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Debilidad 64: Insuficiencia de formas para la realizacin de las cotizaciones Condicin Inexistencia en la elaboracin de cotizaciones debido a que solamente

compran su materia prima en este caso los hilos con un solo proveedor local. Criterio El Coso-Erm nos indica: Las actividades de control son polticas y procedimientos. Estos ltimos son las acciones de las personas para implantar las polticas, directamente o a travs de la aplicacin de tecnologa, y ayudar a asegurar que se llevan a cabo las respuestas de la direccin a los riesgos.

El decreto 82-78 Ley de cooperativas en su artculo 41.- Atribuciones.

Dice:

Corresponde al Consejo directivo aprobar los lineamientos generales del Instituto y velar por el cumplimiento de sus fines. Emitir y reformar reglamentos internos del INACOP. Recomendaciones Implementar la realizacin de cotizaciones ya se dan ventajas como las que se pueden mencionar:

a) Ayuda a disminuir costos y aumentar la productividad al agilizar y recibir mejores precios al cotizar los productos y servicios que necesita. b) Cotizar a varios proveedores enviando solamente una cotizacin.

Debilidad 65: Escases de medio de Comunicacin con el proveedor Condicin La va que se utiliza para la realizacin de la compra de materia prima es haces pedido por va telefnica.

Criterio En los componentes del Coso Erm; informacin y supervisin nos dice: El gerente identifica, captura, comunica la informacin pertinente en un tiempo y una forma que permita a la gente cumplir con sus responsabilidades y que afectan a la entidad. El Decreto 82-78 Ley de cooperativas en su artculo 45.- Atribuciones. El gerente tiene que velar por el buen funcionamiento del INACOP y por la realizacin de sus fines.

Recomendaciones Apoyarse en un plan de compras, pero hay que tener muy en cuenta, los improvistos de cada ao, ya que van surgiendo cambios, que pueden modificar el plan de compras.

PLAN DE COMPRAS
COOPERATIVA: _______________________________________ DEPARTAMENTO: __________________________ LUGAR: _____________________________________________________ DIRECCIN: _ FECHA: ______________________
UNIDAD DE MEDIDA FECHA PROBABLE DE COMPRA

Referencia
DESCRIPCIN DEL BIEN/SERVICIO

CANTIDAD

PRECIO UNITARIO

MONTO TOTAL

TOTAL

Nota: El Plan de Compras deber contener nombres, firmas y cargos de todos los miembros propietarios de la modalidad, para su aprobacin, y sello correspondiente.

Debilidad 66: Falta de personal encargado para la recepcin de suministros Condicin Se determin de quin se encarga de recibir dichos suministros es la Secretaria del Comit de Vigilancia. Criterio Esta funcin debera estar en un manual de procedimientos y polticas pero ya que no cuentan con dicho manual esta funcin la deleg el consejo directivo de la cooperativa como dice en el Decreto 82-78 Ley de cooperativas en artculo 41 de las atribuciones del consejo de las cooperativas para la implementacin de procedimientos en la institucin. Recomendacin Orientar a las personas encargadas sobre la correcta forma de recibir suministros que se compran de los proveedores mencionar: a) Revisar que los suministros se encuentren en buenas condiciones y que coincida con el pedido y la descripcin de la factura. b) Verificar que los precios coincidan con lo de la factura. los

entre los que se puede

Debilidad 67: Ausencia de certificados de calidad de suministros Condicin Lo nico con lo que cuentas para verificar la compra de los hilos es la correcta; es un catlogo que tienen en el verifican que sean que iguales la muestra con la compra. Criterio Para verificar si la calidad de los suministros es fiable se debe de solicitar una certificacin al proveedor donde garantice que los productos son de primera calidad y que se tenga una garanta adicional El Decreto 82-78 Ley de

Cooperativas en su artculo 45.- Atribuciones. Proponer al Consejo Directivo los proyectos de organizacin administrativa.

Recomendacin Lograr obtener por parte de los proveedores una garanta de que los suministros cuentan con la calidad solicitada; en caso contrario poder realizar cambio de los suministros defectuosos por otras que si se encuentra en buenas condiciones.

Debilidad 68: Centralizacin de funciones Condicin Si se determin que la encargada de la aprobacin y pago a proveedores de las compras de suministros es la Secretaria del Comit de Vigilancia. Criterio Esta funcin la deleg el consejo directivo de la cooperativa tal y como dice el Decreto 82-78 Ley de cooperativas en su artculo 41.- Atribuciones. Recomendacin La aprobacin y pago a proveedores debera de ser de las funciones principales de la Secretaria del Comit de Vigilancia ya que los suministros son los principal para la elaboracin de sus productos.