea de datos, puede ver un icono a la izquierda de cada elemento de
datos. Este icono ofrece informacin sobre el tipo de elemento de datos y qu se puede hacer con l.
Los iconos hacen referencia a tres tipos bsicos de elementos de datos:
Dimensiones : las dimensiones son elementos de datos con atributos. El interlocutor
comercial es una dimensin y tiene numerosos atributos, incluido un saldo de cuenta,
nombre, lmite de crdito, direccin de facturacin y nmero de fax, por mencionar
slo algunos. Despus de arrastrar una dimensin al rea de visualizacin del informe,
puede hacer clic con el botn derecho sobre l para agregar sus atributos al informe.
Dimensiones ligeras : estas dimensiones se denominan ligeras porque son
elementos de datos simples que no tienen atributos. Algunos detalles relacionados con
los documentos, como las fechas, son dimensiones ligeras.
Medidas : las medidas son nmeros como cantidades, importes y precios.
Concretaremos con un ejemplo estos elementos de datos y su aplicacin prctica. En esta seccin del
captulo puede seguir las indicaciones como si fuese un tutorial y adquirir los conocimientos
necesarios para crear sus propios informes especiales.
Si utiliza la empresa de demostracin que incluye SAP Business One, OEC Computers, los
resultados sern similares (aunque no idnticos) a los que se muestran en este captulo. Si no utiliza
esta empresa, puede continuar, pero los datos que va a obtener de SAP Business One y los que se van
a visualizar en XL Reporter sern diferentes.
Seleccin de elementos de informe
Para comenzar, seleccione la pestaaSales-A/R en el rea de datos prxima a la parte superior de la
ventanaReport Composer. SeleccioneBusiness Partner y arrstrelo al rea de visualizacin de
informes, la gran rea gris situada cerca de la parte inferior de la ventana. Haga clic con el botn
derecho enBusiness Partner para visualizar el men contextual, como se muestra en la Figura9-4.
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Figura 9-4: Visualizacin de atributos de Business Partner
Al crear informes, este men contextual es muy importante, as que examinaremos ms de cerca
algunas de sus opciones:
Delete Business Partner - BP Code: elimina la columna actual
Delete All Columns: elimina todas las columnas y vuelve a empezar
Expand Business Partner as Column: crea una columna para cada interlocutor
comercial
Display Business Partner BP Name: muestra el nombre del interlocutor comercial en
lugar de su cdigo
Display Code for All Dimensions: muestra el cdigo en lugar del nombre de todas las
dimensiones incluidas
Display Name for All Dimensions: muestra el nombre en lugar del cdigo de todas las
dimensiones incluidas
Display More Attributes: accede a un men con los atributos posibles de una
dimensin (recuerde: slo las dimensiones tienen atributos)
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SeleccioneDisplay Business Partner BP Name: XL Reporter consulta la base de datos y, a
continuacin, muestra los nombres de los interlocutores comerciales de la lista, tal como se muestra
en la Figura 9-5.
Figura 9-5: Visualizacin de nombres de interlocutores comerciales
Ahora volvamos al rea de datos y seleccionemos ms elementos de datos. Puede desplazarse por la
lista tecleando la primera letra del nombre del elemento de datos. EscribaS para llegar el siguiente
elemento de datos que empieza por S, que debera ser Sales Document Type. Arrastre este elemento
a la zona de visualizacin de informes. Ahora arrastreSales Employee a la zona de visualizacin de
informes. A continuacin, el informe necesita una medida. EscribaR varias veces (o desplcese)
para llegar aRow Total y arrstrelo al rea de visualizacin de informes.
Aunque la columna Business Partner tiene datos (los nombres), las otras columnas (Sales Document
Type, Sales Employee, andRow Total) estn en blanco, como se muestra en la Figura 9-6.
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Figura 9-6: Elementos de datos que inicialmente tenan columnas en blanco
Haga clic en el icono de actualizacin de la barra de herramientas para rellenar el informe
con datos productivos, como se muestra en laFigura9-7.
Figura 9-7: Al hacer clic en el icono de actualizacin el informe se rellena con datos
Especificar una seleccin
En este momento el informe enumera todos los documentos de ventas. Pero y si quisiramos ser
ms especficos y mostrar slo los pedidos de cliente? Esto se denomina una seleccin. Como slo
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vamos a visualizar un tipo de documento de ventas, primero eliminamos la columnaSales Document
Type arrastrndola a la papelera de reciclaje situada a la derecha de la ventana.
Ahora seleccioneSales Document Type del rea de datos y arrstrelo al rea de selecciones
situada en el centro de la ventana. A la derecha deSales Document aparece un campo en el que
podemos especificar una seleccin, como se muestra en la Figura 9-8. Haga clic en el botn
de lista de la seleccin para visualizar la ventanaDimension Lookup. (LaX situada a la derecha
del botn de lista de la seleccin le permite cancelarla.)
Figura 9-8: Especificacin de una seleccin
La ventanaDimension Lookup le permite especificar uno o varios tipos de documentos de ventas
para incluirlos en el informe. Al hacer clic enSales Order, como se muestra en la pestaaList en la
Figura9-8, se aade este criterio al reaSelection situada en la parte inferior de la ventana.
Tambin puede agregar otros criterios seleccionando, por ejemplo, ofertas de ventas adems de
pedidos de cliente.
Una seleccin puede ser una dimensin o una dimensin ligera, como una fecha. No es posible
utilizar una medida como criterio de seleccin. Si selecciona una fecha, aparecer un calendario
donde podr elegirla en lugar de la ventanaDimension Lookup.
Haga clic enOK para terminar su seleccin y, a continuacin, haga clic en el icono de actualizacin.
Ahora el informe slo muestra los pedidos de cliente.
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Agrupacin del informe
Ahora vamos a agrupar, o a ordenar, este informe por empleado de ventas. Para hacerlo, simplemente
arrastre la cabecera de la columnaSales Employee al rea de agrupacin azul situada justo encima
de ella. El informe se actualiza automticamente y se ordena por empleado de ventas, tal como se
muestra en la Figura 9-9.
Figura 9-9: Agrupacin del informe
Nota sobre agrupacin. Puede tener varios niveles de agrupacin; por ejemplo, puede agrupar
por territorio de ventas y, a continuacin, por empleado de ventas.
Adicin de perodo financiero
Por ahora, hemos estado trabajando con campos en la pestaaSales-A/R. Generalmente, usted utiliza
campos de un solo mdulo para crear sus informes en el Report Composer, pero algunos campos se
pueden incluir desde otros mdulos. El perodo financiero es un campo til para incluir en los
informes.
Seleccione la pestaaFinancials y, a continuacin, pulse la teclaF parallegar aFinancial Period.
ArrastreFinancial Period al rea gris de creacin de informes. XL Reporter agrega una columna
en blanco paraFinancial Period.
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Cuando haga clic en el icono de actualizacin, XL Reporter reorganizar las columnas situando
Financial Period antes deRow Total.
Despliegue de columnas
Y si quiere que el informe muestre cada perodo financiero en una columna separada? Para ello,
deber hacer clic con el botn derecho en la columnaFinancial Period y seleccionar Expand
Financial Period as Column. XL Reporter aadir una columna para cada perodo financiero, tal
como se muestra en la Figura 9-10.
Figura 9-10: Despliegue del Financial Period como una columna
Tenga en cuenta queXL Reporter no muestra todos los perodos financieros, slo aquellos en los que
haba pedidos de cliente.
Adicin de totales al informe
Qu es un informe sin totales? Los totales le permiten ver al instante los resultados. Para aadir
totales al informe, haga clic con el botn derecho en cualquier parte del informe y seleccioneTotals.
XL Reporter aade una fila de total general para todos los importes cerca de la parte superior del
informe, as como una fila de totales para cada empleado de ventas, como se muestra en la Figura
9-11.
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Figura 9-11: Informe final, con filas para un total general y para los dems totales
Guardar los informes
Acabamos de crear una consulta potente que muestra muchas de las funciones de Report Composer.
Qu podemos hacer con esta consulta? Podemos imprimirla utilizando el icono imprimir de la
barra de herramientas. Pero qu hacemos para guardarla?
Guardar el informe como una consulta
Es posible que empiece a trabajar en una consulta y quiera seguir con ella ms tarde. Para guardar el
informe como una consulta, haga clic en el icono guardar , escriba un nombre para la consulta y
haga clic enSave en la ventana emergente. Se sigue viendo la consulta. En este momento, puede
cerrar Report Composer si lo desea. Como ejercicio rpido, haga clic en el icono consulta nueva
para borrar la pantalla(despus de haber guardado el informe). Ahora haga clic en el icono abrir
, seleccione la consulta que ha guardado y haga clic enOK. Se vuelve a mostrar la consulta que
cre anteriormente.
Guardar el informe como una definicin de informe
Qu ocurre si queremos variar el formato o manipular los datos? Y si queremos aadir este informe
al men principal de SAP Business One para que otras personas puedan ejecutarlo? XL Reporter
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nos ofrece estas posibilidades guardando el informe como una definicin de informe. Una definicin
de informe se puede guardar, revisar y volver a generar las veces que se desee como una copia del
informe actualizada, una instantnea de los datos. Piense en la copia del informe como si fuera una
tarta; la definicin de informe es la receta que le permite preparar la tarta siempre que quiera. Otras
personas tambin pueden preparar la tarta o cambiar la receta. Y se puede guardar en un fichero de
receta compartida. La diferencia, claro est, es que es mucho ms fcil elegir una opcin y generar
un informe que preparar una tarta. De hecho, lo que haceSAP Business One es preparar la tarta
por usted, utilizando la definicin de informe para generar un informe con datos actualizados
cuando lo desee.
Ms concretamente, el informe que hemos iniciado en Report Composer se puede seguir mejorando,
tanto en lo referente al formato como al contenido de datos, en Report Designer.
Alerta sobre la creacin de informes. Si genera un informe y crea una copia del informe o
guarda el informe como una definicin de informe, debe incluir una dimensin ligera o una
medida, segn los requisitos de Report Designer. Si no incluye una dimensin ligera ni una
medida, el informe generado o definicin de informe slo incluir ttulos, no datos.
Para guardar el informe como una definicin de informe, haga clic en el icono generar para abrir la
ventanaGenerate que se muestra en la Figura9-12.
Figura 9-12: Ventana Generate
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Escriba un nombre para el informe que sea lo ms descriptivo posible. Este nombre aparecer en el
men de SAP Business One, por lo que es necesario que sea descriptivo, como por ejemplo
Pedidos de cliente por empleado de ventas. La opcin para trabajar con esta consulta como
definicin de informe, Edit Definition, est seleccionada de forma predeterminada. La otra opcin,
Generate Report, crea una sola copia de este informe (en otras palabras, una tarta en vez de una
receta que se puede volver a utilizar). MarqueUse Excel Template y haga clic enOK.
Sugerencia de formato en Report Composer. Su consultor de implementacin puede
proporcionarle una plantilla de Microsoft Excel que est personalizada para su empresa. Abra la
plantilla en Microsoft Excel y gurdela como una plantilla para poder utilizarla con XL Reporter.
XL Reporter abre una ventana donde puede seleccionar una plantilla deMicrosoft Excel que puede
utilizar para dar formato al informe. Seleccione la plantilla que le ha proporcionado su consultor de
implementacin y haga clic enOK para visualizar la definicin de informe en Report Designer,
como se muestra en la Figura 9-13.
Figura 9-13: I nterfaz de Report Designer
Si lo desea, puede hacer clic en el icono para generar informes situado en la barra de
herramientas deReport Designer para crear una copia del informe enMicrosoft Excel.
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Describiremos Report Designer y sus ventajas ms adelante en este captulo. Ahora, cierreMicrosoft
Excel haciendo clic enYes para guardar la definicin de informe.
A continuacin, vaya aReport Organizer haciendo clic en el icono de fichero de la barra de
herramientas de Report Composer. El informe que hemos creado aparece ahora en Report Organizar,
tal como se muestra en la Figura 9-14.
Figura 9-14: Definicin de informe que aparece en Report Organizer
Adicin del informe al men principal de SAP Business One
Ahora queremos aadir el informe de pedidos de cliente por empleado de ventas al men principal
de SAP Business One. Nos gustara que apareciese en el mduloSales-A/R, as que arrastraremos la
definicin de informe a esa carpeta de ficheros.
SeleccioneFile Update SAP Business One Main Menu. De este modo aadimos el nuevo
informe al men principal de SAP Business One. Ahora volvamos a SAP Business One para
comprobarlo. Vaya aMain Menu Sales - A/R Sales Reports y desplcese hasta la parte
inferior de la lista para ver el informe que hemos creado. Las definiciones del informe creado conXL
Reporter empiezan por XL, as que el informe se llamarXL Pedidos de cliente por empleado
de ventas (Sales orders by Sales Employee), tal como se muestra en la Figura9-15. Es posible
que vea otras definiciones de informe de muestra que puede ejecutar y, si lo desea,
personalizar en Report Designer.
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Figura 9-15: Definicin de informe como opcin del Main Menu de SAP Business One
Ampliacin de los conocimientos de XL
Reporter con Report Designer
A medida que mejoran sus conocimientos de XL Reporter, puede crear paneles como el que se
muestra en la Figura9-16. Si se fija en Report Designer, quiz se d cuenta de queReport
Composer ofreca una vista simplificada del panel Advanced Report Builder de la ventana
Dimension Lookup que utilizamos en el tutorial. Los conocimientos que adquiri al utilizar Report
Composer le sern tiles para aprender a usar las numerosas funciones deReport Designer, que
incluyen:
Creacin de frmulas y parmetros personalizados
Diseo de presentaciones que muestran los datos visualmente, lo cual ofrece una visin
de conjunto a los responsables de la toma decisiones
Optimizacin de las caractersticas y funciones deExcel a la vez que se exploran los
datos productivos deSAP Business One
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Figura 9-16: Panel creado en Report Designer
Cuando utiliza XL Reporter dispone de una ayuda enlnea con slo hacer un clic. Para obtener
informacin ms pormenorizada, la mejor fuente para mejorar su conocimiento de XL Reporter, o
cualquier aspecto de SAP Business One, es el portal de clientes de SAP Business One en la
http://service.sap.com/smb/sbocustomer. All encontrar la siguiente informacin:
Definiciones de informes que puede descargar y personalizar
Guas How-to que proporcionan instrucciones de tutorial para crear informes
concretos y tiles en Report Designer
Cursos de e-learning, presentaciones grabadas y demostraciones de Adobe Flash
Una amplia gama de documentacin
Informacin sobre formacin presencial
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Creacin de documentos,
autorizaciones y aprobaciones
Contenido del captulo
Visin general de las funciones de creacin de documentos
Autorizaciones, procedimientos de aprobacin y borradores de
documentos
Aceleracin de la creacin de documentos con asistentes
En este captulo se examinan las funciones de creacin de documentos como por ejemplo los
borradores de documentos, la creacin de documentos a partir de otros y la creacin masiva de
documentos. Estos son los tres modos con los que SAPBusiness One ayuda a los usuarios a
acelerar y automatizar el proceso de creacin de documentos. Al combinar autorizaciones y
aprobaciones con funciones de creacin de documentos, la aplicacin proporciona un poderoso
conjunto de herramientas para que los usuarios realicen slo las tareas que son adecuadas para su
nivel de responsabilidad y autoridad.
Visin general de las funciones de creacin
de documentos
Las funciones de creacin de documentos de SAP Business One facilitan todo lo posible las
tareas repetitivas, de forma que con poco esfuerzo y trabajo sistematizado puede crear
rpidamente los documentos que necesite. Puesto que la creacin de documentos es una
actividad central de SAP Business One, existen diferentes mtodos para actuar en las diferentes
situaciones en las que se encuentran los usuarios. En las dos figuras siguientes se muestran los dos
modos ms comunes de crear documentos manualmente y de forma individual: con el modo de
adicin o utilizando un borrador de un documento existente.
Al desplazarse por el men principal, el documento suele abrirse en modo Adicin. Cuando busque
documentos o se desplace por ellos, puede entrar en el modo Adicin pulsandoCtrl +A o haciendo
clic en el icono del modo Adicin (consulte la Figura10-1). En el modo Adicin, aparece el botn
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Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones
SAP Business One ...To Go 186
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Add en la parte inferior izquierda de la pantalla. Una vez introducidos los datos, puede contabilizar el
documento o aadir datos maestros haciendo clic en el botnAdd.
Figura 10-1: Creacin de documentos utilizando el modo Adicin
En lugar de hacer clic en el botnAdd, puede utilizar el menFile para guardar documentos como
borradores, como se muestra en la Figura 10-2. Un documento guardado como borrador se puede
utilizar como plantilla para crear documentos similares las veces que desee. Los borradores de
documentos tambin se utilizan para almacenar documentos que avanzan en un procedimiento de
aprobacin.
Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones
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Figura 10-2: Utilizacin de borradores de documentos para crear documentos
Estos dos mtodos de creacin de documentos son directos y consisten en el proceso habitual de
rellenar y guardar un formulario.
Adems de admitir la creacin manual de documentos, SAP Business One ofrece dos asistentes para
la creacin de documentos: el asistente de obtencin de documentos y el asistente de creacin de
documentos, que se explican con ms detalle posteriormente en este captulo.
Autorizaciones, procedimientos de
aprobacin y borradores de documentos
Los procedimientos de aprobacin y las autorizaciones son dos aspectos de definicin de roles en
SAP Business One. Al conceder y limitar las autorizaciones de un usuario concreto, usted determina
a qu funciones puede acceder el usuario y qu acciones puede realizar. Los procedimientos de
aprobacin proporcionan al administrador un modo de ajustar lo que puede hacer cada usuario.
Quiz se pregunte qu relacin existe entre autorizaciones, procedimientos de aprobacin y creacin
de documentos. Todas estas caractersticas se pueden combinar; por ejemplo, un comercial puede
crear pedidos de cliente y conceder porcentajes de descuento especficos. Como administrador, usted
puede ajustar esta autorizacin de forma que el comercial pueda crear pedidos de cliente hasta un
importe determinado. Tambin puede configurar procedimientos de aprobacin de forma que el
Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones
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responsable del comercial tenga que aprobar los pedidos de cliente que superen un determinado
porcentaje de descuento.
Autorizaciones de usuarios
El proceso de configuracin de autorizaciones en SAP Business One es parecido a entregar una serie
de claves que permiten acceder a ciertas caractersticas y funciones. Las autorizaciones permiten o
impiden que determinados usuarios o grupos de usuarios realicen funciones como:
Crear ciertos tipos de documentos
Ver o gestionar determinados tipos de datos
Crear cuentas de usuario
Establecer permisos para otros usuarios
Acceder a funciones del men principal
Las autorizaciones utilizan el modelo organizativo de su empresa para que el acceso pueda estar
controlado por el nivel directivo de un miembro del personal. Las autorizaciones se pueden copiar de
un usuario a otro y se realiza un seguimiento de todos los cambios que se efectan en las mismas.
El mecanismo de autorizacin deSAP Business Oneproporciona un control restringido de las
funciones de la aplicacin a las que puede acceder cada usuario. Como se muestra en la Figura 10-
3, en la ventana Authorizations (que se abre al seleccionar Administration System Initialization
Authorizations) se recopila una lista de usuarios y una lista de todas las funciones disponibles en
cada mdulo deSAP Business One.
Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones
SAP Business One ...To Go 189
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Figura 10-3: Ventana Authorizations
Cada mdulo incluye una lista de las funciones disponibles y el acceso a los datos que se puede
conceder o denegar a cada usuario. Esta ventana proporciona parmetros adicionales para descuentos
mximos, salidas de caja y la utilizacin del cifrado.
Recomendacin sobre el portal. Para conocer informacin detallada sobre las autorizaciones de
usuario puede consultar la gua Cmo definir autorizaciones disponible en
http://service.sap.com/smb/sbocustomer.
Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones
SAP Business One ...To Go 190
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Procedimientos de aprobacin
Los procedimientos de aprobacin de SAP Business One son una recopilacin de potentes
mecanismos para controlar qu puede hacer cada persona y a quin se le debe solicitar la
concesin de excepciones. Los procedimientos de aprobacin implican el establecimiento de
lmites de tamao y naturaleza de las transacciones empresariales que cada usuario est autorizado a
ejecutar. Cuando alguien intenta contabilizar un documento que supera el lmite establecido en los
procedimientos de aprobacin, este documento se guarda de forma automtica como borrador
durante el proceso de aprobacin.
SAP Business One admite umbrales para aprobaciones, fases de aprobaciones y un mecanismo
con fines generales que puede someter a aprobacin a casi cualquier tipo de documento. Cuando
un documento avanza por el proceso de aprobacin, se guarda como borrador hasta que se concede la
aprobacin y entonces la persona que inici el documento puede contabilizarlo.
Las aprobaciones tienen dos dimensiones:
Los umbrales de aprobacin, que son criterios por encima o por debajo de las
aprobaciones y son necesarios para varias categoras de documentos.
Las fases de aprobacin, que son los pasos que sigue una aprobacin desde la persona
que cre la solicitud hasta una o varias personas que deben aprobar el trabajo
El mejor modo para comprender cmo funcionan las aprobaciones es con un ejemplo. Imaginemos
que Fred, el responsable de un departamento encargado de realizar pedidos de material de oficina,
tiene un lmite de 1.000 dlares por pedido de compras. Un da, para preparar una gran reunin,
Fred tiene que realizar un pedido por un importe de material de oficina muy superior al normal. El
pedido de compras asciende a 2.000 dlares. Cuando Fred intenta aadir ese pedido de compras
recibe un mensaje que le indica que necesita una aprobacin y que ya se ha solicitado. El pedido de
compras no se ha aadido, pero se ha guardado como borrador y se enva un mensaje al responsable
de Fred. Si el responsable de Fred concede la aprobacin, Fred podr aadir el pedido de compras.
En la Figura 10-4 se muestran los pasos del proceso de aprobacin.
Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones
SAP Business One ...To Go 191
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Figura 10-4: Pasos del proceso de aprobacin
SAP Business Oneimplementa el proceso descrito en el ejemplo mediante plantillas de aprobacin
a las que se puede acceder a travs del men principal seleccionandoAdministration Approval
Procedures Approval Templates.
Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones
SAP Business One ...To Go 192
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Las plantillas de aprobacin incluyen cuatro tipos de informacin:
En la pestaaOriginator se especifican los usuarios a los que se aplica el
procedimiento de aprobacin. El responsable del departamento del ejemplo debera
aparecer aqu.
En la pestaaDocuments se indican los documentos que necesitan aprobacin.
Siguiendo el ejemplo anterior, el pedido de compras estara especificado aqu.
En la pestaaStages se definen las fases de la aprobacin. En nuestro ejemplo, habra
una fase creada para la aprobacin del responsable.
En la pestaaTerms (que se muestra en la Figura 10-5) se establecen umbrales que
pueden iniciar una aprobacin. Aqu es donde se fijara el umbral de 1.000 dlares.
Se puede especificar un nombre para las plantillas(la plantilla de la Figura 10-5se denomina
PO_APPROVAL). La casilla de verificacinActive (situada a la derecha del campoName) debe
estar marcada para que se aplique la plantilla de aprobacin. Las plantillas de aprobacin pueden
regir parmetros muy diversos; por ejemplo, en la Figura 10-5 se muestra una norma que requiere
una aprobacin para un pedido por valor de ms de 1.000 dlares.
Figura 10-5: Pestaa Terms de Approval Templates ventana Setup
Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones
SAP Business One ...To Go 193
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Recordatorio sobre creacin de informes de aprobacin. Hay dos informes clave para la
utilizacin diaria de las aprobaciones. El informe de estado de la aprobacin muestra el estado de
la solicitud de aprobacin a las personas que la iniciaron. El informe de decisin de la aprobacin
muestra a los autorizadores todos los documentos que estn pendientes de aprobacin. Ambos
informes son opciones que se encuentran en Administration Approval Procedures.
Con plantillas de aprobaciones configuradas correctamente, las aprobaciones se gestionan como se
indica a continuacin. Cuando un usuario crea un documento que necesita ser aprobado, SAP
Business One enva un mensaje a la persona responsable de aprobar el documento (puede ser
necesaria una cadena de aprobaciones). La persona que autoriza puede aprobar o rechazar el
documento utilizando la ventanaMessages/Alert Overview (mostrada en la Figura 10-6). Si tiene
avisos pendientes, esta ventana aparecer cuando inicie la sesin en SAP Business One. Esta ventana
tambin puede aparecer cuando est en la aplicacin, dependiendo de la configuracin que haya
realizado el administrador del sistema enAdministration Alerts Management.
Figura 10-6: Ventana Messages/Alert Overview
En la ventanaMessages/Alert Overview se muestra informacin sobre el documento que est
pendiente de aprobacin; las personas responsables de la autorizacin pueden consultar
rpidamente los documentos que requieren su aprobacin haciendo clic en las flechas de
navegacin naranja. Estas personas pueden aadir comentarios que aclaren los motivos de sus
decisiones.
Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones
SAP Business One ...To Go 194
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Independientemente del resultado, en cuanto una persona responsable de la autorizacin realiza una
accin en un documento, SAP Business One enva un mensaje a la persona que cre el documento y
este mensaje se muestra en la ventanaMessages/Alert Overview de ese usuario.
Si el documento est aprobado, la persona que lo cre puede convertir el borrador aprobado en un
documento directamente desde la ventanaMessages/Alert Overview, si as lo desea.
Si la persona responsable de la autorizacin no aprueba el documento, la persona que lo cre tambin
recibe un mensaje que le informa al respecto. Como cabe esperar, en este caso el borrador no se
puede convertir en un documento normal.
Creacin manual de borradores de documentos
Los procedimientos de aprobacin crean borradores de documentos de forma automtica. Por
diversos motivos, tambin es posible crear borradores de documentos manualmente. Esto puede ser
necesario cuando un documento slo se ha rellenado parcialmente y quiere completarse ms tarde. O
si alguien sabe cmo rellenar parte del documento pero necesita ayuda para acabar otra parte. Los
borradores de documentos tambin se pueden utilizar como plantillas de documentos que se deben
rellenar varias veces con pocos cambios.
La creacin manual de borradores de documentos en SAP Business One es simple y directa. Los
borradores de documentos se pueden crear para documentos de ventas y de compras. Cuando se
crean documentos en estas dos reas, aparecer activada la opcin de menSave as Draft en el men
File (Figura 10-7).
Figura 10-7: Men File para crear borradores de documentos
Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones
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10
Si guarda un documento como borrador, queda disponible para ser utilizado posteriormente. El
siguiente paso para utilizar un borrador de documento es buscar los borradores existentes y, a
continuacin, elegir uno como base para crear un documento nuevo; este proceso se resume en la
Figura 10-8.
Figura 10-8: Buscar borradores de documentos
Despus de abrir el borrador del documento, puede ajustar la informacin y volver a guardarlo como
borrador o como documento normal.
A continuacin se muestran otros ejemplos de modos habituales de trabajar con los borradores de
documentos adems de los que se han mencionado hasta ahora:
Crear plantillas para documentos peridicos
Guardar el trabajo para que lo utilicen otros miembros del personal
Capturar informacin para un documento que no est autorizado a aprobar
Guardar el trabajo en curso para retomarlo ms tarde
Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones
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Los borradores de documentos se pueden borrar del informeDocument Draft (consulte la Figura10-
8) haciendo clic con el botn derecho sobre el borrador y seleccionandoRemove del men
contextual. Si aade un documento utilizando un borrador, ste no se borra automticamente. Lo
puede borrar cuando ya no lo necesite. Los usuarios pueden guardar sus propios borradores y utilizar
los que creen otros usuarios.
Aceleracin de la creacin de documentos
con asistentes
SAP Business Oneofrece dos asistentes para automatizar la creacin de documentos El asistente de
obtencin de documentos le orienta por el proceso de creacin de un documento nuevo utilizando
informacin procedente de uno o varios documentos como punto de partida. La copia automatizada a
y desde documentos en documentos nuevos ahorra tiempo y reduce los errores. Por ejemplo, enva
una oferta para un lote de productos y, despus de hablar con el cliente, se da cuenta de que las
cantidades solicitadas han cambiado en varios artculos y uno de ellos ya no figura en el pedido. La
ventaja es que no tiene que volver a introducir los datos de la oferta en un pedido de cliente; puede
copiar la oferta en un pedido o copiar el pedido de una o varias ofertas. De este modo, SAP Business
One le ayuda a ahorrar tiempo y a evitar errores.
El asistente de creacin de documentos crea de forma automtica varios documentos de ventas
nuevos utilizando otros documentos de ventas como punto de partida. De este modo, por ejemplo,
todos los pedidos recogidos en un centro de atencin telefnica se pueden convertir en notas de
entrega a la vez, de forma que dichos productos se pueden registrar como enviados desde el almacn.
O, si un pedido de cliente contiene artculos que se van a enviar a dos puntos, se pueden crear dos
notas de entrega para un pedido de ventas. Ambos asistentes se explican en las secciones siguientes.
Asistente de obtencin de documentos
El asistente de obtencin de documentos le ayuda a crear un documento nuevo a partir de uno
existente orientndole paso a paso a travs del proceso y asesorndole al mismo tiempo. El asistente
est disponible para la mayora de los documentos de los mdulos de ventas y compras. Para
empezar proceso, puede crear una versin en blanco del documento. Por ejemplo, despus de abrir
un pedido de cliente en blanco y especificar el cliente pertinente, ejecute el asistente haciendo clic
en el botnCopy From situado en la esquina inferior derecha de la ventana (consulte la Figura10-
9).
Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones
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Elija el documento que desea utilizar para crear un documento nuevo en la lista de ofertas de ventas
seleccionables que se muestra. Se pueden utilizar varias ofertas de ventas en la creacin de un nuevo
pedido de ventas.
Al elegir un documento se ejecuta el asistente de obtencin de documentos, el cual le ofrece varias
opciones para personalizar y modificar los datos de acuerdo con el documento que se est creando y
los documentos de origen utilizados para crearlo. Por ejemplo, puede decidir si desea utilizar el tipo
de cambio de cuando se cre la oferta de ventas o el tipo de cambio vigente que se actualiza da a da
en la tabla de tipos de cambio.
Figura 10-9: Inicio del asistente de obtencin de documentos
Tal como se muestra en la Figura10-10, puede optar por personalizar los datos a nivel de artculos:
aqu puede modificarlo prcticamente todo. Puede borrar filas, cambiar cantidades, modificar precios,
incluir descuentos, etc.
Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones
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Figura 10-10: Utilizacin del asistente para crear un pedido de cliente
El pedido de cliente recin creado tiene una nota que se crea automticamente que indica qu oferta
u ofertas de ventas se han utilizado para crearlo. Tambin es posible determinar el documento base a
partir del cual se ha creado un documento o el documento de destino creado a partir de un
documento base utilizando dos iconos de la barra de herramientas. Cuando se abre un documento
haciendo clic en el icono del documento base aparece una lista de documentos que se utilizaron
como base del documento actual. Al hacer clic en el icono documento de destino aparece el
ltimo documento de destino creado utilizando como base el documento que est abierto en
ese momento. Este modo de buscar documentos base y destino tambin funciona en el nivel de fila
de artculos especficos. Si marca una fila concreta y a continuacin hace clic en los iconos de
documentos base o destino, puede ver el documento que fue base o destino de esa fila.
Asistente de creacin de documentos
El asistente de creacin de documentos automatiza el proceso de creacin de documentos utilizados
en el proceso de ventas y suministro de SAP Business One. Cuando utilice el asistente, puede decidir
si crea documentos de destino como notas de entrega o facturas de forma automtica utilizando
pedidos de cliente, entregas, devoluciones o facturas de deudores como base. El asistente de creacin
de documentos est destinado a empresas que producen lotes de facturas o notas de entrega una vez
al da o una vez por semana.
Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones
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Recordatorio sobre copias de seguridad. El asistente de creacin de documentos puede
crear decenas o cientos de documentos de cada vez, muchos de los cuales tienen un impacto
significativo en la contabilidad y son difciles de anular. Por este motivo, debe utilizar este
asistente con cuidado y, generalmente, slo despus de haber realizado una copia de seguridad
de toda la base de datos. De este modo, la recuperacin tras una accin equivocada se limita a
restaurar la base de datos, en lugar de deshacer cientos de asientos de diario. Otra forma de
trabajar de modo seguro con la creacin de documentos es configurar el asistente para crear un
borrador de documento que le permita ejecutar el asistente y ver si todo funciona correctamente
antes de contabilizar los documentos.
Dada su utilidad, normalmente su consultor de implementacin le ensear a utilizar el asistente de
creacin de documentos. En esta seccin se ofrece un resumen de los principales pasos de la
utilizacin del asistente de creacin de documentos.
El asistente, que se inicia desde el mdulo de ventas cuentas de deudores, se abre con una pantalla
de bienvenidaa la que sigue otra para el paso 1, que le permite recuperar un conjunto de
parmetros definidos guardados para una ejecucin de creacin de documentos. La pantalla del
paso 2 del asistente se muestra en la Figura 10-11.
Figura 10-11: Parmetros de documentos de destino
Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones
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Los parmetros de documentos de destino que se muestran en esta figura le permiten controlar el tipo
de documento que est creando (pedidos de cliente, notas de entrega, devoluciones o facturas) y
personalizar otras partes del documento.
En el paso 3 del asistente puede especificar qu documentos se utilizan como documentos base para
la creacin de documentos. Igual que ocurra con el asistente de obtencin de documentos, este
asistente le permite seleccionar documentos para utilizarlos en la creacin de otros nuevos. En la
Figura 10-12 se muestra la pantalla que se utiliza para seleccionar los documentos base.
Figura 10-12: Seleccin de documentos de base
Una de las ms potentes funciones del asistente de creacin de documentos es su forma de
comprender qu documento tiene una autoridad mayor. Por ejemplo, si un pedido de cliente se cre a
partir de una oferta de ventas y tanto el pedido como la oferta estn incluidos como documentos
base, el asistente de creacin de documentos omite la oferta de ventas porque el pedido de cliente
Creacin de documentos, autorizaciones y aprobaciones
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prevalece sobre ella. Tambin se pueden utilizar los iconos de documentos base y destino para
buscar documentos base y destino que se crearon con el asistente de creacin de documentos.
En el paso 4 del asistente, debe seleccionar si quiere consolidar documentos y cmo quiere hacerlo,
ya que se puede hacer por nombre de envo, condiciones de pago, mtodo de pago o criterios
personalizados. En el paso 5, elija clientes especficos para los que deben crearse documentos en la
ejecucin. En el paso 6 se especifica qu debe ocurrir si faltan datos o existen errores de contabilidad
o inventario al crear los documentos. Las opciones son saltar al documento siguiente, al cliente
siguiente u obtener una confirmacin de forma interactiva.
En el paso 7 puede guardar los parmetros para la ejecucin utilizando el nombre y la descripcin,
iniciar la ejecucin o ambas cosas. Antes de iniciar la ejecucin, la aplicacin le recuerda que debe
tener una copia de seguridad actual. En el paso 8, el asistente es un listado de los documentos que se
han creado, junto con cualquier mensaje de error que se pueda haber generado.
Aunque este resumen ofrece una buena descripcin de lo que puede hacer el asistente de creacin de
documentos, se recomienda solicitar la ayuda de su consultor de implementacin o realizar
numerosos ensayos en un entorno de prueba antes de utilizar esta funcin en produccin. Su gran
potencia va acompaada de una gran responsabilidad.
SAP Business One ...To Go 202
Seleccin de accesos directos de
teclado
En este apndice se han recopilado accesos directos de teclado prcticos que acelerarn su eficacia al
trabajar conSAP Business One. Quizs le resulte til tener una copia de este apndice cerca del
teclado para consultarlo fcilmente.
Accesos directos generales
Tarea Acceso directo
Visualizar el men principal de SAP Business One Ctrl +0 (cero, no la letra O)
Imprimir el documento o registro actual Ctrl +P
Visualizar un diario de transacciones Ctrl +J
Salir de SAP Business One Ctrl +Q
Deshacer Ctrl +Z
Volver a hacer Ctrl +May. +Z
Cortar Ctrl +X
Copiar Ctrl +C
Pegar Ctrl +V
Buscar clientes o artculos que comiencen por una letra
concreta
Escribir letras en el campo
nombre o descripcin *
Tabulador
Seleccionar varios artculos
Mantener pulsado Ctrl y
hacer clic en los artculos que
desee
Ver campos definidos por el usuario Ctrl + May. + U
Ver el registro o documento siguiente Ctrl +flecha derecha
Ver el registro o documento anterior Ctrl +flecha izquierda
Pasar al modo Adicin (si se visualiza un documento o
datos maestros, se abre un documento en blanco o una
pantalla de datos maestros)
Ctrl +A
Pasar al modo Buscar Ctrl +F
Cambiar un nombre de campo
Ctrl y doble clic en el nombre
de campo
Especificar la fecha actual en el campo de fecha * y tabulador
Especificar una fecha del mes actual Da del mes y tabulador
Especificar una fecha del ao actual Da, mes y tabulador
Cerrar todas la ventanas salvo el men principal de SAP
Business One
May. y hacer clic en la X de
la esquina superior derecha
de la ventana
A
Seleccin de accesos directos de teclado
SAP Business One ...To Go 203
A
Accesos directos de tabla
Tarea Acceso directo
Aadir una fila Ctrl +I
Duplicar una fila Ctrl +M
Eliminar una fila Ctrl +K
Ordenar la tabla por columnas en orden ascendente
Doble clic sobre la cabecera
de la columna
Ordenar la tabla por columnas en orden descendente
Alt + doble clic sobre la
cabecera de la columna
Mostrar informacin detallada sobre una fila Ctrl +L
Ir a la primera fila Ctrl +H
Ir a la ltima fila Ctrl +E
Accesos directos en documentos de
compras y de ventas
Tarea Acceso directo
Calcular el beneficio bruto Ctrl +G
Especificar un mtodo de pago Ctrl +Y
Calcular el volumen y el peso Ctrl +W
Abrir documento base Ctrl +N
Abrir documento de destino Ctrl +T
Ir al campo de cdigo de interlocutor comercial Ctrl +U
Ir al campo Remarks Ctrl +R
Elegir un nmero de serie para un artculo
Ctrl +Tabulador en el
campo Item Quantity
Comprobar los ltimos precios
Ctrl + tabulador en el
campo Item Price
Visualizar artculos alternativos
Ctrl +tabulador en el
campo Item No.
Copiar un importe al especificar un pago
Despus de hacer clic en el
icono de bolsa de dinero para
especificar un pago entrante,
pulse Ctrl + B para copiar el
importe en el documento
SAP Business One ...To Go 204
Configuracin de interlocutor
comercial y artculo
En las tablas siguientes se muestran los requisitos previos para la configuracin de interlocutores
comerciales y datos sobre artculos. Esta informacin es especialmente relevante cuanto se utiliza la
herramienta DTW (Data Transfer Workbench) para la transferencia de datos.
Aunque la mayor parte de los elementos de datos no son obligatorios, si los ha definido, puede
configurarlos desde el inicio y sacar partido a toda la informacin que posee sobre interlocutores
comerciales y artculos para crear las vistas ms completas que sea posible con esta informacin.
Estas tablas incluyen todos los elementos de datos de configuracin bsicos que se pueden aadir a
cada registro de datos maestros. Los elementos crticos se marcan como S de recomendado
(Suggested) o M de obligatorio (Mandatory).
Requisitos previos de configuracin de
datos maestros sobre interlocutores
comerciales
Recomendado
u obligatorio
Elemento de datos
S Grupo de clientes o proveedores
Clase de expedicin
Empleado de ventas
Territorio de ventas
S
Cdigos de estado o provincia de todos los estados o provincias que no
pertenezcan a Estados Unidos
S Condiciones de pago
Tipo de tarjeta de crdito
S Mtodos de pago (al menos uno de entrada y otro de salida)
M Cuenta de control de acreedores o deudores
Lista de precios
S Cuentas de banco propio
Cdigo del IVA
Propiedades de clientes o proveedores
B
Configuracin de interlocutor comercial y artculo
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B
Requisitos previos de configuracin de
datos maestros sobre artculos
Recomendado
u obligatorio
Elemento de datos
M Cuenta de mayor (pestaa Inventory)
S Grupo de artculos
Clase de expedicin
Fabricante
Proveedor preferido (se deben haber aadido primero los proveedores)
M Almacn (slo para artculos de inventario)
Varios pedidos
Propiedades de artculos
Lista de precios