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Capitulo 5 Manuales Administrativos Caso de Estudio Empresa Chokolak La administracin de Recursos Humanos depende de la cultura existente en la organizacin, as como

de la estructura organizacional adoptada. Ms an depende de las caractersticas del contexto ambiental, del ramo de negocio de la organizacin, de las caractersticas internas, de sus funciones, procesos y de un sin nmero de variables importantes. Esto se conecta directamente a los puestos diseados para la organizacin, ya que ellos son los generadores de los procesos que se ejecutan para lograr productividad y eficiencia. De hecho, un cargo debe ser diseado (o rediseado) dentro de los parmetros del equilibrio que debe existir entre las especializacin, los conceptos de productividad, satisfaccin, aprendizaje, rotacin y objetivos organizacionales. Toma aos reclutar, capacitar y desarrollar el personal necesario para conformacin de grupos de trabajo competitivos, por eso se considera el recurso humano como el capital ms importante y la correcta administracin de los mismos como una de sus tareas ms decisivas. El Gerente General de la empresa Chokola`k ha notado que la rotacin de personal en el departamento de produccin es muy alta. Es preocupante ya que cuando terminan de contratar y capacitar a un operario para determinado puesto tiene que realizar nuevamente el proceso de reclutamiento y seleccin. En la reunin semanal se plante que no se cuenta con un encargado o responsable del recurso humano. Se considera que la solucin ms beneficiosa es crear un manual tcnico y prctico que describa los puestos y los procedimientos y que est acorde con las competencias deseadas por la empresa y con los resultados esperados. En Chokola`k las contrataciones se llevan a cabo sin conocer en detalle las tareas, deberes y responsabilidades del empleado dentro de la organizacin y se define a medida que van surgiendo nuevas necesidades en el cargo. Esto hace que la empresa pierda competitividad en el mercado y que subutilice el talento que posee. OBJETIVO GENERAL Elaborar el Manual de Puestos OBJETIVOS ESPECFICOS Identificar las reas que conforman la estructura organizativa en Chokola`k Identificar los puestos y sus funciones. Identificar las relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organizacin. Identificar el perfil de la persona que debe llenar dicho puesto y clasificar los lineamientos para el desarrollo de los presupuestos en las diferentes reas.

Dicho manual dotar a la empresa de una herramienta tcnica y moderna, de fcil manejo para la persona responsable de reclutar y seleccionar el personal necesario para cubrir las vacantes dentro de la organizacin, y lograr as los objetivos de la empresa. El manual tendr gran utilidad dentro de la empresa ya que orientara de manera asertiva la bsqueda de la persona adecuada a la hora de presentarse una vacante o iniciar la bsqueda de un cargo nuevo dentro de la organizacin, que ya en dichas descripciones se observarn los diferentes factores que influyen en la bsqueda de personal, basados en el perfil y en las descripciones de cada cargo. Por lo tanto servir para agilizar la captacin de personal dentro de la organizacin, permitir que cada departamento conozca el personal con el que deber contar momento de tener una vacante o de necesitar un cargo nuevo. Asimismo, Manuel permitir a la persona contratada conocer en detalle las expectativas de su puesto, las funciones a desempear, las lneas de mando y comunicacin. Considera que este tipo de medida solucionara la problemtica? Si es una excelente medida ya que se tendra un contacto personalizado con el cliente, utilizando la tecnologa a favor de la organizacin tanto para saber sus necesidades como tambin darle a conocer el producto y facilitndole todo lo que se refiere a la compra del mismo. Qu cambios realizara usted para solucionar la problemtica existente? El cambio que yo miro necesario es contratar personal capacitado para las diferentes reas de los canales de comunicacin y no todo se delegue a una persona en este caso ala Asistente de Gerencia. Qu pasos sugera seguir para implementar dicha solucin?

Captulo 6 Equipamiento CASO DE ESTUDIO EMPRESA CHOKOLA`K La direccin es un paso muy importante dentro del proceso administrativo. La toma de decisiones es un elemento determinante ya que implica la eleccin de una accin o alternativa que mejorar los procesos dentro de la empresa. En el proceso de toma de decisiones se debe definir y analizar el problema y evaluar las alternativas para posteriormente seleccionar la opcin que mejor convenga. El encargado de produccin de la empresa Chokola`k ha detectado cierta deficiencia al cubrir los pedidos. En varias ocasiones ha sucedido que la cantidad de produccin de tabletas establecida no cubre los pedidos. En otras ocasiones, la produccin queda en bodega. Al analizar la situacin ha determinado que lo que descompensa los pedidos son los requerimientos de abastecimiento fuera de la capital. Los vendedores, en la reunin con los vendedores de los lunes, realizan el pedido respectivo. El gerente general al analizar la solicitud lleg a la conclusin que debe elegir un medio por el cual puedan realizar la orden de compra los vendedores de forma inmediata y no esperar hasta el lunes. Una opcin es colocar la orden por telfono pero al hacerlo de forma verbal no queda una constancia en la solicitud y puede haber discrepancias. Se concluye entonces, que la mejor opcin es equipar a los vendedores con laptops y un modem inalmbrico para conexin a Internet. A travs del correo electrnico los vendedores pueden enviar los pedidos necesarios en un formato establecido e inmediatamente traslada el pedido a produccin y no se desabastece la bodega. Considera que este tipo de medida solucionara el problema? Al estar el personal de una empresa bien equipado es ms fcil hacer las tareas, adems su desempeo es mejor y con ms rapidez y en este caso realizar los pedidos. Qu cambios realizara usted para solucionar la situacin descrita anteriormente? Es muy importante realizar una confirmacin del pedido realizado y esta confirmacin puede ser a travs de correo electrnico, otra forma puede ser tener las confirmaciones escritas y firmadas luego entregarlas a las oficinas centrales para tener un soporte de el pedido se hizo y adems para que estn informados y se entregaran a fin de mes para usarse como respaldo de produccin o facturacin para hacer los cobros. Los pedidos deben sr entregados de forma inmediata al departamento de produccin para tener una mejor y rpida entrega en lugares lejanos.

Captulo 7 Requerimientos de Equipo y Redes


CASO DE ESTUDIO EMPRESA CHOKOLA`K

En el caso del captulo anterior el Gerente General de Chocola`k decidi equipar a los vendedores con laptops y servicio de Internet inalmbrico. De esta manera, va correo electrnico enviarn los pedidos necesarios en un formato establecido e inmediatamente ser trasladado dicho pedido a produccin. La informacin de pedidos permanecer actualizada. El primer paso es cotizar las laptops y servicio de Internet inalmbrico. Adems, se debe realizar un chequeo para corroborar que en las oficinas de la empresa se cuenta con el equipo y el servicio de Internet para poder llevar a cabo estos procesos con xito. Despus de terminar el breve anlisis se concluy que la persona que recibir los pedidos cuenta con una computadora de escritorio, los muebles son totalmente ergonmicos, cuenta con una red de rea local conectada a las computadoras del Gerente General, Asistente, Gerente de produccin y Gerente de Ventas. Con una topologa de estrella y el servicio de Internet a travs de la lnea telefnica con una velocidad de 2 Mbps. Se evalu la posibilidad de contratar un servicio de Internet dedicado empresarial con la capacidad de 1M. Qu medida solucionara el problema? La medida que solucionara el problema es ms que seguro que tendra ms velocidad de descarga. Y podr hacer la orden de pedido con rapidez y pasar al rea de produccin. Qu cambios adicionales realizara usted para solucionar los problemas existentes? Proponga ideas concretas o determine informacin adicional que haya que recolectar. Cambios a realizar seria de evaluar costos y solicitar una propuesta de internet de conexin DSL, por el simple motivo que la lnea telefnica es muy inestable, y el DSL estara funcionando a la perfeccin.

Captulo 8 Tendencias en Automatizacin de Procesos Administrativos CASO DE ESTUDIO EMPRESA CHOKOLA`K El gerente general de Chokola`k preocupado al enterarse de los cambios que se dan cada da a nivel mundial, analiza ciertas posibilidades para que la empresa forma parte de ellos. Ha analizado la opcin que Chocola`k forme parte de las redes de valor agregado al lado fe una empresa sin friccin. La empresa sin friccin est fuertemente sustentada en tecnologa. Una analoga con la friccin en la vida real nos muestra que sta inhibe el movimiento, es antagnica con la flexibilidad de las empresas, no permite responder gilmente y demanda mucha utilizacin de energa. Actualmente, existen mltiples proveedores para un mismo servicio, lo que habilitara a las empresas a contratar los servicios ms convenientes para cada caso, y cambiarlo cuando sea necesario. Para poder funcionar, quienes pertenezcan a la red, tanto quieres ofrecen como quienes consumen servicios, deben tener definidos estndares de interaccin. La interaccin es entendida como el intercambio de todo tipo de informacin, bienes, documentos, as como tambin el proceso de contratacin de los mismos. A los negocios que operan de este modo, se conocen como negocios sin friccin. Los negocios sin friccin son flexibles y responden gilmente ante oportunidades y amenazas que el mercado presenta. Al ser estos cambios sin friccin, consumen poca energa, son ms rpidos y tienen menores costos. La orientacin a servicios que expondr y consumir la empresa, cmo encontrarlos y solicitarlos. Sus procesos de negocios incorporarn estos servicios, sern implementados y usarn otros estndares. Al ser parte de esta red de empresas sin friccin, cada una ofrecer algunos servicios y consumir otros. Esto dar lugar a una situacin de mercado donde todos son proveedores y todos son clientes. Estas redes de valor no son posibles sin una fuerte orientacin a servicios, desde el punto de vista de negocios y tecnologa. Si Chocola`k decide participar, debe considerar la contratacin de un experto en desarrollo que en sus reas funcionales use software basado en UML (Lenguaje unificado de Modelado) para intercambiar funcionalidad, diseo, y gestionarn sus procesos con RUP (Procesos Unificado Racional). Al implementarse las redes de valor agregado, la informacin deja de ser un dato que reside en una columna de una tabla de una base de datos cualquiera y se convierte en un servicio de informacin reutilizable por todos los procesos y personas que tengan permiso para hacerlo. Todo esto debe lograrse sin la necesidad de tirar por la borda todo lo ya avanzado y comenzar de nuevo. Todo lo contrario. Las funciones claves que hoy dan valor al negocio y guardan aos de inversin en desarrollo, podrn ser reutilizable para que los nuevos procesos aprovechen su potencial. Se sugiere que la infraestructura de sistemas tanto en servidores centrales, almacenamiento y redes sea flexible, dinmica y vitalizada, que ahorre dinero y aumente dramticamente su disponibilidad.

Considera que este tipo de medidas son parte de las nuevas tendencias de automatizacin de procesos? Considero que la tecnologa continua buscando sistemas verstiles y compatibles en respuesta a la demanda de globalizacin. Esto cambiaria la forma en que el mundo trabaja en trminos de comunicacin, administracin del tiempo y aun el lenguaje para los negocios. Las grandes organizaciones que tienen el deseo de triunfar y sobresalir deben adoptar nuevas tecnologas tan rpidamente como esta es liberada. Qu cambios adicionales realizara usted dentro de la empresa segn las nuevas tendencias de automatizacin de procesos? Proponga ideas concretas o determine informacin adicional que se debe recolectar. Ya que la tecnologa no descansa los procesos de automatizacin, al querer ser una empresa lder debe estar actualizada tecnolgicamente segn sus necesidades. Ya que el comercio electrnico es una herramienta esencial para volver eficiente la toma de decisiones. Primero asignara o registrara el nombre de Dominio usando tomando como alternativa el Parking de dominio o el alquiler de espacio. Comenzar la implementacin de Oficina Virtual, la Capacitacin Virtual ya que esta permite a las organizaciones alcanzar los objetivos establecidos. El uso generalizado de la telefona mvil. Computadoras personales como Netbooks y AIO. Computacin en la nube para que el usuario suba todo tipo de archivos e informacin a la web para acceder a ello en cualquier momento y lugar, mediante una conexin a internet. IT Ecolgica, el uso de documentos electrnicos, la reduccin de los viajes y el teletrabajo. Aplicacin a la informtica social, aumento de la publicidad en lnea, aplicaciones en el mercado apoyadas en Internet ara identificacin de Objetos. Implementacin de Wifi abiertas, contenido aviento y libros electrnicos. Qu consejos le dara al Gerente General de Chokola`k para tomar ventajas de las tendencias en la automatizacin de procesos? Actualizarse en la tecnologa como una gran Organizacin que representa para un sistema verstil y compatible en respuesta a la demanda de globalizacin. Estas nuevas tecnologas cambian la forma en que el mundo trabaja en trminos de comunicacin, administracin del tiempo y aun el lenguaje para los negocios. Si esta Organizacin desea triunfar y sobrevivir debe adoptar nuevas tecnologas tan rpidamente como estas sean liberadas. Y ya que la actualizacin en la globalizacin el desarrollo es mantenerse siempre al da en el desarrollo de la globalizacin para encaminar a la empresa siempre en un mbito actualizado al nivel de la competencia.