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RGANO REGIONAL DE CONTROL INSTITUCIONAL

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

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RESPUESTA SI NO N/A

OBSERVACIONES

Cuenta el Area de Logstica con: a) Organigrama Funcional b) Manual de Organizacin y Funciones c) Manual de Procedimientos d) Plan Operati o e) Cat!logo de "ienes #) Otros $%speci#icar) 'e encuentra implementada con personal idneo y su#iciente( )ireccin *e#e de Ad+uisiciones 'ecretaria Cotizadores ,irador Ordenes Compra ,irador Ordenes de 'er icios -egistro en el '.AF Otros apoyos Anual de

&

La entidad cuenta con el Plan Ad+uisiciones debidamente aprobado(

.ndi+ue el 01 de -esolucin +ue lo aprueba2 3 Las ad+uisiciones de bienes y ser icios se realizan con obser ancia de la Ley de Contrataciones y Ad+uisiciones del %stado( .ndi+ue +u4 tipos de procesos de seleccin realiza la entidad2 5 'e 6a con#ormado Ad+uisiciones( el Comit4 %special de

.ndi+ue el 01 de -esolucin +ue lo con#orm 7 'e e#ect8an cotizaciones para las ad+uisiciones no su9etas a procesos de seleccin( .ndi+ue a partir de +u4 monto y el documento +ue lo establece en la entidad : .ndi+ue los criterios adoptados para otorgar la "uena Pro en las ad+uisiciones de los bienes y ser icios no su9etos a procesos de seleccin2

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Las Ordenes de Compra y de 'er icio +ue obran en el Area de Abastecimientos @ LogsticaA cuentan con toda la documentacin sustentatoria( .ndi+ue la documentacin sustentatoria: -e+uerimiento Autorizacin del gasto Cotizaciones Cuadro Comparati o de Cotizaciones Actas de "uena Pro o de Ad9udicacin .n#orme de Con#ormidad Otros

%l consumo de tele#ona m il $celulares) se 6a ceCido a las normati idad de austeridad y racionalidad del gasto $tope m!Dimo de consumo '@2 &>>2>>)( )e 6aberse registrado eDcesos se 6a procedido a la de olucin o descuento del ser idor responsable(

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'e tiene implementado un registro o documento similar de todos los celulares asignados a los #uncionarios y ser idores( Al cesar en el cargo el #uncionario o ser idor se e#ect8a el control de la entrega del e+uipo celular asignado( %Disten "ienes en <r!nsito $pendientes de entrega por el pro eedores o ingreso al almac4n( )e ser as indi+ue las causas 'e in#orma a la superioridad sobre los bienes en tr!nsito para las acciones correcti as del caso( Al *e#e de Ad+uisiciones Al )irector de Logstica Al )irector de Administracin

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'e lle a un registro o control $.n entario) de los bienes en tr!nsito( Las Ordenes de CompraA Ordenes de 'er icioA 0otas de %ntrada a Almac4nA Pecosas y otros documentos son suministrados a las Areas de ContabilidadA PresupuestoA Patrimonio y otras unidades org!nicas en #orma oportuna(

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La entidad cuenta con un registro de los procesos de seleccin( %ste se encuentra debidamente legalizado y actualizado(

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Los eDpedientes de los procesos de seleccin cuentan con toda la documentacin sustentatoria y 4sta se encuentra debidamente arc6i ada y custodiada( -especto a los procesos de seleccinA estos son comunicados a los entes pertinentes como: O'C% P-OMPEM% 'e 6a con#ormado la Comisin de <oma de .n entarios de "ienes de Almac4n( .ndi+ue el 01 de -esolucin +ue con#orm la Comisin

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&>

%n la Comisin de toma de in entarios se 6a tenido en cuenta +ue el *e#e de Almac4n u otro personal de dic6a unidad org!nica no se encuentren integrando dic6a ComisinA debiendo desarrollar solo la #uncin de #acilitador( 'e cumpli con e#ectuar el .n entario Fsico de "ienes de Almac4n al /12)ic2&>1/( )e eDistir di#erencias en la conciliacinA indi+ue las acciones e#ecti as realizadas para su superacin2 %Disten bienes propuestos para la ba9a( .ndi+ue las acciones adoptadas respecto a la situacin de tales bienes

&1 && &/

&3

'e eDige las garantas seg8n normati a establecidaA para el cumplimiento del pro eedor respecto a la entrega de los bienes y ser icios ad+uiridos(

.ndi+ue el 0F de personal con +ue cuenta el

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Almac4n: & *e#e del Almac4n 'ecretaria Personal +ue emite P%CO'A' Personal +ue emite 0%A' .n#ormacin $ingresos y salidas de bienes) Otros apoyos $especi#i+ue)

%l personal +ue labora en el Grea de Almac4n cuenta son un Manual de Organizacin y Funciones u otro documento similar2 %speci#i+ue(

Para el control implementado:

de

los

bienes

se

tiene

Las tar9etas "incard %l HardeD Ialorado Otro documento similar $especi#icar)

)ic6os documentos est!n actualizados( 3 <odos los ingresos de bienes ad+uiridos por la entidad son recepcionados por el responsable de almac4n o personal autorizado( )e no ser asA .ndi+ue las eDcepciones 5 -especto al ingreso de los bienes almac4n estos son eri#icados o contrastados con las cantidades y especi#icaciones contenidas en las Ordenes de CompraA incluyendo a+uellos bienes +ue por su naturaleza no son recepcionados en Almac4n( 'on adecuadas las instalaciones para la conser acin y mantenimiento los materiales ad+uiridos( Los ingresos de bienes a almac4n se originan por: ? Compras realizadas )onaciones <rans#erencias .ngreso de saldos de materiales no utilizados Altas Otros $especi#icar)

La salida de los bienes de almac4n se realiza

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mediante: a) b) c) d) B Pecosa 0ota de 'alida Otros documentos )ic6os documentosA re8nen los re+uisitos establecidos $in#ormacin y autorizaciones)(

%l almac4n cuenta con toda la documentacin sustentatoria de ingresos y salidas de bienesA debidamente arc6i ada y custodiadaA con obser ancia del tiempo establecido( La entidad mantiene bienes de su propiedad en el almac4n de terceros( =u4 medidas de control se 6a pre isto para su control o seguridad(

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%n cuanto a la ad+uisicin de los repuestos de e6culos y ma+uinariasA 4stos son recepcionados y@o controlados por personal de almac4n( %st! pro6ibido el ingreso al almac4n de personas a9enas al mismo(

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%l personal +ue labora en el Area de Control Patrimonial cuenta con su Manual de Organizacin

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y Funciones u otro documento similar( & .ndi+ue el n8mero de personal +ue labora en el Grea: / *e#atura 'ecretaria <4cnico administrati o Personal de apoyo $especi#icar)

%l personal +ue labora cuenta con los conocimientos y eDperiencia necesaria para el cumplimiento de sus #unciones asignadas( 'e cuenta con un so#tJare para el control de los bienes patrimoniales y 4ste permite obtener toda la in#ormacin re+uerida por los entes competentes( 'e e#ect8an patrimoniales( in entarios de los bienes

Con +u4 periodicidad( 7 <rimestral 'emestral Anual

'e 6a con#ormado la Comisin de <oma de .n entarios de "ienes Patrimoniales y Acti o Fi9o al /12)ic2&>1/2 .ndi+ue el 01 de -esolucin

'e 6a realizado el .n entario Fsico de "ienes Patrimoniales al /12)ic2&>1/ y 4ste 6a sido remitido a la '2"202 .ndi+ue el n8mero de O#icio

? B 1> 11

'e 6a conciliado la in#ormacin contenida en los .n entarios con la .n#ormacin Financiera( )e eDistir di#erenciasA indi+ue las acciones e#ecti as realizadas para su regularizacin <odos los inmuebles de la entidad como terrenos y edi#icios se encuentran debidamente saneados( %l Grea de Control PatrimonialA cuenta con in#ormacin actualizada sobre la situacin legal de

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los inmuebles de la entidad( 1& Los inmuebles de la entidad se encuentran con la inscripcin en los registros p8blicos y dem!s entes competentes( 'e 6a cumplido con la presentacin de la declaracin de autoa al8o o impuesto predial de todos los inmuebles de la entidad2 )e no ser as indi+ue sus causas 13 15 %Disten bienes propuestos para la ba9a( Cu!les son las acciones adoptadas para proceder a la ba9a de los re#eridos bienes( 'e solicit con#ormacin del Comit4 'e cuenta con la in#ormacin y sustento correspondiente de los bienes materia de ba9a( 'e cuenta con el in#orme t4cnico del estado situacional de dic6os bienes( 17 1: <odos los e6culos de la entidad lle an pintado el logotipo de la entidad2 %Disten e6culos al+uilados para la entidad( =u4 controles se 6an implementado para su identi#icacin( 1? 1B &> )e eDistir e6culos +ue no lle an el logotipoA indi+ue las causas %Disten bienes cedidos en uso a otras entidades( -especto a los bienes cedidos en usoA se 6a implementado los controles +ue permitan garantizar la correcta utilizacin de los mismos para los #ines +ue #ueron entregados( -especto a la eri#icacin de la eDistencia y utilizacin adecuada de los bienes cedidos en usoA se 6a le antado las actas correspondientes( Las re#eridas eri#icaciones con +u4 periodicidad se e#ect8an( && Los saldos de materiales de obras son controlados por el Area de Control PatrimonialA e in#ormados al Almac4n para su internamiento(

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<odo mo imiento de los bienes patrimoniales es realizadoo con conocimiento del Area de Control Patrimonial2 'e tiene implementado la utilizacin de los KardeD alorados de los bienes patrimoniales( )e no ser as indi+ue sus causas

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&5

'e tiene actualizadas las tar9etas de asignacin de bienes en uso de los ser idores( )e no contar con dic6a in#ormacin mediante +u4 documento se realiza el indicado control2

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%n los in entarios de los bienes patrimoniales de la ;nidad %9ecutora 'ede CentralA se encuentran contenidos todos los bienes de las entidades +ue la con#orman2 )e eDistir bienes +ue no est!n incorporados a la entidad y por ende en los registros contablesA seCale sus causas y acciones realizadas

&:

%l personal +ue labora en la ;nidad de <esorera cuenta con un Manual de Funciones u otro documento similar(2 %speci#i+ue

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.ndi+ue el 0F de personal con +ue cuenta la ;nidad de <esorera: <esorero Ca9ero L Pagador -esponsable de .ngresos ,iradores .n#ormacin de .ngresos y %gresos Otros $especi#icar)

%l personal asignado cuenta con los conocimientos y eDperiencia necesaria para el cabal cumplimiento de sus #unciones( %l '.AF le permite obtener toda la in#ormacin necesaria sobre los mo imientos de #ondos registrados( <ales como: a) b) c) d) e) #) g) 6) i) Comprobantes de Pago -ecibos de .ngresos Libro "ancos de cada cuenta corriente Libro Ca9a Conciliacin "ancaria C6e+ues en cartera C6e+ues en tr!nsito %9ecucin de .ngresos L Captacin %9ecucin de ,astos L Pagos

'e mantiene actualizado el saldo de cada una de las cuentas corrientes de la entidad( .ndi+ue si el AuDiliar de "ancos es lle ado en #orma manual o a tra 4s del '.AF

Las conciliaciones bancarias son realizadas mensual y oportunamente y suscritas por el personal competente( La in#ormacin contenida en las conciliaciones bancariasA guardan concordancia con los saldos de bancos reportados a tra 4s del '.AF( )e eDistir di#erencias o inconsistenciasA se 6a identi#icado las causas y puesto de conocimiento a la superioridad2 .ndi+ue las acciones e#ecti as realizadas para su superacin2

'e 6a re+uerido la asistencia del personal t4cnico

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del '.AF a e#ectos de corregir las di#erencias o inconsistencias registradasA 4stas son atendidas( 1> 11 Los #ondos y alores de la entidad se encuentran debidamente custodiados y@o protegidos( La documentacin sustentatoria de los ingresos y gastos se encuentra debidamente arc6i ada y custodiada de manera +ue permita su #!cil acceso por los entes competentes( -especto a la custodia de la documentacin sustentatoria de los ingresos y gastos se 6a obser ado los plazos establecidos por la normati a pertinentes $como mnimo 1> aCos) %n relacin a los ingresos recepcionadosA 4stos son depositados en #orma ntegra y dentro de las &3 6oras de su recepcin( -especto a la e9ecucin de los -ecursos )irectamente -ecaudados se cumple con lo establecido en la normati a presupuestaria establecida y )irecti a .nterna Aprobada por la entidad $reposicinA mantenimiento de acti osA capacitacinA incenti osA entre otros)( 'e tiene implementado el uso del sello restricti o $PA,A)O) para los documentos cancelados a #in de no generar duplicidad en el pago y otros incon enientes( La entidad cuenta con #ondos para pagos en e#ecti o y ca9a c6ica2 .ndi+ue los montos autorizados( 1: 'e cuenta con la -esolucin y )irecti a para la administracin de los re#eridos #ondos2 .ndi+ue el 01 de -esolucin 1? .ndi+ue los montos m!Dimos establecidos para la e9ecucin de gastos a tra 4s de dic6o #ondoA as como el personal +ue autoriza el pago 'e e#ect8an ar+ueos de los #ondos y alores(

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'eCale con +u4 periodicidad y +u4 personal lo realiza &> La persona designada para la administracin del Fondo para Pagos en %#ecti o y Fondo de Ca9a C6icaA cuenta con: La )irecti a .nterna aprobada por la entidad( Medidas de seguridad para la custodia del #ondo $ca9a #uerte u otro mueble de seguridadA detector de billetes y monedas #alsas)( Conocimientos y eDperiencia re+uerida( Para designar al ser idor responsableA se 6a considerado la unidad org!nica y #unciones +ue realiza seg8n su Manual de Funciones o Contrato( &1 'e e#ect8a el control pre io de la documentacin sustentatoria del gastoA para proceder a su pago correspondiente( <ales como: a) b) c) d) e) #) g) 6) i) 9) && -e+uerimiento Autorizacin del personal competente )isponibilidad presupuestal Orden de compra #irmada por el almaceneroA en seCal de recepcin del bien ad+uirido Orden de 'er icios #irmada en seCal de con#ormidad del ser icio .n#orme de Con#ormidad del bien o ser icio seg8n su naturaleza Legalidad del Comprobante +ue sustenta el desembolso $FacturaA boleta de entaA recibo de 6onorariosA entre otros) .mportes correctos de la documentacin A#ectacin presupuestal correcta Cuentas Contables apropiadas

'e 6a implementado controles +ue permitan determinar si los pagos realizadosA corresponden a gastos realmente e#ectuados( .ndi+ue algunos de ellos

%l personal +ue labora en el Area de Contabilidad cuenta con su Manual de Organizacin y Funciones u otro documento similar( %speci#i+ue .ndi+ue el 0F de personal con +ue cuenta la ;nidad:

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*e#atura 'ecretaria .ntegracin Contable Analista de Cuentas A#ectacin Presupuestal Otros $especi#icar)

%l personal +ue labora en el Area de ContabilidadA cuenta con los conocimientos y eDperiencia adecuada para el desarrollo de sus #unciones( %l so#tJare con +ue cuenta la entidad le permite obtener los reportes e in#ormacin necesaria para atender los re+uerimientos de los entes competentesA as como para su an!lisis y e aluacin( <odas las operaciones son registradas oportunamente de manera +ue sea rele ante y 8til para la administracin para la toma de decisiones( La entidad 6a cumplido oportunamente con la remisin de la in#ormacin #inanciera a la )ireccin 0acional de Contabilidad P8blica y dem!s entes competentes( Los saldos re#le9ados se encuentran debidamente sustentados con: 0otas a los %stados Financieros AneDos a la .n#ormacin Financiera An!lisis de Cuentas al detalle .n entarios Fsicos Otros $%speci#icar)

%l personal +ue suscribe la in#ormacin #inancieraA como responsable de la ;nidad de Contabilidad es: <4cnico Contable Contador P8blico Colegiado Mabilitado Licenciado en Administracin de %mpresas Otro pro#esional $especi#icar)

Para la elaboracin de la in#ormacin #inancieraA el Area de ContabilidadA 6a e#ectuado las conciliaciones de los saldos contables con las !reas pertinentes(2 <ales como:

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a) Ca9a y "ancos con <esorera $Libro o AuDiliar de "ancos y conciliaciones bancarias) b) %Distencias con Almac4n $.n entario Ialorizado) c) .nmuebles Ma+uinaria y %+uipo con Control Patrimonial $.n entario Ialorizado) d) Cuentas por Cobrar con <esorera $-egistro auDiliar o similar) e) Cuentas por Pagar con <esorera $-egistro auDiliar o similar) #) .ntangibles con %studios $-eportes) g) Obras Li+uidadas con .n#raestructura $-eportes) 1> )e eDistir di#erencias producto de la conciliacinA seCale las acciones adoptadas para su regularizacin( Los saldos de los rubros re#le9ados en los %stados Financieros cuentan con su respecti o an!lisis al detalleA +ue permita identi#icar su procedencia y situacinA tales como #ec6asA conceptosA importeA etc2 Las Greas in olucradas en el proceso contableA suministran in#ormacin en #orma correcta y oportuna: a) b) c) d) e) 1/ 13 Abastecimiento @ Logstica <esorera Control Patrimonial Personal Otros2 %speci#i+ue

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%n caso de ser inoportunaA precise las acciones adoptadas( 'e 6a implementado procedimientos de control respecto a los saldos pendientes de rendicin de cuenta y@o de olucinA y se 6a in#ormado a la administracin para la adopcin de los correcti os necesarios( %l Grea de Contabilidad e#ect8a ar+ueo de #ondos y alores2 Precise el personal +ue lo realiza

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-especto a los Libros y registros contables:

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a) b) c)

'e encuentran debidamente cerrados al /12)ic2&>1/( 'e encuentra legalizados 'e encuentran suscritos por los #uncionarios competentes(

)e no contar con los libros contablesA indi+ue sus causas y las acciones adoptadas 1: La documentacin contable est! adecuadamente arc6i ada y custodiadaA obser ando los plazos establecidos en la normati a pertinente( $1> aCos)

.ndi+ue el 0F de personal con +ue cuenta el Grea de -ecursos Mumanos: *e#e 'ecretaria Control de Asistencia

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%scala#n Personal +ue elabora contratos Personal +ue elabora planilla de remuneraciones Personal +ue elabora planilla de cesantes Personal +ue elabora planilla C2 A2 '2 Personal +ue e#ect8a el P)< Personal "ienestar 'ocial Otros apoyos $especi#i+ue)

%l personal +ue labora en el Grea de -ecursos Mumanos cuenta con un Manual de Organizacin y Funciones u otro documento similar2 %speci#i+ue el tipo de documento

Para la contratacin de personal se tiene en cuenta: Plaza presupuestada )isponibilidad o cr4dito presupuestario Concurso P8blico %n caso de pro#esionales $ingenierosA abogadosA contadoresA entre otros) se solicita la Constancia de Mabilidad Medidas de AusteridadA -acionalidad y )isciplina en el gasto p8blico

Como medidas implementado:

de

control

interno

se

tiene

)eclaracin *urada de 0epotismo )eclaracin *urada de no estar impedido para contratar con el %stado )eclaracin *urada de no tener procesos administrati os y 9udiciales 5 'e eri#ica en #orma selecti a la eracidad de la in#ormacin contenida en las declaraciones 9uradas indicadas anteriormenteA as como de la in#ormacin +ue con#orma su #ile personal $<tulo pro#esionalA capacitacinA eDperiencia( )e detectarse incongruencias o #alsedad de in#ormacinA +u4 acciones correcti as se adoptan( 7 La elaboracin de las planillas de remuneracionesA pensiones y contratos CA'A est! sustentada por: -esolucin de )esignacin

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Contrato de <raba9o Certi#icacin Presupuestal <ar9etas de Control Asistencia -eporte de Faltas y <ardanzas

%n cuanto al personal contratado por .n ersionesA se cuenta con una escala aprobada( .ndi+ue el 0F de -esolucin +ue lo aprueba(

-especto a la -esolucin antes indicadaA la )ireccin u O#icina de -ecursos Mumanos: Ieri#ica +ue los montos consignados en el contrato de traba9o est4 acorde a la escala establecida( %n caso de 6aberse considerado un monto mayorA realiza los in#ormes pertinentes para su correccin( %n caso de 6aberse producido pagos mayores a lo establecido en la %scala AprobadaA +ue acciones correcti as se adoptan(

'e mantiene un arc6i o adecuado y actualizado de: File de Personal Planillas de personal Acti o Planillas de personal Cesante Planillas del C2 A2 '2 Contratos de <raba9o

1>

Las )eclaraciones por -etenciones y aportaciones $%ssaludA AFPA .mpuesto a la -enta 5ta2 Categora y otros) son presentadas oportunamente para el pago respecti o( %Disten acotaciones o deudas por pagar por incumplimiento de obligaciones tributarias( )e ser el caso especi#i+ue los moti os y las acciones correcti as adoptadas

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1&

La entidad cuenta con una )irecti a sobre entrega y recepcin de cargo u otro documento similar( .ndi+ue el 0F de -esolucin +ue lo aprueba La )ireccin u O#icina de -ecursos Mumanos e#ect8a controles sobre el cumplimiento de la

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)irecti a u otra normati idad +ue regula la entrega de cargo( 13 Por cese de #unciones Por renuncia Por descanso #sico acacional Licencias Otros $especi#icar)

%n cuanto al control de asistencia: 'e tiene designado a un personal a #in de +ue obser e el marcado personal de la tar9eta de asistencia( %l personal +ue presenta la Papeleta de 'alida y@o PermisoA cuenta con la autorizacin de su 9e#e inmediato y la O#icina de -ecursos Mumanos( 'e e#ect8a el particulares( cmputo de los permisos

'e e#ect8a el cmputo de las tardanzas( Los reportes de .nasistencias y <ardanzas son alcanzados oportunamente para el procesamiento de las planillas de remuneracionesA cesantesA CA' y otros(2 'e eri#ica +ue la 9usti#icacin documentada por inasistencias presentada por el personal se e#ect8e oportunamente(

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