Está en la página 1de 9

DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS

SISTEMA DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

DESCRIPCION GENERAL El Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos deberá entregarse instalado y funcionando en cada una de las oficinas de LA EMPRESA desde donde se requiera utilizarlo.

REQUERIMIENTOS GENERALES Sistema que deberá asegurar la disponibilidad on-line de las aplicaciones y de los datos, con acceso a demanda, en cualquier momento y en cualquier lugar. Opera bajo SO UNIX, con motor de base de datos ORACLE. WEB-ENABLE. Totalmente implementado en idioma español en el ambiente de usuario final y de administración. Cumplir 100% con la legislación Peruana en materia contable y tributaria. Modular y parametrizable. Totalmente escalable no sólo en el software aplicativo sino también en el motor de Base de Datos. Cuenta con herramientas de auditoria propias (aplicación). Funciona bajo sus propias interfaces de presentación (no requiere herramienta adicional o de terceros, como parte o complemento). Provee de información gerencial totalmente parametrizable, de naturaleza textual y gráfica. Ofrece facilidades para la elaboración de reportes (los usuarios pueden definirlos de acuerdo con sus necesidades). Cuenta con un módulo exclusivo de administración de la seguridad de acceso al sistema. Incluye controles propios (del aplicativo) que aseguran la integridad lógica de la información que procesa. Incluye habilidades de exportación de datos, consultas e informes a html, power point, excel o word. Incluye esquemas confiables de recuperación de información. Permite extraer posteriormente mediante herramientas de Data Warehousing, datos e información significativa. Interactúa naturalmente con sistemas de mensajería electrónica, herramientas workflow o prestaciones similares incorporadas. Brinda alertas automáticas para eventos críticos predefinidos. Permitir generar nuevos archivos planos de acuerdo a las necesidades del usuario. Portable en computadoras de cualquier marca, modelo o sistema operativo. Escalable a computadoras de cualquier configuración o tamaño dando todas las ventajas de arquitectura abierta. Debe manejar interbloqueos, alto flujo de peticiones, deshacer operaciones incorrectas o truncadas, etc. Debe contemplar un sistema de seguridad eficiente y confiable, que garantice la confidencialidad de la información; autenticación de usuarios con la posibilidad de manejar certificados a nivel de cliente; permitiendo o restringiendo el acceso a la información del sistema incluso a nivel de datos. Debe brindar alertas automáticas para eventos críticos predefinidos.

1

de acuerdo a la lógica de cada módulo y un propósito específico. baja o modificación deberán ser validados antes de registrarse. identificando categorías y cargos. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES Los Requerimientos Funcionales de los módulos que componen el sistema son los siguientes: I. Todos los datos que se ingresen al sistema a modo de alta. eliminar digitaciones tediosas y permitir al personal dedicar su tiempo a labores de análisis en vez de labores de ejecución. para lo cual deberá tener herramientas para exportar hojas de cálculo. El sistema deberá estar orientado a cumplir fielmente actividades “nacionales” del Perú. simplificar el ingreso de datos. permitiendo su análisis controlado desde diferentes puntos de vista. Los usuarios finales deben generar sus propios reportes sin requerir apoyo excesivo de la Unidad de Informática. 2 .jerárquica y centros de costo. Administración del Sistema Administración de la seguridad de acceso Administración de la configuración del sistema Administración de la auditoria del sistema II. desde los niveles mas altos a los de detalle de transacción que los originaron.Deberá brindar ayuda dinámica en línea y sensitiva al contexto. automatizar las labores repetitivas y agilizar las operaciones en general. permitiendo generar reportes en forma rápida. Crear nuevos puestos de trabajo o modificar los existentes de acuerdo a los cambios que se generan en la estructura organizacional de LA EMPRESA. Deberá evitar la duplicidad de trabajo. aspecto que para la presente base representa la localización. Administrar Cuadros de asignación de personal. El Sistema deberá de contar con una herramienta de generación de reportes orientada al usuario final. Por ello deberá cumplir al 100% la legislación local en materia contable. Administración de Recursos Humanos Administración de la Organización Definir la Estructura Organizacional por distribución orgánica . el sistema deberá ser simple en su diseño de pantallas y reportes para que todos los usuarios se familiaricen rápidamente con él. Deberá tener funciones para actualizar y ajustar los tipos de cambio. El sistema deberá contar con funciones que faciliten su uso. en forma lógica. El sistema deberá trabajar con varias monedas y varias localizaciones. Controlar el número de ocupantes para los puestos dentro de cada unidad o centro de costo. Incorporará además una función de ayuda que será el manual electrónico de usuario. guardando la historia de los Cuadros Anteriores. posibilitando su modificación. Toda la información en el sistema debe actualizarse automáticamente en todos los niveles debiendo existir una total integración en todos los módulos. la información de todas las áreas involucradas con la administración. Obtener el Organigrama de General de la Corporación y de cada Unidad Organizativa con la posibilidad de efectuar los cambios que puedan realizarse en el futuro. Deberá centralizar. financiera y tributaria. según la necesidad de cada área. El sistema deberá estar orientado a facilitar el trabajo.

Experiencia laboral. otros. de certificados. Educación del postulante. trabajo en equipo etc. Puesto al que postula.Nombres y apellidos. identificando características especiales del trabajador (razonamiento lógico y matemático. Registrar el informe final de cada postulante. datos ONP. mostrar la capacitación de cada trabajador diferenciando la externa de la interna. referencia ). que faciliten la declaración jurada de bienes. Datos económicos. registrando información de la empresa.Asignar las personas a cada puesto por centro de costo y controlar las vacantes por cada puesto. registro de las acciones disciplinarias de amonestación o premio enviadas al empleado. ciudad. cargos desempeñados. relacionados con la posición asignada (cargo. activos propios (casa. pensionista etc. provincia. clubes. de cada empleado diferenciando la externa de la interna. Captura electrónica de los documentos requeridos a los practicantes. Emisión del certificado de prácticas. estado civil. números telefónicos.). número de ESSALUD. CE. etc. RUC. domicilio (jirón calle. pasaporte). Practicantes Identificación del tipo de prácticas y control de tiempo de prácticas por medio de topes Registro del requerimiento del área y control de plazas de practicantes. otros. préstamos. Profesión. categoría). Nombres y apellidos. así como la fotografía del trabajador y su firma digital. Obtener listados de postulantes clasificados por tipo de puestos. departamento. partidas y otros. título. automóvil. tipos y números de documentos de identidad (DNI.). Capacitación. Datos Laborales en la institución. suspensión sin goce de haber. 3 . banco y cuenta para el depósito de las remuneraciones y la CTS. Calculo de gratificaciones y controles de faltas y tardanzas. con información de institución educativa. fecha de estado civil. sexo. Selección de Personal Recepcionar los requerimientos de personal y/o el sustento de creación de nuevos puestos. fuerza armada. nacionalidad. nivel. capacidad de aprendizaje. piso. LE. información salarial. país. despido Experiencia Docente. lugar de nacimiento. tipo y número de licencia de conducir. Méritos y deméritos. calificación obtenida y costo (diferenciando entre el asumido por la institución y el asumido por el trabajador). área. Beneficios. entre otros. Idiomas. período laboral. así como el desistimiento o postergación del proceso de selección de personal. período y cátedra en las cuales realizó o realiza la docencia. otros egresos. préstamos. otros ingresos. datos del seguro privado. iniciativa. Experiencia. Tipo de Trabajador. libreta militar. Captura electrónica de la imagen de los documentos. como por ejemplo seguros. Habilidades y actitudes. grado académico.. distrito. Consignar los datos del postulante aceptado: Datos Personales. AFP. fecha de nacimiento. Activo. registra de datos de la institución. dirección electrónica. fecha. fecha de afiliación. Datos Bancarios. Archivo personal del trabajador Datos del Trabajador. registrar los beneficios a los cuales tiene derecho el empleado y sus dependientes. número. especialidad. fecha de ingreso. número de AFP. centro de costo.

gratificaciones etc. la remuneración y la ubicación física del trabajador. control de vencimientos y renovaciones. otros. historial de prestamos y solicitudes. otros. por: Contratación. Promoción. registrando el oficio de ejecución judicial. datos de los dependientes del trabajador: nombre. profesión. estatura. estado civil. la diferencia se descuenta por Planilla o se genera un préstamo para su descuento por partes. Captura electrónica del certificado del curso Actualización del archivo personal de los trabajadores capacitados Préstamos 4 . licencias e historial de sus boletas de pago. para el control del activo fijo asignado a la custodia de cada empleado. cargos honoríficos. Variación de la remuneración del trabajador por el encargo de acuerdo con el tiempo de la encargatura y topes porcentuales sobre el puesto asumido. registro de los niveles de notas a lograr para que la Institución asuma el costo o parte del costo del curso. Registro de la duración del curso e identificación de los horarios del curso. Otra información. estado de cuenta corriente. Acciones de Personal Registro de las solicitudes de movimiento de personal y su aprobación o desaprobación Actualización el registro histórico laboral del trabajador. lugar de trabajo. Cese y Reingreso. Familiares. sexo. indicando la categoría. complementado con requerimientos puntuales de las áreas. seguimiento del calculo de los diferentes aportes y descuentos a su remuneración. número de cuenta. parentesco. publicaciones. información médica relativa a cada empleado como es: Peso. tipo de sangre. otros. Registro de las solicitudes de cursos por las Gerencias interesadas. historial y solicitud de vacaciones. alergias. Capacitación Determinación del presupuesto de capacitación sobre la ejecución del año anterior. Registro de las personas que asistirán al curso y las calificaciones logradas. tratamientos. Equipo asignado. solicitudes sujetas a aprobación. padecimientos actuales. Administración de retenciones judiciales. Transferencias. forma de pago de la retención. Registro del personal temporal para reemplazo de trabajadores por períodos determinados Administración de contratos por tipos de contratos. identificación de cursos internos o externos e instructores. tipo y número de documento. méritos.Historial Médico. Obtener información del archivo personal del trabajador. indicando el personal propuesto. fecha de nacimiento. periodo de vigencia. deportes. apellido. bonos. Pagos por notas. “hobbies”. por cualquiera de los datos generados en las funcionalidades descritas. datos de los beneficiarios. seguro médico. Destaques. vencimiento y modalidad de retención (suma fija o porcentaje) así como sobre el salario bruto. Encargos. Rotación. para generar las marcas automáticas de permisos en Asistencia. Acceso por parte de trabajador a la información de su legajo personal. emisiones. banco de pago. fecha de activación. premios ganados. liquido. Registro de los cursos disponibles. intervenciones quirúrgicas.

con opciones para indicar cuotas extraordinarias. Generar descuentos mensuales en la planilla de remuneraciones. Aplicar rangos de puntajes para cada calificación de los factores a evaluarse. vehículo y telefonía móvil. Opción de pago a partir de cuotas triples ó más. Actualizar el legajo de personal con los resultados y obtener el cuadro de méritos. semestral. Generación de cuadro de desembolsos y amortizaciones por mes. Opción de liquidaciones de pago proyectadas. Determinar la capacidad de endeudamiento Gestionar préstamos personales: solicitud. Control de Asistencias Interface con los marcadores de asistencia de la Entidad 5 . por categoría. trimestral. Registrar el uso de del beneficio de Marcos y Lunas del trabajador y dependientes para tener en control del uso de los mismos. Información de los seguros de desgravamen hipotecario y de incendio para su envío a la compañía de seguros. de la prima de los seguros de desgravamen hipotecario y de incendio. Registrar los puntajes obtenidos por cada persona evaluada para cada factor de evaluación. Bienestar Registro de la prima del seguro médico familiar y parámetros de subvención y descuento por tipo de familiar Relación de establecimientos afiliados. en el cual se define una frecuencia de evaluación (mensual. en caso de variación de la tasa de interés. Estadísticos de préstamos por mes y por año. Evaluaciones Definir procesos de evaluación asociados a un determinado año. Pagos históricos individuales. Contabilización automática de desembolsos y amortizaciones. así como de la variación del plazo de repago.). Opción de liquidaciones de pago a una determinada fecha y su contabilización automática por Tesorería luego de cancelada por Caja General. y liquidación automática del préstamo. Opción de garantías para la SBS. control de la asignación del préstamo por la fecha de ingreso. diseño del plan de pagos. por ejemplo para lograr la calificación “A”. Recálculo automático de los calendarios de amortizaciones. tope máximo por tipo de préstamo y categoría de personal.Identificar el tipo de préstamo. Los factores generan matrices de evaluación por categorías. Estados de Cuenta individuales a una fecha determinada. Definir los rubros a evaluar y los factores a aplicar en la evaluación. etc. determinando los puntajes para cada uno. posibilidad de cálculo de intereses. con saldos finales. Simulaciones de Calendarios de Pago. Seguro x fallecimiento Asignaciones especiales de Seguro médico internacional. se tienen que conseguir entre 90 y 100 puntos en la evaluación. Información para el Reporte Crediticio de Deudores (RCD) para su envío a la SBS.

con suspensión de derechos y obligaciones laborables. adelantadas y perdidas. Procesar planillas. Determinaciones de bonificaciones de acuerdo al tiempo de servicios (5 años. egreso o aportación y los trabajadores inmersos en cada planilla. generar el cronograma de vacaciones por centro de costos y procesar las reprogramaciones. para efectuar correcciones y recálculos Generar los archivos para depósitos en Bancos por remuneraciones y CTS. 15 años) 6 . etc. para verificar todos los movimientos ingresados antes de su ejecución definitiva. posibilitando el bloqueo o inclusión de conceptos de forma individual o grupal. grupal o selectiva Control de los topes de ingresos por conceptos. Definir el tipo de vacaciones compensadas. Revertir la Planilla. egreso o aportación. normales. Vacaciones Identificar los periodos vacacionales pendientes y los ya gozados por trabajador. asignando conceptos de ingreso. Generación de aumentos en forma individual. Ejecutar una Pre-Planilla. en base a las escalas de aplicación de la tasa del impuesto y a la proyección anual de remuneraciones regulares. archivos para AFP’s. Cálculo de la CTS. excepciones de marcado por persona y categoría.Definición de horarios por día y por trabajador. Estado de cuenta corriente de las vacaciones. determinado por la diferencia entre la fecha de ingreso y el día en que se requiere. períodos no trabajados o acumulado de permisos y faltas. Generar los acumulados de ganancias afectas al impuesto a la renta y la determinación del mismo. Licencias con goce. Opción de edición y aprobación de marcas y regularizaciones Generación de descuentos en planilla por faltas y tardanzas Licencias sin goce. de los diferentes trabajadores. incluidos los de AFP y EPS por medio de la definición de fórmulas matemáticas y funciones preestablecidas. los días de licencia fracción de mes se pagan en la planilla correspondiente. control de los descansos físicos. que puedan configurarse y procesarse en forma independiente. Compra de vacaciones y generación de la orden de giro correspondiente. considerando moneda nacional o extranjera. libera plaza para su reemplazo por el tiempo de la licencia. Definir conceptos de ingreso. definiendo periodos de depósitos de CTS y la composición de conceptos sobre los que se aplicará el cálculo. Emisión de formatos legales: PDT. con posibilidad de parametrar descuentos de tiempo por las licencias sin goce. emitiendo la liquidación de CTS para ser entregada al trabajador Tiempo de servicio. Identificación en la planilla del mes correspondiente el pago de vacaciones. de acuerdo a los conceptos parametrados y a los trabajadores incluidos. Cálculo de la retención judicial. liberando la obligación de asistir a laborar. considerando tolerancia de entrada y hora máxima de ingreso por día. Asignar conceptos a los trabajadores y registrar conceptos de aplicación eventual Registro de acumulados de los rubros aportables e imponibles por empleado. Planillas Definir tipos de planillas.

seguros de sobrevivencia. Control de subsidios por la acumulación de descansos médicos en el año de acuerdo al tope establecido por ley. gratificaciones y utilidades. asignación vacacional y gratificaciones Estado de situación de préstamos por tipo de préstamo 7 . provisiones. CTS no pagadas alícuotas de gratificaciones. Incluir beneficios de ley como bonos.Cálculo de horas extras autorizadas. seguimiento de los subsidios generados y su recuperación de ESSALUD Reintegros. remuneraciones. amortizaciones y/o cancelaciones de préstamos. Determinación del TIMA (total de ingresos en el año). ESSALUD. menos los aportes a AFP. determinando el tiempo de servicio. y control del tope de remuneraciones anuales. IES). Liquidaciones. generando el concepto valorizado correspondiente en la planilla. Categoría Cálculo de renta de 5ta. pagos de CTS. Detalle de 5ta. por pagos no efectuados o por altas posteriores a la emisión de la planilla por los días trabajados en el mes anterior. liquidaciones de beneficios sociales. obligaciones con terceros. con bloqueo por categoría y definición de la tasa horaria y los factores de aplicación del sobretiempo. Reportes en general Pre. Pagos y descuentos por Conceptos remunerativos Pagos a la SUNAT Renta de quinta categoría. Exportar los resultados de los cálculos de los bonos de gestión y de eficiencia a la planilla por medio de los conceptos correspondientes. alícuotas de días trabajados e indemnizaciones por despido. vacaciones no gozadas y devolución de 5ta categoría descontada de más. ESSALUD vida. seguros. vacaciones truncas. intereses de préstamos y cuotas de seguro médico familiar e impuesto a la renta. Certificados de Trabajo Depósitos de remuneraciones por entidad bancaria Cuadro de liquidaciones de pago CTS Liquidación de CTS para los trabajadores Depósitos de CTS por entidad bancaria Base de cálculo para el TIMA Onomásticos del personal Padrón de empleados Empleados por categoría Cálculo para la compensación vacacional. Categoría Certificado de remuneraciones y retenciones de quita categoría para el personal. bonos. calculando la remuneración total. aportaciones del empleador.planilla y Planilla de remuneraciones Hoja resumen de planilla Planilla de pago para el Ministerio de Trabajo Boletas de pago Planillas provisionales de AFP Reporte consolidado de pagos a las AFP´s Consistencia de movimientos de planillas Cuadro resumen de pagos Cuadros de asignación de personal (CAP´s) Reportes de asientos contables (préstamos. impuesto a la renta.

hijos. CTS. Presupuesto del gasto integrado de personal. Proyección de ingresos anuales para el TIM. Reporte de la situación de los subsidios (generados y recuperados). Ordenes de giro Todo egreso o pago debe generar una orden de giro. para definir paquetes de bienestar (día del padre. aniversario de la institución). aniversarios. fecha de retorno. navidad. gravamen) Liquidación de beneficios sociales. fecha de salida. seguro contra incendios por préstamos de vivienda. Consulta de remuneraciones históricas hasta 10 años. emisión de constancias de pagos de haberes y descuentos (años. comparativo x años guardar historia de los CAPS. aportación salud. Motivo del viaje). Reporte de provisiones por gratificaciones. automóvil particular. área. moneda. Listado Póliza Seguro de Vida. días efectivos. Planilla de practicantes. DNI. Moneda. monto aprobado. fecha de liquidación. seguro médico familiar y seguro de automóvil. Reporte de: padres. madres. las emitidas actualmente son las siguientes: Compensación vacacional Asignación vacacional Bono de productividad Pagos de impuestos SUNAT Pagos a las AFP´s Planilla de remuneraciones Planilla de practicantes Planilla de jubilados (orden de gira para cada uno) Préstamos administrativos Seguros (médico familiar. calculado sobre la planta actual más la proyección del incremento (o decremento) de personal x categoría (número de personas y sueldo promedio). quinquenios. Pagos CTS. Reporte de ejecución de gasto de personal (código.Capacidad de endeudamiento para préstamos Cronograma de pagos de préstamos Vacaciones pendientes Cronograma de vacaciones Liquidación de beneficios sociales y otros Horas extraordinarias Asistencia (faltas y tardanzas) Constancia de pago de haberes. destino. neto recibido). Mes. bono y CTS. 8 . monto devuelto a LA EMPRESA. acumulados a la fecha. cargos. aportaciones y retenciones para cesados Declaración jurada del empleador para bono de reconocimiento Altas y bajas Reportes de conceptos pagados/descontados. Reporte de planilla de remuneraciones por categoría remuneración mínima. como producto del enlace con las funciones de Logística referidas a viajes y viáticos. Reporte de población laboral (personal y pensionistas). persona. conceptos pagados y descontados. con sus respectivos asientos contables. total de remuneración. aportación a pensión). vida ley. máxima y promedio. de la madre. Viajes nacionales e internacionales (Número de autorización. resultado del CAP. monto gastado.

Uniforme 9 .Pago al Presidente del Directorio (tipo de planilla) Club BCR. Beneficiarios Judiciales.