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Organizacin de la informacin: un factor determinante en la gestin empresarial

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Organizacin de la informacin: un factor determinante en la gestin empresarial


Lic. Yuniet Rojas Mesa1

Resumen
La gestin de la informacin y el conocimiento es actualmente una actividad estratgica para el xito de las empresas. Se exponen algunas reflexiones sobre la importancia de la organizacin para la gestin de la informacin en el entorno empresarial, as como sobre el lugar que ocupa el profesional de la informacin, tanto en la organizacin como en la gestin. Finalmente, se presentan algunos de los beneficios que genera una adecuada gestin de la informacin y el conocimiento en las organizaciones. Descriptores (DeCS): GESTION DE RECURSOS; CIENCIAS DE LA INFORMACIN/organizacin y administracin; Descriptores (DeCI): GESTION DE LA INFORMACIN/estrategias; GESTION DE LA INFORMACIN/organizacin y administracin; GESTION DEL CONOCIMIENTO/estrategias; GESTION EMPRESARIAL

Abstract
Information arrangement is nowadays a strategic activity on enterprise success. Some considerations on the importance of organization for information management in enterprise environment as well as the place that information professional occupies in it are exposed. Some benefits provided for a suitable information management in organizations are presented. Subject headings (DeCS): RESOURCES MANAGE MENT; INFORMATION SCIENCE/organization and administration Subject headings (DeCI): INFORMATION MAGEMENT/strategies; INFORMATION MANAGEMENT/organization and administration; KNOWLEDGE MANAGEMENT/strategies; ENTERPRISES MANAGEMENT El fenmeno de la explosin de la informacin se inicia con el auge de la imprenta. El nmero de manuscritos haba crecido considerablemente desde el surgimiento de las universidades. Pero no es hasta que aparece y se multiplica el uso de la imprenta que el libro impreso y otras fuentes de informacin, adquieren su crecimiento exponencial.

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Los cientficos tenan por costumbre comunicar sus experiencias y observaciones en ferias y cartas, pero, para el siglo XVII, se estableci como vehculo de la comunicacin cientfica, las revistas. El surgimiento de esta nueva fuente de informacin tambin provoc un aumento de la circulacin de documentos impresos. Algunas corrientes del pensamiento, como el romanticismo y la ilustracin, fomentaron movimientos literarios, pero no es hasta la revolucin industrial de la dcada del 90 del siglo XIX, que las patentes y otros documentos propios de este y de los negocios vuelven a provocar otro aumento importante de la documentacin. La segunda revolucin industrial impuls con sus innovaciones una particular relacin entre ciencia y tcnica. A su vez, la industria sufri un vuelco sustantivo. As, naci el inters de la industria y de los hombres de ciencia por la informacin novedosa y til; ello provoc un nuevo aumento de la masa documental. Por tanto: obtener informacin se convirti en una necesidad no slo de la ciencia y la tcnica, sino tambin de la industria y la economa de ese fin de siglo. La creacin del Instituto Internacional de Bibliografa (hoy FID), como resultado de estas circunstancias, es un intento por responder a esta nueva situacin. Hacia finales del siglo XIX, comenzaron a observarse importantes fenmenos dentro de la documentacin. La vida media de los documentos se redujo de forma considerable. Pedieron terreno las bibliografas universales y retrospectivas. Se necesitaba de centros que tuvieran a su disposicin informacin actualizada y de utilidad prctica inmediata. El hombre de finales de este siglo XIX tena nuevas necesidades, que por sus caractersticas la biblioteconoma ni la bibliografa (ubicada dentro o fuera de sta) poda resolver. Terminada la Segunda Guerra Mundial, los Estados Unidos se erigieron como potencia dominante a escala mundial, mientras que el resto de las potencias capitalistas y la antigua URSS quedaron debilitadas. La guerra haba demostrado el doble uso de la ciencia, ambos decisivos para el desarrollo y la seguridad nacional. Las dos guerras mundiales favorecieron el desarrollo cientfico. Se impuls el desarrollo de varias disciplinas, por ejemplo, la fsica, la teora de la informacin y la logstica, la automatizacin, la navegacin area y martima; tambin se inauguraron nuevas profesiones como la ciberntica, la binica. y nuevas tendencias en la ciencias sociales. Con la segunda guerra mundial, se demostr la necesidad de un acceso efectivo a la informacin; se dirigi la atencin sobre la recuperacin de la informacin y la creacin de nuevos mtodos de organizacin bibliogrfica y tratamiento, en general, de la masa documental. En la dcada de los 60, con la introduccin de la computadora se produjo un salto en la produccin documentaria equivalente al ocurrido cuando se estableci la imprenta de caracteres mviles. Moreira al respecto plante: "Como la mquina de vapor actu de motor en la revolucin industrial, la computadora movi los engranajes de una nueva era",1 permiti al hombre trazarse nuevas metas en este campo.

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Se desarrollaran ms tarde: las bases de datos y sus sistemas de gestin, los traductores automticos y toda una amalgama de aplicaciones lingsticas. Sucesivamente se digitaliz la informacin impresa y hoy coexistan ambas. Las conjeturas sobre el fin del impreso se quedaron solo en posibilidad irreal, el crecimiento del consumo de papel tal vez sea el indicador ms importante en este sentido. La dcada de los aos 90 del siglo XX, como si la historia quisiera repetir su influjo 100 aos despus, volvi a convertirse en una dcada de impulso para el fenmeno de la explosin de la informacin. Internet gener un caos informacional sin precedentes, las industria editorial se democratiz a niveles antes insospechados, cada da se aparecen millones de nuevas pginas, y ni siquiera los potentes robots de Google, Yahoo, Altavista o los integradores como Copernic, son suficientes para la indizacin de la informacin publicada en Internet. Por poner solo un ejemplo, un buscador como Google, con sus millonarias respuestas a cualquier solicitud de informacin, se plantea que slo indiza el 12 por ciento de la informacin disponible en Internet, y tarda alrededor de 6 meses en darle la vuelta al mundo para indicar nuevas direcciones. La explosin de la informacin es el origen de muchas tendencias dentro del campo de la informacin, y de ella depende hasta la propia existencia de quines se encargan de su procesamiento, entre otras actividades. Aunque es un problema multidisciplinario, a los especialistas en informacin les compete buena parte de la bsqueda de los mtodos para enfrentarla. Encontrar la informacin pertinente, aadirle valor para diferenciarla de la que puede encontrar el usuario comn, analizar la informacin que generan las fuentes personales y los flujos documentales, es una misin de los especialistas en informacin dentro de este universo creado por el hombre. Por ello, la gestin del recurso "informacin" en el siglo XXI, o desde la dcada del 80 del siglo XX, para ser ms precisos, se impone como una funcin esencial de la ciencia de la informacin. Se trata de una revolucin basada en la informacin, porque los avances tecnolgicos actuales permiten procesar, almacenar, recuperar y comunicar informacin en cualquiera de sus formas (voz, textos, imgenes) sin importar la distancia, el tiempo o el volumen, informacin.1

La informacin y el conocimiento como factor de xito en el entorno empresarial


Como se ha dicho, la explosin de la informacin constituye para muchos un problema y no sin razn es que surgi el trmino "infoxicacin", precisamente para referirse a dicho fenmeno desde la perspectiva del usuario. Es difcil para un individuo comn sentirse rodeado de informacin, no disponer de las herramientas necesarias que viabilicen su consulta y, sobre todo, decidir cul es realmente til y rene los requisitos de calidad necesarios. El tiempo para decidir y utilizar la informacin que responde a sus necesidades y exigencias se prolonga ms de lo planificado. El problema entonces est en la calidad y en la visibilidad de la informacin y no en su cantidad.

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En el ambiente empresarial es cada da ms comn la incertidumbre de sus directivos para tomar decisiones adecuadas y que sean proporcionales en eficiencia y eficacia. En las propias organizaciones, se existe una dispersin de datos e informacin que, en ocasiones, duplica tareas y hace imposible su recuperacin por parte de quienes la necesitan en el momento oportuno. Hoy, un buen nmero de empresas presentan estructuras obsoletas e inadecuadas para atender, con suficiencia, los requerimientos actuales. Muchos directivos perciben desorganizacin de la informacin en su empresa, pero no interiorizan an la necesidad de implementar un sistema de gestin de informacin. Urge la apertura de estructuras para la incorporacin del conocimiento, el aprovechamiento inteligente de las oportunidades que ofrece el entorno; la creatividad y la innovacin son las nicas fuentes de diferenciacin y factores competitivos por excelencia. En la nueva sociedad de la informacin, en la que vivimos, es evidente el valor de la gestin de la informacin para las empresas y las organizaciones, un factor esencial para su xito. Sus productos son indispensables para aumentar la competitividad, mejorar la calidad de los productos y servicios, procurar la satisfaccin de los clientes y desarrollar un fructfero mercado. El desempeo satisfactorio de las organizaciones en la sociedad de la informacin est determinado por su capacidad para crear valores a partir de la solucin de los problemas y retos que plantea el entorno, mediante la identificacin y perfeccionamiento de los flujos de informacin tiles mediante la gestin del conocimiento. La gestin del conocimiento se ocupa precisamente de la identificacin, captura, recuperacin, presentacin y transmisin de los datos, informaciones y conocimientos de la organizacin. La informacin puede captarse, tanto desde el interior como del exterior de la empresa.2 El objetivo es que el conocimiento que reside en la organizacin pueda utilizarse por aquellos que lo necesitan para actuar de manera adecuada en cada momento. Una organizacin que aspire a competir con xito, debe ser una organizacin que aprenda; debe, tambin, revelar los procesos que le permitan incorporar a su actividad, la informacin pertinente y relevante que posee. Est obligada a aplicar, con creatividad e iniciativa, las experiencias y saberes que le ofrecen, en primer lugar, sus propios trabajadores, sus proveedores, los grupos de inters y los clientes es decir, la sociedad en su conjunto y ms especficamente aquellos sectores en los que dicha organizacin opera. Los procesos de descripcin, anlisis y representacin de la informacin, as como las nuevas tecnologas asociadas a ellos, adquieren, en estas circunstancias, un sentido trascendente: ms que simples medios para la obtencin de resultados debe considerrseles como herramientas que contribuyen al desempeo, al aprendizaje individual y colectivo, as como a la construccin positiva de la empresa, en funcin de obtener utilidades y crear los valores propios de la organizacin. Las empresas lderes son actualmente aquellas que, dentro de s, gestionan conocimiento y mejoran su
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capacidad de aprendizaje. El conocimiento en una organizacin es mucho ms que simples datos e informacin, es el recurso de los individuos y grupos para tomar decisiones y por ello, uno de sus principales activos estratgicos. Administrar el conocimiento en una empresa significa detectar, organizar y difundir el conocimiento existente en la organizacin y colocarlo a disposicin de sus usuarios. El conocimiento puede ser explcito -cuando est plasmado en documentos, procedimientos, bases de datos de informacin, etc. o tcito - cuando forma parte de la experiencia de los individuos que trabajan en la empresa. Una empresa con experiencia en la administracin de conocimientos se preocupa por convertir el conocimiento tcito en explcito y, para ello, lo organiza y lo pone a disposicin de todos de manera comprensible.3 Administrar el conocimiento en una organizacin no es una cuestin simple, e impone retos importantes a los profesionales de la Informacin. En este nuevo entorno, es necesario nutrirse de herramientas totalmente diferentes y apropiarse de un espacio. Son muchos los modelos, establecidos por las compaas informticas o de software, para la gestin de la informacin y el conocimiento en ambientes empresariales que sugieren slo infraestructuras tecnolgicas, software para el manejo de datos y redes, que faciliten la comunicacin entre directivos y empleados, ellos no conciben, como elemento necesario, los recursos humanos, los especialistas en informacin. As ocurre, con mucha frecuencia, que las herramientas informticas (lo tangible) se confunden con una parte importante del contenido (lo intangible o la informacin en s misma).4 Desde nuestra perspectiva, creemos que son necesarias soluciones hbridas que involucren el recurso humano especializado y las tecnologas de informacin para la ejecucin de procesos especficos, que van desde el anlisis y representacin de la informacin hasta la automatizacin de distintas actividades como la descripcin, el almacenamiento y la recuperacin. De esta manera, se propicia la creacin y uso del conocimiento en el contexto de la organizacin, la tecnologa interviene para facilitar el acceso a las fuentes de conocimiento explcito y el especialista en informacin utiliza sus herramientas propias para seleccionar, analizar, representar, sintetizar y facilitar el acceso al conocimiento. Para ello, existe un conjunto de modelos especficos. Sin embargo, la estrategia ms adecuada es tomar de cada uno, su parte positiva de acuerdo con la peculiaridad del caso que se trate y las necesidades particulares de cada organizacin. La implementacin de un sistema de gestin de conocimientos en la empresa debe contemplar cuatro elementos bsicos:4 1) Gestin de la documentacin interna Habitualmente se identifica con necesidades de gestin documenta que pueden presentarse como:
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Imposibilidad de encontrar los documentos necesarios en el momento oportuno. Saturacin de espacios fsicos con documentos "supuestamente" necesarios.

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Necesidad de un sistema de gestin de documentos electrnicos.

2) Arquitectura de contenidos Internet/intranet En el diseo o rediseo de las intranets empresariales, los empresarios se percatan de que la intranet de la empresa no puede limitarse a un pequeo peridico de anuncios en el que se publican algunas noticias, normas y manuales. 3) Estrategias para la gestin de la informacin y el conocimiento La alta direccin de la organizacin necesita de una visin global de sus sistemas y polticas de informacin para la toma de decisiones estratgicas en el marco empresarial. 4) Gestin de recursos de informacin externa Suele provenir del gestor de la informacin y su objetivo es facilitar un correcto acceso a las fuentes. Es frecuente encontrar territorialismo en el uso de la informacin, cada departamento consume sus recursos y fuentes de informacin. Con ello, se multiplican los esfuerzos y costos para su obtencin. Los servicios de informacin ayudan al cliente a seleccionar y difundir la informacin necesaria para los objetivos de la organizacin. Estas necesidades estn condicionadas por el importante cmulo de informacin que rodea a la empresa y de la que no puede aislarse para establecer sus metas, objetivos, mercados, etctera. Implica la informacin del entorno en el que suelen establecerse dos niveles de anlisis: uno, social o general (con informacin ambiental general) y otro, para tareas especficas (informacin ambiental especfica).1 El primero afecta por igual a todas las organizaciones de cualquier sistema social, el segundo es aquel que influye sobre ellas de un modo ms directo. Al respecto, algunos autores han identificado variables especficas que inciden en cada entorno. La informacin ambiental general es aquella que su relacin con la organizacin es ms remota, con ella no se relaciona a diario, pero debe observrsele con sistematicidad porque puede incidir en los cambios, polticas y estrategias de la empresa a mediano o largo plazo. Pueden ser nuevas normas de comportamiento de la sociedad, el nivel de alfabetizacin social, las nuevas disposiciones constitucionales, el marco econmico general, entre otras. La informacin ambiental especfica es aquella que la empresa toma o analiza de su entorno ms cercano, la que se encuentra en el escenario inmediato de actuacin para la organizacin y que incide directamente en la definicin de sus polticas y estrategias. Laudon y Laudon, citado por Paos lvarez A,1 enumeran seis de estas variables, que se considera importante citar, ellas son: clientes, proveedores, distribuidores, financiadores, reguladores (autoridades pblicas) y competidores.

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No slo la informacin externa es importante para la empresa. Dentro de una organizacin, se genera constantemente un importante flujo de informacin y conocimiento, que se manifiesta como un recurso intangible; ellos son especialmente valiosos para la empresa, porque son difciles de imitar. Resultan difciles de adquirir, no se encuentran en ningn mercado y crecen, con el paso del tiempo, mediante un proceso de acumulacin interna dentro de la empresa. Por esto, pueden sustentar ventajas competitivas de manera sostenible en el tiempo, porque es difcil que los competidores puedan copiarlos a corto plazo. Bueno, citado por Paos lvarez A,1 clasifica esta informacin, segn la naturaleza de los datos, en: informacin interna para la toma de decisiones y para la comunicacin y coordinacin de los individuos, as como de las actividades de la empresa.

Organizacin de la informacin y el conocimiento en el entorno empresarial


Un elemento clave en la gestin del conocimiento es una correcta organizacin de la informacin, porque ambas actividades se encuentran estrechamente relacionadas. El conocimiento se construye a partir de la informacin recibida, y esta ltima se manifiesta como conocimiento explcito en el entorno empresarial mediante dismiles formas, por ejemplo: mensajes, informes, circulares, normas, manuales de procedimiento, estudios de mercados, bases de datos,etc. Los sistemas de gestin documental que se ocupan de su gestin son, por tanto, fundamentales. Pero, cuando se trata del conocimiento tcito, entonces son los especialistas en informacin quienes deben contribuir para la conversin en explcito, al propiciar el contacto humano entre los que lo poseen y los que necesitan. El intercambio puede fomentarse mediante la organizacin de reuniones tcnicas de trabajo, eventos cientficos, intercambios de conocimientos, creacin de bases de datos de expertos y listas de discusin, etctera. El desarrollo de estos nuevos cometidos ha supuesto una evolucin en la misin y objetivos de los profesionales de la informacin. La gestin del conocimiento explcito es un proceso cclico, en el que cada subproceso realiza transformaciones, agrega valores a la informacin y se complementa con los siguientes (figura ). En cada proceso, est presente la organizacin y la representacin de la informacin para posibilitar la generacin de nuevos conocimientos e informacin de modo eficaz.

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Fig. Tareas bsicas del profesional de la informacin para la gestin y organizacin del conocimiento explcito La seleccin es el proceso mediante el cual el especialista debe identificar la informacin pertinente y relevante para la empresa y que es necesario incorporar al sistema. Para ello, es necesario considerar la comunidad de usuarios, las temticas, las tecnologas disponibles, la tipologa de fuentes, as como la misin, objetivos y metas de la organizacin. Para un mejor desarrollo de este y los dems procesos que dependen del especialista en informacin, se impone un conocimiento de la realidad empresarial, una familiarizacin con sus costos, eficacia, eficiencia, procesos y polticas, tanto empresariales como de comunicacin, como punto de partida para entender primero la organizacin y garantizar despus su oportuna participacin en la estrategia institucional. La descripcin de los documentos desde el punto de vista formal obedece a la necesidad de crear puntos de acceso para la bsqueda y recuperacin de los materiales con los que es necesario trabajar. En ella, el especialista deber procurar nuevos modos de descripcin y anlisis documental, que representen transparente y objetivamente las estructuras, contenidos y que faciliten los puntos de acceso. Estas tcnicas deben proyectarse ms all de las normas establecidas para el trabajo especfico de las bibliotecas y centros de informacin. Pero, no deben perderse de vista las posibilidades de apoyo que pueden brindar los formatos establecidos para estos fines. Puede ser necesario que estas tcnicas, previstas para el trabajo especfico de empresas, se despojen de la inflexibilidad, de la duplicidad de informacin que generan, de la acotacin de detalles irrelevantes a los usuarios y de otros males que suelen padecer los tradicionales formatos de descripcin bibliogrfica. Otra tarea difcil pero importante, es exigir uniformidad o establecer requisitos mnimos esenciales para la elaboracin de los documentos que se generan en el entorno empresarial: informes, circulares, controles u otros. Ello, permitir al especialista en informacin, simplificar y racionalizar los mtodos y tcnicas a utilizar en el procesamiento, unificar los productos, acelerar los procesos e intercambiar
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informacin con otros ambientes. El anlisis y evaluacin de la informacin, por su parte, es una tarea medular para los especialistas de la informacin y, en su consecucin, se necesita agudeza de criterios y tcnicas eficientes. Los profesionales de la informacin debe realizar el anlisis y la evaluacin de la informacin, seleccionar la informacin necesaria dentro y fuera de la empresa, analizarla, compararla e integrarla en funcin de cada rea y conseguir que cada trabajador o ejecutivo disponga de la informacin que requiere para el ejercicio de sus funciones. El anlisis de informacin es decisivo para la interaccin con aquellos profesionales implicados en la direccin, que tienen ante s la responsabilidad de la toma de decisiones. Ellos requieren informacin representada grficamente, anlisis comparativos, sntesis, anlisis de contenido, resmenes y servicios a la medida, que garanticen la certeza de sus determinaciones, la transparencia en sus consultas, el despeje de ruidos e incertidumbres para su veredicto. Al mismo tiempo, necesita estar actualizado del quehacer cotidiano interno y externo de la empresa; slo as, es posible liderear la organizacin, enlazar grupos de trabajo o centralizar y difundir informacin en la compaa. En el entorno empresarial, el anlisis de la informacin debe ir mas all de la simple recopilacin y lectura de textos para llegar hasta la interpretacin proyectiva; ello significa que, el anlisis debe ser constituirse en actividad intelectual que emplee mtodos y procedimientos capaces de discernir lo principal de lo accesorio y lo trascendental de lo pasajero o superfluo. El producto resultante de este anlisis debe presentarse en un lenguaje sencillo, legible, exhaustivo, coherente, directo, sin ambigedades y con un orden lgico que resista cualquier crtica o duda, especificar claramente lo que se sabe, lo que no se sabe y las opciones respecto de lo que podra suceder en el futuro. Debe ser, adems, veraz y profundo, adaptarse a necesidades de los usuarios a quienes se dirige, considerar el contexto en que se realiza y los objetivos funcionales que se persiguen con estos productos, as como integrar la informacin interna y externa concerniente a la institucin para que el producto terminado constituya un soporte directo a la toma de decisiones Deben los especialistas en informacin evaluar e indicar el mejor momento u oportunidad para una decisin, as como agregar valor a sus anlisis a partir de la integracin de informaciones aparentemente inconexas y presentar la informacin como un todo nico. Una herramienta importante para un analista de informacin es el mapeo de tendencias para obtener informacin alternativa til a la toma de decisiones y la eleccin del rumbo ms conveniente para el logro de los objetivos y metas de la empresa. Un factor a considerar es la brevedad o urgencia con que la informacin debe analizarse y colocarse a disposicin de los usuarios, pero este factor no puede ser el causante de salidas incompletas, anlisis y evaluaciones superfluas o servicios de poca calidad.

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En cuanto al almacenamiento y recuperacin, planificar la organizacin de una intranets coherente y til para la empresa, que contemple el sistema de gestin documental, es un punto esencial en la actividad del especialista en informacin a la hora de organizar la informacin y es clave para el xito del proyecto. Su tarea consiste en concebir una visin integradora de la informacin, que comprenda a la totalidad de los elementos que confluyen en la intranets (datos, documentos, sistemas informticos, cultura informacional, comunicacin, estudios de mercados...) y deber adaptar los procesos internos a los necesarios flujos de informacin, tomar posiciones, as como adoptar estrategias en el entorno de la intranets para la implementacin de un modelo para la gestin del conocimiento. La adecuada calidad de la presentacin, su claridad y la conservacin de la informacin puede lograrse con el uso de las redes y depsitos lgicamente ordenados: pginas que faciliten el acceso y la recuperacin de la informacin necesaria a cada usuario, portales web que enlacen de manera coherente la informacin que cada rea o dependencia genera, cuyo alcance no sea solo el de un portal de noticias y estructura de la empresa, sino un sitio de acceso, donde se establezcan espacios de informacin, actualizaciones constantes y se organicen y representen orgnicamente los contenidos. sta es una opcin accesible y aplicable para aquellas empresas que dispongan de la tecnologa necesaria. Otra herramienta til en la organizacin y representacin del flujo de informacin organizacional son los poderosos sistemas de bases de datos que posibilitan la localizacin, recuperacin y almacenamiento de miles de documentos de manera sencilla y en poco tiempo. Estos documentos, bien descritos, pueden recuperarse desde cualquier punto de la intranets y en el momento necesario. Permiten, al mismo tiempo, una administracin sistemtica, as como el establecimiento de criterios de almacenamiento y conservacin acordes con el dinmico ambiente empresarial. Para una lgica y eficiente recuperacin en estos sistemas, se impone el uso de lenguajes documentales bien estructurados y adecuados al entorno empresarial particular de cada organizacin. Ellos deben reducir las ambigedades, facilitar la bsqueda y la recuperacin por combinaciones de trminos, una indizacin flexible y de fcil comprensin para el usuario, una rpida actualizacin, as como posibilitar la elaboracin de estrategias de bsquedas simples, donde pueda combinarse una gran cantidad de relaciones cognitivas; en resumen: concebidos a la medida del usuario. Muchas investigaciones demuestran que la bsqueda por materias es la ms utilizada. Vale sealar que cualquier sistema de informacin, con independencia del marco donde se site, debe antes de concebir su estructura y funcionamiento, estudiar con detenimiento las necesidades de sus usuarios potenciales, establecer sus peculiaridades y capacidades, nivel de conocimiento, fines de la informacin, cmo y cundo la desea. Con ello, pueden, entonces, determinarse las prioridades, concebir la forma de organizacin y representacin de la informacin, disear servicios a la medida, utilizar y distribuir mejor los recursos disponibles en beneficio de sus usuarios e incidir de manera ms efectiva en el cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa. Se debe identificar, categorizar, agrupar y estudiar a la comunidad de usuarios con el objetivo de ofrecer productos y servicios verdaderamente relevantes y pertinentes, con vistas a lograr una verdadera comunicacin entre suministradores de informacin y destinatarios.

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La diseminacin de la informacin no es un aspecto menos importante. El profesional que se desarrolla en este campo debe ser capaz de determinar los flujos de informacin en la organizacin, las salidas de cada proceso, los usuarios de cada salida y los requerimientos informacionales de cada uno. Con esta visin, puede organizarse la informacin, administrar el acceso al conocimiento, posibilitar que cada usuario obtenga una perspectiva personalizada de la informacin en funcin de sus necesidades reales, sus funciones y nivel en la toma de decisiones. La empresa podr administrar mejor sus activos organizacionales y ser ms eficiente al diseminar mejores prcticas e informacin, reducir el tiempo de desarrollo de los nuevos productos y generar un ambiente de trabajo cooperativo, informado e inteligente. Un complemento significativo para una mejor entrega de los productos y servicios de informacin es la implementacin de mecanismos de control y evaluacin. Medir el impacto que producen en el entorno empresarial ser vital para reevaluar procedimientos y tareas. Conocer cmo influyen los servicios en el comportamiento organizacional, cunto enriquecen el capital intelectual y el aprendizaje organizacional, cmo mejoran la toma de decisiones y el capital humano es esencial para el trabajo de informacin, con ello es posible saber si se apoyan de veras los objetivos de la organizacin y cuan acertadas son las acciones de informacin. La falta de retroalimentacin limita la eficiencia de los servicios. Se ha de ser usuario de los propios servicios. La informacin que ellos suministran mediante encuestas, entrevistas, estadsticas de uso, medidas de indicadores de calidad, hablaran sobre su nivel de satisfaccin, utilidad y relevancia. Los profesionales de la informacin deben estar preparados para asumir con eficiencia el reto de la organizacin, as como de la gestin de la informacin y el conocimiento en el ambiente empresarial, para salir del ambiente tradicional de las bibliotecas y centros de Informacin y enfrentarse a entornos ms dinmicos y cambiantes. "...... quin mejor que un bibliotecario o un documentalista puede comprender los problemas referidos a las estructuras clasificatorias, taxonomas, lenguajes de indizacin, metadatos, etc., que surgen en cualquier proceso de tratamiento masivo de la informacin y el conocimiento? Quin puede conocer mejor las tcnicas aplicables al diseo de sistemas para la gestin documental, sobre polticas de preservacin de documentos y conocimientos, que los profesionales de la archivstica que han realizados esas tareas y han desarrollado instrumentos particulares durante siglos? Quin conoce mejor las claves, necesidades y comportamientos de los usuarios de la informacin que los profesionales que le han prestado servicio en bibliotecas, archivos o centros de documentacin? Quin conoce la problemtica de las grandes bases de datos de informacin desestructurada mejor que los documentalistas, que desde los principios de la explosin de la informacin cientfica y tcnica han participado directamente en la creacin de los grandes repositorios de informacin especializada?"4

Beneficios esperados con la gestin de la informacin en las empresas


Entre los principales beneficios que pueden esperarse de una adecuada gestin de la informacin en las
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organizaciones, se encuentran:
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Disponer de la informacin necesaria en el momento oportuno. Colocar a disposicin de todos los miembros de la empresa recursos de informacin generados dentro de la propia empresa, necesarios para el desarrollo de las tareas cotidianas Integrar y administrar la informacin interna y externa como un todo para facilitar la toma de decisiones ms eficientes Crear una estructura organizativa que garantice y facilite la comunicacin entre sus miembros Desarrollar una cultura empresarial de coordinacin entre los individuos en la empresa. Reducir los costos de la administracin de documentos. Mejorar la respuesta a los clientes, suministradores, distribuidores y a quienes financian la empresa. Generar productos ms innovadores y menos costosos, a partir del aprovechamiento de las experiencias y de la informacin que reducir el trabajo.

Referencias bibliogrficas
1. Paos lvarez , A. Reflexiones sobre el papel de la informacin como recurso competitivo de la empresa. Anales de la Documentacin 2000;2:21-38. 2. Maestre P. Diccionario de gestin del conocimiento e informtica. Madrid: Fundacin para la difusin de las ingenieras y el conocimiento; 2000. p. 111. 3. Liveware: Ingeniera de Software. L W - K M: Una aproximacin a la gestin del conocimiento organizacional. [en lnea] Disponible en: http:// www.cutter.com/consorcium/ [Consultado: 14 de mayo 2003]. 4. Bustelo Rueta C, Garca Morales Huidoro E. La consultora en organizacin de la informacin. El Profesional de la Informacin 2000;9(9):4-10. Recibido: 17 de febrero del 2004. Aprobado: 7 de marzo del 2004. Lic. Yuniet Rojas Mesa. Centro de Informacin de Ciencias Mdicas. Facultad de Ciencias Mdicas de Cienfuegos. Calle 51 y Ave. 5 de Septiembre. Cienfuegos. Cuba. Correo electrnico: yuniet@jagua.cfg.sld.cu
1 Licenciada en Informacin Cientfico-Tcnica y Bibliotecologa. Centro Provincial de Informacin de Ciencias Mdicas de Cienfuegos.

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