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SBDCVG

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PROCEDIMIENTO

CODIGO: M-G-A 003

SISTEMA DE CONTROL DE
DOCUMENTOS Y GESTION
DE REGISTROS

VERSION 20 / Abril 2010

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INDICE
1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

4. RESPONSABILIDADES

5. DOCUMENTACION RELACIONADA
6. PROCEDIMIENTO

6.1. FLUJOGRAMA

6.2. ELABORACIN DE LA DOCUMENTACIN

6.3. CODIFICACIN DE LA DOCUMENTACIN

6.4. REVISIN, APROBACIN Y REGISTRO DE LA DOCUMENTACIN

6.5. DISTRIBUCIN Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIN


5
6.6. MODIFICACIN DE LA DOCUMENTACIN

7. REGISTROS

8. ANEXOS

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1. OBJETIVO
El objeto del presente procedimiento es definir la sistemtica para la Elaboracin,
Modificacin,

Revisin,

Aprobacin,

Distribucin

Archivo

de

todos

los

Documentos y Registros que conforman el Sistema de Gestin Ambiental (SGA)


de la empresa SBDCVG S.R.L.
2. ALCANCE
Este procedimiento es de aplicacin a todos los documentos que conforman el
Sistema de Gestin Ambiental (SGA) de la empresa.
3. DEFINICIONES
Documento: Medio que se emplea para describir o controlar que se debe hacer,
quin debe hacerlo, cundo, donde y como debe llevarse a cabo y que puede ser
revisado para reflejar cambios en las circunstancias. El termino documento incluye
los internos (procedimientos e instrucciones) y los externos (reglamentos y
normas).
Procedimiento: Documentos que describen cmo realizar en la practica aquellas
actividades relacionadas con el SGA.
Sistema de Control de Documentos: Sistema que permite tener el control de la
elaboracin, modificacin, revisin, aprobacin y emisin de los documentos as
como el retiro de documentos obsoletos de la circulacin y su almacenamiento por
tiempos especficos. Es una organizacin jerrquica de la documentacin.
Lista Maestra de Documentos: Lista o listas donde se incluyen los documentos
que pertenecen al Sistema de Control de Documentos, con la finalidad de
mantener un registro actualizado de la documentacin vigente y establecer el
lugar donde se ubica.
Documento Controlado: Son los documentos del sistema de control de
documentos en los que el controlador de documentos es responsable de gestionar
(en fsico o electrnico) la actualizacin de los mismos.

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Documento Obsoleto: Documento que presenta informacin de documentos de


versiones anteriores a la vigente, la cual debe ser retirada de circulacin e
identificada.
Documento anulado: Documento que ha sido retirado del sistema de control de
documentos,

por haberse

identificado

que no

aporta valor a la gestin

(administrativa u operativa).
Registro:

Documento

que

presenta

informacin

resultados,

constituye

evidencia del cumplimiento de alguna accin, actividad, requisito legal o


compromisos. Por ejemplo: formato con datos, certificados de capacitacin,
constancias, planos, certificados de calibracin, etc.
FOR: Formulario

4. RESPONSABILIDADES
GERENTE DE DESARROLLOS
-

Redaccin de la documentacin

Identificacin de los destinatarios de la documentacin

Centralizacin de la documentacin del SGA

Actualizacin de la documentacin y comunicacin de los cambios

PRESIDENTE DE LA DIRECCION
- Revisin de la documentacin
- Aprobacin de la documentacin
- Control y archivo de los registros derivados de este procedimiento
- Distribucin y control de la documentacin del SGA
5. DOCUMENTACIN RELACIONADA
- Apartado 4.4.5 de la Norma UNE-EN-ISO 14001 Control de Documentos
- Apartado 4.4.5 del Manual de Gestin Ambiental Control de Documentos
6. PROCEDIMIENTOS

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6.1 FLUJOGRAMA
(Ver anexos 3)
6.2 ELABORACIN DE DOCUMENTOS
(Ver anexos 4)
La

documentacin

del

SGA

(Manual,

procedimientos,

instrucciones

documentacin auxiliar) la elaborara la Gerencia de Desarrollos en colaboracin


con la Coordinacin Corporativa, siguiendo un formato comn, salvo que se
especifique lo contrario. Este formato es el que se describe a continuacin.
La primera pgina de la documentacin comienza con un encabezado que contiene
de izquierda a derecha la siguiente informacin:
- Siglas del nombre de la empresa
- Nombre del documento
- Cdigo de Identificacin del documento, siguiendo las indicaciones del apartado
6.2 del presente procedimiento Codificacin de la documentacin del SGA.
- Numero de revisin del documento (del 00 en adelante)
En otro recuadro mas abajo, firman y fechan de izquierda a derecha la persona
que elabora el documento, la que lo revisa y la que finalmente la aprueba.
El pie de la pgina de la documentacin consta de la numeracin de la misma,
respecto al total del documento.
Para la segunda pagina y sucesivas, el encabezado y pie es igual que para la
primera pagina.
Para el caso del Manual de Gestin Ambiental, la estructura seguir un ndice
cuyos puntos equivales a los captulos de la norma ISO 14001.

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Para los procedimientos, en la parte central de la primera pgina se presenta, tras


el nombre del documento aparece el ndice del documento, que tendr como
mnimo, los siguientes puntos:
1.

Objetivo: Se describe el motivo del documento.

2.

Alcance: Se describe a quien o a que hace referencia o cundo se aplica el


procedimiento.

3.

Definiciones: Se aclaran las palabras o trminos necesarios para una mejor


comprensin del procedimiento.

4.

Responsabilidades: Se indican quienes son las partes implicadas y su grado de


responsabilidad en cada una de las etapas del procedimiento.

5.

Documentacin Relacionada: Se indican los documentos utilizados como


referencia para la elaboracin del procedimiento, as como otros documentos
que lo completen.

6.

Procedimiento: Describe la forma de realizar las actividades propuestas en el


procedimiento, especificando cmo, cuando y quien lo hace.

7.

Registro: Se sealan cuales son los registros que se generan del desarrollo del
procedimiento en cuestin, especificando quien o quienes se encargan de
elaborar el registro a partir del formulario correspondiente y quien es el
encargado de su archivo. Se indica tambin el tiempo de conservacin de
cada registro.

8.

Anexos: Se recogen los formularios (plantillas de impresos sin datos)


referentes al procedimiento en cuestin, listados y otra informacin que se
considere necesaria y que complemente el contenido del procedimiento.

Se puede completar el procedimiento con cualquier apartado que mejore su


compresin.
En las instrucciones tcnicas se presenta, en la parte central del documento y tras
el nombre del mismo la enumeracin de los puntos de los que consta el
documento en cuestin.
Los apartados de los que constan las instrucciones tcnicas sern aquellos que se
crean apropiados para cada caso, intentando siempre simplificar el documento y
mejorar su comprensin.

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Para la documentacin auxiliar se seguir el formato comn expuesto anterior


mente.
6.3 CODIFICACIN DE LA DOCUMENTACION DEL SGA
Cuando se elabora un nuevo documento del SGA, ste se deber identificar a
travs de un cdigo. De manera general, el cdigo de identificacin de los
documentos del SGA consta de tres partes:
La primera parte se conforma de un conjunto de letras que designa el nombre de
la empresa o constructora.
SBDCVG-X-YYY
Donde:
- SBDCVG: Nombre de la constructora.
- X: Identifica el tipo de documento.
- YYY: Nmero correlativo iniciado en 001.
La segunda parte se conforma por un conjunto de 2 o 3 letras que designa el tipo
de documento del que se trata segn las abreviaturas de la tabla 1
PR: Procedimiento ambiental
IT: Instruccin tcnica
FOR: Formulario
MGA: Manual de gestin ambiental
IAA: Informe de aspectos ambientales
PF: Plan de formacin

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M
PR01
PR02
PR03

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Tipo de documento
Manual del SGA
Control de documentos
Control Operacional
Competencia, formacin y toma

PR04
PR05

de conciencia
Comunicacin
Preparacin y respuesta ante

PR06

emergencia
Identificacin y evaluacin de

PR07

aspectos ambientales
Requisitos legales y otros

PR08

requisitos
Seguimiento de aspectos

PR09

ambientales
No conformidades, acciones

PR10

preventivas y correctivas
Auditorias internas

PR11

Control de registros

PR12

Revisin por la direccin


Tabla 1

La tercera para parte consta de una serie de 3 dgitos que nos indicar el nmero
de revisin de cada documento, y se inicia en 001

6.4 REVISIN, APROBACIN Y REGISTRO DE LA DOCUMENTACIN


La documentacin del SGA es revisada por el Coordinador Corporativo y firmada
por el presidente de la direccin. Quien revise un documento es responsable de
comprobar que le texto satisface el propsito u objetivo declarado, considerando
si el contenido de dicho documento es adecuado para el uso que se ha previsto y
que no este en contradiccin con los requisitos de la norma UNE-EN-ISO 14001.
El Presidente de la Direccin, como mximo exponente de la direccin, es quien
aprueba la documentacin del SGA. Quien apruebe un documento es responsable
de responder su idoneidad antes de su distribucin y la oportunidad de su
publicacin. La firma del responsable de la aprobacin supone el permiso para su
divulgacin.

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Cada vez que se elabore una documentacin o modifique documentos existentes


el Gerente de Desarrollos se pondr en contacto con el Presidente de la Direccin
para que proceda a su revisin y su aprobacin.
La fecha de entrada en vigor del documento ser el da a partir de la cual se
encuentren distribuidas todas las copias controladas, salvo en aquellos casos que
sean justificados por el Gerente de Desarrollos. Esta fecha aparecer indicada en
el Listado de documentos de vigor
(FOR 1.0/SBDCVG-PR01)
Con el objetivo de facilitar el control de la documentacin, se ha diseado una
base de datos que permitir acceder por un lado, al listado de documentos de
vigor del SGA, y por otro, a informacin detallada de cada documento del SGA tal
como denominacin, cdigo, n de revisin, fecha de entrega en vigor,
modificaciones, etc. La base de datos posibilita adems enlazar con la versin
digital del documento en cuestin y consultar su lista de distribucin.
El gerente de desarrollos realizar un recopilacin, a travs de la base de datos
del control de la documentacin, de los documentos de origen externo que
pudieran ser necesarios para la planificacin y operacin del SGA con el objetivo
de que queden identificados y se controle su ubicacin y distribucin.
6.5 DISTRIBUCION Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION
El gerente de desarrollos lleva a cabo la distribucin de los documentos del SGA
con el asesoramiento y buen visto del presidente de la direccin. El Gerente es
responsable de:
- Decidir el formato de las copias de cada documento que se elabore (papel y/o
electrnico).
- Decidir si un documento es de libre acceso a la comunidad o es de consulta
restringida al personal que le compete.
- Retirar los documentos no validos u obsoletos en el menor tiempo posible y
asegurarse de que no se haga uso de ellos.
Quien recibe un documento es responsable de:
- El archivo y conservacin de la copia recibida.

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- Realizar las actividades de acuerdo a lo indicado en la documentacin a partir


de su entrega

de vigor.

- Comunicar al Gerente de Desarrollos y al Presidente de la Direccin cualquier


extravo o deterioro de las copias controladas de la documentacin.
Si se opta por un libre acceso a la comunidad de alguna documentacin, se har
mediante el apartado Web del SGA. Los documentos del SGA de libre acceso
mediante la Web deben estar codificados de forma que no permita realizar
cambios, en todo caso, al imprimirlos presentaran algn distintivo que demuestre
que son copias informativas sin validez.
Para el caso de copias en formato papel, de cada original a distribuir, se hacen
tantas copias como destinatarios haya. Los destinatarios de un documento del
SGA son identificados por el Gerente de Desarrollos con la colaboracin del
presidente de la direccin, y se determinara en funcin de la actividad, aspectos o
responsabilidades a los que se haga alusin en el documento en cuestin.
El

Gerente

de

desarrollos

es

el

que

complementa

las

Listas

de

distribucin/recepcin de la documentacin (FOR 1.1/SBDCVG-PR01). En este


registro aparece:
- El nombre y cdigo del documento en cuestin.
- El nombre de las personas que poseen el documento.
- Los departamentos o servicios a los que pertenecen dichas personas.
- El telfono, fax y/o e-mail de contacto de dichas personas.
- La fecha de entrega del documento a cada una de estas personas.
- La firma de cada uno que recibe una de las copias controladas del documento.
El Gerente

de desarrollos es el responsable

de

archivar

las Listas

de

distribucin/recepcin de la documentacin.
Asimismo conservara la documentacin original del SGA, mientras que al
Presidente se le facilitara copia en papel de toda la documentacin.
Adems se har una copia de seguridad mensual de toda la documentacin que se
disponga en formato digital en un equipo o dispositivo de almacenamiento

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diferente al que se utiliza habitualmente para el tratamiento de esta informacin,


a fin de prevenir perdidas de su informacin debida a problemas informticos.
6.6 MODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS
Se alguien detecta fallos (ortogrficos, de forma, de fondo, etc.) en la
documentacin del SGA, o algn cambio de actividad que implique cambiar algn
documento, se le comunicar al Gerente de desarrollos, que se encargar de
anotarlo en el documento original y se tendr en cuenta para la prxima revisin
del mismo.
El

Gerente

de

desarrollos

se

encarga

de

identificar

los

cambios

en

la

documentacin y de la actualizacin de la misma, quedando reflejados el resumen


de los cambios efectuados en la portada del documento, si los cambios en ciertos
documentos son muy significativos se realizar la actividad de comunicacin mas
apropiada en cada caso para informar de dichas modificaciones.
Cada vez que un documento se modifica, debe cambiarse su nmero de revisin y
sustituir las copias de este documento que se hayan distribuido por las copias
actualizadas del mismo. Todas las copias obsoletas retiradas sern destruidas,
excepto el documento original que quedara archivado por el Gerente de
Desarrollos durante al menos 3 aos, identificndose como Copia Obsoleta.
El Gerente de Desarrollos mantendr un registro de las versiones actualizadas de
cada

documentos

mediante

un

Listado

de

documentos

de

vigor

(FOR

1.1/SBDCVG-PR01), aplicable a la poltica, procedimientos, instrucciones tcnicas


y al Manual de Gestin Ambiental.
7. REGISTRO
Los registros que se derivan de la puesta en prctica de este procedimiento, se
generan cuando las personas o entidades correspondientes rellenan cada uno de
los formularios que se enumeran a continuacin, o bien, cuando se introducen los
datos correspondientes a la base de datos de control de documentacin.
- Lista de distribucin/entrega de la documentacin (FOR 1.0/SBDCVG-PR01): Es
creado y registrado por el Gerente de Desarrollos, que lo conserva durante 3
aos como mnimo. Su informacin se recoge en la base de datos del control de
la documentacin. (Ver anexo 1)

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- Lista de documentos de vigor (FOR 1.1/SBDCVG -PR01): Es generado y


archivado por el Gerente de desarrollo, que conserva este registro, como
mnimo, durante 3 aos. Cada registro que se genere sustituye al anterior. Esta
lista ser de libre acceso para que todas las personas relacionadas con el SGA
tengan conocimiento de la ltima versin de la documentacin. Su informacin
se recoge en la base de datos de control de la documentacin. (Ver anexo 2)
- Base de datos de control de la documentacin: En ella se guarda registro de
todos los documentos de aplicacin para el SGA, recogiendo siempre la
informacin mas actualizada en cuanto a numero de revisin, lista de
distribucin y formularios relacionados. La base de datos sirve tambin para
llevar un control de los registros generados por la puesta en marcha de cada
procedimiento. Por otra parte, gracias a esta base de datos se controlaran los
documentos de origen externo que sean de inters para el SGA, identificando
su ubicacin (lugar de archivo) y personas a quien se les distribuya una copia.

8. ANEXOS
A continuacin, se presentan los formularios relacionados con este procedimiento.

Anexo 1. Lista de distribucin/entrega de la documentacin (FOR 1.0/SBDCVG-PR01)


N Registro: __________
Datos del documento a distribuir

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Titulo:
Cdigo:
Lista de distribucin/entrega
Nombre de la
persona

Departamento
o servicio

Telfono/fax/
e-mail

Fecha de
entrega

Firma

Presidente de la Direccin:
Firma:

Anexo 2. Lista de documentos en vigor (FOR 1.1/SBDCVG-PR01)


NRegistro: ___________
Titulo

Cdigo

Revisin

Fecha entrada en

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vigor

Anexo 3
Flujo grama del sistema de control de documentos

Generacin del Documento

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Codificacin

Revisin

Actualizacin del nmero de


revisin

Documentos de
origen externo con
relevancia para el
SGA

Registro
Aprobacin
Lista de
documentos en
vigor
(FOR
1.1/SBDCVG)

Registro de la documentacin

Distribucin de
documentacin y retirada de
documentos obsoletos

Modificaciones

Anexo 4
Modelo propuesto para la estructura de un documento

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Base de datos de
Control de la
documentacin

Lista de
distribucin/entrega
de la documentacin
(FOR 1.0/SBDCVG)

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NOMBRE DEL DOCUMENTO


NOMBRE DEL REA

de 13

CODIGO: XX-YY-ZZ
Versin.
/ Fecha
Pgina X de Y

1.

OBJETIVO : Describe el motivo del documento

2.

ALCANCE : Describe la aplicacin del documento

3.

DEFINICIONES : Se describe algunos trminos utilizados a lo largo del


documento

4.

RESPONSABILIDADES: Se detalla los cargos con las funciones especficas que


se realizan como parte del documento.

5.

DESCRIPCIN : Se detalla las actividades en que consiste el documento,


puede ser en prosa o en flujo
5.1
xxxxx
5.1.1

-Nmero de revisin
-Pgina

xxxx
a. xxx
-

xxxx

Pie de Pgina

6.

FORMATOS / REGISTROS: Se refiere a los que se generan como resultado de


la aplicacin del documento.

7.

DOCUMENTOS ASOCIADOS Y/O DE REFERENCIA : Lista de documentos


asociados o complementarios, as como documentos que hayan servido de
referencia para elaborar el documento en mencin

8.

ANEXOS : Informacin complementaria al documento


Elaborado
Nombre y
Apellido
Fecha

Revisado
Nombre y
Apellido
Fecha

Control

Aprobado

Fecha

Fecha

Firma

Firma

Firma

Firma

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