INSTITUTO TECNOLGICO DE QUERTARO

Trabajo: Resumen parte II sistemas basados en tecnologa de informacin Materia: Tecnologas de la informacin y comunicacin

Impartida por:

Madrigal Rodrguez Rafael

Presentan: MARTNEZ RODRGUEZ JANETT

Abril 2014

Introduccin.

Cuando las organizaciones se encuentran en crecimiento, la informacin de las diferentes reas que la integran ya no se puede administrar en archivos aislados, ya que los datos cada vez son ms y requiere ms tiempo verificar que cuadre la informacin y tenerla en el momento oportuno. Es por esto, que se vuelve indispensable contar con una solucin que les permita gestionar de manera eficiente su informacin, de tal forma en que puedan organizar sus datos de forma estandarizada, integrar la informacin de las diferentes reas y compartirla, reducir tiempos y optimizar los recursos, incluyendo cada una de las actividades que se realizan dentro de la organizacin. Los sistemas ERP, permiten controlar los diferentes procesos de la compaa, al automatizarlos en punto de inicio del siguiente, es decir cuando un cliente realiza un pedido, se genera una orden de compra, producto, cobro y todos los movimientos contables necesarios. Si una empresa no cuenta con un ERP, todos los procesos se realizan de manera independiente en mayor tiempo, generando duplicidad de informacin, errores de captura y por tanto mayores esfuerzos en cuanto calidad. Con un ERP simplemente se captura el pedido y en el sistema se carga en todo el proceso, por lo que la informacin no se manipula y se consulta de forma automtica.

RAZON FUNDAMENTAL PARA LA IMPLEMENTACION DE UN ERP

En los ltimos aos ha habido una serie de avances en las diferentes tecnologas de
informacin, esto ha permitido crear sistemas de informacin ms sofisticados y por supuesto ms integrados. Los ERPs son uno de estos sistemas, integrando las grandes reas de informacin de una empresa en un solo sistema La planeacin de los recursos ERP aporta la base de datos y la capacidad de transacciones para iniciar, registrar, vigilar y generar informes sobre el cliente y lo pedidos de re abasto,, adems de proporcionar a la empresa regularidad en la informacin , economas a escala e integracin; el diseo de un sistema ERP incluye la base de datos central y los mdulos de la aplicacin para facilitar la administracin del cadena de suministro ,administracin financiera y de recursos humanos, adems de la administracin de recursos como la produccin , almacenamiento, as como el transporte , todo esto con la finalidad de controlar los procesamientos para iniciar, administrar, cumplir y enviar pedidos al cliente ,as como para el re abasto.. El ERP (Enterprise Resource Planning) es una aplicacin de Gestin Empresarial diseada para cubrir todas las reas funcionales de la empresa. Se trata de un conjunto de paquetes o aplicaciones, cada uno diseado para cubrir las exigencias de cada rea funcional de la empresa, de tal manera que crea un flujo de trabajo (workflow) entre los distintos usuarios.

Este flujo permite agilizar considerablemente el trabajo cotidiano, permitiendo evitar esas tareas cotidianas tan repetitivas, y permitir el aumento de comunicacin entre todas las reas que integran la empresa. Adems y muy importante a considerar, la informacin que el usuario puede disponer es en tiempo real. Su propia concepcin organiza todo por ciclos. Si alguien no cumple su paso se detiene el proceso. Adems, fuerza la colaboracin entre las reas, permite compartir la informacin y generarla de forma oportuna para la toma de decisiones. Implementacin del ERP a. Organizar el proyecto: Los sistemas ERP se podran catalogar como sistemas selectos que solo pueden ser implementados por algunas empresas, ya que los costos que stos representan son muy altos. Es decir, cuando las empresas cuentan con el dinero, los equipos, la infraestructura y la disposicin de personal para la implementacin de este tipo de sistema, se puede decir que se debe dar el primer paso, organizar como es que va a funcionar y desarrollar el proyecto que dar una nueva funcionalidad y visin de los recursos y procesos de la organizacin a cada rea de la empresa. b. Definir las medidas de desempeo: Cuando el proyecto ya se planteado, se debe definir las actividades que se deben realizar para poder llevarlo a cabo. Se debe tener en cuenta hasta el ms mnimo detalle para la implementacin del sistema ERP. c. Crear un plan inicial detallado del proyecto: Como todo proyecto, la implementacin de un Sistema ERP implica una adecuada distribucin de tiempo, empleados, funciones y recursos; por lo cual es de vital importancia que se planifiquen cada una de las actividades que se van a llevar a cabo, que se construya una bitcora que gue cada uno de los pasos a seguir. d. Capacitar al equipo para el proyecto: Como los Sistemas ERP son nuevos, se debe de hacer una capacitacin en la cual se incluyan cada uno de los empleados que posteriormente ante ste se van a desenvolver. Esta implantacin se torna en una situacin nueva que revoluciona el quehacer diario del talento humano. Para la implementacin de sistemas tan avanzados como ste, muchas veces se debe ensear a algunos empleados hasta como prender un computador, ya que en algunas empresas y sobre todo, en algunos puestos de trabajo especfico, este tipo de tareas no son muy conocidas por las personas. e. Revisar la integridad de la base de datos:

La integridad de la base de datos, constituye uno de los pasos ms importantes en la implementacin de cualquier sistema de informacin, pero en especial de los sistemas ERP. La base de datos se convierte en el eje central del proceso, es la encargada de almacenar, distribuir y reportar la informacin que se va a manejar en los distintos niveles de la organizacin. f. Instalar el nuevo hardware: El hardware o parte dura del proceso es una de las mayores inversiones de la empresa. Se deben abolir la vieja tecnologa utilizada por la empresa, para instalar nuevos equipos que puedan dar soporte al desarrollo de este sistema. g. Instalar el nuevo Software (montar sala piloto): El nuevo software a instalar, se convierte en una sala piloto o una sala de prueba, la cual ser utilizada en todo el proceso de instalacin del sistema. Se debe tener un continuo cuidado de cada uno de los pasos realizados, ya que el software es la medula espinal del sistema. h. Capacitar masa crtica: La masa crtica se refiere al personal de la empresa. Se define como crtica ya que se refiere al personal que va a estar directamente relacionado con el nuevo sistema, es decir, el que va a estar en continuo contacto y el encargado de la manipulacin del mismo. i. Entrenamiento sala piloto: Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a la utilizacin de la misma, por medio del entrenamiento que al personal se le dar en ella. j. Integracin de datos: La integracin de datos consiste en la recopilacin de la informacin proveniente de diferentes fuentes o reas organizacionales, que hasta el momento no han sido organizados. Esto se convierte en la base del funcionamiento del sistema. k. Ejecucin: Poner en marcha el Sistema ERP no es fcil, se debe pasar por todas las etapas anteriores teniendo en cuenta que el xito o fracaso en cualquiera de ellas puede limitar la ejecucin del sistema.

Las ventajas que ofrece un sistema ERP a cada departamento y a la empresa son: Contabilidad y Finanzas: Permite a los encargados de este departamento tener un mejor control de costos y de horas trabajadas, administrar mejor el efectivo y las cuentas bancarias, generar cheques electrnicos, aceptar pagos y pagar cuentas en diferentes monedas, manejar los estados de cuenta, analizar los flujos de efectivo, producir reportes y cerrar los periodos contables de manera ms rpido. Control de inventarios: Optimiza la inversin en inventarios ayudando a reducir los niveles de inventarios y ordenar los productos por nmero de serie y lote. Manufactura: En lo que respecta a las operaciones administra la produccin en cualquier ambiente estandarizando la produccin de altos volmenes con gran control de la planta de produccin, el sistema tambin ayuda a crear pronsticos de produccin y una mejor calendarizacin para la produccin. Decisiones Ejecutivas: Un sistema ERP provee una visin ms clara de los instrumentos de medicin ms importantes para una empresa como son el flujo de efectivo, produccin y reportes, ayuda a corregir errores que se presenten de manera inmediata. Herramientas adicionales permiten monitorear el funcionamiento interno como: ventas por regin o periodo. Compras: Actividad de la empresa altamente relacionada con el plan de produccin, un programa ERP ayuda a los encargados de compras puedan comprar los materiales correctos a los proveedores correctos en el tiempo correcto y al precio correcto. Embarque: Administra el almacn y herramientas de embarque lo cual permite controlar todos los embarques de productos terminados ayudando a entregar los pedidos en el tiempo establecido a los clientes por lo tanto reducen las fallas en las entregas y adems incrementa la satisfaccin del cliente.

Diseo de un sistema de informacin de la cadena de suministro

Dicho sistema es la columna vertebral de las operaciones logsticas. Este sistema debe adoptar procesos de planeacin y coordinacin para producir y lograr un desempeo adecuado en el inventario. La planeacin y coordinacin incluyen los procesos necesarios para administrar el cumplimiento de los pedidos de clientes, asignacin de inventarios, operaciones de almacn, de transporte, etc.

Los componentes especficos de una planeacin y coordinacin son:

* Planes de ventas y operaciones: representa uno de los principales integradores de las metas financieras, de ventas y de mercadotecnia de la empresa, ya que definen el alcance

de los mercados, productos y niveles de actividades que los administradores de la cadena de suministro deben atender. * Restricciones de capacidad: son limitantes en la capacidad logstica, pueden ser internas o externas, estas limitantes delimitan los cuellos de botella en recursos materiales. Las limitaciones en capacidad descomponen el plan operativo agregado de la empresa en requerimientos logsticos, ya sean semanales, diarios etc. Y determinan el nivel de produccin mensual o semanal para cada lugar de fabricacin. * Requerimientos logsticos: se encuentran las fases de la planta, equipo, mano de obra, y los recursos del inventario necesarios para lograr la misin logstica. Los requerimientos logsticos deben sincronizarse dentro de las restricciones de capacidad y la capacidad de fabricacin para lograr un desempeo optimo del sistema. * Requerimientos de fabricacin: programan los recursos de produccin e intentan resolver los atascos diarios en la capacidad dentro del sistema de administracin de materiales. * Requerimientos de adquisicin: programan las liberaciones de pedidos de compras de materiales, os embarques y las recepciones. Se utilizan para las negociaciones de compra, la contratacin, la coordinacin del equipo de transporte y el programa de entregas.

Los componentes especficos de las operaciones son:

* Procesamiento de pedidos: es el punto de entrada para los pedidos y las consultas de los clientes, permite introducir y dar mantenimiento a los pedidos de los clientes mediante tecnologas de comunicacin. * Asignacin de pedidos: en laza el inventario disponible con los pedidos abiertos del cliente y de re abasto. La asignacin de las cantidades de produccin se refiere a utilizar el inventario disponible para promover. * Operaciones del almacn: incorporan lo procesos para guiar las actividades fsicas, entre ellas, la recepcin de productos, movimiento, almacenamiento de materiales y seleccin de pedidos. Dirigen todas las actividades de manejo de materiales mediante una combinacin de asignaciones por lotes y en tiempo real. * Transporte y embalaje: incluye la planeacin y la programacin de los embarques, la consolidacin, su notificacin, la generacin de documentos del transporte y la administracin de loa transportistas. Suelen participar en tres partes: el embarcador, el transportista y el consignatario (destinatario). La informacin compartida requiere formularios de datos estandarizados que conformen los documentos de transporte.

* Adquisicin: administra la preparacin, modificacin y liberacin de un pedido de compra, y registra el desempeo del vendedor, al igual que su cumplimiento. La adquisicin debe registrar y coordinar las actividades de recepcin y embarque para optimizar la programacin de la planta, el transporte y el personal.

Desempeo y administracin del inventario:

* El mdulo de desempeo y administracin del inventario sirve como interfaz principal entre la planeacin/coordinacin y las operaciones, al plantear los requerimientos y administrar el inventario terminado desde la produccin hasta el embarque la cliente.

Los componentes del sistema de desempeo y administracin del inventario son:

*Prediccin: predice los requerimientos de productos por cliente y cedis para apoyar la planeacin empresarial * Apoyo en las decisiones: apoyado con simples modelos reactivos a tomar en cuanto a la asignacin del mismo, estas herramientas ayudan en la toma de decisiones y son necesarias para guiar a quienes planean el inventario, responden a situaciones actuales de la demanda y el inventario mediante un punto para un pedido nuevo y los parmetros de cantidades de un pedido. * Cantidad de interaccin humana requerida: dependiendo del grado de automatizacin del proceso, y del servicio al cliente que requiera la empresa. * Operaciones del almacn: incorporan lo procesos para guiar las actividades fsicas, entre ellas, la recepcin de productos, movimiento, almacenamiento de materiales y seleccin de pedidos. Dirigen todas las actividades de manejo de materiales mediante una combinacin de asignaciones por lotes y en tiempo real. * Transporte y embalaje: incluye la planeacin y la programacin de los embarques, la consolidacin, su notificacin, la generacin de documentos del transporte y la administracin de loa transportistas. Suelen participar en tres partes: el embarcador, el transportista y el consignatario (destinatario). La informacin compartida requiere formularios de datos estandarizados que conformen los documentos de transporte. * Adquisicin: administra la preparacin, modificacin y liberacin de un pedido de compra, y registra el desempeo del vendedor, al igual que su cumplimiento. La adquisicin debe registrar y coordinar las actividades de recepcin y embarque para optimizar la programacin de la planta, el transporte y el personal.

Conclusin
Principalmente la implementacin de un ERP tiene como objetivo el mejorar la competitividad en el mercado, ofrecer un mejor servicio tanto a la cadena de produccin como a otros departamentos y generar mayor beneficio que permitir a la empresa. Existen varias razones para que una empresa trabaje con un ERP, pero las ms importantes quizs son las siguientes:

Competitividad: optimizacin de costes de produccin, comercializacin o administracin, lo que permite incrementar la productividad. Control: al manejar la informacin desde el mismo sistema de Software, permite generar la informacin de una manera integrada en cada departamento. Integracin: todas las reas pueden interactuar entre ellas, permite mayor capacidad de reaccin y mejora la calidad.

La implantacin de un ERP tiene varias ventajas:

Base de datos centralizada. Operaciones interactivas entre usuarios y departamentos de una manera ms gil. Datos consistentes, completos y comunes. Mejor servicio que redunda en una mejora en los tiempos de respuesta y menores costes, lo que aporta un mayor beneficio. Mejora en todos los sistemas de gestin al verse involucrados otros departamentos. Reduccin del tiempo necesario en la aplicacin de procedimientos. Capacidad de obtener resultados rpidamente al ser un sistema basado en Resultados.

Aunque la implantacin de un sistema ERP puede ser costoso a nivel de hardware, software y en tiempo dedicado a manejar esta herramienta, tambin es cierto que una vez controlada mnimamente los resultados ya se pueden apreciar. Sin lugar a dudas un ERP adaptado y configurable no solamente reduce mucho el tiempo de aplicacin en cualquier negocio sino que permite su utilizacin en grandes y pequeas empresas, permitiendo su acceso a casi cualquier nivel, permitiendo dar un mejor servicio tanto a clientes como a proveedores pues se estar intercomunicados con la finalidad de cumplir en tiempo y forma conforme a requerimientos.