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DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO: La empresa x es una organizacin nueva en el mercado de la distribucin de jugos a nivel del municipio Maturn, estado Monagas

la cual por tener 9 meses de funcionamiento presenta una estructura organizativa y administrativa practica y funcional que se ha ido adaptando y mejorando conforme se van presentando las fallas en el desarrollo de los procesos de trabajo. Tambin se han establecido nuevos parmetros que mejoren la ejecucin de los procesos administrativos a fin de ir estableciendo los procedimientos, normas y polticas concretas y flexibles de obligatorio cumplimiento que servirn de gua en el desarrollo de los trabajos y por tanto contribuirn con el logro de los objetivos de la empresa. No obstante, a pesar de funcionar administrativamente bien, en poco tiempo hemos sido consciente que por la naturaleza de la actividad de nuestra empresa esta puede verse afectada en un futuro inmediato en su parte operativa, ms especficamente en el manejo de sus inventarios. Ms aun cuando nicamente somos distribuidores de una marca exclusiva de jugos. En la actualidad la gran mayora de las empresas que se dedican a la comercializacin y distribucin de productos de consumo masivo por muy pequeas que sean presentan problemas de inventario por diversos factores muy particulares unos de otros. El mantenimiento de inventarios adecuados en la empresa posee implicaciones no solo de carcter logstico y de espacios fsicos sino tambin econmicos- financieros, lo cual es el principal motivo de preocupacin en nuestra empresa. A pesar de que nuestro principal proveedor nos garantiza el suministro y despacho del producto, es necesario y casi obligatorio considerar que en algn momento este puede presentar inconvenientes en su proceso de produccin tales como: falta de materia prima e insumos necesarios para la produccin de jugos, falta de los insumos para el envasado final del mismo, paralizacin parcial o menor

por algn desperfecto mecnico que retrasa y afecta los niveles de produccin y por tanto incide en la cantidad fijada de despacho del producto. Es por eso que se hace necesario plantear que acciones se deben tomar que nos permitan resolver las fallas de suministro que se presenten en determinado momento de manera que se puedan: MANTENER NIVELES OPTIMOS DE INVENTARIO CON LOS QUE PUEDA SATISFACER LA DEMANDA DE PRODUCTOS DE MIS CLIENTES EN TODO MOMENTO, ADICIONALMENTE TENER NIVELES OPTIMO DE ROTACION Y DE

INVENTARIO EMPLEANDO ADECUADAMENTE LOS TIEMPOS PARA LA RECOLECCION Y DESPACHO DE PEDIDOS Y LOS TIEMPOS PARA REPONER MI INVENTARIO (COMPRAS).

LA PLANIFICACION: El objetivos de prestar un buen servicio al cliente a travs de una apropiada y eficiente distribucin del producto debe enfocarse en mantener los inventarios en niveles ptimos y para esto la empresa debe hacer lo posible en que coincidan lo las oportunidades que ofrecen la oferta y la demanda del producto que comercializamos, de manera que las existencias se encuentren en el almacn y pasen en el mismo la menor cantidad de tiempo posible Por tanto, la empresa deber establecer un apropiado sistema de administracin de inventarios que permita: 1. Determinar la existencia y niveles ptimos de los inventarios de seguridad y operacionales de manera inmediata y confiable. 2. Estimar los puntos de reposicin de los inventarios y de las cantidades de re orden. El sistema adems de involucrar correctas y apropiadas polticas de inventario tambin debe tomar en cuenta la capacidad de suministro y despacho que nos garantiza no solo nuestro principal proveedor sino tambin todo aquel otro proveedor del mismo ramo.

Estos factores en conjunto sern el fundamento para desarrollar un plan integral de logstica y distribucin del producto que traern como principal beneficio: Que los productos lleguen a tiempo y se encuentren disponible en el almacn en el preciso momento en que tiene a lugar los pedidos de los clientes. Al poder cumplir rpidamente con la demanda del producto se va creando entre los clientes un grado de confiabilidad hacia nuestra empresa que a corto plazo se traduce en un aumento de las ventas y los beneficios econmicos de la misma y todos los que ella participan. Hacer las reposiciones en forma peridica, es decir, las

constataciones de los niveles de existencias se efectan a intervalos discretos, es decir cada semana y la colocacin de los pedidos se efecta en ese momento, sin tomar en cuenta que los niveles de inventario, puedan encontrase por debajo de los puntos de reposicin establecidos para el producto.

COORDINACION

Para lograr estos objetivos y obtener estos beneficios la empresa deber coordinar todo sus recursos disponibles tanto materiales como de personal disponible tomando en consideracin todos los factores tanto negativos como positivos para el establecimiento de lneas claras de accin que permitan superar las debilidades y neutralizar las amenazas, aprovechar las oportunidades y mantener las fortalezas. Estas lneas de accin permitirn: Manejo y uso adecuado de los recursos de la empresa. Garanta y Manejo adecuado de los inventarios y su rotacin Optimizacin de los procesos administrativos aplicados en toda la organizacin.

Optimizacin del entorno laboral. Uso adecuado de los canales de comunicacin.

Lo cual traer como consecuencia: Oportunidades de crecimiento tanto econmico como a nivel empresarial. Posicionamiento en el mercado. Personal profesionalmente capacitado en todas las reas. Optimizacin en la utilizacin de los activos. Estandarizacin de los procesos y mejora continua de la logstica y procesos de distribucin. Optimizacin de los recursos tecnolgicos disponibles en la organizacin. Garanta del producto al cliente en los tiempos establecidos Mejoramiento en la atencin prestada al cliente. Integracin con los clientes para mejorar la venta y distribucin del producto CONTROL En la medida que se vaya desarrollando las estrategias de manera coordinada se deber ir aplicando mecanismos de supervisin y control a fin de evitar desviaciones o incumplimientos de las directrices establecidas que puedan obstaculizar el alcance de los objetivos de la organizacin. Estos mecanismos de control sern: Verificacin que se estn cumpliendo los procesos administrativos en todos los departamentos que conforman la empresa sobre todo en el rea de almacenamiento. Que se estn cumpliendo las polticas establecidas para ventas, despacho y distribucin del producto.

Permanente revisin y actualizacin del software administrativo y contable empleados en la organizacin. Seguimiento post-venta para observar que el producto este llegando en forma oportuna a los clientes. Peridicamente realizar reuniones con el personal de la empresa a fin de conocer sus expectativas inquietudes y opiniones y establecer un proceso de retroalimentacin. Establecer sistemas de seguridad integral Adopcin de indicadores de gestin que permitan estandarizar los procesos hacindolos ms eficaces y eficientes. COMUNICACIN La efectividad y buen rendimiento de una empresa depende plenamente de una buena comunicacin organizacional. As pues, la comunicacin es la forma ms eficiente dentro de una organizacin para alcanzar los objetivos esperados y proyectar una buena imagen empresarial al pblico externo. En la empresa X se emplearan los diversos tipos de comunicacin:

Al emplear todas las formas de comunicacin como empresa obtenemos mejores beneficios que incidirn el crecimiento integral de la empresa dando ciertas ventajas como: Permitir a la gerencia conocer los problemas no solo del personal sino tambin de los proveedores, clientes y el mercado en general. Facilitar la integracin y participacin de los trabajadores fomentando el compaerismo y el espritu de equipo. Facilitan la coordinacin de las actividades y los diferentes planes estratgicos. Y enriquece la formacin y experiencias de los trabajadores creando mayor identificacin y compromiso con la cultura y los valores de la empresa. Propician el consenso en la toma de decisiones lo que influye en un adecuado proceso de toma de decisin y promueve la mejora de calidad. TOMA DE DECISIONES En el proceso de toma de decisiones se consideraran todos los elementos que integran el equipo de trabajo por cuanto se debe aprovechar el conocimiento y experiencias de los colaboradores, logrando as tomar una mejor y adecuada decisin, que se logra en la medida que se utilice como herramienta todos los canales necesarios y efectivos de comunicacin. Adems que darles participacin a los trabajadores en el proceso de toma de decisiones har que estos se sientan ms comprometidos a lograr los resultados deseados. En consecuencia, la relevancia de tomar una decisin entre dos o ms opciones, es saber cundo cuesta menor esfuerzo, cuando producen mayor satisfaccin y cual es ms posible de cumplir porque finalmente despus de valorar los aportes de cada trabajador la decisin ser tomada por ciertos lderes o por la autoridad del nivel o rea involucrada. NIVELES DE AUTORIDAD

La autoridad dentro de la empresa X ser ejercida de manera formal, en sus dos formas: Lineal que es ejercida por el gerente general sobre todo el personal de la empresa y los jefes de cada rea sobre una persona o un grupo de persona, es decir, la relacin directa de superior-subordinado que se extiende de la cima de la organizacin hasta el escaln ms bajo, y se le denomina "cadena de mando". La autoridad lineal ser til como elemento conductor persuasivo del liderazgo, lo cual implicara el poder que tienen los jefes persona determinar o influir en el comportamiento de otras personas para lograr diferentes objetivos en la empresa.

PROGRAMAS DE METAS

Como todo organizacin la empresa x tiene entre sus metas a corto plazo es determinar y mantener los niveles ptimos de inventario y su debida rotacin que le permitir cumplir adecuadamente con sus polticas de ventas y por tanto ir posicionndose en el mercado local por encima de sus competidores ms cercanos como una distribuidora confiable gracias al cumplimiento de manera

oportuna con sus clientes en lo que se refiere la venta y despacho de sus pedidos en trminos de cantidad tiempo y calidad del servicio. Progresivamente contar con el personal adecuado y capacitado que contribuya al desarrollo de las estrategias comerciales y administrativas que se hayan establecido permitiendo el fortalecimiento interno y externo de la empresa que se traducir en el mediano plazo en oportunidades de crecimiento por medio de la concertacin de nuevas relaciones comerciales con potenciales proveedores y clientes que gradualmente nos posibilitara ampliar y diversificar la oferta de productos comercializados lo cual ser la base de expansin del negocio ya no solo localmente sino tambin a nivel regional por lo que se har necesariamente obligatorio corregir nuestros procesos administrativos y adoptar otros nuevos

tomando como gua las estandarizaciones de procesos establecidas por ciertas normas reconocidas y dar capacitacin peridica al persona de la empresa tanto fijo como contratado lo que dar inicio a la consecucin de las metas a largo propuestas las cuales son crecer no solo como empresa sino tambin en el mercado extendiendo nuestras operaciones hacia otros estados del oriente y sur del pas, mayor diversificacin de marca y oferta de productos, establecimiento definitivo procesos estandarizados de trabajo y normas de calidad y gestin de servicios que nos dar como resultado una empresa solida administrativa y econmicamente. EVALUACION DE LA GESTION ADMINISTRATIVA Con el propsito de evitar desviaciones y/o errores en los procesos de trabajo empleado y necesario para el alcance de las metas, peridicamente se aplicaran evaluaciones o se auditara la gestin administrativa de los diferentes departamentos que componen la empresa, esto con el fin de detectar tempranamente puntos crticos que puedan estar afectando o que afectaran el normal desenvolvimiento de las actividades administrativas y operativas de la empresa. ASPECTOS FINANCIEROS DE LA EMPRESA:

Estructura de capital:

El capital inicial de trabajo de la empresa fue aportado en un 80% por los socios y la diferencia 20% se obtuvo a travs de la adquisicin de una deuda a largo plazo. Este capital inicial est estructurado de la siguiente manera:

5 CAMIONES
(CAPITAL ACCIONARIO SOCIOS)

1
MONTACARGA
(CAPITAL ACCIONARIO SOCIOS)

2 CAVA CUARTOS
(CAPITAL ACCIONARI O SOCIOS)

MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA


(CAPITAL ACCIONARIO SOCIOS)

GALPON INDUSTRIAL
(DEUDA A LARGO PLAZO)

FUENTES DE FINANCIAMIENTO:

El requerimiento de capital de trabajo adicional con carcter permanente o regular por motivos de expansin o desarrollo de la empresa podr ser aportado en su totalidad por los socios o bien podr ser financiado por medio de prstamos a largo plazo. El capital de trabajo temporal, puede financiarse a travs de prstamos a corto plazo, crditos comerciales y crditos proveedores el cual es el que se requerir para cubrir las operaciones normales de la empresa.

APORTES INICIALES DE LOS SOCIOS.


(LARGO PLAZO)

EXTERNA (RECURSOS AJENOS)

PRESTAMOS BANCARIOS
(LARGO PLAZO)

FUENTES DE FINANCIAMIENTO

CREDITOS COMERCIALES Y DE PROVEEDORES


(CORTO PLAZO) UTILIDADES RETENIDAS UTILIDADES DE OPERACION (LARGO PLAZO)

INTERNA
(RECURSOS PROPIOS)

PRESUPUESTOS USADOS EN LA EMPRESA: En la empresa se elaborara y aplicara los siguientes presupuestos:


permite la ejecucin de un presupuesto de produccin en funcin de una poltica de inventarios. La determinacin de que productos se van a vender, que cantidades, y a que precios; son algunos de los objetivos prioritarios.
Garantizar el abastecimiento oportuno de los productos que se comercializaran y distribuiran. Obtener adecuados precios de adquisicin, lo cual incluira el mximo aprovechamiento de descuentos por pronto pago y bonificaciones sobre volumen y, en su caso, rebajas sobre compras y Coordinadamente con lo anterior evitar en lo posible la sobreinversin en inventarios. El objetivo es determinar en forma anticipada para el perodo de la proyeccin todos los gastos del perodo que no correspondan directamente a la financiacin o la gestin de ventas .

PRESUPUESTO DE VENTA

PRESUPUESTO DE COMPRA

PRESUPUESTO DE GASTO

PRESUPUESTO DE EFECTIVO (FLUJO DE CAJA PROYECTADO)

prever la futura disponibilidad del efectivo para en base a ello poder tomar decisiones

El sistema de presupuestario se empleara como una herramienta analtica, precisa y oportuna que facilite: 2. La capacidad para pretender el desempeo. 3. El soporte para la asignacin de recursos. 4. La capacidad para controlar el desempeo real en curso. 5. Advertencias de las desviaciones respecto a los pronsticos. 6. Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros. 7. Capacidad para emplear el desempeo pasado como gua o instrumento de aprendizaje. 8. Concepcin comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto anual Nosotros como dueos del negocio, usamos estos presupuesto como gua para nuestra planificacin y coordinacin, y, posteriormente, evaluar si los resultados obtenidos por la empresa corresponden a los presupuestados para que, en caso de que ello no suceda, tomar las medidas correctivas que sean necesarias. El correcto clculo de estos presupuestos facilita a largo plazo la

elaboracin de un programa de inversiones y financiacin que al aplicarlo modificara la composicin actual de los activos y los pasivos de la empresa la cual est definida de la siguiente manera:
ACTIVO ACTIVO CIRCULANTE BANCO CUENTAS POR COBRAR RETENCION IVA CREDTITO FISCAL INVENTARIO PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 5 CAMIONES CAVA NPR 1 MONTACARGA MOBILIARIOS Y EQUIPOS DE OFICINA EDIFICACIONES E INSTALACIONES PASIVOS PASIVO CIRCULANTE CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES PRINCIPALES CUENTAS POR PAGAR OTROS PROVEEDORES PASIVOS LABORALES POR PAGAR: PRESTACION POR ANTIGEDAD POR PAGAR BONIFICACION FIN DE Ao POR PAGAR VACACIONES Y BONO VACIONAL POR PAGAR PASIVO A LARGO PLAZO PRESTAMO BANCARIO POR PAGAR

Estos programas de inversin y financiamiento se basaran en la informacin que se obtendra del flujo de caja proyectado que se emplea en la empresa la cual est estructurado de la siguiente forma:

FLUJO DE FONDOS
Primer Ao Segundo Ao PRODUCCIN TOTAL (Kg) Origen de Fondos Aporte propios en activos financiacin de terceros Capital de trabajo en efectivo Ingresos por ventas INGRESOS TOTALES Aplicacin de Fondos Inversin total en activos Materia prima Nmina Gastos de Fabricacin Amortizacin de intereses Amortizacin de Capital Impuesto sobre la renta EGRESOS TOTALES SALDO DE CAJA 710.661,60 3.293.464,06 780.000,00 52.004,60 28.426.464,00 36.480.628,80 45.861.361,92 56.753.435,38 4.125.468,66 28.426.464,00 36.480.628,80 45.861.361,92 56.753.435,38 4.125.468,66 98.880,00 128.040,00 162.043,20 201.566,64 209.212,42 230.133,66 253.147,02 278.461,73 705.503,80 886.368,54 1.092.024,00 1.328.921,95 187.200,00 163.940,83 135.099,45 99.336,15 96.913,22 120.172,39 149.013,76 184.777,07 9.068.099,96 11.735.902,47 14.845.849,31 18.468.273,80 4.125.468,66 10.365.809,39 13.264.557,89 16.637.176,76 20.561.337,33 0,00 18.060.654,61 23.216.070,91 29.224.185,16 36.192.098,04 Tercer Ao 829.105,20 Cuarto Ao 947.548,80 Quinto Ao 1.065.992,40

La informacin contenida en los diferentes presupuestos ms los resultados que se vayan obteniendo durante la ejecucin de los mismos nos servir para elaborar los diferentes estados financieros bsicos con los que deben contar toda empresa ya que estos en conjunto permitirn visualizar de manera ms clara la salud financiera de la empresa al momento de solicitar crditos bancarios, establecer nuevas relaciones de negocios bien sea con nuevos proveedores o buscar nuevas inversiones. Estos estados financieros son los siguientes: En el primer ao: Estado de Resultado y Balance General

En el Segundo ao: Estado de Resultado y Prdidas, Balance General, Estado de Resultado y Estado de Flujo de efectivo. Con el diario desenvolver de las actividades administrativas de la empresa ms la informacin econmica que vaya surgiendo en el proceso es posible ir identificando cuales seran las posibles dificultades financieras de la empresa a fin de ir aplicando los correctivos necesarios en tiempo real. Uno de las principales razones que pudiera dificultar financieramente las actividades de la organizacin son aquellas dificultades tcnicas o econmicas que se le puedan presentar a nuestro principal proveedor sobre todo en su proceso de produccin lo cual impedira en una buena proporcin el suministro y despacho de nuestro principal producto de venta lo que por consiguiente afectara nuestros niveles de inventario y por tanto la distribucin entre nuestros clientes lo que incidira negativamente en el volumen de nuestras ventas y por tanto en los ingresos de la empresa por lo que para evitar este tipo de dificultades se hace necesario ir adoptando una diversificacin de las marcas y productos a comercializar y asi dejar de depender en un buen porcentaje de un solo proveedor con el propsito de mantener nuestro inventario y la calidad de la atencin que le prstamo a los clientes y por tanto los ingresos de la empresa. Una segunda dificultada seria el crecimiento de la competencia entre las empresas del mismo ramo con la integracin de nuevas empresas y la incorporacin de nuevas novedades sobre todo en lo concerniente a la puntualidad de la toma y despacho de pedidos de los clientes en trminos de tiempo lo que por consecuencia nos llevara a adoptar y/o mejorar la tecnologa y la comunicacin que ya empleamos y tenemos establecidas con nuestros clientes con el propsito de mantener o ampliar nuestro posicionamiento y crecimiento en el mercado de distribuidores como la principal empresa que desarrolla un eficiente y eficaz sistema de comercializacin y distribucin de productos. Finalmente y quizs la mas importante despus de la dificultad de suministro son los incumplimientos en los periodos de pago por parte de nuestros clientes debido a diversos factores tanto propios como ajenos a su voluntad por lo caul desde un

principio de las actividades de la empresa se deben implementar adecuadas y correctas polticas de cobranza de obligatorio cumplimiento y planes de incentivo al personal de esta rea y a los clientes de manera que todos obtengan un beneficio. Si se desarrollan y cumplen adecuadamente no solo las polticas de mantenimiento de inventario, de cobranza sino tambin los procesos

administrativos en todo su contexto se garantiza que el negocio tenga xito y sea rentable, pero esto no se logra solamente desarrollando planes y tcnicas estratgicas administrativamente hablando una parte importante de alcanzar las metas depende en gran medida del personal que da vida a la organizacin en todos los niveles de la misma por eso se hace imperiosamente necesario darles ms participacin y capacitacin y tomar en cuenta todo lo que puedan aportar porque eso los har sentirse plenamente identificados con los objetivos de la empresa y por consiguiente la consideraran como propia lo cual beneficiaria a ambas partes en un ganar ganar ya que el valor y crecimiento de la organizacin no solo sera econmico sino tambin