Decisin Support System

INTRODUCCIN

Sistemas de Produccin

El presente informe tiene por finalidad reconocer y aplicar el dss (Decision support system) a traves de informacin recogida de la web acerca del tema en mencion. Aprendimos que es un sistema de informacin asi como tambien que significa un sistema de apoyo a la toma de decisiones y sobre que mecanismos funciona y ejerce. El DSS os ayudara a tener una alternativa confiable. !ue se basa en un modelo que esta previamente anali"ado y que resulta a traves de una serie de estudios y estadisticas del mercado y de la propia institucin. #ara adecuarla y dirigirla al problema que se $a sucitado para intentar resolverlo y obtener una ventaja competitiva. TIPOS DE TOMA DE DECISIONES Decisin Estructurada.-son programadas porque son repetitivas y rutinarias% as& mismo en la medida que se $a desarrollado un m'todo definitivo para poder manejarlas. Estas decisiones cuentan pr(cticamente con un manual que dicta pasos secuenciales para resolver un problema. En este tipo de decisiones no es necesario $acer un an(lisis detallado del problema ya que basta con solo saber que se $i"o en situaciones pasadas para poder tomarla decisin. Decisin no Estructurada) son las que no se presentan con frecuencia alguna% no se puede consultar soluciones pasadas ante tales situaciones sino que se debe $acer un an(lisis del problema as& como ver las diferentes alternativas que ayudaran a solucionar el problema.

Definicin: *n Siste a de So!orte a "a Decisin #DSS$ es una $erramienta de +usiness ,ntelligence enfocada al an(lisis de los datos de una organi"acin Es un sistema de informacin que combinan datos y modelos% anal&ticos sofisticados o $erramientas de an(lisis de datos para apoyar la toma de decisiones semiestructurada y no estructurada.

O%&eti'os: ($ Ayudar a los gerentes a tomar decisiones para tratar de resolver problemas semiestructurados. )$ Apoyar el juicio del gerente en lugar de tratar de reempla"arlo. *$ -ejorar la eficacia del gerente en la toma de decisiones% m(s que su eficiencia Caracter+sticas de DSS: (. Infor es din, icos- f"e.i%"es e interacti'os% de manera que el usuario no tenga que ce.irse a los listados predefinidos

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que se configuraron en el momento de la implantacin% y que no siempre responden a sus dudas reales. ). No re/uiere conoci ientos t0cnicos. *n usuario no t'cnico puede crear nuevos gr(ficos e informes y navegar entre ellos. #or tanto% para e/aminar la informacin disponible o crear nuevas m'tricas no es imprescindible buscar au/ilio en el departamento de inform(tica. *. Ra!ide1 en e" tie !o de res!uesta% ya que la base de datos subyacente suele ser un dataware$ouse corporativo o un datamart% con modelos de datos en estrella o copo de nieve. Este tipo de bases de datos est(n optimi"adas para el an(lisis de grandes vol0menes de informacin. 2. Inte3racin entre todos "os siste as de "a co !a4+a. El proceso de E12 previo a la implantacin de un Sistema de Soporte a la decisin garanti"a la calidad y la integracin de los datos entre las diferentes unidades de la empresa. 5. Cada usuario dis!one de infor acin adecuada a su !erfi". o se trata de que todo el mundo tenga acceso a toda la informacin% sino de que tenga acceso a la informacin que necesita para que su trabajo sea lo m(s eficiente posible. 6. Dis!oni%i"idad de infor acin 7istrica . En estos sistemas est( a la orden del d&a comparar los datos actuales con informacin de otros per&odos $istricos de la compa.&a% con el fin de anali"ar tendencias% fijar la evolucin de par(metros de negocio. Partes de un DSS: +as(ndonos en el autor Senn% A. 3ames (4556)% podemos decir que 7un DSS est( compuesto de tres partes) mecanismos de interfase% subsistema de datos y subsistema del modelo. El dise.o de las partes var&a dependiendo de la naturale"aadelaDSS8.

Interfa1. 2a interfa" proporciona una manera para que el usuario pueda interaccionar con el sistema. *na de las formas
m(s sencillas de interfase est( representada por los renglones y columnas de la p(gina electrnica. Este es el ve$&culo para alimentar los datos y determinar las caracter&sticas de un modelo. 2as opciones para utili"ar rdenes de una sola palabra se pueden mostrar en la parte inferior de la pantalla que e/$ibe la p(gina electrnica para recordar al usuario las Espasa del proceso. 9tros sistemas de apoyo de decisiones utili"an una estructura m(s rigurosa de rdenes. +(sicamente% el usuario debe ensamblar un programa de cmputo consistente en comandos e instrucciones que describen el modelo y especifican el proceso. Dependiendo del sistema% los comandos pueden ser dados en un lenguaje de procedimientos o en un lenguaje de alto nivel de cuarta generacin. En esta (rea se lleva a cabo una gran cantidad de investigacin% como resultado de la aparicin de la interface con el lenguaje natural. #ara la salida del sistema% las capacidades de interface pueden incluir los dispositivos de e/$ibicin o de impresin. 2a posibilidad de graficar% con frecuencia a todo color% real"a a0n m(s al m'todo de presentar la informacin al usuario.

Su%siste a de"

ode"o. -aneja el almacenamiento y la recuperacin del modelo por ser una parte integral del apoyo de

decisiones. 1ambi'n ayuda al usuario en la elaboracin de modelos. En un medio ambiente de p(gina electrnica% los modelos consisten en una o m(s $ojas tabulares que contienen las variables y los par(metros% as& como las frmulas que los interrelacionan (por ejemplo% la frmula para determinar la utilidad estar( establecida como una secuencia de sumar y restar renglones y columnas). El sistema del modelo debe permitir que el usuario defina y almacene los contenidos de la $oja tabular. :on frecuencia% la $oja tabular se encuentra almacenada en una forma de patrn que contiene 0nicamente las frmulas y la interrelacin de las variables% es decir% no e/isten datos en las celdas. 2os patrones pueden ser distribuidos a otros usuarios% los cuales agregan los datos que desean utili"ar en la evaluacin del modelo. En otros medios de DSS los modelos se describen utili"ando un lenguaje dise.ado especialmente. Sin embargo% las necesidades son las mismas) variables que deben ser identificadas e interrelacionadas mediante frmulas y procedimientos escritos previamente. El subsistema del modelo tambi'n proporciona la capacidad para almacenar y recuperar modelos. *na base de datos modelos% con frecuencia denominada banco de modelos% los almacena design(ndole a cada uno un nombre 0nico. :uando un usuario solicita un modelo proporcionando el nombre previamente asignado% el subsistema del modelo lo locali"a y lo recupera y% a trav's del subsistema de datos carga los datos para ser procesados. El procesamiento se lleva a cabo bajo el control del subsistema de datos e incluye la capacidad de 7correr el modelo8 para producir resultados. 2os modelos pueden ser procesados peridicamente o cuando se requiere responder a necesidades de an(lisis especial. *na ventaja importante es la capacidad de poder enla"ar diferentes modelos entre s&% proces(ndolos en secuencia. #or ejemplo% al planear una nueva l&nea de producto% se deben elaborar modelos separados para el control del material y la operacin de la l&nea de produccin% as& como para las ventas y la distribucin. *n cambio en una de las (reas puede requerir que se procesen nuevamente todos los modelos para determinar el impacto global del cambio. El enlace directo entre los modelos permitir( que esto se ejecute de una manera integrada.

Su%siste a de datos. El subsistema de datos incluye los medios para recuperar y procesar los datos que se encuentran
en las bases de datos formales% as& como las $erramientas para administrarlos. Algunos de los datos necesarios son

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resultados del procesamiento de transacciones (es decir% datos d contabilidad% detalles del control del inventario% datos de rdenes). 9tros datos originados e/ternamente% tal ve" describan actividades de la competencia% consideraciones econmicas o la proyeccin futura de una industria en particular. El DSS incluye dos tipos de bases de datos. 2a de la organi"acin es una fuente de datos muy valiosa. Sin embargo% est( complementada por una base de datos de DSS lgicamente separada% que es por lo com0n una unidad m(s peque.a que contiene informacin resumida (basada en lo que ya se encuentra incluido en la base de datos de la organi"acin). *n software especial de e/traccin de informacin resume y almacena los datos en la base de datos del DSS. Esta base de datos tambi'n puede contener datos bajo diferentes arreglos o incluir detalles 0nicos (como las consideraciones de planificacin o las metas y objetivos) o bien datosapersonales(no/oficiales). :uando los gerentes eval0an las estrategias y las posibles soluciones de los problemas% deben ser capaces de recuperar y utili"ar los datos en forma r(pida. o puede tolerarse el e/cesivo retraso en la b0squeda de grandes bases de datos% recuperacin de detalles y el procesamiento con el fin de disponer de ellos en forma resumida. Adem(s% el arreglo de los datos en la base de datos de la organi"acin puede ser inadecuado para un DSS (y ser&a ilgico reorgani"ar toda la base de datos% ya que se aprovec$a por muc$as aplicaciones a nivel de transaccin). Uso de un Siste a de A!o8o de Decisiones En el uso del sistema de apoyo de decisiones interviene un proceso iterativo. #odemos considerar cinco etapas. (.- Se e/amina el problema y se elabora una formulacin que permita el estudio del problema. ).- Se identifican los par(metros y las variables pertinentes% para que el usuario comprenda la situacin. *.- Se construye el modelo interrelacionando los par(metros y las variables de la manera establecida por el usuario. Aun cuando el usuario puede entender claramente de qu' manera los factores se encuentran relacionados unos con otros% en muc$o caso parte del problema original puede estar en la falta de dic$o conocimiento. #or lo tanto% el modelo puede ser 0nicamente una idea que necesite ser probada por medio de un proceso. 2.- #roporcionar datos para las variables y llevar a efecto los procesos y los c(lculos para poder determinar los resultados. Dependiendo de la aplicacin% las variables de prueba pueden ser utilidades y p'rdidas% vol0menes de ventas% tasa de inter's% entre otras. 5.- #or 0ltimo% en un DSS es muy importante la utili"acin de la etapa de afinacin del problema. 2os usuarios identifican datos adicionales o diferentes que se deber(n considerar. 9 eliminan ciertas variables y agregan otr Diferencia con otras 7erra ientas de 9usiness Inte""i3ence El principal objetivo de los Sistemas de Soporte a Decisiones es% a diferencia de otras $erramientas como los Cuadros de Mando #CMI$ o los Siste as de Infor acin E&ecuti'a #EIS$% e/plotar al m(/imo la informacin residente en una base de datos corporativa (dataware$ouse o datamart)% mostrando informes muy din(micos y con gran potencial de navegacin% pero siempre con una interfa" gr(fica amigable% vistosa y sencilla. 9tra diferencia fundamental radica en los usuarios a los que est(n destinadas las plataformas DSS) cualquier nivel gerencial dentro de una organi"acin% tanto para situaciones estructuradas como no estructuradas. (En este sentido% por ejemplo% los :-, est(n m(s orientados a la alta direccin). #or 0ltimo% destacar que los DSS suelen requerir (aunque no es imprescindible) un otor O:AP subyacente% que facilite el

an(lisis casi ilimitado de los datos para $allar las causas ra&ces de los problemas;pormenores de la compa.&a. A!"icacin de "as DSS 2os DSS se pueden aplicar en la mayor parte de las industrias y funciones de negocios y dar como resultado beneficios para la organi"acin como los siguientes) <2os administradores de universidades pueden utili"ar un DSS para programar los $orarios en forma efectiva% las clases en los salones disponibles. <2os datos sobre pronsticos de ventas% programas de trabajo y flujo de produccin alimentan al DSS de planeacin de la produccin para desarrollar un programa detallado de la misma. <En el (rea de inversiones% los planeadores financieros utili"an un

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DSS para diversificar los fondos de un cliente entre un grupo apropiado de opciones de inversin para minimi"ar el riesgo y aun proporcionar una tasa de rendimiento adecuada sobre la inversin. Algunas aplicaciones reales que se pueden citar son) <El ej'rcito estadounidense desarroll un DSS del potencial $umano del personal% con el propsito de ayudar con las decisiones de reclutamiento% entrenamiento% educacin% reclasificacin y ascensos. El DSS usa la optimi"acin y la simulacin para preparar modelos de las necesidades% requerimientos y requisito del personal. ,ncluye caracter&sticas de =qu' suceder&a si= y puede interactuar con una base de datos en l&nea y con otros programas de an(lisis estad&stico. <>ewlet<#ac?ard desarroll !uality Decision -anagementpara reali"ar funciones de control de la calidad. #uede ayudar con la inspeccin de las materias primas% las pruebas de productos y el an(lisis estad&stico. <:inergy :orpotation% una compa.&ade servicios p0blicos de electricidad con oficinas en :incinnati% 9$io% desarroll un DSS para disminuir en forma importante el tiempo de espera y los esfuer"o *n ejemplo muy claro lo podemos encontrar con la compa.&a -:,. Esta empresa% que tiene un valor de 45.@ billones de dlares% compr productos desarrollados por -icroStrategy y crea dataAmart-:,. Este es un DSS que ofrece vistas interactivas%$istricas y 8 web<based8 de datos tales como tr(fico de llamadas% tipo de llamadas% circuito de datos%informacin de ganancias y p'rdidas% clientes y productos mi/tos. *tili"ando dataAmart-:,% ellos detectan las verdaderas causas detr(s de determinados eventos. Descubren situaciones que anteriormente no las $ubieran percibido y adquieren un entendimiento m(s preciso de los productos utili"ados por sus clientes. El sistema no slo se paga por s& mismo al a$orrarles millones de dlares en investigacin de mercado% tambi'n les proporciona ganancias que jam(s $ubieran obtenido sin 'l . 2a compa.&a >ouston -inerals :orporation es otro ejemplo de un DSS aplicado. Ellos estaban interesados en llevar a cabo una propuesta en conjunto con una empresa petroqu&mica. Estaban pr(cticamente a punto de firmar el contrato por lo prometedor que se ve&a. #ero al $acer un an(lisis de 7w$at<if8 (B!u' pasar&a siC)% rec$a"aron la propuesta. De otra manera% llevarla a cabo pudo $aber sido desastroso. *n ejemplo m(s lo vemos con la empresa *ltra Electronics% dedicada al dise.o y manufactura de productos electrnicos y mec(nicos para el mercado aeron(utico y de defensa internacional. Al contar con 4D divisiones alrededor del mundo su contabilidad y conciliacin bancaria era un proceso lento y que ocupaba un mantenimiento frecuenteE pues% utili"aban tablas de E/cel para ello. #ero gracias a la compa.&a :oms$are y su producto :oms$are FD:% *ltra Electronics incrementa su productividad a trav's de la automati"acin de todo el proceso de conciliacin desde la adquisicin de datos $asta lo que es validacin% conversin de moneda y finalmente reportes. 2a empresa logr un a$orro de G6H de tiempo en la conciliacin mensual permitiendo a los directivos de finan"as invertir mayor tiempo en el an(lisis de varian"as y tendencias para mejorar la calidad de sus decisiones. 2os DSS en empresas peque.as pueden ser aplicados en varias (reas. Aquellas con varios empleados les ser&a e/tremadamente 0til contar con un DSS capa" de medir la eficiencia% rendimiento y productividad de sus empleados. I poder as& determinar cuanto pagar a sus empleados y cuanto y cuando subirles el sueldo. A empresas con necesidad de incrementar sus ventas les servir&a un DSS capa" de anali"ar factores relevantes y poder seleccionar el mejor curso de accin para lograr sus objetivos. #odr&a servirle a alguna empresa dedicada a la venta de ropa tener un DSS que determinar( a trav's de un an(lisis comparativo de precio% calidad% est'tica% moda% etc. que productos son convenientes promocionar y vender. *na compa.&a dedicada a la venta y servicio de equipo electrnico podr&a utili"ar un DSS para controlar su inventario de partes y equipo. *n mercado podr&a manejar un DSS para saber de manera automati"ada con que frecuencia y en que cantidad suceden las compras y a su ve" para el reabastecimiento de los mismos. A0n compa.&as con J empleados o menos les servir&a un DSS para calendari"ar de forma ptima todos sus proyectos y planes. 2os DSS mencionados pueden ser $ec$os de acuerdo a las necesidades de las empresas. DSS infotec$ Dimentional Systems) y Softport systems son algunas de las empresas dedicadas a reali"ar consultas y desarrollo de BSon los DSS slo para grandes empresasC servicios para proyectos de DSS. Son especialistas en el desarrollo de software para empresas que requieren de un sistema para au/iliarlos en su toma de decisiones. El contratar una empresa especialista en el desarrollo de DSS puede ser muy costoso y dif&cil en implementarse. 1ambi'n% la empresa desarrolladora del DSS ocupa conocer muy bien a su cliente y todos sus requerimientos% lo que $ace que el proceso sea lento. Sin embargo% empresas peque.as interesadas en implementar un DSS personali"ado pueden lograrlo de manera econmica contactando programadores e/perimentados en DSS o ,nstituciones Educativas Superiores de la localidad. I en espec&fico con los programas de posgrado en 1ecnolog&a de ,nformacin donde materias y cursos relevantes est'n imparti'ndose. El software conocido como E/pert:$oice es otra $erramienta 0til para el soporte a la toma de decisiones. Este programa incorpora a la decisin la informacin tangible y no tangible. Sinteti"a la sabidur&a de un grupo tomador de decisiones para reflejar correctamente prioridades en la toma de decisin. E/pert:$oice agrega estructura al proceso de decisin ayudando a grupos a enfocarse en objetivos y su importancia relativa con la organi"acin. El software le permite a grupos calificar efectivamente la relevancia y congruencia entre las opciones y

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sus metas para determinar la mejor solucin posible. E/pert:$oice tiene un precio desde A4%45G dlares para una estacin de trabajo $asta AD5%55G dlares para grupos de DG usuarios en el proceso de decisin. 2a figura J muestra un DSS basado en E/pertc$oice% desarrollado en una planta de manufactura de empaques en 1ijuana% y aplicado a la seleccin de sus proveedores de materias primas bajo criterios como calidad% documentacin del producto% entregas a tiempo% niveles de servicio% costos% etc. 2os $istoriales% sobre estos criterios% guardados en una base de datos son empleados para determinar la preferencia del proveedor con mejor desempe.o. 2os DSS tipo 79ff<t$e<s$elf8 no tienen un costo tan elevado como los personali"ados y el tiempo de implementacin es casi inmediato. 2o cual los $ace la opcin m(s factible para las empresas peque.as interesadas en aumentar su ventaja competitiva. 2a dificultad de implementar o utili"ar estos paquetes depender(n de la interfa" que el fabricante $aya $ec$o y la complejidad del mismo. #ero tienen la ventaja de que se instalan r(pidamente y con slo una lectura del manual puede utili"arlos en cuestin de $oras. 2a desventaja principal que tienen los DSS prefabricados es la ventaja m(s importante de los personali"ados. 2os DSS personali"ados son $ec$os de acuerdo a las necesidades de las empresas. Esto se traduce en m'todos muy particulares que ayudan a solucionar tanto los problemas espec&ficos de la empresa como servir de au/iliar en la toma de decisiones a0n con el toque 0nico de su cultura organi"acional. En cambio% los DSS prefabricados est(n limitados en la capacidad de solucionar problemas y tal ve" no cumplan con todos los requerimientos de su empresa. 2a parte positiva de esto es que cada ve" $ay m(s software en el mercado y m(s paquetes de DSS. 2o ideal para empresas peque.as es por lo tanto buscar% anali"ar y si es posible probar varias $erramientas de DSS. De otra manera% pudiera consultar un analista o *niversidad para saber si las $erramientas disponibles en el mercado son factibles y 0tiles par su empresa% libr(ndose del poder de convencimiento del vendedor oportunista. 2a recomendacin para conseguir el software m(s adecuado es crear un equipo de evaluacin% definir los requerimientos del DSS con la ayuda de e/pertos internos y e/ternos a su organi"acin% evaluar varios productos que cumplan con esos requerimientos y proceder a la negociacin con los fabricantes del software $asta llegar a un acuerdo . Si el equipo no cuenta con las bases para llevar a cabo todo el proceso mencionado% entonces es necesario consultar a un especialista. El cual le proporcionar( toda la informacin que usted ocupe. CONC:USIONES Al finali"ar este trabajo de investigacin comprendimos que es y para qu' sirve un DSS% en que situaciones y coyunturas podr&a utili"arse% as& como de lo rentable y beneficioso que seria para una empresa aplicarlo en su pol&tica de negocio% conocimos cuales son los objetivos% principios y caracter&sticas% conocimos los tipos de DSS y de cu(l es su verdadera val&a en el mercado. Finalmente dise.amos un ejemplo aplicativo en los que aplicaremos el DSS e intentaremos dar solucin al problema que nosotros mismos vamos a plantear en una determinada empresa.