Normas y Procedimientos Corporativos de Finanzas

Materia

MANUAL CORPORATIVO DE SEGUROS

Captulo

IV MANEJO DE RECLAMOS DE SEGUROS CORPORATIVOS

1.

OBJETIVO Establecer el procedimiento contable y administrativo para el manejo de reclamos amparados por el Programa Corporativo de Seguros, a fin de garantizar la administracin y control efectivo de los reclamos, as como la obtencin oportuna de las indemnizaciones de las prdidas amparadas.

2.

ALCANCE Este procedimiento abarca las actividades comprendidas desde la materializacin de un evento amparado por el Programa Corporativo de Seguros, hasta la total indemnizacin y finiquito del reclamo por parte de las empresas aseguradoras / reaseguradoras.

3.

DISPOSICIONES GENERALES 3.1 Las organizaciones afectadas por la ocurrencia de algn siniestro, debern notificarlo de inmediato a la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, a fin de proceder a manejar el reclamo ante la empresa aseguradora / reaseguradora. 3.2 Los costos a ser imputados a un reclamo dependern de las condiciones establecidas en las plizas, bajo las cuales estn cubiertos los riesgos 3.3 La documentacin de los reclamos se realizar siguiendo las directrices y guas de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, establecidas en las condiciones de las coberturas suscritas con las empresas aseguradoras / reaseguradoras

4.

RESPONSABILIDADES 4.1 Organizaciones Custodias / Responsables en las Unidades de Negocio, Filiales 4.1.1 Notificar la ocurrencia del evento a la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras. Preparar la informacin / documentacin soporte correspondiente al evento. Controlar los desembolsos originados por el siniestro. Efectuar los anlisis y recomendaciones sobre el destino del activo afectado, para la toma de decisin por parte de los niveles de autoridad correspondientes.

4.1.2 4.1.3 4.1.4

01-11-2002

1/21

Normas y Procedimientos Corporativos de Finanzas

Materia

MANUAL CORPORATIVO DE SEGUROS

Captulo

IV MANEJO DE RECLAMOS DE SEGUROS CORPORATIVOS

4.2

Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras Coordinar / Apoyar a las Unidades de Negocio, Filiales, custodias del inters afectado, en las gestiones relacionadas con los reclamos por siniestros ocurridos en la Empresa, amparados por el Programa Corporativo de Seguros, hasta su total indemnizacin por parte de las Empresas Aseguradoras / Reaseguradoras.

4.3

Gerencia de Procesos Contables Anlisis Contable Efectuar el seguimiento, control y anlisis a la cuenta Recobros Recuperaciones Compaas de Seguros.

4.4

Gerencias de Finanzas. (Unidades de Negocio / Filial / Area) 4.4.1 Apoyar a las Organizaciones involucradas en siniestros y actuar como punto focal de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras en el proceso de documentacin, administracin y control contable y presupuestario de los reclamos a ser efectuados a las Empresas Aseguradoras / Reaseguradoras. Efectuar el seguimiento, control y anlisis a las cuentas por cobrar a las Compaas de Seguros.

4.4.2

4.5

Gerencias de Finanzas / Organizaciones responsables de las cuentas receptoras de ingresos en las unidades de negocio / Filiales Recibir los ingresos provenientes de las Empresas aseguradoras por concepto de indemnizaciones por siniestros ocurridos en la Empresa y efectuar las transacciones contables correspondientes, de acuerdo a instrucciones de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras.

4.6

Gerencia de Propiedades Plantas y Equipos Ejecutar las acciones correspondientes a la actualizacin de los activos en los registros contables de la Empresa.

4.7

PDV Insurance Company, LTD. (PDVIC) Evaluar la procedencia de reclamos de siniestros, nombrar Ajustadores de Prdidas, coordinar el proceso de ajuste como Empresa Aseguradora / Reaseguradora del Programa de Seguros de PDVSA, y procesar las indemnizaciones correspondientes.

01-11-2002

2/21

Normas y Procedimientos Corporativos de Finanzas

Materia

MANUAL CORPORATIVO DE SEGUROS

Captulo

IV MANEJO DE RECLAMOS DE SEGUROS CORPORATIVOS

4.8

Ajustador de Prdidas 4.8.1 Investigar las causas del evento y determinar la procedencia del mismo, desde el punto de vista tcnico y financiero. Asesorar al asegurador / reasegurador sobre su responsabilidad y estimacin de provisin de fondos de reservas para la indemnizacin del siniestro. Realizar la estimacin de los montos de los daos perdidas derivadas de la ocurrencia de un siniestro. Elaborar los informes correspondientes al reclamo, as como la recomendacin de pago.

4.8.2

4.8.3

4.8.4

4.9

Corredores de Seguros / Reaseguros 4.9.1 Apoyar en la designacin de los Ajustadores de Prdidas que van a participar en el proceso. Recolectar las indemnizaciones de los aseguradores de PDVIC. Asesorar en la estrategia de recuperacin de las indemnizaciones.

4.9.2 4.9.3 4.10

Consultora Jurdica

4.10.1 Asesorar a las organizaciones afectadas en los casos que sea necesario definir responsabilidades legales inherentes al reclamo. 4.10.2 Determinar y ejecutar, previa autorizacin de la Junta Directiva o el Comit Ejecutivo (a quien corresponda), las acciones legales en caso de desacuerdos entre la Empresa Aseguradora y PDVSA, en la propuesta del finiquito. 4.10.3 Revisar desde el punto de vista legal, y visar los finiquitos correspondientes a las indemnizaciones de los reclamos, elaborados por las Empresas de Seguros y revisados por las organizaciones involucradas y la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, de acuerdo con lo establecido en la cobertura correspondiente.

01-11-2002

3/21

Normas y Procedimientos Corporativos de Finanzas

Materia

MANUAL CORPORATIVO DE SEGUROS

Captulo

IV MANEJO DE RECLAMOS DE SEGUROS CORPORATIVOS

4.11

Gerencia de Seguridad Higiene y Ambiente

4.11.1 Controlar y Autorizar el acceso al lugar del siniestro para preservar la seguridad de la operacin en el proceso de inspeccin de los daos. 4.11.2 Participar conjuntamente con la Gerencia de Riesgos y Seguros, en las inspecciones de los daos derivados del accidente. 4.11.3 Coordinar con la unidad custodia del bien la preparacin de los informes preliminar y final del accidente. 4.12 Prevencin y Control de Prdidas Efectuar las investigaciones de hechos que atenten contra el patrimonio de la Corporacin y preparar los informes y documentacin que sustenten los reclamos ante las Empresas Aseguradoras. 4.13 Auditoria Interna Efectuar revisiones y evaluaciones del cumplimiento de normas y procedimientos de los procesos relacionados con los siniestros, as como emitir informes con las observaciones y recomendaciones respectivas.

5.

ACCIONES 5.1 Organizaciones Custodias / Unidades de Negocio, Filiales 5.1.1 Notifica la ocurrencia del evento a la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras y a las instancias relacionadas con la operacin afectada, de manera inmediata y por cualquier medio de comunicacin a travs de sus niveles de autoridad y responsabilidad. Confirma por escrito la notificacin anterior suministrando la siguiente informacin: Nombre del negocio / rea / filial. Lugar, fecha y hora de ocurrencia del evento. Inters asegurado afectado. Causa probable del dao.

5.1.2

01-11-2002

4/21

Normas y Procedimientos Corporativos de Finanzas

Materia

MANUAL CORPORATIVO DE SEGUROS

Captulo

IV MANEJO DE RECLAMOS DE SEGUROS CORPORATIVOS

Breve descripcin del evento. Monto estimado (en caso de conocerlo) de los daos materiales, personas, terceros, ambiente etc. expresado en US$. 5.1.3 Determina conjuntamente con la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, la estrategia orientada a recuperar en el menor tiempo posible las indemnizaciones que le correspondan a la Corporacin. Participa en el Comit Investigador del Accidente, para determinar las causas naturaleza y magnitud de los daos para elaborar los informes correspondientes al mismo. Conforma un Equipo de Trabajo y designa un punto focal, el cual suministrar la informacin soporte necesaria para evidenciar la ocurrencia de un evento. Gestiona ante la Gerencia de Finanzas del rea la apertura de una Orden Interna, tipo BT-701, en la cual se registraran contablemente las erogaciones asociadas al evento e informa sobre su apertura a la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras. Efecta la previsin presupuestaria de caja, previa las aprobaciones que correspondan de acuerdo a lo establecido el Sistema de Niveles de Autoridad Administrativa y Financiera, por el estimado de las erogaciones relacionadas con el siniestro (reparacin o reposicin del activo) tomando en consideracin que ste no afecta los presupuestos de operaciones e inversiones, as mismo los otros costos que no representan erogacin de dinero, por ser aplicables inventarios de materiales en existencias, etc. se registrarn en las ordenes internas creadas para ste fin, las cuales liquidan a Cuentas por Cobrar y se recuperarn a travs de la indemnizacin recibida de la Empresa Aseguradora. Enva a la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, los informes (preliminar y definitivo) y la documentacin asociada al siniestro, para su anlisis y soporte del reclamo. Recibe de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras el resultado de los anlisis efectuados sobre la procedencia o no del reclamo, de acuerdo a las coberturas establecidas en el Programa Corporativo de Seguros.

5.1.4

5.1.5

5.1.6

5.1.7

5.1.8

5.1.9

01-11-2002

5/21

Normas y Procedimientos Corporativos de Finanzas

Materia

MANUAL CORPORATIVO DE SEGUROS

Captulo

IV MANEJO DE RECLAMOS DE SEGUROS CORPORATIVOS

5.1.10 Recibe de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, notificacin del Ajustador de Prdidas designado, y coordina las visitas de inspeccin al rea afectada, con la finalidad de evaluar la magnitud de los daos. 5.1.11 Suministra informacin y documentacin a la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, de acuerdo a los requerimientos efectuados por el Ajustador de Prdidas. 5.1.12 Recibe de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, asesora sobre las implicaciones de cada una de las alternativas presentadas, con relacin al destino que se le dar al inters afectado y toma la decisin correspondiente. 5.1.13 Informa a la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, la decisin sobre el destino del inters afectado (Reemplazar, Reparar, Reconstruir, Rehabilitar, Reacondicionar, Reperforar, o de no reponer el activo afectado), para que sta a su vez lo notifique al Ajustador de Prdidas. En caso de no reponer el activo afectado, el Comit Tcnico de Disposicin (CTD) decidir el destino final del mismo, el custodio informar a la Gerencia de Propiedades Plantas y Equipos, para que efecte los registros contables correspondientes al retiro del activo y a la actualizacin del maestro de activos, luego de haberse cumplido el procedimiento de Disposicin y Desincorporacin de Activos y Materiales (Procedimiento XII-1 Manual de Prcticas de Contabilidad) 5.1.14 Prepara y enva a la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras la informacin y soportes tcnicos y financieros requeridos por el Ajustador de Prdidas para el proceso de indemnizacin. 5.1.15 Recibe de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras la propuesta de indemnizacin, suministrada por el Ajustador de Prdidas y efecta su evaluacin. 5.1.16 Efecta reuniones de negociacin conjuntamente con la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras y el Ajustador de Prdidas, para acordar el monto del ajuste final del reclamo, en caso de inconformidad con el monto propuesto. 5.1.17 Recibe a travs de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, el informe final del caso, emitido por el Ajustador de Prdidas y de estar conforme procede a su aprobacin, de acuerdo a los niveles que corresponda. 5.1.18 Recibe de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, notificacin del ingreso al banco conjuntamente con el soporte del mismo, correspondiente al

01-11-2002

6/21

Normas y Procedimientos Corporativos de Finanzas

Materia

MANUAL CORPORATIVO DE SEGUROS

Captulo

IV MANEJO DE RECLAMOS DE SEGUROS CORPORATIVOS

pago de la indemnizacin y efecta los registros contables por el monto de los costos del deducible de la pliza y de otros gastos no cubiertos por el seguro. 5.1.19 Verifica y aprueba el finiquito de la indemnizacin de acuerdo a los niveles de aprobacin correspondientes. 5.1.20 Genera los registros contables de acuerdo a su responsabilidad y al esquema presentado en el punto N 6 de este procedimiento. 5.2 Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras 5.2.1 Recibe de la organizacin custodia del inters asegurado la notificacin del evento y efecta la apertura del expediente correspondiente. Analiza la procedencia o no del reclamo, de acuerdo a las coberturas establecidas en el Programa Corporativo de Seguros. Informa la ocurrencia del evento a la unidad de Administracin de PDV Insurance Company, LTD. (PDVIC), a efectos de la notificacin respectiva, a la Empresa Cautiva de Petrleos de Venezuela, S.A., Mercado Local y Corredores de Reaseguro y Reaseguradores Internacionales. Suministra a PDVIC la informacin recibida de la organizacin custodia del inters afectado con respecto a la ocurrencia del evento. Nombre del Negocio, Filial, Area. Lugar, fecha y hora de ocurrencia del evento. Inters asegurado afectado, incluyendo daos a personas, materiales, terceros y ambiente. Breve descripcin del evento. Causa probable del dao. Monto estimado (en caso de conocerlo) de los daos materiales, personas, terceros, ambiente, etc., expresado en dlares. 5.2.5 Recibe de la unidad de negocio, filial, rea operacional custodia del inters afectado, los datos correspondientes a la apertura de la Orden Interna, bajo la cual se registrarn las erogaciones asociadas al evento. Recibe de la unidad de negocio, filial, rea operacional, custodia del inters afectado, los informes preliminares / finales del accidente y la documentacin

5.2.2

5.2.3

5.2.4

5.2.6

01-11-2002

7/21

Normas y Procedimientos Corporativos de Finanzas

Materia

MANUAL CORPORATIVO DE SEGUROS

Captulo

IV MANEJO DE RECLAMOS DE SEGUROS CORPORATIVOS

asociada al mismo, a los efectos de confirmar su amparabilidad, tomando en consideraci el tipo de pliza afectada y que el reclamo presentado supere el deducible operativo respectivo. 5.2.7 Informa a PDVIC el alcance estimado de los daos reportados por la unidad de negocio, filial afectada, a fin de que se evale la procedencia del reclamo y se designe al Ajustador de Prdidas. Recibe de PDVIC la notificacin de la designacin del Ajustador de Prdidas, informa a la unidad de negocio / filial, a los efectos de coordinar las visitas de inspeccin correspondientes. Efecta visita de inspeccin al rea afectada conjuntamente con la unidad de negocio / filial y el Ajustador de Prdidas, designado para determinar la causa y alcance de los daos o prdidas ocasionadas por el evento, as como definir el requerimiento de informacin soporte a ser presentada para el ajuste del reclamo.

5.2.8

5.2.9

5.2.10 Recibe del Ajustador de Prdidas requerimientos de informacin adicional del siniestro, evala su alcance y gestiona el mismo, ante a la organizacin custodia del inters afectado. 5.2.11 Asesora a la Unidad de Negocio / Filial sobre el alcance de la cobertura de seguro que aplique al reclamo, tomando en consideracin la decisin adoptada, respecto al tratamiento que se le dar al activo afectado (Reemplazo, Reparacin, Reconstruccin, Rehabilitacin, Reacondicionamiento, Reperforacin, o la noreposicin, del bien afectado) 5.2.12 Recibe del negocio / filial custodio del inters afectado, la decisin definitiva sobre el tratamiento que se le dar al mismo, e informa al Ajustador de Prdidas. 5.2.13 Recibe del Ajustador de Prdidas requerimiento de informacin adicional, para justificar las erogaciones a incurrirse en el tratamiento que se le dar al activo afectado y gestiona dicha solicitud ante el custodio del mismo. 5.2.14 Recibe, del negocio / filial responsable del inters afectado, la informacin tcnica y financiera requerida tanto para la no-reposicin, como para la reposicin del activo afectado (Reemplazo, Reparacin, Reconstruccin, Rehabilitacin, Reacondicionamiento, Reperforacin, etc.) efecta el anlisis correspondiente y lo presenta al Ajustador de Prdidas.

01-11-2002

8/21

Normas y Procedimientos Corporativos de Finanzas

Materia

MANUAL CORPORATIVO DE SEGUROS

Captulo

IV MANEJO DE RECLAMOS DE SEGUROS CORPORATIVOS

5.2.15 Recibe del Ajustador de Prdidas, informacin sobre el ajuste del monto a indemnizar y lo comunica al custodio del inters afectado. 5.2.16 Coordina las reuniones de negociacin conjuntamente con la Negocio / Filial custodio del inters afectado y el Ajustador de Prdidas, en caso de inconformidad con el monto del ajuste final, para acordar el monto definitivo a ser indemnizado. 5.2.17 Recibe del Ajustador de Prdidas, el Informe Final del caso, y lo somete a la aprobacin de la Unidad de Negocio / Filial afectado. 5.2.18 Gestiona ante PDVIC, la indemnizacin correspondiente al reclamo del siniestro. 5.2.19 Solicita a las Gerencias de Finanzas / Organizaciones encargadas del control de las cuentas bancarias, los datos de las cuentas receptoras de ingresos, e informa a PDVIC para que procedan a efectuar los depsitos / transferencias por concepto de indemnizaciones. 5.2.20 Recibe de PDVIC la notificacin del pago e informa a las Gerencias de Finanzas / Organizaciones encargadas del control de las cuentas receptoras de ingresos, con las respectivas instrucciones contables. 5.2.21 Informa a la Organizacin de Procesos Contables - Anlisis Contable, en el caso de PDVSA Petrleos S.A. o a las Organizaciones de Finanzas correspondientes en el caso de las filiales y otros negocios, sobre los datos de los ingresos recibidos por conceptos de indemnizaciones de las Empresas Aseguradoras, para el correspondiente anlisis, control y seguimiento de la Cuenta por Cobrar a la Empresa Aseguradora. 5.2.22 Recibe de las Gerencias de Finanzas / Organizaciones encargadas del control de las cuentas receptoras de ingresos, los soportes de los montos recibidos por concepto de indemnizaciones de las Empresas Aseguradoras y los remite a la Unidad de Negocio, Filial custodio del inters afectado, para el cierre del reclamo y registro contable respectivo. 5.2.23 Coordina la firma del finiquito previamente revisado y visado por la Consultora Jurdica, entre la Empresa de Seguros y la Unidad de Negocio, Filial custodio del inters afectado. 5.3 Gerencia de Procesos Contables Anlisis Contable

01-11-2002

9/21

Normas y Procedimientos Corporativos de Finanzas

Materia

MANUAL CORPORATIVO DE SEGUROS

Captulo

IV MANEJO DE RECLAMOS DE SEGUROS CORPORATIVOS

Recibe de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras informacin correspondiente a los ingresos recibidos por concepto de indemnizaciones y efecta el anlisis y ajuste de la cuenta Gastos Recuperables Empresas de Seguros.

5.4

Gerencias de Finanzas / Unidades de Negocio / Area / Filial 5.4.1 Recibe de la organizacin custodia del inters asegurado la notificacin del evento y efecta la apertura del expediente correspondiente. Efecta a solicitud de la Organizaciones Custodias responsables del inters afectado, la apertura en el de la Orden Interna en el SAP, para el registro y control de los desembolsos asociados al siniestro. La solicitud de creacin de la Orden Interna, deber contener la siguiente informacin: Nombre de la Gerencia Custodio del inters afectado. Descripcin ( Activo Afectado Causa del Evento) Monto Estimado de los daos. Lugar, Fecha y Hora de ocurrencia del Evento. Centro de Costo solicitante. Nombre de la persona solicitante responsable de la orden interna. organizacin, ubicacin, telfono etc.*

5.4.2

* Se encarga de suministrar toda la informacin requerida por las instancias correspondientes (Gerencias de Finanzas, Gerencias de Planificacin y Control de Gestin, Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, Casa de Compensacin etc.) as como tambin de velar por que los gastos contabilizados en ellas correspondan exclusivamente a la actividad u operacin para la cual han sido creadas, adems de ejecutar o velar por la reclasificacin de gastos necesarios para mantener depurada la informacin correspondiente a la Orden Interna. 5.4.3 Informa a la Organizacin Custodia correspondientes a la Orden Interna. del inters afectado, los datos

5.4.4

Analiza los registros efectuados en la Orden Interna, hasta el cierre de la misma.

01-11-2002

10/21

Normas y Procedimientos Corporativos de Finanzas

Materia

MANUAL CORPORATIVO DE SEGUROS

Captulo

IV MANEJO DE RECLAMOS DE SEGUROS CORPORATIVOS

5.4.5

Participa como punto focal de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, con el Ajustador de Prdidas, y la Unidad de Negocio / Filial en las visitas de inspeccin, a fin de evaluar la magnitud de los daos. Recibe de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, la solicitud de informacin requerida por el Ajustador de Prdidas, para el proceso de documentacin y ajuste del reclamo. Participa en las reuniones de negociacin para acordar el monto del ajuste final del reclamo, en caso de surgir desacuerdo con el monto propuesto. Recibe a travs de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, el Informe final del caso, emitido por el Ajustador de Prdidas. Recibe de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, informacin correspondiente a las indemnizaciones de las Empresas de Seguros y copia de los soportes de los ingresos recibidos y efecta el anlisis, control y seguimiento a la cuenta por Cobrar Empresas Aseguradoras.

5.4.6

5.4.7

5.4.8

5.4.9

5.4.10 Recibe de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras copia del finiquito del reclamo para el cierre del caso. 5.5 Gerencias de Finanzas / Organizaciones encargadas de las cuentas receptoras de ingresos en las Unidades de Negocio / Filiales 5.5.1 Suministra a la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, la informacin correspondiente a las cuentas receptoras de divisas, para que sta a su vez informe a la Empresa Aseguradora, a efectos del depsito / transferencia por concepto de la indemnizacin. Recibe de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, la informacin correspondiente al pago de la indemnizacin que ser recibida: a) b) c) d) e) f) g) h) Fecha estimada del pago. Nombre de Aseguradora / Reaseguradora que indemniza. Tipo de Moneda. Monto indemnizado. Nombre de la Filial / Negocio beneficiario. Descripcin del ingreso. Datos de la Cuenta Receptora. Nmero de Orden Interna BT 701.

5.5.2

01-11-2002

11/21

Normas y Procedimientos Corporativos de Finanzas

Materia

MANUAL CORPORATIVO DE SEGUROS

Captulo

IV MANEJO DE RECLAMOS DE SEGUROS CORPORATIVOS

i) Codificacin Contable. j) Cualquier otro dato que se considere de importancia. 5.5.3 Recibe las transferencias o depsitos por cheques a travs de las cuentas bancarias receptoras de ingresos y efecta los registros contables de acuerdo a instrucciones de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras sobre la cuenta y orden interna a la cual se va a efectuar el crdito. Enva a la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, copia de los soportes por los ingresos recibidos.

5.5.4

5.6

Gerencias de Finanzas / Organizaciones de Propiedades Plantas y Equipos 5.6.1 Recibe informacin de las Unidades de Negocio / Filiales sobre las decisiones que se tomaran con el activo afectado, luego de haberse cumplido el procedimiento de Disposicin y Desincorporacin de Activos y Materiales, para que efecte los registros contables correspondientes al retiro del activo y a la actualizacin del maestro de activos. Efecta modificacin en el maestro de activos, en caso de reemplazo del activo afectado. Genera los registros contables correspondientes a la desincorporacin e incorporacin de activos, tal como se indic en cada uno de los casos sealados en el punto 6.

5.6.2

5.6.3

5.7

PDV Insurance Company, Ltd. (PDVIC) 5.7.1 Recibe de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, notificacin de ocurrencia del evento y el alcance estimado de los daos, analiza el caso y procede dentro del limite de su retencin a la designacin del Ajustador de Prdidas, de acuerdo al panel establecido; en caso de que exceda el lmite de su retencin, el nombramiento ser de mutuo acuerdo con el reasegurador lder. Establece la reserva para la indemnizacin, de acuerdo a recomendacin del Ajustador de Prdidas. Analiza y evala la informacin recibida y notifica a Aseguradores / Reaseguradores / Corredores y Mercado local.

5.7.2

5.7.3

01-11-2002

12/21

Normas y Procedimientos Corporativos de Finanzas

Materia

MANUAL CORPORATIVO DE SEGUROS

Captulo

IV MANEJO DE RECLAMOS DE SEGUROS CORPORATIVOS

5.7.4

Recibe del Ajustador de Prdidas, informe final y recomendacin de pago de la indemnizacin. Efecta reuniones peridicas con el Ajustador de Prdidas asignado, con la finalidad de optimizar el tiempo de recobro del siniestro y actualizar las reservas. Recibe de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, informacin sobre las cuentas bancarias receptoras de los ingresos de PDVSA, para efectuar los depsitos, transferencias correspondientes a la indemnizacin del reclamo. Procesa el pago de la indemnizacin final del reclamo, e informa a la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras. Recibe informe final del Ajustador de Prdidas, elabora el finiquito del siniestro y lo remite a la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, para la firma por parte de la unidad de negocio / filial custodia del activo.

5.7.5

5.7.6

5.7.7

5.7.8

5.8

Ajustador de Prdidas 5.8.1 Recibe de PDVIC / Reasegurador, la notificacin de su designacin, efecta la inspeccin de los daos y emite informe preliminar del siniestro. Solicita al custodio del inters asegurado a travs de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, informacin / documentacin asociada al siniestro. Solicita al custodio del inters asegurado a travs de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, la decisin sobre el destino que se dar al inters afectado. Recibe pronunciamiento del custodio respecto al destino del activo afectado y solicita a travs de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, documentacin / informacin adicional, para el proceso de ajuste de la indemnizacin. Emite informe(s) preliminar(es) del caso, para sustentar pagos a cuenta en aquellos reclamos en que aplique, basados en las condiciones generales de las plizas vigentes. Recibe informacin / documentacin para el ajuste del reclamo, analiza la misma y emite informe / propuesta de ajuste del reclamo.

5.8.2

5.8.3

5.8.4

5.8.5

5.8.6

01-11-2002

13/21

Normas y Procedimientos Corporativos de Finanzas

Materia

MANUAL CORPORATIVO DE SEGUROS

Captulo

IV MANEJO DE RECLAMOS DE SEGUROS CORPORATIVOS

5.8.7

Participa en reuniones de negociacin con la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras y con el custodio del bien afectado, a efectos de realizar aclaratorias que surjan en el proceso de ajuste y acordar el monto de la indemnizacin. Elabora y enva a la Empresa Aseguradora / Reaseguradora informe final del caso, a los efectos de someterlo a la aprobacin del negocio / filial / rea, a travs de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras. Elabora y enva a la Empresa Aseguradora / Reaseguradora informe de recomendacin de pago final.

5.8.8

5.8.9

5.9

Corredor de Seguros / Reaseguros 5.9.1 Notifica al Reasegurador de la ocurrencia de un evento y lo apoya en la designacin del Ajustador de Prdidas. Asesora tanto al asegurado como al reasegurador sobre la recomendacin de pago / ajuste del reclamo. Presenta propuesta de pago del asegurado e intermedia en la negociacin con el reasegurador. Informa al asegurado sobre la propuesta de pago de parte del reasegurador. Recolecta los montos correspondientes a la indemnizacin por parte de los reasegurados.

5.9.2

5.9.3

5.9.4 5.9.5

5.10

Consultora Jurdica

5.10.1 Ejecuta las acciones legales en caso de divergencias entre las empresas aseguradoras y PDVSA. 5.10.2 Revisa y visa los finiquitos de indemnizacin de los reclamos por siniestros. 5.11 Gerencia de Seguridad Higiene y Ambiente 5.11.1 Participa en la investigacin del siniestro y emite conjuntamente con la organizacin custodia del inters afectado los informes correspondientes.

01-11-2002

14/21

Normas y Procedimientos Corporativos de Finanzas

Materia

MANUAL CORPORATIVO DE SEGUROS

Captulo

IV MANEJO DE RECLAMOS DE SEGUROS CORPORATIVOS

5.11.2 Autoriza y participa conjuntamente con representantes de la Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras y de la organizacin custodia del inters daado, en las visitas al rea afectada, a efectos de garantizar la seguridad, durante el proceso de inspeccin. 5.12 Prevencin y Control de Prdidas Investiga los hechos que atenten contra el patrimonio de la Corporacin, para efectuar los reclamos a las Empresas Aseguradoras, por eventos amparados bajo la pliza de Fidelidad del Programa Corporativo de Seguros. 5.13 Auditoria Interna Efecta revisiones y evaluaciones sobre el cumplimiento de normas y procedimientos en los procesos relacionados con algn siniestro y emite informes con las observaciones y recomendaciones respectivas. 6. TRATAMIENTO CONTABLE Con el propsito de facilitar su comprensin se est presentando este proceso, integralmente y de manera secuencial. Todas las filiales debern seguir el esquema contable planteado en este procedimiento para PDVSA Petrleos S.A., tomando en consideracin el plan de cuentas utilizado por cada filial. 6.1 Reparacin prdida parcial del activo Efecta los registros de los desembolsos relacionados con el evento, a travs de la orden interna (BT-701) asociada al siniestro. Responsable: Organizacin Custodia. Dr. 7XX.XX.XXX Cr. XXX.XX.XXX (N Orden Interna) Cuentas de Gastos. Bancos/Cuentas por Pagar.

La Orden Interna liquida diariamente de manera automtica contra la cuenta final de liquidacin de costos, con cargo a la cuenta Gastos Recuperables Compaas de Seguros, la cual debe ser especificada en la norma de liquidacin de cada orden en particular que se apertura.

01-11-2002

15/21

Normas y Procedimientos Corporativos de Finanzas

Materia

MANUAL CORPORATIVO DE SEGUROS

Captulo

IV MANEJO DE RECLAMOS DE SEGUROS CORPORATIVOS

Dr. 151.11.300 Cr. 779.90.003

(N Orden Interna) (N Orden Interna)

Gastos Recuperables Compaas de Seguros. C.T. Orden para Capital de Trabajo (Cuentas por Cobrar Terceros, Otras Filiales, Seguros).

Pago de la indemnizacin por parte de la Compaa de Seguros Responsables: Organizacin Custodia / Organizaciones responsables de los ingresos. Dr. 105.XX.XXX Dr. 779.60.001 Bancos del Exterior Compensacin. Gastos de Siniestros no cubiertos por el Seguro (utilizando como centro de costos el correspondiente al rea). Otros ingresos no operacionales (utilizando como centro de beneficio el correspondiente al rea). Gastos Recuperables Compaas de Seguros.

Cr. 519.95.001

Cr. 151.11.300

(N Orden Interna)

El monto no cubierto por el seguro se debita a la cuenta 779.60.001 "Gastos de Siniestros no Cubiertos por Seguros" si el monto pagado por el seguro excede a los gastos la diferencia se acreditar a la cuenta 519.95.001 " Otros Ingresos no Operacionales". 6.2 Prdida total sin reemplazo Efecta los registros de los desembolsos relacionados con el evento, a travs de la orden interna (BT-701) asociada al siniestro. Responsable: Organizacin Custodia. Dr. 7XX. XX.XXX Cr. XXX.XX.XXX (N Orden Interna) Cuentas de Gastos. Bancos/Cuentas por Pagar.

La Orden Interna liquida diariamente de manera automtica contra la cuenta final de liquidacin de costos, con cargo a la cuenta Gastos Recuperables Compaas de Seguros, la cual debe ser especificada en la norma de liquidacin de cada orden en particular que se aperture.

01-11-2002

16/21

Normas y Procedimientos Corporativos de Finanzas

Materia

MANUAL CORPORATIVO DE SEGUROS

Captulo

IV MANEJO DE RECLAMOS DE SEGUROS CORPORATIVOS

Dr. 151.11.300 Cr. 779.90.003

(N Orden Interna) (N Orden Interna)

Gastos Recuperables Compaas de Seguros. C.T. Orden para Capital de trabajo (Cuentas por Cobrar Terceros, Otras Filiales, Seguros)

Retiro del Activo (Con vida til remanente) Responsable: Gerencia de Propiedades Plantas y Equipos. Registro contable en el Mdulo de Activo Fijo: Dr. 141.30.100 Dr. 782.05.001 Cr. 141.10.100 Retiro del Activo (Sin vida til remanente) Responsable: Gerencias de Finanzas / Organizaciones de Propiedades Plantas y Equipos Dr. 141.30.100 Cr. 141.10.100 Depreciacin y Amortizacin Acumulada Activos Fijos. Activos Fijos en Operaciones. Depreciacin y Amortizacin Acumulada Activos Fijos. Prdida en venta y retiro de Activos Fijos. Activos Fijos en Operaciones.

Pago de la indemnizacin por parte de la Empresa Aseguradora: Responsables: Organizacin Custodia, Gerencias de Finanzas / Organizaciones responsables de las cuentas receptoras de ingresos Dr. 105.XX.XXX Dr. 779.60.001 Bancos del Exterior Compensacin. Gastos de Siniestros no cubiertos por el Seguro (utilizando como centro de costos el correspondiente al rea). Otros ingresos no operacionales. (utilizando como centro de beneficio el correspondiente al rea). Gastos Recuperables Compaa de Seguros.

Cr. 519.95.001

Cr. 151.11.300

(N Orden Interna)

01-11-2002

17/21

Normas y Procedimientos Corporativos de Finanzas

Materia

MANUAL CORPORATIVO DE SEGUROS

Captulo

IV MANEJO DE RECLAMOS DE SEGUROS CORPORATIVOS

El monto no cubierto por el seguro se debita a la cuenta 779.60.001 "Gastos de Siniestros no Cubiertos por Seguros" si el monto pagado por el seguro excede a los gastos la diferencia se acreditar a la cuenta 519.95.001 "Otros Ingresos no Operacionales". 6.3 Prdida total del activo y adquisicin / construccin de nuevo activo Efecta los registros de los gastos relacionados con el evento, a travs de la orden interna (BT-701) asociada al siniestro, as como todos los cargos relacionados con la adquisicin construccin del nuevo activo. Responsable: Organizacin Custodia. Dr. 7XX.XX.XXX Cr. XXX.XX.XXX (N Orden Interna) Cuentas de Gastos. Bancos/Cuentas por Pagar.

La Orden Interna liquida diariamente de manera automtica contra la cuenta final de liquidacin de costos, con cargo a la cuenta Gastos Recuperables - Compaas de Seguros, la cual debe ser especificada en la norma de liquidacin de cada orden en particular que se aperture. Dr. 151.11.300 Cr. 779.90.003 (N Orden Interna) (N Orden Interna) Gastos Recuperables Compaas de Seguros. C.T. Orden para Capital de Trabajo (Cuentas por Cobrar Terceros, Otras Filiales, Seguros).

Retiro del Activo. (Con vida til remanente) Responsable: Gerencias de Finanzas / Organizaciones de Propiedades Plantas y Equipos. Registro contable en el Mdulo de Activo Fijo: Dr. 782.05.001 Dr. 141.30.100 Cr. 141.10.100 Prdida en venta y retiro de Activos Fijos. Depreciacin y Amortizacin Acumulada Activos Fijos Activos Fijos en Operaciones.

01-11-2002

18/21

Normas y Procedimientos Corporativos de Finanzas

Materia

MANUAL CORPORATIVO DE SEGUROS

Captulo

IV MANEJO DE RECLAMOS DE SEGUROS CORPORATIVOS

Retiro del Activo (Sin vida til remanente) Responsable: Gerencias de Finanzas / Organizaciones de Propiedades Plantas y Equipos. Dr. 141.30.100 Cr. 141.10.100 Registro del nuevo activo Responsable: Gerencias de Finanzas / Organizaciones de Propiedades Plantas y Equipos Efecta en el mdulo de Activos Fijos la transaccin ABZON (Alta Automtica Contrapartida) para la incorporacin del nuevo activo. Dr. 141.10.100 (N Orden Interna) Cr. 519.95.001 NOTA: 1) El activo debe ser registrado por el monto realmente invertido en su reposicin. 2) Se debe incluir en alguno de los campos de la descripcin del activo, la identificacin de la Orden Interna BT-701. 3) Se debe indicar que el registro del activo es producto de una indemnizacin de la Compaa de Seguros. Activo Fijo en Operaciones Otros ingresos no Operacionales. Depreciacin y Amortizacin Acumulada Activos Fijos. Activos Fijos en Operaciones.

Pago de la indemnizacin por parte de la Compaa de Seguros Responsables: Gerencias de Finanzas / Organizacin Custodia / Organizaciones responsables de las cuentas receptoras de ingresos. Dr. 105.XX.XXX Dr. 779.60.001 Bancos del Exterior - Compensacin Gastos de Siniestros no cubiertos por el Seguro (utilizando como centro de costos el correspondiente al rea).

01-11-2002

19/21

Normas y Procedimientos Corporativos de Finanzas

Materia

MANUAL CORPORATIVO DE SEGUROS

Captulo

IV MANEJO DE RECLAMOS DE SEGUROS CORPORATIVOS

Cr. 519.95.001

Cr.151.11.300

(N Orden Interna)

Otros ingresos no operacionales (utilizando como centro de beneficio el correspondiente al rea). Gastos Recuperables - Compaas de Seguros.

El monto no cubierto por el seguro se debita a la cuenta 779.60.001 "Gastos de Siniestros no Cubiertos por Seguros" si el monto pagado por el seguro excede a los gastos la diferencia se acreditar a la cuenta 519.95.001 "Otros Ingresos no Operacionales". En los casos donde los activos afectados por algn siniestro se encuentren bajo la modalidad de Convenios Operativos y se decida retirar el activo se generaran los siguientes registros contables: Responsable: Gerencia de Propiedades Plantas y Equipos

Dr. 402.95.002 Dr. 401.95.014 Cr. 401.95.002

Depreciacin y Amortizacin Acumulada Activos Fijos Convenios Operativos. Prdida en Venta/Retiro de Activos Fijos Convenios Operativos. Activos Fijos en Operaciones Convenios Operativos.

NOTA: a) Pliza de Fidelidad En caso de aplicacin de la Pliza de Fidelidad por la naturaleza de esta cobertura el proceso de reclamos, se circunscribe a actividades netamente administrativas, a diferencia de las otras coberturas de seguros contratadas. Los entes que intervienen en el proceso de reclamos amparados bajo la cobertura de Fidelidad son los siguientes:

Organizacin Custodia / Unidad de Negocio / Filial. Prevencin y Control de Prdidas. Auditoria Interna. Departamento Jurdico.

01-11-2002

20/21

Normas y Procedimientos Corporativos de Finanzas

Materia

MANUAL CORPORATIVO DE SEGUROS

Captulo

IV MANEJO DE RECLAMOS DE SEGUROS CORPORATIVOS

Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras.

b) Reclamaciones ante los Clubes de Proteccin e Indemnizacin P&I. En el caso de eventos o accidentes donde estn involucradas las embarcaciones mayores (tanqueros) y menores (gabarras, lanchas, etc.) de PDVSA y sus Filiales, adems de cumplir con los pasos contenidos en este procedimiento, se notificar a los entes que a continuacin se indican: Corredor de Reaseguro. Club de Proteccin e Indemnizacin (P&I) donde est inscrita la nave.

C) Reclamaciones por Daos a Instalaciones de PDVSA y sus Filiales, ocasionados por embarcaciones de terceros. La Gerencia de Riesgos, Seguros y Filiales Financieras, apoyar a sus puntos focales, a las Unidades de Negocio/Filiales y a la organizacin de Asuntos Jurdicos, en las gestiones relacionadas con los reclamos para obtener la indemnizacin, por siniestros en las instalaciones martimas, ocasionados por terceros, amparados por los Clubes de Proteccin e Indemnizacin P&I.

01-11-2002

21/21