Uso de bases de datos.

1.- Bases de datos

El valor principal de una empresa es la informacin que recoge, que genera o que puede comprar. Este valor es el que permite que determinadas empresas estn por encima de otras de su mismo sector Pero, qu entendemos por informacin relevante?. En cualquier campo, la definicin de la Teora de la Comunicacin,( E plica cmo se reali!a la comunicacin " cu#les son los principales elementos que intervienen en la misma$ emisor, receptor, canal, mensa%e...& ,define la 'nformacin como los datos que nos proporcionan un conocimiento (algo que antes desconocamos& o que nos permite deducirlo. (os van a proporcionar informacin importante para la toma de decisiones m#s adecuadas.

1.1.- Concepto de base de datos.

)*ora "a tenemos claro que *a" datos importantes que *a+r# que guardar para ser utili!ados en el momento m#s adecuado " a* es donde entran las ,ases de -atos. Cuando los datos son .pocos. se pueden mane%ar con relativa facilidad " o+tener toda la informacin posi+le de ellos, pero cuando el n/mero de datos es mu" elevado (por e%emplo los datos que mane%a una universidad, una empresa, un go+ierno0& es necesario un sistema o mtodo adecuado de organi!acin de esa informacin que permita el mantenimiento de los datos " una recuperacin ptima (r#pida, fia+le " clara& de esos datos. El mtodo o sistema de organi!acin de datos que m#s se *a e tendido en los /ltimos tiempos es sin duda el de las ,ases de -atos (,- en adelante&, concepto que inevita+lemente *a sido integrado en la 'nform#tica, %unto a la que *a alcan!ado cotas de ito sin precedentes. 1 de+es sa+er que en este momento la ma"or parte de las aplicaciones inform#ticas usan +ases de datos, aunque apenas nos demos cuenta. Podemos decir que una base de datos es un con%unto de informacin relacionada " estructurada, *a+itualmente en soporte inform#tico, que inclu"e el soft2are necesario para la gestin de los datos. Te adelantamos que en esta unidad vamos a tra+a%ar con el sistema de +ase de datos ,ase de 3pen3ffice que gestiona los datos en forma de ta+las, de forma mu" parecida a cmo *as visto que *emos *ec*o en la unidad dedicada a las *o%as de c#lculo. 4ui!#s lo me%or para entender este concepto es ver e%emplos de ,- que podemos encontrar all# donde va"amos, "a sea en sentido la+oral, acadmico o de ocio. Pr#cticamente todas las p#ginas de 'nternet que visitamos tienen detr#s una +ase de datos con la informacin que muestran, pero tam+in se utili!an para la gestin de matriculas de centros de formacin en cualquiera de sus niveles (desde primaria *asta la universidad&, o en el #m+ito civil por e%emplo los datos que los a"untamientos usan relativos al censo, impuestos o e pedientes. Tam+in son imprescindi+les las ,- a nivel policial, %urdico o econmico, sin olvidar sus m/ltiples aplicaciones en al #m+ito social, cientfico " de entretenimiento. En todas ellas el funcionamiento es el mismo$ un soft2are de 5estin al que acceden las diferentes aplicaciones o usuarios que mane%an esos datos.

1.2.- Bases de datos relacionales.

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6a" varios tipos de sistemas de +ases de datos, +asados en la forma en que se trata la informacin. El m#s conocido " e tendido actualmente es el modelo relacional, que representa la informacin en forma de ta+las organi!adas en filas " columnas " +asado en un modelo matem#tico, el alge+ra de relacional. Evidentemente no vamos a desarrollar aqu la teora matem#tica, pero te podemos decir que el uso de las ta+las facilita la comprensin " estructuracin adecuada de los datos. 7os modelos de +ases de datos relacionales utili!an el lengua%e de consulta 847 (7engua%e Estructurado de Consulta&, caracterstico " de gran potencia, que utili!amos a diario sin darnos cuenta como parte del soft2are en todo tipo de aplicaciones inform#ticas. En resumen " para que lo entiendas f#cilmente, podemos decir que los sistemas de +ases de datos relacionales son los m#s utili!ados " e tendidos actualmente " que estructuran la informacin en ta+las organi!adas en filas que a su ve! se componen de columnas. Por lo que estamos viendo parece que no e iste diferencia entre las *o%as de c#lculo " los sistemas de +ases de datos, am+os tra+a%an con ta+las organi!adas en filas " columnas. -e *ec*o e iste una estrec*a relacin entre am+as, pero tam+in importantes diferencias, en lo que a funcionalidad " posi+ilidades que tienen las +ases de datos, como por e%emplo9 Permiten un acceso a la informacin m#s eficiente " seguro. Es posi+le controlar el acceso (Es un trmino que se utili!a para indicar que cada ve! que alguien lee, escri+e o actuali!a un dato de la +ase de datos, est# perfectamente identificado " registrado.& " asignar privilegios (Consiste en las diferentes operaciones o accesos que se le permiten a un determinado usuario o grupo de usuarios de una +ase de datos.& a los diferentes tipos de usuarios. )l introducir los datos se reali!an operaciones de compro+acin teniendo en cuenta las restricciones (8e trata de las diferentes reglas que se fi%an para mantener la valide! de los datos, por e%emplo una restriccin mu" clara es que dos personas no pueden tener el mismo -(' o dos ve*culos no pueden tener la misma matrcula.& definidas previamente. -e ese modo mantenemos la co*erencia de los datos (,#sicamente este concepto trata de evitar en la medida de lo posi+le la aparicin de errores en los datos, de modo que por e%emplo al definir un dato de tipo fec*a nunca admitir# un :; de fe+rero, o impedir como salario de un empleado un valor negativo.&, de modo que una 6ace una gestin del acceso concurrente (Consiste en la posi+ilidad de que varios usuarios accedan simult#neamente a los mismos datos. Es relativamente f#cil en el caso de las consultas de una misma ta+la, pero no es tan trivial en el caso de que se modifiquen o eliminen datos mientras otro grupo de usuarios los est# consultando. En estos casos se lleva a ca+o una serie de +loqueos que el usuario no aprecia.& a los datos. Permiten crear relaciones entre ta+las (8e trata de la posi+ilidad de enla!ar ta+las de modo que los valores de una columna est#n definidos dentro del con%unto de valores que almacenados en otra columna del mismo tipo de dato de otra ta+la.& a travs de columnas comunes. Tiene un sistema integrado de copias de seguridad (Trmino que se utili!a para referirse a los sistemas de seguridad de los datos +asados en *acer un duplicado, o salvaguardas, e incluso el registro de las operaciones que permiten recomponer una +ase de datos.& de los datos. <antienen un diccionario de datos (Consiste en una seccin de la +ase de datos con toda la informacin a los datos almacenados, de forma que es posi+le o+tener de forma autom#tica un informe so+re los datos, lo que facilita su recuperacin ante posi+les prdidas o inco*erencias.& , con informacin so+re los diferentes datos almacenados. Todas estas funcionalidades las vamos a utili!ar en los siguientes apartados, el sistema de +ase de datos que vamos a utili!ar es ,ase de 3pen3ffice. 8e trata de un sistema de ,ase de -atos de Escritorio totalmente integrado en la suite de 3pen3ffice, lo que significa que podemos relacionar documentos del procesador de te tos Writer " *o%as de c#lculo de Calc, con los datos almacenados en el sistema de +ases de datos Base, con toda la potencia que eso puede aportar a nuestro tra+a%o.

1.3.- Elementos de las bases de datos.

El primer paso para crear una +ase de datos, es planificar el tipo de informacin que se quiere almacenar, teniendo en cuenta dos aspectos9 los datos disponi+les " la informacin que vamos a generar.

7a planificacin de la estructura de la +ase de datos, principalmente de las tablas, es el primer paso que de+emos seguir antes de crear la +ase de datos. El diseo de la estructura de una tabla consiste en fi%ar una descripcin para cada uno de los campos que componen el registro " los valores o datos que va a contener. 7os campos son los distintos tipos de datos que componen la ta+la, por e%emplo si guardamos datos de personas podran ser9 nom+re, apellido, domicilio. 7a definicin de un campo requiere9 el nombre del campo, el tipo de dato que va a recoger, longitud del campo, " algunos atri+utos opcionales m#s que veremos m#s adelante. 7os registros constitu"en la informacin que va contenida en los campos de la ta+la, por e%emplo en una +ase de datos de una consulta mdica9 el nom+re de un paciente, el apellido de un paciente o su direccin. En resumen, el principal aspecto a tener en cuenta durante el dise=o de una +ase de datos, es definir cada ta+la " para ello es necesario determinar claramente los campos necesarios, " definirlos de forma adecuada con un nom+re especificando su tipo " su longitud. >na +ase de datos est# formada por diferentes o+%etos9 Tablas9 unidad donde crearemos el con%unto de datos de nuestra +ase de datos. Estos datos estar#n ordenados en columnas verticales. )qu definiremos los campos " sus caractersticas. <#s adelante veremos qu es un campo. Consultas9 aqu definiremos las preguntas que formularemos a la +ase de datos con el fin de e traer " presentar la informacin resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...& Formularios9 elemento en forma de fic*a que permite la gestin de los datos de una forma m#s cmoda " visi+lemente m#s atractiva. In ormes9 permite preparar los registros de la +ase de datos de forma personali!ada para imprimirlos. !acros9 con%unto de instrucciones que se pueden almacenar para automati!ar tareas repetitivas. !"dulos9 programa o con%unto de instrucciones en lengua%e ?isual ,asic. Usuarios9 se definen diferentes niveles de acceso a los datos por los diferentes usuarios " grupos de usuarios de la +ase de datos.

#e le$iona 7a gesti"n de usuarios en 3pen3ffice queda reducida a asignar una contrase=a a los documentos para impedir el acceso a usuarios no autori!ados. En el caso de ,ase, no e iste la posi+ilidad de gestionar que se reserva al tipo de +ases de datos )da+as que no vamos a tratar en esta unidad.

2.- Creaci"n de bases de datos.

7a creacin de una +ase de datos no es un proceso comple%o, pero lo m#s difcil suele ser el dise=o previo en el que *a" que decidir qu ta+las necesitamos " cu#les van a ser las columnas de cada una de las ta+las. ) eso *a" que a=adir las restricciones en algunas de esas columnas " las relaciones entre las ta+las. 8i todo eso lo tenemos claro, la creacin de la ta+la se reduce a un proceso mec#nico que adem#s se puede reali!ar de forma guiada por un asistente. ?amos a crear una +ase de datos similar a la que necesita 7uis para los datos de sus clientes, para ello es necesario tomar en primer lugar l#pi! " papel para decidir9 qu ta+las van a formar la +ase de datos, qu relaciones de+en e istir entre las ta+las " qu columnas tendr# cada una de las ta+las. En cualquier caso los pasos a seguir para crear una +ase de datos son los siguientes9 @. Crear la +ase de datos.

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A. Crear las ta+las. :. Crear las relaciones.

2.1.- %esti"n de arc&i'os de bases de datos.

)ca+amos de ver que la +ase de datos est# formada por Ta+las, Consultas, Bormularios, 'nformes " Celaciones. En la pantalla principal del programa ,ase de 3pen3ffice podemos acceder a todos estos elementos " tra+a%ar so+re cada uno de ellos seleccionando el tipo de o+%eto en el men/ ,ase de -atos de la i!quierda, tal " como se muestra en la siguiente composicin. En la imagen puedes apreciar las diferentes opciones que tenemos en la ventana principal de ,ase. -ependiendo del o+%eto seleccionado se mostrar#n los elementos del tipo elegido " cam+ian los asistentes a utili!ar. -e momento no *emos creado ning/n o+%eto pero en adelante ver#s que puedes tra+a%ar so+re los diferentes elementos con el +otn derec*o o a travs del men/ principal. 7o normal ser# crear los diferentes o+%etos con el asistente correspondiente " una ve! visi+le en su seccin tenemos la opcin de9 )+rir. Editar. Eliminar. Cam+iar de nom+re. ) partir de este momento vamos a tra+a%ar con estas operaciones so+re los diferentes elementos de la +ase de datos.

3.- Tablas.
8eguro que "a *a+r#s deducido que el elemento principal de la +ase de datos, " so+re el que se +asan el resto, es la Ta+la. Podemos decir que la ta+la es una coleccin de elementos, cosas, o+%etos o tems, de los que guardamos los mismos datos, as por e%emplo en una empresa podemos tener datos so+re empleados o clientes, en una +i+lioteca mane%amos datos so+re li+ros o lectores, en un museo guardaremos datos so+re las o+ras o las salas, etc. En cualquiera de esos casos es importante tener claro que *a+r# una ta+la por cada tipo de o+%eto en la que guardaremos datos so+re los diferentes elementos de ese o+%eto. Por e%emplo, en el caso de una +i+lioteca, podemos tener una ta+la 7',C38 en la que se reco%an los datos de todos los li+ros, lo que significa que si en la +i+lioteca tenemos mil li+ros, la ta+la correspondiente tendr# mil filas. En la +i+lioteca tam+in tendremos una ta+la para 7ECT3CE8, en la que recogemos los datos de los diferentes usuarios de la misma que tendr# tantas filas como lectores tenga la +i+lioteca. )ntes de comen!ar a crear las ta+las es necesario tener claro cu#l de+e ser su estructura " para ello de+emos decidir9 @. 4u columnas tendr# la ta+la. A. 4u nom+re tendr# cada columna. :. 4u tipo de dato de+emos asignar a cada columna. D. 4u longitud de+e tener cada columna. E. Cu#l de+e ser la clave primaria de la ta+la. F. 7as relaciones que de+en e istir entre las diferentes ta+las. Para eso, tal " como *emos comentado en un apartado anterior, de+eras *acer un +orrador con l#pi! " papel, en el que fi%es cada uno de esos puntos, eso te *ar# ganar en rapide! a la *ora de crear las ta+las " seguramente te *ar# cometer menos errores, reduciendo el n/mero de correcciones " cam+ios una ve! creada la ta+la.

3.1.- Creaci"n de tablas

1a tienes claro qu es una +ase de datos " sa+es que est# compuesta por ta+las, pero0 sa+es cmo crear una ta+la? ?amos a verlo. 7as ta+las son el elemento principal que estructura una +ase de datos, al crearlas estamos decidiendo cmo queremos que almacene los datos que despus vamos a recuperar en las consultas o informes, pero de+emos tener en cuenta que la estructura que decidimos a la *ora de crear una ta+la puede condicionar considera+lemente el modo en que accedemos a la informacin. Para tra+a%ar con ta+las de+es seleccionar el icono correspondiente en el men/ de la i!quierda de la ventana principal de ,ase.

1a continuacin podemos optar por dos modos para crear las ta+las9 !odo diseo, en el que nosotros lo decidimos todo. El resultado suele ser me%or, pero requiere que tengamos mu" claro qu es lo que queremos *acer. )=adimos el nom+re de las columnas, seleccionamos el tipo de dato " ponemos una +reve descripcin de lo que se guardar# en esa columna. <#s adelante puedes ver un vdeo en el que se crea una ta+la en modo dise=o. (sistente de creaci"n de tablas, en el que podemos elegir un modelo de ta+la predefinido " elegir o descartar diferentes columnas que "a tiene creadas. 8e trata de un asistente de cuatro pasos en el que podemos elegir ta+las asociadas a dos categoras$ (egocios o Personal. Estos asistentes de creacin de ta+las los veremos m#s adelante, pero antes es importante que tratemos los tipos de datos que podemos utili!ar al definir las columnas de las ta+las.

3.2.-Tipos de campos en las tablas.

7a parte m#s importante a la *ora de crear una ta+la es la de elegir el tipo de dato de cada columna o campo. El campo es unidad +#sica de una +ase de datos " define un dato que guardamos de cada individuo, producto o elemento que se guarda en una ta+la. >n campo puede ser, por e%emplo, el nom+re de una persona, el pas de procedencia de un producto, una fec*a o un valor numrico de algo que guardamos en la ta+la. Es imprescindi+le poner nombre a los campos de forma que no puede *a+er dos campos con el mismo nom+re en la misma ta+la. 7os nom+res de los campos, no pueden empe!ar con espacios en +lanco o caracteres especiales, lo normal es que empiecen con una letra, un n/mero o un guin. (o pueden llevar puntos, ni signos de e clamacin o corc*etes, " aunque pueden tener espacios en +lanco en medio, no es recomenda+le. ) la *ora de crear una ta+la, es mu" recomenda+le a=adir una descripci"n a cada campo, eso nos va a permitir aclarar la informacin que de+e recoger el campo. El tipo de campo, permite especificar la informacin que va a recoger " puede ser de los siguientes tipos9 Te$to9 para introducir cadenas de caracteres *asta un m# imo de AEE. !emo9 para introducir un te to e tenso. 6asta FE.E:E caracteres. )um*rico9 para introducir n/meros. Fec&a+,ora9 para introducir datos en formato fec*a u *ora. !oneda9 para introducir datos en formato n/mero " con el signo monetario. (utonum*rico9 en este tipo de campo, )ccess numera autom#ticamente el contenido. -.+)o9 campo lgico. Este tipo de campo es slo si queremos un contenido del tipo 8G(o, ?erdaderoGBalso, etc. /b0eto /1E9 para introducir una foto, gr#fico, *o%a de c#lculo, sonido, etc. ,iper'.nculo9 podemos definir un enlace a una p#gina He+. (sistente para b2s3uedas9 crea un campo que permite elegir un valor de otra ta+la o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro com+inado. #egistro9 es el con%unto de informacin de una misma persona u o+%eto. >n registro viene a ser como una fic*a con datos. Campo clave o clave primaria9 Campo que permite identificar " locali!ar un registro de manera #gil " organi!ada. )lias. Es un nom+re alternativo que podemos dar a cualquier campo al reali!ar consultas. Por e%emplo, un campo nom+rado como .fec*a(ac., a la *ora de mostrarlo como resultado de una consulta, podemos utili!ar el )lias .Bec*a de (acimiento.. Propiedades generales de los campos. PC3P'E-)Tama=o del campo. Bormato. 7ugares -E8CC'PC'I( Permite esta+lecer la longitud m# ima de un campo de te to numrico. Permite determinar la apariencia de presentacin de los datos, utili!ando los formatos predefinidos o nuestros propios formatos. Permite especificar el n/mero de cifras decimales para T'P3 -E C)<P3 Te to, numrico, contador. Todos, e cepto 37E " <emo. (umrico "

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decimales. <#scara de entrada. Ttulo.

mostrar los n/meros.

moneda.

Permite controlar " filtrar los caracteres o valores que los Te to, numrico, usuarios introducen en un control de cuadro de te to, fec*aG*ora, evitando errores " facilitando su escritura. moneda. Permite definir una etiqueta de campo predeterminada para un formularios o informe Todos. Todos, e cepto 37E " contador. Todos, e cepto 37E " contador. Todos e cepto 37E " contador.

?alor 'ntroduce en el campo un valor cuando se agregan predeterminado. nuevos registros (long. <# . AEE caracteres& Cegla de validacin. Te to de validacin. Cequerido. Permite escri+ir la condicin que de+en satisfacer los datos introducidos para ser aceptados -efine el te to del mensa%e que se visuali!a cuando los datos no cumplen las condiciones enumeradas en la regla de validacin.

Permite especificar si es necesario que e ista un valor en Todos e cepto un campo. contador.

Permitir longitud Permite especificar si una cadena de longitud cero (..& es Te to, memo. cero. una entrada v#lida para el campo 'nde ado -efine un campo como ndice o campo clave. Te to, numrico, contador, fec*aG*ora.

7as propiedades de un campo, se esta+lecen seleccionando el campo " *aciendo clic en la propiedad deseada del cuadro PC3P'E-)-E8 -E7 C)<P3 situado en la parte inferior de la ventana -'8EJ3 -E T),7). (o o+stante siempre e iste una configuracin predeterminada para las propiedades de cada uno de los tipos de campo. >na de la m#s importante puede ser el tama=o del campo, porque indica el n/mero de caracteres que vamos a recoger, lo que significa que los caracteres que lo superen no se guardar#n.

3.3.- (sistente para la creaci"n de tablas.

)*ora es el momento de continuar con la creacin de las ta+las. El asistente lo veremos con im#genes " el para el modo dise=o veremos un vdeo al final del apartado. 8u funcionamiento es mu" sencillo, vamos a ver cada uno de los pasos9 @. En el primer paso de+emos seleccionar la categora$ negocios o personal. -espus de+es elegir una ta+la en el men/ desplega+le " pasar las columnas que queremos utili!ar con los +otones centrales. A. En el segundo paso de+es a%ustar los tipos de datos " tama=o de las diferentes columnas de la ta+la. :. En el tercero tenemos que decidir la clave primaria. D. 1 finalmente en el cuarto poner nom+re a la ta+la. 1a solo queda a=adir datos a la ta+la recin creada. >n proceso similar es el que de+emos seguir en el <odo dise=o para la creacin de ta+las, " que puedes ver detalladamente en el siguiente vdeo que te proponemos.

3.4.- #elaciones entre tablas.

>na ve! creadas todas las ta+las es el momento de crear las relaciones que nos van a permitir controlar la entrada de datos, por e%emplo no ser# posi+le asignar un empleado a un departamento que no e ista. E isten dos tipos de relaciones en 3pen3ffice9 7as relaciones uno a muc&os, que consisten en que una fila de una ta+la puede estar relacionada con una o varias filas de la otra ta+la con la que se relaciona, pero en esta segunda ta+la cada fila slo puede estar relacionados con una /nica de la primera o con ninguna. En este caso la solucin es incluir un campo en la segunda ta+la que enlace con la clave primaria de la primera. 8i nos fi%amos en nuestro e%emplo e iste una relacin uno a muc*os entre las ta+las Pro"ectos " Empleados, lo que significa que en cada pro"ecto pueden tra+a%ar varios empleados, pero un empleado slo tra+a%a en un /nico pro"ecto.

En cam+io las relaciones muc&os a muc&os entre dos ta+las supone que las filas de cada una de las ta+las pueden estar relacionadas con varias filas de la otra " la solucin ser# crear una nueva ta+la con dos campos que corresponden a la clave primaria de cada una de las implicadas, " ser# tratada como dos relaciones uno a muc*os. )ntes de llevar a ca+o el esta+lecimiento de las relaciones de+es tener en cuenta que para relacionar dos ta+las de+e e istir un campo com/n entre ellas " adem#s ese campo de+e ser del mismo tipo de dato en am+as ta+las. Por e%emplo si relacionamos las ta+las Pro"ectos " Empleados, lo *aremos a travs del campo .pro"ecto. de la ta+la Empleados " el campo .cdigo. de la ta+la Pro"ectos, eso significa que am+os campos de+en ser del mismo tipo, en nuestro caso los *emos dise=ado como (umrico de -o+le Precisin. Es necesario llamar la atencin de las acciones a reali!ar como opciones de actuali!acin " opciones de +orrado, que aparecen en la imagen.

3.5.- !odi icaci"n de tablas.

1a tenemos la +ase de datos totalmente operativa " slo faltara a=adir filas a cada una de las ta+las para tener informacin so+re los clientes, empleados, departamentos " pro"ectos. Pero es posi+le que necesitemos en alg/n momento *acer a%ustes en los diferentes campos de las ta+las, por e%emplo porque necesitemos ma"or n/mero de caracteres, o tam+in que *aga falta a=adir alguna columna m#s. Para ello +asta con seleccionar la ta+la en cuestin " pulsar el +otn Editar, tal " como se muestra en la imagen9 6a" que tener cuidado al modificar una ta+la porque podemos +orrar todos los datos almacenados de un campo si cam+iamos por e%emplo el tipo de dato de una columna que "a tiene informacin. -el mismo modo de+es entender que *a" cam+ios que no est#n permitidos, especialmente si afectan a claves primarias o a restricciones que *a+r# que des*acer previamente. Kc*ale un vista!o al siguiente vdeo con un e%emplo de modificacin de la ta+la " prue+a a modificar alguna columna de las ta+las de tu +ase de datos .<iLEmpresa..

4.- Consultas.
(3 *a" duda de que recogemos la informacin, la organi!amos " la guardamos con el fin de recuperarla cuando sea necesario. (adie guarda algo para olvidarlo " no usarlo, como mnimo tiene la intencin de usarlo. En nuestro caso la forma de recuperar la informacin de una +ase de datos es mediante las consultas. -e+es entender que consultar la informacin o los resultados de gestionar esa informacin es el o+%etivo principal de una empresa con el fin de tomar las me%ores decisiones en los momentos m#s adecuados. 7as consultas las podemos *acer en pantalla o mediante informes que generalmente est#n destinados a ser impresos o como documentos P-B. En este apartado vamos a centrarnos en las consultas so+re la +ase de datos " veremos que es posi+le filtrar la salida de la consulta actuando so+re algunas de las filas, usando parte de las columnas de una o de varias ta+las " ordenar el resultado de m/ltiples formas. 7os informes se pueden considerar como un caso particular de las consultas. Podemos crear una consulta " para e%ecutarla cuando sea necesario, pero de+emos tener en cuenta que el resultado de esa e%ecucin no siempre va a ser el mismo, "a que va a depender del estado de las ta+las en el momento de esa e%ecucin. En una consulta pueden intervenir varias ta+las, para lo que es necesario que *a"amos definido una relacin entre am+as. 6a" tres modos de crear consultas en ,ase de 3pen3ffice9 >tili!ando un asistente. En modo vista dise=o. Con el lengua%e de consulta 847. Este mtodo de creacin de consultas no se trata en esta unidad al suponer un nivel avan!ado que requiere conocer el lengua%e de consulta 847 de +ases de datos relacionales. Cecuerda que al igual que ocurra con las ta+las, es posi+le editar las consultas creadas para modificarlas, para ello de+es *acer clic derec*o so+re la consulta " elegir la opcin .Editar. del men/ que aparece. -el mismo modo es posi+le eliminar una consulta.

4.1.- Crear consultas en 'ista diseo.

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Pero seguro que est#s deseando crear una consulta, pues vamos a ello " as entender#s me%or a qu nos estamos refiriendo. Para crear una consulta en modo vista dise=o de+es seleccionar la opcin correspondiente tal " como se muestra en la imagen. 7a consulta que vamos a crear consiste en una lista de los empleados que tra+a%an en la ciudad de ) Coru=a, " queremos que nos devuelva tam+in el nom+re del departamento " del pro"ecto en que tra+a%a. En <odo dise=o tenemos que elegir las ta+las que de+en intervenir en la consulta o tam+in pueden intervenir consultas "a creadas, por lo que tenemos la opcin de visuali!ar las ta+las o consultas e istentes para poder agregarlas. En la imagen *emos a=adido tres de las ta+las que aparecen con las relaciones, " son las que podemos utili!ar a la *ora de crear cada una de las columnas de nuestra consulta. )=adimos cuatro columnas$ nom+re del empleado, nom+re del departamento, nom+re del pro"ecto " ciudad del departamento a la que le ponemos la condicin .) Coru=a. que es la ciudad de la que +uscamos los empleados. Tenemos la opcin de visuali!ar la sentencia 847 a la que corresponde la consulta que estamos creando " tam+in podemos ver el resultado pulsando el +otn .E%ecutar Consulta (BE&.. Binalmente procedemos a guardar la consulta " podremos e%ecutarla tantas veces como necesitemos, de forma similar a como podemos visuali!ar el contenido de las ta+las. Prue+a a e%ecutar la consulta recin creada " presta atencin al resultado o+tenido para entender el sentido de la consulta. 8era interesante que practicases un poco creando tus propias consultas que o+tengan diferentes resultados. ) continuacin te recomendamos el siguiente vdeo en el que se utili!a el modo dise=o para crear una consulta.

4.2.- Crear consultas usando el asistente.

3tra forma de crear consultas es utili!ando el asistente que nos proporciona la aplicacin ,ase de 3pen3ffice. Para usarlo de+es seleccionar la opcin correspondiente tal " como se muestra en la imagen. En este caso vamos a crear una consulta que nos devuelva el nom+re de todos los empleados que tra+a%an en los pro"ectos con una inversin por encima de los mil millones. El asistente consta de oc*o pasos en los que iremos a%ustando las caractersticas de la consulta. @. En el primer paso seleccionamos las tres columnas de nuestra consulta$ el nom+re del pro"ecto " la inversin de la ta+la pro"ectos " el nom+re del empleado en la ta+la empleados. Pulsa 8iguiente. A. En el segundo paso *a" que elegir el orden del resultado " optaremos por un orden ascendente del nom+re del pro"ecto. :. En el tercer paso tenemos que elegir una condicin de filtro, en este caso vamos a mostrar slo aquellos pro"ectos con una inversin superior a @M;;. D. El cuarto paso da la opcin de elegir entre una consulta detallada o resumida con suma de valores o c#lculo de promedios. En nuestro caso vamos a optar por un resultado resumido con la media de la inversin por pro"ectos. Pulsamos 8iguiente. E. 7os pasos quinto " se to corresponden a la posi+ilidad de agrupar las filas del resultado, en nuestro caso los *a saltado porque el dise=o que *emos *ec*o de las ta+las no lo permite, " adem#s se usan para consultas m#s comple%as que escapan al #m+ito de esta unidad. F. En el paso sptimo es conveniente que a%ustemos el )7')8 para cada una de las columnas de la consulta. N. Binalmente en el paso octavo slo queda confirmar el resumen de la consulta " darle un nom+re. -e+es sa+er que una ve! creada la consulta, si tienes que *acer alg/n cam+io slo es posi+le editarla en modo vista dise=o. 'gual que antes te recomendamos que analices el resultado de la consulta para entenderla +ien " tam+in que prue+es consultas m#s ela+oradas de tu propio dise=o. En el siguiente vdeo se muestra otro completo e%emplo de creacin de una consulta utili!ando este asistente.

5.- Formularios.
) pesar de lo dic*o anteriormente un formulario en ,ase de 3pen3ffice, no slo se utili!a para la entrada de datos, tam+in suele ser mu" *a+itual utili!arlos para visuali!ar los datos en

forma de fic*a (uno a uno& e incluso a la *ora de modificar algunos datos "a e istentes en las ta+las. >n formulario en ,ase puede utili!ar todos los campos de una ta+la o un su+con%unto de ellos, pero tam+in puede utili!ar datos de diferentes ta+las relacionadas de modo que el usuario no distingue si est# tra+a%ando so+re una ta+la o so+re varias, pero en este /ltimo caso tendr#s que crearlo so+re una consulta. El concepto de formulario "a lo vimos en la unidad anterior, " aunque los fundamentos son los mismos, de+es entender que los formularios en ,ase est#n directamente vinculados a los datos de las ta+las de la +ase de datos de modo que cualquier cam+io que se produ!ca en un dato, ser# autom#ticamente registrado en la ta+la correspondiente.

5.1.- Creaci"n de ormularios en 'ista diseo.

Como "a *a+r#s deducido *a" dos mtodos para crear formularios, sa+ras decir cu#les? Efectivamente el mtodo guiado siguiendo el asistente o en modo dise=o. En el caso de los formularios el modo dise=o es +astante comple%o, aunque nada insalva+le una ve! que lo *a"amos practicado un poco. -e *ec*o vamos a comen!ar por este primer modo "a que es importante que lo mane%es +ien, porque es el /nico que podr#s utili!ar si en un momento dado quieres *acer alguna modificacin a alguno de los formularios que tienes creados. >na ve! seleccionada la opcin de Crear formulario en vista dise=o, aparece la siguiente ventana en la que se muestran visi+les tres +arras de *erramientas mu" importantes relacionadas con los formularios " que seguramente recordar#s de la unidad anterior9 ?amos a crear un formulario para cada una de las ta+las " empe!aremos por la de Empleados. 7o que de+es *acer en primer lugar es crear el formulario desde el (avegador de formularios con el +otn correspondiente tal " como se muestra en la imagen. ) continuacin de+es ir a=adiendo los diferentes controles con los que desees dise=ar el formulario " para cada uno de ellos de+es a%ustar las propiedades correspondientes a la ta+la con la que conecta. En las siguientes im#genes puedes ver el a%uste de propiedades del formulario que aca+amos de crear, la insercin de controles del tipo campo de te to que se conectan con las columnas de las ta+las con el correspondiente a%uste de propiedades, se a=ade tam+in una +arra de navegacin " finalmente se desactiva el modo dise=o para utili!ar el formulario. Es importante que te familiarices con los +otones de la +arra de navegacin, porque son realmente /tiles.

5.2.- Creaci"n de ormularios con el asistente.

El otro modo de crear formularios es mediante el asistente que nos va guiando de forma ordenada con oc*o pasos en los que vamos tomando decisiones para el dise=o del formulario. Esta opcin es recomenda+le para crear un formulario de forma r#pida " precisa, aunque de+es sa+er que siempre puedes editarlo " *acer los cam+ios que consideres necesarios. ?amos a crear un peque=o formulario para la ta+la de Pro"ectos con el asistente. )o debes ol'idar 3ue una 'e6 creados los ormularios7 el 2nico modo de editarlos para &acer cambios7 es utili6ando el !odo de 8ista 9iseo7 lo 3ue signi ica 3ue es ese el modo 3ue debes comprender me0or. Para crear un formulario utili!ando el asistente de+es *acer do+le clic so+re la opcin .>sar el asistente para crear un formulario.. Entonces se a+re la !ona de tra+a%o que conocemos del apartado anterior " la ventana del asistente con los oc*o pasos a la i!quierda. @. En el primer paso de+es elegir la ta+la o la consulta que vamos a utili!ar en el formulario. En nuestro caso vamos a elegir la ta+la de Pro"ectos " seleccionamos todos sus campos pas#ndolos a la !ona de la derec*a. Pulsamos 8iguiente. A. En el segundo paso tenemos la opcin de usar un su+formulario. En este caso vamos a crear uno sencillo " no vamos a utili!ar su+formularios. 7o veremos en el siguiente apartado. :. 7os pasos tres " cuatro, est#n condicionados al uso de su+formularios, por lo que pasa directamente al paso quinto en el que de+emos seleccionar el modo en que queremos que se organicen los datos en el formulario. Tenemos varias opciones tal " como puedes ver en la imagen9 D. En el se to paso de+emos elegir entre que el formulario slo se utilice para la entrada de datos o que tam+in sirva para mostrar los valores de un registro. (o cam+iamos nada " lo usamos para todo.

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E. El sptimo paso est# dedicado al dise=o, para que podamos elegir el color del formulario " el aspecto de los controles. En nuestro e%emplo *emos elegido el a!ul +rillante como color " los controles en tres dimensiones. F. 1 finalmente el octavo paso nos pide el nom+re del formulario. 7o nom+ramos como BormLPro"ectos " pulsamos Binali!ar.

5.3.- Creaci"n de un ormulario con sub ormularios.

Pero no creas que lo *as visto todo so+re los formularios en ,ase. Esto se puede complicar considera+lemente " una de las posi+ilidades es el uso de su+formularios. >tili!ar su+formularios es una opcin mu" /til cuando queremos visuali!ar el contenido de dos ta+las en el mismo formulario " adem#s manteniendo las relaciones entre ellas, de modo que lo que muestra una ta+la puede estar condicionado por lo que aparece en la otra. Para crear un su+formulario es necesario *acer clic derec*o so+re un formulario e istente en el (avegador de Bormularios " elegir (uevo, tal " como se muestra en la imagen. )l crear el formulario *a" que prestar atencin a la propiedad .?incular con0., "a que a* es donde vamos a enla!ar de forma que en nuestro e%emplo slo muestre en la ta+la ad%unta los empleados que tra+a%an en el pro"ecto activado en cada momento, tal " como puedes ver en el resultado final de la imagen anterior.

5.4.- 1os controles de un ormulario.

En los apartados anteriores *emos visto de pasada algunos de los controles que 3pen3ffice nos proporciona para crear formularios, " a*ora es el momento de ver qu posi+ilidades tenemos para *acer formularios completos " atractivos, para ello veamos cada una de las +arras de *erramientas que estamos utili!ando. Comen!amos con la +arra de *erramientas de O-ise=o de BormularioP, que tiene los principales controles so+re formularios9 @. 8eleccin. Este icono cam+ia el puntero del ratn al modo de seleccin o lo desactiva. El modo de seleccin se utili!a para elegir los campos de control del formulario actual. A. <odo -ise=o. :. Control. D. Bormulario. E. (avegador de Bormularios. F. )=adir campo. N. 8ecuencia de )ctivacin. M. )+rir en modo dise=o. Q. )ctivacin de controles autom#tica. @;. Posicin " tama=o. @@. Cam+iar ancla. @A. )lineacin. @:. Cuadricula. <u" /til para situar los controles. @D. >sar cuadricula. @E. 5uas al despla!ar. )"uda a colocar los controles. 7a 8iguiente +arra es el de OControles de BormularioP9 @. 8eleccin. A. <odo -ise=o. :. Control. D. Bormulario. E. Casilla de verificacin. Crea una casilla de verificacin. 7as casillas de verificacin permiten activar o desactivar una funcin en un formulario. F. Campo de te to. Crea un campo de te to. En los campos de te to el usuario puede escri+ir te to. En un formulario, los cuadros de te to muestran datos o permiten introducir datos nuevos. N. Campo formateado. Crea un campo formateado. >n campo formateado es un cuadro de te to en el que se define el formato de las entradas " salidas, as como los valores limitadores que las afectan. M. ,otn. Crea un +otn. Esta funcin se puede emplear para e%ecutar un comando para una accin definida, por e%emplo un clic de ratn. Puede aplicar a estos +otones te to e im#genes.

Q. ,otn de opcin. Crea un campo de opcin. 7os campos de opcin permiten al usuario elegir entre diversas opciones. @;. 7istado. Crea un cuadro de lista. >n cuadro de lista permite a los usuarios seleccionar una entrada de una lista. @@. Cuadro com+inado. Crea un cuadro com+inado. >n cuadro com+inado es un listado de una sola lnea con una lista desplega+le en la que los usuarios pueden elegir una opcin. @A. Campo de etiqueta. Crea un campo para la visuali!acin de te to. Estas etiquetas slo sirven para mostrar te to predefinido. (o es posi+le efectuar entradas en estos campos. @:. <#s campos de control. )+re la +arra .<#s Controles.. @D. -ise=o de formularios. )+re la +arra. @E. )ctivar o desactivar asistentes. Binalmente veamos la +arra de O<as ControlesP de Bormularios9 @. ,otn de 8eleccin. A. ,arra de despla!amiento. :. ,otn gr#fico. Crea un +otn que se muestra en forma de imagen. )parte de la representacin gr#fica, un +otn de imagen tiene las mismas propiedades que un +otn .normal.. D. Control de imagen. Crea un campo de control de imagen. 8lo se puede usar para agregar im#genes de una +ase de datos. E. Campo de fec*a. Crea un campo de fec*a. 8i el formulario est# vinculado a una +ase de datos, los valores de fec*a se pueden adoptar de la +ase de datos. F. Campo *orario. Crea un campo de *ora. 8i el formulario est# vinculado a una +ase de datos, los valores de *ora se pueden adoptar de la +ase de datos. N. 8eleccin de arc*ivo. M. Campo numrico. Crea un campo numrico. 8i el formulario est# vinculado a una +ase de datos, los valores numricos se pueden adoptar de la +ase de datos. Q. Campo de moneda. Crea un campo de moneda. 8i el formulario est# vinculado a una +ase de datos, el contenido del campo de moneda en el formulario puede tomarse de la +ase de datos. @;. Campo enmascarado. Crea un campo enmascarado. 7os campos enmascarados constan de una m#scara de edicin " de una m#scara literal. 7a m#scara de edicin determina los datos que podemos introducir, de forma que evitan muc*os errores " aumentan la consistencia de los datos, por e%emplo si *emos definido una m#scara para el -(' de oc*o dgitos " una letra al final, ser# imposi+le que encontremos una persona con dos letras o un -(' sin letra. Esto se usa en controles como los .Campos de Te to.. @@. Cuadro de grupo. Crea un marco para agrupar visualmente varios campos de control. 7os cuadros de grupo permiten agrupar +otones de opcin en un marco. @A. Control de ta+las. Crea un campo de control de ta+la para mostrar una ta+la de +ase de datos. 8i crea un campo de control de ta+la nuevo, aparece el asistente para ta+las. @:. ,arra de (avegacin. 7a +arra de navegacin permite despla!arse por los registros de una +ase de datos o un formulario de +ase de datos.

:.- In ormes.
Podemos decir que un informe es una consulta de las ta+las (o tam+in de otras consultas& de nuestra +ase de datos, preparada para ser impresa. Presenta la gran venta%a de que se crea din#micamente, es decir, cada ve! que nosotros lo e%ecutamos es construido recorriendo la ta+la, lo que significa que estar# perfectamente actuali!ado con los datos que tengamos almacenados en el momento de generacin del informe, eso significa que no siempre vamos a o+tener el mismo resultado al e%ecutar un mismo informe. )unque es posi+le que tiendan a desaparecer, actualmente la importancia de los informes impresos en la empresa es vital, en ocasiones parece que lo que no consta por escrito carece de valor " es algo con lo que tenemos que aprender a tra+a%ar. En 3pen3ffice tenemos la posi+ilidad de generar diferentes tipos de informes que podemos e%ecutar cuando sea necesario, " para crear los informes en 3pen3ffice, como *a+r#s deducido disponemos de un asistente mu" sencillo.

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>na caracterstica mu" interesante de los informes es que apare!can agrupados por alguno de los campos que lo forman, as por e%emplo podemos *acer un listado de departamentos de la empresa agrupados por ciudad, de modo que muestra el nom+re de una ciudad " todos los departamentos que se u+ican en ella agrupados. -e ese modo se facilita la lectura del informe. 3tra de las caractersticas de los informes de 3pen3ffice es que proporciona diversas posi+ilidades de dise=o de los informes com+inando la estructura con la apariencia de los datos " los enca+e!ados. -e+es sa+er que una ve! creado el informe puedes modificarlo *aciendo clic derec*o so+re l " seleccionando la opcin .Editar.. >na ve! all puedes tratarlo como un formulario a+riendo el (avegador de formularios " accediendo a las propiedades de todos los controles o campos del informe.

:.1.- Creaci"n de in ormes.

) la *ora de crear informes de+eras tener el resto de los elementos de la +ase de datos, al menos las ta+las " las consultas, "a que los informes se generan so+re los datos almacenados. 1a di%imos anteriormente que los formularios son utili!ados principalmente para introducir datos " los informes para mostrar resultados, de modo que podramos considerarlos como antagnicos. El programa ,ase de 3pen3ffice nos proporciona un asistente para crear informes. 8u funcionamiento es similar al de cualquier otro de los que "a *emos visto a lo largo de la unidad, as que no vas a tener ning/n pro+lema. >na ve! seleccionada la opcin del crear el informe con el asistente aparece la ventana correspondiente con seis pasos9 @. El primero est# dedicado a la eleccin de la ta+la o la consulta so+re la que vamos a generar el informe, as como los campos o columnas que de+en aparecer en el mismo. A. En el segundo paso podemos fi%ar el )lias que queremos que identifique a cada uno de los datos que muestre el informe. :. El tercer paso es opcional por si queremos agrupar la salida por alguno de los campos. D. El cuarto paso se dedica a decidir los mtodos de ordenacin. El orden principal lo toma autom#ticamente si *emos decidido alg/n criterio de agrupacin en el paso anterior. E. En el paso quinto podemos elegir el aspecto que queremos que tenga el informe. En la imagen vemos que se *a seleccionado un dise=o a!ul " ro%o para los datos " sencillo para el enca+e!ado. Tam+in podemos elegir entre orientacin vertical o apaisada. F. El paso se to es para darle un nom+re al informe. Es importante que se nom+re de forma que sea f#cil identificar el resultado del mismo para que no *a"a dudas a la *ora de elegir un informe cuando tenemos muc*os.

;.- Cone$i"n con bases de datos e$ternas.

8uele ser mu" *a+itual la situacin que aca+amos de ver en el Caso Pr#ctico " es importante tener la posi+ilidad de recuperar datos que se *an generado con otros sistemas de +ases de datos o con *o%as de c#lculo. -e+es sa+er que e isten gran variedad de ,ases de -atos$ 3racle, -,ase, Postgre847, 8478erver " )ccess de <icrosoft, <"847, etc. Cada uno de estos sistemas tiene su propio formato a la *ora de guardar los datos, pero cualquier +ase de datos de estos sistemas puede ser utili!ada como fuente de datos de ,ase de 3pen3ffice. (ormalmente esa cone in se reali!a mediante mane%adores de cone in mane%adores de cone in (Es un con%unto de operaciones que utili!an los mtodos para utili!ar diferentes tipos de +ase de datos, esto lo consiguen adoptando los mtodos que utili!an todos esos tipos de +ases de datos.& , capaces de e%ecutar operaciones entre dos sistemas de manera que puedan intercam+iar datos. 7os mane%adores m#s conocidos son el 3-,C " el R-,C. 3-,C es el est#ndar de conectividad con +ases de datos de <icrosoft mientras que R-,C est# +asado en la plataforma Rava. ,ase de 3pen3ffice tam+in soporta como fuentes de datos *o%as de c#lculo, li+retas de direcciones de diversos clientes de correo, e incluso arc*ivos de te to. 7a me%or opcin de conectar con una +ase de datos de otro sistema es mediante el asistente de inicio, el que *emos utili!ado para crear la +ase de datos, pero en este caso optaremos por la /ltima opcin .Conectar con una +ase de datos e istente., en la que podemos elegir un amplio a+anico de sistemas de +ases de datos.